[KVALITETS-OCH MILJÖBERÄTTELSE]

Transkript

1 Företagsnamn Miljöstegen Organisationsnummer Adress Drakenbergsgatan 27, nb Postadress Stockholm Antal anställda 3 Ordförande och miljöoch kvalitetsasvarig Annika Johansson Tfn: E-post: annika.johansson@miljsotegen.se Hemsida Miljöstegen version 2:2017 1

2 1. Innehåll 2. Organisation och verksamhet Bakgrund till ledningssystemet Ledarskap, ansvar och delaktighet Sammanfattning av risker, möjligheter och miljöpåverkan Miljö- och kvalitetspolicy Verksamhetsmål inom miljö och kvalitet Genomförda förbättringar och rutiner... 8 Dokumentation och rutiner... 8 Kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete... 8 Inköp och leverantörer... 8 Miljöanpassat och säkert transportsätt... 9 Effektiv energianvändning i de egna lokalerna... 9 Välfungerande avfallshantering... 9 Indikatorer som följs upp på årsbasis Avvikelsehantering och förbättringsförslag Intern uppföljning och revision Miljöstegen version 2:2017 2

3 2. Organisation och verksamhet Miljöstegen i Stockholm startade hösten 2007 och bedriver utbildnings - och konsultverksamhet inom hållbar utveckling. Vår primära målgrupp är små- och medelstora organisationer. Vi arbetar årligen med ca 100 organisationer med miljöledning enligt Svensk Miljöbas och/eller ISO och kvalitetsledning enligt Svensk Kvalitetsbas och/eller ISO Vi utbildar årligen ca inom miljö, hållbarhet kvalitetsledning etc. Miljöstegen interna miljö- och kvalitetsledningsarbete sker utifrån kraven i Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas. Fokus i arbetet är att genomföra konkreta förbättrande åtgärder inom såväl vårt interna miljö- och kvalitetsarbete som i vår rådgivning gentemot våra kunder. Våra mål formuleras inom bland annat områdena kompetens, inköp, transporter och energi. 2.1 Bakgrund till ledningssystemet Miljöstegen har arbetat med miljö- och kvalitetsarbete sedan starten Initialt enligt kraven i Svensk Miljöbas och sedan hösten 2016 har arbetet integrerats med Svensk Kvalitetsbas. Miljö- och kvalitetsledningssystemet omfattar hela Miljöstegens verksamhet. 2.2 Ledarskap, ansvar och delaktighet Ledningens genomgång och strategiska beslut Styrelse Miljö- och kvalitetsansvarig upprättar, förvaltar, skapar engagemang och delaktighet och vidareutvecklar arbetet. Ordförande Följa rutiner, policyer mm, vara delaktig och engagerad i förbättringsarbetet Medarbetare Miljöstegen är en liten organisation och alla i styrelsen är delaktiga i beslutsfattandet gällande miljöoch kvalitetsförbättringar. Styrelsen ansvarar för ledningssystemets införande och drift och har en strategisk roll gällande målsättning och uppföljning. Styrelsen har definierat ansvar och roller inom miljöledningssystemet samt beslutat om miljöansvariges ansvar och befogenheter. Ordförande och tillika miljöansvarig ansvarar för upprättandet och förvaltandet av ledningssystemet. Hennes roll innebär även att skapa engagemang och delaktighet inom verksamheten. Miljöstegen har för närvarande en anställd som inte är delägare som bjuds in att delta och engagera sig i Miljöstegen version 2:2017 3

4 verksamhetsutvecklingen och förbättringsarbetet. Samtliga medarbetares ansvar är att följa de rutiner och policyer som Miljöstegen tagit fram samt att bidra, genom förbättringsförslag, till utvecklandet av ledningssystemet. Miljöstegens styrelsen godkänner de ekonomiska och personella resurser som behövs för att säkerställa och möjliggöra miljö- och kvalitetsledningssystemets genomförande. Uppföljning av miljöarbetet och beslut om hur miljöarbetet ska bedrivas tas på ordinarie styrelsemöten, ungefär var fjärde månad. 3. Sammanfattning av risker, möjligheter och miljöpåverkan En miljöutredning gjordes första gången i januari 2009, miljöutredningen uppdateras varje år eller vid större verksamhetsförändringar. Betydande miljöaspekterna kvantifieras och utvärderas årligen och redovisas i denna miljöberättelse. Bedömningen av våra betydande miljöaspekter har gjorts utifrån de 16 nationella miljökvalitetsmålen. Sedan 2016 arbetar Miljöstegen med att bedöma risker och möjligheter gällande kvalitet. Miljöstegen har genomfört en utredning där processer och intressenter kartlagts och analyserats. Genom en SWOT-analys har utmaningar och möjligheter kartlagts, utifrån den har risker och möjligheter analyserats och rangordnats, enligt punkt 1 och 2 nedan. Följande rangordning av miljöaspekter, risker och möjligheter har beslutats 1. Kompetens inom miljö, kvalitets- och hållbarhetsarbete 2. Leverantörer och inköp 3. Tjänsteresor och persontransporter 4. Energi 3.1 Kompetens inom miljö, kvalitet - och hållbarhetsarbete Vår egen kompetens och vår kommunikation bedöms som mycket viktiga områden, eftersom vår vägledning och förmåga att inspirerar andra ger stora återverkningar i våra kunders miljöarbete. Lyckas vi är dessa även positiva miljöaspekter. Möjlighet: Bred kompetens med stort engagemang och vilja att göra bra saker Risk: Rutiner som sätts upp följs inte alltid Roligare att göra vissa saker än andra 3.2 Leverantörer och inköp Våra inköp utgörs främst av livsmedel och frukt (till utbildningar, temakvällar och möten), papper och övrigt kontorsmaterial till handledningsmaterial, utbildningar mm. Möjlighet: Miljöstegen version 2:2017 4

5 De interna rutinerna fungerar i stort sett väldigt bra Risk: Vid större inköp och/eller förändringar tar det ganska lång tid att få fram de tjänster/produkter som lever upp till det vi vill ha. Samarbeten och underleverantörer Möjlighet: Miljöstegen har ett brett kontaktnät inom miljö- och hållbarhetssverige vilket borgar för att vi ofta får ut det vi vill av samarbetet med andra som vi anlitar som underleverantörer (utbildare inom olika områden, revisorer etc.) Risk: Samarbete med andra innebär alltid en risk att de inte levererar enligt överenskommelse med oss, vilket kan medföra att vi inte kan hålla det vi lovat våra kunder. 3.3 Tjänsteresor och persontransporter Tjänsteresor sker övervägande med kollektiva färdmedel, buss, T-bana, pendel- och fjärrtåg. Vid resor ute i landet ibland kompletterat med taxi. Ett visst resande med taxi kan ske lokalt i undantagsfall och miljötaxi är alltid förstahandsval. Miljöstegen har ingen tjänstebil, när bil används inom företaget hyrs den och miljöbil efterfrågas. Leverantörstransporter till utgörs av personbil eller lätt lastbil för hämtning av returpapper, servicefordon kopieringsmaskin och någon enstaka leverans av material. 3.4 Energi Våra lokaler värms upp av fjärrvärme, uppgift om faktisk förbrukning per år saknas. Sedan 1 februari 2008 abonnerar Miljöstegen på miljömärkt vindkraft och äger en vindkraftsandel. Miljöstegen version 2:2017 5

6 4. Miljö- och kvalitetspolicy Miljöstegen är ett kunskapsföretag som vill verka för en hållbar utveckling. Miljöstegens övergripande affärsidé är att genom konsulttjänster och utbildning stödja små och medelstora organisationer i deras hållbarhetsarbete. Miljöstegen verkar för att förebygga föroreningar i det egna interna miljöarbetet såväl som i arbetet med kunder och samarbetspartners. Miljöstegen arbetar med ständiga förbättringar gällande det interna miljö- och kvalitetsarbetet och i arbetet gentemot kunderna. Miljöstegens ambition är att sprida inspiration till sina kunder och samarbetspartners genom kompetens och trevligt bemötande. Vi verkar för nöjda kunder genom att: Se till och ta tillvara kundens specifika behov och möjligheter Vara nytänkande och utvecklingsorienterande Leverera enligt tidplan Ha goda interna rutiner Vara flexibla Internt har följande områden valts ut och prioriterats: 1. God kompetens inom miljö, kvalitet - och hållbarhetsarbete 2. Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer 3. Miljöanpassat transportsätt 4. Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Miljöstegens interna miljö- och kvalitetsarbete utvärderas och revideras kontinuerligt. Att efterleva gällande lagstiftning och myndighetskrav är en självklarhet. Miljöstegen antog en Miljöpolicy första gången den 31 januari 2008, som vidareutvecklades till en Miljö- och kvalitetspolicy. Miljöpolicyn uppdaterades senast den 2 juni Stockholm den 2 juni 2015 Annika Johansson Ordförande i Miljöstegen Miljöstegen version 2:2017 6

7 5. Verksamhetsmål inom miljö och kvalitet Mål med ledningssystemet Miljöstegen ska bedriva ett effektivt ledningsarbete som uppfyller kraven i Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas. Arbetet ska leda till minskad miljöbelastning, bättre interna rutiner och förbättrad kundnöjdhet. 5.1 God kompetens inom miljö, kvalitet och hållbarhetsarbete Övergripande mål: Samtliga medarbetare ska ha goda kunskaper i miljö, kvalitets- och hållbarhetsarbete och våra kunder och samarbetspartners skall uppleva att företagets hållbarhetsarbete bedrivs seriöst 50% av medarbetarna ska fortbildas inom hållbarhetsrapportering och GRI Samtliga medarbetare ska öka kompetensen gällande miljö- och kvalitetsledning och systematiskt arbetsmiljöarbete. Förbättra handledningsmaterial för miljödiplomering, kvalitetsdiplomering och integrerat material för båda för att förenkla för kunder att diplomeras. Miljöstegens kundutbildningar ska genomföras där 85 % av utvärderingar ska ha minst 4 i framförande (på en femgradig skala). Miljöstegens kundutbildningar ska genomföras där minst 80 % av utvärderingar ska ha minst 4 gällande helhetsintryck (på en femgradig skala). Miljöstegen ledningssystemskunder ska till minst 75 % vara återkommande kunder. Utveckla metoder som underlättar för Miljöstegens kunder att genomföra insatser på distans. 5.2 Miljö- och kvalitetsaspekter avseende inköp och leverantörer Övergripande mål: Alla inköp ska utvärderas r miljöhänseende, ekonomi och livslängd Datorer, kanoner etc som köps in ska vara miljömärkta Minst 95 % av inköpta livsmedel till utbildningar etc. ska vara ekologiska. 5.3 Miljöanpassat och trafiksäkert transportsätt Övergripande mål: Alla transporter och resor till, från och inom företaget skall utvärderas ur miljöhänseende och ekonomi. Utsläpp från fossila bränslen från bil ska kompenseras med investering i projekt i utvecklingsländer. 5.4 Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Övergripande mål: Energianvändningen skall minimeras och goda släcknings- och avstängningsrutiner ska upprätthållas. Elanvändningen på kontoret ska minska med 10% 2017, jämfört med Miljöstegen version 2:2017 7

8 5.5 Välfungerande avfallshantering Övergripande mål: Allt avfall ska tas omhand på ett miljöanpassat sätt Förbättra källsorteringsutrymmet i utbildningssalen. 6. Genomförda förbättringar och rutiner Miljöstegen började arbeta strukturerat med miljö- och kvalitetsfrågor vid företagsstarten hösten 2007 och har sedan dess uppnått följande: Dokumentation och rutiner Miljö- och kvalitetskartläggning med rangordning av miljöaspekter, risker och möjligheter Miljö- och kvalitetsberättelse- med policy, mål etc Utbildningsplan för samtliga medarbetare Administrativa rutiner och kommunikationsrutiner Lagkravförteckning Inköpsrutiner Resepolicy - muntlig Genomförda förbättringar Kompetens inom miljö, kvalitet- och hållbarhetsarbete Intern återkoppling och erfarenhetsutbyte Årlig fortbildning inom miljö, hållbarhet och kvalitet Samtliga medarbetare deltar årligen i kompetenshöjande aktiviteter Reduktionsenheter i ett vindkraftprojekt i Indien, motsvarande 6,6 ton koldioxid Europeiska Ungdomsparlamentet (EUP) Sveriges konferens i Stockholm >>>länk Menskoppar för kvinnor i Burkina Faso >>>länk Trädplantering i Burkina Faso >>>länk Investering i solceller i ett kvarter i Nakamtenga, Burkina Faso Ekonomiskt stöd till Yennenga Progress verksamhet Ideellt arbete och ekonomiskt stöd i/ till Yennenga, Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas Inköp och leverantörer Samtliga inköps föregås av utvärdering ur miljösynpunkt utifrån vår inköpspolicy för att prioritera miljökrav vid inköp Inköpen mäts i förhållande till inköpspolicyn via baskontonummer i bokföringen Samtliga städ- och hygienkemikalier är miljömärkta Livsmedel som köps in till utbildningar, möten och temakvällar är ekologiskt Alla handdukar och gardiner är miljömärkta Datorer och skärmar är TCO-märkta Diskmaskin, skrivare och TV är Svanen-märkta Miljöstegen version 2:2017 8

9 Möbler och inventarier är till största delen begagnade, några möbler som är svanenmärkta. Tre hyllor är nyinköpta och är ej miljömärkta Målning av lokalen har skett med Svanen-märkt färg och jordfärg Åskådliggjort en större mängd miljömärkta produkter i lokalen, t.ex.: möbler, textilier, golvmaterial, färger, kontorsmaterial etc. Miljöanpassat och säkert transportsätt Väljer tåg för resor inom Sverige och om så inte är möjligt kompenseras för dessa genom investering i reduktionsenheter Väljer leverantörer i närområdet för att minimera transporter av varor Har som policy att efterfråga miljöbil när vi hyr bil och åker taxi Effektiv energianvändning i de egna lokalerna Investerar i 1 vindkraftsandel och resterande el är även den vindkraft och miljömärkt Investerat i Svanen-märkt kopiator/skrivare och diskmaskin Inventerat behovet av LED och ersätter kontinuerligt glödlampor och lågenergilampor då de går sönder Har grenuttag vid samtliga arbetsplatser Har påverkat hyresvärden att isolera fönstren i hela lokalen Delar av armaturerna i utbildningssalen är LED Åskådliggjort möjliga energibesparande åtgärder/produkter i lokalen Avstängnings- och släckningsrutiner Välfungerande avfallshantering Allt kontorspapper, glas, metall och kartong sorteras och lämnas till återvinning Har avtal med renhållningsbolag som hämtar kontorspapper Farligt avfall källsorteras Minskat kontorspappersavfallet och pappershanddukar Komposterar kaffesump, frukt- och grönsaksrester Indikatorer som följs upp på årsbasis Aktivitet Antal anställda Antal besökare i lokalen Antal deltagare på utbildningarna Utbildningstimmar internt (medarbetarna) Siffrorna ej summerade ännu Siffrorna ej summerade Miljöstegen version 2:2017 9

10 ännu Kundnöjdhet utbildning - femgradig skala(4:or och 5:or gällande framförande) - Grundläggande miljökunskap 127 enkäter 5: 35% 4:42% Sa:76% 5: 33% 4:38% 3: 2% 2: 0,06% - Miljöbalken 5:28% 4:69% 3:0,04% - Ledningssystem och ledningsgrupper Kundnöjdhet - Andel återkommande kunder - ledningssystem Kundnöjdhet - kundnöjdhetsenkät Energi fjärrvärme (kwh), schablon 131kWh/m kwh/ m kwh/m 2 5: 66% 4:25% 3:0,08% 91 % av de som svarade på enkäten 89% har gett 4 eller 5 i betyg 100% har gett 4 eller 5 i betyg 95% har gett 4 eller 5 i betyg Siffrorna ej summerade ännu Siffrorna ej summerade ännu 131 kwh/m2 131 kwh/m2 Vindkraftandelar Kollektivtrafik i mil Stockholmsområdet Tåg mil mil Flygtimmar 8, Fossila bränslen 60 diesel 45 diesel Biobränsle (l) Transporter, leveranser per år Leverantörer som uppfyller en eller flera av miljökraven i inköpspolicyn 50 12, diesel(evolution ) Ca 65 % 75% 75% 75% 75% Miljömärkt kontorspapper 100% 100% 100% 100% 100% Ekologiska livsmedel (i kr) Ca 95 % 97% 99% 98% 96% Andel miljömärkt elektronisk utrustning 10 av av av av av 14 Miljöstegen version 2:

11 Miljömärkta rengöringsmedel, tvål mm 100% 100% 100% 100% 100% Eco-cotton/GOTS handdukar Begagnade kontorsmöbler mm 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99% 99% 99% 99% Miljömärkta Golv 4% 69% 69% 69% 69% 7. Avvikelsehantering och förbättringsförslag Avvikelser tas upp direkt när de har hänt och beslut om korrigeringar tas omgående, de registreras och hanteras även att på ordinarie styrelsemöten. På styrelsemötena tas även upp och beslutas om hur: avvikelser upptäcks, utreds, åtgärdas, kommuniceras och följs upp förbättringsförslag hanteras. Förbättringsförslag diskuteras kontinuerligt och tas formellt upp vid avvikelserapportering, inför uppdatering a v mål och handlingsprogram, ledningens genomgång mm. 8. Intern uppföljning och revision Aktivitet Kontinuerlig uppföljning Årlig uppföljning Mål och handlingsplan Avvikelser Övrigt förbättringsarbete Ledningens genomgång Mål och handlingsplaner följs upp kontinuerligt och vid styrelsemöten Kontinuerligt när de uppstår, samt i samband med styrelsemöten Diskuteras kontinuerligt i arbetsgruppen och om stora investeringar tas beslut i styrelsen. På ordinarie styrelsemöten som sker under året väljs hela eller delar av kvalitets- och miljöarbetet ut och beslutas om kontinuerligt Revisioner enligt Svensk Miljöbas och Svensk Kvalitetsbas En större uppföljning och resultatuppföljning sker på våren inför revision och årsmöte Sammanställning på årsbasis under våren inför revision och årsmöte. En större uppföljning och sammanställning görs inför revision och årsmöte. En gång per år tas helheten av kvalitets- och miljöarbetet upp, gås igenom, utvärderas och beslut fattas om korrigeringar och förbättringar Miljöstegen version 2:

12 Revisor Svensk Miljöbas, Per Nordenfalk, Svensk Miljöbas, Anna-Karin Wengsevik, Svensk Kvalitetsbas och Miljöbas, Petra Michélsen, Planeras till maj Miljöstegen version 2: