Roller och Ansvar - Länsteknik

Transkript

1 Styrande dokument Rutindokument Rutin Kvalitetshandbok för medicintekniska produkter och tjänster Del 2 Sida 1 (17) Roller och Ansvar - Länsteknik

2 Sida 2 (17) Innehållsförteckning Roller och Ansvar - Länsteknik... 1 Ansvar NLL Länsteknik... 3 Allmänt... 3 Roller och Ansvar... 3 Ledning... 5 Divisionschef... 5 Verksamhetschef... 5 HR chef... 7 Kompetenschef... 8 Ekonomi och administrativ chef... 8 Övriga roller inom Länsteknik... 9 Systemägare... 9 Förvaltningsledare IT/MT... 9 Funktionsansvarig MT Systemspecialist Utrustningsspecialist MT Driftansvarig Supportspecialist TA Processansvarig Processledare Kundansvarig Leveransansvar Tjänsteansvarig Produktspecialist Roller och Ansvar IT Infrastruktur Roller och Ansvar Medicinsk Teknik Roller och Ansvar Teknikakuten Roller och Ansvar Projektkontor... 17

3 Sida 3 (17) Ansvar NLL Länsteknik Allmänt Division Länsteknik har uppdraget att vara en tjänsteleverantör inom Norrbottens Läns Landsting och har det tekniska ansvaret (hantering) för tilldelade produkter och informationssystem (service, underhåll, support och utveckling). Den enskilde medarbetaren har ansvar att meddela behov av utbildning och hjälpmedel för tilldelade arbetsuppgifter. Matrisorganisation i landstingets linjeorganisation. Aktuellt uppdrag återfinns i dok: Uppdrag Länsteknik Ansvaret inom divisionen är fördelat enligt nedan Roller och Ansvar Då Länstekniks organisation är uppdelad i strategisk, taktisk och operativ nivå så är även Roller och Ansvar uppdelat enligt denna struktur 1, se nedan. Fig. 1 Roller och Ansvar utifrån strategisk, taktisk och operativ nivå 1 Notera att rollerna ej är statiska i strukturen utan bilden är endast en generell beskrivning

4 Sida 4 (17) Fig. 2 Leveransroller Fig. 3 Exempel på leveransroller

5 Sida 5 (17) Ledning Divisionschef Denna roll finns i linje och ansvarar övergripande för divisionen enligt uppdrag i ledningssystemet för Länsteknik. Länstekniks ledningssystem Länstekniks processer Länstekniks tjänsteportfölj Länstekniks divisionsplan Godkännande av verksamhetsplaner Utser Processansvarig Utser Tekniskt ansvarig för MT/MI Tjänster (Medicintekniska produkter och Medicinska informationssystem) Utser Tekniskt ansvarig för IT Tjänster Utser Systemägare för förvaltningsobjekt Delta i Regionala katastrofledningen funktion S6 För information kring tekniska ansvaret för medicintekniska produkter se: Kvalitetshandbok för medicintekniska produkter och tjänster Del1. Verksamhetschef Denna roll finns i linje och ansvarar för verksamheten enligt uppdrag i ledningssystemet för Länsteknik. Har följande ansvar och befogenheter framtagning av verksamhetsplan arbetsfördelning inom verksamhetsområdet verksamhetens ledningssystem verksamhetens processer som stödjer Länstekniks huvudprocesser, exempelvis Tjänster verksamhetschefer kan utses som tekniskt ansvarig för en specifik tjänst som kan bestå av utrustning, en teknologi, ett system eller ett område och tilldelas av Länstekniks divisionschef, se Uppdrag Länsteknik ansvara för verksamhetsområdets ekonomi

