Fakultetsaudit. Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid IT-universitetet, Göteborgs universitet

Transkript

1 Fakultetsaudit Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid IT-universitetet, Göteborgs universitet Juni 2008

2 Innehållsförteckning Bakgrund..2 Inledning...3 Ledningssystem för verksamhetsutveckling vid IT-universitetet.3 Auditgruppens iakttagelser och analys...5 Förbättringsmöjligheter Goda exempel i IT-universitetets kvalitetsarbete.. 10 Bilaga 1: Program platsbesök 18 april Bilaga 2: Material till auditgruppen från IT-universitetet

3 Bakgrund Syftet med kvalitetsarbetet vid Göteborgs universitet är att verksamheten ska blir allt mer framgångsrik. Framgången kan mätas i termer av hur resultatet av verksamheten utvecklas och hur väl vi därmed hävdar oss relativt andra lärosäten nationellt och internationellt. Enligt universitetets plan för kvalitetsarbetet, som universitetsstyrelsen fattade beslut om i oktober 2007, har alla enheter ansvar för att utveckla systematiska och verkningsfulla former för sitt kvalitetsarbete. Det förutsätter också ett linjeansvar som innebär att man på varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp underordnade enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet ska enligt planen ske genom kollegial granskning med studentmedverkan i s.k. fakultetsaudits. Ett övergripande syfte är att bidra till utveckling såväl i verksamheten hos den som granskas som i den verksamhet som bedrivs där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvalitet och konkurrenskraft hos fakulteterna. Tidigare har fakultetsaudit genomförts vid Sahlgrenska akademin, samhällsvetenskapliga fakulteten, naturvetenskapliga fakulteten och lärarutbildningen (UFL). IT-universitetet är således den femte fakulteten/motsvarande som granskas inom ramen för en fakultetsaudit. Auditgruppens uppdrag och arbete Rektor har utsett följande personer att ingå i auditgruppen för IT-universitetet: Bengt-Ove Boström, gruppens ordf, rektorsråd i kvalitetsfrågor Mikael Alexandersson, dekan vid utbildningsvetenskapliga fakulteten Martin Hellström, prodekan vid humanistiska fakulteten Irja Persson Utterhall, kanslichef vid Sahlgrenska akademin GUS har utsett Ingemar Svensson som studentrepresentant. Malin Östling, kvalitetssamordnare, har varit gruppens sekreterare. Inför platsbesöket lämnade IT-universitetet ett antal dokument till auditgruppen (bilaga 1). Ett program för platsbesöket togs fram i samarbete mellan IT-universitetet och auditgruppen (bilaga 2). Den 9 april genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från IT-universitetet och vilka frågor man ville ställa till de olika grupperna vid platsbesöket. Förutom de specifika frågor som materialet gav upphov till hade auditgruppen som utgångspunkt under sitt platsbesök det dokument som anger hur fakultetsaudit ska genomföras. 1 Auditgruppen har sett som sin uppgift att genom samtal vid platsbesök den 18 april inspirera till vidare kvalitetsarbete vid IT-universitetet, samt att genom denna rapport ge underlag för fortsatt utveckling av kvalitetsarbetet. Syftet är också att uppmärksamma det kvalitetsarbete inom IT-universitetet som auditgruppen anser vara särskilt viktigt att upprätthålla. Slutligen vill vi sprida kunskap till andra fakulteter om goda exempel vi funnit vid IT-universitetet

