SVENSKA BÅGSKYTTEFÖRBUNDET

Transkript

1 SVENSKA BÅGSKYTTEFÖRBUNDET -EN HANDBOK I MARKNADSFÖRING

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SPRÅK OCH TEXT 1 GRAFISK PROFIL 6 SOCIALA MEDIER 9 INTERNET 18 HANTERA KOMMUNIKATIONSKANALER 21 EVENT 23 SPONSRING 28 UTVIDGA KONTAKTER 32 2

3 Projektdeltagare Projektledare Rickard Österberg Key account manager Tova Persson Kvalitetsstöd Leif Marcusson Siw Lundqvist Arbetsgruppsdeltagare Andreas Svensson Christoffer Hellqvist Fanny Pettersson Frida Dahlström Hanna Petersson Johanna Blomqvist Jonna Öhling Josephine Johansson Karin Rosén Louise Rundlöw Nils Sjöberg Oskar Eriksson Paulina Haux Robin Svensson Sabina Nilsson Viktor Olofsson

4 SPRÅK OCH TEXT Introduktion En språkprofil beskriver hur en organisation ska kommunicera med allmänheten och sin målgrupp. Med en tydlig språkprofil tenderar inte kommunikationen att spreta och ni sparar tid. Avsnittet inleds med generella tips på effektiv kommunikation, det följs av tips på pressmeddelande och intervjuer samt avslutas med exempel på hur ni kan förändra eget material och en rekommendation av språkprofil. Tips för effektiv kommunikation Unga lockas oftast av mer känslomässigt än informativt innehåll. Tempot på sociala medier är snabbt och unga är ofta stressade. För att nå en yngre målgrupp är kortare inlägg att föredra där det viktigaste budskapet läggs fram. Undvik ordet man opersonligt, oprofessionellt och diffust. Bestäm istället vem organisationen vänder sig till i texten och vem som är avsändaren. De viktigaste språkliga verktygen för att åstadkomma närhet och dialog med läsarna är direkta tilltal, uppmaningar och direkta frågor använd du. Emojis är ett bra komplement till det språk ni förmedlar med bokstäver, då vi inte kan förmedla ton och humör med röstläge genom skriven text. Kommunicera med film och bild. Till varje inlägg är det bra att lägga in en text för att trigga och öppna upp dialogen med följarna, Vad tycker du om den senaste? Har du sett något som slår?. Det är viktigt att inte anta att potentiella medlemmar och intressenter har samma förståelse för sportens fackspråk och jargongen som används inom klubben. Det kan leda till en icke-inbjudande känsla för de som skulle vilja bli medlemmar, att denna sport inte är för mig. 1

5 Pressmeddelande Skriv texten så att en tidning kan ta den rakt av med rubrik, ingress, brödtext. Intresseväckande rubrik. Skriv det viktigaste först. Ta med kommentar från vinnaren. Ha alltid tydlig avsändare och kontaktuppgifter. Stöd budskapet i de egna kanalerna. Lägg ut pressmeddelandet med mer material och vinklar på hemsidan och/eller Facebook för att spinna vidare på nyheten. Fallgropar pressmeddelande Undvik att pressa in olika nyheter i samma pressmeddelande. Använd inte förskönade adjektiv, superlativ eller utropstecken. Undvik intern jargong, fackuttry- 10 ord ni bör undvika i pressmeddelande Problemet med pressmeddelande är att tro att ens rubrik är nytänkande och kreativ. När pressmeddelandet sedan hamnar hos journalisten finns ett överflöd av dessa med liknande rubriker, då alla tänker att de har unika rubriker. Försök att undvika dessa ord: Unik, milstolpar, innovativ, synergier, revolutionerande, banbrytande, ledande/världsledande, optimal, kundnytta och framgångsrik Ex pressmeddelande från Barometern Plus 2

6 Guide Att skriva en intervju 1. Rubrik - bör vara kort och spännande så att läsaren direkt fattar intresse. Undvik frågor i rubriken. Ni kan börja rubriken med ett citat, då ska pratminus användas. 2. Ingress - här skriver ni intervjuobjektets namn och varför hen intervjuas. Läsaren ska snabbt förstå att det är en intervju, därför kan det vara bra att direkt eller indirekt ställa en fråga. 3. Brödtext - direkt efter ingressen ska intervjun ta form. Antingen direkt med en fråga, eller direktcitat. 4. Avslutning - för att lämna avtryck på läsaren är det bra med en stark avslutning. Avsluta gärna med ett citat/kommentar. Att tänka på vid intervju Bildtext något av det viktigaste i artikeln. En intressant bildtext med tillhörande bild kan fånga läsaren så att hen fortsätter läsa intervjun. Citat ska alltid vara sanningsenliga och får inte redigeras. 3

7 Exempel från hemsidan - Klicka här för exempel 1 Original Cicci excellerar trots materielproblem Cecilia Cicci Blomberg, Mjölby tar sitt första skogs-sm som senior och med tanke på de ännu olösta materielproblemen är det smått imponerande. Citat längre ner i texten: - Därför är det jättekul att få lite utdelning, tycker Cicci. Det hjälper ju upp inspirationen att träna också. Redigerad Trots materialprolem Cecilia Cicci Blomberg briljerar i Skogs-SM Cicci, Mjölby, tar sin första skogs SM som senior. Med tanke på att hon brottats med materialproblem är det mäkta imponerande. - Därför är det jättekul att få lite utdelning, tycker Cicci. Det hjälper ju upp inspirationen att träna också. 4

