TN-2016/ Verksamhetsberättelse 2016 för tillsynsnämnden

Transkript

1 TN-2016/ Verksamhetsberättelse 2016 för tillsynsnämnden Natur- och byggnadsförvaltningen/ FEBRUARI 2017

2 Innehåll Huddinges vision och mål... 3 Huddinges styrmodell... 3 Sammanvägd måluppfyllelse... 4 Förbättringsområden... 4 Årets händelser... 4 Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län... 5 Tillsynsnämndens mål och resultat... 6 Bra att leva och bo... 6 Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Intern kontroll Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning 24 Systematiska kontroller Källförteckning... 26

3 Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Huddinges styrmodell Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Styrmodellen är att med systematik föra dialog på alla nivåer i organisationen, med politiker och invånare för att åstadkomma ständiga förbättringar. Kommunen följer en arbetsprocess som bygger på att systematiskt arbeta i fyra steg: planera, utföra, följa upp och förbättra. I verksamhetsberättelsen följer nämnden upp sin verksamhet utifrån beslutad verksamhetsplan, bedömer måluppfyllelsen för året och föreslås vilka förbättringsområden som behöver prioriteras för en ökad måluppfyllelse. Bedömningen av måluppfyllelse sker utifrån kommungemensamt framtagna kriterier. TILLSYNSNÄMNDEN 3

4 Sammanvägd måluppfyllelse Måluppfyllelsen av tillsynsnämndens verksamhetsplan för 2016 bedöms som god. Av de fem mål som nämnden bedömt, bedöms målen fler i jobb, god omsorg om individen och systematisk kvalitetsutveckling ha god måluppfyllelse. Målet sund ekonomi bedöms ha mycket god måluppfyllelse. Målen bra att leva och bo och ekosystem i balans bedöms ha godtagbar måluppfyllelse. Förbättringsområden Under 2016 har mycket arbete lagts ner på att förbättra rutiner för service till invånarna. Detta arbete fortsätter i än högre utsträckning under Nämnden har två utvecklingsåtaganden som direkt berör detta. Digitalisering är ett annat fokusområde för 2017, som är nära sammankopplat med service. Takten i digitaliseringsarbetet behöver vara hög och även öka på vissa områden för att möta invånarnas förväntningar på verksamheten. Under 2017 kommer ett nytt verksamhetssystem att införas för miljötillsynsavdelningen. Det nya systemet har bättre förutsättningar att skapa e-tjänster som bidrar till ökad service för kunden och ökad effektivitet för verksamheten. Årets händelser Året 2016 har präglats av att natur- och byggnadsförvaltningen som ny förvaltning har fått många delar, funktioner och processer på plats och i drift. Alla ledningsgruppens medlemmar är på plats sedan juni. Administrativa områden och rutiner har genomgått en påtaglig utveckling. Detta gäller bland annat systematiskt brandskyddsarbete, registratur- och ärendehantering, krishantering, planering- och uppföljning samt introduktion av nyanställda. Systematiken för intern kontroll är befäst och systematiska kontroller för både myndighetsutövning och personal- och ekonomiadministration har genomförts. Under året har NBF 2020 tagits fram som är en beskrivning av var förvaltningen ska ha uppnått år 2020, och som pekar ut åtta fokusområden för att nå dit. Hela förvaltningen kommer att vara engagerad i förverkligandet av NBF 2020 med start Ny miljöchef började i mars och flera nya medarbetare har anställts på miljötillsynsavdelningen. Alla vakanta tjänster är nu tillsatta och avdelningen har även utökats med ett antal medarbetare. I december fattade kommunfullmäktige beslut om reviderade taxor och avgifter för tillsynsnämndens verksamheter. Alla inspektörer har sedan mars månad fått tydliga direktiv från miljöchefen att debitera alla nedlagda timmar i sina ärenden och en rutin för att beräkna tid för debitering har färdigställts i slutet av året. Två större uppdrag som inte var planerade har tillkommit under året. För att kommunen ska kunna genomföra uppdraget om att få fram bostäder för nyanlända har mycket tid och resurser prioriterats från miljötillsynsavdelningen, framförallt i slutet av året. Det andra stora uppdraget har varit en lokalutredning för att hitta andra lokaler än tekniska nämndhuset för förvaltningens verksamheter. Detta mot bakgrund att det inom några år kommer byggas förskola/skola/bostäder på den plats där tekniska nämndhuset idag ligger. Förvaltningen planerar för att flytt till nya lokaler ska ske under första halvåret VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

5 Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Vår vision att Huddinge ska vara en av de tre populäraste kommunerna i länet att bo, besöka och verka i ställer stora krav på våra verksamheter. För att sträva mot visionen måste vi utföra våra uppdrag mycket bra, tåla jämförelser med andra kommuner i länet samt bemöta invånare och företag på ett positivt och professionellt sätt. Arbetet med att nå mot visionen kräver delaktighet från alla medarbetare och verksamheter. Alla nämnder har i uppdrag att fortsätta arbetet med att förankra visionen. En viktig åtgärd under planeringsperioden är att visa uthållighet och konsekvens i arbetet med visionen. Uppföljning Den nya personalpolicyn som under hösten rullats ut i alla förvaltningar och verksamheter utgår från kommunens vision och kärnvärden. Personalpolicyn stärker därmed kopplingen mellan kärnvärdena och medarbetarskap och ledarskap. Nämnden följer upp visionen och jämför verksamheterna med andra kommuner genom de mått som satts under respektive nämndmål. TILLSYNSNÄMNDEN 5

6 Tillsynsnämndens mål och resultat Bra att leva och bo Måluppfyllelsen för det övergripande målet att det ska vara bra att leva och bo i Huddinge bedöms som godtagbar. Två delmål bedöms ha god måluppfyllelse, ett mål bedöms ha godtagbar måluppfyllelse och ett mål bedöms ha ej godtagbar måluppfyllelse. För de delmål där nämnden inte har varken etappmål eller utvecklingsåtaganden under 2016 har nämnden inte gjort någon bedömning. Ökat bostadsbyggande Måluppfyllelsen för målet om ökat bostadsbyggande bedöms som god. Nämnden har ett mått där etappmålet anges som indikator och som inte utgör underlag för nämndens måluppfyllelse. Måttet följs eftersom nämndens verksamheter påverkar resultatet, dock tillsammans med andra nämnder och aktörer och nämndens rådighet över resultatet är därför begränsad. I övrigt har nämnden inga etappmål under målet om ökat bostadsbyggande. Utvecklingsåtagandet har genomförts i planerad omfattning. Antal nytillkomna bostäder Totalt (antal) Indikator Varav (antal) Småhus Indikator Flerbostadshus Indikator Arbetet har letts av samhällsbyggnadsavdelningen på kommunstyrelsens förvaltning och natur- och byggnadsförvaltningen har genomfört uppdraget enligt plan. Under året har forum för samverkan beslutats och planerings- och exploateringsmanualen Plexman uppdaterats och implementeringen har påbörjats. Natur- och byggnadsförvaltningen har deltagit i arbetet och arbetar nu efter nya Plexman. Arbete med tidiga skeden och införande av projektstyrningsverktyget Antura har påbörjats men inte slutförts. Fler ska få sitt förstahandsval till förskola och skola Andelen som fått sitt förstahandsval Förskolan (kommunala och fristående) Etappmål * Indikator Kommunala grundskolor Indikator Gymnasiet (kommunala och fristående skolor i hela länet) Andelen som fått ett av sina tre val Måttet utgår då det mäter samma sak som måttet ovan för förskolan från och med år Indikator *Förskolan ändrade sina ansökningsregler 2015 till tre möjliga önskemål. Får man något av de tre önskemålen räknas detta som att man fått sitt förstahandsval. Utvecklingsåtaganden - Aktivt delta i kommungemensam satsning för att förbättra samordning och planering i ett tidigt skede av samhällsbyggnadsprocessen. Formalisera involvering i samhällbyggandet av alla kommunens förvaltningar och utveckla en systematik för samhällsbyggnadsprocessen under 2016 som ligger i linje med kommunens ordinarie planerings- och uppföljningsprocess. Under 2016 har tillsynsnämnden inga etappmål eller utvecklingsåtaganden under delmålet Fler ska få sitt förstahandsval till förskola och skola. Nämnden har ett mått där etappmålet anges som indikator och som inte utgör underlag för nämndens måluppfyllelse. Nämnden deltar dock aktivt i det kommunövergripande utvecklingsåtagandet om förbättrad samhällsplanering, se ovan under delmålet ökat bostadsbyggande. Nämnden gör därför ingen bedömning av måluppfyllelse för målet om Fler ska få sitt förstahandsval till förskola och skola. I verksamhetsplanen för 2017 har nämnden valt att inte inkludera målet. 6 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

7 Ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden Innevånarna i Huddinge kommun behöver en hälsosam och trygg miljö som ökar trivseln. Nämndens verksamhet är fokuserad på en förbättrad miljö ur miljö- och hälsoskyddssynpunkt. Under 2016 har nämnden inga utvecklingsåtaganden under målet om ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden och gör därför ingen bedömning av måluppfyllelse för målet. Ökad delaktighet Måluppfyllselsen för ökad delaktighet bedöms som ej godtagbar då etappmålet för året inte uppnås. Nämnden har inte haft några utvecklingsåtaganden för ökad delaktighet under Andel överklagade ärenden gällande livsmedelskontroll och miljö- och hälsoskydd där den överprövande instansen (sista prövningsinstansen) ändrar nämndens beslut. Totalt (antal) 1/8 3/18 1/4 Varav (%) 12, Andel förtroendevalda som är nöjda med arbetsförutsättningarna i tillsynsnämnden (skala 1-5) Etappmål Totalt (skala 1-5) Kvinnor - - Män - - Mark- och miljödomstolen har återförvisat ett ärende till nämnden för fortsatt utredning, av totalt fyra överklagade ärenden. Nämnden valde att utreda ärendet vidare istället för att överklaga ärendet vidare till mark- och miljööverdomstolen. Etappmålet för 2016 uppnåddes därför inte. Måttet sista prövningsinstans har setts över eftersom instanserna innan högsta instans (länsstyrelsen och markoch miljödomstolen) inte helt sällan får sina beslut ändrade. I 2017 års verksamhetsplan har det bytts ut till att mäta andel överklagade ärenden gällande livsmedelskontroll och miljö- och hälsoskydd där högsta instans (prejudicerande dom) ändrat nämndens beslut. I början på året genomfördes en enkät till alla förtroendevalda i kommunen om arbetssituationen som förtroendevald ur ett antal olika synvinklar tillgänglighet, inflytande och påverkan, sammanträden och debatt, kontakter och relationer, beslutsunderlag och information, utbildning och fortbildning samt hållbar samhällsutveckling. Eftersom färre än fem förtroendevalda svarade att tillsynsnämnden är deras huvuduppdrag redovisas inget resultat för tillsynsnämnden som politiskt forum. Resultatet av undersökningen diskuterades på nämndens sammanträde i oktober och ett antal förbättringsområden identifierades för nämndens samarbete med förvaltningen. Enkäten mäter även de förtroendevaldas upplevelse av partiernas organisation. Ökad jämlikhet Måluppfyllelsen för ökad jämlikhet bedöms som god. Etappmålet har uppnåtts och det kommungemensamma jämlikhetsarbetet har genomförts enligt den reviderade plan som redovisades i delårsrapport per 31 mars. Andel genomförda besök, enligt planerat tillsynsintervall, gällande skolor. Totalt (%) Andel genomförda besök, enligt planerat tillsynsintervall, gällande förskolor. Totalt (%) I tillsynsplanen som nämnden beslutat om för 2016 ingår inte skolor, det vill säga skolor ska inte få tillsyn under Etappmålet är därför inte relevant under Under 2016 har däremot alla de 20 förskolor som skulle besökas fått besök och etappmålet uppnåtts. Utvecklingsåtaganden - Delta i kommungemensamt långsiktigt arbete med fortsatta utbildningar inom jämlikhet samt framtagande av gemensam struktur för stöd för ett integrerat jämlikhetsarbete. I delårsrapport per 31 mars redovisades att ett särskilt kommungemensamt projekt för detta utvecklingsåtagande inte kommer att prioriteras, utan arbetet fortsätter inom ordinarie linjearbete. Under våren har fyra medarbetare från förvaltningen gått introduktionsutbildning i jämlikhet och en kommungemensam stödstruktur för jämlikhetsarbete är under framtagande. Ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen Måluppfyllelsen för ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen bedöms som godtagbar. Utvecklingsåtagandet har genomförts i planerad omfattning men privatpersoners nöjdhet med handläggningen av ärenden inom miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel når inte upp till det satta etappmålet. TILLSYNSNÄMNDEN 7

