Dagordning Styrelsesammanträde 14, 18/19

Transkript

1 DAGORDNING Styrelsesammanträde 14 Kårhuset, Lund, Hanna Järpedal, Styrelseordförande 18/19 Dagordning Styrelsesammanträde 14, 18/19 Tid: Tisdag 9:e April :15 Plats: Perstorp, Kårhuset Ärende Åtgärd Kom Bilaga 1 OFMÖ Beslut 2 Tid och sätt Beslut 3 Val av mötessekreterare Beslut X 4 Val av justeringsperson Beslut X 5 Eventuella adjungeringar Beslut 6 Föredragningslistan & anmälan av övriga frågor Beslut 7 Datum för justering av protokoll Beslut X 8 Föregående mötesprotokoll Beslut 1 9 Meddelanden Information 10 Rapporter A Heltidare och utskott Information 2 B Ekonomi Information 3 D Sektionerna Information E Översättning av styrdokument Information 4 11 Stadfästande av funktionärer A Arkivutskottet Beslut 5 B Kårhusservice Beslut 6 C Aktivitetsutskottet Beslut 7 11 Verksamhetsplanens projektplaner A 2. Implementering av Varumärkesplattformen Beslut 8 B 3. Organisationskartläggning Beslut 9 13 Motioner A Motion: Äskning till rekryteringsträff för Arkivutskottet Beslut 10 B Motion angående Förändringar bland Riktlinjer Beslut C Ekonomiskt bidrag till INSACON 2021 Beslut Diskussion 15 Övrigt 16 Beslutsuppföljning Beslut X Sammanfattning av mötet Diskussion 18 Nästa möte Beslut X 19 OFMA Beslut Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (2)

2 DAGORDNING Styrelsesammanträde 14 Kårhuset, Lund, Hanna Järpedal, Styrelseordförande 18/19 3 Val av mötessekreterare Mötessekreterare föreslås väljas på mötet. 4 Val av Justeringsperson Styrelsen föreslås välja Maria Gunnarsson till justeringsperson 7 Datum för justering av protokoll Protokollet föreslås vara färdigställt och justerat den 16:e april. 13C Ekonomiskt bidrag till INSACON Nästa möte INASCON som är en internationell konferens för Nanostudenter kommer 2021 anordnas i Lund av en projektgrupp med LTH-stuidenter. De söker nu bidrag från Teknologkåren för att kunna genomföra eventet, sponsring med lokaler i Kårhuset samt hjälp med fakturering i samband med eventet. Kårstyrelsen har tidigare fått en dragning om vad eventet innebär och hur projektgruppen resonerar, man bad då gruppen återkomma med en worst case-budget och denna ligger jämt budgeten till handlingarna. Kårstyrelsen måste nu besluta huruvida Teknologkåren bör stötta konferensen ekonomiskt eller ej. Datum för S15 är den 14:e april. Varmt välkomna, HANNA JÄRPEDAL Kårstyrelseordförande 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (2)

3

4

5

6

7

8

9

10 STYRELSEHANDLING Utskottsrapport Lund, Tim Djärf, Ordförande Arkivutskottet Utskottsrapport Arkivutskottet Arkivutskottets verksamhet fortlöper enligt tidsplan och med understöd av de utmärkta Arkivarierna har nu mycket dokument sorterats, hyllor dammats och tavlor hängts. Det har även lidit sådant att hela hyllor flyttats för att effektivare nyttja den plats som finns i Teknologkårens arkiv. I Arkivets tjänst, manu ad calamus TIM DJÄRF Ordförande Arkivutskottet 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

11 RAPPORT Rapport om översättning av styrdokument Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Rapport om översättning av styrdokument Bakgrund Översättning av Teknologkårens styrdokument till engelska har stått på att-göra-listan i ett flertal år. Detta verksamhetsår finns det kr budgeterat för att anlita översättare som översätter dem, och nu har arbetet dragit igång till slut. Status och plan framöver Inför att de första dokumenten skickades iväg på översättning så gjordes en mindre revidering av riktlinjen för svensk-engelsk översättning. Dokumentet skickades ut till heltidarna, styrelsen, utskottsordföranden och sakrevisorer på en miniremiss och det kom in några synpunkter som togs med i revideringen av dokumentet som klubbades igenom på S11. Undertecknad har även gått igenom alla styrdokument och räknat antal ord i dessa för att kunna göra en preliminär budget för kostnaden av översättningen. I denna genomgång upptäcktes även många riktlinjer som bedömdes som inaktuella eller som onödig upprepning, vilket har resulterat i en motion om förändringar i Kårens riktlinjer som skickas upp till S14. För själva översättandet har en översättare som heter Johannes Gillheim anlitats, som HTS även har använt för att översätta sina styrdokument. Han är utbildad översättare, och till att börja med har vi skrivit ett kontrakt på översättning av fem dokument (tre policyer och två riktlinjer) som provarbete, och efter detta ska hans arbete utvärderas och bedöms det som bra så kommer han ta på sig arbetet med åtminstone resten av policyerna, riktlinjerna samt reglementet. Översättning av stadgan, SOUP:en och FFUP:en har jag istället tänkt att LU:s centrala översättare ska anlitas för. Dessa dokument skickades in till dem tillsammans med riktlinjen för översättning idag ( ). Tanken med att anlita en annan översättare för dessa dokument är att stadgan är väldigt basal för vår verksamhet och på så sätt väldigt viktig att få en bra översättning på. SOUP:en och FFUP:en är även de väldigt basala, och dessutom så revideras inte de särskilt ofta och kan då få en ordentlig översättning. De tre sistnämnda dokumenten; stadgan, SOUP:en och FFUP:en, har tillsammans ca ord, och med en kostnad på 1,875 kr/ord som universitetets centrala översättare tar så blir det ca kr. Då resterande dokument revideras med jämna mellanrum är det svårare att räkna ut exakt kostnad för dessa. Men de har ca ord totalt, och med kostnaden på 1,44 kr/ord som Johannes tar så landar kostnaden på knappt kr, då det även tillkommer en timkostnad på 300 kr/h för kontrolläsning av dokumenten. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (2)

12 RAPPORT Rapport om översättning av styrdokument Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Båda översättare har sagt att de troligtvis kommer kunna bli klara med sina dokument till hösten, vilket är positivt. Eventuellt kommer en del av översättningsbudgeten att behöva flyttas till nästa verksamhetsår, men det är Generalsekreteraren införstådd med I internationaliseringens tjänst, dag som ovan MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (2)

13 STYRELSEHANDLING Stadfästande av Arkivutskottets funktionärer Kårhuset Lund, Tim Djärf, Arkivutskottets ordförande Stadfästande av Arkivutskottets funktionärer Bakgrund Arkivet verksamhet går i god ordning framåt, men då Agnes i årsskiftet lämnade vårt vackra Lund för den kungliga huvudstaden så krävdes att tillkalla mer mannskap. Arkivutskottet höll under slutet av hösten en social tillställning där den tilltänkta personen deltog, efter detta har det funnits en stående inbjudan för att en ska kunna känna på vattnet och bli lite bekväm i Kårens arkiv. I och med detta är det nu dags att stadfästa ytterligare en individ. Förslag Jag föreslår därför att styrelsen stadfäster följande person som Arkivarie i Arkivutskottet 18/19: Gustav Warnström I Arkivets tjänst, dag som ovan TIM DJÄRF Arkivutskottets ordförande, 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

14 STYRELSEHANDLING Motion - Stadfästande Kårhusservice Kårhuset Lund, LUDVIG ERIKSSON, Pedell 18/19 Motion - Stadfästande Kårhusservice 1. Bakgrund Jag önskar stadfästa kårhusservice. 2. Förslag Jag yrkar därför på att stadfästa valet av följande personer till Kårhusservice Ansvarig (PPA) Emil Thorselius Sara Axelsson Anders Nilsson Oscar Blomqvist My Reimer Martin Johansson Tim Djärf David Uhler Brand Christer Andersson att stadfästa valet av följande personer till Kårhusservice (PP) Carl Jansson Stefan Fridlund William Lantz Winberg Oscar Rundbäck Martinsson Ludwig Hollman Lia Karida Klara Olli Fiona Örnberg Frida Kronquist Adla Jebara Nora Jebara Christoffer Maltesson Mikael Bergmark Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2 )

15 STYRELSEHANDLING Motion - Stadfästande Kårhusservice Kårhuset Lund, LUDVIG ERIKSSON, Pedell 18/19 att stadfästa valet av följande personer till Superintendent Oscar Blomqvist Elisabeth Pongratz My Reimer William Lantz Winberg Tim Djärf I Kårhusservice tjänst, dag som ovan LUDVIG ERIKSSON Pedell 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2 )

16 STYRELSEHANDLING Stadfästande av val av Aktivitetsutskottets funktionärer Kårhuset Lund, Markus Rahne, Aktivitetssamordnare 2019 Stadfästande av val av Aktivitetsutskottets funktionärsposter Bakgrund Rekrytering till Aktivitetsutskottet har skett kontinuerligt under våren och verksamheten har dragit igång på flera håll, med en nästan fullständig Röj-ledning, en uppstartsgrupp för Proud Tech, en Tandemgeneral och ett gäng glada dansare. Fortsatt kräftgång med SÅngarstriden och puben Puben, så jag jobbar med det jag har. Förslag Jag yrkar på att stadfästa valet av följande personer till följande poster inom Aktivitetsutskottet: F1 Röj: o F1 Röjare: Tom Andersson, Axel Voss, Daniel Bakic, Yuhui Tong, Sophia Carlsson, Christoffer Jörntell, Vincent Palmer, Hanna Sjöman, Carl Rikner Proud Tech: o Proud Tech Direktör: Jonathan Moran o Proud Techare: Lina Tinnerberg, Carl Svedrup Tandemstafetten o Tandemgeneral: Hugo Hildeman för återstoden av innevarande verksamhetsår att stadfästa valet av följande personer till följande poster inom Aktivitetsutskottet: Danskurserna o Dansmästare: Sofie Nilsson o Dansadept: Simon Olsson, Elisabeth Persson, Emelie Zhu, Svante Sandblom, Christian Saeland för återstoden av vårterminen I Organets tjänst, dag som ovan MARKUS RAHNE Aktivitetssamordnare 2019 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (1)

17 STYRELSEHANDLING Projektplan VP Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Projektplan: Implementation av Varumärkesplattform Varför? 1. Bakgrund och syfte Under verksamhetsåret 16/17 utreddes Teknologkårens varumärke och namn, vilket arbetades vidare med under 17/18. Oavsett om det mynnar ut i en förändring eller inte behövs det arbetas med att beslutet implementeras och förankras ordentligt i hela organisationen. Teknologkåren behöver strategiskt jobba med frågan för att behålla legitimiteten i eventuella förändringar och för att det faktiskt ska bli något av projektet. Vad? 2. Projektmål Ge Teknologkåren förutsättningar att kunna kommunicera sitt varumärke från en tydlig bild av vilka vi är. - Tydlig kommunikationsplan till medlemmar. - Alla medlemmar vet var de har Teknologkåren och vad vi gör. - Teknologkåren har ett starkt varumärke: Kolla klart på namn och eventuellt användning av loggan. Centralt men även hos sektionerna. Vem? 3. Projektansvarig Hanna Järpedal, Anna Qvil 4. Samarbetspartners och intressenter Teknologkårens alla olika organ, ex utskott, sektioner, fria föreningar. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

18 STYRELSEHANDLING Projektplan VP Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Hur? 5. Aktiviteter Diskutera med LTH gällande deras varumärke och strategi agenda. Workshop med heltidare och styrelse (klar) Se över kommunikationsplanen samt riktlinjen för informationskanaler. Diskutera med Akademiska hus angående skyltar mot kårhuset Diskussion med SVL om kår-intro till nollningen Ta fram kravlista till ny hemsida. Se över hur man kan knyta KFS tydligare till Teknologkåren. 6. Tidsplan Under hösten: Ha en workshop och diskussionsmöte med fullmäktige. Under våren: Se över våra styrdokument samt kommunikationsplanen, diskutera om skyltar, möte med SVL, ta fram kravlista, se över namnbyte på KFS. 7. Redovisning Dokument med framtida strategi, eventuellt nytt grafiskt material. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

19 STYRELSEHANDLING Projektplan VP Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Projektplan: Vem gör vad - En organisationskartläggning Varför? 1. Bakgrund och syfte Begrepp som Teknologkåren centralt, kåren centralt och centralorganisationen har börjat användas mer och mer. Skillnaden och likheterna mellan sektionerna och Teknologkårens centralorganisation poängteras och synliggörs i hopp om att knyta organisationerna närmare varandra. Problemet är att det inte finns någon tydlig utgångspunkt för vilka skillnaderna och likheterna egentligen är och om de överhuvudtaget borde existera. Är centralorganisationen en extra sektion? Konkurrerar centralorganisationen med sektionerna? Vem eller vilka aktörer riktar sig centralorganisationen mot? Vad? 2. Projektmål Tydliggör relationen mellan Teknologkåren och dess sektioner för att förbättra relationerna däremellan. Vem? 3. Projektansvarig Hanna Järpedal, Anna Qvil 4. Samarbetspartners och intressenter Teknologkårens organisation såsom: utskott, sektioner och fria föreningar. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (3)

20 STYRELSEHANDLING Projektplan VP Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Hur? 5. Aktiviteter Klart: Anordna en workshop för samtliga styrelser kopplade till Teknologkåren. Workshop med styrelse och heltidare Nästa termin: Skriv ett förslag på Samarbetsavtal. Skicka ut förslaget på remiss. Genomför förslaget. Denna terminen: Skriva en sammanfattning/analys på den redan gjorda kartläggningen Lämna över plan för fortsatt arbete 6. Tidsplan Under hösten: Workshop med styrelserna och fatta beslut om det ska skrivas ett samarbetsavtal. Inleda en remissrunda. Under våren: Sammanställa kartläggningen samt genomföra en analys av vad de olika delarna innebär Höstterminen: Skriva samarbetsavtal utefter underlaget skapat under vårterminen, ha ute på remiss 7. Redovisning Tydligt samarbetsavtal inom Teknologkåren. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (3)

21 STYRELSEHANDLING Projektplan VP Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (3)

22 STYRELSEHANDLING Motion: Äskande om rekryteringsträff för Arkivutskottet Lund, Tim Djärf, Ordförande Arkivutskottet Motion: Äskande om rekryteringsträff för Arkivutskottet Bakgrund Att arkivering är viktigt för Kårens centrala verksamhet tror jag, Tim Djärf, att jag inte behöver understryka. Under de senaste åren har Arkivutskottet varit mer eller mindre vilande. Det har varit svårt till omöjligt att få ihop ett helt utskott som kan arbeta kontinuerligt med arkivering. Att utskottet som helhet i det närmaste har varit vilande i fyra år innan Djärfs tillträdande märks tydligt i arkivet. Det saknas viktiga och oersättliga dokument, det har varit oordning i de befintliga dokumenten, men framförallt har det har funnits en mental barriär till den verksamhet som arkivet kan erbjuda till den löpande verksamheten. Innevarande verksamhetsår har brutit den trenden och Arkivutskottet har frodats endera i arbete, endera i glädje. Under innevarande verksamhetsår har Arkivutskottet, under Djärfs ledning, lagt en grundläggande struktur och ordning för hur arkivet ska kunna fungera på lång sikt. Målet har varit att arkivet bättre ska klarar av några år på sparlåga i framtiden. Men för att denna ordning ska sätta sig och att detta mål ska kunna uppnås är det otroligt viktigt att vi får till ett aktivt utskott även nästkommande verksamhetsår. Därför vill sittande Arkivutskott arrangera en social tillställning i form av en grillkväll med potentiella rekryter framåt vårkanten. Tanken är att bjuda in alla som sitter i sektionernas arkiv och alla andra som är intresserade av att engagera sig i Arkivet. Vid en social tillställning är tröskeln låg för deltagande, och när första steget är taget, är de lätta att snärja! För ett långsiktigt väl fungerande Arkiv går ett sådan arrangemang av stapeln för en billig slant! Djärf förslår att pengarna tas från Styrelsen disponibelt, men är såklart öppna för att de tas från där Kårstyrelsen anser lämpligast. Vi räknar med 5 deltagande från nuvarande utskott, men har svårt att uppskatta antalet deltagare. För att råda bot på den osäkerheten men för att samtidigt inte äska allt för astronomiska summor, föreslår Djärf en progressiv avsättning med ett tak. Förslag Age quod agis, Djärf yrkar därför på Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

23 STYRELSEHANDLING Motion: Äskande om rekryteringsträff för Arkivutskottet Lund, Tim Djärf, Ordförande Arkivutskottet att styrelsen ur Styrelsen disponibelt avsätter 100 kr/deltagare upp till maximalt 3000 kr till Arkivutskottet att arrangera ett rekryterings-samkväm. I Arkivets tjänst, manu ad calamus TIM DJÄRF Ordförande Arkivutskottet 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola (2)

24 STYRELSEHANDLING Motion angående förändringar bland Kårens riklinjer Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Motion angående förändringar bland Kårens riktlinjer Bakgrund I samband med att undertecknad har gått igenom alla Teknologkårens styrdokument inför att de ska skickas till vår numera anlitade översättare så har det upptäckts en del inaktualiteter och ineffektivt utnyttjande av dem. Riktlinjer för hostingtjänster Teknologkåren har under detta verksamhetsår i samband med VP-punkten om IT har gått över till att inte längre erbjuda hostingtjänst av e-postsystem till sektioner och fria föreningar. Detta eftersom man har valt att byta ut vårt hemmabyggda e-postsystem mot att använda Googles tjänst då detta (i alla fall nästintill) inte utsätter oss för risken att systemet kraschar eller går sönder utan att kunna lagas. Under 2019 kommer även Teknologkårens egen server att stängas ner, vilket gör att vi heller inte längre kommer kunna erbjuda föreningar hosting av deras webbplatser. Därför bör denna riktlinje avskaffas. Riktlinjer för handkassa Teknologkåren har i dagsläget endast en handkassa som används regelbundet, och det är expeditionens. Denna används även mycket sparsamt, på sin höjd får vi in någon tusenlapp i veckan. Liksom resten av samhället används kortbetalningar till allra största del i vår verksamhet, och utvecklingen lär bara fortsätta åt det hållet. Det mycket onödigt att ha en rinktlinje som reglerar detta och därför bör denna riktlinje avskaffas. Riktlinjer för mobiltelefoner Användandet av Kårens mobiltelefoner gås igenom bland heltidarna vid varje överlämning, så alla är införstådda med rutinerna som gäller dem. Numera är det heller aldrig något problem att jobbtelefonerna används i privat bruk, då alla har egna som de kan använda minst lika lätt som jobbvarianterna. Det är heller inte särskilt kostsamt att ha telefoner för de heltidsarvoderade, och därför är denna riktlinje mest en papeprsprodukt.. Vi kan inte ha officiella riktlinjer för all utrustning som Teknologkåren äger, då skulle vi bli begravna i papper. Därför bör denna riktlinje avskaffas. Riktlinjer för portabelt hörselhjälpmedel Av samma anledningar som ovan så hade det varit ohållbart om vi har instiftade riktlinjer för alla våra tekniska hjälpmedel. Därför bör denna riktlinje avskaffas. Riktlinjer för ekonomiuppföljning Denna riktlinje innehåller i princip bara åligganden för Generalsekreteraren. Efter att ha samrått med sittande GS så föreslår jag att denna riktlinje avskaffas. Se separat motion angående tillägg i Generalsekreterarens åligganden i Arbetsbeskrivningar för presidiet och heltidare. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (4)

25 STYRELSEHANDLING Motion angående förändringar bland Kårens riklinjer Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Riktlinjer för milersättning Innehållet i denna riktlinje är relevant att behålla för att göra det tydligt att funktionärer på Teknologkåren kan erhålla milersättning när de kör inom rollen för sitt funktionärsskap. Dock så anser jag att användningen av Teknologkårens styrdokument hade underlättats om de inte hade funnits så många som det gör i dagsläget. Om vi skapar färre, men mer övergripande, riktlinjer för vår verkamhet så tror jag att det ökar chansen att folk är medvetna om att de finns och ska användas. Därför vill jag ersätta innehållet i denna riktlinje samt de andra som rör olika ekonomiska rutiner med en ny och övergripande riktlinje, Riktlinjer för ekonomihantering. Riktlinjer för resor Med samma argument som ovan så tror jag att vi hade gjort innehållet i denna riktlinje mer lättillgänglig för våra funktionärer om vi samlade det i en riktlinje för ekonomiska rutiner. Detta då det inte i dagsläget är särskilt tydligt att den endast innehåller angivelser för vad för typ av utlägg som funktionärer får ersättning för under resor. Bör ersättas med Riktlinjer för ekonomihantering. Riktlinjer för utlägg Av samma anledning som ovan så tycker jag att denna riktlinje bör ersättas med en Riktlinjer för ekonomihantering. Riktlinjer för hyressättning Mycket viktig riktlinje då uthyrning och hyressättning är en stor del av vår verksamhet. Dock tycker jag att det är onödigt att ha fler än en riktlinje som rör uthyrning, därför har jag lagt in allt innehåll i denna riktlinje i en ny, så denna bör ersättas med Riktlinjer för uthyrningsverksamhet. Riktlinjer för inhyrande av vakter En del av informationen i denna riktlinje är viktig att ha kvar; regler kring när det måste hyras in vakter i samband med uthyrning i Gasquesalen. Men faktumet att vi ska följa lagen i samband med våra uthyrningar är överflödig information i mina ögon. De relevanta bitarna har jag lagt in under avsnittet Vakter och därför bör denna ersättas med Riktlinjer för uthyrningsverksamhet. Riktlinjer för Teknologkårens kamerautrustning Återigen är det onödigt att ha fler riktlinjer som styr uthyrning. Allt innehåll i denna riktlinje är inlagt i Riktlinjer för uthyrningsverksamhet och kan därmed bli ersatt. Riktlinjer för lokalplan Några smågrejer är utdaterade och har uppdaterats därefter, och det mesta innehållet i riktlinjer för förrådsutrymmen har lagts in i denna. Därför föreslås även ett namnbyte till Riktlinjer för lokaler och förråd. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (4)

26 STYRELSEHANDLING Motion angående förändringar bland Kårens riklinjer Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Riktlinjer för förrådsutrymmen Det mesta i denna riktlinje är relevant att behålla, men innehållet läggs in i riktlinjer för lokalplan som byter namn till riktlinjer för lokaler och förråd. Därför bör denna riktlinje avskaffas. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 3 (4)

27 STYRELSEHANDLING Motion angående förändringar bland Kårens riklinjer Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Förslag Jag yrkar därför på att att att att att att att att att att att att att att att att Riktlinjer för hostingtjänster avskaffas. Riktlinjer för handkassa avskaffas. Riktlinjer för mobiltelefoner avskaffas. Riktlinjer för portabelt hörselhjälpmedel avskaffas. Riktlinjer för ekonomiuppföljning avskaffas. Riktlinjer för milersättning avskaffas. Riktlinjer för resor avskaffas. Riktlinjer för utlägg avskaffas. Riktlinjer för hyressättning avskaffas. Riktlinjer för inhyrande av vakter avskaffas. Riktlinjer för Teknologkårens kamerautrustning avskaffas. Riktlinjer för milersättning avskaffas. Riktlinjer för förrådsutrymmen avskaffas. Riktlinjer för ekonomihantering antas. Riktlinjer för uthyrningsverksamhet antas. Riktlinjer för lokalplan byter namn till Riktlinjer för lokaler och förråd och revideras enligt bilaga. I Riktlinjernas tjänst, dag som ovan MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 4 (4)

28 STYRELSEHANDLING Motion angående ändring i Arbetsbeskrivning för presidiet och heltidare Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 Motion angående ändring i Arbetsbeskrivning för presidiet och heltidare Bakgrund Då Nollegeneralen numera inte är heltidare så har begreppen presidiet och heltidare fått samma innebörd. Därför bör dokumentet Arbetsbeskrivning för presidiet och heltidare byta namn till Arbetsbeskrivning för presidiet. I Riktlinjer för ekonomiuppföljning så står det i princip bara åligganden för Generalsekreteraren, och det vore mycket tydligare för denne att ha dessa samlade i Arbetsbeskrivningen för presidiet (och heltidare). Dessutom så har styrelsen skickat upp en proposition till Fullmäktige om att ta bort en formulering i Reglementet om att Generalsekreteraren ska vara Fullmäktiges Talmanspresidium behjälplig. Därför bör åliggandena som kopplas till den uppgiften strykas ur arbetsbeskrivningen. Förslag Jag yrkar därför på att byta namn på Arbetsbeskrivning för presidiet och heltidare till Arbetsbeskrivning för presidiet. (följande yrkanden gäller 4.2 Åligganden för Generalsekreterare i Arbetsbeskrivning för presidiet och heltidare) att att att att att stryka att tillsammans med talmanspresidiet förbereda Fullmäktiges sammanträden, stryka att stödja talmanspresidiets arbete med Fullmäktiges löpande verksamhet, såsom sammanställning, distribution och arkivering av kallelser och handlingar, stryka att årligen i samråd med talmanspresidiet organisera och genomföra Teknologkårens fullmäktigeutbildning, lägga till att varje kvartal sammanställa en resultatrapport för alla kostnadsställen innehållande en jämförelse med budgeten och skicka denna till Kårstyrelsen samt Fullmäktige lägga till att varje månad sammanställa resultatrapporter och skicka till budgetansvarig för respektive resultatenhet Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (2)

29 STYRELSEHANDLING Motion angående ändring i Arbetsbeskrivning för presidiet och heltidare Maria Gunnarsson, Kårordförande 18/19 att lägga till att ansvara för utbildning av funktionärer med ekonomiskt ansvar, så att dessa känner till Teknologkårens relger och rutiner gällande ekonomihantering I Arbetsbeskrivningens tjänst, dag som ovan MARIA GUNNARSSON Kårordförande 18/19 MARIA EKERUP Generalsekreterare 18/19 Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (2)

30 Riktlinjer för utlägg och ersättning Styrelsen Riktlinjer för utlägg och ersättning 1. Formalia 1.1. Sammanfattning Denna riktlinje beskriver hur ekonomiska rutiner ska skötas och förhållningssätt kring utbetalning av ersättning för olika typer av utlägg Syfte Syftet med denna riktlinje är att säkerställa så att hanteringen av Teknologkårens ekonomi sköts säkert, och att regler kring ersättning ska vara tydliga Omfattning Riktlinjen omfattar Teknologkårens centralorganisation Historik Denna riktlinje är till stor del en hopslagning av tre tidigare riktlinjer: Riktlinjer för milersättning, Riktlinjer för resor samt Riktlinjer för utlägg. Utkast färdigställt av: Maria Gunnarsson Ursprungligen antagen enligt beslut: - Omarbetning färdigställd av: - Fastställd omarbetning enligt beslut: - Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (6)

31 Riktlinjer för utlägg och ersättning Styrelsen 2. Utlägg Varje funktionär har rätt att göra utlägg för Teknologkårens vid Lunds Tekniska Högskola räkning. Utläggen måste följa de nivåer samt vara godkända av en person med attesträtt för aktuell resultatenhet får inte vara högre än de nivåer som finns enligt Kårstyrelsen godkända attesteringslista enligt attestlistan under punkt 7. Attest. Utläggen måste även följa budget. Om en funktionär vill göra utlägg som inte följer budget eller utlägg som överstiger attersteringsrätten måste funktionären få godkännande från Generalsekreteraren eller Kårordföranden. För att kunna få ersättning för utläggen är funktionären skyldig att redovisa utläggen på en särskild redovisningsblankett som finns att hämta vid Generalsekreterarens skrivbord (Viting). På denna ska utläggen sammanställas och konteras samt efter blanketten ska utläggen i form av kvitton samlas. Enbart kassakvitton godkänns som utläggsbevis och inte så kallade kortslippar. Attestering för utläggen ska ske enligt attersteringslista. Redovisning ska ske inom en månad efter utlägget skett eller av Kårordförande eller Generalsekreterare förbestämd tid. Det är utskottsordförandens skyldighet att informera och se till att funktionären vet hur redovisning av utlägg går till. 3. Kort Då heltidsarvoderade jobbar kontinuerligt med verksamheten behöver dessa oftare än andra göra utlägg för Teknologkårens räkning. Av denna anledning bör dessa ha tillgång till ett kontokort. Dessa kontokort som står på Teknologkåren. Gränsen på dessa ska speglar heltidarens arbetsuppgifter för hur mycket utlägg dessa måste göra i sitt alternativt för något annats utskotts räkning, och beslutas om av Generalsekreterare och Kårordförande. Utställande av kort till övriga funktionärer får beslutas om av Generalsekreteraren och Kårordförande i samråd med Kårstyrelsen. Utläggen för dessa ska hanteras på samma sätt som övriga utlägg. Heltidsarvoderad är skyldig att, senast samma dag förtroendeuppdraget upphör, återlämna kreditkortet ituklippt till Generalsekreteraren. Alla köp som görs med dessa kort ska redovisas med korrekta kvitton. Köp gjorda med Teknologkårens bankkort ska hanteras på samma sätt som övriga utlägg. För köp gjorda med kreditkort så redovisas dessa en gång per månad på en samlad faktura dit alla kvitton ska bifogas. Kreditkortsfakturorna ska redovisas senast 10 dagar efter mottagande. 4. Ersättning utan kvitto Om kvitto skulle av någon anledning saknas efter utlägg kan utlägget ersättas ändå efter godkännande av Kårordförande och Generalsekreterare. En blankett om förlust av kvitto ska då fyllas i och om möjligt ska kontoutdrag eller liknande bevis bifogas. Denna blankett ska därefter redovisas på samma sätt som övriga kvitton. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (6)

32 Riktlinjer för utlägg och ersättning Styrelsen 5. Milersättning Vid resor med egen bil för Teknologkårens räkning kan ersättning ges till Teknologkårens funktionärer och anställda. Ersättning sker i enlighet med Riksskatteverkets rekommendationer för skattefri ersättning för resor med egen bil. Milersättning ges inom två månader efter resans avslutande. Ersättingen ges efter godkännande av Generalsekreteraren. Cykel rekommenderas användas då så är tillämpligt, detta med tanke på både miljön och den välbehövliga motion som fås. 6. Resor 6.1. Allmänt om funktionärsresor Heltidarna och vissa utskottsfunktionärer åker vid flera tillfällen på resor kopplade till sin funktionärspost. Vid dessa tillfällen ersätter Teknologkåren i normala fall funktionären för resa, boende och kost, dock inte alkohol. Funktionären ska sträva efter att minimera omkostnaderna som Teknologkåren ersätter. Hänsyn får dock tas till tidsåtgången för resan, så att arbetstiden eller fritiden som läggs på själva transporten inte blir orimligt lång. Vid utlägg av kost i samband med en resa ska Skatteverkets regler kring ersättning vid representation has i åtanke, och för att ersättning ska betalas ut så ska utgifterna ha följt budgeten. Vid tjänsteresor så ska funktionären alltid sträva efter att minimera de omkostnader som Teknologkåren ersätter. Vid tjänsteresor så ersätter Teknologkåren i normala fall funktionären för resa, logi och kost, dock ej alkohol. Vid speciella fall kan Teknologkåren ersätta en funktionär för ytterligare omkostnader om det är uppenbart att dessa är relaterade till det uppdrag som denne utför. Sådana utgifter ska i förhand meddelas Kårordförande och Generalsekreterare. Vid resor som endast till viss del är av tjänstekaraktär kan inskränkningar i ersättningen ske. Kårordföranden och Generalsekreteraren ansvarar för godkännandet av verifikat och för att funktionären känner till och efterföljer ovanstående riktlinjer Helsingborgsstudenter För de medlemmar som har Helsingborg som studieort är avståndet till Lund ofta ett hinder för att delta i Teknologkårens verksamhet. I syfte att uppmuntra dem att delta så ersätter Teknologkåren sina funktionärer för resor mellan Helsingborg och Lund som görs i samband med Kårens verksamhet. Detsamma gäller för sektionsfunktionärer som ämnar att delta i kollegieverksamhet eller utbildningar som Teknologkåren anordnar eller kräver samt de funktionärer inom Teknologkåren som deltar på ING-sektionens styrelsemöten. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 3 (6)

33 Riktlinjer för utlägg och ersättning Styrelsen fullmäktigeledamöter för resor som har samröre med Fullmäktigeärenden, sektionsstyrelseledamöter för resor som har samröre med kollegieverksamhet, kårstyrelseledamöter och ständigt adjungerade till kårstyrelsemöten samt sektionsfunktionärer till utbildningar som Teknologkåren anordnar eller kräver. 7. Attest 7.1. Allmänt om attest För att Teknologkåren ska kunna sköta sin bokföring och ekonomi smidigt och korrekt behöver ytterligare ansvar för ekonomi, bokföring och attesträtt delas ut till vissa av Kårens funktionärer. Detta säkerställer att våra funktionärer håller sig till budgeten samt att de inte ska behöva vänta en längre tid för att få göra köp för Teknologkårens räkning Sammanfattning av attestnivåer Kårordförande och Generalsekreterare - Allt Övriga Heltidare kr under dess resultatenheter per dag Utskottsordförande kr under dess resultatenheter per dag Talman, Valberedningens ordförande, Sakrevisorerna, Rulleförman, DSG, SI, Ledningsgruppen för ARKAD kr under dess resultatenheter per dag Projektledare under Aktivitetssamordnare kr under dess resultatenheter/projekt per dag 7.3. Ekonomiskt ansvariga Den/de ekonomiskt ansvariga för respektive resultatenhet är ansvarig för att göra alla nödvändiga kvittoredovisningarna och bokföringsunderlagen som ska vara Generalsekreteraren tillhanda för Kårens bokföring. Det åligger också den/de ekonomiskt ansvariga att informera sig om sig om hur budgeten för resultatenheten följs samt att eventuella risker för avsteg rapporteras till Generalsekreteraren. För resultatenheter med fler än en ekonomisk ansvarig ligger det högsta ansvaret på utskottsordföranden. I fallet av två eller flera heltidare är ansvaret lika fördelat på alla ekonomisk ansvariga heltidare under resultatenheten. Generalsekreteraren och Kårordförande har attesträtt för alla resultatenheter 7.4. Attestlista Resultatenhet Förkortning Ekonomiskt ansvarig samt attesträtt Övriga med Attesträtt Administration ADM* Generalsekreterare, Kårordförande Arkivutskottet ARK01 Arkivutskottets Ordförande Näringslivsutskottet ARM0* Näringslivsansvarig ARKAD ARM1* Projektledare ARKAD Ledningsgruppen Fullmäktige FME01 Generalsekreterare, Kårordförande Talman, Valberedningens ordförande, Sakrevisorerna Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 4 (6)

34 Riktlinjer för utlägg och ersättning Styrelsen Funktionärsvård (JFF) FUV01 Tackmästeriutskottets ordförande TackU FUV02 Tackmästeriutskottets ordförande Sektionskontakter FUV03 Generalsekreterare, Kårordförande Heltidare för respektive kollegie Medaljutskottet FUV04 Medaljutskottets ordförande Husutskottet HUT* Pedell HUT DSG HUT04 Informationsansvarig DSG HUT Lophtet HUT06 Pedell SI HUT Rulle HUT07 Rulleförman Pedell Idrottsutskottet IDR01 Generalsekreterare, Kårordförande Informationsutskottet INF01 Informationsansvarig BEST INT02 Ordförande BEST IASETE INT03 Ordförande IAESTE Welcome Party INT04 Aktivitetssamordnare, Studiesocialt Ansvarig Aktivitetsutskottet KLU01 Aktivitetssamordnare ET-slasquer KLU02 Aktivitetssamordnare AktU Corneliusbalen KLU03 Aktivitetssamordnare, Balmästare Kårbal AktU Nyårsbal KLU04 Aktivitetssamordnare, Balmästare Nyårsbal Puben Puben KLU05 Aktivitetssamordnare,Pubmästare AktU Sångarstrid KLU06 Aktivitetssamordnare, Sångarstridsgeneral Proud Tech KLU07 Aktivitetssamordnare, Proud Tech Direktør F1 Röj KLU08 Aktivitetssamordnare, F1 Boss Danskurser KLU09 Aktivitetssamordnare, Ansvarig Danskurserna Projekt KLU10 Aktivitetssamordnare, Projektansvariga * Projektansvariga* Jubileum KLU2* Jubileumsgeneral Aktivitetssamordnare Uthyrningsverksamhet KLU31 Aktivitetssamordnare, Generalsekreterare Kårstyrelsen KSY01 Kårstyrelsens Ordförande Löner LÖN01 Generalsekreterare, Kårordförande Medlemshantering MED01 Generalsekreterare, Kårordförande Nollning NOL* Nollegeneral, Nolleamiral Internationell VTnollning NOL09 Head of International Introduction Pålsjö Ängsblad PÄB01 Redaktör för Pålsjö Ängsblad, Informationsansvarig REFTEC REF01 Generalsekreterare, Kårordförande Utbildningsutskottet UTB01 Huvudansvarig för utbildningsfrågor, Studiesocialt Heltidare för deras respektive arbetsgruppen Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 5 (6)

35 Riktlinjer för utlägg och ersättning Styrelsen ansvarig, Utbildningsansvarig för interna frågor, Utbildningsansvarig för externa frågor Valnämnden VAL01 Valnämndens ordförande Övergripande ÖVG01 Generalsekreteraren, Kårordföranden Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 6 (6)

36 Riktlinjer för ekonomihantering Styrelsen Riktlinjer för ekonomihantering 1. Formalia 1.1. Sammanfattning Denna riktlinje beskriver hur ekonomiska rutiner ska skötas och förhållningssätt kring utbetalning av ersättning för olika typer av utlägg Syfte Syftet med denna riktlinje är att säkerställa så att hanteringen av Teknologkårens ekonomi sköts säkert, och att regler kring ersättning ska vara tydliga Omfattning Riktlinjen omfattar Teknologkårens centralorganisation Historik Denna riktlinje är till stor del en hopslagning av tre tidigare riktlinjer: Riktlinjer för milersättning, Riktlinjer för resor samt Riktlinjer för utlägg. Utkast färdigställt av: Maria Gunnarsson Ursprungligen antagen enligt beslut: - Omarbetning färdigställd av: - Fastställd omarbetning enligt beslut: - Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (5)

37 Riktlinjer för ekonomihantering Styrelsen 2. Utlägg Varje funktionär har rätt att göra utlägg för Teknologkårens räkning. Utläggen måste följa de nivåer samt vara godkända av en person med attesträtt för aktuell resultatenhet enligt attestlistan under punkt 7. Attest. Utläggen måste även följa budget. Om en funktionär vill göra utlägg som inte följer budget eller utlägg som överstiger attersteringsrätten måste funktionären få godkännande från Generalsekreteraren eller Kårordföranden. För att kunna få ersättning för utläggen är funktionären skyldig att redovisa utläggen på en särskild redovisningsblankett som finns att hämta vid Generalsekreterarens skrivbord. På denna ska utläggen sammanställas och konteras samt efter blanketten ska utläggen i form av kvitton samlas. Enbart kassakvitton godkänns som utläggsbevis och inte så kallade kortslippar. Attestering för utläggen ska ske enligt attersteringslista. Redovisning ska ske inom en månad efter utlägget skett eller av Kårordförande eller Generalsekreterare förbestämd tid. Det är utskottsordförandens skyldighet att informera och se till att funktionären vet hur redovisning av utlägg går till. 3. Kort Då heltidsarvoderade jobbar kontinuerligt med verksamheten behöver dessa oftare än andra göra utlägg för Teknologkårens räkning. Av denna anledning bör dessa ha tillgång till ett kort som står på Teknologkåren. Gränsen på dessa ska spegla heltidarens arbetsuppgifter för hur mycket utlägg dessa måste göra i sitt alternativt för något annats utskotts räkning, och beslutas om av Generalsekreterare och Kårordförande. Utställande av kort till övriga funktionärer får beslutas om av Generalsekreteraren och Kårordförande i samråd med Kårstyrelsen. Alla köp som görs med dessa kort ska redovisas med korrekta kvitton. Köp gjorda med Teknologkårens bankkort ska hanteras på samma sätt som övriga utlägg. För köp gjorda med kreditkort så redovisas dessa en gång per månad på en samlad faktura dit alla kvitton ska bifogas. Kreditkortsfakturorna ska redovisas senast 10 dagar efter mottagande. 4. Ersättning utan kvitto Om kvitto skulle av någon anledning saknas efter utlägg kan utlägget ersättas ändå efter godkännande av Kårordförande och Generalsekreterare. En blankett om förlust av kvitto ska då fyllas i och om möjligt ska kontoutdrag eller liknande bevis bifogas. Denna blankett ska därefter redovisas på samma sätt som övriga kvitton. 5. Milersättning Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (5)

