CRC styrelse möte

Transkript

1 Frslag till beslut CRC styrelsen CRC Clinical Research Centre Hugh Connell CRC freståndare CRC styrelse mte Punkt 12 REMISS: Inkpspolicy och Freskrifter fr inkp Bakgrund Rektor beslutade inrätta ett projekt med uppdrag att arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som mjliggr fr universitetet att flja lagar och regler inom inkpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt. Projektet heter Bättre inkp och pågår ht 2009 ht 2011 (bilaga). Rektor begär in yttrande från universitetets verksamheter angående Inkpsplan med frslag till inkpspolicy och freskrifter fr inkp senast den 28 juni CRC arbetsutskott frslår att styrelsen ger i uppdrag till Andreas Andersson, Administrativ chef, Medicinska institutionskansliet, Malm att tar fram en yttrande från CRC styrelsen till rektor angående Inkpspolicy och Freskrifter fr inkp. Frslag till beslut CRC styrelsen beslutar att ge i uppdrag till Andreas Andersson, Administrativ chef, Medicinska institutionskansliet, Malm att tar fram en yttrande från CRC styrelsen till rektor angående Inkpspolicy och Freskrifter fr inkp. Postadress CRC, Lunds universitet, Ing 72, Universitetssjukhuset MAS, Malm Besksadress CRC, Ing 72, Universitetssjukhuset MAS, Malm Telefon dir , växel Telefax E-post hugh.connell@med.lu.se Internet

2 REMISS EK 2010/26 Sektionen Ekonomi Projektledare / processledare Agneta Sjfors Områdesstyrelser Sektioner Internrevisionen USV Styrelsen vid Campus Helsingborg Lunds universitets studentkårer REMISS: Inkpspolicy och Freskrifter fr inkp Bakgrund Rektor beslutade inrätta ett projekt med uppdrag att arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som mjliggr fr universitetet att flja lagar och regler inom inkpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt. Projektet heter Bättre inkp och pågår ht 2009 ht Inkpsplan med frslag till inkpspolicy och freskrifter fr inkp Inom ramen fr projektet Bättre inkp har bifogade inkpsplan arbetats fram. Planen innehåller frslag till inkpspolicy och till freskrifter fr inkp finns i kapitel 5.2. Ni bereds härmed tillfälle att yttra er ver frslagen. Övriga delar av inkpsplanen finns fr att sätta in frslagen i ett sammanhang. I frsta hand efterfrågas således synpunkter på frslagen till policy och freskrifter, men synpunkter på inkpsplanen som helhet är också välkomna. Yttrande ställs till rektor och skickas till Agneta Sjfors, Ekonomi, Hs 31, senast måndagen den 28 juni Svaren skickas även i word-format via e- post till Agneta.Sjofors@eken.lu.se. Frågor på innehållet i frslaget besvaras av Agneta Sjfors, ankn.: , e- postadress: se ovan. Med vänlig hälsning Agneta Sjfors Postadress sektionen Ekonomi, Box 117, Lund Besksadress Paradisgatan 5 C, Lund Telefon E-post agneta.sjofors@eken.lu.se

3 PLAN FÖR BÄTTRE INKÖP Ver Datum Diarienummer EK 2010/26 Agneta Sjfors Projektledare Bättre ink p

4 Innehåll

5 Lunds universitet ska ha en inkpsorganisation, och verktyg och rutiner, som mjliggr fr universitetet att flja lagar och regler inom inkpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt 1. Universitetet ska samtidigt leva upp till den statliga reglering som är på gång avseende e-handel. 2 I denna rapport gås igenom nuläge (kap 2), brläge (kap 3) och vilken frändring som behvs (kap 4), samt läggs frslag till inkpspolicy och freskrifter fr inkp (kap 5). Det är de senare som remissbehandlas. Övriga delar av planen utgr underlag fr att sätta in dem i ett sammanhang. Definitioner Med inkp avses hela processen från behov till betalning, d v s upphandling, avtalshantering, avrop från ramavtal, leveranskontroll och fakturahantering. Med institution menas i detta dokument även andra jämfrbara organisatoriska enheter inom Lunds universitet, såsom t ex centrumbildning, områdeskansli och sektion. Med prefekt menas även chef fr sådan enhet. Sammanfattning Universitetet har idag stora brister avseende både inkpsorganisationen och inkpsstrategiskt arbete. Det finns dock mycket som är bra och som vi kan bygga vidare på fr att gra effektivare inkp och bättre affärer. Frändringar behvs också fr att mta ett tryck från regeringen avseende både kad e-handel och bättre lagefterlevnad. När det gäller e-handel vet vi ännu inte exakt vad kraven kommer att innebära fr hur vi arbetar med inkp. När det gäller lagefterlevnad så finns lagfrslag som bl.a. innebär en risk fr bter vid lagverträdelse. Nuläge i korta drag: Många kompetenta inkpare, men strukturer och std saknas, deras kompetens ger inte påtaglig positiv helhetseffekt Finns bra verktyg som kan bli ännu bättre Otillräckligt std och bristande styrning Fr lite inkpsstrategiskt arbete Fr många inkpare => kvalitets- och effektivitetsproblem Olyckliga leverantrsbindningar => handlar ibland ondigt dyrt Framtiden: En inkpsverksamhet som bygger på tydliga roller och ansvar, samverkan, std och uppfljning. Arbetet med att frbättra stdet fr inkpsverksamheten och att mjliggra en bättre uppfljning lägger en ndvändig och viktig grund att stå på. Det ska vara lätt att gra rätt och då är det t ex särskilt viktigt med en bra information om våra avtal. Därutver ska det finnas en inkpsorganisation med tydliga roller och ansvar där vi tillsammans kan arbeta fr frbättringar på både kort och lång sikt, både avseende vår frmåga att gra bra affärer och avseende vår inre effektivitet. I korta drag: Inkpssamordnare utgr kontakt och sprider information Prefekter ser till att de som arbetar med inkp har ndvändig kompetens Ekonomisektionen ser till att det finns ndvändiga utbildningar och ett bra std Inkpschefen driver det inkpsstrategiska arbetet Produktkategoriteam fr kad samverkan Inkpsråd fr att bl.a. kunna stämma av vergripande inkpsstrategier mot andra universitetsvergripande strategier. Upphandlare handlägger alla upphandlingar ver direktupphandling (f n ca 300 tkr). Processägaren fr inkp fljer inkpsprocessen och bedriver kontinuerligt frbättringsarbete

6 Lunds universitet har på det stora hela, centralt såväl som lokalt, en inkpsorganisation som inte är så effektiv som den skulle kunna vara, och som gr fr mycket fel och orsakar ondiga kostnader (se nedan). Det finns dock både flera goda exempel att bygga vidare på, och en stor potential bland den personal som arbetar med inkp, att med rätt strukturer och ett bättre std, gra betydligt bättre affärer som är både mer arbetseffektiva och mer lagenliga. Vi har även bra inkpsverktyg som vi kan frbättra ytterligare och även utnyttja bättre. 2.1 Inre och yttre tryck Internrevisionen har bl.a. i sina årsrapporter fr och fr pekat på behovet av en versyn av organisationen fr upphandlingsverksamheten. I missiv skriver de att granskningen har visat att den interna styrningen och kontrollen brister både avseende effektiviteten i inkpsprocessen och fljsamhet mot lagar, frordningar och interna regelverk, och de rekommenderar universitetsledningen att begränsa antalet beställare, klargra hur eventuella skadestånd kan drabba enheter som inte fljer ingångna ramavtal, frbättra skmjligheterna i avtalsdatabasen, ge riktad information om avtal till dem som kper in aktuella produkter, i hgre utsträckning ta in synpunkter från användarna vid nya upphandlingar och flja upp kptroheten lpande. Riksrevisionen har utfrt en granskning av inkp/upphandlingar vid Lunds universitet. Iakttagelser från denna tar de upp i sin revisionspromemoria till universitets årsredovisning fr De rekommenderar universitetet att frbättra den interna styrningen och kontrollen i inkps- och upphandlingsprocessen. Verksamheten behver organiseras på ett sätt som mjliggr inkpssamordning och uppfljning. Universitetet br infra centrala kontrollfunktioner fr att säkerställa att LOU och interna riktlinjer efterlevs vid kp av varor och tjänster. Bristerna som Riksrevisionen fann är så allvarliga att de kommer att gra en uppfljning. Risken fr att det kommer att bli dyrt att gra fel kar. Dels har det blivit vanligare med skadeståndsanspråk 7 och verprvningar 8, dels finns lagfrslag 9 som bl.a. omfattar en upphandlingsskadeavgift som ska kunna dmas ut mot de myndigheter som inte fljer reglerna fr offentlig upphandling. Avgiften freslås vara upp till tio procent av avtalets värde, dock lägst tio tusen kronor och hgst tio miljoner kronor. I frslaget finns även frslag att en frvaltningsdomstol ska kunna ogiltigfrklara ett avtal som ingåtts utan att upphandlingen dessfrinnan har annonserats. Vidare infrs enligt frslaget fasta beloppsgränser fr när direktupphandlingar får ske. Beloppet freslås bli 15 procent av trskelvärdet, d v s cirka kronor. Beloppet gäller fr alla kommuner, landsting och statliga myndigheter. Den nya lagstiftningen frväntas träda i kraft 15/ Proposition 10 om frändringarna verlämnades till riksdagen den 8 april Ekonomistyrningsverket har i uppdrag att leda och samordna infrande av e-beställningar i staten. I deras statusrapport i december finns frslag till reglering och tidplan. I korthet: Frordning: Krav att hantera beställningar elektroniskt

7 Freskrift: Krav att använda ett IT-std med arbetsflde fr att stdja beställnings-, leveransoch fakturahanteringsprocesserna Allmänna råd: Rekommendation om godkännande innan order går iväg till leverantr. Infrande: Lunds universitet ingår i etapp 1, med infrandedatum 1/ En ny svensk webbtjänst riktar ljuset mot svenska myndigheters utgifter, och på fretag som fakturerar staten. En del information är gratis, och mot betalning kan man få utfrliga listor ver vad olika fretag har fakturerat staten. Det är entreprenren Jonas Lejon som startar webbsajten govdata.se Verksamhetens behov En behovskartläggning har genomfrts med hjälp av intervjuer dels med några inkpare, dels med ca en institution per område. Institutionerna har själva fått avgra vilka personer som tillsammans verblickar deras inkpsbehov. Infr projektet hlls också ett par idémten med universitetsanställda som undervisar/forskar inom inkp och upphandling. Även behov och synpunkter som framkom i den behovsanalys som gjorde i projektet En frnyad administration under februari-mars har tagits tillvara. Här ges en kort summering av helhetsintrycket avseende behov från de genomfrda intervjuerna och samtalen. Annat som framkom avseende vårt nuläge presenteras på andra ställen i rapporten. Sammanställning av alla intervjuer finns i appendix A. Institutionerna har olika behov. Från de extremt experimentella/laborativa institutionerna med mycket särskilda inkpsbehov till de rent teoretiska med få och mer standardiserade inkpsbehov. Prefekterna behver std och incitament fr att kunna bedriva sin del av frbättringsarbetet Från inkparna finns en efterfrågan på tydlighet, verktyg som fungerar, bra information om avtal, upphandlingsstd (särskilt de mer juridiska/formella bitarna), kad samordning och std/mandat från ledningen (alla nivåer) Hos brukarna finns ett behov av ett professionellt std Tillägg: Det är värt att notera att ett flertal av institutionsbesken har resulterat i att institutionen ifråga uppmärksammat att de har upphandlingsbehov där de behver std och hjälp av Inkp och upphandlingsavdelningen. Kort efter mtena har de hrt av sig med frågor och upphandlingsuppdrag. 2.3 Strategi, styrning och processer Universitetet har en upphandlingspolicy 14 samt Freskrifter fr tillämpning av universitetets upphandlingspolicy 15. I samband med infrandet av elektronisk inkps- och fakturahantering 2006/07 sammanfrdes de centrala upphandlings- och fakturahanteringsdelarna av organisationen under samma enhet och perspektivet inkp tillfrdes, samt brjade ett processynsätt tillämpas ( behov-tillbetalning ). I och med detta så har en betydligt bättre central inkpskompetens brjat byggas upp. Forskarna har ofta ett enormt prisfokus Finns exempel på olyckliga leverantrsbindningar där verksamheten handlar utanfr avtal till hgre priser än de skulle fått om de handlat på avtal. Exempel:

