[VERKSAMHETSHANDBOK]

Transkript

1 Företagsnamn Miljöstegen Organisationsnummer Adress Drakenbergsgatan 27, nb Postadress Stockholm Antal anställda 3 Kontaktpersoner Namn Tfn E-post VD Annika Annika.johansson@miljostegen.se Johansson Miljö- och kvalitetsansvarig Annika Johansson Hemsida Miljöstegen version 2:2017 1

2 Innehåll 1. Introduktion till verksamhetshandboken Organisation och verksamhet Bakgrund till ledningssystemet Ledarskap, ansvar och delaktighet Kompetens och kommunikation Sammanfattning av risker och möjligheter miljö och kvalitet Miljö- och kvalitetspolicy Miljö- och kvalitetsmål Genomförda förbättringar och rutiner... 8 Dokumentation och rutiner... 8 Kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete... 8 Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer... 8 Miljöanpassat och säkert transportsätt... 9 Effektiv energianvändning i de egna lokalerna... 9 Välfungerande avfallshantering... 9 Indikatorer som följs upp på årsbasis Avvikelsehantering och förbättringsförslag Sammanfattning av intressenter och processer Intern uppföljning och revision Bindande och legala krav Bilagor och arbetsverktyg Miljöstegen version 2:2017 2

3 1. Introduktion till verksamhetshandboken 2. Organisation och verksamhet Miljöstegen i Stockholm startade hösten 2007 och bedriver utbildnings - och konsultverksamhet inom hållbar utveckling. Vår primära målgrupp är små- och medelstora organisationer i Sverige med fokus på Storstockholm-Mälardalen, Dalarna, Gotland och Västmanland, men arbetar gärna i hela landet. Vi arbetar årligen med ca 100 organisationer med miljöledning enligt Svensk Miljöbas och/eller ISO och kvalitetsledning enligt Svensk Kvalitetsbas och/eller ISO Vi utbildar årligen ca inom miljö, hållbarhet kvalitetsledning etc.. Miljöstegen interna miljö- och kvalitetsledningsarbete sker utifrån kraven i Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas. Fokus i arbetet är att genomföra konkreta förbättrande åtgärder inom såväl vårt interna miljö- och kvalitetsarbete som i vår rådgivning gentemot våra kunder. Ledningssystemet bygger på de fem grundelementen i ISO Våra mål formuleras inom bland annat områdena kompetens, avfall, energi, inköp och transporter. Miljöstegens styrelsen godkänner de ekonomiska och personella resurser som behövs för att säkerställa och möjliggöra miljö- och kvalitetsledningssystemets genomförande. Uppföljning av miljöarbetet och beslut om hur miljöarbetet ska bedrivas tas på ordinarie styrelsemöten, ungefär var fjärde månad. Ledningens genomgång och strategiska beslut Styrelse Miljö- och kvalitetsansvarig som upprättar, förvaltar, skapar engagemang och delaktighet och vidareutvecklar arbetet. Ordförande Följa rutiner, policyer mm, vara delaktig och engagerad i förbättringsarbetet Medarbetare Miljöstegen version 2:2017 3

4 3. Bakgrund till ledningssystemet Miljöstegen har arbetat med miljö- och kvalitetsarbete sedan starten Initialt enligt kraven i Svensk Miljöbas och sedan hösten 2016 har arbetet integrerats med Svensk Kvalitetsbas. 4. Ledarskap, ansvar och delaktighet Miljöstegen är en liten organisation och alla i styrelsen är delaktiga i beslutsfattandet gällande miljöoch kvalitetsförbättringar. Styrelsen ansvarar för ledningssystemets införande och drift och har en strategisk roll gällande målsättning och uppföljning. Styrelsen har definierat ansvar och roller inom miljö- och kvalitetsledningssystemet samt beslutat om miljö- och kvalitetsansvariges ansvar och befogenheter. Ordförande och tillika miljö- och kvalitetsansvarige ansvarar för upprättandet och förvaltandet av ledningssystemet. Hennes roll innebär även att skapa engagemang och delaktighet inom verksamheten. Miljöstegen har för närvarande en anställd som inte är delägare och som bjuds in att delta och engagera sig i verksamhetsutvecklingen och förbättringsarbetet. Dennes ansvar är att följa de rutiner och policyer som Miljöstegen tagit fram samt att bidra, genom förbättringsförslag, till utvecklandet av ledningssystemet. 5. Kompetens och kommunikation Miljöstegen består av tre medarbetare, där samtliga är utbildade inom hållbar utveckling och miljö, kvalitet och kvalitetsledning. Vi är alla godkända miljörevisorer enligt Svensk Miljöbas och två av medarbetarna är godkända revisorer enligt Svensk Kvalitetsbas. Annika har arbetat med miljödiplomering, miljöledning och miljö- och hållbarhetsutbildningar sedan början av 00-talet, initialt inom Stockholms stad och sedan hösten 2007 som delägare i Miljöstegen. Annika har varit med och startat upp Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas och sitter som ordförande i respektive förening. Joakim Iliste har arbetat med miljödiplomering, miljöledning och miljöutbildning sedan 2004, initialt i Stockholms stad och sedan 2007 som miljökonsult och delägare i Miljöstegen. Hedvig har arbetat med miljöfrågor sedan 2012 och med miljödiplomering, miljöledning, kvalitetsledning och hållbarhetsutbildningar sedan Kommunikation - internt och externt Miljöstegen har tagit fram illustrationer för att beskriva våra arbetsflöden, som utvärderas på årlig basis. Överenskommelse med kunder sker vanligtvis via offerering, som döps med namn, datum etc. som sedan läggs i mappen för årets offerter. Avrop och övriga överenskommelser i sker vanligtvis via mail, så att det ska vara lätt att spåra det som vi kommit överens om. Miljöstegen har en skriftlig rutin för säljprocessen etc. Miljöstegen version 2:2017 4

5 6. Sammanfattning av risker och möjligheter miljö och kvalitet Miljöstegen har genomfört en miljöutredning där miljöaspekter kartlags och rangordnats samt analyserats utifrån verksamhetens interna styrkor och svagheter samt externa möjligheter och hot. Internt, det vi själva kan påverka Styrkor Svagheter Externt, det vi inte själva kan påverka Möjligheter Hot Följande rangordning av miljöaspekter, risker och möjligheter har beslutats: 1. God kompetens inom miljö, kvalitet - och hållbarhetsarbete Miljöstegen är en konsultverksamhet som arbetar med hållbarhetsrådgivning gentemot både privata och offentliga aktörer. Vår främsta miljöpåverkan är således positiv eftersom vi har möjligheten att påverka våra kunder till att bli mer miljömedvetna. Ur ett kvalitetsperspektiv är det därför viktigt att vi som konsulter: har rätt kompetens, ger goda råd och leverera våra tjänster på ett sätt som upplevs positivt. För att möjliggöra detta har vi kartlagt våra arbetsprocesser och genomfört en SWOT-analys för att förstärka vår verksamhets styrkor och möjligheter och förhindra och avhjälpa svagheter och hot. 2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer Vår främsta negativa miljöpåverkan kommer från de inköp som görs till verksamheten. Våra inköp består framförallt av kontorsmaterial till vår administrativa del av verksamheten men även av livsmedel till våra utbildningar och temakvällar. Våra inköp styrs av väl förankrade inköpsrutiner som tydliggör att vi alltid, så långt det är möjligt, ska köpa in miljömärkta produkter och tjänster. Ur ett kvalitetsperspektiv är detta också viktigt för oss, då vi vill vara trovärdiga i våra roller som hållbarhetskonsulter. Vi vill stå för det vi säger och visa att hållbara inköp är möjliga inom många inköpskategorier. Inköpen Miljöstegen gör är också offentliga på det sätt att vi vid utbildningar och tematräffar visar upp de val vi har gjort för att inspirera andra. 3. Miljöanpassat och trafiksäkert transportsätt Vi på Miljöstegen reser mycket till kunder och samarbetspartners i hela landet, vilket bidrar till negativ miljöpåverkan även om det är ett led i att tillgodose våra kunders behov till stöd att minska deras miljöpåverkan. När vi reser väljer vi i första hand alltid kollektiva färdmedel och då framförallt tåg, pendeltåg eller buss. Även inom detta område är det viktig för oss att leva som vi lär, då det är genom kollektivt resande, jämfört med bil eller flyg, som transportsektorn kan bidra till en minskad klimatpåverkan. 4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Miljöstegen bedriver utbildningsverksamhet i de egna lokalerna, där genomförs utbildningar för enskilda företag såväl som öppna utbildningar för att tillgodose behovet hos kunderna att utbilda medarbetarna inom miljö och hållbarhet. Uppvärmning och elanvändning i de egna lokalerna bidrar även det till negativ miljöpåverkan. För att minska miljöbelastningen använder vi miljömärkt vindkraftsel och till uppvärmning används fjärrvärme. För att minska vår energiförbrukning har vi Miljöstegen version 2:2017 5

6 installerat timers till vissa ljuskällor, valt leverantör av molnserver som använder miljömärkt el, installerat en rörelsevakt och LED-belysning i delar av utbildningssalen samt har grenuttag till alla datorer och skärmar. Utöver detta har vi väl fungerande avstängningsrutiner som innebär att ingen belysning eller utrustning drar energi i onödan. 7. Miljö- och kvalitetspolicy Miljöstegen är ett kunskapsföretag som vill verka för en hållbar utveckling. Miljöstegens övergripande affärsidé är att genom konsulttjänster och utbildning stödja små och medelstora organisationer i deras hållbarhetsarbete. Miljöstegen verkar för att förebygga föroreningar i det egna interna miljöarbetet såväl som i arbetet med kunder och samarbetspartners. Miljöstegen arbetar med ständiga förbättringar gällande det interna miljö- och kvalitetsarbetet och i arbetet gentemot kunderna. Miljöstegens ambition är att sprida inspiration till sina kunder och samarbetspartners genom kompetens och trevligt bemötande. Vi verkar för nöjda kunder genom att: Se till och ta tillvara kundens specifika behov och möjligheter Vara nytänkande och utvecklingsorienterande Leverera enligt tidplan Ha goda interna rutiner Vara flexibla Internt har följande områden valts ut och prioriterats: 1. God kompetens inom miljö, kvalitet - och hållbarhetsarbete 2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer 3. Miljöanpassat transportsätt 4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Miljöstegens interna miljö- och kvalitetsarbete utvärderas och revideras kontinuerligt. Att efterleva gällande lagstiftning och myndighetskrav är en självklarhet. Miljöstegen antog en Miljöpolicy första gången den 31 januari 2008, som vidareutvecklades till en Miljö- och kvalitetspolicy. Miljöpolicyn uppdaterades senast den 2 juni Stockholm den 2 juni 2015 Annika Johansson Ordförande i Miljöstegen Miljöstegen version 2:2017 6

7 8. Miljö- och kvalitetsmål Övergripande mål: Miljöstegen ska bedriva ett effektivt ledningsarbete som uppfyller kraven i Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas som leder till minskad miljöbelastning, bättre interna rutiner och förbättrad kundnöjdhet. 1. God kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete Övergripande mål: Samtliga medarbetare ska ha goda kunskaper i miljö, kvalitets- och hållbarhetsarbete och våra kunder och samarbetspartners skall uppleva att företagets hållbarhetsarbete bedrivs seriöst % av medarbetarna ska fortbildas inom hållbarhetsrapportering och GRI 1.2 Samtliga medarbetare ska öka kompetensen gällande miljö- och kvalitetsledning och systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.3 Kompetensutveckling, samtliga medarbetare 1.4 Förbättra handledningsmaterial för miljödiplomering, kvalitetsdiplomering och integrerat material för båda för att förenkla för kunder att diplomeras. 1.5 Miljöstegens kundutbildningar ska genomföras där 85 % av utvärderingar ska ha minst 4 i framförande (på en femgradig skala). 1.6 Miljöstegen ledningssystemskunder ska till minst 75 % vara återkommande kunder. 1.7 Utveckla metoder som underlättar för Miljöstegens kunder att genomföra insatser på distans. 1.8 Sprida engagemang och kunskap om hållbar utveckling och genomföra två publika insatser per år för att minska miljöbelastningen i projekt vi samverkar med. 2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer Övergripande mål: Alla inköp skall utvärderas ur miljöhänseende, ekonomi och livslängd. 2.1 Datorer, kanoner etc som köps in ska vara miljömärkt 2.2 Minst 95 % av inköpta livsmedel till utbildningar etc. ska vara ekologiska. 3. Miljöanpassat och trafiksäkert transportsätt Övergripande mål: Alla transporter och resor till, från och inom företaget skall utvärderas ur miljöhänseende och ekonomi. 3.1 Utsläpp från fossila bränslen från bil ska kompenseras med investering i projekt i utvecklingsländer. 4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Övergripande mål: Energianvändningen skall minimeras och goda släcknings- och avstängningsrutiner ska upprätthållas. 4.1 Elanvändningen på kontoret ska minska med 10% 2016, jämfört med Miljöstegen version 2:2017 7

8 5. Välfungerande avfallshantering Övergripande mål: Allt avfall ska tas omhand på ett miljöanpassat sätt 5.1 Förbättra källsorteringsutrymmet i utbildningssalen. 9. Genomförda förbättringar och rutiner Miljöstegen började arbeta strukturerat med miljö- och kvalitetsfrågor vid företagsstarten hösten 2007 och har sedan dess uppnått följande: Dokumentation och rutiner Miljöutredning och kvalitetskartläggning Verksamhetshandbok - med policy, mål etc Utbildningsplan för samtliga medarbetare Miljölagkravförteckning Inköpspolicy Resepolicy - muntlig Genomförda förbättringar Kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete Intern återkoppling och erfarenhetsutbyte Årlig fortbildning inom miljö, hållbarhet och kvalitet Samtliga medarbetare deltar årligen i kompetenshöjande aktiviteter Reduktionsenheter i ett vindkraftprojekt i Indien, motsvarande 6,6 ton koldioxid Europeiska Ungdomsparlamentet (EUP) Sveriges konferens i Stockholm >>>länk Menskoppar för kvinnor i Burkina Faso >>>länk Trädplantering i Burkina Faso >>>länk Investering i solceller i ett kvarter i Nakamtenga, Burkina Faso Ekonomiskt stöd till Yennenga Progress verksamhet Ideellt arbete och ekonomiskt stöd i/ till Yennenga, Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer Samtliga inköps föregås av utvärdering ur miljösynpunkt utifrån vår inköpspolicy för att prioritera miljökrav vid inköp Inköpen mäts i förhållande till inköpspolicyn via baskontonummer i bokföringen Samtliga städ- och hygienkemikalier är miljömärkta Livsmedel som köps in till utbildningar, möten och temakvällar är ekologiskt Alla handdukar och gardiner är miljömärkta Datorer och skärmar är TCO-märkta Diskmaskin, skrivare och TV är Svanen-märkta Möbler och inventarier är till största delen begagnade, några möbler som är svanenmärkta. Tre hyllor är nyinköpta och är ej miljömärkta Målning av lokalen har skett med Svanen-märkt färg och kemikaliefri jordfärg Miljöstegen version 2:2017 8

9 Åskådliggjort en större mängd miljömärkta produkter i lokalen, t.ex.: möbler, textilier, golvmaterial, färger, kontorsmaterial etc. Miljöanpassat och säkert transportsätt Väljer tåg för resor inom Sverige och om så inte är möjligt kompenseras för dessa genom investering i reduktionsenheter Väljer leverantörer i närområdet för att minimera transporter av varor Har som policy att efterfråga miljöbil när vi hyr bil och åker taxi Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Investerar i 1 vindkraftsandel och resterande el är även den vindkraft och miljömärkt Investerat i Svanen-märkt kopiator/skrivare och diskmaskin Inventerat behovet av LED och ersätter kontinuerligt glödlampor och lågenergilampor då de går sönder Har grenuttag vid samtliga arbetsplatser Har påverkat hyresvärden att isolera fönstren i hela lokalen Delar av armaturerna i utbildningssalen är LED Åskådliggjort möjliga energibesparande åtgärder/produkter i lokalen Avstängnings- och släckningsrutiner Välfungerande avfallshantering Allt kontorspapper, glas, metall och kartong sorteras och lämnas till återvinning Har avtal med renhållningsbolag som hämtar kontorspapper Farligt avfall källsorteras Minskat kontorspappersavfallet och pappershanddukar Komposterar kaffesump, frukt och grönsaker Miljöstegen version 2:2017 9

10 Indikatorer som följs upp på årsbasis Aktivitet Antal anställda Antal besökare i lokalen Kundnöjdhet utbildning - femgradig skala(4:or och 5:or gällande framförande) - Grundläggande miljökunskap enkäter 5: 35% 4:42% Sa:76% : 33% 4:38% 3: 2% 2: 0,06% - Miljöbalken :28% 4:69% 3:0,04% - Ledningssystem och ledningsgrupper Kundnöjdhet - Andel återkommande kunder - ledningssystem Kundnöjdhet - kundnöjdhetsenkät Antal deltagare på utbildningarna Utbildningstimmar - internt (medarbetarna) : 66% 4:25% 3:0,08% Börjar mätas Genomförs under Energi - fjärrvärme (kwh), schablon 132kWh/m kwh/m kwh/ m kwh/ m kwh/ m kwh/ m kwh/m2 Energi - el (kwh) Miljömärkt el (kwh) Vindkraftandelar Kollektivtrafik i mil Stockholmsområdet Tåg - mil 2 097mil Flygtimmar 4 3 1, Miljöstegen version 2:

11 Aktivitet Fossila bränslen 60 diesel diesel 50 12, diesel(evoluti on) Biobränsle (l) Transporter, leveranser per år Leverantörer som uppfyller en eller flera av miljökraven i inköpspolicyn Miljömärkt kontorspapper Ekologiska livsmedel (i kr) Andel miljömärkt elektronisk utrustning % 64% 55% 75% 75% 75% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Ca 90 % 92% 97,10% 87% 97% 99% 98% 6 av av av av av av av 13 Miljömärkta rengöringsmedel, tvål mm Eco-cotton/GOTS handdukar Begagnade kontorsmöbler mm 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99% 99% 99% Miljömärkta Golv 4% 4% 12% 69% 69% 69% 69% 10. Avvikelsehantering och förbättringsförslag Avvikelser tas upp direkt när de har hänt och beslut om korrigeringar tas omgående, de registreras och hanteras även att på ordinarie styrelsemöten. På styrelsemötena tas även upp och beslutas om hur: avvikelser upptäcks, utreds, åtgärdas, kommuniceras och följs upp förbättringsförslag hanteras. Förbättringsförslag diskuteras kontinuerligt och tas formellt upp vid avvikelserapportering, inför uppdatering a v mål och handlingsprogram, ledningens genomgång mm. Miljöstegen version 2:

12 11. Sammanfattning av intressenter och processer Miljöstegen har genomfört en intressentanalys där kunders- och andra intressenters krav på oss har kartlagts. Relevanta intressenter: Kunder Myndigheter Svensk Miljöbas Svensk Kvalitetsbas KFO Underleverantörer Nedan illustreras Miljöstegens övergripande process Miljöstegen version 2:

13 12. Intern uppföljning och revision Aktivitet Kontinuerlig uppföljning Årlig uppföljning Mål och handlingsplan Kundnöjdhet - utbildningar Kundnöjdhet - ledningssystem Synpunkter från intressenter Avvikelser Övrigt förbättringsarbete Genomförda revisioner Mål och handlingsplaner följs upp kontinuerligt och vid styrelsemöten Utvärdering sker vid utbildningstillfällena. De flesta av Miljöstegens kunder är årligt återkommande. Kontinuerligt när de uppstår, samt i samband med styrelsemöten Diskuteras kontinuerligt i arbetsgruppen och om stora investeringar tas beslut i styrelsen. En större uppföljning och resultatuppföljning sker på våren inför revision och årsmöte En kundnöjdhetsenkät skickas ut första gången våren 2017, planen är att skicka ut enkät varje till vartannat år. En kundnöjdhetsenkät skickas ut första gången våren 2017, planen är att skicka ut enkät varje till vartannat år framöver. En intressentenkät skickas ut första gången våren 2017, planen är att göra en undersökning vart annat år framöver. Sammanställning på årsbasis under våren inför revision och årsmöte. Revisor November 2013 Morgan Pettersson, Järfälla kommun, Miljörevision enligt Svensk Miljöbas 2014 Januari 2015 Januari 2016 Maj 2017 Ingen revision genomfördes Per Nordenfalk, Järfälla kommun, Miljörevision enligt Svensk Miljöbas EEM, Anna- Karin Wengsevik, Miljörevision enligt Svensk Miljöbas Yggdrasil, Petra Michélsen, revision enligt Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas. Miljöstegen version 2:

14 13. Bindande och legala krav De bindande krav Miljöstegens intressenter har på verksamheten är: 1. Den lagstiftning som finns rörande att bedriva verksamhet, såsom skattelagstiftning, bokföringslagstiftning, arbetsmiljölagstiftning etc. 2. Miljö- och kvalitetskrav från kunder 3. Åtagande Miljöstegen har utifrån att vara godkänd utfärdare i såväl Svensk Miljöbas som Svensk Kvalitetsbas 4. Åtagande de godkända revisorerna har enligt Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas 5. Det kollektivavtal vi har genom medlemskap i KFO 14. Bilagor och arbetsverktyg Mål och handlingsplan Rutiner o Laglista -följa upp bindande och legala krav o Inköpsrutiner o Kommunikation med kunder o Kompetensutveckling o Avvikelser o Ledningens genomgång Miljöstegen version 2: