Ekonomiskt reglemente

Transkript

1 SENAST UPPDATERAT EFTER ÄNDRING STM Z-teknologsektionen Ekonomiskt reglemente Antaget den 3 oktober 1997

2 1 Allmänt 3 2 Ekonomigruppen 3 3 Internrepresentation 3 4 Sponsring 3 5 Sektionskommittéer och Ztyret 3 6 Ztyret 4 7 SNZ 4 8 ArgZ 5 9 Zexet 5 10 Znollk 5 11 Zenith 5 12 ZIF 6 13 Fonder 6 14 Ändrings och tolkningsfrågor 6 Revision av reglemente 7 2

3 1 Allmänt Detta reglemente har tillkommit som ett komplement till stadgarna vad avser kapitlen om sektionens ekonomi (kapitel 7) och ekonomigrupp (kapitel 12). Reglementet har till uppgift att klargöra vad, hur mycket, till vad och så vidare, sektionens medel kan och får användas till. Reglementet avser också att underlätta arbetet för sektionens revisorer och de olika sektionsföreningarnas kassörer. 2 Ekonomigruppen 2.1. Varje sektionsmedlem har rätt att: Bevista ekonomigruppens sammanträden med förslags- och yttranderätt Det åligger ekonomigruppen att: Utlysa sina sammanträden på Ztyrets anslagstavla minst 7 dagar, exklusive sammanträdesdagen, innan sammanträdet skall äga rum. Hålla mötet i sådan lokal så att alla sektionsmedlemmar som så önskar, kan åhöra sammanträdet. 3 Internrepresentation 3.1. Varje kommitté under Z-teknologsektionen har rättighet att: 4 Sponsring Internrepresentera för 25 % av omsättningen, dock max basbelopp per medlem i föreningen Icke riktad sponsring: Endast Ztyret får använda sig av icke riktad sponsring Riktad sponsring: Det är fritt för kommittéer att söka riktad sponsring 3, dock ej utav Ztyret anslagna företag. 5 Sektionskommittéer och Ztyret 5.1. Kassör i sektions kommitté är skyldig att: Föra kassabok av sådan typ som godkänts av sektionens revisorer. Inför ekonomigruppen redovisa kontoplan, med de senaste tre årens bokslut/halvårsbokslut medtagna som jämförelsevariabler. Arkivera sektionens bokföringar, på en plats anvisad av Ztyret, så lång tid som föreskrivs för registrerade ideella föreningar Ordförande i sektions kommitté är skyldig att: På Ztyretmöte som äger rum snarast efter det att sektionskommitté tillträtt, framlägga budget och verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret. Kontinuerligt kunna redovisa föreningens ekonomi till Ztyret. 1 Internrepresentation är all verksamhet som ej är till gagn för medlemmar av Z-teknologsektionen alternativt medlemmar av Chalmers Studentkår. Likaså är verksamhet som inte följer kommitténs kärnverksamhet och inte gynnar ovanstående medlemmar klassat som internrepresentation. 2 Med icke riktad sponsring menas sponsring där en direkt motprestation ej går att identifiera 3 Riktad sponsring menas att ett företag betalar en speciell aktivitet för en förening, exempelvis tryckkostanden för en broschyr 3

4 5.3 Sektionskommittéernas verksamhet löper enligt nedan Från 1/1 till 31/12: SNZ, ZØK, Zenith och Zexet Från 1/4 till 31/3: ArgZ Från 1/7 till 30/6: Pyret och ZiF Varje kommitté skall påbörja en ny kassabok i starten av verksamhetsåret Kommittéer som önskar extra ekonomiska medel till sin verksamhet skall inkomma med önskemål och skäl därför till Ztyret som ensamt eller efter att ha rådfrågat sektionsmötet tar beslut om extra medel kan tillstyrkas De kommittéer som har rätt att hos programledningen äska om pengar till sin verksamhet är: 6 Ztyret Ztyret SNZ Znollk Alla kommittéer kan, efter framställan, äska genom Ztyret Ztyret är skyldigt att: Fortlöpande informera sektionsmötet om teknologsektionens ekonomi. Avsätta ekonomiska medel för att högtidligen kunna uppvakta Z-linjens grundare BEB på hans födelsedag (21 november). Avsätta ekonomiska medel för att högtidligen kunna uppvakta Z- teknologsektionens hedersmedlemmar på deras födelsedag. Tillsammans med revisorerna se till att ordförande och kassör i varje kommitté har tillgång till och kunskap om Z-teknologsektionens stadgar och det ekonomiska reglementet Ztyret har rättighet att: 7 SNZ Inom ramen för vad traditionen och budgeten säger, representera sektionen och tillse att Ztyrets medlemmar inte lämnar Ztyretmötena hungriga SNZ är skyldigt att: Använda anslagen från programledningen till vad de är avsedda för. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.3 basbelopp SNZ har rättighet att: I sektionens namn äska om pengar från programledningen till studieförbättrande åtgärder (kursenkätsverksamheten m.m.). Betala ut den av SNZ stipulerade summan till den/de teknologer som hjälper SNZ med att genomföra en kursenkät, under förutsättning att pengar för detta har givits av programledningen. Använda överskottet från sin verksamhet till gemensamma trivselaktiviteter. 4

5 8 ArgZ 8.1. ArgZ är skyldigt att: Använda merparten av överskottet från sina branschkvällar och reklamintäkter till att subventionera företagsrelaterade aktiviteter som gynnar Z-teknologsektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel verksamhetsårets slut motsvarande minst 2 basbelopp ArgZ har rättighet att: 9 Zexet Införliva vinsten från företagsaktiviteter och ZMART i den egna verksamheten. I sektionens namn kontakta företag till ZMART, branschkvällar och lunchföredrag Zexet är skyldigt att: Använda en procentsats, bestämd av Ztyret i samråd med Zexet, av eventuell vinst till något som gagnar teknologsektionens samtliga medlemmar, antingen en donation till Zaloonenfonden eller en gåva till sektionen. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut som uppgår till minst 0.5 basbelopp. Med hjälp av ekonomiska medel i enlighet med Ztyrets budget anordna en årlig festlig aktivitet, som gynnar Z-teknologsektionens medlemmar. Inom ramen för vad Ztyrets budget säger se till att det bjuds på mat direkt efter avslutat sektionsmöte Zexet har rättighet att: 10 Znollk Införliva 50 % av överskottet från städdepositionen för Zaloonen i den egna verksamheten Znollk är skyldigt att: Använda hela anslaget från programledningen och alla nollavgifter samt merparten av sponsorintäkterna till nollverksamheten. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.25 basbelopp. Ha kontroll på ekonomi och följa verksamhetsplanen på så vis att nollavgifterna oavkortat går till att gynna den nya Z-teknologen Znollk har rättighet att: 11 Zenith Med delar av sponsormedlen och vinster från försäljningen under nollperioden bekosta deltagande i all nollverksamhet Zenith är skyldigt att: Gratis tillhandahålla ett exemplar av sektionsorganet till alla sektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.1 basbelopp Zenith har rättighet att: Fira varje nummer med en trivsam aktivitet i enlighet med av Ztyret anslagna medel. 5

