Årsredovisning facknämnder Servicenämnden

Transkript

1 Årsredovisning facknämnder 2012 Servicenämnden

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Kommunfullmäktiges övergripande verksamhets- och kvalitetsmål Miljö Egen organisation Nämndens egna mål Nämndens verksamhet Resultat Budgetavvikelse Verksamhetsanalys Kommunfullmäktiges särskilda uppdrag till nämnden Service Verksamhetsmått Investeringar Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

3 1 Inledning Nämndens uppgift Servicenämnden ansvarar för tekniska uppdrag, såväl nyanläggning som drift, samt fastighetsskötsel och lokalvård på kommunala fastigheter. Förvaltningen äger och administrerar merparten av kommunens maskin- och fordonsinnehav samt utför reparationer i fordons- och mekanisk verkstad. Dessutom tillhandahåller förvaltningen tryckeri- och budtjänster, IT-service, service inom ekonomiredovisning, personal- och löneadministration, telefonväxel samt flera andra tjänster av teknisk och administrativ karaktär. Merparten av Servicekontorets tjänster sker till kommunala förvaltningar och bolag inom Borås Stad. Arbetet sker under företagsliknande former, ofta i konkurrens med näringslivet och helt utan traditionell kommunal budgettilldelning. Genom hög servicegrad och kompetens, god lokalkännedom, väl utvecklade instrument för kalkylering, planering och styrning av tider och ekonomi samt starkt fokus på miljö, kvalitet och flexibla lösningar skapar Servicekontoret stora mervärden för Borås Stad. Inom utförarverksamheten används många lokala leverantörer av såväl material som tjänster, vilket är mycket positivt för det lokala näringslivet. Verksamheten 2012 Samtliga verksamheter har haft en god beläggning under året och förvaltningen har ökat sin produktionsvolym med 10 % jämfört med utfallet föregående år eller drygt 13 % jämfört med budget. Jämfört med budget för 2012 ligger produktionsvolymer i avdelningarna på följande sätt: Personal- och Kontorsservice mycket nära budget, Ekonomi-Fordon-Verkstad ökar med 6 %, Dataservice med 10 % och avdelningarna Entreprenad och Drift och Underhåll med 20 %. Samtliga avdelningar visar ekonomiska överskott och med hänsyn tagen till extraordinära kostnader (konsultkostnader för kommande ombyggnader på Pantängen samt juristkostnader till följd av rättsprocessen på Konkurrensverket) på central nivå i förvaltningen under året, blir Servicekontorets sammanlagda överskott räknat på försäljningsintäkterna strax under 1 %. Under året har arbetet med införandet av Tjänsteförvaltningsmodellen på kommunens IT-område varit i starkt fokus och också utvecklats väl. Fortsatt arbete med att få beställarutförare-konceptet att fungera inom nya administrativa områden har också präglat det gångna året. Några viktiga händelser som har mycket stor betydelse för såväl Borås Stad som Servicekontoret är starten med arbetet som leder till ny IT-plattform, samt avtal om exploateringsuppdrag av industriområdet Västra Viared i samverkan med Stadskansliet/Samhällsbyggnadsförvaltningen och Tekniska förvaltningen. Sistnämnda exploateringsarbetet har även påbörjats under Konkurrensverkets utredning av Servicekontorets försäljning av anläggningsinriktade uppdrag åt ej kommunala kunder startade 2010 och ledde till att stämningsansökan för juridisk prövning nu har inlämnats vid Stockholms Tingsrätt i början av året. Arbetet med denna process har pågått under hela året och kommer förmodligen att fortgå minst ytterligare ett år. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

4 2 Kommunfullmäktiges övergripande verksamhets- och kvalitetsmål 2.1 Miljö Kommunfullmäktiges mål Utfall 2010 Utfall 2011 Målvärde 2012 Utfall 2012 Andel personfordon i Borås Stads verksamhet som är miljöfordon, %. 57% 68% 70% 71% Avser personfordon, 3,5 ton inklusive lätta transportbilar. Andel personfordon i Borås Stads verksamhet som är miljöfordon, %. Årets utfall blev 71 %, och vi har därmed uppnått målsättningen. Tendensen är dock att andelen miljöfordon inte ökar i samma takt längre, då vi byter miljöfordon mot miljöfordon. Det finns fortfarande inte miljöfordonsalternativ att tillgå på marknaden avseende vissa fordonstyper. 2.2 Egen organisation Kommunfullmäktiges mål Utfall 2010 Utfall 2011 Målvärde 2012 Utfall 2012 Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid, %. 3,3% 4,7% 4,2% 5,04% Antalet sjukfall över 60 dagar Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbetare. Andel sjukfrånvaro av ordinarie arbetstid, %. 9,3 7,8 8 9,3 Vi har en ökning av långa sjukfall och det får genomslag i statistiken. Vi arbetar målinriktat med rehabilitering, men vissa diagnoser har långa behandlingstider. Det kan t.ex. gälla för olika psykiatriska sjukdomar, men också för förslitningsskador där väntetider för operation är långa. Antalet sjukfall över 60 dagar. Vi har en ökning av de långa sjukfallen och även om flera har avslutats har nya tillkommit. Vi kan se att flera av de pågående sjukfallen helt klart inte är arbetsrelaterade. Vi arbetar aktivt med rehabilitering för att medarbetaren så snart som möjligt ska kunna börja arbeta igen, om än bara på 25 procent. Vi kan också se att på månadsbasis varierar antalet långa sjukfall mellan 8 och 15. Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbetare. En av orsakerna till att vi inte når vårt mål har med sjukfrånvaron att göra. I vissa fall kombinerar vi omfördelning av arbetsuppgifter och insättande av timvikarie. Vi arbetar aktivt för att minska antalet timavlönade och väljer andra anställningsformer när det är möjligt. Vi kommer ändå att behöva förstärka med timavlönad personal exempelvis vid idrottsevenemang, korttidsfrånvaro, storstädningar. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

5 3 Nämndens egna mål Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

6 4 Nämndens verksamhet 1 Servicenämndens ledamöter 2012 var: Kent Hedberg, ordförande, S Marie Fridén, förste vice ordförande, M Micael Svensson, andre vice ordförande, S Inga-Gull Gyllestål, S Kurt Engström, V Torbjörn Johansson, MP Alfio Franco, M Ulf Landegren, C Bengt Gustavsson, FP Ersättare: Ulla-Britt Nordqvist, S Peder Backlund, S Camilla Larsson, S Gabriella Andersson, V Bo Jacobsson, Väg Käthe Bergenholtz, M Lars Andersson, M Hasse Ikävalko, M Sivert Oxelbark, KD 4.1 Resultat Ekonomiskt sammandrag Tkr Bokslut 2010 Bokslut 2011 Budget 2012 Bokslut 2012 Avvikelse Statsbidrag Avgifter och övriga intäkter Summa intäkter Personal Lokaler Övrigt Kapitalkostnader Summa kostnader Buffert (endast i 0 0 Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

7 Tkr Bokslut 2010 Bokslut 2011 Budget 2012 Bokslut 2012 Avvikelse budget) Resultat Kommunbidrag Resultat efter kommunbidrag Godkänt ianspråktaget ackumulerat resultat Resultat jfr med tillgängliga medel Ackumulerat resultat Beloppen 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Samtliga belopp ovan är redovisade exklusive förvaltningsinterna transaktioner i form av bl.a. administrativa tjänster och intern försäljning mellan avdelningarna. Resultatanalys Det ekonomiska utfallet för år 2012 för hela förvaltningen är positivt. De olika organisationsdelar som nybildades i samband med kommunens stora omorganisation 2011 har fortfarande fungerat mycket bra under andra året. Samtliga avdelningar visar ekonomiska överskott. Överskottet på avdelningarna Entreprenad och Personal- och Kontorsservice låg mellan 1 % och 1,5 % av omsättningen, övriga avdelningar mellan 0 och 0,7 %. Förvaltningen har under året haft extraordinära kostnader på drygt 1,2 mkr. Intern försäljning mellan och inom avdelningarna utgör ca 18 % av förvaltningens totala produktionsvolym i kronor. Merparten av de interna transaktionerna sker på avdelningarna Ekonomi- Fordon- Verkstad, Entreprenad och Drift och Underhåll. Totalt ger förvaltningen ett ekonomiskt överskott på ca 0,9 % av omsättningen. Produktionsvolymen helår inkl. intern omsättning mellan avdelningarna blev nästan 14 % större än budget för 2012 och förvaltningens försäljningsvolym (exkl. intern omsättning) blev ca 8,5 % större än motsvarande volym Inkl. årets resultat blir utgående ackumulerat resultat drygt 28,5 mkr. Förslag till resultatreglering 2012 Kommunstyrelsen föreslås besluta att tillföra Servicenämnden utgående ackumulerat resultat, tkr. Ingående ackumulerat resultat Årets resultat Ersättning för utlägg i Stadshuskvarteret Utgående ackumulerat resultat Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

8 Analyserande text till operativt resultat, Servicekontoret Diagrammet speglar årsvisa ekonomiska överskott eller underskott inom Servicekontorets verksamhet. Vid förvaltningens start 1992 skedde en hel del kostsamma åtgärder som belastade egen resultaträkning, varför detta år fick en kraftig förlust. Eftersom en stor andel av Servicekontorets uppdrag var anläggningslika projekt innebär den kraftiga konjunkturnedgången i bygg- och anläggningsbranschen från och den därefter låga nivån på allt byggande under resten av 90-talet påtagliga ekonomiska konsekvenser. Under åren innebar garanterade produktionsvolymer från Borås kommun att överskott på 2-3 mnkr/år kunde uppnås. Eftersom denna modell trappades ner och sedan helt togs bort från mitten av 90-talet, innebar detta ekonomiska problem för förvaltningen under andra halvan av decenniet. Overheadkostnaderna blev också för höga i förhållande till total produktionsvolym. En konjunkturuppgång i slutet av årtiondet som toppade runt millennieskiftet innebar en viss ekonomisk uppgång. Övertagandet av bygg-, städ- och fastighetsskötarresurser under år 2000 innebar en betydligt större produktionsvolym, vilket gjorde att de gemensamma overheadkostnaderna kunde balanseras. Trots att garantivolymerna sedan några år var helt borta gav verksamheterna sammantaget ett överskott årsvis i början av det nya decenniet. En ny nedgång i bygg- och anläggningsbranschen nådde som djupast , vilket gjorde att ekonomin försämrades under åren Därefter har konjunkturen inom bygg- och anläggningsbranschen varit mycket positiv utom under året 2009, då marknaden tillfälligt sjönk rejält för att därefter snabbt återhämta sig. Servicekontorets ekonomiska utfall har också under senare år varit bra. Dock med vissa undantag för år 2007 då kostnaderna för flyttning från Trandö till Pantängen innebar stora merkostnader och 2009 då den kortvariga men djupa konjunkturnedgången fick konsekvenser. Från och med 2011 har dessutom administrativa utföraruppdrag tillkommit, vilket ytterligare ökar produktionsvolymen med relativt små ökningar av overheadkostnaderna. Konjunkturen inom bygg- och anläggningsbranschen har fortfarande stor betydelse för Servicekontoret såväl vad gäller sysselsättningsnivån som möjligheterna att nå ekonomiska överskott. Viktigast är den lokala konjunktureffekten för mark- och anläggningsmarknaden inom Borås Kommun och dess närområde. Vid analyser av denna konstateras att fr.o.m och åtminstone 4-5 år framöver kommer detta byggande att ha en volym som är påtagligt större än de genomsnitt som gällt under de senaste 20 åren. Denna utveckling har redan haft stor betydelse för Servicekontoret och vi bedömer att den kommer att vara väsentlig även under de närmaste åren. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