8 Nöjd-kundindex för privatpersoner gällande handläggning av diverse ärenden inom miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel * Etappmål Totalt (%) Kvinnor (%) ** Män (%) ** Ranking i länet*** - 6/26 - Andel avklarade ärenden i kommunens servicecenter via e-post och telefon, gällande natur- och byggnadsförvaltningens frågor Etappmål **** 2016 Totalt (%) Andel enkla frågor via e-post som besvaras av naturoch byggnadsförvaltningen inom två arbetsdagar Etappmål Totalt (%) 67 - ***** 80 *Till och med 31 oktober. Slutgiltigt resultat för hela 2016 presenteras i delårsrapport per 31 mars Detta eftersom mätning av 2016 års ärenden kommer att slutföras under **När kön redovisas ingår både privatpersoner och företagare. ***Inkluderar både privatpersoner och företagare. Rankning presenteras i april/maj så alla kommuner har slutfört sina mätningar. ****Statistik för 2016 har ej tagits fram. *****Redovisas i verksamhetsberättelsen, då kommungemensam mätning görs under hösten Sedan flera år tillbaka genomförs en kundundersökning för att mäta nöjdheten med handläggning och service gällande ett antal olika myndighetsområden. Under 2016 har Huddinge kommun börjat genomföra mätningen kvartalsvis för att möjliggöra snabbare återkoppling till verksamheterna så att resultatet tillvaratas på ett bättre sätt. De senaste siffrorna är därför från oktober 2016 och är inte definitiva. Resultatet ger ändå en god indikation för kundernas nöjdhet och ger ett nöjd-kundindex på 59 för privatpersonser (av 100). Det är 38 personer som har svarat på frågorna gällande nöjdhet med bemötande och service inom området miljö- och hälsoskydd (livsmedelskontrollen har för få svarande för att få ett resultat). Under året har det varit flera problem med upplägget och resultatåtergivningen från leverantören av undersökningen, vilket ger viss osäkerhet gällande tillförlitligheten för de redovisade resultaten. Dessa problem gäller fler kommuner är bara Huddinge. Utifrån könsperspektiv är män mer nöjda än kvinnor. I den könsuppdelade statistiken ingår dock både privatpersoner och företagare, och företagare är betydligt mer nöjda än privatpersoner. Eftersom antalet svar från män är många fler än antalet svar från kvinnor, kan könsskillnaden i nöjdhet överrensstämma med skillnaden i nöjdhet mellan privatpersoner och företagare. Det innebär att det är fler män bland de svarande företagarna och att de är mer nöjda än privatpersonerna. Utifrån de siffror som finns i december 2016 har etappmålet för privatpersoners nöjdhet inte uppnåtts. Under våren 2017 viktas resultaten för hela året och en rankning tas fram för alla kommuner som deltagit i mätningen under Det slutgiltiga resultatet för 2016 presenteras därför i april/maj. Utvecklingsåtaganden - Utveckla rutiner och samverkan med servicecenter för att ge invånarna en väg in. Åtagandet är genomfört och rapporterades i delårsrapport per 31 mars. En överenskommelse mellan servicecenter och natur- och byggnadsförvaltningen har tagits fram om hur samarbete och ansvarsfördelning ska se ut. Som en del av överenskommelsen finns en bilaga för varje avdelning som specificerar vilka frågor och uppgifter som ska hanteras av servicecenter respektive avdelningarna. En struktur för löpande avstämningar är också framtagen. Utvecklingsarbetet är därmed genomfört och de nya rutinerna en del av basuppdraget. I syfte att ytterligare förbättra kundservicen har samarbetet med servicecenter nu intensifierats. Fler är nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet Nämnden bedriver tillsyn över natur-och byggnadsnämndens bevakning av reservatsföreskrifter. Det innebär att kontroll görs för att säkerställa att åtgärder som genomförs i reservaten har de tillstånd eller dispens som behövs och att åtgärderna genomförs på ett sätt som inte påverkar reservaten negativt. Nämnden handlägger även strandskyddsdispenser och dispenser i naturreservat. Nämnden bedriver även tillsyn över fritidsanläggningar som bassängbad, strandbad samt sportanläggningar. Tillsynen förbättrar naturen i reservatet, vilket kan göra fler nöjda. För 2016 har nämnden inga etappmål eller utvecklingsåtaganden för målet om att fler ska vara nöjda med natur-, kultur- och fritidsutbudet. Måluppfyllelse bedöms därför inte. Successivt minskat skatteuttag En rimlig kommunalskatt är en viktig faktor för att Huddinge ska vara en attraktiv kommun att leva och bo i. Huddinges invånare ska inte beskattas hårdare än övriga läns- 8 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

9 bor och skatten ska, långsiktigt, ligga i nivå med länssnittet. Anpassningen ska dock ske i en ansvarsfull takt så att verksamheterna samtidigt kan utvecklas och bli bättre. Kommunalskatten ska sänkas genom att verksamheterna blir effektivare. Genom att ständigt arbeta med att effektivisera organisationen möjliggör nämnden för framtida skattesänkningar. För 2016 har nämnden inga etappmål eller utvecklingsåtaganden för målet om successivt minskat skatteuttag. Måluppfyllelse bedöms därför inte. TILLSYNSNÄMNDEN 9

10 Utbildning med hög kvalitet Kommunstyrelsens förvaltning har ett övergripande ansvar för att samordna och stödja förvaltningarna i deras kontakter med akademierna. Natur- och byggnadsförvaltningen deltar i arbetet med att förverkliga strategin för samverkan med Huddinges akademier och deltar i den kommungemensamma arbetsgruppen. I 2016 års verksamhetsplan har tillsynsnämnden inga etappmål eller utvecklingsåtaganden för målet om utbildning med hög kvalitet och måluppfyllelse bedöms därför inte. I verksamhetsplanen för 2017 har nämnden valt att inte inkludera målet om utbildning med hög kvalitet eftersom målet omhändertas av utbildningsnämnderna. 10 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

11 Fler i jobb Måluppfyllelsen för fler i jobb bedöms som god. För delmålet fler och växande företag uppnås etappmålet med marginal och utvecklingsåtagandet har genomförts i planerad omfattning. Fler och växande företag Måluppfyllelsen för fler och växande företag bedöms som god. Etappmålet uppnås med marginal och utvecklingsåtagandet har genomförts i planerad omfattning. Nöjd-kundindex för företagare gällande handläggning av diverse ärenden inom miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel * Etappmål Totalt (index) Ranking i länet 1-6/26 blem hos den upphandlade leverantören kunde inte resultaten levereras i tid. Utvecklingsåtaganden - Utreda möjligheten att inrätta en företagsgrupp för komplexa företagsärenden där flera olika avdelningar är inblandade. Arbetet med att utreda möjligheten att inrätta en företagsgrupp är avslutat. En slutrapport och rutinbeskrivning har tagits fram och överlämnats till förvaltningens ledningsgrupp. Den nya rutinen med företagsteam börjar gälla i januari *Till och med 31 oktober. Kundundersökningen som genomförs för att mäta nöjdheten med handläggning och service gällande ett antal olika myndighetsområden görs för alla olika kunder (se beskrivning under delmålet ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen). De senaste siffrorna är från oktober 2016 och är inte definitiva. Resultatet ger ändå en god indikation för företagens nöjdhet. Inom området miljöoch hälsoskydd har 36 företag svarat och ger ett nöjdkundindex på 75 (av 100). Nöjd Kund Index för livsmedelskontrollen är 80 och där har 54 företag svarat. Sammanslaget ger detta ett NKI-värde om cirka 78. Kommunens mål för företag är 75. Miljötillsynsavdelningen kommer fortsatt att verka för en god servicenivå gentemot företagen samt att analysera bakgrundsfrågorna för att se vilka områden som bör förbättras. I handlingsplanen för förbättrat näringslivsklimat har de flesta aktiviteter genomförts. I planen ingår ett par av nämndens utvecklingsåtaganden som genomförts under året. I syfte att förbättra samordning och planering av samhällsbyggnadsprocessen har planerings- och exploateringsmanualen Plexman tagits fram. Förvaltningens medarbetare har under våren besökt ett antal företag för att på så sätt få kunskap om företags behov och förväntningar på kommunen. Utifrån undersökningen av Nöjd Kund Index var planen att identifiera utvecklingsområden som skulle föras in i verksamhetsplanen för På grund av pro- 1 Inkluderar både privatpersoner och företagare. TILLSYNSNÄMNDEN 11

12 God omsorg för individen Måluppfyllelsen för målet god omsorg för individen rymmer ett nämndmål, där måluppfyllelsen bedöms som god och i nivå med vad som planerats. Fler upplever god hälsa Vid genomgång av tillsynsåret 2016 har 93 procent av tillsynsplanen genomförts av miljötillsynsavdelningen. De mätbara mål som nämnden antagit har i stort nåtts och för de tre enheterna miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel så är det bara miljöskydd som inte nått 100 procent av andel genomförda besök enligt planerat tillsynsintervall. Andel genomförda besök, enligt planerat tillsynsintervall, av den tillsynsverksamhet där kunderna betalar en årsavgift Totalt (%) Andel ärenden om tillstånd för avloppsanläggning som har granskats, och utskick om komplettering har gjorts inom tre veckor från dess att ärendet kommit in. Totalt (%) Andel registrerade livsmedelsanläggningar inom 10 arbetsdagar från att anmälan kommit in. Totalt (%) Andelen tillsynsbesök/kontrollbesök enligt planerat tillsynsintervall har ökat från 12 procent vid avstämning för delårsrapport per 31 mars till 56 procent för delårsrapport per 31 augusti. Vid årets slut ligger andelen besök på 93 procent. Samtliga planerade besök har genomförts inom livsmedelskontrollen och hälsoskyddstillsynen. För miljöskyddstillsynen har 56 procent besök gjorts jämfört med den planerade tillsynen. Att inte alla besök har gjorts beror bland annat på att miljöskyddsgruppen haft en personal som varit långtidssjukskriven och en personal som varit tillförordnad miljöchef (under början av året), samt ett glapp i tid mellan det att en personal slutade och tills ersättaren var på plats (ungefär 3 månader). Hälsoskydd har inriktat sin tillsyn på förskolor och planerade för 20 stycken tillsynsbesök (se bra att leva och bo). Där har de kontrollerat rutiner kring städning, samt att kemikaliehanteringen inte ska innebära en risk för miljön och barnens hälsa. Övriga två etappmål når 100 procent. I verksamhetsplanen för 2017 har nämnden valt att inte inkludera målet om God omsorg för individen. 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

13 Ekosystem i balans Måluppfyllelsen för det övergripande målet om ekosystem i balans bedöms som godtagbar. Två delmål bedöms ha god måluppfyllelse och ett delmål bedöms ha ej godtagbar måluppfyllelse. Minska klimatpåverkan och luftföroreningar Måluppfyllelsen för att minska klimatpåverkan och luftföroreningar bedöms som godtagbar. Etappmålet uppnås inte men utvecklingsåtagandet har genomförts enligt plan. Natur- och byggnadsförvaltningens utsläpp av CO 2 från persontransporter per årsarbetare Totalt (ton/årsarb.) 0,8 1,09 0,99 0,8 Förvaltningens miljöledningsarbete har under 2016 bestått av utvecklingsåtagandet om att minska förvaltningens koldioxidutsläpp från transporter i tjänsten. Utvecklingsåtaganden - Minska förvaltningens koldioxidutsläpp från transporter i tjänsten. Åtgärderna för att minska förvaltningens koldioxidutsläpp är genomförda men har inte gett önskad effekt då målet om att minska koldioxidutsläppen till 0,8 ton/årsarbetare inte har uppnåtts. Resultatet ligger på samma nivå som åren men där målsättningen för året var att nå 2014 års nivå. Ledningsgruppen har beslutat om en rutin för att säkra att kommunens fordonspolicy efterföljs. Om en avdelning avser att köpa in ett fordon som drivs av förnyelsebart bränsle måste det stämmas av med fordonscontroller och förvaltningsdirektör. Ett antal interna kommunikationsaktiviteter har genomförts så som att lyfta vinsterna med att använda Skype som alternativ till fysiska möten och sparsam körning i tjänsten. En förklaring till varför etappmålet om 0,8 kilo utsläpp av koldioxid per årsarbetare ligger kvar på samma nivå kan vara att förvaltningen har en fortsatt låg andel fordon som drivs av fossilfritt bränsle. Ökad andel miljöanpassade inköp Måluppfyllelsen för ökad andel miljöanpassade inköp bedöms som ej godtagbar. Etappmålet för året uppnås inte då förvaltningen inte har bytt ut bilar i den takt som var planerad. Andel fordon med förnyelsebara bränslen i fordonsflottan Totalt (%) - 5 4,8* 22 * Förvaltningen har den 15 december 2016, 42 personbilar och lastbilar, av dessa drivs två av fossilfritt bränsle. Andelen fordon som drivs av förnyelsebart bränsle har minskat på förvaltningen från fem procent till 4,8 procent. Etappmålet om 22 procent har därmed inte uppnåtts. De planerade inköpen av sju fossilfria fordon har inte genomförts. Förklaringen är att förvaltningen avvaktar besked från riksdagen om supermiljöbilspremien. Vidare har omorganisationen av natur- och gatudriftavdelningen resulterat i att inköp av nya fordon inte har prioriterats. God vattenstatus i sjöar och vattendrag Måluppfyllelsen för god vattenstatus i sjöar och vattendrag bedöms som god. Bedömning görs utifrån att tillsynsnämndens planerade arbete har genomförts. Kommunens etappmål för sjöarna är de riktvärden och miljökvalitetsnormer som ska uppnås senast 2021 för de mest utsatta sjöarna. Vattenprover för 2016 visar att det är långt kvar tills dessa mål uppnås. Tillsynsnämnden har satt miljökvalitetsnormerna som indikator i 2016 års verksamhetsplan vilket innebär att måttet inte utgör underlag för nämndens måluppfyllelse. Måttet följs eftersom nämndens verksamheter påverkar resultatet, dock tillsammans med andra nämnder och aktörer. Nämndens rådighet över resultatet är därför begränsad. TILLSYNSNÄMNDEN 13

