Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (19) Kommunstyrelsesalen, kl 9:00-16:30

Transkript

1 Kommunstyrelsen (19) Plats och tid Kommunstyrelsesalen, kl 9:00-16:30 Beslutande Cecilia Vilhelmsson (S) ordförande, Monika Gideskog (M), Thony Andersson (S), Kjell Gustavsson (S), Fredrik Rydberg (V)(ersättare för Franco Sincic), Eric Westerberg (MP), Carina Johansson (FP) 13:00-16:30, Birgitta Gunnarsson (C) och Tommy Engback (KD). Ersättare Övriga deltagande Birgitta Larsson (S), Sigbritt Bothin (S) 13:00-16:30, Anette Ohlsson, (M), Jim Kellander (FP), Maria Gillberg (C) 13:00-16:30 och Birger Hagström (KD). Dag Segrell kommunchef, Chris Tevell, Bo S Johansson, David Stribrny, Jenny Grönesjö Norén, Erika Bjernhagen Björkén, Carina Brofeldt, Eva Jansson, Andreas Carlsson. Anders Gustavsson (S) och Lars Adolfsson (M) Utses att justera Kjell Gustavsson Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Patrik Hjalmarsson Paragrafer Ordförande Cecilia Vilhelmsson Justerande Kjell Gustavsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift... Patrik Hjalmarsson

2 Kommunstyrelsen (19) Innehållsförteckning 138 Bokslutsprognos Ändring i kommunens finanspolicy 140 Bokslut 2012 för Service- och entreprenadstyrelsen 141 Äskande om tilläggsmedel från omsorgs- och socialnämnden. 142 Fördjupad översiktsplan för Skänninge 143 Avtal för att reglera ansvar för utförda anläggningar inom Mjölby i samband med utbyggnad av dubbelspår, Motala-Mjölby 144 Information om Hållbar höst Delredovisning internkontrollplan 2013, kommunstyrelsens förvaltning 146 Del i översynsarbetet med revidering internkontrollplan, tekniska kontoret 147 Delredovisning internkontrollplan 2013 tekniska kontoret. 148 Ansökan om extra bidrag 2013, Motala Kvinnojour 149 Anmälan av delegationsbeslut 150 Meddelanden/skrivelser 151 Information

3 Kommunstyrelsen (19) 138 Dnr KS/2013:287 Bokslutsprognos Sammanfattning Budgeterat resultat enligt mål och budget för år 2013 är 2,4 mkr. I föreliggande prognos beräknar nämnderna tillsammans ett underskott på 46,2 mkr där omsorgs- och socialnämnd utgör 22,2 mkr och utbildningsnämnden 16,1 mkr. Finansieringen visar överskott på 6,0 mkr. Det medför att årets resultat prognostiseras till -37,8 mkr. I det prognostiserade resultatet ingår reavinster med 1,9 mkr, vilket ska räknas bort när avstämning mot balanskravet ska göras i bokslutet. Prognosen för årets resultat exklusive reavinster blir därmed -39,7 mkr vilket i så fall innebär att balanskravet inte kommer att uppnås. Resultatutjämningsreserven (RUR) kan förbättra balanskravsresultatet men kommunfullmäktige har ännu inte fattat beslut om hur och om RUR får tas i anspråk. Enligt Sveriges kommuner och landsting (SKL) kommer diskonteringsräntan i pensionsskuldsberäkningen att sänkas med 0,75 procentenheter Effekten av sänkningen ska beaktas i redovisningen Pensionsskulden ökar och för Mjölby kommuns del kommer resultatet att minska med cirka 10,0 mkr vilket sänkt prognosresultatet. Den senaste skatteprognosen från SKL för kommunalskatt och generella statsbidrag sammantaget visar +4,6 mkr jämfört med budget. Prognoserna för ofördelade löner, priser och demografi pekar på att 9 mkr inte kommer att förbrukas. SKL informerade i ett meddelande att slutligt besked om AFAåterbetalning dröjer till oktober. SKL räknar dock med att 2005 och 2006 års premier kommer att återbetalas För Mjölby kommuns beräknas återbetalningen bli cirka 22,3 mkr vilket inte räknats in i föreliggande prognos. Under perioden har 28 mkr investerats vilket till årets slut beräknas bli 121 mkr. Budgeterad investering är 194 mkr, varav tilläggsbudget 84 mkr. Låneskulden den 31 maj uppgick till 436 mkr. Övre gräns för upplåning 2013 är 471 mkr. Driftbudgeten nämndernas prognostiserade avvikelser Nämndernas tilläggsbudget (TB) från tidigare år uppgår till 24 mkr, varav avgiftsfinansierat 7 mkr. Varje nämnds TB får tas i anspråk. Omsorgs- och socialnämnden tillsammans med byggnads- och räddningsnämndens båda kontor har negativ TB. Prognosen för 2013 förväntas bli -46,2 mkr för nämnderna sammanlagt. De största avvikelserna prognostiseras enligt följande:

4 Kommunstyrelsen (19) Tidigare års avvikelser (TB) - Omsorgs- och socialnä -22,2 mkr -16,7 mkr - Utbildningsnämnden -16,1 mkr +1,9 mkr - KS förvaltning -5,2 mkr +4,0 mkr Större underskott Äldreomsorgen, -15 mkr. Volymen och därmed kostnaderna för hemtjänsten har ökat markant under året. Vårdtyngden vid kommunens vårdbostäder har ökat märkbart. Försörjningsstöd, -2 mkr. Antalet hushåll minskar sedan föregående år men snittkostnaden per hushåll ökar. Externt köpt vård, -3 mkr. Volymökning inom IFO och ÄoF. Åtgärder: - Mottagningsteam för att effektivare hemtagning efter sjukhusvistelse. - Ändring av riktlinjer där den enskilde i större utsträckning än idag får sina behov utifrån skälig levnadsnivå tillgodosedda i ordinärt boende. - Hemtagning från externa placeringar. På Omsorgs och Socialnämndens sammanträde beslutades: - att ställa om Kungshögahemmet till trygghetsboende. - att lägga ut verksamheten personlig assistans på extern utförare. - att ställa om Folkkungagården till demensboende. Åtgärderna får effekt Skolskjutsar inom grundskolan, -3 mkr. Nytt upphandlingsavtal har trätt i kraft. Personalkostnader grundskolan, -2 mkr. Ej täckta särskilda behov i samband med upprustning av förskolor. Pedagogisk personal inom gymnasiet, -5 mkr Åtgärder: Konsekvensbeskrivningar kommer att göras utifrån att få en budget i balans. Tillväxt och arbetsmarknad (KSF), -3,5 mkr. Vägledningscentrum har en undervärderad budget som inte täcker lönekostnaderna. Åtgärder: Genomgång av verksamheten har påbörjats och rapportering sker till kommunstyrelsen i augusti. Investeringsbudgeten Under perioden har 28 mkr investerats vilket till årets slut beräknas bli 121 mkr. Budgeterad investering är 195 mkr, varav årsbudget 104 mkr, tillläggsbudget 84 mkr och tilläggsanslag 7 mkr för inköp av bostadsområdet Carlslund. Av det som hittills investerats utgörs de största posterna av Carlslund, 7 mkr, rötgasprojektet 7 mkr och förbättringsarbeten va-ledningar, 3 mkr. Rötgasprojektet slutförs under 2013 och blir cirka 10 mkr dyrare än vad som budgeterats. Projektet har burit kostnader som ursprungligen budgeterats på två andra projekt. Under året kommer ombudgetering att ske från projekten förbättringsarbeten va-verk och Gudhem/Mjölkulla överföringsledning med

5 Kommunstyrelsen (19) cirka 7 mkr vilket medför överdrag på rötgasanläggningen med 3 mkr i stället. Finansiering Ett överskott på 6,0 mkr beräknas för de finansiella posterna (skatteintäkter, generella statsbidrag, räntor, avskrivningar, pensioner mm). Under posten ofördelade kostnader har inte allt reserverats när det gäller pris- och löneökningar samt resursfördelning avseende demografi och 9,0 mkr återstår. Kommunalskatt och generella statsbidrag ger enligt SKL:s senaste prognos ett överskott mot budget med 4,6 mkr. Enligt SKL kommer diskonteringsräntan i pensionsskuldsberäkningen att sänkas med 0,75 procentenheter Effekten av sänkningen ska beaktas i redovisningen Pensionsskulden ökar och för Mjölby kommuns del beräknas resultatet minska med cirka 10,0 mkr. Även ansvarsförbindelsen kommer att öka. Reavinsterna sammanhänger med beräknade intäkter av tomtförsäljningar. Prognosen ligger på 1,9 mkr som ingår i resultatet. När avstämning mot balanskravet görs i bokslutet ska reavinster räknas bort. Det justerade resultatet väntas då bli -39,7 mkr vilket i så fall innebär att balanskravet inte kommer att uppnås. SKL informerade i ett meddelande att slutligt besked om AFA-återbetalning dröjer till oktober. SKL räknar dock med att 2005 och 2006 års premier kommer att återbetalas och ska redovisas För Mjölby kommuns beräknas återbetalningen bli cirka 22,3 mkr. Resultatutjämningsreserven (RUR) kan förbättra balanskravsresultatet men kommunfullmäktige har ännu inte fattat beslut om hur och om RUR får tas i anspråk. Låneskulden den 31 maj uppgick till 436 mkr. Övre gräns för upplåning 2013 är 471 mkr. Kommunens kassa uppgick till 27 mkr. I slutet av juni sjunker låneskulden med 10 mkr. Osäkerhet råder om låneskuldens utveckling till årets slut beroende på när de större investeringarna förfaller till betalning. Prognosen är cirka 440 mkr. Förslag till åtgärder med anledning av prognosen Det prognostiserade resultatet på -37,8 mkr reducerat med förväntade reavinster på 1,9 mkr pekar på ett balanskravsresultat på -39,7 mkr. Det innebär att balanskravet inte klaras om prognosen håller. Sedan marsprognosen har pensionskostnader på cirka 10 mkr tillkommit på grund av att diskonteringsräntan vid pensionsskuldsberäkningen sänkts. Efter prognosdatum har framkommit att premieåterbetalning från AFA kommer att betalas ut med cirka 22,3 mkr vilket förbättrar resultatet till -15,5 mkr. Kommunfullmäktige har ännu inte fattat beslut om hur och om RUR får tas i anspråk. Förvaltningarnas samlade underskott beräknas bli 46,2 mkr där både omsorgsoch socialnämnden och utbildningsnämnden har stora negativa budgetavvikelser. Dessa nämnder har kallats till kommunstyrelsen och kommunstyrelsen kommer nogsamt att följa nämndernas ekonomiska utveckling. Dialog med aktuella förvaltningar kommer att föras angående åtgärder för att komma i ram.

6 Kommunstyrelsen (19) Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till kommunchefen genomlysa omsorgs- och socialnämndens samt utbildningsnämndens ekonomiska situation, att uppdra till kommunchefen informera kommunens verksamheter om den ekonomiskt svåra situationen och förbereda för ett eventuellt beslut i augusti om särskild prövning av anställningsfrågor som vikariestopp, övertidsstopp och nyanställningsstopp, m m. att lägga bokslutsprognosen till handlingarna, samt att delge kommunfullmäktige Kommunchefen Ekonomichefen Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden

7 Kommunstyrelsen (19) 139 Dnr KS/2013:341 Ändring i kommunens finanspolicy Bakgrund Gällande finanspolicy för Mjölby kommun antogs i kommunfullmäktige (KF 16/2010). Ändring i policyn föreslås nu för placering av överskottslikviditet i utländsk valuta till följd av att Bostadsbolaget i Mjölby AB vid försäljning av fastighet erhållit och framgent sannolikt kommer att erhålla betydande överskottslikviditet. Ekonomiavdelningen har varit i kontakt med flera andra kommuner och på denna punkt granskat deras finanspolicys. Vissa kommuner tillämpar förbud medan andra tillåter placering i utländsk valuta men då alltid säkrad i svenska kronor (SEK). Sammanfattning Ändringen innebär att det i undantagsfall är tillåtet att placera överskottslikviditet i valuta där samtliga flöden ska vara terminssäkrade till SEK. Varje sådan placering ska föregås av ett godkännande i kommunstyrelsen. Undantaget gäller inte stiftelseplaceringar. Redaktionella ändringar av lydelsen under avsnitt 7, Borgen har gjorts Monika Gideskog (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till reviderad finanspolicy för Mjölby kommun.

8 Kommunstyrelsen (19) 140 Dnr KS/2013:287 Bokslut 2012 för Service- och entreprenadstyrelsen. Vid dagens sammanträde informerar förvaltningschef Bo S Johansson om styrelsens bokslut Resultat Gatu-och fastighetsavdelningen Lokalvård Kostservice Central adm TOTALT kronor kronor kronor kronor kronor Bo S Johansson förklarar skälen till det stora överskottet. Kommunstyrelsen tar del av informationen..

9 Kommunstyrelsen (19) 141 Dnr KS/2013:330 Äskande om tilläggsmedel från omsorgs- och socialnämnden. Bakgrund Omsorgsförvaltningen har på uppdrag av nämnden utrett behov av fler demensplatser gjordes en inventering av antalet äldre med demenssjukdom och hur kommunen motsvarade socialstyrelsens nya kvalitetskrav på omvårdnad och bemanning. Utifrån den ställdes Slomarps äldreboende om till demensboende. Trots vidtagna åtgärder finns det fortfarande behov av fler demensplatser. Sammanfattning Omsorgs- och socialnämnden har beslutat att ställa om verksamheten i 15 platser på Folkungagården samt 8 platser på Kolonigatan till demensboende. Förändringen kommer att ske successivt under Omsorgs- och socialnämnden begär tilläggsanslag motsvarande 3,4 mnkr för att på ett säkert sätt kunna bedriva vård och omsorg för personer med demenssjukdom. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att frågan hänskjuts till ordinarie budgetprocess inför budget Några ofördelade medel till större förändringar under löpande budgetår finns inte att fördela ut till nämnderna Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att ej bevilja tilläggsmedel utan frågan om anslag avseende demensplatser får diskuteras i 2014 års budgetprocess. Beslutet skickas till

10 Kommunstyrelsen (19) 142 Dnr KS/2012:614 Fördjupad översiktsplan för Skänninge. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 31 maj 2011 att förnya och aktualisera uppdrag om fördjupad översiktsplan för Skänninge stad (FÖP Skänninge). Planarbetet påbörjades under hösten Under hösten deltog politiker från kommunstyrelsen (KS Framtid) i en workshop för att ta fram förslag till riktlinjer för arbetet med fördjupningen av översiktsplanen. Riktlinjerna utgör en grund och riktning för det fortsatta FÖP-arbetet. Vision Mjölby 2025 är övergripande kommunmål som ska gälla för hela kommunens verksamhet, även för planeringen. Riktlinjerna för FÖP:en är specifika för Skänninge. För det fortsatta arbetet har kommunstyrelsens förvaltning tagit fram förslag till riktlinjer för fördjupning av översiktsplan för Skänninge. Kommunstyrelsen beslutar att anta riktlinjerna för fördjupning av översiktsplan för Skänninge Ett attraktivt Skänninge att leva och bo i för alla åldrar Levande centrum (Samlad service och handel i centrum) Värna om brukningsvärd jordbruksmark Bevara kulturarv Jenny Norén Grönesjö

