Stadsdelsnämnd Östermalm

Transkript

1

2

3

4

5 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Kostnader och intäkter (-) för strategiskt viktiga projekt eller projekt över 50 mnkr som ej är investeringar Ack. t.o.m Budget Prognos Plan Prognos Plan Prognos Plan Prognos Plan Prognos Total Beslutat Prognos Beslutat Prognos Mnkr (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (7) (8) (9) (10) (7) (8) (9) (10) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Total Total Total Total Start- Avslutn. Start- Avslutn. (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) (-) intäkt kostnad intäkt kostnad datum datum datum datum Projekt Summa Vid behov kan egna delsummeringar för grupper av projekt infogas. OBS att summaformeln kan behöva ändras. 1 och 2 Ackumulerad kostnad resp. intäkt t.o.m för projektet. 11 och 12 Totalt beslutad/beviljad kostnad resp. intäkt för projektet. 15 och 16 Datum projektet ska starta resp. avslutas enligt beslutet. 17 och 18 Prognos för projektets start- resp. slutdatum. Avikelser från beslutade (15 resp. 16) datum ska förklaras. Innehållet i blanketten ska analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. Avvikelser gentemot budget eller totalt beslutad kostnad resp. intäkt ska speciellt kommenteras med angivelse av dess orsak samt vidtagen åtgärd.

6 Dnr ,2,1, Bilaga 02 Ekonomibilaga 2 sdn 10 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Resultatenhetens namn Resultat- Varav 5 % av Resultat- Har resultatet Resultat 2017 Ackumulerad enheternas resultat- enheternas uppkommit av (exkl. resultatfond) resultatöverföring *) (Intraprenader anges särskilt) bruttobudget enheternas resultat resultatenhetens Överskott (-) till bruttobudget 2016 eget handlande? Underskott (+) Överskott (+) 2017 Överskott (-) Underskott (-) tkr Underskott (+) JA / NEJ Stadions förskolor 39, , ja 1, ,426.0 Centrala Östermalms förskolor 36, , ja Engelbrekts förskolor 35, , ,201 ja 1, Gärdets förskolor 42, , ,141 ja -1, ,298.0 Hedvig Eleonora förskolor 37, , ,787 ja ,571.0 Parklek Östermalm 5, ja Dagverksamhet Bo Bergman 4, ja Dianagårdens vob, ej inrättad Summa resultatenheter 202, , , ,095.0 *) Resultatöverföringen får maximalt uppgå till 5 procent av enhetens bruttobudget för året. Resultatfonden får ha ett överskott med maximalt 10 procent och ett underskott om maximalt 5 procent av enhetens bruttobudget. Se vidare "Regler för ekonomisk förvaltning" 1/22/2018 2:25 PM Resultatenheter

7 Dnr ,2,1, Bilaga 02 Ekonomibilaga 2 sdn 10 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Totalt projektet Investeringsutgifter (1) (2) (3) Avvikelser p.g.a. (9) (10) (11) (12) (13) (11) (12) (13) (14) (15) (16) Utfall Utfall VP 2017 (4) (5) (6) (7) (8) S:a Prognos VP 2017 S:a Prognos VP 2017 S:a Prognos t.o.m netto fördyr- förskjut- nytt omprio- övrigt avvik netto netto avvik netto netto avvik netto Genomf. Avvik Prognos ing ning projekt ritering beslut Stadsmiljöprojekt Ellen Keys park Lekplats på sportfältet Olaus Petriparken Gångväg mellan Studentbacken/Livryttarstigen Tessinparken Tessinparken Reinvestering Gustav Adolfsparken Prins Bertils allé Reinvestering Dianaparken Humlegården Trapprenoveringar Småparker Investeringar enligt fördelningsnyckel Klimatinvesteringar park Finlandsparken Klimatinvesteringar vitvaror Summa stadsmiljöprojekt Inventarier och maskiner SUMMA TOTALT Investeringsnetto t.o.m Utfall innevarande år. För tertialrapport 1 (1 jan-30 april), för tertialrapport 2 (1 jan-31 aug), för verksamhetsberättelse (1 jan-31 dec). 3 Nämndens verksamhetsplan, inom av KF beslutad planeringsnivå i budget 2017, se bilaga 3. "VP (verksamhetsplanen) utgift 2017 inkluderar även eventuella ombudgeteringar i VB (verksamhetsberättelsen) och budgetjusteringar som KF beslutat om. 4 Ökad/minskad investeringsutgift under året som även medför en totalt sett ökad/minskad investeringsnetto för projektet (kolumn 14 eller 15). 5 Ökad/minskad investeringsutgift under året som i stället belastar något annat år, dvs. påverkar inte det totala investeringsnettot (kolumn 14 eller 15). 7 Från planeringsprojekt till genomförandeprojekt. Omprioriteringarna måste totalt summera till noll. 10, 13 och 16 Nämndens prognos. 11 Nämndens plan i verksamhetsplan 2017, inom av KF beslutad planeringsnivå i budget 2017 inklusive av KF beslutade justeringar, se bilaga Totalt beslutad utgift under projektets genomförandeperiod enligt genomförandebeslut. I det fall endast inriktningsbeslut föreligger anges utgiften enligt inriktningsbeslutet. 15 Avvikelse jämfört med totalt beslutad utgift. Innehållet i blanketten ska analyseras och kommenteras i tjänsteutlåtandet. 1/22/2018 2:25 PM Investeringar

8 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Projekt med extern finansiering Nämnden ska besluta om belopp som ska ombudgeteras till 2018 Projektnamn Startdatum Slutdatum Total Extern Ingående Bokförd Belopp Belopp att År, månad År, månad finansiering finansiering balans (IB) kostnad som återstår balansera till Belopp i tkr *) EU-projekt (Ange EU-program och projektnamn) Övriga projekt *) Även medel som betalas från en annan stad i Sverige eller Europa ska bokföras som EU-bidrag om det är del av ett EU-projekt. 1/22/2018 2:25 PM Externa projekt

9 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Stimulansbidrag för utbyggnad av särskilda boenden inom socialpsykiatrin (SoL) Utbetalade medel Antal platser färdigställda 2017 under 2017 Nya Varav övriga Belopp i mnkr platser platser*) Objekt (ange adress, fastighetsbeteckning, fastighetsägare & ev. objektsnamn) Summa *) Avser platser som ersätter platser som avvecklats, tex enligt gammal norm 1/22/2018 2:25 PM stimulansbidrsocpsyk

10 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Stimulansbidrag för ny- och ombyggnad av äldreboenden Belopp i mnkr Utbetalade medel under 2017 Antal platser färdigställda 2017 Objekt (ange adress, fastighetsbeteckning, fastighetsägare & ev. objektsnamn) Summa /22/2018 2:25 PM stimulansbidragäo

11 Dnr ,2,1, Bilaga 02 Ekonomibilaga 2 sdn 10 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut Stimulansbidrag för ny- och ombyggnad av särskilda boenden för personer med funktionsnedsättning (LSS) Utbetalade medel Antal platser färdigställda 2017 under 2017 Nya Varav övriga Belopp i mnkr platser platser*) Objekt (ange adress, fastighetsbeteckning, fastighetsägare & ev. objektsnamn) Husarvikens servicebostäder, Husarviksvägen 3, Hornslandet1, Stockholmshem Summa *) Avser platser som ersätter platser som avvecklats, tex enligt gammal norm 1/22/2018 2:25 PM stimulansbidragho

12 Stadsdelsnämnd Östermalm Uppföljning av budget verksamhetsberättelse och bokslut 2017 Kommunövergripande verksamhet (KÖV) Kf-budget Utfall Avvikelse Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader Intäkter Netto Belopp i mnkr (-) (-) (-) Summa kommunövergripande verksamhet (KÖV) Anvisning: Uppföljning av kommunövergripande verksamheter som anslagsfinansieras enligt budget /22/2018 2:25 PM KÖV

13 Dnr Bilaga 03 Uppföljning klimatinvesteringsprojekt T1, T2, VB 1 Uppföljning av pågående klimatinvesteringsprojekt (stadens klimatmedel och statliga medel, Klimatklivet ) Åtgärdens namn Skräpkorgar med solcellskomprimering Åtgärdens start- och slutdatum Grunduppgifter Förvaltning/bolag Kontaktuppgifter Namn e-postadress tfn Östermalms stadsdelsförvaltning Magnus Björkman magnus.bjorkman@stockholm.se 50,809,149 Ekonomisk uppföljning Grunduppgifter Total investering Beviljat belopp (kommunalt) Beviljat belopp (statligt) 760,000 1,100,000 Utfall 760, Prognos resterande år Eventuella avvikelser Klimatinvesteringsmedel om 0,5 miljoner har sökts för 2018 för fortsättning av projektet Klimatuppföljning Vilka effekter har uppnåtts/eller hittills uppnåtts Utsläppen av koldioxid minskar med 272 g per km körd vägsträcka. Projektet kommer fortgå under 2018 och när projektet är avslutat kan en sammanställning göras av de totala miljövinsterna av projektet Eventuella avvikelser Förvaltningen har inte haft möjlighet att förbruka hela klimatinvesteringen då leverantören inte haft möjlighet att leverera den fulla volymen under 2017 Övriga resultat eller effekter Då det är möjligt för entreprenören som ska tömma sopkärlen att i förväg se fyllandgraden i kärlen leder det till ett effktivare arbete. Entreprenören behöver endast åka och tömma fyllda kärl. 2. Bilaga 03 Uppföljning klimatinvesteringsprojekt

14 Östermalms stadsdelsnämnd Bilaga 4 a Dnr: Sid 1 (20) Handläggare Carolina Bjurling Telefon: Till Östermalms stadsdelsnämnd Uppföljningsrapport för internkontrollplanen 2017 för Östermalms stadsdelsnämnd

15 Tjänsteutlåtande Sid 2 (20) Innehållsförteckning Inledning...3 Sammanfattande analys...4 Uppföljning av nämndens internkontrollplan...6 Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande... 18

16 Tjänsteutlåtande Sid 3 (20) Inledning I samband med verksamhetsberättelsen ska en uppföljning av det arbete som har bedrivits under året utifrån fastställd internkontrollplan samt väsenlighets- och riskanalys redovisas. Den internkontrollplan nämnden beslutat om för 2017 innehöll 11 prioriterade kontrollområden, medan väsentlighets- och riskanalysen som helhet innehöll totalt 56 risker/oönskade händelser och lika många åtgärder för att förebygga och eller minska riskerna. Resultatet av uppföljningen av internkontrollplanen redovisas nedan. Syftet med uppföljningen är att säkerställa tillräckliga administrativa-, redovisnings- och övriga kontroller samt att gällande rutiner följs.

17 Sammanfattande analys Tjänsteutlåtande Sid 4 (20) I samband med den årliga väsentlighets- och riskanalysen identifierades totalt 56 risker/oönskade händelser. Åtgärder och kontrollmoment som syftar till att förebygga och eller minimera riskerna beskrevs samtidigt. De oönskade händelserna och åtgärderna är kopplade till en rad olika processer och är därför av varierande karaktär. Uppföljningen visar att 44 åtgärder kan sägas vara avklarade, arbetet med 8 av åtgärderna har pausats av olika anledningar och arbetet med resterande 4 åtgärder pågår fortfarande. Flera av åtgärderna kräver omfattande arbetsinsatser, andra handlar om att säkerställa ett kontinuerligt uppföljningsarbete och vaksamhet medan ytterligare andra mer har karaktären av tillfälliga insatser. För de åtgärder som har "pausats" avvaktar förvaltningen antingen beslut från nämnden, eller så kan de hänga samman med något annat utvecklingsarbete som pågår inom förvaltningen alternativt inom staden. Ett flertal nyckelpersoner har rekryterats till förvaltningen och kommit på plats först under andra halvan av året, vilket är en annan orsak till att vissa planerade åtgärder och utvecklingsinsatser inte hunnits med. Arbete med samtliga åtgärder är dock påbörjat. Resultatet av uppföljningen av de 11 prioriterade kontrollområden som lyfts fram i nämndens internkontrollplan sammanfattas nedan. Barnsäkerhet i förskolan Uppföljning av enheternas säkerhetsrutiner visar att alla enheter årligen genomför barnsäkerhetsronder. Orosanmälan inom förskolan En uppföljning av implementeringen av akutmatris, ett vägledningsdokument, har genomförts. Uppföljningen visar att dokumnetet finns tillgängligt för alla berörda, och en genomgång av dokumentet har skett på Förskolechefernas ledningsgrupp under våren Krisplanering Kontroll av förvaltningens krisberedskap fanns med i internkontrollplanen. Terrorattacken på Drottninggatan i april innebar att förvaltningen istället fick genomföra något som närmast kan liknas vid en skarp övning. Utvärderingen av krishanteringen i samband med händelsen visade på behov av uppdatering av rutiner (t.ex.för att säkerställa att alla i krisorganisationen går att nå) och av checklistor. Under sommaren och hösten har förvaltningens krisledningsplan reviderats. I december fastställdes den nya versionen. Systematiskt brandskyddsarbete Kontroller av ett urval enheters systematiska brandskyddsarbete har genomförts. Samtliga granskade verksamheter uppfyller SBA-kriterierna, har godkända pärmar med information och material m.m. Vid kontrollerna konstaterades dock vissa brister t.ex. blockerade nödutgångar, magnetdörrar som inte fungerar som de ska osv. Majoriteten av dessa kontroller visade emelllertid inte något avvikande. De flesta anmärkningar/brister fanns inom verksamheter som bedrivs i extern regi. Trädvård Löpande kontroller har gjorts av entreprenören och parkingenjören under året. Trädvårdsinventering har genomförts i Olaus Petri parken och Stureparken, för Stureparken har även en trädvårdsplan tagits fram. Trädvårdsåtgärder har också genomförts i Humlegården.

18 Tjänsteutlåtande Sid 5 (20) Trygg och rättssäker äldreomsorg Löpande kontroller och uppföljning av att beslut är fattade enligt delegationsordning inom äldreomsorgen har genomförts. Uppföljningen visar att delegationsordningen följs. Redovisning Kontroll av efterlevnad av regelverk för betalkort har genomförts för att säkerställa att kontokortsinnehavare följer rutiner för inköpskort. Av de granskade fakturorna syns en tydlig förbättring jämfört med föregående år. Årets uppföljning visade att kvitton saknades och att momsen inte var justerad på två av fakturorna. Därefter har kvitton begärts in och momsen har justerats. Momskontroll har genomförts. Vid genomgången upptäcktes att vissa enheter glömt att lyfta s.k. bidragsmoms. Rättning har därefter gjorts med hjälp av bokföringsorder. Momskorrigering har skett med ett sammanlagt justeringsbelopp ,30 kronor. Barnkonsekvensanalys Uppföljning av barnkonsekvensanalys i socialtjänstens utredningar har genomförts. Utvecklingsarbete pågår inom samtliga enheter. Uppföljningen visar att de särskilda insatser gjorts inom verksamheten resulterat i att barn idag uppmärksammas på ett betydligt bättre sätt än tidigare. Inom försörjningsstödsenheten har en särskild arbetsgrupp skapats som utbildar och stöttar medarbetare att göra barnkonsekvensanalyser. Även stadens socialtjänstinspektörer har granskat flera nämnders försörjningsstödsenheter utifrån bland annat arbetet med barnkonsekvensanalyser. Östermalms stadsdelsnämnd var den nämnd som hade flest andel barnkonsekvensanalyser. Informationssäkerhet Aktgranskningar i syfte att säkerställa att dokumentationen inom socialtjänst och äldreomsorg sker i enlighet med stadens riktlinjer har genomförts. Socialtjänstens uppföljning visar att Vuxenenheten uppmärksammat utvecklingsbehov gällande kommunicering av beslut och utredningar till den enskilde, samt att ytterligare förbättra barnkonsekvensanalyserna. Familjenheten har under slutet av året genomfört granskning av förhandsbedömningar och beslutsunderlag med fokus på i vilken utsträckning barn har varit delaktiga och fått komma till tals. Analys pågår och beräknas vara klar under januari Stöd och serviceenhetens granskning visade på förbättringsområden kring delaktighet från den enskilde. Äldreomsorgen har genomfört aktgranskningar enligt gällande rutiner. Inom ramen för granskningen har det framkommit att det i några fall förekommit avvikelser i dokumentationen. Dessa har legat till grund för fortsatt utvecklingsarbete. Kontrollmiljö: Identifiering av förtroendeskadliga poster Uppföljningen syftar till att säkerställa att intern och extern representation sker i enlighet stadens regelverk och redovisas korrekt. Årets stickprovskontroller visar på att mindre avvikelser förekommer, då syfte och deltagarförteckning inte alltid har bifogats vid intern eller extern representation. Efter kontakt med de berörda enheterna skickades dokumenten omgående och det visade sig vara väldokumenterat.

19 Uppföljning av nämndens internkontrollplan Tjänsteutlåtande Sid 6 (20)

20 Tjänsteutlåtande Sid 7 (20) Nämndens planerade uppföljning av den löpande kontrollen 1.1 Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Process: Barnsäkerhet i förskolan Arbetssätt: Information och uppföljning av rutin Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Säkerhetsgenomgång och incidentrapportering Barn försvinner Uppföljning av säkerhetsrutiner Analys Alla enheter genomför årligen barnsäkerhetsronder. Alla chefer och skyddsombud har genomgått utbildning i KIA, rapportering på enhetsnivå fungerar inte alltid, utbildning bör genomföras återkommande. Uppföljning av enheternas säkerhetsrutiner. Ingen avvikelse

21 Tjänsteutlåtande Sid 8 (20) 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Process: Orosanmälan inom förskolan Arbetssätt: Akutmatris för förskolan tillämpas Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Orosanmälan görs inte. Akutmatris tillämpas Analys Dokumnet Akutmatris finns tillgängligt på gemensam gruppdisk, genomgång av dokumentet har skett på Förskolechefernas ledningsgrupp under våren 2017 Uppföljning av implementering av vägledningsdokument (akutmatris) Ingen avvikelse

22 Tjänsteutlåtande Sid 9 (20) 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Process: Krisplanering Arbetssätt: Krisledningsplan Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Krisledningsövning Verksamheten har inte rutiner och beredskap att hantera olyckor, kris- och katastrofsituationer. Uppdatering, revidering krisledningsplan, rutiner och checklistor Analys Krisledningsplanen fastställdes i december Det är den plan som förvaltningen ska följa vid oönskade händelser när strategiska och operativa krisledningen ska aktiveras. Arbetet med krisledningsplanen pågick under större delen av sommaren och hösten Under 2018 kommer planen kompletteras med diverse bilagor som ska avlasta samt stötta beslutsfattare vid eventuella kriser. Kontroller av krisberedskap Mindre avvikelse

23 Tjänsteutlåtande Sid 10 (20) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Analys Förvaltningens krishantering i samband med terrorattentatet på Drottninggatan i april kom att innebära något av en skarp övning. I förvaltningens utvärdering av krisarbetet konstaterades smärre brister, bl.a. att alla i krisorganisationen inte gick att nå. Flera kontroller genomfördes efter detta för att säkerställa att alla som ska gå att nå, också kan nås. Det innebar även att andra rutiner finjusterades t.ex. för att säkerställa snabb åtkomst till mottagningsplatsen på Bo Bergmansgata, att förnödenheter alltid ska finnas där m.m. Process: Systematiskt brandskyddsarbete Arbetssätt: Följa stadens riktlinjer för systematiskt brandskyddsarbete Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Kontroll av brandskydd Brukare, personal eller lokaler kommer till skada. Uppföljning av SBA på enhetsnivå samt utrymningsövningar.

24 Tjänsteutlåtande Sid 11 (20) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Analys De övningar som sker genomförs lokalt, inom varje verksamhet, då cheferna är förpliktade att själva anordna regelbundna övningar. Dessa övningar köps in från stadens upphandlade leverantör Presto. Samma företag har under hösten anlitats för att utbilda utrymningsledare på Garnisonen. Ett dussintal stickprovskontroller gällande verksamheternas SBA-arbete har genomförts under året. Urvalet har skett genom förslag från avdelningschefer, på förfrågan från enhetschefer samt utifrån analyser av statistik och inkomna rapporter i incidentrapporteringssystemet, IA. Samtliga verksamheter uppfyller SBA-kriterierna, har godkända pärmar med information och material m.m. Vid kontrollerna konstaterades dock vissa brister, t.ex. blockerade nödutgångar, magnetdörrar som inte fungerar som de ska osv. Majoriteten av dessa kontroller visade emelllertid inte något avvikande. De flesta anmärkningar/brister fanns inom verksamheter som bedrivs i extern regi. Kontroll och kartläggning av enheternas systematiska brandskyddsarbete Mindre avvikelse

25 Tjänsteutlåtande Sid 12 (20) Process: Trädvård Arbetssätt: Inventering, åtgärdsplan samt beskärning, nedtagning och nyplantering av träd Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Löpande av entreprenören enligt avtal och av parkingenjörerna enligt underhållsplan Träd och grenar kan falla ner och orsaka skador Framtagande av rutinbeskrivning för inventering, åtgärdsplaner och trädvård. Analys Rutinbeskrivning för inventering, åtgärdsplaner och trädvård har tagits fram. Att planerade insatser genomförts följs upp i tertialoch bokslut Ingen avvikelse Analys Löpande kontroller har gjorts av entreprenören och parkingenjören under året. Trädvårdsinventering har genomförts i Olaus Petri parken och Stureparken, för Stureparken har även en trädvårdsplan tagits fram. Trädvårdsåtgärder har också genomförts i Humlegården.

26 Tjänsteutlåtande Sid 13 (20) 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Process: Trygg och rättssäker äldreomsorg Arbetssätt: Beslutsfattande sker i enlighet med delegationsordning. Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Beslut fattas ej i enlighet med delegationsordning och besluten blir ogiltiga. Utbilda och informera beslutsfattare om förutsättningar och regler gällande delegation. Analys Delegationsordningen följs. Uppföljning av att beslut är fattade enligt delegationsordning. Ingen avvikelse Analys På biståndsenhetens avstämningsmöten görs regelbundet kontroll att beslut är fattade enligt delegationsordning.

27 Tjänsteutlåtande Sid 14 (20) 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Process: Redovisning Arbetssätt: Kontokortsinnehavare följer rutiner för inköpskort Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Betalkortskontroll Regler och riktlinjer för inköp följs inte Uppföljning och information, riktade åtgärder mot de som inte följer regelverket. Analys First Card infördes får ett antal år sedan för att ersätta kontaktkassor. Kontantkassorna uppgick då till kr, nu har de minskat till kr. Problemet med användandet av First card är att momsen inte alltid är redovisad på fakturan. SLK har skickat ut meddelande att om möjligt att undvika att använda kortet p.g.a. att det så ofta redovisas fel. Alla berörda har kontaktats och informerats om att komma in med kompletteringar och att framöver jämföra fakturans moms mot kvittounderlagen. En separat granskning har skett av en verksamhets användning av First Card, efter att avvikelser mot regelverket noterats. Den aktuella verksamheten har fått information om regelverket, för att liknande felaktigheteter ska undvikas framöver. Kontroll av efterlevnad av regelverk för betalkort. Mindre avvikelse

28 Tjänsteutlåtande Sid 15 (20) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Analys Fakturor har valts ut slumpmässigt. Av bokförda poster under perioden januari t.o.m. april 2017, totalt 12 fakturor togs ut för granskning. Kvitton har saknats och momsen har inte varit justerad på två av fakturorna. Kvitton begärts in och momsen har justerats. Av de granskade fakturorna syns en tydlig förbättring jämfört med föregående år. Arbetssätt: Momskontroll Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Internkontroll av moms Den korrekta momstypen dras inte av vid betalning. För mycket eller för litet moms dras av Momskontroll främst bidragsmoms. Justering och information till berörda. Analys Momskontroll genomförs med hjälp av en rapport i Agresso tl014. Vid genomgången upptäcks enheter som glömt att lyfta s.k. bidragsmoms. Rättning har gjorts med hjälp av bokföringsorder. Kontakt har tagits med de enheter som missat att lyfta momsen, för att de ska vara mer observanta på detta framöver. Kontroll samt korrigering av moms Större avvikelse

29 Tjänsteutlåtande Sid 16 (20) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Analys Att bidragsmomsen inte lyfts beror på att atteststeget för dessa fakturor har ändrats. Fakturorna ska läsas in till en kontrollant och därefter skickas ut till godkännare. När BGC inte har tolkat in KST vid inläsningen så distribuerar serviceförvaltningen fakturorna direkt till godkännaren som i vissa fall inte uppmärksammar att fakturan inte har passerat kontrollanten. Förvaltningen har meddelat serviceförvaltningen hur de ska hantera dessa fakturor men det är flera personer inblandade därifrån och informationen fungerar inte alltid. Det var ganska få fakturor som hanterades fel så problemet var inte så stort, vid kontrollen för första kvartalet. Pga. av nyanställd personal har felen ökat markant från kvartal 2 och framåt. Kontrollanten ska använda en konteringsmall som finns i Agresso, när de har passerat kontrollanten ska det alltid vara korrekt konterat.. Momskorrigering har skett med verifikation , , , , , , och , , , , med ett sammanlagt justeringsbelopp ,30 kr

30 Tjänsteutlåtande Sid 17 (20) 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Process: Barnkonsekvensanalys Arbetssätt: Barnkonsekvensanalyser görs alltid i utredningar och beslut som rör barn Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Barnperspektivet uppmärksammas inte i socialtjänstens utredningar Säkerställs genom uppföljning och granskning Analys Pågående utvecklingsarbete inom samtliga enheter. Uppföljning av barnkonsekvensanalys i socialtjänstens utredningar Ingen avvikelse Analys Ett pågående arbete som utvecklats mycket över tid och där särskilda insatser gjorts inm verksamheten som resulterat i att barn idag uppmärksammas på ett betydligt bättre sätt än tidigare. Inom försörjningsstödsenheten har en särskild arbetsgrupp skapats, barnkonsekvensgruppen, som utbildar och stöttar medarbetare att göra barnkonsekvensanalyser. Stadens socialtjänstinspektörer har granskat flera nämnders försörjningsstödsenheter utifrån bland annat arbetet med barnkonsekvensanalyser. Östermalms stadsdelsnämnd var den nämnd som hade flest andel barnkonsekvensanalyser.

31 Tjänsteutlåtande Sid 18 (20) 4.7 Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Process: Informationssäkerhet Arbetssätt: Dokumentation inom socialtjänst och äldreomsorg sker i enlighet med stadens riktlinjer Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Dokumentation sker inte enligt stadens riktlinjer. Revidering av kvalitetsledningssystem enligt SOFS Försenad/avvi kelse Analys En revidering av nämndens kvalitetsledningssystem enligt SOFS pågår. Bedöms vara klart Kollegial aktgranskning Ingen avvikelse

32 Tjänsteutlåtande Sid 19 (20) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Analys Enheterna har genomfört aktgranskningar. Vuxenenheten uppmärksammade utvecklingsbehov av kommunicering av beslut och utredningar till den enskilde samt ytterligare förbättra barnkonsekvensanalyserna. Familjenheten har under slutet av året genomfört aktgranskning av förhandsbedömningar och beslutsunderlag med fokus på i vilken utsträckning barn har varit delaktiga och fått komma till tals. Analys pågår och beräknas vara klar under januari Stöd och serviceenhetens granskning visade på förbättringsområden kring delaktighet från den enskilde. Äldreomsorgen har genomfört aktgranskningar enligt gällande rutiner. Inom ramen för granskningen har det framkommit att det i några fall förekommit avvikelser i dokumentationen. Dessa har legat till grund för det fortsatta utvecklingsarbetet. Det är viktigt att kontinuerligt genomföra granskningar för att säkerställa kvalitet i både arbetssätt och dokumentation. Process: Kontrollmiljö: Identifiering av förtroendeskadliga poster Arbetssätt: Intern och extern representation sker enligt stadens regelverk och redovisas korrekt Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Deltagarförteckning och syfte lämnas inte in vid representation Uppföljning och information, riktade åtgärder mot de som inte följer gällande regelverk.

33 Tjänsteutlåtande Sid 20 (20) Löpande kontroll/systematiska kontroller Oönskad händelse Uppföljning av arbetssätt/löpande kontroll Status Åtgärd Status Analys Ekonomichefen har, på förekommen anledning, mejlat ut information om gällande riktlinjer till samtliga chefer i aug Se kommentar/analys i uppföljning av internkontrollplanen. Kontroll av förtroendeskapande poster Mindre avvikelse Analys Konton som har granskats är 7651 avgifter för kurser och utbildningar, 7652 avgifter för konferenser, 7111 personalrepresentation, 7051 resekostnader personal och 7052 hotell och logi personal. Av dessa har 37 fakturor valts ut för kontroll om syfte och deltagare finns bifogat fakturan för tertial 1 och 2 sedan ytterligare 10 fakturor för resterande del av året. Koncentrationen på första delen av året var planerad för att synliggöra effekterna av kontrollen. Deltagarlista fanns oftast bifogad men i ett flertal fall saknades dagordning. Efter kontakt med berörda enheter skickades dokumenten omgående och dessa visade sig vara väldokumenterade. Information har även skickats ut till berörda om att överordnad attestant ska läggas till i attestflödet, vid tillfällen där attestanten själv har deltagit..

34 Bilaga 4 b Dnr: Uppföljning av åtgärder (Östermalms stadsdelsnämnd) Process Barnsäkerhet i förskolan Löpande kontroll/systematis ka kontroller Säkerhetsgenomgån g och incidentrapportering Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Barn försvinner Uppföljning av säkerhetsrutiner Eva Broström Alla enheter genomför årligen barnsäkerhetsronder. Alla chefer och skyddsombud har genomgått utbildning i KIA, rapportering på enhetsnivå fungerar inte alltid, utbildning bör genomföras återkommande. Barn som har rätt till egenvård på förskolan får inte medicin Uppföljning av rutin för egenvård Eva Broström Samordnare för Bibss följer upp årligen. Läkemedelsdelagation finns men bör kontrolleras återkommande Beslut om insatser inom socialtjänsten LSS-boenden Orosanmälan inom förskolan Löpande uppföljningar av beställa insatser inom socialtjänsten Egenkontroll inom LSS-boenden. Egenkontroll inom LSS-boenden. Barn eller personal skadar sig allvarligt Beslutad insats verkställs inte. Basala hygienrutiner brister Brukare försvinner från LSS-boende Orosanmälan görs inte. Krisplanering Krisledningsövning Verksamheten har inte rutiner och beredskap att hantera olyckor, krisoch katastrofsituationer. Återkommande utbildningar Uppföljning, rapportering till IVO Uppföljning av egenkontroll Uppföljning av tillämpning av säkerhetsrutiner Eva Broström Jan Rönnberg Jan Rönnberg Carolina Bjurling Akutmatris tillämpas Eva Broström Uppdatering, revidering krisledningsplan, rutiner och checklistor Utbildning genomförs enligt årshjul. Nya verksamheter bör genomföra det under intoduktionen Pågår året om. Rapporteras till IVO varje kvartal. De flesta beslut som inte verkställs beror på att den enskilde avböjer insatsen. Pågående arbete. Rutiner finns. Behov att utveckla rutiner för livsmedelshanteringen. Rutiner finns. Ingen brukare har under året förvunnit från LSS-boenden. Dokumnet Akutmatris finns tillgängligt på gemensam gruppdisk, genomgång av dokumentet har skett på Förskolechefernas ledningsgrupp under våren 2017 Said Kanni Krisledningsplanen fastställdes i december Det är den plan som förvaltningen ska följa vid oönskade händelser när strategiska och operativa krisledningen ska aktiveras.

35 Process Löpande kontroll/systematis ka kontroller Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Arbetet med krisledningsplanen pågick under större delen av sommaren och hösten Under 2018 kommer planen kompletteras med diverse bilagor som ska avlasta samt stötta beslutsfattare vid eventuella kriser. Systematiskt brandskyddsarbete Kontroll av brandskydd Brukare, personal eller lokaler kommer till skada. Uppföljning av SBA på enhetsnivå samt utrymningsövningar. Said Kanni De övningar som sker genomförs lokalt, inom varje verksamhet, då cheferna är förpliktade att själva anordna regelbundna övningar. Dessa övningar köps in från stadens upphandlade leverantör Presto. Samma företag har under hösten anlitats för att utbilda utrymningsledare på Garnisonen. Ett dussintal stickprovskontroller gällande verksamheternas SBAarbete har genomförts under året. Urvalet har skett genom förslag från avdelningschefer, på förfrågan från enhetschefer samt utifrån analyser av statistik och inkomna rapporter i incidentrapporteringssystemet, IA. Samtliga verksamheter uppfyller SBAkriterierna, har godkända pärmar med information och material m.m. Vid kontrollerna konstaterades dock vissa brister, t.ex. blockerade nödutgångar, magnetdörrar som inte fungerar som de ska osv. Majoriteten av dessa kontroller visade emelllertid inte något avvikande. De flesta anmärkningar/brister fanns inom verksamheter som bedrivs i extern regi. Säkerhetskontroll av lekplatser och lekutrustning Årliga protokoll av certifierad besiktningsman, rapporter i byggmötesprotokoll Säkerhetsbrist uppstår mellan säkerhetsbesiktningarna Framtagande av rutinbeskrivning för kontroll av entreprenören Sofia Regnell Parkingenjörerna tar in protokoll från entreprenörernas funktionskontroll var tredje månad.

36 Process Trädvård Uppföljning av entreprenader Lokalplanering/- försörjning Anmälan Lex Maria Anmälan Lex Sarah Trygg och rättssäker äldreomsorg Löpande kontroll/systematis ka kontroller kvartalsvis och veckovisa rapporter i Speedup Löpande av entreprenören enligt avtal och av parkingenjörerna enligt underhållsplan Uppföljning av sanering Lex Maria. Anmäls/beslutas i Social delegation Lex Sarah. Anmäls/beslutas i Social delegation Uppföljning av ÄOverksamhet utifrån Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Träd och grenar kan falla ner och orsaka skador Skadedjur i parklekar Brukare hämtas/lämnas inte enligt beställning. Brist på verksamhetslokaler Lokaler som inte uppfyller kraven Ökade lokalkostnader (när kontrakt sägs upp/löper ut) Anmälan görs inte Anmälan görs inte Entreprenör levererar inte verksamhet enligt Framtagande av rutinbeskrivning för inventering, åtgärdsplaner och trädvård. Uppföljning av att sanering utförs Uppföljning samt vid behov incidentrapportering till utförare Bygga upp kontaktnät med kommunala fastighetsägare. Åtgärda lokalerna I kommunikation med fastighetsägarna, alternativt hitta ersättningslokaler. Kontinuerlig uppföljning, uppsägning av dyra kontrakt om möjligheten finns till billigare likvärdiga alternativ. Uppdatering av och information om rutnbeskrivning Uppdatering av och information om rutinbeskrivning Kontinuerlig uppföljning av entreprenaders verksamhet utifrån lagar Sofia Regnell Eva Broström Jan Rönnberg Roger Mellroth Roger Mellroth Roger Mellroth Marianne Snell, Jan Rönnberg Marianne Snell, Jan Rönnberg Marianne Snell Rutinbeskrivning för inventering, åtgärdsplaner och trädvård har tagits fram. Uppföljning av sanering har gjorts av avdelningschef och enhetschef i parklekarna. Rutiner finns som innebär att listor med resorna kontrolleras mot beställning. Det finns uppbyggda kontakter med kommunala fastighetsägare samt andra lokalmäklarfirmor. Görs kontinuerligt vid behov. Bevakar utgående kontrakt och för dialog med fastighetsägare. Rutiner finns. Rutiner finns. Vid uppmärksammade brister vidtas åtgärder för att händelsen inte ska upprepas. Uppföljning görs enligt plan i VP för samtliga entreprenörer. Kontinuerliga uppföljningar görs under året. Dessa

37 Bilaga 4 b Dnr: Process Resor i tjänsten Försörjningsstöd Budgetuppföljning och kontroll av transaktioner Inventarieförteckning Kvalitetsutveckling och lärande Löpande kontroll/systematis ka kontroller Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys gällande avtal. avtal. och gällande avtal. redovisas till nämnden. Uppdatering av hemtjänstrutiner System för schemaläggning inom hemtjänsten. Uppföljning av att försörjningsstöd betalas ut till rätt person Den enskilde öppnar inte dörren, blir bortglömd. Schemaläggning fungerar inte. Beslut fattas ej i enlighet med delegationsordning och besluten blir ogiltiga. Personal kommer inte åt att hämta brukarens nycklar. Altrnativt nycklar kommer i orätta händer. Risk för bristande redovisning samt stöld Policy för resor i tjänsten är inte känd/efterlevs inte Utbetalning av försörjningsstöd går till fel person Uppdatering av rutiner. Marianne Snell Uppföljning av användning av system för schemaläggning Utbilda och informera beslutsfattare om förutsättningar och regler gällande delegation. Datoriserade nyckelskåp registerar vem som kvitterat ut vilken nyckel, och när införs. Uppföljning av tillämpning av befintliga rutiner Information om och aktualisering av policy för resor i tjänsten Säkerställa att uppdaterade rutiner finns och tillämpas Bufgetuppföljning Budgetavvikelser Regelbundna avstämningsmöten med controllers Inhämtande av inventarieförteckning Tillsyn och uppföljning av Inventarieförteckningen är inte komplett. Resultat och erfarenheter från interna Uppdatering av rutin för kontroll av inventarier Uppföljning av interna kontroller tidigareläggs, Försenad /avvikels e Väntläge Väntläge Marianne Snell Marianne Snell Marianne Snell Marianne Snell Carolina Bjurling Jan Rönnberg Roger Mellroth Roger Mellroth, Carolina Bjurling Carolina Bjurling Rutin finns. Arbete pågår för att förbättra schemaläggningen. Analys pågår. Arbetet fortsätter under Delegationsordningen följs. Datoriserade nyckelskåp är inköpta på samtliga kommunala enheter. Rutiner finns och följs. Förslag till reviderad policy har tagits fram, ska beredas och samverkas inför beslut i nämnden. Rutiner finns. Ingen utbetalning till fel person har rapporterats under året. Månadsprognoser och tertialrapporter tas fram utifrån uppgifter om avvikelser för resp. avdelning och enhet. Uppdaterad rutin för inventarieförteckning är under framtagande. En första förvaltningsintern avstäming/uppföljning genomfördes i

38 Process organisation Löpande kontroll/systematis ka kontroller kontroller och åtgärder Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys kontroller tillvaratas inte/kontroller och rutiner utvecklas inte. så att dessa kan utgöra underlag i arbetet med VP samband med tertialrapport 2. Information finns men berörda medarbetare/chefer hittar den inte, vet inte var de ska leta. Projekt för utveckling av förvaltningens samarbetsyta och användningen av gemensamma gruppdiskar. Försenad /avvikels e Carolina Bjurling Projektet/åtgärden kräver omfattande arbete, som påbörjats under 2017 och kommer att fortgå Redovisning Betalkortskontroll Regler och riktlinjer för inköp följs inte Uppföljning och information, riktade åtgärder mot de som inte följer regelverket. Catharina Sandén First Card infördes får ett antal år sedan för att ersätta kontaktkassor. Kontantkassorna uppgick då till kr, nu har de minskat till kr. Problemet med användandet av First card är att momsen inte alltid är redovisad på fakturan. SLK har skickat ut meddelande att om möjligt att undvika att använda kortet p.g.a. att det så ofta redovisas fel. Alla berörda har kontaktats och informerats om att komma in med kompletteringar och att framöver jämföra fakturans moms mot kvittounderlagen. En separat granskning har skett av en verksamhets användning av First Card, efter att avvikelser mot regelverket noterats. Den aktuella verksamheten har fått information om regelverket, för att liknande felaktigheteter ska undvikas framöver. Internkontroll av moms Den korrekta momstypen dras inte av vid betalning. För mycket eller för litet moms dras av Momskontroll främst bidragsmoms. Justering och information till berörda. Catharina Sandén Momskontroll genomförs med hjälp av en rapport i Agresso tl014. Vid genomgången upptäcks enheter som glömt att lyfta s.k. bidragsmoms. Rättning har gjorts med hjälp av bokföringsorder. Kontakt har tagits med de enheter som missat att lyfta momsen, för att de ska vara mer observanta på detta framöver.

39 Process Lönehantering Rekrytering och bemanning Löpande kontroll/systematis ka kontroller Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Betalar för hårdvara/konton/system som inte längre används. Lön betalas inte ut alt. fel lön betalas ut. Löneskulder uppstår. Felrekrytering Svårt att behålla medarbetare och rekrytera till bristyrken (förskollärare, socionomer, biståndshandläggare) Uppdaterad rutin som inkluderar avstämning mot GSIT-kollen Rutinbeskrivningar som förtydligar vilka typer av kontrollmoment som ska utföras av chef före löneutbetalning. Riktade insatser, efter lönekörningen (inom två dagar). Utbildning i kompetensbaserad rekrytering genomförs och implementation sker första halvåret Framtagande och implementering av kompetensförsörjningspl an Väntläge Catharina Sandén Jessica Alfredsson Jessica Alfredsson Jessica Alfredsson GSIT-kollen bygger på underlag som uppdateras av stadens leverantör HCL, som genomförde ett systembyte under sommaren. Faktureringen som avsåg juni blev fakturerad först i augusti (ihop med juli). Under hösten har det varit en rad olika problem med faktureringen. Fakturorna som kom fram var feltaggade på detaljnivå där à-pris x volym inte överensstämde och felaktiga volymer har därför fakturerats. Först vid faktureringen den 15 nov (avsåg oktober) hade flera fel åtgärdats av HCL. Under perioden gick det inte att använda GSIT-kollen eftersom den baserades på felaktiga uppgifter. SLK tog detta på stort allvar, eskalerade till avtals-/kontraktsnivå i slutet av oktober. Ett dokument med översikt och rutinbeskrivningar med uppföljningspunkter och tidplan för året rörande löneprocessen har tagits fram. Utbildning i kompetensbaserad rekrytering genomfördes av HRservice på årets första chefsforum. Uppdaterad processbeskrivning och checklistor som stöd till chefer finns på intranätet. Bilaga till VP 2018, beslutad 14 dec 2017.

40 Process Samverkan och systematiskt arbetsmiljöarbete Barnkonsekvensanal ys Rutiner för att hantera och förebygga hot och våld. Löpande kontroll/systematis ka kontroller Uppföljning av sjukfrånvaro Uppföljning av enheternas förebyggande arbete mot hot och våld. Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Arbets- /stressrelaterad ohälsa Risk- och konsekvensanalyser genomförs inte. Centrala överenskommelser om hantering på nämndnivå faller mellan stolarna. Barnperspektivet uppmärksammas inte i socialtjänstens utredningar Barnperspektivet uppmärksammas inte vid organisationsförändringar inom förskolan Säkerhetsrutiner följs inte. AFS 2015:4 samt nytt samverkansavtal implementeras, liksom handlingsplan för att förbättra socialsekreterares och biståndsbedömares arbetssituation. Uppföljning av att riskoch konsekvensanalyser genomförs och samverkas på rätt nivå, vid väsentliga förändringar av arbetsuppgifter. organisation Cesamprotokoll införs som stående punkt på förvaltningsgruppens sammanträden Säkerställs genom uppföljning och granskning Väntläge Marianne Snell, Jan Rönnberg Marianne Snell, Jan Rönnberg, Eva Broström, Christina Klang Jessica Alfredsson Jan Rönnberg Revidera befintlig rutin Eva Broström Uppföljning av enheternas förebyggande arbete mot hot och våld. Arbetet utifrån handlingsplanen dör att förbättra socialsekreterare och biståndsbedömares arbetssituation har fortgått under året. Nytt samverkansavtal har påbörjats i en partssammansatt grupp. Risk- och konsekvensanalyser har genomförts vid omorganisationer och samverkats på rätt nivå. Cesam-protokoll ingår som stående punkt på förvaltningsgruppens möten sedan våren Pågående utvecklingsarbete inom samtliga enheter. Befintlig rutin är reviderad och ny blankett finns att tillgå på gemensam gruppdisk. Said Kanni Har informerat om gällande rutiner på chefsforum samt förklarat vikten av att rutiner efterföljs. Både planerade och slumpmässiga kontroller genomförs där statistik från bland annat IA utgör grunden för dessa uppföljningskontroller.

41 Process Informationssäkerhet Löpande kontroll/systematis ka kontroller Behörighetskontroll i EK Kontroll av behörigheter sociala systemet. Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Informationssäkerheten brister/obehörig får åtkomst Åtkomst till information och personuppgifter efter att medarbetare slutat. Informationssäkerheten brister/obehörig får åtkomst Dokumentation sker inte enligt stadens riktlinjer. Ingen åtkomst till Sociala systemet/paraplyet. Information om säkerhetsrisker Löpande påminnelser, kontroller och borttagning av användare. (Parainn: gäller både egen regi och externa utförare.) Information om säkerhetsrisker Revidering av kvalitetsledningssystem enligt SOFS Kontinuitets- och avbrottsplan fastställs och implementeras. Försenad /avvikels e Väntläge Carolina Bjurling Carolina Bjurling Carolina Bjurling Marianne Snell, Jan Rönnberg Carolina Bjurling Rutin för hantering av SITHS-kort framtagen och avstämd med ansvarig på SLK samt förvaltningsledningen, utskickad till berörda chefer 18 aug Rutiner för kontroll finns, uppföljning sker löpande av såväl egen regi som extern regi inom äldreomsorg och socialtjänst. Cheferna får numera ut påminnelser automatiskt var tredje månad, som visar vilka behöriga användare som inte har varit inloggade på 3 månader samt uppmaningen att avsluta dem i systemet om de inte längre är anställda. Information sker vid utlämnande av tjänstekort. Har undersökt möjligheten att ha inpasseringskort och tjänstekort till datorn på samma kort, så att medarbetarna inte kan lämna kontoret med kortet kvar i datorn. Har fått positivt besked från fastighetsägaren men inte kommit vidare då Vasakronan i slutet av året beslutat om övergång till "taggar/pluppar". I övrigt har information om risker kopplade till spam och bluffmejl skickats ut under året. En revidering av nämndens kvalitetsledningssystem enligt SOFS pågår. Bedöms vara klart Planen är färdig men ej fastställd och implementeringsarbete återstår. Informationssäkerhetsansvarig ska godkänna före fastställande och externa datorer (utanför stadens nätverk), USB-minnen m.m. ska införskaffas för ändamålet.

42 Process Kontrollmiljö: Identifiering av förtroendeskadliga poster Medborgarförslag Offentlighet och sekretess Synpunkts- och klagomålshantering Löpande kontroll/systematis ka kontroller Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Deltagarförteckning och syfte lämnas inte in vid representation Invånare som lämnar förslag får ingen återkoppling. Handlingar som ska bevaras arkiveras inte. Uppgifter som ska gallras, gallras inte. Bristande kunskap om offentlighet och sekretess som leder till utlämnande av sekretessbelagd uppgift. Skyddade personuppgifter röjs Dokument med känsliga och integritetskränkande uppgifter ligger synliga och tillgängliga för obehöriga Klagomål, beröm och idéer observeras inte, besvaras eller åtgärdas inte. Uppföljning och information, riktade åtgärder mot de som inte följer gällande regelverk. Riktlinjer uppdateras och implementeras. Arkivorganisationen ses över och arkivredogörare utses. Information om hanteringsanvisningar. Utbildning i lagstiftning, regler och rutiner för hantering av allmänna handlingar och sekretess. Säkerställ information till medarbetare i förskolan utifrån uppdaterad Information från Skatteverket varje år. Väntläge Försenad /avvikels e Väntläge Roger Mellroth Carolina Bjurling Carolina Bjurling Carolina Bjurling Eva Broström Säker utskrift införs Carolina Bjurling Uppdatera rutiner och riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter. Väntläge Ekonomichefen har, på förekommen anledning, mejlat ut information om gällande riktlinjer till samtliga chefer i aug Se kommentar/analys i uppföljning av internkontrollplanen. Ärendet "revidering av riktlinjer för hantering av medborgarförslag" ska beslutas av nämnden 1 feb En översyn har påbörjats. Utnämnande av arkivredogörare, start av nätverk för arkivredogörare och information om hanteringsanvisningar sker under 2018 Utbildning har genomförts inom äldreomsorgen under Informationsinsatser planeras i samband med att ärende- och dokumenthanterings-systemet edok införs på förvaltningen under Chefer och stab har tagit del av information och fått utbildning av Staffan Olsson, Sekretess och anmälningsplikt i förskola och skola. Behövs uppföljning årligen att rutinen finns på varje förskola. Säker utskrift har införts på Garnisonen på gemensamma skrivare. För de verksamheter som har skrivare som inte erbjuder säker utskrift tas en instruktion fram om rutiner för att säkra att obehöriga inte råkar se sekretessdokument. Avvaktar SLK som gör en central översyn.

43 Process Upphandling och inköp Löpande kontroll/systematis ka kontroller Bilaga 4 b Dnr: Oönskad händelse Åtgärd Status Ansvarig Analys Köp utanför avtal Otillåten direktupphandling/bristan de upphandlingskompetens Ökad användning av effektiva inköp samt utbildning i e-handel Utbildning för chefer och nyckelpersoner anordnas i samarbete med SLK Roger Mellroth Carolina Bjurling Inköpsansvarig följer avvikelser och meddelar chefer med erbjudande om utbildning. Främst problem med tjänstebeställningar samt möbler. (Se kommentar i VB under mål 4.8) Serviceförvaltningen har genomfört utbildning för alla chefer på chefsforum i november 2017.

44 Östermalms stadsdelsförvaltning Förskola Parklek Tjänsteutlåtande VB 2017 Bilaga 5 Dnr Sida 1 (23) Kvalitetsredovisning kommunal förskola Östermalms stadsdelsnämnd 2017 Östermalms stadsdelsförvaltning Förskola och Parklek Karlavägen 104, plan 6 Box Stockholm Telefon Växel Fax eija.pohjanen@stockholm.se stockholm.se

45 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 2 (23) Innehåll Kvalitetsredovisning kommunal förskola på Östermalms stadsdelsnämnd Kvalitetsredovisningens funktion... 3 Stadsdelsnämndens sammanfattande analys... 3 Utvecklingsområden på stadsdelsnämndsnivå... 8 Förslag till kommunfullmäktige Stadsdelsnämndens kvalitetsarbete Kvalitetsarbetets genomförande Strukturella förutsättningar och organisation Organisation Strukturella förutsättningar Antal barn Andel förskollärare Barn per personal Barn per grupp Andel barn och personal med annat modersmål och antal språk Förutsättningar för en likvärdig förskoleverksamhet Kvalitetsindikatorn Stadsdelsnämndsgemensamma insatser Likvärdig förskoleverksamhet Barns delaktighet och likabehandling Barn i behov av särskilt stöd Personalens kompetens Förskollärarnas ansvar och uppdrag Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here.

46 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 3 (23) Kvalitetsredovisningens funktion Östermalms stadsdelsnämnd har som huvudman enligt skollagen 1 och Skolverkets Allmänna råd för kvalitetsarbete 2 ett ansvar för att skapa rutiner, uppföljningssystem och andra förutsättningar för ett dokumenterat och systematiskt kvalitetsarbete på olika nivåer. Arbetet med kvalitetsredovisningen och dialogen kring den är ett sätt att uppfylla styrdokumentens krav när det gäller huvudmannens systematiska kvalitetsarbete. Syftet med kvalitetsredovisningen är att bedöma måluppfyllelsen i förhållande till de nationella målen i läroplanen, identifiera framgångsrika arbetssätt och utvecklingsområden. Avsikten är att bidra till en likvärdig utbildning av hög kvalitet. En del av stadsdelsnämndens systematiska kvalitetsarbete är enheternas kvalitetsredovisningar, vilka utgör grunden för stadsdelsnämndens kvalitetsredovisning. Enheternas kvalitetsredovisningar fyller två huvudsakliga syften. De är dels en viktig del i det interna kvalitetsarbetet och dels är de en viktig källa till att stadsdelsnämnden som huvudman ska få en bild av hur väl verksamheten uppfyller läroplanens mål för att utifrån det kunna identifiera stadsdelsnämndsövergripande utvecklingsområden och prioriteringar och kunna ta sitt ansvar att skapa goda förutsättningar för verksamheterna. Enheternas kvalitetsredovisningar utgör, tillsammans med stadsdelsnämndens samlade redovisning, ett underlag för dialog mellan olika nivåer i stadsdelsnämndsområdet kring förskolans verksamhet och resultat. Kvalitetsredovisningen bilägges verksamhetsberättelsen Skillnaden mellan kvalitetsredovisningen och verksamhetsberättelsen är att den tidigare fokuserar på måluppfyllelsen i förhållande till de nationella målen i läroplanen, medan verksamhetsberättelsen även omfattar andra delar och resultat av förskoleverksamheten, till exempel budget, kommunala mål och medarbetarfrågor. Stadsdelsnämndens sammanfattande analys Den samlade kvalitetsredovisningen för Östermalms kommunala förskolor baseras på en analys av enheternas kvalitetsredovisningar samt kvalitets- och resultatdialoger. De bedömningsunderlag som enheterna främst utgår ifrån är självvärdering/kvalitetsindikator 3, förskoleundersökning, uppföljning och utvärdering av de Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 1 Skollag 2010/800 2 Skolverket (2012) Allmänna råd och kommentarer om Systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet 3 Självvärdering utifrån läroplansuppdraget = webbaserad kvalitetsindikator för förskolan - WKI

47 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 4 (23) pedagogiska enhetsmålen från verksamhetsplanen samt pedagogisk dokumentation. Utöver detta ger vårdnadshavares synpunkter och klagomål viktig information om verksamhetens utförande. Det samlade resultatet från förskoleundersökningen och kvalitetsindikatorn pekar på att det pågår ett aktivt arbete med de målstyrda processerna utifrån läroplansuppdraget i nämndens förskolor. Det kommer att pågå ett implementeringsarbete utifrån den kommande revideringen av läroplan för förskolan under 2018 och detta kommer att skapa ökade möjligheter för förtydligande av förskolornas arbete med de målstyrda processerna/ undervisningen. Östermalms kommunala förskolor får fortsatt gott resultat i årets förskoleundersökning vars resultat bygger på vårdnadshavarnas omdömen av den upplevda kvaliteten i förskolans verksamhet. Detta tillsammans med kvalitetsindikatorn ger en helhetsbild av måluppfyllelsen. Jämfört med kommunala förskolor i staden totalt är vårdnadshavarna i Östermalm generellt sett mer nöjda år Över tid är vårdnadshavarna i kommunala förskolor i Östermalm generellt mer nöjda jämfört med år KF indikatorn har gått ner från 91 till 90 men ligger fortfarande högt och över stadens resultat (88). KF indikator är andelen nöjda (betyg 4 + 5) svar på frågan Jag är som helhet nöjd med mitt barns förskola och mäts i skalan I diagrammet här nedan finns förskoleundersökningens resultat för Östermalms kommunala förskolor de tre senaste åren. Resultat för 2017 även för staden i helhet. 21: Information om förskolans mål 27: Information om maten 22: Jag blir bemött respektfullt 29: Fysisk aktivitet uppmuntras 28: Varierad och näringsrik kost Andel nöjda (betyg 4 + 5) 1: Nöjd med helheten : Trygg och säker 3: Rekommendera förskolan 4: Pedagogiska miljön 5: Språklig utveckling 6: Matematiskt tänkande Staden kommunala totalt 2017 Östermalm 2017 Östermalm 2016 Östermalm : Välkommen att ställa frågor 7: Naturvetenskapliga fenomen 19: Delaktighet och inflytande 8: Själv skapa och uttrycka sig 18: Utveckling och lärande synliggörs 14: Barnet bemött respektfullt 13: Lika möjlighet att utvecklas 12: Sociala förmågor 9: Kulturutbud 11: Känner sig tryggt Not: Se frågornas formulering i sin helhet under avsnittet "Frågorna i enkäten". Endast frågor som är jämförbara över åren ingår i diagrammet. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Enheterna bedömer att enhetsmålen uppnås och att förskolorna i genomsnitt når en godtagbar nivå i kvalitetsindikatorn. Även resultatet på årets förskoleundersökning visar på fortsatt hög måluppfyllelse och att det arbete som gjorts för att förtydliga läroplanens intentioner och målområden till vårdnadshavare har

48 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 5 (23) fortsatt gett positiv effekt. Dock ger vårdnadshavare ett bättre omdöme inom området utveckling och lärande än personalens självvärdering visar. Index för detta område i årets förskoleundersökning är 87 (samma resultat som föregående år). Östermalm ligger fyra indexpunkter högre än genomsnittet för staden. Resultat för självvärdering utifrån läroplansuppdraget är 3,6 (3,5 föregående år). Den webbaserade kvalitetsindikatorn (WKI) har underlättat vid reflektion samt dokumentation och synliggörande av barns lärande och utveckling i de målstyrda processerna men samtidigt har många arbetslag blivit mer självkritiska i bedömningen. Förskolornas ledningar behöver bli än tydligare i uppföljningen av arbetslagens självvärderingar/ reflektioner i syfte att minska den självkritiska bedömningen. I vissa fall kan det även handla om att öka den självkritiska bedömningen för även de arbetslag som skattar sig för högt förekommer. Index för området Normer och värden samt barns inflytande uppgår till 92 i årets förskoleundersökning, vilket är samma målvärde som föregående år. Resultatet för nämndens förskolor ligger över stadens resultat på 90. Det goda resultatet tyder på att det pågår ett aktivt arbete med främjande, förebyggande och åtgärdande insatser inom likabehandling på förskolorna. Detta aktiva arbete synliggöras i förskolornas pedagogiska miljöer vilka utformas med utgångsläge att alla barn ska ha möjligheter att prova olika aktiviteter och material. Genom metoder och förhållningssätt som förvärvats genom ABC 4 utbildningen har förskolepersonalen stärkts i sitt arbete med att bedriva en inkluderande och jämställd verksamhet med fokus på det som fungerar. Enheterna beskriver att ett aktivt arbete för att nå likvärdighet i undervisning pågår, samtidigt som kvaliteten skiftar mellan enheterna och även mellan olika förskolor inom enheterna. De nya verksamheterna har börjat hitta ett gemensamt arbetssätt och detta har sannolikt påverkat förskoleundersökningens resultat i positiv riktning. Dock när det gäller kvalitetsindikatorn är inte detta samband lika tydlig. Kvalitets- och resultatdialogerna visar vikten av att framgångsrika arbetssätt/lärande exempel lyfts både på övergripande nivå och även inom enheterna i syfte att främja likvärdigheten och det kollegiala lärandet. Effekten av detta arbetssätt är en lärande organisation där utvärdering, reflektion och strävan mot gemensam kunskap ingår som självklara delar. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 4 Alla Barn i Centrum

49 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 6 (23) Förskollärares yrkeskompetens spelar en väsentlig roll för hur väl förskolan lyckas nå de uppsatta målen. Rekryteringsbehovet av förskollärare är en fortsatt utmaning, att öka andelen förskollärare i de enheter/förskolor där andelen är som lägst. En utmaning är även att minska spridningen mellan enheter/förskolor gällande antalet förskollärare. För att uppnå en likvärdig förskola och hög kvalitet i undervisningen är det angeläget att alla barn får delta i undervisning som bedrivs av förskollärare. I syfte att säkerställa förskollärarledd undervisning på varje avdelning/grupp har förskolecheferna tagit fram arbetssätt och rutiner som stödjer detta på de berörda förskolorna. En del i detta är införandet av modellen för pedagogisk utvecklingstid som stödjer arbetssättet med alla barns rätt till förskollärarledd undervisning. Utvärderingen visar att modellen haft en positiv effekt på undervisningen och det kollegiala lärandet. Däremot behöver innehållet i den pedagogiska utvecklingstiden ytterligare förtydligas. I samband med att en ny förskola på fyra avdelningar startade upp i december har rätt kompetens kunnat rekryteras i verksamheten. Trots att bristen på förskollärare fortfarande är en utmaning i vissa av nämndens förskolor kan den senaste verksamhetsstarten indikera på en vändning åt rätt håll när det gäller rekrytering av förskollärare. Konstateras kan dock att erfarenhet visar att det i många fall är lättare att rekrytera till nystart än befintlig verksamhet. Många förskollärare vill arbeta tillsammans med andra förskollärare och den möjligheten kan erbjudas vid nystart i större utsträckning är i vissa befintliga verksamheter. Även möjligheten att få vara delaktig i att bygga upp och utveckla en verksamhet är attraktivt. En utmaning är således att sprida erfarenheter och arbetssätt från det som är positivt och fungerar bra vid nystart även till befintliga verksamheter. Avdelning Förskola och Parklek har under året gjort flera insatser med fokus på detta. Bland annat genom introduktion av nya medarbetare, pedagogisk utvecklingstid och arbetslagsledarutbildning. När det gäller förskollärarnas kompetens i att leda arbetslag anger inte enheterna det som en brist längre. Satsningen på arbetslagsledarutbildningen lyfts som en framgångsfaktor när det gäller förskollärarnas ökade kompetens i att utveckla det pedagogiska ledarskapet och få redskap och metoder för att leda utvecklingsprocesser som syftar till att utveckla såväl barnens som arbetslagets lärande. Antalet utbildade VFU 5 handledare motsvarar i stort antalet studenter och det har blivit lättare att få fram aktiva handledare Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 5 Verksamhetsförlagd del av förskollärarutbildningen.

50 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 7 (23) jämfört med föregående år. Den lokala VFU handledarutbildningen som anordnats under året har bidragit till ökad kompetens inom området. Det aktiva och långsiktiga arbetet med VFU frågor som bedrivits sedan några år på övergripande nivå börjar ge effekt. Fortsatt behöver dock en del enheter ha extra fokus i VFU arbetet och hitta arbetssätt som möjliggör ett aktivt och utvecklande arbete inom detta område. Deltagandet i CPU 6 från 2018 förväntas möjliggöra ett mer kvalitativt VFU arbete på alla nämndens förskolor. De övergripande och riktade satsningarna som gjorts för att öka likvärdigheten har gett positiva effekter för verksamheten och för barnen. Det gäller olika nätverk och exempelvis TAKK 7 och ABC i förskolan utbildningar. Det är viktigt att enheterna har en långsiktig kompetensutvecklingsstrategi som möter upp de i verksamheten prioriterade områdena så att de övergripande satsningarna kompletterar enheternas pågående arbete. Arbete med digitalisering med inriktning på programmering och kodning som pågått under året har gett positiva resultat i verksamheten. Erfarenheterna från utbildningen har skapat ett sug efter mer kunskap inom området och ett ökat intresse för de möjligheter som digitaliseringen kan skapa i verksamheten. Inför införandet av Skolplattformen 8 utgör arbetet med digitalisering (genom de två digitaliseringspiloterna Roboten som kompis i finska förskolan på Östermalm under 2016 och digitaliseringsprojektet med Medioteket under 2017) och framtagandet av en gemensam pedagogisk plattform framgångsfaktorer för nämnden förskolor. Dessa satsningar har skapat en gemensam kunskapsbas och en större förståelse för digitaliseringens möjligheter och begränsningar. Ett gott och hållbart ledarskap är av stor betydelse för förskolan kvalitet. Insatserna som ledningssystemet 9 tagit del av i form av kompetensutveckling om ledarskapets olika komponenter har ökat likvärdigheten och det kollegiala lärandet. Trots att enheterna har till viss del olika förutsättningar utgör gemensam förståelse för olika teorier likväl som för varandras verksamheter en god grund för likvärdighet. Satsningen på arbetslagsledarutbildning förväntas 6 Centrum för professionsutveckling, övningsförskoleprojekt vid Södertörns Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. högskola 7 Tecken som alternativ kommunikation 8 En digital plattform för alla Stockholms förskolor och skolor 9 Ledningssystemet består av avdelningschef, verksamhetsutvecklare, förskolechefer, biträdande förskolechefer och pedagogiska ledare.

51 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 8 (23) på sikt skapa utökade möjligheter för förskolechefernas pedagogiska ledarskap. Förskollärarna/arbetslagsledarna ska kunna leda utvecklingsprocesser i sina arbetslag och på detta sätt utgöra ett stöd för förskolechefens pedagogiska ledarskap och därigenom stödja och utveckla det systematiska kvalitetsarbetet med mål- och resultatfokus. Östermalm ökar befolkningsmässigt i och med att det pågår flera nybyggnadsprojekt. Detta ställer höga krav på verksamheten. Utmaningen är dels fördelning av platser men även verksamhetsmässigt då det inför nystart krävs omfattande planering och organisering. Utvärderingen visar att introduktion till avdelningens verksamhet uppskattas av medarbetarna. Deltagarna uttrycker att introduktionen ger en bra och tydlig bild av hur staden styrs samt om avdelningens olika verksamhetsområden. Särskilt viktigt är att nyutexaminerade förskollärare får en väl fungerade introduktion så att de redan från början ges förutsättningar att bidra till en förskola av hög kvalitet. Utvecklingsområden på stadsdelsnämndsnivå Under 2018 kommer alla enheter fortsatt prioritera arbetet med implementering av den pedagogiska plattformen. Utöver detta nämnder enheterna följande utvecklingsområden i sina redovisningar: Utvecklingsområden Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Följande tre övergripande utvecklingsområden har identifierats utifrån enheternas redovisningar/utvecklingsområden samt analys med ledningssystemet under kvalitetsdialogen med fokus på enheternas kvalitetsredovisningar: Pedagogisk plattform Digitalisering Barnrättsperspektivet

52 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 9 (23) Förväntade resultat för ovannämnda utvecklingsområden: Likvärdig undervisning och kollegialt lärande genom en gemensam pedagogisk plattform med verktyg för systematiskt kvalitetsarbete och pedagogisk dokumentation. Pedagogiska lärmiljöer ute och inne som utmanar barnens utforskande och lek samt vidgar barnens undersökningsområden. Fördjupad reflektion tillsammans med barnen kring lärprocesserna med hjälp av digitala verktyg. Ökad digital kompetens, både de pedagogiska och de tekniska kunskaperna kring digitalisering. Ökade kunskaper kring barnrättsperspektivet och normkritik. Planerade insatser för att stödja enheternas arbete med utvecklingsområdena: Nätverk för miljöombud, kockar, kultur- och läsombud samt olika nätverk på enhets- och förskolenivå med spridning av lärande exempel som möjliggör kollegialt lärande Arbetslagsledarutbildning för förskollärare Utveckling av förskolegårdarna enligt matris för lekvärdesfaktorer Kompetenssatsning för förskolans ledningssystem i digital kompetens Kompetensutveckling i TAKK och ABC i förskolan Handledning kring bibass barn (barn i behov av särskilt stöd) Implementering av stadens tre nya program kring jämställdhet och rättigheter för barn och hbtq-personer Kompetenssatsning för förskolans ledningssystem med tema diskriminering/kränkande behandling Implementering av stadens riktlinjer för barnsäkerhet Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Utöver pedagogisk plattform/pedagogisk dokumentation är digitalisering det område som tydligast lyfts fram av enheterna som verktyg för verksamhetsutveckling. Det är även det område som anges som ett av de fortsatta utvecklingsområdena. Enheterna är väl medvetna om vikten av ett långsiktigt och strategiskt arbete som nyckeln till djupgående positiva effekter för verksamheten. Avdelningens strukturerade arbete med resultat- och kvalitetsdialoger utgör ett stöd för enheternas kvalitetsarbete och en framgångsfaktor i arbetet för likvärdighet och hög kvalitet i verksamheten.

53 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 10 (23) Även i förra årets kvalitetsredovisning var de två vanligaste utvecklingsområdena digitalisering och pedagogisk dokumentation. Ett aktivt arbete har under året pågått inom de här områdena. Det finns dock skillnader i måluppfyllelsen mellan och inom enheterna. Det är därför viktigt att fortsätta utveckla områden som varit relativt välfungerande på övergripande nivå men inte slagit igenom på alla förskolor. Förslag till kommunfullmäktige 2019 Den nya reviderade läroplanen för förskolan kommer att kräva en gedigen implementeringsprocess på olika nivåer inom stadens förskoleverksamhet. Revideringen kommer att innebära ett behov av kompetenshöjande insatser, exempelvis krävs det att förskolans profession har goda kunskaper om skollagen för att kunna genomföra förskolans uppdrag mot måluppfyllelse utifrån läroplanen. Stadsdelsnämndens kvalitetsarbete Kvalitetsarbetets genomförande Avdelning Förskola och Parklek har en aktiv och strukturerad dialog med förskolans ledningssystem i syfte att stämma av om arbetet med enhetsmål och de prioriterade områdena samt genomförda utvecklingsinsatser ger ett tillfredsställande resultat i förhållande till resurserna. För att nå helhet inkluderas även avdelningens stab i dialogerna, vilka sker på olika nivåer och struktureras i ett årshjul. Dialogerna har olika teman med utgångsläge i de gemensamma utvecklingsområdena för året. Under året har fokus legat på pedagogisk plattform, vfu, organisation, digitalisering, diskriminering och kränkande behandling. Kvalitetsdialogerna har fokus på verksamhetens måluppfyllelse i förhållande till de nationella målen i läroplanen och genomförs två gånger årligen. I juni när resultatet för förskoleundersökningen delges och i november i samband med färdigställandet av enheternas kvalitetsredovisningar. Kvalitetsdialogerna har fokus på uppföljning och reflektion kring det systematiska kvalitetsarbetet och erfarenhetsutbyte kring måluppfyllelse i syfte att skapa en lärande organisation och främja det kollegiala lärandet. I dessa dialoger identifierar enheterna gemensamma styrkor och enas om utvecklingsområden för arbetet det kommande året. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. I årets dialog kring förskoleundersökningen har förskolor som nått hög måluppfyllelse inom de gemensamma utvecklingsområdena lyfts fram som lärande exempel med en reflektionsfråga Hur gör

54 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 11 (23) de?. Även reflektion kring frågan Vilka satsningar/åtgärder krävs framledes för att öka likvärdigheten har ingått i dialogen. I årets dialog kring kvalitetsredovisningen har extra fokus varit på att öka kunskaperna kring analysen. I anvisningarna till enheternas kvalitetsredovisning ingick bilagan Systematiskt kvalitetsarbete vad är analys? och en genomgång av densamma gjordes under dialogen. Effekter av denna satsning i form av något ökade analyser kunde spåras i enheternas verksamhetsberättelser vid årets slut. Utöver dessa genomförs resultatdialoger två gånger årligen, vid färdigställandet av tertialrapport 1 och tertialrapport 2. Resultatdialogerna omfattar utöver läroplansuppdraget även andra delar och resultat av förskoleverksamheten, till exempel budget, kommunala mål och medarbetarfrågor. I resultatdialogerna deltar utöver enheternas ledningssystem och staben även förvaltningens stödfunktioner vilket innebär exempelvis personalkonsulter och ekonomicontroller. Under 2018 kommer de ovanbeskrivna dialogerna att utvecklas genom tydligare struktur på innehållet. Utöver den gemensamma dialogen kring kvalitetsredovisningen kommer enheterna få mer riktat återkoppling på sina kvalitetsredovisningar av avdelningschef och verksamhetsutvecklare. Den modell med opponering 10 som avdelningen arbetat med sedan många år kommer även fortsättningsvis att vara en del av denna dialog. Strukturen och frågeställningarna för opponeringen kommer dock att förtydligas i syfte att få en mer samstämmig återkoppling som sedan i större utsträckning kan användas i verksamhetsutveckling. Genomförda utomstående granskningar, så som skolinspektionens tillsyn, den kommunala utvärderingen och revision, lyfts in som tema i de ovan beskrivna dialogerna. Under året har två adresser i en av enheterna deltagit i utbildningsförvaltningens pilot 11 för en ny modell av kommunal utvärdering. Erfarenheterna från utvärderingen har följts upp i förskolans ledningsgrupp 12. Resultatet visar att dokumentation, uppföljning, utvärdering och analys av resultat/ måluppfyllelse av läroplansuppdraget är områden som behöver ytterligare utvecklas. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 10 Varje enhet opponerar på en annan enhets kvalitetsredovisning utifrån givna frågeställningar. 11 En granskning av verksamheten med utgångspunkt i läroplanen. Huvudsyftet med piloten var att belysa hur förskollärare tar ansvar för undervisningen. 12 Ledningsgruppen består av avdelningschef, verksamhetsutvecklare, och förskolechefer.

55 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 12 (23) Enheterna har i sina kvalitetsredovingar beskrivit strukturer och mötesforum för det systematiska kvalitetsarbetets olika delar utifrån ett årshjul. Till exempel har förskoleundersökning presenterats och diskuterats vid olika forum så som vårdnadshavarmöten och samråd för vårdnadshavare för att få en tydligare och fördjupad bild av innebörden i vårdnadshavarnas svar. Strukturella förutsättningar och organisation Organisation Avdelning Förskola och Parklek ansvarar för förskoleverksamhet, öppen förskola och parklekar. I stadsdelsnämndsområdet erbjuds finsk förskoleverksamhet delvis på en av förskolorna 13. På två andra förskolor har det under året funnits finskspråkig personal och där har det även funnits finskspråkiga barn placerade. Två finskspråkiga pedagoger från nämndens förskolor har under hösten lånats ut till utbildningsförvaltningen på deltid. Detta i syfte att följa upp och utveckla den finskspråkiga förskoleverksamheten och utgöra ett stöd för den finskspråkiga personalen i stadens förskolor. Fokus har varit på praktisk tillämpning av digitalisering i förskolan. Denna samverkan med staden kommer att fortgå under För att stödja insatser för barn i behov av särskilt stöd finns inom avdelningen en samordnande organisation med specialpedagogisk kompetens. Avdelning Förskola och Parklek ansvarar för förskoleverksamhet genom sju förskoleenheter vilka består sammanlagt av 36 förskolor med totalt 122 avdelningar. Enheterna leds av förskolechef och har en varierande ledningsorganisation. I alla enheter finns biträdande förskolechef/-er. Utöver detta finns i tre av sju enheter en pedagogisk ledare, administrativt stöd finns i alla enheter (med undantag av en). Enheterna har i snitt fem förskolor med spridning från två till åtta. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 13 Vårdnadshavare ansöker om finsk förskoleverksamhet genom att kryssa i en särskild ruta i ansökningssystemet.

56 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 13 (23) Under året har en ny förskola startat sin verksamhet och två har avvecklats. Under 2018 kommer en ny förskola att öppnas. Arbetet med att se över förskoleenheterna, såväl geografiskt som organisatoriskt, har fortgått. Två av enheterna kommer från 2018 att gå samman och bilda en enhet, vilket innebär att antalet enheter kommer att minska från sju till sex. Arbetet med organisationsöversynen fortsätter under En del i detta arbete är att fortsatt utreda hur en lösning/pilot för en gemensam vikarieoch resurspool för förskolorna på Östermalm och Norrmalm skulle kunna se ut. Strukturella förutsättningar Antal barn Andel förskollärare 15 38,9% 40,2% 36,7% Barn per personal 4,9 5,0 4,5 Barn per grupp 15,6 15,7 14,6 Andel barn (1) och personal (2) med annat modersmål och antal språk 1) 332 1) 371 1) 374 2) 132 2) 150 2) 133 Antal barn Per den 15 oktober var 1899 barn inskrivna i de kommunala förskolorna på Östermalm, vilket utgör 54,8 procent av den totala förskoleverksamheten inom stadsdelsområdet. Antalet barn är något högre än året innan och andelen barn i kommunala förskolor ligger på samma nivå som föregående år. Inskrivningsgraden för barn 2-5 år i stadsdelsområdet var 93,5 procent per den 3 januari Av dessa gick 54,9 procent i kommunala förskolor. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 14 Uppgifter VB /ILS med mätdatum sedan 2016 tas uppgifterna fram i uppgifterna från beräkningsmodellen Förskoleindikatorer. 15 Räknat på årsarbetare med förskollärarexamen.

57 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 14 (23) Andel förskollärare Andelen förskollärare i nämndens förskolor var 38,9 procent per den 15 oktober. Därmed uppnår inte nämnden kommunfullmäktiges årsmål på 41 procent. Fem av sju enheter hade en förskollärarandel över 35 procent och spridningen mellan enheterna ligger mellan 28,1 till 49,6 procent Den genomsnittliga andelen har minskat något (1,3 procent) i jämförelse mot föregående år och så även spridningen (0,7 procent). Det finns utöver spridningen mellan enheterna även variation mellan förskolorna inom enheterna. Totalt var det åtta av 122 avdelningar som saknade förskollärare per den 15 oktober. Föregående år var siffran elva av 120. Barn per personal I genomsnitt hade enheterna 4,9 barn per personal per den 15 oktober med en spridning från 4,7 till 5,3. Det är samma personaltäthet som året innan och spridningen är på samma nivå som föregående år. Nämnden uppnår kommunfullmäktiges årsmål på 4,9 barn per personal. Barn per grupp I genomsnitt hade enheterna 15,6 barn per grupp per den 15 oktober med en spridning från 14,1 till 16,9. Det är något lägre antal barn per grupp än året innan (15,7) och spridningen är något lägre (0,6).Nämnden uppnår kommunfullmäktiges årsmål på 16 barn per grupp. Utöver fasta grupper organiserar förskolorna arbetet även på annat sätt under olika delar av dagen. Det innebär att barnens tillhörighet i en grupp och således gruppernas storlek kan variera under barnens dag i förskolan. Det finns även variation under året i barngruppernas storlek utifrån barngruppernas sammansättning och efterfrågan på förskoleplatser. Den förskola som under 2016 beviljades medel från Skolverket för att minska antalet barn med motsvarande 15 barn fick avslag på en förnyad ansökan inför beroende på en ändring i regelverket vilket innebär att bidrag i första hand fördelas till huvudmän för förskolor i områden med svåra förutsättningar där det behövs särskilda insatser för att höja utbildningens kvalitet. Andel barn och personal med annat modersmål och antal språk Sammanställningen av språkkartläggningen 16 visar att antal barn som har flera språk inom nämndens förskolor var 18 procent, vilket Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. 16 Görs i syfte att synliggöra och använda den kompetens som finns samt att få underlag till fortbildningsinsatser. Mätdatum 15 oktober.

58 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 15 (23) är något lägre än året innan då siffran var 20 procent. Spridningen mellan enheterna är från 10,9 till 22,2 procent. Det finns 51 andra modersmål än svenska bland barnen inom nämndens förskolor varav engelska är den vanligaste. Antalet barn som har finska som identitetsspråk är tio. Förutsättningar för en likvärdig förskoleverksamhet. Förskolans ledningsgrupp samlas tre gånger per månad med fokus på att följa upp och utveckla det gemensamma arbetet inom verksamhetsområdet. Även erfarenhetsutbyte och det kollegiala lärandet ingår som viktiga delar. Avdelningens stab och förvaltningens stödfunktioner deltar i ledningsgruppsmöten vid behov, exempelvis gällande placering av barn och löneöversyn. Under året har bland annat uppföljning av kompetensverktyget KOLL och framtagande av en intervjumall för kompetensbaserad rekrytering varit på agendan. Detta i syfte att skapa förutsättningar för likvärdighet för uppföljning av medarbetarnas kompetens och rekrytering. Utöver ledningsgruppsmöten tillkommer chefsdagar för förskolans ledningssystem och avdelningens stab i syfte att skapa en gemensam och likvärdig plattform för det pedagogiska arbetet. En fördjupad reflektion kring den vetenskapliga grunden/forskningen bland annat genom omvärldsbevakning utgör en grund för chefsdagarna. Det pedagogiska ledarskapet har fortsatt granskats under chefsdagarna 2017, denna gång utifrån begreppet hållbart/ upplyftande ledarskap. Denna kompeteninsats var en fortsättning för temat Förskolechefens pedagogiska ledarskap (utifrån Skolinspektionens rapport Förskolechefens ledning om att ta ansvar för den pedagogiska verksamheten /2016) som pågått inom avdelningen sedan För fördjupad förståelse förbereder sig alla som deltar i chefsdagarna genom att läsa en (av ledningsgruppen) utvald bok eller en artikel som belyser temat. Uppföljning av chefsdagarna görs i ledningsgruppen och även lokalt i enheterna. Skollagen ställer krav på förskolechefens formella kompetens för att kompetent kunna agera som chef och ledare i pedagogiska verksamheter. Genom förskolechefers deltagande i rektorsprogrammet ges förutsättningar för ett professionellt ledarskap och därigenom möjligheter till att skapa en likvärdig förskoleverksamhet. Fem förskolechefer/ biträdande förskolechefer har under året deltagit i rektorsprogrammet vid Stockholms universitet. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here.

59 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 16 (23) Avdelningschefen träffar respektive förskolechef för återkommande avstämningar. Enheterna följs även upp vid månatliga avstämningar med ekonomiavdelningens controller. En introduktionsdag för medarbetare och ledning på en ny förskola har genomförts. Introduktionsdagen hade fokus på avdelningens verksamhetsområden och utvärderingen visar att innehållet upplevdes som relevant och tidpunkten för introduktionen rätt. En förväntad effekt av introduktionen är att medarbetarna snabbare får en fördjupad förståelse för organisationen/verksamheten och att detta sedan bidrar till hög kvalitet i verksamheten. Kvalitetsindikatorn Kvalitetsindikatorn är ett verktyg som stödjer det långsiktiga arbetet för en likvärdig förskola. Den webbaserade kvalitetsindikatorn (WKI) har underlättat vid reflektion samt dokumentation och synliggörande av barns lärande och utveckling i de målstyrda processerna. I och med införande av WKI har arbetet med självvärdering förenklats och utvecklats genom att resultat, analys och handlingsplaner/åtgärdsförslag på ett tydligare sätt kan kopplas samman. Personalens helhetsbedömning av förskolans förmåga att stödja barns lärande och utveckling ligger på 3,6 som är ett lägre värde än KF:s årsmål på 3,8. Däremot är årets resultat högre än föregående år (3,5). Här nedan redovisas resultat och variation för indikatorns olika områden det innevarande året. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Pedagogisk miljö och material Genomsnitt Variation 3,7 3,3-4,1 Tillgängligheten av multimedia och IKT och att man inte använder digitala verktyg på ett sätt som ger utökade möjligheter till barnens lärande är det som gör att de flesta arbetslag inte skattar sig på nivå 4. En ytterligare faktor som påverkar bedömningen är den pedagogiska dokumentationen som inte ger underlag för reflektioner om hur miljö och material påverkar barns lärprocesser. Ett utvecklingsområde: Förskolorna behöver fortsätta utveckla arbetet med digital kompetens och IKT. Även arbetet med att utveckla den pedagogiska dokumentationen kring den pedagogiska miljön och materialet behöver utvecklas. Detta i syfte att dokumentationen ska bidra till utvärderingen i det systematiska kvalitetsarbetet av i vilken mån

60 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 17 (23) miljö och material bidrar till att uppfylla verksamhetens prioriterade mål. Skapande verksamhet och olika uttrycksformer Genomsnitt Variation 3,5 3,1-4,1 Tillgängligheten av multimedia och IKT och att man inte använder digitala verktyg på ett sätt som ger utökade möjligheter till barnens lärande är det som gör att de flesta arbetslag inte skattar sig på nivå 4. En ytterligare faktor som påverkar bedömningen är den pedagogiska dokumentationen som inte ger underlag för reflektioner om hur det skapande arbetet påverkar barns lärprocesser. Ett utvecklingsområde: Förskolorna behöver fortsätta utveckla arbetet med digital kompetens och IKT. Även arbetet med att utveckla den pedagogiska dokumentationen kring skapande behöver utvecklas. Detta i syfte att dokumentationen ska bidra till utvärderingen i det systematiska kvalitetsarbetet av i vilken mån skapande bidrar till att uppfylla verksamhetens prioriterade mål. Barns språkliga och kommunikativa utveckling Genomsnitt Variation 3,5 3,2-3,9 Den pedagogiska dokumentationen som inte ger underlag för reflektioner av barns förändrade språkanvändning är det som gör att de flesta arbetslag inte skattar sig på nivå 4. En ytterligare faktor som påverkar bedömningen är tillgängligheten av multimedia och IKT och att man inte använder digitala verktyg på ett sätt som ger utökade möjligheter till barnens lärande. Ett utvecklingsområde: Förskolorna behöver utveckla den pedagogiska dokumentationen kring barns förändrade språkanvändning. Detta i syfte att dokumentationen ska bidra till utvärderingen i det systematiska kvalitetsarbetet av i vilken mån arbetet på det här området bidrar till att uppfylla verksamhetens prioriterade mål. Förskolorna behöver även fortsätta utveckla arbetet med digital kompetens och IKT. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Barns matematiska utveckling Genomsnitt Variation 3,5 3,2-4,0 Tillgängligheten av multimedia och IKT och att man inte använder digitala verktyg på ett sätt på ett sätt som ger utökade möjligheter till barnens lärande är det som gör att de flesta arbetslag inte skattar sig på nivå 4. En ytterligare faktor som påverkar bedömningen är

61 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 18 (23) den pedagogiska dokumentationen som inte ger underlag för reflektioner av barns förändrade matematiska kunnande. Ett utvecklingsområde: Förskolorna behöver fortsätta utveckla arbetet med digital kompetens och IKT. Även arbetet med att utveckla den pedagogiska dokumentationen kring barns förändrade matematiska kunnande behöver utvecklas. Detta i syfte att dokumentationen ska bidra till utvärderingen i det systematiska kvalitetsarbetet av i vilken mån arbetet på det här området bidrar till att uppfylla verksamhetens prioriterade mål. Naturvetenskap och teknik Genomsnitt Variation 3,7 3,2-4,3 Tillgängligheten av multimedia och IKT och att man inte använder digitala verktyg på ett sätt på ett sätt som ger utökade möjligheter till barnens lärande är det som gör att de flesta arbetslag inte skattar sig på nivå 4. En ytterligare faktor som påverkar bedömningen är den pedagogiska dokumentationen som inte ger underlag för reflektioner kring arbetet med naturvetenskap och teknik. Ett utvecklingsområde: Förskolorna behöver fortsätta utveckla arbetet med digital kompetens och IKT. Även arbetet med att utveckla den pedagogiska dokumentationen kring arbetet med naturvetenskap och teknik behöver utvecklas. Detta i syfte att dokumentationen ska bidra till utvärderingen i det systematiska kvalitetsarbetet av i vilken mån arbetet på det här området bidrar till att uppfylla verksamhetens prioriterade mål. Pedagogisk miljö och naturvetenskap och teknik är områden som får ett högre värde än föregående år. Det har inom nämndens förskolor bedrivits ett aktivt och medvetet arbete med den pedagogiska miljön 2015 utifrån förskoleundersökningens resultat då förskolorna gjorde en tillbakagång inom området utveckling och lärande. Förskolorna har arbetat med att förtydliga arbetssättet och att öka dialogen kring de pedagogiska miljöerna samt barns utveckling och lärande. Detta medvetna arbete kan således vara en möjlig orsak till det högre resultatet i årets kvalitetsindikator gällande den pedagogiska miljön. När det gäller naturvetenskap och teknik börjar arbetet med vardagsteknik bli en mer naturlig del i förskolornas verksamhet och aktiviteter och detta kan vara förklaringen till årets positiva resultat. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. En fortsatt utmaning är arbetet med språk och matematik. Resultatet för språk och kommunikation fortsätter att minska och resultatet för

62 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 19 (23) matematik står still sedan två år. En tänkbar förklaring är att förskolan ännu inte anammat begreppet undervisning till fullo. Detta kan påverka personalens självvärdering kring dessa ämnesområden då den bedrivna verksamheten och aktiviteterna inte nödvändigtvis sammankopplas till begreppet undervisning och måluppfyllelse kring de målstyrda processerna utifrån läroplansuppdraget. I och med arbetet med den reviderade läroplanen kommer undervisning som begrepp och arbetssätt inom förskolan att problematiseras och konkretiseras ytterligare. Det förväntade resultatet av implementering av den reviderade läroplanen är att personalen i större utsträckning får ökad kompetens och verktyg i att koppla samman förskolans verksamhet och aktiviteter med begreppet undervisning och kan därigenom hitta ett arbetssätt som stämmer överens med undervisning kopplat till de målstyrda processerna. Här nedan redovisas resultat och variation för indikatorns olika områden inom enheterna de tre senaste åren variation variation variation Pedagogisk miljö och 3,7 3,3-4,1 3,5 3,1-4,0 3,5 3,0-3,9 material =0,8 =0,9 =0,9 Skapande verksamhet och 3,5 3,1-4,1 3,5 3,1-3,9 3,6 2,8-4,1 olika uttrycksformer =1,0 =0,8 =1,3 Barns språkliga och 3,5 3,2-3,9 3,6 3,3-4,0 3,7 2,8-4,3 kommunikativa utveckling =0,7 =0,7 =1,5 Barns matematiska 3,5 3,2-4,0 3,5 3,1-3,9 3,5 2,9-3,9 utveckling =0,8 =0.8 =1,0 Naturvetenskap och 3,7 3,2-4,3 3,5 3,2-4,0 3,5 2,8-3,8 teknik =1,1 =0,8 =1,0 Variationen mellan enheterna gällande alla fem områden i kvalitetsindikatorn är i stort sett samma som året innan. De två områden där variationen mellan enheterna är störst är skapande verksamhet samt naturvetenskap och teknik. Trenden de senaste tre åren är att variationen mellan enheterna minskar även om skillnaderna inte är så stora. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. I och med införandet av den digitaliserade kvalitetsindikatorn (WKI) har vikten av reflektionsprocessen blivit tydligare. Digitaliseringen har underlättat för arbetslagen i processerna/ reflektionerna kring läroplanens målområden och intentioner för utveckling och lärande. Samtidigt har dock många arbetslag blivit mer självkritiska i bedömningen. Syftet med självvärderingen är att

63 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 20 (23) arbetslagen för samtal kring det arbete som görs tillsammans med barnen, att inte endast se siffrorna utan att se processen och möjligheten till utveckling. Förskolornas ledningar följer upp arbetslagens självvärderingar/ reflektioner genom olika former av dialog och nätverk i syfte att öka/minska den självkritiska bedömningen. De arbetslag som inte når upp till nivå tre skriver handlingsplaner. Stadsdelsnämndsgemensamma insatser På övergripande nivå i stadsdelsnämndsområdet har under året genomförts olika insatser i syfte att nå hög måluppfyllelse utifrån läroplansuppdraget och därigenom öka kvaliteten och likvärdigheten i verksamheten. Satsningarna har syftat på kompetensutveckling och till en ökad andel förskollärare. Det har även handlat om framtagande av gemensamma underlag i syfte att skapa förutsättningar för en likvärdig förskoleverksamhet. Likvärdig förskoleverksamhet En pedagogisk plattform med visionen Meningsskapande mötesplatser för ett livslångt lärande har tagits fram och implementerats i samtliga förskoleenheter. Syftet har varit att skapa förutsättningar för en förskola på vetenskaplig grund med likvärdig undervisning för alla barn i Östermalms kommunala förskolor. En föreläsning och workshop om Pedagogisk dokumentation, teorifilosofi-praktik för förskolornas ledningsgrupper samt avdelningen stab har genomförts. Två kick off föreläsningar med samma tema har anordnats för all förskolepersonal samt ledning och stab. Ett identifierat utvecklingsområde både utifrån WKI och förskoleundersökning var digitalisering. Ett pilotprojekt med Medioteket kring digitalisering med inriktning på programmering och kodning har genomförts för barnskötare och förskollärare i tre förskoleenheter. Även enheternas ledningsgrupper har fått en något förkortat utbildning med likvärdigt innehåll, dock ej lika mycket praktisk tillämpning. Utbildningen har gett positiva resultat i verksamheten genom teoretiska och praktiska kunskaper som direkt kunnat omsättas i arbetet med barnen. Multimedia och IKT (informations- och kommunikationsteknik) har på detta sätt blivit ett ytterligare uttryckssätt som inkluderas i den befintliga verksamheten. Planering inför införandet av Skolplattformen har pågått under året. I och med införandet under 2018 kommer arbetet med digitalt lärande och verksamhetsutveckling att fortgå. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Ett pilotprojekt kring förskolegårdarna har fortlöpt under året och personal från varje förskoleenhet deltagit i ett övergripande nätverk kring detta tema. Arbetet har resulterat i en strategi för hållbara utemiljöer med vision, målbild och arbetssätt för hur förskolegården

64 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 21 (23) kan utvecklas och förbättras i delaktighet med barnen. Arbetet har uppmärksammat behovet av att utgå från lekvärdesfaktorer för att skapa likvärdighet i utemiljön, samt gemensamma förhållningssätt hos förskolans personal och ledning, där man medvetet använder utemiljön som en pedagogisk resurs. Arbetet kommer att fortgå Barns delaktighet och likabehandling Hållplatsen är en mötesplats för dialog, lärande och handlingskraft för hållbar utveckling som drivs av Östermalms stadsdelsförvaltning. Mötesplatsen riktar sig i första hand till barn och är ett sätt att förverkliga FN:s barnkonvention som slår fast barns rätt att uttrycka sig i de frågor som berör dem. Hållplatsen utsågs till månadens klimatsmarta exempel och erhöll stadens Pingvinpris i november Hållplatsen deltog i stadens Goda exempel mässa i maj 2017 med tema Hållplatsen gör barnen till förändringsagenter. Hållplatsen har under året genomfört tio aktiviteter med teman som klimatsmart mat, kemikaliesmart förskola, kommande skolprogram och hållbar stadsplanering. Totalt har cirka 600 barn besökt hållplatsen under året, de har på olika sätt fått uttrycka sig och berätta om sin närmiljö, sin skola/förskola med mera. Utvärderingar av tillfällena har visat betydelsen av återkoppling och systematik för att implementera arbetssätt och synliggöra barnens perspektiv. Det tidigare kravet på att ha en likabehandlingsplan ersätts sedan 2017 med krav på dokumentation av aktiva åtgärder. Aktiva åtgärder är ett förebyggande och främjande arbete för att inom en verksamhet motverka diskriminering och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter. Alla förskolor har i skollagen ett uppdrag att främja likabehandling och motverka kränkningar. Utifrån det upprättar förskolorna årligen en plan mot kränkande behandling. Denna plan innehåller en översikt över de åtgärder som behövs för att förebygga och förhindra kränkande behandling av barn. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Förskolorna har under året bedrivit ett aktivt likabehandlingsarbete. Enheterna beskriver att de arbetar kontinuerligt med att lyfta, identifiera, definiera och konkretisera vad värdeorden betyder i relation till diskriminering och kränkande behandling. Arbetsformerna har medverkat till att det skapats möjligheter för barnen att utveckla demokratisk kompetens i enlighet med läroplansuppdraget. På övergripande nivå har det gjorts kompetensatsningar för ledningssystemet utifrån det ändrade regelverket gällande diskriminering i syfte att öka kompetensen och

65 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 22 (23) skapa samstämmighet kring arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Arbetet med kompetenssatsningar inom detta område kommer att pågå under Barn i behov av särskilt stöd Alla enheter har genomfört insatser för att ge stöd för barn i behov av särskilt stöd, både när det gäller kompetensutveckling och organisation. Utöver detta har en del övergripande satsningar genomförts. BIBASS nätverket (barn i behov av särskilt stöd) har träffats vid totalt sex tillfällen under året. Fokus har legat på likvärdighet i arbetet med barn i behov av särskilt stöd. Nätverket har deltagit i en föreläsning om förhållnings- och arbetssätt för särskild begåvade barn och i Rikskonferensen Kvalitet i förskolan i syfte att öka kompetensen och få en samsyn kring forskning och andra aktuella frågor inom området. Bibass nätverket har bidragit till att skapa förutsättningar för ett inkluderande förhållningssätt som ligger till grund för förskolornas planering av verksamheten. För förskolepersonal har kurser i TAKK anordnats under året, både på grund- och fortsättningsnivå. Handledning av specialpedagog har pågått inom de olika enheterna. Under året har ABC i förskolan utbildningar genomförts. Genom metoder och förhållningssätt som förvärvats genom ABC utbildningen har förskolepersonalen stärkts i sitt arbete med att bedriva en inkluderande och jämställd verksamhet med fokus på det som fungerar. Utvärderingar av de genomförda ABC utbildningarna visar att det som upplevs som positivt är att personalen i större utsträckning börjat fokusera på det som fungerar, bland barnen men också i arbetslaget, samt att uppmärksamheten på negativt beteende minskat. Personalens kompetens I samarbete med utbildningsförvaltningen har kompetenshöjande insatser med att vidareutbilda barnskötare till förskollärare alternativt komplettering till förskollärare möjliggjorts under året. Sammanlagt har tio personer deltagit i dessa utbildningar. Tre outbildade barnskötare har deltagit i barnskötarutbildning på Midsommarkransens gymnasium. Resultatet av dessa satsningar är ökad professionalism och därigenom högre kvalitet i undervisningen för alla barn. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here. Nio förskollärare har deltagit i utbildningen Att handleda verksamhetsförlagd utbildning i förskolan 7,5 hp. Cirka 30 studenter som går den ordinarie förskollärarutbildningen har genomfört sin verksamhetsförlagda del av utbildningen, VFU, på någon av förskolorna i stadsdelsnämndsområdet under året. Planering har påbörjats inför uppstart av CPU. Det förväntade

66 Tjänsteutlåtande Dnr Sida 23 (23) resultatet av deltagande i detta projekt är ett mer kvalitativt VFU arbete samt ökade möjligheter till en praktiknära forskning genom ett närmare samarbete med ett lärosäte. Alla förskoleenheter har deltagit i Förskolesummit 2017 som anordnades av Stockholms stad i samarbete med Stockholms universitet i juni i syfte att bidra till en långsiktig kompetens- och verksamhetsutveckling i Stockholms förskolor. Både internationella och svenska ledande forskare, praktiker, chefer och beslutsfattare samlades kring förskoleverksamhetens nyckelfrågor. När det gäller förankringen av innehållet i de olika enheterna så har säkerligen de enheter som hade en strategi inför valet av föreläsningar som personalen deltog i större chans att ta tillvara på den kunskap och kompetens som dessa fortbildningsdagar erbjöd än de enheter som inte hade en lika tydlig tanke och strategi bakom valet av föreläsningar. Förskollärarnas ansvar och uppdrag Implementering av den gemensamma modellen för pedagogisk utvecklingstid för förskollärare har fortgått under året. Utvärderingen visar att modellen haft en positiv effekt på undervisningen och det kollegiala lärandet. Däremot behöver innehållet i den pedagogiska utvecklingstiden ytterligare förtydligas. Under året har 71 förskollärare deltagit i en arbetslagsledarutbildning i syfte att stärka yrkesrollen genom att utveckla det pedagogiska ledarskapet. Under föregående år deltog 39 förskollärare i denna utbildning och det kommande året beräknas ytterligare cirka 30 förskollärare få ta del av denna kompetensutveckling i det pedagogiska ledarskapet. Det innebär att det har skapats goda förutsättningar för förskollärarna på nämndens förskolor att leda det pedagogiska arbetet och undervisningen i förskolan. Error! Use the Home tab to apply Rubrik 1 to the text that you want to appear here.

67 Bilaga 6 Dnr: Utvärdering pop uppark östra Valhallavägen Sommaren 2017 stockholm.se Östermalms stadsdelsförvaltning

68 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen November 2017

69 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen 3 (12) Innehåll Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte 5 Genomförande... 5 Budget... 9 Utvärdering... 9 Metod.9 Resultat av utvärderingen Slutsatser... 11

70 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen 4 (12) Inledning Bakgrund Sedan 2015 arbetar Stockholms stad med konceptet Levande Stockholm. Med Levande Stockholm vill staden skapa möjligheter för att göra gaturummet och vistelsemiljöerna i staden trivsammare och mer livfulla. Det görs bland annat genom att möjliggöra fler uteserveringar och mötesplatser på gator, torg och parker. Det är trafiknämnden i Stockholms stad som tagit fram konceptet och som beslutat om vilka platser som ingår i Levande Stockholm. Trafiknämnden fattade beslut om vilka satsningar och platser som konceptet Levande Stockholm skulle inrymma år I ärendet (dnr T ) skrevs följande om Östermalm: Vad avser pop up-parker föreslår kontoret att det fortsatta arbetet inriktas enligt följande. Östermalm (genom stadsdelsförvaltningen, vid östra Valhallavägen eller kv Krubban, väster om Historiska museet), Humlegårdsgatan, i huvudsak likt Pop up-parken på Humlegårdsgatan planerades och finansierades, likt tidigare år, i huvudsak av omkringliggande fastighetsägare. Eftersom ett parkinvesteringsprojekt redan var planerat i kvarteret Krubban, som var en av platserna trafikkontoret föreslog för en pop up-park, beslutades östra Valhallavägen som den plats inom Östermalms stadsdelsområde där en ny pop up-park skulle finnas under sommaren En avgränsning gjordes till att gälla Valhallavägens mittstråk mellan Erik Dahlbergsgatan och Värtavägen, vid gångstråket mellan Fältöverstens entré och Tessinparkens södra entré. Besluten fattades i samråd mellan Östermalms stadsdelsförvaltning och trafikkontoret. Valhallavägens mittstråk är gatumark, vilket innebär att trafiknämnden ansvarar för marken och står för nödvändiga investeringar, medans Östermalms stadsdelsnämnd ansvarar för drift och skötsel av gräsytor planteringar med mera.

71 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen 5 (12) Platsen för östra Valhallavägens pop up-park, mittstråket av Valhallavägen mellan Erik Dahlbergsgatan och Värtavägen. Syfte I linje med konceptet Levande Stockholms syfte, var också syftet med Valhallavägens pop up-park att levandegöra platsen, skapa en trivsammare vistelsemiljö och få människor att stanna till. Anledningen till att just denna plats valdes var att många människor passerar denna del av Valhallavägens mittstråk på väg till eller på väg från Fältöversten eller Tessinparken. På så sätt skulle pop upparken komma många människor till del. Genomförande Pop up-parken fanns på plats på Valhallavägens mittstråk från och med den 14 juni till den sista september Parken innehöll en fotoutställning med gamla arkivbilder från parker på Östermalm som togs fram tillsammans med Stadsmuseet. I slutet av augusti byttes bilderna ut mot foton som Östermalmsinvånare och parkbesökare hade tagit och skickat in under en fototävling som pågått under sommaren. Fototävlingen var också en del av förvaltningens dialog och insamling av underlag till processen att ta fram en ny parkplan för Östermalm. I pop up-parken fanns även en pedagogisk promenadslinga för barn på temat ekosystemtjänster som skapats av Bee Urban. En särskild informationsinsats genomfördes till förskolor inom stadsdelsområdet för att informera om slingan och en förskolegrupp deltog även i en workshop som leddes av Bee Urban på temat ekosystemtjänster.

72 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen 6 (12) Promenadslinga på temat ekosystemtjänster riktat till barn på Östra Valhallavägen sommaren 2017, framtagen av Bee Urban I parken fanns även installationen Bee Connected som tagits fram av Chalmers och White arkitekter inom ramen för projektet C/O city och som på ett pedagogiskt sätt informerar om betydelsen av bin och pollinering i staden. Installationen Bee Connected östra Valhallavägen sommaren 2017, framtagen av C/O City

73 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen 7 (12) Inom ramen för konceptet Levande Stockholm satte trafikkontoret ut sittplatser och blomsterurnor. Därutöver fästes en ljusslinga mellan träden över mittstråket och kulörta lampor lyste upp den gångbro som går över parken. I samarbete med Östermalms bibliotek, som ligger i Fältöversten, och stadsbibliotekets rörliga bibliotek placerades två bokskåp ut i parken där förbipasserande kunde lämna och låna böcker. Under sommaren anordnade även det rörliga biblioteket aktiviteter vid bokskåpen, såsom sagostunder riktade till barn, diktuppläsningar, boktips med mera. Den 14 juni hölls en invigning av pop up-parken där det bjöds på fika och stadsdelsnämndens ordförande klippte band. Invigningen hade annonserats i lokaltidningen, på sociala medier, på skyltar i parken och på anslagstavlor i närheten. På invigningen höll Stadsmuseet i en visning av fotoutställningen, Bee Urban var på plats och berättade om promenadslingan för barn, biblioteket presenterade bokskåpen och författaren Karin Ström högläste ur sin bok som till stor del utspelar sig på Östermalm.

74 Utvärdering pop up-park östra Valhallavägen 8 (12) Visning av fotoutställningen i östra Valhallavägens pop up-park, invigning 14 juni