Kallelse till. Kommunstyrelsen Kl. 08:30. Domsalen, Rådhuset

Transkript

1 Kallelse till Kommunstyrelsen Kl. 08:30 Domsalen, Rådhuset

2 KALLELSE (4) Kommunstyrelsen Ledamöter Ersättare Bosse Svensson, C, ordförande Kerstin Arnemo, C Magnus Andersson, C Sara Wikman, C Pär Jönsson, M 1 vice ordförande Lise Hjemgaard Svensson, M Stephen Jerand, KD Pär Löfstrand, L AnnSofie Andersson, S, 2 vice ordförande Anders Edvinsson, S Mona Modin Tjulin, S Niklas Daoson, S Florian Stamm, MP Lotta Blomberg, V Stefan Sundberg, SD Tom Silverklo, C Magnus Rönnerfjäll, C Hanna Wagenius, C Joackim Ekroth, C Joel Nordkvist, M Pär Fredriksson, M Stig Andersson, KD Margareta Widell, L Maria Nerpin, S Anton Waara, S Ida Asp, S Björn Sandal, S Elisabet Fjellström, S Svante Freij, V Ginger Olofsson, SD

3 KALLELSE 3(4) Ärende Föredragande Tid 1. Protokollets justering, upprop samt fastställande av dagordning - kommunstyrelsen Dnr Finansrapporter 2018 Dnr Ante Strängby Erik Sundberg Ändring av bolagsordning för Östersunds Rådhus AB Dnr Kommunövergripande månadsrapporter 2018 Dnr Britta Gyllebring Barn- och utbildningsförvaltningen Redovisning för perioden 1/ / för Biogas i Mellannorrland AB Dnr Ändring av behörigheter för påskrifter av plusgiro, bankgiro och bankkonto Dnr Granskning av inköpsrutiner inom kommunstyrelsen Dnr Björn Strindlund För frågor 8. Feriepraktik - modell och ny lön från 2019 Dnr Policy - Informationssäkerhet Dnr Riktlinje för mål och budget i Östersunds kommun Dnr Strategisk allokering av kommunala fastigheter - Fastighetsutredning i kommunkoncernen Dnr Lena Allonen Nygren, mfl För frågor Carina Oscarsson Ulf Sandberg Unto Järvirova

4 KALLELSE 4(4) Ärende Föredragande Tid 12. Ny avfallsplan - program och strategi, samt reviderade lokala föreskrifter om avfall Dnr Utvecklingsstöd till Storsjöcupen 2019 Dnr Jenny Florberger Per Eby Klimatprogram och klimatstrategi - färden mot ett fossilbränslefritt och energieffektivt Östersund 2030 Dnr Taxa enligt plan- och bygglagen - revidering Dnr Medborgarförslag - Parkourpark i Östersund Dnr Rapport från bolagen Dnr Unto Järvirova Meddelanden - kommunstyrelsen Dnr Delegationsärenden - kommunstyrelsen Dnr Allmänhetens frågestund - kommunstyrelsen Dnr Informationer - kommunstyrelsen Dnr Valärenden - kommunstyrelsen Dnr Överläggningar - kommunstyrelsen Dnr Lars-Åke Wassö Karin Henriksson Ca Ca BOSSE SVENSSON Ordförande SOFIE PEDERSEN Kommunsekreterare

5 KALLELSE KOMMUNSTYRELSEN (1) KS Protokollets justering, upprop samt fastställande av dagordning - kommunstyrelsen Förslag till beslut 1. Protokollets justering Till justerande utses Till ersättare utses 2. Fastställande av dagordning Förslag till beslut Dagordningen fastställs Sammanfattning av ärendet Protokollets justering En ledamot som tillsammans med ordföranden ska justera protokollet samt en ersättare för denna utses. Protokollet ska justeras den 28 januari kl. XX på kommunsekreterarens tjänsterum på Rådhuset.

6 TJÄNSTESKRIVELSE (1) KS Ante Strängby Finanschef Förslag till Kommunstyrelsen Finansrapporter 2018 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Finansrapport för december 2018 godkänns. 2. Från och med rapport per januari 2019 hanteras Finansrapporten av finans- och ledningsutskottet. Per augusti och december presenteras rapporten för kommunstyrelsen eller vid annat rapporttillfälle om finans- och ledningsutskottet så beslutar. Sammanfattning av ärendet Finansrapport för december 2018 har tagits fram. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse, Finansrapport, december 2018 SEB Kundrapport Ärendet I gällande finanspolicy anges att rapportering är en viktig del i finanshanteringen. Det anges bland annat att ett väl fungerande rapportsystem ska finnas. För att tillgodose det behov och de krav som anges enligt finanspolicyn tas det därför månatligen fram en finansrapport. Finansrapporten innehåller de obligatoriska moment som anges i finanspolicyn. Därutöver sker en beskrivning av väsentlig omvärldsinformation utifrån både makro och microperspektiv som påverkar eller kan påverka den finansiella situationen i kommunkoncernen. En viktig uppgift för finansrapporten är även att ange avvikelser från fastlagd policy. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Ante Strängby, finanschef Erik Sundberg, finansekonom

7 TJÄNSTESKRIVELSE (1) KS Ante Strängby, Finanschef Förslag till Kommunstyrelsen Ändring av bolagsordning för Östersunds Rådhus AB Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut Reviderad bolagsordning för Östersunds Rådhus AB antas. Sammanfattning av ärendet I Östersunds Rådhus ABs bolagsordning finns inget inskrivet om suppleanter i styrelsen. Bolagsordningen föreslås ändras så att minst en och högst 7 suppleanter ska väljas till bolaget. I bolagsordningens 8 första stycket anges Styrelsen skall bestå av lägst 3 och högst 7 ledamöter. Till detta stycke införs tillägget och lägst en och högst 7 suppleanter. Arvode till suppleanter utgår enligt kommunens arvodesbestämmelser. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Bolagsordning Östersunds Rådhus AB Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Unto Järvirova, VD Östersunds Rådhus AB Bolagsordningen skickas med beslutet.

8 TJÄNSTESKRIVELSE (1) KS Weronica Rosenlöw Redovisningsekonom Förslag till kommunstyrelsen Kommunövergripande månadsrapporter 2018 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Månadsrapport för januari-november 2018 godkänns. Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen sammanställer på kommunstyrelsens uppdrag kommunövergripande månadsrapporter. Rapporterna redovisar det ekonomiska utfallet avseende drift och investeringar, dels sammantaget för kommunen men även översiktligt för nämnder och styrelser. Kommunens resultat för perioden januari-november uppgår till 103,2 miljoner kronor, vilket är ett resultat som är 5,6 miljoner kronor sämre än resultatet för samma period föregående år. För perioden redovisar nämnderna ett resultat på 58,3 miljoner kronor. Per sista november redovisar följande underskott; Barn- och utbildningsnämnden och Vård- och omsorgsnämnden. Investeringarna till och med november uppgår till 311,8 miljoner kronor, budgeterade investeringar för året är 441,0 miljoner kronor. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningen tjänsteskrivelse, Östersunds kommuns månadsrapport per november 2018 Barn- och utbildningsnämndens redovisning och analys av det ekonomiska läget, 2019-XX-XX. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Samtliga nämnder

9 TJÄNSTESKRIVELSE (3) KS Weronica Rosenlöw Redovisningsekonom Förslag till kommunstyrelsen Redovisning för perioden 1/ / för Biogas i Mellannorrland AB Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut Kommunens ombud bemyndigas att på extrastämman för Biogas i Mellannorrland AB rösta i enlighet med revisorns förslag och bevilja styrelsen och VD ansvarsfrihet för perioden 1/ / Sammanfattning av ärendet Östersunds kommun har tillsammans med Sundsvalls och Hudiksvalls kommuner ett gemensamt bolag, Biogas i Mellannorrland AB, med syfte att uppföra och driva en biogasanläggning (matavfallshantering). Bolaget startades år Den 18 december 2017 beslutade Sundsvalls kommunfullmäktige att inte gå vidare med en gemensam biogasanläggning. Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 8 februari 2018, 5, beslutades att Östersunds kommuns engagemang i bolaget ska avslutas. På bolagets årsstämma den 15 maj 2018 beslutades att bolaget skulle träda i frivillig likvidation. Beslutet anmäldes till Bolagsverket som 1 juni 2018 utsåg Robert Persson, Norrlandsadvokaterna, till likvidator. Styrelsen och VD hade ansvaret för bolaget fram till Bolagsverkets beslut och ska därför lämna en redovisning för perioden 1/ till 1/ Ärendet avser således redovisning för verksamheten i Biogas i Mellannorrland AB för perioden 1/ / och stämmoombudets uppdrag i frågan om ansvarsfrihet på kommande extra bolagsstämma. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse, Redovisning 1/ /6 2018, Revisionsberättelse, Granskningsrapport,

10 KS (3) Ärendet Östersunds kommun har tillsammans med Sundsvalls och Hudiksvalls kommuner ett gemensamt bolag, Biogas i Mellannorrland AB, som bildades år Bolaget var ett projekteringsbolag med syfte att kvalitetssäkra ekonomi, teknik, juridik och miljö för att senare bedöma om det fanns förutsättningar för att lämna förslag att fortsätta med ett produktionsbolag. Kommunfullmäktige fattade den 10 december 2015, 238, bland annat beslut att Östersunds kommun skulle tillsammans med Sundsvalls och Hudiksvalls kommuner bilda Biogas i Mellannorrland AB. Vidare beslöt kommunfullmäktige att Östersunds kommun skulle tillskjuta kronor i aktiekapital och som högst kronor efter anmodan - i villkorat aktieägartillskott. Kommunstyrelsen beslutade den 28 februari 2017, 62, att Östersunds kommun skulle tillskjuta kronor i villkorat aktieägartillskott och den 21 juni 2017, 233, beslutades om ytterligare kronor i villkorat aktieägartillskott, (totalt lämnat aktieägartillskott uppgår således till kronor). Den 18 december 2017 beslutade Sundsvalls kommunfullmäktige att inte gå vidare med en gemensam biogasanläggning. Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 8 februari 2018, 5, beslutades att Östersunds kommuns engagemang i bolaget ska avslutas. På årsstämman den 15 maj 2018 beslutades att bolaget skulle träda i frivillig likvidation. Beslutet anmäldes till Bolagsverket som den 1 juni 2018 utsåg Robert Persson, Norrlandsadvokaterna, till likvidator. Styrelsen och VD hade ansvaret för bolaget fram till Bolagsverkets beslut och ska därför lämna en redovisning för perioden 1/ till 1/ Enligt aktiebolagslagens bestämmelser om likvidation av bolag övertar likvidatorn styrelsens och VD:s roll från det att Bolagsverket beslutat om likvidation och utsett likvidator. Efter att en likvidator utsetts ska styrelsen och VD lämna en redogörelse över perioden från senaste årsredovisning fram till beslutsdatum om likvidation, vilket utgör den här tjänsteskrivelsens ärende. Den redovisning som styrelse och VD lämnar ska behandlas på en extra bolagsstämma där det av fullmäktige utsedda stämmoombudet har att rösta i frågan om ansvarsfrihet för styrelse och VD. Eftersom det inte är en sedvanlig årsredovisning ska, enligt revisorn, inte frågan om fastställande av resultat- och balansräkning och resultatdisposition tas upp på den extra stämman. När en likvidator har utsetts ska denne snarast ansöka om kallelse på okända borgenärer vilket sker hos Bolagsverket. Denna kallelse ligger ute sex månader varefter bolagets tillgångar ska skiftas och likvidationen avslutas. Kallelse på okända borgenärer skedde i oktober 2018 vilket innebär att likvidationen kan avslutas först under våren Detta innebär att likvidatorn har

11 KS (3) att upprätta en sedvanlig årsredovisning för 2018 vilken kommer att behandlas hos fullmäktige för beslut vid samma möte som kommunens övriga aktiebolags årsredovisningar behandlas. När likvidationen är avslutad kallar likvidatorn till en bolagsstämma och lägger där fram sin slutredovisning. Efter detta kan tillgångar skiftas och bolaget blir upplöst i och med att likvidatorn rapporterar till Bolagsverket. När bolaget bildades beslutade ägarna att bolaget skulle finansieras genom aktieägartillskott och 3 miljoner kronor ställdes till bolagets förfogande. Av detta aktieägartillskott hade bolaget förbrukat ca 2,7 miljoner kronor när uppdraget som ägarna gett bolaget hade utförts och förslagen lämnades till ägarna april För helår 2017 hade hela aktieägartillskottet och 0,3 miljoner kronor av aktiekapitalet förbrukats och enligt nu föreliggande redovisning för hela perioden fram till 1/ har kostnaderna för bolaget totalt uppgått till ca 3,4 miljoner kronor. Eget kapital per 1/ uppgår till 0,6 miljoner kronor. När likvidationen våren 2019 är avslutad kommer delar av inbetalt aktiekapital att kunna återbetalas till ägarna (Sundsvalls kommun 50 %, Östersunds kommun 31 %, Hudiksvalls kommun 19 %). Däremot kommer aktieägartillskottet inte att kunna återbetalas. Kommunledningsförvaltningens bedömning Bolagets revisor tillstyrker att bevilja styrelsen och VD ansvarsfrihet för den redovisade perioden (enligt revisionsberättelsen). Lekmannarevisorerna bedömer att verksamheten har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen i huvudsak varit tillräcklig (enligt granskningsrapporten). Kommunledningsförvaltningen föreslår således att kommunens ombud bemyndigas att på extrastämman för Biogas i Mellannorrland AB rösta i enlighet med revisorns förslag och bevilja styrelsen och VD ansvarsfrihet för perioden 1/ / Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Kommunens ombud; Annica Nordell (ordinarie) & AnnSofie Andersson (ersättare) Biogas i Mellannorrland AB (torbjorn.stark@sundsvall.se) Weronica Rosenlöw, redovisningsekonom Linda Stenman, kommunjurist

12 TJÄNSTESKRIVELSE (2) KS Ella Sandström, Redovisningschef Förslag till Kommunstyrelsen Ändring av behörigheter för påskrifter av plusgiro, bankgiro och bankkonto Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Från och med den 23 januari 2019 gäller följande: Godkännande och underskift av utbetalningar från kommunens plus- och bankgirokonton samt övriga bankkonton görs två i förening av redovisningschef Ella Sandström, finanschef Ante Strängby, finansekonom Erik Sundberg, ekonom Janrik Englund, redovisningsekonom Weronica Rosenlöw eller redovisningsekonom Malin Björklund alternativt av ekonomiassistent Ingeborg Palm, ekonomiassistent Helene Karlsson eller ekonomiassistent Gabriella Andersson i förening med redovisningschef Ella Sandström, finanschef Ante Strängby, finansekonom Erik Sundberg, redovisningsekonom Janrik Englund, redovisningsekonom Weronica Rosenlöw eller redovisningsekonom Malin Björklund. Sammanfattning av ärendet Ekonomi/Finans ansvarar på uppdrag av Kommunstyrelsen för in- och utbetalningar via plusgiro, bankgiro och bankkonton. Med anledning av personalförändringar inom Område styrning finns behov av att förändra behörigheterna för påskrifter Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag Ärendet Ekonomi/Finans ansvarar på uppdrag av Kommunstyrelsen för kommunens likvidkonton. Med anledning av genomförda personalförändringar finns behov av att förändra behörigheter för påskrifter. 1. Godkännande och underskrift av utbetalningar från kommunens plus- och bankgirokonton samt övriga bankkonton görs två i förening av redovisningschef Ella Sandström, finanschef Ante Strängby, finansekonom Erik Sundberg, ekonom Janrik Englund, redovisningsekonom Weronica Rosenlöw eller redovisningsekonom Malin Björklund alternativt av ekonomiassistent Ingeborg Palm, ekonomiassistent Helene Karlsson eller ekonomiassistent Gabriella Andersson i förening med redovisningschef Ella

13 KS (2) Sandström, finanschef Ante Strängby, finansekonom Erik Sundberg, redovisningsekonom Janrik Englund, redovisningsekonom Weronica Rosenlöw eller redovisningsekonom Malin Björklund. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Redovisningsenheten Finansenheten Nordea Swedbank

14 TJÄNSTESKRIVELSE (4) KS BJÖRN STRINDLUND, Förslag till Kommunstyrelsen Granskning av inköpsrutiner inom kommunstyrelsen Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag överlämnas till revisionens som kommunstyrelsens svar på revisionens rapport Sammanfattning av ärendet På uppdrag av kommunens revisorer har Deloitte AB översiktligt granskat vilka regler och rutiner som gäller för inköp av varor och tjänster inom kommunledningsförvaltningen. Revisionen anser att rutiner och riktlinjer behöver utvecklas och förbättras och lämnar ett antal rekommendationer. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag Kommunrevisionens missiv Revisionsrapport Ärendet På uppdrag av kommunens revisorer har Deloitte AB översiktligt granskat vilka regler och rutiner som gäller för inköp av varor och tjänster inom kommunledningsförvaltningen. Revisionen anser att rutiner och riktlinjer behöver utvecklas och förbättras och lämnar ett antal rekommendationer enligt nedan. Uppdatera kommunstyrelsens reglemente beträffande tydliggörande om vad som gäller beträffande inköp av varor och tjänster Förbättra rutinerna för att förteckna avtal i befintliga diariesystem och i avtalsdatabasen Utveckla instruktioner för direktköp med exempelvis högsta belopp för lokalt tecknade avtal och att förnyad konkurrensutsättning av inköp ska göras i tecknade avtal över en viss beloppsnivå från fler än en leverantör Kontroll av inköpsrutiner behöver utvecklas och utökas i kommunstyrelsens och nämndernas internkontrollplaner och även omfatta kontrollmoment innan varor och tjänster beställs.

15 KS (4) Kommunledningsförvaltningen kommenterar respektive synpunkt nedan. Uppdatera kommunstyrelsens reglemente beträffande tydliggörande om vad som gäller beträffande inköp av varor och tjänster I sammanhanget är det angeläget att se vilken omfattning dessa inköp har inom kommunledningsförvaltningen. Vid det senaste räkenskapssammandraget (2017) uppgick de externa kostnaderna till totalt 513,3 mnkr. Av denna summa omfattade inköp av varor mm 4,9 mnkr (0,1% av kostnaderna). Inköp av tjänster, försäkringar mm, uppgick till 31,3 mnkr (6,1% av kostnaderna). Huvuddelen av dessa inköp sker mot gemensamma ramavtal. Det är i första hand varor som köps av många anställda. Det finns en påbörjad organisation för gemensamma inköp av kontorsmaterial. På sikt bör det räcka med en inköpsansvarig per arbetsplats, vilket bör bli fyra när all omflyttning av verksamheter är klar. Alternativt att systemstöd för inköp skapas, t.ex. inköpsportal. Ett systemstöd gör det enklare för medarbetare att köpa rätt produkter till rätt pris på ett enkelt sätt. Ett inledande arbete kring detta har skett, men har pausats pga. tekniska frågor kopplat till kommunens ekonomisystem. I de uppföljningar som Upphandlingskontoret gör kring ramavtalstrohet, sedan 2003, har kommunledningsförvaltningen alltid haft en ramavtalstrohet över den fastställda målnivån 95%. Dvs, ramavtalstrohet inom förvaltningen är mycket god. Stickprov i leverantörsfakturaregister har inte visat några stora avvikelser på köp från andra leverantörer som saknar avtal, exempelvis de som är lokaliserade i Lillänge. Kommunledningsförvaltningen ställer sig tveksam till att göra föreslagna förändringar i detta läge. Förvaltningen anser att det som behöver regleras ska göras i ett kommande arbete att avsluta framtagande av en inköps-policy. Policies är kommunens normerande dokumenttyp som visar på HUR något ska hanteras. Under 2019 kommer en inköpscontroller att anställas som bland annat kommer fortsätta det arbete som skett från 2017 kring projektet inköpsstyrning. Det arbetet tog paus under tidig höst 2018 då projektledaren övergick till annat arbete. Tjänsten fanns då som tjänsteköp från serviceförvaltningen. Arbete har hittills kartlagt och utformat nya processer och tagit fram en, ännu ej beslutad modell, för förbättrad inköpsstyrning. Modellen ska ses över för att sedan implementeras i hela kommunen. I korthet innebär modellen att varje förvaltning inrättar en roll som inköpssamordnare och att varje verksamhet har en utsedd, utbildad och certifierad, inköpsansvarig. Därmed kommer samordning, utbildning, krav och kommunikation mellan kommunledning, upphandlingskontor och verksamheterna att effektiviseras betydligt. För verksamheterna blir det också fördelar då de har en resurs som förstår avtalsdatabasen och kan styra inköpsbehov till de leverantörer som har ramavtal eller är upphandlade på annat sätt.

16 KS (4) Kommande fortsättning kan också överväga lönsamheten i att anskaffa ett sk. spendanalys-verktyg. Fördelar, i tänkt organisation, som antas uppstå kan sammanfattas i följande: Ökad kontroll- och uppföljningsmöjligheter över kommunens inköp av varor och tjänster. Effektivisering av kommunens inköpsprocess av varor och tjänst Förbättra rutinerna för att förteckna avtal i befintliga diariesystem och i avtalsdatabasen Samtliga avtal som tecknas direkt av kommunledningsförvaltningen med någon leverantör diarieförs enligt gällande rutiner. De flesta av förvaltningens avtal rör områden som endast avropas av enstaka verksamhet. T ex utbildningar, it-system, konsulttjänster, fotografi, skogsentreprenader mm. Ansvariga verksamheter har då nära kunskap om att avtalen existerar och vad de innehåller. Kommungemensamt ska vi sträva mot att samla samtliga upphandlade avtal i upphandlingskontorets avtalsdatabas. Utveckla instruktioner för direktköp med exempelvis högsta belopp för lokalt tecknade avtal och att förnyad konkurrensutsättning av inköp ska göras i tecknade avtal över en viss beloppsnivå från fler än en leverantör Om rekommendationen avser direktupphandling finns fastställd rutin för detta på intranätet/insidan. Mallar för själva upphandlingen, avtal och dokumentation finns tillgängliga och ska användas. Beloppsgräns (lågt värde/synnerliga skäl) avser 28% av direktivstyrt tröskelvärde (drygt en halv miljon kr). Kommunledningsförvaltningen har för tillfället inget eget avtal med rangordnade leverantörer där förnyad konkurrens skulle kunna tillämpas. Vi uppfattar rapporten (..lokalt tecknade avtal..) som att det är detta som avses. För övrigt framgår inte tydligt vad som avses med direktköp i rapporten. Kontroll av inköpsrutiner behöver utvecklas och utökas i kommunstyrelsens och nämndernas internkontrollplaner och även omfatta kontrollmoment innan varor och tjänster beställs. Kommunledningsförvaltningen uppfattning är att respektive nämnd/styrelse är ansvarig för sin riskanalys/internkontrollplan, enligt KL 6 Kap. 6 (. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.)

17 KS (4) För kommunstyrelsens del har riskanalysen för inköpsprocessen inneburit att riskvärdering avseende köp från icke-ramavtalsleverantör införs i internkontrollen Erfarenhetsmässiga lämpliga leverantörer undersöks och kompletteras med åtgärd. Risken att otillåten direktupphandling sker har i 2019 års plan fördelats ut till respektive nämnds riskanalys. Respektive nämnd gör själv sin egen riskvärdering av denna. Kontroller kan i teorin göras innan beställning t ex hos Svensk Handel (Varningslistan) och hos allabolag.se. Men det är inte realistiskt med nuvarande hantering av beställningar. När ovan nämnd inköpsorganisation finns på plats finns betydligt större möjligheter att göra dessa kontroller. Samma situation gäller för kontroll av volymen inköp från icke-avtalad leverantör där direktupphandlingsgräns riskeras att uppnås. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Kommunrevisionen, Björn Strindlund Tjänstemannaförslaget ska skickas med beslutet

18 TJÄNSTESKRIVELSE (3) KS Lina Linnes Liljestam Lena Allonen Förslag till Kommunstyrelsen Feriepraktik - modell och ny lön från 2019 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kommunen erbjuder feriepraktik inom kommunal verksamhet, föreningar, ideella organisationer och Jamtli. 2. Alla feriepraktikanter, oavsett arbetsplats, får samma grund-timlön. 3. Ny grundlön från och med 2019 föreslås vara 65 kronor per timme. 4. För feriepraktik inom kommunal vård- och barnomsorg föreslås ett tilllägg med 5 kronor per timme. 5. Pengarna tas ur kommunstyrelsens anslag för feriepraktik, ansvar 06000, verksamhet Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har uppdragit till område arbetsmarknad och lärande att genomföra en utredning för att ta fram förslag på fungerande modell för feriepraktiken samt att göra en översyn av timlönen. Cirka 850 skolungdomar har feriepraktik varje sommar. Cirka 2/3 av feriepraktikplatserna finns hos externa parter, såsom föreningar, ideella organisationer och Jamtli. Ej inom privat verksamhet. Alla har tidigare år haft samma timlön, 57 kr/timme. Inför 2018 ställde fackliga organisationer krav på att kollektivavtal gällande lön hos de externa parterna skulle följas, vilket Östersunds kommun valde att tillmötesgå. Det resulterade i 40 olika timlöner att hantera, med löneskillnader upp till 70 kr/timme. Detta innebar kon-sekvenser för feriepraktikanterna, arbetsplatserna samt arbetsgivaren Östersunds kommun. Kommunledningsförvaltningen föreslår i tjänstemanna-förslag att kommunen återgår till den modell som använts före 2018, samt att timlönen höjs till 65 kronor per timme, med tillägg 5 kronor per timme inom vård och barnomsorg Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens sammanfattande tjänsteskrivelse Utredning: Feriepraktik , Diarienr:

19 KS (3) Ärendet En fungerande modell för feriepraktikverksamheten från 2019 och framåt behöver utarbetas. En översyn av timlön för feriepraktik görs samtidigt. Feriepraktik Östersunds kommun Östersunds kommun anordnar varje år feriepraktik under sommaren för skolungdomar i årskurs 1 och 2 på gymnasiet. Skolungdomar i årskurs 9 och 8 i grundskolan erbjuds feriepraktik i mån av utrymme i budget. Feriepraktiken har erbjudits inom kommunens verksamheter samt hos externa parter, exempelvis hos föreningar, ideella organisationer och Jamtli. Kommunen har ensidigt fattat beslut om timlön för feriepraktikanter. Detta med hänsyn till att lön för åriga ungdomar inte regleras i det centrala avtalet (HÖK) med Kommunal samt att behov av kommunal överenskommelse inte varit aktuellt. Sommaren 2018 Inför sommaren 2018 påtalade fackförbunden Kommunal, Handels samt Hotell och restaurang att kollektivavtalen hos de externa parterna måste följas. Östersunds kommun valde att tillmötesgå de fackliga kraven. Detta fick till följd att lönerna till ungdomarna blev olika. En feriepraktikant under 19 år hade på en kommunal arbetsplats 57 kr/timme. Detta jämfört med en feriepraktikant under 19 år som på den högst betalda externa arbetsplatsen hade 125 kr/timme. Konsekvenser Ovanstående hantering 2018 fick konsekvenser för feriepraktikanterna, arbetsplatserna och arbetsgivaren Östersunds kommun. Färre ungdomar fick feriepraktik. Vissa arbetsplatser fick färre feriepraktikanter än de önskat medan några blev helt utan. Feriepraktikanterna själva upplevde det orättvist att det var olika lön beroende på ålder och arbetsplats trots samma arbetsuppgifter och samma ansvar. Administrationen blev mer omfattande och komplex. Budgeten överskreds med cirka kronor. Omvärldsbevakning För att få ett bredare underlag till hur feriepraktiken kan bedrivas framåt ställdes frågor till 22 kommuner hur de arbetar. 15 kommuner svarade. Frågorna rörde vilken målgrupp som erbjuds feriepraktik, på vilka arbetsplatser feriepraktik erbjuds samt i vilken omfattning. Frågor om lönesättning och facklig samverkan ställdes också. Kommunledningsförvaltningens förslag Feriepraktik föreslås hanteras enligt den modell som använts före 2018 och föreslås erbjudas inom kommunal verksamhet, föreningar, ideella organisationer och Jamtli. Feriepraktikanterna föreslås få samma timlön, oavsett arbetsplats. Det förutsätter att kommunen ensidigt sätter lönen för samtliga feriepraktikanter. Detta med hänvisning till att lön för åriga inte regleras i det centrala avtal (HÖK) med Kommunal. Fördelarna med detta är att kommunen fortsatt kan erbjuda ett brett utbud av feriepraktikplatser och arbetsuppgifter då

20 KS (3) externa parter tillhandahåller två tredjedelar av alla feriepraktikplatser. Att alla feriepraktikanter erbjuds samma timlön innebär att alla ungdomar får samma förutsättningar oavsett arbetsplats. Synpunkter har inhämtats från kommunjurist angående placering hos föreningar, ideella organisationer och Jamtli samt från förhandlingschef angående lönesättning hos externa parter: Enligt Kommunallagen (217:725 2 kap 1 ) är det inte möjligt att stödja enskilda näringsidkare. När det sedan kommer till föreningar eller andra icke vinstdrivande organisationer så är rättsläget mer oklart, vilket gör det till en gråzon. Att inte följa externa parters kollektivavtal gällande löner innebär en risk för facklig tvist och skadeståndsanspråk. Höjning av lön Lön till feriepraktikanter har sedan 2016 varit 57 kronor per timme. Vid jämförelse med 22 andra kommuner i riket ligger lönen lågt och en höjning föreslås till 65 kronor per timme. Ett tillägg med 5 kronor per timme föreslås för praktik inom vård och barnomsorg för att locka till dessa verksamheter med hänvisning till framtida kompetensförsörjningsbehov. Budget 2019 för feriepraktik är 5403 mnkr. En höjning av lönen medför att pengarna räcker till att anställa 750 ungdomar (jmf. 850 ungdomar 2018). Då erfarenheten visar att många ungdomar tackar nej till erbjuden praktik, bland annat på grund av att man fått ett reguljärt sommarjobb, beräknas att ca 950 ungdomar kan erbjudas praktik. Det övergripande målet är att alla gymnasieungdomar ska få ett erbjudande. Detta av ekonomiska skäl då ungdomen inte får barnbidrag längre vid fyllda 16 år. Målet kommer att uppnås samt att många niondeklassare kommer att kunna erbjudas. Om ytterligare 100 ungdomar skulle anställas blir kostnaden ytterligare ca kronor. Anders Wennerberg Kommundirektör Åsa Brandelius Områdeschef Beslutet ska skickas till Helén Eurenius, Mikael Hedström, Björn Strindlund Tjänstemannaförslaget ska skickas med beslutet

21 TJÄNSTESKRIVELSE (3) KS Kommunledningsförvaltningen CARINA OSCARSSON, Förslag till Kommunstyrelsen Policy Informationssäkerhet Kommunledningsförvaltningen har under 2018 anställt en informationssäkerhetsstrateg för att driva och utveckla kommunens informationssäkerhetsarbete. Informationssäkerhetsarbetet behöver utvecklas för att säkerställa att ett systematiskt informationssäkerhetsarbete bedrivs på alla nivåer i organisationen. I dagsläget finns en IT-säkerhetspolicy från 2004, IT-säkerheten är endast en del av informationssäkerhetsarbetet. Av denna anledning behö-ver IT-säkerhetspolicyn nu ersättas med en informationssäkerhetspolicy som lägger grunden för ett systematiskt informationssäkerhetsarbete. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att nuvarande IT-säkerhetspolicy upphör att gälla Kommunfullmäktige fastställer Informationssäkerhetspolicy Östersunds kommun Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse, Informationssäkerhetspolicy Östersunds kommun, Svar remiss Informationssäkerhetspolicy remiss Revisionsrapport Uppföljande granskning av IT-säkerhet, Protokoll kommunstyrelsen, Uppföljande granskning av IT-säkerhet, IT-säkerhetspolicy, Bakgrund 2004 beslutades den senaste IT-säkerhetspolicyn av kommunstyrelsen. Sedan dess har mycket hunnit hända gällande informationsflödet och informationshanteringen i samhället, samt att kraven och förväntningarna på vår information har ökat.

22 KS (3) IT-säkerhet hanterar endast en del av säkerheten för kommunens information, och därför behövs ett bredare angreppssätt. Sedan den senaste IT-säkerhetspolicyn antogs har samhället gått från att fokusera mycket på IT-säkerhet till att ändra inriktningen mot informationssäkerhet, som utöver IT-säkerhet även beaktar fysisk säkerhet och administrativ säkerhet. Idag saknas ett helhetsgrepp och ett systematiskt arbete avseende informationssäkerhet, vilket gör att vi inte kan säkerställa att våra informationstillgångar har det skydd som behövs och förväntas av både medborgare och medarbetare. I en uppföljande granskning av IT-säkerheten 2017 skriver revisorerna att kommunen behöver säkerställa att ett systematiskt säkerhetsarbete bedrivs på alla nivåer. Utifrån detta beslutade Kommunstyrelsen (2017) att tillsätta en resurs på kommunledningsförvaltningen för att driva arbetet. Resursen anställdes under hösten I ytterligare uppföljande granskning av IT-säkerheten (2018) skriver revisorerna bland annat att det är angeläget att det påbörjade arbetet med ny informationssäkerhetspolicy slutförs. Informationssäkerhetspolicyn är ett led i det systematiska arbete som nu påbörjas för att bygga upp ett ledningssystem för informationssäkerhet enligt standard som myndigheten för samhällsskydd rekommenderar, ISO/IEC 27001:2017. Policyn kommer att vara det övergripande styrdokumentet för informationssäkerhetsarbetet, vidare kommer det sedan att utvecklas ytterligare styrdokument som faller in un-der policyn för att förtydliga hur informationssäkerhetsarbetet ska bedrivas. Information från nuvarande IT-säkerhetspolicy kommer att flyttas över till sådana styrdokument eftersom all information som i dagsläget finns i ITsäkerhetspolicyn inte nämns i informationssäkerhetspolicyn. Remiss Policyn har under hösten varit på remiss hos alla förvaltningar och endast en synpunkt har inkommit från en tjänsteman vid vård- och omsorgsförvaltningen. Synpunkten gällde medarbetares ansvar för informationssäkerheten. Efter övervägande av synpunkten anser kommunledningsförvaltningen att det inte bör göras någon ändring i policyn, med anledning att det är viktigt att varje enskild medarbetare har ansvar för sin del av informationssäkerhetsarbetet. Det vore orimligt för respektive chef att upprätthålla sina medarbetares informationssäkerhet, det är av stor vikt att alla medarbetare känner sitt ansvar för informationssäkerheten så att en säkerhetskultur gynnas i organisationen.

23 KS (3) Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Samtliga förvaltningar Informationssäkerhetsstrateg Carina Oscarsson Säkerhetschef Lars-Åke Wallin IT-chef Marie Fryklöf Informationssäkerhetspolicyn ska skickas med beslutet.

24 TJÄNSTESKRIVELSE (2) KS Ulf Sandberg, Förslag till Kommunstyrelsen Riktlinje för mål och budget i Östersunds kommun Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige fastställer Riktlinje för mål och budget i Östersunds kommun Sammanfattning av ärendet Under framtagande av kommunens budget för 2019 har det framkommit synpunkter från både politiken och tjänstemannahåll på att budgetprocessen kan och bör förbättras. Kommunledningsförvaltningen har därför under hösten inventerat behov och möjligheter och presenterar ett förslag till förändrad styrmodell för mål och budgetarbetet i Östersunds kommun. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse, Riktlinje för mål och budget i Östersunds kommun Ärendet Mål- och budgetprocessen har de senaste åren genomgått både större och mindre förändringar. Från budget 2016 övergick kommunen från att styra på kvalitetsdimensioner till hållbarhetsperspektiv. Från budget 2018 infördes begreppet kommunövergripande mål som en central del i fullmäktiges budget. Under genomfördes en översyn av kommunens styrdokument och nya riktlinjer för politiska styrdokument togs fram. Som helhet har ovanstående förändringar bidragit till en tydligare styrning och ett aktivt arbete pågår t ex just nu med att uppdatera ett antal styrdokument för att ytterligare tydliggöra styrningen. Under framtagande av budget 2019 har Område styrning fångat upp synpunkter från både politiken och tjänstemannahåll på nuvarande budgetprocess. Synpunkter som säger att processen ytterligare kan och bör förbättras. Till exempel bör den inledande delen av budgetprocessen bli tydligare då detta sätter ramarna för det kommande arbetet. Framförallt handlar det om att stärka trend- och omvärldsspaning som ett komplement till nuvarande

25 KS (2) underlag i form av omvärldsanalys, KKiK-redovisningar mm. Det bör också tidigt och tydligt fastställas planeringsförutsättningar för både mål- och resursfördelningsarbetet. Dessutom bör det finnas en större helhetssyn i budgetarbetet och koppling mellan mål och resurser bör stärkas. En önskvärd förändring vore också om det gick att tidigarelägga processen då detta t ex innebär en högre träffsäkerhet för investeringar. Utifrån synpunkter och genom omvärldsbevakning på andra kommuner har Område styrning tagit fram ett förslag på förändrad styrmodell för mål- och budgetarbetet. Förslaget framgår av Riktlinje för Mål och budget i Östersunds kommun som bifogas denna tjänsteskrivelse. Jämfört nuvarande styrmodell innebär förslaget ett antal förändringar: Insamling och analys med omvärlds- och trendspaning lyfts tydligare in som en del av kommunens budgetprocess. Ny form av planeringsförutsättningar införs som på ett samlat sätt beskriver förutsättningar för mål och budgetarbetet. Modellen görs mer flexibel där indikatorer kan målsättas som komplement till de kommunövergripande målen. Fokus för fullmäktige flyttas från nämndsmål till politiska uppdrag per kommunövergripande mål. Kopplingen mellan mål och resurser stärks genom att de politiska uppdragen resurssätts. Verksamhetsplaner för nämnder och styrelser ersätter nuvarande nämndsbudgetar. Kommunledningsförvaltningens bedömning är att modellen öppnar upp för ett mer kommunövergripande arbetssätt där kommunens samlade kompetens kan nyttjas på ett bättre sätt. Modellen skapar också förutsättningar för en snabbare budgetprocess och en process där fullmäktiges budget på ett mer tydligt sätt utgör underlag för nämndernas mål och budgetarbete. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Samtliga nämnder

26 TJÄNSTESKRIVELSE (5) KS Sven-Ove Nilsson, VD Rådhus AB Förslag till Kommunstyrelsen Fastighetsutredning i kommunkoncernen Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut 1. Utifrån ovanstående fakta föreslås att kommunfullmäktiges beslut , 90 upphävs. 2. Att bilda en bolagsliknande drift- och förvaltningsform benämnd Intraprenad balansräkningsenhet. 3. Finans och ledningsutskottet utgör styrelse för intraprenaden balansräkningsenheten 4. Kommundirektören får i uppdrag att organisera och bemanna verksamheten. Sammanfattning av ärendet Nya begränsningsregler för ränteavdrag som beslutades av Riksdagen i juni 2018 och börjar gälla fr o m 1 januari 2019 medför att räntekostnaderna bara till begränsad del blir avdragsgilla för det nya lokalbolaget. En kostnad i form av bolagsskatt riskerar därmed med stor sannolikhet att uppstå för lokalbolaget. Även momsreglerna kan vara negativa för lokalbolaget jämfört med kommunal drift av fastigheterna särskilt vid exemplet uthyrning till privata alternativ. Sammantaget utifrån den bedömning som skett av värderare kommer stämpelskatten att uppgå till något mer än 25 milj.kr, en gräns som tidigare bedömts som acceptabel. Mot bakgrund av ovanstående föreslås istället att en bolagsliknade driftform be-nämnd intraprenad bildas för att organisera, förvalta, utveckla fastighetsinnehavet. Ekonomistyrningen blir avgränsad i och med att intraprenaden får en egen resultat- och balansräkning för att tydligt åskådliggöra ekonomin i fastighetsbeståndet. I övriga delar gäller det beslut KF fattade Arbete med att utveckla och effektivisera koncernens fastighetsinnehav ska fortsätta. Utvecklas mer under avsnittet alternativ till att bilda lokalbolag.

27 KS (5) Intraprenaden styrs av en bolagsliknaden styrelse och fastighetsdirektör utifrån full-mäktiges beslutade direktiv. Intraprenaden föreslås styras av finans/- ledningsutskottet eftersom både bolags och förbundsfrågorna hanteras av utskottet. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges beslut , 90 Kommunstyrelsens beslut , 133 Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse Utredning av kommunens fastighetsbestånd Arbetsutskottets beslut , 19 Ärendet Kommunfullmäktige har i budgetdirektiv till kommunstyrelsen beslutat att utredning tas fram som syftar till att ge svar på frågan hur kommunstyrelsen ska säkerställa att kommunkoncernen har en hållbar och effektiv organisation av samtliga kommunägda fastigheter. KS-Au beslutade (d.nr ) att framtaget utredningsdirektiv (dat ) ska ligga till grund för utredningen. Utredningen genomfördes i två steg. Steg 1 var en nulägesbeskrivning av fastighetsinnehav och organisation för Östersundshem, JKAB och kommun. Det beslutades att utredningen skulle fördjupas, steg 2, för att ta fram förslag till förändringar av nuvarande struktur som bättre stämmer överens med utredningsdirektivet. Redovisning av fastighetsutredning pre-senterades i skrivelse dat till Kommunstyrelsen och innehöll tre förslag till förändring: -Samla förvaltning av samtliga bostäder hos Östersundshem. -Kommersiella- och samhällsfastigheter och förvaltnings-funktioner kopplade till detta delbestånd flyttas över till nybildat fastighetsbolag, Östersunds lokaler AB. -Samla alla sportarenor I Östersunds sport- och eventarena AB. och utse en projektledare som är ansvarig för genomförandet av förändringen. Vid Kommunstyrelsens sammanträde beslutades att föreslå kommun-fullmäktige att besluta enligt fastighetsutredningens förslag. Kommunfullmäktige be-slutade enligt Kommunstyrelsen förslag och VD Östersunds Rådhus AB får i uppdrag att genomföra de förändringar i fastighetsägandet som listats i beslutet.

28 KS (5) Genomförande VD i Östersunds Rådhuset AB som utredningsansvarig initierade en fördjupad ana-lys av de ekonomiska konsekvenserna för att överföra fastigheter till ett bolag: Det som påverkar ekonomin i bolaget och så sent som i juni i år beslutades av Sveri-ges Riksdag är nya skatteregler för företagssektorn. De är beslutade att starta 1 janu-ari Det nya regelverket innebär att en generell begränsning av ränteavdrag i bo-lagssektorn i form av s k EBITDA-regel med ett avdragsutrymme om 30 procent på resultatet före finansiella kostnader. För bolaget kan de nya räntebegräsningsreglerna innebära stora konsekvenser. Bola-get måste för att finansiera köpet av fastigheterna, en uppskattad kostnad av 1,5-2 miljarder kr, behöva låna motsvarande summa via kommunens internbank. Kostnaden är beroende av den värdering som fastigheterna kommer att säljas till. Bo-laget kommer att ha litet eget kapital och ett stort främmande kapital och blir därmed ett typexempel på företag som drabbas negativt av det nya regelverket. Lokalbolaget kommer således att ha höga räntekostnader som endast till begränsad del blir avdragsgilla vid beräkning av bolagsskatten Den exakta effekten av de nya ränteavdragsbegränsningsreglerna är svåra att beräkna i nuläget men det finns risk att bolaget kommer att behöva betala skatt på resultatet. I en lågräntemiljö är det av ringa betydelse. Svårigheterna uppstår när räntorna börjar normaliseras. -Effekten av den avgift som tas ut vid förvärv av fastigheter (lagfart) den s k stäm-pelskatten är 4,25% av bedömt marknadsvärde. Även moms- och statsstödsreglerna måste beaktas, men är av liten eller ingen betydelse. Stämpelskatten som debatterats flitigt de senaste åren och de möjligheter som finns för att minimera den. Det går att kraftig reducera stämpelskatten via fastighetsregle-ring s k frimärksfastighet eller fastighetsreglera en eller flera fastigheter nära varandra. Utredningen väljer att inte föreslå den förstnämnda metoden då den riske-rar att kommunen betraktas som skatteplanerare med dålig publicitet som följd. Den senare metoden är fullt möjlig i flera fall. men uppväger inte avstående av frimärks-lösning Sammanfattning nya fakta Nya begränsningsregler för ränteavdrag som beslutades av Riksdagen i juni 2018 och börjar gälla fr o m 1 januari 2019 kan medföra att räntekostnaderna bara till begrän-sad del blir avdragsgilla för lokalbolaget. En kostnad i form

29 KS (5) av bolagsskatt riskerar därmed att uppstå för lokalbolaget. Sammantaget utifrån de bedömning som skett av värderare kommer stämpelskatten att uppgå till något mer än 25 milj.kr, en gräns som tidigare bedömts som acceptabel. Utifrån ovanstående delvis nytt regelverk föreslås att kommunfullmäktiges beslut ändras och upphävs i den del som berör Lokalbolag. Nytt förslag till beslut angående alternativ till lokalbolag beskrivs nedan, Alternativ till att bilda Lokalbolag : Alternativ till att bilda Lokalbolag Med anledning av att kostnaden för att överföra Lokalfastigheter till bolag riskerar att överstiga de positiva värden har utredningen tittat på alternativ lösning. Viktigt att påpeka att de grundläggande motiven att förändra kvarstår. Vilket bl a innebär att arbetet med att se över effektiviseringar av koncernens fastighetsinnehav kvarstår och ska fortsätta. I kommunfullmäktiges beslut framhålls: Viktigt att organisera, förvalta, utveckla fastighetsinnehavet, även synliggöra balans-räkningens tillgångssida. Endast alternativet till bolag för kommunen föreslås att förändras. Det skapas genom att organisera fastighetsförvaltning i en bolagsliknaden intraprenadlösning - balansräkningsenhet. Med rätt förutsättning ges det möjlighet att skapa en professionell, tydlig, självständig och politiskt styrt fastighetsägande, där ekonomin är tydlig och speglar de stora värden som fastighetsinnehavet innebär, avskild från kommunens övriga verksamhet för att skapa möjlighet till transparens och styrning. Förslag: Skapa en avskild intern balansräkningsenhet - Fastighetsintraprenad, som styrs av finans och ledningsutskottet, med huvuduppgiften att fokusera på fastighetsägande och förvaltning. En viktig uppgift blir att styra lokalinvesteringarna kopplade till kommunens samlade budgetprocess. Styrelse för intraprenaden föreslås vara finans/- ledningsutskottet för att den politiska styrningen ska vara direkt och tydlig. Styrs genom direktiv fastställda av kommun-fullmäktige i likhet med helägda bolag. Enheten ska råda under bolagsliknande for-mer med tydligt uppdrag att vara fastighetsägare med allt vad som däri hör till.

30 KS (5) Uppdrag att vara fastighetsägare med allt vad som däri hör till innebär: -Äga och organisera och ta ansvar för samtliga kommunägda fastigheter, -Ansvar för fastighetsekonomi. Balansräkning, resultaträkning och likviditet. -Ansvar för fastighetsinvesteringar samt ansvar för hela kommunens lokalförsörj-ningsplan, därmed också förslag till investeringsbudget och plan. -Ansvar för kommunens ägande av bostadsrätter. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Kommundirektör, Anders Wennerberg Ekonomidirektör, Unto Järvirova VD Rådhus AB

31 TJÄNSTESKRIVELSE (2) KS Ulf Sandberg, Verksamhetscontroller Förslag till Kommunstyrelsen Ny avfallsplan - program och strategi, samt reviderade lokala föreskrifter om avfall Kommunledningsförvaltningens förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges beslut Förslaget till ny avfallsplan, program och strategi, samt reviderade lokala föreskrifter om avfall antas. Sammanfattning av ärendet Alla kommuner måste, enligt lagstiftningen, ha en plan för det avfall som uppstår i kommunen. Denna plan ersätter avfallsplanen från 2005 och är utformad som ett program för och en strategi för Målgruppen är alla i Östersunds kommun som köper och slänger samt alla som, på ett eller annat sätt, tar hand om sopor. Syftet är att minska mängden avfall och avfallets farlighet för vår hälsa och miljö. Under arbetet med programmet och strategin reviderades också de lokala föreskrifterna. De har även fått ett nytt namn: Lokala föreskrifter om avfall. De utgör, tillsammans med program och strategi, kommunen nya Renhållningsordning. Den 27 september 2017 tog miljö- och samhällsnämnden beslut att ställa ut den nya renhållningsordningen för granskning. Under granskningstiden kom tre yttranden in som har behandlats enligt granskningsredogörelse I. Den 28 februari 2018 tog miljö- och samhällsnämnden beslutet att ställa ut styrdokumenten igen för granskning. Under den granskningstiden kom ytterligare två yttranden in som har behandlats enligt granskningsredogörelse II. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse, Miljö- och samhällsnämndens protokoll, Teknisk förvaltnings tjänsteskrivelse Granskningsredogörelse I, Granskningsredogörelse II, Program för avfall - om förebyggande och hantering av avfall, Östersunds

32 KS (2) kommun med bilagor (7 st) Strategi för avfall - om förebyggande och hantering av avfall, Östersunds kommun med bilaga (1 st) Lokala föreskrifter för avfall Ärendet Alla kommuner måste, enligt lagstiftningen, ha en plan för avfallet som uppstår i kommunen. Denna plan ersätter avfallsplanen från 2005 och är utformad med utgångspunkt i Naturvårdsverkets föreskrifter om kommunala avfallsplaner för förebyggande och hantering av avfall NSF 2006:6 och NSF 2017:2 och är anpassad till Östersunds kommuns styrmodell. Programmet och strategin tar upp kommunens möjligheter att påverka avfallsmängderna; i första hand genom att kommunens egna verksamheter handlar hållbart och sorterar alla sopor rätt. Kommunen kan också påverka, framförallt, hushållen men också företagen genom att styra med exempelvis avgifter, information och tillgänglighet till sorteringsställen. Under arbetet med programmet och strategin reviderades också de lokala föreskrifterna. Lokala föreskrifter för avfall, tillsammans med avfallsplanen i form av ett program och en strategi Östersunds kommuns renhållningsordning. Styrdokumenten är framtagna i enlighet med Riktlinjer för politiska styrdokument och kommunledningsförvaltningen har inget att erinra utan föreslår att dokumenten antas. Anders Wennerberg Kommundirektör Unto Järvirova Ekonomidirektör Beslutet ska skickas till Miljö- och samhällsnämnden Enhetschefen för Avfall/återvinning på Teknisk förvaltning

33 TJÄNSTESKRIVELSE (3) KS Per Eby Event- och besöksnäringsstrateg Förslag till kommunstyrelsen Utvecklingsstöd till Storsjöcupen 2019 Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen att bevilja ett utvecklingsstöd till Storsjöcupen på kronor för Frågan om framtida stöd hanteras efter utvärdering år Storsjöcupen beviljas Pengarna tas ur kommunstyrelsen budget för stora arrangemang, ansvar 01000, verksamhet Genom detta beslut samt genom det avtal som tas fram på KFN skall kommunen lyftas fram som en avgörande samarbetspartner och som huvudsponsor i den kommunikation som Storsjöcupen producerar. 3. Storsjöcupen skall senast den sista oktober 2019 skriftlig och muntligt redovisa till Östersunds kommun hur dessa utvecklingspengar har använts. Sammanfattning av ärendet Storsjöcupen har arrangerats i Östersund sedan Den har genom åren utvecklats till ett av Östersunds allra största och viktigaste evenemang. Ärenden kopplade till Storsjöcupen har traditionellt hanterats av Kultur och Fritidsnämnden så också i år under diarienummer KFN Där avhandlas lån av fotbollsplaner, skolor m.m. I den inkomna ansökan från Storsjöcupens styrelse i oktober 2018 om en förlängning av det ingångna samarbetsavtalet finns en begäran om ekonomiskt stöd från kommunen gällande tillväxt och utveckling av Storsjöcupen. I ansökan söks stöd för tre år. År ett, 1 miljon kr, år två, kronor och år tre, kronor. Detta handläggs av område tillväxt Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningen tjänsteskrivelse, Ansökan från Storsjöcupen, Effektstudie Storsjöcupen 2018 genom Event kompass

34 KS (3) Ärendet Storsjöcupen såg sitt ljus i Östersund Kontinuerligt har arrangemanget vuxit till ett av Sveriges största fotbolls och ungdomsarrangemang. Utvecklingen av antal fotbollsplaner har utvecklas för att möta ett allt större växande behov. Skolor och skolgårdar har renoverats för att klara av det ökande behovet av boende och campingytor men också för att klara av ökande myndighetskrav t.ex. när det gäller brandskydd. Östersunds kommun som samarbetspartner till Storsjöcupen har varit en absolut förutsättning för att evenemanget har vuxit till vad det är i dag. Varför skall då Östersunds kommun utöka sitt engagemang att även om-fatta ett direkt ekonomiskt stöd i form av ett utvecklingsstöd som kommunledningsförvaltningen föreslår i denna skrivelse? Ett svar ges i den effektstudie som finns som bilaga till denna skrivelse. Den är framtagen av MIUN och ETOUR och deras s.k. Event Compass Den beskriver bl.a. att den s.k. Turistekonomiska effekten av Storsjöcupen år 2018 var 60,5 miljoner kronor. (se från sid 27 i skrivelsen) Detta är en li-ten minskning från 2017 då motsvarande siffra vara 64 miljoner kronor. Många av stadens handlare beskriver Storsjöcupen som viktigare än julhandeln. Kort sagt Storsjöcupen är ett viktigt evenemang för Östersund. Många framgångsrika evenemang kommer ofta till en punkt där man inser att man måste ta ytterligare ett steg framåt för att inte riskera det omvända. Den nya styrelsen för Storsjöcupen insåg att de nu kommit till denna punkt. De har inlett ett ambitiöst reformarbete där de insett att de måste söka nya målgrupper, utveckla sin kommunikation och marknadsföring, förbättra delar av nuvarande upplägg av cupen men kanske framförallt säkerställa att rätt kompetens finns hos medarbetare och styrelse. Kompetens kan initialt kosta pengar. Storsjöcupen har allt sedan starten aldrig erhållit några stora summor i rent ekonomiskt stöd från Östersunds kommun eftersom de har betraktats som ett ungdomsarrangemang. Det årliga stödet de senaste åren har varit en summa på kronor. Storsjöcupen har idag ca 500 lag som spelar i cupen. Den absolut övervägande delen av dessa lag ca är lag från Norge. Alla dessa norska lag är på många sätt fantastiskt men kan också betraktas som en akilleshäl. Vad händer med Storsjöcupen om t.ex. den norska ekonomin skulle börja svikta. Redan idag finns också synpunkter från de norska lagen om att varför åka till Sverige när vi bara får möta norska lag? Den nya styrelsen för Cupen vill därför arbeta med att utöka antal lag i cupen upp till 600 men då inte med hjälp av 100 nya lag från Norge. Fokus kommer att ligga på Norrlandskusten och Mälardalen och också med fokus på fler internationella lag. Konkurrensen från andra cuper och turneringar ökar. Här gäller det för Storsjöcupen att hänga med. Det kan handla om bättre invigning, bättre kringar-

35 KS (3) rangemang, smartare spelscheman etc. Det handlar också om att utveckla sin synbarhet på hemsida och sociala medier. För att Storsjöcupen skall fortsätta att vara en av årets höjdpunkter i Östersund behöver de ekonomisk hjälp att ta nästa steg. Storsjöcupen är inte bara en höjdpunkt socialt för alla fotbollsspelare. Storsjöcupen har en mycket stor betydelse för det lokala näringslivet allt från hotell, campingar, handel men även serviceföretag som frisörer och bilbolag. Därför föreslår kommunledningsförvaltningen att bevilja Storsjöcupen för 2019 som ett utvecklingsstöd så att de kan skapa förmåga att ta ett nytt kliv i sin utveckl-ing. Ett utvecklingsstöd måste helst vara långsiktigt. Frågan om ytterligare stöd 2020 och 2021 hanteras efter utvärdering av år ett under oktober må-nad Anders Wennerberg Kommundirektör Per Johansson Chef område tillväxt Beslutet ska skickas till Teres Gärdin, president@storsjocupen.se, Putte Eby, event- och besöksnäringsstrateg Henrik Jansson, enhetschef, kultur- och fritidsförvaltningen Gerd Kjellin, administratör på område tillväxt

36 Diarienr Handläggare Anne Sörensson Klimatsamordnare Förslag till kommunstyrelsen Klimatprogram och klimatstrategi - färden mot ett fossilbränslefritt och energieffektivt Östersund 2030 Uppdraget om att ta fram en klimatfärdplan beslutades av Kommunstyrelsen 22 mars Namnet har ändrats till klimatprogram och strategi p g a kommunfullmäktiges beslut att följa hållbarhetsberedningens förslag om styrdokumentens utformning anpassade till kommunens nya styrmodell. Klimatprogrammet beskriver inriktningen för arbetet mot ett fossilbränslefritt och energieffektivt Östersund till år 2030, alltså två av kommunfullmäktiges beslutade kommunövergripande mål. Med nuvarande minskningstakt kommer målen inte att nås. Takten behöver öka, och därför har förslag till klimatprogram och förslag till klimatstrategi tagits fram. Det politiska klimatprogrammet innehåller vad som ska uppnås långsiktigt till år 2030, övergripande inriktning och vad man vill uppnå inom utvalda områden. Klimatstrategin tydliggör hur man ska arbeta de kommande åren inom olika strategiområden. Programmet och strategin har varit ute på remiss. De kommunövergripande målen behöver få tillägg och justeras utifrån detta. I remissredogörelsen, som är gemensam för program och strategi, finns en sammanställning över till vilka remissen har skickats ut till samt vilka synpunkter som kommit in och hur den politiska ledningsgruppen tagit ställning till dem. En klarspråksgranskning ska göras av program och strategi efter kommunstyrelsens beslut. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut 1. Den politiska ledningsgruppens förslag till klimatprogram antas. 2. Den politiska ledningsgruppens förslag till klimatstrategi antas. 3. Kommunfullmäktige ändrar målet för kommunförvaltningen att bli fossilbränslefri från år 2030 till år Kommunfullmäktige beslutar att målet för olika färdmedel i Östersunds tätort ska vara 40 % bil, 20 % buss och 40 % aktiva transporter, cykel och gång år Kommunfullmäktige inför ett mål att minska användningen av flyg internt i kommunorganisation. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

37 Diarienr Kommunfullmäktige ändrar det kommunövergripande målet för energianvändning för kommunen som geografiskt område och i kommunförvaltningen från 20 % till 30 % mellan åren Kommunfullmäktige inför en klimatbudget i kommande års budgetprocesser för att säkerställa minskning av klimatpåverkande utsläpp. Kommunstyrelsens beslut 8. Kommunstyrelsen tillsätter en strategisk grupp med utvalda politiker och tjänstemän för att stötta processen med genomförande av klimatprogram och klimatstrategi. Gruppen placeras organisatoriskt under kommunstyrelsen. Underlag för beslut Ledningsgruppens skrivelse , diarienummer och Ledningsgruppens förslag till klimatprogram och förslag till klimatstrategi Remissredogörelse Kommunstyrelsens beslut , om remiss av Klimatprogram och strategi Kommunstyrelsens beslut , 81 att påbörja arbetet med klimatfärdplan LEDNINGSGRUPPEN FÖR KLIMATPROGRAM OCH STRATEGI Karin Thomasson Ordförande Beslutet skickas till Samhällsbyggnad Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer