KALLELSE. Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma 2012.

Transkript

1 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 25 mars 2011, kl (OBS! Sommartid) Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. OBS! Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen

2 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för /5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor Fibernät Hustaken 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande

3 1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Bengtsson R 272 Kassör Anders Brorsson R 108 Övriga ledamöter Rasoul Metram R 92 Håkan Granlund R 86 Dan Axelsson R 114 Stefan Buhr R 134 Suppleanter Mats Vågberg R 24 Stefan Helmersson R 186, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Valberedning Bengt Tolvers R 34, sammankallande Fredrik Heurlin R SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2011 hållit 12 (tolv) protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 27 mars 2011 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 23 fastigheter, varav 6 fastigheter utan rösträtt. Dessutom två boenden ifrån Brf:en, varav en med fullmakt och då rösträtt för Brf Ouvertyrens räkning. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på hemsidan

4 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett flertal tillfällen. Meddelandena har innehållit information om bland annat vår- och höststädning. Det har även gjorts en enkät-undersökning om en eventuell överföring av takskötsel, som styrelsen fick i uppdrag på föregående stämma (2010) att utreda intresset bland medlemmarna inom Ouvertyren. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida. 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar drygt 22 hushåll för att erhålla/byta garageplats. Så gott som samtliga p-platser är uthyrda, stundtals har vi haft brist på lediga p-platser. Inga parkeringsplatser eller garage uthyres till boende utanför samfälligheten vad styrelsen erfar. En p-plats (477) togs ur hyres-listan för att få en service-yta till föreningen, för bland annat sandfickor vintertid och servicebilar sommartid. 6 LOKALEN Vi har nu fått upp en skiljevägg i lokalen så att föreningen har ett mer ordnat förråd av verktyg/material och en möteslokal i mindre format. Till lokalen har vi även införskaffat ett brandsäkert dokumentskåp till föreningens räkenskaper (skall sparas i 10 år) samt ritningar och avtal. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 7 TVÄTTSTUGAN Utnyttjandet av tvättstugan fortsätter att minska. Ständigt återkommande klagomål om dålig avstädning efter tvättpass inkommer till styrelsen, t.ex tvättmedelsrester, hund-/katthår i fintvättmaskin, ludd i torktumlarens filter. Vid avslutat tvättpass ingår att man städar av efter sig. Du som använder tvättstugan ansvarar för att det är fräscht efter dig.

5 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Vi har ett avtal med Ryggarna HB som sköter om vår snöröjning. De har även gjort vissa anläggningsjobb inom området. Kommunen ansvarar för snöröjning och halkbekämpning av: Den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52 Tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 samt Gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga R152. Sommarunderhållet sköts av Trädgård och Plogtjänst AB, som bland annat klipper våra gräsytor. Under året har vi tagit ner några träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar. Vi har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att träffa flera av våra grannar. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Det omfattande injusteringsarbetet med byten av slingventiler som gjordes i samfälligheten bedöms ha gett en betydande effekt för föreningens ekonomi samt fjärrvärmeförbrukning. Däremot har vi noterat en oroväckande kraftig ökning av kallvatten enligt avlästa värden i undercentralen (UC). Detta är för närvarande under utredning tillsammans med Stockholm Vatten (leverantör). Ett vattenläckage upptäcktes under UC i samband med vårstädningen, som åtgärdades väldigt snabbt av en boende i samfälligheten. Detta medförde dock ej någon förändring i kallvattenförbrukningen. Styrelsen har sett över olika områden som skulle kunna tänkas visa läckage, men utan resultat hittills. Två mindre vattenläckage kring hus har även åtgärdats under året.

6 Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning KABEL-TV Föreningen har avtal med Comhem AB. Under årsstämman 2011 fick styrelsen uppdraget att se över vilka alternativa leverantörer av kabeltjänster som återfinns, särskilt bland fibernät. Detta då en hel del problem upplevs med ComHems kabel-tv nät (koaxial teknik), både inom TV och bredband. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl samt två insamlingskärl för ickebrännbart avfall. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. Sopkärl för hushållssopor töms två gånger i veckan, måndagar och torsdagar. Insamlingskärl för icke brännbart avfall töms varannan vecka, vänligen kasta ej hushållssopor i dessa. 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till NYA MEDLEMMAR 2011 Angelica Karlsson Rondovägen 10 Ouvertyren 6 Mikael och Mariana Kronsjö Rondovägen 28 Ouvertyren 15 Mats Brihage och Beatrice Löfström Rondovägen 104 Ouvertyren 53 Sofia Johannesson och Martin Andersson Rondovägen 112 Ouvertyren 57 Susanne Hultman och Pontus Altin Rondovägen 262 Symfonin 13 Arvid Pettersson och Anna Schulze-Willén Rondovägen 270 Symfonin 17 Vi hälsar alla nya medlemmar varmt välkomna!

7 Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2011 RESULTATRÄKNING Belopp i kr Not Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage Övriga intäkter Summa rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll Driftskostnader Arvode styrelse/revisorer Avskrivning markanläggningar Övriga kostnader Summa rörelsens kostnader RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter Räntekostnader och liknande kostnader Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster ÅRETS RESULTAT Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan Ianspråkstagande av underhållsfond Stadgeenlig reservering Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering Årets resultat efter förändring av underhållsfond

8 Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2011 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat efter förändring av underhållsfond Summa eget kapital SKULDER Kortfristiga skulder Upplupna kostnader Förutbetalda samfällighetsavgifter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

9 Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2011 NOTER Not 1 Övriga intäkter Avgift tvättstugan Gästparkering Uthyrning lokalen Övrigt Not 2 Reparationer och underhåll Läckage Underhåll undercentralen Upprustning lekplatser Diverse underhåll Omdisponering av nedre parkeringen Ny pump i undercentralen Service Tvättstuga Not 3 Driftskostnader Fjärrvärme Kallvatten Snöröjning Sophämtning El Kabel-TV Övriga driftskostnader Not 4 Byggnader och mark Ingående anskaffningsvärden Inköp 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående avskrivningar Årets avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde enligt plan

10

11

12 1 (2) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen 1. Ny biljettautomat till gästparkering Det har länge funnits önskemål om att kunna betala med både mynt och kort i biljettautomaterna vid våra gästparkeringar. Efter dialog med Q-park (som hanterar parkeringarna idag) så har de gått med på att bekosta investering i nya biljettautomater under följande förutsättningar; - Timtaxa 3 kr/tim (30 kr/dygn) ändras till 5 kr/tim (45 kr/dygn) - Avgiftsbelagd tid kl ändras till kl Nytt avtal med löptid på 3 år Styrelsens rekommendation är att samfälligheten ingår avtal enligt ovan för att möjliggöra betalning även med kort. Motioner från medlemmar 1. Vi tyckeratt det vore bra om vägbulorna i området var målade. V.Mannerfjord R258 Styrelsens svar: Styrelsen kommer att undersöka möjligheten att ersätta befintliga asfalterade vägbulor med vägbulor i gummi. Detta skulle även underlätta arbetet med snöröjning i vårt område. Om det inte blir aktuellt att byta ut befintliga vägbulor, så kommer styrelsen att tillse att befintliga vägbulor blir tydligt uppmärkta. 2. PGA bussarnas oljud är det svårt att föra en konversation när man vistas på tomten eller har fönster öppna föreslår att styrelsen tar kontakt med kommunen för bullerplank sträckan-början av Rondv, backen upp mot busshållplatsen. E.Ljung R46 Styrelsens svar: Styrelsen ansvarar för underhåll och förvaltning av de gemensamhetsanläggningar som omfattas av aktuellt anläggningsbeslut samt därvid gällande ekonomi. Ärenden som faller utanför dessa ramar får respektive medlem själv hantera.

13 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (2) Föreningsstämma 2012 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna. Fastighetsägaren uppmanas därför att själv kontakta kommunen i detta ärende. 3. Bullerplank längsvägen på högersida, backen upp mot busshållplatsen (2-52) Svårt att föra en konversation på uteplatsen när bussarna passerar. M.Brännvall R50 Styrelsens svar: Se ovan, pkt Stolpar (elstolpar) på parkeringsplatserna tillhörande Bra om alla kan åtnjuta el. Inte bara övregården. M.Brännvall R50 Styrelsens svar: Den ursprungliga tanken var att samtliga parkeringsplatser inom samfälligheten skulle utrustas med elstolpe. En tvist med den entreprenör som ansvarade för installationen ledde till ett relativt kraftigt kostnadsöverdrag. Mot bakgrund av detta valde styrelsen att avbryta arbetet, vilket medförde att nedre samt övre parkeringen ej erhöll elstolpar. Dock finns anslutningspunkter förberedda vilket innebär att anläggningen kan utökas när så önskas. Mot bakgrund av att det finns en efterfrågan av parkeringsplatser utan elstolpe (pga lägre månadsavgift) är det styrelsens rekommendation att avvakta med en utökning av anläggningen.

14 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu 30 år gamla vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas avsattes Kronor.

15 1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2012 KOSTNADER Resultat 2011 BUDGET 2012 Skötsel Allmän kr kr Skötsel Tvättstuga kr kr Inköp Lokalen kr kr Gårdarna kr kr Kallvatten kr kr Sophämtning kr kr Snöröjning kr kr Kabel TV kr kr El kr kr Fjärrvärme kr kr Administration kr kr Arvode Styrelse/Revisorer kr kr Försäkringar kr kr Avsättning till underhållsfond kr kr Bankkostnader kr kr Avskrivning el-stolpar kr kr Oförändrard avgift kr SUMMA KOSTNADER kr kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet/Parkering/Garage kr kr Intäkter Gästparkering kr kr Intäkter Tvättstuga kr kr Intäkter Lokalen Ränteintäkter 206 kr Övriga intäkter kr SUMMA INTÄKTER kr kr RESULTAT kr 0 kr

16 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2012 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2012/2013 DEBITERINGSLÄNGD 2012/2013 Debiteringslängden föreslås avse perioden 1 maj april Avgift per fastighet. Adress (Fastighet på adress nedan) Månadsavgift / fastighet och månad Årsavgift / per fastighet och år Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov

17 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2012 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2012/2013 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankkonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum.

18 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Skogås den../ Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet).