Karpesjö Consulting Ta fram en miljöutredning Upprätta ett effektivt miljöledningssystem Genomföra en intern miljörevision

Transkript

1

2 En organisation behöver handlingsregler. Ledningssystemet är företagets övergripande styrsystem. Det skall vara dokumenterat - i alla fall till viss del. Det är ofta uppdelat på olika ledningsområden. Men integrering är ofta möjlig lättare för vissa områden än andra. Ledningssystem/verksamhetsledning finns för t.ex. kvalitet miljö arbetsmiljö socialt ansvarstagande trafiksäkerhet ekonomi personal produktionsplanering investeringsplanering etc. Ledningssystemet hjälper människorna i organisationen. Verksamhetsledningen, ledningssystemet omfattar alla i organisationen, såväl ledningen som alla anställda. Ledningssystemet består av olika delar som beskriver hur organisationen skall fungera och hur individerna i organisationen skall samverka för att man skall få bästa resultat. Det finns olika nivåer i ledningssystemet - från övergripande för hela organisationen till detaljer som gäller en enhet eller grupp av individer. Man kan likna tillståndet i en organisation och människors hälsa. En frisk människa kräver enskilda organ som fungerar (armar, lungor etc.), och att de interagerar tillsammans (fysiologi, psykologi). På samma sätt är organisatorisk hälsa beroende av att man känner till och styr känsliga komponenter som skall må bra, gradvis förbättras efter hand som förutsättningar ändras och som skall fungera tillsammans som en helhet. I verksamhetsledningen hanteras de delar aspekter som är betydande för verksamheten. Aspekter kan i miljöledningen vara delar av verksamheten och produkter som kan påverka den yttre miljön. Eftersom man inte kan arbeta med allt samtidigt med samma omfattning är det nödvändigt att prioritera, att identifiera betydande aspekter Verksamhetsledningen består i huvudsak av att gradvis förbättra de betydande aspekterna för minskad miljöpåverkan, genom att upprätta, genomföra och följa upp mål och program. Den är också att styra arbetet så att det utförs effektivt och säkert. Genom verksamhetsstyrning ser man till att man arbetar på ett sådant sätt som man i förväg bestämt vara det riktiga, t.ex. i miljöledningen så att påverkan på miljön från de betydande miljöaspekterna kontrolleras och är inom de värden som man i förväg bestämt sig för ISO kan tillämpas i både stora och små företag. Det förekommer även en del andra standarder för miljöledning i småföretag. Nackdelen med att använda dessa som utvecklats för speciellt småföretag och andra standarder för speciella branscher, som t.ex. taxi, åkerier, jordbruk etc., är att jämförbarhet, överblick, kommunikation etc. försvåras. Det finns egentligen inget behov av dessa specialstandarder eftersom ISO är så generellt utformad att den kan anpassas till alla branscher och även om man tillämpar den med förnuft - på små organisationer. 2

3 Organisationer kan tillämpa standarderna för miljöledning i olika syften: vara ett stöd i arbetet med miljöskydd och att förebygga miljöföroreningar underlättar för att upprätta och bedöma effektiviteten i de rutiner som krävs för att fastställa en miljöpolicy och miljömål, för att genomföra dem och att visa andra att man lever upp till sina åtaganden. för att erhålla tredje parts certifiering för att initiera och/eller förbättra sitt miljöledningssystem utan certifiering som vägledning för att specificera kontraktsförhållanden med leverantörer att använda de delar av standarden och relaterade dokument som tycker passar som vägledning i miljöarbetet. Den certifieringsbara standarden med skall-kraven som skall uppfyllas är ISO i en bilaga ges förklaringar av kraven och dess innebörd. Ett miljöledningssystem skapar ordning och enhetlighet samt fokuserar organisationen på miljömedvetenhet vid tilldelning av resurser, ansvarsfördelning och löpande utvärdering av praxis, rutiner och processer. Miljöledning skall vara en integrerad del av organisationens totala ledningssystem. Uppbyggnaden av miljöledningssystem är en fortlöpande och interaktiv process. Struktur, ansvar, praxis, rutiner, processer och resurser för att införa en miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål kan samordnas med befintligt arbete inom andra områden (t ex. drift, ekonomi, kvalitet, hälsa och säkerhet). 3

4 Arbetet med att utveckla en särskild standard för miljöledning startade i Sverige. I slutet av 1980-talet hade den svenska miljöpolitiken infriat sitt mål och fåt ner de skadliga punktutsläppen till oskadliga nivåer. Samtidigt antogs den första versionen av ISO 9001, den internationella standarden för kvalitet. I det svenska näringslivet började man diskutera om det var möjligt att skapa en motsvarighet till ISO 9001 men för miljö. Ett viktigt incitament var möjligheten att genom systematik öka effektiviteten i miljöarbetet, men också att öka förmågan att identifiera och ta sig an nya miljöfrågor genomfördes en förstudie, ISO SAGE. Utfallet blev positivt och SIS tog upp frågan i ISO. En internationell omröstning ledde till bifall, och arbetet drog igång antogs den nya standarden ISO 14001:1996. Drygt två decennier senare finns det närmare certifikat i Sverige och över en kvarts miljon i hela världen. 4

5 EMAS är EU:s frivilliga miljölednings- och miljörevisionsordning, tillämpbar runt om världen. EMAS (Eco Management and Audit Scheme) är baserat på ISO och tillför andra delar som normalt sett inte ingår i ett miljöledningssystem. En årlig miljörapport ska vara offentlig och publiceras på emas.se. Miljöstyrningsrådet var tidigare ansvarig för EMAS i Sverige. Den 1 juli 2014 flyttades Miljöstyrningsrådets verksamhet med hållbar upphandling till Konkurrensverket. Den 1 september tog Naturvårdsverket över ansvaret för EMAS. Ett sätt att underlätta och förtydliga införandet av EMAS är att genomföra det stegvis: Ta fram en miljöutredning och beakta samtliga miljöaspekter kärnindikatorer i verksamheten, varorna, tjänsterna, rättsliga ramar och regelverk, befintliga rutiner. Upprätta ett effektivt miljöledningssystem mot bakgrund av miljöutredningen som ger uttryck för högsta ledningens miljöpolicy, ansvar, mål, medel, verksamhetsstyrning, utbildningsbehov, övervaknings- och kommunikationssystem. Genomföra en intern miljörevision för att säkerställa systemet och överensstämmelsen med organisationens policy och program samt efterlevnaden av EMAS-förordningen. Utarbeta en miljöredovisning av organisationens miljöprestanda i vilken uppnått resultat ställs mot miljömål med redogörelse av framtida åtgärder för ständig förbättring. Granska miljöledningssystemet genom att en externt ackrediterad miljökontrollant ser över och godkänner systemet och dess överensstämmelse med EMAS-förordningen samt innehållet i miljöredovisningen. Offentliggör miljöledningsarbetet genom officiell registrering hos Naturvårdsverket som publicerar resultatet av organisationens miljöledningsarbete, rapporterar till EUkommissionen och i övrigt hjälper till med allehanda marknadsföring. 5

6 Strukturen i standarden för miljöledning enligt ISO följer P D C A cirkeln Princip 1 Policy Miljöpolicyn anger riktlinjer och skapar engagemang. Miljöledningssystemets effektivitet mäts mot kraven i miljöpolicyn som. Princip 2 Planering Planen visar hur miljöpolicyn ska omsättas i praktiken. Princip 3 Införande och tillämpning I vilka former och med vilka resurser ska miljöarbetet styras? Nödlägen är viktigt. Princip 4 Kontroll och korrigerande åtgärder Organisationen mäter, övervakar och utvärderar sina miljöprestanda. Princip 5 Utvärdering och förbättring Högsta ledningen ser över och förbättrar sitt miljöledningssystem. I varje princip innehåller ISO ett antal kravelement och ett antal krav som organisationen skall uppfylla. Miljöledningssystemet enligt ISO kan på detta sätt ses som ett organisatoriskt ramverk, en struktur för miljöarbetet i organisationen. Det bör kontrolleras löpande och granskas periodiskt hur effektivt det är för att uppnå företagets ambitioner. Man måste skapa möjligheter att reagera och vidta åtgärder då interna och externa faktorer förändras det skall vara flexibelt. Alla i organisationen berörs av miljöledningen. Varje person i en organisation bör ta ett personligt ansvar och vara delaktig. 6

7 Det finns inga absoluta krav på vilken miljöprestanda man skall ha i organisationen för ett miljöledningssystem enligt ISO inte heller för en certifiering av tredje part. Företaget anger själv ambitionerna för vad man skall uppnå så länge som man uppfyller vissa minimikrav. Minimikrav 1. Att man uppfyller de krav som ges i lagar, förordningar och andra krav, inklusive kundkrav ( lägsta ribban ). Det gäller såväl för företag som har villkor o. a. krav från myndigheter (tillstånd) som för företag där endast allmän miljölagstiftning gäller. Man brukar ofta som en ambition ange att man skall ha krav i lagstiftning som en miniminivå och därutöver minska sin miljöpåverkan i den omfattning som det är tekniskt möjligt och ekonomiskt rimligt. 2. Att man arbetar i enlighet med principen ständiga förbättringar - med planlagt förbättringsarbete i form av miljömål eller dagligt förbättringsarbete av alla i organisationen (som innebär att alla i organisationen ständigt söker möjligheter till och förbättringar) 3. Att man arbetar med att förebygga förorening från verksamheten, produkterna eller tjänsterna. Detta innebär att man skall vara proaktiv, d v s granska var det finns risker för - i detta fall - ökad påverkan på yttre miljö och vidta åtgärder för att undanröja dessa risker eller minimera dess konsekvenser. Dessa minimikrav eller principer är så viktiga att en revisor alltid vill se att högsta ledningen på något sätt skrivit in dem i sin miljöpolicy. (Miljöprestanda = miljöresultat = den minskning av miljöpåverkan som man ger upphov till.) 7

8

9 Det första en organisation utan miljöledningssystem bör göra är att kartlägga sitt nuläge genom en utredning. Utredningen är inget krav i ISO 14001, utan en rekommendation i bilagan (appendix). Syftet med utredningen är att identifiera och värdera alla miljöaspekter för att få ett bra underlag för miljöledningssystemet. Fyra nyckelområden rekommenderas: 1. kartläggning av lag- och föreskriftskrav inom området yttre miljö som är tillämpliga för verksamheten 2. identifiering av verksamhetens signifikanta miljöaspekter, inklusive aspekter kopplade till normala driftsförhållanden, onormala driftsförhållanden inklusive uppstart och avstängning, nödlägen och olyckor. 3. kartläggning av befintliga tillämpade miljöledningsrutiner, inklusive anskaffning och anlitande av entreprenörer 4. värdering av information från utredningar av eventuella tidigare tillbud 9

10 Exempel hur en miljöutredning kan vara upplagd. 10

11 Det centrala begreppet ISO standarden handlar om att skapa kunskap om de betydande miljöaspekterna. Standarden gäller de miljöaspekter som en organisation identifierar som möjliga att styra och de som är möjliga att påverka. Standarden i sig anger dock inte några kriterier för miljöprestanda. Miljöaspekt Definieras i standarden som delar av en organisations (3.16) aktiviteter/verksamhet eller produkter eller tjänster som kan påverka miljön. En betydande miljöaspekt är en miljöaspekt som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan. I termer av orsak och verkan ses miljöaspekterna bäst som orsaken till miljöpåverkan. Man ser inåt d v s vad finns det inne i företaget eller i produkten som kan påverka det yttre, d v s miljön. Ett miljöledningssystem som utformats enligt kraven i ISO är avsett att hantera betydande miljöaspekter/miljöeffekter. Identifieringen av betydande miljöaspekter utgör därför grunden för miljöledningssystemet och ska särskilt undersökas då tredje part (till exempel revisor från ackrediterat certifieringsorgan) granskar systemet. Olika företag och verksamheter kan kräva olika metoder och angreppssätt. Två likadana anläggningar kan naturligtvis inverka på miljön på helt olika sätt om den ena ligger i en stad och den andra i en öken. När organisationen skall förstå hur verksamheten kan påverka miljön måste den därför systematiskt identifiera och utvärdera organisationens miljöaspekter. 11

12 Miljöpåverkan Definieras i standarden som varje gynnsam eller ogynnsam förändring i miljön som helt eller delvis orsakas av organisationens miljöaspekter. I termer av orsak och verkan ses miljöpåverkan bäst som effekten av miljöaspekter. Områden för miljöpåverkan, d v s hur organisationens verksamhet, produkter och tjänster påverkar miljön, finner man till exempel inom de nationella miljömålens områden. 1. Begränsad klimatpåverkan 2. Frisk luft 3. Bara naturlig försurning 4. Giftfri miljö 5. Skyddande ozonskikt 6. Säker strålmiljö 7. Ingen övergödning 8. Levande sjöar och vattendrag 9. Grundvatten av god kvalitet 10. Hav i balans samt levande kust och skärgård 11. Myllrande våtmarker 12. Levande skogar 13. Ett rikt odlingslandskap 14. Storslagen fjällmiljö 15. God bebyggd miljö 16. Ett rikt växt- och djurliv 12

13 Avsikten är att processen, utan att kräva en detaljerad livscykelanalys, skall identifiera betydande miljöaspekter kopplade till aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster. Organisationen behöver inte nödvändigtvis göra en bedömning av varje ingående produkt, komponent eller råvara. Den kan välja ut aktivitet/verksamhets-, produkt- eller tjänstegrupper för att kunna identifiera de aspekter som är de mest sannolika källorna för att de skall orsaka betydande påverkan. Undersökning av miljöaspekter och miljöpåverkan underlättas alltså om man granskar verksamheten systematiskt och analyserar var och varför miljöaspekter uppkommer och vilken miljöpåverkan de har. En genomgång av verksamhetens processer, d v s de flöden av varor eller tjänster där arbetet utförs med inflöden, input respektive utflöden, output, rekommenderas. Ju mera detaljerad granskningen sker med nedbrytning av processerna i delprocesser och aktiviteter desto bättre underlag får man för att senare genomföra förbättringar och styrning i miljöledningssystemet av de enskilda delarna av verksamheten. Att göra en processanalys på detta sätt, d v s att för respektive aktivitet ange en eller flera miljöaspekter och områden för miljöpåverkan underlättar.

14 Hänsyn ska tas till normal, onormal drift och till potentiella nödsituationer: normala driftsförhållanden - förhållanden vid vanlig drift enligt driftsrutinerna onormala driftsförhållanden - förhållanden som råder under speciella omständigheter som uppstart eller stopp av verksamheten (till exempel i en processindustri) tillbud, olyckor och potentiella nödsituationer - t.ex. brand, trafikolycka, explosion, översvämning eller sabotage. Hur mycket en organisation kan styra över produkternas miljöaspekter kan variera avsevärt beroende på organisationens marknadssituation. Det är möjligt i vissa fall att organisationens entreprenörer och leverantörer kan påverka i förhållandevis liten grad, medan den organisation som ansvarar för produktens konstruktion däremot kan ha en betydande inverkan på aspekterna genom t.ex. ändring eller utbyte av ett enda ingående material. Och tvärtom i andra fall. Även om en organisation kan ha små möjligheter att styra över produkternas användning och omhändertagande, bör den, där så är praktiskt, föreslå korrekta hanteringssätt och metoder för omhändertagande av produkter. Detta, tillsammans med indata och utdata kopplade till nuvarande och tidigare verksamhet, produkter och tjänster, kan resultera i en omfattande förteckning över potentiella aspekter. 14

15 Avsikten är att processen, utan att kräva en detaljerad livscykelanalys, skall identifiera betydande miljöaspekter kopplade till alla aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster. I metodiken för miljöutredningen bör ingå, beroende på aktivitetens/verksamhetens art, bl.a. checklistor, intervjuer, besiktningar och mätningar, resultaten från tidigare revisioner eller andra miljöutredningar.

16 Kartläggningen av verksamhetens miljöaspekter kan bäst göras genom att man för alla delprocesser/aktiviteter beaktar input, t.ex. använder resurser och material, samt output, dvs. vad som kommer ut under aktiviteten eller som resultat från aktiviteten. Sådan kartläggning av aspekterna är bäst lämpad för tillverkningsindustri men kan med fördel även användas för andra typer av organisationer. Eftersom organisationen kan ha många aspekter och typer av miljöpåverkan från dem måste organisationen bestämma vilka som är viktigast, d v s har störst miljöpåverkan. ISO ger ingen detaljerad vägledning för utvärderingen av miljöaspekter och miljöpåverkan. Emellertid betonas vikten av att organisationen avgör vilka miljöaspekter som har en betydande miljöpåverkan så att : Organisationen beaktar betydande miljöaspekter då den fastställer sina miljömål. Miljöledningssystemet hanterar aspekter som har en betydande miljöpåverkan. Man bör välja en metod för bedömning av sina miljöaspekter som är 1. objektiv och repeterbar, d.v.s. kan göras av flera personer vid upprepade tillfällen och som då kan ge samma resultat. 2. Man bör fastställa utvärderingskriterier i förväg, t.ex. mängd (i relation till företagets totala resursutnyttjning) eller utsläpp etc. (ej i relation till andra organisationer). Ett annat kriterium kan vara grad av miljöpåverkan för de olika områdena, t.ex. hur man påverkar de nationella miljömålen. 3. Metoden bör slutligen vara enkel, så att den inte väcker motstånd. Det är lämpligt att företaget själv gör utvärderingen. Det krävs dock god kunskap om både verksamheten, former för miljöpåverkan och gällande lagstiftning för att kunna göra utvärderingen av betydande miljöaspekter. Att använda lagstiftning som värderingskriterium rekommenderas inte. Det är graden av påverkan i sig som skall bedömas att följa lagstiftningen är en förutsättning för verksamhetens utövande. Det kan emellertid rekommenderas att i samband med kartläggningen och värderingen av miljöaspekter och bedöma huruvida de olika miljöaspekterna omfattas av miljölagar eller andra krav som ett underlag för att i miljöledningen säkerställa efterlevnad. Man bör inte heller använda möjligheter till att åtgärda en miljöaspekter (tekniska eller ekonomiska) som kriterium för bedömning av betydande miljöaspekter. Denna hänsyn tas då man fastställer miljömål och förbättringsprogram.

17 Underhåll av register Registret över miljöaspekter är ett dokument som hela tiden förändras. Nya aspekter kan tillkomma (t.ex. genom ny process eller uppköp). Aspekter som varit mycket betydande kan genom utförda åtgärder ha minskat i betydelse. Verksamheten kan ha förändrats. Därför måste det finnas rutiner som säkerställer att registret uppdateras regelbundet. Rutiner och verifierande dokument De metoder som man använder för att sammanställa registret, utgör också basen för rutinerna som upprätthåller det. Rutinerna bör vara dokumenterade och verifierbara. De ska inte vila på enskilda personers subjektiva omdömen. Registret ska även kompletteras med redovisande dokument (se ff avsnitt). Dessa ska redovisa resultatet utvärderingen som gjorts för att bedöma aspekternas betydelse (t.ex. miljöaspektens namn, orsaken till miljöaspekten - t.ex. aktivitet, beskrivning av miljöaspekten, utvärdering av miljöaspektens betydelse samt förteckning av de betydande miljöaspekterna) Vanliga fallgropar... Miljöaspekterna följer de villkor som tillsynsmyndigheterna har fastställt, men övriga miljöaspekter har inte identifierats! Nya miljöaspekter identifieras inte - systemet har somnat Oklarhet om definitionen av de betydande aspekterna - stora aspektområden (t.ex. kemikalier ) - behov av styrning, övervakning och mätning blir svår att identifiera.

18

19 Miljöpolicyn skall redovisa företagsledningens prioriteringar och åtaganden om ständiga förbättringar och förebyggande av förorening. Åtagandet gäller resultatet, d v s förbättring av miljöprestanda och inte bara förbättring av miljöledningssystemet. Att förebygga förorening innebär att ledningen prioriterar och inför en proaktiv attityd i företaget: man skall bedöma risker och genomföra förebyggande åtgärder. Att följa lagstiftningen är ett minimikrav- Om det sker ett brott mot gällande lag eller tillstånd är det viktigt att det finns en pågående dialog med myndigheterna och en plan för åtgärder. Andra krav än lagstiftning kan vara branschöverenskommelser, krav från moderbolag, kundkrav etc. Policyn måste vara utformad speciellt för organisationens verksamhet och miljöpåverkan. Den får inte vara så allmän att den kan uppfattas som att vara någon annans med bara ett nytt namn. Den skall vara så konkret att man skall kunna se de aktuella frågeställningar man prioriterar, t.ex. utsläpp till luft eller vatten, avfall etc. Och utformad så att den kan kopplas till mål som man fastställer för de betydande miljöaspekterna. Alla skall kunna utföra sitt arbete så att avsikten som uttrycks i miljöpolicyn uppfylls. Därför ar det viktigt att den kommuniceras inte bara informeras. Det är inte tillräckligt att sända ut policyn i t.ex. lönekuvertet. Entreprenörer kan i detta avseende jämställas med anställda - det är lika viktigt för utomstående som arbetar på företagets område eller på andra sätt för företaget att de känner till och följer företagets prioriteringar. Tillgänglig för allmänheten innebär att om man frågar efter policyn så skall man kunna få ta del av den.

20 Miljöpolicyn är drivkraften till att införa och förbättra ett miljöledningssystem så att organisationen ska kunna förbättra sin miljöprestanda (minskar miljöpåverkan). Miljöpolicyn stakar ut riktningen och fastställer principer för miljöarbetet i en organisation. Policyn ska vara avpassad till organisationens verksamhet, dess miljöaspekter och miljöpåverkan. Några frågeställningar att beakta vid utvecklingen av en miljöpolicy: Passar miljöpolicyn för organisationens verksamhet, produkter och tjänster? Speglar policyn organisationens värderingar och vägledande principer? Har högsta ledningen godkänt miljöpolicyn och utsett en person med befogenhet att införa policyn och övervaka införandet? Vägleder miljöpolicyn organisationens arbete med att fastställa övergripande miljömål och detaljerade miljömål? Vägleder miljöpolicyn organisationens övervakning, val av teknik och arbetssätt? Vilka åtaganden formuleras direkt i policyn? Formulerar den uttryckligen åtagande till ständig förbättring, förebyggande av förorening, och övervakning? Tillgodoser den eller överträffar den lagar och andra krav och tar den hänsyn till intressenter? 20

21

22 Eftersom miniminivån för miljöarbetet och miljöledningens resultat är att lagstiftning och andra tillämpliga krav skall följas är det viktigt att känna till vilka krav som gäller för verksamheten. I första hand bör man koncentrera sig på den lagstiftning som berör de betydande miljöaspekterna. Men naturligtvis skall företaget säkerställa att alla lagar som man berörs av efterlevs. Det gäller inte endast att ha kunskap om kraven, det är också nödvändigt att man tolkar innebörden för den egna verksamheten och att dessa tolkningar förs ut i organisationen till dem som berörs. Efter identifiering och tolkning av lagkraven måste man säkerställa att verksamheten bedrivs så att de efterlevs. Detta sker genom att man fastställer hur viktiga arbeten, processer, aktiviteter skall utföras och vilken utrustning man behöver för att man - med god marginal skall kunna ligga under lagkraven. Lagar och förordningar ändras ständigt med hänsyn till förändringar i allmänhetens krav, politiska prioriteringar, teknisk utveckling. Det är därför viktigt att dessa förändringar ständigt bevakas och tolkas för verksamheten. Det är viktigt att de som utför kartläggning och tolkning av innebörd av lagkraven har god kunskap. Det kan vara lämpligt att detta utförs av någon specialist i organisationen. Men det är de som bedriver verksamheten i företaget som måste säkerställa att den sker så att kraven uppfylls! Exempel på andra krav som en organisation måste följa är: a) branschstandarder; b) överenskommelser med myndigheter; c) råd, riktlinjer och rekommendationer

23 Sammanställning av lagar kan göras i en matris som anger 1. Namn, rubrik e.d. på lagen, förordningen samt den senaste versionen som gäller 2. Specificering av vilket/vilka delar av lagen/kravet som verksamheten/miljöaspekten berörs av 3. Var man i organisationen, vilken process etc.. som berörs 4. Vem i företaget som är ansvarig för att följa upp förändringar i lagstiftningen och att den efterlevs 5. Hur man säkerställer att verksamheten bedrivs så att lagen följs (t.ex. hänvisning till rutiner) 6. Hur man följer upp att lagstiftningen följs (t.ex. genom separata rutiner, genom kontrollprogram, genom revisioner) 23

24 Målen skall vara utformade så att de är: Specifika d v s avser konkret förbättring av någon betydande miljöaspekt på kort eller lång sikt Mätbara d v s man skall kunna följa upp om målen uppnås löpande under tiden. Då målet formuleras skall man samtidigt tänka på hur det skall kunna mätas d.v.s. vilket mätetal, nyckeltal, skall kunna användas Accepterade d v s de som skall arbeta med handlingsplanerna och de detaljerade miljömålen för att de övergripande skall uppnås måste vara med på det, d vs de skall ha accepterat vad det innebär för dem att uppnå målet(n). Man uppnår detta bäst genom att de som blir berörda av målen skall vara med i processen då man fastställer dem Resursanpassade d v s de skall var genomförbara med beaktande av de resurser som är tillgängliga. Det är därför viktigt att målen fastställs av högsta ledningen och att processen för miljömål samordnas med den för andra mål. Tidsatta d v s man skall ha angett en tid då målet skall vara uppfyllt. Det är viktigt att denna tidpunkt sätts så att det är realistiskt att målet skall kunna nås orealistiska mål kan uppfattas som önskemål och inte leda till konkreta insatser. ( Det är i alla fall inte möjligt så varför egentligen anstränga sig? ).

