1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING KALLELSE

Transkript

1 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 28 mars 2010, kl (OBS! Sommartid) Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. OBS! Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen 01_kallelse.doc

2 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för /5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande 02_dagordning.doc

3 1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Stefan Buhr R 134 Sekreterare Susanne Bengtsson R 272 Kassör Anders Brorsson R 108 Övriga ledamöter Björn Lundgren R 28 Ulf Andersson R 70 Benny Eriksson R 26 Johan Holm R 254 Suppleanter Rasoul Metram R 92 Kristina Johnsson R 184, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Jeanette Henriksson R 66, suppleant Valberedning Jan-Erik Lejerkrans R 268, sammankallande Bengt Tolvers R 34 Robert Olsson R 158, Brf Ouvertyren 2 SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2009 genomfört tio protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 29 mars 2009 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 25 fastigheter. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på 03_arsredovisning_(bilaga1)a.doc

4 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett flertal tillfällen. Meddelandena har informerat om bland annat vår- och höststädning, utkvittering av manual och nycklar till el-stolpar vid våra parkeringsplatser. Det har även delats ut informationsblad angående takfonden som styrelsen tog på sig att söka fram information om på föregående stämma. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida. 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar drygt 18 hushåll för att erhålla garageplats. Ett mindre antal parkeringsplatser finns för omedelbar uthyrning. Inga parkeringsplatser eller garage uthyres till boende utanför samfälligheten. Två stycken nya platser har tillkommit under året, en på den nedersta parkeringen samt en utanför vår föreningslokal K7. Numrering av nya samt förbättring av befintliga kommer att göras under våren -10. Tills dess kommer tillfällig numrering sättas upp. 6 LOKALEN Föreningslokalen har under året uthyrts vid 15 tillfällen. Susanne Bengtsson R272 har ombesörjt uthyrning. I samband med uthyrning tecknas ett avtal för nyttjandet av lokalen. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 7 TVÄTTSTUGAN Utnyttjandet av tvättstugan fortsätter att minska. Det har från tid till annan varit smutsigt i tvättstugan, ex tvättmedelsrester, hund-/katthår i fintvättmaskin och ludd i torktumlarens filter. Därför vill styrelsen understryka att det är den som tvättat som ansvarar för att tvättstugan rengöres efter avslutat tvättpass. 03_arsredovisning_(bilaga1)a.doc

5 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Föreningen har ett avtal med PT Städ och Företagsservice som sköter om vår snöröjning. De har även ombesörjt gräsklippningen av våra allmänna gräsytor under hela Kommunen ansvarar för den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52, tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 samt gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga Rondovägen 152. Under året har vi tagit ner flera träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar i området. Föreningen har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att tala mer med våra grannar. Man kan bolla idéer om hur vi vill att det skall se ut i vårt område. Vidare innebär städdagarna stor kostnadsbesparing för vår förening. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Under hösten -08 påbörjades ett omfattande arbete med injustering av vårt värmesystem. Då byttes det slingventiler i samtliga hushåll, eftersom de befintliga var gamla och delvis feljusterade (dvs den feljusterade ventilen påverkade flödet både i det egna hushållet men även för övriga hushåll i samfälligheten). Med de nya ventilerna kan man ställa in det exakta flödet till respektive hushåll. Det slutliga injusteringsarbetet skedde i februari KABEL-TV Föreningen har avtal med Comhem AB. 03_arsredovisning_(bilaga1)a.doc

6 Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl samt två insamlingskärl för icke brännbart avfall. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. En omdisponering har skett av de kärl för icke brännbart material vid den övre parkeringen. De står numera vid sidan av övriga sopkärl nedanför lekplatsen loket. Det är ytterst viktigt att det ej slängs hushållsavfall i dessa sopkärl, då de endast töms varannan vecka och inte två gånger i veckan som övriga sopkärl (måndagar och torsdagar). 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till NYA MEDLEMMAR 2009 Håkan Magnusson Rondovägen 30 Ouvertyren 16 Dick Magnusson Rondovägen 82 Ouvertyren 42 Charlotte Carlström Rondovägen 86 Ouvertyren 44 Jorge Orrego Rondovägen 244 Symfonin 4 Vi hälsar alla nya medlemmar varmt välkomna! 03_arsredovisning_(bilaga1)a.doc

7 Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2009 RESULTATRÄKNING Belopp i kr Not Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage Övriga intäkter Summa rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll Driftskostnader Arvode styrelse/revisorer Avskrivning markanläggningar Övriga kostnader Summa rörelsens kostnader RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter Räntekostnader och liknande kostnader Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster ÅRETS RESULTAT Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan Ianspråkstagande av underhållsfond Stadgeenlig reservering Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering Årets resultat efter förändring av underhållsfond _arsredovisning_(bilaga1)a.doc

8 Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2009 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat efter förändring av underhållsfond Summa eget kapital SKULDER Kortfristiga skulder Förutbetalda samfällighetsavgifter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER _arsredovisning_(bilaga1)a.doc

9 Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2009 NOTER Not 1 Övriga intäkter Avgift tvättstugan Gästparkering Uthyrning lokalen Övrigt Not 2 Reparationer och underhåll Injustering värmeanläggning Rensning hängrännor och stuprör Underhåll undercentralen Påkörningsskydd Dagvattenbrunnar Garagebrand Lekplatser Garageportar Nyanskaffning torktumlare Asfaltering Varmvatten problem Reparationer i tvättstugan Not 3 Driftskostnader Fjärrvärme Kallvatten Sophämtning El Snöröjning Kabel-TV Övriga driftskostnader Not 4 Byggnader och mark Ingående anskaffningsvärden Inköp Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående avskrivningar 0 0 Årets avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde enligt plan _arsredovisning_(bilaga1)a.doc

10

11

12 1 (2) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen 1. Stänga föreningslokalen för uthyrning Bakgrund Nyttjandet av vår gemensamma föreningslokal har under flera års tid varit låg. Nyttjandet har främst bestått av externa föreningsmöten, barnkalas och "ungdomsfester". Vid flertalet tillfällen har boende i närheten av lokalen upplevt kraftig störning i samband med fester, och det har även förekommit skadegörelse och klotter i området i samband med dessa fester. Intäkterna täcker inte de löpande kostnader som är förenade med driften av lokalen. Dessutom är lokalen i behov av en uppfräschning ifall den fortsatt skall användas för uthyrning, främst toaletten samt införskaffning av nya möbler. Uppskattningsvis skulle detta kosta kr. I nedanstående uppställning framgår alla direkta intäkter och kostnader för lokalen (innefattar ej kostnader för skadegörelse/klotter i området, el, värme etc). Det framgår att vi under årens lopp mestadels gått back på uthyrningsdelen av lokalen År Intäkter Utgifter Behov Samfälligheten är i behov av lokal för att kunna förvara bokföringsmaterial, avtal, ritningar etc, men även för att på ett bättre sätt kunna förvara diverse redskap och maskiner. Den befintliga föreningslokalen skulle kunna fylla båda dessa syften, dessutom skulle det finnas utrymme för en arbets-/mötesdel för samfällighetens styrelse. Alternativet att bygga till ett utrymme skulle uppskattningsvis kosta kr, vilket har funnits i planerna under flera år men framskjutits pga ekonomiska skäl. 05_framstallningar_motioner_(bilaga3).doc

13 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (2) Föreningsstämma 2008 Bilaga 4 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna. Alt. 1 Upprustning av lokal för uthyrning: kr Nytt förråd för dokument/verktyg: kr Att behålla lokalen för uthyrning, fräscha upp denna samt bygga nytt förråd skulle således kosta uppskattningsvis kr (knappt kr per hushåll), vilket i så fall kommer att belasta samfällighetsavgiften. Dessutom skulle det nya förrådet ta en parkeringsplats i anspråk, vilket betyder ca kr årligen i förlorade inkomster. Alt. 2 Renovering och ombyggnad av befintlig lokal till mötesdel och förrådsdel till uppskattad kostnad om ca kr. Förslag Styrelsens förslag är att lokalen stängs för uthyrning, samt att lokalen istället nyttjas för förvaring av samfällighetens egendom samt möteslokal enligt ovanstående beskrivning. Motioner från medlemmar 1. Biltvätt i området. Undersöka möjligheten till plats i området där biltvätt skulle vara möjligt. Eva Ljung R46 Svar: På grund av olika miljöaspekter så finns det ingen möjlighet att anordna en tvättplats för våra bilar. I miljöbalken finns de så kallade hänsynsreglerna som gäller för alla. Där kan man bland annat läsa att man ska använda bästa möjliga teknik. När man tvättar och vårdar bilen på gatan så är inte det användande av bästa möjliga teknik. Det är mycket bättre att du tvättar din bil i en tvättautomat eller på en gör-det-själv anläggning. Där renas tvättvattnet från din bil. För ytterligare information hänvisas till Styrelsen avser inte bifalla förslaget 05_framstallningar_motioner_(bilaga3).doc

14 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu drygt tjugofem år gamla vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas avsattes Kronor. / Styrelsen. 06_styrelsens_forslag_till_program_anlaggnings_underhallsarbeten_(bilaga4).doc

15 1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2010 KOSTNADER Resultat 2009 BUDGET 2010 Drift Allmän kr Drift Tvättstuga kr Drift Lokalen 0 kr Gårdarna kr Kallvatten kr Sophämtning kr Snöröjning kr Kabel TV kr El kr Fjärrvärme kr Administration kr Arvode Styrelse/Revisorer kr Försäkringar kr Avsättning till underhållsfond kr Bankkostnader kr Avskrivning el-stolpar kr SUMMA KOSTNADER kr kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet&Parkering/Garage kr Intäkter Gästparkering kr Intäkter Lokalhyra kr Intäkter Tvättstuga kr Ränteintäkter 160 kr 0 Övriga intäkter kr 0 SUMMA INTÄKTER kr kr RESULTAT kr 0kr C:\Documents and Settings\Johan\Skrivbord\Föreningsstämma 2010\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5)ny.doc

16 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2010 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2010 DEBITERINGSLÄNGD 2010/2011 Debiteringslängden föreslås avse perioden 1 maj april Avgift per fastighet. Adress (Fastighet på adress nedan) Månadsavgift / fastighet och månad Årsavgift / per fastighet och år Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov C:\Documents and Settings\Johan\Skrivbord\Föreningsstämma 2010\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5)ny.doc

17 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2010 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2010 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankkonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum. C:\Documents and Settings\Johan\Skrivbord\Föreningsstämma 2010\07_styrelsens_forslag_budget_debiteringslangd_(bilaga5)ny.doc

18 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Skogås den../ Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet). 08_fullmakt.doc