Socialnämnden prognos efter maj 2017 Äldreomsorg, funktionsnedsättning samt förv altningsgemensamt

Transkript

1 Socialnämnden prognos efter maj 2017 Äldreomsorg, funktionsnedsättning samt förv altningsgemensamt Belopp i t kr Nettobudget 2017 Nettokostnad 2017 Resultat/ prognos Särskilda boenden för äldre Hemtjänst Biståndsenheten exkl. SB Serv iceboende Hemtjänst kommunens utförare exkl. SB Serv iceboende Larm- och nattpatrull samt dagv erksamhet Resursv erksamhet Sjuksköterskor Rehabenheten, hjälpmedel Bostadsanpassning Funktionsnedsättning Förv altningsgemensamt Nämnd, Biståndsav d, administration, chefer

2 Socialnämnden prognos efter maj 2017 Hemtjänst 2017 Jan Febr Mars April Maj Totalt antal utförda timmar (exkl serviceboende) Totalt antal brukare (exkl serviceboende) Hemtjänst i egen regi Antal timmar Andel av totala timmar 63,9% 64,1% 64,3% 64,7% 64,1% Antal brukare Systrarna Odh Antal timmar Andel av totala timmar 20,7% 21,4% 22,0% 21,5% 22,5% Antal brukare Falans Hemtjänst Antal timmar Andel av totala timmar 9,5% 8,1% 7,9% 7,8% 7,0% Antal brukare TKMT Antal timmar Andel av totala timmar 5,9% 6,4% 5,7% 5,9% 6,4% Antal brukare KAMIA Antal timmar Andel av totala timmar 0,0% 0,0% 0,1% 0,1% 0,0% Antal brukare Externa utförare, total andel av utförda timmar 36,1% 35,9% 35,6% 35,2% 35,9%

3 Socialnämnden prognos efter maj 2017

4 Socialnämnden prognos efter maj 2017 BUDGET 2017 FÖR SOCIALNÄMNDEN Individ- och familjeomsorgen Nettobudget 2017 Nettokostnad 2017 Resultat 2017 Avdelningschef Individ- och familjeomsorgen Personal- och övriga kostnader Verksamhetskostnader Barn/Unga vuxna Verksamhetskostnader Vuxna Verksamhetskostnader Ekonomi Verksamhetskostnader LSS Verksamhetskostnader Socialpsyk Våld i nära relationer Biståndsbedömda insatser Förebyggande insatser Connect Falköping Ensamkommande barn Arbetsmarknadsåtgärder, lönebidragsanställning Utvecklingsarbete från socialbidrag till sysselsättning TOTALT

5 Socialnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 177 Dnr 2016/ Nytt förfrågningsunderlag gällande utförande av hemtjänst enligt Lag om Valfrihetssystem, LOV Arbetsutskottets förslag till socialnämnden 1. Socialnämnden antar föreliggande förslag till nytt förfrågningsunderlag för tillämpning av valfrihetsystem inom hemtjänst enligt LOV från och med 1 september 2017 för annonsering på angiven plats. 2. Avtal upprättas med redan godkända leverantörer som innan den 1 augusti ska acceptera villkoren i förfrågningsunderlaget för giltighet från och med 1 september Socialchefen ges i uppdrag att teckna avtal med av socialnämnden godkända leverantörer. Uppgift om icke deltagande i beslut Elias Assio (M) anmäler att han inte deltar i beslutet då partigruppen avser att komma med sitt ställningstagande på socialnämnden. Bakgrund Kommunfullmäktige i Falköpings kommun beslutade den 29 mars 2010 att ge socialnämnden i uppdrag att införa valfrihetssystem inom hemtjänst enligt Lagen om valfrihetssystem SFS 2008:962, LOV. Falköpings kommuns socialnämnd tillämpar från och med den 10 oktober 2011 LOV vad gäller upphandling av externa leverantörer av hemtjänst. Socialnämnden beslutade den 15 augusti 2016 att säga upp samtliga avtal med privata utförare av hemtjänst enligt LOV från och med 1 september 2016 med en uppsägningstid till 28 februari Anledningen till avtalsuppsägningen är att avtalsvillkoren ska förändras, då bl.a. ersättningen till utförarna av hemtjänst ska ändras från utförd tid till beviljad och beställd tid. Under uppsägningstiden var avsikten att anpassa kommunens rutiner för bedömning och beställning av hemtjänst samt verksamhetsystem till de nya förutsättningarna. Detta skulle sedan mynna ut i ett nytt förfrågningsunderlag enligt LOV för de befintliga privata utföraran av hemtjänst och för nya företag som vill ansöka om att bli utförare enligt LOV. Socialförvaltningen har allt sedan socialnämndens beslut haft avsikten att genomföra den av socialnämnden beslutade förändringen. Det visade sig dock under senare delen av 2016 att de underlag och stödsystem som behövs i verksamhetsystemet ProCapita för att förändringarna ska gå att tillämpa inte hann bli färdiga till övergången den 1 mars Därav beslutade socialnämnden den 6 februari 2017 att förlänga tiden för övergången till nytt förfrågningsunderlag till den 1 september Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

6 Socialnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) Sammanlagt finns det utöver kommunens egen hemtjänst fem godkända privata utförare av hemtjänst. Tidpunkt anger när de startade LOV i kommunen. Systrarna Odhs hemtjänst AB, Falans Hemtjänster AB, TKMT ekonomisk förening, KAMIA ekonomisk förening, Val av omsorg Falköping AB, Tidsbegränsade avtal är upprättade med redan godkända leverantörer till och med 31 augusti Förvaltningen har överlämnat förslag till nytt förfrågningsunderlag med tjänsteutlåtande Paragrafen skickas till Socialnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

7 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (4) SN 2016/ Socialnämnden Nytt förfrågningsunderlag gällande utförande av hemtjänst enligt Lag om valfrihetssystem, LOV Förslag till beslut 1. Socialnämnden antar föreliggande förslag till nytt förfrågningsunderlag för tillämpning av valfrihetsystem inom hemtjänst enligt LOV från och med 1 september 2017 för annonsering på angiven plats. 2. Avtal upprättas med redan godkända leverantörer som innan den 1 augusti ska acceptera villkoren i förfrågningsunderlaget för giltighet från och med 1 september Socialchefen ges i uppdrag att teckna avtal med av socialnämnden godkända leverantörer. Sammanfattning Socialnämnden beslutade den 15 augusti 2016 att säga upp samtliga avtal med privata utförare av hemtjänst enligt Lagen om valfrihetsystem, LOV från och med 1 september 2016 med en uppsägningstid till 28 februari Anledningen till avtalsuppsägningen är att avtalsvillkoren ska förändras, då bl.a. ersättningen till utförarna av hemtjänst ska ändras från utförd tid till beviljad och beställd tid. Det visade sig dock under senare delen av 2016 att de underlag och stödsystem som behövs i verksamhetsystemet ProCapita, för att förändringarna ska gå att tillämpa, inte hann bli färdiga till övergången den 1 mars Därav beslutade socialnämnden den 6 februari 2017 att förlänga tiden för övergången till nytt förfrågningsunderlag till den 1 september Ett nytt förfrågningsunderlag har utarbetats i enlighet med de nya avtalsvillkoren med giltighet från och med 1 september För av kommunen redan godkända leverantörer föreslås att nya avtal upprättas där avtalsvillkoren ska ha accepterats innan den 1 augusti Förfrågningsunderlaget ska efter socialnämndens beslut om antagande publiceras i enlighet med LOV. Socialförvaltningen Johan Magnusson Utredningssekreterare johan.magnusson@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

8 2(4) Bakgrund Kommunfullmäktige i Falköpings kommun beslutade den 29 mars 2010 att ge socialnämnden i uppdrag att införa valfrihetssystem inom hemtjänst enligt Lagen om valfrihetssystem SFS 2008:962, LOV. Falköpings kommuns socialnämnd tillämpar från och med den 10 oktober 2011 LOV vad gäller upphandling av externa leverantörer av hemtjänst. Socialnämnden beslutade den 15 augusti 2016 att säga upp samtliga avtal med privata utförare av hemtjänst enligt LOV från och med 1 september 2016 med en uppsägningstid till 28 februari Anledningen till avtalsuppsägningen är att avtalsvillkoren ska förändras, då bl.a. ersättningen till utförarna av hemtjänst ska ändras från utförd tid till beviljad och beställd tid. Under uppsägningstiden var avsikten att anpassa kommunens rutiner för bedömning och beställning av hemtjänst samt verksamhetsystem till de nya förutsättningarna. Detta skulle sedan mynna ut i ett nytt förfrågningsunderlag enligt LOV för de befintliga privata utföraran av hemtjänst och för nya företag som vill ansöka om att bli utförare enligt LOV. Socialförvaltningen har allt sedan socialnämndens beslut haft avsikten att genomföra den av socialnämnden beslutade förändringen. Det visade sig dock under senare delen av 2016 att de underlag och stödsystem som behövs i verksamhetsystemet ProCapita för att förändringarna ska gå att tillämpa inte hann bli färdiga till övergången den 1 mars Därav beslutade socialnämnden den 6 februari 2017 att förlänga tiden för övergången till nytt förfrågningsunderlag till den 1 september Sammanlagt finns det utöver kommunens egen hemtjänst fem godkända privata utförare av hemtjänst. Tidpunkt anger när de startade LOV i kommunen. Systrarna Odhs hemtjänst AB, Falans Hemtjänster AB, TKMT ekonomisk förening, KAMIA ekonomisk förening, Val av omsorg Falköping AB, Tidsbegränsade avtal är upprättade med redan godkända leverantörer till och med 31 augusti Förändrade avtalsvillkor I samband med utarbetandet av ett nytt förfrågningsunderlag har följande avsnitt omarbetats i förhållande till nuvarande underlag. Utförare måste utföra samtliga hemtjänstinsatser, service och omvårdnad, samt delegerad hälso- och sjukvård. Kan inte längre välja att utföra enbart serviceinsatser. Handläggningstiden vid nyansökan utökas, från max. 45 till 60 dagar och vid begäran av komplettering från max 60 till 90 dagar. Kompetens och referenstagning på företag och verksamhetschef förtydligas vid ansökan.

9 3(4) Vid vård i livet slutskede kan nattinsatser (vak) få utföras av annan utförare än kommunens nattpersonal. Dubbelbemanning som utförs på leverantörens initiativ, t.ex. på grund av arbetsmiljöskäl, beviljas och ersätts inte av kommunen. Leverantör som behöver använda brukarens nyckel ska ansluta sig till kommunens digitala nyckelhanteringssystem. Vid ny- och återanskaffning av personbil ska fordonen uppfylla kriterierna för miljöbil. Andelen biobränslen som används ska minst uppgå till 50 % senast vid utgången av Personalen ska ha de kvalifikationer som gäller för att uppfylla kraven på god hemtjänst. Minst 60 % av ordinarie personal ska ha lägst undersköterskekompetens. Leverantören ska erbjuda personal heltidsanställning när så är möjligt utifrån uppdragets omfattning. Så kallad anhöriganställning medges inte och det är endast kommunen som i undantagsfall kan medge att närstående/anhörig utför hemtjänstinsats. Leverantören omfattas av Lag om meddelarskydd i vissa enskilda verksamheter, vilken börjar gälla från och med Leverantören ska följa svensk arbetsrättslig lagstiftning och teckna svenskt kollektivavtal inom det område där leverantören är verksam. Särskilt höga krav vid muta, gåva och testamente. Reglering av lokaler, inventarier och IT-system. Leverantör ska vara verksam i hela Falköpings kommun, förutom under avtalets första 9 månader då det går att välja mindre områden. Går därefter ej längre att välja geografiska områden. Leverantör kan ange ett kapacitetstak, men detta kan ändras endast vid två tillfällen under ett år. Kontaktpersonskap inom 14 dagar. Genomförandeplan upprättas tillsammans med brukaren inom en månad och ska hållas aktuell och uppdateras minst en gång per år. Särskilt definierade kvalitetskrav, nationell värdegrund, kommunens mål och värdighetsgarantier. Eftersträva personal-, omsorgs- och tidskontinuitet. Hantering av avvikelser. Kompetens- och utbildningsnivå. Följa rutiner. Upprätthålla ledningssystem. Förändrad ersättning utifrån beställd tid. Beställning av insatser utifrån schablontider och utförande utifrån insatsbehov. Avlösning, ledsagning, servicepaket (beviljas ej nya) och fönsterputs ersätts enligt utförd tid. Brukares frånvaro ska rapporteras och ersätts ej. Två olika ersättningsnivåer, tätort dit Falköping, Floby och Stenstorp räknas och landsbygd i övrigt. Ersättning för Falköpings stad och serviceboende försvinner. Ersättningsbelopp framgår av bilaga. Påföljder vid brister och avtalsbrott har förtydligats. Fler skeden från tillsägelse, åtgärdsplan, avtalsvite och till avtalshävning. Förvaltningens bedömning I samband med förändringen av förfrågningsunderlaget för hemtjänst enligt LOV har socialnämnden antagit nya riktlinjer för biståndshandläggningen och förvaltningen har utvecklat nya rutiner för grunderna för den tid som medföljer som underlag för beställda hemtjänstinsatser.

10 4(4) Efter socialnämndens antagande av förfrågningsunderlaget ska det offentliggöras genom kontinuerlig annonsering på kammarkollegiets hemsida - valfrihetswebben.se, kommunens anbudsannonsering och egen hemsida. Innan offentliggörande ska bilagor och mallar för ansökan och avtal färdigställas. Se bifogad bilageförteckning. Avtal ska upprättas med redan godkända leverantörer som accepterar villkoren i förfrågningsunderlaget från och med 1 september Detta föreslås ske innan 1 augusti 2017 för att ge berörda parter en förberedelse inför övergången. Vidare föreslås att socialnämnden ger socialchefen i uppdrag att teckna avtalen. Finansiering Ersättning till leverantör/utförare baseras på ett av kommunen bestämt timpris. I timpriset ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande. Det innefattar personalkostander, administration och kringtid. Med timersättning avses ersättning för den insats som beviljats brukaren och tid som beställts av kommunen för utförande hos brukaren. Tidigare har det funnits ett flertal nivåer, Falköpings stad, tätort, ärenden med omfattande tid, serviceinsatser, serviceboende och landsbygd, vilka därtill varit uppdelade mellan kommunal utförare och privat. Dessa har nu ersatts av två nivåer, tätort och landsbygd. Skillnad mellan privat och kommunal utförare är nu ca. 10 procent, då det ingår olika kostnadsposter, t.ex. att kommunens hemtjänst har vissa fria nyttigheter som inte den privata utföraren har. Övergången till ersättning utifrån beställd tid och schablontider innebär att det beställda tiden är i genomsnitt ca. 8 procent högre än den utförda. Sammantaget ska ett timpris sättas som ryms inom kommunens budget för hemtjänsten. För de enskilda utförarna kan det dock bli olika utfall beroende på den aktuella brukarstrukturen, och i vilken omfattning den beviljade tiden blivit utförd. Bilagor Förfrågningsunderlag för upphandling av hemtjänst enligt Lag om valfrihetssystem, LOV. Bilageförteckning till förfrågningsunderlag. Ersättning till utförare. Beslutet ska skickas till Utredningssekreterare Johan Magnusson Avdelningschef Elisabeth Andersson Johan Magnusson Utredningssekreterare

11 (35) Förfrågningsunderlag för upphandling av hemtjänst enligt Lag om Valfrihetssystem, LOV 1. Allmän orientering 1.1 Information om valfrihetssystem Kommunfullmäktige i Falköpings kommun beslutade den 29 mars 2010 att ge socialnämnden i uppdrag att införa valfrihetssystem inom hemtjänst enligt Lagen om valfrihetssystem SFS 2008:962, LOV, se bilaga 1. Falköpings kommuns socialnämnd tillämpar från och med den 10 oktober 2011 LOV vad gäller upphandling av externa leverantörer av hemtjänst. Av detta förfrågningsunderlag framgår de krav som Falköpings kommun och socialnämnden ställer för att godkänna extern utförare och för att tillämpa valfrihetssystem inom hemtjänsten. Så länge som valfrihetsystem tillämpas i kommunen kommer ett förfrågningsunderlag ligga på webbsidan för valfrihetsystem. Utförare som uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget godkänns och avtal upprättas mellan kommunen och utföraren. 1.2 Upphandlande myndighet Falköpings kommun, organisationsnummer: I förfrågningsunderlaget benämns genomgående upphandlande myndighet som kommunen och den som lämnar ansökan som leverantören/utföraren. Socialförvaltningen Administrationen Johan Magnusson Utredningssekreterare johan.magnusson@falkoping.se Falköpings kommun Falköping Besök: Stadshuset S:t Sigfridsgatan 9 Telefon Telefax kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

12 2 (35) 1.3 Huvudmannaskap Kommunen genom socialnämnden är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som gäller myndighetsutövning, vilket omfattar alla de tjänster som är aktuella enligt detta uppdrag. Kommunen har enligt 3 kap. 19 kommunallagen rätt att lämna över vården av en kommunal angelägenhet men också en skyldighet att kontrollera och följa upp den utlagda verksamheten. Kommunen ska även garantera att medborgarna får insyn i den verksamhet som överlämnats genom avtal med extern leverantör och säkerställa att medborgaren får information om verksamheten. För att enskilda som beviljats hemtjänst ska kunna välja utförare i ett valfrihetssystem behövs jämförbar information. Det är kommunens skyldighet att förse dem med aktuell information. Till informationen kommer även att tillfogas de uppgifter som uppkommer genom uppföljning och kontroll av verksamheten. 1.4 Uppdragets omfattning tjänster som igår i valfrihetssystemet Leverantören åtar sig att i enlighet med beställning från Falköpings kommun tillhandahålla hemtjänst i ordinärt boende för personer i den omfattning som framgår av kommunen upprättade biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen och delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser enligt hälso- och sjukvårdslagen, enligt villkoren i detta förfrågningsunderlag. Leverantören ska kunna utföra samtliga hemtjänstinsatser, såväl serviceinsatser som omvårdnadsinsatser, samt delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser på uppdrag av kommunens legitimerade personal. Leverantören kan inte välja att utföra enbart en av dessa utan ska kunna utföra samtliga. Kommunen garanterar inte någon uppdragsvolym. 1.5 Tjänster som inte ingår i valfrihetsystemet Tjänster som inte ingår i valfrihetssystemet för hemtjänst utförs endast av kommunens egenregi, vilka är följande: Hemtjänst till boende i kommunens servicelägenheter (särskilt boende). Kommunal hälso- och sjukvård och rehabinsatser av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Kommunal hälso- och sjukvård och rehabinsatser som legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal inte kan delegera/instruera annan personal att utföra. Hemtjänst natt mellan kl. 22:00-07:00 (om inte annat överenskommits med leverantör i ett individuellt ärende), kommunal nattpatrull. Installation och åtgärdande av trygghetslarm, vilket endast utförs av kommunal larm-/nattpatrull. Närstående-/anhörigstöd. Hjälp av närstående/anhörig beviljas och utförs i undantagsfall endast av kommunen och utanför reglerna för valfrihetssystemet. Det avser anställning av anhörig hos utföraren (oavsett anställningsform) till brukare för att utföra dennas insatser.

13 3 (35) 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1 Ansökan Ansökningsförfarande Ansökan behandlas i enlighet med Lag (2008:962) om valfrihetsystem, LOV, samt detta förfrågningsunderlag med bilagor för bedömning av sökande, vid beslut och underrättelse om beslut och vid tecknande av avtal med extern leverantör. Se Lag (2008:962) om valfrihetsystem i bilaga Ansökans form och innehåll Ansökan om att få vara leverantör av hemtjänst enligt LOV ska ske skriftligt på svenska språket och i enlighet med av kommunen upprättat formulär, Ansökan om utförande av hemtjänst enligt LOV i Falköpings kommun. Bilagor får inlämnas endast i de fall det specifikt har efterfrågats. Ansökningsformulär finns i bilaga 2. Ansökan ska vara undertecknad av behörig företrädare för sökanden. Till ansökan ska bifogas: F-skattebevis registreringsbevis från bolagsverket presentation av företaget och dess ledning förteckning över företagsledning referenser på företaget från liknande uppdrag meritförteckning och utbildning för verksamhetschef referenser på verksamhetschefs yrkeserfarenhet ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet uppgifter om etableringsområde och kapacitet uppgift om eventuell underleverantör I ansökan ska alla angivna ska-krav besvaras och uppfyllas av den sökande. Undertecknad ansökan ska vara märkt Ansökan LOV hemtjänst och skickas till: Falköpings kommun, Socialförvaltningen, Falköping Kommunikation All kommunikation, så som frågor och svar kring förfrågningsunderlag, samt begäran om komplettering ska ske via e-post och ställas skriftligt till angivna kontaktpersoner. 2.2 Handläggning Kontaktuppgift Falköpings kommun, Socialförvaltningen, Tfn. växel För information om kontaktperson se bilaga 3, Kontaktperson.

14 4 (35) Handläggning av ansökan Handläggning av ansökan sker inom socialförvaltningen inom en tid av högst 60 dagar, förutom under juni-augusti då det kan bli upp till 90 dagar. Förvaltningen bereder ansökan och lämnar förslag till beslut till socialnämnden som behandlar ärendet vid närmaste nämndsmöte. Därefter kan beslut delges till sökanden. Sökanden är bunden till sin ansökan och sitt anbud under handläggningstiden och vid beslut om godkännande fram till avtal upprättats Begäran om komplettering Kommunen får tillåta att sökanden rättar felskrivningar eller andra uppenbara fel. Kommunen får även begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Ansökan får dock endast rättas eller förtydligas på kommunens begäran. Vid kompletteringar kan ansökningstiden förlängas till högst 90 dagar. Efterfrågade kompletteringar ska insändas inom 14 dagar, annars avvisas ansökan. 2.3 Prövning av utföraren och ansökan Prövning av utföraren och ansökan sker i två steg: 1. Kontroll att utföraren uppfyller kvalificeringskraven i avsnitt För utförare som uppfyller kvalificeringskraven prövas ansökan avseende de krav som ställs på tjänstens utförande i avsnitt 4. Sökande som uppfyller de krav som framgår i förfrågningsunderlaget med bilagor kommer att prövas för ett slutligt godkännande som leverantör. Godkännandet förutsätter att sökanden gör trovärdigt att sökanden kommer att kunna fullgöra uppdraget i enlighet med de ska-krav som uppställts. Sökanden ska muntligt vid möte med kommunens handläggare redogöra för hur uppdraget kommer att genomföras innan den upphandlande myndighetens förvaltning lämnar förslag om slutgiltigt godkännande till beslutande nämnd. 2.4 Beslut och avtal Underrättelse om beslut Varje inkommen ansökan kommer att avslutas med ett beslut, antingen med godkännande eller inte godkännande om uppfyllda krav ej uppfylls. Beslut fattas av socialnämnden, som sammanträder varje månad, utom i juli månad. Så fort beslut tagits och protokoll justerats underrättas den sökande i skriftlig form om beslutet. Om sökande inte blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad kan hon eller han ansöka om rättelse i enlighet med 10 kap. LOV.

15 5 (35) Avtal Godkänd leverantör ska för att få utföra uppdrag inom ramen för denna upphandling ha tecknat avtal med kommunen. Avtalstecknande och igångsättande av leverantörens verksamhet ska ske inom 60 dagar från underrättelse om godkännande, om inte annat godkänts av upphandlande myndighet. I bilaga 4 finns mall för avtal. 3. Kvalificering av utföraren 3.1. Grundläggande kontroller av utföraren I enlighet med Lag om valfrihetssystem 7 kap. 1 och 2 får sökande uteslutas från prövning av ansökan om den upphandlande myndigheten får kännedom om sådana förhållanden. Leverantör ska uppfylla i Sverige eller hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Förutom vad som framgår av LOV 7 kap. ska utföraren vara registrerad i aktie-, handelseller föreningsregister, om sådan skyldighet föreligger. F-skattsedel ska finnas, både vid ansökan och under hela avtalstiden. För svensk leverantör görs granskning av kommunen genom kontroll av lämnade uppgifter med Skatteverket. Utländsk leverantör ska till kommunen inlämna motsvarande dokumentation som intyg på att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Utförare ska lämna en sanningsförsäkran enligt LOV 7 kap. 1, vilket innebär att företaget och dess företrädare: inte är satta in konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte genom lagakraftvunnen dom är dömt till brott avseende yrkesutövningen, inte har gjort sig skyldig till fel i yrkesutövningen, har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i hemlandet eller annan stat i EES-området, inte i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av ovanstående paragraf Kontroll av utförarens lämplighet Ekonomisk ställning Den upphandlande myndigheten kommer att ta kreditupplysning på den sökande. Sökande leverantör ska vid tiden för ansökans inlämnande inneha en ekonomisk och finansiell ställning klassificerad som Kreditvärdig

16 6 (35) enligt CreditSafes ratingmodell. Om efterfrågad kreditvärdighet enligt CreditSafe inte uppfylls ska sökande leverantör bevisa att dennes ekonomiska och finansiella ställning motsvarar ställda krav. Utifrån kreditupplysningsföretagets uppgifter eller av sökanden lämnade bevis gör kommunen en bedömning av om sökanden har tillräcklig ekonomisk ställning för att kunna utföra uppdraget. Enligt 5 kap. 2 LOV får en sökande vid behov åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet vid ansökan. Sökanden ska dock kunna visa att hon eller han kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Detta kan till exempel göras genom att sökanden tillhandahåller ett skriftligt åtagande från företag i fråga. Nybildade företag, företag under bildande, eller företag som inte omfattas av ratingsystemet ska till anbudet bifoga affärsplan inkluderande en finansiell plan. Startkapitalet ska minst täcka kortfristiga skulder. Kommunen kommer att göra en bedömning om startkapitalet räcker för att tillgodose kravet på att sökanden har tillräckliga resurser för att bedriva verksamheten Underleverantör För underleverantör svarar utföraren såsom för sig själv. Underleverantör, som åt utföraren utför uppdrag i direkt kontakt med kommunen, får inte anlitas utan kommunens skriftliga godkännande. Underleverantör granskas på lika sätt som leverantör och kan uteslutas enligt samma grunder Teknisk kapacitet Allmänt Utföraren ska under hela avtalsperioden ha en organisation med erforderlig yrkesmässig kompetens, erfarenhet och kapacitet för de tjänster leverantören utför enligt förfrågningsunderlag och avtal Kompetens och referenser på företag I företagets ledning ska finnas en person som är verksamhetschef. Verksamhetschefen kan antingen ingå i företagsledningens styrelse eller vara anställd av företaget. Förhållandet ska anges i ansökan. Ansökan ska innehålla två referenser på företaget avseende uppdrag av motsvarande typ. Nystartade företag kan istället lämna motsvarande referenser för person i företagets ledning. I det fall verksamhetschef i ett företag även utgör företagets ledning så kan samma referenspersoner som anges anges på nytt nedan. Kommunen förbehåller sig rätten att ta referenser utöver de som företaget angett. Endast utförare som har goda vitsord när det gäller förmåga att fullgöra uppdraget kommer att bli godkänd. Kommunen kommer vid sin referenstagning använda sig av ett referensformulär, se bilaga 5, Referensformulär.

17 7 (35) Kompetens och referenser verksamhetschef Verksamhetschef förutsätts ta aktiv del i verksamheten och ha direkt ansvar för personal, ekonomi och verksamhet, och befinna sig lokalt placerad. Följande krav på kunskap och erfarenhet ska uppfyllas för verksamhetschef: relevant utbildning social omsorg, socionom, sjuksköterska eller motsvarande eftergymnasial utbildning eller minst 36 månaders praktisk erfarenhet av direkt arbetsledning på heltid inom vård och omsorg, ingående kunskaper om för verksamheten tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd, minst 24 månaders erfarenhet av verksamhet inom äldreomsorg eller omsorg för personer med funktionsnedsättningar, datavana genom att självständigt hantera för verksamheten nödvändiga it-program. Byte av verksamhetschef ska skriftligen anmälas till och godkännas av kommunen. Verksamhetschef kan ha underställd chef (motsvarande operativ chef, enhetschef eller arbetsledare) som utför arbetsuppgifter på uppdrag av verksamhetschefen. Denna chef ska uppfylla de krav som kommunen ställer och uppdraget kräver. Ju fler uppgifter som underställd chef får ansvara för desto mer lika ska kompetenskraven vara verksamhetschefens, men denna chef kan inte ersätta verksamhetschefs ansvar. För verksamhetschefen ska finnas en namngiven person, som kan vara underlydande och vars uppgift är att på uppdrag av verksamhetschefen under semester och kortare perioder sköta den dagliga arbetsledningen. Ansökan ska innehålla två referenser gällande verksamhetschef för att bekräfta att ställda krav uppfylls. I det fall verksamhetschef i ett företag även utgör företagets ledning så kan samma referenspersoner som anges i anges på nytt. Kommunen förbehåller sig rätten att ta referenser utöver de som angetts i ansökan. Endast verksamhetschef som har goda vitsord när det gäller förmåga att fullgöra uppdraget kommer att bli godkänd. Kommunen kommer vid sin referenstagning använda sig av ett referensformulär, se bilaga 5, Referensformulär Utförarpresentation Leverantören ska lämna underlag för information om sin företagsidé och verksamhet i samband med ansökan och avtalstecknandet. Information om underlag framgår av avsnitt Mall för informationslämning till utförarpresentation finns i bilaga 6.

18 8 (35) Krav på ledningssystem Leverantören ska vid ansökningstillfället och under hela avtalsperioden ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Med stöd av ledningssystemet ska leverantören planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Leverantören ska arbeta efter Socialstyrelsens föreskrifter gällande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, samt gällande meddelandeblad och handbok för tillämpningen. I samband med ansökan ska leverantören presentera sitt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 4. Krav på tjänstens utförande 4.1. Inför och i samband med genomförande av uppdrag Valfrihetsystemet omfattar hemtjänst enligt socialtjänstlagen och delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser enligt hälso- och sjukvårdslagen. I detta avsnitt framgår de krav som ställs på tjänsten och tjänstens utförande Biståndsbeslut och myndighetsutövning Handläggare på kommunens biståndsenhet utreder och beslutar enligt socialtjänstlagen efter ansökan från den enskilde om vilka hemtjänstinsatser den enskilde ska få och omfattningen av dessa. Till stöd för biståndsbedömningen finns lagar, förarbeten, domstolspraxis och socialnämndens riktlinjer. Riktlinjer för handläggning av ärenden vid biståndsavdelningen inom äldreoch handikappomsorgen, framgår av bilaga A Ansvaret för hälso- och sjukvård och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Kommunen har ansvar för hälso- och sjukvård (hemsjukvård) i ordinärt boende. Ansvaret omfattar hälso- och sjukvårdsinsatser inklusive rehabilitering och habilitering som ges av legitimerad personal som sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster/fysioterapeuter. Till grund för kommunens ansvar finns en överenskommelse med Västra Götalandsregionen. Avtalet framgår av bilaga B. Ansvarsfördelningen definieras utifrån avtalet som reglerar hälso- och sjukvårdsansvaret mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland som innebär att om en person själv, eller med hjälp av ledsagare, kan ta sig till en regional sjukvårdsenhet så har regionen ansvar för vården. Övergången från att hälso- och sjukvårdsinsatserna ges av regionen till att de utförs av kommunen ska alltid föregås av ett meddelande i systemet SAMSA enligt samordnad vårdplanering. Hälso- och sjukvårdslagens krav på att det ska finnas en MAS fullgörs av socialnämnden i Falköpings kommun.

19 9 (35) Grundläggande bestämmelser och vad som åligger en MAS framgår av 24 HSL, Socialstyrelsens meddelandeblad Nr 6/2016, Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om läkemedelshantering i hälso- och sjukvården (SOSFS 2000:1/2012:9). Socialnämnden är, enligt 12 patientskadelagen (1996:799), att betrakta som vårdgivare beträffande den hälso- och sjukvård som utförs av privat vårdgivare på uppdrag av socialnämnden. Därav är socialnämnden skyldig att teckna och vidmakthålla patientförsäkring även för den hälso- och sjukvård som utförs av annan utförare Information och marknadsföring I samband med biståndsbeslutet informerar kommunens biståndshandläggare på ett neutralt sätt den enskilde om valfrihetssystemet och vilka utförare som finns att välja mellan. Inför valet av utförare ska kommunen ge brukare, närstående och allmänhet neutral information om vilka utförare av hemtjänst som finns inom kommunens valfrihetssystem. Information ska finnas dels i en informationsmapp till brukaren och dels på kommunens webbsida, Kommunens information är utformad på ett likvärdigt sätt mellan alla utförare och ska innehålla uppgifter om: Åtagandet: vilka tjänster som ges och geografiskt verksamhetsområde. Information om leverantören/utföraren: verksamhetsidé, kompetens, speciell inriktning, kvalitets- och verksamhetsmål, språkkunskaper, eller annat som vill framhållas, Kontaktuppgifter: adress, telefon och e-postadress, Uppföljning: resultat från verksamhets- och kvalitetsgranskningar. Mallen ska fyllas i och lämnas in tillsammans med ansökan. Om leverantören sedan vill ändra eller komplettera sin information till brukarna ska detta anmälas skriftligt till kommunen. Förutsatt att förändringarna är i överensstämmelse med upprättat avtal justerar kommunen informationsmaterialet inom 14 dagar. Leverantören har rätt att marknadsföra sin egen verksamhet. Marknadsföringen ska uppfattas som allmän. Kommunen förutsätter att utförarens marknadsföring är utformad på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar den som påträngande eller tvingande och att den i övrigt är etiskt försvarbar Ansvarstid och tillgänglighet Utföraren ska finnas tillgänglig och utföra beställda insatser mellan kl. 07:00-22:00 alla dagar.

20 10 (35) Vid vård i livets slutskede svarar utföraren för insatser även mellan kl. 22:00-07:00 under förutsättning att utföraren anser sig ha kapacitet att klara av detta. I annat fall utför kommunen insatsen. Det ska finnas en verksamhetschef som är tillgänglig och ansvarar för den dagliga ledningen av verksamheten. Verksamhetschefen och dennes ersättare ska vara nåbar via telefon och e-post. Rutiner ska finnas som anger att leverantörens personal har daglig tillgång till arbetsledningen Brukarens val eller icke-val Brukaren gör sitt val av utförare i samband med ansökan om hemtjänst och styrker detta när biståndsbeslut föreligger. Den utförare som brukaren väljer att utföra insatsen ska utföra hela hemtjänstinsatsen. Det går inte att ha olika utförare av samma insats, t.ex. städning av två olika utförare. Personer i samma hushåll måste även välja samma utförare. Kommunen ska tillhandahålla ett icke-valsalternativ för de brukare som inte vill göra ett eget val av utförare. Icke-valsalternativet i Falköpings kommun är kommunens utförare av hemtjänst. Insatsen utförs av den kommunala hemtjänst som är verksam i det geografiska område där brukaren är bosatt. Om en brukare är i behov av så akuta insatser så att val ej hunnit eller kunnat göras kommer kan de akuta insatserna komma att utföras av kommunens hemtjänst. Så snart det är praktiskt möjligt ska brukaren erbjudas att välja utförare. Den enskilde kan inte välja utförare av delegerad hälso- och sjukvårdsinsats. Kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal kan i kontakt med brukaren avgöra vilken utförare som ska utföra den delegerade hälso- och sjukvårdsinsatsen Brukarens rätt att välja och byta utförare En brukare har alltid rätt, men ingen skyldighet, att välja och byta utförare av hemtjänst. Denna rätt är en av grundpelarna i ett valfrihetssystem. Denna valfrihet gäller endast för brukare som har rätt till hemtjänstinsatser inom valfrihetssystemet. Om brukaren önskar byta och välja en annan utförare ska hon eller han ansöka om detta i ett särskilt formulär och ta kontakt med sin biståndshandläggare. Formulär framgår av bilaga 7. När brukaren har valt en ny utförare meddelar biståndshandläggaren den ursprungliga utföraren att brukaren ska byta till en ny. Detta meddelande ska lämnas omgående skriftligen och bekräftas av utföraren. Den tillträdande utföraren ska inom som längst 14 dagar från bekräftelse inleda verkställighet och börja med att utföra sitt uppdrag. Avlämnande

21 11 (35) utförare ska i god tid dessförinnan överlämna nödvändig information, samt vid sista dagen för uppdraget avsluta verkställigheten. Har den enskilde brukaren delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser ska kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal informeras om bytet av utförare för hemtjänsten och i kontakt med brukaren avgöra vilken utförare som ska utföra de delegerade hälso- och sjukvårdsinsatserna. Om möjligt ska det eftersträvas att den enskilde får samma utförare av hemtjänst och delegerad hälso- och sjukvård Brukaravgifter Brukaren betalar avgift för hemtjänstinsatser och insatser av kommunal hälso- och sjukvård enligt av kommunen fastställs taxa. Leverantören får inte ta ut någon avgift för insatser som utförs inom biståndsbeslutet och kommunens beställning. För tilläggstjänster gäller vad som framgår av avsnitt Vid genomförande av uppdrag Överlämnande av uppdrag Kommunens biståndshandläggare överlämnar uppdrag till leverantören genom att via en beställning i verksamhetssystemet ProCapita lämna uppgifter om brukare och beviljade insatser. Rutin för överlämnande av uppdrag i ProCapita framgår av bilaga C. Leverantören ska: Mottagande av uppdrag Snarast bekräfta att uppdrag mottagits. Beställningar som lämnats före kl. 14 vardagar ska bekräftas samma dag. Övriga ska bekräftas senast kl. 14 efterföljande vardag. Kontakta ny brukare senast inom två arbetsdagar efter kvitterat uppdrag för överenskommelse om tid för planering av service- och omvårdnadsinsatser. Vid akuta behov ska insatser kunna påbörjas inom ett dygn. När insats påbörjas ska datum för verkställighet anges i ProCapita. För varje brukare utse en kontaktperson, som har ett extra ansvar för att hålla god kontakt med brukaren. Inleda dokumentationen i ProCapita och tillsammans med brukaren och/eller dennes företrädare upprätta en genomförandeplan enligt kommunens anvisningar. Genomförandeplanen ska sammanställas i nära samverkan med brukaren och finnas tillgänglig i ProCapita senast 30 dagar efter påbörjad insats. Kommunen granskar planeringen och följer upp hur biståndsbesluten verkställs.

22 12 (35) Utförande av hemtjänstinsatser Hemtjänstinsatserna uppdelas vanligtvis i serviceinsatser och personlig omvårdnad. Serviceinsatser utgörs vanligtvis av följande. Städning Tvätt och klädvård Inköp och ärenden Ledsagning/förflyttning till aktivitet Leverans av färdiglagad mat/matdistribution Personlig omvårdnad avser de insatser som behövs för att tillgodose den enskildes grundläggande fysiska, psykiska och sociala behov. Det gäller främst uppgifter kring den personliga skötseln och utgörs vanligtvis av följande. ADL-funktioner Måltider/födointag Personlig hygien På- och avklädning Toalettbesök Förflyttning Tillsyn Medicin handräckning/apoteksärende Insatser för att känna trygghet och säkerhet i hemmet Insatserna för service och personlig omvårdnad beviljas och ska utföras i enlighet med den enskildes beslut och kommunens riktlinjer för hemtjänst. Av biståndsbeslut och till utförare gjord beställning framgår vilka insatser som den enskilde beviljats och tidsåtgång (timmar/vecka). Den beviljade tiden bygger på schablontider för varje insats som sammanläggs till en summa tid, vilken utgör ett riktmärke för den hjälp som ska ges och den ersättning som utbetalas. Den enskilde brukarens behov ska tillgodoses inom den sammanlagda summan tid Matdistribution och hantering av livsmedel Leverantören ska i sin hantering av livsmedel och färdiglagad mat inom hemtjänsten följa gällande lagar och förordningar vad gäller hantering av livsmedel. Den externa leverantören är ansvarig för att livsmedelslagstiftningen tillämpas. Det innebär bland annat att leverantören ska tillämpa rutiner för egenkontroll och senast i samband med avtalsskrivandet vara registrerad som livsmedelsanläggning vid kommunens miljöförvaltning. Vid hemtjänstinsatser med matdistribution ska leverantören hämta färdiglagad mat från de av kommunen anvisade tillagningskök som ligger inom brukarens geografiska område. Leverantören ska handha beställningen av färdiglagad mat åt brukaren och hämta maten på anvisat kök mellan kl Kommunen tillhandahåller anpassade emballage och väskor för transporten.

23 13 (35) Leverantören ska tillämpa rutiner för egenkontroll vid distribution av varm mat mellan kök och hemtjänstbrukare. För egenkontrollen finns i kommunen dokumentet, Livsmedelshantering inom socialförvaltningen egenkontrollprogram, som vägledning. Se bilaga D, främst flik 5 och För att kunna ansvara för egenkontrollen ska leverantören använda egen för ändamålet godkänd termometer och tillse att det för att klara temperaturhållningen under leveransen finns lämplig utrustning Mottagande och utförande av delegerad hälsooch sjukvård Kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal kan delegera/ instruera till omvårdnadspersonal att utföra vissa hälso- och sjukvårdsinsatser i enlighet med riktlinjer för Hälso- och sjukvårdsuppgifter i Skaraborgs kommuner och från kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS). Se riktlinjer i bilaga E. Med delegering menas att kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal, och som är formellt kompetent för en medicinsk arbetsuppgift kan överföra en uppgift till någon annan som saknar formell kompetens men som har färdigheter (reell kompetens) att utföra uppgiften. Omvårdnadspersonal kan även utföra viss kommunal hälso- och sjukvård efter instruktion av legitimerad personal. En instruktion fordrar inget beslut om delegering, men ska efterföljas. Leverantören och dennes personal får inte utföra HSL-insatser om uppgiften inte delegerats eller instruerats enligt kommunens rutiner. Vilka åtgärder som kan delegeras/instrueras redovisas i kommunens anvisningar. Anvisningar och delegeringsblankett framgår av bilaga F. En person som tar emot en delegering ska ha erforderlig kompetens för uppdraget. Innan delegering kan ske till en medarbetare, ska denne genomgå webbaserad utbildning inför delegering och godkännas i kommunens kunskapsprov. Leverantören ska: Snarast bekräfta att HSL-uppdrag mottagits. Uppdrag som lämnats före kl vardagar ska bekräftas samma dag. Övriga ska bekräftas senast kl. 14 efterföljande vardag. Uppdrag som lämnas under helgdag bekräftas nästkommande vardag och dateras till rätt dag för verkställighet. Påbörja delegerad hälso- och sjukvårdsinsats i enlighet med ordination. För varje brukare utse en kontaktperson, som har ett extra ansvar för att hålla god kontakt med brukaren. Om så är lämpligt ska det samordnas med kontaktperson enligt SoL. Inleda dokumentationen i ProCapita och tillsammans med brukaren och/eller dennes företrädare samt berörd personal (legitimerad hälsooch sjukvårdspersonal, biståndshandläggare eller personal från dagverksamhet) upprätta en plan. Där så är möjligt ska HSL-planeringen ske vid samma tillfälle som SoL-planeringen, t.ex. vid teammöten.

24 14 (35) Beställningen (ordination) av delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser ska göras av kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal via beställningen HSL-uppdrag i ProCapita direkt till leverantören. Av beställningen framgår vilka insatser som ska utföras för den enskilde och tidsåtgång (timmar/vecka). Den beviljade tiden bygger på schablontider för varje insats som sammanläggs till en summa tid, vilken utgör ett riktmärke för den hjälp som ska ges och den ersättning som utbetalas. Den enskilde brukarens behov ska tillgodoses inom den sammanlagda summan tid Övrigt i samband med tjänstens utförande Rapportering till annan utförare Om brukaren har mer än en utförare (t.ex. vid larm- och nattinsats), ska leverantören rapportera händelser av vikt till den andre utföraren enligt kommunens rutiner och arbetsordning Dubbelbemanning Dubbelbemanning ersätts av kommunen endast i den utsträckning som framgår av biståndsbeslut och beställning. Det avser om dubbelbemanning behövs för att tillgodose den enskildes behov, vilken ska framgå av utredning och beslut. Om leverantören anser att dubbelbemanning behövs för att tillgodose den enskilde brukarens behov ska detta meddelas kommunens biståndshandläggare för ställningstagande. Dubbelbemanning som utförs på leverantörens initiativ, t.ex. på grund av arbetsmiljöskäl, beviljas och ersätts inte av kommunen Förändrat insatsbehov akuta behov Om brukarens behov av stöd och hjälp förändras i sådan grad att biståndsbeslut eller beslut om hälso- och sjukvårdsinsats behöver omprövas, ska leverantören omgående kontakta ansvarig biståndshandläggare eller legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal, sjuksköterska, sjukgymnast eller arbetsterapeut. Leverantören ska, utöver beställda biståndsbedömda insatser, utföra tillfälliga akuta insatser som inte ingår i beställningen. När akuta insatser utförts, ska leverantören samma dag eller senast nästa helgfria vardag kontakta kommunens biståndshandläggare för godkännande av vidtagen åtgärd. Om akuta insatser inte meddelats kommunen inom föreskriven tid utgår ingen ersättning från kommunen Ansvar för utskrivningsklar brukare Leverantören ska rapportera till kommunen i enlighet med rutiner och arbetsordning när en brukare blir inlagd på sjukhus. När inlagd brukare är utskrivningsklar, ska kommunen och regionen i samförstånd med brukaren gemensamt planera brukarens fortsatta behov av

25 15 (35) vård- och omsorgsinsatser. Det sker genom en vårdplanering. Efter vårdplanering skickas en beställning till utföraren enligt lokal rutin för samordnad vårdplanering, se rutin i bilaga G. Leverantören ska kunna påbörja hemtjänstinsatser och delegerad hälso- och sjukvård från det att en brukare är utskrivningsklar. Leverantören ska även beakta kommunens riktlinjer vad gäller Trygg hemgång. Vid förändrade behov kan nya beslut om bistånds- eller delegerad hälso- och sjukvårdsinsats ha upprättats och leverantören kan behöva omarbeta genomförandeplanen. Om leverantören inte kan åta sig att utföra de insatser som brukaren har behov av för att kunna återvända till sin hemadress, är leverantören skyldig att ersätta kommunen för de av Västra Götalandsregionen fakturerade kostnaderna för betalningsansvar Rehabilitering i vardagen aktiverande förhållningssätt Insatserna i hemtjänst och delegerad hälso- och sjukvård ska kännetecknas av ett aktiverande förhållningssätt. Hur det ska ske ska bl.a. framgå av genomförandeplanen. Leverantören ansvarar för kontakt med kommunens rehab för utförande av insatser enligt instruktion eller delegering Nyckelhantering Leverantören ska ha en säker nyckelhantering. Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för hantering av nycklar och säkerställa att nycklar till brukarnas bostäder inte används av obehöriga eller på ett otillbörligt sätt. Leverantör som behöver använda brukares nyckel för besök och där brukaren har trygghetslarm eller själv väljer att inte öppna vid besök ska ansluta sig till kommunens digitala nyckelhanteringssystem, Swedlock. Systemet innebär att brukarens nyckel finns förvarad i en av kommunen monterad säkert monterad nyckelgömma i anslutning till brukarens bostad och leverantören förfogar över en digital nyckel för att öppna nyckelgömman. Leverantören tillåts inte förvara brukarens nyckel på annan plats än i nyckelgömma, om inte annat överenskommits med kommunen. Kommunen förser leverantören med nyckelhanteringssystemet. Kommunen bekostar brukarens nyckelgömma och anordning för passering i trapphusentréer med digital nyckel. Förvaring av och tillgång till digital nyckel ska ske säkert genom särskilda nyckelskåp som bekostas av kommunen och ska placeras i leverantörens lokal. Leverantören ansvarar för att det till nyckelskåp finns anslutning till elström och internet, samt att leverantören och dennes personal har id-kort för åtkomst till digital nyckel. Förlust eller skadegörelse av digital nyckel och brukares nyckel ska anmälas till kommunen och dokumenteras som avvikelse. Leverantören ska ersätta kommunen för förlust eller skada på nyckelhanteringssystemet. Vid förlust av brukares nyckel ska leverantören ombesörja och bekosta lås- och nyckelbyte snarast möjligt. Leverantören ansvarar för eventuella kostnader som drabbar brukaren, fastighetsägaren eller kommunen på grund av låsbytet.

26 16 (35) Anskaffning av personbil och fordonsbränsle Vid ny- och återanskaffning av personbil under avtalstiden ska fordonen uppfylla kriterierna för miljöbil enligt förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor (SFS 2009:1), samt vara utrustade med alkolås. Uppgifter ur vägtrafikregistret eller motsvarande utländska register, uppgifter från fordonstillverkaren som visar att kravet uppfylls, ska skriftligen lämnas till kommunen när anskaffning av fordon görs. Andelen biobränslen (förnybara bränslen) som används i uppdraget ska minst uppgå till 50 procent av fordonsbränsleanvändningen senast 31 december Som förnyelsebara bränslen räknas biodrivmedel, fordonsgas eller el. På begäran av kommunen ska utföraren lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Årligen redovisa lista över fordon som används i uppdraget vilken inkluderar uppgifter ur vägtrafikregistret som bevisar att fordonen är godkända. På anmodan ska leverantör kunna styrka att fordonen har tankats på förnyelsebara bränslen. Detta ska till exempel ske med hjälp av tankkort, kvitton eller motsvarande Anlitande av tolk Leverantören ska se till att brukare får tolkhjälp om så behövs. Leverantören står själv för kostnaderna för tolk Om en brukare inte är anträffbar Om en brukare, som inte i förväg avbokat sina insatser, inte är anträffbar vid avtalad tid för besöket ska leverantören ha egna upprättade rutiner för att lokalisera brukaren. Leverantören ska även om så är möjligt för brukaren erbjuda att utföra insatsen vid annan tidpunkt. Om en brukare vid upprepade tillfällen är frånvarande utan anmälan ska biståndshandläggare och/eller ansvarig sjuksköterska kontaktas Rutiner vid dödsfall Det är läkare som i överenstämmelse med vetenskap och beprövad vetenskap fastställer att döden inträtt. (SFS 1987:269) Leverantören ska samma dag meddela ansvarig biståndshandläggare och läkare på vårdcentral där brukaren är listad om en brukare avlidit. Om brukaren/patienten som avlidit är inskriven i kommunal hälso- och sjukvård kontaktas biståndshandläggare och tjänstgörande sjuksköterska i kommunen som är behjälplig i enlighet med kommunens riktlinjer.

27 17 (35) 4.4. Krav på ledningssystem Leverantören ska vid ansökningstillfället och under hela avtalsperioden ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Med stöd av ledningssystemet ska leverantören planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Leverantören ska arbeta efter Socialstyrelsens föreskrifter gällande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, samt meddelandeblad och handbok för tillämpningen. Kommunen ska kunna göra kontroller och uppföljningar av hur leverantören tillämpar sitt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Se vidare under avsnitt Verksamhetschef Verksamhetschef förutsätts ta aktiv del i verksamheten och ha direkt ansvar för personal, ekonomi och verksamhet, och befinna sig lokalt placerad. Följande krav på kunskap och erfarenhet ska uppfyllas för verksamhetschef: relevant utbildning social omsorg, socionom, sjuksköterska eller motsvarande eftergymnasial utbildning eller minst 36 månaders praktisk erfarenhet av direkt arbetsledning på heltid inom vård och omsorg, ingående kunskaper om för verksamheten tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd, minst 24 månaders erfarenhet av verksamhet inom äldreomsorg eller omsorg för personer med funktionsnedsättningar, datavana genom att självständigt hantera för verksamheten nödvändiga it-program. Byte av verksamhetschef ska skriftligen anmälas till och godkännas av kommunen. Se anmälningsblankett i bilaga 8. Verksamhetschef kan ha underställd chef (motsvarande operativ chef, enhetschef eller arbetsledare) som utför arbetsuppgifter på uppdrag av verksamhetschefen. Denna chef ska uppfylla de krav som kommunen ställer och uppdraget kräver. Ju fler uppgifter som underställd chef får ansvara för desto mer lika ska kompetenskraven vara verksamhetschefens, men denna chef kan inte ersätta verksamhetschefs ansvar. För verksamhetschefen ska finnas en namngiven person, som kan vara underlydande och vars uppgift är att på uppdrag av verksamhetschefen under semester och kortare perioder sköta den dagliga arbetsledningen.

28 18 (35) 4.6. Personalfrågor Personalansvar Leverantören är arbetsgivare för sin personal och bland annat ansvarig för: att gällande lagar och föreskrifter efterföljs, att anställa, avlöna och säga upp personal, att skatter och sociala avgifter inlevereras, att förebygga skador, ansvara för arbetsmiljö och rehabilitering, ha erforderliga arbetsmarknadsförsäkringar och tillhandahålla arbetstekniska hjälpmedel, att lagstiftningen gällande sekretess, tystnadsplikt och anmälningsplikt efterlevs. Leverantören ska ha den personalstyrka som krävs för uppdraget. Personalen ska ha de kvalifikationer som behövs för att uppfylla kraven på god hemtjänst. Vad som avses härmed framgår av Socialstyrelsens allmänna råd, SOSFS 2011:12. Leverantören ska se till att den personal som används för uppdragets genomförande är väl insatt i kommunens mål och riktlinjer för verksamheten och kvalitetskrav för socialtjänsten, samt för verksamheten gällande rutiner, riktlinjer och avtal. Leverantören ska eftersträva att all ordinarie personal (inklusive långtidsvikarier) har undersköterskekompetens, lägst vård- och omsorgsprogrammet på gymnasienivå eller vuxenutbildning eller motsvarande utbildning enligt tidigare benämning. Kravet är att minst 60 % av ordinarie personalen har lägst undersköterskekompetens. Leverantören ska eftersträva att erbjuda personal heltidsanställning när så är möjligt utifrån uppdragets omfattning. Leverantören ska inte anställa anhörig för utförande av närstående brukares hemtjänstinsats. Med anhörig avses barn, mor- och farföräldrar och syskon. S.k. anhöriganställning tillåts inte oavsett anställningsform. Om leverantör har arbetsgivaransvar för anhöriganställning innan 1 september 2017 ska denna ha upphört innan 1 januari Det ska finnas personal som har kompetens att utföra delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser. Delegeringen är personlig och lämnas efter godkänt kunskapstest av kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal enligt riktlinjer av kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska, MAS. All personal ska förstå, tala och skriva på svenska för att kunna kommunicera, ta emot instruktioner, rapportera och dokumentera. Flerspråkighet hos en leverantörs personal ses som en fördel. Leverantören ska ha rutiner för introduktion av nyanställda och en beredskap för att kunna utföra tjänsterna även när den ordinarie personalen är frånvarande. Leverantören ska säkerställa att det alltid finns ordinarie personal i verksamheten även under semestertider.

29 19 (35) På begäran av kommunen ska utföraren lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Leverantören ska årligen per den 31 december kunna redovisa personalförteckning där det framgår kompetens/utbildningsnivå, sysselsättningsgrad, delegerbarhet för HSL och anställningsförhållande Samordningsansvar enligt arbetsmiljölagen Den externa leverantör eller kommunala utförarenhet som har mest beviljad tid hos brukare/kund har samordningsansvar enligt arbetsmiljölagen Fortbildning Leverantören ska aktivt arbeta med fortbildning av personal i syfte att kvalitetssäkra insatsernas utförande och upprätthålla ett gott bemötande. I den ersättning som erhålls ingår kostnad för fortbildning. Leverantören ska tillse att personalen kontinuerligt ges erforderlig fortbildning. Leverantören kan välja att utbilda på egen hand eller om önskemål finns bekosta deltagande i kommunens utbildning. Därutöver kan kommunen bekosta fortbildning där samtliga utförare, kommunala och privata ska delta Meddelarfrihet Meddelarfrihet för anställda hos kommunen regleras i svensk lag, tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) och yttrandefrihetsgrundlagen (SFS 1991:1469). Leverantören, inklusive underleverantör, ska omfattas av Lag (2017:151) om meddelarskydd i vissa enskilda verksamheter Lagar och kollektivavtal Leverantören ska följa svensk arbetsrättslig lagstiftning. Teckna svenskt kollektivavtal inom det område där leverantören är verksam. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer som utföraren anlitar för att fullgöra avtalet. På begäran av kommunen ska utföraren lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras Identifikation med foto Leverantören och dennes ordinarie anställda samt långtidsvikarier (gäller även för ev. underleverantörer) ska alltid bära identifikationskort på ett sådant sätt att det är synligt för den enskilde. Av identifikationen ska det förutom foto på den anställde framgå den anställdes namn och befattning och vilket företag hon eller han är anställd av. Korttidsvikarie ska bära kort med arbetsgivarens/leverantörens logotyp och giltig information om anställningen. Anställd ska även om så krävs kunna uppvisa giltig legitimation.

30 20 (35) 4.7. Systematiskt kvalitetsarbete Översikt systematiskt kvalitetsarbete Leverantören ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyreslens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2011:9. Leverantörens ledningssystem ska vara anpassat för dennes verksamhet. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkerställa verksamhetens kvalitet. Det ska också beskriva hur det används för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. De krav och mål som finns inom verksamhetsområdet i form av lagstiftning, föreskrift eller för kommunen lokalt framtagna riktlinjer och rutiner, ska efterföljas. Utföraren ska utföra riskanalyser, egenkontroller samt ha rutiner för att ta emot och utreda avvikelser, klagomål och synpunkter. En avvikelse är något som inte överensstämmer med normala rutiner och förlopp. Personalen ska ha ingående kunskap om hantering av klagomål och synpunkter, avvikelsehantering, anmälan om missförhållanden, Lex Sarah samt om anmälningsskyldighet, Lex Maria. I enlighet med lagstiftningen finns särskilda bestämmelser som reglerar skyldigheten att rapportera vårdskador och risker för vårdskador respektive missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. Avvikelserna ska rapporteras in i avsedd avvikelsemodul i kommunens verksamhetssystem. Utföraren ska i sitt kvalitetsarbete redogöra för åtgärdsplan vid återkommande avvikelser av viss typ Kvalitetskrav Leverantören ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunens beslut, riktlinjer och rutiner, och i enlighet med vad som framgår av detta förfrågningsunderlag. Här erinras särskilt om följande. Den nationella värdegrunden för äldreomsorgen. Leverantören ska följa den nationella värdegrunden för äldreomsorgen. Se bilaga H. Kommunens mål för hemtjänst. Kommunen antar övergripande mål varinom sedan varje verksamhet genomför en aktivitet för att bryta ned målen till att omfatta en specifik verksamhet. Kommunens mål för hemtjänst framgår av bilaga I. Kommunens värdighetsgarantier för hemtjänst Kommunens värdighetsgarantier är såväl ett löfte som en upplysning om vad som en brukare av en tjänst har rätt att förvänta sig. Garantierna följs upp och revideras. De senaste framgår av bilaga J.

31 21 (35) För verksamheten formulerade kvalitetskrav. Samtliga av kommunen angivna kvalitetskrav för verksamheten ska uppfyllas. Kvalitetskraven framgår av bilaga 15. De av kommunens rutiner inom områdena socialtjänst och hälso- och sjukvård som ska tillämpas av externa leverantörer finns förtecknade på Falköpings kommuns webbsida, Dessa rutiner kan över tid komma att ändras, tas bort eller läggas till nya. Detta kan bero på ny eller ändrad lagstiftning, nya föreskrifter från t.ex. socialstyrelsens eller annan myndighet, eller kommunala beslut. Det kan även bero på nya överenskommelser mellan kommunen och andra, t.ex. Västra Götalandsregionen. Dessa upprättade rutiner ska följas av alla utförare, även vid ändrade eller nytillkomna rutiner. Om en extern leverantör inte vill följa nya eller ändrade rutiner ska avtal sägas upp med iakttagande av föreskriven uppsägningstid Kontaktpersonskap Senast 14 dagar efter en hemtjänstinsats påbörjas för en brukare ska leverantören ha utsett en kontaktperson. Kontaktperson är en person ur arbetsgruppen som har ett extra ansvar för att hålla god kontakt med brukaren och vid behov dennes företrädare, t.ex. god man eller närstående Planering och genomförande Leverantören ska kontakta brukare för att tillsammans med denne planera insatserna. I samband med planeringen av insatserna ska leverantören upprätta en genomförandeplan. Utföraren sammankallar till möte med brukaren och berörda kring denne. Ska ske snarast efter hemtjänstbeställningen eller senast inom en månad. Leverantören ansvarar för att genomförandeplan upprättas i samverkan med brukaren och dokumenteras i verksamhetsystemet ProCapita i enlighet med kommunens rutin. Utföraren ansvarar för att genomförandeplanen är aktuell och att innehållet är väl känt för all personal som utför insatser hos brukaren. Minst en gång per år ska genomförandeplanen genomgås och uppdateras. Rutin för genomförandeplan framgår av bilaga K. Genomförandeplanen innehåller uppgifter om kontaktperson, mål för insatsernas utförande, omfattning och tidpunkter för insatser, brukares levnadsbeskrivning, ett aktiverande förhållningssätt, närstående och god mans medverkan och särskild hantering av olika uppgifter, så som privata medel Kontinuitet Leverantören ska eftersträva kontinuitet i utförandet inom sin verksamhet, varmed avses,

32 22 (35) personalkontinuitet brukaren träffar så få personer som möjligt, tidskontinuitet brukaren får insatser på de tider och i den omfattning som står i genomförandeplanen, och omsorgskontinuitet insatserna blir utförda enligt överenskommelsen i genomförandeplanen oavsett vem som utför insatserna Synpunkts- och klagomålshantering Brukare och dennes företrädare ska alltid veta till vem de kan vända sig för att på ett enkelt sätt kunna framföra sina synpunkter och klagomål. Utförare ska arbeta systematiskt och aktivt med de synpunkter och klagomål som inkommer samt lämna svar och vidta eventuella åtgärder om så krävs. Leverantören ska ha rutiner för synpunkts- och klagomålshantering. Se rutin i bilaga L. Det betyder att alla brukare, både hos kommunen och externa utförare, kan ge synpunkter på samma sätt. Inkomna synpunkter behandlas därmed på ett likartat sätt oberoende av vem som är utförare Avvikelsehantering SoL/Lex Sarah Leverantören ska ha fungerande rutiner för hur avvikelser åtgärdas och förebyggs som motsvarar de krav som anges i socialstyrelsens föreskrifter, SOSFS 2011:15 resp. SOSFS 2013:16. Kommunens system för rapportering av avvikelse ska användas. Se bilaga L. Det åvilar leverantören att tillse att all personal känner till skyldigheten att enligt 14 kap 2 SoL rapportera missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade. Kommunens riktlinjer och system för anmälan enligt Lex Sarah ska tillämpas Avvikelsehantering HSL/Lex Maria Leverantören ska ha fungerande rutiner för hur avvikelser åtgärdas och förebyggs som motsvarar de krav som anges i socialstyrelsens föreskrifter, Kommunens system för rapportering av avvikelse ska användas. Se bilaga M. All hälso- och sjukvårdspersonal och delegerad omvårdnadspersonal har enligt patientskadelagen 3 kap. 5, skyldighet att rapportera till vårdgivaren om att en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom Sekretess och tystnadsplikt Socialtjänstlagen och offentlighets- och sekretesslagen reglerar den kommunala verksamhetens skyldighet att följa gällande regler för tystnadsplikt och sekretess. För tjänster enligt detta förfrågningsunderlag omfattas extern leverantör av samma regler för sekretess och tystnadsplikt. Leverantören ska tillse att varje personal undertecknar en förbindelse att följa den tystnadsplikt som råder enligt gällande lagstiftning.

33 23 (35) Muta, gåva och testamente Enligt 10 kap 5 Brottsbalken kan personal eller den som utför uppdrag dömas för mottagande av muta om denne tar emot gåva, löfte om gåva eller begär en otillbörlig förmån för att utföra sitt arbete. Detta gäller också efter det att anställningen har upphört, t.ex. mottagande av förmån genom testamente. Det ställs särskilt höga krav inom omsorgsområdet, där utrymmet för att ta emot gåvor är mycket litet. Undantagsvis kan det accepteras enklare gåvor, dock inte penninggåva, så som enklare blomma, kakor eller choklad. Leverantör ska ha en skriftlig rutin om muta, gåva och testamente samt ansvarar för att all personal är informerad om förbudet att ta emot gåvor eller förmåner Hantering av privata medel Den enskilde brukaren eller dennes närstående/god man ska normalt sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel hanteras av utföraren ska rutiner för detta finnas Dokumentation Leverantören ansvarar för att dokumentation sker i kommunens verksamhetssystem i enlighet med gällande bestämmelser enligt socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen. Socialtjänstlagens bestämmelser framgår av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2014:5 Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVM, LVU och LSS samt kommunens riktlinjer för social dokumentation. Till stöd för social dokumentation inom äldreomsorgen finns en skriftlig rutin. Se bilaga N. Leverantören ska tillämpa denna rutin. För den dokumentation som avser HSL-uppdrag sker det i enlighet med hälso- och sjukvårdslagens bestämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården SOSFS 2008:14. Härvid ska särskilt erinras om vad som anges i 7 kap 3 SoL beträffande dokumentation i enskild verksamhet. All dokumentation som rör enskild ska förvaras på ett betryggande sätt. Beträffande utlämnande av handling hänvisas till 7 kap 3 SoL. Vid överlämnande av dokumentation till kommunen ansvarar leverantören för inhämtande av den enskildes medgivande Lokaler, inventarier och IT-system Leverantören ansvarar för och bekostar själv de lokaler som behövs för verksamheten. Leverantören ska även stå för kostnader för inventarier och annan utrustning, till exempel elektroniska hjälpmedel (t.ex. dator, fax, mobiltelefoner, internetuppkoppling), som behövs för verksamheten.

34 24 (35) Utgångspunkten är att leverantören bekostar, anskaffar och installerar själv all utrustning för datakommunikation, som behövs för verksamheten. Leverantören ska vara ansluten till och använda det kommungemensamma verksamhetssystemet, för närvarande ProCapita Vård och omsorg, samt övriga IT-system som kommunen kräver ska användas. I syfte att förse leverantören med en säker anslutning tillhandahåller kommunen dator/ datorer, som endast får användas för vissa av kommunens uppdrag. Antalet datorer avgör kommunen utifrån uppdragets omfattning och de tekniska krav som följer vid anslutning. Kommunen ger leverantören erforderlig behörighet samt bekostar licenser och utbildning, dock ej leverantörens personalkostnader i samband med utbildning. Se bilaga O om regler för datakommunikation, datasäkerhet och riktlinjer för behörighet och användning av kommunens IT-system Hantering av störningar och medverkan i kris- och beredskapsplan Leverantören ska medverka i kommunens lokala kris- och beredskapsplan, vilket även inbegriper deltagande i utbildningar och övningar. Om planen aktiveras ska leverantören medverka i den del som berör hemtjänsten. Leverantören ska ha en egen plan för hur verksamheten utförs med bibehållen säkerhet även vid vardagliga störningar. Det kan avse följande. Vid betydande väderstörningar eller bortfall av el, it/tele och vatten. Vid epidemier och omfattande sjukfrånvaro. När en brukare inte är anträffbar på överenskommen tid. När en brukare påträffas död i sitt hem. Kontinuerlig analys av olika risker i utförandet och hur dessa kan förebyggas Kvalitetsuppföljning Kvalitetsuppföljningen inom hemtjänst inklusive delegerad hälso- och sjukvård består av flera olika delar för att ge en så allsidig och nyanserad bild som möjligt. För att ge ett helhetsintryck är det viktigt att inkludera kvalitén i verksamhetens struktur, process och resultat. Strukturkvalitet De yttre förutsättningarna för tjänstens genomförande så som personalstyrka, utbildningsnivå och liknande. Processkvalitet Verksamhetens processer, så som vilka rutiner som används, arbetsoch förhållningssätt, följa genomförandeplan och mål, och liknande. Resultatkvalitet Den effekt verksamheten och de insatser som ges har på brukaren i form av bemötande, trygghet, säkerhet och liknande.

35 25 (35) Utförarens ansvar för uppföljning och egenkontroll Utföraren ska ansvara för egenkontroll genom systematiskt och regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamheten. Kommunen ska årsvis delges resultaten i form av en kvalitetsrapport. Detta enligt den mall som kommunen tillhandahåller. Se mall i bilaga Kommunens former för uppföljning och utvärdering Kommunens uppföljning och utvärdering följer den av kommunen uppgjorda kvalitetsplanen och årliga handlingsplanen. Här följer ett antal exempel på olika metoder i kvalitetsarbetet, som årligen sedan kan redovisas i ett kvalitetsbokslut. Leverantörens medverkan. Leverantören är skyldig att utan extra ersättning och oskäligt dröjsmål, medverka, ta fram och tillhandahålla de uppgifter om den med kommunen avtalade verksamheten som kommunen eller annan berättigad myndighet kan komma att begära för att informera sig om, följa upp och utvärdera verksamheten. Leverantören ska om kommunen begär det, lämna muntlig redovisning inför Socialnämnden. Tillsyn/platsbesök Kommunen har det övergripande ansvaret att följa upp de insatser som kommunen beviljat enskilda och som överlämnats till enskilda utförare. Kommunen kan komma att när som helst begära in uppgifter för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande riktlinjer och krav. Besök hos respektive leverantör kan göras både med planerade och oanmälda besök. Granskningen följer de olika kvalitetsområdena, genom att använda olika metoder, så som genomgång av dokumentation och intervjuer med brukare, personal och andra berörda. Individuell uppföljning SoL Biståndshandläggarna följer kontinuerligt upp varje biståndsbeslut, som lägst en gång per år. Det sker även om beviljade insatser förändras för någon enskild och vid behov vid de avstämningsmöten som biståndshandläggaren har varje månad med leverantören. Individuell uppföljning HSL Kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal, sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster följer fortlöpande upp vård- och behandlingsinsatserna för sina patienter. Avstämningsmöten kan vid behov ske med berörda. Brukarundersökningar Socialstyrelsen skickar årligen ut enkäter till alla kommuner i Sverige. Enkäterna skickas ut till enskilda och resultaten presenteras på kommunnivå, men även enhetsnivå om underlaget är tillräckligt. Som komplement kan kommunen komma att göra egna riktade brukar-

36 26 (35) undersökningar, alternativt fokusgrupper eller andra former av intervjuer med brukare i samband med besök i verksamheten. Personalundersökningar I syfte att följa upp kvalitetskraven för verksamheten kan kommunen komma att lämna riktade enkäter eller intervjuer till leverantören och dennes personal. Uppföljning av avvikelser/synpunkter Kommunen gör årligen en uppföljning av inkomna avvikelser och synpunkter från samtliga verksamheter. Öppna jämförelser och andra undersökningar Leverantören ska medverka vid insamling av data för olika jämförelser där kommunen eller annan myndighet så begär, t.ex. Socialstyrelsens öppna jämförelser. Avtalsuppföljning och samverkan Leverantören och kommunen ska på alla nivåer i respektive organisationer samverka för att skapa bästa möjliga förutsättningar för uppdragets genomförande och för en god hemtjänst. Leverantören och kommunen är skyldiga att informera varandra om förändringar som kan påverka förutsättningarna för parternas åtagande och ansvar. För att delge varandra information kallar kommunen genom socialförvaltningens myndighetsledning alla leverantörer till avtalsuppföljning minst två gånger per år. Samrådsorgan Leverantören ska tillsammans med kommunens egenregiverksamhet delta i ett särskilt samrådsorgan för uppföljning av kvalitén i hemtjänsten. Parterna ska ta tillvara de möjligheter till utbyte av kunskaper, erfarenheter och information som valfrihetssystemet erbjuder i syfte att uppnå bästa tänkbara verksamhet och utveckling. Leverantören är skyldig att delta i samrådsorganets möten. Kommunen kallar alla leverantörer och kommunens egenregi till dessa möten. En agenda upprättas för varje möte och protokoll förs och undertecknas av deltagande parter. Samrådsmöte kan påkallas av endera parten. Uppföljningar och utvärderingar kan göras av tjänstemän och revisorer i kommunen, men även av fristående konsult som kan anlitas av kommunen efter samråd med utförare.

37 27 (35) 5. Kommersiella villkor 5.1 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtalet. I bilaga 4 finns en avtalsmall. Avtal löper tillsvidare med 90 dagars uppsägningstid för leverantören samt med 180 dagars uppsägningstid för kommunen. För leverantören kan uppsägning inte ske förrän tidigast 180 dagar efter avtalets tecknande, vilket innebär att ett avtal med en godkänd leverantör inte kan upphöra förrän efter 270 dagar. 5.2 Avtalshandlingars inbördes rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständligheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtalet 2. avtalet med bilagor 3. kompletteringar till förfrågningsunderlaget 4. förfrågningsunderlaget med bilagor 5. kompletteringar till ansökan 6. ansökan med bilagor Ändringar och tillägg till avtalet kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare av kommunen och leverantören. 5.3 Begränsningar i uppdraget Geografiskt område Vid ansökan och i avtal kan utföraren välja att vara verksam i delar av kommunen under avtalets första 270 dagar. Valbara geografiska områden framgår av bilaga 9. Därefter ska utföraren vara verksam i hela Falköpings kommun. De av kommunen beställda uppdragen måste fr.o.m. dag 271 utföras inom hela Falköpings kommun Kapacitetstak Leverantör kan ange ett kapacitetstak varinom denne åtar sig att utföra beställda uppdrag. Kapacitetstaket får inte understiga 160 timmar per fyraveckorsperiod. (171 timmar/30 dgr, 177 timmar/31 dgr). Leverantören ska i ansökan ange om denne inte har något kapacitetstak respektive om den har det och i så fall hur många timmar det är per fyraveckorsperiod (omräknas till månadens längd). Så länge kapacitetstaket inte är uppnått får inga uppdrag avvisas. Leverantören ska alltid för att upprätthålla kontinuiteten genomföra insatser

38 28 (35) åt redan befintlig brukare även om insatsbehovet förändras över tiden och att det innebär att leverantören utför insatser utöver angivet kapacitetstak. Leverantören ska kontinuerligt informera kommunens kontaktperson vid biståndsenheten när kapacitetstaket är uppnått respektive när det finns utrymme kvar inom kapacitetstaket, och hur stort detta utrymme är Ändring av kapacitetstak Inom avtalet kan förändring av kapacitetstak göras två gånger per år, från och med den 1 april respektive den 1 oktober. Anmälan skall göras en månad före ikraftträdande, och gäller vid såväl ökning som minskning. Blankett för anmälan finns i bilaga Ersättning Timersättning Ersättning till leverantör baseras på ett av kommunen bestämt timpris. I timpriset ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande. Personalkostnader genomsnittslön, semester- och vikarietillägg, sjuklön, ob-ersättning, arbetsplatsträffar och PO-tillägg för den personalkategori som avses. Administration arbetsledning, hantering av ekonomi, personal och lön, företagshälsovård, arbetskläder och arbetstekniska hjälpmedel, lokaler, fortbildning, telefoni, IT/data och annan utrustning för tjänstens utförande. Kringtid tid för förflyttning, transporter och resor inklusive för området kostnader för lämpliga transportmedel och drivmedel, samt tid för dokumentation, kontakter, planering och möten. Med timersättning avses ersättning för den insats som beviljats brukaren och tid som beställts av kommunen för utförande av leverantören hos brukaren. Ersättning betalas för av kommunen beställd insats och tid. I den av kommunen beställda tiden ingår samtlig ersättning för personal, administration och kringtid. Den av kommunen beställda insatsen och tiden ska ses som maxtid för vad som ersätts. Någon annan ersättning än timersättning medges inte. Brukaren betalar för förbrukningsmaterial som behövs för insatsernas utförande, om inte annat framgår vid beställningen av uppdraget. Leverantören betalar för eventuella kostnader som den och/eller dennes personal har vid utförandet av insatserna. Det är två olika ersättningsnivåer. Som tätort räknas Falköping, Floby och Stenstorp. Avgränsningen följer SCB:s nyckelkodsområden. Övriga delar av kommunen räknas som landsbygd. Se karta med indelning i bilaga 9.

39 29 (35) Aktuell timersättning framgår av bilaga 11. Kommunen kommer årligen att fastställa gällande timpriser för ersättning. Aktuella timpriser är fasta fram till och med Därefter fastställs timpriserna av kommunen senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla från och med 1 maj varje år. Förbehåll kan komma att göras i de fall löneavtal mellan berörda parter på den kommunala arbetsmarknaden inte är kända vid fastställandet. Reglering kommer då att ske så snart löneavtal är kända och från och med det datum berörda parters avtal gäller Uppstartsersättning Uppstartsersättningen utgör två timmar för ny brukare och utbetalas endast en gång per utförare/leverantör. Vid väsentligt förändrade förhållanden kan uppstartsersättning utbetalas, så som till exempel vid framtagande av en helt ny genomförandeplan då brukaren varit utan insatser en längre period mellan den första och andra genomförandeplanen Regler vid frånvaro Om brukaren vet att denne inte kommer att vara hemma när insatserna är planerade att utföras, ska detta anmälas till utföraren/leverantören. Om brukaren oplanerat och tillfälligt inte tar emot en insats vid enstaka dag eller tillfälle under dag ska detta dokumenteras av utföraren/leverantören. Utföraren/leverantören har ansvaret att anpassa verksamheten och brukarens behov av insats till denna förändring inom ramen för beställningen. Vid oplanerad längre frånvaro, exempelvis när brukare blir inlagd på sjukhus eller vistas på korttidsboende, eller vid planerad längre frånvaro, exempelvis vistelse på annan ort eller anmäler uppehåll i hjälpinsatsen, ska utförare/leverantör registrera denna frånvaro i kommunens verksamhetssystem. Med länge frånvaro avses bortovaro som minst är en hel dag. Den som tar emot anmälan om brukares frånvaro registrerar frånvaron i kommunens verksamhetsystem enligt gällande rutin. Rutin framgår av bilaga 12. Ersättning erhålls inte vid registrerad frånvaro Kompensation och moms Insatser inom hemtjänst är vanligtvis undantagna från skatteplikt. För externa leverantörer ingår leverantörens kostnader för mervärdesskatt i timpriset. Kommunens utförare får till skillnad från externa leverantörer redovisa sin utgående mervärdesskatt. Mellan kommunal utförare och extern leverantör sker en momskompensation, som utgör ca. 2 %. Därtill har kommunens utförare tillgång till kommunens övergripande resurser för ekonomi-, personal- och infrastrukturstöd, för vilket en kompensation görs till extern leverantör med ca. 4 %.

40 30 (35) Utbetalning av ersättning Leverantören ska följa de rutiner som finns gällande mottagande och utförande av de av kommunen beställda insatserna. Se rutin i bilaga 13. Inom fem (5) dagar från varje månadsskifte sammanställer kommunen två underlag över samtliga brukare där beställda insatser och timmar mottagits och verkställts av leverantören för utförande under föregående kalendermånad. Ett underlag avser brukare med beslut och beställning av hemtjänst enligt socialtjänstlagen och ett underlag avser brukare med beställning av HSL-uppdrag enligt hälso- och sjukvårdslagen. Till verkställda timmar görs tillägg för insatser där utföranderegistrering görs, så som avlösning, ledsagning och rambeslutade serviceinsatser, samt uppstartsersättning och avdrag för registrerad frånvaro. Leverantören ska fortlöpande registrera den utförda tiden i samband med besök hos brukare i av kommunen anvisat elektroniskt mätsystem, för närvarande IntraPhone integrerat med ProCapita. Leverantören ska vid varje månadsskifte redovisa och därefter senast inom fem (5) dagar godkänna den utförda tiden hos respektive brukare för vilken leverantören fått beställning från kommunen. Den utförda tiden används för underlag till debitering av brukarens avgifter och tilläggsersättning för vissa insatser, samt för uppföljning av den beviljade och beställda tiden. Handhavanderutiner framgår av bilaga 14. Kommunen delger leverantören/utföraren sammanställningarna över den beställda tiden, med gjorda tillägg och avdrag. Vid eventuella oklarheter mellan beställd och verkställd tid kan kommunens beställare (biståndshandläggare eller legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal) kontakta utförare/leverantör för att säkerställa att det finns överensstämmelse mellan beställning och verkställighet, inklusive eventuell frånvaro. Efter eventuella justeringar ska sammanställningarna godkännas av leverantören/utföraren. Av sammanställningarna framgår vilken timersättning varje brukare genererar. Utifrån sammanställningarna fakturerar leverantören/utföraren kommunen i efterföljande månad. Fakturan ska vara kommunen tillhanda senast den 10:e i varje månad. Kommunen betalar fakturan senast den sista bankdagen i varje månad. Se fakturamall i bilaga 15. Eventuell felaktig rapportering kan komma att regleras i efterhand om den upptäcks inom sex månader efter att den inträffat Dröjsmålsränta och administrativa avgifter Vid försenad betalning orsakad av kommunen ska dröjsmålsränta enligt 6 räntelagen betalas. Räntebelopp som understiger 100 kr, expeditions-, fakturerings-, påminnelse-, förseningsavgifter eller andra avgifter accepteras ej.

41 31 (35) 5.5 Tilläggstjänster Leverantören har möjlighet att erbjuda tilläggstjänster om följande förutsättningar är uppfyllda. Tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet. Brukaren kan välja att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på utöver biståndsbeslutets nivå. Insatser inom biståndsbeslutet får inte föras över till tilläggstjänster. Om så skulle ske, ger det kommunen rätt att häva avtalet. Tilläggstjänster ska vara frivilliga för brukaren och får inte vara en förutsättning för att denne ska kunna välja leverantören. Vilka tilläggstjänster som leverantören erbjuder ska på förhand vara kända av kommunen och brukaren. Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till kunden/ brukaren. Kommunen betalar inte för tilläggstjänster. Vid ansökan ska leverantören anmäla vilka typer av tilläggstjänster denne kommer att erbjuda. 5.6 Underleverantör Anlitande av underleverantör ska medges skriftligt av kommunen. Leverantören ansvarar för att anlitad underleverantör uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag, upprättat avtal och i övrigt följer de krav som framgår av Lag om valfrihetssystem. Om kommunen medger att en underleverantör får anlitas är det leverantörens ansvar att vid alla tillfällen informera alla berörda om underleverantören och dennes företrädare. Kommunen kan medge att en leverantör hänvisar till kapacitet hos en annan leverantör som denna har ett upprättat avtal med. Detta avtalsförhållande ska godkännas av kommunen. 5.7 Ändring av villkor på grund av politiska beslut Falköpings kommun har rätt att, genom politiska beslut, ändra villkoren i de riktlinjer, policys och priser som tillämpas enligt detta avtal. Om leverantör med vilken kommunen har avtal inte vill bli bunden av de ändrade villkoren ska leverantören inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligen meddela Falköpings kommun att de ändrade villkoren inte accepteras. Om sådant meddelande inte mottagits av Falköping kommun inom den angivna tidsfristen blir leverantören bunden av de ändrade villkoren från och med den dag Falköpings kommun angivit i ändringsmeddelandet, som inte får vara tidigare än tidpunkt för meddelandets avsändningsdatum. Om leverantör inte accepterat ändringen inom angiven tid betraktas avtalet som uppsagt och upphör att gälla 90 dagar efter det att tidsfristen för besvarande löpt ut.

42 32 (35) 5.8 Avbrytande av valfrihetssystem Falköpings kommun kan besluta att ändra eller avbryta beslutet om att tillämpa valfrihetssystem enligt LOV. Om kommunen ännu inte godkänt sökande kommer sökande att få information om att tillämpningen avbrutits. Om parterna ingått avtal kommer kommunen att säga upp avtalet med befintliga leverantörer. Uppsägningstiden är då 180 dagar. 5.9 Omförhandling av avtalsvillkor Part får påkalla omförhandling av bestämmelserna i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess att en eventuell ny överenskommelse träffats Påföljder vid brister och avtalsbrott Avtalsvite vid ej utförd insats En utförare som åtagit sig en insats som inte utförts har inte rätt till ersättning för insatsen. Istället är utföraren skyldig att ersätta kommunen med ett schablonbelopp uppgående till hälften av den uteblivna ersättningen, samt för eventuella merkostnader som de uteblivna insatserna medfört Brist i utfört arbete Med brist i utfört arbete definieras utförarens avvikelser från gällande lagstiftning och ingånget avtal mellan kommunen och utföraren/leverantören. Leverantören är skyldig att åtgärda brist omedelbart eller inom skälig tid. Vad som avses som skälig tid avgörs av kommunen som beställare utifrån ärendets art och allvar. Om kommunen på något sätt får kännedom om att brist föreligger, ska denne underrätta leverantören om bristen. Kommunen har då rätt att inkräva en åtgärdsplan. Åtgärdsplanen ska inlämnas till kommunen inom den tidsfrist som kommunen angett i det enskilda fallet. Av åtgärdsplanen ska det framgå hur bristerna kommer att åtgärdas samt tidplan för detta. Om kommunen finner att åtgärdsplanen kan accepteras ska leverantören snarast underrättas om att åtgärdsplanen är godkänd. Om åtgärdsplanen inte kan accepteras ska kommunen underrätta leverantören om detta, samt ange på vilket sätt åtgärdsplanen behöver kompletteras och när komplettering senast ska vara inlämnad Avtalsvite vid brist Vid allvarlig brist eller underlåtelse att åtgärda brist kan skriftlig varning utdelas till leverantören. Om brist inte rättas till inom den tid som angetts i

43 33 (35) godkänd åtgärdsplan, eller om begärd åtgärdsplan inte inkommer i tid, eller om leverantören trots skriftlig varning åsidosätter sina skyldigheter och rättelse inte sker inom skälig tid har kommunen rätt att påföra leverantören ett vite. Vitesbeloppet uppgår till ett halvt prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) per påbörjad vecka till dess rättelse skett eller avtalet upphört att gälla Hävning av avtal Vid upprepade varningar och viten eller om leverantören väsentligt åsidosätter sina skyldigheter enligt upprättat avtal och rättelse inte sker inom en månad från det att första skriftliga påpekandet tillsänts leverantören har kommunen rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. Meddelande om hävning ska vara skriftligt och undertecknat av behörig företrädare för kommunen och tillsändas leverantören. Grund för hävning av avtalet är följande exempel. om leverantören tillsätter verksamhetsansvarig utan föreskriven kompetens och kommunens godkännande, om leverantören inte längre uppfyller de villkor som ställts i förfrågningsunderlaget, om leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare/uppdragstagare, om leverantören tar ut avgift för tjänst som ingår i biståndsbeslutet av enskild brukare, om leverantören vidtar åtgärder som strider mot lag, gällande författning eller god sed på arbetsmarknaden, om tillsynsmyndighet riktat allvarlig kritik mot leverantörens verksamhet, om leverantören nekar till brukare inom sitt geografiska område och inom sitt kapacitetstak, om kommunens verksamhetstillsyn/verksamhetsuppföljning visar på allvarliga bister eller om leverantör väsentligt misskött uppdraget och inte vidtagit effektiva åtgärder för att avhjälpa fel eller brist, samt i övrigt brister i fullgörandet av de skyldigheter som åligger leverantören i enlighet med detta förfrågningsunderlag om bristen enligt kommunens bedömning är väsentlig. Om förhållanden enligt 7 kap. 1 LOV föreligger, så äger kommunen rätt att omedelbart häva avtalet Avtalets upphörande i vissa fall Om leverantören saknar uppdrag under en period av 12 månader upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Leverantören har därefter möjlighet att göra en ny ansökan om godkännande som leverantör Överlåtelse av avtal eller uppdrag Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan kommunens skriftliga medgivande.

44 34 (35) 5.13 Skadeståndsskyldighet Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande hos leverantören eller av leverantören anlitade underleverantörer/uppdragstagare eller annan som leverantören ansvarar för, kan komma att förpliktigas utge till tredje man Försäkringar Leverantören ska omedelbart efter undertecknandet av avtalet och för avtalad verksamhet teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada vållad av leverantören, anställd, tredje man eller annan som utför insats på uppdrag av leverantören. Leverantören ansvarar för person-, förmögenhets- och sakskador som leverantören eller annan för vilken denne ansvarar orsakar genom fel eller försummelse Insyn i leverantörens ekonomiska förhållanden Kommunen och skattemyndigheten har en överenskommelse som innebär att kommunen, med skattemyndighetens hjälp, återkommande tar fram information om att anlitade leverantörer, övriga uppdragsgivare och deras underentreprenörer är registrerade till moms, är registrerade som arbetsgivare, innehar F-skatt samt om de har skatteskulder hos skatte- och/eller kronofogdemyndighet. Leverantören ska ge kommunen insyn i leverantörens ekonomiska ställning genom att, senast 1 april året efter det år informationen avser, lämna in årsredovisning. Kommunens revisorer ska äga rätt att på samma sätt som i verksamhet i kommunal regi kontrollera och utvärdera den avtalade verksamheten. Leverantören förbinder sig att aktivt medverka för att underlätta deras arbete. Kommunen kan, efter samråd med leverantören, även uppdra åt fristående konsult, revisor eller liknande att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören förbinder sig i sådant fall att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag Befrielsegrunder (force majore) Avser händelser utom parternas kontroll så som krigshändelse, omfattande arbetskonflikt, bojkott, blockad eller annan omständighet som parterna inte kan råda över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar part i nödvändig omfattning från fullgörandet av dessa skyldigheter. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till vilken grad denne inte kan fullgöra sina åtaganden. Parterna ska omedelbart informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.

45 35 (35) 5.17 Tvist Tvist med anledning av detta avtal ska avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullföljandet av de prestationer som avtalats med åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.

46 Förteckning bilagor förfrågningsunderlag LOV hemtjänst 1. Lagen om valfrihetsystem, SFS 2008: Ansökningsformulär Ansökan om utförande av hemtjänst enligt LOV i Falköpings kommun 3. Uppgifter kontaktperson 4. Mall för avtal 5. Referensformulär 6. Mall för information levernatör 7. Blankett för brukares val av utförare inom hemtjänsten 8. Anmälan om byte verksamhetschef 9. Geografisk indelning av hemtjänsten 10. Anmälan om förändring av kapacitetstak 11. Ersättning till utförare 12. Regler vid frånvaro 13. Handhavanderuiter för sammanställning av beställd tid, verkställd tid och utförd tid som underlag för ersättning till utförare, brukaravgifter och uppföljning. 14. Fakturamall för utbetalning av ersättnin g 15. Kvalitetskrav på extern utförare av hemtjänst enligt LOV 16. Utförarens ansvar för uppföljning och egenkontroll

47 Bilagor för verksamhetsfrågor. A. Riktlinjer handläggning ÄHO B. Överenskommelse om ansvarsfördelning hälso- och sjukvård C. Rutin för överlämnande av uppdrag i ProCapita D. Livsmedelshantering inom socialförvaltningen egenkontroll E. Hälso- och sjukvårdsuppgifter i Skaraborgs kommuner F. Anvisningar delegering HSL och delegeringsblankett G. Rutin för samordnad vårdplanering H. Nationella värdegarantin för äldreomsorg I. Kommunens mål för hemtjänst J. Kommunens värdighetsgarantier för hemtjänst K. Rutin för genomförandeplan L. Kommunens system för rapportering av avvikelsehantering SoL/Lex Sarah M. Kommunens system för rapportering av avvikelsehantering HSL/Lex Maria N. Rytin för dokumentation inom äldreomsorgen O. Regler för datasäkerhet och riktlinjer för behörighet och användning av kommunens IT-system

48 Ersättning till utförare av hemtjänst enligt LOV, 1 maj 31 augusti 2017 Kommunen fastställer årligen gällande timpriser för ersättning till externa utförare av LOV och för intern ersättning till kommunal utförare. Enligt gällande avtal och förfrågningsunderlag med externa utförare av LOV ska timpriserna fastställas av kommunen senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla från och med 1 maj varje år. Förbehåll kan komma att göras i de fall löneavtal mellan berörda parter på den kommunala arbetsmarknaden inte är kända vid fastställandet. Reglering kommer då att ske så snart löneavtal är kända och från och med det datum berörda parters avtal gäller. I 2017 års kommunala löneförhandlingar har den lokala förhandlingen mellan parterna slutförts. Nedanstående timpriser är fasta från och med 1 maj 2017 och fram till och med 31 augusti Extern leverantör Jämförelse kommunal utförare Fkp stad Tätort Fkp stad Tätort Landsbygd Landsbygd Kategori 1 enbart serviceinsatser 363 kr/tim 392 kr/tim 452 kr/tim *) *) *) Kategori 2:1 omvårdnads och serviceinsatser 430 kr/tim 477 kr/tim 534 kr/tim 400 kr/tim 446 kr/tim 502 kr/tim Kategori 2:2 omvårdnads och serviceinsatser 351 kr/tim 351 kr/tim 351 kr/tim 325 kr/tim 325 kr/tim 325 kr/tim *) Utförs ej av kommunal utförare Olika ersättningsnivåer används för, Falköpings stad, övriga tätorter respektive landsbygd. Se karta i bilaga 5 till förfrågningsunderlaget. Därtill är det olika ersättningsnivåer beroende på leverantörens åtagande. Kategori 1 Enbart serviceinsatser. Kategori 2 Omvårdnads- och serviceinsatser. Kategori 2:1 avser ersättning för brukare med färre än 210 timmar per kalendermånad. Kategori 2:2 avser ersättning för brukare med 210 timmar eller fler per kalendermånad av hemtjänstinsatser enligt SoL. Ersättningen avser samtliga timmar från och med första timman för varje brukare.

49 Ersättning till utförare av hemtjänst enligt LOV, fr.o.m. 1 september 2017 Kommunen fastställer årligen gällande timpriser för ersättning till externa utförare av LOV och för intern ersättning till kommunal utförare. Enligt gällande avtal och förfrågningsunderlag med externa utförare av LOV ska timpriserna fastställas av kommunen senast 30 dagar innan de nya priserna börjar gälla från och med 1 maj varje år. Förbehåll kan komma att göras i de fall löneavtal mellan berörda parter på den kommunala arbetsmarknaden inte är kända vid fastställandet. Reglering kommer då att ske så snart löneavtal är kända och från och med det datum berörda parters avtal gäller. I 2017 års kommunala löneförhandlingar har den lokala förhandlingen mellan parterna slutförts. Nedanstående timpriser är fasta från och med 1 september 2017 och fram till och med 30 april Utförare Extern leverantör Jämförelse kommunal utförare Område Tätort Landsbygd Tätort Landsbygd Omvårdnads och serviceinsatser 406 kr/tim 506 kr/tim 370 kr/tim 461 kr/tim Olika ersättningsnivåer används för, Tätort, som är Falköping, Floby och Stenstorp tätorter, och landsbygd som är övriga områden i Falköpings kommun. Se karta i bilaga till förfrågningsunderlaget.

50 Socialnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 179 Dnr 2017/ Avtal om hjälpmedelsförsörjning Arbetsutskottets förslag till socialnämnden 1. Socialnämnden antar förslaget till treårigt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel med start 1 oktober Socialnämnden bemyndigar socialchef Magnus Schedin att teckna samarbetsavtalet med Västra Götalandsregionen. Bakgrund En gemensam hjälpmedelsförsörjning är en förutsättning för att hälso- och sjukvårdsansvaret enligt Hälso- och sjukvårdsavtalet ska kunna följas inom hjälpmedelsområdet. Nu gällande samarbetsavtal kring försörjning av hjälpmedel gäller för perioden 1 oktober 2015 till 30 september 2017 och är tecknat mellan länets 49 kommuner och Västra Götalandsregionen. Under hösten 2016 har en utvärdering av nu gällande samarbetsavtal genomförts. Ledningsrådet för hjälpmedel har på uppdrag av den politiska beredningsgruppen och samrådsorganet (SRO) tagit fram ett förslag till nytt samarbetsavtal. Ledningsrådets rekommendation är att parterna tecknar ett tidsbegränsat avtal på tre år med start 1 oktober 2017 som gäller till 30 september Om inte avtalet sägs upp 12 månader före upphörandedatum förlängs det med tre år i taget. Avtalsvård med kontinuerliga uppföljningar både avseende ekonomi, volym och kvalitet ska genomföras. Ekonomin ska följas upp årligen och en bredare uppföljning ska göras vart tredje år. VästKoms styrelse har, 24 januari , beslutat ställa sig bakom förslag En gemensam hjälpmedelsförsörjning är en förutsättning för att hälso- och sjukvårdsansvaret enligt Hälso- och sjukvårdsavtalet ska kunna följas inom hjälpmedelsområdet. Nu gällande samarbetsavtal kring försörjning av hjälpmedel gäller för perioden 1 oktober 2015 till 30 september 2017 och är tecknat mellan länets 49 kommuner och Västra Götalandsregionen. Under hösten 2016 har en utvärdering av nu gällande samarbetsavtal genomförts. Ledningsrådet för hjälpmedel har på uppdrag av den politiska beredningsgruppen och samrådsorganet (SRO) tagit fram ett förslag till nytt samarbetsavtal. Ledningsrådets rekommendation är att parterna tecknar ett tidsbegränsat avtal på tre år med start 1 oktober 2017 som gäller till 30 september Om inte avtalet sägs upp 12 månader före upphörandedatum förlängs det med tre år i taget. Avtalsvård med kontinuerliga uppföljningar både avseende ekonomi, volym och kvalitet ska genomföras. Ekonomin ska följas upp årligen och en bredare uppföljning ska Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

51 Socialnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (2) göras vart tredje år. VästKoms styrelse har, 24 januari , beslutat ställa sig bakom förslag till ett treårigt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel med start 1 oktober 2017 och rekommenderade kommunalförbunden besluta att rekommendera sina medlemskommuner att teckna avtalet med Västra Götalandsregionen. Skaraborgs Kommunalförbunds styrelse har, 31 mars , beslutat att rekommendera kommunerna i Skaraborg att anta förslaget till ett treårigt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel med start 1 oktober 2017 och att teckna avtalet med VGR. Förvaltningens tjänsteutlåtande i detta ärende är daterat Paragrafen skickas till Socialnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

52 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) SN 2017/ Socialnämnden Avtal om hjälpmedelsförsörjning Förslag till beslut 1. Socialnämnden antar förslaget till treårigt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel med start 1 oktober Socialnämnden bemyndigar socialchef Magnus Schedin att teckna samarbetsavtalet med Västra Götalandsregionen. Sammanfattning En gemensam hjälpmedelsförsörjning är en förutsättning för att hälso- och sjukvårdsansvaret enligt Hälso- och sjukvårdsavtalet ska kunna följas inom hjälpmedelsområdet. Nu gällande samarbetsavtal kring försörjning av hjälpmedel gäller för perioden 1 oktober 2015 till 30 september 2017 och är tecknat mellan länets 49 kommuner och Västra Götalandsregionen. Under hösten 2016 har en utvärdering av nu gällande samarbetsavtal genomförts. Ledningsrådet för hjälpmedel har på uppdrag av den politiska beredningsgruppen och samrådsorganet (SRO) tagit fram ett förslag till nytt samarbetsavtal. Ledningsrådets rekommendation är att parterna tecknar ett tidsbegränsat avtal på tre år med start 1 oktober 2017 som gäller till 30 september Om inte avtalet sägs upp 12 månader före upphörandedatum förlängs det med tre år i taget. Avtalsvård med kontinuerliga uppföljningar både avseende ekonomi, volym och kvalitet ska genomföras. Ekonomin ska följas upp årligen och en bredare uppföljning ska göras vart tredje år. VästKoms styrelse har, 24 januari , beslutat ställa sig bakom förslag En gemensam hjälpmedelsförsörjning är en förutsättning för att hälso- och sjukvårdsansvaret enligt Hälso- och sjukvårdsavtalet ska kunna följas inom hjälpmedelsområdet. Nu gällande samarbetsavtal kring försörjning av hjälpmedel gäller för perioden 1 oktober 2015 till 30 september 2017 och är tecknat mellan länets 49 kommuner och Västra Götalandsregionen. Under hösten 2016 har en utvärdering av nu gällande samarbetsavtal genomförts. Ledningsrådet för hjälpmedel har på uppdrag av den politiska beredningsgruppen och samrådsorganet (SRO) tagit fram ett förslag till nytt Socialförvaltningen Magnus Schedin Socialchef magnus.schedin@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

53 2(2) samarbetsavtal. Ledningsrådets rekommendation är att parterna tecknar ett tidsbegränsat avtal på tre år med start 1 oktober 2017 som gäller till 30 september Om inte avtalet sägs upp 12 månader före upphörandedatum förlängs det med tre år i taget. Avtalsvård med kontinuerliga uppföljningar både avseende ekonomi, volym och kvalitet ska genomföras. Ekonomin ska följas upp årligen och en bredare uppföljning ska göras vart tredje år. VästKoms styrelse har, 24 januari , beslutat ställa sig bakom förslag till ett treårigt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel med start 1 oktober 2017 och rekommenderade kommunalförbunden besluta att rekommendera sina medlemskommuner att teckna avtalet med Västra Götalandsregionen. Skaraborgs Kommunalförbunds styrelse har, 31 mars , beslutat att rekommendera kommunerna i Skaraborg att anta förslaget till ett treårigt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel med start 1 oktober 2017 och att teckna avtalet med VGR. Beslutet ska skickas till Akt Västkom Skaraborgs Kommunalförbund Elisabeth Andersson, avdelningschef Anetthe Jovanovic Karlsson, enhetschef Gunilla Hård, medicinskt ansvarig sjuksköterska Magnus Schedin Socialchef

54

55

56

57 Samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel mellan Kommun xxxx och Västra Götalandsregionen Gäller från och med 1 oktober 2017

58 Innehåll 1. Samarbetsparter 2 2. Bakgrund 2 3. Värdegrund och gemensamt ansvar 2 4. Syfte och mål 2 5. Omfattning och avtalsperiod 3 6. Innehåll 3 7. Samarbetsorganisationen samarbete och styrning 3 8. Finansiell samverkan 4 9. Vårdgivarnas ansvar Hjälpmedelscentralens uppdrag Utvecklingsområden 5 12 Patientsäkerhet och skada IT-stöd Avtalsvård Kontinuerliga uppföljningar Utvärdering Uppsägning och upphörande Tvist 7 Sida 1 av 7

59 1. Samarbetsparter I detta avtal samarbetar var och en av de 49 kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen. Vårdgivare är de 49 kommunerna och Västra Götalandsregionen. Utförare är Servicenämnden genom Hjälpmedelscentralen inom Västra Götalandsregionen. 2. Bakgrund Ansvaret för förskrivning av personliga hjälpmedel är knutet till hälso- och sjukvårdsansvaret enligt Hälso och sjukvårdslagen. I Västra Götaland styrs ansvarsförhållandena av Hälso och sjukvårdsavtalet i Västra Götaland och Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel (Handbok). En gemensam hjälpmedelsförsörjning är en förutsättning för att hälso- och sjukvårdsansvaret enligt nuvarande och kommande hälso- och sjukvårdsavtal ska kunna följas inom hjälpmedelsområdet. Detta samarbetsavtal reglerar försörjning av personliga hjälpmedel för Västra Götalandsregionen och de 49 kommunerna samt vårdgivarnas och Hjälpmedelscentralens samarbete kring denna verksamhet. Samarbetsavtalet ersätter tidigare samarbetsavtal som upphör och som tecknades mellan Västra Götalandsregionen och länets kommuner. 3. Värdegrund och gemensamt ansvar Den gemensamma ambitionen är att bibehålla och vidareutveckla en långsiktig och förtroendefull samverkan i en anda av öppenhet och dialog. Det ömsesidiga åtagandet ska bidra till en gynnsam utveckling till nytta för patienterna. Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen verkar för att vårdprocess/vårdkedja för patienterna fungerar på ett gränsöverskridande sätt och för att den lagstadgade skyldigheten att erbjuda patienter hjälpmedel fullföljs. De 49 kommunerna och Västra Götalandsregionen tar ett gemensamt ansvar för händelser och kostnader som kan uppkomma som en följd av detta avtal. 4. Syfte och mål Samarbetsavtalet syftar till en gemensam hjälpmedelsförsörjning för personliga hjälpmedel inom huvudgrupperna rörelsehinder, kommunikation och information samt medicinsk behandling inom gruppen antidecubitus. Målet med samarbetssavtalet är att patienter i Västra Götaland på lika villkor ska få tillgång till funktionellt fullgoda hjälpmedel och god service oavsett bostadsort och huvudman. Samarbete kring hjälpmedelsfrågor ska också ge en rationell verksamhet utan parallella organisationer. Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen åtar sig att med transparens och öppenhet samarbeta för att möjliggöra en gemensam hjälpmedelsverksamhet och medverka till att verksamheten utvecklas och bedrivs effektivt med hög kvalitet. Sida 2 av 7

60 5. Omfattning och avtalsperiod Detta samarbetsavtal med tillhörande specifikationer reglerar Västra Götalands 49 kommuners och Västra Götalandsregionens gemensamma ansvar att bedriva försörjning för personliga hjälpmedel inom huvudgrupperna rörelsehinder, kommunikation och information samt medicinsk behandling inom gruppen antidecubitus. Grundutrustning och övriga hjälpmedel inom huvudgruppen medicinsk behandling ingår inte inom ramen för samarbetsavtalet. Samarbetsavtalet gäller för perioden Om ingen part skriftligen sagt upp avtalet förlängs det med tre år i taget, se punkt Innehåll Förskrivning av hjälpmedel är en hälso- och sjukvårdsinsats som kontinuerligt förändras och påverkas av förändringar i lagstiftning, vårdgivarnas struktur- och verksamhetsförändringar, valfrihetsregler, nya och/eller förändrade diagnostik- och medicinska behandlingsmetoder samt demografiska förändringar. Detta kan påverka behovet av tjänster, produkter och volymer under avtalsperioden. Detta samarbetsavtal utgör huvuddokument som endast kan ändras i samband med förlängning av avtalet. Specifikationer som beskriver utförandet av tjänsterna, struktur för finansiell samverkan, samarbete och styrning respektive IT-stöd kan förändras under pågående avtalstid. Specifikationerna är webbaserade och revideringar diarieförs samt dokumenteras i ändringslogg. Följande specifikationer kompletterar Samarbetsavtalet: Specifikation gällande tjänster inom Samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Specifikation gällande finansiell samverkan inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Specifikation gällande samarbete och styrning inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Specifikation gällande IT-stöd inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. 7. Samarbetsorganisationen samarbete och styrning Samarbetsorganisationen för hjälpmedel utgörs av från vårdgivarna partsammansatta grupper där Hjälpmedelscentralen medverkar. Samverkan finns både inom tjänstemannanivå och politisk nivå. På tjänstemannasidan deltar representanter som är förskrivare och chefer på olika nivåer. I samarbetsorganisationen hanteras förskrivnings- och försörjningsfrågor. Till stöd för samarbetsorganisationen finns en samordningsfunktion som samfinansieras av huvudmännen. Länets kommuner samverkar i gemensamma frågor inom bl.a. hjälpmedelsområdet via de fyra kommunalförbunden. Kommunalförbunden äger i sin tur VästKom för länsgemensamma frågor. I samarbetsgrupperna ingår representanter från kommunalförbunden och en representant från Göteborgs stad. Sida 3 av 7

61 Vårdgivarnas inflytande och medverkan inom ramen för detta samarbetsavtal säkerställs genom deltagande i samarbetsorganisationens olika grupper. Uppdrag, sammansättning,arbetsformer och mandat för samarbetsorganisationen beskrivs i Specifikation gällande samarbete och styrning för samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. 8. Finansiell samverkan Prissättning och ekonomisk redovisning följer den kalkylmodell som började tillämpas och som beskriver Hjälpmedelscentralens hela verksamhet fördelat på fyra huvudområden. Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen ska tillämpa den ekonomiska modellen som medger kontroll av självkostnaden. För att identifiera en korrekt självkostnad har Hjälpmedelscentralen en separat resultat- och balansräkning, skild från Regionservice övriga verksamheter. Modellen ska stödja innehållet i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel och en rationell förskrivning, hög nyttjandegrad av hjälpmedel, kostnadseffektiv hantering samt bidra till att minska kvalitetsbristkostnader. Reglering av över- respektive underskott tar sin utgångspunkt i nettoresultatet inom respektive huvudområde. Över- och underskott inom huvudområdet fördelas årligen med utgångspunkt från respektive vårdgivares kostnadsandel av den summerade kostnaden. Medel för utveckling inom ramen för samarbetsavtalet fastställs i samverkan mellan Ledningsrådet för hjälpmedel och Hjälpmedelscentralen inför varje verksamhetsår i samband med budgetarbetet. I Specifikation gällande finansiell samverkan inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel beskrivs kalkylmodellen, principer för reglering av över- och underskott, prissättning, prisjustering, fakturering, kreditering, ekonomisk uppföljning samt former för dialog mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen gällande ekonomiska frågor. 9. Vårdgivarnas ansvar Vårdgivarna ska följa aktuella författningar och standarder inom hälso- och sjukvårdsområdet och det medicintekniska området samt Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. I ansvaret ingår att följa gemensamt upprättade rutiner ansvara för förskrivarnas kompetens ansvara för beställning och kostnadsansvar för tolk beställa tjänst i det gemensamma IT-systemet för hjälpmedel (i undantagsfall, då digital beställning inte är möjlig, kan beställningar hanteras manuellt) ansvara för att registrera förskrivna hjälpmedel i det gemensamma IT-systemet för hjälpmedel så att de är spårbara rapportera brister och risker gällande utförande av tjänster. Vårdgivarna ska ta ett gemensamt ansvar för självkostnaden genom att när det är möjligt förskriva rekonditionerade produkter Sida 4 av 7

