Årsrapport 2016 för division Folktandvården

Transkript

1 Årsrapport 2016 för division Folktandvården Ekonomi Resultatutveckling Folktandvårdens ekonomiska resultat för 2016 är -9,2 mkr vilket är 12,4 mkr sämre än plan. Januari börjar med ett bra resultat vars nivå hjälpts av att fjärde kvartalets asyltandvårdsersättning blev 1,8 mkr större än beräknat. De därpå följande månaderna uppvisar en negativ avvikelse mot plan. Utfallsavvikelsen återspeglas främst av betydande personalinvesteringar och kraftig volymtillväxt av asyltandvårdsuppdraget där kostnadstäckningen är svag. Detta justeras i juni då ersättningsmodellen för asyltandvårdsuppdraget ändras från kapitering till ersättning per utförd åtgärd enligt gällande tandvårdstaxa. Med en ersättningsmodell som mer rättvist speglar producerat vårdvärde, är resultatutvecklingen bättre men ändå inte i nivå med plan. Orsaken finner man främst på intäktssidan och där kopplat till färre behandlare än planerat. Se nedan analys av intäkter och kostnader.

2 Verksamhetens intäkter Övriga intäkter utgörs i allt väsentlig av vårdintäkter och de är 16,9 mkr mindre än plan. Knappt 90% av avvikelsen orsakas av mindre utförda vårdtimmar än plan vilket i sin tur kan härledas till färre behandlare. Tioprocentig personalomsättning, legitimationsproblem och utökade språkkrav mitt under pågående eu-rekryteringar har stor del i avvikelsen. Legitimationsproblemen med socialstyrelsen har pågått hela 2016 och är inte helt lösta än för 10 eu-hygienister som istället har varit tvungna att arbeta som assisterande tandsköterskor. Språkkraven har höjts under fem pågående eutandläkarrekryteringar med bortfall av flera produktionsmånader per tandläkare och utökade språkkostnader. Slutligen härrör den resterande delen av intäktsavvikelsen till utebliven effekt eller orealiserade intäktsförbättrande åtgärder i divisionens ekonomiska handlingsplan. Landstingsersättningen följer plan.

3 Verksamhetens kostnader Anställda och arbetad tid Arbetad tid omvandlat till årsarbetare

4 Arbetad tid omvandlat till årsarbetare, rullande 12 mån Antal anställda

5 Personalkostnader Personalkostnaderna är 9,6 mkr mindre än plan. Detta orsakas av minskade lönekostnader pga färre anställda, mindre arbetad tid och annan yrkesmix än planerat. Bortfallet av arbetad tid jämfört plan motsvarar mer än 5 heltidstandläkare och 12 hygienister. I kontrast till detta finns rekrytering och språkutbildningskostnader som tillsammans är drygt 2 mkr högre än plan. Sjukfrånvaro och Frisknärvaro 2015: 7,21 % 2016: 6,27 % Kort 2,98 Kort 2,93 Lång 4,23 Lång 3,33 Sjukfrånvaron har sjunkit med 1 % från föregående år. Att sänka sjukfrånvaron är, och har varit, ett fokus för Folktandvården. Riktade insatser, som tidig uppföljning och djupanalyser av orsaker, har visat resultat. Samtal med medarbetare görs efter 3 korttidsfrånvarotillfällen för att tidigt fånga upp signaler på orsaker och påbörja rehabilitering. Målsättningen är att sänka sjukfrånvaron med ytterligare 1 % under Övriga kostnader Övriga kostnader är 4.8 mkr högre än plan. Tandteknik utgör drygt 4 mkr av avvikelsen och består av dels ökad förbrukning och dels att internt producerad tandteknik inte har köpts i den utsträckning som årets ambitiösa plan. Tolk och sjukresekostnaderna är knappt 2 mkr högre än plan och beror både på pris- och volymökningar. På plussidan är rese- och förbrukningskostnader drygt 1 mkr mindre än plan.

6 Ekonomiska handlingsplaner Verksamhet Sparkrav 2016 Utfall 2016 Eko no misk handlingsplan ,3 2 Utfallet av den ekonomiska handlingsplanen under 2016 är 2,0 Mkr i resultatförbättring emellertid 4,3 sämre än plan. Mer internt köpt tandteknik, bättre timintäktsnivå, mindre omgörningar och kostnadsåterhållsamhet är åtgärder med positiv effekt. Investeringar Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 UTFALL 2016 Beslut Utfall före Summa Inventarier 9,1 8,1 8,1 Ram överförd från ,8 2,6 2,6 Totalt 11,9 2,6 8,1 10,7 Divisionen följer investeringsplanen. Ram överförd från 2015 avser utrustning till den nyrenoverade Folktandvårdskliniken i Öjebyn där Folktandvårdens samlade verksamhet i norra Piteå bedrivs från början av maj. Investering i ny scannerteknik om 1 mkr är påbörjad och testas i pilotform. Det har varit tekniska problem som inte är lösta därför blir investeringen inte slutförd förrän under nästa år.

7 Balanserad styrning Medborgare Avser landstingets arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Högt förtroende för verksamheten Folktandvårdens mål inom området är att Norrbottningarna ska vara välinformerade och hälsomedvetna. Genom utåtriktad verksamhet och aktuell information i Folktandvårdens väntrum och webbsidor ökar medborgarnas kunskap. Den välinformerade individen har bättre förutsättningar att vara delaktig i vården vilket skapar gott förtroende. Målet är delvis uppfyllt. Goda livsmiljöer Genom ett miljöarbete som minskar miljöbelastningen kan Folktandvården bidra till goda livsmiljöer. Distansöverbryggande teknik för möten och utbildningar används alltmer samt miljövänliga produkter upphandlas i allt större utsträckning. Målet är delvis uppfyllt. En jämlik och jämställd hälsa Målbilden inom området är långsiktiga och Folktandvården når inte än de långsiktiga målen. Den utåtriktade verksamheten i samverkan med andra, identifiering av risk tidigt, insatser av prevention och användandet av vävnadsbevarande metoder bidrar till den positiva utvecklingen av tandhälsan genom åren. Frisktandvården bidrar till att fler vuxna väljer regelbunden tandvård.

8 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa Landstingsstyrelsens mål A1 Högt förtroende för verksamheten Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Hälsomedvetna och välinformerade norrbottningar Besökare på den Skärmar installerade Öka Alla Måluppfyll else Utveck ling A2 Goda livsmiljöer B1 En jämlik och jämställd hälsa Miljöarbete som minskar miljöbelastningen Frisktandvård förstahandsval för vuxna Fler vuxna i regelbunden tandvård Andel möten med distansöverbryggande teknik - CMA TKC 200 Andel vuxna med avtal 40% Antal utbildade i motiverande samtal 100 Kariesfria barn och ungdomar Antal vuxna revisionspatienter Utåtriktad verksamhet barn % av klinisk barntid Kariesfria 4-åringar 95% 19-åringar fria från glattytekaries 67% Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Antalet besökare på nll.se folktandvården fortsätter att vara högt. Att installera skärmar för väntrumsinformation är en bra informationskanal så snart som besked kommer. Antalet möten via distansöverbryggande teknik fortsätter öka. Andelen frisktandvårdsavtal ökar svagt, men målet är inte uppnått. Kariesfria 4-åringar är oförändrat. 19 åringar kariesfria approximalt är något sämre än tidigare år.

9 Verksamhet Är inriktat på effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet Rätt väg genom vården och en effektiv vård på rätt nivå är grunden för ett bra patientflöde. Genom att göra specialisttandvården lättillgänglig i hela länet och att behandlingar inom folktandvården utförs på rätt vårdnivå och med hög kompetens får fler tillgång till regelbunden tandvård. Målet är delvis uppfyllt. En säker och kunskapsbaserad verksamhet Folktandvården arbetar ständigt med att vara en lärande organisation. Antalet uppmärksammade avvikelser fortsätter att öka. Avvikelseuppföljning är en stående punkt på alla klinikers arbetsplatsträffar och i ledningsgruppen med syfte att få ett lärande av inträffade händelser även utanför den egna enheten. Risk och händelseanalyser resulterar i ett lärande för organisationen. Målet är uppfyllt. God samverkan internt och externt Alla ska bli kontaktade i rätt tid Målet att alla ska bli kontaktade i rätt tid är ej uppfyllt. Arbete att skapa flyt i vårdteamen och skapa god patientgenomströmning pågår för att nå målet kommande år. Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Genom att anpassa revisionsintervallen till behov och vid förseningar prioritera patienter med hög riskgrupp kan målet att alla ska bli kontaktade i rätt tid uppnås. Målet är inte uppfyllt.

10 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god kvalité B Helhetsperspektivet med personen i centrum Landstingsstyrelsens mål A1 En jämlik och kvalitativ likvärdig verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Rätt väg genom vården Specialisttid i konsult och undervisning Auskultanter hos specialist 10% av arbetstid en > 40/år Måluppfyll else Utveck ling Effektiv vård på rätt vårdnivå Teamtid i tidbok Antal patienter som behandlas i vårdkedjan 20 % av klinisk tid Ökas Nytt mått A2 En säker och kunskapsstyrd verksamhet Lärande organisation Genomförda risk och händelseanalys 5st B1 God samverkan internt och externt B2 Personcentrerad hälsooch sjukvård och kundorienterad service Alla ska bli kontaktade i rätt tid Antal med rörlighetsersättning Revisionsintervall per riskgrupp Minska (fast personal) >24 månader i lägre riskgrup p Förseningar <6 månader i alla kommun er Mått saknas Tillgängligheten till specialistvård är god tack vare konsultationsresor runt om i länet, uppbyggnad av vårdkedjor inom allmäntandvården och användandet av distanstekniska lösningar. Med långa avstånd behöver också mer kunskap finnas på olika håll i länen, tandvårdspersonalens auskultationer på specialisttandvården har ökat och uppfyller målet för året. Folktandvården har haft ett högt akuttryck senaste året. Då det även saknas personal så kan oprioriterade revisionspatienter inte kallas. I de prioriterade grupperna finns vissa förseningar. Här pågår ett riktat arbete för att åtgärda de lokala variationerna. Samtliga verksamhetsområden fortsatter utvecklingen av teamtandvård och prioriterar patientflödet.

11 Kunskap och Förnyelse Avser hur Landstinget som regional aktör och inom den egna organisationen arbetar med utveckling, innovation och långsiktig förnyelse. Strategisk hållbar utveckling Regionen är synlig och aktiv Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Folktandvårdens mål inom kunskap och förnyelse är att vara en ständigt lärande organisation. De data som finns från genomförda studier och regelbunden uppföljning görs kända både inom Folktandvården, i övriga landstinget, i nationella tandvårdsnätverk och för externa intressenter. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig region B Långsiktig förnyelse Landstingsstyrelsens mål A1 Strategisk hållbar utveckling A2 Regionen är synlig och aktiv B1 Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B2 Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Lärande organisation Deltagande i regionala och nationella tandvårdsnätverk Inspelade webbutbildningar Regelbundna möten vid styrtavlan Bemanning Represe nterade i aktuell samverk ansgrupp er 4 nya kurser per år 100 % har möten varje vecka Måluppfyll else Utveck ling Samarbetet med de övriga landstingen i Norrting fortsätter att utvecklas och samverkansgrupper finns även nationellt med samtliga folktandvårdsorganisationer inom områdena vårdutveckling, kvalitet, ekonomi, HR, IT och ledning samt inom specialisttandvården. Olika metoder för att föra ut kunskap internt behövs för ett effektivt lärande i ett till ytan stort landsting, både antalet utbildningar där medarbetare deltagit på distans via intranätet och internet, inspelade utbildningar och antalet möten som genomförts på distans ökade under Arbetet med ständiga förbättringar med stöd av Lean har utvecklats i verksamheten. Under 2016 har regelbundna möten skett vid styrtavlorna, ett centralt leanstöd har anställts och utvecklingen av Leanarbetet fortsätter.

