Inköp från behov till betalning: spend management & e-faktura 2.0! Tema: Förändringsledning - people & process

Transkript

1 P2P Summit Inköp från behov till betalning: spend management & e-faktura 2.0! Tema: Förändringsledning - people & process Stockholm: 8 september 2011 Bonnier Conference Center Under en dag fylld av funktionsövergripande erfarenheter - från behov till betalning, träffa bland andra; Stefan Norr, e-handelsexpert Logica & Bengt Herlin, Leila Immonen, Chef Kund & Leverantörsreskontra - Ragn-Sells enhetschef Nacka kommun Få inköp och finanssidan att samarbeta mot Nacka kommun effektiviserar sin e-handel - från metoder och verktyg till fokus på förändringsarbete gemensamma mål och ökad automatisering Patrik Röhme, E-Commerce Manager Scandinavia - Lyreco Linda Ljungberg, Chef Kund & Leverantörsreskontra - Carema Erfarenheter av att använda e-handel som en värde- Att skapa och genomföra strategier från manuell till elektronisk höjande och strategisk relationsbyggare fakturahantering - steg för steg Anette Dahlman, Inköpschef - Lernia Lärdomar från att gå från en strukturerad och automatiserad industri till en fragmenterad och ostrukturerad tjänstesektor Anna Göjeryd, Senior Project Manager - Lantmännen Lantmännens införande av P2P ett förändringsprojekt Jerry Öhman, Inköpschef - Luleå Kommun Om att förändra synen på inköp, strategiska Ulrika Kolb, Chef Leverantörsreskontra Supportavdelning, ABB AB avvägningar kring beställarstruktur och behovet av ett nära samarbete med ekonomisidan Om förutsättningar för en hög matchningsgrad och utmaningen Stina Gustafsson, ekonom & controller med en decentraliserad företagsstruktur med hög andel beställare och vilda inköp Mätning och styrning av inköp från behov till betalning Katarina Arbin, CSR Director Corporate Sustainability - SCA Jon Kihlman, advokat, jur. dr - Avtalsrätt "Från införande till optimering av inköpssystem och Om att använda leverantörsavtalet för att möjliggöra processer i en P2P baserad utveckling" effektiv cash flow P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu

2 Om att se på delen som del av en helhet och dela helheten i delar Du som läser detta vet att den finansiella värdekedjan i ett företag är ett komplex spektra som involverar flera funktioner i företaget. Vi har länge fokuserat på produktionscykeln där tillverkande industri banat vägen för världsledande automatiseringar och effektiviseringar. Men indirekt material och omkostnadsfakturor - vad har ert företag gjort för att sänka kostnaderna för dessa inköp och transaktioner? Kanske har ni enligt den klassiska 80/20-regeln sett över de leverantörer ni handlar mest från och sett till att integrera era system i ett EDI-flöde för mer effektiv kommunikation. Men sedan då? Visst är det så att resterande spend och vilda inköp handlar om stora, ibland extremt stora, belopp? Belopp som direkt påverkar företagets resultat. Lösningen för viss besparing har varit den lågt hängande frukten - den inkommande fakturan - där skanning, OCR, PDF-fakturor och krav på e-faktura gett vissa besparingar. Den stora besparingen och kontrollen kommer genom en holistisk process för procure-to-pay - oavsett var i er utvecklingsfas ni befinner er. Vi vet att ni kommit olika långt i er utveckling och är därför tydliga med de olika delarna på vägen mot en större helhet. Det här är dagen för dig som sitter på inköpssidan, ekonomisidan eller med ett processägarskap och undrar hur du ska ta nästa steg i er kostnadsbesparing, hur du ska förmå en decentraliserad inköpsorganisation där alla får beställa att handla rätt på rätt sätt, hur ni ska få fler leverantörer att skicka e-faktura till er, hur ni ska kunna sänka kostnaderna för leverantörssvansen av sällanköp och hur du ska kunna beräkna vad detta kommer att kosta och ge tillbaks inom rimlig tid! Hur bra mäter ni efterlevnad av avtalade priser och hur mäter du era framgångar - vilka funktionsövergripande KPIer har ni? I relation till både effektivare inkommande fakturahantering och spend management för indirekt material talar vi om behovet av att få ledningens stöd, att inse att en processmodellering tar tid och att det krävs resurser både i form av tid och pengar. Men hur gör man? Hur tar ni er från en delvis manuell och decentraliserad struktur till en kontrollerad och automatiserad process? Den 8 september samlar EBG artikelförfattare och andra erfarna processägare och beslutsfattare för att tala om och dela erfarenheter kring procure-to-pay, kring inköpsoptimering från behov till betalning. Ta chansen att lära känna de personer du sedan kan sitta tillsammans med kring ett bord och diskutera allmänna eller specifika frågeställningar som rör allt från att gå från skanning till e- faktura - från decentraliserad till centraliserad beställarstruktur - från inköp i kaos till spend management i realtid. Du har möjlighet att på förhand skicka in dina frågeställningar för att vara säker på att de tas upp till diskussion. Detta är en summit - en interaktiv smältdeg av dialog - inte en envägs informationsdag där du får träsmak i baken. Det här är inte dagen där du får höra hur lätt det är utan dagen där du får konkreta tips och råd med dig tillbaka in i organisationen på hur du tacklar de utmaningar vi vet att ni har. Vi ses i september! Anna Bjärkerud Grundare & VD Den här symbolen betyder rundabordssamtal. Läs in dig på de erfarenheter dagens erfarna processägare kan dela med sig av, anmäl dig och skicka in de frågeställningar du vill ta upp till diskussion och få deras och andra deltagares råd och tips kring hur du bäst ska tackla era processutmaningar Den här symbolen betyder plenumpresentation. Tankeväckare, erfarenheter som bör lyftas till er alla - personer med reflektioner och goda råd som är giltiga för hela auditoriet Den här symbolen betyder enskilda möten.utnyttja alla de möjligheter till erfarenhetsutbyte som erbjuds den här dagen. Samla visitkort och framtida kontakter som säkerställer de verktyg du behöver för att utveckla och nå uppsatta mål! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 2

3 P2P Summit är en funktionsövergripande och tvärindustriell dag som levererar konkreta verktyg och tips från strategi till taktik. Mellan klockan erbjuds du Fler än 10 presentationer och mindre diskussionsforum Diskussioner kring utmaningar och möjligheter längs med P2P-processen Nätverkande med beslutsfattare och experter Möjlighet att träffa ledande leverantörer Dagen baseras på diskussioner, intervjuer och kvantitativa undersökningar där beslutsfattare och processägare deltagit. Du som deltar på P2P Summit erhåller ett kostnadsfritt exemplar av dessa samlade kunskaper och åsikter. Så snart du anmält dig kan du göra dina inledande val för dagen - se till att säkra din plats vid de diskussionsbord där du kan lära mest! Det är först till kvarn som gäller, varje bord tar maximalt ca 12 personer. EBG e-businessguide är en oberoende, Nordisk plattform för erfarenhetsutbyte kring affärsprocessutveckling. Erfarenhetsutbytet sker dels via det webbaserade forumet dels via fysiska träffar. Du bestämmer innehållet, EBG skapar möjligheten till interaktion. I september håller EBG P2P Summit och den 11 oktober O2C Summit med fokus på säljarens, leverantörens perspektiv på P2P-processen.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 3

4 08:30-08:55 09:00-09:15 09:15-09:45 09:45-10:15 10:15-10:45 Registrering och morgonkaffe Ordförande öppnar konferensen och presenterar Forumets nulägesrapport Nacka kommun effektiviserar sin e-handel - Hur tar man kontroll över inköpsprocessen? - Fokusera på framgångsrikt förändringsarbete istället för IT-relaterade frågor. - Metoder och verktyg för att underlätta e-handel med våra leverantörer. - Därför valde Nacka kommun att ha sin e-handel som en molntjänst Stefan Norr, e-handelsexpert Logica & Bengt Herlin, enhetschef Nacka kommun Utmaningar och möjligheter med inköpssystem - Inköps olika delar i relation till finansiella transaktioner - Inköpseffektivisering - steg för steg - Möjligheter till ökad kontroll och styrning av köp Katarina Arbin, CSR Director Corporate Sustainability Nätverkspaus med kaffe 10:50-12:15 12:15-13:15 ca 2x 40 min ca 2x 40 min ca 2x 40 min ca 2x 40 min 13:15-14:40 ca 2x 40 min ca 2x 40 min Rundabordssamtal Samtal med Ragn-Sells - Steg för steg mot minskad administration och ökad fakturakontroll - Inköpsavdelningens roll iutvecklingen - Leverantörsaktiveringens a och o Leila Immonen, Chef Kund & Leverantörsreskontra Samtal med Carema - Att centralisera decentraliserade processer - Processutveckling från manuell till e-faktura - Förändringsledningens roll för ett lyckat projekt Linda Ljungberg, Chef Kund & Leverantörsreskontra Samtal med Luleå Kommun - Om att förändra synen på inköp - Ska alla ha rätt att köpa? - Uppföljning av satta KPIer Jerry Öhman, Inköpschef & Stina Gustafsson, controller Samtal med ABB - Vinsten ligger inte i e-faktura utan i matchningen mot order - Strategiska avvägningar mellan inköp och reskontra - Om rimliga målsättningar och stegvis utveckling Ulrika Kolb, Chef Leverantörsreskontra Supportavdelning Nätverkslunch Rundabordssamtal Samtal med Lyreco - Om leverantörsaktivering - ur det andra perspektivet - Om skall-krav på e-faktura - Format, standards och allt däremellan Patrik Röhme, E-Commerce Manager Scandinavia Samtal med Lernia Om inköp som en strategisk faktor i tjänstesektorn - Att förändra synen på inköp - Erfarenheter från tillverkande industri - Förändringsledning ur ett inköpsperspektiv Anette Dahlman, Inköpschef Välj två samtal eller ett samtal och Avtalsrätt - först till kvarn Avtalsrätt - 2 x 40 minuter - Betalningsvillkor som gynnar köpare OCH säljare - Avtalet som grund för effektivare cashflow - Juridiska aspekter på en faktura Jon Kihlman, Advokat, jur.dr Välj två diskussioner - först till kvarn Samtal med SCA (stor sal) - 2 x 40 minuter - Erfarenheter från olika branscher - P2P - var går gränsen för vad som är rimligt - Fakturamatchning, e-faktura, PDF, skanning - avvägningar som håller för framtida utveckling Katarina Arbin, CSR Director Corporate Sustainability! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 4

5 ca 2x 40 min ca 2x 40 min 14:40-15:00 Samtal med Lantmännen Vilka är nycklarna till ett lyckat förändringsprojekt? - Varför är det så lätt att prata om och så svårt att genomföra? - Hur mäter vi resultaten? - Budget för förändring Anna Göjeryd, Senior Project Manager Samtal med Avtalsrätt - Avtal och avtal - vilka är de vanligaste misstagen - Köparens villkor - eller? - Är det order eller faktura som skapar krav på betalning Jon Kihlman, Advokat, jur.dr Kaffepaus 15:00-15:25 15:25-15:55 15:55-16:25 16:25-16:40 Lyreco och leverantörens perspektiv på P2P - Om leverantörens perspektiv på e-handel och e- faktura - Vilka tänker spend och vilka tänker total inköpskostnad - Om bilaterala avtal som gynnar både köpare och säljare Patrik Röhme, E-Commerce Manager Scandinavia Lantmännens införande av P2P ett förändringsprojekt - Allt handlar om relationer, egentligen - Strategisk förändringsledning en förutsättning för operativ förändringsledning - Det mjuka kontra det hårda, vi är odiskutabelt här för att tjäna pengar Anna Göjeryd, Senior Project Manager Uppsummering av rundabordssamtal under dagen - Vilka åsikter framkom - Vilken är kärnan till att lyckas med e-faktura - Vilken är nyckeln för god förändringsledning - Hur kan en utvecklingsstege se ut Avslutning och uppsummering av dagen Du väljer vid anmälan de rundabordsdiskussioner du helst vill närvara vid. Du har möjlighet att ändra dig - eller inkomma med dian val vid ett senare skede. P2P Summit pusslar ihop alla önskemål efterhand anmälningar kommer in och kan inte utlova dina förstahandsval - men vi gör vårt bästa! Anmäl dig nu för att komma först i kön. Osäker vad du ska välja? Läs in dig på dagens moderatorer och talare på vi har bifogat några inspirerande berättelser längre bak i detta kompendium.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 5

6 vem ska få köpa standardisering av processer förändringsledning spend management e-faktura minska antalet leverantörer e-handel intern styrning förbättrat cashflow ökad order/fakturamatchning kategorieffektivisering bättre grunddata OCR minskade dröjsmålsräntor beställarstrukturer olika ERP-system outsourcing kategoriindelning fördjupade leverantörsrelationer efterlevnad av uppsatta processer leverantörssvansen decentraliserad företagsstruktur Vem ska delta? minska vilda inköp ROI-kalkyler Du som sitter som P2P-ansvarig processägare, inköpschef, ekonomichef, reskontrachef, redovisningschef eller annan titel och har ansvaret för hela eller delar av end-to-end processen som börjar med ett behov och slutar med en betalning. Gemensamt för er alla är att utmaningarna och möjligheterna är såväl interna som externa, processuella som funktionella och personella såväl som tekniska. Boka din plats idag - varje rundabordsdiskussion har ett begränsat antal platser och det är först till kvarn som gäller! Pris: SEK Marknadsrapport (värde SEK), lunch, kaffe samt elektronisk information är inkluderat i priset. Alla priser exklusive moms Priset avser sk slutanvändare, är du system- eller tjänsteleverantör finns ett begränsat antal platser á SEK + moms Anmälan sker till p2p@e-businessguide.eu EBG talar alltid om vikten av funktionsövergripande diskussioner - kommer ni fler från samma företag får ni mängdrabatt! Erbjudande Anmäl dig före 20/5-11 och få SEK rabatt Betala enbart SEK + moms Tid 8 september Plats Bonnier Conference Center, Torsgatan 21 Stockholm Betalningsvillkor Betalning sker mot faktura med 20 dagars betalningsvillkor, dock senast tre arbetsdagar före konferensstart. Förbehåll EBG gör reservationer för förändringar i programmet, prisändringar och möjlighet att ställa in planerad konferens. Vid inställt evenemang har du rätt att få ersättning för erlagd avgift eller ett värdebevis om motsvarande belopp. Avbokning och överlåtelse Om du får förhinder och inte kan delta kan du alltid överlåta din plats till en kollega. Du kan också få pengarna tillbaka (minus SEK +moms i administrativ kostnad) för redan betald deltagarplats förutsatt att din skriftliga avbokning är oss tillhanda senast 3 veckor före konferensdatum. Efter det datumet återbetalas ingen avgift, du kan däremot använda din innestående bokning vid en annan EBG summit.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 6

7 Linda Ljungberg, Chef Kund- och Leverantörsreskontra, Carema Patrik Röhme, E-Commerce Manager Scandinavia, Lyreco Antal anställda: Centraliserad/decentraliserad: Centraliserad, men ej Shared Servicecenter Huvudsakliga ERP-system: Visma Control, Visma IM och Van växel Pagero Årlig volym leverantörsfakturor: Mängd av 100% som skannas/edi/e-faktura/pdf: 2010= 96%, Hittills 2011= 97% Inköpsstruktur: En centraliserad inköpsavdelning hanterar ett fåtal avtals leverantörer, övrigt är decentraliserat. Främsta utmaning under er "e"-utveckling? Systemleverantörens brister i kunskap och förberedelse. Leverantörer som inte varit mogna ännu. Något du är stolt över att ni åstadkommit? Nu både tar vi emot och skickar efakturor Omsättning 2010: Antal anställda: Centraliserad/decentraliserad: Huvudsakliga ERP-system: SAP Årlig volym leverantörsfakturor: Mängd av 100% som skannas/edi/e-faktura/pdf: Inköpsstruktur: Mängd av 100% order som sker elektroniskt: 50% Främsta utmaning under er "e"-utveckling? Något du är stolt över att ni åstadkommit? "Lyreco har sedan i slutat av 80-talet satsat mycket på olika ehandelslösningar. På den tiden var det EDIFACT och idag är det robotar som indexerar webshoppen. Syftet är dock det samma att underlätta inköp och göra processbesparingar. Lyreco har genom åren implementerat 100tals olika projekt med stor framgång." Leila Immonen, Chef Kund & Leverantörsreskontra, Ragn-Sells Anette Dahlman, Inköpschef, Lernia Omsättning 2010: 210 MIO Antal anställda:4500 Centraliserad/decentraliserad: Huvudsakliga ERP-system: Intelliplan, Raindance, Proceedo, Abalon etc Årlig volym leverantörsfakturor: Inköpsstruktur: decentraliserad för respektive bolag med många beställare Främsta utmaning under er "e"-utveckling? Bygga en koncerngemensam itarkitektur, Uppgradera och integrera systemen, avveckla många små eller dyra system, packetera informationen och implementera nya arbetssätt i bolagen. Något du är stolt över att ni åstadkommit? Leverantörssamarbeten har utvecklats (pågår) från tidigare klassisk transaktionsverksamhet till ökad inköpsstyrning och kostnadskontroll mot fördjupande affärssamarbeten, samtidigt som förändring och medvetenhet internt kring effekterna av "avtalstrohet" för att istället följa beslutade inköpskanaler sker i positiv riktning Omsättning 2010: 4000 msek Antal anställda: 2300 Centraliserad/decentraliserad: Centraliserad Huvudsakliga ERP-system: maj byte till Microsoft Axapta Årlig volym leverantörsfakturor:! per år Mängd av 100% som skannas/edi/e-faktura/pdf: Skannas 84% EDI 11% PDF 5% Inköpsstruktur: decentraliserad, ca 500 beställare Främsta utmaning under er "e"-utveckling?! Inköpsorder matchning blir bättre, fler leverantörer till inköpssystemet (10% av inköpen via inköpsorder), flera EDI fakturor, mål 20% Något du är stolt över att ni åstadkommit? Vi har nöjda EFH system användare internt. Anna Göjeryd, Senior Project Manager, Lantmännen Omsättning 2010: 36MDSEK Antal anställda: Centraliserad/decentraliserad:!Decentralicerad Huvudsakliga ERP-system:!Movex, Dynamics Inköpsstruktur:!Decentraliserad Främsta utmaning under er "e"-utveckling?!leverantörsanslutningen Något du är stolt över att ni åstadkommit?!en lyckad första implementering av P2P!! Jerry Öhman, Inköpschef & Stina Gustafsson, inköpscontroller/efakturaansvarig, Luleå Kommun Antal anställda: Centraliserad/decentraliserad: Huvudsakliga ERP-system: Årlig volym leverantörsfakturor: Mängd av 100% som skannas/edi/e-faktura/pdf: Inköpsstruktur: Främsta utmaning under er "e"-utveckling? Något du är stolt över att ni åstadkommit? P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 7