14 Fosforhalt i sjöarna (mäts i mikrogram per liter)* Långsjön (Segeltorp) (2021) Trehörningen (2021) Orlången (Vidja) (2021) Magelungen (2021) Drevviken (2021) Siktdjup i sjöarna (meter)* Långsjön (Segeltorp) 1,5 1,0 0,8 2 (2021) Trehörningen 0,7 0,6 0,6 1,8 (2021) Orlången (Vidja) 0,9 0,8 0,8 1,9 (2021) Magelungen 1,8 2,1 2,2 2,2 (2021) Drevviken 2,9 3,1 1,7 2,2 (2021) *treårsmedelvärden I åtgärdsplanerna för Trehörningen och Orlången finns flera åtgärder med som faller under nämndens tillsynsansvar. I stort har de tillsynsinsatser som identifieras i planerna genomförts i planerad omfattning. Tillsyn i Storängens industriområde. Delar av områdets verksamheter har fått tillsynsbesök. Dock kvarstår en del. Tillsyn av enskilda avlopp, vid klagomål och nya ansökningar. Dels är tillsyn av enskilda avlopp genomfört (se nedan) och dels har klagomålsärenden hanterats. Tillsyn av jordbruk och gödselhantering. Tillsyn har skett på framförallt hästgårdar. Tillsyn av ledningsnätet. Tillsyn har skett i samband med bräddningar. I övrigt har ingen tillsyn skett inom området. Inventering av dagvattenanläggningar. Dagvattenanläggningar har fått tillsyn under året och fått krav på åtgärder. Utvecklingsåtaganden - Fortsatt arbete med att inventera enskilda avlopp. Först ut är området med fastighetsbetäckning Lissma. Rekrytering av miljöinspektör som ska utföra tillsynen har genomförts. Tillsynsbesök på cirka 110 fastigheter i området kring sjön Ådran genomfördes under vecka 31 och 32. Då målet för året var att inventera 30 avlopp har utvecklingsåtagandet genomförts med god marginal. Alla fastigheter har fått återkoppling från besöket. Ungefär 65 procent av de besökta fastigheterna har fått ett förbud eller föreläggande om att åtgärda det enskilda avloppet. 14 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

15 Sund ekonomi Tillsynsnämndens verksamhet visar ett resultat på +469 tkr för 2016 och måluppfyllelsen bedöms som mycket god. Det positiva resultatet beror främst på högre intäkter då avdelningen har fakturerat mer än budgeterat. Nämndens balanserade resultat uppgår till ett maximalt belopp om 500 tkr, vilket nämnden har uppnått föregående år. Budgethållning Måluppfyllelsen för budgethållning bedöms som mycket god. Nämndens budgethållning för 2016 visar ett resultat som överstiger etappmålet. Budgethållning Tillsynsnämndens resultat (tkr) Tillsynsnämndens verksamhet har haft en sund ekonomi, och en ekonomi i balans, men även ett rättvisande resultat för perioden. Tillsynsnämnden har även flyttat intäkter till nästa år då nämnden inte anser sig ha fullgjort sitt uppdrag och kunnat genomföra planerade inspektioner från föregående år på grund av svårigheter vid rekrytering av personal för vakanta tjänster. Antal tillsynsbesök enligt miljöbalken/årsarbetskraft * Etappmål Totalt (antal) Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län Självfinansieringsgrad miljöbalkstillsyn * Etappmål Totalt (%) 50-41,3 Öka Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län Antal tillsynsbesök enligt livsmedellag/årsarbetskraft * Etappmål Totalt (antal) Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län Självfinansieringsgrad livsmedelskontroll * Etappmål Totalt (%) 74-55,7 Öka Medelvärde Miljösamverkan Stockholms län * Måtten om antal tillsynsbesök/årsarbetskraft och självfinansieringsgrad jämförs inom Miljösamverkan Stockholms län. Jämförelser med andra kommuner finns inte framtaget till verksamhetsberättelsen utan redovisas i delårsrapport per 31 mars. För antal tillsynsbesök enligt miljöbalken/årsarbetskraft ligger etappmålet på 42 stycken medan tillsynsnämnden under 2016 utförde 41 stycken. Detta beror på sjukskrivningar och personalomsättning. Även självfinansieringsgraden för miljöbalken hänger ihop med personal och att avdelningen under 2016 utökades med fyra nya inspektörer för miljö- och hälsoskyddstillsyn. En visstidsanställning gjordes under sommaren för att arbeta med inventering av avlopp och kommunens miljömål för 2021 gällande miljökvalitetsnormerna i sjöarna. Den tjänsten gick sedan över i en tillsvidareanställning på hösten för att kommunen ska nå målen till Antal tillsynsbesök enligt livsmedelslag/årsarbetskraft och självfinansieringsgraden för livsmedelskontrollen beror även den på personalomsättningar. Under sommaren an- 2 Det totala antalet inspektioner och tillsynsbesök inom miljöbalkstillsyn, inklusive enskilda avlopp, per årsarbetskraft. 3 Självfinansieringsgrad miljötillsyn= tillsynsintäkter/bruttokostnader. Bruttokostnader är kostnader för alla årsarbetskrafter inom området, inklusive OH-kostnader. 4 Det totala antalet inspektioner och tillsynsbesök inom livsmedelskontrollen, per årsarbetskraft 5 Självfinansieringsgrad livsmedelskontroll= tillsynsintäkter/bruttokostnader. TILLSYNSNÄMNDEN 15

16 ställdes två visstidstjänster för att arbeta in den kontrollskuld som tillsynsnämnden har på livsmedelsverksamheterna i kommunen. Visstidstjänsterna övergick i tillsvidaretjänster 2017 varav en av dem ersatte en tidigare tjänst. Anledningen till att tillsynsbesöken och självfinansieringsgraden inte nått etappmålen är att personalomkostnader gått upp. Fler inspektörer innebär färre antal besök per årsarbetskraft. Utvecklingsåtagande: - Genomföra en översyn av debitering och taxor inom nämndens område för att öka kostnadstäckningen. Ärende om reviderad taxa beslutades på nämndsammanträdet i september och beslutades i kommunfullmäktige i november. Alla inspektörer har från mitten av mars fått ett tydligt uppdrag från miljöchefen att debitera alla nedlagda timmar Budgetåret 2016 Den 16 mars 2015 godkände kommunfullmäktige kommunstyrelsens förslag om justeringar av budgetramar för 2015 (KS-2015/ ) till följd av omorganisationer för flera nämnder. i sina ärenden. Rutin för att beräkna tid och rutin för debitering är färdigställd under december månad. Långsiktig balans Kommunen strävar efter en långsiktig balans. I samband med verksamhetsberättelsen redovisas det balanserade resultatet, vilket skall vara större än noll. Måluppfyllelsen bedöms som mycket god då översyn av taxor och avgifter har genomförts och beslutats i kommunfullmäktige i november. Tillsynsnämndens balanserade resultat Totalt (tkr) Tillsynsnämnden redovisar en positiv avvikelse motsvarande 469 tkr för Det beror främst på högre intäkter då avdelningen har fakturerat mer än budgeterat. I driftbudgeten är det budgeten för miljötillsynsavdelningen som berörs. Denna ska enligt de reviderade verksamhetsplanerna redovisas inom natur- och byggnadsnämnden till följd av dess personalansvar men görs istället i tillsynsnämndens rapport per 31 december. Fortsättningsvis så kommer tillsynsnämnden att debiteras av natur- och byggnadsnämnden för personalkostnaderna. Resultaträkning, mnkr Bokslut 2016 Bokslut 2015 Bokslut 2014 Taxor och avgifter Försäljning av verksamhet Bidrag Övriga intäkter Intern resursfördelning Verksamhetens intäkter Personal Lokaler Konsulter och inhyrd personal Varor och tjänster Övriga kostnader Kapitalkostnad Intern resursfördelning Verksamhetens kostnader Nettokostnad Budget, netto Årets resultat varav uttag Eget kapital Balansresultat VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

17 IB Eget kapital Resultatöverföring UB Eget kapital Tillsynsnämndens visar en positiv avvikelse på 469 tkr för Det beror främst på högre intäkter då avdelningen har genomfört en internkontroll av debiteringsgraden, vilket har lett till en högre debiteringsgrad per ärende. Resultatöverföring Tillsynsnämndens balanserade resultat får uppgå till maximalt 500 tkr, vilket redan har överförts genom föregående års överskott motsvarande 335 tkr. Utfall/prognos per verksamhetsområden, mnkr Bokslut 2016 Avvikelse mot budget Bokslut 2015 Förändring , % Tillsynsnämnd ,6% Miljötillsynsavdelningen ,5% Summa netto ,6% Tillsynsnämnden redovisar en positiv avvikelse motsvarande 469 tkr. Utfallet beror främst på högre intäkter då avdelningen har genomfört en internkontroll av debiteringsgraden, vilket har lett till en högre debiteringsgrad per ärende. Prognos för hela året var en positiv avvikelse på 400 tkr. Nämnden har även överfört intäkter till nästa år för de kvarvarande inspektionerna för livsmedelskontrolen vid årets slut, vilket motsvarade ca tkr. Miljötillsynsavdelningen visar per 31 december 2016 en positiv avvikelse motsvarande 404 tkr. Intäkterna ligger högre än förra året vid samma period. Detta beror främst på att debiteringsgraden ökat per ärende. Helårsprognosen visade på en positiv avvikelse motsvarande 400 tkr. Utfall och prognos för respektive verksamhetsområde redovisas nedan. Nämndverksamheten visar på en positiv avvikelse för perioden motsvarande 65 tkr. Helårsprognosen för nämndverksamheten visade en positiv avvikelse på 50 tkr. Investeringar, mnkr Budget 2016 Bokslut 2016 Avvikelse mot budget Ecos Summa netto Under 2016 har en översyn av miljötillsynsavdelningens ärendehanteringsystem ECOS gjorts. Under hösten 2016 har man genomfört en annonserad upphandling för nytt systemstöd. Tilldelningsbeslut är fattat. Leverantören som vann är Prosona Gruppen AB som erbjuder systemet Castor. Att ersätta ECOS är prioriterat för att effektivisera och digitalisera handläggningen samt förbättra möjligheterna till uppföljning av verksamheten. Efter beslut från kommunfullmäktige den 11 april överfördes investeringsmedel som inte förbrukades från 2015 till 2016, vilket motsvarade tkr. Dessa medel ingår i begäran om saldoöverföring till 2017 då projektet planeras att slutföras. Lokaler Förvaltningen har gjort bedömningen att den tidigare planen att vara kvar i tekniska nämndhuset tills dess en flytt till ett nytt kommunhus kan ske, inte längre är aktuell. På den plats där tekniska nämndhuset idag ligger kommer det inom några år att byggas förskola/skola/bostäder. Förvaltningen planerar för att en flytt till nya lokaler ska ske under första halvåret Under hösten har en lokalutredning genomförts och i början av 2017 kommer beslut fattas om vilka som blir förvaltningens nya lokaler. Under 2017 kommer förvaltningen att driva ett genomförandeprojekt för flytten. TILLSYNSNÄMNDEN 17

18 Systematisk kvalitetsutveckling Måluppfyllelsen för det övergripande målet systematisk kvalitetsutveckling bedöms som god. Två delmål bedöms ha god måluppfyllelse och ett bedöms ha godtagbar måluppfyllelse. Två delmål bedöms inte då nämnden inte har några etappmål eller utvecklingsåtaganden för Systematiskt planera, följa upp och förbättra Måluppfyllelsen för målet att systematiskt planera, följa upp och förbättra bedöms som god. Ett av de två utvecklingsåtagandena har genomförts enligt plan och det andra åtagandet ägs av kommunstyrelsens förvaltning och fortgår enligt beslutad projektbeställning. Övrig planerad verksamhet som nämnden har egen rådighet över har genomförts enligt plan. Det kommungemensamma arbetet med att ta fram ett systemstöd för planering och uppföljning har försenats och ett anskaffande kommer inte att genomföras under 2016 som planerat. Detta beror på att systemet inte kan avropas vilket var projektets ingång under 2016, utan en öppen upphandling behöver genomföras. Upphandlingsarbetet pågår och tidplanen är att avtal ska skrivas innan sommaren Huddinge kommun har tagit fram ett program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare. Programmet finns beskrivet i mål och budget för Då tillsynsnämnden inte har någon verksamhet som omfattas av programmet har nämnden inte tagit fram någon ytterligare plan för den egna verksamhetheten. genomgång av förvaltningens verksamheter och hur de påverkas i form av ökade ärendevolymer på grund av ett framtida ökat bostadsbyggande. Resultatet av arbetet kan bland annat användas för att hålla koll på förändringar av balanser och ärendeinströmning vid rapportering i delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Ökad processorientering I 2016 års verksamhetsplan har tillsynsnämnden inga etappmål eller utvecklingsåtaganden för målet om ökad processorientering och måluppfyllelse bedöms därför inte. Processindex Totalt (Index) Huvudprocesser Ledningsprocesser Stödprocesser 2016 Etappmål Nämnden har inga utvecklingsåtaganden under målet ökad processorientering för Processmognaden ska följas genom att använda Svenskt kvalitetsindex, SQI. Det kommungemensamma arbetet med framtagande av principer för processregister och bedömning av processer har nedprioriterats under 2016 till följd av arbete med att införa ett systemstöd för planering och uppföljning. Förvaltningen har inte genomfört något eget arbete med att bedöma processmognaden men kommer under 2017 att delta i det kommungemensamma arbetet med att sätta upp förutsättningarna för ett gemensamt processregister. Utvecklingsåtaganden - Genomföra uppföljning och utvärdering av omorganisation (-er) Uppföljning och utvärdering av omorganisationerna som genomfördes under 2015 görs av enheten för kvalitet och projekt på kommunstyrelsens förvaltning under hösten Enligt projektbeställningen ska utredningen levereras senast 1 mars Åtagandet är därför inte genomfört under 2016 utan förs över till 2017 och avrapporteras i delårsrapport per 31 mars Ökad projektmognad för ett effektivt utvecklingsarbete I 2016 års verksamhetsplan har tillsynsnämnden inga utvecklingsåtaganden eller etappmål för 2016 för målet om ökad projektmognad för ett effektivt utvecklingsarbete. Övrigt planerat arbete i verksamhetsplanen har dock genomförts enligt plan och måluppfyllelsen bedöms därför som god. - Etablera en systematik för uppräkning av resurser i förhållande till ärendemängd. Arbetet med att etablera en systematik för uppräkning av resurser i förhållande till ärendemängd har gjorts genom en 18 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

19 Projektmognad, femgradig skala natur- och byggnadsförvaltningen 6 Arbetsprocess 2013* 2015 Huddinge kommun 2015 Etappmål NBN 2017 Intern styrning - 2,67 2,34 Öka Nyttorealisering - 2,67 2,12 Öka Ekonomisk styrning - 3,0 2,56 Öka Intressenthantering 2,6 2,47 Öka - Riskhantering - 2,0 2,33 Öka Strategisk styrning - 2,6 2,62 Öka Resurshantering - 2,4 2,19 Öka *Jämförelse med tidigare mätning finns ej då natur- och byggnadsförvaltningen inrättades 1 januari Viktigt att samarbeta med och lära av andra Förvaltningen ingår i det internationella nätverk som startats upp inom kommunen och syftar till att implementera den strategi för internationellt arbete som kommunfullmäktige beslutade om Nätverket har träffats en gång under året. I 2016 års verksamhetsplan har tillsynsnämnden inga etappmål eller utvecklingsåtaganden för målet viktigt att samarbeta och lära av varandra, och måluppfyllelse bedöms därför inte. Målet finns heller inte i verksamhetsplanen för 2017 eftersom det tagits bort från Mål och budget. Under 2016 har ett förvaltningsövergripande projekt genomförts för att testa kommunens framtagna verktyg för nytto- och kostnadsanalys. Projektet slutrapporterades i mars. Natur- och byggnadsförvaltningen har sedan genomfört nytto- och kostandsanalyser i flera projekt. Ett annat verktyg för att öka projektmognaden är införande av kommunens upphandlade projektstyrningsverktyg. Utrullningen av verktyget har letts av kommunstyrelsens förvaltning och under 2016 har samhällsbyggnadsprojekten, vilket inkluderar delar av natur- och byggnadsförvaltningen, varit först ut. Under 2017 ska utrullning av verktyget göras på bredare front i natur- och byggnadsförvaltningen vilket framgår av nämndens verksamhetsplan för God användning av digitaliseringens möjligheter Måluppfyllelsen för god användning av digitaliseringens möjligheter bedöms som godtagbar. Nämndens etappmålet uppnås inte riktigt men håller minst samma nivå som senaste mätningen Nämnden har inga utvecklingsåtaganden för E-blomlådan 7, självskattning, tregradig skala Självskattning Boende och trafikanter 1 1,89 1,89 Öka Självskattning Samhällsbyggnad, transport och miljö - 1,83 2,09 Öka 6 Nästa mätning av projektmognaden görs E-blomlådan är ett verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av IT som Sveriges Kommuner och Landsting har tagit fram. För tillsynsnämnden är två områden i mätningen relevanta. TILLSYNSNÄMNDEN 19

20 Intern kontroll Sammanfattning och bedömning Nämndens interna kontroll bedöms vara betryggande. Nämnden har en välfungerande systematik för internkontroll som är djupt integrerad i processen för och planering och uppföljning. Det gör att förutsättningarna för att upptäcka brister och åtgärda dessa bedöms som mycket goda. Verksamhetsplan och internkontrollplan för 2017 har förankrats hos både nämnd, ledningsgrupp och medarbetare vilket gör att förmågan att känna ägarskap för innehållet bedöms så som mycket god. Inför 2016 prioriterade nämnden sju risker och två olika processer att arbeta med för att säkerställa att de identifierade bristerna inte skulle hindra nämnden från att uppnå målen för verksamheten. Sammanlagt 18 olika åtgärder togs fram och av dessa har 17 genomförts. En åtgärd redovisar avvikelse och överförs till Avvikelsen berör åtgärder kring verksamhetens IT-system. Nämnden har genomfört samtliga revisioner och har vid årets slut därmed inga utestående revisioner Nämnden genomför sex olika systematiska kontroller av verksamheten för att säkerställa att lagar, regler och rutiner följs. Kontrollrutinerna har följts och bedöms fungera och resultatet återkopplas regelbundet till ledningsgrupp och förtroendevalda. Inga avvikelser har redovisats inom nämndens ansvarsområden. Prioriterade risker och åtgärder Nämnden har upprättat en bruttorisklista och utifrån den identifierat prioriterade risker. Sannolikheten för att dessa risker inträffar bedöms som hög och om de skulle inträffa bedöms konsekvenserna bli allvarliga. Risk A: Hot och våld Ansvar: personal- och administrativ chef & gatu- och parkchef Hot och våld i yrkesutövningen i flertalet yrkeskategorier på förvaltningen i kontakt med tredje man. Risk för hot och våld vid tillsynsbesök på fastigheter. Motsvarande risk finns vid öppet hus. Riskreducerande åtgärder: Genomför regelbunden utbildning i hot och våld för nyanställda samt för medarbetare som behöver förnya sina kunskaper Fortsätta att regelbundet diskutera hot och våld på avdelningarnas arbetsplatsträffar genom att ha det som stående punkt på dagordningen. Undersök möjligheten att införa ett besöksregistreringssystem i tekniska nämndhuset. Status: Genomfört. En flerårig utbildningsplan för brandskydd, förebyggande av våld och hot, hjärt- och lungräddning och första hjälpen har beslutats av ledningsgruppen. En utbildning i förebyggande av våld och hot för personer som anställts från 2015 och framåt är inplanerad till På samtliga avdelningars arbetsplatsträffar finns arbetsmiljö med som en stående punkt. Under den punkten finns möjlighet att regelbundet diskutera våld och hot. En kravspecifikation för ett besöksregistreringssystem är framtagen, avrop kommer att ske under våren Risk B: Personal & rättsäkerhet Ansvar: personal- och administrativ chef & miljöchef Förvaltningen har svårt att rekrytera personal och kan inte utföra basuppdraget. Förvaltningen är beroende av många bristyrken i olika utsträckning och processer. Rutiner och processer finns inte beskrivna vilket leder till sårbarhet och svårighet att ersätta eller ta in nya medarbetare. Nyckelpersonsberoende finns över hela förvaltningen men gäller främst viktiga arbetsuppgifter kring administrationen. Hög arbetsbelastning påverkar rättssäkerheten då tiden för kvalitetssäkring och reflektion minskar. Riskreducerande åtgärder: Framtagande av kompetensförsörjningsplan för att få ett samlat grepp kring förvaltningens insatser samt säkerställa kort- och långsiktig kompetensförsörjning. Upprätta rutin för kunskapsöverföring från nyckelpersoner som avslutar sin anställning. Utarbeta tydliga rutiner och processer för introduktion av nya medarbetare genom att till exempel ta fram standardiserade introduktionsmallar för hela förvaltningen utifrån avdelningsnivå och förvaltningsspecifika introduktionsdagar. Status: Genomfört. 20 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2016

21 En kompetensförsörjningsplan har tagits fram som syftar till att säkerställa att verksamheten har tillgång till bästa möjliga komptens. Vidare har en rutin utarbetats med syftet att tydliggöra vad som ingår i kompetensöverföringen från det att medarbetare slutar till det att nya anställs. En checklista för introduktion av nya medarbetare har tagits fram och introduktionsdagar för nyanställda har genomförts under året. Risk C: Krishantering Ansvar: personal- och administrativ chef & gatu- och parkchef Brister i kriskommunikationen kan leda till att invånarna inte får den information de behöver vid en kris, samt att förtroendet för kommunen minskar. Samarbetet inom skydd och säkerhet upplevs som otydligt inom förvaltningen. I en katastrofsituation kan nämnden inte utföra sitt uppdrag på grund av avsaknad av utrustning för god/säker radiokommunikation inom nämnden (mobilnätet ligger nere). Riskreducerande åtgärder: Implementera krisplan med tillhörande kriskommunikationsplan som tagits fram under hösten Genomför 1-2 övningar som samordnas med kommunstyrelsens förvaltning för att kunna identifiera olika scenarier och upprätta rutiner för detta. Genomför bedömning av förvaltningens behov av RAKEL-telefoner därefter driva på kommungemensamt arbete med radiokommunikation Status: Genomfört. Förvaltningens krisplan är implementerad och har tillämpats under de tre enklare krisövningar som ledningsgruppen genomfört under året. I samband med den tredje krisövningen har ledningsgruppen genomgått en kortare utbildning i risk- och krishantering. Frågan om hur många RAKEL-telefoner som behövs i en eventuell krissituation är en kommunövergripande angelägenhet. Då RAKEL-telefoner är kostsamma och kräver kunskap för att användas skulle andra alternativ kunna övervägas. Förvaltningen har därför lyft frågan till kommunstyrelsens förvaltning för en förvaltningsövergripande samordning i frågan om kommunikation vid krissituationer. Risk D: Verksamhetssystem Ansvar: personal- och administrativ chef IT-miljön kraschar, systemen ligger nere. Förvaltningen är beroende av sina IT-system. Nätverksproblem som ger stor påverkan på arbetssätt och säkerhet. Mycket information och handläggningsstöd kommer via internetlänk. Riskreducerande åtgärder: Utarbeta prioriteringslista och ansvarsfördelning över uppgifter som ska prioriteras om nätet ligger nere (t.ex. felanmälan m.m.) i samarbete med kommunens servicecenter och kommunstyrelsens förvaltning. Status: Avvikelse. Åtgärdsarbetet redovisar avvikelse från plan. Risken är prioriterad i internkontrollplanen för 2017 (risk 4) och arbetet kommer därmed att starta under 2017 och innehålla riskreducerande åtgärder så som att identifiera och dokumentera huvudsakliga brister som förvaltningen upplever gällande driftsäkerhet och IT-säkerhet; tydliggöra förvaltningens ansvar gällande IT-säkerhet i förhållande till ITsektionen på kommunstyrelsens förvaltning gällande de identifierade bristerna (om detta är otydligt) samt ta fram plan för hantering av de huvudsakliga bristerna identifierade ovan. Risk E: Diariet Ansvar: personal- och administrativ chef Alla ärenden ska registreras i W3D3. Förvaltningen har även andra förvaltningsspecifika system där ärenden också ska registreras. Det är tidskrävande med registrering i flera system. Riskreducerande åtgärder: Genomför regelbundna och målgruppsanpassade utbildningar i W3D3 för medarbetare och chefer. Status: Genomfört. Utbildning i W3D3 genomförs för berörda medarbetare. Risk F: Nämndadministration Ansvar: personal- och administrativ chef Expedieringen av politiskt fattade beslut rapporteras inte tillbaka till verksamheten den formella vägen. Riskreducerande åtgärder: Genomför översyn av rutiner kring expediering av beslut och säkerställ att expedieringen sker korrekt. Status: Genomfört Rutiner för expediering har tagits fram och implementerats för de områden där det saknats. TILLSYNSNÄMNDEN 21