12 Höga pensionsavgångar, ökad konkurrens från privata aktörer samt ökade krav på legitimationsansökan för tandvårdsutbildad personal utanför Sverige leder till ett än mer försvårat rekryteringsläge. De förändrade språkkraven från Socialstyrelsen (krav på nivå C1 i svenska innan utfärdande av svensk legitimation) leder till en fördyring (språkkostnader) samt att vi ej kan få personal i produktion direkt efter att anställningen påbörjats. Utlandsrekrytering har historiskt varit ett sätt för Folktandvården att lösa rekryteringsproblematiken då tillgången på svenska tandläkare och tandhygienister är begränsad. Nedläggning av tandhygienistutbildning i kombination med en mycket stor efterfrågan innebär stora svårigheter att anställa tandhygienister. En rekrytering av 10 tandhygienister från Spanien gjordes i slutet av 2015 och början av På grund av lång handläggningstid från Socialstyrelsen i bedömningen av deras utbildning jämfört med den svenska utbildningen, har fortfarande ingen av dem fått svensk legitimation. En handlingsplan för hur legitimation ska erhållas har tagits fram och vi räknar med att de får sin legitimation inom ca 6 månader. Tandsköterskeutbildning anordnas i länet vilket tryggat tandsköterskerekryteringen. Bemanningen inom specialisttandvården är god och för att säkra tillgång till specialistkompetens i framtiden pågår ett antal uppdragsutbildningar där tandläkare från länet genomgår specialistutbilning och samtidigt gör sin kliniska tjänstgöring vid länets specialistklinik. Fortsatt nära samarbete med landets tandvårdsutbildning har under året gett bra utdelningen då flertalet av våra stipendiater sökt och fått anställning på Folktandvården Norrbotten.

13 Medarbetare Avser hur Landstinget ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara och utvecklar medarbetarnas resurser. Lika rättigheter och möjligheter Folktandvårdens yrkesgrupper präglas av en stor andel kvinnor. Intresset för att utbilda sig till tandsköterska eller tandhygienist är mycket lågt bland män. Vår målsättning är att lyfta fram det unika med vårt län och vår arbetsplats för att locka nya medarbetare till oss, kvinnor som män, svenskfödda som utlandsfödda. Att arbete med ständiga förbättringar inom såväl arbetssätt som ledarskap och medarbetarskap, anser Folktandvården Norrbotten vara nyckeln till en framgångsrik organisation. Hållbart arbetsliv Att trivas och må bra på arbetet är extremt viktigt inom tandvården där personaltillgången är knapp och tempot högt. Stressen inom organisationen är ett område som kommer att hårdbevakas då trenden är en ökad stress bland våra medarbetare. Vi arbetar aktivt med att hitta metoder för att behålla vår personal längre. Delaktiga och engagerade medarbetare Arbetet med ständiga förbättringar har intensifierats och mycket arbete läggs på att öka engagemang genom förbättringstavlor och kontinuerlig uppföljning av måluppfyllelse. Hälsofrämjande miljö Fortsatt arbete med våra Hälsoinspiratörer och engagerad chefer. Fokusgrupper i syfte att hitta orsaker till stress har genomförts under året och arbetet fortsätter under 2017 i syfte att minska upplevelsen av stress.

