tydligt gemensamt intresse av att systemet skall fungera och kunna serva våra kunder.

Transkript

1 ADDERAT samlade erfarenheter kring IT och affärsnytta Nr 2 Sammanhållet system spar tid och utvecklar kompetensen Bostadsbolag trimmar processerna Från ett digert arbete med tidsödande avstämningar och differenser valde AB Bostaden i Umeå att satsa och kliver över till ett effektivt och sammanhållet IT-system. En lösning som också inneburit ett lyft både för kompetensen och engagemanget. När vi 2003 gick från Movex till Navision var en av orsakerna att vi ville skapa bättre möjligheter att följa med i utvecklingen, inte minst i arbetet med att integrera våra andra IT-system och arbeta mer effektivt. När vi gick från att ha hanterat redovisning och hyresreskontra i två olika system till ett gemensamt var vi tvungna att gå grundligt och metodiskt tillväga. Det var bitvis ett arbete som tog mycket tid men när vi nu ser tillbaks har det nya systemet varit väl värt arbetet, säger Carin Andersson, ekonomichef och systemägare på Bostaden i Umeå. Vad har det nya systemet inneburit för verksamheten? Vad som gör oss som bostadsbolag annorlunda är bland annat förskottsaviseringen. I andra verksam heter tar man i allmänhet betalt efter det att en vara eller tjänst levererats. Arbetet med att anpassa vårt system för detta tog en del tid men innebar också att vi täppte till alla hål. Vi ville inte minst slippa differenser och omfattande avstämningsarbete, som det kan bli om man hanterar avisering och redovisning i olika system. Med det nya systemet slipper vi allt sådant avstämningsarbete. Och framförallt har vi kunnat bredda kompetensen. Nu jobbar alla i samma system vilket gör att alla medarbetare kan hjälpa kunden mycket längre i processen än tidigare. Att alla arbetar i samma system innebär också att vi idag är betydligt mindre känsliga när folk blir sjuka eller går på semester. Vi har överlag också fått en större delaktighet och engagemang, då fler ser möjligheten att delta i utvecklingsarbetet. Det finns ett tydligt gemensamt intresse av att systemet skall fungera och kunna serva våra kunder. Bostaden i Umeå ligger långt fram både vad gäller IT-stöd och viljan att hela tiden förändras för att förbättra verksamheten. De har också en stor egen erfarenhet av att driva IT-projekt. Det gör vårt samarbete smidigt och möjliggör en mycket aktiv förvaltning, säger Börje Holmgren, teamledare på SYSteam i Umeå. Kan du ge exempel på några framgångsfaktorer? Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam har varit en av framgångsfaktorerna. Från en genomtänkt förstudie till projektmetodik till löpande samarbete och support har det fungerat utmärkt. En viktig del var att alla inblandade var med på banan. Ett av målen som fungerat väl är också att det skall räcka med att information läggs in en gång. Något som kräver ett noggrant och metodiskt arbete. EDB ErgoGroup SYSteam finns alltid inom räckhåll och var på plats under det att vi driftsatte vårt nya system. Allt som hände och krävde en lösning togs om hand direkt. Vi höll också tidplanen på ett föredömligt sätt. Ett noggrant förarbete med processkartläggningar och processutveckling är nyckeln till framgång. Att aktivt jobba med förbättringsprocesser i systemförvaltningen gör att IT-systemen ständigt utvecklas. Det blir heller inte så dramatiskt när förändringar sker med de små stegens princip, avslutar Börje Holmgren. Stort antal kunder och transaktioner kräver integration Med ett stort antal kunder och därmed transaktioner (avier, betalningar o s v) ställs stora krav på en effektiv administration. Här spelar moderna integrationsgränssnitt en viktig roll och gör att systemet kan fogas samman med kringliggande system. Den ofta mycket komplicerade reskontraavstämning som måste göras när man har skilda system för hyresadministration och ekonomi har eliminerats helt i bostadsbolagets lösning och är en stor tidsbesparing. Bostaden i Umeå är idag stadens största aktör på hyresmarknaden och hyr ut både studentbostäder, vanliga hyreslägenheter och lokaler. Företaget medverkar även till att förstärka Umeå som en attraktiv plats för tillväxt, genom att både förvalta befintliga fastigheter på ett bra sätt och bygga nya, goda boendemiljöer. Det allmännyttiga bostadsföretaget äger och förvaltar cirka lägenheter, vilket är nära hälften av alla i kommunen. För närvarande har företaget cirka 160 medarbetare. Den affärssystemlösning vi utvecklat tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam matchar våra behov väl och är idag ett viktigt verktyg i en relativt omfattande och komplex verksamhet, säger Carin Andersson, ekonomichef och systemägare på Bostaden i Umeå.

