OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING KALLELSE. Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma 2011.

Transkript

1 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 27 mars 2011, kl (OBS! Sommartid) Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet. Är man två ägare till samma fastighet, så krävs en fullmakt från den andra delägaren för deltagande vid beslut via röstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. OBS! Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen 01_kallelse.doc

2 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för /5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande 02_dagordning.doc

3 1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Bengtsson R 272 Kassör Anders Brorsson R 108 Övriga ledamöter Benny Eriksson R 26 Stefan Buhr R 134 Rasoul Metram R 92 Håkan Granlund R 86 Suppleanter Mats Vågberg R 24 Stefan Helmersson R 186, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Jeanette Henriksson R 66, suppleant Valberedning Bengt Tolvers R 34, sammankallande Malak Guirguis R 88 2 SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2010 genomfört 11 protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 28 mars 2010 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 20 fastigheter. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på 03_arsredovisning_(bilaga1).doc

4 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett par tillfällen. Meddelandena har informerat om bland annat vår- och höststädning, grannsamverkan och sophantering. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida. 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar 13 hushåll för att erhålla garageplats. Ett mindre antal parkeringsplatser finns för omedelbar uthyrning. Inga parkeringsplatser eller garage hyrs ut till boende utanför samfälligheten. Under året har omdisponering av den nedre parkeringen färdigställts. Sopkärl samt gatubelysning har flyttats längre från husen för att utgöra ett mindre störmoment. Dessutom ledde omdisponeringen till att vi fick plats med ytterligare en parkeringsplats. 6 LOKALEN Föreningslokalen hyrdes ut vid ett fåtal tillfällen innan föreningsstämman. Vid föreningsstämman 2010 beslutades att lokalen skulle stängas för uthyrning. Bakgrunden till detta var att lokalen inte bar sina egna kostnader då uthyrningsgraden under flera år varit alldeles för låg. Dessutom hade samfälligheten ett behov av lokal för att kunna förvara bokföringsmaterial, avtal, ritningar etc. Men även för att på ett bättre sätt kunna förvara diverse redskap och maskiner. En enklare ombyggnad av lokalen har skett av styrelsen själva för att lokalen även ska kunna inrymma en arbets-/mötesdel för samfällighetens styrelse. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 03_arsredovisning_(bilaga1).doc

5 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning TVÄTTSTUGAN Utnyttjandet av tvättstugan fortsätter att minska. Det har från tid till annan varit smutsigt i tvättstugan, ex tvättmedelsrester, hund-/katthår i fintvättmaskin och ludd i torktumlarens filter. Därför vill styrelsen understryka att det är den som tvättat som ansvarar för att tvättstugan rengöres efter avslutat tvättpass. 8 LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Föreningen har tecknat avtal med en ny entreprenör för att hantera snöröjning och halkbekämpning i vårt område. Vi har varit tvingade till detta, trots att det innebär en betydande kostnadsökning för samfälligheten, då den förra entreprenören ej levererade ett tillfredsställande arbete. Så här långt har den nya entreprenören skött snöröjningen på ett mycket tillfredsställande sätt. Vänligen skotta inte ut egen snö på plogade ytor. Kommunen ansvarar för den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52, tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 samt gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga Rondovägen 152. Föreningen har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att tala mer med våra grannar. Man kan bolla idéer om hur vi vill att det skall se ut i vårt område. Vidare innebär städdagarna stor kostnadsbesparing för vår förening. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Sedan det stora injusteringsarbetet som avslutades i februari 2009 så upplever vi att det har varit bra balans i vårt värmesystem. En cirkulationspump har bytts ut i undercentralen under året. 03_arsredovisning_(bilaga1).doc

6 Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning KABEL-TV Föreningen har avtal med Comhem AB. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl samt två insamlingskärl för icke brännbart avfall. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. Det är ytterst viktigt att det ej slängs hushållsavfall i insamlingskärlen för icke brännbart avfall sopkärl, då dessa endast töms varannan vecka och inte två gånger i veckan som övriga sopkärl (måndagar och torsdagar). 03_arsredovisning_(bilaga1).doc

7 Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2010 RESULTATRÄKNING Belopp i kr Not Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage Övriga intäkter Summa rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll Driftskostnader Arvode styrelse/revisorer Avskrivning markanläggningar Övriga kostnader Summa rörelsens kostnader RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter Räntekostnader och liknande kostnader Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster ÅRETS RESULTAT Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan Ianspråkstagande av underhållsfond Stadgeenlig reservering Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering Årets resultat efter förändring av underhållsfond _arsredovisning_(bilaga1).doc

8 Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2010 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat efter förändring av underhållsfond Summa eget kapital SKULDER Kortfristiga skulder Förutbetalda samfällighetsavgifter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER _arsredovisning_(bilaga1).doc

9 Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2010 NOTER Not 1 Övriga intäkter Avgift tvättstugan Gästparkering Uthyrning lokalen Övrigt Not 2 Reparationer och underhåll Omdisponering av nedre parkeringen Underhåll undercentralen Ny pump i undercentralen Service Tvättstuga Läckage Injustering värmeanläggning Rensning hängrännor och stuprör Påkörningsskydd Dagvattenbrunnar Not 3 Driftskostnader Fjärrvärme Kallvatten Sophämtning El Snöröjning Kabel-TV Övriga driftskostnader Not 4 Byggnader och mark Ingående anskaffningsvärden Inköp Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående avskrivningar Årets avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde enligt plan _arsredovisning_(bilaga1).doc

10 Ouvertyrens Samfällighetsförening 8 (8) Årsredovisning _arsredovisning_(bilaga1).doc

11

12 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen 1. Web-baserad bokning av tvättstugetider. Styrelsen föreslår införskaffande av en webbaserad applikation för bokning av tvättstugetider via Internet. Detta för att underlätta bokningen och därigenom öka nyttjandegraden av tvättstugan. 2. Förslag om att revisorerna tillsätts på 2 år omlott framöver. Via detta möte ställs en revisor på ett år och en revisor på två år. Detta för att få kontinuitet i revisorsarbetet. Motioner från medlemmar 1. Förslag om borttagande av barnvagnsramp i trappan ned mot fotbollsplan Hedström, R72 Styrelsens svar: Rampen för barnvagnar används och kommer sannolikt även i framtiden att användas av personer med barnvagn. Vi rekommenderar att denna blir kvar. 2. Förslag om skarpare vägbulor/farthinder längs gångvägarna, uppförande av lekande barn -skyltar i hela området samt att kattägare skall turas om att rensa sandlådorna på lekplatserna kontinuerligt. Heurlin, R258 Styrelsens svar: Vägbommar finns för att hålla trafik på låg nivå och förhindra höga farter i området. Bommarna kommer att ses över för att förhindra möjligheten att dessa kan ställas upp utan nyckel i låset. Vägbulor kommer att undersökas vidare. Skyltar kommer att införskaffas. Kattägare uppmanas ta ansvar för sina katter, enligt direktiv från Huddinge Kommun: 05_framstallningar_motioner_(bilaga3).doc

13 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan (1) Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu 30 år gamla vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas avsattes Kronor. / Styrelsen. 06_styrelsens_forslag_till_program_anlaggnings_underhallsarbeten_(bilaga4).doc

14 1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2011 KOSTNADER Resultat 2010 BUDGET 2011 Skötsel Allmän kr kr Skötsel Tvättstuga kr kr Skötsel Lokalen 0 kr kr Gårdarna kr kr Kallvatten kr kr Sophämtning kr kr Snöröjning kr kr Kabel TV kr kr El kr kr Fjärrvärme kr kr Administration kr kr Arvode Styrelse/Revisorer kr kr Försäkringar kr kr Avsättning till underhållsfond kr kr Bankkostnader kr kr Avskrivning el-stolpar kr kr Kostnads täckning 0 kr kr SUMMA KOSTNADER kr kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet/Parkering/Garage kr kr Intäkter Gästparkering kr kr Intäkter Tvättstuga kr kr Intäkter Lokalen kr Ränteintäkter 13 kr Övriga intäkter kr SUMMA INTÄKTER kr kr RESULTAT kr 0 kr C:\Documents and Settings\Johan\Mina dokument\ouvertyren\inför Årsmöte 2011\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5).doc

15 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2011 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2011/2012 DEBITERINGSLÄNGD 2011/2012 Debiteringslängden föreslås avse perioden 1 maj april Avgift per fastighet. Adress (Fastighet på adress nedan) Månadsavgift / fastighet och månad Årsavgift / per fastighet och år Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov C:\Documents and Settings\Johan\Mina dokument\ouvertyren\inför Årsmöte 2011\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5).doc

16 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2011 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2011/2012 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankkonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum. C:\Documents and Settings\Johan\Mina dokument\ouvertyren\inför Årsmöte 2011\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5).doc

17 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Vid samägd fastighet överlåter jag min del av rösträtten till ovanstående att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Skogås den../ Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet). 08_fullmakt.doc