8 Ulrika Kolb, Chef Leverantörsreskontra Supportavdelning, ABB AB Omsättning 2010: 27 miljarder SEK Antal anställda: Centraliserad/decentraliserad: Centraliserat Shared Service Center Huvudsakliga ERP-system: SAP (+ERP LN) Årlig volym leverantörsfakturor: per år Mängd av 100% som skannas/edi/e-faktura/pdf: Skannas 50% (100% av alla pappersfakturor), EDI+E-faktura ca 50%, PDF 0% (<100 fakturor hittills 2011) Inköpsstruktur: Decentraliserad med många beställare. Centraliserad Supply Management organisation för Indirekt Material Främsta utmaning under er "e"-fakturautveckling? Öka andelen inköpsorderfakturor från nuvarande nivå på ca 60% samtidigt som vi behöver öka andelen fakturor som automatmatchar Något du är stolt över att ni åstadkommit? Vår utveckling och arbete med att få e-fakturor från våra svenska leverantörer. Jon Kihlman, advokat, jur. dr - Avtalsrätt "Valet av hur man utformar avtalsvillkor och av hur man genom dem fördelar värden och risker påverkar ett avtals värde. Genom effektiva betalningsvillkor kan avtalsparter t.ex. skapa mervärden som annars går förlorade. Under sin presentation visar advokat, jur. dr Jon Kihlman hur vanliga avtalsregleringar många gången medför att potentiella värden slösas bort och förklarar hur avtalsparter i stället kan skapa mervärden genom att reglera sina mellanhavanden på ett effektivare sätt." Dagens sponsorer - utnyttja deras kunskaper och lär av deras erfarenheter! Huvudsponsor Katarina Arbin, CSR Director Corporate Sustainability, SCA Katarina är Ek dr från Handelshögskolan i Stockholm. Hon har tidigare arbetat för två systemleverantörer och har varit ansvarig projektledare för införande av inköpssystem på ett av de privata vårdbolagen. Katarina har vidare analyserat e-inköps införande både i privata och offentliga organisationer. För närvarande är Katarina CSR (Corporate Social Responsibility) Director på Svenska Cellulosa Aktiebolaget (SCA). Passa på att prata med Katarina om; Vad bör ni tänka på vid ett inköpssystemsinförande (val av systemleverantör, projektorganisation, resurser, avtal på plats, realistisk tidplan etc). När ni har valt system hur får ni det att hända? (Kommunikation, KPI:er, incitament etc.) Omtag tips och råd till er som inte kommer vidare. Silversponsor Bronssponsor Sponsor Lär känna varandra och håll kontakten efteråt! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 8

9

10 Ragn-Sells en del av kretsloppet av och med Leila Immonen, Chef Kund & Leverantörsreskontra Ragn-Sells är Sveriges främsta kompetensföretag inom återvinning och miljö. Ett kretslopp innebär att material, ämnen, varor och annat cirkulerar. Motsatsen, linjära flöden, innebär att vi tar från jordens resurser, använder dem, förbrukar dem genom konsumtion och sedan kasserar det som blir kvar. Ett linjärt tänkande är ohållbart. Ett kretsloppstänkande är hållbart. Ragn-Sells har en central ekonomifunktion vid huvudkontoret i Sollentuna. Det är en sk shared service center där koncernens svenska bolags ekonomi hanteras. Jag är ansvarig för både för kund- och leverantörsreskontran i Sverige. Vi processar ca 10!000 leverantörsfakturor månatligen. Ragn-Sells hade vuxit genom förvärv under åren och hanteringen av leverantörsfakturor tog mycket Vi samlar in, behandlar och återvinner avfall och personalresurser. Fakturorna var ofta på villovägar eller på restprodukter från väg mellan de olika anläggningarna. Initiativet till näringsliv, ändringen togs av inköpsavdelningen tillsammans organisationer och ekonomiavdelningen. Inköpsavdelningen såg fördelarna hushåll över hela med att ha alla avtalen på ett och samma ställe och att Sverige. kunna styra inköpen till rätt leverantör. Ekonomiavdelningen såg fördelarna med att minska Vi är fler än administrationen av fakturor, få kontroll över fakturorna medarbetare i Sverige och minska kostnader kopplade till dröjsmålsräntor och och i hela inkasso. koncernen. I Sverige finns Ragn-Sells på Företagsledningen övertygades att genom EFH kunde 100 olika orter och man minska administration ( tex en massa övertid varje har anläggningar månad) och få bättre ordning våra inköp. runtom i hela Ledningen gav tillåtelse att gå vidare med både Sverige. De största elektroniskt fakturahanteringssystem och inköpssystem. anläggningarna finns i Alla Ragn-Sells svenska juridiska bolag (ca 15st) var med Halmstad, Heljestorp/Vänersborg, Stockholm/Högbytorp, från början. Sätra Gård och i Västerås. Ragn-Sells äger ca 1000 fordon. Utveckling av lastbilar med framtidens bränslen, avancerade logistiklösningar och ruttoptimering är några av de insatser vi gör för att minska Projektgruppen bestod av personer från inköp (projektledare), IT, reskontra och representanter från regionala controllers. Det är jätte viktigt att alla delar av företaget är med redan från början. miljöpåverkan från våra transporter. Vi är med och tar fram världens modernaste bilar för avfallshantering, bland annat I valprocessen användes Inspectums ( en hybrid med samverkande el- och dieselmotor och red. anm.) hjälp för att få fram lämpliga kandidater att välja metan/dieselsopbil. Miljövinsterna med dessa emellan. Valet föll för Ascendo invoices som är ett miljöanpassade lastbilar är stora elhybriden ger användarvänligt och modernt EFH system. Samtidigt procents lägre bränsleförbrukning och metan/dieselbilen startades sökande efter ett inköpssystem för att optimera ger 70 procent lägre dieselförbrukning hela inköpsprocessen. Att bara ha ett EFH system utan Ragn-Sells finns dessutom Danmark, Norge, Estland, inköpssystem fungerar kanske på ett litet företag men inte Lettland och Polen.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu ! 9

11 på ett mellanstort eller stort företag. Till inköpssystem valdes Proceedo. Alla leverantörer kontaktades per brev och informerades vikten om rätt referens och faktura adress. Internt informerades också vikten av rätt referens och faktura adress. I början sköttes scanning av leverantörsfakturor av reskontrapersonalen. Då kunde man kontakta leverantören direkt om referens saknades. Idag returneras alla fakturor som saknar referens. Scanningen är outsourcad idag till en extern partner. Vi är nöjda idag med beslutet att starta scanningen i egen regi och få ordning på fakturorna innan flytten till en extern partner. Ett inköpssystem underlättar och ger bättre kontroll vid val av rätt leverantör. Inköpet är attesterad innan beställning, priset blir rätt och det finns en möjlighet att matcha inköpsordern mot fakturan automatiskt. Vi använder matchning av inköpsorder mot faktura och om allt är rätt går fakturan till betalning automatiskt. När vi hade både EFH system och inköpssystem på plats, startade vi projektet med EDI-fakturor. Det är inte nödvändigt att göra så men vi tyckte att tiden räckte till. Första typen av elektroniska fakturor vi gick igång var att vi mottog pdf fakturor via . Då slapp vi scanna fakturorna och det var många leverantörer som kunde skicka pdf fakturor. Först kontaktade leverantörer som hade hört av sig till oss ang. elektroniska fakturor. Det gjordes igen per brev och responsen var god. Sedan tittade vi igenom fakturorna i Ascendo och valde ut leverantörer som har SPCS ekonomisystem (fakturorna har ett speciellt utseende). Skickade brev och fick napp på många. Idag har vi nästan 200 små leverantörer som skickar pdf fakturor via . Varje bolag har sin egen adress. Projektgruppen för EDI fakturor bestod av 1 person från reskontra och 1 person från IT. Tiden de lägga på detta var 20% var. Jag är projektledare och håller även kontakten och informerar inköp. Till vår hjälp har vi vår VAN leverantör Visma Proceedo som sköter det tekniska. Ascendo ser till att vi kan läsa fakturan. Vi tar emot Svefaktura filer. Vi försöker hålla oss till standard layout men vi har fått göra anpassningar för drivmedelsfakturorna. Inköpsavdelningen tar idag alltid EDI fakturan upp i sina upphandlingar och kräver de från våra leverantörer. Jätte viktigt att inköpare är med på tåget! Vi började med att ta ut statistik och välja ut 10 leverantörer med flest fakturor. Kontakt togs med kundansvarige i respektive bolag per mail eller brev. Vissa svarade direkt att de inte kan än. De som kunde kontaktades igen och uppsättningen startades. Det är en seg process att komma igenom alla tester och ändringar. Tålamod är den viktigaste egenskapen som behövs. Leverantörsaktivering 1. Kontakta kundansvarige eller kundreskontraansvarig på företaget och be om namn på rätt person på IT avdelning. Vissa företag har dedikedade personer som jobbar heltid med detta. 2. Skicka in avrop till Vanleverantören (Visma Proceedo för oss) 3. Ta emot testfiler in testsystemet, verifiera att all information finns med (referenser etc.) 4. Go live Internt har vi inte haft problem med just EDI fakturor. Scanningen är redan outsourcad (vi är väldigt nöjda) och jobbet i leverantörsreskontran är som tidigare. Det gäller att informera på rätt sätt. EFH, inköpssystem och EDI fakturor underlättar arbetet. Det finns möjlighet att hålla på annat än knappa in fakturor. Vara tex inköpsavdelningens förlängda arm och hålla koll på leverantörer som används osv.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !10

12 Effektivare e-handel i molnet av Mathias Laitila Kälvemark, Utvecklingsansvarig Information Logistics, Logica De allra flesta verksamheter behöver köpa in varor och tjänster för att fungera. Telefoner, papper, livsmedel, resor, hotell, minnesstickor, konsulter och så vidare. När alla i verksamheten fritt kan göra inköpen kommer varje inköpare att välja från sitt eget perspektiv och det är ofta inte optimalt för verksamheten. Dessutom blir det tusentals små, dyra affärer istället för ett fåtal stora där pris, villkor och kvalitet kan förhandlas. Genom att ta kontroll över inköpsprocessen kan inköp göras centralt, i större skala, professionellt och betalningarna för inköpen blir korrekta och i rätt tid. Men att ta kontroll över en process med hundratals eller tusentals medarbetare och leverantörer är inte helt enkelt. Det kräver en del insatser för att designa och implementera processen och få alla att arbeta på samma sätt. Här kommer IT-stödet in. Genom att styra in inköp och betalningar i ett gemensamt IT-stöd kan processen snabbare göras enhetlig och effektiv. Eftersom det är IT så kan många delar av processen automatiseras, standardiseras och övervakas med automatiska larm och kontroller. Efteråt får man ut rapporter som gör det möjligt att följa upp, mäta och förbättra inköpen. Men hur lätt är det att införa ett verksamhetsgemensamt IT-stöd som ska omfatta alla medarbetare och externa leverantörer? Inte helt enkelt, men enklare än man kan tro. Det talas mycket om molntjänster nu för tiden. Det kanske inte alltid är klart vad det betyder, men e-handel är ett exempel där IT-stödet finns i molnet. I praktiken innebär det att verksamheten får tillgång till program och gränssnitt för att hantera leverantörer, prislistor, avtal, beställningar, orderflöden och inkommande fakturor hela inköpsprocessen. Medarbetare och leverantörer behöver bara jobba mot ett webbgränssnitt. Inte konstigare än att använda sin banktjänst på Internet för att betala räkningar och handla med fonder. webbgränssnitt med prislistor, ordrar och fakturor, eller också koppla sina affärssystem direkt mot tjänsten. Det ger i slutändan möjlighet till en helt automatisk process som innebär att när det kommer en faktura kan den matchas mot godkända inköp och automatiskt konteras och attesteras. Inköpskontroll, processeffektivisering och automatisering i samma paket! Logica tjänst för e- handel i molnet blev nyligen utvald av Ekonomistyrningsverket i en offentlig upphandling för e-handelstjänster till hela den statliga sektorn. E- handelsportalen innehåller inköps- och fakturahantering, en e-fakturaväxel för elektronisk integration med leverantörer, en portal för leverantörer som inte ska kopplas direkt mot tjänsten och dessutom integrerat med Logicas tjänst för mottagning, skanning och tolkning av leverantörsfakturor som fortsätter att komma per brev. Så det går faktiskt att snabbt få en heltäckande och marknadsledande funktionalitet, stöd för att ansluta leverantörer för helt elektroniska order och fakturaflöden och samtidigt hantera kvarvarande papperprocesser. Så att man kan fokusera de egna krafterna på relationerna med leverantörer och medarbetare utan att behöva hantera komplicerade IT-projekt och stora investeringar i samma veva. Genom att arbeta tillsammans når vi snabbt resultat! Det innebär att det går mycket snabbare att få en lösning på plats som alla medarbetarna och leverantörerna kan börja arbeta i, inklusive administratörer och expertanvändare. Leverantörerna kan arbeta i ett eget! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !11