8 - Klicka här för exempel 2 Original Andersson tar Instinktiv-guld Det känns härligt, försäkrar Christer Andersson efter SM-guld i Herrar Instinktiv Elit på Jakt-SM i helgen. Christer har skjutit båge i fem år och driver en sektion i den större kampsport föreningen i3 Sportcenter i Örebro. Redigerad Andersson imponerar med Instinktiv-guld I helgen tog Christer Andersson guld i Herrar Instinktiv Elit på Jakt-SM. I fem år har han skjutit båge, och vi har tagit tempen på honom efter guldbragden. - Det känns härligt! (I och med att det kommer en intervju nedan Beskriv vad han arbetar med i den löpande texten för att det ska finnas samband och röd tråd). 5

9 GRAFISK PROFIL Introduktion Det är viktigt att ni följer World Archery:s grafiska profil i verksamhet, på grund av att en tydlig grafisk profil medför igenkänning för varumärket. Dessutom skapar det sammanhang och bidrar till ett professionellt intryck. En stark grafisk profil signalerar en stark organisation. Den grafiska profilen talar om vilka typsnitt och vilka färger som bör användas och hur grafiken ska kommuniceras. Instruktioner till logtypen och deras filformat Logotypen är gjord med vektorgrafik, vilket betyder att den är uppbyggd av matematiska linjer som gör den oändligt skalbar. Detta innebär att den kan förstoras hur mycket som helst utan att bli pixlig. Med anledning av detta kommer filen skickas till er i både.ai och.eps-format, som stödjer denna typ av grafik. För att underlätta för er kommer logotypen även sparas i.png format. Formatet stödjer dock inte vektorgrafik och blir därför i pixelgrafik. Fördelen med detta format är att det är enkelt att använda när ni ska lägga upp logotypen på en webbsida, i dokument eller liknande. Logotypen får här en transparent bakgrund. Med tanke på att.png-formatet är pixelgrafik bör inte logotypen förstoras i det filformatet. Om ni vill förstora er logga bör ni göra det genom någon av de andra två filerna och sedan spara den till en ny.png-fil. Om detta inte följs finns risken att er logotyp blir pixlig och tappar sina detaljer. 6

10 Instruktioner till typografi Typsnitt för digitalt bruk: Rubriker: Verdana, fet, stora bokstäver, punkter Underrubriker: Verdana, fet, punkter Brödtext: Verdana, regular, punkter Bildtext: Verdana, kursiv, punkter Typsnitt vid tryck: Helvetica Neue Condensed enligt WA:s grafiska profil. Helvetica Neue Condensed kommer i flera versioner, och alla är acceptabla. - Helvetica Neue Black Condensed - Helvetica Neue Bold Condensed - Helvetica Neue Medium Condensed För att det ska vara så lättläst som möjligt för läsaren skall typsnittet på brödtexten minst vara 11 punkter. Med kortare texter på datorn förespråkas 14 punkter som är den optimala storleken. I powerpointpresentationer bör texten inte understiga 20 punkter. För extra god läsbarhet kan radavståndet ökas. Om vissa ord ska betonas i en text rekommenderas fetstil eftersom kursiv text kan vara svårläst. Rubriken ska alltid vara störst. Brödtext och bildtext ska ha samma storlek. 7

11 Instruktioner till färghantering Er färghantering ska följa WA:s färgschema som finns nedan. Detta för att skapa ett starkt och kontinuerligt varumärke för bågskytte på en stor skala. Om alla föreningar följer detta så kommer bågskytte i sin helhet skapa ett starkt varumärke med igenkänning. Dessa färger får ej ändras enligt direktiv från WA World Archery Reflex Blue är den dominerande färgen 8

12 SOCIALA MEDIER Introduktion Sociala medier är ett effektivt och gratis alternativ till traditionell marknadsföring. Det som gör sociala medier speciellt är attde tillåter en tvåvägskommunikation. De största sociala medierna idag är Facebook och Instagram, vilka också är de sociala medier vi rekommenderar er att använda. Nedan kommer vi ge er tips och råd på hur ni på bästa sätt ska använda er av sociala medier inom er organisation. Det finns även guider som visar hur ni ska gå till väga steg för steg gällande medierna. Marknadsföringskanaler Facebook Facebook är det dominerande sociala nätverket. Av de som använde sig av sociala medier är hela 70 % aktiva på Facebook. Det är en utmärkt plattform för att nå ut till sin publik. Instagram Instagram är annat populärt socialt nätverk. Det är ett perfekt verktyg för att dela med sig av olika ögonblick med hjälp av foton och filmklipp. Appen tillåter er att ta foton och spela in filmklipp. Ni kan också dela med er 9

13 7 tips för att lyckas på sociala medier Förberedelser Bestäm hur ni vill använda sociala medier. Vem ska sköta administrationen och hur ofta ska ni publicera material? Utgångspunkten är att ni ska fastslå ert syfte men också vilka målgrupper ni vill nå ut till. Innehållet ska anpassas efter de sociala medier ni väljer att använda. Innehåll Grundpelarna i användandet av sociala medier är att ni ska vara personliga, stå för era värderingar samt er verksamhet. Det är viktigt att endast skriva sådant som ni kan stå för, både privat och professionellt. Ett tips är att alltid tänka efter en extra gång eller be någon annan läsa inläggen innan de publiceras. Få uppmärksamhet Läsarna ser bara ett inlägg under några sekunder, därför är det viktigt att fånga deras intresse direkt. Anpassa era inlägg efter er målgrupp och få dem att förstå varför det ni skriver är relevant för just dem. Använd er vision i bilder och texter. Ni kan också ställa frågor och använda du-tilltal för att locka läsarna till en dialog. Ett exempel kan vara att publicera en bild eller video till frågan: Vill du prova bågskytte? Skapa delaktighet Bjud in följare till att vara med och skapa innehåll som sedan delas vidare, det är ett modernt sätt att sprida ett budskap. På så sätt stärks relationen med följarna samtidigt som innehåll skapas till de sociala medierna. Ett exempel på det är att uppmana följare till att dela ett inlägg eller en tävling. Förebilder Att använda förebilder innebär att ni tar hjälp av individer som är stora på sociala medier för att nå ut. Börja med att kartlägga vilka ni vill nå ut till och vilka förebilder som passar för att nå just dessa grupper. Ett exempel kan vara att låta ert juniorlandslag sköta de sociala medierna under en period för att locka yngre utövare. 10

14 Bilder Det finns forskning som visar på att användning av bilder i kombination med text istället för enbart text ökar interaktionen. Bilder har en tendens att beröra individer på ett annat plan än text, vilket skapar mer deltagande. Dessutom är följarna benägna att komma ihåg informationen bättre om texten kombineras med bilder. Vad som är viktigt att tänka på när ni publicerar bilder är att ni har rättigheterna till dem. Filmer Ett mycket effektivt medel att använda sig av för att få uppmärksamhet i sociala medier är film. Filmer ger upphov till att sprida mycket information på kort tid och fångar dessutom följarens intresse snabbt. 3 tips för att lyckas på Facebook Kombinera text med bilder och videos Vi snuddade vid ämnet innan, att text är svårare att ta till sig utan bilder. Om ni lägger till en bild eller ett videoklipp i kombination med text så är chansern aa större att användarna läser texten också. Det ska vara kort men informativt. Skapa engagemang Försök starta en diskussion med hjälp av en fråga i en uppdatering. Här startar ni en dialog och öppnar upp för engagemang. Var engagerad Var öppen för dialoger och svara på bra och dålig kritik, då visar ni era följare att ni är engagerade. Svara alltid på ett så trevligt sätt som möjligt och håll högt i tak. 11

15 3 tips för att lyckas på Instagram Tydlighet Det är viktigt att besökare och potentiella följare får en god överblick av er organisation och dess aktiviteter. Skriv vad ni heter och vad ni har för syfte med er organisation. Om information uteblir eller är för svår att finna riskerar ni att tappa följare. Följ andra Ni ökar chanserna att få ett större antal följare genom att själva följa ett flertal andra Instagram konton. Då finns chansen att de följer er tillbaka, och dessutom att andra ser ert namn i närtrafiken under processen. Hashtag En hashtag är ett Instagram-fenomen som nu mera också används på andra sociala medier. Skapa en unik hashtag till era bilder så blir bilden automatiskt sökbar. För en bredare spridning så använd er av befintliga populära hashtags också. Fallgropar Skriva i affekt Ni ska inte skriva när ni är arga, upprörda eller nedstämda. Det finns en större risk att ni ångrar ert inlägg efteråt då ni är påverkade av era känslor, eftersom att det är svårt att vara objektiv i ett sådant läge. Att inte vara källkritisk Allt oftare publiceras nyheter som kan uppfattas som äkta men som oseriösa aktörer ligger bakom. Deras syfte kan vara att sprida falsk information, vinkla nyheter eller skada någon. Om ni delar en sådan nyhet kan det skada ert förbund. Endast ta och inte ge Att ge och ta är rätt väg att gå. Det kräver generositet och samarbete. Tillhandahåll användbart material samtidigt som ni delar andras innehåll som kan vara av intresse för er organisation. 12

16 Vara omänskliga Att vara äkta och mänsklig värderas högt på sociala medier. Ni måste kunna erkänna ett misstag, be om ursäkt och ge respons på kritik. Om ni är ovilliga att göra det bör ni byta metod. Så här skapar ni ett privat eller offentligt evenemang: Klicka på Skapa evenemang under mer på er SBF-sida på Facebook. Börja för stort Att bygga upp ett nätverk med engagerade följare kräver uthållighet. Många föreningar startar konton i flera kanaler men tröttnar när de inte får det resultat de förväntat sig. Det är bättre att börja med ett eller ett par noggrant utvalda sociala medier och utöka antalet med tiden. Välj om evenemanget ska vara Privat eller offentligt (1). Efter det fyller du i alla uppgifter i rutorna nedanför. Klicka sedan på Skapa privat/ offentligt evenemang (2) längst ner till höger. 13

