South Baltic. South Baltic Cross-border Co-operation Programme Information och kommunikation

Transkript

1 South Baltic South Baltic Cross-border Co-operation Programme Information och kommunikation Lena Westman,Contact Point Sweden/Kalmar Karlskrona 2-3 september

2 Kommunikationsdokument för SB-programmet Kommunikation på programnivå - EC Regulation 1828/2006 (KOMs förordning). - South Baltic Communication Plan Årlig kommunikationsplan. - Programmanual. 2

3 Dokument kring kommunikation på projektnivå Ansökan: Component 2 Communication and Dissemination. Programmanual: Information and Communication. Project Progress Report: Component 2: AR1 - AR4. Aktivitet, indikator, resumé etc. Guidelines on Filling in and submitting Application form: 3.2 Part Component 2 Communication and Dissemination. Subsidy Contract: 9 Information and Publicity. 11:9 LBs Obligations. Partnership Agreements. Roll och ansvarsfördelning om ex information och PR. 3

4 Primära målgrupper - Allmänheten i programområdets regioner. - Potentiella och bifallna projektägare. - Slutmottagare av projektresultat. - Media i södra Östersjöområdet. - Institutioner aktiva i genomförandet. - EU-Kommissionen. Era framtida potentiella samverkanspartners el sponsorer! 4

5 Viktiga kommunikationsverktyg - Programmets websida: - Trycksaker: broschyr och faktablad från JTS - Programmets nyhetsblad Compass (4 ggr/år) - Regionala nyhetsbrev och gratiskanaler - Möten: MatchMake, LB-seminarier, öppen konsultation - Lokala, regionala, nationella och Panbaltiska infomöten - Samverkan med media på program- och projektnivå (Artiklar,pressmeddelande, utlysning, presskonferens) - CP: rådgivning, personligt möte, tel, mail, partnersök - PR-material med en bra funktion används = syns! 5

6 Intern kommunikation Målgrupp - Projektpartners - Projektpartners egna organisationer - Konsulter, ideella organisationer etc - Finansiell och administrativ personal 6

7 Intern kommunikation Mål: - Organiserat informationsflöde mellan projektägare och projektpartners samt mellan projektpartners. - Säkerställ att alla projektpartners identifierar sig med projektets primära mål. - Få alla att se sig som en del av en större enhet (ert gemensamma projekt) så parterna inte bara koncentrerar sig på sina egna lokala aktivititer. 7

8 Kommunikationsflöde inom projektet och JTS (programkontoret i Gdansk) JTS LB PARTNER PARTNER PARTNER FLC FLC 8

9 Intern kommunikation Verktyg - Interna nyhetsbrev: mail, online, trycksaker etc - Internet: websidor och intranät - Virtuella möten; Skype, Marratech, etc (spar pengar, restid och kan bidra till kontinuitet) - Möten - Direktkontakt 9

10 Ansökan: Component 2 Kommunikation och spridning Ange och förklara val av målgrupp, metod och verktyg Vilken målgrupp ska nås av information? Ska även andra speciella målgrupper nås? (Ex beslutsfattare, politiker, universitet) Hur ska dessa utvalda målgrupper nås? Kreativa nyskapande verktyg - metoder är välkomna! 10

11 Partnership Agreements Viktigt instrument för intern projekt management även för informationsansvarig Speciellt om något går fel (ex partner/lb uppfyller inte sitt ansvar) Obligatoriskt formellt kontrakt mellan LB projektpartner där rollfördelning och ansvarsområden, skyldigheter och rättigheter etc ska framgå. Ex kring finansiell kontroll, detaljerad budget för partners resp gemensamma kostnader, rapportering, återbetalning, hantering vid konflikter, information och PR (copyright, användande av logga) etc. Partnership Agreements är en viktig del i kommunikationen kring projektet! 11

12 Praktiska råd kring Aktivitetsrapporten Följ instruktioner i fält och handledning. Beskriv tydligt, kort och konkret. Använd en enkel terminologi som även lekmän förstår. Referera till planen i ansökan vid beskrivning av genomförda aktiviteter. Rapporten är en viktig del i kommunikationen kring projektet! 12

13 Ex på Aktivitetsrapport kring kommunikation och spridning AR 1 Activities Compon ent no. 2 Title: Communication and dissemination Realisation period Planned activities From (report. period) To (report. period) Realised activities in the reporting period (max characters) Outputs delivered in the reporting period Differences between realised activities and the work plan, their reasons and their justification Building up and continuous updates of a project website I/2009 II/2011 Second major update carried through. Component leaders delivered texts and documents for the download section. 1 updated project website 2 nd major update was planned for the 4 th reporting period but already realized in the 3 rd as all intermediate results that should have been published in this course are already available. Alla kostnader, intäkter, etc i rapporten måste ha en tydlig koppling till aktivititeter och resultat som beskrivs i AR 1. 13

14 Extern kommunikation Projektnivå Målgrupper Verktyg Projektidé Godkänt projekt Genomförande Avslutning Potentiella partners och nyckelpersoner Nyckelpersoner Allmänheten Nyckelpersoner Primära målgrupper Allmänheten Nyckelpersoner Primära målgrupper Allmänheten Projektidé testas på möten Informationsblad Projektmöten Kick-off, Press release Websida och faktablad Websida Konferenser Mediatäckning Publikationer, enkät etc Websida (kvar 5 år) Avslutningskonferens Mediatäckning; tidning, fackpress, radio och TV 14

15 Extern kommunikation Projektets websida Det strategiskt viktigaste kommunikationsverktyget. - Krav på enkelhet, användarvänlig och uppdaterad. - Tre viktiga hörnstenar: design, struktur och innehåll. OBS! EU-krav: 5 år efter projektslut ska websida finnas kvar. 15

16 Extern kommunikation Basinformation på projektets websida: Projektet - Genomförande - Resultat och aktiviteter - Kontaktpersoner - Programlogga, EU-logga (reg. fond), länk till programweb etc. Be alla partners uppdatera sina medialistor. Skicka löpande får aktuell information! 16

17 Kommunikationskrav South Baltic Programmets logga och EU logga Vid offentliggörande om projektet måste kopplingen till både South Baltic-program och EU-stöd framgå. Loggor laddas ned via 17

18 Kommunikationskrav Använd Visual Identity Manual of the South Baltic Programme Loggor krävs här: - Websida. - Dokument (rapporter, presentationer, korrespondens etc). - Publikationer, PR-material (T-shirts etc). - Press releaser och nyhetsbrev. - Skyltar etc. - Vid projektevenemang ska program- och EU-logga synas. - Utrustning finansierad av EU måste märkas upp. Märkningen ska behållas även efter projektets slut. Undantag: - För små PR-artiklar (pennor etc) krävs enbart EU-logga. 18

19 Information och offentlighetskrav Stödmottagare ska, genom information och skyltning, säkerställa att allmänhet och projektdeltagare får kännedom om att projektet och dess aktiviteter delfinansieras av Europeiska Regionala Utvecklingsfonden. Källa: Tillväxtverket till svenska stödmottagare i Europeiskt Territoriellt Samarbete (ETS). 19

20 Information och offentlighetskrav Informations och offentlighetsåtgärder ska särskilt redovisas i läges och slutrapporter. Kostnader för tryckning av broschyrer, visitkort, annonsering mm är stödberättigande endast om EUlogga och hänvisning till Europeiska unionen finns med. Detta gäller för små reklamföremål, i övrigt måste även hänvisning göras till Europeiska regionala Utvecklingsfonden. Källa: Tillväxtverket till svenska stödmottagare i ETS. 20

21 JTS:s kommunikationskanaler JTS ger PR-stöd till alla projekt. Resultat publiceras på: Programmets websida Nyhetsbladet Compass som utkommer 4 ggr/år. Kontakt: JTS Information Manager: Akvile.normantiene@southbaltic.eu (barnledig) Dominika.butkiewicz@southbaltic.eu (t o m ) 21

22 EU-komissionärens råd Genomför programmets strategi. Ha en strategisk plan med aktiviteter till Ha ett underifrån-perspektiv. Presentera modeller och bra samverkansprojekt. Genomför praktiska realistiska goda exempel. Gör Östersjöregionen till modell för hela EU! 22

23 Östersjöregionen

24 Slutligen. Det var så många bra projekt vi visste alldeles för lite om så.. 1. Skapa påtagliga resultat. 2. Skicka ut tydliga budskap. 3. Visa upp konkret regionalt arbete via EU-stöd. Lycka till vi stöttar er hela projekttiden! Lena Westman, Contact Point Sweden-Kalmar 24