Måndagen den 19 november 2018 kl i Folkets Park, Dalsjöfors.

Transkript

1 DALSJÖFORS Protokoll Föreningsmöte/Budgetmöte Måndagen den 19 november 2018 kl i Folkets Park, Dalsjöfors. Ca 85 medlemmar 1 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar alla välkomna. Före det formella mötet kommer som överraskning Magnus Setthagen, hundförare vid polisen i Borås tillsammans med sin hund Max. Magnus berättar om sitt och sina kollegors arbete inom polisen och kommer gärna tillbaka till våren och visar hur träningen med hundarna går till. Därefter inleds det formella mötet 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet Som ordförande föreslås Inge Barregren och som sekreterare Margareta Tilander. Som justerare föreslås Rose-Marie Andersson och Bo Artursson. Mötet beslutar enligt förslaget. 3 Godkännande av Dagordning Matts-Olof Bergman vill lägga till en punkt, nämligen Övriga frågor. Mötet godkänner Dagordningen med denna justering. 4 Verksamhetsplan för 2019 Ordförande presenterar Styrelsens förslag till Verksamhetsplan för 2019 enligt bilaga. Efter presentationen ber Bo Artursson att få framföra några personliga synpunkter. Dessa bifogas i sin helhet som bilaga till detta protokoll. Även Rose-Marie Kettil ber att få framföra några frågor. Rose-Marie Kettil (RMK) har följande frågor: Hur kan man tillfredsställa ALLA medlemmars intressen? Ordförande svarar att målsättningen måste självklart vara att alla medlemmars intressen skall tillvaratas. RMK: Utbildningarna som nämns i Verksamhetsplanen var finns de? Ordföranden: Distriktet planerar utbildningar och återkommer med tiderna. RMK: Hur skulle intäkterna öka drastiskt? Ordförande svarar att det står i Verksamhetsplanen att om vi får igång försäljningen av skraplotter kan intäkterna (från lotterna) öka drastiskt. Efter dessa synpunkter och frågor om Verksamhetsplanen beslutar mötet enligt förslaget. 5 Budgetförslag för 2019 Ordförande presenterar enligt bilaga, där även styrelsens kommentarer med förklaringar till de olika posterna finns. Frågor och kommentarer till olika budgetposter framförs: Rose-Marie Kettil (RMK): Wenanders fond borde kunna gå till resor, gratis inträde till vissa möten. Enligt budgetförslaget går vi ju med vinst. Ordföranden: Att det blir ett positivt resultat i budgetförslaget beror på att vi budgeterat kronor ur Wenanders Fond. Utan dessa fondpengar skulle vi gå kronor minus.

2 RMK: Varför skall det bara vara 5 styrelseledamöter? Ordföranden: Det finns inget skall. Det är ingen önskan att minska till 5 ledamöter. Då det är mycket svårt att få medlemmar att ställa upp i styrelsen, valberedningen eller för övriga uppgifter, har vi tagit höjd för att det eventuellt kan bli så lågt som 5 ledamöter, vilket är det lägsta antal man får vara enligt stadgarna. RMK: Varför skulle ersättningen till Styrelsen höjas? Ordföranden: Inte heller här finns det något skall. Det är ett förslag eftersom om vi skulle nödgas sänka antalet ledamöter, så ökar arbetsbelastningen på Styrelsen och det blir än svårare att rekrytera nya. Bo Artursson: Samma frågor, synpunkter på ersättningen till styrelsen och att detta skall beslutas på årsmötet. Vill ha tillbaka Seniorkalendern Ordföranden: Det finns i nuläget ingen som vill åta sig Seniorkalendern men om någon gör det möter det inga hinder. Rose-Marie Kettil (RMK) och Anita Artursson (AA): Kan man sätta upp styrelse protokollen i aulan? Ordförande: Ja, det borde kunna gå att sätta upp dem på anslagstavlan i Parken inför varje månadsmöte. De måste dock tas ner efter varje möte eftersom det endast rör föreningens medlemmar. RMK och AA: Varför får vi inte pengar ur fonden till bussresor? Förra året ansökte vi och fick ingenting. Ordförande: Tyvärr kan jag inte svara på det, då jag inte var inblandad i detta. RMK och AA: skulle man kunna lägga upp styrelseprotokollen på Hemsidan.? Ordförande: Ja det kan vi göra. Vi lägger upp dem på Hemsidan. Carl-Eric Åstrand (CEÅ): Vi har rätt att få veta vad styrelsen har för sig. Lägg upp protokollen på Hemsidan. Ordförande: Vi bestämde precis att protokollen läggs upp på Hemsidan. CEÅ: Aktivitetsledarna borde få ersättning. Ordförande: Det finns inget sådant beslut och det kan nog inte föreningen bära. Gullan Fridén Mellbladh (GFM): Det står i stadgarna till Jansson och Wenanders fond att man ska söka medel till t ex Sillsexan och Julbord. Ordförande: Nej, det står inte i stadgarna. GFM: Varför är hyran budgeterad så högt? Ordförande: Vad gäller hyran kan jag tyvärr inte svara på varför, då vår kassör inte är närvarande och är den som har beräknat den kostnaden. Slutligen har styrelsen ett förslag på att ordna ett lite mer informellt månadsmöte i maj. Mötet beslutar enligt förslaget. 6 Medlemsavgift 2019 PRO Riksorganisation höjer nu avgiften med 20 kronor per medlem. Dessutom måste föreningen höja med 5 kronor per medlem och år (föreningen har inte höjt avgiften på minst 8 år). Därför föreslås medlemsavgiften nu totalt att höjas med 25 kronor per år. Mötet beslutar enligt förslaget. 7 Övriga frågor Ingen har något att anföra här.

3 8 Mötet avslutas Ordförande avslutar den formella delen av mötet.

4 Protokollsbilaga 1 DALSJÖFORS VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET November 2018 Folkets Park 15.00

5 Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Mötet behörigen sammankallat (hemsidan+annonserat BT söndagen 4/11) 3 Godkännande av dagordning och arbetsordning Godkänner mötet dagordningen 4 Val av mötesfunktionärer a) Ordförande, förslag Inge Barregren b) Sekreterare, förslag Margareta Tilander c) Två justerare, förslag Rose-Marie Andersson & Bo Artursson Godkänner mötet föreslagna funktionärer Då går vi över till verksamhetsplan och Budget 5 Verksamhetsplan & Budget Avslutning Budgetsession 7 Fika 8 Underhållning 9 Lotteri 10 Mötet avslutas 11 Anmälan till Lucia 11 november

6 Verksamhetsplan för år PRO Dalsjöfors kommer under 2019 främst inrikta verksamheten mot medlemsvärvning samt medlemsvård av befintliga medlemmar. Vi skall öka våra ansträngningar av rekrytering genom att göra vår förening än mer attraktiv och populär där nyrekryterade och befintliga medlemmar träffar nya personer över åldersgränserna i intressanta, stimulerande och givande aktiviteter och sammankomster för att få en mer meningsfull vardag som pensionär med nya och gamla vänner. 2. Aktiviteter utgör en stor del av gemenskapen inom föreningens vardag, det är därför av stor vikt att vi ständigt är lyhörda för vad medlemmarna har för önskemål, vilka aktiviteter de vill delta i eller vara ledare för. Vi skall alltid bedriva en verksamhet där målsättningen är att söka tillfredsställa alla medlemars intressen. Därmed är också grunden lagd för att knyta nya medlemmar till oss. Såväl nytillkomna som befintliga medlemmar ställer krav på nya/olika aktiviteter, det innebär att vi ständigt måste vara öppna för nya idéer. Aktiviteter anpassade för våra äldre medlemmar är också mycket viktigt varför vi även skall arbeta med detta. Målsättningen skall vara att föreningen skall starta minst en ny aktivitet varje år. Presentation av föreningens förslag på nya Aktiviteter sker på januarimötet Dina förslag är hjärtligt välkomna! 3. Föreningen kommer under 2019 fortsatt att rensa bland utgifter, inköpsrutiner kommer att sättas på plats, effektivisera handläggning och rutiner främst i ekonomiska och administrativa system, men även i våra kontakter med samorganisationer, distriktet, kommunala enheter, intresseorganisationer samt partners, leverantörer och kunder. 4. Kommunikation inom föreningen är mycket viktig och i dagsläget har vi en mycket bra, levande och informativ hemsida. Detta räcker dock inte fullt ut, därför skall vi också skapa applikationer där vi kan skicka e-post till de som har dator/mobiltelefon samt skicka sms till de som har mobiltelefon som kan ta emot sms. Därigenom skall vi nå huvudparten av föreningens medlemmar. Till detta så kommer också information genom tidningen PRO Pensionären och våra lokala anslagstavlor. För er som inte kan invänta informationen från medlemstidningen skall vi arrangera en informationsrutin där vi informerar om kortfattade notiser från PRO Riks, detta kommer att ske via bildspel på scenen 15 minuter före varje medlemsmöte. 5. Underhållning, trivsel och samkväm på våra föreningsmöten är av mycket stor betydelse och vi skall söka att utveckla sammankomsterna och höja kvaliteten på artistframträdandena. Du som har förslag på samkväm, trivsel, framträdanden och artister är välkommen med tips till Inge Barregren med detta antingen personligen eller via mail; pro516ordforande eller på telefon

7 6. Utbildning för att ledamöter och ersättare i Styrelsen skall kunna göra ett så effektivt och bra arbete som medlemmarna kan kräva skall samtliga i styrelsen erhålla utbildning i styrelsearbete under Även för Aktivitetsledare, Friskvårdsansvarig, och Studieorganisatör kommer det under året att arrangeras utbildningar. 7. Vi kommer även under 2019 sälja Trippelskrapets lotter. Vi kommer att intensifiera lottförsäljning under 2019 med bl.a. köp 5 betala för 4, där den 5 lotten sponsras av PRO Riks i samband med att vi arrangerar kampanjer, t.ex. månadskampanjer, vilket kan innebära att våra intäkter kan öka drastiskt under det kommande året. Planerade Styrelse- och Föreningsmöten 2019 Styrelsemöten Föreningsmöten Tisdag 15 januari Måndag 21 januari Tisdag 12 februari Måndag 18 februari (Årsmöte) Tisdag 12 mars Måndag 18 mars Tisdag 9 april Måndag 15 april Tisdag 14 maj Måndag 20 maj SOMMARUPPEHÅLL SOMMARUPPEHÅLL SOMMARUPPEHÅLL Tisdag 13 augusti Måndag 19 augusti (Sillsexa) Tisdag 10 september Måndag 16 september Tisdag 15 oktober Måndag 21 oktober Tisdag 12 november Måndag 18 november Tisdag 3 december Tisdag 10 december (Lucia)

8 FÖRSLAG TILL BUDGET 2019 Intäkter Budget 2019 Utfall Mötesintäkter ABF Underhållningsbidrag Friskvård Resor Teater/biljetter Trippelskraplotter Kommunbidrag Aktivitetskort Reklam programbladet Medlemsavgifter Wenanders Fond Räntor SUMMA INTÄKTER Kostnader Budget 2019 Utfall Föreningsmöte Underhållning/fm Kurser/Studier Friskvård Resor Teater/biljetter Trippelskraplotter Material, info Väntjänster, gåvor Lokalhyra Tele/data Programvaror Reseersättning Kontorsmaterial Försäkringar Övr. adm kostn./ers styrelsen Bankavgifter Föreningsavgifter Div. kostnader Räntor 0 0 SUMMA KOSTNADER Bruttovinst Avskrivning inventarier RESULTAT

9 Kommentarer till Budgeten 2019 A. Budgeten är beräknad på att vi är 313 betalande medlemmar i föreningen och att vi får bidrag från Borås kommun. Mötet skall fastställa budget och verksamhetsplan för Det innebär att från det att beslut fattas tills det att planen genomförts den 31 december 2019 omfattar en lång period varför avvikelser från budget kan uppstå. B. Medlemsavgiften för 2018 har varit 265 Kr, PRO Riks har beslutat att höja sin del av medlemsavgiften med 20 Kr. PRO Dalsjöfors har inte höjt sin intäktsdel av medlemsavgiften (40 Kr) på 8 år, varför styrelsen förordar ett påslag om endast 5 Kr. Den totala medlemsavgiften skulle därmed uppgå till 290 Kr/år. Vilken fördelas enligt följande; 190 Kr/medlem till PRO Riks 55 Kr/medlem till PRO Distriktets 45 Kr/medlem till PRO Dalsjöfors Av dessa 45 Kr betalar vi 6 Kr/medlem till PRO Samorganisationen, 2 Kr/medlem till Gysinge. KVAR i föreningens kassa 37 Kr/medlem C. Vi fick under 2018 ett föreningsbidrag av Borås Stad av 60 Kr/medlem, vi förutsätter att bidraget har samma storlek 2019 då inget annat belopp förmedlats. D. Underhållningen vid våra föreningsmöten har tidigare i år fått en något förhöjd budget till Kr i syfte att kunna ges möjlighet och engagera artister då gagerna har höjts och ett snitt per artist/grupp ligger idag på ca till Kr + milersättning. Milersättningen belastar i dagsläget hela föreningens verksamhet vilket ger en skev bild av förhållandena. Det rättvisande förhållandet innebär att milersättning avseende artister bokförs på Underhållningskontot, budgeten för underhållningen bör därmed höjas med 5 000Kr för att täcka kostnaderna för milersättning till artisterna. E. Då många kan uppleva sommaruppehållet som långt och ensamt finns förslag på att även ha föreningsmöte i Maj månad. F. Vi har fortsatt under några år tillgång till fondmedel ur Jansson & Wenanders Fond varifrån vi under 2018 erhöll Kr. Budgeterat med Kr för G. En förändring av ersättning till styrelsen känns mycket motiverat då det ställs stora krav på varje enskild ledamot med ständigt ökande arbetsbelastning och ansvar samt att det inte finns tillräckligt med personer som kan tänka sig att arbeta i styrelsen tar vi också höjd för att vi kan tvingas att bilda ny styrelse i februari 2019 med ett betydligt lägre antal ledamöter som därmed automatiskt kommer att få en starkt förhöjd arbetssituation. Äskad summa ligger i paritet med andra PRO styrelser. H. Aktivitetskortets avgift om 100 Kr/termin lämnas oförändrad. I. Entréavgifter till våra möten lämnas oförändrade.

10 Protokollsbilaga 2 Vill börja med att säga att det är En välstrukturerad och välformulerad Verksamhetsplan Vill kommentera några punkter. Rekrytering och Kommunikation Aktiviter Om vi ska få nya medlemmar är det viktigt att på olika sätt marknadsför vår verksamhet och aktiviteter. Vi har en hemsida som är mycket bra och som fått ett lyft sedan Marie blev redaktör. Utskicket av programblad till medlemmarna som gjordes i höstas var också bra. Det jag kan sakna är information till dem som inte är medlemmar och som inte kan läsa hemsidan. Där bör vi bli bättre. Utnyttja anslagstavlorna bättre. Sätta upp Programbladet bl.a. Seniorkalendern Konsumbladet, som de flesta läser. Aktiviteter. Viktigt att värna och uppmuntra våra aktivitetsledare. Där kan jag se att Ni uppmärksammar dem under avsnittet utbildning bl.a Det är bra. Också viktigt att dom får ersättning för ev. utlägg och kostnader som man har för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Inte snåla med det.

11 Slutligen Vår förenings välmående och fortlevnad bygger på ett antal viktiga fundament 1. Intresserade och aktiva medlemmar 2. Brett spektra av aktiviteter med bra och engagerade aktivitetsledare. 3. En väl sammansatt styrelse med olika erfarenheter och kunskaper 4. Att man har en inkännande och lyhörd ordförande som ser till att tillvarata ledamöternas synpunkter. Jag har inga yrkanden men vill att styrelsen har mina synpunkter i beaktande i sitt fortsatta arbete (Skrivet och framfört av Bo Artursson)