Hur ett aktivt styrelsearbete utvecklar mitt företag. - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete?

Transkript

1 Hur ett aktivt styrelsearbete utvecklar mitt företag - Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete?

2 Satish Sen VD Kaleidoscope Övrigt Ansvarat för behovsanalys, screening och rekrytering av styrelsemedlemmar till ägarledda bolag Hjälpt företag med att få igång bolagsstyrning med styrelsearbete Drivit egen verksamhet som ensamägare respektive med partners Köpt, drivit och sålt verksamhet Kapitalanskaffning till start-ups Styrelseerfarenhet från ägarledda, riskkapitalägda och ideellt ägda företag Specialstuderat styrelsearbete och spelet i styrelserummet Arbetat som chef att hyra, mentor till företagsledare och rådgivare i strategiska projekt Erfarenhet från börsintroduktioner, fusioner och internationella bolag 2

3 Thomas Holmgren Revisor och affärsrådgivare Grant Thornton Gävle Övrigt Auktoriserad revisor Certifierad affärsrådgivare åt ägarledda företag och dess ägare Partner Grant Thornton 3

4 Bilderna hämtas på nätet 4

5 Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete? Disposition Vilka frågeställningar har styrelsen på sitt bord? Hur fördelas ansvaret mellan ägare, styrelse och vd i praktiken? Hur hanteras ägarfrågorna? Hur organiseras styrelsens strategiarbete? Utvärdering av styrelsens arbete. 5

6 Styrelsens huvuduppgifter bör prägla agendan Ägarna med på tåget Strategi Risk Information Kontroll och formalia Tillsätta/avsätta vd Om styrelsen endast fokuserar på att följa lagar och regler blir verksamheten sällan framgångsrik 6

7 Grant Thornton intervjuade 400 vd:ar hösten 2008 Hur många av de tillfrågade vd:arna tyckte att de strategiska frågorna diskuterades tillräckligt ofta i styrelsen? 7

8 Diskutera strategiska risker i verksamheten Att känna till och hantera verksamhetens strategiska risker är viktigt för att säkerställa verksamheten och dess långsiktiga utveckling och undvika hamna i kris. Uppföljning Identifiera Värdera Strategier för att möta Beslut 8

9 Exempel på risker att hantera Affärsrisk - nya samarbetspartners, nya marknader, nya produkter och nya intressenter Finansiell risk - stora investeringar och omfattande avtal påverkar likviditeten och soliditeten Legal risk - kontroll på rättigheter, varumärken och patent samt inverkan av nya och befintliga lagar och regler Kompetens- och resursrisk - behov av nyckelpersoner och kompetens inom olika områden, succession Driftsrisk - förändring av verksamheten kan t. ex. medföra utökat behov av nya försäkringar 9

10 Vem ansvarar för information till olika intressenter och personal? Ytterst är styrelsen ansvarig Den dagliga informationsgivningen delegeras normalt till vd Strategisk viktigt fråga och bör därför samordnas Kommunikationspolicy säkerställer att rätt person kommunicerar med rätt intressent samt att rätt information ges till rätt intressent vid rätt tillfälle Kris kräver speciella rutiner Säkerställ sekretessen avtala om tystnadsplikt 10

11 Kontroll och formalia Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation (ABL 8 kap.) Detta kräver att styrelsen löpande erhåller rapporter om verksamhetens utveckling och prognoser för den förväntade utvecklingen VD:s månadsbrev och månadsbokslut är i normalfallet tillräckligt lägsta nivå är kvartalsuppföljning Hur kan man fatta beslut om en större investering, om man inte vet hur verksamheten går? 11

12 Styrelsen måste säkerställa att det som beslutats också blir gjort av den verkställande ledningen Styrelsen ska arbeta genom vd! Följa upp att beslutade åtgärder också genomförs Säkerställa att beslutade underlag tas fram och distribueras Att skatt, moms, sociala avgifter mm. betalas in Rekommenderas: "beslutslogg" 12

14 Aktiebolagslagens krav på tydlig ansvarfördelning Styrelsens ansvar kan enligt lag inte delegeras Det är inte förbjudet att delegera, men skyldighet föreligger att följa upp resultatet Styrande dokument som krävs enligt ABL (8 kap.) - Bolagsordning - Styrelsens arbetsordning - vd-instruktion - Rapporteringsinstruktion 14

15 Viktiga områden att behandla i arbetsordning och vdinstruktion Arbetsområde för styrelsen Ordförandens roll Vd:s befogenheter inte minst ekonomiskt regleras i vdinstruktionen Vd:s befattningsbeskrivning regleras i anställningsavtalet Vilken ekonomisk rapportering styrelsen behöver regleras i rapportinstruktionen Sekretess och informationsgivning kommunikationspolicy Agerande vid kris Hur utvärdering ska genomföras 15

16 Ägaren ansvarar för: Att det finns en dokumenterad ambition med bolaget, ett ägardirektiv kan göras i samråd med styrelsen eller styrelsens ordförande Att ledamöterna får tillgång till all relevant och korrekt information för att kunna göra sitt jobb Att arbeta med och genom styrelsen inte kringgå styrelsen 16

17 Vad innehåller ägardirektivet? Vad vill ägarna uppnå med verksamheten? - Intentioner - vad vill jag ha ut av mitt ägande? - Restriktioner - stanna kvar i byggden och liknande - Mål med ägandet - Styrande värderingar - Ägarnas roller - Ekonomiska mål - Utdelningspolicy Konkreta mål - kort och lång sikt - lönsamhet, tillväxt - förväntan på utdelning Begränsningar i styrelsemandatet kan det accepteras? 17

18 Några viktiga framgångsfaktorer för extern vd i ägarledda företag En tydlig ägarstrategi Ett tydligt vd-uppdrag En komplett styrelse En extern och erfaren ordförande En tydlig roll för avgående vd Förtroende mellan extern vd och ägare Respekt för företagskulturen Hämtat från boken Extern vd så lyckas du! 18

19 Ordföranden ansvarar för: Att en årsplan för viktiga händelser och möten upprättas Att kallelse och dagordning sänds ut Att säkerställa god kvalitet på beslutsunderlagen samt att de sänds ut i god tid före mötet Att leda mötet så att tiden räcker till Att formulering otvetydiga beslut till protokollet Att protokollet blir skrivet och distribuerat Att följa upp tidigare styrelsebeslut Att rutiner och formalia efterlevs Sist men inte minst att styrelsen fattar beslut! 19

20 Styrelseledamoten ansvarar för att: Sätta bolagets agenda framför den egna Sätta sig in i de förutsättningar som gäller för verksamheten och den marknad som företaget verkar på Läsa in sig på materialet före mötet Aktivt delta i diskussioner på mötet Agera lojalt med de beslut styrelsen fattar samt stå för besluten 20

21 VD ansvarar för: Den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer Att styrelsens beslut genomförs Att de av styrelsen delegerade frågeställningarna genomförs Att bolaget verkar i enlighet med gällande lagstiftning Att styrelsen får det beslutsunderlag som efterfrågas 21

23 Var hanteras ägarfrågorna egentligen? Ägarfrågorna ska behandlas men inte i styrelserummet! Oenighet eller disharmoni mellan delägare är en av de vanligaste orsakerna till ägarskifte och problem i ägarledda företag! 23

24 De formella aspekterna Bolagsstämma/or Skilj på ägare med minst 10% respektive mindre än 10% ägande Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet skall kunna fungera rätt roll skall utövas i rätt forum En ägare som ledamot skall vara 100% lojal till bolaget gäller även i frågor där enskild ägare på kort sikt kan missgynnas av beslut Alla ägare ska behandlas lika Styrelsens måste kunna agera oberoende från ägarintresset/aktieägarna aktieägaravtalet gäller ej styrelsen 24

25 De informella aspekterna En extern ordförande med erfarenhet från ägarledda bolag Tydliggöra de olika rollerna och forumen för delägare i styrelse och utanför styrelsen Etablera information Ägarplan/ägardirektiv som dokumenterar ägarnas ambitioner Ägarmöten förutom bolagsstämma "Rätt" ägare i styrelsen 25

26 Några råd som skapar förutsättningar för ett framgångsrikt styrelsearbete Fokus på rätt frågor Ta tag i strategifrågan Skapa bra samverkan mellan rollerna ägare, styrelse och vd Förankra mål och ambitioner med styrelsearbetet hos delägarna Fatta och genomför beslut! 26

28 Mer tid för strategidiskussioner 28

29 Vad innebär det i praktiken? Att säkerställa att bolaget vid varje tidpunkt har en väl underbyggd strategi för verksamheten Att varje enskild ledamot är väl insatt i och förstår bolagets verksamhet och affärsprocesser Att styrelsen som helhet har en gemensam bild av bolagets nuläge Att styrelsen på grundval av väl underbyggd information beslutar om viktiga strategiska mål och vägval Då räcker det inte att endast ha strategifrågan på agendan en gång per år! 29

30 Säkerställa att företaget vet vart det är på väg och vet hur det ska ta sig dit! 1. Vision 2. Affärsidé 3. Långsiktiga mål 4. Strategier 5. Affärsplan 6. Budget Hålls ihop av företagets värdegrund 30

31 Byggklossarna i det strategiska arbetet Vad vi behöver veta? Företagsanalys Styrkor & svagheter Omgivningsanalys Hot & möjligheter Situationsbeskrivning Nulägesuppfattning Vad vi vill åstadkomma? Hur vi ska åstadkomma det? Vad som blir det ekonomiska utfallet Strategiska beslut och vägval Affärsplan Verksamhetsbudget 31

32 Var är vi? Vart ska vi? Hur ska vi ta oss dit? VISION Möjligheter BÖRLÄGE Svagheter PP Styrkor NULÄGE Hot Ett mönster av beslut och handlingar i nutid för att säkra framtida framgång. 32

33 Analys av nuläget fem olika analysområden MARKNADS- ANALYSEN BRANSCH- ANALYSEN FÖRETAGS- ANALYSEN KONKURRENT- ANALYSEN OMVÄRLDSANALYSEN 33

34 Hur balansera organisationens färdigheter med omvärldens förutsättningar? Nuläget och framtid i organisationen Nuläget och framtid i omvärlden Styrkor Möjligheter Svagheter Hot 34

35 Visionen ett exempel Min vision är att skapa en bättre vardag för de många människorna 35

36 Affärsidén; visionen klädd i arbetskläder BETJÄNADE KUNDGRUPPER - vem blir tillfredsställd? BETJÄNADE KUNDFUNKTIONER - vad är det som tillfredsställs? UTNYTTJADE TEKNOLOGIER - hur tillfredsställs kundens behov? Unikt, särskiljande, konkurrensöverlägset Sätter tydliga ramar för verksamheten Uppfyller ett kundbehov Utgår ifrån marknadens behov Missionär uppgift 36

37 Målen ska vara SMARTa Specifika Mätbara Ansvarsspecificerade Realistiska Tidsatta accepterade 37

38 Värderingar en del av strategin Reflektera över organisationens kärnideologiska och grundmurade värden som inte kommer att förändras över tiden Nuvarande? Önskvärda? Vilka värden behöver vi förhålla oss till för att utföra vårt uppdrag? Beakta visionen och affärsidén! Det ska vara värden som organisationen lever och andas i all sin verksamhet 38

39 Affärsplanen i praktiken Innehållsförteckning Egenanalys Omvärlden Branschen Marknaden (köp konsumtion leverans) Konkurrenssituationen Sammanfattning, SWOT Strategisk inriktning Handlingsplan Därefter kan budget för verksamheten tas fram 39

40 Ansvarsfördelningen som en "pingpong-match" Styrelse Ägarnas intentioner, initierar strategiarbetet, kallar till strategimötet Strategiska beslut/vägval, Strategisk plan Godkänner affärsplan, ger budgetdirektiv Godkänner budget/plan Ansvar för de långsiktiga konsekvenserna bevakar genomförandet Vd Genomför och dokumenterar nulägesanalys = beslutsunderlag Färdigställer affärsplan Färdigställer budget/aktiv.plan Ansvar för det kortsiktiga genomförandet och de långsiktiga konsekvenserna 40

41 Styrelsens strategimöte Årligt återkommande möte (absolut minst 1 gång/år) Behandlar verksamhetsinriktning, affärsidé, mål och strategi Kan ibland behandla speciellt tema Olika medlemmar kan ansvara för olika moment i analysen Gärna i avslappnad miljö utanför företaget Ger möjlighet till kreativa diskussioner Skapar teamkänsla i styrelsen Ledningen deltar helt eller delvis Leds av ordföranden eller moderator Dokumenteras av styrelsen 41

42 Styrelsens ansvar mål och medel Säkerställa realismen i sina beslut Har ledningen/organisationen nödvändig kompetens? Finns tiden som krävs för att genomföra strategin? Har verksamheten de resurser som beslutet kräver? Ska styrelsen prioritera? 42

43 Ett recept för framgång i strategiarbetet att tänka på! 1. Utgå ifrån en tydlig affärsidé 2. Kundfokusera - erbjud värde 3. Utgå ifrån en basstrategi = bli bäst på en värdedimension 4. Sök en unik position i konsumentens medvetande 5. Avgränsa; välj bort (satsa på de viktiga produkterna) 6. Dominera marknaden (marknadssegment) 7. Finn unika framgångsfaktorer 8. Utveckla och trimma förmågan att utföra och leverera (värdekedjan) 9. Se tiden som ett konkurrensmedel 10. Låt strategifrågan förkomma ofta på agendan! 43

45 Utvärdering av styrelsens arbete kanske en av de känsligaste frågorna i svenska styrelser. Hur vet man annars om styrelsearbetet är framgångsrikt? Genomför årligen gärna dokumenterat beslut sedan ingen dramatik. Genomförs på ett strukturerat sätt Skilj på ägare som styrelsemedlem och som operativ Finns bra checklistor att jobba med Utvärdering av extern part Självutvärdering Genom särskild grupp, t.ex. ägare, vd och styrelseledamot Enkät till samtliga ledamöter eller intervjuer av ordföranden Vid självutvärdering kom överens om målen innan! Fyra områden; Formalia Arbetsformerna Strategiarbetet Har bolaget utvecklats i önskad riktning 45 (Större projekt) 45

46 Ett recept för framgång i strategiarbetet att tänka på! 1. Utgå ifrån en tydlig affärsidé 2. Kundfokusera - erbjud värde 3. Utgå ifrån en basstrategi = bli bäst på en värdedimension 4. Sök en unik position i konsumentens medvetande 5. Avgränsa; välj bort (satsa på de viktiga produkterna) 6. Dominera marknaden (marknadssegment) 7. Finn unika framgångsfaktorer 8. Utveckla och trimma förmågan att utföra och leverera (värdekedjan) 9. Se tiden som ett konkurrensmedel 10. Låt strategifrågan förkomma ofta på agendan! 46