6 Sida 6 (17) Har följande arbetsuppgifter prioritera, leda och fördela arbetet inom verksamhetsområdet utforma och följa upp verksamhetens mål och planerade aktiviteter implementera ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (med stöd av Kvalitetshandbok för medicintekniska produkter och tjänster) i de fall verksamhetsområdet omfattas av regelverket för medicintekniska produkter. Se Medicintekniska produkter och tjänster kvalitetshandbok; Ansvar för mer information. implementera ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (med stöd av ISO 9001) utöva egenkontroll d.v.s. systematisk följa upp och utvärdera verksamheten samt kontrollera att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet följa upp tidrapportering för medarbetare inom verksamhetsområdet samt ge förutsättningar för tidsredovisning genomföra verksamhetssamtal med medarbetare enligt fastställd plan Systemägare för i verksamhetsområdet ingående förvaltningsobjekt. I de fall där överenskommelser ska tecknas med Kund (förvaltningsobjekt eller verksamhet) genomför verksamhetschef det i egenskap av kundansvarig. I de fall verksamhetschef är tekniskt ansvarig så skall denne utse Tjänsteansvarig för aktuell Tjänst utföra (och säkerställa resurser utifrån) verksamhetsområdets uppdrag delta i divisionens ledningsarbete omvärldsbevakning kring verksamhetsområdets tekniska perspektiv

7 Sida 7 (17) Verksamhetschef Teknikakuten Utöver detta så är verksamhetschef Teknikakuten ansvarig för Kunskapsbanken och har följande arbetsuppgifter: säkerställa information, rutiner och kompetens för respektive supportåtaganden mötesledare för Beredskapskedjan ordförande för Medusa Team ärendehantering beställare/ansvarig för Helpdeskadmin och Systembeställningsformuläret delta i Regionala katastrofledningen funktion S6 Verksamhetschef IT Infrastruktur Utöver detta så har verksamhetschef IT Infrastruktur följande arbetsuppgifter: länstekniks representant i Regionala säkerhetsrådet Informationssäkerhet delta i Regionala katastrofledningen funktion S6 HR chef Denna roll finns i linje och ansvarar för Kompetenscentrum på övergripande nivå. Personal-, budget- och arbetsmiljöansvar för kompetenscentrum på Länsteknik. Ingår i divisionens ledningsgrupp Representerar divisionen i landstingets HR-chefsgrupp. Leder divisionens samverkansgrupp tillsammans med divisionschef. Leder skyddskommitté tillsammans med kompetenschefer. Ansvarar för att tillsammans med kompetenschefer säkra kompetensförsörjningen Arbetet omfattar både operativt och strategiskt HR-arbete, exempelvis inom arbetsrätt, arbetsmiljö, lönebildning och kompetensförsörjning. Koordinerar interna personalresurser samt ansvarar för rekrytering och övriga bemanningsfrågor. Medarbetarsamtal Lönedialog och lönesamtal Trepartssamtal i dialog med ansvarig verksamhetschef

8 Sida 8 (17) Kompetenschef Denna roll finns i linje och ansvarar för ett antal medarbetare inom Kompetenscentrum. Personal- och arbetsmiljöansvar för ett antal medarbetare inom kompetenscentrum. Arbetet omfattar både operativt och strategiskt HR-arbete, exempelvis inom arbetsrätt, arbetsmiljö, lönebildning och kompetensförsörjning. Leder resursråd tillsammans med HR-chef. Ansvarar för att tillsammans med HR-chef säkra kompetensförsörjningen. Leder skyddskommitté tillsammans med HR-chef. Kompetenschef har följande arbetsuppgifter, att: i samarbete med respektive Verksamhetschef säkerställa att verksamhetens personal har nödvändig kompetens för förekommande arbetsuppgifter och att all utbildning registreras respektive verksamhetsområde och projekt bemannas med tillräckliga resurser för att kunna utföra uppdragen arbetsmiljökrav uppfylls introduktion för nya medarbetare samt avslut då medarbetare slutar sker medarbetarsamtal genomförs lönedialog och lönesamtal genomförs trepartssamtal i dialog med ansvarig verksamhetschef genomförs Ekonomi och administrativ chef Denna roll finns i linje och ansvarar för att budgetrammar inom divisionen hålls. Ansvarar för att budgetramar hålls och registrering av budget i befintliga IT/MT tjänster Ansvarar för att ta fram månads- och tertialrapporter Ansvarar för att ta fram Länstekniks bokslut med tillhörande rapporter

9 Sida 9 (17) Analyser och kalkyler Budgetarbete Investeringar Delta i vissa upphandlingar Medverka vid framtagande av divisionsplan Övriga roller inom Länsteknik Följande roller finns inom Linje, Förvaltning, processer och tjänstehantering Systemägare Denna roll finns i förvaltning och ansvarar för att tillgodose verksamhetens behov av IT/MT tjänst. att tillgodose förvaltningsobjektets behov av lämpligt IT/MT tjänst att inneha för förvaltningsobjektet erforderlig attesträtt inklusive utökning av resurser att i samråd med Objektägare samordna och teckna avtal med extern leverantör utöver service och underhåll. fastställa och följa upp förvaltningsplan tillsammans med Objektägare Deltar vid styrgruppsmöten i förvaltningsobjektet Förvaltningsledare IT/MT Denna roll finns i förvaltning och ansvarar för leveransen av Tjänst från Länsteknik till Förvaltningsorganisationen (FO). externa leverantörer styrs med hjälp av kontrakt ansvarar för att tjänstedokumentation finns framtagen och är uppdaterad ansvarar för att de tjänster som ingår i leveransen är uppbyggda och dokumenterade i Länstekniks arbetsorder- och inventariesystem ansvarar för att riskhantering och avvikelsehantering genomförs avseende IT/MT/MI tjänst ansvar för leverans av IT/MT/MI tjänst enligt överenskommelse (se roll leveransansvarig) ansvar för att planerade ändringar som finns i förvaltningsplaner är dokumenterade i Länsteknik produktionskalender

10 Sida 10 (17) utarbeta förvaltningsplan tillsammans med förvaltningsledare (FL) verkställa förvaltningsplanens mål avseende IT/MT/MI tjänst följa upp avtal med externa leverantörer enligt förvaltningsplan avropa mot ingångna avtal initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan avvikelserapportera till systemägare (IT/MT) och objektägare (OÄ) samordna objektets interna och externa leverantörer på taktisk nivå följa upp utfallet av förvaltningens IT/MT-kostnader och rapportera utfallet till SÄ/OÄ ställa krav på berörda utvecklingsprojekt ur förvaltningsobjektets perspektiv I de fall där Stand alone medicinska produkter ingår i förvaltningsobjektet så sker uppföljning i samarbete med Funktionsansvarig MT. Funktionsansvarig MT Denna roll finns i linje och svarar för tillämpning av "Överenskommelser mellan Medicinsk Teknik och NLL verksamheter" inom respektive område. Denna roll förvaltas av Verksamhetschef Medicinsk Teknik, se Funktionsansvarig MT under Roller och Ansvar Medicinsk Teknik. I de fall där Stand alone medicinska produkter ingår i ett förvaltningsobjekt så sker uppföljning i samarbete med FLIT/MT. Systemspecialist Denna roll finns i linje och utsedd ingenjör/tekniker ansvarar för planering, genomförande och samordning av service och underhåll på tilldelade system. säkerställa att systemdokumentation finns framtagen och är uppdaterad säkerställa att systemet är dokumenterat i verksamhetssystemet (arbetsorder- och inventariesystem) säkerställa att periodiskt underhåll görs på ingående system säkerställa att riskhantering genomförs vid förändring godkänna leveranser ur ett tekniskt perspektiv dokumentera åtgärder genomföra planering, dokumentering och uppföljning av åtgärder planera, genomföra och samordna uppgradering, uppdatering samt patchningar

11 Sida 11 (17) upprätta rutiner/instruktioner/checklistor planera och genomföra riskhantering tekniskt utreda avvikelser för systemet sammanställa reinvesteringsunderlag för systemet Utöver detta så har Systemspecialist inom Medicinsk Teknik ytterligare arbetsuppgifter se Roller och Ansvar Medicinsk Teknik. Arbetet sker i samarbete med Driftansvarig IT och Utrustningsspecialist MT Systemspecialist säkerställer att fastställda aktiviteter i förvaltningsplan utförs. Utrustningsspecialist MT Denna roll finns i linje och utsedd Ingenjör/tekniker ansvarar för planering och genomförande av service och underhåll på tilldelad medicinteknisk utrustning. I de fall den medicintekniska utrustningen ingår i ett medicinskt informationssystem ska arbetet ske i samarbete med Driftansvarig och Systemspecialist MT. Denna roll förvaltas av Verksamhetschef Medicinsk Teknik, se Utrustningsspecialist MT under Roller och Ansvar Medicinsk Teknik. Driftansvarig Denna roll finns i förvaltning och ansvarar för att leveransen av Tjänst är tillgängliga enligt överenskommelser från Länsteknik till Förvaltningsorganisationen (FO) samt för planering och genomförande av service och underhåll för tilldelad IT utrustning på komponentnivå. Omsätta funktionella krav från verksamheten till bästa tekniska lösning Säkerställa att förändringarna passas in i den tekniska miljön fungera som stöd till förvaltningsledaren IT/MT och systemspecialist avseende den tekniska plattformen som objektet är beroende av. delta i utredningar kring ändringshantering kopplat till förvaltningsobjektet. utföra förvaltningsaktiviteter enligt förvaltningsplan medverka i tekniska utredningar godkänna leveranser ur ett tekniskt perspektiv planera och genomföra riskhantering dokumentera berörd utrustning samt hålla dokumentationen uppdaterad dokumentera kända fel och identifierade workarounds samt informera/utbilda Teknikakuten och övriga berörda kollegor om dessa

12 Sida 12 (17) dokumentera åtgärder säkerställa att periodiskt underhåll och uppgraderingar görs på ingående utrustningar upprätta rutiner/instruktioner/checklistor på utrustningsnivå sammanställa reinvesteringsunderlag för berörd utrustning genom systemövervakning och andra kontroller säkerställa att utrustningen följer definierade tekniska riktlinjer Supportspecialist TA Denna roll finns i linje och förvaltas av Verksamhetschef Teknikakuten, se Supportspecialist under Roller och Ansvar Teknikakuten. Processansvarig Denna roll finns inom process och processansvarig har det övergripande ansvaret för processens genomförande och resultat. ansvarar för att processen förvaltas, förbättras och finansieras. befogenhet att godkänna föreslagna ändringar i processen styrande roll för de som arbetar i processen ansvar för all dokumentation kring aktuell process säkerställa processen och att den uppfyller sitt ändamål. Omfattar utformning, förändringshantering och kontinuerlig förbättring av processen och dess mätetal säkerställa rätt nyckeltal mäts och följs upp säkerställa kvalitetsrapporter produceras, distribueras och används integrera processen i linjeorganisationen ha "helikopterperspektiv", övervaka och säkerställa integration mellan en specifik process och andra processer inom IT/MTorganisationen. svarar för planering och samordning av alla aktiviteter som krävs för att utföra, övervaka och rapportera om processen. För mer information kring Länstekniks processer, se följande dokument: Processer Länsteknik (under bearbetning)

13 Sida 13 (17) Processledare Change Manager Denna roll finns i Ändringsprocessen, Change Manager har det övergripande ansvaret för ändringsprocessens genomförande och resultat. ansvarar för att ändringsprocessen är tillgänglig ansvarar för att rutiner, checklistor och arbetsinstruktioner finns rörande ändringsprocessen ansvarar för att kategorisera och prioritera ärenden i ändringsprocessen besluta om ändringar som bedöms ha liten påverkan och låg risk ska genomföras besluta vilka ärenden som skall tas upp på CAB möten besluta vilka ärenden som skall tas upp till PIR avslå en förändringsbegäran som inte uppfyller uppsatta krav på kvalitet och dokumentation beordra närvaro av vem som helst inom Länsteknik på ecab möten kalla till, genomföra och dokumentera CAB möten förbereda och bjuda in till CAB möten kvalitetsgranska alla ärenden utvärdera genomförda ändringar kalla till, driva och dokumentera PIR möten kalla till, driva och dokumentera ecab möten mäta och föreslå förbättringar i processen uppdatera Länstekniks leveranskalender Incident Manager Denna roll finns i Incidentprocessen och ansvarar för flödet av Incidenter genom processen med målet att dessa skall lösas så snabbt och effektivt som möjligt utan att störa den övriga IT/MT-miljön. Ansvar Incident Manager ansvarar för att: Processen är tillgänglig. Säkerställa att processen följs. Stödja de resurser som arbetar i processen. Mäta, följa upp och rapportera avvikelser. Utbilda och informera i processen. Samordna och kvalitetssäkra rutiner med tjänsteansvariga. Tillhandahålla statistik och rapporter till intressenter.

14 Sida 14 (17) Skriva förbättringsförslag för processen. Driva arbetet med att införa beslutade förbättringar i processen. Befogenheter Rollen har befogenheter att: Påkalla Major Incident rutinen. Representera processen vid en akut ändring. (se ändringsprocessen) Frångå dokumenterade rutiner om så krävs för att lösa en ITrelaterad incident, för undantag gällande MT-relaterade incidenter behövs som regel godkännande från leverantör. Incident Manager har en arbetsledande funktion och fungerar som första eskaleringsnivå för processen. Kunskap, förmåga och erfarenhet Incident Manager bör ha: God kunskap om de verksamheter som Länsteknik stödjer för att kunna prioritera i kritiska situationer. (både ur IT- och MTperspektiv) God kunskap om den applikatoriska och tekniska miljön för att kunna utföra risk- och konsekvensbedömningar. God kunskap om regelverket för MT-produkter. God administrativ förmåga. Bra förmåga att hantera stressiga situationer. Pragmatisk inställning där syfte och mål kommer före paragrafrytteri, utan att för den skull äventyra patientsäkerheten. God pedagogisk förmåga för att bygga förståelse och förtroende för processen både inom och utanför Länsteknik. Utbildning Incident Manager bör ha genomgått: Riskhantering del 1, alternativt riskhantering tillämpad på medicintekniska IT-nätverk ITIL Foundation Någon av följande påbyggnadskurser: o Specialist Incident Management o ITIL Lifecycle Operation o Operational Support and Analysis (OSA)

15 Sida 15 (17) Kundansvarig Denna roll finns inom tjänstehantering och ansvarar 2 för IT/MT leverans till en specifik kund (verksamhet eller förvaltningsobjekt). I de fall IT/MT ingår i ett förvaltningsobjekt motsvaras denna roll av Systemägare IT/MT. ansvar för leverans av IT/MT Tjänst till en specifik kund (verksamhet eller förvaltningsobjekt) ansvar för att hjälpa kunden med att rekommendera och planera framtida förändringar rörande IT/MT Tjänster utifrån verksamhetens planer och behov. ansvarig för att teckna Överenskommelse/SLA mot kund ansvarig för att teckna interna överenskommelser (OLA) mot andra verksamheter inom Länsteknik. har mandat att förhandla ekonomiska frågor och leveransinnehåll med kunden följa upp, teckna och revidera överenskommelse/sla följa upp, teckna och revidera interna överenskommelser/ola genomföra förvaltningsplanering och planeringsmöten med kund/beställare initiera och driva förbättringsaktiviteter i kundens nyttjande av IT/MT Tjänst Leveransansvar Denna roll finns inom process och svarar för leverans mot kund enligt överenskommelse/sla, denna roll utses av Kundansvarig i samråd med Länstekniks resursråd. I de fall leveransen sker till ett Förvaltningsobjekt så innehas rollen av FLIT/MT I de fall leveransen sker inom ett funktionsområde inom Medicinsk Teknik så innehas rollen av Funktionsansvarig MT svarar för leveransen av IT/MT enligt gällande överenskommelse kontaktperson för verksamhetens (kundens) behöriga beställare, svarar för och följer upp gällande leverans enligt överenskommelse samordnare för leveranser och är eskaleringspunkten för alla ärenden relaterade till leveranserna 2 Ytterst ansvarig för leverans till kund

16 Sida 16 (17) genomföra uppföljningsmöten med kunden/beställaren göra budget och följa upp ekonomin i IT/MT/MI-leveransen sammanställa statistik och producera rapporter Tjänsteansvarig Denna roll finns inom process och svarar för den tekniska leveransen av en specifik tjänst. I de fall det berör en MI-tjänst så innehas rollen av Systemspecialist agerar som leverantör till leveransansvarig (FLIT/MT eller Funktionsansvarig MT) expert inom sitt område och representerar tjänsten i olika forum med interna/externa kunder ansvarar för att utveckla och sprida den kompetens som behövs för tjänsten internt inom Länsteknik, detta omfattar allt från ren utbildning till att underhålla och följa upp dokumentation och rutiner för tjänsten. ansvarar för att rutiner/instruktioner/checklistor och arbetsinstruktioner för tjänsten finns dokumenterade svarar för att tjänstedokumentation finns framtagen och är uppdaterad svarar för att tjänsten är uppbyggd och dokumenterad i Länstekniks arbetsorder- och inventariesystem svarar för att förvaltningsaktiviteter utförs enligt förvaltningsplan bevaka utvecklingen på marknaden föreslå förbättringar av tjänsten räkna på och producera underlag för investeringar i tjänsten sammanställa statistik och producera rapporter representera tjänsten på interna möten t.ex. CAB möten sammanställa reinvesteringsunderlag för tjänsten utifrån underlag från produktspecialist dokumentera kända fel och identifierade workarounds samt informera/utbilda Servicedesk (teknikakuten) och övriga berörda kollegor om dessa dokumentera åtgärder ansvara för överlämning till Servicedesk, Teknikakuten, i de fall support skall hanteras av Teknikakuten.

17 Sida 17 (17) Utöver detta så har Systemspecialist ytterligare arbetsuppgifter se Systemspecialist. Produktspecialist Denna roll finns inom tjänstehantering och ansvarar för ett specifikt IT/MT produktområde i tjänstestrukturen. Denna roll utses av tekniskt ansvarig verksamhetschef. I uppdraget ingår: samordningsfunktion för länsövergripande frågor gällande tilldelade produktområden att sammanställa investeringsunderlag för produktområdet samordning och uppföljning av serviceavtal inom tilldelat produktområde svarar även för att utveckla och sprida den kompetens som behövs för produkten internt inom Länsteknik, detta omfattar allt från ren utbildning till att underhålla och följa upp dokumentation och rutiner för produktområdet. förvalta dokumentationen för produkten bevaka utvecklingen på marknaden sammanställa statistik och producera rapporter livcykelhantering Utöver detta så har Produktspecialist MT ytterligare arbetsuppgifter se Roller och Ansvar Medicinsk Teknik. Roller och Ansvar IT Infrastruktur Se dokument: IT Infrastruktur Roller och Ansvar Roller och Ansvar Medicinsk Teknik Se dokument i VIS: Roller och Ansvar Medicinsk Teknik. Roller och Ansvar Teknikakuten Se dokument: Teknikakuten Support, Roller och Ansvar Roller och Ansvar Projektkontor Se dokument: Projektkontoret Roller och Ansvar