Händelser 2011 som inverkat på tekniska centralens verksamhetsmiljö och verksamhet

Transkript

1 Innehåll Händelser som inverkat på tekniska centralens verksamhetsmiljö och verksamhet... 1 Utfallet för de ekonomiska målen... 2 Tekniska centralen enligt ansvarsområden... 3 Förvaltnings-, ekonomi- och byråtjänster... 3 Byggnadstillsyn och miljövård... 5 Stadsplanering... 7 Byggande och underhåll Händelser som inverkat på tekniska centralens verksamhetsmiljö och verksamhet Tekniska centralen har under året i huvudsak uppfyllt de mål som framställts i budgeten. Under året har även sådana små missförhållanden som kvarblivit efter kommunsammanslagningen finslipats bort. På detta sätt har man lyckats etablera verksamhetssätten. Man har inte börjat bygga det finskspråkiga skolcentrumet på grund av att man inte fått marknadsdomstolens beslut angående överklagandet om konkurrensutsättningen av entreprenaden. Kylan och det rika snöfallet under början av året orsakade utmaningar för såväl ekonomin, byggnadernas skick som skötseln av gator och allmänna områden. På grund av detta var anslagen reserverade i budgeten otillräckliga och en budgetändring var nödvändig.

2 Under året har man också arbetat mycket med GIS-systemet och planläggningen. Arbetet med att sammanföra de gamla kommunernas olika system och uppgifter fortsätter dock ännu. Under året har metoderna och systemen i förvaltningen, byggnadstillsynen och miljövården dessutom finslipats. En för hela Lovisa gemensam byggnadsordning utarbetas som bäst. Utfallet för de ekonomiska målen Centralens resultaträkning BOKSLUT 2010 FÖRÄND- RINGAR EFTER FÖRÄNDR. Förändr. / Förändr. % / Verksamhetsintäkter ,0 % - varav interna poster ,0 % Försäljningsintäkter ,0 % Avgiftsintäkter ,0 % Understöd och bidrag #JAKO/0! Övriga verksamhetsintäkt ,0 % Hyresintäkter ,0 % Verksamhetskostnader ,0 % - varav interna poster ,0 % Personalkostnader ,0 % Köp av tjänster ,0 % Material, förnöd. och varor ,0 % Understöd ,0 % Övriga verksamhetskostn ,0 % Verksamhetsbidrag ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag, ext ,0 % Avskrivn. och nedskrivn ,0 % Centralens anslag som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige är det externa verksamhetsbidraget. Budgeten har i huvudsak utfallit väl. Verksamhetsintäkterna har utfallit enligt det budgeterade och verksamhetskostnaderna har hållits i enlighet med den ändrade budgeten.

3 Början av året var mycket snörik och kall. Detta medförde extra problem för byggnadsbeståndet. Isdammarna som bildades på taken under det djupa snötäcket orsakade många läckage i tak. Reparationskostnaderna för takläckagen och deras följder var så stora att det uppkomna underskottet inte kunde besparas på andra ställen, då både uppvärmningskostnaderna och underhållet av gatuområdena samtidigt var stora. För detta behov behövde man en budgetändring på Till övriga delar har enheterna hållit sig bra inom budgeten. Tekniska centralen enligt ansvarsområden Förvaltnings-, ekonomi- och byråtjänster Ansvarsperson: ekonomiplaneraren Händelser som inverkat på verksamhetsmiljön och verksamheten System för uppföljning av verksamheten och ekonomin har vidareutvecklats till att motsvara de behov som centralens användare har. Ekonomirapporteringen har styrts till en gemensam skivstation för tekniska centralen. Rapporterna uppdateras på skivstationen med realtidsuppgifter. Ansvarsområdenas chefer kan när som helst söka uppdaterade ekonomiska uppgifter. Ett av de viktigaste arbetena under året har varit att uppdatera reskontran och inkasseringen. Det har ännu förekommit många saker att reda ut på grund av kommunsammanslagningen. Harmoniseringen av verksamhetssätten har varit utmanande på många ställen. Mot slutet av året fick vi inkasseringen och utmätningen att fungera till full effekt. Vikariearrangemang har övervägts och kartläggningar om kunnande har gjorts för att effektivera och säkerställa verksamheten. Utbildningsmöjligheter har varit tillgängliga för alla villiga och utbildningsdeltagandet har varit berömligt. Under år 2012 kommer arbetsuppgifterna att genomgås ännu noggrannare.

4 Processerna har genomgåtts på en grov nivå och i samband med detta började man fundera över arkivbildningsplanen. Grunduppgifterna för den interna hyresbestämningen har uppdaterats och man har samarbetat med de olika centralerna för att nå samförstånd om de grundläggande frågorna. Själva hyresbestämningen, utarbetande av avtal o.s.v. börjar på våren 2012 då grunduppgifterna samlats. Ekonomin har utfallit enligt planerna. Fortsättningsvis fanns det t.ex. bland personalutgifterna några felaktiga uppgifter som härrör till kostnadsställe, men helheten har för hela centralens del stämt bra överens med verkligheten. Den ekonomiska informationens exakthet ökar hela tiden då kännedomen om den egna centralen ökar. Utfallet för målen för verksamheten Utfallet för de mål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige MÅL FÖR VERKSAMHETEN Att underlätta ekonomiuppföljningen Att direktiv för processen gällande ärendehantering har givits och är i bruk (vikarier) Förbättrande av kundbetjäning/påskyndande av processerna ET FÖR MÅLEN FÖR VERKSAMHETEN Har utfallit väl. Det har blivit lättare att upprätta delårsöversikter. Rapporter finns tillgängliga på alla nivåer och rapporterna är à jour. Dynasty-ärendehanteringssystemet är i användning, avtalen matas in i systemet och alarmen fungerar. Faktureringen är à jour, inkasseringen fungerar och överföringen till inkasseringsbyrån har börjat. Det har inte ännu beslutats var infoplatsen ska placeras. Utfallet för de ekonomiska målen BOKSLUT 2010 FÖRÄND- RINGAR EFTER FÖRÄNDR. Förändr. / Förändr. % /

5 Verksamhetsintäkter ,0 % - varav interna poster #JAKO/0! Verksamhetskostnader ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag, ,0 % externt Avskrivningar och nedskrivningar ,0 % Verksamhetsintäkterna för 2010 uppvisar de interna hyresintäkterna för hela centralen, nu har de bokförts på sina rätta kostnadsställen under lokalservicen. I utgifterna ses en stor ökning i apparathyrorna; motsvarighet till detta i kansliets övriga intäkter (återbetalning av leasingavtalet för kopieringmaskin och på motsvarande sätt den nya leverantörens prestation till oss). Annars har inkomsterna och utgifterna utfallit praktiskt taget enligt det förväntade. Byggnadstillsyn och miljövård Ansvarsperson: ledande byggnadsinspektören Händelser som inverkat på verksamhetsmiljön och verksamheten Mot slutet av året anskaffades ett elektroniskt förfarande för tillståndsansökningar inom byggnadstillsynen. Utbildningen kommer att äga rum på våren En elektronisk tillståndstillämpning för miljövården togs i bruk enligt planerna. Byggnadsordningen och miljövårdsföreskrifterna har utarbetats som eget arbete under året och utkasten ska på utlåtanderunda före sommarsemestrarna En andra miljövårdsinpektörstjänst har inrättats och en anställd väljs till tjänsten i början av år 2012.

6 I samband med miljövårdens projekt för glesbebyggelsens avloppsvatten har områdesspecifika rådgivningsdagar anordnats och en guide för glesbebyggelsens avloppsvatten har publicerats i ämnet. I och med tidtabellsändringarna för statsrådets förordning om behandling av hushållsavloppsvatten i områden utanför avloppsnätet, som trädde ikraft under, har intresset för tjänsterna som projektet erbjuder temporärt tynat. Luftkvalitetsuppföljningen, som Nylands NTM-central koordinerar, har fortsatt enligt programmet. Utfallet för målen för verksamheten Utfallet för de mål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige MÅL FÖR VERKSAMHETEN Ikraft fående av byggnadsordning ET FÖR MÅLEN FÖR VERKSAMHETEN Det första utkastet är färdigt Utfallet för de ekonomiska målen BOKSLUT 2010 FÖRÄND- RINGAR EFTER FÖRÄNDR. Förändr. / Förändr. % / Verksamhetsintäkter ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetskostnader ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag, externt Avskrivningar och nedskrivningar ,0 % 0 0 #JAKO/0! På grund av rekordlivligt byggande har verksamhetsintäkterna överskridit förväntningarna. Inom miljövården har övervakningsavgifterna för marktäktstillstånd och egentliga tillståndsavgifter gett mer

7 intäkter än uppskattat. I och med att kostnaderna har hållits budgetenliga har nettoutgifterna klart underskridits. Nyckeltal Prestationer och nyckeltal BG Utf. BYGGNADSTILLSYNEN Intäkter Kostnader Nettokostnader Nettokostnader/invånare 10,20 5,40 Behandlingstid för bygglov och åtgärdstillstånd 2 mån 2 mån Antal bygglov Antal åtgärdstillstånd Antal övervakningsbesök MILJÖVÅRDEN Intäkter Kostnader Nettokostnader Nettokostnader/invånare 11,30 8,15 Tillståndshändelser och utlåtanden Antal övervakningsbesök Stadsplanering Ansvarsperson: stadsarkitekten Händelser som inverkat på verksamhetsmiljön och verksamheten Stadsplaneringens uppgift är att skapa förutsättningar för utveckling och byggande av staden genom att säkerställa tomtbehoven för både boende och företagsliv. Stadsplaneringsavdelningen ansvarar för planläggningen och mätningsväsendet.

8 Stadsplaneringsavdelningen bereder stadens markanvändningsplaner jämte utredningar, upprätthåller en uppdaterad baskartläggning samt fastighets- och planregister, sköter lagenliga fastighetsförrättningar samt bereder avgöranden som gäller planeringsbehov och beslut om undantag. Stadsplaneringsavdelningen har som specialuppgift att värna om kulturmiljön samt stads- och landskapsbilden. Under har arbetet på stadsplaneringsavdelningen, i synnerhet på fastighets- och GIS-byrån, begränsats av personalbrist. Gråbergsområdet utgör tyngdpunkten för utarbetande av nya planer. Planläggningen för de övriga områdenas del är närmast kompletterande och att uppdatera detaljplanerna. Staden har på områden i sin ägo ca 200 planlagda småhustomter på olika håll av det nuvarande Lovisa. När planläggningen betjänar ett enskilt intresse, upprättas tillsammans med markägaren ett planläggningsavtal, enligt vilket man av den sökande inkasserar de kostnader som planläggningen medfört. Utfallet för målen för verksamheten Utfallet för de mål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige MÅL FÖR VERKSAMHETEN Att aktivera övriga centraler till att börja använda systemet för geografisk information. Att uppdatera systemet och programmen. Överföring av tjänster till webben. Arbetet med en digital sammanställningsplan ET FÖR MÅLEN FÖR VERKSAMHETEN GIS-systemet har tagits i bruk bl.a. inom miljövården och på ekonomiförvaltningens sida beträffande upprätthållandet av markegendom. Bygglovsansökningen och marknadsföringen av tomter överförs till nätet De behövliga tillämpningarna har upphandlats och väntar på att de servrar som behövs för närvarande ska bli färdiga. Arbetet har gjorts vid sidan om annat arbete (en

9 fortsätter. Att fortsätta delgeneralplanläggningen med rättsverkan. Beslut om ordningsföljden för aktualisering av detaljplanerna bör vara fattat år. Prioritering av utarbetandet av nya detaljplaner. Att man förbinder sig till att följa dessa över fullmäktigeperioderna. Att utarbeta en enhetlig digital baskarta. Att sammanställandet av materialen gällande undantagslov och avgöranden om planeringsbehov samt bygg- och åtgärdsförbudsområden, så att de utgör en del av systemet för geografisk information i nya Lovisa, påbörjas år. person). Avgränsningarna för de sammanslagna kommunernas detalj- och strandplaner i pappersform är färdiga. Man fortsätter att överföra innehållet till elektronisk form. Beredningen av delgeneralplanen för Gråberg- Räfsby-Köpbacka-Valkom börjar egentligen på 2012 års sida. Detaljplaner har uppdaterats enligt behov. Lagen förutsätter uppdateringsbedömning före Man har inte klarat av detta i omfattande grad på grund av resursbrist. Ordningen för att utarbeta detaljplaner har prioriterats i samband med planöversikten. Man håller på att bereda anbudsbegäran för utarbetande av baskarta för Pernå kyrkby. Åtgärderna ifråga har överförts till tiden efter uppdateringen av GIS-systemet, d.v.s. till Utfallet för de ekonomiska målen BOKSLUT 2010 FÖRÄND- RINGAR EFTER FÖRÄNDR. Förändr. / Förändr. % / Verksamhetsintäkter ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetskostnader ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag, externt Avskrivningar och nedskrivningar ,0 % ,0 %

10 Omvärderingen av sommarstugstomterna, för vilket man inte förberett sig, belastade avdelningens budget med ca Å andra sidan ackumulerades ca besparingar i inköp av kontors-, bank- och experttjänster samt i tryck- och annonseringskostnader. Nyckeltal Prestationer och nyckeltal BG Utf. PLANLÄGGNINGS- OCH ARKITEKTBYRÅN Intäkter Kostnader Avgörande som gäller behov av planering Godkända detaljplaner kpl 6 kpl 179 ha FASTIGHETS- OCH GIS-BYRÅN Intäkter Kostnader Nettokostnader Försäljning av egnahemshustomter 10 st Hyresintäkter Fastighetsförrättningar 17 st Tomtstyckningar Byggande och underhåll Ansvarsperson: chefen för samhällsteknik Händelser som inverkat på verksamhetsmiljön och verksamheten Under januari-april kom det på Lovisaområdet 98 cm snö (92 cm i november-december 2010), vilket innebar mer kostnader än normalt för underhåll av gator och fastigheter samt fastighetsskador. Man var tvungen att utnyttja merarbete och anlita köptjänster för att genomföra reparationsarbetena. Hälsocentralen, Märlax daghem, Forum och biblioteket tog mest skada; den

11 gynnsamma väderlekssituationen under slutet av året gjorde situationen lättare. Energikostnaderna överskred det uppskattade. Investeringsprojekten har genomförts i enlighet med byggplanerna med undantag av det finska skolcentrumprojektet. Entreprenören har valts för finska skolcentrumets nyprojekt. Beslutet om valet behandlas fortfarande av marknadsdomstolen och anslaget kommer att betonas mer under 2012 och Gatuplanerna för Gråbergs första skede gick framåt och byggverksamheten på området börjar Personalkostnaderna motsvarade det planerade. Utfallet för målen för verksamheten Utfallet för de mål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige MÅL FÖR VERKSAMHETEN Att besluta om ett ägarpolitiskt program Att optimera verksamheten/lokalerna Energiprogram Att harmonin för skötseln av gatunätet förverkligats Att harmonin för skötseln av grönområdena förverkligats Att byggandet av infrastruktur på de nya bostads- och serviceområdena har projektförts ET FÖR MÅLEN FÖR VERKSAMHETEN Försäljningsprinciperna för fastigheter har fastställts och försäljningslistan har behandlats. Det finns tre objekt till salu. Intern uthyrning per fastighetstyp i användning, ska preciseras. Inga inspektioner utfördes. Energiuppföljning genomfördes och avtalet uppgörs inom kort. Anvisningarna för vinterunderhåll har tagits i bruk. Sommarunderhållets nivå har inte preciserats för de olika skötselklasserna. Planen för tätortsskogar i Liljendal, Pernå och Strömfors är färdig, men är inte ännu godkänd. Utgångsmaterial har samlats. Långsiktsplanen har inte utarbetats. Strategin och programmen är halvfärdiga.

12 Utfallet för de ekonomiska målen BOKSLUT 2010 FÖRÄND- RINGAR EFTER FÖRÄNDR. Förändr. / Förändr. % / Verksamhetsintäkter ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetskostnader ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag ,0 % - varav interna poster ,0 % Verksamhetsbidrag, externt Avskrivningar och nedskrivningar ,0 % ,0 % Materialen och förnödenheterna överskreds på grund av oväntade reparationsarbeten. Energikostnaderna överskred det uppskattade. Köp av tjänster och personalkostnaderna motsvarade budgeten. Man kommer inte att få uppskattade skogsintäkter på grund av eftersläp i tillståndsprocesserna och i administrativa lösningar för skogen. Nyckeltal Prestationer och nyckeltal BG Utf. Nettokostnader/invånare Gatulängd, km ca Underhåll av trafikleder/ /invånare 54,16 64 Fastigheter som ska underhållas, m2-vy ca ca bokföring av interna hyror enligt fastighet inverkar på siffran nettokostnader/invånare