8 o En stickprovskontroll på några bokinkp hsten 2009 visar att man vid kp av bcker från icke-avtalsleverantrer gett i genomsnitt 27% mer än om bckerna hade kpts av avtalsleverantr. Priserna på bcker utanfr avtal var mellan 21% och 62% hgre. Avtalstroheten varierar och är fr en del produktkategorier tveksam. Att mäta avtalstrohet är svårt men det går att gra någorlunda tillfrlitliga skattningar. Uppskattningar fr 2008 (ex): kemikalier 44%, gas 73%, resor 75%, bcker 45%. Vi fljer inte regler och riktlinjer tillräckligt väl. Frutom den bristande avtalstroheten finns t ex brister avseende upphandling: Vid upphandling enligt frenklat frfarande (f n mellan 300 tkr och 1,2 Mkr) ska frfrågningsunderlaget t ex publiceras i vissa forum annonserades fr hela universitetet endast 16 sådana upphandlingar och fr 2009 endast 13 stycken, vilket är orimligt låga siffror. Detta talar fr att det grs många antingen otillåtna direktupphandlingar eller felaktigt genomfrda upphandlingar. Riksrevisionen fann mycket riktigt i sin granskning att otillåten direktupphandling gjorts i åtta fall bland ett stickprov om inkp från 15 leverantrer. Frutom att vara ett lagbrott så innebär detta även ett enormt slseri med pengar. Det finns studier som visar att genomsnittsvinsten vid en upphandling ligger på mellan 20 och 25 procent av värdet jämfrt med priset hos en slumpmässigt vald leverantr. 17 Bortåt hälften av de skannade fakturorna fastnar i ankomstkontrollen i Lupin p g a bristande information som t ex att referensuppgift saknas eller är felaktig. 2.4 Organisation och ansvar Arbetsfrdelning: o På sektionen Ekonomi: Processägare och processledare fr inkp arbetar på en vergripande nivå med processutveckling fr att se till att inkpsprocessen är ändamålsenlig, effektiv, flexibel och etablerad. Avdelningen Inkp och upphandling upphandlar ramavtal, handlägger upphandlingar ver trskelvärdet (ca 1,2 Mkr), ger råd i upphandlingsfrågor, ansluter leverantrer fr e-faktura och e-beställning, skter administration och drift av Lupin avseende beställning m m. Avdelningen Fakturahantering och utbetalningar skter administration och drift av Lupin avseende fakturahantering och arbetsflde m m. o På institutioner och andra organisatoriskt jämfrbara arbetsenheter grs avrop på befintliga avtal, direktupphandlingar och upphandlingar under trskelvärdet (enligt s.k. frenklat frfarande) samt hanteras leverantrsfakturor. Prefekten är inkpsansvarig. Enligt dagens upphandlingspolicy ska varje institution ha en inkpssamordnare. Inkpssamordnare är prefekt eller annan anställd vid institutionen som prefekten utser. Institutionen skall registrera inkpssamordnare samt uppdatera uppgift om inkpssamordnare i universitetets katalogsystem (LUCAT). Är prefekten inkpssamordnare skall även detta anges särskilt i universitetets katalogsystem. I LUCAT finns inkpssamordnare registrerad fr endast cirka hälften av institutionerna och vriga enheter. Ansvar och delegeringar: o Universitetsstyrelsen Universitetets hgsta ledning. Beslutar bl.a. i viktigare frågor om verksamhetens vergripande inriktning och hgskolans organisation samt om viktigare freskrifter 18 ä å ä ä å ä ä å ä

9 o Rektor Universitetets chef. Beslutar om universitetsgemensamma freskrifter, vilka inte ligger under universitetsstyrelsens ansvarsområde. 19 o Frvaltningschef Ansvarar infr rektor fr bl.a. universitetets administration och ekonomi. Har på delegation av rektor 20 en generell rätt att besluta om tillämpningsfreskrifter inom sina ansvarsområden och specifikt om regler och former fr universitetets inkp och upphandling respektive om tecknande av tilldelningsbeslut, ramavtal och vriga avtal om kp. Har även delegation att hantera verprvningar av upphandlingar och att infr domstol freträda myndigheten i sådana ärenden. o Dekanus ansvarar fr ekonomin och fr att området fljer såväl gällande lagar, frordningar och avtal som Lunds universitets lokala regler. 21 o Prefekten ansvarar särskilt fr den ekonomiska frvaltningen fr institutionen 22 och har enligt delegationsordning 23 rätt att godkänna beställning/anskaffningsbeslut och attestera faktura, frskott, reseräkning och utläggsräkning avseende institutionens utgifter. När prefekten inte är tillgänglig har ställfreträdande prefekten denna rätt. Prefekten är alltid oavsett delegationer ansvarig fr hela institutionens ekonomiska situation och interna kontroll. o Sektionschef Ekonomi är processägare fr inkpsprocessen och systemägare av inkpssystemen Lupin och TendSign. Processägarskapet innebär ett ansvar fr inkpsprocessen sedd som en struktur att den är definierad, ändamålsenlig, effektiv, flexibel och etablerad. På delegation av frvaltningschefen 24 har sektionschef Ekonomi rätt att: - besluta om hanteringsrutiner i de aktuella IT-systemen, - besluta om regler och former* fr universitetets inkp och upphandling, - fatta tilldelningsbeslut samt att teckna ramavtal och vriga avtal om kp, - besluta i upphandlingsärenden ver den gräns som fastställs av frvaltningschefen i riktlinjer / beslut fr upphandling, - besluta när statliga ramavtal ska användas eller egen ramavtalsupphandling ska initieras, - hantera verprvningar och att freträda universitetet infr domstol i dessa ärenden * Med regler och former avses generellt tolkningsfreträde i tolkning av gällande regelverk. Sådan tolkning kan gras i specifik fråga eller i utfärdande av anvisningar, allmänna råd, riktlinjer etc. Specifikt fr sektionen Ekonomi avses t ex - utformning av rutinbeskrivningar fr inkps- och upphandlingsprocessen med utgångspunkt i gällande lagstiftning på området, exempelvis val av upphandlingsfrfarande, utformning av frfrågningsunderlag, kravspecifikation, utvärderingsmodeller, tilldelningsbeslut, kpeavtal, ramavtal samt direktkpsavtal, - universitetsgemensamma riktlinjer fr elektronisk handel i universitetets e- handelssystem, - universitetsgemensamma riktlinjer fr elektronisk upphandling i universitetets e- upphandlingssystem ä å ä ä ä å å å å å å å å ä

10 Till synes ver personer är inblandade i inkpsverksamheten (jfr anställda). Inkpsorganisationen är mycket decentraliserad och det finns väldigt många sällananvändare i Lupin. o Enligt intervjuer i samband med En frnyad administration så upplever många att det är problematiskt med sällananvändare. o Användarstatistik fr Lupin 2009 visar att drygt 30% av användarna var inaktiva (nästan 1500 personer). Drygt 20% (ca 1000 personer) hanterade fler än 50 fakturor eller beställningar. Mer än 500 av dessa var även aktiva attestanter. Det totala antalet aktiva attestanter var ca 800 stycken. Totalt var det således ca 1300 personer som var aktiva attestanter och/eller hanterade fler än 50 fakturor eller beställningar. Endast 2% (ca 100 personer) hanterade fler än 500 fakturor eller beställningar. Sammantaget således ca användare i Lupin, varav drygt 60% kan anses vara sällananvändare. Inkpssamordning: o Graden av inkpssamordning varierar kraftigt mellan institutionerna o Många har en samordning av inkp fr vissa produkter ibland fr flera institutioner tillsammans (t ex om de sitter i samma hus). En del har en total samordning av samtliga inkp, d v s att alla typer av inkp samlats på en eller ett fåtal inkpare, i några enstaka fall fr hela institutionen och i fler fall fr en avdelning, forskargrupp eller dylikt. o Institutionens lokalsituation påverkar deras samordningsmjligheter. Upplevs vara svårare när de sitter utspridda än när de sitter samlat. o Den inkpskompetens som finns ute i verksamheten är utspridd och det erfarenhetsutbyte som sker är begränsat. 2.5 Std och uppfljning Vi har ett IT-std (Visma Proceedo / Lupin) som gr det mjligt att leva upp till de regler som ESV freslår ska gälla avseende e-beställning. Vi har även IT-std (OPIC TendSign) fr att kunna klara av kommande krav på e-upphandling. Verktygen fungerar relativt väl men de behver utvecklas mer fr att ge ett ännu bättre std i inkpsarbetet. Graden av användande av Lupin fr e-beställning varierar kraftigt. Finns de som gärna använder Lupin fr e-beställning och vill ha fler leverantrer anslutna och de som inte ens provat. Ganska många upplever problem med tvingande frgodkännande. Den del av inkpsprocessen som det inte finns ett gemensamt systemstd fr är frmedlingen av brukarnas inkpsbehov till inkparna. Lokalt på några institutioner finns frinkpssystem både IT-baserade och manuella. Information om avtal, både i form av skbarhet och information i e-handelssystemen och i form av hur nyheter och frändringar kommuniceras, behver frbättras betydligt. Det är tunggrott och tidsdande att flja upp inkpsverksamheten, både att gra t ex spendanalyser och att flja upp avtalstrohet. Anledningen till detta är dels avsaknaden av bra uppfljningsverktyg, dels brister i kontoplanen, dels att viss information som behvs fr uppfljningen inte finns i något av våra system. Vår avtalsdatabas innehåller t ex inte alla avtal och det finns inget sätt att systematiskt registrera om de kp som grs sker mot avtal eller om undantag tillämpas.

11 2.6 Universitetets inkp i siffror Lunds universitet kper varor och tjänster, exklusive lokalhyra, fr 1,1 miljard kronor per år (inkl lokalhyra 1,9 miljarder), anlitar mer än leverantrer per år och tar emot ca fakturor per år. Antal fakturor per leverantr år 2009: Antal fakturor Antal leverantrer % > ,2% ,8% ,7% ,4% ,5% ,8% ,6% ,1% Summa Andel leverantrer som skickar EN faktura > Elektroniska beställningar och fakturor 2009: o 16% elektroniska fakturor o 2,5% orderbaserade fakturor Summa per produktgrupp: Produktgrupp Summa SEK (tkr) % % exkl hyra Hyra/lokaler % Konsulttjänster % 14% Maskiner o inventarier % 13% Resor o reserelaterade tjänster % 12% Laboratoriematerial % 11% Övriga tjänster % 9% Datorer m m % 9% Litteratur % 6% Datatjänster o licenser % 5% Service, u-håll m m (maskiner, datorer) % 4% Kurs- o konf avg % 3% Tele, post, transport etc % 2% Övriga varor % 2% Avgifter m m % 2% Fika, catering, personalvård m m % 2% Elapp, verktyg m m % 2% Kont mtrl, papper m m % 1% Tryckning % 1% Information/marknadsfring % 1% Lokalvård % 1% Totalt

12 Områdena kper olika mycket varor och tjänster: 2009 (tkr) Område Leverantrsfakturor Från lnesystemen Intern handel Kundfakturor Totalt % 10 LTH % 15 N % 20 J % 25 S % 26 E % 31 M % 45 K % 50 HT % 80 GS % 85 USV % Totalt Det är således gemensam frvaltning och service som gr strst inkp till stor del beroende på att det är där som de stora gemensamma systemen och avgifterna betalas. Därefter fljer Medicin och LTH, fljda av Naturvetenskaper och Universitetets särskilda verksamheter (främst Max lab och Trafikflyghgskolan). De institutioner eller andra enheter som gjorde externa inkp på ver 20 Mkr år 2009 var i fallande storleksordning: Institution/motsv BITS (Byggnad, IT, Service) Kliniska vetenskaper Lund Max lab Fysiska institutionen Kliniska vetenskaper Malm Laboratoriemedicin Lund Experimentell medicinsk vetenskap Kemiska institutionen Biblioteksdirektionen Forskn,innovation o ext.samverkan Laboratoriemedicin Malm LTH Gemensamt Hälsa, vård och samhälle Ekologi Juridik Ledningsstd Student och utbildning Område GFS M USV LTH+N M M M LTH+N GFS GFS M LTH M N J GFS GFS På en vergripande nivå är universitetets nskade brläge i inkpsfrågor konstaterat i och med beslut av universitetsstyrelsen och rektor under 2009: Universitetsstyrelsen beslutade 20 februari 2009 ( 10B) att ge universitetsledningen i uppdrag att redovisa frslag till hur inkpsprocessen kan frändras fr att bl.a. säkerställa att lagen om offentlig upphandling fljs. Vid styrelsens mte 8 juni 2009 ( 56) presenterades en PM med en bilaga med frslag till vergripande principer fr hantering av inkp och upphandling inom Lunds universitet och en bilaga med en kort sammanfattning av en preliminär projektplan fr genomfrande av ny inkpsprocess. Styrelsen beslutade att ge rektor i uppdrag att genomfra ett frbättringsprojekt avseende inkp och upphandling i enlighet med de freslagna principerna:

13 Övergripande principer fr hantering av inkp och upphandling inom Lunds universitet De varor och tjänster som verksamheten behver ska anskaffas och betalas på ett ekonomiskt, effektivt och lagenligt sätt: Verksamhetens behov och mål ska vara styrande Inkp ska ske till rätt kvalitet, kostnad och vriga villkor som långsiktigt är mest frdelaktiga fr LU Samordning och samverkan ska utnyttjas fr att åstadkomma en effektivare hantering av inkp Interna freskrifter och gällande lagstiftning ska fljas Rektor beslutade 27 augusti 2009 om projektplan fr Bättre inkp 25 : Syftet med projektet är att arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som mjliggr fr universitetet att flja lagar och regler inom inkpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt. Projektets effektmål är: - kad affärsmässighet - bättre inkpsbeteende, bättre avtal och mer kostnadseffektiva inkp av varor och tjänster - starkare styrning av leverantrers uppfyllande av verenskomna åtaganden - en hgre grad av automatisering i inkps- och upphandlingsarbetet - kad avtalstrohet - kad lag- och regelefterlevnad Utver detta så ställer den kommande statliga regleringen inom e-handelsområdet krav på oss att kunna hantera beställningar, och sannolikt även upphandlingar, elektroniskt. Det finns redan, sedan 2008, statliga krav på oss att hantera fakturor elektroniskt och att kunna skicka (och ta emot) elektroniska fakturor. Kraven och behoven som framkommit i nulägesanalysen, tillsammans med de vergripande mål som universitetsledningen har kan uttryckas som att Lunds universitet strävan efter bättre inkp behver bygga på: TYDLIGA ROLLER OCH ANSVAR SAMVERKAN tillsammans gr vi bättre affärer STÖD lätt att gra rätt UPPFÖLJNING belysa, skapa frändringstryck, prioritera Dessa delar behandlas i fljande kapitel. I detta avsnitt ges en helhetsbild ver vad som behver gras fr att gå från nuläge till nskat brläge. 4.1 Tydliga roller och ansvar Här ges en bakgrund till en del av det som finns i frslaget till freskrifter i kapitel 5. I versynen av roller och ansvar och i ljuset av nuläges- och behovsanalysen har det blivit allt tydligare att frågan om var handläggningen av upphandlingar under trskelvärdet ska ske behver adresseras. Av nulägesanalysen framgår att fel ofta grs avseende dessa upphandlingar och att risken att det kan bli dyrt att gra fel kar. Behovsanalysen visar även att det finns en efterfrågan på upphandlingsstd. Dessutom:

14 Upphandlingar under trskelvärdet är lika komplicerade procedurmässigt som upphandlingar ver trskelvärdet. Det kommer att kräva strre resurser att hja kompetensen till upphandlarnivå på inkpare på institutionerna än att ka antalet upphandlare centralt. Fr inkpare med liten frekvens av upphandlingar kommer det att vara svårt att behålla kompetensen ver tiden samt att hålla den aktuell. Genom att centralisera dessa upphandlingar får vi mjlighet att identifiera nya avtalsområden och kan skapa mallar i upphandlingssystemet fr upphandlingar av återkommande art. Detta gr att det efter en tid går betydligt snabbare att genomfra en liknande upphandling eftersom det kanske bara behvs smärre korrigeringar innan den genomfrs. Frslaget om freskrifter fr inkp bygger därfr på att handläggningen av upphandlingar ver gränsen fr direktupphandling centraliseras. Nästa fråga är då vilka krav som ska gälla fr direktupphandlingar (f n upphandlingar mellan 0 och 300 tkr). I nuvarande regelverk krävs att anskaffningsbeslut, dokumenterad anbudsinfordran från flera anbudsgivare och avtal/beställning/kontrakt ska upprättas. Anskaffningsbeslutet ska alltid tecknas av prefekt och reglerar vem som handlägger och tecknar vriga dokument. Vidare gäller att anskaffning av produkter av ringa värde och inkp av lpande karaktär, vilket bedms utifrån respektive verksamhets karaktär, får anskaffas av anställd, frutsatt att det sker inom ramar fr delegation och inte annat beslutats av prefekt eller regleras av avtal. Sådan anskaffning får ske utan krav på ovanstående dokumentation. Att inte alls kräva några beslut/dokument fr hela direktupphandlingsintervallet kan vara väl drastiskt, då det räcker med ett par direktupphandlingar på de hgre nivåerna fr att universitetet som helhet går ver gränsen fr när upphandling enligt frenklat frfarande krävs. Att kräva dokumentation fr samtliga direktupphandlingar är inte heller vettigt. Och dagens gräns är väldigt otydlig. Frslaget till nya freskrifter har därfr landat i en tydlig gräns som säger att vissa beslut/dokument krävs vid direktupphandling ver 100 tkr och att dessa ska dokumenteras i enlighet med inkpschefens instruktioner. Dessa instruktioner kommer sannolikt att vara att dokumentation om beslut att upphandla och vilken leverantr som vann upphandlingen ska skickas till ekonomisektionen efter avslutad upphandling. I en framtida utveckling kan det bli så att dessa upphandlingar kan gras elektroniskt och då kommer dokumentationen att sktas mer automatiserat. Därfr anges inget specifikt tillvägagångssätt i freskriften, utan det lämnas till inkpschefen att parera utvecklingen. Prefekten är ansvarig fr hela institutionens ekonomiska situation och interna kontroll och är den som leder och frdelar arbetet inom institutionen. Detta måste gälla avseende institutionens inkpshantering likaväl som fr allt annat. I frslaget till freskrifter fr inkp pekas därfr på institutionsnivån frutom prefekten endast ut en ganska smal inkpssamordnarroll, som i grova drag innebr att vara kontaktperson, sprida information samt ha grundläggande inkpskunskaper. Prefekten bestämmer vilka arbetsuppgifter och vilket ansvar som frdelas till vilka personer. En prefekt kan t ex välja att lägga uppfljningen av inkpsverksamheten på en ekonomiadministratr, inkpsutvecklingen på en administrativ chef och inkpssamordningen och informationsspridningen på en inkpare som då utses till inkpssamordnare. Eller, om det passar bättre, samla allt på en person - eller samarbeta med andra institutioner om den inkpskompetens som behvs. På en stor institution med stor inkpsverksamhet kan prefekten välja att utse flera inkpssamordnare, medan på en mindre institution med små inkpsbehov kanske prefekten väljer att själv ha rollen som inkpssamordnare. Olika lsningar är mjliga och den som passar bäst fr den egna verksamheten väljs. Huvudsaken är att det finns minst en person per institution registrerad som inkpssamordnare i Lucat. I vrigt gäller det fr prefekten att se till att ha en effektiv inkpsorganisation där de som arbetar med inkp -inkpare, attestanter etc har ndvändiga kunskaper fr att kunna skta sina respektive uppdrag väl. I frslag till freskrifter definieras även rollen inkpschef. Med denna avses dagens anskaffningschef. Frslag om titelbyte är på gång. I frslaget pekas ut att det är inkpschefen som ska driva det inkpsstrategiska arbetet. Beslut i inkpsstrategiska frågor kan dock ligga på olika nivåer i organisationen beroende på frågans karaktär. Detta regleras dels av Freskrifter om frdelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet 26 och fljande vidaredelegationer 27, dels ä å ä ä ä

15 av de freslagna freskrifterna fr inkp. Att inkpschefen driver de inkpsstrategiska frågorna innebär således inte en generell beslutsbefogenhet avseende dessa frågor utan att inkpschefen har att driva en utveckling, ta fram frslag etc. Beslut om vergripande riktlinjer och gemensamma inkpsmål kommer att beslutas av universitetsledningen i enlighet med besluts- och delegationsordningen. Beslut i de mer operativa delarna av det inkpsstrategiska arbetet, såsom upphandlingsstrategi och strategisk avtalsfrvaltning, fattas av inkpschefen inom de ramar som det interna regelverket ger. Frslaget till freskrifter fr inkp innebär även att några beslutsbefogenheter som idag är delegerade via kedjan rektor frvaltningschef chef fr sektionen Ekonomi anskaffningschefen (inkpschefen) istället kommer att ges direkt från rektor till inkpschefen. Gäller t ex ansvar fr de upphandlingar som ska handläggas centralt och rätten att avseende dessa fatta tilldelningsbeslut samt teckna ramavtal och vriga avtal om kp. Detta kommer man att behva ta hänsyn till vid nästa uppdatering av rektors delegationer och fljande vidaredelegationer. Rollen som systemägare fr inkpssystemen har inte tagits med i frslaget till freskrifter eftersom befogenheter och ansvar avseende denna roll redan har täckts in tillräckligt väl i Freskrifter om frdelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet 28 och fljande vidaredelegationer 29 (se kap 2.4). Fr helhetsbilden skull räknas i kapitel 5.3 kort upp några saker som man kan uppleva saknas i policy eller freskrift, men som bättre br hra hemma i en handbok eller dylikt. 4.2 Samverkan Samverkan inom och mellan alla delar av universitetet är ndvändigt fr att vi ska kunna gra bättre affärer och få en bättre verksamhetsanpassning. Med en bättre kunskap om verksamhetens behov kan vi teckna bättre avtal. När det gäller samverkan, eller snarare samordning, i det praktiska beställningsarbetet så är detta något som kommer att uppmuntras, men det är upp till varje institution och/eller område att själva besluta på vilket sätt och i vilken omfattning samordning ska ske. Frebilder och exempel kommer att tillhandahållas som inspiration och std. När det gäller inkpsarbetet i vrigt så är frslaget att vi kar samverkan mellan institutionerna och gemensamma frvaltningen respektive universitetsledningen genom inrättandet av produktkategoriteam och ett inkpsråd. Dessa finns beskrivna i freskriftsfrslaget nedan. När det gäller produktkategoriteamen så kommer sådana att inrättas stegvis, utifrån behov och andra frutsättningar. Under projekttiden fr Bättre inkp kommer ett fåtal team att bedrivas som frsksverksamhet och under den tiden ska arbetsformer etc utvecklas. Samverkan handlar också om att, där det ger frdelar, samarbeta med andra organisationer. 4.3 Std Med bra information och std är det lättare att gra rätt och att arbeta mer effektivt. Inom projektet Bättre inkp pågår arbete med, respektive planeras, bättre std i form av: Åtgärder som underlättar att gra rätt: o bättre avtalsinformation (innehåll, kortinformation, skord ) o bättre information om avtalsnyheter etc o en mer ändamålsenlig kontoplan (så långt det är mjligt) o utveckling av verktygen (Lupin, TendSign etc) Utveckling fr att åstadkomma ett bättre upphandlingsstd Utbildningar fr de olika roller som berrs av inkp och upphandling. Frebilder - fallbeskrivningar å ä ä ä ä

16 Översyn attestordningen (heter f n delegationsordning, men ska dpas om) Inkpshandbok/dylikt Uppskande verksamhet där verksamheten får konkret std och råd; bättre och tätare kommunikation Lpande std- och råd. Rutiner fr hur dagliga inkpsfrågor ska kunna få tillräckligt snabba och relevanta svar. Nätverksbyggande Utver detta finns planer fr hur hjälp ska organiseras fr de institutioner som är i behov av mer genomgripande std fr att se ver och frändra sin inkpsorganisation. Bättre avtalsinformation Av ovanstående åtgärder så är en frbättrad avtalsinformation central. Inom detta område pågår olika aktiviteter, varav vissa kommer att ge resultat på kort sikt medan det fr andra kan drja längre att nå dit vi vill. Några exempel: Redigera avtalsinformationen på de egna avtalen. Pågår. Handlar t ex om att lägga upp fler och bättre skord, bättre beskrivningar och att skapa kortinformation som hjälper till att vägleda till rätt avtal. Redigera avtalsinformationen på de centrala avtalen. Informationen och skorden på dessa är av mycket skiftande kvalitet. Tekniska mjligheter att gra egna redigeringar av åtminstone skorden har nyligen skapats och ett arbete att redigera dessa pågår. När det gäller att påverka så att vrig information också frbättras så bedrivs samtal med de centrala myndigheter som äger frågan om de centrala avtalen. Skapande av avtalsträd fr att få en bättre verblickbarhet ver avtalen. Här finns systembegränsningar som gr att arbetet med detta kommer att ske stegvis. Integration mellan avtalsdatabasen och Lupin, så att Lupin alltid ska innehålla aktuell avtalsinformation. Infrande av en avtalsmodul i Lupin som kommer gra det mjligt att i Lupin enkelt välja att ska på avtal, likaväl som på produkter och på leverantrer. Infrandet samordnas med integrationen. På sikt syftar dessa två åtgärder till att man inte ska behva ska i flera system, utan att det ska fungera med Lupin som ingång. Översyn av interna rutiner fr hur avtalsinformation skapas och underhålls. Infrskaffande av nyhetsbrevsverktyg som ska mjliggra riktad information. Idag går det att prenumerera på nyhetsbrevet Inkpsnytt via Administrativa portalen, men då går all information alltid till alla. Vi vill att det ska vara mjligt fr varje inkpare att själv välja vilken typ av information den vill ha. Ska även vara mjligt att centralt välja att viss information alltid ska gå till vissa mottagare. Översyn av interna rutiner fr när, hur och vilken information som ska frmedlas ut till inkpare etc. Informationsmten eller dylikt vid stora avtalsfrändringar. När vi t ex fick nya kemikalieavtal hsten 2009 så hlls informationsmten på några av de institutioner som gr stora kemikalieinkp. Detta koncept ska vidareutvecklas så att informationen sprids på bästa sätt och når alla berrda. Systemfrbättringar Ett annat viktigt åtgärdsområde handlar om systemfrbättringar. Exempel på aktiviteter inom detta är: Arbete fr att finna flexiblare metoder fr attest/godkännande i Lupin, såsom att skapa någon form av ramgodkännande som mjliggr att inkpare ska kunna beställa i Lupin utan att det krävs godkännande på varje individuell beställning. Detta är dock en långsiktig utveckling som vi driver tillsammans med systemleverantren och där det är osäkert vad som kommer att gå att realisera. Andra alternativ, som kan vara lättare att infra snabbare, undersks därfr också. Vad som till sist blir mjligt att genomfra är även avhängigt vad den statliga regleringen inom området kommer att tillåta. Frbättrad matchning av faktura mot order. Anslutning av fler leverantrer fr både e-faktura och e-beställning. Utvecklingen inom detta område kommer i stor grad att påverkas av vilka de statliga kraven blir avseende e-beställning.

17 4.4 Uppfljning Uppfljning behvs av flera syften, fr att: använda som underlag fr det inkpsstrategiska arbetet, mäta uppsatta mål, mäta avtalstrohet, mäta inkpsprocessens effektivitet, flja upp hur leverantrerna lever upp till sina åtaganden och i avtalen ingångna villkor (priser etc). Dessutom är uppfljningen ett viktigt verktyg fr att belysa LU:s inkpsbeteende, skapa ett frändringstryck där så behvs, identifiera frbättringspotentialer och prioritera var std och åtgärder ska sättas in. När vi talar om regler och riktlinjer avses såväl den statliga reglering som vi är utsatta fr i form av lagar, frordningar, freskrifter etc, som vår egen reglering. Båda är under delvis frändring. Frst en versikt: Statlig reglering: Lag Frordning Freskrift Allmänna råd Handledning måste fljas måste fljas måste fljas br fljas råd och vägledning vid tillämpning av regler Lokal reglering: Universitetsstyrelsen anger vägledande riktlinjer i inkpspolicy. Rektor beslutar om vad som ska vara bindande och generellt gällande, utver det som gäller enligt statlig frfattning, i freskrifter fr inkp. Frvaltningschefen beslutar, på delegation av rektor, om regler och former fr inkp och upphandling. Sektionschef Ekonomi utfärdar, på delegation av frvaltningschefen, instruktioner som tolkar gällande regelverk samt ser till att regler och riktlinjer m m sammanfattas i en inkpshandbok eller liknande. 5.1 Statlig reglering Inom inkpsområdet regleras vi idag framfrallt av: Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Frordning (1998:796) om statlig inkpssamordning Frordning (200:606) om myndigheters bokfring Frändringar i och tillägg till dessa regler är under statlig beredning under våren Fr att åtminstone ge en aning om vad den nya regleringen kan tänkas innebära redogrs nedan fr huvuddragen i frslagen.

18 Lag (frslag): Skärpning av LOU 30 Det ska bli mjligt fr frvaltningsdomstol att dma ut upphandlingsskadeavgift (bter) fr den upphandlande enhet eller myndighet som gjort en otillåten direktupphandling. Upphandlingsskadeavgiften freslås vara lägst kronor och hgst 10 miljoner kronor, men samtidigt hgst 10 procent av kontraktsvärdet. En frvaltningsdomstol ska kunna ogiltigfrklara ett avtal som ingåtts utan att upphandlingen dessfrinnan har annonserats. Fasta beloppsgränser fr när direktupphandlingar får ske. Beloppet freslås bli 15 procent av trskelvärdet, dvs cirka kronor enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Beloppet gäller fr alla kommuner, landsting och statliga myndigheter. Frordning (frslag) 31 : Krav att hantera beställningar elektroniskt Regeringens mål är att myndigheterna ska kunna hantera egna utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt vid utgången av I sin slutrapport i oktober av sitt regeringsuppdrag att frbereda genomfrandet av e- beställningar i staten skrev Ekonomistyrningsverket om: - Krav på myndigheter, att som lägsta nivå, ha ett systemstd fr att kunna hantera sina beställningar. - Krav på myndigheter att hantera beställningar elektroniskt när det är fastställt vilken leverantr man avser att vända sig till fr att gra sin beställning. Freskrift (frslag) 34 : Krav att använda ett IT-std med arbetsflde fr att stdja beställnings-, leverans- och fakturahanteringsprocesserna och stegen att: - Ska produkter - Skapa beställningsunderlag - Godkänna beställningar - Hantera orderändringar - Bekräfta leveransens kvalitet - Hantera faktura - Flja upp inkp Elektroniskt informationsutbyte i beställnings- och fakturaprocessen mellan myndighet och utomstatlig leverantr får enbart ske om leverantren samtycker till detta. Allmänna råd (frslag) 35 : Rekommendation om godkännande innan order går iväg till leverantr. Beställningar br godkännas i myndighetens IT-std av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan de kommuniceras till leverantrer. 5.2 Lokal reglering Den generella utgångspunkten avseende vår egen reglering är att vara återhållsam och inte reglera mer än ndvändigt. Nedan finns frslag till inkpspolicy samt freskrifter fr inkp. Tanken är sedan att dessa tillsammans med den statliga regleringen, anvisningar och dylikt ska presenteras på ett användarvänligt sätt i en inkpshandbok eller liknande.

19 Som ett resultat av återhållsamheten finns i frslagen nedan inga särskilda formuleringar om milj, jämställdhet, antidiskriminering etc. Dessa viktiga frågor behandlas i andra regelverk och riktlinjer och ska givetvis fljas även i inkpsverksamheten. Detta kommer att tydliggras i inkpshandbok/motsv. Inkpspolicy - frslag Inkp 1 av de varor och tjänster som behvs fr att bedriva Lunds universitets verksamhet ska ske på ett lagenligt, affärsmässigt och effektivt sätt: Specifika såväl som generella behov och mål ska vara i fokus. Inkp ska ske till rätt kvalitet, totalkostnad och vriga villkor som långsiktigt är mest frdelaktiga. Vårt uppträdande ska vara opartiskt och affärsetiskt korrekt och vi ska utnyttja de konkurrensmjligheter som finns på sådant sätt att även den långsiktiga konkurrensen främjas. Vi ska ha en inkpsorganisation som i samverkan arbetar effektivt både strategiskt, taktiskt och operativt. Inkp ska samordnas där det är mjligt och där det ger ett mervärde fr verksamheten som helhet. 1 Med inkp avses hela processen från behov till betalning, d v s upphandling, avtalshantering, avrop från avtal, leveranskontroll och fakturahantering. Denna policy ersätter Upphandlingspolicy, beslut av universitetsstyrelsen , Dnr I A /2005. Freskrifter fr inkp - frslag Med std av 3 kap 9 Hgskolefrordningen freskriver Lunds universitet fljande: Definitioner och hänvisningar till andra beslut Med inkp avses hela processen från behov till betalning, d v s upphandling, avtalshantering, avrop från avtal, leveranskontroll och fakturahantering. Med institution menas i denna freskrift även andra jämfrbara organisatoriska enheter inom Lunds universitet, såsom t ex centrumbildning, områdeskansli och sektion. Med prefekt menas även chef fr sådan enhet. Med inkpsstrategiskt arbete avses att ta fram mål och riktlinjer fr universitetets inkpsverksamhet, att utforma sortiments- och leverantrsstrategier, produktkategoristyrning, upphandlingsstrategi, leverantrsutvecklingsstrategi etc. Befogenhet att teckna tilldelningsbeslut, ramavtal och vriga avtal om kp, i den mån det inte regleras i denna freskrift, fljer av Freskrifter om frdelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet 36 och fljande vidaredelegationer 37 eller andra freskrifter/beslut som träder i deras ställe.

