Lyckas som eventplanerare

Transkript

1 Lyckas som eventplanerare Modul 4: E-bok - Så blir du anställd inom eventbranschen Holger Wästlund 1

2 Denna e-bok är utgiven av: Tipsförlaget e-post: telefon: mobil: Hemsidor: Författaren och Tipsförlaget Författare: Holger Wästlund ISBN: Mångfaldigande av innehållet i denna e-bok, helt eller delvis, i tryckt eller elektronisk form, är enligt lagen om upphovsmannarätt förbjuden utan skriftligt medgivande av författaren 2

3 I den här e-boken får du tips om var du kan söka jobb och vad som är speciellt när du skriver din jobbansökan just för eventbranschen. Här finns drygt 15 frågor som du kan få i jobbintervjun och som du kan öva dig på innan. Jag beskriver också vad som menas med den osynliga jobbmarknad som finns inom evenemangsområdet. Det kanske den allra viktigaste för dig. E-boken är indelad i följande avsnitt: Sid Avsnitt 1: Dina egenskaper för att bli eventplanerare 4 Avsnitt 2: Testa dig: Passar du som eventproducent? 7 Avsnitt 3: Skaffa dig praktisk erfarenhet av events så här 8 Avsnitt 4: Så utbildar du dig för eventjobb 11 Avsnitt 5: Här kan du söka jobb 14 Avsnitt 6: Så kan du skriva din jobbansökan 17 Avsnitt 7: Den osynliga jobbmarknaden 20 3

4 Avsnitt 1: Dina egenskaper för att bli professionell festfixare Jag utgår ifrån att du har ett stort intresse för evenemang och möten. Det faktum att du just nu läser den här e-boken är ett tecken på det. Du kanske länge har varit den som ordnat fester och andra sammankomster tillsammans med dina vänner i de föreningar och andra organisationer där du är med eller i skolan eller på jobbet. Tycker du dessutom att det är kul att läsa om olika sorters events och ta del av vad andra berättar om när de varit med om något speciellt intressant möte? Då är du den rätte att gå vidare och skapa dig en karriär inom detta område. Vilka är då de viktigaste egenskaperna du behöver för att lyckas? Man kan beskriva dem i fyra områden: Personliga egenskaper Organisationsförmåga Affärsmässighet Tekniska kunskaper Jag kommenterar alla dessa här, dels för att du ska ha tillfälle att fundera på vad du har av detta, dels för att du ska få en uppfattning om inom vilka delområden du bör utveckla dig vidare. I nästa avsnitt går jag igenom olika sätt att lära sig mer. Personliga egenskaper Målmedvetenhet: Du bör vara målmedveten och resultatinriktad. Planeringen och förberedelserna inför ett event kan av många uppfattas som ostrukturerade och ibland kaosartade. Då är det viktigt att du är resultatinriktad och mitt i röran tydligt ser ditt mål och att du är drivande så att ni gemensamt ska nå dit. Passion och motivation: Jag är övertygad om att du har stora chanser att lyckas om du verkligen är starkt motiverad. Om du är fokuserad på att planera och genomföra ett jättebra event så kommer din känsla att spridas inom hela organisationen och smitta av sig på många av de som är inblandade. Problemlösare: Du bör gilla att ställas inför ett problem och lösa det. Ibland är problemen inte ens formulerade så du bör även ha en förmåga att sortera bland olika frågeställningar och förenkla så att du själv och andra förstår. Du bör även ha förmågan att fatta beslut som du kan stå för och argumentera för. Kreativ: Du bör vara nyfiken och successivt samla på dig bra idéer för olika sorters events. Du bör vara bra på att sätta ihop grupper som skapar idéer. Du bör samtidigt vara realist så att du efter ett brainstormingmöte kan sätta dig ner och sortera fram de allra bästa uppslagen som är värda att gå vidare med. Förmåga att prioritera: Det är bra om du har intresse och förmågan att ta fram för- och nackdelar med olika alternativ. Du måste i planeringen av ett event ofta prioritera mellan olika möjligheter och olika kvaliteter som dessutom har olika kostnadskonsekvenser. Lär dig att sätta upp enkla plus- och minusargument på ett papper eller i din hjärna och lär dig att dra konkreta slutsatser. 4

5 Stresstålig: Att jobba med events är oerhört roligt och stimulerande men det kan samtidigt vara hektiskt, lite rörigt och svårt att överblicka. Då gäller det att du behåller ditt lugn och har förmåga att sprida det till andra som är engagerade. En viss spänning ska man ha för att det ska bli bra men det får inte gå över till att du och andra mår dåligt, då blir slutresultatet inte någon succé. Organisationsförmåga: Helikopterseende och intresse för detaljer: En skicklig festfixare eller eventplanerare har förmågan att både se de stora dragen på ett översiktligt sätt och samtidigt dela upp stora aktiviteter i mindre, greppbara åtgärder. Samtidigt bör man kunna se och förstå sammanhanget mellan olika aktiviteter. Deltagare i ett stort påkostat event kan uppleva det som misslyckat om bara en eller några detaljer inte fungerar. Här kan de planeringsverktyg som du laddar ner från datorn vara till stor hjälp. Intresse av att planera: Som samordnare av ett event, stort eller litet, bör du ha intresse av att planera, organisera, leda andra, samordna olika insatser och kontrollera att de som har beslutats blir genomfört. Det finns tekniska hjälpmedel och bra gratisprogram på Internet för att lyckas med detta som jag kommenterade i råd 10. Förmåga att jobba med många olika saker samtidigt: En eventplanerare måste vara som en jonglör som kan hålla många bollar i luften samtidigt. Denna egenskap eller erfarenhet bygger man upp när man blir rutinerad. Man vet att det brukar vara många problem i samband med ett event och man vet också hur man löser sådana situationer. Kommunicera i tal och skrift: Som organisatör måste du ständigt beskriva hur du vill ha det slutgiltiga resultatet för de som är engagerade i förberedelserna. Du kan inte peka på något som ännu inte finns så du bör vara duktig på att berätta om målet eller i någon form beskriva slutresultatet på ett tydligt och samtidigt inspirerande sätt. Planera din egen tid: Du bör veta vad Time Management innebär för din egen del. Med dina definierade mål och delmål som utgångspunkt kan du skriva att-göra -listor där du prioriterar och successivt bockar av det du gjort. Tänk dig att du jobbar som konsult som säljer dina timmar. De är värdefulla och det gäller att inte ägna mer tid än nödvändigt åt varje delmoment för att klara av allt. Delegera: Du bör kunna delegera uppgifter till andra. I ett större event kan du inte och du bör inte ens försöka klara allt själv. Lär dig att delegera tydligt definierade uppgifter, lär dig att ge ansvar till andra och lär dig att på ett effektivt och trevligt sätt kontrollera att uppgifterna blivit utförda. Affärsmässighet: Ordning och reda, intresse av att följa upp en budget: Ett evenemang består av ett stort antal olika delar. Ofta är många personer inblandade och det gäller att någon har överblick och kontroll över att allt fungerar. Du bör därför ha sinne för ordning och reda och intresse för att följa tidsplaner och budget. 5

6 Skapa kontakter med kunder, underleverantörer och övriga inblandade: I ett större evenemang är det ofta många olika intressenter inblandade och du bör ha förmågan att skapa goda kontakter med dessa. Lär dig att nätverka på ett effektivt sätt så att du bygger upp ett bra kontaktnät med personer och företag som du litar på och kan återkomma till. Intresse för att skaffa nya uppdrag: Antingen du kommer att jobba i ditt eget företag eller vara anställd på någon form av eventbyrå så är en del av jobbet att ständigt hålla ögon och öron öppna för nya uppdragsmöjligheter. Det bästa sättet att skaffa nya uppdrag är att sköta det man har så att kunderna återkommer men det behövs mer än så. Det finns ett avsnitt i steg X om hur du skaffar uppdrag. Tekniska kunskaper: I dag styrs mycket inom eventplanering via dator, mobil eller Ipad. Du bör ha grundläggande kunskaper i de vanligaste dataanvändningarna. Gillar du inte att använda datorn som ditt viktigaste arbetsverktyg så är jag rädd att du kommer att tvingas till detta förr eller senare. Det bästa är att du sätter igång och lär dig att använda din dator så effektivt som möjligt redan från början. Du bör kunna göra en säljande presentation eller liknande i datorn göra budget och tidsplaner i datorn. framställa inbjudningar, placeringskort, menyer m.m. med utgångspunkt från färdiga mallar i datorn. Pröva dig fram med detta. Här finns massor med möjligheter. Du måste ha tillgång till program för detta och samtidigt så vill du satsa så lite pengar som möjligt i början av din karriär. Var inte orolig - det finns många program som du kan ladda ner gratis från Internet. Du kanske undrar varför de är gratis. I de flesta fall är gratisalternativet en mindre variant av ett större och mer professionellt program. Du kan komma igång och pröva dig med gratisalternativet men om du vill ha tillgång till fler bra funktioner eller till support så erbjuds du att köpa programmet mot en engångssumma eller genom att betala en löpande abonnemangsavgift. De flesta program som kostar kan du få använda gratis under en provperiod, t.ex. en månad. Den tekniska utvecklingen som påverkar eventbranschen kommer att gå snabbt och det gäller för oss alla att vi följer med i denna utveckling. 6

7 Avsnitt 2: Testa dig: Passar du som eventproducent? Här har du en möjlighet att testa dina personliga egenskaper som eventplanerare. Ta detta med en nypa salt. Sätt poäng på varje fråga enligt följande: 1 = Jag instämmer inte alls, 2 = Jag instämmer inte, 3 = Jag instämmer inte fullt ut, 4 = Jag är neutral, 5 = Jag instämmer till viss del, 6 = Jag instämmer och 7 = Jag instämmer till fullo. När du fyllt i dina poäng kan du räkna ut summan och dela med antalet frågor så att du får ett medeltal. Ju högre medeltalsvärde du får desto bättre passar du att vara eventplanerare. Det finns inga svar som är rätt eller fel. Tanken är snarare att du får ett tydligt underlag för att se inom vilka områden du bör lära dig mer. Jag är uppfinningsrik och har lätt för att komma på nya möjligheter Jag ger mig inte förrän jag har slutfört det jag föresatt mig, även om det innebär att jag får jobba sent på kvällarna Jag har humor Jag angriper problem på ett systematiskt sätt Jag försöker ta hänsyn till alla tänkbara aspekter när jag skall fatta ett beslut Jag lyssnar gärna på andras tips och synpunkter Jag gillar att jobba nära verkligheten Jag har inget emot att kasta mig in i lite riskfyllda projekt Jag gillar att kontroll på kostnader Jag är en tävlingsmänniska Jag tar inte motgångar personligt. Jag ser snarare misstag som tillfällen att lära Jag gillar att arbeta med människor med olika bakgrund Jag har lätt för att kommunicera med andra i skrift Jag har lätt för verbal kommunikation Jag gillar att jobba med många saker samtidigt och jag är bra på att prioritera Jag är övertygad om att det finns lösningar på de flesta problem Jag är villig att förhandla och samordna för att vi gemensamt ska nå en bra lösning på ett problem

8 Avsnitt 3: Skaffa dig praktisk erfarenhet av evenemang så här Nästa avsnitt handlar om olika vägar som du kan välja för att utbilda dig inom eventområdet. Antingen du utbildar dig eller inte så är praktiska erfarenheter alltid det viktigaste. I det här kapitlet redovisar jag 10 sätt hur du kan jobba med events, upplevelser och möten innan eller efter att du lägger tid och pengar på kurser och annan utbildning. 1. Intervjua professionella eventplanerare och olika leverantörer inom branschen Ta kontakt med professionella eventplanerare. Berätta att du är intresserad av att jobba seriöst inom denna bransch. Försök få till stånd möten där ni kan sitta ner tillsammans för en diskussion om branschen, jobbet och framtidsutsikterna. De flesta som är professionella tycker att det är intressant att få hjälpa någon på traven. Ju mer etablerade och mer framgångsrika de är, desto större chans finns det att de vill ge dig information för att hjälpa dig. Om du är i början av din karriär uppfattas du inte som en konkurrent. Förbered dig noga inför dessa möten. Skriv ner frågor innan mötet. Här kommer några exempel på frågor du kan ställa: Marknaden Vilken typ av events jobbar den du träffar med? Hur ser marknadsutsikterna ut för den typen av events? Ökande eller minskande? Hur gör man för att få uppdrag inom den sektorn? Offerter, gamla kontakter eller offentlig upphandling? Affärsmässigheten och lönsamheten Hur tar man betalt inom denna sektor? Finns det andra sätt att ta betalt? Hur håller man nere kostnaderna för att skapa god lönsamhet? Balansen jobb/privatliv Hur organiserar man arbetet så att det inte påverkar privatlivet negativt? För- och nackdelar med att jobba hemifrån eller gå till ett kontor? Andra aspekter på balansen jobb/privatliv? 2. Besök olika events Försök bli inbjuden till olika events. Om du inte kan bli inbjuden kan du erbjuda dig att hjälpa till på ett eller annat sätt. Då får du dessutom tillfälle att se mer av planeringen och organisationen av det hela. Studera allt på ett seriöst och strukturerat sätt. Vad har detta event för syfte? Hur är det hela planerat? Hur är genomförandet? Hur upplever deltagarna det hela? Har man uppnått sitt syfte? Har man hållit budgeten? Gör anteckningar och ta enkla foton för att komma ihåg viktiga detaljer. 8

9 3. Be andra utvärdera Många events kan du inte vara med på själv. Om du känner någon eller några som ska delta kan du be dem göra motsvarande utvärdering som du skulle ha gjort. Be dem att tänka igenom de frågor som finns i ovanstående punkt. Be dem göra anteckningar och ta foton. Ta en ordentlig diskussion med dem efteråt om resultatet. 4. Jobba som trainee Kontakta professionella eventplanerare eller leverantörer inom eventbranschen och fråga om du får jobba som trainee tillsammans med dem. I en seriös trainee-utbildning skall du ges tillfälle att vara med om så många olika delar av eventplaneringen och eventgenomförandet som möjligt. Akta dig för att bli utnyttjad som en billig arbetskraft för att utföra tråkiga rutinjobb. Försök att rotera mellan olika uppgifter så att du lär dig mycket. 5. Försök få ett deltidsjobb Du kanske har ett annat jobb eller studerar och funderar på att söka dig till eventbranschen. Då kan du försöka få ett deltidsjobb på en eventbyrå, hos någon professionell festarrangör, något PR-företag, en annonsbyrå eller reklambyrå som jobbar med events, på en konferensanläggning, mässa eller annat företag eller organisation som är leverantörer till eventbranschen. 6. Sprid informationen Sprid informationen bland dina vänner och bekanta att du söker praktisk erfarenhet på något företag eller organisation som jobbar med events. Det kan vara en ideell organisation, ett hotell, en kongresshall, en mässhall, en konsultorganisation, en marknadsorganisation som jobbar med events etc. etc. Tänk fritt i dessa banor så kommer du finna att möjligheterna är många. Om du får chansen att skaffa dig praktisk erfarenhet på det här sättet så försök att jobba så professionellt som möjligt. Ta foton av lokalen innan ni gör i ordning för eventet och ta foton när ni har ordnat allt. Gör checklistor på det som man bör tänka på. Gör sammanställningar av kostnader osv. Ta alla tillfällen och se till att du dokumenterar det du är med om och framför allt det du själv är ansvarig för. Det kommer du ha nytta av den dag du söker jobb eller försöker få egna uppdrag. Spara allt som har att göra med ett visst event i en pärm. Se till att du har ordning och reda med ett fliksystem eller liknande. Där kan du sätta in papper som visar hur eventet planerades, budget och uppföljning, utvärderingar, en lista på erfarenheter från eventet och bilder på själva genomförandet och gästerna. 9

10 7. Var aktiv på mässor och liknande Det finns flera återkommande mässor i Sverige som handlar om events på ett eller annat sätt. Några exempel är TUR-mässan, Eventdagarna, Nöjeslunchen, Möten & Events i Stockholm, Konfex och Events i Göteborg m.fl. Mingla, knyt kontakter, sprid ditt visitkort och se till att du får andras, anteckna allt som är lärorikt och följ upp efter mässan med förnyade kontakter. 8. Läs tidningar och tidskrifter som berör eventmarknaden Antalet tidningar som handlar om fest- och eventplanering ökar. Jag följer själv flera av dessa. I USA ges en massa tidskrifter ut som handlar om olika typer av events. Dessa tidningar har dessutom hemsidor där det finns mycket att lära. Det är bara att ta för sig av all kunskap och inspiration som du kan gräva fram den vägen. 9. Hämta information på webben Pröva med att skriva orden Event Planning i en sökmotor och du kommer att få fler än 250 miljoner träffar. Jag behöver inte säga mer. Möjligheterna att hitta information är enorma. 10. Böcker Det finns några böcker på svenska och massor på engelska om hur man planerar olika sorters event. Se listan längst bak i denna bok. Problemet är inte att hitta information. Problemet är att sovra och prioritera bland all information. I nästa avsnitt finns en liten checklista med punkter hur du kan prioritera mellan olika kurser. På motsvarande sätt kan du göra din egen checklista för att välja mellan de tio sätt att skaffa kunskap och erfarenhet som beskrivs ovan. 10

11 Avsnitt 4: Så utbildar du dig för eventjobb Om du vill utbilda dig för att jobba med events finns det många möjligheter att välja mellan. Det finns Kurser Yrkeshögskolor Kvalificerade yrkesutbildningar Högskolor Jag kommer här att kommentera dessa alternativ. Kurser På nätet kan du hitta flera bra sajter som erbjuder kurser. Här kommer några: Du kan söka på flera olika termer, t.ex. Evenemang Event Eventproduktion Festfixare Festivalorganisation Möten Upplevelseindustrin Etc. Som exempel kan nämnas att om du söker på ordet event på sajten kommer du att få över 350 kurser att välja mellan. Använder du samma sökord på så får du fler än 425 träffar. Det finns med andra ord ingen brist på kurser att välja mellan. Problemet är snarare att veta hur du ska välja den bästa så att du får ut mesta möjliga av den tid och de pengar som du satsar på att ta en kurs. 11

12 Här några tips på hur du ska göra en utvärdering mellan de olika alternativen. Kolla de kurser som erbjuds med tanke på följande kriterier: 1. Får du något diplom eller betyg när du genomgått kursen? 2. Hur mycket tid och hur mycket pengar har du möjlighet att satsa? Det finns kurser som tar fyra veckor och det finns kurser som tar fyra år. Du kan ta kurser i och utanför Sverige. Kostnaderna varierar kraftigt. På en del kurser krävs att du bor på kursplatsen, vilket naturligtvis kostar. Priserna ändras med tiden så det bästa är därför att du själv surfar runt på nätet för att hämta aktuella priser när det är aktuellt för dig. 3. Hur uppfattas en viss kurs av de som redan jobbar på marknaden? 4. Vad innehåller kursen? Ingår även yrkesrådgivning och stöd och hjälp att skaffa jobb eller starta eget när du är klar? 5. Vem är kursarrangör? Har kursarrangören gott anseende? 6. Är kursen upplagd så att du efteråt kan uppvisa arbetsprover på det du gjort? Det kan handla om planeringsmaterial, budget och ekonomi, foton eller videoupptagningar från genomförda events, utvärderingar från deltagare eller rekommendationsbrev. Yrkesskolor, kvalificerade utbildningar och högskolor När du gått igenom och slutfört en utbildning på en yrkesskola eller en högskola så resulterar detta ofta i att du får någon form av poäng. Poängsystemen är olika från olika sorters utbildningar. Man skiljer mellan Yrkeshögskolor Kvalificerade yrkesutbildningar Högskolor När du fullföljt en utbildning på en yrkeshögskola får du ett antal s.k. Yh-poäng. Från en kvalificerad yrkesutbildning får du Ky-poäng och från en genomförd högskoleutbildning får du högskolepoäng (HP-poäng). Poängen visar utbildningens längd enligt nedanstående tabell. Poängen har inget att göra med utbildningens kvalitet eller svårighetsgrad. Utbildningens längd: Yh-poäng: Ky-poäng: HP-poäng: 1 år år år Ky-poängsystemet kommer att upphöra år De utbildningar som i dag ger Ky-poäng kommer därefter att ge Yh-poäng. När du väljer mellan olika sorters utbildningar finns följande möjligheter: Att utbilda dig i Sverige Att utbilda dig utomlands Att utbilda dig på distans Surfa runt på nätet så kommer du att hitta ett stort antal olika utbildningar. Jag har, när jag skrev denna bok, gjort det och jag hittade efter en halvtimmes letande, utan problem, massor av utbildningar. Nya utbildningar kommer och andra läggs ner så det gäller att du gör din 12

13 egen genomsökning. Här kommer några av de som jag hittade och det är bara en ögonblicksbild. Det kan ge dig en känsla av vad som erbjuds. Yrkeshögskoleutbildningar som ger Yh-poäng Här kommer några exempel på utbildningar som ger Yh-poäng. Utbildning: Ort: Tid: Poäng: Musik- och Eventarrangör Nyköping 2 år 450 Eventkoordinator Landskrona 2 år 400 Service Manager - for Future Tourism Malmö 2 år 400 Projektledning inom Besöksnäringen Kungälv 2 år 400 Event och Eventproducent Åre 1 år 200 Kvalificerade utbildningar som ger Ky-poäng Här är några exempel på utbildningar som ger dig Ky-poäng. Utbildning: Ort: Tid: Poäng: Event Marketing och evenemangsledning Göteborg 2 år 80 Projektledning inom mötesindustrin Kungälv 2 år 80 Projektledning inom informationsteknik Stockholm 2 år 80 Evenemang och Projektledning Nyköping 2 år 80 Möten & Events Norrtälje, TEC 2 år 80 Högskoleutbildningar som ger högskolepoäng Här kommer till slut några exempel på var du hittar högskolor med utbildning för dig som vill jobba med events och där du får högskolepoäng efter genomförda och godkända studier. Utbildning: Ort: Högskola: Tid: Poäng: Music & Event Management Kalmar Linnéuniversitetet 3 år 180 Upplevelseproduktion Piteå Luleå Tekn. Universitet 3 år 180 Event Management Varberg Campus Högskolan i Borås 2 år 120 Event marknadsföring Grundnivå Eskilstuna, Västerås Mälardalens högskola 4 mån distans 7,5 Jag upprepar än en gång att min ambition med att visa exempel på kurser och utbildningar här är enbart att ge dig en känsla av vad du har möjlighet att hitta när du själv går vidare och letar på nätet. Om jag skulle presentera en komplett lista så skulle den snart bli inaktuell. Det finns samtidigt många andra sätt att lära sig detta jobb som framgick av råd

14 Avsnitt 5: Här kan du söka jobb Det finns skäl att tro att efterfrågan på tjänster inom eventmarknaden kommer fortsätta att öka. I USA finns en rad undersökningar där man presenterar siffror på en kontinuerlig kraftig ökning av eventindustrin men i Sverige finns inga tillförlitliga siffror att peka på. Med en ständigt pågående internationalisering så är det rimligt att anta att vi har en ökning även här i Sverige och i övriga Skandinavien. Eventbranschen är en egen bransch samtidigt som den ingår som en del i andra branscher som t.ex. marknadsföring, information, kommunikation, underhållning osv. Här följer en rad av olika typer av arbetsgivare som kan tänkas anställa dig för att jobba med eventuppdrag. Eventbyråer och professionella festarrangörer Om du söker jobb hos ett professionellt festarrangörsföretag eller en eventbyrå kommer du få chansen att jobba med olika sorters events. Där får du också möjlighet att se olika delar av ett event. Du kommer att möta olika sorters uppdragsgivare och beställare och du kommer få inblick i hur det går till att skaffa nya uppdrag inom branschen. En bättre start kan du knappast få om du snabbt vill komma in och lära sig denna bransch. Gå in på Google, och skriv in något av sökorden evenemang, eventbyrå, företagsevent, festarrangör eller eventföretag och du kommer få många intressanta träffar. Du kan också gå in på Där hittar du adresser och telefonnummer till ca 200 eventbolag. PR-företag och annonsbyråer Det finns många PR-företag som åtar sig uppdrag att planera och genomföra olika sorters evenemang. Skriv in sökordet Public Relations på Google och begränsa sökningen till enbart svenska sidor. Då kommer du få fram massor av företag som jobbar i Sverige med PR och vissa av dessa arbetar även med events. Du kan göra motsvarande sökning på Eniro så kommer du få fram en mängd företag som kan tänkas anställa folk för att jobba med events. För annonsbyråer och reklambyråer gäller samma som hos PR-företag. En del byråer åtar sig eventuppdrag. Skriv in orden annonsbyrå event på Google och du kommer att få fram många möjligheter. Konferensanläggningar Många events anordnas på hotell samt SPA- och konferensanläggningar. Här jobbar man med alla de delar som en professionell eventplanerare sysslar med. Man träffar kunder, man säljer in olika aktiviteter, man genomför möten och man måste hela tiden försäkra sig om att gästerna blir nöjda. Med andra ord en jättebra träning inför en framtida karriär inom eventbranschen. 14

15 Även för konferensanläggningar kan du få fram mängder av kontaktmöjligheter genom att gå in på Där hittar du de kontaktuppgifter som du behöver veta för att söka jobb hos Konferensanläggningar, ca 1200 Konferensaktiviteter, ca 200 Dagkonferensarrangörer, ca 100 Mässanläggningar, ca 20 Upplevelser och attraktioner Många vill i dag hellre ha upplevelser än att skaffa sig fler prylar. Därför ökar upplevelseindustrin hela tiden. Inom eventbranschen finns därför intresset för att erbjuda paket. En weekendvistelse på ett hotell kan t.ex. kombineras med entrébiljetter till attraktioner i närheten till förmånliga paketpris. Därför kan du via ett jobb eller en kontakt med någon som ansvarar för någon nöjes- eller kulturaktivitet den vägen komma in i eventbranschen. Här kommer en lista på attraktioner av olika slag där det ofta behövs tillfällig arbetskraft. Om den attraktion som du är intresserad av inte ännu har någon som svarar för att skapa upplevelsepaket kan du erbjuda dig att bygga upp en sådan verksamhet. Här är några exempel: Djurparker Festivaler Kulturbyggnader Kulturmiljöer Lekland Marknader Museer Musik- teater- och dansevenemang Mässor Nöjesparker Slott, fästningar herrgårdar Sommarland Spa och kurorter Utställningar Äventyrsbad Äventyrsparker Turistorganisationer För att hitta turistorganisationer finns en bra sajt inför ditt jobbsökande som heter Där hittar du adress- och telefonuppgifter till ca 400 turistbyråer över hela landet. Det är bara att ta för sig av denna information. 15

16 Leverantörer till eventbranschen Det finns massor av leverantörer av både produkter och tjänster till olika sorters evenemang. En väg är att du börjar med att jobba hos en leverantör och den vägen kommer in och successivt får, eller snarare ser till att du får, ett större ansvar för planering och organisation av ett helt evenemang. Här en lista på några av dessa leverantörer: Resebyråer Rekvisita och dekorationsprylar Presentartiklar Partytältuthyrare Ljud- och ljusanläggningar Fotografer Florister och blomsteruppsättningar Festvåningar och festlokaler Catering Artister och musiker Du kan gå in på vilken som helst av dessa rubriker på Google. Om du t.ex. skriver orden uthyrning fest så får du mer än en miljon träffar. Här finns många möjligheter att ta tag i. På sajten hittar du ca 70 st. talar- och artistförmedlingar, ca 400 cateringföretag, ca 150 festvåningar och festlokaler osv. Listan kan göras längre. Idén med att jag presenterar den här är att illustrera att detta är en möjlig väg in i branschen. Eventplanerare är beroende av att köpa in produkter och tjänster av den typ som exemplifieras här. Är du engagerad på leverantörssiden så kommer du i nära kontakt med de som har ansvaret för hela evenemanget och där finns således en språngbräda för att ta sig in i branschen. Övriga arbetsgivare Det finns en mängd större organisationer och företag som själva anordnar evenemang av olika slag. Denna verksamhet kombineras för det mesta med någon annan funktion inom företaget. Den ligger i allmänhet hos den eller de som ansvarar för t.ex. information, marknad, HR, investor relations eller PR inom företaget eller organisationen. Bortse inte från denna möjlighet. De kan behöva en tillfällig förstärkning inför ett större evenemang och då kan du erbjuda dina tjänster för att få praktik och insyn i eventplanering. Den typ av organisationer som detta gäller är exempelvis företag, välgörenhetsorganisationer, utbildningsanstalter samt statliga och kommunala bolag och andra organisationer. Som du ser i detta avsnitt så är möjligheterna många. I de följande avsnitten finns tips om hur du ska göra för att framgångsrikt söka jobb hos några av dessa. 16

17 Avsnitt 6: Så kan du skriva din jobbansökan I föregående avsnitt presenterades listor på organisationer och företag som du kan ta kontakt med om du söker en anställning inom eventbranschen. Det finns massor med möjligheter men samtidigt finns det konkurrens om de spännande och åtråvärda jobben. När det gäller att sammanställa ditt CV, hur du kan ta kontakt och hur du ska förbereda dig inför en anställningsintervju gäller i stort sett samma regler som vid alla anställningstillfällen och det finns det mycket skrivet om i andra böcker och på andra sajter. Gå in på och ladda ner en e-bok gratis som är på 49 sidor som heter Så får du jobbet! Att skriva CV & jobbansökningar. Det är som är speciellt inom eventbranschen jämfört med de flesta andra branscher är att du kan sammanställa en portfolio som kan göra dina chanser att få jobbet mycket större. Den kan göras på två sätt: En pärm i A4- eller A3-format där du har samlat ditt material på ett snyggt, välordnat och tilltalande sätt En webbportfolio. Det är en egen hemsida där du presenterar motsvarande material. Klicka på portfolio event planner på Google och du kommer att hitta flera fantastiska och påkostade exempel. Din hemsida/webbportfolio kan naturligtvis vara enklare men en titt på andras exempel kan ge dig inspiration och kunskap. Naturligtvis kan du ha båda sorterna. Ett sätt kan vara att din webbportfolio innehåller några utvalda smakprov på vad du gjort. När du söker kontakt eller blir kontaktad kan du i ett mail ge länken till din hemsida så att mottagaren direkt kan se att du är seriöst intresserad. I mailet informerar du dessutom om att du tar med dig din pärm där du har mer material att visa när ni träffas. En annan fördel med att ha båda sorterna är att du på hemsidan kan visa korta videoinspelningar från olika events, något som inte fungerar i en pärm. Du kan också på hemsidan hänvisa till uppföljningar av ett event på Facebook och liknande sociala nätverk. Din portfolio kan innehålla följande: Intyg och ev. betyg från utbildningar och kurser som du gått Intyg och ev. betyg från eventuella tidigare anställningar och praktikplatser Foton från tidigare events där du varit engagerad. Försök välja ut sådana foton som ger anledning för dig att vid ett möte berätta om planeringen, organisationen och själva genomförandet. Utvärderingar av events som gjorts bland deltagarna. Det kan vara formulär som deltagarna fyllt i eller motsvarande. Ev. tidningsartiklar, certifikat, diplom eller priser som du, eller det team där du ingått, har fått. Var noga med att beskriva att du har ingått i ett team om det är så. Att du kan samarbeta med andra är en fördel och akta dig för att tänja på sanningen genom att påstå att du ansvarat för mer än vad du egentligen gjort. Har du själv skrivit någon artikel inom området så skall du självfallet ta med den. Rekommendationsbrev från uppdragsgivare, samarbetspartners och deltagare i eventet. 17

18 Inte nog med att den som förhoppningsvis ska engagera dig genom en portfolio kan få en bra bild av dig och dina kunskaper. En portfolio gör i allmänhet en anställningsintervju så mycket intressantare och mer framgångsrik. Jag har själv använt mig av och sett många som använt sig av portfolior i flera sammanhang. Som konferencier och artist gjorde jag för länge sedan ett framträdande på Liseberg i Göteborg som blev framgångsrikt. Det var i september månad, dvs. i slutet av säsongen. Jag sammanställde en portfolio som visade en programidé där jag skulle kunna vara konferencier för en rad program som jag visade för artistchefen när säsongen var över. Det resulterade i att jag fick ett kontrakt som konferencier för en serie av återkommande program under nästa säsong. Vid ett annat tillfälle skulle ett statligt verk läggas ner helt. Man sökte specialister som skulle kunna hjälpa de som blev arbetslösa att hitta nya jobb. Jag blev inbjuden, tillsammans med en konkurrent, för att presentera hur jag tänkte mig att man skulle kunna organisera en sådan hjälp. Jag hade sammanställt en portfolio, vilket inte min konkurrent hade gjort, och med den som underlag kunde jag praktiskt påvisa min metod att skaffa sig ett drömjobb och tidigare resultat. Jobbet var så omfattande att beställaren slutligen bestämde sig för att anlita både min konkurrent och mig vilket vi alla tyckte var en bra lösning. Portfolion var säkert en bidragande orsak att jag fick en betydande del av det stora uppdraget. Rekommendationsbrev Det är viktigt att du kontinuerligt samlar på rekommendationsbrev från dina olika engagemang inom branschen. Vid genomförandet av ett event har man kontakt med många olika intressenter. Det är beställare, leverantörer, engagerade, gäster m.m. Du kan be representanter från flera av dessa att skriva kortfattade rekommendationsbrev. Ibland kan det hända att folk kommer fram och spontant säger att; Det här har du verkligen gjort bra. Jag är jättenöjd. Då kan du passa på att fråga den personen om du får använda henne eller honom som referens. Om personen har ett visitkort kan du be att få ett sådant och skriva ner på baksidan vad han eller hon tyckte. Inom eventbranschen är det vanligt att folk flyttar på sig och byter jobb ofta. Passa därför på att be om ett rekommendationsbrev när ett genomfört event känns aktuellt. Det kan vara betydligt svårare att komma tillbaka några år senare och be om ett brev när personen i fråga har rört på sig och är inriktad på annat som är aktuellt för tillfället. Ibland har folk ont om tid och är osäkra på hur de ska formulera ett rekommendationsbrev. De kanske inte ens själva riktigt vet eller kom ihåg vad just du gjort om det har varit många personer inblandade. Du kan då föreslå att du skriver vad du gjort och att personen i fråga därefter skriver om hur han eller hon upplevde hur det hela fungerade. 18

19 Försök få med följande i rekommandationsbrevet: Vad du gjorde Om dina förslag eller din del av genomförandet innehöll speciellt intressanta och kreativa idéer Att du levererade det som uppdragsgivaren från början önskade sig Vad deltagarna tyckte Om du höll tidsplanen Om du höll kostnaderna enligt budget Om du kunnat spara några pengar åt uppdragsgivaren genom rabatter eller bra förhandling 19

20 Avsnitt 7: Den osynliga jobbmarknaden Inom denna bransch, liksom inom alla branscher, så finns de vanliga vägarna att ta reda på var du kan söka jobb: Annonser i tidningar Företagens hemsidor Jobbsajter Inom festfixar- och eventbranschen är det betydligt vanligare att aktuella jobb aldrig annonseras ut. De allra flesta går genom nätverkande eller att du måste ta egna initiativ till att ta kontakter. Många jobb finns inte ens när du söker det. Det uppstår i det ögonblick som du söker. Mer om detta längre ner i detta avsnitt. Via ditt nätverk kan du skapa många win/win-situationer. Om du ska satsa på eventbranschen kan du samarbeta med andra som har samma ambitioner för att utvecklas i ditt jobb, skaffa uppdrag åt varandra, hjälpa varandra när man har för mycket att göra och naturligtvis även ha kul tillsammans. Jag tycker att utvecklingen på nätet är ett utmärkt exempel på detta. Du kanske har en egen hemsida eller egen blogg? Om inte, så antar jag att du varit inne på många andra bloggar. Det finns massor. För att ha framgång inom bloggvärlden går det inte att se andra bloggare som konkurrenter. De som är generösa med artiklar och inlägg hos andra får respons, artiklar, kommentarer och länkar tillbaka. Samarbeta med andra som har samma intresse. Det kommer både du och andra att vinna på. Den osynliga jobbmarknaden inom eventbranschen Som jobbsökande bör du lägga en stor del av din tid på den s.k. osynliga jobbmarknaden som jag beskrev i råd 9. Det innebär många fördelar: Dina möjligheter att få ett jobb är minst tre gånger större Det är färre kandidater till jobbet Det ger större möjlighet att påverka jobbinnehållet Du har större möjlighet till att förhandla lön och förmåner Anställningsprocessen förkortas betydligt Parallellt med att du går de vanliga vägarna för att söka jobb kan du ägna din tid, energi och kreativitet åt att skapa dig ett jobb. Du kan själv med din egen dator göra proffsiga presentationer av vem du är, vad du gjort och vart du vill komma. Du kan skicka ut mängder av brev med några knapptryckningar på datorn. Dina idéer och dina erfarenheter kan leda dig in på helt nya jobbmöjligheter som du tidigare inte kunnat drömma om. Så gör du det osynliga eventjobbet synligt Fundera på hur din arbetsgivare kan få större nytta av din insats än vad du kommer att kosta. Den form av nytta som du förväntas åstadkomma kan t.ex. vara 1. Avlastning 2. Komplettering av kunskap och erfarenhet 3. Ökad lönsamhet 20