FÖRSTUDIE SAMVERKAN GÖTEBORGS UNIVERSITET OCH CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA MED UTGÅNGSPUNKT I IT-UNIVERSITETET

Transkript

1 Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Christina Wannehag Dnr B5 30/07 Björn Utberg FÖRSTUDIE SAMVERKAN GÖTEBORGS UNIVERSITET OCH CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA MED UTGÅNGSPUNKT I IT-UNIVERSITETET

2 1. Bakgrund Den strategiska planen för år är tydlig med att hög kvalitet på forskning och utbildning förutsätter öppenhet, dialog och samspel med omvärlden. Under denna period anger den strategiska planen att dialogen och utbytet med omvärlden skall förbättras och utvecklas. Det är därför viktigt att det finns en tillräckligt god intern styrning och kontroll avseende samverkan vilket innebär att det ställer krav på en god intern miljö, tillfredsställande rutiner för riskbedömningar, tillräckliga aktiviteter, god information och kommunikation i båda riktningarna samt systematisk uppföljning och tillsyn. Samverkan mellan Göteborgs universitet (GU) och Chalmers Tekniska högskola (Chalmers) sker inom ett antal olika områden och i olika former, genom t ex centrumbildningar och gemensamma institutioner. IT-universitetet (ITU) är en form för djupgående samverkan mellan GU och Chalmers och rör IT-fokuserad forskning och utbildning med en nära koppling till näringslivet och regionen. ITU består av institutioner från GU och Chalmers som är gemensamma och etablerades formellt som egen enhet i mitten av år ITU är inte en självständig organisation utan en fakultetsnämnd vid GU och en enhet vid Chalmers. I samband med etableringen tydliggjordes verksamhetsidé med syfte och uppgift, en vision formulerades också. ITU anslag, externa medel, kostnader och verksamhetsutfall, år : (organisationsförändringar har skett mellan åren varför det kan vara svårt att dra slutsatser utifrån enbart siffrorna) Mnkr/År Anslag (GU) Anslag (Chalmers inkl Chalmers stiftelse) Externa medel ITU nyckeltal för år 2006: Nyckeltal GU Chalmers Anslag samt externa medel (mnkr) Anställda (st) Helårsstudenter (hst) Syfte Syftet med förstudien har varit att få en översiktlig bild av den interna styrningen och kontrollen avseende samverkan mellan GU och Chalmers: Intern miljö o hur ser inställning och agerande ut kring samverkan? o hur ser organisationsstrukturen ut? är den tydlig och har den förankrats i organisationen? o finns avtal mellan huvudmännen som reglerar verksamheten avseende ekonomi, personal, lokaler, utrustning, resultat etc? 2(11)

3 o vilka styrdokument finns som reglerar samverkan? hur har dessa implementerats i organisationen? o är ansvar och befogenheter klart definierade delegationsordning, roller? Riskbedömning o görs systematiska risk- och väsentlighetsanalyser avseende verksamheten och den samverkan som sker? Aktiviteter o vilka aktiviteter finns för att säkerställa att det finns tillräcklig intern styrning och kontroll? Information och kommunikation o hur sker rapportering mellan huvudmännen? o hur sker information kring det regelverk som styr verksamheten etc? Uppföljning/tillsyn o utvärderas samverkan regelbundet? hur ofta? o hur följs styrdokument upp såsom t ex regler och riktlinjer? 3. Metod och genomförande Förstudien har omfattat samverkan mellan GU och Chalmers avseende gemensamma institutioner med utgångspunkt i ITU. Förstudien har genomförts med hjälp av intervjuer och studier av diverse dokument som avtal, delegationsordningar, redovisning, rapporter etc. Utgångspunkten för granskningen har varit COSO-modellen där intern styrning och kontroll består av fem komponenter: 4. Internrevisionens sammanfattande iakttagelser 4.1 Inledning Syftet med förstudien har inte varit att granska hur samverkan fungerar utan att det finns en struktur som säkerställer en tillfredsställande intern styrning och kontroll. När det gäller samverkan genom gemensamma institutioner är det viktigt att ha en så lättöverskådlig och transparent struktur som möjligt samt att ansvar, befogenheter och roller har tydliggjorts och förankrats i organisationen. Syftet med förstudien har därför varit att lämna förslag till förenkling och förtydligande av strukturen för samverkan. Denna revisionsrapport - förstudie har kommunicerats med rektor. Samtliga intervjuade har även haft möjlighet att kommentera rapportens innehåll och lämna synpunkter. 3(11)

4 4.2 Intern miljö Kriterier Med en god intern miljö menas att ledningen har skapat en kultur där samtliga anställda vet vilka regler (etik och moral, ansvar och befogenheter samt regler och riktlinjer) som gäller i fråga om intern styrning och kontroll. I detta sammanhang avses samverkan mellan GU och Chalmers med utgångspunkt i ITU Iakttagelser - Kultur och miljö Samverkan mellan GU och Chalmers regleras i ett flertal avtal. GU och Chalmers tecknade ett huvudavtal år 1995 samt ett underavtal 1999 i syfte att reglera den långtgående samverkan som bedrevs inom samverkande sektioner inom det naturvetenskapliga och tekniska området. I dessa avtal regleras bl a uppdrag och redovisning, personal, ekonomisk redovisning (externa medel, lokaler etc). Huvudavtalet har godkänts av respektive styrelse. År 1999 tecknades även ett avtal om lokaler mellan GU och Chalmers där parterna bl a kom överens om att inrätta ett lokalråd. Till detta avtal finns även ett tilläggsavtal om centralbokade undervisningslokaler. Utöver ovanstående beslutade styrelsen för GU den 14 december 2001 att teckna ett avtal med Chalmers avseende ITU. Häri lyftes bl a att: o vardera parten skall bilda ett organ eftersträva att ledamöterna är gemensamma o inrätta en gemensam institution (ITU) vardera parten skall inrätta en institution, de två institutionerna utgör tillsammans den gemensamma institutionen med gemensam ledning o kostnaderna för förberedelsearbetet skall fördelas lika mellan parterna Nytt avtal mellan GU och Chalmers tecknades den 9 mars 2006 avseende ITU. Detta avtal ersatte avtalet som var daterat den 14 december 2004 enligt vad internrevisionen kan utläsa så finns det inget avtal tecknat vid denna tidpunkt. Det nya avtalet är undertecknat av de båda rektorerna och har varit ett anmälningsärende till styrelsen i GU. Nya punkter i avtalet som bör nämnas är bl a o inrätta var sitt organ som sammantaget kallas ITU:s styrelse (IT-styrelsen) vilket skulle utgöra det övergripande organet o inrätta en fakultetsnämnd - motsvarande funktion vid Chalmers skall fullgöras av chefen för ITU med stöd av ett rådgivande organ o Chalmers externfinansierade verksamhet vid Institutionen för data- och informationsteknik samt sådana uppdrag som Chalmers beställer direkt av Chalmersdelen av Institutionen för data- och informationsteknik omfattas inte av avtalet GU har sagt upp samtliga avtal per den 19 december 2007 avseende samverkan med Chalmers vilket innebär att de upphör per den 31 december Internrevisionen har fått uppgift om att uppsägningen även innefattar det avtal som är tecknat avseende ITU. Ambitionen är att få en moderniserad överenskommelse som gör samarbetet mellan parterna enkelt och smidigt i den dagliga tillämpningen. Det framgår vid samtal med den administrativa chefen för ITU att det som avser externa medel i avtalet från 1995/1999 fortfarande gäller, dvs uppdelningen av externa medel skall göras i proportion till den fakultetsfinansierade forskningens intäktsomslutning (fakultetsprincipen), 4(11)

5 trots att hänvisning saknas i avtalet avseende ITU. Internrevisionen har därför inte med säkerhet kunnat fastställa vilka avtal som faktiskt gäller. Internrevisionen har inte heller kunnat se vilka konsekvenserna blir för GU vid tillämpning av den nya paragrafen i det nya avtalet avseende Chalmers externfinansierade verksamhet som inte omfattas av avtalet. Enligt vad internrevisionen har kunnat se så har det i detta avseende inte funnits någon rutin som säkerställer att de ekonomiska aspekterna blivit belysta på ett korrekt sätt för GU innan avtalet tecknades. F Internrevisionen har inte på ett enkelt sätt i denna förstudie kunnat ta del av material för att se så att kostnaderna för förberedelsearbetet har fördelats lika mellan parterna. Internrevisionen kan konstatera att det krävs mer tid för organisationen att plocka fram detta material. - Organisationsstruktur ansvar och befogenheter Nedan presenteras en översiktlig bild av hur internrevisionen ser på organisationsstrukturen. Chalmers (rektor vid ITU ingår i prefektgruppen) IT-styrelse? övergripande organ enligt pkt 5.3 i avtalet från 2006 Ansvar och befogenheter? Göteborgs Universitet (dekanus vid ITU ingår i ledningsrådet) Rådgivande organ hjälper rektor vid ITU, punkt 4.3 i avtalet från 2006 (samma personer som fakultetsnämnden) IT-universitetet (inget organisationsnummermåste teckna avtal med GU eller Chalmers Fakultetsnämnd GU, extern ordf, punkt 4.3 i avtalet från 2006 (ansvarar för verksamheten på Lindholmen) Institutionen för Data- och informations- Teknik (D&IT, institution på GU och Chalmers) Institutionen för tillämpad IT (ITIT, institution på GU och Chalmers) CKK (centrumbildning) Föreståndare (ej samma status som prefekt, inga anställda) Avdelningen för datavetenskap (GU och Chalmers) Avdelningen för datorteknik (bara Chalmers) IT-styrelsen skall enligt avtalet från 2006 vara det övergripande organet för ITU utåt. Det övergripande organet har varit en kombination av styrelse/fakultetsnämnd med Ylva Hambraeus Björling som ordförande, vilket innebär personunion mellan IT-styrelsen och fakultetsnämnden. Det rådgivande organet finns för närvarande inte utan rektor för ITU ingår i Chalmers ledningsgrupp. Var detta verkligen tanken i det nya avtalet? Ansvar, befogenheter och roller för IT-styrelsen, fakultetsnämnden och det rådgivande organet finns inte definierat och förtydligat i ett separat dokument. IT-styrelsen och fakultetsnämnden har haft svårt att skilja på sina olika roller varför mötena från och med år 2008 kommer att delas upp i en gemensam del och en fakultetsnämndsdel. GU är förvaltande organ samtidigt som de har åtagit sig att inrätta ett kansli för ITU. Fakultetsnämnden och fakultetskansliet vid ITU har som övriga inom GU ett stort ansvar för verksamheten vilket innebär ansvar för bl a personal, arbetsmiljö, ekonomi, förvaltning. Fakultetskansliet har därmed ansvaret för att t ex upprätta regler och riktlinjer inom olika 5(11)

6 områden. Organisationsstrukturen är komplex och otydlig eftersom det finns två organisationer att förhålla sig till, dessutom administreras institutionen för D&IT av Chalmers och institutionen för ITIT av GU. I tillägg till detta har arbetsfördelningen varit oklar och otydlig och är fortfarande det till viss del mellan fakultetskansliet och institutionen för ITIT. Centrum för kunskapsbildning och kompetens (CKK) är en centrumbildning utan egna anställda. Den ekonomiska redovisningen för CKK administreras i sin helhet via Chalmers. ITU har två delegationsordningar att rätta sig efter. Kursplanerna skall beslutas av fakultetsnämnden när det gäller GU och rektor vid ITU när det gäller Chalmers. Fakultetsnämnden vid ITU har den 15 december 2006 fattat beslut om en delegationsordning. Fakultetsnämnden har här delegerat till rektor att besluta om kursplanerna. Besluten redovisas vid fakultetsnämndens möten. I denna delegationsordning framgår inga beloppsgränser och det har heller inte skett någon vidaredelegering till t ex prefekt, föreståndare eller administrativa chefen. Inga ytterligare delegationer finns. I samband med de avtal som tecknas av ITU som egen enhet avseende t ex studieadministration och studievägledning, är det oklart vem som tecknar avtal med vem och vem som skall skriva under avtalen. - Styrdokument regler och riktlinjer Det är GU:s regelverk som gäller i första hand eftersom GU är förvaltande organ. När det gäller t ex inköp kan även ramavtal vid Chalmers användas om inget ramavtal finns hos GU. De som arbetar på ITU är anställda på antingen GU eller Chalmers vilket innebär att arbetstidsavtal, semesteravtal och företagshälsovård är olika beroende på i vilken organisation man har sin hemvist. Det finns inte något övergripande styrdokument för hur ITU fungerar. Det finns inte heller dokumenterade regler och riktlinjer inom olika områden. Ett område som det borde finnas dokumenterade regler och riktlinjer för är hur man fördelar kostnaderna mellan parterna. Det står i avtalet från 2006 att vardera parten betalar för de kurser som de fattat beslut om, men hur säkerställer ledningen att det faktiskt blir så? Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att det är ytterst viktigt att det klart framgår vilka avtal som gäller avseende ITU. Det borde vid tecknande av avtal framgå hur beslutsprocessen har sett ut och orsaken till varför avtal skrivs om. Enligt högskoleförordningen skall styrelsen bl a besluta om viktigare frågor rörande universitetets organisation.. Internrevisionen undrar varför det nya avtalet inte beslutats av styrelsen. Internrevisionen kan konstatera att det nya avtalet inte har implementerats i organisationen eftersom hänsyn inte har tagits till den nya formuleringen om att Chalmers externfinansierade verksamhet inte omfattas av avtalet. Det är ingen som vet varför den nya formuleringen avseende externfinansierad verksamhet har tillkommit och vilken ekonomisk påverkan det har på respektive part. ITU hänvisar vidare till det gamla avtalet från 1995/1999 avseende fördelning av externa medel vilket kan tolkas som att detta avtal gäller eftersom det nya avtalet inte reglerar frågan. Internrevisionen anser att organisationsstrukturen med gemensamma institutioner, vilket innefattar arbete mot två organisationer, är komplex och otydlig varför det är viktigt att det klart framgår för alla hur organisationen ser ut. Det är även viktigt att beslutsvägar, ansvar och 6(11)

7 befogenheter samt roller har definierats och förankrats tillräckligt. Internrevisionen kan konstatera att organisationen inte har en tillfredsställande struktur och transparens trots att det har gått mer än fem år sedan den inrättades. Det innebär t ex att det inte finns delegationsordningar i tillräcklig omfattning, det finns inte styrdokument som säkerställer en korrekt hantering och fördelning av kostnaderna över tiden, samt när det gäller avtal tecknade av ITU som enhet har det inte klargjorts vilken roll man har och vem som tecknar avtal med vem. Fakultetskansliet bedöms vara litet i förhållande till komplexiteten i verksamheten och skulle kanske behöva ytterligare resurser samt mer hjälp från både GU och Chalmers. Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar: o har kostnaderna för förberedelsearbetet fördelats lika mellan GU och Chalmers? o vilka avtal är det som gäller avseende ITU och varför har inte styrelsen fattat beslut om det nya avtalet? o varför har avtalet skrivits om och hur har beslutsprocessen sett ut för det nya avtalet? o hur implementeras nya avtal i organisationen? o vad innebär det för GU att Chalmers externfinansierade verksamhet vid institutionen för D&IT inte omfattas av avtalet? o varför följs inte avtalet avseende hur organisationsstrukturen skall se ut? o varför har fakultetsnämnden inte säkerställt att det finns en tillfredsställande struktur och transparens i organisationen saknas tillräckligt med tid, resurser och kompetens? o hur hanteras två delegationsordningar och varför finns det inte vidaredelegation till t ex administrativa chefen? o varför har inte roller klargjorts när det gäller avtal som tecknas av ITU som enhet? 4.3 Riskbedömning och aktiviteter Kriterier Med riskbedömning avses om ledningen gör en dokumenterad riskanalys för att kartlägga och analysera befintliga risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa. Riskhantering handlar om att identifiera, bedöma och hantera risker, i detta fall avseende samverkan mellan GU och Chalmers med utgångspunkt i ITU Iakttagelser Internrevisionen har i denna förstudie inte kunnat finna någon dokumenterad riskanalys avseende samverkan mellan GU och Chalmers avseende ITU. Riskanalyser sker löpande av ledningen vid ITU men inte på ett systematiskt sätt och de dokumenteras inte. Effekter av de riskanalyser som gjorts under år 2006/2007 är omläggning av grundutbildningen och uppsägning av lokaler. Internrevisionen vill lyfta fram följande situationer, som i detta avseende gäller ITU, kan leda till ekonomiska, legala och förtroenderisker i samverkan mellan GU och Chalmers: o oklarhet avseende ansvar och befogenheter o vilket ansvar och vilka befogenheter har dekan, fakultetsnämnd, rådgivande organet etc? o externa parter hur mycket skall de kunna påverka och styra? o sammanblandning mellan egna projekt, GU och Chalmers hur fördelas intäkter och kostnader mellan parterna? o svårighet/otydlighet när det gäller att styra och följa upp verksamheten o efterlevnad av t ex LOU, tecknade ramavtal o är personalens organisatoriska tillhörighet tydligt reglerad? o är arbetsmiljöansvaret tydligt? 7(11)

8 o resultatet av samverkan vem äger resultatet? Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att det bör göras en dokumenterad riskanalys för att på ett effektivt sätt kunna hantera, värdera och minimera de risker som finns med inrättande av gemensamma institutioner, såsom ITU. Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar: o hur hanterar GU de risker som finns med samverkan i olika former och speciellt gemensamma institutioner såsom ITU? o vilka aktiviteter bör finnas för att minimera de risker som finns? 4.4 Information och kommunikation Kriterier När det gäller information och kommunikation är det viktigt att ledningen på olika nivåer säkerställer att den får den information som krävs för styrning, uppföljning, rapportering och förbättring av verksamheten avseende samverkan mellan GU och Chalmers med utgångspunkt i ITU Iakttagelser Internrevisionen kan konstatera att det ackumulerade underskottet för GU för år 2006 var 20 mnkr avseende ITU. Åtgärdsplanen har byggt på att komma i balans för år 2007 vilket förutsätter: o att studentantalet ökar o att fakultetsanslagen ökar o att uppdragsverksamheten och forskningsbidragen ökar o att lokalkostnader och övriga driftskostnader minskar En rutin för systematisk analys och uppföljning av ekonomi och verksamhet är viktig för att kunna åstadkomma en ekonomi i balans. - Ekonomisk redovisning och bokslutsarbete Den ekonomiska redovisningen är svåröverskådlig. Rutinerna kring den ekonomiska redovisningen och bokslutsarbetet har inte dokumenterats varför det är svårt för internrevisionen att följa vad som görs och varför. Mycket av arbetet sker manuellt och är personbundet. Vissa lathundar/rutinbeskrivningar har dock upprättats för att lättare kunna genomföra månads-, tertial- och årsbokslut. Arbetet med att förtydliga den ekonomiska redovisningen skall fortsätta under år Redovisningen på institutionen för D&IT administreras på Chalmers och fördelningen av institutionens gemensamma kostnader inkl lokalkostnader sker här. Fördelning av lokalkostnader för student- och utbildningslokaler sker enligt nyttjandeprincipen och för övriga lokaler enligt omsättningen två år tidigare (senaste bokslut när budgeten görs). Chalmersfastigheter debiterar GU:s fastighetsavdelning för de lokalkostnader som avser institutionen för D&IT:s GU-del. Redovisningen på institutionen för ITIT samt fakultetskansliet administreras på GU som gör fördelningen av institutionens och fakultetskansliets gemensamma kostnader inkl lokalkostnader. Som internrevisionen nämnt tidigare så finns det inte några dokumenterade regler och riktlinjer för hur fördelningen av gemensamma kostnader inkl lokalkostnader skall ske. Gemensamma kostnader fördelas enligt en bedömning av de olika 8(11)

9 aktiviteternas nyttjande och lokalkostnaderna fördelas enligt avtalet från 1995/1999. Vid en översiktlig genomgång av den ekonomiska redovisningen för år 2006 framkom att alla kostnader inte fördelats på rätt verksamhet utan intäkten flyttats istället vilket ger en missvisande ekonomisk redovisning. Internrevisionen har kunnat konstatera att fördelningen av kostnader på de olika verksamheterna har förbättrats under år Det som komplicerar den ekonomiska redovisningen ytterligare är att lön betalas från både GU och Chalmers vilket innebär att den ursprungliga lönekostnaden måste fördelas om. En ytterligare komplexitet är att fakultetskansliet och administrationen för ITIT är en organisation. De flesta gemensamma kostnader har därför tagits på fakulteten och ITIT tillsammans (tidigare var dekanus även prefekt på den institutionen). Den administrativa personalen arbetar här på två olika nivåer utan att åtskillnad görs i den ekonomiska redovisningen. Enligt kanslichefen skall det under 2008 ske en förbättring av redovisningen med en tydligare uppdelning på fakultets- och institutionsnivå. Kanslichefen efterlyser hjälp i detta arbete. Internrevisionen har kunnat se att viss förbättring har skett under 2007 gällande attester. - Analys och uppföljning av den ekonomiska redovisningen Eftersom den ekonomiska redovisningen är svåröverskådlig och komplicerad så går en stor del av tiden åt till att försöka boka kostnader på rätt verksamhet. Fördelning av de gemensamma kostnaderna och bokslutsarbetet är till stor del personbundet och sker manuellt, vilket innebär att det inte finns tillräckligt med tid för analys och uppföljning. Det är viktigt för GU att kunna analysera den ekonomiska redovisningen som kommer från Chalmers avseende hela institutionen för D&IT där sker fördelning av både gemensamma kostnader och lokalkostnader Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att komplexiteten i organisationsstrukturen leder till otydlighet och brister i den ekonomisk redovisning. Internrevisionen anser att det har varit svårt att få en överblick över att fördelningen av de gemensamma kostnaderna inkl lokalkostnader samt lönekostnaderna är korrekt. Detta beror till viss del på att det inte sker någon analys och uppföljning av hur stor andel av hela institutionen för t ex D&IT som skall belasta GU, utan det är alltid enbart GU:s del som redovisas. Internrevisionen anser att rutinerna kring den ekonomiska redovisningen och bokslutsarbetet bör dokumenteras för att säkerställa en tillfredsställande intern styrning och kontroll. Resurser bör läggas på att minska det manuella arbetet för att istället kunna lägga mer tid på analys och uppföljning av både hela institutionerna samt de delar som ingår. Eftersom ITU avseende GU-delen har ett underskott att hantera så finns det ett tydligare behov för både analys och uppföljning i dagsläget. Analys och uppföljning är viktigt för styrning av verksamheten och innebär att avvikelser upptäcks tidigt och åtgärder kan vidtas. Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar: o varför har inte strukturen för redovisning och bokslutsarbete dokumenterats? o varför läggs så lite tid på analys och uppföljning? o varför sker ingen analys och uppföljning av det som kommer från Chalmers? 9(11)

10 4.5 Uppföljning och tillsyn Kriterier Häri innefattas de åtgärder som ledningen vidtar för att säkerställa att verksamheten fungerar på avsett vis, i det här fallet avses hur olika samverkansformer, i detta fallet ITU, fungerar och utvecklas Iakttagelser En utvärdering har gjorts i maj 2005 av Svenska Dialoginstitutet. Detta institut fick då i uppdrag att göra en utredning av ITU i form av en utvärdering av ITU och dess verksamhet. I denna utvärdering lyftes bl a följande fram: o genomför regelbunden utvärdering av arbetet o dagens ledningsstruktur och administration räcker inte till för den utvidgning som man planerar o förutsätter ett fördjupat samarbete mellan de båda parterna, som i sin tur bygger på att man på respektive ledningsnivå har en gemensam bild av vad ITU skall vara och bli o institutionen för data- och informationsteknik i något oklar utsträckning delas mellan GU och Chalmers o ITU:s egen personalstyrka är liten i förhållande till bemanningen vid övriga fakulteter o Organisationen behöver större tydlighet och autonomi, klarare gränser mot GU och Chalmers, mer entydig och transparent struktur som håller myndighet och aktiebolag isär Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att verksamhet som sker i olika samverkansformer, såsom i detta avseende ITU, bör utvärderas regelbundet. Ledningen för GU bör även säkerställa att organisationen fungerar så som det var tänkt, dvs uppföljning och tillsyn bör givetvis ske löpande. Internrevisionen kan även konstatera att resultatet av denna förstudie är fortfarande i många avseende samma som det resultat som framkom i den utvärdering som gjordes Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar: o varför har resultatet av utvärderingen inte tagits tillvara? o varför har ITU inte utvärderats internt för att hela tiden förbättra och stärka rutiner och strukturen för samverkan? 4.6 Sammanfattande slutsatser och rekommendationer Internrevisionen anser att den interna styrningen och kontrollen inte är tillfredsställande avseende samverkan mellan GU och Chalmers gällande ITU. Det är svårt att få en helhetsbild av ITU och de delar som ingår. Det finns inte en tillräcklig transparens och struktur i organisationen. Samtliga avtal mellan GU och Chalmers avseende samverkan har sagts upp. En genomgång av organisationsstrukturen i samband med tecknande av ett nytt avtal kan möjliggöra att strukturen blir tydligare och enklare. Den ekonomiska redovisningen är svåröverskådlig och det är svårt att göra någon bedömning av om kostnaderna har fördelats på ett korrekt sätt mellan parterna. Anders Stening har i sin rapport Rättsliga förutsättningar för ledningsfunktionen vid institutionell samverkan mellan olika huvudmän lyft att det är viktigt att resp huvudman har den kontroll över verksamheten som krävs för att man skall kunna ta sitt ansvar gentemot uppdragsgivaren. Vidare anser han att man inte kan prata om samverkan genom gemensamma 10(11)

11 institutioner utan man bör begränsa sig till samverkande enheter. Detta stämmer väl med de slutsatser internrevisionen har. Internrevisionens slutsats är med utgångspunkt i ovanstående, att en ytterligare granskning av den ekonomiska redovisningen och bokslutsarbetet bör göras för att kunna säkerställa att kostnaderna fördelas på ett korrekt sätt mellan parterna. Internrevisionen vill vidare lämna följande förslag till förenkling och förtydligande av strukturen för samverkan mellan GU och Chalmers allmänt: o Det är viktigt att de avtal som tecknas mellan GU och Chalmers är tydliga och att det inom GU finns en rutin för att implementera avtalen i organisationen. o Organisationsstrukturen bör tydliggöras och förankras i organisationen eftersom den oftast är mer komplex än den normala organisationsstrukturen. o GU bör säkerställa att det finns en tillräcklig struktur och transparens med avseende på t ex ansvar och befogenheter, styrdokument, regler och riktlinjer. En tydlig struktur och transparens skall medverka till att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt och att den interna styrningen och kontrollen är betryggande. o Manuellt och personbundet arbete inom den ekonomiska redovisningen bör minimeras så att tillräcklig tid istället kan läggas på analys och uppföljning. o Det bör på olika nivåer inom GU finnas en rutin för att identifiera, bedöma och hantera de risker som finns avseende olika samverkansformer. En dokumenterad riskanalys bör upprättas gällande detta. o GU bör införa en systematisk uppföljning och utvärdering av olika samverkansformer. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Christina Wannehag Tf Internrevisionschef 11(11)