Årsstämma. Lördagen den 30 juni 2018 kl.10,00 Församlingshemmet, Klövedal Årsredovisning

Transkript

1 Årsstämma Lördagen den 30 juni 2018 kl.10,00 Församlingshemmet, Klövedal Årsredovisning

2 Innehåll sidan Dagordning och kallelse till stämman 1 Förord 2 Styrelse, revisorer och valberedning 3 Styrelsens arbete och ansvarsområde 4 Verksamheten Info Vatten och Avlopp 5 6 Balansrapport, Resultatrapport, Budget & Utfall samt Budgetförslag : - Vatten o Administration 9 - Avlopp 10 - Väg 11 - Bryggan 12 Finansiell redovisning av pumphusombyggnaden 12 Revisorernas berättelse 13 Inkomna motioner 14 Valberedningens förslag till Styrelse, Revisorer samt Valberedning 14 Debiteringslängd, Vatten o Administration Debiteringslängd, Avlopp Debiteringslängd, Väg Debiteringslängd, brygg 21 Fullmakt 22

3 Medlemmarna i Tådås väg och samfällighetsförening kallas till Ordinarie föreningsstämma 2018 Tid: Lördagen den 30 juni 2018 kl. 10,00 Plats: Församlingshemmet, Klövedal Dagordning 1. Val ordförande vid stämman 2. Justering av röstlängd 3. Mötets stadgeenliga utlysande 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, vilka även skall tjänstgöra som valkontrollanter och rösträknare 6. Styrelsens och revisorernas berättelse, fastställande av resultat- och balansräkning 7. Ansvarsfrihet för styrelsen 8. Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 9. Beslut om eventuell avsättning till underhålls- och förnyelsefond 10. Ersättning till styrelsen och revisorerna 11. Styrelsens förslag till budget, avgiftsreduktion pga. utfört arbete samt debiteringslängd 12. Val av styrelseordförande, styrelseledamöter och suppleanter 13. Val av revisorer och suppleanter 14. Fråga om val av valberedning 15. Övriga frågor 16. Meddelande om tid och plats för stämmoprotokollets tillgänglighet 17. Stämman avslutas 1

4 Förord, ordförande. Nu passar jag på och tackar inte bara för i år, utan för hela min tid som ordförande i vår förening. Efter att i många år inte engagerat mig i någon nämnvärd utsträckning känns det riktigt skönt att faktiskt försökt göra en insats under några år. Nu har det inte varit så svårt som jag först fruktade då det i vår förening finns så mycket kunskap och hjälpsamhet. Året som gått har rullat på utan några större problem. Inga stora jobb som åren innan, då vi renoverade pumphuset. Vintern blev dock något tuffare än beräknat men nya pumphuset fungerar fint. Nu är jag i skrivande stund lite orolig för vattnet i brunnarna pga värmeböljan vi har haft under en tid, men vi får se hur det går och vilka åtgärder vi får ta om det inte kommer något regn. Anders Reyman, Avgående Ordföranden ( ). Med detta sagt tackar jag för mig och önskar er alla en skön sommar. 2

5 Styrelse, revisorer och valberedning Ordinarie (väljs på två år) Boendeform Mandat period Ordförande Anders Reyman Fritidsboende , fyllnadsval 1år Kassör Clas Gunnarsson Permanent Sekreterare Jan Dahlström Fritidsboende Ledamot Hans Göran Hermansson Fritidsboende Ledamot Solveig Norrman Permanent Suppleanter (väljs på ett år) Suppleant Pär Svensson Permanent Suppleant Roger Jonsson Permanent Firmatecknare Firman tecknas av två ordinarie ledamöter, kassör och ordförande, var för sig. Revisorer (väljs på ett år) Ordinarie Gunilla Jägermalm Fritidsboende Susanne Agerlid Fritidsboende Suppleant Gunnar Sahlström Fritidsboende Valberedning (väljs på ett år) Ronny Salomonsson Annica Svensson Permanent Permanent Org. nr

6 Styrelsens arbete och ansvarsområde Styrelsens arbete är att förvalta föreningens ekonomi, gemensamma anläggningar, vägar och allmänna grönytor som ej tillhör enskild fastighet Tådås väg och samfällighet består av 84 medlemmar varav 35 åretruntboende 45 fritidsboende 4 obebodda tomter Dessutom har 5 fastigheter nyttjanderätt av våra vägar Styrelsens ansvarsfördelning Anders Reyman. Övergripande ansvar för föreningen myndighetskontakter föreningens nycklar avtal upphandling - gemensamma byggnader och ytor information och anslagstavlor kontaktman vatten - avlopp- och elanläggningar Clas Gunnarsson. Bankärenden debitering årsavgifter - fakturaflödet budget bokslut avstämning kundreskontra - kontaktperson vägar avtal - upphandlingar Jan Dahlström. Sekreterare kallelse protokoll - medlemsregister Hans Göran Hermansson. Ansvarar för områdesrepresentanterna Solveig Norrman. Trivsel och arrangemang och för trädgruppen Områdesrepresentanter Nedre Tådås (söder) Lennart Nilsson Nedre Tådås (norr) Samuel Bervebrink Mitt Tådås Jan Åke Axelsson Mellan Tådås Bengt Hansson Övre Tådås (öster) Lars Bertil Andréasson Övre Tådås (mitten) Argeo Lamacchia Övre Tådås (söder) Solveig Norrman Trädgruppen Solveig Norrman (sammankallande och styrelsens representant) Jan Åke Axelsson Bengt Hansson Hans Göran Hermansson Bo Norin Övriga föreningsuppdrag Bosse Garton, föreningens kontaktperson gällande sakfrågor inom vatten och vattenanläggningen. Dessutom sköter Bosse provtagning av vatten och avlopp som analyseras av Alcontrol och distribueras till miljökontoret Bengt Hansson, tillsyn vägar och diken samt vår kontakt med brandmyndigheten. Bengt har avslutat detta uppdrag. Jan Kilnäs, statistik, analyser och debiteringsunderlag för vatten och avloppsförbrukning Lasse Björk, hemsidan. Hjälper oss att alltid ha aktuell information nåbar för alla medlemmar. Avtal med entreprenörer Bosse Garton, avtal gällande skötsel och underhåll av vatten- och avlopps-anläggningarna. Ingemar Rutgersson, vägunderhåll 4

7 Verksamhetsåret Pumphuset/ Vatten/ Avlopp Nu är pumphuset klart. Under året har en del jobb på insidan genomförts samt att vi installerat larm. Vi har också installerat en givare för att kunna ha rätt vattentryck på vissa delar av ÖT. Bosse Garton har under verksamhetsåret skött vatten och avloppsanläggningarna. Vi har sedan 2015 ett avtal med Bosse som gäller tills vidare med en uppsägningstid på 3 månader. Avtalets omfattning är föreningens fem djupborrade brunnar, pumphuset med förrådstankar, tryckhållningsutrustning, distributionspumpar mm. I avtalet ingår även provtagning av dricksvatten 4 ggr/ år som lämnas till Alcontrol för analys samt provtagningar av utgående slam/vatten enligt det program som Samhällsbyggnadskontoret/ Tjörns kommun kräver. Resultatet av provtagningarna sammanställs av Jan Kilnäs och redovisas på hemsidan samt skickas till Kommunens miljöavdelning för godkännande. Detaljerad info om Vatten och Avlopp, se nästa sida. Vägar Sedan några år tillbaka har vi avtal med Ingemar Rutgersson gällande vägunderhåll och halkbekämpning. Under verksamhetsåret blev det mycket jobb angående snöröjning, något som också syns i våra kostnader. Vi skrev under 2016 ett avtal med TeliaSonera Skanova Access AB i samband med fiberinstallationen i området. För att hålla koll på våra vägar kommer representanter från styrelsen att gå runt våra vägar några gånger per år och rekommendera ev förbättringsåtgärder. Detta gör vi istället för att ta fram en underhållsplan. Senaste förbättringarna blev en gårdsbrunn på ÖT samt utgrävning av diket NT vid eldningsplatsen. Egen adress Föreningen har sedan några år tillbaka en egen postadress, Nedre Tådås 1, dit post, fakturor och myndighetskorrespondens osv. skall gå. Brevlådan fungerar också som förslagslåda för medlemmarna. Vår kassör Clas hanterar brevlådan. Övrigt Vi har tagit fram en informationsfolder, som vi har lagt ut på hemsidan samt skickar ut till nya i området. Ca 50 medlemmar har sagt OK till att få framtida info från föreningen via mail, vilket kommer spara pengar för oss. Styrelsen har haft 9 protokollförda möten under verksamhetsåret samt en jullunch med förtroendevalda. Styrelsen för Tådås Väg och Samfällighetsförening 5

8 Vårt vatten och avlopp På vattensidan har året varit i stort sett utan problem! Vattnet är fortfarande mycket bra utan på en punkt, att salthalten sakta stiger varje år. Med vårt nya vattenverk kan vi nu styra vattenuttagen från varje borrhål och på det sättet ta ut mindre under vissa perioder från de borrhålen som ger mest vatten och på detta sätt kanske minska salthalten. I mitten av maj månad tog vattnet plötsligt slut i våra tankar! Många blev utan vatten! Detta berodde på två saker. Nödstoppet för låg nivå i våra tankar fungerade inte och vattenuttaget från våra borrhål var för lågt ställda. Nödstoppen är gamla och från före ombyggnaden och har normalt inte behövt fungera. Detta skall rättas till. Att vattenuttaget var för lågt ställda är mitt fel som inte var beredd på att Tådås vaknar till liv så tidigt på våren med ett mycket större behov av vatten. Är nu beredd nästa vår. Den som vill ta del av vattenanalyser kan gå in på vår hemsida tadas.se. På avloppssidan har året varit bra förutom augusti 2017 när det blev stopp i systemet p g a att några av våra anslutna spolar ner saker som inte får spolas ned. Tyvärr fortsätter detta med risk för nya stopp. Detta gäller: Spola bara ned det som kommer från kroppen och toapapper. Inte hushållspapper. Tyvärr så ökar forsforhalten på det renade avloppsvattnet som reningsverket spolar ut i naturen. Under flera år har vårt utloppsvatten haft låga värden men är nu tyvärr stigande. Vi ligger fortfarande under gränsen för vad vi får släppa ut men om det fortsätter att öka kan vi få stora kostnader för att åtgärda detta! Detta kan bero på att många använder felaktiga tvätt- och diskmedel och att man överdoserar mängden medel. Vi har ett mycket mjukt vatten 1,9-2,0 dh Använd gärna miljövänliga medel t.ex Svanenmärkt och läs på förpackningen hur mycket medel man skall dosera. (Brukar stå i kolumnen mängd medel för vatten med 0-5 dh.) Tådås Vatten o Avloppsansvarig. Bosse Garton 6

9 BALANSRAPPORT TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella tillgångar Ing balans Perioden Utg balans Inventarier Nya Pumphuset Avskrivningar inventarier 15% Summa anlägg tillgång Omsättningstillgångar Kassa 0 Tjörnsparbank Summa omsätt tillgångar Summa Tillgångar Eget kapital, avsättning tillgångar Medlemsinsatser Summa eget kapital Leverantörs skuld 0 Sum. Eget kapital avsättning & skuld Beräknat resultat, : :- 7

10 RESULTATRAPPORT Rörelsens Intäkter Medlemsintäkter Extra deb (84 x 619:-) Extra pumphuset (84 x 702:-) Övriga intäkter (NT 38 + båtplatser) Summa intäkter: :- Rörelsens kostnader Vatten & Adm Avlopp Väg Brygga Summa kostnader :- Resultat :- Avgår från resultat: Ny brygga 1000 x Extra Pumphuset 84 x Fel debiterat x Summa :- Resultat :- 8

11 Budget & Utfall samt Budgetförslag VATTEN & ADMINISTRATION Fasta kostnader administration: Budget Utfall Budget Årsmöte/handlingar Arvoden Försäkring Tjörns Kommun Hannagruppen trädfäll Bankkostnader Kontorsmaterial Analyskostnader Trivsel Övrigt Summa: Fasta kostnader vatten: Fast El Övrigt Summa Beräknade rörliga kostnader El Skötselavtal vatten Reparation vatten/avlopp Övrigt Summa: Summa totalt: : : :- Resultat : :- 9

12 Budget & Utfall samt Budgetförslag AVLOPP Fasta kostnader Budget Utfall 30/4-17 Budget El Analys Övrigt Summa: Rörliga kostnader El Skötselavtal avlopp Slamsugning Kemikalier avlopp Reparationer/underhåll Övrigt Summa: Summa Totalt: : : :- Resultat : :- 10

13 Budget & Utfall samt Budgetförslag VÄG Kostnader Budget Utfall Budget Vägunderhåll/Grus Dike/kantklippning Potthål, rännilar Halkbekämpning Övrigt Summa : : :- Resultat : :- 11

14 Budget & Utfall Budgetförslag BRYGGA Intäkter medlemsavgift: Intäkter uthyrning plats: Summa intäkter: Kostnader Budget Utfall 30/4-18 Budget Vägavgift Rep/underhåll Kaffe/Fika Summa : : :- Resultat : :- Brygga (BRY) är en separat egen verksamhet, föreningen sköter BRYs ekonomi. Alla ekonomiska och övriga beslut såsom inköp av ny brygga och försäljning av den gamla sköts av BRY. BRY har per 30 april 2018 en ackumulerad summa: :- insatta på föreningens bankkonto. ================================================================================= NYA PUMPHUSET. Intäkter/kostnader Intäkter t o m 30/42018 Kostnader Resultat :- 12

15 13

16 INKOMNA MOTIONER Inga motioner inkomna. VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL STYRELSE. REVISORER SAMT VALBEREDNING. o Ordförande 1 år Fyllnadsval Arly Jacobsen o Suppleant 1 1 år, Omval - Pär Svensson o Suppleant 2 1 år, Omval - Roger Jonsson o Kassör 2 år, Omval - Clas Gunnarsson o Sekreterare 2 år Omval - Jan Dahlström o Revisorer 1 år, Omval - Gunilla Jägemalm 1 år, Omval - Susann Agerlid o Revisorssuppleant 1 år, Omval - Gunnar Sahlström o Valberedning 1 år, Omval - Ronny Salomonsson 1 år, Omval - Annica Svensson 14

17 Debiteringslängd, VATTEN & ADMINISTRATION 15

18 16

19 Debiteringslängd, AVLOPP 17

20 18

21 Debiteringslängd, VÄG 19

22 20

23 Debiteringslängd, BRYGGA 21

24

25 Förhinder att närvara Jag kan tyvärr inte närvara vid Tådås Väg o Samfällighetsförenings årsstämma Namn..... Adress Tådås den... Namnteckning Fullmakt Fullmakt att företräda mig vid Tådås Väg o Samfällighetsförenings årsstämma lämnas till: Namn. Adress Utdrag från lagen om förvaltning av samfälligheter SFS nr 1973: Medlemmens rösträtt kan utövas av ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem. Som stämmans beslut gäller den mening för vilken de flesta rösterna avgivits. 22

26