EGEN KONTROLL. Seminarium egenkontroll. Bra förvaltning

Transkript

1 EGEN KONTROLL Seminarium egenkontroll Seminarieledare i kväll: Per Lilliehorn per.lilliehorn@bostadsratterna.se David Sjöqvist david.sjoqvist@bostadsratterna.se Ingen paus Seminariet slutar senast Bra förvaltning Hur vet vi att förvaltningen fungerar bra? Varför egenkontroll? Diskutera ett par minuter med bänkgrannen! 1

2 Mål för kvällen Nyttan med egenkontroll Egennytta bättre förvaltning Egenkontroll, miljöbalken Andra myndighetskrav Hjälpmedel Egenkontroll, definition undersökning som genomförs i egen verksamhet för att fastslå om ett objekt beträffande en eller flera egenskaper uppfyller givna krav (TNC 95) Egenkontroll innebär... Rutiner Ansvarsfördelning Dokumentation krav i miljöbalken Men det finns inga formkrav! 2

3 Varför? Egen koll på verksamheten/byggnaden Spara pengar Minska risker Leva upp till lag/förordning/föreskrift Fastighetsägarens ansvar Hantera Miljöförvaltningens revision Undvika myndighetsförelägganden Stöd för styrelsen Underlätta protokollskrivning Uppföljning beslut Revision Avrapporteringar drift Avrapportering projekt Koppling till digitalt arkiv Checklista, beslutslogg Beslut/Åtgärdslista Protokoll Önskat åtgärdsdatum alt styrelsemöte Åtgärdat Ansvarig Gårdsfest och stämma 2018/08 23 aug 78 vuxna och 21 barn GK anmälda Garagenedfart- Att slutföra offerthantering och får ett beslut från försäkringsbolaget. Återkomma ang skyltning av garagenedfarten. Skyltningen ingår numera i översynen av utemiljön. 2018/8 2018/ / /11 RB sammanställt kostnader. Offert finns från ett skyltbolag. RB SJL Kameraövervakning- RB har i uppdrag att ordna med nödvändiga tillstånd eller annat myndighetsbesked för kameraövervakning. 2018/8 2018/10 Avklarad 13 nya kameror monterade. RB 3

4 Aff-avtal, SC - Fastighetsteknik Objekt Tillsyn Skötsel Check Underhåll Faktura Elcentral Fast pris Kodlås X X Säkringar m m X X Hissar Fast pris Funktion X X Belysning X X Lampbyte Rörinstallationer Fast pris Ledningar, ventiler X X Avläsning mätare X Undercentral Fast pris Ledningar, ventiler X X Pumpbyte Miljöfarlig verksamhet Att äga en fastighet innebär att man bedriver miljöfarlig verksamhet Citat från Fastighetsägarens ansvar Miljöbalken 26 kap 19 Egenkontroll ska utföras av Den driver en verksamhet Utför en åtgärd mer än tillfälligt Avser åtgärder som kan äventyra hälsa eller miljö 4

5 Egenkontroll Gäller alla verksamhetsutövare Ytterst är fastighetsägaren ansvarig Verksamhetsutövaren ska planera sin verksamhet så att den inte orsakar olägenheter för människors hälsa eller miljön Hänsynsreglerna 1 Bevisbörderegeln 2 Kunskapskravet 3 Försiktighetsprincipen 4 Produktvalsregeln 5 Hushållning och kretslopp 7 Skälighetsregeln 8 Ansvar för att avhjälpa skador 9 Stoppregeln Lagar och andra krav Miljöbalken, hänsynsreglerna LSO Lagen om skydd mot olyckor Allmänna råd gällande Buller, temperatur, radon Ventilation Fukt och mikroorganismer Regelverk - köldmedia, cisterner, PCB, avfall Arbetsmiljölag 5

6 Egenkontroll steg för steg Inventera risker Ta reda på vilka lagkrav som gäller Fördela ansvar Ta fram rutiner Utför de kontroller som bedöms vara nödvändiga Uppdatera egenkontrollen kontinuerligt Exempel Varmvattentemperatur legionella Fuktskador - luftvägsbesvär, astma Höga radonhalter - lungcancer PCB skador på fisk och säl Buller - högt blodtryck, sömnstörningar Dålig ventilation - allergier Köldmedia - växthuseffekt, ozonskiktet Rutiner Återkommande kontroller Hantering av ärenden/klagomål Hur man tar emot dem Hur man hanterar de vanligaste Hur man hanterar akuta ärenden såsom legionellautbrott och vattenskador 6

7 Exempel på kontroller Radonmätningar Ventilationskontroll (OVK) Kontroll varmvatten (retur VVC) Riskområden för fuktskador Inventering av PCB-förekomst Vad kan krävas? Fastighetsägaren ska kunna svara på: Hur håller man håller sig underrättad om påverkan på människors hälsa och miljön? Hur verksamheten planeras och kontrolleras för att X inte ska inträffa? Vilka rutiner som finns om X inträffar? Miljöförvaltningens kontroll Avfall Buller Cisterner Energianvändning Fukt och mögel Hälsovådliga byggmaterial Inomhustemperatur Kemikaliehantering Radon Skadedjur Transporter Vattentemperatur Ventilation 7

8 Hjälpmedel, dokumentation Checklistor för skötseln Pärmsystem Digitalt system Kalenderprogram, t ex Outlook, Google Uppföljningssystem t ex Fastighetsägarnas Underhållsplaneringssystem - DeDU Bra handböcker Hans Severinsson: Fastighetssektorns egenkontroll Byggsektorns egenkontroll Mallar Checklistor Checklistor Checklista 1 Brandskydd bostäder, kontor med mera Checklista 2 Brandskydd skolor förskolor Checklista 3 Brandskydd publika lokaler och vårdlokaler Checklista 4 Miljö och hälsa bostäder Checklista 5 Miljö och hälsa kontor med mera Checklista 6 Miljö och hälsa skolor Checklista 7 Miljö och hälsa vårdlokaler Checklista 8 Arbetsmiljö bostäder Checklista 9 Arbetsmiljö lokaler Checklista 10 Energianvändning bostäder Checklista 11 Energianvändning lokaler Checklista 12 Teknisk drift Checklista 13 Underhåll Checklista 14 Fastighetsekonomi Checklista 15 Socialt ansvar Checklista 16 Byggprojekt Checklista 17 Uthyrning Checklista 18 Köpta tjänster 8

9 Mallar och exempel Exempel Kontrollprogram bostäder bostadsrätt Exempel Kontrollprogram bostäder hyresrätt Exempel Kontrollprogram lokaler Mall Avvikelserapport Mall Energiuppföljning Mall Kvalitets- och miljöplan Mall Underhållsplan Kvalitets- och miljöplan Kvalitet Miljö Arbetsmiljö Policy och kontrollprogram Inledande åtgärder Generellt i projekt Speciellt i projekt Avslutande åtgärder Mall Kvalitets- och miljöplan Brandskydd - SBA Tekniska åtgärder t ex Brandsläckare Branddörrar Rökluckor Organisatoriska åtgärder t ex Utbildning och information Checklista 1 Brandskydd bostäder, kontor med mera 9

10 Miljö och hälsa Punkter enligt Miljöförvaltningen uppföljningssystem Kontroll enligt checklista, jämför Checklista 4 Miljö och hälsa bostäder Arbetsmiljö Arbeten ska kunna göras utan att eftersätta kraven i Arbetsmiljölagen Kontroll före underhåll och ombyggnad Årlig arbetsmiljörond Läggs huvudsakligen på förvaltaren Checklista 8 Arbetsmiljö bostäder Energianvändning Energieffektivisering spara pengar Arbeta för att uppnå miljömålen Kontinuerlig avrapportering från förvaltare Checklista 10 Energianvändning bostäder Mall Energiuppföljning 10

11 Teknisk drift Rutiner för drifttillsyn Olika driftsfall vid årstidsväxlingar Checklista 12 Teknisk drift Underhåll/underhållsplan Långsiktig strategisk års sikt Rätt kostnad? Länk till planen underhallsplan_ver_2_00_ms.xlsm Operativ 1 10 års sikt Vilka åtgärder ska vi planera för? Checklista 13 Underhåll Mall Underhållsplan Fastighetsekonomi Ekonomistyrning/uppföljning Egenkontroll Verifiering Rapportering Kopplas till förvaltningsavtalet Checklista 14 Fastighetsekonomi 11

12 Socialt ansvar Relationer till medlemmarna Relationer till hyresgäster Relationer till anställda Relationer till grannar Checklista 15 Socialt ansvar Byggprojekt Särskilda checklistor för byggprojekt Checklista för mindre byggprojekt Checklista 16 Byggprojekt Uthyrning, bostäder Avflyttningsbesiktning Gamla felanmälningar Inspektion utrustning Underhållsbehov Generella underhållsbehov Avräkning, skador Checklista 17 Uthyrning 12

13 Köpta tjänster Många leverantörer Långvariga avtal Avstämning mot marknaden Årlig genomgång av avtal Nöjda? Fortsätta samarbetet? Checklista 18 Köpta tjänster Checklista Hälsa och säkerhet Ansvar mot hyresgäster och bostadsrättshavare Byggherreansvar Allmänna råd m m som styr förvaltningen Åttonde upplagan, 2017 Behandlas i kursen Fastighetsägarens ansvar Fler tips Fastighetsägarens ansvar- en checklista för egenkontroll Tabell över riktvärden gällande inomhusmiljö Viktiga paragrafer i miljöbalken Socialstyrelsens websida Folkhälsomyndighetens websida 13

14 Fastighetsägarnas system Ett digitalt uppföljningssystem 35 kontrollpunkter Mer information? Styrelserådgivning Fråga Bostadsrätterna på webben Bostadsrätterna Direkt TACK FÖR I KVÄLL! 14