62 snarast och senast inom fem arbetsdagar, kontrollera att leverans skett enligt beställning kontrollera fakturaunderlag kontrollera patientens registrerade hjälpmedelsinnehav rapportera förkomna hjälpmedel. 10. Hjälpmedelscentralens uppdrag Hjälpmedelscentralen ska följa aktuella författningar och standarder inom hälso- och sjukvårdsområdet och det medicintekniska området. Hjälpmedelscentralen ska upphandla varor och tjänster enligt lagen om offentlig upphandling och gällande regelverk för Västra Götalandsregionen. Hjälpmedelscentralens uppdrag utgående från detta samarbetsavtal framgår av Specifikation gällande tjänster inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen ska utföra åtagandet på ett etiskt, kvalitativt och ekonomiskt effektivt sätt och åtar sig att bedriva verksamhet i enlighet med detta avtal och dess specifikationer. Hjälpmedelscentralen är en självständig aktör men får inte företräda vårdgivaren utöver vad som framgår av detta samarbetsavtal. Om Hjälpmedelscentralen upphandlar underleverantör för utförande av verksamhet enligt samarbetsavtalet ansvarar Hjälpmedelscentralen för underleverantörens åtagande såsom för sitt eget. Hjälpmedelscentralen ska upprätta, hantera och bevara patientjournaler enligt gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Hjälpmedelscentralen ska ha en verksamhetschef enligt 29 Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763) som svarar för verksamheten och har det samlade ledningsansvaret. Vid tillsättning och byte av verksamhetschef ska godkännande inhämtas från Ledningsrådet för hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen ska ha tillgång till personal i den omfattning detta samarbetsavtal kräver. I verksamheten ska finnas tillgång till legitimerad arbetsterapeut, legitimerad fysioterapeut/sjukgymnast, legitimerad logoped och för uppdraget annan nödvändig kompetens. Hjälpmedelscentralen ansvarar för att personalen får den utbildning som erfodras för att upprätthålla och utveckla kompetens inom uppdraget. Hjälpmedelscentralen ska vid marknadsföring avseende åtagandet följa intentionerna i detta avtal. Vårdgivarnas roll som uppdragsgivare ska framgå i alla relevanta sammanhang. Hjälpmedelscentralen ansvarar för att informera om verksamheten till invånare i Västra Götaland, samverkansparter och andra intressenter. 11.Utvecklingsområden Samarbetsavtalet ska möjliggöra en gemensam succesiv utveckling av hjälpmedelsområdet. I arbetet med utvärdering av tidigare samarbetsavtal har ett antal utvecklingsfrågor identifierats. Dessa frågor ska, tillsammans med nytillkomna utvecklingsområden, finnas dokumenterade på en gemensam elektronisk plattform. Sida 5 av 7

63 12 Patientsäkerhet och skada Hjälpmedelscentralen och vårdgivarna ska ha ett proaktivt patientsäkerhetsarbete som leder till minskad risk för vårdskada hos patienterna. Hjälpmedelscentralen ansvarar för person- och sakskada eller annan skada som orsakats genom fel eller försummelse av Hjälpmedelscentralen. Hjälpmedelscentralen ska hålla vårdgivaren skadeslös om krav väcks mot vårdgivaren som en följd av Hjälpmedelscentralens handlande eller underlåtenhet att handla. Hjälpmedelscentralen ska ha rätt att delta i bemötandet av sådant krav. Vårdgivarna ska snarast underrätta Hjälpmedelscentralen om krav framställs mot Hjälpmedelscentralen som omfattas av föregående stycke och vårdgivarna ska inte utan Hjälpmedelscentralens samtycke göra medgivanden eller träffa uppgörelser avseende sådant krav om det kan påverka Hjälpmedelscentralens ersättningsskyldighet. Vårdgivarna är därtill skyldiga att vidta alla rimliga åtgärder för att begränsa sin skada i händelse av att krav mot vårdgivarna framförs som omfattas av Hjälpmedelscentralens ersättningsskyldighet. Det åligger Västra Götalandsregionen att teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring och övriga erforderliga försäkringar för fullgörandet av uppdraget som täcker de skador som Hjälpmedelscentralen är ansvarig för. Försäkring som täcker skador enligt patientskadelagen tecknas av vårdgivarna. Hjälpmedelscentralen ska tillhandahålla de intyg, utredningar och analyser som Landstingets ömsesidiga försäkringsbolag behöver för sin handläggning av patientskadefall. Västra Götalandsregionens patientnämnder handlägger ärenden som rör den hälso- och sjukvård som Hjälpmedelscentralen svarar för. Hjälpmedelscentralen ska snarast ge nämnderna den information som efterfrågas. 13.IT-stöd Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen ska ha IT-system som ger stöd för hjälpmedelsförsörjningen och samarbetet. Bland annat struktur och ansvarsfördelning för IT-stöd beskrivs i Specifikation gällande IT-stöd inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Vid avtalsstart är specifikationen inte färdigställd, utan är under utveckling. Hjälpmedelscentralen ska rapportera relevant och tillförlitlig information om händelser och transaktioner till vårdgivaren och tillsammans med vårdgivaren genomföra överenskomna uppföljningar. Hjälpmedelscentralen ska lämna utbudsinformation till invånartjänsten 1177 Tema hjälpmedel. 14.Avtalsvård Avtalsvård med kontinuerliga uppföljningar både avseende ekonomi och kvalitet ska genomföras. Ekonomin ska följas upp årligen och en bredare uppföljning och utvärdering ska göras vart tredje år. Ledningsrådet för hjälpmedel ansvarar på uppdrag av den politiska beredningsgruppen för uppföljning och värdering av samarbetsavtalet. Sida 6 av 7

64 14.1 Kontinuerliga uppföljningar Samarbetsavtalet ska följas upp avseende kvalitet och ekonomi enligt vad som framgår i Specifikation gällande tjänster inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel respektive Specifikation gällande finansiell samverkan inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Rapportering görs till vårdgivarna via olika delar av samarbetsorganisationen Utvärdering Utvärdering avseende ekonomi och kvalitet ska göras första gången våren 2019 och därefter var tredje år, under förutsättning att avtalet inte sagts upp. 15.Uppsägning och upphörande Om överenskommelse om fortsatt samarbete inte kan nås har parterna möjlighet att säga upp avtalet senast tolv månader innan avtalstiden löper ut. Den politiska beredningen för hjälpmedelsfrågor ansvarar för att bevaka gällande avtalstider och i god tid initiera arbete så att beredskap finns inför nytt avtal, oavsett avtalsform. Om avtalet inte skriftligen sagts upp förlängs det med tre år i taget. I det fall samarbetet kring hjälpmedelsförsörjning mellan huvudmännen upphör ska vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen samråda kring hantering av hjälpmedelsadministration, teknisk dokumentation, patientjournaler, lokaler, utrustning och personal, för att övergången till annan utförare ska kunna ske utan avbrott eller brister i verksamheten. Hjälpmedelscentralen är skyldig att till vårdgivarna lämna ut sådana uppgifter som är av betydelse, inför och i samband med samarbetsavtalets upphörande. 16.Tvist Tvist om tolkning och tillämpning av detta avtal som inte kan lösas inom ramen för samarbetsorganisationen enligt punkt 7 i detta avtal, ska avgöras av svensk allmän domstol med Göteborgs tingsrätt som första instans. Detta samarbetsavtal har upprättats i två (2) likalydande exemplar av vilka vårdgivaren och utföraren tagit var sitt. Ort och datum Ort och datum För xxx kommun För Västra Götalandsregionen Behörig befattningshavare Behörig befattningshavare Namnförtydligande Namnförtydligande Sida 7 av 7

65 SPECIFIKATION GÄLLANDE TJÄNSTER inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel

66 Allmänt Specifikationen anger vilka tjänster som ska utföras och beskriver hur tjänsterna ska utföras. Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar. Tjänsterna omfattar Anpassning Avhjälpande underhåll Expertkunskap och konsultation Fakturering Förebyggande underhåll Hantering av medicintekniska avvikelser Leverans/hämtning Montering/demontering Rekonditionering Sortiment Specialanpassning Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster Moment Momenten utgör en fördjupad beskrivning av tjänsterna. Momenten kompletteras i den webbaserade versionen med beskrivningar av arbetssätt Nr Moment Anpassning 1 Hjälpmedelscentralen ska anpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning. 2 Anpassning av produkt ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler. Om detta inte är möjligt ska anpassning utföras i den miljö där patienten vistas alternativt hämtas/lämnas av Hjälpmedelscentralen. Avhjälpande underhåll 3 Avhjälpande underhåll ska göras efter beställning från patient eller förskrivare. 4 Enklast möjliga ersättningsprodukt utifrån patientens behov ska kunna erbjudas vid avhjälpande underhåll. 5 Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid avhjälpande underhåll. 6 Hjälpmedelscentralen ska tillhandahålla jourreparationer av personligt förskrivna sängar och personlyftar utanför ordinarie arbetstid. Expertstöd och konsultation 7 Expertstöd kring produkter omfattar information, konsultation, utbildning, visning av aktuellt sortiment, utvecklingsarbete samt anpassning och specialanpassning. Expertstödets kompetens ska innefatta fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden som ingår i samarbetsavtalet. Expertstödet ska ha ett konsultativt arbetssätt och ge råd och förslag till förskrivare. 1

67 8 Hjälpmedelscentralen ska fortlöpande bevaka, följa och anpassa sig till den forskning/utveckling som görs inom samtliga produktområden som omfattas av samarbetsavtalet. Hjälpmedelscentralen bör delta i projekt och forskning inom hjälpmedelsområdet och i utredningsarbetet i samband med införande av nya produkter. 9 Vid konsultation ska den kompetens som krävs medverka, t ex såväl hjälpmedelskonsulent som tekniker. 10 Konsultation ska göras i Hjälpmedelscentralens lokaler, vårdgivarens lokaler eller i den miljö där patienten vistas. 11 Hjälpmedelscentralen ska visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment. 12 Information ska fortlöpande lämnas till vårdgivarna vid förändring av sortimentet. 13 Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser förskrivares behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och förskrivning av hjälpmedel. 14 Utbildningsutbud gällande annonserade utbildningar ska planeras i samverkan med Hjälpmedelsforum. Fakturering 15 Fakturering ska göras månadsvis. 16 Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i vårdgivarnas IT-system och vara i Excelformat. Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest. Fakturaunderlag ska även kunna fås som PDF fil och pappersunderlag. Samarbetsavtalet ska möjliggöra förtroendeförskrivning i enlighet med handboken. Fakturor på hjälpmedel som förtroendeförskrivs ska styras till rätt betalare. Förebyggande underhåll 17 Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder. 18 Hjälpmedelscentralen ska föra teknisk dokumentation vid förebyggande underhåll. Hantering av medicintekniska avvikelser 19 Teknisk dokumentation ska vid förfrågan göras tillgänglig för vårdgivarna. Leverans Hämtning av förskrivna hjälpmedel 20 Samtliga hjälpmedel med funktionshyra ska vara märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå. 21 I de fall förskrivaren bedömer att patients behov inte täcks av hjälpmedel inom upphandlat sortiment ska Hjälpmedelscentralen kunna erbjuda produkter utanför sortiment. 22 Hjälpmedelscentralen ska upprätthålla kompetens och kunskap kring produkter utanför avtalat sortiment samt aktivt följa den tekniska utvecklingen inom hjälpmedelsområdet. 23 Hjälpmedelscentralen ska ge förskrivande enheter möjlighet att ha hjälpmedel i lokala buffertförråd där det ska finnas ett varierat sortiment av hjälpmedel utifrån verksamhetens behov. 24 Sortimentet i lokala buffertförråd, dess volym, uppackning i förråd och leveransdag ska överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare. 25 Hjälpmedelscentralen ska hantera automatisk påfyllnad till lokala buffertförråd. 26 Hjälpmedelscentralen och respektive vårdgivare ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att lokala buffertförråd bedrivs kostnadseffektivt utifrån verksamhetens behov. 2

68 27 Hjälpmedelscentralen ska leverera hjälpmedel till vid beställning angiven adress, det vill säga till förskrivande enhet eller till patients vistelseadress, inom Västra Götalands län. 28 Vid leverans till patients vistelseadress ska tidpunkt för leverans överenskommas mellan Hjälpmedelscentralen och patienten. 29 Vid behov ska Hjälpmedelscentralen efter beställning utföra akuta leveranser av förskrivna hjälpmedel. 30 Hjälpmedelscentralen ska efter registrerad hämtorder hämta hjälpmedel från angiven adress inom Västra Götalands geografiska gränser. 31 Hjälpmedelscentralen ska lämna återlämningskvitto vid hämtning hos patient. Montering/demontering 32 Hjälpmedelscentralen ska efter beställning montera/installera/demontera hjälpmedel i patients bostad. 33 Hjälpmedelscentralen ska utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installation. Rekonditionering 34 Hjälpmedelscentralen ska verka för återanvändning av returnerade produkter i den mån det går att förena med miljö-, säkerhets- och kvalitetskrav. 35 Rekonditionering ska utföras enligt tillverkarens instruktioner och med delar/material som uppfyller tillverkarens specifikationer. Sortiment 36 A-sortiment är produkter med hög förskrivningsvolym, hög förskrivningsfrekvens och/eller behov av snabb leverans. B-sortiment är produkter med en lägre förskrivningsfrekvens och/eller mindre förskrivningsvolym. 37 Övrigt sortiment är de produkter som inte ryms inom A och B sortiment. 38 Hjälpmedelscentralen ska tillse att de hjälpmedel som finns i avtalat sortiment för förskrivning finns tillgängliga i vårdgivarnas gemensamma IT-system med produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för såväl huvudhjälpmedel som tillbehör. 39 Hjälpmedelscentralen ska kontrollera att förskrivningsbara hjälpmedel i sortiment finns i nationella hjälpmedelsdatabasen. Specialanpassning 40 Hjälpmedelscentralen ska tillsammans med förskrivaren bedöma möjligheten att göra specialanpassning i relation till andra lösningar och effektuera specialanpassningen. 41 Hjälpmedelscentralen ska specialanpassa hjälpmedel enligt förskrivares anvisning. Vid specialanpassning svarar Hjälpmedelscentralen för att aktuella författningar följs och teknisk dokumentation. 42 Hjälpmedelscentralen ska verka för att möjliggöra kombinationer av olika tillverkares produkter för att minska antalet specialanpassningar. 43 Hjälpmedelscentralen ska vid förfrågan från förskrivare lämna preliminärt kostnadsförslag på omfattning beräknat pris för specialanpassning respektive anpassning inom CEmärkning. Statistik och Analys 44 Hjälpmedelscentralen ska lämna statistiksammanställningar i digital form efter framställan eller minst fyra gånger per år, enligt plan för kvalitetsuppföljning. 45 Hjälpmedelscentralen ska mot självkostnad kunna lämna betalarspecifik statistik utöver standardrapporter. 3

69 46 Fakturaunderlag i Excelformat samt standardrapporter ska finnas tillgängliga för kostnadsansvariga i rapportgeneratorn Crystal Reports. 47 Standardrapporter tas fram i samverkan mellan beredningsgrupp Avtal och utveckling och Hjälpmedelscentralen. Servicenivåer Hjälpmedelscentralens tjänsteutbud ska vara tillgängligt för förskrivare och patient alla helgfria vardagar Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag. Tillgänglighet Hjälpmedelscentralen ska följa Västra Götalandsregionens riktlinjer Tillgängliga och användbara miljöer riktlinjer och standard för fysisk tillgänglighet och Riktlinjer för tillgänglig information och kommunikation. Hjälpmedelscentralen ska ha utbudspunkter för konsultation och utprovning inom samtliga produktområden, teknisk service samt utbildning för förskrivare i de fyra geografiska områden som motsvarar kommunalförbunden. Hjälpmedelscentralens lokaler som patient och förskrivare ska besöka ska vara belägna så att det finns kollektivtrafik fram till verksamheten. Hjälpmedelscentralens lokaler ska vara ändamålsenliga och för verksamheten anpassade med en bemannad reception. Hjälpmedelscentralen ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, enligt följande: Verksamheten ska vara öppen för förskrivare och patient alla helgfria vardagar Telefontillgänglighet ska finnas under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning. Kundtjänst konsultation ska vara bemannad med sakkunnig kompetens under ordinarie öppettid Vid behov av specifik kompetens kan kundtjänst föra vidare frågan direkt. Vid de tider då Hjälpmedelscentralen inte har öppet ska telefonsvarare ge information om öppettider. Patient med förskrivet hjälpmedel, för vilket avhjälpande underhåll på jourtid ingår, ska få information om vad det innebär samt telefonnummer för kontakt i samband med leverans. Hjälpmedelscentralen ska ha telefontillgänglighet under ordinarie öppettider på ett ingående telefonnummer där samtal ska besvaras av en person inom 5 minuter för minst 80 % av till Hjälpmedelscentralen inkommande samtal. Svarstid för sakkunnig telefonrådgivning och information avseende lager och leverans, teknisk service, konsultationer samt fakturafrågor ska vara inom 5 minuter. Leveranstider Leverans till geografiskt område, inklusive buffertförråd, ska ske på fast dag en gång/vecka. Leverans av hjälpmedel inklusive tillbehör och anpassning av hjälpmedel ska ske senast 7 vardagar efter mottagen beställning (= A-sortiment). 4

70 Övriga hjälpmedel inklusive tillbehör och anpassning ska levereras senast 17 vardagar efter beställning (= B-sortiment). Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum. Leveranstid för specialanpassning ska överenskommas mellan förskrivare och Hjälpmedelscentralen vid beställning. För produkter utanför A/B-sortiment ska Hjälpmedelscentralen informera förskrivaren om beräknad leveranstid. Leveranser av lagerförda hjälpmedel inom A-sortimentet för akuta behov ska utföras vardagar senast 24 timmar efter beställning. Hämtning av hjälpmedel ska utföras i samband med nästkommande fasta leveransdag. Montering/installation ska följa väntetider för leverans av hjälpmedel. För montering/installation av hjälpmedel som kräver dubbelkompetens t.ex. både montör och elektriker ska montering/installation utföras senast 10 vardagar utöver avtalad leveranstid för den aktuella produkten. Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 vardagar efter mottagen beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå. Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar efter mottagen beställning och vara genomförd inom 10 vardagar. Akut avhjälpande underhåll under vardagar ska utföras snarast möjligt, dock senast 8 arbetstimmar efter mottagen beställning. Jourreparation ska utföras vardagar samt dygnet runt lördagar, söndagar och helgdagar. Inställelsetiden är maximalt 5 timmar. Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast 15 vardagar efter mottagen beställning. Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom 5 vardagar. Om försening gällande beställd produkt/tjänst uppstår ska förskrivare/vårdgivare underrättas. 5

71 Kvalitetsuppföljning av tjänsterna Patientsäkerhet Patientens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel säkerställs. Med patientsäkerhet avses att minimera skador och risker vid användning av hjälpmedlen. Patientsäkerhet avser även att levererat hjälpmedel överensstämmer med utprovning och anpassning för att målet med förskrivningen uppnås. Nyckeltal Syfte Rapportering var/hur Medicintekniska avvikelser: Antal Produktområde Produkt Jämförelse med föregående kvartal Eventuell händelse orsakad av åtgärd hos Hjälpmedelscentralen Undersöka följsamhet till överenskommelse/instruktion /rutin. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. Leveranskvalitet: Antal inkomna felrapporter gällande patient- och brukarsäkerhet Redovisas på 6-siffrig ISO-kod Hjälpmedelscentralen beskriver vidtagna och/eller planerade åtgärder Förhindra upprepning av negativa händelser. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. 6

72 Leveranssäkerhet Beställd produkt och/eller tjänst levereras inom avtalad tid till den av förskrivaren angivna platsen. Nyckeltal Syfte Rapportering var/hur Andel hjälpmedel som levererats inom fastställd leveransram (A- B) är 98 %. Redovisas inklusive respektive exklusive automatpåfyllnad. Avvikelse gällande enskild produkt redovisas. Antal förskrivna hjälpmedel per 6-siffrig ISO-kod. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Kommun, Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. Andel akuta leveranser av hjälpmedel inom A-sortiment som utförts inom 24 timmar från mottagen beställning ska vara 100 %. Aktuella hjälpmedel redovisas på 6-siffrig ISO-kod. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Kommun, Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. Säkerställa att patient får behov av hjälpmedel tillgodosett. Säkerställa att utskrivning från sjukhus inte försenas eller rehabilitering fördröjs. Information om vilka volymprodukterna är ger stöd för att utveckla produktanvisningarna i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. För att säkerställa att patient får akut behov av hjälpmedel tillgodosett. Att utskrivning från sjukhus inte försenas eller rehabilitering försvåras. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. Samarbetsorganisationen halvårsvis. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. 7

73 Tillgänglighet Hjälpmedelscentralen ska anpassa telefon-, öppethållande- och mottagningstider för konsultation/utprovning, anpassning/specialanpassning och service efter ställda krav. Nyckeltal Syfte Rapportering var/hur Andel telefonsamtal till kundtjänst som besvaras inom 5 minuter ska vara 80 %. Andel konsultations- /utprovningstider som erbjudits inom 15 vardagar efter mottagen beställning ska vara 90 %. Följer förskrivares krav på tillgänglighet i syfte att inte fördröja rehabiliteringsprocessen. Tillräckligt snabb tillgång till hjälpmedel för att inte fördröja rehabiliteringsprocessen. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. Samarbetsorganisationen halvårsvis. Antal utförda specialanpassningar samt inom vilka produktområden är de gjorda. Hjälpmedelscentralen redovisar gruppvis för Kommun, Primärvård, Sjukhus, Habilitering & Hälsa. Andel utförda underhåll, fördelade på förebyggande, avhjälpande, akuta och jourreparationer som utförts enligt avtalad tidsram samt vilka hjälpmedel på 6-siffrig ISO-kod det gäller. Andel beställningar gjorda av patient respektive förskrivare. Undersöka följsamhet till överenskommelse/instruktion / rutin samt Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Stöd för utveckling av produktanvisningar i Handboken. Säkerställa patientens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel. Följa patientens grad av delaktighet vid beställning av underhåll. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. Samarbetsorganisationen kvartalsvis. 8

74 Specifikation gällande samarbete och styrning inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel

75 Allmänt Specifikationen anger hur samarbete och styrning hanteras inom samarbetsorganisationen. Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar. Vårdgivarnas inflytande och medverkan inom ramen för detta samarbetsavtal säkerställs i samarbetsorganisationen. Samarbetsorganisationen ska eftersträva att alla vårdgivare oavsett driftsform medverkar i samarbetsorganisationen. Samarbetsavtalet ställer krav på strukturerade arbetsformer på såväl politisk- som tjänstemannanivå. För att säkerställa detta behövs tydliga uppdrag och befogenheter och effektiva handläggningsprocesser. Politisk samarbetsorganisation Det politiska samrådsorganet mellan VästKom och Västra Götalandsregionen (SRO) Det övergripande politiska ansvaret för Hjälpmedelsfrågorna åvilar SRO, som leder och utvecklar samverkan inom bland annat hjälpmedelsområdet i Västra Götaland, på uppdrag av Västra Götalandsregionen och Västra Götalands kommuner. SRO är ett organ för övergripande politisk samverkan för gemensamma välfärdsfrågor varav hjälpmedel är ett område. SRO fastställer uppdragshandling till den politiska beredningen för hjälpmedelsfrågor. För kommunerna i Västra Götaland ingår ordförande från de fyra kommunalförbunden. Västra Götalandsregionen representeras av ordförande och vice ordförande i Regionstyrelsen samt Hälsooch sjukvårdsstyrelsen. Politisk beredningsgrupp för hjälpmedelsfrågor För samråd och samverkan om hjälpmedelsförsörjningen finns en politisk beredningsgrupp. Beredningsgruppen, som utgör ett avtalsbundet samråd, arbetar på uppdrag av Västra Götalandsregionen och de 49 kommunerna och rapporterar till det politiska samrådsorganet, SRO. Uppdragsbeskrivning Främja samverkan mellan VGR och länets kommuner inom hjälpmedelsområdet Bevaka att strategiska samverkansfrågor för gemensamma IT-system tas omhand inom ramen för SITIV (Styrgrupp IT i Väst) Fatta beslut om principiella förändringar inom ramen för uppdraget till servicenämnden Fatta beslut om principiella ekonomifrågor Ge rekommendationer till servicenämnden gällande fördelning av årligt över- eller underskott1 Ge rekommendationer till fortsatta samarbetsformer inom hjälpmedelsområdet mellan VGR och länets kommuner samt säkerställa att samarbetet följs upp Ge rekommendation om principiella förändringar av Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel Ge rekommendation om principiella frågor rörande tolkning och tillämpning av Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel 1 Enligt beslut i RS

76 Nominera investeringsbehov för verksamheten inom Samarbetsavtalet till VGRs investeringsprocess2 Sammansättning Kommunerna företräds av en representant vardera från de fyra kommunalförbunden samt en representant från Göteborgs stad. VGR företräds av fem representanter, där två ledamöter utses av hälso- och sjukvårdsstyrelsen, en ledamot av ägarutskottet, en ledamot av hälso- och sjukvårdsnämnderna samt en ledamot av servicenämnden. Arbetsformer Ordförandeskapet i beredningsgruppen ska innehas av kommunerna och Västra Götalandsregionen ska utse vice ordförande. Beredning av ärenden till beredningsgruppens sammanträden ska ske av en grupp bestående av två tjänstemän, en från respektive part. Gruppen ska i möjligaste mån lägga fram förslag till beslut. Alla beslut i den politiska beredningsgruppen ska ske i enighet. Om enighet inte kan uppnås i en fråga ska ärendet återremitteras för förnyad beredning eller avföras. Beredningsgruppen ska upprätta minnesanteckningar vid sammanträdet. Minnesanteckningarna skall undertecknas av ordföranden och en ledamot från den andra parten. Det administrativa stödet till den politiska beredningsgruppen ska årligen växla mellan parterna. Mötesfrekvens Beredningsgruppen ska ha sammanträde minst fyra gånger varje år. Ordföranden kan kalla till ytterligare sammanträde när behov finns. Kansliresurser Beredningsgruppen har inga egna kansliresurser utan ges administrativt stöd från VästKom respektive Koncernstab hälso- och sjukvård. Kommunikation Deltagarna i beredningsgruppen ansvarar för information till sina respektive huvudmän om gruppens arbete. Västra Götalandsregionen och respektive kommun har var för sig ansvaret för den interna informationen om aktuella samverkanslösningar. Uppföljning Arbetet i beredningsgruppen ska årligen följas genom rapport till samrådsorganet. Tjänstemännens samarbetsorganisation Ledningsrådet för hjälpmedel Ledningsrådet ansvarar för strategisk ledning inom förskrivning och försörjning av hjälpmedel. Ledningsrådet är också forum för informationsutbyte mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen samt omvärldsbevakning inom hjälpmedelsområdet. 2 Enligt beslut i RS

77 Uppdragsbeskrivning Ansvara för att tolka, utveckla och följa upp samarbetsavtalet för försörjning av personliga hjälpmedel, inom vårdgivarnas verksamheter och med Hjälpmedelscentralen. Hantera och prioritera frågeställningar utifrån hjälpmedelsområdet. Säkerställa användandet av IT-stöd i hjälpmedelsprocessen. Hantera principiella och strategiska frågor gällande Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Omvärldsbevakning inom hjälpmedelsområdet. Ge uppdrag till personer eller grupper inom samarbetsorganisationen. Ge strategisk vägledning till beredningsgrupperna Utse ordförande i de tre permanenta beredningsgrupperna. Mandat Fatta beslut om förändring av innehållet i tjänsterna på momentnivå. Fatta beslut om permanent förändring av representationen i Hjälpmedelsforum. Fatta beslut alternativt ta fram förslag och beslutsunderlag gällande användning och utveckling av IT-stöd. Fatta beslut om alternativt ta fram förslag och beslutsunderlag i strategiska och principiella frågor gällande Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Ge rekommendationer till vårdgivarna i hjälpmedelsfrågor. Ta fram förslag och beslutsunderlag till regiondirektören om prissättning3. Ta fram förslag och beslutsunderlag till den politiska beredningsgruppen. Arbetsorganisation Ledningsrådet består av tjänstemän från VGR och VGK. Representanter Antal Utses av Ordförande 1 Kommunerna via VästKom Vice ordförande 1 VGR via Koncernstaben för Hälso- och sjukvård Kommunerna i VG 5 Kommunalförbunden och Göteborgs stad VGR (öppen- och slutenvård) 5 VGR genom Koncernledning Hälso- och sjukvård Hjälpmedelscentralen deltar vid överenskomna punkter vid varje möte. Samordningsfunktionenen deltar som sekreterare. Arbetsformer Ordförandeskapet under avtalsperioden ligger på VGK och vice ordförande på VGR. Ordförande och vice ordförande utgör presidium och ansvarar för att stödja samordningsfunktionen i det operativa arbetet. Ledningsrådet för hjälpmedel sammanträder sex gånger per år. Ordförande kan kalla till ytterligare möten vid behov. 3 Enligt beslut i RS

78 Alla beslut ska ske i enighet. Om enighet inte kan uppnås i en fråga ska ärendet återremitteras för förnyad beredning eller avföras. Beslut kan fattas när minst hälften av de utsedda representanterna från VGR respektive VGK närvarar eller på annat sätt inför mötet deltagit i avgörandet. Mötesanteckningar ska föras och rekommendationer samt beslutsunderlag ska dokumenteras. All dokumentation ska finnas tillgänglig för representanterna på en gemensam plattform samt förvaras hos samordningsfunktionen. Kommunikation Representanterna i ledningsrådet för hjälpmedel ansvarar för att inhämta synpunkter och informera utifrån representationsansvaret. Beredningsgrupper Beredningsgrupperna får uppdrag och strategisk vägledning från Ledningsrådet för hjälpmedel. Beredningsgruppernas uppdrag är att bereda frågor inom respektive ansvarsområde och ta fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till Ledningsrådet för hjälpmedel. Det finns tre fasta beredningsgrupper; Beredningsgrupp Handbok & Sortiment. Ansvarar för beredning, uppföljning och revidering av riktlinjer och produktanvisningar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Beredningsgruppen hanterar sortimentsfrågor, i samverkan med Hjälpmedelscentralen, enligt överenskommen process för sortimentsarbete. Beredningsgrupp Avtal & Utveckling. Ansvarar för beredning, uppföljning och utveckling av samarbetsavtalet. Uppdraget omfattar beredning av strategiskt ekonomiska frågor, prioriteringar och utvecklingsuppdrag. Beredningsgrupp IT-stöd. Hantera frågor kring utveckling och anpassning gällande användningen av IT-stödet. Gemensamt uppdrag Bereda frågor inom respektive ansvarsområde och ta fram förslag, rekommendationer och beslutsunderlag till Ledningsrådet för hjälpmedel. Verka för evidensbaserad hjälpmedelsförskrivning. Verka för en likvärdig grundsyn på hjälpmedelsförsörjningen. Följa och bidra till utveckling inom området. Vid behov involvera Hjälpmedelsforum, när så behövs, för att få förankring och perspektiv i frågor. Mandat Fatta beslut i sortimentsfrågor och om redaktionella ändringar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Fatta beslut om förändringar gällande utförandet av momenten i tjänsterna Fatta beslut om anpassning gällande IT-stöd upp till kr. Ta fram förslag och beslutsunderlag till Ledningsrådet för hjälpmedel. 4

79 Arbetsorganisation Beredningsgruppen består av representanter för kommunerna i Västra Götaland och Västra Götalandsregionens förvaltningar. Representanter Antal Utses av Kommunerna i VG 5 Kommunalförbunden och Göteborgs stad genom VästKom VGR 5 VGR via Koncernledning Hälso- och sjukvård Hjälpmedelscentralen 1 Regionservice Samordningsfunktionen deltar i samtliga beredningsgrupper. Arbetsformer Beredningsgruppen får uppdrag och strategisk vägledning från Ledningsrådet för hjälpmedel. Beredningsgruppen sammanträder utifrån behov, sex till åtta gånger per år. Mötesanteckningar ska föras och rekommendationer samt beslutsunderlag ska dokumenteras. All dokumentation ska finnas tillgänglig för representanterna på en gemensam plattform samt förvaras hos samordningsfunktionen. Ledningsrådet utser ordförande. Ordförande rapporterar till Ledningsrådet för hjälpmedel. Kommunikation Representanterna i beredningsgruppen ansvarar för att inhämta synpunkter och informera utifrån representationsansvaret. Nomineringsprocess Samordningsfunktionen för hjälpmedelssamverkan initierar till respektive ansvarig att utse representant till beredningsgruppen. Vid avslut av uppdrag som representant Representant aviserar till samordningsfunktionen och sin uppdragsgivare att hen avser att avsluta sitt uppdrag. Hjälpmedelsforum Hjälpmedelsforum utgör ett forum för dialog och informationsutbyte avseende förskrivning och försörjning av hjälpmedel. Genom information och kommunikation ges förutsättningar för en likvärdig grundsyn på förskrivning och försörjning för patienter i Västra Götaland. Uppdragsbeskrivning Hjälpmedelsforums representanter ska: Verka för gemensamma och samordnade arbetssätt inom hjälpmedelsområdet. 5

80 Ansvara för kommunikation och dialog avseende tillämpning av rekommendationer från beredningsgrupperna och Ledningsrådet för hjälpmedel. Föra in relevanta frågor som aktualiserats i respektive organisation. Sprida information och förankra de frågor som hanterats i Hjälpmedelsforum Arbetsorganisation Hjälpmedelsforum består av representanter från kommunerna i Västra Götaland, Västra Götalandsregionens förvaltningar och Hjälpmedelscentralen. Vid särskilda behov kan representationen ändras, exempelvis kan en stor kommun erbjudas två platser. Ledningsrådet för hjälpmedel beslutar om eventuell förändring. Representanter Kommunerna i VG Antal 53 (fem från Göteborgs Stad) VGR: Primärvård, offentlig 5 Primärvård, privat 5 Primärvårdens hjälpmedelsenhet 1 Habilitering & Hälsa 2 Länssjukvård 8 Hjälpmedelscentralen 1 Arbetsformer Hjälpmedelsforum har möte två till tre gånger per år, med inriktning på frågor där dialog är viktig. Kallelse med dagordning skickas ut senast två veckor innan möte. Anmälan till möte ska göras enligt information på avsedd webbplats. Samordningsfunktionen är ordförande och sekreterare. Mötesanteckningar ska föras, skickas till representanterna samt finnas publicerade på avsedd webbplats. Mötesanteckningar och övriga dokument ska finnas tillgänglig för representanterna på en gemensam plattform samt förvaras hos samordningsfunktionen. Aktuell information förmedlas elektroniskt mellan mötena till representanterna, för vidare spridning till berörd enhet/verksamhet. Kommunikation Representanterna i Hjälpmedelsforum ska säkerställa att information sprids inom de organisationer de representerar på forumet. Nomineringsprocess Samordningsfunktionen för hjälpmedelssamverkan initierar till respektive vårdgivare att utse representant till Hjälpmedelsforum. Representanter bör ha god kunskap om hjälpmedel. 6

81 Vid avslut av uppdrag som representant Representant aviserar till samordningsfunktionen och sin uppdragsgivare att hen avser att avsluta sitt uppdrag. Samordningsfunktion Utvecklingsledare med expertkunskap inom hjälpmedelsområdet ska inom samordningsfunktionen samordna hjälpmedelsfrågor på uppdrag av huvudmännen genom Ledningsrådet för hjälpmedel. Samordningsfunktionen organiseras inom Västra Götalandsregionens Koncernstab Hälso- och sjukvård. Uppdragsbeskrivning Samordna agenda och vara sekreterare vid Ledningsrådet för hjälpmedel. Rapportera till Ledningsrådet för hjälpmedel från beredningsgrupperna. Bevaka och föreslå strategiska/taktiska frågor avseende förskrivning och försörjning till Ledningsrådet för hjälpmedel. Samordna och planera beredningsgruppernas arbete som ordförande eller tillsammans med ordförande. Samordna beredning, uppföljning och revidering av riktlinjer och produktanvisningar i Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Vara ordförande och sekreterare och ansvara för dagordningen i Hjälpmedelsforum. Sammanställa uppföljningsrapporter och rapportera resultat till samverkansorganisationen. Samarbeta med vårdgivare, hjälpmedelscentral, brukarorganisationerna, sektorsråd och Ledningsgrupp för läkemedelsnära produkter. Samarbeta med Hjälpmedelscentralen i löpande frågor. Företräda vårdgivarna vid samarbete med Hjälpmedelscentralen. Informera om övergripande frågor via webbplatsen Hjälpmedel i Västra Götaland och nyhetsbrev. Vid behov upprätta kommunikationsplan. Vara redaktör och informationsansvarig för webbplats. Arbetsorganisation Samordningsfunktionen organiseras inom Västra Götalandsregionens Koncernstab hälso- och sjukvård. 7

82 SPECIFIKATION GÄLLANDE FINANSIELL SAMVERKAN inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel

83 Allmänt Specifikationen anger den finansiella samverkan inom Samarbetsavtalet. Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar. Kalkylmodell Kalkylmodellen omfattar hela Hjälpmedelscentralens verksamhet fördelad på fyra huvudområden: Produkt personliga hjälpmedel, Tjänst personliga hjälpmedel, Hjälpmedel vid medicinsk behandling och Grundutrustning. Modellens huvudområden beskriver även de delar som inte ingår i samarbetsavtalet, hjälpmedel vid medicinsk behandling och grundutrustning, inkluderande relaterande produkter och tjänster. Detta för att kunna få en helhetsbild och därmed få ett underlag för bedömning av Hjälpmedelscentralens självkostnad. För produkter personliga hjälpmedel, oavsett uthyrda eller försålda, tar modellen sin utgångspunkt i Hjälpmedelscentralens inköpspris för produkten. Till detta läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med produkten/produktgruppen. Detta resulterar i ett utpris till vårdgivaren som uttrycks som funktionshyra eller försäljningspris. För tjänster tar kalkylmodellen sin utgångspunkt i tjänstens timkostnad. Till detta läggs de aktiviteter/tjänster/övriga kostnader som är förknippade med tjänsten. Detta resulterar i ett utpris till vårdgivaren som uttrycks som timpris eller fast pris. Hjälpmedel vid medicinsk behandling och grundutrustning behandlas väsentligen på samma sätt som angivits för personliga hjälpmedel. För att kunna särredovisas i förhållande till samarbetsavtalet förses transaktionerna inom detta område med särskild markering. 1

84 På varje beskrivet huvudområde eller på valfri nivå inom detta redovisas det ekonomiska resultatet genom att ställa intäkter mot kostnader och därmed få fram ett nettoresultat. Prissättning Prissättning görs årligen i budgetprocessen och bygger på kalkylmodellens resultat. Ledningsrådet för hjälpmedel och Hjälpmedelscentralen samarbetar kring prissättningen. Samarbetsorganisationen följer upp och initierar en utveckling av prissättning. Produkter med funktionshyra I funktionshyra ingår kostnader för funktionsduglig produkt logistik montering/installation ankomst/leveranskontroll förebyggande och avhjälpande underhåll rekonditionering biträde vid utredning av medicinteknisk avvikelse återtag och utrangering restvärde för personligt förskrivna förkomna hjälpmedel Hjälpmedelscentralens administration inklusive kundtjänst utbildning inom basutbud vårdgivarnas samordningsfunktion IT-stöd, inklusive support. Vårdgivaren ersätter Hjälpmedelscentralen med funktionshyra per levererat hjälpmedel. Hjälpmedelscentralen fakturerar vårdgivaren från den dag förskrivet hjälpmedel levererats till patient eller förskrivande enhet. Funktionshyran upphör tre dagar efter det att hjälpmedlet är avbeställt via hämtorder i IT-systemet. Samarbetsavtalets produkter med funktionshyra prissätts utifrån dygnshyra utryckt i månadshyra (ex är hjälpmedlet uthyrt 15 dagar så utgår månadshyra/30*15). Prissättningen utgår från de i samarbetsavtalet ingående produkterna som är indelade i funktionsgrupper (cirka 100). Som grundregel utgörs en funktionsgrupp av hjälpmedel med likartade funktioner och inköpspriser. Artiklarna inom respektive funktionsgrupp får samma hyrespris baserat på snittet av funktionsgruppens alla kostnader. I vissa funktionsgrupper kan förekomma stor avvikelse i inköpspris, övriga kostnader eller funktioner. När nya produkter kommer in i sortiment frångås prissättningsprincipen inom funktionsgruppen. Syftet är att öka återanvändning av fullt funktionsdugliga hjälpmedel och motverka en för tidig utrangering av dessa hjälpmedel. Nya hjälpmedel får en 10 % högre funktionshyra och äldre hjälpmedel får motsvarande lägre funktionshyra, vilket innebär 20 % skillnad mellan nytt och begagnat sortiment. Hjälpmedel utanför sortiment prissätts med funktionshyra per månad motsvarande 6 % av produktens inköpspris. Hyresprodukter som inte är individmärkta (tillbehör eller reservdelar) och som inte ingår i standardkonfigurationen av ett huvudhjälpmedel prissätts med funktionshyra per månad motsvarande 4 % av produktens inköpspris. 2

85 Köpprodukter Vårdgivaren ersätter Hjälpmedelscentralen vid fullgjord leverans. Köpprodukter (huvudhjälpmedel, tillbehör och reservdelar) debiteras med påslag på 12,8 % på Hjälpmedelscentralens gällande inköpspris. Reklamationer Hjälpmedelscentralen ersätter köphjälpmedel inom detta samarbetsavtal om varan är trasig eller skadad vid leverans. Detta ingår i försäljningspriset. Utanför sortiment För hjälpmedel utanför ordinarie sortiment ska funktionshyra eller försäljningspris överenskommas med vårdgivaren. Tjänster Tjänster som inte ingår i funktionshyra debiteras med 553 kr per timma. Enbart aktiv tid debiteras, d.v.s. inte restid eller dylikt. Konsultation Vårdgivaren debiteras 553 kr per timme, oavsett hur många av hjälpmedelscentralens personal (och eventuellt hjälpmedelsleverantör) som medverkar. Utbildning Annonserade utbildningar avseende basutbud finansieras via funktionshyran. Vårdgivaren debiteras en avgift om anmälda deltagare uteblir eller vid sent återbud. Annonserade utbildningar avseende tilläggsutbud prissätts av Hjälpmedelscentralen vid varje tillfälle. Uppdragsutbildning debiteras med 553 kr/timme per medverkande personal från Hjälpmedelscentralen, samt eventuella kostnader för extern lokal, förtäring och material. Montering/demontering Vårdgivare kan beställa montering och demontering för produkter där det inte ingår i funktionshyran och debiteras då 553 kr per timme. Vårdgivaren debiteras 553 kr per timme, oavsett hur många av hjälpmedelscentralens personal (och eventuellt hjälpmedelsleverantör) som medverkar. Specialanpassning Hjälpmedelscentralen debiterar för materialkostnad samt arbetskostnad med timpris för tjänster, 553 kr per timme. Akut avhjälpande underhåll under normal arbetstid Debiteras 553*2=1106 kr/timma. Jourreparationer på sängar och lyftar Debiteras 553*2,8=1548 kr/timma, under storhelg debiteras 553*3,1=1714 kr/timma. Flytt av säng Debiteras med fasta avgifter oavsett hur lång tid uppdraget pågår eller hur långt sängen ska flyttas. Säng som flyttas inom samma fastighet debiteras med 553 kr per uppdrag. Säng som flyttas inom samma geografiska område, t ex inom Sjuhäradsbygden, debiteras med 553 kr X 1,2 = 664 kr per uppdrag. 3

86 Flyttning av säng mellan geografiska områden, t ex från Göteborgsområdet till Skaraborg, genomförs endast i de fall sängen är specialanpassad. Debitering för sådan flytt är 553 kr X 2 =1106 kr per uppdrag. I övriga fall ska hämtorder läggas på befintlig säng och ny beställning göras till den nya adressen. Akut leverans Debiteras med 600 kr per tillfälle. Avgifter Uteblivande från utbildning Vårdgivaren debiteras om deltagare uteblivit från utbildning enligt basutbud eller anmält återbud efter sista anmälningsdag. Bomkörning Leverans eller hämtning kan inte utföras p.g.a. att ingen finns på plats för att ta emot/återlämna hjälpmedlet. Den beställande enheten debiteras 600 kr per tillfälle. Buffertförråd Prissättningen av buffertförråd baseras på självkostnad utifrån de 3 kostnadskomponenterna; kostnad för hantering, lagervärde och omsättningshastighet. De 3 komponenterna viktas utifrån hur de var för sig bidrar till den totala kostnaden för buffertförråden och ger kostnadsindex för respektive förråd. Kostnadsindex ligger till grund för prissättningsnivån med bestämd månadskostnad i fem nivåer (stort, mellan, litet, mini samt administration). Kostnaden debiteras vårdgivaren, med undantag för sjukhusen vars förråd hanteras via samarbetsavtalets produkter. Kostnaderna för sjukhusens buffertförråd fördelas på funktionsgrupperna Rullstolar (90 %) och övriga artiklar (10 %). Restvärde Ett individmärkt hyreshjälpmedels restvärde är Hjälpmedelscentralens anskaffningspris (inköpspris) exklusive moms, minus avskrivning utifrån hjälpmedlets beräknade livslängd. Ex. Rullstol med anskaffningspris 6000 kr med beräknad livslängd på 10 år har en månatlig avskrivning på 50 kr. Om rullstolen registreras som förkommen så har den efter 2 år och 3 månader ett restvärde på 4650 kr. Ej individmärkt hyreshjälpmedels restvärde är 50 % av anskaffningspriset. Restvärde gäller vid förkommet hjälpmedel registrerat på patient eller buffertförråd onormalt slitage produkter som inte längre är förskrivningsbara hyreshjälpmedel utanför sortiment som återlämnas innan avskrivningstiden är slut när specialanpassade hjälpmedel som inte går att återställa återlämnas innan avskrivningstiden är slut. Förkommet hjälpmedel registrerat på patient Kostnader för restvärde för produkter med funktionshyra inkluderas i kalkylmodellen. F-märkta förkomna hjälpmedel har inget restvärde. 4

87 Förkommet hjälpmedel i Buffertförråd Restvärdet debiteras buffertförrådsansvarig vårdgivare i samband med inventering. Fakturering görs samlat för året på januari månads faktura. Ersättning vid skada utöver normal förslitning Avhjälpande underhåll eller akut avhjälpande underhåll av hjälpmedel som är skadat utöver normal förslitning kan tilläggsdebiteras. Tekniker och ansvarig förskrivare och/eller kostnadsansvarig ska gemensamt bedöma om det rör sig om skada utöver normal förslitning. Fakturering och kreditering Fakturering omfattar de tjänster som beskrivs i Specifikation gällande tjänster inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel. Fakturering sker månadsvis med 30 dagars betalningstid från fakturans ankomstdag. Fakturaunderlag per kalendermånad ska finnas i Vårdgivarnas IT-system och vara i Excelformat. Underlaget ska innehålla de uppgifter som behövs för kontroll och för attest. Debiteringsanspråk från Hjälpmedelscentralen kan göras maximalt 90 dagar bakåt efter fullgjord leverans. Krediteringsanspråk kan göras maximalt 90 dagar från fakturadatum. Moms Moms debiteras för varor och tjänster till vårdgivare som inte tillhör Västra Götalandsregionen. Moms ska inte debiteras för hälso- och sjukvårdstjänster. Läs mer Prisjustering I prisjustering innefattas alla prisförändringar på tjänster, avgifter eller produkter (funktionshyra/köp) till vårdgivare inom samarbetsavtalet. Hjälpmedelscentralen eller vårdgivarna initierar behov via blankett till samordningsfunktionen. Huvudprincipen är att beslut tas så att prisjusteringar kan träda i kraft 1 januari respektive 1 juli. Kostnadsökningar eller intäktsbortfall som identifieras mellan uppföljningar av självkostnadskalkylen ska i möjligaste mån hanteras genom justeringspott. Ekonomisk uppföljning Hjälpmedelscentralen lämnar ekonomiska rapporter och underlag som hanteras inom samarbetsorganisationen enligt beslutat årshjul inom Samarbetsavtalet. Aktivitet Jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Årsrapport/bokslut X föregående år Månadsrapport X X X X X X X X X X Delårsrapport X X Budget och X verksamhetsplan HMC Kontroll självkostnad, X X underlag för prisjustering Uppföljningsrapport, förkomna hjälpmedel X X X X 5

88 Vårdgivarna har möjlighet att vid behov hämta rapporter ur Websesam och Crystal Reports för den egna verksamheten. 6

89 SPECIFIKATION GÄLLANDE IT-STÖD inom samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel

90 Allmänt Specifikationen anger hur IT-stödet hanteras inom samarbetsorganisationen. Specifikationen är webbaserad. Förändring av innehållet i specifikationen kan göras under avtalstiden. Beslut om förändring fattas inom samarbetsorganisationen. Respektive avtalspart ansvarar för att implementera beslutade förändringar. Ägarförhållande? Förvaltning och förvaltningsorganisation Systemförvaltningen förvaltar vårdgivarnas (VGR/VGK) beställningssystem för hjälpmedel. IT-stödet används av förskrivare och beställare i de olika förvaltningarna inom VGR/VGK, oavsett driftsform. Anslutning ska ske via??. Yrkesgrupper som använder Websesam är exempelvis arbetsterapeuter, sjuksköterskor, läkare och fysioterapeuter. Websesam är ett beställargränssnitt till affärssystemet SESAM 2 som Hjälpmedelscentralen förvaltar. Funktionskoordinator samarbetar med Hjälpmedelscentralen i gemensamma frågor. Hjälpmedelscentralen är även representerad i beredningsgrupp IT-stöd. Det finns en Nationell användarförening för Websesam som alla leverantörskunder betalar till. Användarföreningen bekostar anpassningar som överstiger kr och som kan användas av flera kunder i Sverige. Ändringshantering och utveckling Alla inkomna synpunkter och utvecklingsförslag ska hanteras i beredningsgrupp IT-stöd. Gruppen beslutar vilka utvecklingar som ska genomföras. Större anpassningar lyfts till Ledningsrådet för rekommendation/beslut. Beredningsgruppen beslutar även om införandet av utveckling som redan bekostats av andra landsting. Inför uppgraderingar samarbetar funktionskoordinator och Hjälpmedelscentralen. Användare från olika vårdgivarna utför tester inför uppgraderingar. Funktionskoordinator ansvarar för och planerar testerna. VGR IT ansvarar för daglig drift och underhåll av systemet. Användning Samverkande IT-system används gemensamt för tjänstens utförande. Hjälpmedelscentralen ska hämta patientuppgifter från vårdgivarnas gemensamma IT-system. Kunderna skall äga informationen om patienter/brukare och förskrivningar. Leverantörens artikelregister skall innehålla produkt- och artikelinformation, prisuppgift, bilder och bruksanvisning för alla hjälpmedelsartiklar. Leverantören bör tillse att alla hjälpmedel för förskrivning finns i databasen Hinfo vilket innebär att produkt- och artikelinformation samt avtalat och/eller generellt pris bör vara levererad enligt Hinfo:s bestämda format. Eventuell anslutningskostnad / licens bekostas av leverantören. Undantag bör överenskommas med Kunderna via Kundforum Leverantören skall hämta information såsom adressuppgifter för patient/brukare från kundernas ITsystem. 1

91 Alla beställningar skall ske i kundernas IT-system. Leverantörens IT-system skall ta emot beställningar samt bekräfta dessa till kundernas IT-system. Leverantören skall ta emot beställningar från kundernas IT-system av de typer som anges i matris nedan. Leverantören skall bekräfta beställningar till kundernas IT-system enligt matris nedan. Leverantören skall månadsvis leverera fakturaunderlag till kundernas IT-system i ett format som kan hanteras i Microsoft Excel, enligt matris nedan. Sammanställning av information i Websesam mellan vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen: 2

92 Support Support sker enligt rutin för Websesamsupport. Kvalitetsuppföljning Andel supportärenden gällande IT-stöd som besvaras inom 24 timmar ska vara 90 %. Andel inkomna behörighetsansökningar som registrerats inom en vecka ska vara 100 %. Ekonomi Under 2016 fakturerades Hjälpmedelscentralen i Västra Götaland den budgeterade totalkostnaden för IT-stödet, som andel av den kostnad vårdgivarna har för personliga hjälpmedel. SITIV och ledningsrådet kommer att se över ekonomiska rutiner under

93 Socialnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) 178 Dnr 2017/ Sammanträdesdagar år 2018 för socialnämnden och socialnämndens arbetsutskott Arbetsutskottets förslag till socialnämnden 1. Socialnämnden fastställer sammanträdestider för socialnämnden och dess arbetsutskott 2018 enligt föreliggande förslag (se nedan). Bakgrund Sammanträdesdagar för socialnämnden och dess arbetsutskott fastställs årligen av socialnämnden. Socialförvaltningen har i samråd med presidiet upprättat ett förslag till plan för sammanträdesdagar för socialnämnden och dess arbetsutskott för Förslaget innebär en förändring då onsdagar föreslås som sammanträdesdag istället för måndagar. Förslag SN arbetsutskott Socialnämnd (SN) Månad Onsdagar kl Onsdagar kl Jan 3, 10, Feb 7, Mars 7, April 4, Maj 2, 9, Juni 7, Juli - - Augusti 1, 8, September 5, Oktober 3, 10, November 7, December 5, 19*) 19**) *)Kl **)Kl Förvaltningen har upprättat ett tjänsteutlåtande i ärendet, daterat Paragrafen skickas till Socialnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

94 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) SN 2017/ Sammanträdesdagar år 2018 för socialnämnden och socialnämndens arbetsutskott Förslag till beslut 1 Socialnämnden fastställer sammanträdestider för socialnämnden och dess arbetsutskott 2018 enligt föreliggande förslag. Bakgrund Sammanträdesdagar för socialnämnden och dess arbetsutskott fastställs årligen av socialnämnden. Socialförvaltningen har i samråd med presidiet upprättat ett förslag till plan för sammanträdesdagar för socialnämnden och dess arbetsutskott för Förslaget innebär en förändring då onsdag föreslås som sammanträdesdag istället för måndag. Förslag Månad SN arbetsutskott Onsdagar kl Socialnämnd Onsdagar kl Jan 3, 10, Feb 7, Mars 7, April 4, Maj 2, 9, Juni 7, Juli - - Augusti 1, 8, September 5, Oktober 3, 10, November 7, December 5, 19*) 19**) *)Kl **)Kl Beslutet ska skickas till Soc.adm KS kansli Socialförvaltningen Göran Gynnemo Nämndsekreterare goran.gynnemo@falkoping.se Falköpings kommun S:t Sigfridsgatan Falköping Telefon kommunen@falkoping.se Bankgiro Plusgiro Org nr

95 Göran Gynnemo Nämndsekreterare 2(2)

96

97 Socialnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (1) Dnr 2017/ Anmälan av delegationsärenden Socialnämndens beslut 1. Nedanstående redovisning av delegationsbeslut läggs till handlingarna. Bakgrund Beslut fattade med stöd av gällande delegationsordning anmäls till socialnämnden. Delegationslistor Beslut fattade under perioden till i följande ärendegrupper: De 1 Personalärenden De 2 Äldre- och funktionsnedsättningsärenden De 3 Familjerättsärenden De 4 Individ- och familjeomsorgsärenden De 5 Bostadsanpassning, Alkoholärenden, Dödsboanmälningar De 6 Övriga ärenden Ordförandebeslut - Beslut omedelbart omhändertagande jml 13 LVM - Beslut omedelbart omhändertagande jml 13 LVM Socialnämndens arbetsutskott - protokoll , , Ovannämnda handlingar finns tillgängliga för socialnämnden på sammanträdet. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

98 Granskning av socialnämndens interna styrning och kontroll

99 Övergripande granskning av kommunens interna styrning och kontroll Webbenkät till förtroendevalda och chefer Analys av resultat Skriftligt svar till kommunens revisorer i september 2017

100 Svarsfrekvens: 69 % ordinarie ledamöter 51 % ersättare 88 % chefer

101

102

103

104 1.

105 2.

106 3.

107 Diskutera för varje enkätområde (1-3): Varför ser resultatet ut som det gör? Vilka förslag till åtgärder finns för att få påståendena gröna?

108 Gruppindelning Grupp 1 Inga Turin Marita Ljus Yngve Karlsson Susanne Larsson Elias Assio Håkan Gerenmark Grupp 3 Sture Olsson Lisbeth Ek Iowan Hedendahl Karl-Magnus Folke Zahra Igal Kowan Akravi Grupp 2 Arne Gunnarsson Helena Wig Dag Högrell Birgitta Lindh Anette Andersson Rune Lennartsson Grupp 4 Christian Södergren Michael Kristiansson Camilla Sjöberg Christiane Uhle Dawood Khalaf Ulla-Britt Merkel

109 Bilaga 1 Analysunderlag Övergripande granskning av den interna kontrollen hösten 2016 Socialnämnden Förklaring till de färger som visas. Färger har skapats via en "kalkyl" som enligt följande. Om under 10% svarat instämmt med "inte alls eller "till viss del" på våra påståenden så har detta getts en 4 = grön färg. Mellan 10% och 28% en gul färg. Mellan 28 och 45 % en orange färg. Om över 45 % svarat inte alls eller till viss del en 4 =röd färg. Inom varje områden kan det finnas en till flera underliggande frågor/påståenden I bilagan visas de frågor som ställts. (Att notera är att Inom ett område som fått en grön eller gul färg så kan det finnas frågor med många "negativa svar". ) Självskattning Sida 1

110 Hela nämnden Socialnämnden Självskattning Sida 2

111 Tjänstemän Självskattning Sida 3

112 Nämndsledamöter Självskattning Sida 4

113 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kommunicerade krav och mål Socialnämnden Inom min nämnd tar vi beslut om åtgärder när olika krav /mål riskerar att inte nås. Enligt min uppfattning är min nämnd tillräckligt aktiv i styrningen av den verksamhet som bedrivs inom De krav/mål vi har för nämndens verksamheter är möjliga för oss att följa upp på ett tillräckligt bra sätt: Jag ges möjlighet att komma med synpunkter inför fastställandet av vår/min budget på ett tillräckligt bra sätt Jag känner till var jag återfinner styrande dokument Enligt min uppfattning är styrande dokument tillräckligt kommunicerade. (Så att de personer som berörs av dokumenten ska Det finns tydliga krav/mål fastställda för min verksamhet. De styrande dokument som vi använder oss av är tillräckligt bra -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Förklaring till grafiken ovan och nedan Självskattning Sida 5

114 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kunskap om lagar och regler Socialnämnden Tjänstemän Förtroendevald Jag har tillräcklig kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Jag har tillräckligt god kännedom om de lagar och regler som styr den verksamhet jag arbetar inom Värdegrunder och etiska värderingar -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Tjänstemän Förtroendevald Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder", "intressekonflikter" o.dyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och vår verksamhet: Värdegrunder (etiska värderingar, "uppförandekoder", ;"intressekonflikter" ;o.dyl) kommuniceras på ett tillräckligt bra sätt inom kommunen och inom den verksamhet jag arbetar inom -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 6

115 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Kompetensförsörjning Tjänstemän Förtroendevald Hur vi ska klara nuvarande och framtida kompetensbehov kommuniceras tillräckligt inom nämnden. Våra arbetssätt stödjer att vi har rätt kompetens idag och i framtiden. Tydlighet i roller och ansvar -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ansvar och befogenheter inom kommunen är tydliga Det är tydligt när beslut bör fattas av oss förtroendevalda och när beslut bör fattas av tjänstemännen Det är tydligt när beslut ska fattas av oss tjänstemän och när politiken ska besluta Ansvaret och befogenheterna är tydliga och väl fungerande inom vår kommun. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 7

116 Mål och övergripande styr -och kontrollmiljö Rapportering och uppföljning Socialnämnden Vi får en tillräckligt bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra fastställda ekonomiska krav och mål: Vi får en tillräckligt bra rapportering av hur verksamheten uppfyller våra krav och mål för verksamheten: Vi får en tillräckligt bra rapportering kring hur verksamheten bedrivs (t ex medarbetartrivsel,förbättringsområden,genomförda förbättringar): Jag anser att nämnden på ett tillfredsställande sätt arbetar med styrning och uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet.: De olika underlag vi får av tjänstemännen är korrekta och riktiga: Besluts och uppföljningsunderlag kommuniceras på ett bra sätt till oss i nämnden.: Beslut utförda på delegation återrapporteras på ett bra sätt: Den uppföljning vi gör kring ekonomi (budget) är tillräckligt bra Den uppföljning vi gör för att se hur vi når vår/min verksamhets mål är tillräckligt bra. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 8

117 Risk och kvalitetsarbete Analyser och hantering av risker Socialnämnden Jag är nöjd med den risk och väsentlighetsanalys som vi gör inom nämnden Väsentliga brister/avvikelser inom verksamheten som bör nå oss som sitter i nämnden tror jag också når oss.: Nämnden är tillräckligt aktiv i arbetet med analyser och hanteringen av olika risker: Risker och begreppet intern kontroll kommuniceras/diskuteras tillräckligt ofta inom nämnden: Jag är på ett tillräckligt sätt delaktig i det årliga arbetet som sker avseende nämndens/styrelsens interna kontrollplan De identifierade risker vi inte själva kan åtgärda kommuniceras till ledningen för acceptans eller åtgärd Inom vår verksamhet arbetar vi systematiskt/ genomtänkt och metodiskt med att identifiera olika risker och hur dessa ska reduceras/hanteras -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% IT relaterade risker Frågor relaterade till IT ingår på ett tillräckligt sätt när vi analyserar och värderar risker inom den verksamhet jag arbetar i. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 9

118 Risk och kvalitetsarbete Kvalitetsarbetet Socialnämnden Tjänstemän Inom den verksamhet jag arbetar bedriver vi ett systematiskt/genomtänkt kvalitetsarbete som syftar till att förbättra vår verksamhet uifrån olika intressenters krav Inom min verksamhet ;fångar vi upp och tar hand om externa och interna intressenters förbättringsförslag/synpunkter/klagomål/etc på ett bra sätt*) -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Risker i omvärlden Vi analyserar på ett tillräckligt bra sätt hur förändringar i omvärlden kan påverka den verksamhet jag arbetar inom. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Risker för oegentligheter Tjänstemän Förtroendevald Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalys/riskvärdering vi gör: Risker för oegentligheter beaktas i den riskanalys/riskvärdering vi gör -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 10

119 Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter ekonomi Socialnämnden Jag har tillräckliga kunskaper för att på ett säkert och effektivt sätt kunna utföra de uppgifter jag ansvarar för rörande budget, budgetuppföljning och prognos Jag har tillräcklig kunskap om vad jag ska göra för kontroller/avstämningar i samband med att jag attesterar och/eller följer upp olika underlag inför eller efter att utbetalningar gjorts. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Förebygga och upptäcka I min verksamhet arbetar vi på ett sätt som gör att vi förebygger fel, upptäcker fel och oönskade händelser. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 11

120 Kommunikation och information Kommunikation Socialnämnden Jag "involveras" tillräckligt i frågor/processer/aktiviteter ;där jag anser att jag ska vara delaktig -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Information Våra olika intressenter får information på ett bra sätt och i tillräcklig omfattning Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den ekonomiska ;utvecklingen som stöd för att ;styra verksamhet i förhållande till ställda krav och mål. Jag har tillgång till en aktuell, rätt och tydlig information om den verksamhetsmässiga utvecklingen ;som stöd för att styra min verksamhet i förhållande till ställda krav och mål. De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är enkla att förstå De underlag vi erhåller från våra verksamhets/administrativa system är korrekta och aktuella. -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 12

121 Uppföljning och utvärdering Utvärderingar och avvikelser Socialnämnden Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Uppföljning av rutiner Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Jämförelse med andra Tjänstemän Förtroendevald Jag har kunskap om hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhetsresultat (produktion, kvalitet, effekter) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner Jag har tillräcklig kunskap hur vi ligger till avseende ekonomi och verksamhet (kvalitet, arbetssätt) i förhållande till motsvarande verksamheter i andra kommuner -100% -80% -60% -40% -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Självskattning Sida 13

122 Jämförelse med hela kommunen Svar som inkommit från denna nämnd i jämförelse med alla svar Grafiken visas både nämndsledamöter och tjänstemän Förklaring till grafiken. Då respondenten svara instämmer helt har värdet på frågan tilldelats en 4. I huvudsak en 3 a. Till viss del 2 och inte alls 1. Därefter har ett medel på samtliga frågor beräknats. Socialnämnden Analyser och hantering av risker Kompetensförsörjning 4 IT-relaterade risker Risker för oegentligheter Rapportering och uppföljning 3,5 3 2,5 2 Kommunicerade krav,mål Kommunikation Risker i omvärlden Förebygga o upptäcka 1,5 1 Kunskap om lagar och regler Kvalitetsarbetet Kontrollaktiviteter ekonomi Tydlighet i roller och ansvar Extern och intern information Utvärderingar och avvikelser Värdegrunder och etiska värderingar Jämförelser med andra Uppföljning av rutiner Alla i kommunen Socialnämnden Självskattning Sida 14

123 Jämförelse med hela kommunen Svar som inkommit från denna nämnd i jämförelse med alla svar Grafiken visas svar från nämndsledamöter Socialnämnden Risker för oegentligheter Kompetensförsörjning Analyser och hantering av risker 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 Kommunicerade krav,mål Kunskap om lagar och regler Rapportering och uppföljning Tydlighet i roller och ansvar Värdegrunder och etiska värderingar Jämförelser med andra Utvärderingar och avvikelser Alla i kommunen Socialnämnden Självskattning Sida 15