2 Se till effekten, andra gör det! Med höstens antågande påminns vi återigen om vår omvärld och det faktum att Sverige är en ganska liten del i ett stort sammanhang. Att vår ekonomi och vår vardag hänger ihop med marknadsräntor, globala råvarupriser och andra länders valutor har knappast gått någon förbi. För många av oss som varit med några år är det samtidigt tydligt att det idag finns en god portion sans och balans ute bland företagen när det gäller svängningar i konjunkturen. De flesta vet att handbromssladd sällan är rätt grepp vad gäller arbetet med IT. Vi vet också att en viss inbromsning kan föra med sig att sanningar, processer och flöden blir genomlysta på ett sätt som inte alltid sker när ekonomin går på absolut högvarv. På EDB ErgoGroup SYSteam tycker vi om när det är högt i tak och etablerade föreställningar inom IT kan utmanas. Projekt och satsningar skall genomföras när nyttan och effekten är konkret. Det innebär i princip alltid också förenkling, något som återspeglas i flera av de uppslag som finns med i det här numret av Adderat. Processer och system kan nästan alltid bli färre, enklare och mer effektiva. Ett par exempel på företag som tagit frågan om effektivisering och modernt IT-stöd till sig är Schibsted och Nefab. I det här numret av Adderat kan du läsa om hur de skapat en rationell och kostnadseffektiv IT-miljö som bidragit till lägre kostnader och ökad kontroll. Vi ger också exempel på hur vissa områden gått från att handla mycket om förväntningar och framtid till faktiskt genomförande. Molntjänster är ett sådant område. Det är här, nu. I det här numret av Adderat kan du läsa om hur företaget APL skapat smarta och effektiva lösningar baserade på molntjänster. När det gäller arbetet med fusionen till EDB Ergo Group SYSteam är det i full gång. Jämfört med förra numret av Adderat syns det också genom att nummer 2 har en lite annorlunda kostym. Det kanske viktigaste budskapet till vår omgivning är samtidigt att vi fortsätter vara en lokal partner, alltid nära våra kunder med hög kompetens och starkt beslutsmandat. Vi vet att det är en avgörande del i arbetet med att skapa långsiktiga relationer. Det faktum att vi, mer än de flesta, ofta har förmånen att under många års tid följa och medverka till våra kunders Sedan årsskiftet är EDB och SYSteam ett bolag och en del av vår nordiska koncern EDB ErgoGroup. Målsättningen är att skapa Sveriges ledande IT-företag. Tillsammans är vi en starkare partner till kunderna genom en bredare lösnings- och tjänsteportfölj. Vi har en hög verksamhetskompetens från en rad branscher. Genom sammanslagningen får vi en ökad lokal närvaro i hela Sverige med en global leveransmodell. Vi hjälper våra kunder att få konkret nytta av IT genom hela värdekedjan, från lösningar och ko nsulttjänster till outsourcing. Region SME Norr har kontor på orterna Skellefteå, Umeå, Uppsala, Eskilstuna, Stockholm och Karlstad. Nyhetsbladet Adderat ges ut av Region SME Norr Ansvarig utgivare: Fredric Arvidsson Adress: Hovrättsgatan 5, Umeå Telefon: Webb: Citera gärna Adderat men ange källan. 2 Vi önskar våra läsare en riktigt skön höst! En fördel med den relativt blöta sommaren gör att övergången till höst blivit lite mindre kännbar. På EDB ErgoGroup SYSteam blickar vi i alla händelser framåt och hoppas att våra läsare vill vara med på en fortsatt spännande resa! utveckling gör oss stolta och glada. Vi vet idag att långsiktiga relationer skapar en gynnsam miljö för smarta IT-lösningar. Att vi i år haft en god tillväxt och vuxit både genom förvärv och nyrekrytering stärker oss också i övertygelsen att vi är rätt ute. Som alltid är du välkommen att höra av dig till oss om du vill veta mer om något inslag i Adderat eller diskutera ditt företags situation och utmaningar inom IT. Vi finns här och delar gärna med oss av erfarenheter från både hög- och lågkonjunkturer, och allt däremellan. Fredric Arvidsson Divisionschef, Region SME Norr

