KALLELSE. Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 30 mars 2014, kl

Transkript

1 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 30 mars 2014, kl Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet via fullmakt. OBS! Är Ni fler ägare till fastigheten? Glöm ej fullmakt för de ej närvarande, för att kunna registrera hushållets hela röst vid eventuell omröstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen

2 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för /5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande

3 1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Nilsson R 272 Kassör Stefan Buhr R 134 Övriga ledamöter Mats Brihage R 104 Håkan Granlund R 86 Dan Axelsson R 114 Bengt Tolvers R 34 Suppleanter Jan-Erik Lejerkrans R 268 Stefan Helmersson R 186, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Valberedning Viktoria Bystedt R 74, sammankallande Fredrik Heurlin R SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2013 hållit 12 (tolv) protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 24 mars 2013 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 19 fastigheter. Dessutom två boenden ifrån Brf:en, varav en med fullmakt och då rösträtt för Brf Ouvertyrens räkning. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på hemsidan

4 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (9) Årsredovisning MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationslappar vid ett flertal tillfällen. Dessa har innehållit information om bland annat vår- och höststädning, information kring fibernätsinstallationen och kabel-tv mm. Utöver detta så återfinns aktuella händelser samt allmän information på vår hemsida 5 GARAGE OCH PARKERING För närvarande köar drygt 16 hushåll för att erhålla/byta garageplats. Så gott som samtliga p-platser är uthyrda, stundtals har vi haft brist på lediga p-platser. Eventuell olovlig uthyrning/utlåning av p-ytor till personer ej boende inom Ouvertyren, som kommer styrelsen till kännedom, kommer förlora denna p-yta till styrelsens förfogande. Ett renoveringsprojekt av dubbelgaraget påbörjades i oktober. Betonggolvet var i mycket dåligt skick, vilket medförde att vi fick vattenbila, armera om och gjuta nytt golv. Detta är nu gjort. Garaget kommer färdigställas under våren 2014 med byte grusbädd, omläggning el och ny armatur, tätskikt polyuretan på betonggolvet samt målas om invändigt. Avstängning av elementen i garagen har medfört avsevärt lägre elförbrukning inom föreningen. 6 LOKALEN Används numer som förråd av div. verktyg/material, samt möteslokal i mindre format. I lokalen har vi även ett brandsäkert dokumentskåp till föreningens räkenskaper (skall sparas i 10 år) samt ritningar och avtal. Styrelsens samtliga möten är förlagda till lokalen. 7 TVÄTTSTUGAN Fortsatt nedgång i användandet av tvättstugan kan noteras. Dessutom har vi konstaterat viss form av förstörelse, då någon har stulit (!?) en vattenblandare från tvättstugan.

5 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (9) Årsredovisning 2013 Ständigt återkommande klagomål om dålig avstädning efter tvättpass inkommer till styrelsen, t.ex tvättmedelsrester, hund-/katthår i fintvättmaskin, ludd i torktumlarens filter. Vid avslutat tvättpass ingår att man städar av efter sig. Du som använder tvättstugan ansvarar för att det är fräscht efter dig. 8 LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Snöröjningen var hårt belastad i början av 2013, då mycket snöfall på kort tid skapade stora mängder att ta hand om. Under senare delen av 2013 var det tvärtom väldigt begränsat med snö. Sommarunderhållet har fungerat utan större problem under Under året har vi tagit ner några träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar. Eventuella önskemål om fällning av träd skall gå via styrelsen, oavsett det önskas inom Ouvertyren eller allmänning. Styrelsen tar kontakten med kommunen vid behov. Sker trädfällning på kommunal mark utan tillåtelse och det kommer kommunen till kännedom, skadar det vårt samarbete med kommunen framöver. Vi har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att träffa flera av våra grannar samt att vi som deltar sparar föreningen en bra slant. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Under maj lyckades vi tillsammans med Peter på R74 spåra vattenläckan som dragit iväg vår förbrukning och kostnad sedan I samband med att vi anmälde trolig vattenläcka till Stockholm Vatten under 2010, så ingicks överenskommelse om att återfå en 50% av överskjutande kostnad av överförbrukningen. Föreningen fick under sommaren tillbaka denna del. Byte av läckande värmeväxlare skedde strax innan jul i UC. Översyn av effektiviteten kring värmeuttaget av fjärrvärmen, samt andra kostnadsbesparingar, har aktiverats i större utsträckning för att få högre värde i våra underavtal samt utgifter.

6 Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (9) Årsredovisning Triple-Play Vi har under året installerat fibernät med tillhörande Triple-Play tjänst (bredband, kabel-tv och IP-telefoni) inom föreningen med Ownit och Canal Digital som leverantör. Installationen drogs i början med en hel del problem gällande kvalité på TV-bild och nedkoppling av bredband. Installatören TMK och Canal Digital har utfört felsökning kring detta och åtgärdat där man funnit fel i installationen. Vi lyckades därtill omförhandla avtalen att innefatta digital-tv av basutbudet istället för analoga utbudet (ingår också). Digitalboxar har kvitterats ut av de boende och dessa ingår i föreningens TV-utbud och skall ej medföras vid flytt. Avtalet med ComHem avlutades under oktober månad efter en månads förlängning av dåvarande avtal. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 st sopkärl för hushållssopor. Tyvärr har vi återkommande problem med att boende ställer allehanda sopor bredvid/ovanpå behållarna. SRV tar ej hand om detta självmant, utan detta sker mot en extra avgift som i förlängningen påverkar föreningsavgiften. Sopkärlen töms två gånger i veckan, måndagar och torsdagar. Sopkärl för ej brännbart avfall har avlägsnats från området, då SRV i överenskommelse med Huddinge Kommun beslutat att ej hantera sopkärl för ej brännbart avfall längre. Vi hänvisas till återvinningscentralen i Trångsund för detta avfall. 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till Prioriterat underhållsarbete under 2014 är fortsatt upprustning av garagelängorna samt lekplatserna.

7 Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (9) Årsredovisning NYA MEDLEMMAR 2013 Nikki Nik Ravesh Rondovägen 32 Ouvertyren 17 Björn Hagberg och Karin Lundgren Rondovägen 108 Ouvertyren 55 Cecilia Hansen och Rickard Rigolet Rondovägen 258 Symfonin 11 Vi vill dessutom hälsa Skogåshem AB välkomna som medlem i samfälligheten. Skogåshem AB har under 2013 förvärvat återstående radhus av Huge Fastigheter AB. Vi hälsar våra nya medlemmar varmt välkomna!

8 Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (9) Årsredovisning 2013 RESULTATRÄKNING Belopp i kr Not Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage Övriga intäkter Summa rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll Driftskostnader Arvode styrelse/revisorer Avskrivning markanläggningar Övriga kostnader Summa rörelsens kostnader RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter Räntekostnader och liknande kostnader Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster ÅRETS RESULTAT Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan Ianspråkstagande av underhållsfond Stadgeenlig reservering Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering Årets resultat efter förändring av underhållsfond

9 Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (9) Årsredovisning 2013 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar Pågående nyanläggning, fiberinstallation Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat efter förändring av underhållsfond Summa eget kapital SKULDER Långfristiga skulder Byggnadskreditiv Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Upplupna kostnader Förutbetalda samfällighetsavgifter Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

10 Ouvertyrens Samfällighetsförening 8 (9) Årsredovisning 2013 NOTER Not 1 Övriga intäkter Avgift triple-play, Ownit Avgift tvättstugan Gästparkering Not 2 Reparationer och underhåll Renovering av dubbelgaraget Byte hänrännor och stuprör Underhåll undercentralen Läckage Fartgupp på innergårdar Byte av belysningsarmaturer Diverse underhåll Upprustning lekplatser Underhåll p-platser Konsultering underhållsplan Not 3 Driftskostnader Fjärrvärme Kallvatten Snöröjning Sophämtning Triple-play, Ownit Kabel-TV El Övriga driftskostnader Not 4 Byggnader och mark Ingående anskaffningsvärden Inköp 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående avskrivningar Årets avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde enligt plan

11

12 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 2

13 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen Höjning av arvodet till styrelse och revisorer Sedan bildandet av Ouvertyrens samfällighetsförening 2003 har vi valt att låta styrelsen ta ansvar för planeringen av vad som ska göras, men också aktivt ta på sig omfattande arbetsuppgifter i den verkställande delen. Syftet har varit att hålla nere föreningens kostnader. Styrelsen föreslår en höjning av arvodet till styrelse och revisorer till motsvarande 4 x inkomstbasbeloppet. För 2014 innebär det (4 x kr) totalt kr. Motivering till detta är Uppgifterna tar mer tid då vår anläggning blir allt äldre och större renoveringar kommer att krävas Det är svårt att rekrytera drivna personer till styrelse- och revisorsarbetet Arvodet har legat stilla sedan 2008 Motioner från medlemmar 1. Vill ha bort bommen på R2-R52 (mot parkering), ersätt den gärna med gupp eller liknande farthinder. Bommens bäst-före-datum har gått ut, den krånglar i låset mm. Man kan få stå upp till 5 minuter innan man får upp den. Detta drabbar även taxi, ambulans, färdtjänst mm. Samt att någon stänger den när man är inne och lastar i eller ur bilen. Tror att de flesta är ense om detta här nere. Janet Östlin och Patrik Thörnberg, R42 Styrelsens svar: Vägbommarnas uppgift är främst att hålla nere trafiken på innegårdarna, samt hålla obehörig trafik borta i bästa möjliga mån. Detta gäller främst personsäkerheten inom gårdarna. Gällande utryckningsfordon så har de tillgång till generella bomnycklar, det fungerade även så på Tomtberga-Huge s tid. Upplever man problem/svårigheter med bommarna får man rapportera detta till styrelsen, så vi kan åtgärda problemet. Styrelsen avser inte ta bort vägbommar, utan dessa kommer underhållas i närtid.

14 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade körytor. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu över 30 år gamla, vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas avsattes Kronor.

15 1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2014 KOSTNADER Resultat 2013 BUDGET 2014 Skötsel Allmän kr kr Skötsel Tvättstuga kr kr Gårdarna kr kr Kallvatten kr kr Sophämtning kr kr Snöröjning kr kr Kabel TV / Triple-play kr kr El kr kr Fjärrvärme kr kr Administration kr kr Arvode Styrelse/Revisorer kr kr Försäkringar kr kr Avsättning till underhållsfond kr kr Bankkostnader samt ränta kr kr Avskrivningar kr kr SUMMA KOSTNADER kr kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet kr kr Intäkter Parkering/Garage kr kr Intäkter Triple-play Ownit kr kr Intäkter Gästparkering kr kr Intäkter Tvättstuga kr kr Ränteintäkter kr kr Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER kr kr RESULTAT kr 0 kr

16 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2014 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2014 Adress Månadsavgift / fastighet och Årsavgift / per fastighet och (Fastighet på adress månad år nedan) Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov

17 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2014 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2014 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankgirokonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum.

18 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Skogås den../ Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet).