Granskning av fastighetsunderhåll

Transkript

1

2 Revisionsrapport Granskning av fastighetsunderhåll Borgholms kommun Åsa Bejvall Malin Kronmar Augusti 2012

3 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga och revisionskriterier Metod 1 2. Iakttagelser Organisation Fastigheter Fastighetsunderhåll Besiktningar Investeringar Brukarnas synpunkter Besök på fastighetsobjekt i Löttorp, Köpingsvik, Borgholm, Rälla och Gärdslösa Revisionell bedömning Bedömning Kontrollmål 10 PwC

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna har i sin riskbedömning valt att granska fastighetsunderhåll Revisionsfråga och revisionskriterier Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Underhålls kommunens fastigheter på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt? Svaret på revisionsfrågan ska vi komma fram till genom följande revisionskriterier: Kartläggning av kommunens fastighetsinnehav. Kartläggning av om-, till och nybyggnation. Hur är fastighetsförvaltningen organiserad? Hur styrs och samordnas fastighetsunderhåll? Hur budgeteras underhåll, långsiktigt och kortsiktigt? Har kommunen något eftersatt underhåll? Vilka aktiveringsregler finns för anläggningstillgångar? Sker aktivering av underhåll? Vilken uppföljning har kommunen av underhållskostnader? Vilken uppföljning har kommunen av fastighetsstandard? Hur följs brukarnas synpunkter på lokalerna upp? Sker besiktningar? 1.3. Metod Vi har i vår granskning intervjuat kommunens fastighetschef på Borgholm Energi och haft kontakter med kommunens ekonomiavdelning. Rapporten är i sin faktadel avstämd med berörda tjänstemän. Vi har besökt fastighetsobjekt i Löttorp, Köpingsvik, Borgholm, Rälla, Runsten och Gärdslösa. Vi har tagit del av ekonomiska styrprinciper för redovisning. Granskningen avgränsas till kommunens fastigheter inom förskola, skola, äldreomsorg och gruppboenden. 1 av 11

5 2. Iakttagelser 2.1. Organisation Borgholm Energi AB förvaltar Borgholms kommuns fastigheter. Ägandet av fastigheterna är uppdelat mellan kommunen och Borgholm Energi AB. Kommunen äger främst skolor, förskolor, äldreboenden samt sjukhuset. Borgholm Energi AB äger främst bostäder men även näringsfastigheter. Organisationen inom Borgholm Energi AB som sköter fastighetsförvaltningen ser ut enligt följande: Fastighetschef Två fastighetstekniker En hyresadministratör Två snickare Två vaktmästare/ fastighetsskötare Kommunen har totalt nio vaktmästare anställda. Sju stycken är knutna till en eller flera fastigheter. De har till uppgift att sköta den aktuella fastighetens verksamhetsunderhåll det vill säga underhåll som har med verksamheten som bedrivs i fastigheten att göra. Resterande underhåll sköts av Borgholm Energi AB Fastigheter Kommunens fastighetsinnehav uppgår till kvm. Fördelning på typ av fastighet framgår av tabell och diagram nedan. Typ av fastighet Kvadratmeter Bostad % Vatten och avlopp % Förråd % Bibliotek % Vårdcentral % Verksamhetsfast % Vårdhem % Näringsfastighet % Kontorslokaler % Förskola % Sporthall % Skola % Äldrevård % Övriga byggnader % Totalt: % 2 av 11

6 Bostad Vatten och avlopp Förråd Bibliotek Vårdcentral Verksamhetsfast. Vårdhem Näringsfastighet Kontorslokaler Förskola Sporthall Skola Äldevård Övriga byggander Fastighetsbestånd år 2012 Kvadratmeter Av tabellen framgår att skollokaler upptar den till ytan största delen av kommunens fastigheter med nästan en tredje del av den totala fastighetsytan. Därefter kommer fastigheten sjukhuset och fastigheter för äldrevård. Borgholm Energi AB använder fastighetssystemet Incit Xpand. Där registreras objektsnummer, fastighetsbeteckning, benämning, byggnadstyp och BRA-yta 1. Kommunen har ingen lokalförsörjningsplan. Fastighetschefen arbetar med att ta fram lokalförsörjningsplan på lediga stunder Fastighetsunderhåll Budgeten för fastighetsavdelningens konto reparation och underhåll år 2011 uppgick till 2,3 mnkr. Utfallet för reparation och underhåll blev 2,5 mnkr. Budgeten för reparation och underhåll uppgår för år 2012 till 2,1 mnkr. Samtidigt finns det ett sparbeting för hela fastighetsavdelningen på cirka 1,7 mnkr. Det enda stället där det finns möjlighet att lägga sparbetinget är på reparation och underhåll. Någon plan över kommande års underhåll finns inte. Fastighetschefen ser inte någon mening med en plan då det inte finns några medel kvar i underhållsbudgeten efter sparbetinget. Se fördelningen av underhållskostnader på typ av byggnad i tabellen nedan. Utfallet för förvaltning av kommunens fastigheter blev 5,7 mnkr år 2011 enligt den ramfaktura som Borgholm Energi skickar till kommunen. I beloppet ingår bland annat fastighetsservice, underhåll, löner, administrations- och leasingkostnader. I diagrammet nedan visas fastighetskostnaden per fastighetstyp. 1 BRA är bruksarea uttryckt i kvadratmeter. 3 av 11

7 Nettokostnad fastighetsförvaltning 2011 (tkr) Föregående fastighetschef upprättade en lista i excel med fastigheter som har behov av underhåll. Listan togs över av nuvarande fastighetschef. Hittills har Slottskolan betats av på listan. Fastighetschefen uppskattar att kommunens fastigheter har ett underhållsbehov på mnkr. Den årliga planeringen för underhåll sker löpande genom informella möten där det underhåll som är mest akut prioriteras. Underhållskostnaderna går att följa i redovisningssystemet eftersom alla fastigheter är registrerade med objektnummer Besiktningar Det finns ingen struktur för besiktning av fastigheter. Uppskattningsvis besöker representant från fastighetsavdelningen på Borgholm Energi AB samliga fastigheter minst en gång per år och fångar upp underhållsbehov. Detta dokumenteras inte. Fastighetsavdelningen menar att de är för få anställda för att hinna med att löpande besiktiga fastigheter. Inför skyddsronderna av kommunens lokaler bjuds representant från fastighetsavdelningen in. Vid dessa deltar alltid en representant från fastighetsavdelningen när det omfattar fastigheter, exempelvis brandskydd. Skyddsronder genomförs två gånger per år Investeringar Enligt RKRs idéskrift Avskrivningar - avgränsning, värdering och nyttjandeperioder för immateriella och materiella anläggningstillgångar är en förutsättning för aktivering av en tillgång att innehavet av tillgången uppfyller vissa krav på varaktighet. För inventarier krävs för aktivering enligt praxis en nyttjandeperiod på minst tre år. 4 av 11

8 Vidare ska ett väsentlighetskriterium även tillämpas enligt idéskriften för att undvika onödig administration och utan att ge avkall på redovisningens kvalitet. Väsentlighetsprincipen innebär att det inte är rationellt att aktivera obetydligt belopp. I RKR:s information om inventarier av mindre värde anges 1/2 prisbasbelopp exklusive moms som en rimlig beloppsgräns. Denna beloppsgräns utgår från det skattemässiga regelverket enligt inkomstskattelagen. Rådet poängterar att kravet på rättvisande bild måste tillgodoses genom att beloppsgränserna inte sätts för högt eller varaktighetstiden för lång. Borgholms kommun har antagit ekonomiska styrprinciper. Principerna är antagna av kommunfullmäktige år 2003 och uppdaterade år 2011 av kommunstyrelsen. Av principerna framgår att varaktiga tillgångar - tillgångar med en teknisk/ekonomisk livslängd överstigande 3 år och kr - utgör investering. Det framgår även att budgetansvarig har möjlighet att välja om varaktiga tillgångar upp till 0,5 basbelopp ska belasta investerings- eller driftsanslag. I dokumentet hänvisas till att den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller all kommunal verksamhet. Här poängteras att alla som har ett ekonomiskt ansvar eller i övrigt deltar i arbetsuppgifter inom redovisningsområdet behöver ha tillräckligt med kunskap och insikt i aktuell lagstiftning. I augusti år 2012 tog kommunstyrelsen beslut om att uppdra till ekonomiavdelningen att inför budgetarbetet 2013 höja aktiveringsgränsen för investeringar samt redovisa effekten av ökad direktavskrivning till 12 tkr. (KS :e augusti 2012). Vid renoveringar av byggnader bedömer fastighetsavdelningen själva att eftersatt underhåll inräknas i investeringen. Enligt RKR 11.3 Materiella anläggningstillgångar ska utgifter för reparationer och underhåll av materiell anläggningstillgång som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper redovisas som en kostnad den period de uppkommer. I tabellen nedan framgår investeringar i byggnader mellan år 2008 och fram till juni år Investeringarna består till största delen av följande: - År 2008 Statshuset, Förskola Solvändan (Löttorp) och Strömgården. - År 2009 Tennishallen, Åkerboskolan, Statshuset och Strömgården - År 2010 Slottskolan och Ekbacka 3 & 4 - År 2011 Slottskolan och Ekbacka 3 & 4 - År 2012 Slottskolan 5 av 11

9 TKr Investeringar per år Årsbudget Utfall Brukarnas synpunkter Brukarnas synpunkter på fastigheterna erhålls främst genom att brukarna tar kontakt med fastighetsteknikern och driftsteknikern. Synpunkter erhålls även via skyddsronder eller att brukare ringer till Borgholm Energi. För tillfället tittar fastighetsavdelningen på ett ärendehanteringssystem som innebär att kundtjänst ska ta emot samtliga ärenden. Detta skulle möjliggöra en uppföljning av vilka typer av arbeten som kommer in till fastighetsavdelningen Besök på fastighetsobjekt i Löttorp, Köpingsvik, Borgholm, Rälla och Gärdslösa. I vår granskning har vi besökt ett antal fastighetsobjekt för att få en uppfattning om objektens skick och träffa personal ute i verksamheterna. Vi har vid besöken även fotograferat fastighetsobjekten. Se bilder i bilagan. Kommentarer om respektive fastighet återfinns nedan. Löttorp Åkerboskolan: Sliten interiör och exteriör. Högstadiets lokaler är ok med nya fönster. Gympasalen är sliten och är i behov av underhåll både invändigt och utvändigt. I förskoleklassens lokal (Eken) har man problem med myror. Dörrarna drar kalluft på vintrarna och personalen klagar på dålig luft. Hela lokalen är i behov av uppfräschning. I matsalsbyggnaden är fönster ruttna och saknar målarfärg, tapeter har lossnat kring fönster. Köket är som helhet slitet och personalen påtalar att ventilationen är dålig. Förskolan Solvändan: Fasaden och fönster är ok. Panelen på dörrarna har lossnat av fukt. På toaletterna som är avsedda för barnen har halva golvmattan bytts ut och det är stora hål i den gamla mattan. I allmänhet är fastigheten sliten invändigt. 6 av 11

10 Åkerbohemmet: Fastigheten är i allmänhet fräsch med vissa underhållsbehov. Dörrkarmar och vägghörn är påkörda av rullatorer och rullstolar. På dagrehab är det en toalett som står och rinner vatten vilket har påtalats av personalen. Personaltoaletten på dagrehab är i behov av uppfräschning. Intill Åkerbohemmet finns även servicelägenheter. Dessa fastigheter är till det yttre i behov av uppfräschning. Betongplatten vid entréerna har vittrat sönder och räcken vid entréerna behöver bytas ut. Köpingsvik Soldalen särskilt boende: I källaren är fönster i behov av kit och målarfärg samt fasaden är i behov av målarfärg. Grunden håller på att vittrar sönder både invändigt och utvändigt. På våning ett finns fukt i taket på en toalett. Betongplattan ute på balkongen vittrar sönder och räcken runt balkongen behöver målas. Fönster och fönsterbrädor i hela byggnaden är i behov av målarfärg. På ett intilliggande förråd har man målat över ruttet trä och delar av panelen saknas. Borgholm Viktoriaskolan: Byggnaden där Pärlan har sin verksamhet är i behov av totalrenovering. Balkongen är rutten. Fasaden och fönster är spruckna. Delar av fasaden har lossnat och trillat ner. Invändigt är byggnaden sliten men ok. Enligt personalen är ventilationen är dålig. På Diamanten saknar en gavel målarfärg. Fönster i ett klassrum går inte att putsa rent vilket hindrar dagsljus från att komma in i rummet. Toaletterna är slitna vilket får till följd att de är svåra att städa. Grunden vittrar sönder utvändigt och träfasaden är söndrig. Gymnastiksalen är sliten invändigt och är i behov av renovering. I tjejernas omklädningsrum saknas kakelbeläggning på vissa ställen i duschen. Ekbacka särskilt boende, fastighet sjukhuset: Fasaden på byggnaden är mycket dålig. Den är sprucken och håller på att vittra sönder. Invändigt är byggnaden sliten med dålig ventilation och akustik. Väggar och fönster behöver målas invändigt. I ett tvättrum på våning två finns rost och mögel på väggarna. Hälsocentral: Entrén behöver målas och grunden är fuktskadad. Omklädningsrummet på dagrehab är ofräscht. Fallet är fel i golvet vilket får till följd att vatten från duschen rinner åt fel håll. I korridoren utanför dagrehab är golvmattorna spruckna och har lossnat från golvet. Fönsterna är i behov av målarfärg. Skogsbrynet förskola: Fasaden är sliten och rutten. Enligt personalen drar det vid fönster, ytterväggar och ytterdörrar. Ett utrymme som används som förråd är mögligt. Väggen där mögel har upptäckts gränsar till köket. På denna vägg i köket har man också identifierat mögel. Köket är allmänt slitet och i behov av uppfräschning. Personalen talade om för oss att barnen ofta är förkylda. 7 av 11

11 Rälla Rälla skola: Skolan är generellt i behov av underhåll både invändigt och utvändigt. Stuprännor är buckliga och behöver målas. Hängrännor behöver rensas. Fasaden är i behov av att målas. Kapprum/korridorer in till klassrum är mycket slitna och tapeter har börjat släppa. Klassrummen är även slitna och är i behov av underhåll. I byggnaden där dagiset Tallen håller till är generellt i behov av underhåll. Dörrkarmar och väggar slitna och på en toalett kan man se att taket är fuktskadat. Gympasalens fasad saknar färg och är söndrig på vissa ställen. Byggnaden är i allmänhet i behov av underhåll utvändigt. Byggnaden där dagiset Päronhagen finns är i behov av underhåll. Utvändigt är fasaden dålig och hängrännorna är söndriga. Personalen talade om att vatten rinner vid sidan av när det regnar. Byggnaden är även sliten invändigt och i behov av underhåll. Gärdslösa Gärdslösa skola: Byggnaden är i behov av underhåll utvändigt. Fasaden behöver målas och grunden vittrar sönder. Hängrännor saknas på ett ställe. Byggnaden är även sliten invändigt. Runsten Runstens skola: Byggnaden är mycket sliten och i behov av underhåll både utvändigt och invändigt. Utvändigt behöver fasaden och dörrar underhållas och invändigt är byggnaden väldigt sliten. Byggnaden har nyare fönster. 8 av 11

12 3. Revisionell bedömning 3.1. Bedömning Vi bedömer att kommunens fastigheter inte underhålls på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Det grundar vi på att underhållsbudgeten för kommunens fastigheter är mycket knapp. Det finns ingen plan för underhåll av fastigheter och brister åtgärdas akut vid klagomål. Vi rekommenderar en övergång mot planerat underhåll som i alla undersökningar har visat sig vara mer kostnadseffektivt. Önskvärda proportioner mellan löpande och planerat underhåll är 20/80. Vi rekommenderar att en långsiktig underhållsplan tas fram för att på ett strukturerat sätt kunna göra rätt bedömningar av vilket underhåll som ska utföras och i vilken ordning. Vi rekommenderar att fastighetsregistret uppdateras med nedlagt underhåll och investeringar per år. Fastighetsavdelningen på Borgholm Energi AB gör inte någon strukturerad och dokumenterad uppföljning av underhållskostnaderna och fastigheternas standard. Vi rekommenderar att fastighetsavdelningen dokumenterar behovet i fastighetsregistret. Med ett uppdaterat fastighetsregister och en långsiktig underhållsplan förbättras kommunens möjligheter att underhålla sina fastigheter på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Även fastighetsavdelningen bedömer att det utvändiga och invändiga underhållet av fastigheterna är mycket eftersatt och vi gör samma bedömning utifrån de besök vi gjort på utvalda fastigheter. Vi har i denna granskning inte gjort några stickprov avseende om kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende aktivering av underhåll. Även fastighetsavdelningen bedömer att eftersatt underhåll inräknas i investeringen. Vi anser att kommunstyrelsen systematiskt bör gå igenom uppdelningen av värdehöjande förbättringar och underhåll så att man tillgodoser kravet på god redovisningssed. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen redan i avtalet med entreprenören begär att få en uppdelning av de utförda arbetena i investeringar respektive underhåll. Detta för att underlätta en rättvisande uppdelning när fakturan anländer. Vi noterar att kommunstyrelsen nu fattat beslut om att utreda hur en höjning av beloppsgränsen för aktivering till 12 tkr skulle påverka budget Som vi påtalat i tidigare granskningar medför en för låg gräns för aktivering större administration och därmed högre kostnader. 9 av 11

13 3.2. Kontrollmål Kartläggning av kommunens fastighetsinnehav. Kommunens fastighetsinnehav år 2012 uppgår till kvm. För specifikation se avsnitt 2.2. Kartläggning av om-, till och nybyggnation. Av kommunens fastighetsregister framgår inte byggnadsår för samliga varför någon kartläggning av om-, till och nybyggnationer inte har genomförts. Hur är fastighetsförvaltningen organiserad? Kommunens fastighetsförvaltning sköts av kommunens helägda bolag, Borgholm Energi AB. Bolagets fastighetsavdelning består av sju personer. Hur styrs och samordnas fastighetsunderhåll? Fastighetsunderhållet prioriteras av fastighetsavdelningen efter mest akut behov. Årlig planering av fastighetsunderhållet görs inte. Hur budgeteras underhåll, långsiktigt och kortsiktigt? Kommunen avsätter i princip inga medel i budgeten till fastighetsunderhåll. Har kommunen något eftersatt underhåll? Fastighetsavdelningen bedömer själva att det utvändiga och invändiga underhållet av fastigheterna är eftersatt och vi gör samma bedömning utifrån de besök vi gjort på utvalda fastigheter. Vilka aktiveringsregler finns för anläggningstillgångar? Borgholms kommun har antagit ekonomiska styrprinciper. Principerna är antagna av kommunfullmäktige år 2003 och uppdaterade år 2011 av kommunstyrelsen. Av principerna framgår vad som utgör investeringar. Beloppsgränsen för aktivering uppgår till kr. Kommunstyrelsen uppdrar på sitt möte i augusti till ekonomiavdelningen att inför budgetarbetet 2013 höja aktiveringsgräns för investeringar samt redovisa effekten av ökad direktavskrivningen till kronor. Sker aktivering av underhåll? Ja troligtvis, eftersom det inte finns någon budget för underhåll blir även eftersatt underhåll inkluderat i investeringar. Vilken uppföljning har kommunen av underhållskostnader? Uppföljning av underhållskostnader sker inte. Fastighetsavdelningen menar att eftersom budgeten är i princip noll skulle en uppföljning av underhållskostnaderna inte tillföra något. 10 av 11

14 Vilken uppföljning har kommunen av fastighetsstandard? Det finns inte tydlig struktur för uppföljning av fastigheternas standarder. Vid de tillfällen då fastighetsavdelningen besöker fastigheterna fångas underhållsbehov upp. Detta sker även i samband med skyddsronder och i samtal med personal/brukare. Hur följs brukarnas synpunkter på lokalerna upp? Fastighetsavdelningen genomför inga brukarundersökningar. Fastighetsavdelningen träffar brukarna vid skyddsronden och vid övriga tillfällen då de är ute på fastigheten samt även i samband med skyddsronder. Sker besiktningar? Fastighetsavdelningen genomför sällan besiktningar. Representant från fastighetsavdelningen besöker uppskattningsvis fastigheterna minst en gång per år och fångar då upp underhållsbehov Malin Kronmar Projektmedarbetare Åsa Bejvall Projektledare/Uppdragsledare 11 av 11