Plats och tid Stora sammanträdesrummet, kommunkontoret, Vindeln, onsdag den 22 oktober 2014 kl ,

Transkript

1 (26) Plats och tid Stora sammanträdesrummet, kommunkontoret, Vindeln, onsdag den 22 oktober 2014 kl , Beslutande Övriga deltagande Christer Lundgren (c) ordförande Elli-Marie Lundgren (m) Mats Ekman (c) Britt-Louise Eriksson (s) Dan Oskarsson (s) Annelii Andersson (s) Mats Morin, socialchef Susanne Sjögren, nämndssekreterare Karina Wahlberg, bitr. socialchef, Johanna Persson, socialsekreterare, 111 Henny Södermark (s) ej tjg. ersättare Erica Lundström, ekonom, Facklig företrädare Andreas Eriksson, kommunal, 120 Utses att justera Plats och tid Dan Oskarsson Kommunkontoret Sekreterare Susanne Sjögren Paragrafer Ordförande Christer Lundgren Dan Oskarsson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Förvaring av protokollet Kommunkontoret Anslaget tas ner Underskrift... Susanne Sjögren

2 (26) Innehållsförteckning Anmälan delegeringsbeslut... 3 Budgetuppföljning t.o.m. 30 sept Budgetåtgärder i 2014 års budget... 6 Skyddsrond socialkontoret och Solhaga... 7 s investeringsbudget s budget Projektanalys KPB (kostnad per brukare) Nyckeltal Kolada Revidering av socialnämndens lokalstrategi Revisionsrapport Äldreomsorgen Handlingsplan revisionsgranskning s beslutsattestanter Rapportering av ej verkställda beslut SoL och LSS Tidplan för socialnämndens sammanträden Information av förvaltningschef Kurs- och konferensinbjudningar Meddelanden Revidering av delegeringsordning... 26

3 (26) 111 Anmälan delegeringsbeslut Följande delegeringsbeslut har fattats av tjänstemän inom socialnämndens verksamhetsområde enligt socialnämndens beslut om delegering , 72: 1. Dnr 14.S IFO-beslut enl. Socialtjänstlagen beslutsdatum , beslutsfattare Jenny Dafors, Sandra Holmberg, Johanna Persson, Carolina Fransson, Christina Nilsson, Mats Morin och socialnämnden, enl. förteckning nr.5 framställd Dnr 14.S Godkända faderskap, beslutsfattare Liselotte Eklund perioden , enl. förteckning 4, framställd Dnr 14.S Beslut om parkeringstillstånd, beslutsfattare Margareta Ekman perioden , enl. förteckning nr Dnr 14.S Färdtjänst och riksfärdtjänst, beslutsfattare Marie Granström, Anna Åbjörnsson och Margareta Ekman perioden , enl. förteckning nr. 16, 17 och Dnr 14.S Bistånd enligt Socialtjänstlagen (SoL), LASS och LSS, beslutsfattare Marie Granström, Anna Åbjörnsson, Margareta Ekman, Nina Gustafsson och Mari Ellingsen perioden , enl. förteckning nr, 18, 19, 20 och Arbetsutskottets protokoll den 24 september 2014 samt sekretessprotokoll den 24 september 2014 och 10 september Beslut om bostadsanpassningsbidrag, beslutsfattare Karina Wahlberg. 14.S S S S S S S S S S

4 (26) 14.S Socialsekreterare Johanna Persson redogör för ett beslut inom IFO. s beslut Delegeringsbesluten är anmälda. Nämnden tackar för den lämnade informationen av beslutet inom IFO.

5 (26) 112 Dnr 14.S Budgetuppföljning t.o.m. 30 sept Sammanfattning Ekonom Erica Lundström redovisar en budgetutfallsprognos vilken baseras på utfallet t.o.m. 30 september Denna visar ett underskott på ca 1,8 mkr. Underskottet härrör från Försäkringskassans omprövning gällande ärenden inom personlig assistans samt ytterligare enskilda ärenden inom IFO. s behandling Ekonom Erica Lundström redovisar hela kommunens prognos som idag är ca 1,6 mkr. Beslutsunderlag - Budgetutfallsprognos den 14 oktober Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, s beslut den 10 september 2014, 94. s beslut Nämnden konstaterar att underskottet är ca 1,8 mkr och uppdrar till förvaltningen att fortsätta jobba för en budget i balans.

6 (26) 113 Dnr 14.S Budgetåtgärder i 2014 års budget Sammanfattning Ekonom Erica Lundström och socialchef Mats Morin gav en lägesinformation. Pågående vakanshållning av tjänster, avveckling av dietist är genomförd. Projektfinansiering av utbildning och verksamhetsutvecklare. Pågår utredning av ytterligare platsminskning inom särskilt boende samt fortsatt lokalöversyn. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, 61. s beslut Informationen är delgiven och förvaltningen får i uppdrag att fortsätta jobba för en budget i balans.

7 (26) 114 Dnr 14.S Skyddsrond socialkontoret och Solhaga Sammanfattning Socialchef Mats Morin gav en lägesrapport gällande de skyddsronder som gjorts på socialkontoret och Solhaga fastigheten. Då vissa brister ej går att åtgärda inom socialförvaltningens budget och befogenheter så återlämnat socialchef Mats Morin arbetsmiljöansvaret för dessa frågor till ordförande och socialnämnden i enlighet med delegeringsordningen. s behandling Tf. kommunchef Mats Karlsson gav en lägesinformation. Frågan har processats i ledningsgruppen där man inte lyckats lösa frågan. Beslutsunderlag - Minnesanteckningar från skyddsrond på socialkontoret daterad 7 oktober Minnesanteckningar från skyddsrond på Solhaga daterad den 14 oktober s beslut delar uppfattning med förvaltningen att vissa brister ej går att åtgärda inom socialförvaltningens budget och befogenheter. Man konstaterar att nämnden inte har möjlighet att lösa problemet. Frågan måste lyftas och tydliggöras för kommunstyrelsens arbets- och personalutskott. lämnar över arbetsmiljöansvaret till kommunstyrelsen. På kommunstyrelsens extra sammanträde måndag den 27 oktober så lyfter tf. kommunchef Mats Karlsson frågan angående arbetsmiljöansvaret. föreslår att frågan tas med på kommunstyrelsens arbets- och personalutskott den 10 november och då deltar socialnämndens arbetsutskott.

8 (26) 115 Dnr 14.S s investeringsbudget 2015 Sammanställning Socialchef Mats Morin redovisar en lägesrapport gällande investeringsbudget för s behandling Ekonom Erica Lundström redovisade hela kommunens investeringsbehov. En del av investeringarna har inte åtgärdats under 2014 och har flyttats över till s investeringsbehov är på 1,3 mkr och innefattar ombyggnation kök 500 tkr och Pulsen Combine 800 tkr. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, 62. s beslut s investeringsbudget för 2015 som är på 1,3 mkr antas och innefattar ombyggnation kök 500 tkr och Pulsen Combine 800 tkr.

9 (26) 116 Dnr 14.S s budget 2015 Sammanställning Ekonom Erica Lundström och socialchef Mats Morin gav en lägesinformation angående budget s prognos för augusti månad visade på ett underskott på ca 2,1 mkr. Orsakerna till detta är i stor utsträckning enskilda ärenden inom individ- och familjeomsorg och Försäkringskassans genomlysning av ärenden inom personlig assistans samt indikationer på att ekonomiskt bistånd ökar. har hos kommunfullmäktige äskat om en ny ram om ,8 tkr, det vill säga ett tillägg om 2 175,3 tkr. Arbetsutskottets förslag till beslut äskar om en ramutökning om 2 175,3 tkr och antar förslaget till budget 2015, daterad 19 september s behandling Ekonom Erica Lundström redovisade kommunens sammanlagda reviderade budget för Budgeten är reviderad utifrån köksorganisationen. Kommunstyrelsens har fastställt en reviderade budget och socialnämnden får en ramutökning med 1,9 mkr istället för önskade 2,1 mkr. Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, Tjänsteskrivelse daterad den 19 september s budget 2015, daterad den 19 september s beslut den 10 september 2014, 95. s beslut s budget för 2015 som efter kommunstyrelsens revidering är på ,4 tkr antas.

10 (26) 117 Dnr 10.S Projektanalys KPB (kostnad per brukare) Sammanfattning beslutade 18 juni 2014, 77, att avsluta projektet Kostnad per brukare (KPB) och istället gå över till RKA analys som är ett företag under Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Socialchef Mats Morin och ekonom Erica Lundström fick i uppdrag 18 juni 2014, 77, att sammanställa och redovisa resultatet från KPB från dom gångna 4 åren. Arbetsutskottets behandling Ekonom Erica Lundström och socialchef Mats Morin lämnade en kort redogörelse över rapporten som dom tagit fram. Arbetet med KPB har varit grunden för det gedigna arbetet att städa upp bland både verksamheter och objekt. Idag kostnadsför vi mer korrekt och räkenskapssammandraget stämmer bättre överens med verkligheten, vilket är viktigt i samband med jämförelse med standardkostnaden av alla verksamheter. Kostnaden för säbo har ökat/brukare, men antalet brukaren har ju gått ned. En faktor som blir missvisande är att under 2013 hade nämnden fortfarande lokalkostnader på Solhaga som belastade särskilt boende. Åldersstrukturen har förändrats, vi har blivit färre och äldre. Detta bidrar till ökande kostnader. Arbetsutskottets förslag till beslut Redovisningen är delgiven och överlämnas till socialnämnden. Beslutsunderlag - Kostnad per brukare, daterad den 14 oktober Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, 67. s beslut Sammanfattning av redovisningen är delgiven och läggs till handlingarna.

11 (26) 118 Dnr 14.S Nyckeltal Kolada Sammanfattning I Kommun- och landstingsdatabasen (Kolada) kan man följa kommunernas och landstingens verksamheter från år till år. Med över nyckeltal får man underlag för analyser och jämförelser. I Kolada får man en samlad ingång till nyckeltal om resurser, volymer och kvalitet i kommuners och landstings alla verksamheter. Nyckeltalen bygger ofta på nationell statistik från de statistikansvariga myndigheterna, men också på uppgifter från andra källor. Kommun- och landstingsdatabasen ägs av den ideella föreningen Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA). Svenska staten och Sveriges Kommuner och Landsting är föreningens medlemmar. Ekonom Erica Lundström går igenom underlaget för analyser och jämförelser. Beslutsunderlag - Kvalitetsjämförelser brukarnära objektiva kvalitetsindikatorer, daterad 14 oktober Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, 68. s beslut Informationen är delgiven och man ser fram emot första redovisningen.

12 (26) 119 Dnr 10.S Revidering av socialnämndens lokalstrategi Sammanfattning Arbetsutskottet beslöt 20 augusti 2014, 47, att uppdra till socialchef Mats Morin att revidera socialnämndens lokalstrategi. Förvaltningens förslag Inom Almagården föreslås en platsminskning från dagens 26 platser till 25. Neddragning av ytterligare platser sker inom Älvbackens särskilda boenden genom att tomma platser på avdelning 4 och 5 inte fullt ut ersätts med nya boenden. Utreda lämpligt alternativ för placering av matproduktionen inom socialförvaltningen. skall aktivt påverka utformningen vid ev. nybyggnation av hyreshus (anpassning mot äldre) samt delta i arbetet med kommunens bostadsförsörjningsplan. Nuvarande struktur för gruppbostäder behålls kortsiktigt. Förvaltningen föreslår att nybyggnation av gruppbostad för att samla verksamheten utreds och att detta påtalas i socialnämndens långsiktiga lokalbehov. Förvaltningen utvecklar gemensamma rutiner med VIBO gällande boendefrågor samt tecknar hyreskontrakt för att säkra boendelösningar. Utreda ett samlat boende (trapphusmodell) för socialpsykiatri med stöd av resursteam samt att utreda stödboendelösningar för personer med socialmedicinsk problematik. Utreda nya boendelösningar för ungdomar som flyttar ut från HVB hemmet. Arbetsutskottets förslag till beslut antar den reviderade lokalstrategin samt uppdrar till förvaltningen att arbeta vidare med lokalstrategin daterad 24 september. s behandling Socialchef Mats Morin gav en lägesrapport. Idag är Älvbacken och Almagården fullbelagd och det finns kö. Förvaltningen avvaktar allt runt köksorganisationen tills socialnämnden själv övertagit verksamheten.

13 (26) Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, Förslag till socialnämndens lokalstrategi daterad 24 september Arbetsutskottets beslut den 20 augusti 2014, 47. s beslut s lokalstrategi, daterad 24 september 2014, antas. Förvaltningen får i uppdrag att arbeta vidare med lokalstrategin.

14 (26) 120 Dnr 14.S Revisionsrapport Äldreomsorgen Sammanfattning På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har KPMG genomfört en granskning av kvaliteten inom äldreomsorgen. Syftet med projektet är att bedöma hur kvaliteten inom äldreomsorgen ser ut idag med avseende på bemanning, arbetsbelastning och trivsel hos personal. Granskningen avgränsades till Älvbackens äldreboende. Arbetsutskottets behandling Socialchef Mats Morin redovisar det uppdaterade arbetsmaterialet. På grund av personalomsättning på KPMG så har rapporten inte färdigställts och därav har inte socialchef Mats Morin haft något att sakgranska. Socialchef Mats Morin har haft ett muntligt samråd med kommunens revisorer och eftersom rapporten varken är färdig eller sakgranskad så får socialnämnden ytterligare 1 månad på sig att ta fram en handlingsplan. Arbetet med handlingsplanen pågår. Handlingsplanen ska vara fastställd senast 1 november Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottets konstaterar att på grund av personalomsättning inom KPMG finns det inte någon färdig rapport utan enbart ett arbetsmaterial. Samråd med kommunens revisorer har skett och socialnämnden får ytterligare 1 månad på sig att ta fram en handlingsplan. Förvaltningen får i uppdrag att fortsätta jobba med att ta fram en handlingsplan med olika förslag och alternativ som ska antas av socialnämnden den 22 oktober s behandling Socialchef Mats Morin informerade om revisionsgruppens beslut att dra tillbaka granskningsrapporten ang. ledning och styrning inom äldreomsorgen samt redovisade deras motiveringar. Beslutsunderlag - Skrivelse från Per Skalk, KPMG, 21 oktober Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, s beslut den 10 september 2014, Arbetsrapport från KPMG.

15 (26) s beslut har tagit del av revisionsgruppens beslut och motiveringar. konstaterar dock att det finns en problembild kring Älvbacken.

16 (26) 121 Dnr 14.S Handlingsplan revisionsgranskning Sammanfattning Organisation för kommunens särskilda boenden för äldre. Revisorerna har genomfört granskning av äldreomsorgen och med fokus på Älvbackens särskilda boende. I granskningen konstaterar revisorerna brister i verksamhet och ledning och begär att socialnämnden tar fram en handlingsplan för att åtgärda dessa. Förvaltningen har också sedan tidigare arbetat med arbetsmiljön utifrån medarbetarenkäten samt fackliga synpunkter. Älvbacken delas upp i två organisatoriska enheter med vardera 20 platser respektive 30 platser under var sin enhetschef. Nuvarande organisation för Älvbacken med områdeschef och administratör avvecklas. Almagården har en enhetschef för 26 platser. Enhetscheferna har budget, verksamhet, arbetsmiljö och personalansvar. Genomförandet föreslås ske under hösten Till enhetschefstjänsten på Almagården kopplas den framtida personalpoolen som är under uppbyggnad. Till enhetschefstjänsterna på Älvbacken kopplas det påbörjade samarbetsprojektet med Samhall samt det eventuella övertagandet av den del av köksorganisationen som rör socialförvaltningen i det fall köket placeras på Älvbacken. Målarbetet och nyckeltal utvecklas, verktyget Kolada införs inom socialförvaltningen. Förvaltningens förslag antar den reviderade organisationen för särskilt boende. s behandling Socialchef Mats Morin meddelar att revisionsgruppen har valt att dra tillbaka granskningsprocessen ang. styrning och ledning inom äldreomsorgen. Ärendet gällande revisionsrapporten avslutas och läggs till handlingarna men förvaltningen fortsätter arbetet med handlingsplanen. Socialchef Mats Morin informerade om hur den nya reviderade

17 (26) organisationen inom äldreomsorgen föreslås. Beslutsunderlag - Socialchef Mats Morins tjänsteskrivelse den 14 oktober Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, 65. s beslut har tagit del av den föreslagna handlingsplanen för organisationen av särskilt boende, vilket innebär en uppdelning av ledarfunktionen för Älvbacken. uppdrar till förvaltningschef Mats Morin att arbeta vidare i enlighet med den föreslagna handlingsplanen. Handlingsplanen innebär att nuvarande organisation för Älvbacken med områdeschef och administratör avvecklas. Älvbacken delas upp i två organisatoriska enheter med vardera 20 platser respektive 30 platser under var sin enhetschef. Almagården har en enhetschef för 26 platser. Enhetscheferna har budget, verksamhet, arbetsmiljö och personalansvar. Genomförandet föreslås ske under hösten Till enhetschefstjänsten på Almagården kopplas den framtida personalpoolen som är under uppbyggnad. Till enhetschefstjänsterna på Älvbacken kopplas det påbörjade samarbetsprojektet med Samhall samt det eventuella övertagandet av den del av köksorganisationen som rör socialförvaltningen i det fall köket placeras på Älvbacken. Socialchef Mats Morin inleder förhandling med berörda fackliga organisationer.

18 (26) 122 Dnr 14.S s beslutsattestanter Sammanfattning Bitr. socialchef Karina Wahlberg har upprättat förslag till reviderad attestförteckning avseende socialnämnden 2014 som redovisas. Arbetsutskottets förslag till beslut antar reviderad beslutsattestantlista daterad den 25 augusti Beslutsunderlag - Arbetsutskottets beslut den 24 september 2014, Reviderad attestförteckning avseende socialnämnden daterad 25 augusti s beslut fastställer förteckningen över socialnämndens beslutattestanter, daterad 25 augusti 2014,

19 (26) 123 Dnr 14.S Rapportering av ej verkställda beslut SoL och LSS 2014 Sammanfattning Bitr. socialchef Karina Wahlberg har sammanställt kvartalsrapport av ej verkställda beslut enligt socialtjänstlagen (SoL) och lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) avseende 3:e kvartalet. Inga ej verkställda beslut finns att redovisa. Beslutsunderlag - Bitr. socialchef Karina Wahlbergs kvartalsrapport, daterad 13 oktober s beslut har delgivits redovisningen av ej verkställda beslut avseende 3:e kvartalet 2014.

20 (26) 124 Dnr 14.S Tidplan för socialnämndens sammanträden 2015 Sammanfattning Förslag på datum för socialnämndens sammanträden 2015 har upprättats. föreslås sammanträda: Arbetsutskott: Nämnd: 11 februari 21 januari 31 mars 25 februari 20 maj 29 april 26 augusti 17 juni 1 oktober 9 september 25 november 21 oktober 16 december Både arbetsutskott och nämnd börjar kl s beslut fastställer den framtagna sammanträdesplanen för 2015.

21 (26) 125 Dnr 14.S Ändra sammanträdesdatum s beslut s arbetsutskott den 20 november flyttas till den 19 november.

22 (26) 126 Dnr 14.S Information av förvaltningschef Dnr 14.S ) Lägesrapport flyktingmottagning Kronlunds kursgård har fått ett tilldelningsbeslut med asylsökande för 69 platser. Avtalet är inte skrivit ännu. Bra om kommunen stöttar och uppmuntrar till sysselsättning. I dagsläget dock inga beslut tagna om hur många eller vilka åldrar som placeras där, så det är svårt att planera. HVB-hemmet, ensamkommande barn Kommunen utökar dagens avtal, 1 plats för asylsökande till. Togs upp i kommunstyrelsen och ska informeras i kommunfullmäktige. Platsen är ordnad i befintliga lokalen. Utöver detta informerar Migrationsverket att ytterligare ca 1200 barn skall fördelas ut till kommunerna. För Vindelns del är aviserat ytterligare 2-4 barn Förvaltningen tittar på olika alternativ varav ett är att bygga om på källarplan på Solhaga som nu är kontor till mindre lägenheter. Första asylboendet. Enkelt att bemanna upp till det HVB-hem som redan finns där. Flyktingmottagningen: Vindeln har i år tagit emot 27 personer och ligger inom avtalets ramar. Johan Söderling, Vännäs kommun har fått i uppdrag att vad gäller de framtida avtalen och nivåer och att detta sker inom Umeå Regionen. Svårt idag att klara framtida mottagande då det gäller framför allt bostäder. Årets avtal är uppnått. Förvaltningen planerar att åka på studiebesök till Malå för att titta på deras lösning till bostäder, dom har moduler som PUT-boende. Förvaltningen bedömer att man redan idag är i behov av att förstärka på personalsidan. Dnr 14.S ) Köksorganisation Den tänkta personalen som ska gå över till socialkontoret ska bjudas in till en träff. Förhandlingarna är ej klara ännu. En köksansvarig ska anställas. Kommunstyrelsen har upphandlat transporten av mat och det avtalet upphör 1 januari 2015 och då planerar socialförvaltningen att ta över den egna mattransporten.

23 (26) Dnr 13.S ) Samverkan Samhall Socialförvaltningen och Samhall har kommit överens om ett 2-årigt projekt som ska inledas med tvätt av arbetskläder och senare med städ. Tvättstugan är åtgärdad och man beräknar att komma igång under november månad. Inom socialförvaltningen tar verksamheten över städet via Samhall marsapril ) Information till personal som jobbar inom vården. Förvaltningen håller på att bygga upp en pool. Förhandlar med kommunal. Vill skärpa upp intaget med vikarier och höja kompetensen inom poolen. Får jobba 200 dagar åt kommunen sedan måste man antingen börja utbildning till undersköterska eller en övergångslösning. Vikarierna blir ej registrerade i vikariehanteringssystemet förrän man har påbörjat utbildningen. Idag finns det ca 90 listade vikarier och hälften är utbildade undersköterskor. Stor skillnad då det gäller delade turer då tvånget är borta. En del vill ha det och en del absolut inte. 5) Nyvalsutbildning/politikerutbildning Först blir det en central nyvalsutbildning och sedan kommer förvaltningen att planera in en utbildning och information för den nya nämnden. s beslut Informationen är delgiven.

24 (26) 127 Dnr 14.S Kurs- och konferensinbjudningar Barntoppmöte 3 november 2014, Aula Nordica, Umeå. Inbjudan till Medborgardialog ett verktyg för framtiden, den 26 november 2014, Stockholm. s beslut Dan Oskarsson, (s) och Annelii Andersson, (s) deltar på Barntoppmötet den 3 november 2014.

25 (26) 128 Meddelanden 1. Dnr 14.S Umeå Tingsrätt, , Dom i Mål nr B , Brott. 2. Dnr 14.S Förvaltningsrätten i Umeå, , Dom i Mål nr , Bistånd enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL. 3. Dnr 14.S Förvaltningsrätten i Umeå, , Dom i Mål nr , Bistånd enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL. 4. Dnr 14.S Umeå Tingsrätt, , Föreläggande i Mål nr T , Särskilt förordnad vårdnadshavare. 5. Dnr 14.S Samverkan SN au och BUN au, minnesanteckningar från den 30 september s beslut Meddelandena är delgivna.

26 (26) 129 Dnr 14.S Revidering av delegeringsordning Sammanfattning fastställde 29 april 2014, 72, den nu gällande delegeringsordning. Delegering innebär överlåtande av beslutsfunktion vilket betyder att delegaten inträder i nämndens ställe. Fattade delegeringsbeslut ska anmälas till nämnden. Beslutsunderlag - Reviderad delegeringsförteckning för socialnämnden daterad 22 oktober beslut den 29 april 2014, 72. s beslut Förvaltningen får i uppdrag att ta fram förslag till ny delegeringsordning.