6 12 ZIF ZIF är skyldigt att: Anordna idrottsrelaterade evenemang för sektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.1 basbelopp ZIF har rättighet att: Införliva eventuellt överskott i den egna verksamheten. 13 Fonder Zaloonen-fonden: Pengar i Zaloonen-fonden ska användas för upprustning av Zaloonen. 50 % av överskottet från städdepositionen för Zaloonen införlivas i Zaloonen- fonden Glädje-fonden: Pengar i Glädje-fonden är till för att glädja Z-teknologerna. Det vill säga pengar kan äskas ur denna fond i syfte att åstadkomma något roligt och annorlunda som gynnar alla Z-teknologer. En procentsats, bestämd av sektionsstyrelsen, av överskottet från sektionens verksamhetsår ska införlivas i Glädje-fonden. 14 Ändrings och tolkningsfrågor 14.1 Förslag till ändring av detta reglemente skall vara Ztyret tillhanda senast tre dagar före Ztyretmöte. Förslag till förändring kan framläggas av alla sektionsmedlemmar eller utav Ztyret. Vid beslut om ändring av det ekonomiska reglementet krävs beslut på ett Ztyretmöte samt ett beslut med kvalificerad (2/3) majoritet vid därpå följande Vid tolkning av detta reglemente så gäller, till dess att sektionsmöte kunnat avgöra frågan, Ztyrets i samråd med revisorernas mening Revision av detta reglemente skall både vad det gäller ändring och tillägg dateras och anges efter reglementets sista paragraf. 6

7 Revision av reglemente Följande paragrafer har enligt stormötesbeslut fått ändrad lydelse. Här nedan redovisas den ursprungliga, inaktuella formuleringen: Enligt beslut : 6.1 ArgZ är skyldigt att: Använda merparten av överskottet från sina branschkvällar, ersättningen från monterförsäljningen och reklamintäkter från Old boyz modulen till att subventionera företagsrelaterade aktiviteter för automatiseringsteknolog- sektionens medlemmar. Överlåta 50 % av vinsten från monterförsäljningen till sektionen. Enligt beslut : 3.4 Sektionsföreningarnas har ansvarsår 4 löper enligt nedan: SNZ, ArgZ, Znollk och Zexet från 1/1 till 31/12 Zenith från 1/7 till 30/6 ZiG från 9/10 till 8/10 För Znollk gäller att revisorerna skall göra en överlämningsrevision senast den 1/3. Varje förening skall påbörja en ny kassabok i starten av ansvarsåret. 11 numreras om till Helt ny paragraf Eftersom sektionsmötet beslutade om namnändring på teknologsektionen så har även namnbyte genomförts i detta dokument. Teknologsektionen benämndes förut som Automatiseringsteknologsektionen. Enligt beslut : 9.3. Zexet är skyldigt att: Använda en procentsats, bestämd av Ztyret i samråd med Zexet, av eventuell vinst till något som gagnar teknologsektionens samtliga medlemmar, antingen en donation till Zaloonenfonden eller en gåva till sektionen Zexet har rättighet att: I sektionens namn teckna avtal med dryckesleverantör. Enligt beslut : 3 Helt ny paragraf 4 Helt ny paragraf 3 numreras om till Kassör i sektionsförening är skyldig att: Föra kassabok av sådan typ som godkänts av sektionens revisorer. Tillsammans med föreningens ordförande skriva ett förbindande avtal med Ztyret angående skuldfrågan vid felaktigt förd bokföring. 4 Med ansvarsår menas här den period som en upplaga av en förening är ansvariga för föreningens ekonomi. Detta tillskillnad från verksamhetsåret för sektionen som löper från den 1/7 till 30/6. Znollk lämnar över ansvaret för ekonomin till nästa års Znollk i och med överlämningsrevisionen. 7

8 Inför ekonomigruppen redovisa kontoplan, med de senaste tre årens bokslut/halvårsbokslut medtagna som jämförelsevariabler. Efter genomförd revision av bokslutet överlämna bokföringen till kassören i Ztyret Ordförande i sektionsförening är skyldig att: På Ztyrelsemöte som äger rum snarast efter det att sektionsförening tillträtt, framlägga för godkännande en budget för det kommande verksamhetsåret Kassören i Ztyret är skyldigt att: Arkivera sektionens bokföringar så lång tid som föreskrivs för registrerade ideella föreningar Sektionsföreningarnas ansvarsår 5 löper enligt nedan: Från 1/1 till 31/12: SNZ, ZnollK, Zenith och Zexet Från 1/7 till 30/6: ZiG, ArgZ och ZiF Varje förening skall påbörja en ny kassabok i starten av ansvarsåret De föreningar som har rätt att hos dekanus en gång per år äska om pengar till sin verksamhet är: Ztyret SNZ ZiG Znollk Övriga föreningar kan, efter framställan, äska genom Ztyret. 4 numreras om till Ztyret är skyldigt att: Fortlöpande informera sektionsmötet om sektionens ekonomi. Avsätta ekonomiska medel för att högtidligen kunna uppvakta Z-linjens grundare BEB på hans födelsedag. 5 numreras om till SNZ är skyldigt att: Använda dekananslagen till vad de är avsedda för SNZ har rättighet att: I sektionens namn äska om pengar från M-kansliet/dekanus till studieförbättrande åtgärder (kursenkätsverksamheten m.m.). Betala ut den av SNZ stipulerade summan till den/de teknologer som hjälper SNZ med att genomföra en kursenkät, under förutsättning att pengar för detta har givits av M-kansliet/ dekanus. 5 Med ansvarsår menas här den period som en upplaga av en förening är ansvariga för föreningens ekonomi. Detta tillskillnad från verksamhetsåret för sektionen som löper från den 1/7 till 30/6. Znollk lämnar över ansvaret för ekonomin till nästa års Znollk i och med överlämningsrevisionen. 5 Med ansvarsår menas här den period som en upplaga av en förening är ansvariga för föreningens ekonomi. Detta tillskillnad från verksamhetsåret för sektionen som löper från den 1/7 till 30/6. Znollk lämnar över ansvaret för ekonomin till nästa års Znollk i och med överlämningsrevisionen. 8

9 6 numreras om till ArgZ är skyldigt att: Använda merparten av överskottet från sina branschkvällar, ersättningen från monterförsäljningen och reklamintäkter från Old boyz modulen till att subventionera företagsrelaterade aktiviteter som gynnar Z-teknologsektionens medlemmar. Överlåta 50 % av vinsten från monterförsäljningen till sektionen. 6.2 ArgZ har rättighet att: Införliva 50 % av vinsten från monterförsäljning samt 100 % av vinsten från eventuell reklam i Old boyz modulen och 100 % av vinsten från branchkvällarna i den egna verksamheten. I sektionens namn söka företag som monterutställare, branschkvälls deltagare och sponsorer till Old boyz modulen. 7 numreras om till 9 8 numreras om till Znollk är skyldigt att: Använda hela dekananslaget och alla nollavgifter samt merparten av sponsorintäkterna till nollverksamheten Znollk har rättighet att: I sektionens namn äska bidrag hos M-kansliet/dekanus för nollverksamheten. I sektionens namn söka sponsorer till sektionens nollverksamhet. Med delar av sponsormedlen och vinster från försäljningen under nollperioden bekosta deltagande i all nollverksamhet samt gratis kalasande under nollperioden för hela det innevarande årets Znollk. 9 numreras om till ZiG är skyldigt att: Överlåta 50 % av vinsten från sin icke riktade sponsring 6 till sektionen ZiG har rättighet att: I sektionens namn äska om medel hos M-kansliet/dekanus till sektionens rekryteringsverksamhet. I sektionens namn söka sponsorer till sektionens rekryteringsverksamhet. Införliva 50 % av vinsten från sin icke riktade sponsring i den egna verksamheten. Gemensamt helt fritt använda de pengar M-kansliet/dekanus arvoderat föreningen med för att genomförandet av rekryteringen. 10 numreras om till Zenith har rättighet att: I sektionens namn söka sponsorer till sektionsorganet. Införliva 100 % av sponsorintäkterna i verksamheten. Fira varje nummer med en back öl och max 20 stycken baguetter. 6 Med riktad sponsring menas att ett företag betalar en speciell aktivitet för en förening exempelvis tryckkostnaden för en broschyr. Icke riktad sponsring är följaktligen motsatsen. I tveksamma fall redogör med revisorerna. 9

10 11 numreras om till ZIF är skyldigt att: Anordna idrottsevenemang för sektionens medlemmar till självkostnadspris ZIF har rättighet att: I teknologsektionens namn söka riktad sponsring för aktiviteter och materiel. 12 numreras om till Helt ny paragraf Enligt beslut : 1ändrade hänvisningar. 1 Detta reglemente har tillkommit som ett komplement till stadgarna vad avser kapitlen om sektionens ekonomi (kapitel 6) och ekonomigrupp (kapitel 11). Reglementet har till uppgift att klargöra vad, hur mycket, till vad och så vidare, sektionens medel kan och får användas till. Reglementet avser också att underlätta arbetet för sektionens revisorer och de olika sektionsföreningarnas kassörer. 3 Helt ny fotnot med definition utav internrepresentation. 5.1 Punkt nr två stryks 5.1 Kassör i sektionsförening är skyldig att: Föra kassabok av sådan typ som godkänts av sektionens revisorer. Tillsammans med föreningens ordförande skriva ett förbindande avtal med Ztyret angående skuldfrågan vid felaktigt förd bokföring. Inför ekonomigruppen redovisa kontoplan, med de senaste tre årens bokslut/halvårsbokslut medtagna som jämförelsevariabler. Arkivera sektionens bokföringar, på en plats anvisad av Ztyret, så lång tid som föreskrivs för registrerade ideella föreningar. 5.2 Förtydligande utav vilket möte som budget och verksamhetsplan ska presenteras på samt den ekonomiska redovisningen. 5.2 Ordförande i sektionsförening är skyldig att: På Ztyrelsemöte som äger rum snarast efter det att sektionsförening tillträtt, framlägga budget och verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret. Kontinuerligt redovisa föreningens ekonomi till Ztyret. 5.3 Zig tas bort efter att ha gått ur teknologsektionen och ersätts med Ztyret 5.3 Sektionsföreningarnas verksamhetsår löper enligt nedan: Från 1/1 till 31/12: SNZ, ZnollK, Zenith och Zexet Från 1/7 till 30/6: ZiG, ArgZ och ZiF Varje förening skall påbörja en ny kassabok i starten av verksamhetsåret. 5.5 Zig tas bort efter att ha gått ur teknologsektionen samt förtydligande utav att alla sektionsföreningar kan äska via Ztyret. 5.4 De föreningar som har rätt att hos programledningen äska om pengar till sin verksamhet är: Ztyret SNZ ZiG 10

11 Znollk Övriga föreningar kan, efter framställan, äska genom Ztyret. 9.1 Förtydligande utav överlämningssumman Zexet är skyldigt att: Använda en procentsats, bestämd av Ztyret i samråd med Zexet, av eventuell vinst till något som gagnar teknologsektionens samtliga medlemmar, antingen en donation till Zaloonenfonden eller en gåva till sektionen. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande 0.5 basbelopp. Med hjälp av ekonomiska medel i enlighet med Ztyrets budget anordna en årlig festlig aktivitet, som gynnar Z-teknologsektionens medlemmar. Inom ramen för vad Ztyrets budget säger se till att det bjuds på mat direkt efter avslutat sektionsmöte. 11 Tas bort då Zig gått ur teknologsektionen 11.1 ZiG är skyldigt att: Använda hela anslaget från programledningen till sektionens rekryteringsverksamhet ZiG har rättighet att: I sektionens namn äska om medel hos programledningen till sektionens rekryteringsverksamhet. Gemensamt använda de pengar programledningen arvoderat föreningen med för att genomförandet av rekryteringen. 12 Omnumreras då 11 tas bort 11.1 Zenith är skyldigt att: Gratis tillhandahålla ett exemplar av sektionsorganet till alla sektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.1 basbelopp Zenith har rättighet att: Fira varje nummer med en trivsam aktivitet i enlighet med av Ztyret anslagna medel. 13 omnumreras då 11 tas bort 13.1 ZIF är skyldigt att: Anordna idrottsevenemang för sektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.1 basbelopp ZIF har rättighet att: Använda eventuellt överskott för gemensamma trivselaktiviteter. 14 omnumreras då 11 tas bort 14.1 Zaloonen-fonden: Pengar i Zaloonen-fonden ska användas för upprustning av Zaloonen. 50 % av överskottet från städdepositionen för Zaloonen införlivas i Zaloonen- fonden. 11

12 14.2 Glädje-fonden: Pengar i Glädje-fonden är till för att glädja Z-teknologerna. Det vill säga pengar kan äskas ur denna fond i syfte att åstadkomma något roligt och annorlunda som gynnar alla Z-teknologer. En procentsats, bestämd av sektionsstyrelsen, av överskottet från sektionens verksamhetsår ska införlivas i Glädje-fonden. 15 omnumreras då 11 tas bort 15.1 Förslag till ändring av detta reglemente skall vara Ztyret tillhanda senast tre dagar före sektionsmöte. Förslag till förändring kan framläggas av alla sektionsmedlemmar eller utav Ztyret. För att förändring skall godtas så måste beslut fattas av sektionsmötet med två tredjedels majoritet där om Vid tolkning av detta reglemente så gäller, till dess att sektionsmöte kunnat avgöra frågan, Ztyrets i samråd med revisorernas mening Revision av detta reglemente skall både vad det gäller ändring och tillägg dateras och anges efter reglementets sista paragraf Bredda definitionen på verksamheten som Zif ska bedriva 12.1 ZIF är skyldigt att: Anordna idrottsevenemang för sektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel vid verksamhetsårets slut motsvarande minst 0.1 basbelopp Förtydligande utav vad överskott ska användas till ZIF har rättighet att: Använda eventuellt överskott för gemensamma trivselaktiviteter. Enligt beslut : 3:1, 4:2, 5, 5:1, 5:2, 5:3, 5:4, 5:5, 6:1 Samt i fotnoter på sida 3 utbytes ordet förening med böjningar ut mot kommitté. 5.3! Sektionsföreningarnas verksamhetsår löper enligt nedan: Från 1/1 till 31/12: SNZ, ZnollK, Zenith och Zexet Från 1/7 till 30/6: Ztyret, ArgZ och ZiF Varje förening skall påbörja en ny kassabok i starten av verksamhetsåret. 5.4.! Föreningar som önskar extra ekonomiska medel till sin verksamhet skall inkomma med! önskemål och skäl därför till Ztyret som ensamt eller efter att ha rådfrågat stormötet tar beslut! om extra medel kan tillstyrkas. 8.1.! ArgZ är skyldigt att: Använda merparten av överskottet från sina branschkvällar och reklamintäkter från Old boyz modulen till att subventionera företagsrelaterade aktiviteter som gynnar Z-teknologsektionens medlemmar. Tillse att det finns likvida medel verksamhetsårets slut motsvarande minst 1 basbelopp. 8.2.! ArgZ har rättighet att: Införliva vinsten från eventuell reklam i Old boyz modulen, företagsaktiviteter och ZMART i den egna verksamheten. I sektionens namn kontakta företag till ZMART, branschkvällar och sponsorer till Old boyz modulen. 12

13 9.2.! Zexet har rättighet att: I sektionens namn teckna avtal med dryckesleverantör. Införliva 50 % av överskottet från städdepositionen för Zaloonen i den egna verksamheten. 14.1! Förslag till ändring av detta reglemente skall vara Ztyret tillhanda senast tre dagar före! sektionsmöte. Förslag till förändring kan framläggas av alla sektionsmedlemmar eller utav! Ztyret. För att förändring skall godtas så måste beslut fattas av sektionsmötet med två! tredjedels majoritet där om. Detta reglemente är framtaget på grundval av de erfarenheter som Ztyret har gjort och de erfarenheter som tidigare års Ztyren har gjort och lämnat vidare till oss. Tanken är att reglementet skall vara ett levande dokument i vilket sektionens ekonomi på ett enkelt sätt kan regleras. Vi hoppas att det kommer att vara till stöd och hjälp för kommande års Ztyren, revisorer och sektionsförenings kassörer. Andreas Eklöf, ordförande Ztyret