20 Befogenhet att attestera de olika typer av dokument som innebär beslut att använda myndighetens medel fljer av Attestordning 38 eller andra beslut som träder i dess ställe. I Anlitande av juridisk person 39, eller annan freskrift som träder i dess ställe, finns freskrifter beträffande anlitande av juridisk person. Allmänna bestämmelser Vid direktupphandling ver 100 tkr ska fljande tre beslut/dokument upprättas och dokumenteras i enlighet med de instruktioner som inkpschefen ger: - Beslut om direktupphandling. - Dokumenterad anbudsinfordran från flera anbudsgivare - Avtal/beställning/kontrakt När ett upphandlingsbehov ver gränsen fr direktupphandling uppstår ska upphandling beställas av sektionen Ekonomi. Attest av beslut om direktupphandling respektive beställning av upphandling grs i enlighet med gällande attestplan 40 och innebär beslut att använda myndighetens medel 41 samt i frekommande fall en garanti att lokal i vilken utrustning ska placeras är anpassad fr detta och/eller att MBLfrhandlingar/motsvarande är klara. Inkp som innebär avsteg från gällande avtal ska i varje enskilt fall skriftligen motiveras och godkännas av inkpschefen. Inkp som faller inom undantag från lagen om offentlig upphandlings tillämpningsområde ska dokumenteras och godkännas i enlighet med inkpschefens instruktioner. Om universitetet frorsakas kostnader p.g.a. fel vid handläggningen av inkpsärenden, avgr frvaltningschefen vidare handläggning. Grundläggande princip ska vara att den eller de institutioner som frorsakat kostnaden också ska bära kostnaden. Det ska finnas ett åtgärdspaket med std och eventuella andra insatser som ska ges om någon del av verksamheten inte lever upp till lagar, regler och riktlinjer. Processägaren fr inkp ser till att sådant åtgärdspaket finns. Roller och ansvar Institutionerna och sektionen Ekonomi ska samverka i taktiska och strategiska inkpsfrågor genom referensgrupper i upphandlingar, produktkategoriteam och inkpsråd: Referensgrupp i upphandling - utgr referensgrupp i en enskild upphandling - består av institutionsrepresentanter som ska ha mandat från sin ledning, freträder sin verksamhet och sina kollegor, bidrar med kunskap och erfarenhet, medverkar aktivt i hela upphandlingen, utifrån verksamhetens behov ställer kraven på varorna/tjänsterna och är delaktiga i utvärdering och beslut utifrån ställda krav - inrättas fr respektive upphandling och drivs av upphandlare Produktkategoriteam - utgr stadigvarande referensgrupp i gemensamma inkpsstrategiska frågor såsom upphandling, sortimentsstrategier, leverantrsstrategier, e-handel och avtalsuppfljning inom respektive produktkategori

21 - består av representanter från institutionerna och från sektionen Ekonomi, och kompletteras vid behov med tekniker, ekonom, ämnesspecialist etc - inrättas efter behov och drivs av inkpschefen Inkpsråd - ger std i tolkning av frfattning etc - ger std i inkpsstrategiska avvägningar, - bereder vergripande beslut i inkpsfrågor, t ex ändringar i policy eller freskrift, - utgr en avstämningsmjlighet där det inkpsstrategiska arbetet knyter an till andra universitetsvergripande strategier, såsom t ex IT-strategi och infrastrukturstrategi, - består av representanter från institutions-, områdes- och universitetsledning, inkpsprocessledningen och inkpschefen (sammankallande) - inrättas av rektor Vid institutionerna handläggs direktupphandlingar och avrop från avtal, inklusive frnyade konkurrensutsättningar i den mån de inte grs gemensamt fr universitetet: Prefekten - ansvarar fr att institutionens inkp sker i enlighet med gällande mål, lagar, regler och riktlinjer, - sätter mål fr institutionens inkpsverksamhet, - leder, samordnar och frdelar institutionens inkpsarbete, - utser inkpssamordnare, - har ansvar fr att personal som arbetar med inkp har ndvändig kompetens Inkpssamordnare - fungerar som kontaktperson avseende inkpsärenden, - sprider information inom institutionen så att inkp kan ske på ett korrekt sätt - har grundläggande kunskaper om gällande regler och riktlinjer inom inkp Uppgift om vem som är inkpssamordnare ska registreras och uppdateras i universitetets katalogsystem (LUCAT). Inkpssamordnare ska genomgå obligatorisk utbildning. Vid sektionen Ekonomi handläggs alla upphandlingar ver gränsen fr direktupphandling samt frnyade konkurrensutsättningar. Sektionen Ekonomi bedriver även det inkpsstrategiska arbetet, administrerar inkpssystemen och fljer inkpsprocessen. Befogenheter i dessa ärenden fljer, i den mån det inte regleras nedan, av Freskrifter om frdelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet 42 och fljande vidaredelegationer 43 eller andra freskrifter/beslut som träder i deras ställe. Inkpschefen - driver det inkpsstrategiska arbetet, - inrättar och driver produktkategoriteam, - fattar beslut om avvikelser från gällande avtal - utfärdar instruktioner fr hur direktupphandlingar ver 100 tkr ska dokumenteras, - utfärdar instruktioner fr hur de inkp som faller inom undantag från lagen om offentlig upphandling ska dokumenteras och godkännas, - beslutar i de upphandlingsärenden som ska handläggas vid sektionen Ekonomi, - fattar tilldelningsbeslut samt tecknar ramavtal och vriga avtal om kp avseende dessa, - beslutar när statliga ramavtal ska användas eller egen ramavtalsupphandling ska initieras, - hanterar verprvningar och freträder universitetet infr domstol i dessa ärenden - tillhandahåller kompetens till std fr institutionerna