25 ISO kräver för det första att organisationen fastställer övergripande och detaljerade miljömål för varje relevant verksamhet och nivå, och för det andra att den beaktar lagkrav och andra krav; betydande miljöaspekter; tekniska alternativ; finansiella, driftsmässiga och affärsmässiga krav samt intressenters synpunkter. De övergripande (långsiktiga och täcka en längre period, t.ex. 3 år ) och detaljerade miljömålen skall vara förenliga med miljöpolicyn. De detaljerade målen bör täcka kortare tid och kan avse mindre enheter i organisationen. ( Nedbrytning i tid och rum ). Exempel: Policyn uttalar varsam resursutnyttjning. Det övergripande målet lyder Att minska användning av fossila bränslen där det är tekniskt och affärsmässigt möjligt. Ett matchande detaljerat mål är Förbrukning av eldningsolja skall vara reducerad med 15 % per tillverkad enhet från nuvarande nivå (2005) inom 15 månader inom enhet Adam. Handlingsplaner skall visa erforderliga aktiviteter för att genomföra de detaljerade målen över en period på minst ett år. Det är viktigt att de detaljerade miljömålen granskas för att försäkra sig om att de : kan medverka till att de övergripande miljömålen uppnås är genomförbara med hänsyn till ekonomi och teknik leder till att miljöpåverkan av betydande miljöaspekter minskar (en eller flera betydande miljöaspekter, ej erforderligt för alla samtidigt) Vad är ett mål? Något som skall uppnås Vid ett visst tillfälle En prestation Skilj på mål och aktivitet för att nå målet. Tänk på tävlingslöparen som skall spränga målsnöret = målet Vad är en aktivitet? Hur man skall uppnå målet Ett av flera steg Anger handling T.ex. skaffa utrustning för att kunna minska utsläppet med 10 procent ; Träna så att jag spränger målsnöret, det vill säga är först i mål. Ställ alltid frågan: VAD ÄRDEN KONKRETA MILJÖVINSTEN? Tre kategorier av mål Ofta måste man innan man sätter ett övergripande miljömål skaffa sig kunskap om möjlig teknik, ekonomiska konsekvenser, nuvarande situation, samband med andra frågeställningar etc. Då kan målet formuleras som ett utredningsmål. Det är emellertid viktigt då att det senare skall kunna leda till ett förbättringsmål för en miljöaspekt eller att man om finner att det är omöjligt, att målet avskrivs eller omformuleras, och att det kan brytas ner i detaljerade miljömål och eller handlingsplaner. Inte alla miljömål är formulerade som förbättringsmål (man säger ofta att minst ett mål i ett miljöledningssystem bör vara ett förbättringsmål). En tredje typ av mål är styrningsmål, vilket betyder att man kanske tidigare har lyckats göra en förbättring men nu inte prioriterar den miljöaspekten. Styrningsmålet kanske kombineras med ett utredningsmål, för att kunna komma fram till nya lösningar som gör det möjligt att sätta ett nytt förbättringsmål. 25

26 Ansvar kan inte delas! Om en avdelning anges som ansvarig, kontrollera att avdelningschefen är medveten om ansvaret! b) tidsramar skall omfatta åtminstone ett år. ISO ger följande vägledning: Handlingsplan skall beskriva hur organisationens övergripande och detaljerade miljömål skall uppnås, inklusive tidsplaner, nödvändiga resurser och namn på den personal som är ansvariga för att genomföra handlingsplanerna. Handlingsplanen kan delas upp för att hantera enskilda delar av en organisations verksamhet. Det är lämpligt att handlingsplanerna även tar hänsyn till planering, konstruktion. Detta kan gälla såväl nuvarande som nya aktiviteter, produkter och tjänster... Exempel på en handlingsplan för ett koksverk utifrån det övergripande målet. Det övergripande målet är Minskade stoftutsläpp under 2008 med 25%. Det detaljerat målet är Ny utrustning för minskning av stoftutsläpp till max 20 mg/nm 3 från filter. AKTIVITET TID ANSVARIG 1. Skaffa data från mätningar Kv 3, år 1 OPJ 2. Undersöka alternativa filtertekniker Kv 4, år 1 DF 3. Förhandla med filterleverantörer Kv 1, år 2 CJ/LT 4. Investeringsberedning Kv 2, år 2 LT 5. Upphandling Kv 2, år 2 CJ 6. Installation av nytt filter Kv 3, år 2 OPJ 7. Starta nytt mätprogram Kv 3, år 2 OPJ

27

28 Högsta ledningen bör bestämma ansvar och befogenheter för nyckelpersoner för att få ett effektivt ledningssystem. Företaget måste definiera, dokumentera och kommunicera ansvarsområdena för att underlätta effektiv miljöledning. Högsta ledningens delaktighet och engagemang är en förutsättning. Organisation och resurstilldelning för miljöarbetet måste samordnas med den övriga verksamheten. Högsta ledningen skall utse en ledningsrepresentant med befogenhet och ansvar för att miljöledningssystemet införs och upprätthålls. Ledningsrepresentanten skall: säkerställa att miljöledningen har utvecklats och tillämpas så att det bidrar till att uppfylla åtaganden i miljöpolicyn och miljömålen följa upp resultatet av miljöarbetet och rapportera till högsta ledningen bevaka att miljöfrågor beaktas i företagsledningens beslut Ledningsrepresentanten är inte ansvarig ute i linjen, utan är resursperson för att driva på utveckling och tillämpning. Ansvar och befogenhet för specifika arbetsuppgifter som påverkar miljön definieras där de är ovanliga, rör nödlägen, lagkrav och betydande miljöaspekter, samt kräver verksamhetsstyrning. Ta reda på var i organisationen arbeten bidrar till betydande miljöpåverkan, d v s var de betydande miljöaspekterna inträffar. En processinriktad kartläggning av miljöaspekterna i miljöutredningen underlättar. Speciellt de personer som utför arbeten som bidrar till de betydande miljöaspekterna skall ha kännedom om sin möjlighet att påverka och sin delaktighet i miljöledning, mål och program utvecklad verksamhetsstyrning (rutiner) kunskap kännedom om konsekvenser av att inte följa verksamhetsstyrning

29 ISO ställerkrav på kompetens, utbildning och medvetenhet. Möjligheten att bli certifierad bero på organisationens förmåga att visa att all personal genomgår miljöutbildning. Identifiering av utbildningsbehovet är första steget i utvecklingen av en utbildningsplan. Det innebär: att granska den befintliga kunskapen och kompetensen att identifiera personal med arbetsuppgifter som har koppling till de betydande miljöaspekterna eller som rör miljörevisionen att identifiera personal med arbetsuppgifter som berörs av miljölagstiftning och - tillstånd. Utvärderingen av utbildningsbehoven bör lägga speciell vikt vid de färdigheter som krävs för att utföra arbetsuppgiften på ett kompetent sätt i miljöhänseende. När den befintliga utbildningen utvärderats och behoven identifierats kan ett utbildningsprogram utvecklas som uppfyller organisationens krav och de anställdas behov. All miljöutbildning som personalen får bör dokumenteras och föras in i personalregistret. Exempel på utbildningar: Företagsspecifika miljöfrågor Relevanta miljöaspekter/miljöpåverkan Miljörevision Miljökommunikation Styrning av processer t.ex hantering av avloppsvatten, förbränning, drift och underhåll av luftreningsanläggningar Specifika, t.ex. avfallshantering, krav på tillstånd för speciella arbetsuppgifter, kalibrering, övervakning, stickprovstagning

30 Det formella kravet Kommunikationen har en formell sida, dvs. vad ställer ISO för krav på organisationen, och hur verkar den för att kommunikationen ska fungera bra? Syftet med intern kommunikation är att underlätta att få fart på miljöarbetet genom att öka medvetenhet om miljöproblemen och policyn. Uppföljning av mål, övervakning av miljöprestanda, revisioner och ledningsgenomgångar av MLS skall kommuniceras till dem som är ansvariga. Även om man inte uppnår mål är kommunikation viktig, då med förklaringar och orsaker. Alla former av kommunikation kan användas. Den effektivaste formen är ofta i små grupper. Ostyrd kommunikation är t.ex. seminarier och nyhetsblad, dvs. man vet inte vem som tagit till sig informationen, medan styrd kommunikation kan utgöras av arbetsinstruktioner, personliga samtal etc. Bedömningar vid utveckling och bedömning av MLS: Hur behandlas engagemang och frågeställningar från anställda och externa intressenter? Hur kommuniceras policy och prestanda i organisationen? Hur kommuniceras revisioner och ledningens genomgång till berörda? Är policyn tillgänglig för allmänheten (ISO krav)? Underlättar den interna kommunikationen ständiga förbättringar? 30

31 Det skall finnas en rutin för hur och av vem som relevant information från externa intressenter tas om hand, dokumenteras, besvaras, åtgärdas eller följs upp. Sådan externa kontakter kan vara klagomål men även förfrågningar och andra synpunkter. Det är viktigt att dessa fångas upp i företaget på ett organiserat sätt, dels för att man skall kunna besvara synpunkten för att ha goda relationer med omvärlden, dels för att korrigera ev. brister i miljöledningen som den externa kontakten observerar. Myndighetskontakter är en form av extern kommunikation. Den skall dokumenteras, muntliga överenskommelser bekräftas med brev eller dokumenteras i organisationen. Behov och omfattning av annan aktiv extern kommunikation om miljöarbetet, t.ex. miljöpåverkan, miljömål, skall vara dokumenterad. Former för extern kommunikation kan vara Presentationer vid seminarier, allmänna utbildningar Speciellt utformad miljörapport Miljöredovisning i årsredovisningen (allt mer vanligt är hållbarhetsredovisning) Företagets policy Information via skolor Öppet hus på företaget Tidningsartiklar Deltagande i branschorganisationer etc. I samhället är informationen och kommunikationen blixtsnabb Verklighetens kommunikation ställer ännu högre krav än tidigare. Internet och olika verktyg (facebook, twitter etc.) gör att alla organisationer måste stå mycket mer på tå än förr. Därav kommer ökade satsningar på hållbarhetsredovisningar etc. Detta är ett område där ISO inte ställer krav annat än beslut om åtgärder samt att beslutet är dokumenterat. 31

32 Syftet med dokumentation av miljöledningen är att förse anställda och andra som har behov med nödvändig information om miljöledningsarbetet. Manualen bör fungera som ett inledande och övergripande dokument som förklarar hur miljöledningssystemet är uppbyggt och skall fungera som en vägledning till att hitta i ledningssystemet. Manualen bör beskriva miljöledningssystemets samverkan med andra ledningssystem (t.ex kvalitet och hälsa & säkerhet) samt med annan verksamhetsstyrning (t.ex. produktionsstyrning, brand & säkerhet etc.) Miljöledningsdokumentationen skall i så stor utsträckning som möjligt integreras med annan redan existerande dokumentation. Redovisande dokument ger information om resultatet av miljöledningsarbetet. Dokumentation kan ske i elektronisk form eller i pappersform ( t.ex. i pärmar). Elektronisk form är att föredra eftersom det blir lättare att uppdatera och säkerställa att alla har aktuell version samt det ger bättre översikt. Det finns numera ett antal färdiga system i marknaden för dokumentation av miljöledning. Om man väljer att framställa (ev. sammanfattningar av) rutiner i forma av anslag i anslutning till arbetsplatsen är det viktigt att säkerställa att de hålls aktuella, d v s uppdateras då rutinerna ändras. Obs! Det är viktigt att dokumentationen är meningsfull, d vs upplevs göra någon nytta i verksamheten. Om inte, finns stor risk för att den inte används och att miljöledningen uppfattas som byråkratisk. För att undvika detta får inte dokumentationen vara för omfattande. Den skall också var överskådlig och lätt tillgänglig! Hellre få tydliga dokument än för många fullständiga.

33 Man kan skilja på två olika slags rutiner: 1) de som uttryckligen krävs av miljöledningsstandarden 2) de som krävs för verksamhetsstyrning. Det är inte nödvändigt att ha detaljerade rutiner för varje del av miljöledningssystemet. Om det står klart att personalen är tillräckligt utbildad inom en särskild del av verksamheten kan rutinerna minimeras just där (vid en certifieringsrevision kommer utbildningsdokument att granskas och personal att intervjuas för att fastställa utbildningens effekt). Vissa element i ISO kräver uttryckligen rutiner: - Miljöaspekter - Legala aspekter - Utbildning - Kommunikation - Dokumentstyrning - Verksamhetsstyrning - Inköp/Leverantörer (betydande aspekter) - Nödlägesberedskap - Övervakning och mätning - Utvärdering av efterlevnad - Avvikelser, korrigerande och av lagkrav förebyggande åtgärder Interna systemrevisioner (understruket = dokumenterat rutinkrav) När man upprättar en rutin är det lämpligt att ställa sig dessa frågor: Varför? Vad? Vem? När? Var? Syftet med rutinen Arbetsuppgiften som skall utföras Ansvarig person för rutinens upprättande och underhåll Tidsplan alt. tidsbestämning för aktiviteten eller arbetsuppgiften Lägesbestämningen för aktiviteten eller arbetsuppgiften - alltså vilken delprocess i verksamheten gäller rutinen Hur? Metoden - korrekt förfaringssätt (styrningens kärna )

34 ISO ställer liknande krav som ISO 9001) Har organisationen rutiner för att utveckla och upprätta MLSdokumentation? Dokumenten måste granskas och godkännas av behörig personal innan de utfärdas. Det måste finnas en övergripande förteckning som identifierar dokumentens revisionsstatus i nuläget. Denna förteckning bör finnas lätt tillgänglig. Styrningen skall säkra att gällande versioner av relevanta dokument finns tillgängliga där så behövs för att miljöledningssystemet skall fungera effektivt. Inaktuella dokument måste avlägsnas från platser där de upprättats alternativt måste man säkerställa att de inte används i missförstånd. Alla inaktuella dokument som arkiveras i informationssyfte eller annat syfte måste märkas som inaktuella..

35 Styrning av aktiviteter som är förknippade med betydande miljöpåverkan skall ske genom rutiner (dokumenterade där det anses vara nödvändigt), samt genom att fastställa gränsvärden för driftskriterier ( operativa driftsvillkor ) och säkerställa att alla (som kan påverka) känner till rutinerna och driftvillkoren och att man vet vad som händer om man avviker från rutinerna eller driftkriterierna Tillräckligt god styrning av betydande miljöaspekter i MLS skall ske för att man skall uppnå överensstämmelse med lagkrav ständig förbättring förebyggande av förorening Endast om alla som kan påverka miljöeffekterna vet hur processerna skall skötas kommer men att hålla miljöpåverkan inom angivna gränser. Till exempel - om man har ett tillstånd för utsläpp till vatten med villkor att ph skall hållas mellan 5 och 9 så måste operatören ha tillräcklig kunskap för att kunna vidta i förväg fastställda åtgärder när värdet närmar sig 5,5 eller 8,5. Områden med behov av verksamhetsstyrning: - Tillverkning styrning - Underhåll och konstruktion och mätning av processer - Lagring - Avfallshantering - Interna materialtransporter - Transporter - Rening av vatten, luft - Laboratorier - Inköp 35

36 Andra exempel på områden där rutiner och instruktioner kan vara nödvändiga: Tillverkning inköp av kemikalier lagring av kemikalier kontroll av buller lagring av avfall (allmänt) lagring av miljöfarligt fast avfall lagring av miljöfarligt flytande avfall avfallshantering/kvittblivning Processutveckling miljöbedömning av nya processer Produktutveckling miljöbedömning av nya produkter Leverantörer bedömning av nya leverantörer Verksamhetsstyrning, exempel: hantering av förbrukade emulsioner rapportering av miljöprestanda lagring av förbrukade filterkassetter underhåll av oljeavskiljare underhåll av slangfilter introduktion av nyanställda tillämpning av nya instruktioner uppföljning leverantörer/tillämpning av miljökriterier i leveransavtal Betydande Process Rutin Drift- Mätmiljöaspekt för parameter frekvens Utsläpp av Vattenrening ph-styrning ph 6-10 Kontinuerligt Avloppsvatten Slam- g/liter l/dag koncentration COD, BOD COD < 200 ppm l/dag BOD < 40 ppm 1/dag Fettavskiljning TFM < 150 ppm 1/dag Ovan visas ett exempel på hur man kan sammanställa rutiner och driftskriterier för betydande miljöaspekter. Processen för att verksamhetsstyrning och uppföljning av driftsvillkor kan sammanfattas som ISMEK: I S M E K Identifiering av aktuell driftparameter Etablera intern Standard för parametern Mätning av prestanda Evaluera (utvärdera) mätvärde mot internt standardkriterium och informera berörda, ansvariga Korrigera avvikelser mellan är-värde och bör-värde Fallgropar i verksamhetsstyrningen kan vara att organisationen inte tagit ställning till hur man ska ta om hand alla sina betydande aspekter; att man har för många betydande aspekter, samt att styrningen omfattar enbart lagkrav och avfallshantering.

37 Vid inköp av varor och tjänster skall krav mot underleverantören ställas i enlighet med åtaganden i den egna miljöpolicyn. För entreprenörer ska även rutiner och utbildningsprogram tas fram. Verksamheter där leverantörer kan medverkar till betydande miljöpåverkan är t.ex. i: - forskning och utveckling avseende - laboratorier produkter och processer - lagring av produkter - leverans av råvaror och förnödenheter - transporter - utförande av entreprenader - marknadsföring, annonsering - hantering och förvaring av råvaror - kundtjänst - produktions- och underhålls processer - uppförande av byggnader och utrustning Inköpare kan styra leverantörer och entreprenörer på olika sätt. Grundläggande är att utveckla en konkret inköpspolicy. Vidare kan man använda sig av krav reglerade i kontrakt, värdera och upprätta listor över godkända leverantörer, använda leverantörsenkäter, samt förbjuda vissa produkter/leverantörer etc. Vid enkätmetoden är det viktigt att säkerställa resurser och metoder för att bearbeta informationen, t.ex. att lagra svar från leverantörsenkäter och revisioner i databas, att poängvärdera i förhållande till miljöprestanda, att poängvärdera leverantörernas påverkan på inköpande företags miljöaspekter, att göra besök och inspektera vid suspekta svar, hitta alternativa leverantörer med lägre risk, avsluta samarbete med högriskleverantörer, samt uppdatera databasen Enligt ISO ska krav vara kopplade till de betydande miljöaspekterna. Vid revision måste man kontrollera att man har identifierat vilka leverantörer som är kopplade till betydande miljöaspekter och att relevanta krav har framställts. Att bara ha en leverantör som man inte kan påverka är inte okey.

38 2 Karpesjö Consulting En miljöolycka är stor om den orsakar långtidsskada på sällsynta eller värdefulla särdrag i naturmiljön eller den byggda miljön, eller om miljöskadorna är mycket omfattande. Sådana händelser kan klassificeras i tre kategorier som visas ovan. Skada på naturmiljön. Skada på sällsynt eller speciellt växtliv; betydande död av djurart; långsiktigt förstöring av betydande land, sötvattens- eller havsområden; sänkning av tröskeln för mängden skadliga ämnen. Skador på minnesmärkt byggnad, antikt monument, område av arkeologisk betydelse eller ett naturvårdsområde så att dess kulturhistoriska betydelse förloras. Skador på naturskyddsområde, nationalpark, rekreationsområde (allmänt eller privat) eller andra betydande rekreationsanordningar så att estetiska, kulturella eller andra för allmänheten värdefulla egenskaper förloras. Föroreningar som skadar människan genom födointag, inandning eller hudkontakt. Risk för koncentration i näringskedjan ( t.ex. Minemataolyckan). Jordbruksområden blir obrukbara (t.ex. Tjernobyl). En grundvattentäkt förorenas t.ex. av gödsel eller besprutningar. Den vanligaste orsaken till miljöolyckor är utsläpp av skadliga ämnen. Bränder och explosioner har i regel en mindre aktionsradie jämfört med giftiga utsläpp. Ett kemiskt ämne som inte är giftigt kan ändå orsaka allvarliga miljöskador om det hamnar i naturen.

