Maria Lundberg (s), Lars Edblad (s), Bruno Sjölund (s), Nils-Gunnar Bylund (c), Anna Hägglund (m), Åke Lundberg (m), Malin Wågberg (v)

Transkript

1 Barn- och utbildningsnämnden (16) Plats och tid Stadshuset, Örnsköldsvik, Fullmäktigesalen 14:00-16:00 Beslutande Ersättare Birgith Olsson Johansson (s), ordf., Gösta Svensson (s), Yvonne Öhlund (s), Mattias Öberg (s), Tommy Olofsson (s), Kajsa Selin (s), Anneli Westin (s), Edit Persson (c), Carina Kock (c), Thomas Nordström (kd), Osmo Heinonen-Näslund (m), Nils J Lundgren (fp), Göran Wåhlstedth (v) Maria Lundberg (s), Lars Edblad (s), Bruno Sjölund (s), Nils-Gunnar Bylund (c), Anna Hägglund (m), Åke Lundberg (m), Malin Wågberg (v) Övriga deltagare Thorbjörn Öhlund, förvaltningschef Torsten Jonsson, personalchef Maria Edblad-Jansson, ekonomichef Mona Sjödin, sekreterare Christer Joald, rektor 101 Lena Brännholm, lärarförbundet Godkännande av närvaro Barn- och utbildningsnämnden godkänner att angivna personer är närvarande vid sammanträdet samt ger dem rätt att yttra sig. Tid och plats för justering Barn- och utbildningskontoret, fredag 21 december 2007 Sekreterare Paragrafer = Mona Sjödin Ordförande = Birgith Olsson Johansson Justerare = Gösta Svensson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Barn- och utbildningsnämnden Anslaget sätts upp Anslaget tas ned Förvaringsplats för Barn- och utbildningskontoret protokollet. Underskrift Namnförtydligande. Mona Sjödin

2 Barn- och utbildningsnämnden (16) Innehållsförteckning 91 Informationer Månadsuppföljning november och prognos Verksamhetsplan Särskolans resurssystem Internkontroll Revisionsrapport - Barn i behov av särskilt stöd Ändring av barn- och utbildningsnämndens reglemente Ändring av delegationsordningen Ändring av skolskjutsreglementet Anmälan av delegationsbeslut Musik- och kulturskoleorganisationen i Örnsköldsviks kommun Meddelanden...16

3 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun 2007:42 91 Informationer Revisionens verksamhet Nämndens revisorer, Curt Enberg och Åke Forsberg informerar nämnden om revisionens uppdrag och arbetssätt. Varje revisor är en egen myndighet. Revisionens uppdrag är att granska nämndens ändamålsenlighet i förhållande till de områden som nämnden ansvarar för, ekonomi, räkenskaper och internkontroll. För att uppnå bästa möjliga effekt bör granskningen ske i dialog med nämnden. Ekonomi Ekonomidirektör Mikael Öhrling informerar om kommunens vision om att Örnsköldsvik år 2015 skall vara en kommun i världsklass, att leva i, arbeta i och att besöka. Han informerade även om visionens plattform och inriktningsmålen för verksamheten : Medborgarnytta, God verksamhet, Attraktiv arbetsgivare och Ekonomi i balans. Resultatmålet för kommunen skall ligga på 1-2% av skatter/statsbidrag. En annan målsättning är att inte höja skattesatsen för kommunmedborgarna. Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av informationerna.

4 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2006: Månadsuppföljning november och prognos 2007 Sammanfattning av ärendet Månadsrapporten för oktober 2007 och prognos för 2007 presenteras. Barn- och utbildningsnämnden fastställer förvaltningens förslag till prognos om ett resultat på + 3,0 Mkr.

5 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2007: Verksamhetsplan 2008 Barn- och utbildningsnämnden har att besluta om verksamhetsplanen inklusive nämndsbudget för Styrsystemen består av "Gemensam Process för Styrning" (GPS) och nämndens kvalitetssystem "Problembaserad Skolutveckling" (PBS). Styrsystemens olika delar är Inriktningsmålen, Medborgarnytta, God Verksamhet, Attraktiv arbetsgivare samt Ekonomi i balans. Kommunfullmäktiges resultatmål för barn- och utbildningsnämnden 2008 är +5,1 Msek, vilket ställer nämnden inför en rad utmaningar. Nämndens totala medel givet en prognos på ett resultat om + 3 Msek stannar på -10,5 Msek I nämndens olika verksamheter finns många olika förslag till åtgärder framtagna som nämnden bör ta ställning till. Efter diskussion och ställd proposition finner ordföranden att nämnden stödjer verksamhetsplanen för 2008 och förvaltningens fortsatta arbete utifrån redovisat underlag. Dock inte förslaget att redan under 2008 minska antalet isrinkar. Frågan om isrinkar återupptas inför budget Nämnden antar också förslaget om att hos tekniska förvaltningen begära att hyres- och driftskostnaderna specificeras för varje skolenhet. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att anta verksamhetsplanen inklusive nämndsbudgeten för Barn- och utbildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med de olika åtgärds- och översynsförslagen samt att begära hos tekniska förvaltningen att hyres- och driftskostnaderna specificeras för varje skolenhet.

6 Barn- och utbildningsnämnden (16) 94 Särskolans resurssystem Bun 2007:177 Översyn pågår av särskolans resurssystem. Särskolan kommer att tilldelas en halvårsbudget Budgeten för andra halvåret är avhängig av beslutet som nämnden fattar i april 2008 om särskolans resurssystem. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att uppdra till förvaltningen att utreda och lägga förslag till förändrat resurssystem för särskolan till nämndens sammanträde den 15 april 2008.

7 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2007:34 95 Internkontroll 2007 Syfte Den interna kontrollen är ett hjälpmedel för att säkerställa att lagar, kommunala mål och riktlinjer efterlevs. Genomförd internkontroll ger även ett bra underlag att utveckla befintliga rutiner inom förvaltningen. Metod Barn- och utbildningskontoret har under november månad genomfört internkontroll enligt den fastställda internkontrollplanen. De områden som har granskats är handkassor, inventarieförteckningar, fakturor i IoF gällande gåvor, representation, resor samt måltider. Måltider har likställts med representation. För alla områden har metoden varit att kontroller att underlag /verifikationer följer gällande regler och rutiner. Perioden som granskats är januari-november Granskningen har skett med hjälp av systemet Inköp och Faktura. När det gäller inventarieförteckningar är det inköp gjorda under Inventarieförteckningar Samtliga skolområden samt barn- och utbildningskontorets inventarieförteckningar gällande inköp år 2006 har granskats. Samtliga har upprättat och inlämnat inventarieförteckningar. Handkassor Granskningen gällande handkassor har visat att antalet inom barn- och utbildningsförvaltningen har minskat avsevärt de senaste åren. Den ingående balansen var i januari kr och vid granskningstillfället kr. De personer som ansvarar för handkassan sammanställer gjorda inköp och verifierar detta med kvitton och skickar den till behörig chef för attest, därefter utanordnas pengarna. I november varje år skickas blanketten "Handkassa- bekräftelse av innehav" ut till de personer som står innehavare av handkassan. Har handkassa överlåtits till annan person ska blanketten "Handkassa- Övertagande" fyllas i och skickas till Barn- och utbildningskontoret. Vid överlåtelse redovisas kontanta medel och gjorda inköp under perioden. Avstämning sker mot utanordnat belopp.

8 Barn- och utbildningsnämnden (16) Gåvor Samtliga fakturor gällande gåvor har granskats. Granskningen visar på stora skillnader inom de olika skolområdena. Brister har upptäckts när det gäller att ange syftet med uppvaktningen samt vem det gäller. Detta medför att kontrollen gentemot gällande bestämmelser ej kan göras. Samkontering sker man separerar inte olika delar på fakturan ex gåva och middag. Följden blir felaktigheter gällande momsen. Representation Ändamålet samt deltagare ofta utelämnat. Fel momssats avdragen man har ofta gjort högre avdrag än nu gällande 22,50 kr/person. I ändamålet som angivits kan man ej utläsa om det gäller personal eller elever. Syftet med representationen följer inte alltid den policy som kommunen har. Resor Vid granskningen har upptäckts stora brister i att skilja på anställda, konsulter och elever vid konteringen. På fakturor som hänvisar till enligt beställning saknas underlag. Svårigheter att i systemet kontrollera de utlägg som betalats ut via lön, är rätt moms avdragen och följer det andra regler och bestämmelser. Övriga noteringar I det löpande arbetet med uppföljningar och prognoser, har brister i rutiner och kontroller i system och mellan andra system upptäckts i samband med införandet av nya lönesystemet Palett. Sammanfattning Granskningen av fakturor har underlättats och kan skötas centralt med hjälp av Inköp och Faktura. Detta ställer dock stora krav på att rätt underlag bifogas fakturorna och att man i anteckningsfältet kompletterar relevanta uppgifter. De brister som upptäckts under granskningen kan åtgärdas med tydligare riktlinjer samt utbildning i gällande lagar och regler. Systemet IoF har inneburit att granskningen förbättrats samt att de i systemet inbyggda kontrollerna innebär en kvalitetssäkring. En internkontrollgrupp har bildats centralt på kommunledningskontoret. Den har fått i uppdrag att tillsammans med löneenheten arbeta med rutiner kring avstämning och kontroll av rättningar i lönesystemet kontra ekonomisystemet. På barn och utbildningsförvaltningen underlättas arbetet med kontrollen av löner, rätt lön till personer och i och med införandet av Business Objects. Detta system ger varje arbetsledare möjlighet att enkelt granska lönekostnader varje månad på individ nivå.

9 Barn- och utbildningsnämnden (16) Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av genomförd internkontroll 2007 och att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta skapa rutiner som underlättar den interna kontrollen.

10 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2007: Revisionsrapport - Barn i behov av särskilt stöd Sammanfattning av ärendet Komrev har på revisionens uppdrag genomfört en granskning av barn- och utbildningsnämndens arbete med barn i behov av särskilt stöd. Utifrån genomförd granskning har revisionen följande förslag till åtgärder: 1. Nämnden bör ställa tydligare krav vad gäller återrapportering av delegationsbeslut kring arbetet med barn i behov av särskilt stöd, att gällande mallar används och att samtliga skolområden skickar in rapportering regelbundet. 2. Nämnden bör fortsätta följa upp och utvärdera effekterna av ny resursfördelningsmodell. 3. Nämnden bör följa upp och utvärdera utvecklingen och resultaten av den påbörjade samverkan inom "Välfärd i Örnsköldsvik - Tillsammans" och återkoppla till berörda nivåer inom verksamheten. 4. Nämnden bör för att höja kvaliteten i kontaktpolitikersystemet och stärka de förtroendevalda i sin roll utarbeta ett dokumentationsstöd för relevanta frågeställningar och lämplig uppföljning vid verksamhetsbesök. Förvaltningens synpunkter 1. Nämnden har förtydligat kravet på återkoppling. Mallar för redovisning har tagits fram för skolledningarna. Genomgång av ovanstående är genomförd för alla skolområdeschefer och hela ledningsgruppen för gymnasiet. 2. Detta sker löpande och redovisas för nämnden av förvaltningsledningen. 3. Nämnden följer utvecklingen och får löpande information. 4. Inför kontaktpolitikerbesöken våren 2007 togs riktlinjer fram för innehåll, genomförande och redovisning av besöken. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att anta ovanstående synpunkter som nämndens synpunkter på revisionsrapporten.

11 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2007: Ändring av barn- och utbildningsnämndens reglemente Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 18 juni 2007, 112 att överföra verksamheten Komvux från barn- och utbildningsnämnden till humanistiska nämnden från och med 1 januari Som en följd av beslutet måste barn- och utbildningsnämndens reglemente ändras. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige följande förändring i barn- och utbildningsnämndens reglemente, 1: Under "Barn- och utbildningsnämndens uppgifter" stryks "genomförande av vuxenutbildning". Den organisatoriska förändringen träder i kraft 1 januari 2008.

12 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2007: Ändring av delegationsordningen Sammanfattning av ärendet Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att nämndens delegationsordning ändras så att den, vad gäller korttidsanställningar och vissa ledigheter, följer kommunstyrelsens riktlinjer i personalfrågor. Detta innebär att tidsbegränsade anställningar inkl. lönesättning kortare än tre månader skall vara verkställighetsbeslut från 1 januari Ansvarig rektor fattar beslut och beslutet behöver inte återrapporteras till nämnden. Tjänstledigheter med lön enl. AB 32 upp till 10 arbetsdagar föreslås också verkställighetsbeslut från 1 januari Förvaltningen föreslår vidare att rätten att fatta beslut om avslag i enskilda skolskjutsärenden lyfts bort ur nämndens delegationsordning. Skolskjutsverksamheten överförs från 1 januari 2008 organisatoriskt till kommunstyrelsens transportenhet. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att förändra delegationsordningen enligt följande: Tidsbegränsade anställningar inkl. lönesättning kortare än tre månader skall vara verkställighetsbeslut från 1 januari Ansvarig rektor beslutar och besluten behöver då inte återrapporteras till nämnden. Tjänstledigheter med lön enl. AB 32 upp till 10 arbetsdagar föreslås också verkställighetsbeslut från 1 januari Nämnden beslutar vidare att rätten att fatta beslut om avslag i enskilda skolskjutsärenden lyfts bort ur nämndens delegationsordning då skolskjutsverksamheten från 1 januari 2008 organisatoriskt överförs till kommunstyrelsens transportenhet.

13 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun/2007:60 99 Ändring av skolskjutsreglementet Sammanfattning av ärendet Det föreligger förslag om förändringar i reglementets text för att förtydliga vissa punkter, t.ex. punkt 3.3 som föreslås få följande lydelse: "För varje elev görs en individuell bedömning, vilket kan till följd att elever som bor inom samma bostadsområde behandlas olika." I övrigt föreslås några redaktionella ändringar. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att anta ändringarna i skolskjutsreglementets text.

14 Barn- och utbildningsnämnden (16) 100 Anmälan av delegationsbeslut Följande delegationsbeslut anmäls till barn- och utbildningsnämnden: Anställningar Elevärenden Beslut enl LSS Inskrivning i särskolan Inackorderingstillägg 720 Barn- och utbildningsnämnden godkänner redovisningen.

15 Barn- och utbildningsnämnden (16) Bun 2007: Musik- och kulturskoleorganisationen i Örnsköldsviks kommun På barn- och utbildningsnämndens uppdrag har verksamhetschefen för Kulturskolecentrum i samverkan med barn- och utbildningsförvaltningen utrett följande frågor: Stöder nuvarande organisationsform musikskolans utveckling Optimeras befintliga resurser Hur ska Kulturskolecentrums avgiftsmodell se ut I uppföljningarna som gjorts i rektorsområdena 2003 och 2006 har konstaterats att musikämnet har en mer eller mindre stark ställning i de olika rektorsområdena men att utvecklingen i de flesta fall har dämpats eller i vissa fall till och med stannat av. Det finns ett starkt samband mellan utveckling och de lokala engagemanget i musikämnet. Utredaren har funnit att det behövs en del organisatoriska förändringar för att resurserna ska optimeras. Detta kan ske på olika sätt och behöver analyseras ytterligare. Kulturskolecentrums ekonomi är inte i balans och olika åtgärder behöver vidtas för att komma tillrätta med underskottet. En tanke är att införa en avgiftsmodell för grundskoleelevers undervisning. Ett annat sätt är att dra ner på verksamheten vilket dock inte skulle stämma överens med nämndens ambitionsnivå. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ha tagit del av utredningen och att uppdra till förvaltningen att arbeta vidare med frågorna som berörs i utredningen. Information om ärendet lämnas fortlöpande till nämnden.

16 Barn- och utbildningsnämnden (16) 102 Meddelanden Framgångsgymnasiet Vendator AB; Ansökan om tillstånd om att starta fristående gymnasieskola i Härnösands kommun BUN 2007:70 Baggium AB; Ansökan om tillstånd om att utöka utbildningar vid den fristående gymnasieskolan Sundsvalls Praktiska Gymnasium i Sundsvalls kommun BUN 2007:74 KFUM Umeå; Ansökan om tillstånd om att starta fristående gymnasieskola i Umeå kommun BUN 2007:77 Skolverkets beslut; Rätt för Baggium att utöka utbildningar i Örnsköldsvik med specialutformat program närliggande byggprogrammet. BUN 2007:80 Skolverkets beslut; Anmälan om förhållandena på Skeppets förskola i Nätra rektorsområde BUN 2006:141 Skolverkets beslut; Anmälan angående skolsituationen för grundskoleelev i Norrflärkeskolan BUN 2007:185 Skolverkets beslut; Anmälan angående skolsituationen för grundskoleelev vid Geneskolan BUN 2007:182 Skolverkets beslut; Beslut ang. fristående gymnasieskolan NTI:s etablering i Örnsköldsvik BUN 2007:73 Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av meddelandena.