Ingenjörers skriftbruk på ett rederi. Literacy of engineers at a shipping company. Abstract. Inledning. Metod

Transkript

1 Ingenjörers skriftbruk på ett rederi Literacy of engineers at a shipping company Abstract Inledning Metod This paper is based on a pilot study of literacy in engineering environments. The issue has been to explore what and how engineers read and write in two working contexts and for what purposes. The contexts are possible fields of work for the engineering students of the Åland Polytechnic within a local shipping company. Two engineers has been shadowed throughout one working day each and all the literacy events (Heath 1983, Barton 1994, Karlsson 2003) have been recorded. The work has been inspired by the studies by Karlsson (2003, 2004). The analysis of data focuses on the purposes of literacy events and the competencies required for them. The pilot study is related to a larger research project in preparation, aiming at exploring literacy practices in engineering education and work. Syftet med den här undersökningen var att ta reda på vad ingenjörer gör med texter. Bakgrunden är att vi har arbetat med läs- och skrivovana hos högskolestudenter vid Högskolan på Åland på ett medvetet sätt under sju års tid. Detta har lett till att vi har ringat in skriftbruksgenrer som ett centralt problemområde som vi vet för lite om: Vad behöver man verkligen kunna för att klara av de uppgifter som ingenjörer ställs inför på sina arbetsplatser? (Vi behöver också veta vilka kompetenser de behöver för att klara av de uppgifter de ställs inför under studietiden.) Givetvis behöver högskolor kontinuerligt följa upp vilka kraven är för de arbeten man utbildar folk för. Vad detta sedan betyder för utformningen av utbildningsprogrammen är en annan sak. En sak är säker: Allting förändras och skriftanvändningen ökar. Men på vilka sätt och varför? De personer jag observerade var en maskinchef ombord på en av passagerarfärjorna som anlöper Åland dagligen och en teknisk inspektör på huvudkontoret vid samma rederi. De valdes med tanke på Högskolan på Ålands maritima profil, men det finns många rederier att välja på, så det var ett ganska slumpmässigt val. Tanken är att komplettera den här lilla undersökningen med fler observationer senare. Sättet som jag har arbetat på har varit deltagande observation under två dagar på ett åländskt rederi. Jag har skuggat två olika personer under en dag vardera. Som modell har jag använt Anna-Malin Karlssons undersökningar av skriftbruk på arbetsplatser. Jag har antecknat alla skrifthändelser och alla texter jag har sett, frågat om det inte har stört, om det jag inte förstått helt säkert, fotograferat skriftsamlingspunkter och samlat in prov på olika typer av texter. Dessutom har jag beskrivit miljöerna och de sammanhang som skrifthändelserna hör hemma i i den mån jag känner till dem. Som verksam lärare vid sjöingenjörsutbildningen vid Högskolan på Åland sedan 1993 känner jag till en hel del om de förhållanden som sjöingenjörer arbetar under. Det var en fördel att jag var lite bekant bland dem jag kom i kontakt med på rederiet, eftersom detta gjorde att min närvaro upplevdes som ganska naturlig. Man var till och med glad över att steg tas för mera och bättre kommunikation med högskolan. Jag skrev ut mina anteckningar på dator dagen efter skuggningen och gjorde upp listor på alla skrifthändelser jag observerat. Dessa listor finns med som bilagor till denna artikel. Därefter markerade jag de troliga syftena med de olika skrifthändelserna på listorna. Jag identifierade ett tiotal olika syften. Dessa slog jag sedan samman till tre huvudsyften. I det följande kommer jag att analysera dessa tre och ge exempel på hur de relaterade skrifthändelserna ser ut och vilka

2 kompetenser som krävs för att utföra dem. I slutdiskussionen funderar jag över hur högskolorna förbereder ingenjörer för de uppgifter jag har iakttagit. Rederiets och ingenjörernas verksamhet Ingenjörer som arbetar på rederier som maskinchefer eller inspektörer hanterar texter nästan hela tiden de arbetar. Innan man har nått dessa högre poster i hierarkin används texter mycket mindre och mest som informationskälla. Inspektören som befinner sig på huvudkontoret är den som maskinchefer rapporterar till uppåt, medan maskinchefen är företagsledningens närmaste kontakt ombord, vid sidan av kapten. Maskin- och el-avdelningarna ombord består av många personer i en hierarkisk organisation och precis som däcks- och servicepersonalen avlöses man, på detta rederi mestadels efter en vecka ombord. Man är då ledig en vecka. För att sedan kunna sköta sitt arbete igen måste kommunikationen fungera tillfredsställande mellan skiften. En stor och viktig del av skrifthändelserna har att göra med detta avlösningssystem. Det är först och främst de ekonomiska realiteterna som styr skriftanvändningen inom ett rederi. Ingenjörer i högre ställning har stort ansvar för att den tekniska driften sköts så att kostnaderna hålls nere, på lång eller kort sikt, beroende på vilka beslut som tas av företagsledningen. Misstag och dålig kommunikation blir lätt mycket kostsamma. Noggrannhet är därför den viktigaste prioriteten. Under de två dagar som jag observerade ingenjörerna använde man skrift för att: Säkerställa och kontrollera arbete och kostnader Rapportera utfört arbete och kostnader Förmedla information till kolleger och utomstående Organisera arbete och inköp Skaffa fram information, lära sig nya saker Sköta om kommunikation och relationer Dessa sex kategorier kan slås samman till tre huvudsyften: A. Säkerställa, rapportera B. Organisera, informera, sköta om kommunikation C. Lära nytt Två av huvudsyftena med kommunikation förekommer på alla nivåer på den tekniska avdelningen, nämligen A och C. Den praktiska skötseln och övervakningen av maskinerna sköts av de lägre befattningarna. För att sköta dessa uppgifter är muntlig kommunikation lämpligare, utom när man måste läsa ritningar och manualer eller rapportera avläsningar av maskindata. Underhållet av utrustningen styrs av dataprogrammet AMOS, varifrån man får ut listor på de arbeten som ska utföras veckovis. Dessa arbeten ska också noteras i programmet, annars larmar det. Rent fysiskt blir avståndet till den tekniska utrustningen större ju högre befattningen är och desto närmare man befinner sig företagsledningen. Detta är en av orsakerna till att skriftanvändningen blir så dominerande i inspektörens och maskinchefens yrkesliv. Med hjälp av digitala foton och inskannade bilder kan de kompensera för avståndet från utrustningen de har ansvar för och reducera textmängden lite. Företagets hierarkiska uppbyggnad leder till stor trängsel i informationsvägarna på de högre nivåerna. Den tekniska utvecklingen har medgett stora rationaliseringar, vilket gör att mycket stora mängder information kan kontrolleras på ett säkert sätt. Med färre personer sköts nu mera information på ett säkrare och mera formaliserat sätt, vilket också krävs av kvalitetsstyrningssystemen för miljö och säkerhet. De elektroniska medierna som användes var: E-postprogram, inklusive kalendrar och bilagor Intranät, inklusive fakturahanteringsprogram, arbetsregistrering, rapportering av förbrukning, budgetuppföljning, information om samarbetspartners, etc.

