KALLELSE. Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 29 mars 2015, kl

Transkript

1 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma Tid: Söndagen den 29 mars 2015, kl Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet via fullmakt. OBS! Är Ni fler ägare till fastigheten, krävs fullmakt för de ej närvarande, för att kunna registrera sin röst vid eventuell omröstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen

2 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för /5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande

3 1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Nilsson R 272 Kassör Stefan Buhr R 134 Övriga ledamöter Mats Brihage R 104 Håkan Granlund R 86 Dan Axelsson R 114 Bengt Tolvers R 34 Suppleanter Jan-Erik Lejerkrans R 268 Ann Preinitz R 212, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Valberedning John Nilsson R 272, sammankallande Mikael Kronsjö R 28 2 SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2014 hållit 11 (elva) protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 30 mars 2014 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 17 fastigheter. Dessutom tre boenden ifrån Brf:en, varav en med fullmakt och då rösträtt för Brf Ouvertyrens räkning. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på hemsidan

4 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett några tillfällen. Meddelandena har innehållit information om bland annat vår- och höststädning. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida. 5 GARAGE OCH PARKERING Fortsatt stor brist på lediga p-ytor. Vi har många som köar för en andra p- plats eller garageplats. Kölistorna finns på hemsidan för uppföljning. Vi har som prioritet att erbjuda samtliga hushåll minst en p-plats vid behov. Hyresavtalen är personliga och enbart upprättade för egentligt behov. Vid påkomst av vidareuthyrning/utlåning av p-yta till andra än sin egen bil, sägs hyresavtalet upp och p-ytan återgår till styrelsens förfogande. Renoveringen av dubbelgaraget har pågått under året. Vi kommer under 2015 slutföra denna renovering med bl.a. förstärkning av plåttaket. Fortsatta renoveringar kommande år är under planering. Vi har som avsikt att fortsätta renovering av våra garage där intentionen är ett garage om året om det är ekonomiskt möjligt. 6 LOKALEN Lokalen används till möteslokal för styrelsen, förvaring av material till städdagarna samt serverrum för Ownits switchskåp och backup. I lokalen har vi även ett brandsäkert dokumentskåp till föreningens räkenskaper (skall sparas i 10 år) samt ritningar och avtal. Vi byggde in Ownits switchskåp under året samt installerade nya säkerhetsdörrar till lokalen samt UC. Detta för att säkra upp lokalerna samt att dörrarna var slitna. 7 TVÄTTSTUGAN Tvättstugan kan bokas via webben, det går även att ladda ner en app till mobilen, för mer info se vår hemsida, Vid avslutat tvättpass ingår att man städar av efter sig. Du som använder tvättstugan ansvarar för att det är fräscht efter dig.

5 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Vi har ett avtal med Ryggarna HB som sköter om vår snöröjning även denna säsong. De har även gjort vissa anläggningsjobb inom området. Kommunen ansvarar för snöröjning och halkbekämpning av: Den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52 Tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 samt Gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga R152. Sommarunderhållet sköts av Trädgård och Plogtjänst AB, som bland annat klipper våra gräsytor och tömmer papperskorgar. Under året har vi tagit ner några träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar. Vi har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att träffa flera av våra grannar. En arbetsgrupp har inventerat lekplatserna inom samfälligheten och håller på med en plan inför upprustning och nyinköp till dessa. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Som en fortsättning på det omfattande injusteringsarbetet med byten av slingventiler som gjordes i samfälligheten , så har vi nu gjort ett antal kompletterande åtgärder, bl.a: Installerat flödesmätare på våra vattenslingor, detta för att kunna upptäcka eventuella läckage snabbare. Service på anläggningen samt byte av filter Justerat in effektflödet på fjärrvärmesystemet för att få lägre kostnad på det effektuttag vi faktiskt använder i området. 10 KABEL-TV Föreningen har triple-play avtal med Ownit/Canal Digital. I denna tjänst ingår 100/100 Mbit bredband, IP-telefoni samt Canal Digitals

6 Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning 2014 T1-Bas digitala kabel-tv utbud. Till detta utbud har varje hushåll rabatt för uppgradering till större TV-paket. Hos Ownit har varje hushåll möjlighet att uppgradera bredbandstjänsten till 1000 Mbit. Se hemsidan för mer information. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl för hushållssopor. Dessa sopkärl töms två gånger i veckan, måndagar och torsdagar. För grovsopor och icke brännbart avfall, ansvarar hushållen själva att slänga detta vid kommunens återvinningscentral. Vi ber vänligen men bestämt att ej ställa sopor/skräp bredvid eller på sopkärlen. 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till För närvarande pågår underhåll av garage, planering kring lekplatserna samt översyn av hur vi skall hantera underhåll av vattenledningssystemen i området.

7 Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2014 RESULTATRÄKNING Belopp i kr Not Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage Övriga intäkter Summa rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll Driftskostnader Arvode styrelse/revisorer Avskrivning markanläggningar Övriga kostnader Summa rörelsens kostnader RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter Räntekostnader och liknande kostnader Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster ÅRETS RESULTAT Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan Ianspråkstagande av underhållsfond Stadgeenlig reservering Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering Årets resultat efter förändring av underhållsfond

8 Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2014 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar Pågående nyanläggning, fiberinstallation Summa anläggningstillgångar OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat efter förändring av underhållsfond Summa eget kapital SKULDER Långfristiga skulder Fastighetslån Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Upplupna kostnader Förutbetalda samfällighetsavgifter Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

9 Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2014 NOTER Not 1 Övriga intäkter Avgift triple-play, Ownit Avgift tvättstugan Gästparkering Not 2 Reparationer och underhåll Renovering av dubbelgaraget Förbättring UC - mätare/effektreglering Underhåll garageportar Installation säkerhetsdörrar K Renovering brunn mellanparkeringen Belysningsstolpar Inbyggnation av fiber/server i K Diverse underhåll Byte hängrännor och stuprör Underhåll undercentralen Läckage Fartgupp på innergårdar Byte av belysningsarmaturer Not 3 Driftskostnader Fjärrvärme Triple-play, Ownit Kallvatten Snöröjning Sophämtning Övriga driftskostnader El Kabel-TV Not 4 Byggnader och mark Ingående anskaffningsvärden Årets aktivering Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ingående avskrivningar Årets avskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde enligt plan

10

11 REVISIONSBERÄTTELSE för Ouvertyrens samfäl I ig hetsfören i n g Verksamhetsperioden Undertecknade, utsedda att granska Ouverlyrens samfilllighetsftirenings fiirvaltring och råikenskaper fiir år 2014, far hiirmed avlåimna ftiljande berättelse. Granskningen har utfiirts enligt god revisionssed. Vi har tagit del av de handlingar, som kunnat ge oss upplysning om ftireningens verksamhet och ekonomi. Under revisionen har icke framkommit anledning till anmiirkning beträfflande foreningens, bokforing eller forvaltrningen i övrigt. Vi fiireslår diirfiir, att resultatr2lkningen och balansriikningen faststiills samt att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet ftir verksamhetsperioden t t. Skogås trr,t4. t. *,... y'ur.>, ti-e. * s "'/ " Kristina Lejerkrans

12 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen Styrelsen föreslår avgiftshöjning per tvätt från 21,50 till 35 kr. Anledningen är att tvättstugan skall bära sina egna kostnader, precis som garagen och p-platserna gör. Motioner från medlemmar 1. Jag föreslår att man gör markeringar motsvarande p-platsernas ytterlinjer även på bakomliggande staket. Det skulle underlätta vid parkering framför allt vintertid, då markeringarna på marken kanske inte syns ordentligt p.g.a. snö/is. Dick Magnusson, R82 Styrelsens svar: Vi har avsatt pengar i underhållsfonden för att i år byta ut påkörningsskydden. I samband med detta kommer vi måla nya parkeringslinjer, både på mark och på påkörningsskydd/staket. 2. Genomgång och upprustning av områdets lekplatser. Dick Magnusson, R82 Styrelsens svar: Vi har inom styrelsen utsett en lekplatsgrupp under hösten De har gått runt och inventerat områdets lekplatser och konstaterat att ett renoveringsbehov finns. En prioriteringslista har tagits fram och vi kommer starta med att renovera Loket under året. Har ni idéer kring lekplatserna är ni välkomna att kontakta Bengt Tolvers i styrelsen senast 25/ En liten förvaringsbänk vid sandlådan för gemensamma hinkar och dylikt kanske skulle vara bra? Dick Magnusson, R82 Styrelsens svar: Visst låter det bra. Det finns 5000 kr per gård för inköp av gårdsförbättrande åtgärder i budgeten. Vi föreslår att ni pratar med varandra inom gårdarna för inköp av exempelvis förvaringsbänk.

13 1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade fordonsvägar inom föreningen. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu över 30 år gamla, vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas avsattes Kronor.

14 1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2015 KOSTNADER Resultat 2014 BUDGET 2015 Skötsel Allmän kr kr Skötsel Tvättstuga kr kr Gårdarna kr kr Kallvatten kr kr Sophämtning kr kr Snöröjning / sandupptagning kr kr Kabel TV / Triple-play kr kr El kr kr Fjärrvärme kr kr Administration kr kr Arvode Styrelse/Revisorer kr kr Försäkringar kr kr Avsättning till underhållsfond kr kr Bankkostnader samt ränta kr kr Avskrivningar kr kr SUMMA KOSTNADER kr kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet kr kr Intäkter Parkering/Garage kr kr Intäkter Triple-play Ownit kr kr Intäkter Gästparkering kr kr Intäkter Tvättstuga kr kr Ränteintäkter kr kr Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER kr kr RESULTAT kr 0 kr

15 Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2015 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2015 DEBITERINGSLÄNGD 2015/2016 Debiteringslängden föreslås avse perioden 1 maj april Avgift per fastighet. Adress Månadsavgift / fastighet och Årsavgift / per fastighet och (Fastighet på adress månad år nedan) Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov Rondov

16 Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2015 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2015 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankkonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum.

17 OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma Skogås den../ Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet).