DELÅRSRAPPORT HJÄLPMEDELSCENTRUM 04/2001

Transkript

1 Dnr?? DELÅRSRAPPORT HJÄLPMEDELSCENTRUM 04/2001 DELÅRSRAPPORT FÖR 04/2001 HJC prognostiserar tyvärr ett underskott för Kostnaderna för personal, lokaler, och ren drift ligger inom budgetramar. Underskottet är helt att hänföra till finansiella kostnader i form av räntekostnader. Till beräknat underskott kommer också kostnaderna för flyttning av verksamheten till andra lokaler. Arbetet med PTN:s beställarkansli kring ny ersättningsmodell vidareutvecklas och ambitionen är att använda modellen fom årsskiftet 2001/02. Arbetet har varit inriktat på fortsatt processkartläggning och flöden av förskrivningar. Projekt NOVA har huvudsakligen ägnats åt utvärderingsarbetet och avrapportering samt förankring av förslag till utbildningsmodell. I utvärderingen framgår att projektet varit framgångsrikt och rönt stor uppskattning av förskrivargrupperna. PERSONAL Vissa sektioner har under perioden haft mycket besvärligt pga hög arbetsbelastning och långtidssjukfrånvaro. En del individuella rehabutredningar har genomförts och arbetsplatsåtgärder/arbetsmiljöförbättringar har vidtagits. Betr Tolkcentralen pågår diskussioner med beställarsidan om övertagande av hörselpedagogtjänsten i projektet upphör i juni. HJC köper tjänster för ekonomichefsstöd och arbetet med ersättningsmodellen, ekonomiarbete och personalchefsstöd av intern landstingsenhet. Samtliga sektionschefer genomgår landstingets chefsutbildning, och, tillsammans med MBG representanter arbetsmiljöutbildning. Vid tekniska sektionen fortsätter man högskoleutbildningen till hjälpmedelstekniker. Certifieringsutbildning för tekniker har genomförts som en del i auktorisationsavtalen med våra leverantörer. Miljöutbildning steg 1 har genomförts med personalen, steg 2 inplaneras under hösten. Uppföljning av personalenkät Information om resultat Genomgång av personalenkäten har gjorts sektionsvis med nästan samtlig personal (förutom Tolkcentralen). I de fall där så ej skett har det berott på tjänstledighet resp sjukdom. Varje sektionschef kommer att åtgärda detta då personal är åter. Resultatet har också redovisats vid personalmöte. För två av sektionerna (Tolkcentralen resp Kronoberg) gäller att dessa ej fått något eget resultat då andelen svar var för få. Kronoberg har gjort en genomgång med hjälp av den totala sammanställningen. Då verksamheten startade i augusti 2000 är det mycket svårt att få ut så mycket av enkäten. Tolkcentralen kommer att göra en genomgång av enkäten vid planeringsdag 17 augusti och därefter ta fram handlingsplan. Tolkcentralen har dock före enkäten påbörjat förbättringsåtgärder. System för avvikelserapportering finns, förskjuten arbetstid

2 beredskapstjänstgöring för att ge bättre service, samt arbete med värdegrunder inom verksamheten. Två sektioners resultat har slagits samman vilket naturligtvis påverkar svaren för sektionen. Identifiering av problem Varje sektionschef har tillsammans med produktionsenhetschefen gått igenom resultatet med sina medarbetare och upprättat handlingsplan. Två sektioner har ej följt detta mönster: enheten i Kronoberg har i sitt målarbete angivit den åtgärdsplan man kommer att arbeta efter och som i stort följer personalenkätens områden och Tolkcentralen påbörjar arbetet efter semestrarna. Diskussioner har också förts i MBG. För övriga sektioner har åtgärdsplaner framtagits. Dessa ligger till grund för fortsatt personal- och organisationsutveckling. Förbättringsdiskussioner Långsiktighet Tydliga mål är framtagna för varje sektion och kommer att följas av mål för varje individ. Uppföljning skall ske under senhösten. Kundorientering Ökad kunskap om kundens förväntningar, om kvalitet etc. Framtagande av gemensam kundenkät. Kundbesök i samband med införande av WEB-SESAM hos dessa. Faktabaserade beslut Framtagande av tydliga beslutsunderlag, bättre kundkontakter, framtagande av ärendemallar och rutiner, journalhantering, fastställande av anvisningar. Processorientering och samverkan Processkartläggning med arbetsrutiner kommer att ske med kontinuerlig uppföljning. Kompetensutveckling POU- och löneutvärderingssamtal har använts inom HJC de senaste åren. Uppföljning sker därför varje år med utgångspunkt från föregående samtal. I kommande POU-samtal kommer vi att tydligare ta upp koppling POU-samtal - individuell utvecklingsplan. Möjlighet till arbetsplatsbyte och projektarbete är andra åtgärder. Lära av varandra Arbetsplatsbyte/besök hos andra enheter inom LIÖ och besök hos andra HJC. Förtydliganden skall göras betr förväntningar på studiebesök och andra utbyten. Delaktighet Utveckling av kvalitetsarbetet, förbättrad information från sektionschefer. Förebyggande åtgärder Förtydliganden av vilken förbättring av informationen inom hela HJC skall göras, utveckling av kvalitetsarbetet. Ständiga förbättringar Man menar att dessa svar avsåg hela HJC och ej resp sektion. Här har varje anställd också ett ansvar. Arbetsmiljö, helhetssyn på arbetet Stor kritik på nuvarande lokaler har framförts. Detta åtgärdas då HJC flyttar till andra lokaler i september i år. Hård arbetsbelastning är andra synpunkter. Viss förbättring sker vid flyttning, andra åtgärder är avslutning av ett stort projekt, ytterligare andra åtgärder är omfördelning av arbetsuppgifter. Motivation, stress

3 Trots hög belastning är motivationen relativt hög. Åtgärder för att minska stress sker enl ovannämnda punkt. Hälsa Generellt sett är hälsotillståndet gott vid HJC. Åtgärder som skall vidtas är arbetsplatsundersökningar, förebyggande arbete, minskning av monotona arbetsuppgifter. Diskussion om detta följs även upp vid POU-samtalen. Jämställdhet, arbetstider, lön HJC har en relativt traditionell fördelning av arbetsuppgifter fördelade på kvinnor/män. Inga negativa synpunkter har redovisats betr jämställdhet. Det handlar mest in individuella attityder. Endast ett fåtal ansåg sig kunna gå ner/upp i tjänstgöringsgrad. Detta hanteras individuellt av varje chef. Några grupper kan ej använda flextiden varför översyn av mottagnings- och öppettider skall göras. Många anser sig ej känna till vilka faktorer som påverkar lönen. Detta kommer att betonas i kommande löneutvärderingssamtal. Diskussioner om ny lönevärderingsmodell skall tas upp i HJ_L och MBG. Landstingsövergripande mål Kunskapen varierar mellan sektionerna. Många hänvisar till LISA. Arbetet med LIÖ:s mål skall tas upp i samband med verksamhetsmålen och utveckling av HJC:s kvalitetsarbete. Ledarskap - närmaste chef Två sektioner bytte chefer i samband med enkäten varför svaren ej är relevanta. Två sektioner var sammantagna i svaren varför det var svårt att få klarhet i vem som avsågs. Övriga två sektioner gav ej fullt svarsresultat. Samtliga sektionschefer har påbörjat ett ledarutvecklingsprogram i LIÖ:s regi. Några av dem har skaffat mentorer. Ledarutveckling för den nye produktionsenhetschefen torde aktualiseras när denne är på plats och kommit in i verksamheten. Nästa delårsrapport kompletteras med tidsangivelser där det är möjligt. Arbetet följs upp i HJ-L samt MBG. Lokalfrågan som varit ett stort problem är på väg att lösas. Planering pågår nu för ombyggnad av lokaler i industriområdet i Tannefors och HJC beräknar flytta verksamheten i slutet av september, början av oktober. Kostnader för flyttning är ej med i prognosen. EKONOMI/AU Delårsrapporten redovisar ett underskott om 1,8Mkr. Som framgår ovan är underskottet att hänföras till finansiella kostnader. Driftkostnader ligger enligt prognos, liksom också intäkter. HJC:s metod för beräkning av avskrivningskostnader är ej helt rättvisande varför de bör ses över. LIÖ:s beslut om högsta värde (½ basbelopp) kommer också att medföra ekonomiska konsekvenser varför diskussion om detta bör tas upp med ägarsidan. HJC bör vid halvårsskiftet ha mer information om utfallet. Beroende på resultatet bör diskussioner tas med beställarsidan om behovsbild och kostnader. Arbetet med utveckling av ersättningsmodellen fortgår. HJC har arbetat med processkartläggning och materialflöde. Komplettering av tidredovisning för viss personal har påbörjats. Arbetet med prissättning pågår. Totalt kommer detta arbete att kräva mycket tid av verksamheten. IT

4 HJC har startat införandet av WEBSESAM till förskrivarna inom landstinget och färdig årsplanering för kommande två år är framtagen. HJC står för utbildningskostnaderna. Även från kommunerna finns intresse att kunna använda WEBSESAM. Diskussioner pågår därför med en del kommuner om detta. Arbete med produktdatabasen HIDA fortsätter om än i mindre intensiv takt. Arbete med integrering av SESAM-ADEEKO- FACETT pågår och underlättar utvecklingen av ny ersättningsmodell. LOGISTIK Under perioden har förrådspersonal påbörjat kundbesök ute i verksamheten för att få information om kundbehoven, volym,transporter etc. SERVICE Efterfrågan på service och övriga tjänster ökar nu inför sommaren. Omsättningen av återlämnade hjälpmedel samt hjälpmedel som åter skall ut till brukare är något större än vanligt. Lagernivån har därför minskat på rekonditionerade hjälpmedel, varför extra resurser måste tas i anspråk. Arbetet med den planerade flytten har tagit personalen i anspråk. Utlägg till extern leverantör fungerar bra och omfattar främst ; Rollatorer, elryggstöd samt mobila personlyftar. Ett fåtal leverantörer har alltför långa leveranstider på nya rullstolar och tillbehör. Detta har fått till följd att brukare inte fått sina anpassade rullstolar förrän efter 4-5 månader från utprovningstillfället. Det har varit mycket nyleveranser på nya elrullstolar under våren. Felaktiga eller kraftigt försenade leveranser har skapat bekymmer särskilt betr elrullstolar. Stor medverkan vid utprovningar har inneburit att reparationer fått stå tillbaks något. Insatserna på kommunikationssidan har underlättas av ökad säkerhet hos produkterna. Samtidigt går det åt mycket tid för att ta fram sortiment då den tekniska utvecklingen medför en ström av nya modeller. Efterfrågan ökar på möjlighet att använda databaserade hjälpmedel i ett bredare användningsområde. HJÄLPMEDELSKOSTNADER Intäkter och kostnader ligger i fas med budget. Inköp av hjälpmedel följer i stort sett prognosen men efterfrågan på behandlingshjälpmedel såsom inhalatorer, slemsugar, TENS och insulinpumpar har ökat drastiskt. Några grupper ligger under prognos såsom arbetsstolar, datorer och samtalshjälpmedel. TOLKCENTRALEN Budgeten beräknas vara i balans. Arbetsbelastningen vid Tolkcentralen har inte minskat nämnvärt trots att två vakanser tillsatts. En belastning innebär den beredskapstjänstgöring och förskjutning av arbetstid, som tolkarna har. Införandet av bokningssystem har dock underlättat något. Det införda systemet med avvikelserapporteringen utgör ett bra instrument för kvalitetsförbättringar. Etikprojektet som föregående år varit mycket intensivt är nu på väg in i slutfasen. Arbetet och materialet kring framtagande av värdegrunder har rönt stort intresse både i Sverige och utomlands. Med utgångspunkt från delårsrapport 04/2001 beräknar HjälpmedelsCentrum att gå med ett underskott om 1.8Mkr..

5 Landstingsstyrelsen föreslås besluta a t t godkänna HjälpmedelsCentrums delårsrapport 04/2001 Jorunn Antonsen Hjälpmedelschef