14 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetskap Landstingsstyrelsens mål A1 Lika rättigheter och möjligheter A2 Hållbart arbetsliv B1 Delaktiga och engagerade medarbetare B2 Hälsofrämjande miljö Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Tydligt och engagerat ledarskap. Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder. Tryggad personalförsörjning. En effektiv och strategisk kompetensförsörjning Delaktiga och engagerade medarbetare. Kontinuerlig dialog och samverkan om verksamhetens syfte, mål och behov Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av verksamheten. Arbetsmiljöarbetet bedrivs aktivt och hälsofrämjande. JÄMIX index Förtroende för närmsta chef Rekryterande av stipendiater Andel positiva till arbete efter uppnådd pensionsålder Ökande Ökande 75% Ökande Chef tydliggör mål (MAU) Ökande Lönedialoger/samtal (MAU) Ökande Medarbetarsamtal (MAU) Ökande Sjukfrånvaro < 4% Frisknärvaro >70 % Måluppfyll else kommenteras ej Utveck ling kommenteras ej Folktandvården hade en svarsfrekvens på 88 % i årets MAU vilket är en ökning med 10 % från föregående år. En ökning som visar på än fler engagerade medarbetare. Resultatet är dock något sämre inom samtliga frågeområden men tolkningen är dock ändå att trenden är oförändrad då skillnaden från föregående år är marginell. Ca 23 % är villiga att arbeta efter pensionsålder vilket är en ökning. Sjukfrånvaron har sjunkit med 1 % Rekrytering av våra stipendiater går enligt plan och visar fortsatt vara är en bra metod för att locka tandvårsstuderande norrbottningar att stanna i, eller återvända tillbaka till, länet. JÄMIX resultat för året har sjunkit. Varje nyckeltal i JÄMIX kräver sin förklaring då vi har 12 % män och 88 % kvinnor där männen i hög grad tillhör den äldre åldersgruppen tandläkare med hög lön, som inte är föräldraledig och indikatorerna behöver därför analyseras mer än bara genom att jämföra olika värden över tid.

15 Ekonomi Folktandvårdens mål inom Ekonomi är i huvudsak inte uppfyllda genom att det sammantagna resultatet om -9,2 mkr är 12,4 mkr sämre än uppställda resultatmål. Positivt resultat med 2 % av skatt, utjämning och generella statsbidrag. Divisionen uppvisar ett negativt resultat och följaktligen uppfylls inte målet trots insatta resultatförbättrande åtgärder. Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Divisionen uppfyller målet och arbetar i enlighet med strategin att utreda och bedöma konsekvenser vid införande av nya metoder och teknik. Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Divisionens verksamhet under 2016 uppfyller ej målet. Utmaningen är att finna, utveckla och behålla rätt personal och få bra flyt i vården för att på så sätt få en verksamhet i god balans. Kostnadseffektiv verksamhet Målet är inte uppfyllt emellertid har under året organisatorisk och teknisk utveckling pågått för att rationalisera och förbättra verksamheten och dess resultat Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En ekonomi som ger handlingsfrihet B Ekonomi som inte belastar kommande generationer Landstingsstyrelsens mål A1 Positivt resultat med 2% av skatt, utjämning och generella statsbidrag A2 Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut B1 Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Kostnadseffektiv struktur och verksamhet tandvård Nettoresultat vuxen- >2,2 mkr Nettoresultat för barntandvård >0,8 mkr Nettoresultat för tandteknik >0,1 mkr Utrymme för förbättring Utrymme för förbättring Kostnadseffektiv struktur och verksamhet Ack sparat resultat som överstiger plan sedan år Planerat resultatet som överstiger 2% av nettokostnaden. Andel som föregåtts av pilottest och penganalys Ekonomisk redovisning 0-33 mkr 8,9% 100% >1,2 mkr Måluppfyll else Utveck ling

16 B2 Kostnadseffektiv verksamhet Kostnadseffektiv struktur och verksamhet Antal förbättringsinitiativ härledd från uppföljning och nyckeltal jämförelser. 7 Under året har det arbetats med många förbättringsinitiativ lokalt på klinik och divisionsövergripande. Huvudfokus har bland annat varit att rekrytera, utveckla och behålla personal, minska sjukfrånvaro och stress, få flyt i vården med team och lean, skapa kostnadsmedvetenhet och köpa intern tandteknik.