13 Utmaningar och erfarenheter av att gå från tillverkande industri till tjänstesektorn av och med Anette Dahlman, Inköpschef, Lernia Lernia är ett av de ledande utbildningsföretagen med mer än 80 års erfarenhet av vuxenutbildning. Företaget erbjuder tjänster inom bemanning, utbildning, jobbcoachning och organisationsutveckling på över 80 orter i hela Sverige. Lernia består av sju företag inom både privat och offentig sektor. Bolaget har en omsättning om 2000 MSEK, anställda och utbildar varje år över personer från företag. Hög prestation inom inköp har alltid varit en kritisk framgångsfaktor tillsammans med kvalificerade rutiner, systematiserade logistikprocesser och integrerade ITlösningar. Vikten av supply chain, inköpsfunktionens och logistikens roll som en del av ett företags totala värdekedja var aldrig ifrågasatt. Istället hade inköps och logistikledningen en central roll både internt som externt. Utmaningar med förändringsledning Den initiala utmaningen inom Lernia, innan någon inköpsoptimering kan nås hos de sex dotterbolagen, har haft karaktären av förändringsledning mer än strategiska inköp. Lernias historia visar en historia av lokalt beslutsfattande, inklusive inköp och inköpsbeteende. Följande skillnader från mina tidigare erfarenheter är tydliga: Alla köpte av egna utvalda leverantörer och telefonen användes betydligt mer vid inköp än inköpssystemet Ingen efterlevnad av centrala avtal, inga KPIer att följa upp - alla var inköpsansvariga En mängd okända avtal och en enorm mängd små leverantörer som resulterade i tidskrävande mauellt detektivarbete hos leverantörsreskontra Uppenbarligen en väl dold hemlighet var den stora inköpsvolymen, inklusive både indirekt och direkt material och resurser med en enorm potential till kostnadsbesparingar Med en helt annan bakgrund kom jag in i Lernias inköpsorganisation för ungefär 1,5 år sedan. Min bakgrund finns inte i tjänstesektorn utan från olika tillverkande industrier. Mina erfarenheter kommer från allt från FMCG till medicinsk utrustning (biotech), att arbeta i enlighet med GMP-regleringar eller tier 1 leverantörer till bilindustrin med outsourcad produktion till Asien. Bolaget fokuserar på försäljning och det finns liten generell kunskap om vilka besparingseffekter en profesionell inköpsstrategi inom tjänstesektorn kan ge Vi är nu i början av en helt ny typ av infrastruktur för inköp och strategier kommer att bli mer och mer specifika för var och en.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !12

14 Fokus nummer ett är att förändra det interna inköpsbeteendet, implementera enkla KPIer tillsammans med integrerade system som supporterar hela den interna processen för den dagliga inköpsprocessen. Ur mitt perspektiv har jag haft en fantastisk möjlighet att börja om från start genom att implementera inköpsstrategier och nya idéer för att stärka Lernias organisation för en stark marknadsposition i framtiden. Enkelhet för personalen genom att använda en kanal, ett system för all slags inköp, efterlevnad av avtal, enbart godkända order, strategiskt planerade mål tillsammans med IT, ekonomi och inköpsavdelningen. Fem bästa tips för att optimera supply chain: 1. Säkerställ mandat och stöd från ledningen 2. Implementera automatisering, steg för steg för logistikprocessen från order till betalning 3. Implementera nya kanaler för inköpsinformation uppifrån och ner och be om feedback nerifrån och upp 4. Sätt upp nya strategiska planer med leverantörerna 5. Förändring tar tid - håll dig till målen och använd en stor portion humor!! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !13

15 Välja rätt eprocurement-lösning av Alex Saric, EMEA Marketing Director, Ariba Att välja rätt eprocurement-lösning kan vara svårt, och ett felaktigt beslut kan kan få omfattande konsekvenser.. Medan framgångskriterierna för lösningen kan skilja sig betydligt från en organisation till en annan, är utvärderingsprocessen ofta den samma. Alla organsationer kan i princip använda följande steg för att minimera beslutstiden och säkra förankringen i företaget. 1. Identifiera strategiska mål: Dagens inköp sker inte längre i ett vakuum på inköpsavdelningen. Inköpsprocessen omfatar idag i stort sett hela organisationen och inkluderar en lång rad av intressenter med ofta olika mål och syften. Det är därför viktigt att tidigt definiera och förankra de strategiska och taktiska företagsmålen som en ny eprocurementlösning måste stödja.. Arbetet med att ta fram en sådan målbild ger en tydlighet igenom organisationen samtidigt som målbilden blir en samlande punkt som din arbetsgrupp kan samlas kring och referera till vid eventuella konfliker eller meningsskiljaktigheter. Börja med att identifiera fyra eller fem viktiga delar av organisationen som alla påverkas av den föreslagna lösningen. De är vanligtvis: Finans / Leverantörsreskontra, IT, inköp, försäljning / marknadsföring och legal. Därefter går man igenom respektive avdelnings verksamhetsmål och utifrån detta identifierar man tre övergripande mål för projektet. En bra utgångspunkt är: Minska kostnader, Systemets smidighet och End-to-End ehandel. 2. Identifiera projektets krav: När man väljer en eprocurement lösning måste man ta stor hänsyn till de taktiska kraven på lösningen. Viktigt i detta steg är att att anpassar de taktiska kraven till vad företaget behöver istället för att nöja sig med att definiera den existerande inköpsprocessen. Exemplet nedan visar vad som menas med detta: Process: Skicka en PO för godkännande till chefen när värdet överstiger!1000 Företagets behov: När en PO lämnas för godkännande går den igenom en kontroll mot en fördefinierad lista av kriterier som i sin tur bestämmer en lämplig godkännare. 3. Definiera dina urvalskriterier Nästa steg är att strukturera alla de strategiska och taktiska kriterierna i en gemensam översiktsmatris. Börja med att gruppera de viktigaste intressenternas initiativ och taktiska krav på ett sätt som länkar samman dem dem med företagets framgångsfaktorer och taktiska behov. För varje lösning, skapar man ett "matchprotokoll" som kombinerar kriterier (ex, 1 poäng om begränsat eller inget stöd ges, 3 för samma stöd som för nuvarande system, och 5 för best in class support) samt hur viktigt just de kriterierna är (balanserande de taktiska behoven med de strategiska). Det är mycket viktigt att de kriterier som kvarstår är så objektiva och neutrala som möjligt för att underlätta godkännande av er framtida rekommendation. Innan du avslutar arbetet med matrisen, görs en reality check, där man tittar på huruvida kraven verkligen möter de uppsatta målen. Slutligen görs en avslutande reflektion ver vad som behövs för en lyckad lösning både ur ett projekt-och ur ett företagsprespektiv.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !14

16 4. Skaffa godkännande från organisationen När kriterierna är etablerade och innan ni utvärderar 6. Rekommendera & Välj en lösning lösningen rekommenderas att ni skickar ut information till Efter att ha avslutat din utvärdering, bör du kunna intressenterna och deras organisation för att få identifiera en klar ledare som har tvärfunktionella stöd och godkännande. Förklara utvärderingen som ska användas uppfyller: och hur kriterierna kommer att mätas (vägning och Företagets mål poängsättning). Att göra detta tidigt i urvalsprocessen, i Taktiska krav synnerhet med företagsledning, är ett sätt att skapa en bra Krav på Return on Investment (ROI) grund för framtida beslut och för att minska risken för Leveranstid konflikter mellan avdelningarna.. Lämna din rekommendation tillsammans med ett 5. Utvärdera lösningar strukturerat business case som kan presenteras för högsta Utvärdera lösningarna gentemot dina kriterier, och minska ledningen för att få slutligt godkännande. listan till 1 eller 2 finalisterna. För att ha en klar bild och undvika missförstånd, är det viktigt att prata med andra Genom att följa process som beskrivs ovan ger du dig företag som använder den aktuella lösningen. Det störst chans att lyckas, inte bara ur perspektivet av att hitta rekommenderas starkt att minst två kunder att prata med, den rätta lösningen, men också att skapa de rätta kulturella för att se till att man får olika synvinklar och förväntningar så att värdet av investeringen kan referenspunkter. maximeras snabbt efter implementeringen. Titta dessutom på den långsiktiga lönsamheten hos den potentiella leverantören. Nägra punkter att titta extra på är antal anställda, global närvaro och likviditet. Få en bild av deras kundbas genom att titta på nuvarande kunder, speciellt de som är samma storlek eller större än er.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !15

17 Om att köpa rätt på rätt sätt av och med Jerry Öhman, Inköpschef, Luleå kommun Om Luleå Kommun Luleå kommun 6500 anställda, 9 st på centrala inköpsavdelningen, 11 förvaltningar, invånare. En kommuns väg mot mer effektiva inköp och förbättrad uppföljning Den funktion Jerry företräder är inköp som är decentraliserade till verksamhetsnivå, driftomsätter ca 1 miljard kronor (både varor och tjänster), leverantörsfakturor, med leverantörer i leverantörsreskontran. Kommunen har 200 ramavtal, vilket visar på hur svårt det är att motivera till avtalstrohet. Bakgrund till omstrukturering Luleå Kommun malde på med sitt teknikprojekt och höll på med e-handel. Vid en förstudie år 2005 fick en studerande på Luleå universitet, som gjorde sitt ex-jobb, uppdraget att gå till botten med en kartläggning av kommunens sätt att hantera inköpsfrågor. (Hon fick sedan fortsätta uppdraget med att som projektanställd gå till botten gå till botten med att undersöka kommunens inköpsprocesser.) Kommunala revisorer insåg efter resultatet att man behövde ta tag i inköpsfunktionen, under en revision 2007 framkom problem i kommunens handelsprocess. För oss som jobbar med det var det det bästa som kunde hända, vi som jobbade med upphandling fick ok, medan övriga inköpare inte fick det Huvudsakliga problem: Problem främst i förvaltningarnas sätt att hantera sina inköp Uppföljningen måste utvecklas Det stod klart att kommunen har 25 årsanställda som springer och gör hämtköp - trots fri hemkörning! Endast 65% av inköp görs hos ramavtalsleverantörer. Stor andel övrigt sortiment - det kommunen köpte från ramavtalsleverantörer var inte det upphandlade sortimentet utan annat! Till betydligt högre priser. Alla har rätt att gå och handla, inga begränsningar och kommunen hade 6500 beställare vilket innebar problem med informationsspridning och kompetensutveckling inom området Det är hopplöst för oss som jobbar med upphandling och inköp att lära 6000 att handla rätt. Anbudsgivarkretsen gav anbud på kontorsvaror de sedan inte hade för avsikt att leverera! Ett pärmexempel - 65 öre för en pärm vid avtal och 59,50 när kommunens anställda (6 500) ringer och ska handla. Resultat av förstudie Luleå Kommun beslöt att byta e-handelssystem, idag har man Raindance som ekonomisystem och använder Intrade som e-handelssystem. Man beslöt sig för en stor utbildningsinsats för att öka medvetenheten kring vad som händer om vi köper rätt saker. En ny inköpsorganisation implementeras med beslut kring vem på förvaltningarna som ansvarar för inköp. Vi har alltid haft stöd från förvaltningsledningen, det har varit många hårda ord på vägen - det är svårt att ändra en kultur som funnits länge. Inköpsavdelningen består av 9 personer, låg och kommunicerade med oss, fullständigt orimligt - mer att kommunicera vad man ska göra i olika situtioner. För att få ordning måste alla förvaltningar skapa en egen inköpsorganisation. Folk som ska jobba med inköpsprocesser på heltid. Inköpsprocesserna har man arbetat med nästan helt digitalt, hämtar upphandlingsmaterial på hemsida etc - all information finns med digitalt. Den nya inköpsorganisationen Ny inköpsorganisation med 5 upphandlare, 1 systemförvaltare och 1 systemsupport fakturadelen. Alla förvaltningar har utsett inköpssamordnare som i sin tur utser behöriga beställare. Inte vars och ens rätt att handla idag i Luleå Kommun, de som kan ska göra det. Inköpssamordnare är idag nyckelpersoner.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !16

18 Resultat Större fokus på ramavtalstrohet med två konkreta mål för 2010 och 2011: Internkontroll 2010: (enbart kontorsmaterial) Säkerställ att köptroheten till kommunens ramavtal är hög samt Styrkortsmål 2011: (där kommer 2010 att jämföras, rapporteras till respektive förvaltningsnämnd och även i årsbokslut) Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med 2010 Vad händer nu? Implementering av ny inköpsorganisation - nya roller och mål att ytterligare minska antalet beställare. Utmaningar i projektet: e-handelssystemet ger mer central administration (för många beställare?) - begränsar antalet användare Låg datavana hos behöriga beställare - många utan datavana! Det är inte de som ska köpa i systemet. Förvaltningarna har många inaktiva behöriga beställare. Denna fråga har behandlats olika av förvaltningarna; någon har minimerat antalet beställare till 19 medan en annan har utbildat 200 beställare. I det senare fallet kan konstateras att enbart stycken faktiskt har beställt i systemet vilket höjer frågan om hur effektivt det är att utbilda så många. Idag är 17 eller 19 ramavtal klara, vi kommer inte längre med SFTI (svensk standard för offentlig sektor red.anm.). Det behövs en ny teknik som Sveorder och WebEDI. Utveckling av informationskanaler, ny ramavtalskatalog, nytt intranät, ny inköpshandbok Inte alltid lätt att göra rätt! Inköpsbeteende och kultur är vår största utmaning! Vad kan vi spara? kr! e-faktura har vi arbetat med, vi slipper skanna 50% av fakturorna, detta är ett delprojekt i projektet, att ansluta leverantörerna e-fakturamässigt. Utveckling av uppföljningsverktyg för att förbättra och förenkla tillvägagångssätt och spridning av information Uppföljningsområden Inköps beteende e-handel Upphandlingsstöd Vi arbetar på ett nytt sätt att se på inköp som en försörjningsprocess. Under processkartläggningen av hela organisationen, kunde jag inte i vildaste fantasin ha trott att upphandling inte var vår huvuduppgift. Upphandling är ett stödprojekt liksom att stödja våra kunder i organisationen.! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !17

19 Fem bästa tips för de som vill effektivisera sin inköpsorganisation? Se till att ha kommunledningen är med på tåget politiker som tjänstemän! Kommunicera mera få alla att förstå varför vi ska göra detta? Fokusera på verksamhetsfrågor inte systemlösningar Låt de berörda känna sig delaktiga - lyssna lyssna lyssna! Minimera antalet beställare öka kunskapsnivån! Gör uppföljningen enkel, tydlig och synlig Hur ska ett företag kunna undvika att leverantörer säljer in sig själva genom låga priser på enskilda varor för att sedan ta ockerpriser på andra varor? Vi ställer krav på att den största andelen av det försålda sortimentet ska vara från det upphandlade nettoprissatta sortimentet. Om vi har ett annat köpmönster ansvarar leverantören för att uppmärksamma detta och byta ut eller lägga till artiklarna. Dessutom kan våra behöriga beställare se i e-handelssystemet vilka artiklar de ska köpa för att handla rätt de är uppmärkta med blå bollar. Därför säger vi ofta att de ska jaga blå bollar när de handlar! Det är svårt att hantera tjänster i systemen och att den största delen inköp handlar om just tjänster - vad anser du om detta? Tjänster är en svår nöt att knäcka då de kan vara svåra att definiera på samma sätt som en artikel. Just därför är det viktigt att systemleverantörerna fokuserar på andra tekniker än SFTI och gör systemen mer flexibla för andra lösningar. Att tillåta ett fåtal eller alla att beställa verkar vara en knäckfråga - hur anser du att man ska resonera kring den frågan? Inköp är en viktig strategisk funktion där man ska nyttja skattemedel på bästa sätt och samtidigt följa de regelverk som finns. Därför fungerar det inte att alla kommunanställda ska ha rätt att göra inköp. Kunskapsnivån blir för låg och många gör inköp på samma sätt som de skulle gjort privat. Kommunen måste bli mer professionell i sitt sätt att hantera inköp därför ska antalet beställare begränsas och kunskapsnivån höjas. Många upplever leverantörsaktivering vid e-faktura som ett stort problem - hur har ni gått tillväga när ni anslutit leverantörer? Vi öppnade flera olika ingångar"för företag"att skicka"svefakturor"eller Fulltextfakturor. Samtliga leverantörer som skickar fler än 30 fakturor per år har fått brev och har blivit kontaktade. De med stora mängder fakturor har bearbetats ännu mer vid behov och vi har försökt få dem att skicka fakturor på det för oss billigaste sättet. Om behov funnits att gå igenom leverantörens kundlistor för att säkerställa att det bara finns korrekta referensnummer, kan detta ibland vara betungande. Arbetet med själva anslutningen, beror på vilken ingång som används, men är inte betungande. Det har länge varit ett stort fokus på fakturaflöden och e- faktura där fokus legat på ekonomiavdelningen - hur har ni samarbetat med ekonomiavdelningen i processen inköp-till-betalning? Vi har ett mycket bra samarbete med vår systeravdelning Budget- och redovisningsavdelningen, där vi ansvarar för hela processen även om vissa delar av systemstödet ligger på ekonomi. Vi ser det som en styrka att vi har en sådan bra relation mellan ekonomer och inköpare! Läs även: P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !18

20 Effektiva avtal som höjer vinsten för både dig och din motpart De flesta klausuler i ett avtal fördelar värden eller risker mellan avtalets parter. Fördelningen kan ske på ett effektivt eller ineffektivt sätt: Värden bör tillkomma den part som värderar dem högst. Risker bör bäras av den part som kan göra det till lägst kostnad. En effektiv avtalsreglering skapar därför mervärden som annars går till spillo. Effektiva avtalsregleringar speglar parternas behov och förmåga. I verkligheten är de flesta avtalsregleringar tämligen ineffektiva, eftersom de värderar inte minst den mottagande partens behov på ett mer eller mindre verklighetsfrämmande sätt. Det finns därför stort utrymme för att skapa resultatförbättringar genom att utforma avtal mer effektivt. Jon Kihlman Advokat i avtalsrätt Professor i handelsrätt avtalsratt.com Två exempel: 1. Ett köpande företag med god likviditet överväger att kräva att dess leverantörer förlänger kredittiden för sina fakturor från 30 till 60 dagar, vilket skulle tillföra det köpande företaget ett värde motsvarande en procent av fakturabeloppen. Nästan alla bolagets leverantörer har en sämre likviditet än det köpande bolaget. Förslagets kostnad för dem uppgår därför till två procent av fakturabeloppen. Hur mycket skulle det köpande företaget tjäna på att i stället kräva att få betala efter som mest tio dagar? 2. Ett köpande företag har problem med att dess leverantörer inte levererar i tid. Kostnaden för produktionsbortfall m.m. på grund av förseningarna uppgår till miljonbelopp. De viten som bolaget har rätt till enligt avtalen med leverantörerna täcker en så liten del av skadan att det inte ens är värt att kräva ut dem. Kan avtalen med leverantörerna utformas på ett sätt som sänker den faktiska kostnaden för produktionsbortfall, med motsvarande inverkan på bolagets resultat?! P2P Summit 8 september 2011 Bonnier Conference Center Stockholm p2p@e-businessguide.eu !19