4 Inledning Organisationen IT-universitetet skapades 2002, och avsågs bli ett kraftfullt samarbete inom IT-området mellan de båda huvudmännen Göteborgs universitet och Chalmers samt näringslivet. Starten blev olycklig genom att näringslivssatsningen inte alls fick den planerade omfattningen, vilket i sin tur berodde på att IT-branschens utveckling just då var kraftigt negativ. Verksamheten fick således inte alls den omfattning och det finansiella stöd som man hade hoppats på. Redan från början uppmärksammades också de formella organisationsproblem som en gemensam verksamhet utgör, och i de förberedande diskussionerna mellan de båda lärosätena prövades olika lösningar. Så småningom beslöts att IT-universitetet inom Göteborgs universitet skulle utgöra en fakultet ledd av en fakultetsnämnd, och att den nämnden inom Chalmers skulle ha ställning av styrelse. Därvidlag haltade, och haltar fortfarande, organisationen genom att Chalmers institutioner lyder direkt under rektor. IT-universitet innehåller två institutioner - institutionen för data och informationsteknik (D&IT) och institutionen för tillämpad IT (ITIT) Därutöver finns två centrumbildningar; Centrum för kunskapsbildning och kompetens (CKK) samt Visualiseringscentrum. Verksamheten bedrivs på två olika campus, Campus Johanneberg och Campus Lindholmen. Ledningssystem för verksamhetsutveckling vid IT-universitetet Auditgruppen ska granska organisation, dokument och aktiviteter inom fakulteten som syftar till att åstadkomma en bra och framgångsrik verksamhet. Auditgrupperna brukar inleda med att teckna bilden av komponenter i ett ledningssystem som skulle kunna kallas fakultetens ledningssystem för verksamhetsutveckling - även om fakultetsnämnden inte själv har formulerat sig så, och även om systemet är långt ifrån komplett. Detta tänkta system inkluderar viktiga styrdokument, mötesstruktur och aktiviteter som vi kommit i kontakt med. Vi hoppas att denna redovisning kan bidra till en intern diskussion om huruvida dessa var för sig och tillsammans är ändamålsenliga redskap för fakultetens utveckling och huruvida de bör kompletteras med ytterligare dokument, organ eller aktiviteter. Vi vill också med redovisningen, som för många inom fakulteten beskriver välkända fenomen, underlätta för externa läsare att tillgodogöra sig innehållet i vår rapport. Organ och mötesstruktur En viktig del i alla organisationers kvalitetsutvecklingsarbete är de olika organ och grupper som kontinuerligt möts för att diskutera, bereda och i vissa fall besluta om ärenden som gäller organisationens verksamhet och utveckling. För IT-universitetets del har vi sett nedan beskrivna organ som särskilt viktiga i detta avseende. Fakultetsnämnd: Inom Göteborgs universitets organisation har IT-universitetets högsta ledningsorgan status av fakultetsnämnd. Nämnden består av en extern ordförande och ytterligare en extern ledamot, fyra lärarrepresentanter (två från GU och två från Chalmers) samt tre studentrepresentanter (en från GU, en från Chalmers samt en doktorand). Prefektgruppen består av dekan och de två prefekterna. Gruppen träffas regelbundet. Från den 1 juli ersätts denna av ett nytt ledningsråd. I ledningsrådet inkluderas dessutom tillträdande prodekan samt kanslichef. 3

5 Vid verksamheten på Lindholmen finns möten för kursansvariga lärare var tredje vecka. Dessa möten är en viktig kanal för informationsspridning. Prefekten vid ITIT (inst för tillämpad IT) har regelbundna möten med programansvariga. Alla program har programrådsmöten; t ex har Software Engineering möte varje vecka och det systemvetenskapliga programmet var tredje vecka. Vid Lindholmen hålls en gång per vecka teammöte med all administrativ personal. Man har nyligen börjat kalla även den administrativa personalen på Johanneberg. Därutöver träffas regelbundet den utbildningsadministrativa gruppen som också just börjat kalla en representant från D&IT. Inom IT-universitetets verksamhetsområde finns en lokal arbetsmiljökommitté och ett miljöråd båda med dekanus som ordförande. Olika typer av möten med externa intressenter förekommer ofta. Styrdokument Auditgruppen konstaterar att de åberopade styrdokumenten inte verkar vara styrande i egentlig mening. Nedan nämns några dokument som, efter uppdatering och revidering, enligt auditgruppen skulle kunna ingå i ett framtida kvalitetssystem vid IT-universitetet. Verksamhetsplan för IT-universitetet och institutionen för tillämpad IT Verksamhetsplan för institutionen D/IT Båda verksamhetsplanerna har tillkommit efter krav från Chalmers. Rutiner för obligatoriskt genomförande av kursvärdering vid IT-universitetet. Det bör dock noteras att dokumentet i sitt nuvarande skick kräver mindre än vad Högskoleförordningen och Regelsamling för studier vid Göteborgs universitet gör. Institutionen för tillämpad IT har arbetsbeskrivningar för kursansvarig, programansvarig samt koordinator för masterprogram. IT-universitetet har också obligatoriska styrdokument avseende arbetsmiljö, miljö och likabehandling. En delegationsordning från fakultetsnämnd till dekanus/rektor har antagits. En lathund för när vissa uppgifter måste genomföras finns upprättad Tidplan för verksamheten basdata. Övrigt arbete relaterat till verksamhetsutveckling IT-universitetet har vid flera tillfällen tagit in konsulter för att genomföra utvärderingar och som stöd i sin verksamhetsutveckling. Så användes t ex en extern konsult vid Lindholmen under 2007 som enligt flera medarbetare gav en konstruktiv dialog om utveckling. Från den 1 juli 2008 tillsätts vid IT-universitetet en prodekan. Funktionen antas kunna ge en stabilitet åt kommande kvalitetsarbete. 4

6 Auditgruppens iakttagelser och analys IT-universitetets organisation och kultur En inledande viktig kommentar rör relationen till de båda huvudmännen Göteborgs universitet och Chalmers. I olika sammanhang har det noterats att formaliserade samarbeten mellan lärosäten är svåra att bedriva, bland annat på grund av den lagreglering som finns av styrformerna. Ibland har det också utpekats som en särskild svårighet att det ena lärosätet är en myndighet och det andra en stiftelse, men troligen är det svårt att skapa gemensamma styrorgan även när det rör sig om två myndigheter. Detta förhållande återspeglas också i IT-universitetets administration. Här finns olika rutiner, vilket får konsekvenser för TA-personalen som måste jämka samman dem. TA-personalen önskar dessutom en tydligare gränsdragning mellan fakultets- och institutionskansli. Man har sökt lösa problemet med IT-universitetets förhållande till de båda huvudmännen genom att låta IT-universitetets fakultetsnämnd även vara en styrelse inom Chalmers organisation. Det har dock visat sig svårt för organet att finna en naturlig roll inom Chalmers eftersom de enheter som närmast lyder under Chalmers rektor är institutioner. Frågan blir då hur IT-universitetets två institutioner respektive IT-universitetets styrelse förhåller sig till Chalmers ledning. För närvarande pågår diskussioner om att hitta tydligare organisationsformer som löser dessa problem. Det är auditgruppens bedömning att det för framgången av IT-universitetet som ett samarbetsprojekt är mycket viktigt att man hittar en god sådan lösning. En gemensam organisatorisk lösning är inte bara av betydelse för den inre effektiviteten och hur det administrativa arbetet förlöper vid de olika institutionerna. Det handlar också om att via en sammanhållen och välintegrerad organisation skapa en gemensam kultur vid IT-universitet. IT-universitetets verksamhet, identitet och image Mot bakgrund av den splittrade organisationen råder i dagsläget en förvirrande bild av vad ITuniversitetet är. Den externa bilden synes vara att Göteborgs universitet och Chalmers bedriver sin forskning och utbildning inom IT-området inom ramen för en gemensam verksamhet, nämligen IT-universitetets. Ser man närmare på var verksamheten bedrivs finner man att IT-universitetet har en del av sin verksamhet förlagd till Lindholmen och en del till Chalmersområdet på Johanneberg - och för verksamheten på båda campusområdena svarar GU och Chalmers tillsammans genom IT-universitetets fakultetsnämnd/styrelse. Huvuddelen av institutionen för data och informationsteknik är förlagd till Campus Johanneberg och inom ramen för dess verksamhet samverkar lärare/forskare med anställning inom Chalmers med lärare/forskare som är anställda av GU. Institutionen för tillämpad informationsteknologi är förlagd till campus Lindholmen och även här samverkar lärare/forskare från de båda lärosätena. Därutöver finns två centrumbildningar förlagda till Lindholmen; Centrum för kunskapsbildning och kompetens (CKK) samt Visualiseringscentrum. I realiteten talar dock lärare och studenter inte sällan om IT-universitetet som enbart den verksamhet som är förlagd till Lindholmen, och denna verksamhet förknippas ofta med GU. Och även om Johannebergsstudenter och Johannebergspersonal med GU-anknytning är väl medvetna om denna anknytning, så förknippas likväl institutionen för data- och informationsteknik med Chalmers. Geografiskt campus och historia spelar således stor roll. Framträder gör således en intern bild av en IT-verksamhet uppdelad på å ena sidan Chalmers 5

7 (Johanneberg) och å andra sidan IT-universitetet (Lindholmen) och IT-universitetet uppfattas som en GU-angelägenhet. Ytterligare komplikationer tillstöter om man studerar Göteborgs universitets respektive Chalmers hemsidor. På Chalmers hemsida anges att institutionen för data- och informationsteknik har en GU-del som tillhör IT-universitetets fakultet, och på ITuniversitetets hemsida sägs att endast GU-delen tillhör IT-universitetet. Man tycks således inte se hela verksamheten som gemensam och som styrd av ett gemensamt ledningsorgan, dvs IT-universitets fakultetsnämnd/styrelse. På frågan huruvida Chalmers hela IT-verksamhet hör till IT-universitetet får auditgruppen motstridiga svar. Det är troligen inte information och kunskap om organisationen som saknas utan snarare är organisationen otydlig i sig. I realiteten finns, naturligt nog, en skiljelinje mellan de båda institutionernas verksamhetsområden och kulturer. Chalmerskulturen tycks ge mer stadga åt rutiner av olika slag, medan verksamheten på Lindholmen fortfarande söker sina former för de rutiner som man behöver eller är ålagd att tillämpa. Denna uppdelning i två suborganisationer och kulturer på var sin sida om Göta älv är inte till fördel för IT-universitetets utveckling. Ska man behålla IT-universitetet med dess uppdelning på två campus, så fordras ett intensifierat och hängivet arbete för att skapa en sammanhållen stark verksamhet med en gemensam identitet. Det är bland annat av det skälet - som ordföranden i IT-universitetets fakultetsnämnd/styrelse också anmärker - mycket viktigt att huvudmännen tillsammans tydligt visar vad de vill att ITuniversitetet ska vara. Auditgruppen anser att även strukturella förändringar bör övervägas. Samtidigt som bilden av IT-universitetet internt är både tvetydig och otydlig har man externt lyckats skapa ett mycket gott varumärke. De externa ledamöterna i fakultetsnämnden pekar på att man skapat en ny verksamhet med nya arbetsmetoder och stor närhet till avnämarna. Namnet har också bidragit till det starka varumärket. Samma ledamöter pekar också på att en återgång till mer traditionella akademiska verksamhetsformer skulle skada verksamheten och varumärket. Om nuvarande ekonomiska svårigheter sammanhänger med att de nya undervisningsformerna (problembaserad inlärning och projektarbetsform) har varit alltför kostsamma ställs man därför inför ett besvärligt val. Situationen kräver då att IT-universitetets ledning gör en fördjupad verksamhetsanalys som leder fram till ställningstaganden stöttade av de båda huvudmännen. En viktig del i kommunikationen med omvärlden gäller den kontinuerliga kontakten med gymnasieskolorna. Att IT-universitetet inte finns representerade vid Chalmers (och GU:s) gymnasiecenter påpekar några av de intervjuade som en brist. Denna enhets verksamhet syftar till att öka växelverkan mellan lärare på gymnasie- och högskolenivån så att undervisningen inom naturvetenskap och teknik på båda stadierna relateras till varandra på ett för studenterna gynnsamt sätt. Starkt varumärke svag struktur Av det redan anförda framgår att det finns problem som rör IT-universitetets organisation, kultur och identitet samt relation till huvudmännen. Vi har i vår granskning även kunnat konstatera att det finns en hel del brister i verksamhetens rutiner, vilket sannolikt hänger samman med den splittrade strukturen. Samtidigt måste sägas att det starka varumärket antyder att IT-universitetet har en positiv och nydanande kultur. Vi tyckte oss även kunna se tydliga tecken på den kulturen i våra samtal med anställda och studenter. Nybyggaranda kan bära en sådan kultur en tid, men för att bli uthållig måste en organisation också ha en hållbar struktur för sitt arbete. Redan i samband med de förberedande diskussionerna inför vår audit visade IT-universitetets ledning att man var medveten såväl om 6

8 de övergripande organisatoriska problemen som om andra brister. Samtalet med de studenter vi träffade gav oss i stort sett samma bild. De var positiva till sin utbildning, men redovisade också en omfattande kritisk beskrivning över brister man tyckte behövde åtgärdas i organisationen kring utbildningen. Det bör dock påpekas att sju av åtta av de studenter vi träffade kom från programmet Software engineering and management (SEM). I kommande avsnitt ska vi peka på några av de områden vi anser att man behöver förbättra. Styrdokument I universitetets nyligen antagna kvalitetsplan slås följande fast: Tydliga och uppföljningsbara styrdokument utgör ett väsentligt inslag i kvalitetsarbetet. Styrdokument ska alltid förses med ändamålsenliga former för implementering och uppföljning. Auditgruppen anser att ITuniversitetets arbete med styrdokument tydligare bör följa de riktlinjer för styrdokument som antogs av universitetsstyrelsen även om det i detta sammanhang finns anledning att upprepa vad som sagts i tidigare auditrapporter. Auditgruppens intresse för planer och styrdokument ska inte uppfattas som att den uppfattar planering som alena saliggörande för utvecklingen av universitetens akademiska verksamhet. Det handlar snarare om att med planeringen skapa lämpliga förutsättningar och incitament för den kreativa verksamhet som bedrivs inom akademin, samt om att göra en effektiv uppföljning av utfallet. Dokumenten ger inte bara stöd och riktning åt det kontinuerliga utvecklings- och förbättringsarbetet. En korrekt hantering av dokument svarar exempelvis mot kraven på att säkerställa studenters och doktoranders rättssäkerhet och att verksamheten följer högskoleförordningen. IT-universitetets ledning är medvetna om den bristande dokumentationen. Nu återstår att vidta erforderliga åtgärder. Grundutbildning och studentinflytande En påtaglig positiv erfarenhet som auditgruppen gjorde vid besöket var det stora engagemanget och den konstruktiva hållningen hos studenterna. Vi har bl a förstått att studenterna på många sätt är mycket nöjda med sin utbildning. Inte minst är man positiv till samma inslag som avnämarna omtalar i positiva ordalag den problembaserade inlärningen och projektarbetsformen. Dock påtalas brister som måste tas på allvar. Flera av dem omnämns i den PM som studenterna hade förberett inför vårt samtal. Såväl ledningen som studenterna är medvetna om att studenternas deltagande i olika organ är lågt. Det beror i sin tur bland annat på att kårverksamheten inte är stark. Samtidigt menar studenterna att de vid flera tillfällen har haft få eller inga möjligheter att utöva inflytande på beslut som i hög grad rör deras utbildning. Vidare anser man att kommunikationskanalerna brister det finns inget strukturerat sätt att delge studenter information. Någon student uttryckte det så att de som blev informerade var de som råkade befinna sig på plats vilket ju måste sägas vara underligt inom en verksamhet som arbetar med IT-baserad information. En del av informationsproblematiken består i att hemsidan såväl vad gäller layout som innehåll lämnar en del i övrigt att önska, vilket fakultetsledningen är väl medveten om. En ny struktur planerades vid tidpunkten för auditgruppens platsbesök. Auditgruppen har i slutskedet av sitt arbete noterat att hemsidan nu infogats i Göteborgs universitets mall, men pdf 7

9 har inte haft tillfälle att undersöka om studenter, anställda och andra intresserade därmed blir bättre informerade. Kursvärderingsprocessen verkar vara bättre utvecklad vid verksamheten på Johanneberg än vid verksamheten på Lindholmen. Närheten till Chalmers verksamhet och de rutiner som där tillämpas tycks ha haft ett positivt inflytande på verksamheten. Likaså verkar kursutbudet vid t ex datavetenskapligt program ha fått en tydligt positiv inverkan genom Chalmerssamarbetet; där erbjuds från andra året ett 60-tal valfria kurser genom samläsning med Chalmersstudenter. Forskarutbildningen I en jämförelse mellan den Chalmersnära delen av IT-universitetet på Johanneberg och den verksamhet som är placerad på Lindholmen föreligger generellt sett en diskrepans vad gäller hantering av rutiner för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Jämförelsen faller ut till Johannebergs fördel. Vid D&IT har varje doktorand en kommitté med tre ledamöter utöver handledare/examinator som kommer från andra forskningsområden än doktorandens eget, vilket har visat sig vara värdefullt för alla involverade. Kommittén följer t ex upp hur ofta doktoranden träffar sin handledare och om det finns problem. Därutöver har studierektor för forskarutbildningen ett årligt medarbetarsamtal med doktoranden. Auditgruppen vill betona vikten av att IT-universitetet följer gällande regelsystem, detta gäller inte minst individuella studieplaner som ska finnas upprättade för samtliga doktorander. Auditgruppen rekommenderar därutöver ledningen att beakta de intervjuade doktorandernas önskemål om gemensamma seminarier, bättre kursutbud, en gemensam arena, en kritisk massa och en enhetlig miljö. Dessutom önskar doktoranderna ett ökat samarbete mellan de två campusområdena. IT-universitetets kvalitetsarbete relaterat till GU:s kvalitetsplan Några av de synpunkter som lämnats ovan följer av Göteborgs universitets kvalitetsplan. Även i övrigt bör IT-universitetet undersöka om dess kvalitetsarbete följer huvudmännens kvalitetsplaner eller jämförbara styrdokument. Enligt Göteborgs universitets kvalitetsplan är det fakultetsnämndernas ansvar att följa upp kvalitetsarbetet vid sina institutioner. IT-universitetet skiljer sig genom sin storlek från övriga fakulteter, och den uppföljning som sker mer formaliserat inom andra fakulteter kan kanske här göras på ett enklare sätt. Man får dock beakta att ledningen inte helt kan tillgodoräkna sig den närhet som skulle kunna följa av storleksfaktorn eftersom organisatoriska problem och skilda campus skapar distans. Likaså måste det ju klargöras över vilken verksamhet som ITuniversitetets ledning faktiskt har ansvar. Inför att IT-universitetets utbildningar under 2009 samt 2011 utvärderas av Högskoleverket har fakulteten tillfälle att diskutera sin kvalitet med utgångspunkt i Högskoleverkets kriterier och bedöma huruvida man uppfyller dessa. IT-universitetets kvalitetsarbete relaterat till Högskoleverkets bedömningsgrunder för kvalitetsarbete IT-universitetet inkom inte under våren 2008 med den analys med utgångspunkt från Högskoleverkets bedömningsgrunder för kvalitetsarbete som rektor efterfrågade. Auditgruppen finner att IT-universitetet har brister vad gäller bedömningsgrunderna. Liksom 8

10 övriga fakulteter har IT-universitetet anledning att upprätta en åtgärdsplan för att motsvara Högskoleverkets kriterier om ett systematiskt kvalitetsarbete avseende de sju bedömningsaspekterna Kontinuerligt kvalitetsarbete 2. Systematisk granskning och revideringar av utbildningar 3. Bedömning och examination av studerande 4. Personalens kompetens och möjlighet till kompetensutveckling 5. Lärandemiljö, resurser och stöd till de studerande 6. Insamling och användning av nyckeltal och annan information 7. Information till allmänheten Om det uteblivna svaret beror på bristande resurser har IT-universitetet anledning att fundera extra över den frågeställning i remissen som behandlar behovet av stöd på universitetsnivå. Över huvud taget ger de bristande rutinerna anledning till funderingar. Saknas resurser, befinner sig organisationen fortfarande i ett uppbyggnadsskede och/eller är den alltför isolerad från andra delar av universitetet respektive Chalmers? Utöver att åtgärda bristerna som sådana bör ledningen analysera vilka orsakerna till dem är. Nödvändiga förutsättningar för ett systematiskt kvalitetsarbete måste skapas. Förbättringsmöjligheter Vi föreslår att IT-universitetet uppmärksammar följande frågor i sitt kvalitetsarbete. 1. IT-universitetet bör tillsammans med sina huvudmän se över såväl mål som organisation på samtliga nivåer. En förutsättning för en positiv gemensam utveckling är att man lyckas förstärka IT-universitetets identitet och kultur. Visar sig detta omöjligt bör värdet av verksamhetskonceptet övervägas. 2. Auditgruppen har uppfattat att det implicit vid IT-universitetet finns en vision, en verksamhetsidé och mål för verksamheten. IT-universitetet bör utarbeta och anta en strategisk plan som ansluter till huvudmännens strategiska planer samt till deras forsknings- och utbildningsstrategier. 3. IT-universitetet rekommenderas att, i anslutning till huvudmännens kvalitetsplaner, anta en egen plan för sitt kvalitetsarbete. En sådan plan ger stadga och systematik åt kvalitetsarbetet. Högskoleverkets bedömningskriterier avseende ett gott kvalitetsarbete förutsätter också att sådana planer finns på alla nivåer hos de granskade lärosätena. 4. IT-universitetet bör utveckla former för fakultetsnämndens/styrelsens uppföljning av sina institutioners verksamhet. 5. IT-universitetet bör se över hur väl dess kvalitetsarbete motsvarar Högskoleverkets kriterier för ett gott kvalitetsarbete, och därefter vidta nödvändiga åtgärder. 6. Existerande styrdokument bör ses över så att de bättre ansluter till den PM för styrdokumentsarbete som låg till grund för Göteborgs universitets styrelses beslut om 3 9

11 att revidera universitetets styrdokument. Det övergripande syftet med det beslutet var att skapa förutsättningar för effektiv ledning och styrning av verksamheten. 7. Arbetet med kursvärderingar som inslag i kvalitetsarbetet behöver ses över, särskilt inom verksamheten på Lindholmen. 8. För samtliga doktorander ska finnas beslutade individuella studieplaner som löpande följs upp. 9. Den interna kommunikationen behöver förbättras i flera avseenden kommunikationen med studenterna liksom kommunikationen mellan IT-universitetets enheter och mellan de två campusområdena. 10. Auditgruppen uppfattar att IT-universitetet har engagerade studenter, och dessa bör involveras i IT-universitetets utvecklingsarbete. Utifrån de studentsynpunkter som lämnats rekommenderar vi att IT-universitetet ställer sig frågan om möjligheterna till studentinflytande är tillräckliga och studenterna att de frågar sig om de utnyttjar befintliga möjligheter i tillräcklig utsträckning. Goda exempel i IT-universitetets kvalitetsarbete Auditgruppen vill påminna om att nedan angivna exempel just är exempel. Det finns naturligtvis mycket som inte har kommit till auditgruppens kännedom. Auditgruppen vill, förutom att sprida information om dessa exempel, uppmuntra IT-universitetet till fortsatt arbete inom de angivna kvalitetsaktiviteterna. 1. Utbildningens uppläggning och genomförande (t ex problembaserat lärande, projektarbete och praktik) är uppskattad av studenter och avnämare. Man bör så långt som möjligt bevara och utveckla denna inriktning. 2. Det varumärke man lyckats skapa är starkt, och troligen beroende av att man värnar den utbildningsinriktning man skapat. 3. Det täta samarbetet med industrin (t ex Volvo, Astra, Semcon och Ericsson) har varit till stor fördel för verksamheten. Det är angeläget att dessa samarbeten och den entreprenöriella andan vid IT-universitetet består och utvecklas. 4. Såväl studenter som lärare påpekar att det är mycket bra att den femte terminen på Software Engineering (och de andra programmen?) består av valbara kurser som gör det möjligt att skräddarsy utbildningen och, inte minst, att studera utomlands. 5. Datavetenskapligt program har obligatoriska kurser första året och erbjuder sedan ett 60-tal valfria kurser genom samläsning med Chalmersstudenter. 6. Mentor- respektive fadderverksamheten är viktig och uppskattad. 7. IT-universitetet är en internationell miljö (på campus Lindholmen finns 47 nationaliteter) där undervisningsspråket är engelska, vilket är en god förberedelse för en internationellt inriktad arbetsmarknad såväl inom som utom Sverige. 8. Vid D&IT har varje doktorand en kommitté med tre ledamöter utöver handledare/examinator som kommer från andra forskningsområden än doktorandens eget, vilket har visat sig vara värdefullt för alla involverade. Kommittén följer t ex upp hur ofta doktoranden träffar sin handledare och om det finns problem. Därutöver har studierektor för forskarutbildningen ett årligt medarbetarsamtal med doktoranden. 10

12 Program fakultetsaudit, IT universitetet, 18 april 2008 Bilaga Fakultetsledningen Ylva Hambraeus Björling, ordförande i fakultetsnämnden (per telefon) Jan Smith, rektor (dekanus) Catarina Coquand, prefekt för inst. för data och informationsteknik (D&IT) Margaretha Jansson, administrativ chef och controller Jan Ljungberg, vice dekan för forskarutbildning Urban Nuldén, vice dekan för grundutbildning och prefekt för inst. för tillämpad IT (ITIT) Marjatta Rehnquist, fakultetssekreterare Representanter för grundutbildningen Wolfgang Ahrendt, masterkoordinator för Computer Science Helena Holmström Olsson, programansvarig för Software Engineering and Management Kalevi Pessi, masterkoordinator för IT Management Kari Wahll, högskoleadjunkt, ansvarig för antagningsfrågor Kjell Engberg, programansvarig Systemvetenskap: IT, människa och organisation Representanter för forskarutbildningen och forskningen Thomas Arts, docent Reiner Hähnle, professor Agnetha Ranerup, docent Dick Stenmark, docent Representanter för samverkan och informationsfrågor Åsa Ekvall, informatör Helena Holmström Olsson, bitr. lektor Claes Strannegård, universitetslektor Kalevi Pessi, universitetslektor Lunch med doktorander 5 8 doktorander, väljs av doktoranderna själva, kontaktperson: Jonas Kuschel, doktorand Studenter grundutbildning 5 10 studenter från olika utbildningar, kontaktperson: Saif Mobarek, student Administrativ personal Alan B.Carlson, studievägledare ITIT och universitetsadjunkt Kristina Granfeldt, fakultetsekonom Ida Holmgren, studievägledare D&IT Ann Britt Karlsson, fakultetssekreterare Victoria Nilsson Lissvall, utbildningssekreterare Katarina Vemdal, administrativ chef för D&IT Auditgruppen konfererar Återföring till ledning 11

13 Bilaga 2 Material till fakultetsaudit vid IT universitetet den 18 april Organisation Organisationsbeskrivning och organisationsskiss Delegationsordning från fakultetsnämnden till dekanus/rektor Tidplan för verksamheten basdata 2. Verksamhetsredovisning Bidrag till universitets årsredovisning Återrapportering av systematiskt arbetsmiljöarbete Samverkansrapport 2007 Uppgifter om forskarutbildning 2007 Årsberättelse 2007 Budget 2008 Bokslut 2007 Verksamhetsplan för IT universitetet och inst. för tillämpad IT 5 år framåt (till Chalmers) Verksamhetsplan för institutionen för D/IT (till Chalmers) Fakultetsnämndens/styrelsens protokoll Forskning och forskarutbildning Övergripande beskrivning om forskning för inst. för tillämpad IT, för inst. för Data och informationsteknik se verksamhetsplan, punkt 2 Studieplaner vid IT universitetet Övergripande beskrivning om forskarutbildning för inst. för tillämpad IT, för inst. för Data och informationsteknik se verksamhetsplan, punkt 2 Regler för doktorsavhandling och disputation Regler för licentiatuppsats 4. Grundutbildning Rutiner för obligatoriskt genomförande av kursvärdering Arbetsbeskrivning för kursansvarig Arbetsbeskrivning för programansvarig Arbetsbeskrivning för koordinator för masterprogram Studentrekrytering hösten 07 och våren 08 Utvärdering av IT universitetets marknadsföring våren

14 Mentorprogram i Lindholmen Science Park Utvärdering av mentorskap på Lindholmen ett pilotprojekt Vurdering av struktur og innhold i utdanningsemnet Lärande, kommunikation och IT, januari Personalfrågor Anvisningar för IT universitetets förfarande vid rekrytering och anställning av lärare Principer för befordran från adjunkt till lektor Mall för ansökan om anställning som och befordran till professor eller universitetslektor Befordran av biträdande lektor/forskarassistent med tenure track anställning tillsvidareanställning som universitetslektor/docent Antagning till oavlönad docent Mall för ansökan om att antas som oavlönad docent Personalutvecklingsarbete teamets dag (administrativ personal) 6. Arbetsmiljö Arbetsmiljöpolicy Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2008 Arbetsgivarledamöter i den lokala arbetsmiljökommittén Samarbetsformer inom det fysiska arbetsmiljöområdet för gemensamma och samlokaliserade institutioner vid Chalmers och GU 7. Likabehandling Handlingsplan för likabehandling 8. Miljöfrågor Miljömål och handlingsplan för miljöarbetet Handlingsplan för hållbar utveckling i undervisningen Återrapportering av verksamhetsuppdrag 2007 Intern miljörevision av IT universitetet Miljöstipendium 2005/ Övrigt IT universitet, historia nuläge framtid, maj 2005 Strategiarbete under våren 2007, 2 workshop Revisionsrapport Förstudie om samverkan GU och Chalmers Rättsliga förutsättningar för ledningsfunktionen vid inst. samverkan mellan olika huvudmän,