3 Några av medarbetarna på det nya bolaget Schibsted Centralen AB Schibsted tappar informationen från samma källa Gemensam plattform samlar 30-tal bolag Med färre system att underhålla och bättre möjligheter att renodla och effektivisera arbetsprocesserna skördar mediekoncernen Schibsted nu frukterna av att ha skapat en ny gemensam IT-plattform. Genom att utveckla ett bolag för s k shared services har ekonomi, lön, och IT-funktioner för Schibsteds svenska bolag slagits samman i det nya bolaget Schibsted Centralen AB. Det har inneburit att företaget tagit ett stort steg för att rationalisera hanteringen av de stora datamängder som genereras. Den gemensamma plattformen bygger på en uppgradering till den senaste versionen av affärssystemet Microsoft Dynamics NAV och togs i drift den 1 april Genom att använda ett så kallat Masterbolag och gemensamma register kan stora mängder data nu administreras från ett ställe men användas av alla bolagen. Uppföljningen och rapporteringen från de enskilda bolagen har också blivit kraftigt förenklad då det går att arbeta i en och samma databas. Det nya systemet hanterar bland annat global kontoplan och leverantörsregister. Idag räcker det att fel i exempelvis leverantörsdata rättas på ett ställe oavsett om leverantören används i 30 olika bolag. Lägre kostnader bättre lönsamhet Det rapporteringsverktyg som används i koncernen hämtar i slutänden all data från de olika bolagen från samma databas, i samma format och vid ett och samma tillfälle. Personal som utbildats i systemen kan därmed också lättare hjälpa varandra. Rent ekonomiadministrativt är det förstås också enklare med gemensamma system, register och processer. Det ger effekt både ur ett kostnads- och lönsamhetsperspektiv, säger Katharina Urkko, chef för Shared Service Center Ekonomi och Lön. Schibsted ligger långt framme när det gäller att se möjligheterna att låta ett gemensamt affärssystem effektivisera verksamheten. Att gå från olika versioner av Dynamics NAV till en ny, gemensam version skapar helt andra möjligheter att arbeta rationellt. Det gör också att Schibsted kan starta upp ett nytt bolag som är komplett parametersatt på bråkdelen av den tid det tidigare tagit. När det gäller själva genomförandet och projektet med den gemensamma plattformen är det också tydligt att vi vann tid och minskade kostnader genom samarbetet med vår litauiska utvecklingspartner 1ClickFactory, säger Bo Brask, verksamhetskonsult och projektledare på SYSteam Navigera. Katharina Urkko, chef för Shared Service Center Ekonomi och Lön. På Schibsted är vi mycket nöjda och har stort förtroende för EDB ErgoGroup SYSteam som systemleverantör och deras roll i projektet med att införliva de olika bolagen i det nya systemet, säger Schibsteds Katharina Urkko. Kort om Schibsted Schibsted har idag cirka anställda i 35 länder. Koncernens årsomsättning uppgick år 2010 till 13,8 miljarder norska kronor. I Sverige äger Schibsted bl a Aftonbladet, Svenska Dagbladet, Blocket och Hitta.se. Från bolaget Schibsted Centralen AB arbetar idag 15 medarbetare med ett gemensamt affärssystem som används för flertalet av Schibsteds svenska bolag. 3

4 Ny sökmotor tar raka vägen till rätt information Samhall effektiviserar IT-stödet I december 2010 lanserade Samhall ett helt nytt ledningssystem byggt på en uppgraderad version av webbpubliceringssystemet EPiServer. Den sökmotor som fanns i ledningssystemet Navet var däremot inte förändrad och upplevdes som alldeles för svag. Medarbetarna hade slutat använda den för länge sedan. Vi såg oss därför om på marknaden för att få en översikt av vilka alternativ som fanns. Då vi redan hade SharePoint i vår miljö (kund- och leverantörsportal) och visste att där fanns en sökmotor, tog vi kontakt med EDB ErgoGroup SYSteam i Umeå för en diskussion kring vad som var möjligt att åstadkomma med våra förutsättningar, säger Annika Molin, chef för IT-systemförvaltning på Samhall. Kraven var att sökmotorn skulle söka på: All information som finns i nya Navet/lednings- systemet Alla dokument som finns länkade i Navet/lednings systemet Kund- och leverantörsavtal i befintlig SharePoint lösning 4 Ytterligare ett krav var att lösningen gradvis skulle kunna uppdateras till att söka i andra datakällor och applikationer. Den behörighetsstruktur som fanns i avtalen respektive Navet skulle givetvis också slå igenom i sökningen. Vi lade också stor vikt vid att lösningen skulle vara användarvänlig och utvecklingsbar (med kontinuerlig utveckling av verktyget). Arbetet startade förutsättningslöst med en workshop där ansvariga för Navet och IT-personal tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam modulerade fram en tänkt lösning. Det som då arbetades fram var en lösning som innebar möjlighet att efter en första sökträff förfina sökningen utifrån de olika delarna i den sökbara informationen, till exempel regionsidor, processer, nyheter, avtal etc. Vår gemensamma workshop resulterade i ett lösningsförslag som antogs av Samhall. säger Annika Molin. Lösning som fungerar och används Ett projekt tog vid där EDB ErgoGroup SYSteam implementerade lösningen i en testmiljö och Samhall testade all funktionalitet. En utmaning var att Samhall ville kunna söka ledningsinformation i olika huvud- och delprocesser vilket också löstes genom funktionen att förfina sökningen. Den nya sökmotorn lanserades i början av april 2011.

5 Tillsammans med det nya ledningssystemet har Samhalls användare idag fått en helt annan möjlighet att hitta rätt information. Vi har också fått ett mycket positivt gensvar från ett flertal användare. Idag har vi varje dag cirka 250 unika användare av sökmotorn och antalet sidvisningar per dag är cirka stycken. Totalt omfattar sökmotorn omkring användare i Samhall. Samhall är en spridd organisation med medarbetare i hela landet. Här spelar Navet en viktig roll när det gäller att alla enkelt kan nå rätt information, fortsätter Annika Molin. Att kunna söka direkt på kund- och leverantörsavtal utan att gå omvägen via en separat applikation för att få upp ett eftersökt avtal är särskilt värdefullt. Bra lösning som blir bättre På Samhall är även administratören av sökmotorn mycket nöjd med funktionaliteten i administrationsverktyget. Här finns exempelvis möjlighet till sponsrade länkar och verktyg att följa upp eventuella misslyckade sökningar, statistik på populära sökningar med mera. Genom att hela tiden förfina sökträffarna utifrån synonymer och sökningar som inte lyckas blir också sökmotorn uppdaterad och allt bättre ju mer den används. Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam har fungerat mycket bra. Vi hade en väl strukturerad process och diskussion där vi kom fram till en lösning som också konkretiserades. Lösningen blev det vi förväntade, det vill säga inget utlovades som inte också gick att genomföra, avslutar Samhalls Annika Molin. Bygger på SharePoint Samhall har som många andra företag mängder av information i flera olika format och från olika informationskällor. Sökmotorn som bygger på SharePoint 2010 möjliggör avancerad sökning, dels genom stöd för indexering av de vanligaste informationskällorna som interna och externa webbsidor, dokument lagrade i filstrukturer, e-post och olika versioner av SharePoint, dels genom bra sökfunktioner som förfining, filtrering, sortering, egna söktermer, bästa val och relevans. Sammantaget ger det en bra sökupplevelse. Idag har Samhall en sökmotor som motsvarar de stora kommersiella sökmotorerna på marknaden fast i företagsformat säger Thomas Johansson, teamledare på SYSteam i Umeå. Kort om Samhall Samhalls uppdrag är att producera efterfrågade varor och tjänster och genom detta skapa meningsfulla och utvecklande arbeten åt personer med funktionsnedsättning. Varje år rekryteras cirka Samhallmedarbetare av andra arbetsgivare. Samhall agerar på marknadsmässiga villkor och har verksamhet inom rengöring, produktion och närservice. De flesta av Samhalls medarbetare finns ute hos kunderna, antingen i serviceuppdrag eller i bemannade lösningar. Bland Samhalls kunder finns IKEA, Permobil, Max hamburgerrestauranger, Sodexho och Volvo. Ett flertal kommuner är också kunder hos Samhall, bland andra Luleå, Härnösand, Västerås, Stockholm och Malmö. 5

6 Bufab bygger broar - Nytt systemstöd ger snabb återbetalning Med en ny gemensam modell för företagets ekonomifunktioner har svenska Bufab gått från en brokig flora av olika lokala systemstöd till ett, sammanhållet och effektivt. Istället för utspridda systemöar har Bufab utvecklat en s k common model. Genom att tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam införa en gemensam modell har Bufab, med huvudkontor i Värnamo, dels lyckats möta företagets krav på central kontroll och styrning, dels skapat ett verktyg som kan möta olika länders lokala regler och lagar. Bufabs affärsidé är att utveckla, tillverka, köpa in, marknadsföra och hantera ett brett sortiment av fästelement. Allt uppbackat av kraftfulla logistiklösningar för effektiv distribution. Tradingprodukter utgör idag ca 90 % av Bufabgruppens verksamhet. Egentillverkade kundanpassade specialfästelement utgör också en viktig del av sortimentet. Vi har haft en kraftig tillväxt de senaste åren. Med ett antal större förvärv och verksamhet i ett flertal länder såg vi samtidigt ett tilltagande behov av att skapa en mer samlad och automatiserad ekonomiprocess. Man kan säga att vi ville bygga broar och skapa en sammanhållen miljö där alla bolag kunde ha ett gemensamt arbetssätt, säger Joakim Karlsson, CFO på Bufab. 6 Ett av de mer lyckade projekten På Bufab har införandet av Jeeves ekonomisystem gett tydliga effekter. Sett till kostnadsbesparingar har företaget reducerat antalet heltidsanställda sysselsatta inom ekonomiadministration med åtta personer. Det innebär, försiktigt räknat, att investeringen i ett nytt, gemensamt ekonomisystem återbetalat sig inom två år. Dessutom finns givetvis andra, viktiga värden som ökad kontroll och styrning. Att projektet i sig inneburit ett kunskapslyft i stora delar av vår organisation är också tydligt, både lokalt och centralt. Av de projekt jag känner till och som syftat till att teffektivisera verksamheten känns det här som ett av de mer lyckade, fortsätter Bufabs Joakim Karlsson. Arbetet med Bufab har genomgående varit väldigt stimulerande. Vi såg utmaningarna men också möjligheterna att skapa ett helt nytt systemstöd för en geografiskt utspridd organisation. Idag ser vi det som ett bra exempel där verksamhetsutveckling byggd på vår plusmodell tillsammans med en effektiv lösningsleverans ger en snabb och tydlig effekt, säger Daniel Aronsson, Divisionschef, Region SME Syd. En lärdom av projektet är också att analysarbetet och arbetet med en common model tagit en del tid i anspråk men i gengäld gett en stabil grund att bygga på. Att företaget infört ett gemensamt koncernspråk (engelska, red anm.) har också inneburit arbete men också gett tydliga effekter, inte minst har det underlättat arbetet i Bufabs helpdesk. Det har självklart funnits tillfällen då önskemål från lokalt och centralt håll gått åt skilda håll. Idag är det dock tydligt att vi går i takt både vad gäller arbetssätt och målbild. En så här bred utrullning i flera länder hade heller aldrig lyckats om det inte vore för det engagemang och den kompetens vi tillförts genom samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam. Våra egna medarbetare är förstås också en mycket viktig del i projektets framgång. Under arbetets gång har vi upptäckt saker som vi idag har helt andra möjligheter att åtgärda än tidigare. Att jag och exempelvis vd:n i vårt tjeckiska dotterbolag nu har omedelbar tillgång till samma information underlättar förstås arbetet en hel del, avslutar Joakim Karlsson. Bufab har från år 2005 till 2011 ökat sin årsomsättning från ca 1,1 till ca 2,2 miljarder kronor. Under samma period har sex större företagsförvärv genomförts samtidigt som flera nya dotterbolag startats har varit ett fantastiskt år för Bufab. Vi känner ännu ingen inbromsning. Sen kan det om inte annat komma att bli en del psykologiska effekter av att vi rört oss in i mer turbulenta tider. Vad gäller arbetet med IT-stöd är min erfarenhet samtidigt att det är ett arbete som är mer långsiktigt och inte vinner på att styras alltför mycket av den för stunden rådande konjunkturen. Det handlar snarast om ständig utveckling och förbättring, Joakim Karlsson, CFO Bufab.

7 Funktion i första rummet Läkemedelspecialist ser till helhet och nytta På läkemedelsföretaget APL har man valt att fokusera på det man är bäst på, utveckling och tillverkning av läkemedel, ett område med extremt höga krav på kvalitetsuppföljning och processer. Med ett uttalat fokus på kärnverksamheten har APL därmed också valt att köpa IT med funktionsansvar. Det innebär, precis som det låter, att ITstödet tillhandahålls som en funktion snarare än exempelvis ett affärssystem. Genom att köpa funktion och använda en så kallad privat molntjänst har APL dels möjlighet att förhållandevis enkelt se till att IT-stödet kan anpassas och matcha företagets utveckling, dels behöver APL inte intern specialistkunskap eller medarbetare som aktivt följer varje steg inom utvecklingen av IT. APLs egen IT-avdelning kan istället fokusera på helheten och tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam se till möjligheterna att få ut maximal verksamhetsnytta. Förändrad bransch ställer höga krav Som ett led i att bli ännu mer kundfokuserade jobbar APL kontinuerligt med att öka flexibiliteten för att möta våra kunders behov. Det innebär att vi ofta arbetar nära våra kunder och som partners gemensamt utvecklar läkemedel till vården eller läkemedelsföretag. Det ställer i sin tur stora krav på IT-stödet. Från vår sida innebär det att vi måste ha ett helhetsperspektiv och kunskap om företaget som kan fungera som länk mellan verksamheten och IT-stödet. Från vår samarbetspartner EDB ErgoGroup SYSteam krävs dels kunskap om vår verksamhet men givetvis också specialistkunskap om den IT-miljö vi använder, säger Jan Hedlund, IT-chef på APL. Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam sträcker sig flera år tillbaks i tiden och omfattar förutom drift, förvaltning och support även tjänster inom utveckling och projektledning. De har visat sig snabba och är lätta att komma i kontakt med på alla nivåer. Sen har vi inte alltid tyckt lika om saker och ting men med tanke på hur omfattande samarbete vi har haft genom åren vore det kanske konstigt annars. Då det gäller affärssystemet har vi nyligen slutfört en uppgradering av vårt affärssystem Dynamics AX. Det är därför lite tidigt att säga något om effekten av att köpa funktion i just det fallet. Vi ser dock möjligheterna och räknar med att effekten kommer och blir tydlig, säger APLs Jan Hedlund. Genom att bygga APLs serverpark med SYSteam Business Critical Services infrastruktur som plattform kan APL idag arbeta med en så kallad privat molntjänst. I korthet innebär den typen av lösning att datakapacitet och tjänster levereras via företagsnät eller Internet. Det kan exempelvis omfatta infrastruktur, kontorsapplikationer och affärsfunktioner där konceptet innebär att man köper eller hyr IT utifrån hur mycket som används. För våra kunder erbjuder den här typen av lösning att de förutom kostnadsbesparing kan skapa effektivare processer och uppnå en hög grad av integration mellan tjänster. Vad gäller APL är det ett bra exempel på hur vår organisation kan arbeta effektivt och sida vid sida med uppdragsgivarens egen IT-avdelning, säger Gösta Persson, vd för SYSteam Business Critical Services. Jan Hedlund, IT-chef, APL Kort om APL På APL arbetar cirka 440 medarbetare med utveckling och tillverkning av läkemedel. Ett effektivt IT-stöd är idag en absolut förutsättning i den bransch APL verkar. På APL lyfter man fram effektiv integration med kunder och leverantörer som särskilt viktiga områden som kräver tydlig nytta av IT-stödet. 7

8 B Modernt affärssystem ger draghjälp på global marknad Förpackningsspecialisten Nefab stuvar om i sin IT-miljö Med ett antal förvärv, stor organisk tillväxt och en relativt komplex företagsstruktur med olika affärssystem i olika länder befann sig Nefab i en situation där företaget behövde se till möjligheterna att effektivisera verksamheten. En snabbt ökande mängd produkter och tjänster tillsammans med krav på en gemensam klassificering och ett gemensamt språk som stöd för verksamheten har därför gjort att förpackningsspecialisten Nefab valt ett nytt affärssystem, Microsoft Dynamics AX. Vi bedömde det som bättre att under kontrollerade former ta kostnaden för ett nytt affärssystem och en ny IT-plattform hellre än att riskera en utveckling där vi inte själva kan påverka kostnader och den slutliga lösningen. Vårt nya koncerngemensamma affärssystem som införts tillsammans med EDB ErgoGroup SYSteam har gett oss ökad kontroll samtidigt som vi behåller initiativet, säger Martin Sandwall, Group ERP Manager på Nefab. Färre delmoment och minskad pappershantering Att Dynamics AX är skalbart innebär att systemet enkelt kan anpassas både för våra producerande enheter och för våra olika säljbolag. Nefab finns i över 35 länder och kraven att stödja både språk och olika legala aspekter är stora. Resultatet av det nya affärssystemet har varierat, främst beroende på bolagens tidigare systemmognad, men effektivare transaktionshantering, minskad pappershantering och minskade lager är exempel på positiva effekter som har kunnat påvisas. Med ett gemensamt system har vi också fått en mycket tydlig bild av våra totala drift- och underhållskostnader. Känslan är att dessa är lägre än tidigare, trots att vi numera har en mycket säkrare miljö med avseende på backuper och redundans, fortsätter Martin Sandwall. I en del fall innebär den nya lösningen också en stor fördel gentemot lokala konkurrenter som idag inte kan matcha Nefabs moderna och flexibla IT-miljö. Förpackningar ofta unika Vad många inte vet är att de flesta förpackningar idag är kundunika. Här har Nefab en mycket god hjälp av den produktkonfigurator som finns i affärssystemet. Vår stora egna produkt är idag plywoodlådor. Det låter enkelt men produktkonfiguratorn är här ett mycket effektivt hjälpmedel som gör att vi smidigt kan hantera kundunika önskemål. Ett annat exempel på hur IT-stödet gör skillnad är från Frankrike där vi tagit över en kunds hela förpackningshantering via en integrerad webbshop som är kopplad både till vårt och kundens affärssystem. Överlag har en gemensam miljö gjort att vi fått betydligt bättre möjligheter att återanvända smarta lösningar på flera marknader. För en tid sedan införde vi en ny organisation med fokus på våra olika marknadssegment. I samband med detta genomfördes en uppdatering av all grunddata vilket till stor del kunde göras automatiskt för de 30 bolag som använder vår centrala AX-miljö. Utvecklingen av ett effektivt IT-stöd har delvis drivits på av globala kundkrav. Att arbeta med stora, internationella kunder kräver att man snabbt kan ta fram översiktlig och global information. Idag har vi en modern IT-plattform som ger oss en konkurrensfördel gentemot omvärlden, säger Nefabs Martin Sandwall. Samarbetet med EDB ErgoGroup SYSteam fungerar bra. De är genomgående flexibla i sitt åtagande. Eftersom vi även använder EDB ErgoGroup SYSteam som outsourcingpartner har de under projektets gång alltid haft ett stort och aktivt åtagande. I takt med att vår interna organisation utvecklats har samarbetet också utvecklats under resans gång. Oavsett i vilken fas vi befunnit oss har det aldrig varit några problem för EDB ErgoGroup SYSteam att anpassa sig, avslutar Nefabs Martin Sandwall. Idag arbetar drygt 500 aktiva användare i den nya centrala AXmiljön. Bland de fördelar Nefabs nya affärssystem erbjuder finns bl a effektiv hantering av internhandel, möjlighet till snabb uppföljning av data och jämförelser, integrationer med webshopar, hantering av masterdata och marginaluppföljning.