15701/1/14 REV 1 gh/ic 1 DG D 1 C

Transkript

1 Europeiska unionens råd Bryssel den 24 november 2014 (OR. sv) 15701/1/14 REV 1 I/A-PUNKTSNOT från: till: Rådets generalsekretariat Föreg. dok. nr: 11153/2/14 REV 2 Ärende: JAI 897 DAPIX 175 CRIMORG 109 ENFOPOL 372 Ständiga representanternas kommitté (Coreper)/rådet Utkast till rådets slutsatser om en uppdaterad informationshanteringsstrategi för EU:s inre säkerhet 1. Den 30 november 2009 godkände rådet slutsatser om en informationshanteringsstrategi för EU:s inre säkerhet 1. Strategin som sådan har en långsiktig inriktning och kan vidareutvecklas och uppdateras i takt med att den övergripande visionen utvecklas. Strategin godkändes således av rådet 2009 på villkor att den skulle ses över före utgången av Strategin syftar till att stödja, rationalisera och underlätta den informationshantering som krävs för ett ändamålsenligt gränsöverskridande informationsutbyte mellan brottsbekämpande myndigheter, myndigheter med ansvar för gränsförvaltning och straffrättsliga myndigheter. Strategin ger vägledning i hur verksamhetsbehov kan omsättas till strukturer och innehåll och omfattade strategiska mål som skulle uppnås inom ett antal målområden. 1 Dokument 16637/09 JAI 873 CATS 131 ASIM 137 JUSTCIV 249 JURINFO /1/14 REV 1 gh/ic 1 DG D 1 C SV

2 3. Strategin kompletterades med en åtgärdsförteckning/färdplan med fastställda konkreta mål, processer, roller och tidsfrister. Hittills har tre åtgärdsförteckningar som var och en sträcker sig över 18 månader utfärdats. I den andra interimsrapporten om genomförandet av strategins åtgärdsförteckningar 2 beskrivs de mål och resultat som hittills uppnåtts. 4. Arbetsgruppen för informationsutbyte och uppgiftsskydd diskuterade bedömningen och översynen av strategin vid mötena den 1 juli och den 23 september. Delegationerna rekommenderade att man tydligt skulle särskilja mellan strategin som sådan, genomförandet på nationell nivå eller EU-nivå samt upprättandet av ytterligare åtgärdsförteckningar. Vid diskussionerna kom man fram till att strategin bedöms som ett tillräckligt robust instrument som bör bekräftas förutsatt att vissa uppdateringar görs. Vad gäller genomförandet av strategin med hjälp av åtgärdsförteckningar, efterlyste delegationerna dock ett större engagemang från de inblandade aktörerna samt inriktning på praktiska resultat och operativa frågor och samordningsfrågor. 5. Ordförandeskapet föreslog därför att det utarbetas rådsslutsatser om en uppdaterad version av EU:s informationshanteringsstrategi för EU:s inre säkerhet som tar hänsyn till det arbete som gjorts på området under de senaste fem åren. 6. Vid sitt möte den 19 november behandlade arbetsgruppen för informationsutbyte och uppgiftsskydd förslaget och nådde den en överenskommelse om utkastet till rådets slutsatser, med en granskningsreservation från Storbritannien. Denna reservation drogs tillbaka den 24 november. 7. Coreper anmodas därför att uppmana rådet att godkänna utkastet till rådets slutsatser om en uppdaterad informationshanteringsstrategi för EU:s inre säkerhet, som återges i bilagan. 2 Dokument 13032/14 JAI 663 DAPIX 111 CRIMORG 76 ENFOPOL /1/14 REV 1 gh/ic 2 DG D 1 C SV

3 BILAGA UTKAST TILL RÅDETS SLUTSATSER OM EN UPPDATERAD INFORMATIONSHANTERINGSSTRATEGI FÖR EU:S INRE SÄKERHET EUROPEISKA UNIONENS RÅD, SOM ERINRAR OM Haagprogrammet för stärkt frihet, säkerhet och rättvisa i Europeiska unionen 3, särskilt avsnitt 2.1, som efterlyser ett förbättrat informationsutbyte för brottsbekämpning, fastställer principen om tillgänglighet för gränsöverskridande informationsutbyte och anger att "[m]etoderna för informationsutbyte bör bygga på full användning av ny teknik och måste anpassas till varje typ av information", Europeiska rådets erkännande i Stockholmsprogrammet av behovet av enhetlighet och konsolidering vid utvecklingen av informationshantering och informationsutbyte och dess uppmaning till rådet att anta och genomföra en EU-strategi för informationshantering som bör omfatta verksamhetsdriven utveckling, ett kraftfullt system för uppgiftsskydd, driftskompatibla it-system och rationalisering av verktygen samt övergripande samordning, konvergens och enhetlighet, Europeiska rådets slutsatser av den juni , särskilt kapitel 1 om frihet, säkerhet och rättvisa, där det anges att "[i] sin kamp mot brottslighet och terrorism bör unionen stödja nationella myndigheter genom att mobilisera alla instrument för rättsligt samarbete och polissamarbete, varvid Europol och Eurojust har en stärkt samordningsroll, bland annat genom [f]örbättring av gränsöverskridande informationsutbyte, bland annat om kriminalregister", 3 4 Dokument 16504/04 JAI 559 Dokument EUCO 79/14 CO EUR 4 CONCL /1/14 REV 1 gh/ic 3 BILAGA DG D 1 C SV

4 SOM BEAKTAR rådets slutsatser om ett förstärkt genomförande av Prümbesluten efter utgången av tidsfristen den 26 augusti , rådets slutsatser om genomförandet av rådets rambeslut 2006/960/RIF ("det svenska rambeslutet") 6, rådets slutsatser om ytterligare främjande av ett effektivt gränsöverskridande utbyte av information om brottsbekämpning 7, Europeiska kommissionens meddelande av den 7 december 2012 om den europeiska modellen för informationsutbyte (Eixm) och rådets slutsatser om detta 8, särskilt vad gäller uppgiften att vidare diskutera automatiseringen av befintliga processer för informationsutbyte inom ramen för informationshanteringsstrategin, SOM UNDERSTRYKER att det strategiska målet i EU:s framtida förnyade strategi för inre säkerhet om att stärka en övergripande och konsekvent strategi i kampen mot transnationell brottslighet och terrorism genom i synnerhet tillgång till och utbyte av information kommer att stödjas genom ytterligare inriktning på interoperabilitet mellan system och förstärkning och förenkling av befintliga verktyg för gränsöverskridande informationsutbyte vid brottsbekämpning, i överensstämmelse med befintlig lagstiftning om uppgiftsskydd, Dokument 17762/11 JAI 892 DAPIX 163 CRIMORG 233 ENFOPOL 441 ENFOCUSTOM 160 Dokument 15277/11 JAI 714 DAPIX 129 CRIMORG 176 ENFOPOL 346 ENFOCUSTOM 115 COMIX 719 Dokument 10333/12 JAI 356 DAPIX 65 CRIMORG 57 ENFOCUSTOM 43 ENFOPOL 147 Dokument 9811/13 JAI 400 DAPIX 82 CRIMORG 76 ENFOCUSTOM 88 ENFOPOL /1/14 REV 1 gh/ic 4 BILAGA DG D 1 C SV

5 SOM BEAKTAR att rådets slutsatser om en informationshanteringsstrategi för EU:s inre säkerhet 9 godkändes av rådet på villkor att strategin skulle ha ett långsiktigt fokus och att den skulle kunna vidareutvecklas och uppdateras och därför skulle ses över före utgången av 2014, att strategin hittills kompletterats med tre åtgärdsförteckningar som var och en sträcker sig över 18 månader och där det fastställs konkreta mål, processer, roller och tidsfrister, ( ) att strategin bedömts som ett tillräckligt robust instrument som bör bekräftas förutsatt att vissa uppdateringar görs, att fortsatt genomförande av strategin, mot bakgrund av de mål och resultat som beskrivs i den andra interimsrapporten om genomförandet av strategins åtgärdsförteckningar 10, kräver ett starkare engagemang från de inblandade aktörerna på såväl nationell nivå som EU-nivå samt inriktning på praktiska resultat och operativa frågor och samordningsfrågor, att eu-lisa inledde sin verksamhet den 1 december 2012 med målet att tillhandahålla hållbara, långsiktiga lösningar för förvaltningen av stora it-system och gradvis utvecklas till ett kompetenscentrum, att volymen på det gränsöverskridande informationsutbytet har ökat under de senaste åren och att medlemsstaterna förväntar sig att denna ökning kommer att fortsätta, något som kan lindras genom effektiv användning av modern teknik, t.ex. automatisering, och genom att rationalisera rutinerna och arbetsflödet, 9 10 Dokument 16637/09 JAI 873 CATS 131 ASIM 137 JUSTCIV 249 JURINFO 145 Dokument 13032/14 JAI 663 DAPIX 111 CRIMORG 76 ENFOPOL /1/14 REV 1 gh/ic 5 BILAGA DG D 1 C SV

6 SOM ÄR MEDVETET OM ATT ett effektivt och säkert gränsöverskridande informationsutbyte 11 är en förutsättning för att nå målet om inre säkerhet i Europeiska unionen, de arbetsuppgifter som den inre säkerheten ("verksamhetssidan") omfattar är fördelade på en rad myndigheter beroende på nationella strukturer, befogenheter och rättslig ram och att denna fördelning varierar från medlemsstat till medlemsstat, sektorsövergripande informationshantering medger den multidisciplinära hållning som krävs för att utveckla ett område med frihet, säkerhet och rättvisa, framför allt möjligheten till förbättrat informationsutbyte och närmare samarbete mellan samtliga inblandade parter för att göra kampen mot gränsöverskridande brottslighet effektivare, medlemsstaterna, med hänsyn till det starkt splittrade läget när det gäller gränsöverskridande informationsutbyte, vid flera tillfällen angett att man bör prioritera ett konsekvent och konsoliderat genomförande av redan befintliga instrument och avtal framför att ge sig in på nya initiativ, behovet av en konsekvent och effektiv gränsöverskridande hållning blir allt större på grund av medborgarnas växande rörlighet, den ökade komplexiteten hos brottslighet och därmed också EU:s strategier för att bekämpa den, samt nödvändigheten för EU och medlemsstaterna att maximera sina resurser, medborgarna kräver att integritet på lämpligt sätt vägs mot deras förväntningar om skydd, 11 I detta sammanhang avses med information och underrättelser som de nationella behöriga myndigheterna kräver och som ska vara tillgängliga för dem enligt det relevanta regelverket i syfte att förbättra EU:s inre säkerhet för EU-medborgarna /1/14 REV 1 gh/ic 6 BILAGA DG D 1 C SV

7 SOM FRAMHÅLLER ATT strategin har som målsättning att ge vägledning i hur man bör säkerställa en informationsförsörjning som tar hänsyn till både verksamhetsbehoven och den enskildes rättigheter, strategin har som målsättning att fastställa förutsättningarna för en professionell, verksamhetsdriven och kostnadseffektiv it-utveckling och it-förvaltning, strategin har som målsättning att visa vägen mot ett strukturerat informationsutbyte och utgör en grundval för bättre beslutsfattande och styrning, SOM VÄLKOMNAR OCH UPPMUNTRAR arbetet med de tekniska metoderna för gränsöverskridande informationsutbyte och i synnerhet de framsteg som gjorts med det universella meddelandeformatet för ett förbättrat strukturerat informationsutbyte över gränserna, samt vidareutvecklingen av det universella meddelandeformatet som en av nyckelkomponenterna i EU:s informationsutbytesstrukturer i enlighet med slutsatserna från slutkonferensen för det universella meddelandeformatet 2 12, det pågående arbetet när det gäller interoperabilitet och ytterligare synergier mellan system, samt automatisering av informationsutbytet, FÖRESÄTTER SIG HÄRMED 1. att bekräfta och fortsätta att genomföra informationshanteringsstrategin i syfte att stödja, rationalisera och underlätta informationshantering som a) grundas på följande principer: 12 Dokument 10158/14 DAPIX /1/14 REV 1 gh/ic 7 BILAGA DG D 1 C SV

8 informationshantering inom området med frihet, säkerhet och rättvisa är ett viktigt verktyg för att förverkliga målsättningarna att öka EU:s inre säkerhet och skydda dess medborgare, vid gränsöverskridande informationsutbyte för brottsbekämpning måste verksamhetsbehov vägas mot skyddet av medborgarnas grundläggande rättigheter, de fastställda prioriteringarna för informationshantering och informationsutbyte måste överensstämma med prioriteringarna för politiken och policyn samt de operativa prioriteringarna och stödja verksamhetsvisionen för hur de ovannämnda målsättningarna ska förverkligas, uppgiftsskydd, uppgiftssäkerhet och uppgiftskvalitet måste alltid respekteras, it-utvecklingen och it-förvaltningen måste vara professionell, verksamhetsdriven och kostnadseffektiv, informationshantering definieras med avseende på funktion, dvs. den beror på den uppgift som ska utföras, till skillnad från en definition grundad på behörighet eller organisation, informationshanteringen måste medge den multidisciplinära hållning som krävs för att utveckla ett område med frihet, säkerhet och rättvisa, b) består av målområden som samlas under följande rubriker och beskrivs närmare i bilagan: I. Behov och krav Behov, krav och mervärde analyseras som en förutsättning för utveckling Utvecklingen sker i linje med överenskomna arbetsflöden för brottsbekämpning och kriminalunderrättelsemodeller Utvecklingen stöder både uppgiftsskyddskraven och de verksamhetsoperativa behoven II. Interoperabilitet och kostnadseffektivitet Interoperabilitet och samordning garanteras både i verksamhetsprocesserna och i de tekniska lösningarna Återanvändning är huvudregeln 15701/1/14 REV 1 gh/ic 8 BILAGA DG D 1 C SV

9 III. Besluts- och utvecklingsprocesser Medlemsstaterna engageras i processen redan från början Det finns ett tydligt ansvar för varje del av processen, som en garanti för kompetens, kvalitet och effektivitet IV. Multidisciplinär infallsvinkel Multidisciplinär samordning säkerställs inom RIF-området 2. att vidta nödvändiga åtgärder för att utveckla och vid behov uppdatera utförliga framtida handlingsplaner med realistiska tidsplaner och med inriktning på praktiska resultat för att uppfylla de övergripande syftena och målen för denna strategi, UPPMANAR rådets förberedande organ som arbetar med frågor om informationsutbyte och it-utveckling att fortsätta att genomföra strategin, EU-tjänstemän, företrädare för medlemsstaterna och experter i EU:s strukturer och byråer att beakta strategin i sitt arbete med att förbereda beslut, bland annat om informationsutbyte på bilateral eller regional nivå och med tredjeländer eller organisationer, samt vid framtagandet och genomförandet av program och projekt för informationsutbyte och it-utveckling, medlemsstaterna att stödja de gemensamma ansträngningarna på EU-nivå genom att anta strategin på nationell nivå som en riktlinje för policy-utformare och andra beslutsfattare i deras behöriga myndigheter när de arbetar med frågor som har anknytning till eller påverkas av internationellt informationsutbyte och it-utveckling (inbegripet "national housekeeping" och kontakterna med tredjeländer eller organisationer), kommissionen att tillämpa de metoder som överenskommits i dessa slutsatser vid vidareutvecklingen av sin europeiska modell för informationsutbyte och att säkerställa adekvat finansiering av de åtgärder som krävs för det fortsatta genomförandet av denna strategi, kommissionen att undersöka möjligheten att konsolidera och effektivisera den befintliga lagstiftningen om informationsutbyte för brottsbekämpning /1/14 REV 1 gh/ic 9 BILAGA DG D 1 C SV

10 BILAGA TILL BILAGAN I. BEHOV OCH KRAV 1. Behov, krav och mervärde analyseras som en förutsättning för utveckling. I detta målområde fastställs kravet på att en mervärdesanalys ska göras innan något nytt informationsutbyte fastställs. Det avspeglar också visionen om informationens tillgänglighet grundad på ändamål, nödvändighet och proportionalitet. Det kommer att kräva en analys av verksamhetsbehoven liksom av verksamhetskraven och de rättsliga kraven för det berörda samarbetet, och även av hur lösningarna kommer att användas och hur användbara de kommer att bli för att förbättra det faktiska operativa samarbetet och arbetsmetoderna. Utvecklingen kommer följaktligen att grunda sig på och drivas av de medverkande myndigheternas behov och krav. En bedömning av användbarheten (inbegripet en kostnadsnyttoanalys) bidrar också till att fastställa prioriteringarna för utvecklingen. Det innebär att när initiativ avseende informationsutbyte eller tekniska lösningar sätts upp på dagordningen, behöver man engagera slutanvändare och ledningsnivån inom olika områden; utan deras stöd är det omöjligt att bedöma vikten och värdet av ett initiativ; deras medverkan är också relevant när det gäller att klargöra balansen mellan uppgiftsskydd och verksamhetsbehov, idéer eller diskussioner om tekniska lösningar måste underordnas analysen av behov och krav, arbetet med lagstiftningsinstrument och/eller förstudier av tekniska lösningar bör inte inledas innan verksamhetskraven har fastställts och dokumenterats, initiativ som rör informationsutbyte måste grundas på en djupgående analys av redan befintliga lösningar på EU-nivå och i medlemsstaterna, definitionen av behov, krav och mervärde samt bedömningen av det nya initiativets rättsliga, tekniska och finansiella konsekvenser, tydliga bedömningskriterier som ska stödjas av program för systematisk utvärdering bör utarbetas, bedömningen av nyttan av att utarbeta till exempel särskilda informationstyper bör grundas på en strategisk prioriteringsprocess /1/14 REV 1 gh/ic 10 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

11 2. Utvecklingen sker i linje med överenskomna arbetsflöden och kriminalunderrättelsemodeller. Ett förbättrat informationsutbyte är starkt beroende av stöd från it-lösningar. Om it ska kunna stödja informationsutbytet, måste det stödja verksamhetsprocesserna i det internationella brottsbekämpningssamarbetet. Verksamhetsprocesserna måste möjliggöra ett snabbt, effektivt, användarvänligt och kostnadseffektivt utbyte av information och kriminalunderrättelser. Arbetsflödena måste därför vara beskrivna, kända och åtkomliga. De bör utgöra en integrerande del av arbetet med utveckling och upphandling av system. Man får därigenom en bättre hantering och dokumentation av utvecklingen, och behoven inom det internationella brottsbekämpningssamarbetet kommer att styra utvecklingen. Det innebär att arbetet med den befintliga visionen om gemensamma krav (CRV) bör kompletteras med analyser av väsentliga krav, som utformats tillsammans med och av nationella myndigheter, en "informationskarta" kontinuerligt bör ge en överblick över verksamhetsprocesser och motsvarande informationsflöden vid internationellt samarbete, så att man utifrån denna kan fastställa de gränssnitt som behöver harmoniseras. 3. Utvecklingen stöder både uppgiftsskyddskraven och de verksamhetsoperativa behoven. Samarbete för att säkerställa EU:s inre säkerhet ställer höga krav på uppgiftsskyddet och/inklusive säkerheten för uppgifterna. Personlig integritet och verksamhetssäkerhet måste garanteras, samtidigt som verksamhetens krav på användning och delning av information tillgodoses. En hög säkerhetsnivå kommer att skydda såväl verksamhetsintressen som medborgarnas privatliv, utan att informationstillgängligheten minskar, så att korrekt information finns tillgänglig för auktoriserade användare och kan spåras när det behövs och är tillåtet enligt lagstiftning. Detta underlättas av adekvat användning av modern teknik men även anpassning av verksamhetsprocesser och åtgärder för genomförande av uppgiftsskydd. Ökat förtroende på dessa områden mellan de behöriga myndigheterna är ett viktigt steg mot en inställning där man oombedd delar med sig av uppgifter /1/14 REV 1 gh/ic 11 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

12 Det innebär att de rättsliga kraven på skydd av personuppgifter och på säkerhetsstandarder måste analyseras tillsammans med verksamhetens behov av användning och utbyte av information, så att rätt nivåer på standarder för verksamhetssäkerhet och teknisk säkerhet garanteras för informationsutbyte och it-system, insamlingen av uppgifter måste vara välriktad, så att man skyddar den personliga integriteten samt undviker ett alltför rikligt informationsflöde för de behöriga myndigheterna och underlättar en effektiv kontroll över informationen, uppgiftssäkerhet är en förutsättning för uppgiftsskydd och måste säkerställas genom såväl organisatoriska som tekniska medel, de olika verktygen, till exempel applikationer och stödverktyg, måste rationaliseras för att förenkla arbetet för de behöriga myndigheterna och slutanvändarna, vilket tillsammans med utbildning om de tillgängliga verktygen och deras användning kommer att minska riskerna för skada, de adekvata åtgärderna för genomförande av uppgiftsskyddet måste innehålla bestämmelser om korrekta och regelbundna operativa kontroller och säkerställa att lämpliga sanktioner faktiskt tillämpas vid eventuella överträdelser. mekanismer för systematisk utvärdering och övervakning bör utvecklas för bedömning av uppgiftsskyddsåtgärdernas kvalitet och effekt /1/14 REV 1 gh/ic 12 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

13 II. INTEROPERABILITET OCH KOSTNADSEFFEKTIVITET 4. Interoperabilitet och samordning garanteras både i verksamhetsprocesserna och i de tekniska lösningarna. Interoperabiliteten berör flera olika nivåer, t.ex. rättsliga, semantiska, verksamhetsrelaterade och tekniska nivåer. Interoperabilitet är både en förutsättning för och en underlättare av ett effektivt informationsutbyte. Interoperabla lösningar och kapaciteter bygger på initiativ och förslag som utgår från verksamhetsbehov och verksamhetskrav. Rent tekniskt bör it-lösningarna och deras delar stämma överens med gemensamt överenskomna standarder och principer. Standardlösningar bör användas och minimeras. Användningen av dessa ökar enhetligheten i både utvecklingen och hanteringen av lösningarna. Även interoperabiliteten och samordningen mellan systemen stöds på detta sätt. Följaktligen kommer man att få en bättre och ökad användning av befintliga lösningar och it-systemen kommer att kunna stödja större delar av arbetsprocesserna. Behovet av dubbel lagring och dubbel registrering kommer att minska och it-stödet blir mer användarvänligt. Genom tillämpning av gemensamt överenskomna standarder kan informationsutbytet stödjas av flera olika leverantörer snarare än ett fåtal, och därmed minskas beroendet av särskilda leverantörer. På lång sikt kommer det också att minska kostnaden för anpassning i medlemsstaterna. Det innebär att "informationskartan" bör innehålla en jämförande överblick av rättsläget i EU och i medlemsstaterna när det gäller informationsutbyte, den [föreslagna] europeiska interoperabilitetsstrategin bör tillämpas, befintliga gemensamt överenskomna funktioner för ackreditering/standardisering bör användas, det bör fastställas vad som möjliggör integration, t.ex. standardteknik och standardkapacitet, och som underlättar integration och har utformats för att ge säkerhet, skalbarhet och prestanda, åtgärderna för att genomföra uppgiftsskydd bör samordnas både på EU-nivå och nationell nivå och mellan dessa nivåer /1/14 REV 1 gh/ic 13 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

14 5. Återanvändning är huvudregeln Utveckling medför höga kostnader och avsevärda investeringar, men även långsiktiga kostnader för hantering, underhåll och stöd. Normalt används endast en liten del av de totala kostnaderna för utvecklingsfasen. Denna fråga berör inte bara den tekniska utvecklingen utan är även en fråga om att inte skapa nya rättsliga grunder eller praktiska arrangemang, när de som redan finns kan användas eller utvidgas. Detta medför att förmedling och återanvändning av hållbara lösningar måste bli en prioritering för utvecklingen och den tekniska förbättringen. Återanvändning bidrar till att undvika parallella lösningar och att ytterligare utveckla befintliga instrument och system samt deras integration och användbarhet. Till följd av detta kommer användningen av tidigare investeringar att öka och behovet av nyinvesteringar att minska. Den tid som krävs för utveckling kommer också att minska ju fler komponenter som finns till hands. Effektiv återanvändning kräver en "informationskarta", som ger en överblick över befintliga informationsflöden, funktioner och komponenter. Effektiv (åter-)användning av framgångsrika lösningar kräver också en ständig utvärderingsprocess och en uppföljningsmekanism för bedömning av hur informationsutbytet fungerar. Det innebär att "informationskartan" bör innehålla informationsflöden, funktioner och komponenter, en utvärderingsmekanism som är pragmatisk, relevant och resurseffektiv måste läggas fram; den bör vara ändamålsbaserad och inte behörighetsbaserad och inte vara begränsad till vissa (rättsliga) instrument och man bör säkerställa att lärdomarna från utvärderingen kan omsättas i praktiken, EU för att bedöma effekten av sitt arbete måste skapa verktyg för mätning av inte bara brottslig verksamhet utan även effekterna av sina insatser för att bekämpa brottslighet, en modell för att dela och återanvända hållbara lösningar bör tas fram med beaktande av praxis i EU liksom i tredjeländer, man bör göra en kritisk genomgång av de befintliga instrument som används för informationsutbyte för att bedöma deras effektivitet och ändamålsenlighet, så att rationalisering möjliggörs och i vilket fall innan nya verktyg börjar utvecklas /1/14 REV 1 gh/ic 14 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

15 III. BESLUTS- OCH UTVECKLINGSPROCESSER 6. Medlemsstaterna engageras i processen redan från början. Beslut på EU-nivå om samarbete, informationsutbyte och it-utveckling får avsevärda konsekvenser, både i det korta perspektivet och i livscykelperspektivet, för medlemsstaternas verksamhetsprocesser, strukturer, investeringar och budgetar. Ett fullt funktionellt slutresultat kräver intensiv samordning på nationell nivå samt reciprocitet och interaktion mellan nationell nivå och EU-nivå. Medlemsstaternas myndigheter, som ansvarar för det nationella genomförandet av arbetsflöden, metoder och utveckling måste engageras redan från början av utvecklingsprocesserna på europeisk nivå. För att medlemsstaterna ska kunna bidra fullt ut bör de arbeta på sin egen interoperabilitet, både den verksamhetsmässiga och den tekniska, och fastställa sina egna utvecklingsprocesser. Det innebär att strategierna för informationshantering på nationell nivå och EU-nivå bör stämma överens inbördes, slutanvändarna och de viktigaste intressenterna bör engageras på både nationell nivå och EU-nivå, myndigheterna i medlemsstaterna behöver fastställa och utveckla sina egna utvecklingsprocesser /1/14 REV 1 gh/ic 15 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

16 7. Det finns ett tydligt ansvar för varje del av processen, som en garanti för kompetens, kvalitet och effektivitet. För att få en bättre styrning av utvecklingsprocesserna måste de inblandade aktörernas roller och ansvarsområden klarläggas. Särskild kompetens behövs på olika områden, t.ex. verksamhets- och teknikstruktur, metoder och modeller, ledning, finans och kontroll. Diskussioner om (tekniska) lösningar måste hållas på samma nivå som den rätta tekniska och strukturella kompetensen. Beslut på lednings- och politiknivåer måste gälla de frågor som lämpar sig för den nivån. Detta innebär att roller och ansvarsområden måste fastställas och strukturer införas för att garantera att alla berörda parter är engagerade på rätt nivå och i rätt fas av processen, men också att det finns en övergripande samordning och konsekvens. Det innebär att roller och kompetenser på olika nivåer (vid befintliga eller planerade nationella myndigheter och vid EU:s institutioner, organ och byråer osv.) måste fastställas och organiseras, funktioner för att utarbeta de strategiska besluten om informationshantering och it-utveckling måste identifieras/fastställas, funktioner för styrning, vidareutveckling och utvärdering av (verksamhetsrelaterade och tekniska) lösningar måste vara införda /1/14 REV 1 gh/ic 16 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

17 IV. MULTIDISCIPLINÄR INFALLSVINKEL 8. Multidisciplinär samordning säkerställs. Den aktuella informationshanteringsstrategins syfte är att stödja, rationalisera och underlätta hanteringen av information som de behöriga myndigheterna behöver för att garantera EU:s inre säkerhet. I praktiken kommer de myndigheter som berörs huvudsakligen att vara brottsbekämpande myndigheter och straffrättsliga myndigheter men det krävs även informationsutbyte med andra myndigheter och källor. I informationshanteringsstrategin erkänns och ombesörjs denna multidisciplinära infallsvinkel för att uppnå de ovannämnda målen och underlätta överföring och återanvändning av information oberoende av vilket organ som innehar informationen. Modern teknik gör det möjligt att uppnå en önskvärd tillgänglighetsnivå, vilket i sin tur kan minimera avbrott och manuell omregistrering samt öka informationens kvalitet. Samma teknik gör det möjligt att bibehålla eller höja nivån på uppgiftsskyddet, inbegripet uppgiftssäkerheten. Syftet med strategin är att underlätta de funktionella och tekniska aspekterna av informationsutbytet mellan berörda myndigheter om och när detta föreskrivs i lagstiftningen. Strategin kräver och erbjuder således medel för att säkerställa interoperabilitet. Strategin i sig skapar inga länkar mellan olika databaser och anger inga bestämmelser om särskilda typer av utbyte av uppgifter, men säkerställer att den enklaste, lättast spårbara och mest kostnadseffektiva lösningen hittas när operativa krav och en rättslig grund existerar. Det betyder att insatserna för att uppnå interoperabilitet kräver samverkan mellan alla berörda myndigheter och organisationer. Vilka dessa myndigheter och organisationer är beror på de specifika behov som ska tillgodoses. Metoden i denna strategi och särskilt målområdena 1 till 3 kommer att sörja för interoperabilitet, när denna behövs och är förenlig med proportionaliteten, mellan och bortom de myndigheter som ansvarar för EU:s inre säkerhet men också att den begränsas till dessa fall. ( ) 15701/1/14 REV 1 gh/ic 17 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV

18 Det innebär att informationsutbytet inte får hindras av behörighetsfrågor (ömsesidigt erkännande av skilda nationella strukturer) it-stöd och it-standardisering (inklusive strukturprinciper och informations- och datamodeller) måste vara så horisontella som möjligt och bygga på gemensamma principer och samordning, åtgärderna för att genomföra uppgiftsskydd och uppgiftssäkerhet bör samordnas mellan EU och medlemsstaterna, en analys av påverkan mellan system bör tas i beaktande inom ramen för denna multidisciplinära infallsvinkel /1/14 REV 1 gh/ic 18 BILAGA TILL BILAGAN DG D 1 C SV