3 Internet Underhållsadministrationsprogram Program för tekniska ritningar Monitorer i kontrollrum Analoga mätare Lokala nätverk för förvaring av bilder och rapportering Fasta och mobila telefoner Radio De pappersbaserade medierna var: Pärmar med utskrifter av budgetar, kontoplaner, affärskorrespondens, protokoll, projektplanering, etc. Handböcker, regelverk och manualer Ritningar Affischer och anslag Lappar, såsom Post-it-lappar, Dymo-remsor, delar av datautskrifter uppsatta synligt, rutblock, servetter, etc. Traditionella förtryckta och inbundna böcker för bokföring av maskindata Övriga texter: En tuschtavla i befälsmässen ombord En krittavla i kontrollrummet En riktigt gammal griffeltavla som inte användes Textskyltar under mätare i kontrollrummet och för orientering i lokaliteterna Varningslampor med text på danska Syften och kompetenser Skriftbruket förändras mycket snabbt år från år beroende på tekniska framsteg och nya krav från myndigheter och omvärld. Den förberedelse som utbildningen har gett ingenjörerna upplever man som ganska irrelevant. Det hade varit bra att få lära sig att skriva maskin med alla fingrarna, sa båda. Båda framhöll också hur stor del av tiden de höll på med ekonomiska frågor, såsom budgetarbete och kontroll av fakturor, etc. Dock sade de sig bara behöva de fyra räknesätten för detta arbete med siffror. Den dominerande genren är användande av skrift för säkerställande och kontroll av arbete och kostnader (A). Noggrannheten som detta kräver tränas upp under studietiden med laborationsrapporter och protokoll bl.a. Även informationssökning och lärande (C) tränas naturligtvis mycket vid högskolor. Ingenjörerna tvekar inte att söka upp fakta i manualer, regelsamlingar eller från listor eller Internet, men de vet exakt var de ska finna informationen, så det är inte frågan om komplicerad eller tidskrävande informationssökning. Frågan är alltså om inte ingenjörer i alla fall lär sig en del användbara saker under tiden vid högskolan, även om de inte är medvetna om det. Det tredje huvudsyftet, att organisera arbetet, informera andra och att sköta om kommunikationen (B), kräver inte så lite social kompetens och dessutom ordningssinne. Det är slående hur många olika texter som de observerade ingenjörerna omges av. På en skala mellan att aldrig titta på, via att någon gång notera, till att aktivt läsa en text, befinner sig de allra flesta texter nära den förstnämnda änden. De texter ingenjörerna läste, sökläste de, utom i ett fall, där inspektören använde löpande läsning (av ett fartygsledningsgruppsprotokoll). Detta lästes rentav intensivt, just för att säkerställa att ingenting viktigt skulle förbises. I detta fall kollades texten mot det fält av ansvar som inspektören har och läsningen var den primära aktiviteten. I alla andra fall är läsningen en stödfunktion till annan kommunikation. Man sökläser tills man hittar en speciell uppgift. Denna ser man på helt hastigt och använder sedan för det syfte som just då var förhanden. Självklart blir det viktigt att arkivera texterna på ett genomtänkt sätt, så att de snabbt kan hittas. Ingenjörerna hade aldrig några problem med den saken. Detta är ett av kännetecknen på det hårda formaliserande som är typiskt för skriftanvändningen på rederiet. Rutinerna är strikta och mycket rationaliserade. Med t.ex. intranätets hjälp utför ingenjörerna

4 avancerade kontorsuppgifter utan hjälp av sekreterare, såsom budgetuppföljning, fakturakontroll, rapportering av maskindata, arbetsregistreringar, etc. Dessa arbetsmoment med syftet att säkerställa, kontrollera och rapportera (A) är själva ryggraden i arbetet för ingenjörerna och det finns exakta regler för hur och när de ska utföras. Man kan säga att de står för den idealiska kommunikationen, dit man strävar att hänföra också de andra momenten. Men världens oförutsägbarhet och förändringar tvingar fram de andra syftena, dvs. Organisera, informera och sköta kommunikation (B) och att lära nytt (C). I följande avsnitt ser jag på hur detta sköts rent praktiskt på de två nivåerna i organisationen. Som väntat ligger mera av skrifthändelser med huvudsyfte B på den högre nivån. Maskinchefens arbetsdag En maskinchef ska befinna sig i kontrollrummet vid avgång och ankomst. Detta är för att starten av framdrivningsmaskineriet är ett kritiskt skede och för att manövreringen av fartyget kräver mycket energi. Detta arbetsmoment innebär inget skriftbruk, annat än avläsning av mätvärden på monitorer, maskintelegrafen och andra mätare. Men kontrollrummet är en extremt texttät plats. Merparten av alla de anslag, pärmar, ritningar, skrivtavlor och lappar som där finns är förknippade med säkerställande av utförande av nödvändiga uppgifter på rätt sätt och vid rätt tidpunkt. Dokumentationen av arbetet hanteras av maskinchefen. Han har givetvis ansvar av många olika arter i egenskap av arbetsledare. När han befinner sig på sitt kontor en bit bort från maskinavdelningen är förste maskinmästaren arbetsledare i kontrollrummet (se figur 1). Figur 1. Kontrollrummet vid avgång. Övrig personal sitter bredvid eller är ute i maskinrummet. Innan jag hade kommit ombord hade jag pratat med Kalle på telefon ett par gånger och han hade påmint mig om att jag måste se till att jag blir rapporterad som visitor till ISPS, ett system som registrerar alla besökare på rederiets fartyg, vilket är många och okända personer, t.ex. underleverantörer som kommer ombord i någon av hamnarna för att utföra någon specialiserad uppgift. Det ingår i hans arbete, men jag ordnade det genom huvudkontoret, eftersom han var ledig första gången och sedan var upptagen med att köra igång fartyget efter en månads uppehåll med dockning och ombyggnader. Trots en tung helg med 18-timmars arbetspass var Kalle avspänd och pigg och visade mig ned till fartygets undre regioner, lagom i tid för avgång.

5 Kontrollrummet är fullt av texter i alla former och format. Nästan alla texter är av typen listor för systematisering av arbetet, så det utförs när och hur det ska utföras. En annan typ har med rapportering av det utförda arbetet att göra. Slutligen finns detaljerad information om utrustning, t.ex. ritningar och manualer i pärmar. För kvalitetssäkring av säkerhets- och miljöarbetet finns ganska nya, blanka och färggranna laminerade affischer uppklistrade på de få fria väggytorna. Eftersom färjan är 35 år gammal finns även ganska ålderdomliga texttyper, såsom t.ex. en griffeltavla som inte används mera sedan åren på Engelska kanalen, vilken för tankarna till de tavlor som finns i mjölkladugårdar där kons namns och mjölkningsuppgifter står. En annan krittavla, mera grön och lite nyare används ännu, se fig. 1. Där finns bl.a. turlistan, matsedeln och order om speciella mätningar och när de ska utföras (se figur 2). Med ett lite breddat textbegrepp avläses också mätare, små brickor med text under varningslamporna, monitorer med rader med sifferuppgifter, mest för tryck och temperatur, samt maskintelegrafen, som med ett vackert klingande ger vid handen att man på kommandobryggan vill ha t.ex. full effekt eller att det går att stänga av framdrivningsmotorerna när man ligger vid kaj. Figur 2. Krittavlan i kontrollrummet. Kontoret Huvuddelen av maskinchefens arbete utförs på hans kontor. Detta är en komfortabel plats innanför vilken en daghytt finns med soffor, TV och stereo och innanför den finns maskinchefens sovrum. Två skrivbord finns i kontoret. Det ena är stort och avsett för skrivarbete med penna. Det andra är dataarbetsplatsen. I rummet finns flera telefoner, en kopieringsapparat och ett antal mindre bokhyllor med pärmar och andra böcker. Väggarna är av laminat med teakutseende, vilket ser elegant ut. Det är praktiskt också ur textsynpunkt, för det går utmärkt att fästa papper på dem med tejp och annat. En stor planritning med fartygets skott sitter vid kopieringsapparaten. På andra sidan finns två mätare av mässing av klassiskt sjöfartssnitt. Den ena är en barometer som Kalle knackar på ett antal gånger under dagen. Den andra är en klocka. Under dem sitter: alarmlista, avfallshanteringsschema, oljeskyddsgrupp, läckskyddsgrupp och MOB-gruppen specificerade snyggt laminerade A4-ark i färg. Maskinchefen är brandchef och säkerhetsansvarig i fartygsledningsgruppen.

6 Vid skrivbordet finns en bokhylla med ett 40-tal pärmar, de flesta svarta med texten MCH och ett tillägg. På skrivbordet står ett styvt ställ av genomskinlig plast där telefonlistor förvaras stående mycket synligt. Under bokhyllan sitter två väggtelefoner och ett stort antal korta texter, en del tillverkade med Dymo-remsor. Belysningen är dämpad, vilket förstärker intrycket av klass. Som tidigare nämndes är det viktigt att alla dokument lätt kan sökas upp, så kontoret ser städat ut, fastän en hel del texter ligger framme, i olika stadier av bearbetning, eller för att uppgifter hämtas ur dem (se figur 3). Figur 3. Maskinchefens kontor. Säkerställa, kontrollera, rapportera Vadhelst som görs dokumenteras. Den tekniska sidan av ett fartyg är så komplicerad att det inte är alldeles fel att tänka om den som vi gör om människokroppen. Om ett problem dyker upp kan felet ligga i andra ändan på fartyget. Det är lättare att hitta felet om man har dokumenterade mätvärden, men framför allt ger sådana data möjligheten att avhjälpa fel innan de har uppstått. Det är lätt att inse att det finns mycket pengar att spara på att övervaka driften mycket noga. Så heter också maskinavdelningens hjärta just Kontrollrummet. All dokumentation går genom maskinchefen och mellan de maskinchefer som byter av varandra. Det är de som får svart på vitt på anläggningarnas status, även om säkert alla på tekniska avdelningen är medvetna om det finns något allvarligt eller ovanligt fel någonstans. Det viktigaste informationsflödet ser ut såhär: I kontrollrummet ligger maskinkladden uppslagen (se figur 4). Det är en pärm med förtryckta sidor där avläsningarna som manskapet gör förs in, ofta med smutsiga händer, men det är det ingen skam att ha, snarare ett tecken på att man är villig att hugga i om det behövs. Ur den skrivs av ett blad med de viktigaste uppgifterna som kallas för operationsrapporten. Operationsrapporten är ett kondensat av maskinkladdens noteringar. Denna tar maskinchefen med sig från kontrollrummet. Uppgifterna om maskinernas förbrukning och tillstånd förmedlas av honom på olika sätt till arkivering och vidare rapportering. Med dem är det möjligt att planera och organisera arbetet och kostnaderna. Även maskinmästarna rapporterar

7 till de centrala datasystemen, såsom t.ex. utfört underhållsarbete på den tekniska utrustningen ombord. Figur 4. Maskinkladden. Rent konkret för han över uppgifterna vid sitt stora skrivbord i sitt kontor i maskindagboken, en inbunden elegant bok i A4-format med förtryckta sidor (se figur 5). Han för även in samma uppgifter på rederiets intranät: drifttimmar på huvudmotorerna och hjälpmotorerna, bränsleförbrukningen, bunkringen av bränsle (40 m 3 igår), påfyllningen av smörjolja (540 liter på HM 1) och miljörapporteringen, vilken innefattar ilandpumpningen av svartvattnet (avloppsvatten) och inköpen av kemikalier och tvättmedel. I en del formulär finns en ruta för fri text. Det kan se ut som: Fyllt 540L till BB-HM. De miljörelaterade uppgifterna såsom svartvatten för han även in i en tabell i ett dokument på fartygets lokala datanät. Det är Kalles vana att göra dessa saker på förmiddagen, ytterligare ett sätt att bygga upp säkerhetshöjande rutiner. Figur 5. Maskindagboken.

8 Kalle jobbar med avlösningsboken också, ett enklare skrivhäfte. Denna är ämnad för hans avlösare att läsa, för man har inte mycket tid för samtal vid avlösningen. Det är bättre att ringa senare när den nya har haft tid att läsa anteckningarna och kanske har frågor. I denna bok förs kortare anteckningar in om vad som har påbörjats och som har gjorts och som borde utföras som inte är helt rutinmässigt. Kalle behöver bl.a. ta fram uppgifter ur en av de svarta pärmarna där arbetstimmar för olika utomstående företag finns. En mycket säkerhetsbetonad och viktig uppgift är att (via e-posten) kolla alarmlistan för att säkerställa att all personal är på plats och är medveten om vilket nummer de har. Numren är knutna till funktioner vid alarm. Maskinavdelningen har nummer Han blev påmind om denna när försäljningsstatistiken kom i In-lådan, varav framgick passagerarantalet, vilket Kalle bör känna till i egenskap av SSO, ship security officer. Till kontrolluppgifterna hör också att övervaka kostnaderna för reparationer och underhåll. Detta görs genom kontroll och kontering av fakturor i programmet ProClient BasWare Invoice Processing, samma program som används på huvudkontoret. Kalles roll är dock en annan, eftersom han befinner sig närmare både beställarna och mottagarna av varorna. Han ser på en inskannad faktura från Kongsberg. Han går in i underhållsadministrationsprogrammet AMOS och ser om produkterna har anlänt. Hans ansvar sträcker sig över två underavdelningar i AMOS: Elektro och Maskin. Tidigare har el-maskinisten och förste maskinmästaren skrivit in beställningar av reservdelar i AMOS. Kalle ser inte någon beställning som motsvarar fakturan. Alltså måste han skicka den vidare för kontroll. Kanske är det huvudkontoret som gjort beställningen. En del fakturor tar Kalle utskrift på. De består av så många rader med komponenter att han inte ser så bra på skärmen. Dessutom är det vanligt att han blir avbruten. Då är det praktiskt att kunna dra ett streck med blyertspenna och linjal så han inte behöver leta upp stället. Andra fakturor kan han fråga beställaren om, i synnerhet el-maskinisten. Idag var han inte på sitt kontor när Kalle sökte honom, så han la fakturautskriften på dennes skrivbord och skrev sin fråga på den. Lite senare hade han samma utskrift liggande på sitt skrivbord, nu med ett svar. Det var en komponent till en datoriserad navigationsutrustning kallad AIS (Automatic Identification System). Ytterligare två fakturor rörde service på fartygets kaffebryggare. De var så saftigt tilltagna att Kalle skickade den vidare för uppföljning. Specifikationen var lång och hela räkningen var på finska. Men de andra fakturorna kunde han kontera enligt kontoplanen, kontrollera budgetutrymmet för (via en pärm med utskrifter av budgeten) och skicka med klartecken till inspektören för attestering. Om han behövde addera summor använde han en miniräknare som var mjuk och ingjuten i musmattan. En annan rutinkontroll är att se på lastlistan, vilken typ av gods fartyget transporterar. Särskilt i egenskap av brandchef är det viktigt att notera om något speciellt förs ombord, även om det ör styrmännen som har hand om lastningen och har ansvaret att inte kombinera godset olyckligt. Detta fartyg har inte licens att transportera farligt gods, men Kalle har fyra tjocka böcker nere i kontoret om hantering av farligt gods (bredvid en lika tjock svensk-engelsk teknisk ordbok och två band med kylnorm). Kalle berättade också att han skriver dagbok vid dockningar, vilket denna färja just var på. Han ska skicka den till den tekniska direktören senare. Den kompletterar inspektörens mera tekniska rapport eftersom den har ett lite närmare perspektiv. Kalle säger att han gärna skulle vilja prya lite på huvudkontoret. Säkert skulle det finnas något han kunde göra där någon månad. Det skulle förbättra kommunikationen. Kalle är intresserad av systematiskt arbetsmiljöarbete vilket innefattar kommunikation, relationer och ledarskapsfrågor. Som säkerhetsansvarig går Kalle varje dag en runda i de offentliga utrymmena ombord och antecknar då om någon lampa som har att göra med utrymningsvägar osv. inte lyser. Hans arbetskläder, vit skjorta, slips och en elegant blå tröja av marint snitt, har fickor för penna och ett litet block. Lappen som skrivs hamnar på hans skrivbord, för åtgärd. Ibland ser det ut som ett sönderblåst pärttak, säger han.

9 Organisera, informera Maskinchefen leder och organiserar arbetet på fartygets tekniska avdelning och rankas som nummer två efter befälhavaren (kaptenen) ombord. Det innebär bl.a. att man är medlem av fartygsledningsgruppen, säkerhetsansvarig och brandchef och en mängd andra funktioner. Ledarskapet innebär inte mycket utrymme för organiserande eftersom tekniken ombord endast är till för att stödja den övriga verksamheten och måste anpassas efter denna in i minsta detalj. Dessutom är tillförlitlighet det högsta kvalitetskriteriet. Det näst högsta är kostnadseffektivitet. Maskinchefen organiserar då någonting inte är normal rutin. Det handlar inte om VAD utan om HUR och NÄR saker ska göras, såsom när större underhållsarbeten är lämpliga att utföras med tanke på vindhastigheten som Kalle får fram ur den dagliga väderleksprognosen, ett e- brev uppställt i tabellform. Maskinchefen kommunicerar med förste maskinmästaren, som är arbetsledare för manskapet. Underhållsarbetet styrs av dataprogrammet AMOS där man kan läsa ur tabeller vad det är dags att göra varje vecka, men detta sköts normalt av maskinmästarna. Lära nytt När saker går sönder måste man lösa problem. Ett exempel kan vara att söka upp reservdelar eller hela komponenter ur produktkataloger och sedan beställa dem, ibland för efter konsultation med inspektören. En skrifthändelse kan då vara att skanna bild och produktnummer och skicka som bilaga på e-posten. Bilder spelar f.ö. en viktig roll och i fartygets datanät finns mängder av digitala foton på maskindelar som man har arbetat med. Inspektören får dem och kan tillstyrka ett förslag på åtgärd. Större reparationer och ombyggnader görs när fartyget inte är i trafik och kanske t.o.m. på varv, en gång om året. Maskinchefen är nyckelperson vid planeringen av sådant arbete. Detta går in i budgetarbetet i september och oktober, vilket innebär ansenlig kommunikation och inhämtande av information. Diskussioner bedrivs inom tekniska avdelningen hela året om hur anläggningarna kunde förbättras. Det kan vara pga. problem som måste lösas eller att man får höra hur andra fartyg har löst liknande problem. E-posten är naturlig att använda om man måste ta reda på något av en firma som man samarbetar med. Telefonen används också. När en fråga dyker upp kan den t.ex. antecknas på rutblocket på Kalles skrivbord: Hur är det med WT-dörrar i IP-klass? Inspektörens arbetsdag Kl den 8 februari Jag kom lagom för att se hur Lasse kom till jobbet, efter att ha lämnat barn på dagis och skola. Ha låste upp sitt lilla kontor, hängde upp sin jacka på en galge som han hängde på en krok på en bokhylla, tömde portföljen på sitt L-formade skrivbord och pekade var jag skulle sitta. Han var klädd i brunt: yllekavaj, polotröja och manchesterbyxor. Han visade en pärm som han hade läst i redan på morgonen och kvällen före en projektpärm för ett nybygge som just offentliggjorts och som Lasse troligen blir platschef för. Han la den åt sidan för att inte mer ha tid med den idag. Han dockade sin knädator (laptop) bredvid min plats för att jag skulle kunna se vad han läser ett mycket praktiskt arrangemang, kanske typiskt för en ingenjör (se figur 6). Vi gick till kafeterian, på samma våningsplan, och hämtade varsin kopp kaffe.

10 Figur 6. Inspektörens kontor. Lasse är utbildad maskiningenjör vid Högskolan på Åland, Efter att ha tagit sin examen arbetade Lasse som maskinmästare till sjöss, bl.a. två år på ett kryssningsfartyg i Stilla havet. Hans nuvarande arbete har titeln teknisk inspektör. Han arbetar vid rederiet huvudkontor i Mariehamn, men säger sig vara på resa c:a två dagar per vecka. Mest befinner han sig då ombord på någon av de av rederiets båtar som han har tekniskt ansvar för, men resorna går till myndigheter iland i Sverige och Finland, konferenser, tillverkare av utrustning osv. Hans arbete består av många möten, även när han är på kontoret. F.ö. varierar Lasses arbetsuppgifter mycket, även med årstiden, såsom då budgeten ska beslutas i oktober. Kontoret Kontoret där Lasse sitter befinner sig i rederiets huvudkontor på tredje våningen. Utanför fönstret syns andra hustak och ett lätt snöfall. Kontoret ör litet och fullt med hyllor (tre stycken) som inte ör är helt fulla med pärmar, böcker och lite av varje som verkar ha blivit avställt i väntan på bättre placering. Vid fönstret finns Lasses resväska, en sådan som man inte behöver klarera på flyget och en stereo, konstlöst uppställd, vars fjärrkontroll ligger på skrivbordet. Helt svagt hörs en kommersiell svensk radiokanal som bakgrundsbrus. Lasses skrivbord är rätt så belamrat med tidningar, böcker och pärmar, samt annat kontorsmaterial. Dessutom står en större dataskärm där som Lasse kopplar till sin knädator. Han säger att tekniska avdelningens sekreterare också är mycket upptagna, så han får inte så mycket hjälp som han skulle behöva. Skrivbordet är L-format, så att det skjuter ut i rummet mellan honom och besöksplatsen som är vid dörren längre in än så kommer man knappast. På väggarna hänger fyra stora inramade färgfoton på de fartyg som Lasse ansvarar för och ett annat. Där finns också inramade certifikat från viktigare kurser Lasse gått på, som t.ex. i användandet av underhållsadministrationsprogrammet AMOS. Det finns också en anslagstavla ovanför skrivbordet på väggen. Den har två kalendrar som inte verkar vara i användning, några färgutskrifter med foton på maskinavdelningarna i besättningarna, samt t.ex. ett av Lasses barns skolschema.

11 Bakom Lasse finns en låg hylla dit han ställde en massiv ventil av mässing som är vacker och som kasserats från ett av fartygen och som stod i vägen för mig. Vidare finns där en krukväxt. Bakom mig finns en stor ritning där de olika däcken på en av färjorna kan ses. Dessutom står där en av bokhyllorna. Systemet är så att de olika fartygens pärmar har olika färger: röd, blå och grön, ungefär lika många av varje. I bokhyllan bakom Lasse ser jag böcker liggande med titlarna på ryggarna: Finnish Maritime Index är en av dem. På bordet under några tidningar ligger SpecTecs AMOS Business Suite (en handbok). En av tidningarna heter Lloyd s List och bär spår av läsning. Ur denna har Lasse kopierat en artikel med en bild på en båt som undergår förlängning på ett varv. Den ska han använda idag. Ute i korridoren finns ett stort tidningsställ med plats för de senaste numren av ett trettiotal facktidskrifter och för hela årgången liggande innanför luckor. Bredvid denna hylla finns skrivaren till datanätverket. Dit går Lasse då och då för att ta utskrifter. Man kan se vad andra har skrivit ut där också innan de kommer och tar sina texter och bilder. Säkerställa, kontrollera, rapportera Till Lasses rutinmässiga uppgifter hör att gå igenom e-posten. Han berättade att han hunnit med hela 125 e-brev redan på kvällen före mitt besök och bara hade c:a 25 kvar på morgonen. E-posten föranleder en rad åtgärder som mest hör till huvudsyftena B och C, se nedan. Men e- posten är också stödfunktion för huvudsyfte A, även om A:s huvudsakliga hemvist är intranätet. Intranätet är nåbart från många olika nivåer och är den naturliga platsen för det rutinmässiga informationsflödet, så att det kan nås och kontrolleras på olika nivåer i organisationen. Exempel på sådan information är: - Fakturahanteringsprogrammet med inskannade fakturor, - Budget och budgetutfall, - Tekila (miljörapportering), - Arbetsregistreringar för dockningar, - Kontaktuppgifter på samarbetspartners, - SLG- och FLG-protokoll Jag fick följa fakturahanteringen på hos inspektören och hos maskinchefen. Inspektören attesterar de fakturor (för att de ska kunna gå vidare till betalning) som maskinchefen konterar, godkänner och bokför under rätt post i budgeten. Budgeten kan ses som olikfärgade kolumner för olika räkenskapsperioder, vilka följer med en viss tid för att man ska kunna se kostnadsutvecklingen. För att säkerställa att fakturorna hänför sig till budgeterade utgifter måste inspektören emellanåt kontrollera med kontoplanen och en utskrift av budgeten för det fartyg inköpet har gjorts utav. Inspektören ser också vem som har beställt varorna, så det ör osannolikt att det skulle löna sig att skicka bluffakturor till rederiet. Det händer dock, främst sommartid, då avsändarna räknar med att det finns sommarvikarier på viktiga positioner i betalningssystem av den här typen. En helt annan verksamhet med skrifthändelser både med huvudsyfte A och B var förberedelserna inför den stora dockningen av en stor färja som ska äga rum under våren (före högsäsongen på sommaren) med en totalkostnad på 6 miljoner. Det handlar om sexton dagars arbete i torrdocka. De skrifthändelser jag iakttog som hade att göra med detta berörde ofta ett protokoll från ett möte ombord just det fartygen ett par dagar tidigare. Att mötas personligen är en viktig del av säkerställandet. Om någonting absolut inte får gå fel, då ordnar Lasse så han träffar den eller de personerna ansikte mot ansikte. Detta är vad hälften av Lasses resor handlar om. Skriftlig kommunikation saknar den nära nog absoluta visshet som ett personligt möte ger. Tre exempel: Lasse visste inte säkert om den av arkitekten ritade väggen till den planerade utbyggnaden av den skattefria ombordförsäljningen var godkänd ur brandsäkerhetssynpunkt. Man kunde ju ha nöjt mig med att läsa de direktiv som finns tryckta, men Lasse valde att boka en resa till Sjöfartsverket i Helsingfors för att diskutera väggen med en tjänsteman där. Han ville lära sig något viktigt (syfte C), men också säkerställa informationen, givetvis så att Sjöfartsverket inte

12 kan komma i efterhand och påstå att man slarvat med brandsäkerheten. Ordnandet av detta möte ledde till en hel del e-post plus uppsökande av kontaktuppgifter, telefonerande, lämnande av röstmeddelanden etc. Lasse kom på under dagen att han skulle resa till en stad i Sverige för att träffa propellertillverkaren. Syftet med den resan var just att säkerställa att deras leverans inte blir försenad eller felaktig. Slutligen såg jag hur mötet varifrån protokollet (som Lasse skrivit personligen) var en stödjepunkt för den kommunikation av typ B, såsom t.ex. att registrera de arbeten som ska utföras under dockningen, som har att göra med detta jätteprojekt. Intranätet var här den naturliga fysiska platsen för skrifthändelser, just för att det som förs in dör kommer att ses och kontrolleras av många andra under projektets planerings- och utförandefas, bl.a. överstyrman som har till uppgift att övervaka dessa arbeten under dockningen. Organisera, informera Lasse registrerade arbeten på intranätet, påminde personer som deltagit i mötet ombord om vad de kommit överens om att de skulle göra via e-posten och prickade av att han gjort de två sakerna med en markeringspenna (grön Stabilo Boss) på protokollet. Till slut antecknade han dagens datum på protokollet och satte in det på rätt plats i rätt pärm. Allting kännetecknat av rutin, utom just det speciella med de arbeten som de speciella förhållandena ombord och i omvärlden som bestämmer att dessa arbeten måste utföras just vid detta tillfälle. Lasse hade ett utvecklingssamtal med en maskinchef under förmiddagen. Det innehöll ett fåtal texthändelser, men hade som grundtema hur kommunikationen kunde förbättras mellan fartyget och huvudkontoret, bl.a. med hjälp av att maskincheferna kunde skicka en kopia av deras bytesdagbok, som de för på datorn i maskinchefshytten, till inspektören. De nämnde också olycktillbudsrapporter som ett sätt att föra fram missförhållanden som för det mesta är dyra att åtgärda, men som genom sådana rapporter kommer upp på agendan i företagsledningen. Lasse hade en lista på punkter han skulle ta upp i handen och såg på ett par gånger. Han frångick ganska snabbt rederiets förtryckta agenda för utvecklingssamtal som han också hade framme. Fakta som han behövde sökte han snabbt fram, mest ur e-posten. Intressant var att de blev allt frispråkigare och svor ganska mycket efter ett tag. Jag tror att detta var en sorts genrebyte, där de gick in för att lösa problemen tillsammans. Inget protokoll fördes. Lasse skötte också om sina resor och möten och begärde hjälp från rederiets andra avdelningar med dessa saker. Han sökte upp många personer i e-postprogrammets kalender och adresslista och många telefonnummer, ibland ur signaturerna i slutet på e-breven. Lära nytt Lasse hade med sig en projektpärm till ett nybygge av ett fartyg som han behöver sätta sig in i, som han hade haft med hem. Syftet med den läsningen var att få en allmän och klar bild av hur arbetet kan läggas upp på varvet ett extremt stort projekt på många tiotals miljoner euro. På samma sätt hade med en kopia på en artikel ur Lloyd s List till utvecklingssamtalet en förlängning av en färja, som han visade för maskinchefen. Kanske ett nytt storprojekt i sin linda? Ganska många skrifthändelser hade en aspekt av lärande i sig, även om det också var kontroll: protokollen, smörjoljerapporten (se figur 7), e-postfrågor, bilder och videoinspelningar som kom som e-postbilagor och ett samtal med en annan inspektör om fakturaattestering.

13 Slutsatser Figur 7. En modern, multimodal smörjoljerapport. Fartygsdriften är det i stort sett det som motiverar alla ingenjörernas skrifthändelser, även om det kan vara på mycket lång sikt i Lasses fall när han håller presentationer på konferenser eller när de båda läser branschtidskrifter. Eftersom driften av ett fartyg är ett dynamiskt och organiskt system är kunskapen om detta system ryggraden som alla åtgärder som påkallar skrifthändelser hänger på. Skrivandet och läsandet har inget egenvärde och är inte ett sätt att få respekt, såsom på en högskola, utan det handlar om att visa sig kapabel att få grejerna att funka. Det finns ingen gräns för hur avancerade läs- och skrivuppgifterna kan vara om det är vad som krävs. Men ingenjörerna sköter inte yttre kommunikation i skriftlig form, annat är e-post och den inre skriftliga kommunikationen var kortfattad och helst i listform, utan konstigheter. Eftersom sammanhanget alltid är självklart är det en begränsad kod (Bernstein, 1971). Alla texterna relaterar implicit till varandra i ett komplicerat system som har att göra med maskinsystemens uppbyggnad, funktioner och villkor. Nyckeln till förståelsen av texterna ligger utanför dem själva. Skriftkompetens är här att använda skrift när situationen kräver det. Säkerställandet av den säkra driften har lett till hårda rutiner som inte tillåter avvikelser. Personalen har minskats, så det är ont om tid, även med rutinerna. Endast på de allra högsta befattningarna förekommer yttre kontakter och kommunikation som siktar långt framåt. Ingenjörernas arbetsplatser är fulla med texter och det hör till deras jobb att känna till allihop, från att veta att och var de finns, till att nästa kunna dem utantill (såsom kontoplan och budget). Läsning betyder ofta avläsning och överförande från en text till en annan. Exakthet är mycket viktig. Därför är korthet och listform bra. Sociala dimensioner och retorik faller bort, utom i den externa kommunikationen som även den är så kort som den kan vara. Blir det mer komplicerat avtalar man om ett möte, så att man kan använda muntlig och visuell kommunikation. Upp till nivåerna maskinchef och inspektör har ingenjörerna varit del av ett kollektiv som gemensamt diskuterar och löser problem som uppstår, plus en mängd rutiner. Det är naturligt att fråga, även på högre nivåer, men man tvekar inte att ta fram tunga manualer och regelverk för att få fram svaret. Man frågar ofta via e-post och svarar lika ofta på frågor. Kunskapen som krävs finns i kollektivet och i det stödjande systemet av interrelaterade texter. När ingenjörerna pratade om något fastnade deras blick ofta på något som representerade kunskapen, såsom en pärm, en e-postkatalog eller en fartygsbild på väggen. Kanske kopplar man upp sig mot den

14 sociala och tekniska verkligheten som är bärare och lärare av den kunskap som får båtarna att gå framåt? Skriftanvändningen på rederiet är extremt effektiv, även om det klagas på onödig rapportering för certifieringarna, men de har ju en funktion, som företagsledningen är villig att betala för. Inspektörens arbetstempo var likt en jonglörs på cirkus. Det enda som gick långsamt var att läsa ett protokoll. Var det för hans arbete kunde tänkas ha beröringspunkter med besluten som krävde begrundan för att upptäckas? Intranätet på rederiet handhar på ett betryggande och transparent sätt alla rutinärenden. E- posten är central då det gäller saker som inte är rutin. Ingenjörerna hittade snabbt det de sökte även där, även om inspektören hade sparat all e-post sedan Men går det att fortsätta så i tio eller ens fem år till? Källor Skrivandet och läsandet på ett rederi har ingenjörerna lärt sig på jobbet. Den ena av de båda jag observerade sa sig ha haft rätt dåliga betyg i språk under utbildningen till ingenjör. Man har lärt sig genom att se på de erfarnare och imiterat. En del kanske rädda att göra språkliga misstag, andra kanske mer oroliga att verka alltför högskolemässiga i sina koder. Skriftanvändningen förändras hela tiden på rederiet och vinner över den muntliga kommunikationen som tar för lång tid. Den medför ibland en kvalitetssänkning och Lasse beklagade att han inte hade tid att träffa sina maskinchefer. Troligen kommer man att behöva hitta skriftspråkliga koder för att uttrycka det som annars försvinner. Som alltid är framtiden oviss, men det är man van vid inom sjöfarten. Bilagor Bilaga 1: Lista på maskinchefens skrifthändelser och texter Bilaga 2: Lista på inspektörens skrifthändelser och texter 1. Kalle Maskinchef Texthändelser Den 13 februari Kontrollrummet: monitorer med mätvärden i kolumner samt analoga mätare Kontrollrummet: äldre varningslampor med text Kontrollrummet: maskintelegrafen Operationsrapporten Anteckning på servett i mässen Vita tavlan i mässen Maskindagboken Rutblock för anteckningar E-post: passagerarstatistik, alarmlista, telefonnummer, lastlista, väderrapport, nyhetsbrev LAN: svartvattenbokföring, Intranätet: Maskinstatistik: drifttimmar, smörjolje- och bränsleförbrukning och bunkring Fakturahantering: kontroll av fakturor (inskannade i programmet) Budgetuppföljning AMOS (program för administration av underhåll) Telefonkatalogen Orderbekräftelse på oljepump Utskrift av en faktura Handskriven fråga och svar på fakturan Bilder på maskindelar tagna med digitalkamera Rolig PowerPoint-presentation gjord av manskapet Expressen

15 Andra förekommande texthändelser Avlösningsboken Budgeten Dagbok vid dockningar Maskinavläsningar MCH ÅLF Texter som finns i kontrollrummet Svarta tavlan Kontrollpanelerna: monitorer, analoga mätare, varningslampor, maskintelegrafen Datorn Ritningsrullarna Manualerna i bokhyllan Maskinkladden Affischer och anslag Kalendrar Lappar Operationsrapporten Texter som finns på MCH:s kontor Operationsrapporten Avlösningsboken Maskindagboken Telefonlistor Väggkalender Ritning med skotten i skrovet Barometer Laminerade anslag: alarmlista, avfallshanteringsschema, oljeskyddsgrupp, läckskyddsgrupp, MOB-grupp C:a 40 pärmar, bl.a. budget, timlistor på utomstående företag som utför arbeten ombord, data om förbrukningsmaterial Dymo-remsor Visitkort Post-it-lappar Telefonnummer på små lappar på väggen VAT-nummer Rutblock Farligt gods-hanteringsreglementen Teknisk ordbok Svensk kylnorm Kvällstidningar med bilagor En roman av Stephen King Memo-veckokalender Dagbok vid dockningar Maskinavläsningar MCH ÅLF Utskrifter av orderbekräftelser och fakturor Bordskalkylator i musmatta Produktkataloger El-ritningar Handböcker Kabelinstallationer Texter som nås via datorn E-posten: Passagerarantalet, alarmlistan, väderprognos, kommunikation med leverantörer LAN: MS Office-filer och digitala bilder Intranätet: maskindata

16 Fakturahanteringsprogrammet Inskannade fakturor AMOS Budgetutfall Texter på andra platser ombord Servett i mässen Vita tavlan i mässen Postfacket Lapp på fruktskålen i mässen 2. Lasse inspektör Texthändelser den 8 februari Hantering av en projektpärm om ett nybygge Hantering av 125 e-brev hemifrån kvällen före Läsning och skrivande av e-brev på svenska och engelska Användande av en standardagenda för utvecklingssamtal Användande av en lista på problem ombord maskinchefens fartyg Skrivberedskap under utvecklingssamtalet Diskussion om en bild i en kopierad artikel på engelska Kontroll av information i äldre e-brev Diskussion om den skriftliga och muntliga kommunikationen mellan fartyget och huvudkontoret Diskussion om OT-rapporter En rapport från ett black-outtest ombord på ett fartyg Diskussion om en s.k. bytesdagbok Bilder i en e-postbilaga på gråvattentankar E-brevlådan där e-brevens rubriker och datum kan ses En lokaltidning läses på lunchrestaurangen Ett SLG-protokoll (via intranätet) En smörjoljerapport som e-postbilaga Uppsökande av telefonnummer och e-postadresser (via intranätet och från utskrivna listor) Kontroll av e-biljett i e-posten Kalendern i e-postprogrammet Ett FLG-protokoll från intranätet Utskrift av protokoll E-post med en videobilaga Letande efter ett papper i en bära ombordväska och i en pärm: Arbetsgenomförande-lista Genomgång av ett mötesprotokoll Markerande med Stabilo Boss-penna E-postande för att påminna om åtaganden Kopierande av sin egen e-postsignatur i vissa e-brev Sökande efter en person i adressboken i e-postprogrammet Inklistrande av citat i e-brev Automatsvar i e-posten Kontroll av Auto-CAD-ritningar och bifogande av sådana till e-brev Mottagande av skämtsamma PowerPoint-filer och Internetlänkar Antecknande med penna på ett protokoll att det är genomgånget Registrering av arbeten inför en dockning av ett av fartygen på intranätet Ändrande av felregistreringar på intranätet Arkiverande av dokument i pärm Kontroll och attestering av fakturor via ett fakturahanteringsprogram på intranätet Kontroll av uppgifter i kontoplan och budget (pappersutskrifter från pärmar) Användande av inskannade kopior av fakturor Uppsökande av ett kontonummer i ett e-brev Uppföljande av budgetutfall på intranätet

17 Förmedlande av faktura till en kollega Kontroll av kemikalieinköp om de införts i ett datasysystem kallat Tekila Attesterande av fakturor med ett lösenord Uppslag att besöka en leverantör för att säkerställa leverans (dock ej antecknat) Diskussion om fakturaattestering och beställningar med en annan inspektör Igångsättande av process för förbättring av presentationsmaterial Andra förekommande texthändelser Budgetarbete i oktober Dokument för dockningar Skrivande av mötesprotokoll Förberedande av presentationer Användande av AMOS-programmet för underhållsadministration Texter som finns på Lasses kontor Telefonlistor Väggkalendrar med fartygsmotiv Anslagstavla Ritning över en färjas olika däck Pärmar, olika färger for olika fartyg Post-it-lappar Ihopvikta ritningar Rutblock Branschtidningar och annan post Manualen för AMOS-programmet Inramade certifikat på väggarna Färgbilder på de fartyg U har ansvar för Texter som nås via datorn E-postprogrammet: kalendern för medlemmar i personalen E-postprogrammet: brevlådor med ingående och utgående e-brev E-postbilagor: dokument, bilder och filmer Intranätet: Fakturahanteringsprogrammet med inskannade fakturor, Budgetutfall, Tekila, Arbetsregistreringar för dockningar, Kontaktuppgifter på samarbetspartners, SLG- och FLGprotokoll Texter på andra platser på huvudkontoret Utskrifter liggande vid skrivaren i korridoren Tidskriftsstället i korridoren Postfacket