11 Kommunstyrelsen (19) 143 Dnr KS/2012:398 Avtal för att reglera ansvar för utförda anläggningar inom Mjölby i samband med utbyggnad av dubbelspår, Motala-Mjölby. Bakgrund Trafikverket utför utbyggnad av befintlig järnväg till dubbelspår på sträckan Norrsten-Mjölby. Avtal (bifogas) träffas mellan Mjölby Kommun och Trafikverket för att reglera ansvaret för vissa utförda anläggningar inom Mjölby Kommun. Sammanfattning Följande projekt har utförts av trafikverket: Motalagatan, ny järnvägsbro. Skenaån, ny järnvägsbro. Väg 955 Borneholm, ny järnvägsbro. Väg 977 Lycketorp, ny järnvägsbro. Vetagatan, ny järnvägsbro. Skänninge pendeltågstation. Trafikverket överlämnar ansvar för drift och underhåll för ovanstående anläggningar. Trafikverket förblir dock ägare för järnvägsbro, medans Mjölby Kommun övertar ansvar för väg under bro, belysning, pumpanläggningar samt gångväg under Skenaån. För ökad driftkostnad för fel i entreprenaden vid Väg 977 Lycketorp erlägger Trafikverket till Mjölby Kommun en engångsersättning på kronor. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat avtalsförslag mellan Trafikverket och Mjölby Kommun. Tekniska kontoret för fortsatt handläggning

12 Kommunstyrelsen (19) 144 Dnr KS/2013:220 Information om Hållbar höst Vid kommunstyrelsens sammanträde beslutades att uppdra till kommunstyrelsens förvaltning innan sommaren lämna förslag på ett nytt projekt Hållbar höst Därför informerar vid dagens sammanträde Erika Bjernhagen Björkén om projektet Hållbar höst Syftet med höstens projekt är att; Sprida kundkap Väcka intresse Visa på att medborgarna kan minska miljöpåverkan och konsumtion och samtidigt förbättra ekonomi och hälsa Mål i år är att repetera, få fler besökare på webben och skapa dialog i sociala medier I linje med vision, kommunmål, avfallsplan och energi- och klimatstrategi. Projektet pågår under tiden september till december med utvärdering i januari. Kommunstyrelsen tar del av informationen Erika Bjernhagen Björkén Karolina Hedlund

13 Kommunstyrelsen (19) 145 Dnr KS/2013:388 Delredovisning internkontrollplan 2013, kommunstyrelsens förvaltning Bakgrund Kommunstyrelsen har beslutat om en uppföljning och rapportering av kommunstyrelsens förvaltnings internkontrollplan i juni och september För kommunstyrelsens förvaltning och personalkontoret redovisas aktuellt läge Kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen och kommunstyrelsens förvaltning får återkomma under hösten med ytterligare uppföljning. Carina Brofeldt Britt-Marie Jonsson

14 Kommunstyrelsen (19) 146 Dnr KS/2013:169 Del i översynsarbetet med revidering internkontrollplan, tekniska kontoret. Bakgrund Som en del i kommunstyrelsens översyn av Mjölby kommuns organisation med betoning på rutiner, dokumentation och diarieföring har tekniska kontoret reviderat internkontrollplan för dnr 2013:104. I planen är tillagt punkten, Fastighetsunderhåll, säkerställa att kommunens fastigheter som tekniska kontoret förvaltar har en godkänd standard. Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna den reviderade internkontrollplanen för tekniska kontoret och förvaltningen får återkomma under hösten för delredovisning. Tekniska kontoret

15 Kommunstyrelsen (19) 147 Dnr KS/2013:388 Delredovisning internkontrollplan 2013 tekniska kontoret. Bakgrund De moment som finns upptagna på Tekniska kontorets internkontrollplan för 2013 utgörs av moment där uppföljningen sker en gång per år. Vid detta tillfälle är ingen uppföljning gjord utan arbetet pågår. Kommentarer kring kontrollmomenten Säkerställa att slutredovisning av investeringsprojekt sker på korrekt sätt. Arbetet har påbörjats med att arbeta fram en fungerande rutin som är anpassade efter de riktlinjer som finns avseende investeringsprojekt. Säkerställa att kommunens fastigheter som Tekniska kontoret förvaltar har en godkänd standard. Arbetet med att införa rutiner och skapa en underhållsplan har påbörjats. Detta är punkter som arbetar för att vi på sikt skall kunna säkerställa att Tekniska kontoret kan uppnå en god standard på lokalerna. Pga eftersatt underhåll så är detta ett arbete som kommer att pågå under en längre tid. Kontrollera att diarieföring sker på korrekt sätt. Ett kommunövergripande arbete har påbörjats för att få fram en fungerande hantering inom samtliga förvaltningar. Representant från Tekniska kontoret ingår i den arbetsgrupp som finns. Säkerställa att inga obehöriga använder vattenledningsnätet. Vattenkiosk har införts och kommunens brandposter har låsts för att öka säkerheten. Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna redovisningen och förvaltningen får återkomma under hösten med ytterligare uppföljning. Tekniska kontoret

16 Kommunstyrelsen (19) 148 Dnr KS/2013:406 Ansökan om extra bidrag 2013, Motala Kvinnojour. Bakgrund Motala Kvinnojour, en ideell förening, ansöker om extra bidrag 2013 från sina bidragskommuner, Motala, Mjölby och Vadstena. Motala Kvinnojour beräknar underskottet till och med januari 2014 till kronor och ansökan för de tre kommunerna avser beloppet kronor. Av Motala Kvinnojours skrivelse kan konstateras att underskottet för 2013 beräknas till kronor. Resterande del är, för januari kronor p g a utbetalning i februari av kommunbidrag samt bidrag från Socialstyrelsen för endast inventarier och kurser mm om kronor. Mjölby kommuns andel av kommunernas bidrag för 2013 är 27,5% och erläggs av omsorgs- och socialnämnden. Kommunstyrelsens förvaltning anser att Motala Kvinnojour bedriver ett mycket viktig arbete men anser att ett extra bidrag för att stötta föreningen endast kan gälla till och med 2013 underskott. Bidrag för 2014 får hänskjutas till omsorgs- och socialnämndens budgetarbete samt gemensamma kommundiskussioner. Mjölbys andel av underskottet kronor för 2013 är kronor. Monika Gideskog (M), Carina Johansson (FP) och Birgitta Gunnarsson (C) yrkar bifall till förslaget. Kommunstyrelsen beslutar att under förutsättning av att Motala och Vadstena kommuner bidrar med sin del av extra bidrag bevilja Motala Kvinnojour ett extra bidrag för 2013 med kronor, samt att bidraget finansieras ur kommunstyrelsens konto för ofördelade medel. Kvinnojouren Motala kommun Vadstena kommun Ekonomikontoret

17 Kommunstyrelsen (19) 149 Anmälan av delegationsbeslut Följande delegationsbeslut redovisas på kommunstyrelsens sammanträde. Delegationsbeslut fattade av tf ekonomichefen Upphandling av förbandsmaterial Delegationsbeslut fattade av redovisningschefen Beslut om finansiering, uppsägning av lån Delegationsbeslut fattade av personalchefen Riktvärde för befattningslöner och fastställande av ungdomslöner Kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen.

18 Kommunstyrelsen (19) 150 Meddelanden/skrivelser Följande meddelanden/skrivelser redovisas på kommunstyrelsens sammanträde Kopia på yttrande från länsstyrelsen angående tillståndsansökan avseende grävarbete, Klakeborg 1:1 m fl Från Bostadsbolaget styrelseprotokoll nr 4, Skrivelse från kommunerna i Östergötland till Trafikverket om den fortsatta planeringen av Ostlänken. Kommunfullmäktiges protokollsutdrag , ansvarsprövning. Skrivelse från studie- och yrkesvägledarna på Vägledningscentrum om att distansutbildningen på Komvux är stoppad. Från landstinget, mötesanteckningar från sammanträde 16 maj med tjänstemannagruppen för samråd kring kollektivtrafikfrågor. Kommunstyrelsen tar del av meddelandena.

19 Kommunstyrelsen (19) 151 Information Thony Andersson (S) informerar från deltagande på ett seminarium om samarbetet mellan polisen och kommunerna i Östergötlands län. Kommunstyrelsen tar del av informationen.