38 Riktlinjer för ekonomihantering Styrelsen Vid resor med egen bil för Teknologkårens räkning kan ersättning ges till Teknologkårens funktionärer och anställda. Ersättning sker i enlighet med Riksskatteverkets rekommendationer för skattefri ersättning för resor med egen bil. Milersättning ges inom två månader efter resans avslutande. Ersättingen ges efter godkännande av Generalsekreteraren. 6. Resor 6.1. Allmänt om funktionärsresor Heltidarna och vissa utskottsfunktionärer åker vid flera tillfällen på resor kopplade till sin funktionärspost. Vid dessa tillfällen ersätter Teknologkåren i normala fall funktionären för resa, boende och kost, dock inte alkohol. Funktionären ska sträva efter att minimera omkostnaderna som Teknologkåren ersätter. Hänsyn får dock tas till tidsåtgången för resan, så att arbetstiden eller fritiden som läggs på själva transporten inte blir orimligt lång. Vid utlägg av kost i samband med en resa ska Skatteverkets regler kring ersättning vid representation has i åtanke, och för att ersättning ska betalas ut så ska utgifterna ha följt budgeten. Vid speciella fall kan Teknologkåren ersätta en funktionär för ytterligare omkostnader om det är uppenbart att dessa är relaterade till det uppdrag som denne utför. Sådana utgifter ska i förhand meddelas Kårordförande och Generalsekreterare. Vid resor som endast till viss del är av tjänstekaraktär kan inskränkningar i ersättningen ske Helsingborgsstudenter För de medlemmar som har Helsingborg som studieort är avståndet till Lund ofta ett hinder för att delta i Teknologkårens verksamhet. I syfte att uppmuntra dem att delta så ersätter Teknologkåren sina funktionärer för resor mellan Helsingborg och Lund som görs i samband med Kårens verksamhet. Detsamma gäller för sektionsfunktionärer som ämnar att delta i kollegieverksamhet eller utbildningar som Teknologkåren anordnar eller kräver samt de funktionärer inom Teknologkåren som deltar på ING-sektionens styrelsemöten. 7. Attest 7.1. Allmänt om attest För att Teknologkåren ska kunna sköta sin bokföring och ekonomi smidigt och korrekt behöver ytterligare ansvar för ekonomi, bokföring och attesträtt delas ut till vissa av Kårens funktionärer. Detta säkerställer att våra funktionärer håller sig till budgeten samt att de inte ska behöva vänta en längre tid för att få göra köp för Teknologkårens räkning Sammanfattning av attestnivåer Kårordförande och Generalsekreterare - Allt Övriga Heltidare kr under dess resultatenheter per dag Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 3 (5)

39 Riktlinjer för ekonomihantering Styrelsen Utskottsordförande kr under dess resultatenheter per dag Talman, Valberedningens ordförande, Sakrevisorerna, Rulleförman, DSG, SI, Ledningsgruppen för ARKAD kr under dess resultatenheter per dag Projektledare under Aktivitetssamordnare kr under dess resultatenheter/projekt per dag 7.3. Ekonomiskt ansvariga Den/de ekonomiskt ansvariga för respektive resultatenhet är ansvarig för att göra alla nödvändiga kvittoredovisningarna och bokföringsunderlagen som ska vara Generalsekreteraren tillhanda för Kårens bokföring. Det åligger också den/de ekonomiskt ansvariga att informera sig om sig om hur budgeten för resultatenheten följs samt att eventuella risker för avsteg rapporteras till Generalsekreteraren. För resultatenheter med fler än en ekonomisk ansvarig ligger det högsta ansvaret på utskottsordföranden. I fallet av två eller flera heltidare är ansvaret lika fördelat på alla ekonomisk ansvariga heltidare under resultatenheten. Generalsekreteraren och Kårordförande har attesträtt för alla resultatenheter 7.4. Attestlista Resultatenhet Förkortning Ekonomiskt ansvarig samt attesträtt Övriga med Attesträtt Administration ADM* Generalsekreterare, Kårordförande Arkivutskottet ARK01 Arkivutskottets Ordförande Näringslivsutskottet ARM0* Näringslivsansvarig ARKAD ARM1* Projektledare ARKAD Ledningsgruppen Fullmäktige FME01 Generalsekreterare, Kårordförande Funktionärsvård (JFF) FUV01 Tackmästeriutskottets ordförande TackU FUV02 Tackmästeriutskottets ordförande Sektionskontakter FUV03 Generalsekreterare, Kårordförande Talman, Valberedningens ordförande, Sakrevisorerna Heltidare för respektive kollegie Medaljutskottet FUV04 Medaljutskottets ordförande Husutskottet HUT* Pedell HUT DSG HUT04 Informationsansvarig DSG HUT Lophtet HUT06 Pedell SI HUT Rulle HUT07 Rulleförman Pedell Idrottsutskottet IDR01 Generalsekreterare, Kårordförande Informationsutskottet INF01 Informationsansvarig BEST INT02 Ordförande BEST IASETE INT03 Ordförande IAESTE Welcome Party INT04 Aktivitetssamordnare, Studiesocialt Ansvarig Aktivitetsutskottet KLU01 Aktivitetssamordnare Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 4 (5)

40 Riktlinjer för ekonomihantering Styrelsen ET-slasquer KLU02 Aktivitetssamordnare AktU Corneliusbalen KLU03 Aktivitetssamordnare, Balmästare Kårbal AktU Nyårsbal KLU04 Aktivitetssamordnare, Balmästare Nyårsbal Puben Puben KLU05 Aktivitetssamordnare,Pubmästare AktU Sångarstrid KLU06 Aktivitetssamordnare, Sångarstridsgeneral Proud Tech KLU07 Aktivitetssamordnare, Proud Tech Direktør F1 Röj KLU08 Aktivitetssamordnare, F1 Boss Danskurser KLU09 Aktivitetssamordnare, Ansvarig Danskurserna Projekt KLU10 Aktivitetssamordnare, Projektansvariga* Projektansvariga * Jubileum KLU2* Jubileumsgeneral Aktivitetssamordnare Uthyrningsverksamhet KLU31 Aktivitetssamordnare, Generalsekreterare Kårstyrelsen KSY01 Kårstyrelsens Ordförande Löner LÖN01 Generalsekreterare, Kårordförande Medlemshantering MED01 Generalsekreterare, Kårordförande Nollning NOL* Nollegeneral, Nolleamiral Internationell VTnollning NOL09 Head of International Introduction Pålsjö Ängsblad PÄB01 Redaktör för Pålsjö Ängsblad, Informationsansvarig REFTEC REF01 Generalsekreterare, Kårordförande Utbildningsutskottet UTB01 Huvudansvarig för utbildningsfrågor, Studiesocialt ansvarig, Utbildningsansvarig för interna frågor, Utbildningsansvarig för externa frågor Valnämnden VAL01 Valnämndens ordförande Övergripande ÖVG01 Generalsekreteraren, Kårordföranden Heltidare för deras respektive arbetsgruppen Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 5 (5)

41 Riktlinjer för uthyrningsverksamhet Kårhuset Lund, Kårstyrelsen Riktlinjer för uthyrningsverksamhet 1. Formalia 1.1. Sammanfattning Dessa riktlinjer reglerar uthyrning av Teknologkårens lokaler och utrustning. Pedellen innehar tolkningsrätt för dessa riktlinjer förutom avsnittet om kamerautrustning som Informationsansvarig har tolkningsrätt för Syfte Syftet med dessa riktlinjer är att skapa en bra prissättning och bra rutiner när det kommer till lokaler och övriga saker för uthyrning. En bra prissättning tar hänsyn till att Teknologkåren i högre utsträckning exempelvis främst vill stödja den centrala organisationen samt sektionernas verksamhet Omfattning Riktlinjerna omfattar uthyrning från Teknologkårens centralorganisation Historik Utkast färdigställt av: Maria Gunnarsson Ursprungligen antagen enligt beslut: - Omarbetning färdigställd av: - Fastställd omarbetning enligt beslut: - Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 1 (4)

42 Riktlinjer för uthyrningsverksamhet Kårhuset Lund, Kårstyrelsen 2. Hyreskategorier och prissättning Tanken med hyressättningen är att hyresgäster ska veta vad marknadspriset är och sedan hur vi subventionerar deras hyra beroende på vilken kategori de tillhör, stegen går om 20 procentenheter vardera. Teknologkåren har fastslagit ett antal rabattsatser som ges. Nedan följer vilka rabattkategorier vi har samt vilka rabattsatser som tillämpas. 1) Teknologkåren centralt och sektionerna, 80 % rabatt Denna kategori är för den interna verksamheten på Teknologkåren och sektionerna. Målet är att våra lokaler och resurser ska vara det självklara valet för våra medlemmar. 2) Fria föreningar, 60 % rabatt Fria föreningar är en erkänd del av Teknologkårens verksamhet och involverar många av våra medlemmar. 3) Lunds Studentkårer/Teknologer privat, 40 % rabatt Mycket uthyrningar av denna typ skapar liv i Kårhuset och kan öppna studenternas i Lund ögon för de möjligheter som Kårhuset innebär, även vid andra tillfällen. Denna kategori av hyresgäster ska uppleva att Kårhuset är ett mycket bra och prisvärt alternativ till övriga möjliga lokaler. 4) Nationer/LTH/Moroten och Piskan/AF/Övriga studenter, 20 % rabatt För främjande av hela Lunds studentverksamhet. 5) Företag/Andra externa hyresgäster, 0 % rabatt - I diskussionen när det gäller subventionering av vissa hyror bör en betänka att mycket uthyrningar av typen 1 kan hindra uthyrningar av typen 5 och en bra balans mellan pris och vilken typ av uthyrningar som genomförs bör skapas. Dessutom är det i detta sammanhang viktigt att poängtera att det är syftet med uthyrningen som ska räknas, det vill säga vem arrangemanget vänder sig till. Exempelvis hamnar en fest anordnad av en exresa för ett företags anställda självklart under kategori Prisriktlinjer Prissättningen när det gäller kategori 1 bör vara något annorlunda än för övriga kategorier. Ingen direkt hyra för lokalerna bör tas, utan de enda nödvändiga kostnaderna för dessa bör vara för visst slitage i lokalerna, diskmedel och annat städmaterial som Teknologkåren står för i samband med uthyrning samt för den Kårhusservice som erfordras. Aktuella priser och inventarier finns specificerade på Teknologkårens hemsida, under de olika flikarna under Uthyrning. Pedellen sätter grundpriserna i samråd med Husutskottet. Prisändringar ska rapporteras till Kårstyrelsen på nästkommande styrelsemöte. Teknologkåren reserverar sig för fel och ändringar på hemsidan. 3. Generella boknings- och hyresförhållanden Lokaler är bokningsbara för kategori 1 tidigast 6 månader i förväg och för övriga kategorier tidigast 3 månader i förväg. Undantag kan endast göras av Pedellen. Datum för kontraktsskrivning skall ligga inom två veckor från det att bokning har inkommit. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 2 (4)

43 Riktlinjer för uthyrningsverksamhet Kårhuset Lund, Kårstyrelsen DJ-båsen i Teknologkårens lokaler får endast nyttjas av en från Pedell eller TUT-chef godkänd person Gasquesalen Hyresgästen förfogar över lokalen under hyresperioden som specificeras i kontrakt, under hela tiden ska kårhusservice finnas närvarande om inte Pedellen gör någon annan bedömning. Ändringar av tider kan göras efter godkännande av Pedell Lophtet Hyresgästen förfogar över lokalen från hyresdagen till dagen efter, då Lophtets Superintendent inspekterar städning. Ändring av tider kan göras efter godkännande av Pedell eller Superintendent Cornelis Tiden då hyresgästen förfogar över lokalen bestäms inför varje uthyrning mellan hyresgästen och Pedellen eller kanslisten Innebandysal Innebandysalens hyrs ut till en timkostnad av 1500 kr per vecka och termin. Tider innan kl 17:00 har 50 % rabatt. 4. Teknisk utrustning Teknologkåren tillhandahåller även ljud- och ljusanläggningar för små och stora event. Specifika paket sätts ihop för vart tillfälle beroende på vad hyresgästen vill ha. Prissättning görs i de fallen av Pedellen i samråd med Husutskottet. 5. Vakter Vid större fester Gasquesalen ska det alltid finnas vakter närvarande. Vid uthyrning till Teknologkåren eller Sektion kan undantag från vaktkrav kan göras i samband med sittningen beroende på dess karaktär. Vid uthyrning till extern organisation för alla typer av event ska vakter finnas under hela tillställningen, är det en sittning med eftersläpp bör det finnas fler vakter under eftersläppet än under sittningen. Aktivitetssamordnaren bestämmer vilka vakter som ska hyras in. Om extern organisation vill hyra in egna vakter ska detta godkännas av Aktivitetssamordnaren. 6. Kamerautrustning 6.1. Ändamål Kamerautrustningen ska endast användas för Teknologkårens, Sektionernas och de Fria Föreningarnas verksamhet. Om särskilda fall föreligger kan Informationsansvarig besluta att göra undantag från dessa regler. Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola 3 (4)