Offentlig upphandling och innovation att hantera möjligheter och fallgropar

Transkript

1 Offentlig upphandling och innovation att hantera möjligheter och fallgropar

2 Upphandling och innovation: varför är det intressant?

3 Upphandling = en form av samverkan Bild: öppen dörr Projekt där flera organisationer samverkar är bra för innovation, i synnerhet när både behov och nya möjligheter/ lösningar representeras En form av samverkan för innovation äger rum när köpare anskaffar (strategiskt) från leverantörer Konkret efterfrågan möter konkret utbud = goda förutsättningar för att nya lösningar utvecklas som kan komma till användning Innebär att leverantörerna får tillgång till en slags projektspecifik testbädd Nytta för både köpare och leverantör Borde kunna utnyttjas bättre i offentliga upphandling

4 Innovation och upphandling viktigt för offentliga verksamheter Ibland behövs innovation för att möta offentliga behov Bättre tjänstekvalitet Nya tjänster Effektiv användning av skattebetalarnas medel Den goda affären

5 Vad är offentlig upphandling?

6 Vad är offentlig upphandling? När myndigheter och kommuner köper varor, tjänster och byggentreprenader måste de följa reglerna i våra upphandlingslagar. Regler om offentlig upphandling bygger på EU-direktiv och finns till: dels för att främja konkurrens vad gäller offentliga kontrakt, dels för att öka deltagandet i upphandlingar över gränserna.

7 Vilka ska följa regler om offentlig upphandling Förenklat kan man säga att upphandlingsreglerna ska följas av kommuner, landsting och statliga myndigheter, men även av vissa andra organisationer som kontrolleras av dessa (till exempel de flesta kommunala bolag). Dessa kallas för upphandlande myndigheter eller enheter.

8 Konsekvenser att hantera upphandlingsregler på fel sätt Överprövningar Fördröjningar Upphandlingsskadeavgift Skev konkurrens på marknaden Offentlig upphandling är viktigt för att säkerställa goda offentliga affärer och rättvisa förhållanden!

9 - Upphandling: reagerar ni positivt eller negativt på ordet? - Har någon stött på offentlig upphandling i ett projekt? Gick det bra eller dåligt? - Har någon stött på innovationsupphandling? Verkar det intressant?

10 Fallgropar och tips om hur de kan undvikas

11 Fallgropar för offentliga affärer Vi i landstinget har samarbetat fram en fantastisk lösning tillsammans med ett utvalt företag och nu vill vi upphandla den Vår nya kommunala testbädd ger viss rabatt på användningsavgiften till företag som finns i kommunen I mitten av projektet insåg vi att en leverantör behövdes tas in, ju förr desto bättre I vårt projekt finns flera företag och offentliga verksamheter. I slutfasen ska en verksamhet provupphandla framtagna lösningar, där alla ska vara med och ta fram underlag

12 Vi i landstinget har samarbetat fram en fantastisk lösning tillsammans med ett utvalt företag och nu vill vi upphandla den Innan projektet Välj samarbetspartners i en öppen och transparent process, eventuellt genom en upphandling Involvera en upphandlare Under projektet Efter projektet Använd funktionskrav i upphandlingen och se till att den inte pekar ut en viss lösning Sista utväg: låt tid gå innan upphandlingen ( karantän ) Ha med en upphandlare i projektgruppen Fundera över hur mycket av resultaten som kan spridas eller inte kan spridas externt

13 Vår nya kommunala testbädd ger viss rabatt på användningsavgiften till företag som finns i kommunen Se till att samma villkor gäller för alla företag, både avseende kostnader, tillgång till testbädden eller annat (t.ex. juridiskt stöd) som kan ses som fördelar Skapa kontakt/ samarbete mellan testbädden och upphandlingsfunktionen, både för att undvika fallgropar, men även för att bättre kunna se möjligheterna

14 I mitten av projektet insåg vi att en leverantör behövdes tas in, ju förr desto bättre Under projektet Ta snabbt in upphandlare Undersök om ramavtal finns eller om direktupphandling är möjlig (gräns ca kr exkl. moms) Innan projektet Tänk igenom noga vilka behov som kan finnas av leverantörer Tänk igenom om en projektpart hellre borde vara en leverantör (statsstöd, tid, osäkerhet om vilken leverantör det blir etc.)

15 I vårt projekt finns flera företag och offentliga verksamheter. I slutfasen ska en verksamhet provupphandla framtagna lösningar, där alla ska vara med och ta fram underlag Försök hitta en annan testkund utanför projektet Skilj av leverantörerna i projektet från framtagningen av underlaget Bjud in till en öppen process inför framtagande av underlag, där hela marknaden bjuds in för dialog, RFI och en extern remiss Använd funktionskrav i upphandlingen och se till att den inte pekar ut en viss lösning Sista utväg: låt tid gå innan upphandlingen ( karantän )

16 Frågor?

17 Minibikupa Diskutera sinsemellan: vilka möjligheter ni har stött på?

18 Inspel: upphandling och innovation i Region Skåne Björn Lagnevik, Innovation Skåne

19 INNOVATIONS- UPPHANDLING Björn Lagnevik Innovation Manager levererar växande företag med nya jobb och ökad effektivitet och kvalitet i sjukvården

20 Ny bild från lathunden

21 Tänk på detta FÖRDELAR MED KONKURRENSUTSÄTTNING! - R.S. ERFARENHETER, UTVECKLINGSPROJEKT - BOLAG FRÅN EN HÖGRE HYLLA - FULLT ENGAGEMANG FRÅN BESTÄLLAREN - INTEGRERING I SYSTEM OCH ARBETSSÄTT

22 Innovationsupphandling Utforska Uppstart Utv. Process Upphandling Implementering Verksamhetens behov Intern arbetsgrupp Inleda dialog Metodval Införande av produkt/ tjänst/ process Sondering, vad görs på andra ställen? Verksamheten involveras aktivt. Anordna w.s. Konkurrensutsättni ng Utvärdering av effekter i verksamheten Bör vi föreslå prioritering Involvering av extern kompetens Awarness i organisationen Marknaden arbetar fram lösningar Utvärdering av ekonomiska besparingar/ fördyrningar HSS, strateger stämmer av med prioriterade satsningar Klarlägga verkligt behov; behovspreciserin g Ev. innovationsupphandling Behovsägare förbereder för implementering Innovation Skåne Verksamheten HoS Strateger Koncerninköp Verksamhet en HoS Strateger

23 Förberedelse är A & O Problem Behov Hanterbart behov Preciserat behov Utan bra grund, ingen bra slutprodukt Kunskapsinsamling och djupdykning i behovsområdet Intern samling Tidig marknadsdialog RFI RFP Fördjupad dialog (kompletterande input) R.S. kan ställa nya krav och marknaden är med på noterna

24

25 Vägen till ett grönare engångsförkläde Upphandling Testpanel Energimyndigheten & Vinnova

26

27 Ansökningar och anbud som kom in Papyrus Supplies AB Abena AB Gaia Biomaterials AB Cellcomb AB

28 Förhandling Presentation anbud Framtid Feedback Bidrag Utvärdering Coaching

29

30 Resultat av förhandlat förfarande Förhandlat ned vinnande anbud med kr / år motsvarande kostnadssänkning med 30% Bättre utformning, design och funktionalitet Större andel förnybart Bättre produkt klimatmässigt Närproducerat Lokala råvaror Nya arbetstillfällen i Skåne Från kgco2 / år till KgCo2 (9% av )

31 This is just the Beginning!

32 Vi har redan nya maskiner på plats för att kunna gå upp i skift och det här året ska vi anställa åtminstone personer för att kunna hantera den stigande efterfrågan. Men detta är bara början, om vi får fotfäste i Europa kan vi skapa en av de största fabrikerna i Skåne. Åke Rosén har en gedigen bakgrund som innovatör inom förpackningsindustrin. På 1980-talet grundade han Filltech som sedermera köptes av tyska RKW. I slutet av 1990-talet grundade han även Ecolean. Jag har redan satt två företag på världskartan. Nu sätter jag även Gaia Biomaterials på världskartan och det här företaget har förutsättningar för att bli det största av de tre, säger Åke Rosén.

33

34 Innovationsupphandling: möjligheter Hans Jeppson, Upphandlingsmyndigheten

35 Innovation och upphandling: tre möjligheter för off. verksamhet Initierar Introducerar Inför

36 Tre definitioner Initierar Anskaffning av forsknings- och utvecklingstjänster Upphandlande myndighet eller enhet efterfrågar utveckling eller till och med forskning för att driva fram nya lösningar. Introducerar Upphandling av nya lösningar Upphandlande myndighet eller enhet fungerar som referenskund eller första kund av lösningar. Inför Utvecklingsfrämjande upphandling Upphandlande myndighet eller enhet är öppen för nya lösningar, men kräver det inte.

37 Innovationsupphandling: ett sätt att driva innovationsprojekt

38 Kan användas för lösningar både nära och lite längre för marknaden

39 Skillnader mellan innovationsprojekt: bidrag eller upphandling Bidrag Kan välja samarbetspartner selektivt Kan låta positivt men det kan vara en fördel för projektet med en öppen process. Ett avtal om samarbete Statsstödsreglerna måste tillämpas. Svårt att gå från projekt till produkt. Innovationsupphandling Liknar processer inom industrin Öppen konkurrens Ett avtal om vad som skall åstadkommas/levereras. Det finns metoder som gör att statsstödsreglerna inte är tillämpliga. Steget från idé till produkt kan vara större eller mindre beroende på upplägg. Viss innovationsupphandling sätter kunskap/utvecklingsresultat som mål. Annan innovationsupphandling syftar till leverans av en färdig vara eller tjänst baserade på en innovationsprocess.

40 Bild 40 Innovationsupphandling i Sverige Exempel elvägar

41 Elvägar Syftar till att få kunskap inte en färdig väg. Följde efter rapport projekt. Stort projekt Trafikverket, Energimyndigheten och VINNOVA finansierar projekten med 123 miljoner kr! Lång tid

42 Two Demonstrators - pre-commercial procurement Rosersbergs Utveckling AB Region Gävleborg 42

43 ELVÄG E16, test bed for experiences from practical implementation Decision june-15; a 2 km long facility on the E16, outside Sandviken Region Gävleborg is project owner and builder Financed mainly by Trafikverket, Energimyndigheten, VINNOVA, Scania and Siemens Built without legal dispensations During two years run two trucks with loads up to 60 tons in test and commercial traffic. 43

44 En mycket avancerad version av 1881 års patent! Siemens vill visa att trådbusstekniken skulle passa för tunga godstransporter. Dragfordon kan laddas under körning. Avancerade strömavtagare. Bygga en teststräcka och visa att tekniken fungerar för tunga fordon på en vanlig väg. Politiskt beslut om eldrift på vägarna. Kräver underlag. ADFASDFASDFASDFASDF

45 Rosersbergs Utveckling AB: eroadarlanda A 400-meter test track has been built near Arlanda First section started in 2012 Next step Electrifying 2 km of the road between Arlanda Airport and Rosersberg Freight Terminal Started October

46 Conductive technology with feeding from the road Vehicles are charged and operated while driving Conductive feeding from underneath works for all types of vehicles Both heavy and light vehicles Existing infrastructure can be used Electric roads can reduce CO₂ emissions by 80-90% 46

47 Ett startupföretag får chansen Elways ett företag med grunden i en industriforskares, Gunnar Asplunds idé. Patent på konduktiv överföring från skenor i vägbanan. Spänningen bara påslagen när fordonet passerar över segmentet av skenan. Samarbete med PEAB som har innovativ teknik för att lägga skenan i vägbanan Genom att lägga anbud och konkurrera med andra projekt omfattas inte betalningen av statsstödsreglerna 47

48 Möjligheter med innovationsupphandling

49 Möjligheter med innovationsupphandling Vi vill ha in även okända leverantörer i samarbetet inte bara arbeta med de vi redan känner till Vi vill samarbete med företag som inte kan eller vill lägga (så stor) egen insats Vi vill komma bort från dödens dal I vårt satsning känner vi till flera offentliga organisationer som har liknande behov, men de är inte koordinerade

50 Frågor?

51 Sammanfattning - beslutsträd Behöver jag bry mig om upphandling i mitt innovationsprojekt? Om ja, på vilket sätt?

52 När du arbetar t.ex. planerar innovationssatsningar eller projekt, t.ex. i form av samarbetsprojekt, testbäddar, innovationsslussar etc. sitter du på en offentliga verksamhet, eller förekommer offentliga verksamheter i sammanhanget? Ja Tänk igenom offentlig upph. möjligheter och fallgropar Nej Borde de förekomma/ kan de dyka upp i efterhand? Ja Nej Du kan helt strunta i offentlig upphandling Enbart offentliga verksamheter medverkar Offentlig verksamheter samverkar med andra aktörer

53 När du arbetar t.ex. planerar innovationssatsningar eller projekt, t.ex. i form av samarbetsprojekt, testbäddar, innovationsslussar etc. sitter du på en offentliga verksamhet, eller förekommer offentliga verksamheter i sammanhanget? Ja Tänk igenom offentlig upph. möjligheter och fallgropar Nej Borde de förekomma/ kan de dyka upp i efterhand? Ja Nej Du kan helt strunta i offentlig upphandling Enbart offentliga verksamheter medverkar Förekommer leverantör/er? Vore öppen innovation bra? Hur kan upphandl. främja innovation? Går det att organisera som en innovationsupphandling?

54 När du arbetar t.ex. planerar innovationssatsningar eller projekt, t.ex. i form av samarbetsprojekt, testbäddar, innovationsslussar etc. sitter du på en offentliga verksamhet, eller förekommer offentliga verksamheter i sammanhanget? Ja Tänk igenom offentlig upph. möjligheter och fallgropar Nej Borde de förekomma/ kan de dyka upp i efterhand? Ja Nej Du kan helt strunta i offentlig upphandling Går det att organisera som en innovationsupphandling? Offentlig verksamhet samverkar med andra aktörer Ja Är både slutkund och slutleverantör/er med i samverkan? Ja Nej Nej Hur skapas goda förutsättningar för kommande affärer? Finns möjlighet till offentliga affärer efteråt? (Tänk igenom hur lösningarna ska nå offentliga slutkunder) Nej

55 Tänk igenom offentlig upphandling möjligheter och fallgropar Till exempel: Hur kan offentliga upphandling i projektet främja innovation? Kan samverkan organiseras som en innovationsupphandling? Hur skapas goda förutsättningar för offentliga affärer? Involvera upphandlare från början Undvik nära samarbeten mellan slutkund och leverantör, om inte leverantören kan väljas ut i en öppen och transparent process Se till att samma villkor gäller för alla företag Använd funktionskrav i upphandlingen Sista utväg: tidsfrist mellan projektslut och upphandling

56 Upphandlingsmyndighetens stöd Seminarier och workshops t.ex. 9 november Exempel och filmer Samverkan med projekt

57 Vinnovas stöd: dialog och finansiering Pågående VINNOVA-projekt: 12 stycken Grön: upphandling Blå: planering Grå: EU-projekt Gul: kunskap, nätverk Beställargrupp välfärdsteknik Beställargrupp boknings- och bidragssystem Elektriska vägar, Trafikverket, Borlänge IUpp för drift och underhåll, Trafikkontoret, Stockholms stad Nationellt samordnad innovationsupphandling av nya lösningar för positionering av patienter vid strålbehandling, Norrlands universitetssjukhus Innovativ marksanering, Stockholms stad Dekontaminerande tvätteknik, Räddningstjänsten Göteborg IMAILE, Halmstad kommun Kunskapspaketering och spridning IUpp, Karolinska universitetssjukhuset Internet of things för effektivare smittspårning, Innovation Skåne Innovationsupphandling för att motverka fall på sjukhus, Region Skåne IUpp arbetsmodell för små och medelstora kommuner, Skurup kommun

58 Missa inte att anmäla er till den 9 november

59 Tack för oss! Niklas Tideklev, Upphandlingsmyndigheten Hans Jeppson, Upphandlingsmyndigheten Nina Widmark, Vinnova Björn Lagnevik, Innovation Skåne