9 4.2 Budgetavvikelse Verksamheternas kostnader och intäkter Tkr Ledning och gemensamma funktioner Bokslut 2010 Bokslut 2011 Budget 2012 Bokslut 2012 Avvikelse Intäkter Kostnader Resultat Dataservice Intäkter Kostnader Resultat Personal- och kontorsservice Intäkter Kostnader Resultat Entreprenad Intäkter Kostnader Resultat Drift och underhåll Intäkter Kostnader Resultat Ekonomi - Fordon - Verkstad Intäkter Kostnader Resultat Totalt Intäkter Kostnader Resultat Beloppen för 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Beloppen är inklusive interna transaktioner mellan avdelningarna samt exklusive genomgångstransaktioner avseende fakturering och kapitalkostnader. 4.3 Verksamhetsanalys För att framgångsrikt verka som leverantör av tjänster i konkurrens med andra aktörer inom den Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

10 kommunala marknaden krävs en stark organisationskultur, eller företagskultur, med inriktning på att ge kunderna servicetjänster och ta betalt för dessa. Som ett viktigt led i denna utveckling har Servicekontorets vision och ledstjärnor tidigare formulerats för i första hand de egna medarbetarna. Under år 2012 har införlivandet av de nya verksamheterna från 2011 i Servicekontorets befintliga kvalitets- och miljöledningssystem genomförts (ISO 9001 och ISO 14001). Dessutom har innehållet i vision och ledstjärnor (se nedan) processats. Servicekontorets vision Alla medarbetare på Servicekontoret verkar alltid för Borås Stads Bästa i uppgiften att vara kommunens leverantör av stadsteknik och administrativa tjänster." Ledstjärnor för Servicekontoret skall alltid prägla vårt beteende och vårt sätt att utföra våra arbetsuppgifter Måluppfyllelse Vad är vår uppgift? Vad har vi betalt för? Rätt kvalitet Ej för hög! Ej för låg! Rätt miljö Vi bygger ett hållbart Borås! Effektivt resursutnyttjande Använd krafterna rätt! Helhetssyn Inte bara egen verksamhet utan även till kommunens bästa! Omtanke Visa intresse, respekt och omtanke gentemot medarbetare, kollegor och arbetskamrater och deras arbetssituation. Sund ekonomi Bra ekonomisk kontroll på vår verksamhet! Affärer Vara omdömesgill och klok i beställarutförare-konceptet Beredskap Beredskap är en mycket viktig och väsentlig del av Servicekontorets uppgifter som stöd för Borås Stads olika förvaltningar och som en trygghetsfaktor för de boende i kommunen. Medarbetarna skall finnas beredda på hemmaplan, vilket ställer krav på hög flexibilitet. Så har det varit under alla de år som förvaltningens verksamheter bedrivits. Beredskapsåtaganden handlar i första hand om vinterberedskap, VA-beredskap och fastighetsberedskap. Även situationer och händelser som kräver stora beredskapsstyrkor ingår, t.ex. omfattande snöstormar eller snöfall, svåra översvämningar, våldsamma stormar, skogsbränder, jordskred, svåra olyckor. Produktivitetsförbättringar Servicekontorets verksamhet enligt beställarutförare-konceptet har under många år successivt anpassats till de förutsättningar som Borås Stad erbjuder. Servicekontoret genomför kontinuerligt arbete med effektivisering med färre antal anställda för varje år. Totalt har under Servicekontorets 21-åriga verksamhet ungefär 296 personer slutat och 411 påbörjat sina anställningar. Av de senare har ca 226 tillkommit via organisationsförändringar, där personal tillförts Servicekontoret från andra kommunala enheter (dels strax efter millennieskiftet med ca 126 och dels 2011 med ca 100) och resten som nyanställningar. Under dessa år har alltså ca 111 personer försvunnit utan att ersättas. Produktivitetsförbättringen har under de senaste 10 åren varit större än 10 % per år om man räknar årsvis produktionsvolym per anställd. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

11 Servicekontorets prisnivåer har under senare år varit mycket konkurrenskraftiga i jämförelse med andra aktörer på marknaden, vilket framgår vid utvärderingar av genomförda upphandlingar inom Borås Stad. Rollen som prisdämpande faktor på den kommunaltekniska marknaden för Borås Stad har under senare år varit värdefull både vid hög- och lågkonjunktur. Beställarutförare-konceptet Arbetet med att förklara för beställare och uppdragsgivare att lägsta pris inte alltid är detsamma som lägsta slutliga kostnad för ett uppdrag har pågått under senare år och kommer att fortsätta framöver. Vidare är det ytterst angeläget att de administrativa verksamheter som tillkommit vid omorganisationen också fullt ut kan bedrivas efter beställarutförare-konceptet. Det måste finnas fungerande beställare inom alla områden och ansvaret härför ligger i första hand på kommunledningen. Särskilt inom IT-området är det viktigt att avtal med synlig prissättning har upprättats mellan Dataservice som utförare och beställarna (där varje IT-tjänst inom kommunen har en tydligt definierad avtalspart). Samarbete och Partnerskap Ambitionen att genomföra projekt i samarbete, eller partnerskap, med andra aktörer gäller fortfarande. Detta omfattar såväl samverkan med entreprenadföretag på bygg- och anläggningsmarknaden, specialistföretag, material- eller maskinleverantörer etc.. Detta ger fördelen med möjlig tillgång till resurser med kompetenser som eventuellt saknas i de egna leden och därmed möjligheter till utvecklande av egna kompetenser, erfarenheter och kunskaper med stärkt konkurrenskraft där båda parter kan dra nytta av partnerskapet. Det har under senare år bedömts vara en strategisk möjlighet att utveckla samarbetet med andra kommuner. Kommungränserna spelar numera en allt mindre roll för medborgarna. Krav och förväntningar på kommunala sektorn innebär strukturomvandling mot större effektivitet och tydligare och nyare kompetens inom flera områden för många kommuner. Nya metoder, högre krav på kvalitet och miljö samt ibland låga skatteintäkter innebär behov av att utveckla samarbete mellan kommuner. Informell samverkan mellan kommuner har länge varit stor, men nu utvecklas formella lösningar på många håll i landet. Stordriftsfördelar och ökade kompetenskrav är huvudargumenten. Servicenämnden har dock beslutat att Servicekontoret tills vidare skall avvakta med att utveckla koncept för erbjudande av tjänster till andra kommuner. En politisk överbyggnad i form av gemensamma nämnder eller kommunalförbund är en förutsättning för att, inom ramen för kommunallagen, erbjuda sådana tjänster. Till dess att sådan överbyggnad är skapad kommer Servicekontoret att avvakta med denna typ av verksamhet. Den rättsliga processen med Konkurrensverket I maj 2010 inlämnades till Konkurrensverket, KKV, en anmälan från Sveriges Byggindustrier om att Servicekontorets verksamhet hämmar den fria konkurrensen. Efter den inledande utredningen under 2010 som avslutades i början av 2011 utan åtgärder startade KKV en ny utredning (som fortsättning på den första) gällande Servicekontorets försäljning av anläggningsinriktade uppdrag till icke kommunala kunder. Servicekontoret har under utredningstiden levererat in mängder med underlag som svar på KKV:s frågor. Totalt handlar ärendet om fakturerad försäljning på mnkr/år under de tre åren I oktober 2011 fick Borås Stad ta del av underlag för en stämningsansökan, där Konkurrensverket önskade synpunkter på innehållet. Svaret i november 2011 blev att Borås Stad och Servicekontoret vidhåller tidigare deklarerade ståndpunkt att försäljning av denna typ inte innebär något lagbrott vare sig mot konkurrenslagen eller mot kommunallagen. I slutet av januari 2012 lämnade KKV in stämningsansökan till Stockholms Tingsrätt (med i princip samma innehåll som föregående höst). I denna framgår det att KKV accepterar vissa typer av leveranser till icke kommunala kunder, vilket innebär att den ifrågasatta försäljningsvolymen minskar med mellan 1/3 och 2/3 (beroende på tolkningar av KKV:s formuleringar gällande dessa undantag). Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

12 Borås Kommun har anlitat externa jurister från advokatfirman MAQS. Under det gångna året har en hel del skriftväxling skett mellan parternas jurister och Stockholms Tingsrätt samt muntlig förhandling i oktober och därefter ytterligare skriftväxling som fortsätter under Så småningom skall huvudförhandling genomföras, men troligtvis kommer detta inte att ske förrän under år De tolkningar som Servicekontoret, tillsammans med juridiska avdelningen i Borås Stad, gjort av de aktuella lagarna innebär att några lagbrott inte har begåtts. Eventuella vitesbelopp för Servicekontoret bestäms i samband med eventuell dom, som först utfaller om vi sedan bryter mot de eventuella förbud som domen innebär. Såväl Servicekontoret som Kommunledningen och ledande politiska företrädare inom Borås Stad välkomnar att det nu sker en rättslig prövning, eftersom denna förhoppningsvis kan skapa ett lugnare arbetsklimat. Kommentarer om några enskilda strategiska verksamheter bl.a mot bakgrund av organisationsförändringen från årsskiftet 2010/2011. VA Beställaransvaret för VA ligger numera hos Borås Energi och Miljö AB och Servicekontoret har erhållit flerårskontrakt inom VA-service. Inom detta område har Servicekontoret genom åren gjort stora investeringar i modern utrustning och byggt upp höga kompetenser och tydliga strukturer för beredskap, varför VA-verksamheter och kringtjänster till VA är fundamentala delar i Servicekontorets utbud. IT Den nya modell för hantering av kommunens IT-verksamhet har pågått under 2011 och 2012 och resulterat i att avtal tecknats för samtliga tjänster. Därmed är kostnadsnivån för användarna av alla de olika tjänsterna klar. Tyvärr har det tagit lång tid, dels beroende på svårigheterna att få till stånd ett fungerande beställarutförare-konceptet, och dels att få tillräcklig förståelse för detta koncept hos alla inblandade. Men en fungerande Tjänsteförvaltningsmodell ger stora fördelar med ökad driftssäkerhet, bättre arbetsmiljö genom kontinuerligt utbyte av datorer och tydligare kostnadskontroll. Denna är också modellen för hanteringen av de icke IT-relaterade verksamhetsstöden som behövs parallellt med IT-stöd för en del tjänster. För avdelning Dataservice har fakturerade intäkter totalt under 2012 gett ett extra överskott på sammanlagt 3 mnkr som innan årskiftet har återbetalats till de förvaltningar som nyttjar tjänsterna. Under 2012 har IT-styrgruppen inom Borås Stad som huvudansvarig beställarefunktion för IT-tjänster påbörjat arbetet med att skaffa en ny plattform för IT-verksamheten i kommunen. Dataservice har på ett mycket aktivt sätt medverkat i detta arbete. Anläggningsprojekt Den ganska höga konjunkturen inom bygg- och anläggningsbranschen i Borås under 2011 och 2012 har inneburit att antalet anbudsgivare på många projekt varit färre än normalt. Servicekontoret har producerat många sådana projekt under det gångna året. Några av de mera spektakulära projekten har varit nybyggnad av Kronängs idrottsanläggning och ombyggnad av Ryavallen. Besluten att genomföra exploateringar av industrimark på Västra Viared, Norra Viared och Nordskogen genom internt samarbete mellan Stadskansliet/Samhällsbyggnadsförvaltningen (beställare), Tekniska förvaltningen (projekteringsansvarig) och Servicekontoret (produktionsansvarig) med produktionsstart under 2012 kommer att innebära stora arbetsvolymer under de närmast kommande åren. Ramnaslätt Arbetet med att genomföra utvecklingsåtgärder på Ramnaslätt har pågått under 2012 och kommer att fortsätta under de närmast kommande åren. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

13 Beredskapsinsatser Servicekontorets roll som tung aktör inom beredskap betonas regelbundet i många olika sammanhang. Som ett pålitligt komplement till resurser från räddningstjänst och energileverantörerna kan Servicekontoret fylla en väsentlig funktion vid olika former av extraordinära händelser utöver de mera normala beredskapsaktiviteterna gällande vinter, VA, översvämningar etc. Fastighetsskötsel Genom att Servicekontoret har uppdragen att sköta i princip alla kommunala fastigheter samt verksamhetsstöd i de flesta idrottsanläggningarna sker en utveckling inom vår organisation mot högre kompetens och större teknikkunnande. Anpassningen av de nya fastighetsskötarresurserna som tillhör vår organisation sen 2011 har fungerat utmärkt. Stadshusservice Stadshusservice har tidigare år utförts i begränsad omfattning av Servicekontoret på uppdrag av Administrativa kontoret, som också har betalat Servicekontoret för dessa tjänster. Under 2011 och 2012 har i princip samma tjänster utförts, men ingen beställare har funnits att debitera. Avtal har i slutet av det gångna året tecknats med de förvaltningar som finns i stadshuskvarteret, vilket innebär att under kommande år kan Servicekontoret utföra vissa verksamhetsstödjande tjänster under ordnade former. Administrativ service De nya verksamheterna redovisningsservice, löneservice och telefonväxel har fungerat bra under de senaste två åren, även om skriftliga avtal ännu inte tecknats för tjänsterna inom telefonväxel och löneservice (kommer förhoppningsvis att ske under 2013). Redovisningsservice, där avtal tecknades redan i början av 2012, har Servicekontoret kunnat återbetala till användarna 0,9 mnkr. Fordon, kopieringsmaskiner, tryckeri, byggservice, verkstad Inom samtliga dessa verksamheter har det varit bra beläggningar av uppdrag under de senaste två åren och de fungerar utmärkt. Omstruktureringsinsatser De omstruktureringsinsatser (ombyggnader, omflyttningar, nya möbler, provisorier av lokaler etc.) med tillhörande kostnader har under 2011 och 2012 endast i begränsad omfattning genomförts under året. Ombyggnad av lokaler på Pantängen genomförs genom anpassning för enheterna redovisningsservice och löneservice som skall placeras där under 2013 till följd av att Borås Elnät AB:s entreprenadenhet flyttar ut under våren Ledning och gemensamma funktioner Kostnader för stabsfunktionerna fördelas på avdelningarna. Ingen central stab finns, utan de personella stödresurserna inom ekonomi, personal, kvalitet & miljö samt IT för Servicekontorets egen verksamhet är organisatoriskt placerade i förvaltningens operativa avdelningar. Extraordinära kostnader Under året har extraordinära kostnader för totalt tkr redovisats under ledning och gemensamma funktioner enligt följande: 956 tkr - Juristbiträde för mål angående konkurrensbegränsande säljverksamhet, kärande/konkurrensverket, svarande/borås Stad 270 tkr - Arkitekt-Byggkonsulter angående ombyggnad/anpassning av lokaler på Pantängen föranledd av den stora omorganisationen i Borås Stad gällande från 2011 Pantängen Efter det att beslut tagits om att hyresgästen Borås Elnät AB under 2013 skall flytta in i egna lokaler i kv. Vinrankan har Servicekontoret inlett följande planer: Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

14 Anpassa befintlig kontorsyta för personal inom de administrativa verksamheterna Utöka kontorsytan genom ombyggnader inom befintliga ytterväggar Inventera möjligheterna till uthyrningsbara mark- och förrådsytor samt aktivt söka nya brukare för dessa Dataservice Resultat och resultatmarginal Dataservice Resultat (tkr) Resultatmarginal (%) - - Beloppen för 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Servicedesk och fältservice Servicedesk och fältservice arbetar huvudsakligen med supportmottagning samt felavhjälpning och installation på fältet. Servicedesks primära uppgift är att få användaren på banan, dvs att så fort som möjligt hitta en lämplig åtgärd så att verksamheten kan utföra sitt arbete oavsett vilket problem man har. Under året har ett hyrkoncept för leverans av stationära och bärbara datorer införts för alla kommunens förvaltningar. Drift och utveckling Drift och utveckling arbetar i första hand med att underhålla och vidareutveckla hela Borås Stads ITinfrastruktur. Detta innefattar underhåll av servrar, datakommunikation och applikationer. Under året har arbete utförts för att stärka IT-säkerheten med sk brandväggar. Drift och utveckling ingår även som en resurs för framtagning av upphandlingsunderlag till en ny IT-Plattform. Man har arbetat med att ta fram underlag till en utbyggnad av kommunens kommunikationsinfrastruktur. Service Level Management, SLM (kund och avtalshantering) I arbetet ingår att ta fram underlag och skapa nya tjänster enligt verksamhetens önskemål. Arbetet sker i nära samarbete med kunden för att få fram specifika krav och därefter genomförs arbetet tillsammans med drift och utvecklingsgruppen för att skapa tjänsten. SLM arbetar även med att ta fram SLA (Service Level Agreements) för de olika tjänsterna. Under året har SLM skapat och förhandlat SLA för alla IT-Tjänsteleveranser inom kommunens förvaltningar. Ekonomi och administration Ekonomi och administration arbetar i huvudsak med fakturamottagning, internfakturering, kontering och bokföringsuppdrag. Servicedesk för vård och omsorg Servicedesk för vård och omsorg har ansvar för verksamhetsstöd av IT inom äldreomsorg, funktionshinderverksamheten och socialpsykiatrin i Borås Stad. Under året har man deltagit som resurs i införandet av det nya Vård och Omsorgssystemet Viva och TES Personal- och Kontorsservice Resultat och resultatmarginal Personal- och Kontorsservice Resultat (tkr) Resultatmarginal (%) 4,1 1,2 Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

15 Beloppen för 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Personal- och Kontorsservice är indelad i fem enheter; Löneservice, Kontorsservice, Telefonservice och växel, Stadshusservice och till sist stabsenheten Personalfunktion och kvalitet och miljö för Servicekontoret. Vi har under 2012 fortsatt att arbeta med att föra in de nya verksamheterna i beställarutförare-konceptet. Löneservice för Borås Stad (BS) Arbetet med att implementera beställarutförare-konceptet har fortsatt under Under året påbörjades införandet av modulen ansvar och funktion. Stadskansliet, Servicekontoret och enheter inom Stadsdelsförvaltning Norr har utgjort testpiloter. När modulen är införd blir ärendehanteringen säkrare. Rekryteringsmodulen i Heroma har satts i drift under året och enheten har tagit över supporten för den. Vi har också påbörjat arbetet med framtagandet av en ny skuldavstämningsrapport och med ett nytt anställningsavtal. Kontorsservice På tryckeriet har vi arbetat mycket med att möta framtida behov och anpassa utbudet. Vi har bland annat tagit över framställningen av annonser till pressen och vi har gjort hemsidor. Vi ser att rena kopieringsarbeten minskar i volym medan originalar- och layoutarbeten ökar. Antalet utskriftsenheter har ökat och det beror på att vi tagit in mindre maskiner som kan ersätta dyra småprintrar. Detta har bidragit till att Borås stad ytterligare kan minska kostnader för utskrifter. Telefonservice och växel Under 2012 har vi tillsammans med Tekniska förvaltningens upphandlingsenhet genomfört två upphandlingar, en för mobiltelefoni och en angående serviceavtal för växeln. Den uppgradering av hänvisningssystemet som vi planerat för har genomförts. Vi har också arbetat fram ett interaktivt ärendehanteringssystem och det är planerat att tas i bruk under Detta kommer att bidra till en effektivare hantering av ärendena samtidigt som det ökar servicen ut till våra kunder. Stadshusservice I den här enheten samlas resurser som rör Stadshuskvarteret. Det är personalcafeterior och restaurang, lokalvård, fastighetsskötsel, verksamhetsstöd och kontorsvaktmästeri samt Stadshusets reception. Under året har vi slutit avtal angående bl.a. vaktmästeritjänster och reception i kvarteret. Motpart är de förvaltningar som är placerade där. Personalfunktion för Servicekontoret och kvalitet och miljö I den här enheten ligger dels Servicekontorets centrala administration för bl.a. nämnd och personalfrågor, personalstrategiskt arbete, enhetens ekonomihantering och kvalitets- och miljösamordning. Under 2012 har de nya verksamheterna certifierats i kvalitet (ISO 9001) och miljö (ISO 14001). I samband med certifieringen, genomgick medarbetarna en halvdagsutbildning i kvalitet och miljö Entreprenad Resultat och resultatmarginal Entreprenad Resultat (tkr) Resultatmarginal (%) 1,6 1,5 Beloppen för 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Avdelningen lever i en konkurrenssituation med olika aktörer inom marknaden för anläggningsarbeten. Avdelningens verksamhet kräver stora inköp från leverantörer inom maskin-, transport- och Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

16 materialbranschen. För att uppnå en effektiv hantering av dessa inköp finns ramavtal som grund. Under 2012 har avdelningen ökat sin omsättning tack vare uppdragen att utföra ombyggnation av Ryavallen (beställare Fritids- och folkhälsoförvaltningen), Kronängs idrottsanläggning (beställare Lokalförsörjningsförvaltningen) och starten av exploateringsområdet Västra Viared (beställare Stadskansliet/Samhällsbyggnadsförvaltningen). En kalkylgrupp räknar på inkomna förfrågningar, tar in offerter, prissätter, sammanställer kalkyler tillsammans med utsedd arbetsledare och arbetschef, för att sedan lämna in anbud. Denna kalkylgrupp bistår avdelningarna Entreprenad och Drift och Underhåll samt även den mekaniska verkstadens entreprenaduppdrag inom avdelning Ekonomi - Fordon - Verkstad. Arbetschefsområde 1 45 årsarbetare hanterar nedanstående verksamhetsområden. En transportenhet med lastväxlare och tipp- och kranbilar som i första hand servar avdelningarna med transporttjänster inom allehanda projekt. Markrenhållningsgruppen som håller stadens gator och torg i ett vårdat skick, såväl sommar som vinter. Tekniska Förvaltningen, TEK, är största beställare, men här finns även privata fastighetsägare som genom årsavtal får sin gångbana renhållen och vinterskött. Trafikgruppen sköter om skyltning, linjemålning, trafikskador och olika typer av trafikavstängningar. Verksamheten har många beställare och utvecklingen går mot allt mer komplicerade regelverk, varför det har krävts en hel del nyinvesteringar i avstängningsmaterial. Mätgruppen sköter utsättning/inmätning inom avdelningarna Entreprenad och Drift och Underhåll samt utför inmätningar åt främst Tekniska förvaltningen. En GIS-ingenjör hanterar kartor, gps-utrustning m.m. Ramnaslätt återvinningsanläggning miljöåtervinner schakt- och asfaltmassor. En utveckling av hela anläggningen och de verksamheter som bedrivs där har fortsatt under år En arbetsgrupp för asfaltbeläggning såväl ny- som återvinningsasfalt finns i denna enhet. Beläggningar utförs i anläggningsprojekten samt i årsavtal för schaktreparationer med Tekniska förvaltningen. Beställare är såväl kommunens förvaltningar och bolag som vägföreningar och ideella föreningar. Vinterväghållning inkl. beredskap ingår också i verksamheten. TEK är den största beställaren och verksamhetens omfattning gör att personal från övriga delar inom Servicekontoret också är delaktiga, liksom många underentreprenörer. Årsavtal med olika beställare styr verksamheten. Arbetschefsområde 2 Enheten består av 48 årsarbetare och är uppdelade i ett antal verksamhetsdelar enligt nedan. En vatten- och avloppsverksamhet innefattar såväl drift av VA-nätet som ny- och omläggning av detsamma. Vidare hanteras spol- och slamtanksbilar, tv-filmning, byte av vattenmätare, Viskans reglering m.m. Verksamheten bedrivs via årsavtal och anbud med Borås Energi och Miljö AB, (BEMAB), som största beställare. Beredskapsverksamhet förekommer året om. Ny- och omläggning av gator, gångbanor, rondeller samt byggande av exploateringsområden finns som en naturlig del i de båda arbetschefsområdena. Projekten utförs efter anbudslämnande och TEK är störst av många beställare. Likaså utförs om- och nybyggnad av lekplatser via anbudsgivning med efterföljande beställningar. En enhet för byggverksamhet med inriktningen på byggservice samt små om-, ny- och tillbyggnader i kommunala fastigheter. Lokalförsörjningsförvaltningen, LFF, är den dominerande beställaren. Intern administration Avdelningens administrativa arbete avser bl.a. samordning, ekonomifrågor, uppföljningar och redovisningar. Enheten sköter såväl leverantörsfakturor som fakturering till kund. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

17 4.3.5 Drift och Underhåll Resultat och resultatmarginal Drift och Underhåll Resultat (tkr) Resultatmarginal (%) - - Beloppen för 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Fastighetsservice Park-Idrott och Lokalvård 88 årsarbetare hanterar följande verksamhet. Inom område fastighetsservice hanteras kommunens fastighetsdrift gällande ca 300 fastigheter där LFF står för huvuddelen. Verksamheten är baserad på årsavtal som är uppdelad i fyra underdelar avseende tillsyn/skötsel, funktionskontroll, teknisk drift och beredskap. I områdena Park-Idrott och Lokalvård hanteras skötsel av fritidsanläggningar (ca 30 st) via årsavtal med Fritids- och Folkhälsoförvaltningen, som beställare. Enheten har även ca 15 lokalvårdare som har uppdrag inom centralorten, där de största beställarna är LFFoch Stadsdelsförvaltningarna. En arbetsgrupp för grönytor sköter gräsytor i såväl parker, allmän platsmark såsom fotbollsplaner. Dessutom hanteras skötsel av de centrala parkerna, med årsavtal med TEK som beställare. Enheten sköter även IP Skogen, som är en uthyrningsverksamhet av tält, vagnar m.m. för idrotts- och allmän verksamhet. Vintertid ingår personal i vinterväghållningens beredskap. Avdelningen har under 2012 fortsatt sin kompetensutveckling inom alla områden, men satsat extra resurser inom fastighetsservice. Intern administration Avdelningens administrativa arbete avser bl.a. samordning, ekonomifrågor, uppföljningar och redovisningar. Enheten sköter såväl leverantörsfakturor som fakturering till kund Ekonomi - Fordon - Verkstad Resultat och resultatmarginal Ekonomi - Fordon - Verkstad Resultat (tkr) Resultatmarginal (%) 2,0 0,7 Beloppen för 2010 har ej angetts eftersom beloppen inte blir jämförbara, då en helt ny organisation gäller från Avdelningen har ca 45 medarbetare och består av följande delar: Ekonomiservice för Servicekontoret, Redovisningsservice för Borås Stad, Fordon och Verkstad. Ekonomiservice för Servicekontoret (SK) Enheten omfattar ekonomihanteringen för Servicekontorets eget behov, innefattande ekonomistyrning, budget och prognoser samt att löpande upprätta månads-, delårs- och årsbokslut. Redovisningsservice för Borås Stad (BS) Kommunens centrala ekonomiservice med redovisningsenheten omfattar bl.a Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

18 huvudbokföring, prognoser, delårs- och årsbokslut deltar i Borås Stads koncernredovisning central funktion för kund- och leverantörsreskontra utveckling och samordning av kommunens redovisningsplan extern statistik bl.a till Statistiska Centralbyrån systemförvaltning av ekonomisystemet Agresso. Fordon Fordonsenheten administrerar för närvarande 700 fordons- och maskinenheter inom kommunen och dess bolag. Av dessa är 630 finansierade genom leasingavtal vilket ger bra möjligheter att successivt förnya fordonsparkens tekniska samt säkerhets-, komfort- och miljömässiga standard. Borås Stads krav på miljöanpassade fordon gör också att fortsatta investeringar för att byta ut äldre fordon och maskiner är nödvändiga. Anskaffningen av nya fordon sker i ett nära samarbete med Tekniska förvaltningens upphandlingsenhet. Regelbundet tecknas också serviceavtal för skötseln av de flesta fordonen. Av Servicekontorets egna 132 person- och servicebilar drivs 22 med etanol och 42 med biogas. En del av Servicekontorets fordon körs på talldiesel som är framställd ur bl.a skogsråvara. Detta ger en positiv miljöeffekt, men bränslet är också dyrare än vanlig diesel. Servicekontoret arbetar mot kommunens antagna miljömål, vilket bl.a innebär att antalet miljöfordon ökar kontinuerligt. Den samlade investeringen för Borås Stads fordon, maskiner och utrustning uppgick för 2012 till 16,3 mnkr. Verkstad I verkstadsanläggningen på Pantängen finns idag en väl fungerande logistik och en mycket god arbetsmiljö i verksamheten. Den föryngring och modernisering av kommunens fordonspark som skett under de senaste åren har resulterat i att fler åtgärder på fordonen kräver uppkoppling på diagnosinstrument vilket ställer allt högre kompetenskrav på fordonsreparatörerna. Fordonsverkstaden hanterar ca arbetsorder per år och skiftar ca sommar-/vinterhjul per år på kommunens personfordon. I mekaniska verkstaden fortsätter lanseringen av klottersanering - rengöringsuppdrag för kommunala förvaltningar och bolag. Saneringen inbegriper de flesta underlag från brokantsbalkar av betong till konstverk av brons. Efterfrågan på avstängningsmaterial är tydligt stigande till följd av ändrade lagar och skärpning av kraven att bedriva arbete på väg. Enhetens försäljningsvolym avseende mekaniska arbeten till Tekniska förvaltningen kanaliseras i ökande omfattning genom arbeten som avdelningen Entreprenad utför. Därför ökar andelen interna uppdrag inom Servicekontoret för enheten successivt. Mekaniska verkstaden hanterar ca arbetsorder per år. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

19 5 Kommunfullmäktiges särskilda uppdrag till nämnden 5.1 Service Uppdrag Status 2012 Kommentar Servicenämnden skall genom att erbjuda hög servicegrad och personal med bra kompetens bli efterfrågade i tillräcklig omfattning och på egna meriter. Servicenämndens roll som prisdämpande faktor på den kommunala marknaden kommer därför att vara fortsatt betydelsefull framöver. För att bibehålla och stärka den egna kompetensen kan nämnden genomföra projekt i samarbete, eller i partnerskap, med andra aktörer. Nämnden skall även fortsättningsvis fokusera på effektivitetsutveckling. Detta innebär jämförelser med andra liknande enheter inom andra kommuner samt med aktörer på den öppna marknaden. Ambitionen är att ha en hög professionell nivå inom alla områden. Nämnden måste ständigt anpassa personalstyrkan och dess kompetenser till den levererande produktmixen och de typer av tjänster som kunderna efterfrågar. Nämnden måste också se till att ha rätt kompetens i organisationen. Det kommer att ställas höga krav på förmågan att rekrytera nya medarbetare med kunskaper och erfarenheter som motsvarar behoven under de närmaste åren. Servicenämnden skall tillsammans med kommunledningen utveckla beställarutförare-konceptet för de nya administrativa funktionerna som tillfördes verksamheten Genomfört Genomfört Genomfört Genomfört Delvis genomfört Detta område är av stor betydelse för Borås Kommun såväl historiskt som framöver. Servicekontorets förmåga att leva upp till dessa förväntningar har varit en förutsättning för förvaltningens fortsatta roll inom kommunen. Arbete med denna fråga pågår kontinuerligt inom förvaltningen. Frågan är ständigt i fokus. När tillfälle dyker upp kommer förvaltningen att vara redo. Utöver samarbete med LBC, har inga nya samarbeten inletts under Förvaltningen kan regelbundet påvisa att förbättringar sker på många områden. Förbättringsarbetet fortsätter oavbrutet inom alla områden. Inom vissa områden har Servicekontoret nått mycket långt och är mycket väl rustat för att klara konkurrensen med externa aktörer. Frågan är ständigt i fokus och förvaltningen visar varje år att anpassning av personalstyrkan sker i relation till de uppgifter som måste utföras. Rekrytering av tillräckligt kompetenta personalresurser är dock ofta ett problem till följd av kommunens allmänt låga lönenivåer på kvalificerade tekniska resurser. Arbetet består i att dels få de egna nya personalgrupperna att förstå konceptet (vilket pågått i två år och går ganska bra) och dels att få beställarna av de olika tjänsterna att förstå sin egen roll i detta koncept (vilket har varit ganska trögt hittills på sina håll). Vi har arbetat kontinuerligt under året med ovanstående uppdrag. När det gäller att utveckla beställarutförare-konceptet tillsammans med kommunledningen för de nya administrativa funktionerna Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

20 som tillfördes verksamheten 2011 framgår statusen av texten ovan samt under punkt 4.3 Verksamhetsanalys. Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

21 6 Verksamhetsmått Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

22 7 Investeringar Investeringsprojekt Tkr Godkänd utgift Utgift tom 2011 Utgift 2012 Återstår Maskiner och fordon Samordning utskriftsenheter Summa Analys Investeringsbudgeten för året uppgick till 15 mnkr. Årets faktiska investeringar i fordon och maskiner uppgår till 14,3 mnkr. Bland de större investeringarna återfinns för Borås Energi och Miljö AB:s räkning två sopbilar och en lastväxlarlastbil för 4,7 mnkr. För Fritids- och folkhälsoförvaltningens räkning har en snöskoter för 0,1 mnkr anskaffats. För Tekniska förvaltningen, Borås Elnät AB och Lokalförsörjningsförvaltningens räkning har under året inga inköp gjorts. Servicekontorets större egna investeringar omfattar två tunga lastbilar för 4,6 mnkr, en tung sopsugningsbil för 3,4 mnkr och en isfräs till ishallen för 0,8 mnkr. Sammanställning över årets investeringar - maskiner och fordon Borås Energi och Miljö AB Volvo sopbil Volvo sopbil Scania, tung, lastväxlarbil Lastväxlarlift Fritids- och folkhälsoförvaltningen Snöskoter Tekniska förvaltningen 0 Lokalförsörjningsförvaltningen 0 Borås Elnät AB 0 0 Servicekontoret Volvo, tung, tipp- och kranmaskin Scania, tung, tipp- och kranmaskin Volvo, tung sopsugningsbil Schmidt Swingo sopmaskin Släp, flak med tipp Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)

23 Isfräs till ishallen Totalt kronor Servicenämnden, Årsredovisning facknämnder (23)