17 Vid ett offentligt evenemang tillkommer ett fält som skall fyllas i. Nyckelord är ord som är väsentliga och centrala för evenemanget ni skapar. Då Facebook-användare söker på ett av era nyckelord kommer ert evenemang upp som förslag på deras sökning. Om ni klickar i att Alla inlägg måste godkännas av admin så kan inte alla som gillar evenemanget att publicera vad de vill utan er tillåtelse. Då ni skapat evenemanget förflyttas ni till evenemangets sida. Ni kan börja med att Lägga till foto till evenemanget (1). Det kan beskrivas som evenemangets profilbild. När ni klickar på Bjud in (2) får ni fylla i de vänner som ni önskar ska delta. De kan svara ja, kanske eller nej. Vill ni lägga till fler värdar än den som skapade evenemanget klickar ni på Redigera (3), fyller i deras namn i fältet för Mervärdar och I evenemanget kan ni nu publicera inlägg. De som gått med i evenemanget kommer att få en notis om det, och dessutom få upp det som skrivits i sitt flöde. I Denna länk kan ni läsa mer om hur ni skapar och hanterar ett evenemang. Så här skapar ni ett Instagram-konto från appen Ladda ned Instagram-appen för ios från App Store, Android från Google Play Butik eller Windows Phone från Windows Phone. klickar på Spara. 14

18 Ni kan välja att logga in via befintligt Facebook-konto eller registrera ett nytt konto via telefon eller e-post. Om ni registrerar er med e-post, skapar ni ett användarnamn och lösenord, fyller i era profiluppgifter och trycker på Klar. Loggar ni in via Facebook fyller ni i de uppgifter ni loggar in med på Facebook. Så här navigerar ni i appen Inloggningsskärm På inloggningsskärmen kan ni skapa ett nytt konto eller logga in på ett befintligt konto. Ni kan också återställa ert lösenord genom att trycka på Logga in och sedan på Har du glömt lösenordet? Profil Profilen visar er biografi och era Instagram-inlägg. Här kan ni också redigera er profilinformation och kontoinställningar. 15

19 Kamera Med Kamera kan ni ta bilder med Instagram-kameran eller dela foton från biblioteket på er telefon. Sök och utforska I Sök och utforska kan ni hitta foton och videoklipp som ni kanske gillar från konton som ni inte följer ännu. Ni kan också se ämnen som vi tror att Instagram-communityn uppskattar. Hem Hem visar ett flöde med foton som ni och era vänner har publicerat. Ni kan gilla och kommentera foton i flödet. Aktivitet Aktivitet visar gilla-markeringar och kommentarer för era egna inlägg och ni ser de foton och filmklipp som era vänner gillar och kommenterar. Så här delar ni Instagram med andra sociala medier Gå till er profil. Tryck på iphone uppe till höger eller på Android. Tryck på Länkade konton och tryck sedan på ett socialt nätverk för att logga in och länka kontona. Så här publicerar ni foton Om ni vill ta ett foto eller ladda upp ett från telefonens eller surfplattans fotobibliotek trycker ni först på längst ned på skärmen. Om ni vill ta ett nytt foto trycker ni på Foto längst ned på skärmen och trycker sedan på. Om ni vill växla mellan den framåt- och bakåtvända kameran trycker ni på. Ställ in blixten genom att trycka på. Ni kan även spela in ett filmklipp. Ladda upp ett foto från telefonens bibliotek genom att trycka på Bibliotek längst ned på skärmen och välja det foto ni vill dela. När ni har tagit eller laddat upp ett foto kan ni lägga till effekter eller filter, en bildtext och er plats innan ni delar fotot. Observera! Du kan inte ta eller ladda upp foton från en dator. Så här publicerar ni videoklipp För att spela in en video trycker ni på Video längst ned på skärmen. 16

20 Tryck och håll nere på om ni vill börja spela in och lyft fingret när ni vill stoppa. Växla mellan den framåt- och bakåtvända kameran genom att trycka på. Ni kan även spela in flera videoklipp. Ladda upp en video från telefonens bibliotek genom att trycka på Kameran längst ned på skärmen. Då visas bilder och videos från er kamerarulle på mobiltelefonen. Där väljer du den video du vill dela. När ni har tagit eller laddat upp ett filmklipp kan ni lägga till ett filter, en bildtext och er plats innan klippet delas. Så här använder ni hashtags En hashtag är en slags etikett på det ni publicerar. Taggen berättar vad det handlar om och kategoriserar inlägget. Till exempel: Vill du träna med oss? #sport #bågskytte #SBF Utan hashtagsen hade meddelandena varit ganska intetsägande, men tillsammans med taggarna får man en bättre uppfattning om vad det handlar om. För att använda en hashtag skriver ni # och sedan ordet i direkt anslutning, utan mellanslag. Så här: #ord Policy När er verksamhet växer kommer det innebära att fler får tillgång till de sociala medier som ni väljer att använda er av. Då kan det vara bra att ha en policy som beskriver hur ni hanterar kritik i sociala medier. Ni kan också hänvisa till den för att förtydliga varför ni väljer att ta bort ett inlägg eller att blockera en användare. 17

21 INTERNET Introduktion Hemsidan för SBF är alldeles för internt riktad för att en nyfiken besökare ska kunna ta till sig den information som finns. Den fungerar bra för bågskyttets befintliga utövare och bör således bestå. Vi rekommenderar en ny extern hemsida som en marknadsföringskanal. Den ska vara enkel och informativ för nya besökare. Förslag på hemsidans innehåll Startsidan Den ska direkt fånga besökarens intresse. För att locka personer som idag inte är aktiva utövare av bågskytte är det viktigt att en förstasida präglas av informativa bilder och filmer. Tänk på att minimera löpande text för att underlätta läsningen. Rubriker De ska vara tydliga och relevanta för samtliga besökare på hemsidan och väcka läsarnas nyfikenhet genom att trycka på ett begär eller behov hos besökaren. Det bör vara ett begränsat antal rubriker då det underlättar för besökarna att hitta den mest väsentliga informationen. Header Exponeras överst på sidan och är bland det första som visas när hemsidan besöks. Här finns möjligheter till högupplösta och informativa bilder för att fånga besökarens intresse. Se Sveriges skateboardförbund för exempel Visa sponsorer Ett argument för en ny extern hemsida är att det kommer skapas möjligheter att presentera potentiella sponsorer på ett attraktivt sätt. Sponsorers namn och information kan då exponeras på en hemsida där nyfikna besökare förekommer. Koppla sociala medier På den externa hemsidan bör ni ha ikoner och direktlänkar till era sociala medier. 18

22 Hjälp besökare att hitta rätt förening Hemsidebesökare är ofta lata och lägger inte mycket tid på att leta information om det inte finns en självklar struktur. För att göra hemsidan så lätthanterlig och informativ som möjligt är ett förslag att på startsidan ha en sökruta. Här går det att söka upp stad för att sedan bli härledd till kontaktinformation för närmaste klubb. Marknadsföringsmetoder som kan utnyttjas på hemsidan Direktmarknadsföring Genom nya hemsidan kan ni samla in mailadresser för att skicka information och reklam direkt till potentiella medlemmar. Det är effektivt eftersom kunden känner sig personligt kontaktad. Det är även ett bra sätt att behålla och utveckla kundkontakter. Sökordsoptimering Vid framställning av hemsidan är det viktigt att ställa sig frågan vad er målgrupp använder för sökord på Google och framförallt vilka sökord ni vill förknippas med. Använd sedan orden i rubriker och text för att bli prioriterad av Google och på så sätt få mer trafik till er hemsida. Samarbeten med andra hemsidor Vi har sett att ni inlett samarbeten med olika företag som arbetar med upplevelser. Vi tycker ni ska fortsätta på detta spår och utvidga era samarbeten. På så sätt kan ni hjälpa varandra att synas på internet. På hemsidan kan ni marknadsföra företag ni samarbetar med i utbyte mot andra tjänster. 19

23 Marknadsföringsmetoder för er hemsida Direktmarknadsföring Ni kan via hemsidan samla in mailadresser för att kunna skicka information och reklam direkt till potentiella medlemmar. Denna typ av reklam är effektiv då kunden känner sig personligt kontaktad. Det är även ett bra sätt behålla och utveckla kundkontakter. Sökordsoptimering Vid framställning av hemsidan är det viktigt att ställa sig frågan vad ni tror er målgrupp använder för sökord på internet och framförallt vilka sökord ni vill förknippas med. Använd sedan orden i rubriker och text för att bli prioriterad på Google för att få mer trafik till er hemsida. Samarbeten med andra hemsidor Via denna typ av samarbeten går det Förslag på plattform Wordpress (klicka på länken för mer info) 20 procent av alla hemsidor som finns är gjorda via Wordpress vilket gör det till världens största Content Management System. Hemsidan kräver inga avancerade funktioner och integrationer. Enkel att installera och redigera via webbläsare. Det finns tusentals färdiga teman att implementera på hemsidan som är anpassade för alla enheter. Wordpress är ett sökmotoroptimerat verktyg. Ni är inte bundna till någon leverantör Låg utvecklingskostnad att hjälpa varandra att synas på internet. Exempelvis kan ni på hemsidan marknadsföra samarbeten med eventföretag i utbyte mot att de gör samma sak tillbaka på deras webbplats. 20

24 HANTERA KOMMUNIKATIONSKANALER Introduktion Det är viktigt för förbundet att använda sig av reklam för att nå ut till nya potentiella utövare. Det finns många olika sätt att göra reklam på och det är viktigt att ni kommer på ett sätt som är effektivt och når målgruppen. Det är viktigt att reklamen skapar nyfikenhet och intresse. Om ni lyckas få fram en bra reklam och nå ut till rätt målgrupp, kan ni få mycket bra respons på er reklam i form av nya utövare. Om ni inte har någon reklam så kommer sporten inte heller att expandera. Det gäller att synas, särskilt för mindre sporter. Reklammetoder Utmaningar Er utmaning är att göra reklam för allmänheten så att de ska bli medvetna om bågskytte. Nedan presenteras åtta tips om vad ni ska tänka på vid skapandet av reklam, både riktat till era befintliga medlemmar och till potentiella utövare. Reklammetoderna är noga utvalda och kostar så lite som möjligt. I dagsläget anser vi att reklamen är något föråldrad, vi föreslår därför att ni moderniserar den nuvarande tonen. Ni ska se till att de unga får vara delaktiga på alla nivåer och i alla frågor, alltså måste den interna demokratin förändras. Ett exempel kan vara att ha omröstningar via er hemsida eller årsmöten på distans via internet. Varför ni bör skapa reklam till era medlemmar och utomstående: Syftet med den reklam ni utformar bör vara att behålla era medlemmar, speciellt yngre utövare. De vill vara delaktiga och känna en stark gemenskap för att motiveras till att fortsätta med sporten. 21

25 Ta fram reklamprodukter och dela ut till medlemmar inom föreningen och utanför föreningen. Med produkterna blir det lättare att sprida SBF:s logga vid till exempel event och tävlingar. Det ska gärna vara en produkt som medlemmarna eller utomstående kan ha nytta av. Bra exempel på produkter som ni kan använda till reklam är nyckelringar, pennor, godis, muggar och kläder. Ett tips är att utforma ett nyhetsbrev som skickas ut till föreningarna en gång i månaden som innehåller kommande aktiviteter, nya satsningar och intervjuer. Nyhetsbrevet skulle kunna utformas som en PDF-fil som skickas ut via mail. Idag har de flesta sin mail kopplad till telefonen vilket gör det lättåtkomligt. Reklamkanaler Nå ut till föreningar Som förbund är det viktigt att utveckla sporten och locka nya medlemmar, men det är minst lika viktigt att satsa på de befintliga medlemmarna. Samarbetet med föreningarna är en vital faktor och som förbund är det viktigt att erbjuda information om vad som händer inom verksamheten. 22

26 EVENT Introduktion Vi rekommenderar att tävlingar inom SBF utformas som event. För tillfället arrangeras samtliga tävlingar inom förbundet på föreningsnivå, och vi anser att förbundet har en viktig roll i att event ska kunna utföras på bästa sätt. Genom förbundets olika kanaler finns det goda förutsättningar att större tävlingar, som till exempel SM, arrangeras som ett event istället för enbart en tävling. Varför Event? På ett event får man chansen att kommunicera med målgruppen direkt på plats. Detta förenklar extern involvering då målgruppens egna intressen står i centrum. Event bidrar till att skapa relationer då ni kan kommunicera budskap och upplevelser till besökarna. På event kan ni enkelt och effektivt bygga långsiktiga relationer med organisationens intressenter, som till exempel sponsorer och samarbetspartners. Genom att arrangera event som är genomtänkta, väl planerade och professionellt genomförda, kompletterar det era andra marknadsföringskanaler för att nå nya medlemmar. De som besöker eventet är där frivilligt, vilket innebär att de är medvetna och mottagliga för vad som kommuniceras på eventet. Tänk därför på hur ni på bäst sätt förmedlar ert budskap. Röd tråd genom eventet Viktigt med en kontinuerlig röd tråd för att eventet ska vara sammanhängande. Val av miljö, kringaktiviteter och matservering spelar stor roll för hur budskapet tas emot av besökarna använd gärna ett tema för eventet. 23

27 Genom att skapa en igenkänning av organisationen och vad ni står för hålls eventet samman. Den röda tråden måste vara genomgående i allt från eventuella inbjudningar och innehåll, till utförande och fysisk närvaro, och dessutom samstämma med organisationens övriga kommunikation. I samband med event där många intressenter och samarbetspartners ingår, är det viktigt med optimalt samarbete för att maximera eventets effekt. Viktiga punkter vid planering av event Sätt upp tydliga och mätbara mål, som till exempel att ha minst 200 besökare under eventet. Fundera kring vilka ni vill ska komma på eventet. Det är viktigt då kringaktiviteter och marknadsföring ska anpassas efter er målgrupp. Ha en realistisk budget. En bra budget kan hjälpa er att hålla reda på utgifterna och dessutom avslöja dolda och onödiga utgifter. Denna länk visar goda exempel på hur ni skapar en hållbar budget Varför Tidsplan? Med en tidsplan som underlag kan ni som driver evenemanget kontrollera, styra och följa upp eventet. Det underlättar då alla kan se sina åtaganden. Det är viktigt att tidsplanen innehåller aktiviteter som ska utföras på eventet och start- och sluttidpunkt. Det finns en rad olika typer av tidsplaner. Den ni väljer att använda ska bero på evenemangets komplexitet och storlek. Många gånger kan flera olika tidsplaner användas i samma evenemang beroende på vilka aktiviteter det gäller. 24

28 Några Tidsplaner Aktivitetslista Enklaste formen av en tidsplan. Den görs enkelt i program som Word eller Excel. Rubrikerna kan vara aktivitetsnummer, aktivitetens namn, beskrivning, start- och sluttid och ansvarig. Nackdelen är att den inte är grafisk vilket innebär att det är svårt att skapa sig en överblick. Aktivitetslista passar sig vid enkla, mindre event. Gantt-schema Schemat är utformat som en kalender med horisontella staplar och är ett grafiskt schema. Den enklaste formen av Gantt-schema innehåller normalt datum för start och slut av projektet, varaktighet för den specifika uppgiften samt vem som är ansvarig. Nätplan Visar i vilken ordning aktiviteter ska utföras i form av en nätplan bestående av ett grafiskt diagram. En nätplan visar även vilka aktiviteter som är beroende av varandra. Den visar att några aktiviteter inte kan påbörjas förens föregående aktiviteter är klara eftersom de är beroende av varandra. En nätplan är passande vid ett mer komplext event. 25

29 Checklista under ett event Planera platsen Boka inte en plats för eventet innan ni varit där på besök. Det är viktigt för att skapa sig en uppfattning om platsen och se vilka förutsättningar som finns för att eventet ska vara genomförbart. Körschema med detaljplanering Ha direkta tidsangivelser från uppbyggnad till nedmontering. Här tas allt upp som sker under själva eventet, men också dagarna före och efter, som till exempel uppbyggnad av scen eller läktare och riggning av utrustning. Körschemat avslutas med nedmontering och städning. Genomgång och ansvarsområde Alla ska ha samma målbild med eventet, därför är det viktigt med en genomgång dagen innan med alla inblandade som har ett ansvarsområde. Det sprids sedan vidare av den ansvarige för varje område nedåt i hierarkin. Skapa en tydlig hierarki Det är viktigt att komma överens om vem som har det yttersta ansvaret för eventet. Det måste finnas en kontaktperson om något går fel eller måste ändras. Delegera ansvaret i varje ansvarsgrupp och utse vem som har sista ordet, det förenklar processen om diskussioner uppstår eller vid olika åsikter gällande beslut. 26

30 Kringaktiviteter För att spara resurser är det bra att samarbeta med andra föreningar eller företag. Vid samarbete med andra organisationer är det viktigt att redogöra syftet med eventet. För en effektiv kommunikation med mottagarna måste budskapet vara väl genomarbetat. Hitta samarbetspartners med samma målgrupp så att ni kompletterar varandra istället för att det uppstår konkurrens. Det motiverar också samarbetspartners att delta. Tänk på vilka organisationer och företag ni vill förknippas med. Guide för kommunikation inför ett event Använd digital kommunikation Använd och lägg alltid in en hashtag för eventet i tryckt material, presentationer och inbjudningar. Dokumentera och skriv vad som var bra och dåligt. Vad kan ni ta med er till nästa event för att det ska bli ännu bättre? Se till att ha kontaktuppgifter till deltagare och sponsorer, då kan ni återkoppla efter evenemanget och tacka för deras deltagande. Inbjudningar Skicka ut offentliga inbjudningar som korta, enkla och tydliga. Skicka ut privata inbjudningar till era sponsorer och deltagare som behöver registrera sig. Gör det i god tid innan eventet. Uppföljning Att tacka alla besökare är ett effektivt sätt att uppmärksamma de som visat intresse för eventet. Ge även deltagarna möjlighet att ge feedback genom till exempel en enkel enkät innehållande 2-4 frågor, det är värdefull information att ha med 27

31 SPONSRING Introduktion Affärsnyttan har alltid varit och är än idag en stor anledningen till varför företag väljer att sponsra en förening. Men, verkligheten förändras och idag väljer sponsorer alltmer att sponsra klubbar som kan hjälpa dem att bygga upp deras varumärke med hjälp av socialt ansvarstagande. Skapa profil Det underlättar med en presentation vid inledandet av nya samarbeten där det står vilka ni är och vad ni kan erbjuda företaget som ska sponsra er. Det är alltid viktigt med en bra profil för att fånga sponsorernas intresse. Mall till profil: Vilka/vad är SBF? Varför man ska utöva sporten? Vilka kan utöva sporten? Vad vill ni bli förknippade med? Varför ni söker sponsorer och vad ni kan erbjuda dem? Avsluta med tydliga kontaktuppgifter. Hur bör man gå tillväga? 1. Om ni ringer, inled samtalet med att fråga om de har tid en stund. Om de inte har tid kommer de inte att lyssna. 2. Presentera dig och ditt ärende, SBF, för att fånga intresse. 3. Berätta att ni behöver hjälp med sponsring i form av kapital och material, och att de i utbyte får synas på evenemang, hemsida, och sociala medier. 4. Sätt priser på era erbjudanden. Priser är det sponsorerna kommer lyssna mest efter. Här är det viktigt att på ett smidigt sätt lägga fram förslag samt motivera varför ni prissatt som ni gjort, och inte bara lista prisförslag utan förklaring. 5. Lämna kontaktuppgifter för återkoppling. Alla företag har olika sätt som de vill bli kontaktade på. Oftast sker det via deras hemsida, eller telefonsamtal. Kontakt via telefon är det bästa för en tydlig dialog och för att missförstånd minimeras. 28

32 Mål Det är viktigt att förmedla en tydlig bild av er vision för att hitta företag som vill synas och bli associerade med den och er. Det ni vill bli förknippade med: 1. Bidra till barn och ungdomars framtid. I syfte att skapa ett bättre samhälle och göra det möjligt för alla som vill utöva bågskytte. 2. SBF står för jämställdhet. Oberoende av etniskt ursprung, sexuell läggning eller religion så är man alltid välkommen till bågskyttesporten. SBF verkar för att personer med funktionsnedsättningar ska kunna utöva. Det är alltså ett mycket bra sätt för företag att sponsra sporten om de vill förknippas med för Alla, Överallt, Alltid. Vad ni kan erbjuda era sponsorer Vad ni kan erbjuda era sponsorer beror på vad de sponsrar er med och av hur stort värde insatsen är. En plats i er tidskrift Bågskytten som kommer ut med 10 nummer om året. En reklamplats på hemsida och sociala medier med logotyp/ namn inklusive direktlänk. Reklamplats under SM i bågskytte där de får synas på programblad och landslagströjor. Tillgång till VIP-plats under SM. Bågskytte för företag, en aktivitet där företag blir guidade och får lära sig grunderna i bågskytte. Ha fasta paket som gäller för ett begränsat antal personer och timmar. 29

33 Samarbeten Genom att samarbeta med andra företag och förbund så finns det en större chans att synas men också att utvecklas. Samarbeten kan leda till ett större nätverk, bättre finansiering, nya idéer och måluppfyllelse. När ni söker efter samarbetspartners så går det bra att använda sig av samma profil som ni använder i sökandet av sponsorer. Skolverksamhet Att samarbeta med skolor är ett effektivt sätt för att locka potentiella unga utövare till Bågskyttet. Vissa av era föreningar har redan sådana samarbeten men det kan vara väldigt värdefullt att utöka dem. Vi föreslår att det är förbundets uppgift att motivera föreningar i olika distrikt att ta kontakt med närliggande skolor. För att lyckas motivera föreningar bör ni framhäva följande punkter: Andra bågskytteföreningar har ingått liknande samarbeten med lyckat resultat. (Exempelvis Kristianstad) Uppmuntra föreningar till heldagar med skolor då olika klasser får prova på bågskytte. På så vis når föreningarna sin målgrupp på ett effektivt sätt. Det räcker med endast ett tillfälle för att fånga ungdomarnas uppmärksamhet. Bra möjlighet att ha en tvåvägskommunikation med ungdomar där tankar, funderingar och idéer tas upp. En möjlighet att få in pengar till föreningen. 30

34 Mässor Ställa ut på mässor är ett effektivt sätt för att hitta inspiration och idéer till utveckling från andra idrottsorganisationer. Det kan också leda till att hitta finansiärer till kommande projekt och få kontakt med diverse beslutsfattare i kommuner. Ett förslag på en mässa som passar er är Träffpunkt Idrott som hålls kontinuerligt i Göteborg: Nordens ledande idrottsmässa Fler än 2900 medverkande och över 100 av branschens ledande leverantörer. Beslutsfattare inom idrott, kommun och landsting. Chans till investeringar, potentiella samarbetspartners och utveckling av idrotten. 31

35 UTVIDGA KONTAKTER Introduktion Medier är alla medel, kanaler eller personer som för ut information till ett större antal människor, till exempel tidningar, tv och radio. För att utvidga era kontakter som förbund är det viktigt att ni kontaktar medier för att till exempel få till ett reportage. Som hjälpmedel har vi därför tagit fram en mall för kontakt med medier och andra allmänna tips. Tips för motivation till ökad medieaktivitet Dela upp vad som ska skötas av förbundet och vad som ska skötas av föreningarna. Ett exempel kan vara att bestämma vem som ansvarar för mediekontakten på SM-tävlingarna. Föreningen som är arrangör eller förbundet? Uppmana föreningarna att använda handboken vi tillhandhåller, där finns all information de behöver när de kontaktar medier. Visa tydliga exempel på föreningar som har lyckats med att nå ut till medier och lägg ut ett dokument med den informationen på hemsidan. Hur ni kontaktar medier Det är viktigt att kontakta medier tidigt på morgonen så att er nyhet hinner publiceras medan den fortfarande är aktuell. Undvik måndagar då det är den dag i veckan reportrar har mest att göra. Ni kan kontakta medier via: Mail Det smidigaste sättet att kontakta medier på är via mail. Viktiga saker att tänka på när ni mailar är att ni har en tydlig rubrik om vad ärendet gäller. Samtal Det är effektivt att ringa media för att på så sätt få en personlig kontakt och kunna förklara sitt ärende tydligt. Tänk på att alltid lämna aktuell kontaktinformation. 32

36 Övriga tips vid kontakt med medier Lyft fram vad er organisation står för. Till exempel poängtera SBF:s vision; Bågskytte för alla, överallt, alltid. Det är även viktigt att tänka på: Aktualitet Hör av er om era nyheter i tid. På så sätt ger ni tidningar/tv/radio chansen att göra ett reportage. Kändisar Om ni samarbetar ni med några lokala kändisar eller intressanta föreningar, ta upp det. Det kan hjälpa er att ge verkan till media. Känslor Finns det några känslomässiga fördelar i era nyheter, som att bågskytte är bra träning både fysiskt och psykiskt? Tydliggör det, då det kan väcka ett intresse hos media. 33