39 Faktorer för nödläge / olycka: 1. Ett skadligt ämne måste finnas på plats. Kvantiteten måste vara tillräckligt stor för att kunna orsaka skador på miljön om det släpps ut. 2. Det måste finnas en energikälla för spridning av ämnet i miljön. Om ämnet förvaras eller hanteras vid hög temperatur/högt tryck kan det i sig självt alstra tillräckligt mycket energi för effektiv spridning. Brand eller andra kemiska reaktioner är också vanliga energikällor för spridning. 3. Ett haveri i inneslutningen måste ske för att ett utsläpp skall uppstå. Exempel på det är en tankläcka, sprickor i ett rör, explosion i en behållare. 4. Det måste finnas en känslig miljö som ligger tillräckligt nära anläggningen för att kunna bli påverkad av utsläppet. 5. Det måste finnas en väg för att transportera ämnet från utsläppet till den känsliga miljön. För luftburet utsläpp utgör vinden transportvägen. För utsläpp i flytande form kommer grundvattnet eller spridning i mark att utgöra den normala vägen. 6. Det måste finnas en brist på effektiva åtgärder för att begränsa utsläppet, återvinna det skadliga ämnet, sanera det drabbade området eller på annat sätt lindra effekterna av händelsen. 7. Alla dessa faktorer måste vara närvarande för att orsaka en betydande miljöolycka. Genom att bryta en länk i kedjan kan vi förhindra att en betydande miljöolycka inträffar.

40 Identifiera alla potentiella nödsituationer, olycksrisker. Bedöm risken. Hur allvarligt skulle scenariot bli om det nådde hela sin potential? Hur troligt är det att det händer? Både identifieringen av riskerna och bedömningen av dem bör finnas med i riskanalysen. Vad är då en risk? Enkelt uttryckt är det sannolikheten att en viss oönskad händelse ska inträffa, med negativa konsekvenser. Ett annat sätt att uttrycka det på är en sammanvägd bedömning av sannolikhet och konsekvens, t ex produkt av dessa Utarbeta en plan för att kontrollera nödsituationen och lindra olyckans effekter. Denna bör innehålla de fastställda målen samt kriterierna på framgång mot vilka prestandan av planen kan bedömas. Inför planen. Detta innebär kommunikation av planen med alla inblandade samt tillhandahållande av utbildning som behövs för deras arbetsuppgifter. Det innebär även att alla system, utrustningar, material, rutiner, metoder och åtgärder som planen kräver skall finnas på plats. Övervaka planens prestanda. Detta innebär att planen prövas/övas med jämna mellanrum och övningsresultaten sedan jämförs med de kriterier som nämns ovan.

41

42 Övervakningens syfte är att kontrollera rutinernas effektivitet och underlätta att förbättra miljöprestandan ( Du kan inte styra vad du inte kan mäta! ). Frågor som bör beaktas vid granskningen av mätning och övervakning i ett miljöledningssystem är: I vilken mån övervakas/mäts miljöprestandan regelbundet? I vilken mån har specifika indikatorer för miljöprestanda relaterade till övergripande och detaljerade miljömål blivit införda och vilka är de? Vilka rutiner finns för kalibrering och provmätning av utrustning och system? Vilka rutiner stöder periodisk utvärdering av lagefterlevnad och andra krav? Resultaten bör analyseras och användas för att fastställa vilka områden som lyckats och för att identifiera aktiviteter som behöver korrigeras och förbättras. Tillämpliga rutiner skall finnas för att säkerställa tillförlitligheten av data som t ex kalibrering av instrument, testutrustning samt program och maskinvaruprovning. Identifiering av lämpliga indikatorer för organisationens miljöprestanda bör vara ett fortlöpande arbete. Sådana indikatorer skall vara objektiva, verifierbara och reproducerbara. De skall vara relevanta för organisationens aktiviteter, förenliga med miljöpolicyn, praktiska, kostnadseffektiva och tekniskt lämpliga. Indikatorer underlättar arbetet med att fastställa och bedöma miljöprestanda. Välvalda indikatorer som berörd personal enkelt kan förstå och använda är till god hjälp vid styrning av miljöpåverkan. Ett företag i processindustrin kan t.ex. använda följande nyckeltal för att följa utvecklingen av miljöarbetet: kg flytande förorenande ämne/ produktenhet - för avloppsvatten kg avfall/ produktenhet - för fast avfall kwh/ produktenhet för - energi

43 Tillsammans med rutinen för avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder är detta miljöledningssystemets viktigaste rutin. Lägsta ribban är alltid att följa lagen. Därför gäller dokumentationskrav. Både rutinen (det styrande dokumentet) och tillämpningen av den (det redovisande dokumentet) ska vara dokumenterade. Olika metoder kan användas, t.ex.: - revisioner av egna revisorer eller konsult - genomgång av dokument - inspektion av anläggningar - intervjuer - genomgång av projekt - stickprovskontroller och -mätningar - observationer vid rundvandringar Organisationen skall fastställa frekvens och metod som passar med hänsyn till storlek, komplexitet etc. Frekvensen kan bero på t.ex. resultat av tidigare utvärderingar och speciella lagkrav etc. Det kan vara bra att ibland låta göra en oberoende granskning. Utvärderingen kan kombineras med andra granskningar, t.ex. revision av ledningssystemet, granskning av åtgärder för hälsa och säkerhet, kvalitetskontroller etc. En fallgrop här kan vara att rutinen för lagkrav endast omfatta av tillståndsvillkor (miljörapport). En annan att kontrollen inte omfattar samtliga lagkrav, eller en ytligt genomförd utvärdering. Brister i hela miljöledningssystemet kan vara att lagar och andra krav kopplade till miljöaspekterna inte är identifierade och tolkade (laglistan är inte anpassad till företaget). Och att rutiner eller program saknas för att säkerställa att kraven inte överträds (dvs. kraven är inte kommunicerade eller man har inte planerat hur man skall följa upp). Slutligen att lokala krav (kommunen) och andra krav saknas.