Ska vi flytta kansliet? En utredande text om rikskansliet idag och i framtiden

Transkript

1 Ska vi flytta kansliet? En utredande text om rikskansliet idag och i framtiden Bakgrund På Riksårsmötet i Visby fick styrelsen i uppdrag att utreda kansliets funktion och placering. Det beslutet fattades efter att det kommit in en motion om att flytta kansliet, som diskuterades fram och tillbaka. Vi tolkar det som diskuterades och beslutades av RÅM som att det finns en vilja att flytta kansliet, men att det också finns en stor osäkerhet kring varför vi ska flytta kansliet och vad som skulle vara plus och minus med detta. Den här texten är resultatet av vårt uppdrag. Det är extra relevant att frågan om vilket kansli vi vill ha lyfts upp just nu, eftersom det kontrakt vi har för det nuvarande kansliet snart löper ut. Tar vi inte ett aktivt beslut om vi vill ha kvar kansliet eller flytta det kommer hyresavtalet för det nuvarande kansliet löpa i tre år till. Kommer vi då under de här tre åren på att vi skulle vilja flytta är det för sent. Hyresavtalet löper ut den 30 juni 2015 och senast nio månader innan, 30 september 2014 måste vi meddela hyresvärden att vi vill flytta för att inte avtalet ska rulla vidare tre år till. För att RÅM ska kunna ta ett beslut i frågan, måste det beslutet alltså fattas av. Metod Underlaget för den här utvärderingen har dels varit en enkät som vi uppmanade alla på Fältstation Öland att fylla i och vi uppmuntrade också till diskussion om kansliet med oss i styrelsen och de kanslister som var på plats. Frågorna i enkäten kretsade kring hur ett drömkansli skulle vara och vilka fuktioner som var viktigast för ett kansli. Under året har vi även diskuterat kanslifrågan i styrelsen och med nuvarande kanslister. Ett annat sätt vi har jobbat på är att konkret testa olika alternativ för att kunna ha något att jämföra med dagens kansli. Vi har sökt efter kanslier på Blocket, vi har besökt vissa platser som eventuellt skulle kunna passa som kansli. På det sättet har vi prövat våra tankar och de tankar som kommit fram i enkäter och diskussioner. Tyvärr har vi inte fått in så många svar på enkäten, det har varit trögstartat och svårt att diskutera kanslifrågan i föreningen. Vi har försökt genom enkäten och att lyfta kanslifrågan i på Fältstation Öland. Utredningen är därför inte så omfattande som vi kanske hade önskat, men vi har gjort så gott vi kunnat med det underlag vi fått fram. Att det varit så lågt deltagande i den här utredningen gör också att den här texten måste läsas i vetskapen om att den är ganska subjektiv. På alla ställen där det står vi vill, det är viktigt att och vi tycker utgår alltså den input vi fått från ett fåtal medlemmar och styrelsens och kanslisters diskussioner. Även om texten är mindre objektiv än vi hade önskat från början så har utredningen ändå uttömt många tankar om kansliet som vi hoppas kan vara till hjälp för fortsatta diskussioner. Vi tror också att det svala intresse som funnits att diskutera kanslifrågan delvis kan bero på att kansliet inte är så centralt för den vanliga medlemmen i Fältbiologerna. Känner en inte till kansliet eller ser någon nytta av det blir det också svårare att tycka någonting om det. Om vi antar 1 av 5

2 att vi vill ha ett kansli som är en central del i föreningen är det här är ett varningstecken på att allt kanske inte är så bra med kansliet vi har idag. Det kan också visa på det är viktigt att vi utreder frågan nu och så gott vi kan som underlag till fortsatta diskussioner i föreningen i stort. Kansliet idag Det nuvarande kansliet ligger på Brunnsgatan 62 i centrala Gävle och har legat där sedan Lokalerna är en vanlig kontors/butikslokal på gatuplan, en kvarts promenad från tågstationen. Kansliet är 119 kvm och består av 5 rum, kök/pentry och toalett. Vi har även två mindre förrådsutymmen i lokalen och ett större förråd i en källare några kvarter bort. På kansliet finns två arbetsrum där kanslisterna och redaktionen och andra medlemmar kan sitta och arbeta. Det finns en hall med en soffa, en stor bokhylla och en himla massa grejer i en stor lagringshylla. Det finns också ett kopiatorrum och ett litet konferensrum. Alla rum är relativt små. Stora fönser mot gatan gör att det känns luftigare och större. Kansliet används idag främst som arbetsplats för våra tre kanslister. Redaktionen har också en del av sina arbetshelger här. Många av våra saker som inte finns ute i klubbar och distrikt finns här, till exempel banderoller, håvar och tält. Här arkiveras och lagras en massa papper. Alla förlagets böcker finns också här, och det är härifrån förlaget sköts och våra böcker skickas från. Kansliet fungerar idag alltså som en arbetsplats, en lagerlokal, ett förlagscentrum och ett arkiv. Kansliet genom tiderna Kansliet har inte alltid legat på Brunnsgatan i Gävle. På 70- och 80-talet hyrde vi ett slott i Sollentuna utanför Stockholm. Här fanns plats för kanslister att arbeta och bo, kurser och större träffar kunde hållas och det var en mötesplats i föreningen. Vi blev uppsagda från slottet och flyttade in till Västmannagatan i centrala Stockholm. Där låg kansliet på 90-talet och början av 2000-talet och fungerade som kontor och möteslokaler för rikskansli och S-U-G-kansli. Sedan marknadsanpassades hyran och det blev dyrt. Vi tyckte att vi inte behövde vara i dyra lokaler i centrala Stockholm. Då flyttade kansliet till Gävle. Drömkansliet Vad kännetecknar ett bra kansli? Här följer några kriterier som kan användas i utvärderingen av nuvarande kansli och i ett eventuellt sökande efter ett nytt. Tillgänglighet. Det är viktigt att kansliet ligger nära snabba kommunikationer såsom tåg eller frekvent busstrafik. Exempelvis nära en järnvägsknytpunkt så att anställda och medlemmar från hela landet lätt kan nå kansliet utan långa, kostsamma och krånliga resor. Gärna i mellansverige. Det ska också gärna ligga nära postkontor eller postens företagscenter. Att det är tillgängligt är också viktigt för kansliet som lagringsplats, det ska vara lätt att åka förbi och låna grejer. Nära aktivitet och medlemmar. Det är ett plus om kansliet blir en central del i föreningen, en mötesplats för medlemmar och ett kansli som är en tillgång och som används av våra medlemmar. Det kan lösas genom att kansliet är ett sådant ställe att folk från hela landet kan resa dit och har en anledning att göra det. Alternativt att kansliet ligger på en ort med mycket aktivitet, i form av klubbar eller distrikt som kan använda sig av lokalerna. Det är viktigt att kansliet är en plats där många fältbiologer rör sig. Attraktivt för anställda. Vilka som ska jobba på kansliet är också viktigt. Kan vi anställa vem som helst eller vill vi till exempel anställa aktiva medlemmar i föreningen? Var vi 2 av 5

3 placerar kansliet har betydelse för vilka som kan tänkas söka tjänsterna. Även om det finns många incitament för att jobba för Fältbiologerna, kan det vara svårt att få folk att flytta långt för att jobba för Fältbiologerna. Naturnära. Vi är en naturförening. Även om kansliet idag används främst som arbetsplats eller som mötesplats, behöver alla ta en paus någon gång. Att ha närhet till naturen är viktigt och är det nära naturen ökar också möjligheten att ha kurser och läger i anslutning till kansliet. Nära andra aktörer. Vi är inte avskärmade från resten av världen. Vi vill kunna samverka med andra organisationer eller påverka makthavare. En skulle kunna tänka sig att vi vill ha ett kansli nära Naturkyddsföreningen eller Färnebo folkhögskola, eller varför inte Jordens Vänner, Airclim och Chemsec i Göteborg? Det är också praktiskt att ha kansli i närheten av andra organisationer vi måste ha möten med och saker vi vill påverka, till exempel riksdag och regering. Om vi vill kunna ordna stora demonstrationer ofta kan ett kansli i Stockholm vara praktiskt. Billigt. Vi vill inte lägga för mycket pengar på ett kansli, det finns roligare saker att lägga pengar på. Mångfunktionellt. Kansliet ska gärna ha så många funktioner som möjligt. Det ska kunna fungera som arbetsplats för de anställda, som lagerlokal, arkiv, ett förlagscentrum, ett ställe för styrelsen och andra organ att ha möten, en ställe att ordna större kurser och sammankomster på, ett mysigt hängställe och mötesplats. Lättskött. Att sköta själva lokalerna ska inte ta för mycket pengar och tid för föreningen. Ett topprenoverat ställe vi hyr är att föredra framför ett gigantiskt renoveringsobjekt, och så finns det såklart grader däremellan. Dagens kansli jämfört med drömkansliet Men om vi kollar på kriterierna ovan, hur många av dessa uppfyller dagens kansli? Tillgänglighet. Gävle är en medlestor stad med bra tågförbindelser. Det ligger hyfsat i mitten eller lite längre norrut än mitten om man räknar var flest männsikor bor, och även där flest av våra medlemmar och klubbar finns. Det ligger på regionaltågsbanorna från Stockholm, men är ändå för långt för att kunna räknas till Stockholmsregionen och utanför normalt pendlingsavstånd. Det är nära till posten. Idag är det inte många som passerar lokalen i Gävle för att låna grejer, det är inte så vanligt att folk har vägarna förbi. Nära aktivitet och medlemmar. Kansliet upplevs som ganska isolerat från resten av föreningen. Situationen har dock förbättras sedan vi bytt personal, nyanställt och sedan styrelseledamöter använder kansliet mer. Det finns en Gävleklubb, men som sällan eller aldrig använder kansliet. Redaktionen använder dock kansliet regelbundet. Styrelsen använder väldigt sällan kansliet för att det är för opraktiskt och andra större sammankomster eller kurser är omöjliga att ha på kansliet idag. Den mesta aktiviteten i föreningen sker kring de tre storstadsregionerna Stockholm, Göteborg och Malmö. På kansliet är känslan att föreningen och där det händer befinner sig långt bort. Attraktivt för anställda. Idag har våra kanslister gemensamt att de är unga personer insatta i föreningen.två av dem pendlar dock från Stockholm, vilket är i längsta laget att pendla. Den tredje kanslisten bor i Gävle och har flyttat dit för att jobba åt Fältbiologerna. Men hur länge orkar de två pendla så långt? Och vad händer när någon av 3 av 5

4 dem säger upp sig? Sannolikheten att någon mer kommer på tanken att flytta till Gävle enbart för att jobba för Fältbiologerna är liten. Chansen är större om kansliet ligger i närheten av de tre storstadsregionerna eller nära en studentstad dit många unga flyttar. Naturnära. Kansliet idag ligger mitt inne i betongen, långt från närmaste natur. Stadsparken Bolognerskogen är det närmaste natur en kan komma. Nära andra aktörer. Färnebo folkhögskola ligger inte långt från Gävle, men det är nog den enda på listan av andra aktörer vi samarbetar med eller har anledning att vara nära i dagsläget. Billigt. Kanslihyran är kr i månaden. Mångfunktionellt. Kansliet är idag en arbetsplats, ett arkiv, ett förlagscentrum och en lagerlokal. Men det saknar funktionerna att vara ett ställe för styrelsen eller andra organ att ha möten, större sammankomster, kurser och läger. Det är inget mysigt hängställe och det är ingen mötesplats. Lättskött. Lokalerna är idag smidiga och lättskötta. Finns drömkansliet? Finns det ens ett kansli som kan uppfylla alla de här kriterierna? Ja, kanske finns det någonstans, men det kan nog vara svårt att hitta. Ambitionen är att hitta ett kansli som uppfyller så många som möjligt av de här kriterierna, och att en får bestämma sig för vilka kriterier som är viktigare än andra. Det centralt belägna kontoret eller den hyfsat tillgängliga kursgården Det är i princip omöjligt att hitta en billig stor naturnära lokal mitt inne i centrala Stockholm eller Göteborg, där vi kan ha större sammankomster och ett multifunktionellt kansli. Vi tänker oss två vägar vi kan gå. Antingen har vi ett kansli centralt i Stockholm eller Göteborg, som har huvudfokus på att vara en arbetsplats, men centralt och kan fungera som mötesplats, arkiv, lagerlokal och lättillgänglig. Eller så har vi en större lokal, vi tänker oss typ en kursgård inte allt för långt bort Stockholm, Göteborg eller någon större ort eller järvägsknytpunkt i mellersta Sverige. Där är nackdelarna att vi blir mer isolerade, men har större möjligheter att ha aktiviteter, styrelsemöten, större sammankomster, naturnära, ett hängställe och mer av ett nav i föreningen där många medlemmar rör sig. Det minimala kansliet Ett tredje alternativ, som vi också övervägt, är att minimera kansliet så mycket som möjligt. Vi kan ta bort vår egen försäljning av böcker på Fältbiologernas förlag, och skicka våra böcker direkt till återförsäljare. Mycket av arbetet kanslisterna gör skulle kunna skötas på distans hemifrån, eller utplacerat på fler personer. Alla grejer som finns får klubbar, distrikt och nätverk ta hand om bäst de vill. Vår arkviering skulle vi kunna lösa genom att sekreteraren tar hand om alla papper i pärmar och vi har en lagerlokal någonstans där sekreteraren lämnar papprena för arkivering någon gång om året. Mötesplatser och lokaler kan vi hyra scoutstugor för när vi behöver. Flytta kansliet Vi drar slutsatsen att vårt nuvarande kansli är bra på många sätt, men att det finns många brister som gör att det kan vara lockande att leta efter ett nytt som kan bli ett lyft för föreningen. Vi tror att av de tre alternativen det centralt belägna kontoret, den hyfsat tillgängliga kursgården och det minimala kansliet, så är dagens kansli inget av dem. Vi tror att den hyfsat tillgängliga 4 av 5

5 kursgården är det mest lockande alternativet. Det vi saknar mest med kansliet idag är möjligheten att använda kansliet för möten, helgkurser och som mötesplats. Närheten till naturen och vikten av ett hängställe folk tar sig till väger tyngre än att ha kansliet centralt beläget i en storstad, så länge kansliet är hyfsat lättillgängligt. Lättillgängliga kursgårdar som är möjliga rent ekonomiskt kan vara svåra att hitta. Att hyra kan vara en fördel, men det kan bli väldigt dyrt. Att köpa en kursgård kan också vara väldigt äventyrligt. En möjlighet här är att ansöka hos Arvsfonden, som kan stå för 75 % av kostnaden för inköpet. På det sättet kan det bli lättare att genomföra ekonomiskt. Fältbiologerna har tidigare erfarenhet av att köpa hus och gårdar med stöd av Arvsfonden. Vad innebär det att flytta ett kansli? Om vi ska flytta kansliet så är det värt att veta vad det faktiskt innebär att flytta ett kansli innan vi gör det. Att flytta ett kansli kan vara en både krånglig och kostsam procedur varför det är bra att tänka igenom det ordentligt. Det handlar såklart om den faktiska flytten i termer av fysiskt förflyttande av allt material, interiör m.m. till det nya kansliet. Men en kansliflytt skulle också innebära exempelvis att informationen om kansliflytten måste ske i god tid så att situationen med de anställda på det nuvarande kansliet kan lösas på bästa sätt och så att vi följer alla lagar och regler kring det. eventuell nyrekrytering av kanslister som är beredda att bo på orten där det nya kansliet ligger. att nytt informationsmaterial, där den nya adressen står, måste tryckas. att Fältbiologerna kommer att stå utan kansli under den period då flytten sker och att de sysslor kansliet brukar utföra då kommer ligga närmast nere. en kostnad för eventuellt köp av lokal Allt detta är naturligtvis ganska tillfälliga omständigheter. Men det understryker vikten av att tänka efter innan vi tar beslut om att hitta ett eventuellt nytt kansli. Om ett nytt kansli blir bättre för föreningen kommer dessa tillfälliga praktiska krångligheter antagligen kännas ganska marginella men de är värda att ändå lyfta fram. Riksstyrelsen av 5