Beslut om förstudie avseende fastighetsförvaltning (UH 2014)

Transkript

1 1(4) Handläggare Jens Plambeck TJÄNSTEUTLÅTANDE Trafiknämnden , punkt 6 Beslut om förstudie avseende fastighetsförvaltning (UH 2014) Ärendebeskrivning Trafikförvaltningen har genomfört en förstudie med fokus på fastighetsförvaltning i Tunnelbana, Pendeltåg, Lokalbana samt Buss. Aktuellt ärende utgör redovisning av förutsättningarna för studien, resultat av arbetet samt förslag till beslut om inriktning för upphandling av tjänster inom fastighetsförvaltning. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande 15 oktober 2013 Förstudie UH2014 avseende fastighetsförvaltning Bilaga 1 Ekonomi UH2014 (sekretessbelagt, utsändes enligt särskild ordning till Trafiknämndens ledamöter) Bilaga 2 Samråd inför upphandling (sekretessbelagt, utsändes enligt särskild ordning till Trafiknämndens ledamöter) Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att att godkänna förstudierapporten och dess inriktning som grund för framtagande av anskaffningsbeslut och genomförande av upphandling, samt uppdra åt förvaltningschefen att återkomma till trafiknämnden med förslag till anskaffningsbeslut. Förvaltningens förslag och motivering Slutsatser Trafikförvaltningen har behov av att ingå nya affärer inom fastighetsförvaltning med driftstart 2015 respektive 2016 då befintliga avtal löper ut. Trafikslagsstrukturen och de trafikavtal som finns idag är viktiga gränssnitt gentemot Trafikförvaltningens fastigheter, vilket har kommit att bidra till den i förstudien föreslagna indelningen av framtida affärer.

2 2(4) TJÄNSTEUTLÅTANDE Trafikförvaltningen föreslår i förstudien att behovet av fastighetsrelaterade tjänster framdeles på bästa sätt kan formas till ett antal affärer, vilka blir föremål för upphandling med start senast under Förslaget består i att bibehålla den indelning som idag finns där tillsyn (kontroll, uppföljning etc.) är skiljt från service (utföra arbeten i anläggningen) därtill förelås att service i utgångspunkt indelas trafikslagsvis. Trafikslagsindelningen renderar fyra (4) stycken upphandlingspaket avseende service i respektive trafikslag tunnelbana, pendeltåg, buss samt lokalbana. Undantag från trafikslagsindelning görs avseende tre (3) stycken områden där trafikslagsindelning inte bedömts lämplig. Dessa områden är respektive spärrar, hissar, rulltrappor. Utöver indelningen föreslås även övergripande mål med fastighetsförvaltningen, inriktning avseende ersättningsmodell, avtalstid och övergripande inriktning för upphandlingsförfarande. Bakgrund För att Trafikförvaltningens fastigheter, med vilket här avses stationer och depåer, ska fylla sin funktion och samtidigt kunna hanteras kostnadseffektivt genom livscykeln krävs ett antal drift- och underhållstjänster inom olika fackområden för de olika objekten. Dessa tjänster uppdrar Trafikförvaltningen, i egenskap av beställare, genom upphandling kommersiella aktörer att leverera. I nuläget fördelas erforderliga tjänster på ett flertal olika aktörer vilka verkar i kollektivtrafiksystemet och som kan kategoriseras som respektive trafikentreprenörer, underhållsentreprenörer respektive tillsynsentreprenör och serviceentreprenörer. Merparten av de idag gällande avtalen om specifikt fastighetsrelaterade tjänster kommer löpa ut under Detta föranleder aktuell förstudie och därpå, efter beslut, upphandling av nya affärer. Utöver att omhänderta behov som uppstår i och med att avtal nått sin livslängd så har förstudien inrymt omhändertagande av faktum att trafikavtalen över tid förändrats och fortsatt kommer att så göra på sätt som har bäring på fastighetsförvaltningen. Ansvar för fastighetsförvaltningen har i de senaste trafikavtalen (t.ex. E20) kommit att åläggas Trafikutövaren (TU). Trafikförvaltningen redovisade () för TN i maj 2013 i korthet pågående förstudie och aviserade samtidigt nytt ärende skulle komma tillställas Trafiknämnden vid senare tillfälle.

3 3(4) TJÄNSTEUTLÅTANDE Förstudien handlar dels om vilka Trafikförvaltningens behov av fastighetsrelaterade tjänster är från den tidpunkt under 2015 respektive 2016 då nuvarande avtal löper ut. Därtill hur på bästa sätt, i förhållande till övergripande styrande dokument och nuvarande samt kommande avtal i övrigt, detta behov tillfredsställs genom nytt eller nya avtal. Förstudien har haft ett trafikslagsövergripande perspektiv, vilket innebär att behov av fastighetsrelaterade tjänster analyserats för respektive trafikslag. Överväganden Nedan listas faktorer som särskilt påverkar utformningen av och rekommendation av affärsinriktning för UH2014. Trafikavtalens utveckling Över tid har alltmer ansvar kommit att åläggas trafikentreprenören i syfte att ge ett större och för trafikleveransen ändamålsenligt åtagande. Detta faktum har redan kommit att påverka nuvarande avtal som anpassats över tid för att omhänderta dessa förändringar. Med anledning av detta kommer framtida affärer att behöva anpassas över tid för att omhänderta sådan utveckling. Trafikavtalens styrande verkan Resenären är i fokus för TF därmed har trafikleveransen högsta prioritet. Verksamhetsfastigheterna är en förutsättning för och ett stöd till trafikleveransen dock inte lika högt prioriterat. Därpå följer att trafikavtalen har en styrande verkan över nuvarande och framtida affärer rörande fastighetsförvaltning. Trafikförvaltningens beställarorganisation avseende fastigheter och tillhörande tjänster Trafikförvaltningens organisation har utvecklats de senaste åren. Organisationens utformning inverkar på de möjliga affärsinriktningar som kan komma ifråga därtill påverkas organisationen av den väg som väljs varför organisationspåverkan är ytterst viktig att ta i beaktande. Det är viktigt för att ge bästa förutsättningar för en effektiv förvaltning av framtida avtal. Konflikten mellan fastighetsägarens långsiktiga perspektiv och leverantörens mera kortsiktiga Ägaren, i detta avseende SLL/TF, av en tillgång tar ett långsiktigt perspektiv som gäller för tillgångens hela tekniska och ekonomiska livslängd. En trafikutövare eller underhållsleverantör har typiskt sett ett avtal betydligt kortare än tillgångens livslängd och de har därmed på rationell grund i utgångspunkt avtalslängdens perspektiv. Detta faktum ställer höga krav på tydlighet i avtal samt god kontroll och uppföljning för att säkerställa att oönskade konsekvenser inte resulterar.

4 4(4) TJÄNSTEUTLÅTANDE Angränsande avtal För objektkategorierna depå respektive station finns ett antal andra avtal med åtaganden som rör andra delar av samma typ av förvaltningsobjekt, vilket behöver beaktas i affärsinriktningen för UH2014 så det åtagandena täcker behovet men inte överlappar, vilket skulle bidra till högre kostnader. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Affärsinriktningen pekar ut ett behov av ökad långsiktig ekonomisk effektivitet inom fastighetsförvaltning. Då vissa förvaltningsobjekt försvinner i jämförelse med nuvarande avtal inom fastighetsförvaltning samtidigt som nya objekt tillkommer är inte nuvarande affärer och framtida affärer direkt jämförbara. De totala kostnaderna för fastighetsförvaltning bedöms totalt sett ligga inom budgetramar och i övrigt utvecklas enligt allmän prisutveckling och justeras utifrån tillämpliga index. Miljökonsekvenser av beslutet Krav som SLL har på miljöområdet skall tillgodoses även i kommande upphandlingar avseende fastighetsförvaltning. Anders Lindström Förvaltningschef Gunilla Glantz Biträdande avdelningschef

5 1(52) Handläggare Jens Plambeck Förstudie UH2014 avseende fastighetsförvaltning Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen Stockholm Telefon: Fax: E-post: Säte: Stockholm Org.nr: Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan

6 2(52) 1 Sammanfattning Bakgrund Syfte och mål med studien Syfte Mål Nulägesbeskrivning Nuvarande avtal Nuvarande indelning Komponentindelning Önskat läge Särskilt påverkande faktorer Principer avseende fastighetsförvaltning Övergripande mål med affärer inom fastighetsförvaltning Trafikförvaltningens övergripande mål med fastighetsförvaltningen Trafikförvaltningens övergripande mål med nya avtal inom fastighetsförvaltning Generella avtalsmål Avtalsspecifika mål Inriktning för fastighetsförvaltning Beställarrollen och leverantörsrollen Omfattning Tillsyn respektive service Tillkommande omfattning Leverantörsmarknaden Avfärdat alternativ Tillsyn respektive service Indelning av ingående tjänster och teknikområden Avfärdade alternativ Kommande indelning Ekonomi Ersättningsmodell... 34

7 3(52) 5.13 Incitament Avtalstid Strategisk lagerfunktion Upphandling Trafikförvaltningens strategiska principer Rapportering och uppföljning Begreppsförteckning / Ordlista Förkortningar... 52

8 4(52) 1 Sammanfattning Föreliggande studie har tagit sin utgångspunkt i faktum att nuvarande avtal om fastighetsförvaltning närmar sig slutet av sin livslängd, vilket föranleder förstudie inför ny eller nya affär/er. Därtill har förstudien med ledning av de senaste årens utveckling mot att ge mer ansvar även avseende fastighetsförvaltning till trafikutövare i respektive nytt avtal ett förändrat behov att omhänderta i förslag till inriktning. Studien har kommit fram till en rekommendation till inriktning avseende hur behovet av fastighetsrelaterade tjänster framdeles på bästa sätt kan formas till ett antal affärer, vilka blir föremål för upphandling med start senast under Förslaget består i att bibehålla den indelning som idag finns där tillsyn(kontroll, uppföljning etc.) är skiljt från service(utföra arbeten i anläggningen) därtill i syfte att omhänderta trafikavtalens styrande verkan förelås att service i utgångspunkt indelas trafikslagsvis. Trafikslagsindelningen renderar fyra(4) stycken upphandlingspaket avseende service i respektive trafikslag tunnelbana, pendeltåg, buss samt lokalbana. Undantag från trafikslagsindelning görs avseende tre (3) stycken områden där tekniken vägt över avseende mest rationell indelning. Dessa områden är respektive spärrar, hissar, rulltrappor. Utöver indelningen föreslås även övergripande mål med fastighetsförvaltningen, inriktning avseende ersättningsmodell, avtalstid och övergripande inriktning för upphandlingsförfarande.

9 5(52) 2 Bakgrund I korthet kan bakgrunden till föreliggande studie beskrivas som följer. - För att Trafikförvaltningens fastigheter ska fylla sin funktion och samtidigt kunna hanteras kostnadseffektivt genom livscykeln krävs ett antal drift- och underhållstjänster inom olika fackområden för de olika objekten. Dessa tjänster uppdrar Trafikförvaltningen, i egenskap av beställare, genom upphandling kommersiella aktörer att leverera. Idag fördelas erforderliga tjänster på flera olika aktörer vilka verkar i kollektivtrafiksystemet så som trafikentreprenörer, underhållsentreprenörer respektive tillsynsentreprenör och serviceentreprenörer. - Merparten av de idag gällande avtalen om specifikt fastighetsrelaterade tjänster löper ut under 2015, vilket föranleder förstudie och därpå kommer innebära upphandling/ar av ny/nya affär/er. - Nuvarande upplägg omfattandes tillsyn och service tecknades från 2009 och framåt och med de förutsättningar som då rådde. Sedan dess har omständigheterna och därmed behovet i mångt och mycket väsentligt förändrats. - Vidare, har trafikavtalen förändrats sedan dess på sätt som också har bäring på fastighetsförvaltningen d v s mer ansvar till respektive Trafikutövare (TU). - Beställarorganisationen har ytterligare förändrats avseende struktur och arbetssätt i samband med organisationsförändringar från maj Trafikförsörjningsprogram samt strategier för kollektivtrafiken i regionen 1 har tillkommit. Inte minst strategierna föranleder förändringar avseende hanteringen av fastighetsförvaltning och regleringen av relationerna mellan beställare och utförare. - Detta dokument mynnar ut i en rekommendation avseende affärsinriktning, vilket inrymmer delar som mål, omfattning, indelning, risk-/ansvarsfördelning och ersättningsmodell. 1 TN

10 6(52) 3 Syfte och mål med studien 3.1 Syfte Att kartlägga nulägesfakta Att utreda vilket behov som finns inom Trafikförvaltningen för affär/er inom fastighetsförvaltning Att identifiera formella, principiella och andra förutsättningar för ny/a affär/er Göra strategisk och ekonomisk analys avseende lämpliga affärsinriktningar utifrån övergripande mål Ytterligare utveckla metodiken för idé- och förstudier 3.2 Mål Tydliggjorda nulägen och förutsättningar inför upphandling och ny/a affär/er Genomförd marknadsanalys Benchmarking av nuvarande affär jmf andra liknande affärsupplägg Genomförda alt. initierade beslutsprocesser beträffande principiella frågeställningar av betydelse för eventuell upphandling och sedermera ny/a affär/er Förslag på affärsinriktning (mål, avtalsomfattning, ersättningsmodell, övergripande ansvars- och riskfördelning) Affärsinriktning med utgångspunkt i ett LCC-perspektiv

11 7(52) 4 Nulägesbeskrivning Detta avsnitt beskriver i relativ korthet nuvarande situation inom fastighetsförvaltning och de idag gällande avtalen. 4.1 Nuvarande avtal En förteckning över dagens avtal återfinnes sammanställt i kortform i tabell nedan. I korthet kan sägas att nuvarande behov av fastighetsrelaterade tjänster tillfredsställs i stort av nedanstående aktörer. Därtill finns gränssnitt gentemot andra aktörer, vilket dock inte beskrivs i översikt nedan. Bredd, djup, inriktning osv. avseende respektives åtagande varierar. Trafikentreprenör Tillsynsentreprenör Serviceentreprenör Underhållsentreprenörer Lagerfunktion MTRS Stockholmståg Keolis Nobina Arriva Stockholms Spårvägar Primär Fastighetsförvaltning Kone Vega Energi E3K PRE Risk & Crises Management Modulsystem Boetten Bygg MFG EL och Drift Frijo Eltel [IT UH ] Strukton [UH ] Infranord [UH ] Manpower Business Solutions 2 Underhållsavtal IT för omfattandes felavhjälpande och planerat underhåll för t.ex. passagesystem, optokablar, trygghetskameror, tele kopplat till BES etc. 3 Underhållsavtal för fast infrastruktur inom Bana, El, Signal (BES) omfattande drift, underhåll och vissa reinvesteringar. Åtagande är indelat i fyra upphandlingspaket (Pendeltågsdepåer, Tunnelbanan, Lokalbanor, Roslagsbanan)

12 8(52) 4.2 Nuvarande indelning Nuvarande behov täcks av ett flertal olika typer av aktörer inom olika verksamhetsområden. De fastighetsrelaterade tjänsterna levereras idag främst av nedanstående typ av aktör samt företag. Under omfattning/ansvarsområden görs ansats till att i korthet beskriva det ansvar som är lagt på respektive leverantör gällande specifikt fastighetsrelaterat. Företag Trafikslag Geografiskt Område Teknikområde Omfattning / Ansvarsområden Drift Städning MTR Tunnelbana (T) n/a Klottersanering Felanmälan Tillträdesadministration Keolis Buss (B) Huddinge/Botkyrka /Söderort Keolis B Nacka/Värmdö Nobina B Norrtälje /E19b Depåförvaltning Depåförvaltning Depåförvaltning Fastighetsunderhåll Trafik- entreprenör Arriva B Block 1: Bromma, Solna/Sundbyberg, Sollentuna Block 2: Norrort Utökat förvaltningsansvar Skötsel stationer Skötsel hållplatser Tillträdesadministration TBA B Innerstaden och Lidingö TBA B Handen/Tyresö/Nynäshamn Utökat förvaltningsansvar depå Utökat förvaltningsansvar depå Fastighetsunderhåll Utökat förvaltningsansvar Arriva Lokalbana (LB) Block 1: SB, Tvb/NB Block 2: RB Skötsel stationer Skötsel hållplatser Tillträdesadministration Städning Stockholms- tåg Pendeltåg (P) n/a Klottersanering Felanmälan Tillträdesadministration

13 9(52) Företag Trafikslag Område Teknikområde Omfattning / Ansvarsområden Tillsynsentreprenör Primär T/B/P/LB n/a Styra och följa upp SE Samordna planerat UH Kone T/P n/a Hissar Skötsel Service Service- entreprenör Service Service Service Service Service Vega Energi B Service Boetten Byggnad Utvändigt Service Confidence Security Tillträdesskydd Service Sweden Drift och Underhåll Strukton T RB Reinvesteringar Verksamhetsstöd Avropstjänster Kone T/P n/a Rulltrappor Modulsystem T n/a Spärrar Modulsystem P n/a Spärrar E3K P/LB Inomhusklimat E3K T Inomhusklimat Underhållsentreprenör LB Infranord PT Eltel T, PT, B, LB Tele / IT Dito ovan Hisstelefoni Dörrmiljöer Kylaggregat ITV - Buss säker på- och avstigning vid terminaler VIX T, PT Spärrar Interface Kortläsare

14 10(52) Därtill finns ett antal leverantörer av olika typer av IT-system och teknisk utrustning. Vilka dessa är, hur avtalen löper, utvecklingen framöver m.m. beskrivs i underlagsrapport. 4.3 Komponentindelning Med ledning av affärsstrategin och utifrån affärsmodellens struktur, se figur 1 nedan, kan en affär i utgångspunkt struktureras vertikalt och trafikslagsindelat respektive horisontellt och komponentindelat. Berörda trafikslag och komponenter i UH2014 har ringats in med gul streckning. Markeringen syftar på den primära komponentomfattningen, men däremot finns det gränssnitt gentemot andra komponenter inte minst BES(T) och Anläggning (UH2012) respektive Trafikslagsgemensamma funktioner (IT UH2010). Att WÅAB och Färdtjänsten ligger utanför följer på att för dessa trafikslag finns i dagsläget inget behov av fastighetsrelaterade tjänster enligt den information som kommit utredningen till dels. Figur 1 - Komponentkartan i Trafikförvaltningens affärsmodell Utöver den indelningen finns även geografisk indelning vilken är vanlig förekommande i trafikaffärerna. Därtill finns naturligtvis även olika typer av möjliga hybridlösningar att ta i beaktande. I tabellen nedan diskuteras olika grundläggande indelningar och dess potentiella för- och nackdelar i förhållande till aktuellt uppdrag.

15 11(52) Indelning Fördelar Nackdelar Funktionsorienterat Indelning går delvis emot TF:s organisationsindelning, vilket kan påverka förvaltningseffektivtet Horisontellt per komponent (ex. station) Stora uppdrag potentiellt stordriftsfördelar med genomslag i form av lägre anbudspris Stora uppdrag potentiellt sämre konkurrens med genomslag i form av högre anbudspris Teknikområdesindelning kan ge utförare med egen kärnkompetens Vertikalt per trafikslag (ex. pendeltåg) Geografiskt exempelvis ett trafikområde Speglar delvis TF:s organisationsindelning Stor variation i omfattning av uppdrag beroende på trafikslag Trafikslag som ett sammanhållet system Fungerar väl utifrån att beståndet är spritt över hela länet Kan möjliggöra etablering av lokal organisation Delvis i linje med tänket i senaste trafikavtalet E20 Svårare att få företag med egen kärnkompetens inom samtliga teknikområden, vilka är många och relativt olika Stor variation i omfattning av uppdrag beroende på trafikslag Kan innebära suboptimeringar när man tappar systemfokus i och med geografisk indelning Geografisk yta inte stor nog för att motivera lokal organisation Gränssnitten gentemot andra affärer blir annorlunda, vilket kan försvåra förvaltningen

16 12(52) 5 Önskat läge 5.1 Särskilt påverkande faktorer Nedan listas faktorer som särskilt påverkar utformningen av och rekommendation av affärsinriktning för UH2014. Trafikavtalens utveckling. Över tid har alltmer ansvar kommit att åläggas trafikentreprenören i syfte att ge ett större och för trafikleveransen ändamålsenligt åtagande. Detta faktum har redan kommit att påverka nuvarande avtal som anpassats över tid för att omhänderta dessa förändringar. Därtill, givet fortsatt resa på inslagen väg, kommer framtida affärer att behöva anpassas över tid för att omhänderta sådan utveckling. Trafikavtalens styrande verkan. Resenären är i fokus för TF därmed har trafikleveransen högsta prioritet. Verksamhetsfastigheterna är en förutsättning för och ett stöd till trafikleveransen dock inte lika högt prioriterat. Därpå följer att trafikavtalen har en styrande verkan över nuvarande och framtida affärer rörande fastighetsförvaltning. Trafikförvaltningens beställarorganisation avseende fastigheter och tillhörande tjänster. Organisationen har förändrats från att bestå i egen fastighetsavdelning till uppdelning mellan fastighetsutveckling respektive avtalsförvaltning. Fastighetsutveckling inom avdelningen strategisk utveckling(su) innehar ansvar för framåtblickande arbetet avseende fastigheter så som framtida depåbehov, säkra markåtkomst m.m. Avtalsförvaltning sker inom respektive trafikslagssektion inom trafikavdelningen(ta). Ansvariga leder arbetet med att förvalta, följa upp och utveckla befintliga avtal om fastighetsrelaterade tjänster. Organisationens utformning inverkar på de möjliga affärsinriktningar som kan komma ifråga därtill påverkas organisationen av den väg som väljs varför organisationspåverkan är ytterst viktig att ta i beaktande. Det är viktigt för att ge bästa förutsättningar för en effektiv förvaltning av framtida avtal. Konflikten mellan fastighetsägarens långsiktiga perspektiv och leverantörens mera kortsiktiga. Ägaren, i detta avseende SLL/TF, av en tillgång tar ett långsiktigt perspektiv som gäller för tillgångens hela tekniska och ekonomiska livslängd. En trafikutövare eller underhållsleverantör har typiskt sett ett avtal betydligt kortare än tillgångens livslängd och de har därmed på rationell grund i utgångspunkt avtalslängdens perspektiv. Detta faktum ställer höga krav på tydlighet i avtal samt god kontroll och uppföljning för att säkerställa att oönskade konsekvenser inte resulterar.

17 13(52) Angränsande avtal. För objektkategorierna depå respektive station finns ett antal andra avtal med åtaganden som rör andra delar av samma typ av förvaltningsobjekt, vilket behöver beaktas i affärsinriktningen för UH2014 så det åtagandena täcker behovet men inte överlappar, vilket skulle bidra till högre kostnader.

18 14(52) 5.2 Principer avseende fastighetsförvaltning TF:s strategier för den regionala kollektivtrafiken är tänkt att förmedla Trafikförsörjningsprogrammets intentioner. Strategierna består av ett antal principer vilka Trafikförvaltningen har att förhålla sig till och som är styrande för verksamheten däribland i förstudier. Nedan återfinns ett urval av principer från respektive affärsstrategi(a), trafikstrategi(t), infrastrukturstrategi(i) och strategi för hållbar utveckling(h). Urvalet har gjorts utifrån bedömning att dessa principer har särskilt påtaglig inverkan på fastighetsförvaltningen. Principerna är omhändertagna i den rekommendation till affärsinriktning som följer på förstudie UH2014. Utvalda principer utgörs av, utan inbördes ordning, följande nio(9): I avsnitt 6 adresseras ovanstående principer mer i detalj då respektive princip avhandlas.

19 15(52) 5.3 Övergripande mål med affärer inom fastighetsförvaltning Övergripande mål med fastighetsförvaltningen föreslås, utan inbördes rankning enligt nedan. Målen har grupperats under fyra (4) olika rubriker Trafikförvaltningens övergripande mål med fastighetsförvaltningen Stöd till och förutsättning för att verksamheten ska kunna säkra trafikleveransen och öka resandet Fastighetsförvaltningen ska, i enlighet med affärsstrategin, genomsyras av fokus på LCC vilket vill säga lägsta möjliga totalkostnad Fastighetsinformation ska vara tillräckligt omfattande och detaljerad nog i syfte att investering, reinvestering, drift- och underhåll av fastigheter kan genomföras på ett sätt som är förenligt med LCC-perspektiv Tydliga gränssnitt mellan olika åtaganden och leverantörer Alla åtgärder som faller inom ramen för garanti skall hanteras som garantiåtagande Trafikförvaltningens övergripande mål med nya avtal inom fastighetsförvaltning Reducera akut felavhjälpande underhåll och hantera en större del som planerat underhåll i syfte att minska de totala kostnaderna. Effektivisering av fakturahantering Tillse att fastighetsinformation finns och förvaltas

20 16(52) Generella avtalsmål Mål / Krav Uppföljning Förvaltningsobjekten ger ett välvårdat intryck Mäts och följs upp via inkomna synpunkter från resenärer och hyresgäster Vidmakthålla och förvalta infrastrukturen Förvaltningsobjektens avsedda funktioner upprätthålls Inga skador uppkommer på Förvaltningsobjekten Mäts och följs upp genom inrapporterade skador Risk för den personliga säkerheten inte uppkommer Mäts och följs upp genom skyddsrondering Hyresgäster eller deras verksamhet inte onödigtvis störs Mäts och följs upp genom inkomna synpunkter från hyresgäster SL-trafiken och dess resenärer inte påverkas eller onödigtvis störs Mäts och följs upp via felanmälningar Mäts och följs upp via kundsynpunkter Särskild hänsyn tas till TF:s riktlinjer för tillgänglighet (RiTill) Förvaltningsobjektens tekniska och ekonomiska livslängd upprätthålls Mäts och följs upp objektsvis i förhållande till aktuella fastställda förvaltnings- eller underhållsplaner Förvaltningsobjektens negativa miljöpåverkan minimeras Mäts och följs upp via energi- och mediaförbrukning Nollvision avseende allvarliga skador för personal och resenärer Mäts och följs upp utifrån inrapporterade skador Tillhandahålla ändamålsenliga och väl fungerande depåer som genom sin funktion möjliggör kollektivtrafikens övergripande mål Trafikpåverkande fastighetsrelaterade brister ska minska till antal och

21 17(52) omfattning Felavhjälpande underhåll ska minska till fördel för det planerade underhållet där så är totalekonomiskt motiverat Proaktivitet i uppdraget Löpande analysera utfall och inkomma med förslag på åtgärder som ytterligare kan bidra till att målen med fastighetsförvaltning kan uppnås Buller från underhållsarbete och/eller ombyggnation minimeras Mäts och följs upp via kundsynpunkter och bullermätningar Relevant miljölagstiftning ska följas och tillståndsansökningar och anmälningar till tillsynsmyndigheter enligt lokala ordningsstadgan görs (t.ex. avseende köldmedier, bullrande arbete etc.) Miljö- och hälsorisker med kemiska produkter och varor minimeras (tids gällande SLL: utfasningslista följs, vid nyoch ombyggnad används endast material och produkter som uppfyller Byggvarubedömningens kriterier för rekommenderat eller accepterat material användas) Kretsloppsanpassning genom återanvändning och återvinning av material Mäts och följs upp via kemikalieanvändning och avstegsansökningar Mäts och följs upp via mängd avfall sorterat i lämpliga fraktioner, andel osorterat avfall och mängder återanvänt material FRIDA-systemet (en webbaserad miljödatabas) används för insamling av miljödata från entreprenören (t.ex. kemikalieförteckning, avfallsstatistik etc.) och som stöd för uppföljning av miljökraven i avtalet Mäts och följs upp via inrapportering i FRIDA

22 18(52) Avtalsspecifika mål I tillägg till övergripande mål för fastighetsförvaltningen och de fastighetsrelaterade tjänsterna finns även behov av att tydliggöra avtalsspecifika mål som ska göra klart för respektive leverantör vad de ska fokusera på och inverka styrande på en övergripande nivå avseende det arbete som de bedriver på uppdrag av Trafikförvaltningen. Tillsynsentreprenör (TE) Målsättning avseende garantiåtaganden är alla åtgärder som faller inom ramen för garanti också utförs som en garantiåtgärd Hissar, rulltrappor Resenärspåverkan skall minimeras och minska över tid Kan styras med inställelsetider och åtgärdstider för att tydliggöra vikten av snabba åtgärder med prioritetsordning stationer sinsemellan Spärrar Minimera och över tid minska antalet resenärspåverkande incidenter Bidra till målsättning om att alla som reser i kollektivtrafik skall ha giltig biljett Inställelsetider för att tydliggöra vikten av snabba åtgärder med prioriteringsordning stationer sinsemellan

23 19(52) 5.4 Inriktning för fastighetsförvaltning I nuläget finns ingen beslutad strategisk inriktning eller riktlinje avseende hanteringen av fastighetsförvaltning och var gränssnittet ska ligga mellan beställare och utförare respektive vilka externa parter som ska leverera vilka tjänster och på vilket sätt. Däremot finns en framväxande inriktning som är resultatet av beslut tagna i samband med genomförda trafikupphandlingar. Över tid har således mer ansvar generellt och så även för fastighetsrelaterade tjänster kommit att läggas ut på respektive trafikentreprenör. Denna förflyttning av ansvar för depåförvaltning startade framförallt i och med E19 4 respektive E19B 5 och därefter ytterligare anvarsförskjutning i och med E20 6. Inslagen väg gäller även för nu pågående upphandling E22 (bussavtal innerstaden samt Lidingö) samt för E23 (bussavtal Handen, Tyresö och Nynäshamn). Konsekvensen av denna linje i förhållande till UH2014 är att omfattningen av arbetet för de parter som kommer att leverera tjänster inom ramen för UH2014 kommer att minska över tid. Detta ställer krav på en flexibilitet i de nya avtal som tecknas i samband med UH2014 bör medge att förändringen i avtalen går hand i hand med förändringen i trafikavtalen. Därtill kan det finnas skäl att i UH2014 bygga in viss redundans i förhållande till trafikavtalen för att i förekommande fall kunna hantera vissa fastighetsrelaterade tjänster inom UH2014 även fast de egentligen bort ingå i trafikavtal. I detta fall skall det vara särskilt motiverat. Behovet av redundans kan komma utav att leveransen av fastighetsrelaterade tjänster från trafikentreprenörens sida inte håller den kvalitet eller utförs i tillräcklig omfattning för att anses vara till fylles enligt avtal. 5.5 Beställarrollen och leverantörsrollen Den övergripande fördelningen mellan beställaren (Trafikförvaltningen) och utförande part eller parter kan åskådliggöras likt nedan. Den strategiska fastighetsförvaltningen ligger på Trafikförvaltningen emedan den taktiska/operativa fastighetsförvaltningen ligger på annan part, vilket kan vara endera TU alternativt TE eller SE. 4 Bussavtal Huddinge/Botkyrka/Söderort respektive Nacka/Värmdö 5 Bussavtal Norrtälje 6 Block 1 - bussavtalsområde Solna/Sundbyberg, Sollentuna, Bromma samt spåravtalsområden Tvärbanan, Nockebybanan och Saltsjöbanan Block 2 bussavtalsområde Norrort samt spåravtalsområde Roslagsbanan

24 20(52) Strategisk fastighetsförvaltning [Trafikförvaltningen] Styrning och uppföljning Strategisk planering Strategisk fastighetsutveckling Upphandling Ekonomistyrning Beställning planerat underhåll Reinvesteringar Strategisk förvaltning fastighetsinformation Operativ fastighetsförvaltning [Leverantör] Fastighetsskötsel Genomföra drift och underhåll Drift- och underhållsplanering Underlag för planerat underhåll Rapportera fel Rapportera åtgärder etc. Leverera fastighetsinformation Operativ förvaltning av fastighetsinformation 5.6 Omfattning De tjänster som Trafikförvaltningen avseende fastighetsförvaltning är i behov av kan indelas på följande vis. Indelningen nedan görs utifrån att det är den nivå som krävs och är ändamålsenlig i förhållande till syftet att framarbeta ett förslag till affärsinriktning inom ramen för uppdraget UH2014. Mer detaljerad beskrivning att tjänster kommer sedermera att fastställas och uttalas i och med att förfrågningsunderlag framarbetas som förutsättning för att kunna upphandla erforderliga tjänster Tillsyn respektive service Tillsynsentreprenad Tillträdesadministration (ex. administration av lås, utlämning av kort och nycklar) Visning av lokaler Uppföljning av SE och Trafikutövare inkl. fakturahantering och mediaförsörjning Uppföljning garantiåtaganden Avropa service och felavhjälpande underhåll av SE Medverkan vid myndighetsbesiktningar och övriga besiktningar Jourverksamhet Tillsyn och rondering Kontroll och rapportering SBA och IBK Anläggningsskötare Teknisk förvaltning av fastighetsinformation inkl. information om Lås och passage Samordna service, felavhjälpande samt planerat underhåll Skalskyddsansvar

25 21(52) Serviceentreprenader Inomhusklimat - Ventilation Byggnad utomhus Automatspärrar Hissar Rulltrappor Automatiska dörrar och portar Bussvärmeramper Biogasanläggningar Brand Smide Vatten och avlopp Byggservice EL 8 Verksamhetsutrustning Mark Kyla Styr & övervakning Rör Fasader Dörrar, grindar 7 och portar Tak Skalskydd Spärrar Kortläsare Brandlarmscentraler Sprinkler Brandredskap Utrymningsvägar Brandtekniska installationer Papperskorgar Askkoppar Skrapgaller Slagdörrar Golvbrunnar Rensningar och spolningar Pumpgropar Målning Sanering/städning Mindre byggarbeten Kakel/klinker arbeten Skyltar Mekaniska låsdelar Konst Hög- och lågspänningsanläggningar Övriga elinstallationer Lyftare Kompressorer Tvättar Reningsanläggningar Tankar (etanol, RME, diesel) Markskötsel snöröjning 7 Ej i trafikantmiljö 8 Gäller endast trafikslag buss

26 22(52) Tillkommande omfattning Citybanan 2017 kommer Citybanan att stå färdig, vilket bland annat innebär två (2) nya stationer, Stockholm City respektive Stockholm Odenplan. Dessa stationer är utifrån vad som hittills framkommit tänkta att innebära ett delat ansvar mellan Trafikverket och SLL/TF. Trafikverket ansvarar för de spårnära delarna emedan SLL/TF är tänkta ta ansvar för resenärsmiljön till och med de plattformsavskiljande väggarna(pfa) 9. Vad detta innebär för UH2014 är att två förvaltningsobjekt tillkommer samt en rad tekniska system respektive utrustning i form av ventilationsaggregat, hissar, rulltrappor, bänkar, högtalare, kameror etc. Alla delar kommer inte att inrymmas i UH2014, men en hel del kommer att så göra. Detta behöver omhändertas på ett bra sätt och till följd av omfattningen kan överlämning från projekt till förvaltning av Citybanans stationer och tillhörande delar komma att påverka utformningen av affärsinriktningen. Tillkommande delar beskrivs i korthet nedan. Alla delar kommer inte att ingå i UH2014, men för de bitar som ligger utanför finns ändock ett gränssnitt att ta i beaktande. Dessutom kommer överlämningen av Citybanans delar att påbörjas redan innan nya avtal kommit i drift vilket innebär att förvaltningen behöver tillse att detta sker på ett bra sätt i förhållande till de kommande affärerna. Överlämningen sker successivt från 2014 enligt föreliggande plan. Den i underhållskonsekvensbeskrivning (UKB) framställda förväntade årliga kostnaden specificeras i bilaga. Utredningen föreslår gällande hantering av tillkommande omfattning; att aktuella delar enligt förteckning kopplat till fastighetsförvaltningen inryms i pendeltågspaketet. att den stora förhandlingen med Trafikverket och vad den kan leda till, eller kommer att ha lett till när förfrågningsunderlag författas, tas i beaktande vid den exakta utformningen av paket pendeltåg 9 Dock finns vissa delar som visserligen återfinns inom Trafikverkets ansvarsområden men som ändock ligger under SLL/TF att förvalta varför det inte är helt renodlat mellan parterna

27 23(52) Figur 2 - Citybaneprojektets delar som kommer överlämnas till TF. Observera att listan är preliminär

28 24(52) 5.7 Leverantörsmarknaden Nedanstående utgör en kort sammanfattning av vad som framkommit vid träffar med nuvarande leverantörer. Nuvarande upplägg Generellt sett är man nöjd med nuvarande upplägg. Det finns dock visst intresse av utökat ansvar som dock varierar beroende på aktör. Därtill finns en förhoppning och önskan om att gränssnitt kan göras än tydligare än vad de i vissa fall är idag. Ska ses i ljuset av föregående, det vill säga att aktören kan tänka sig ett större helhetsåtagande, vilket kan resultera i tydligare gränssnitt och större helhetsåtagande. Avtalstid Generellt sett vill man ha långa avtal för att det verkligen ska löna sig att investera tid, energi och resurser i ett uppdrag. För kort gör det ointressant, men är det enbart kort kan det innebära högre kostander för beställaren till följd av den ökade osäkerhet det innebär för entreprenör. Inte minst att kunna rekrytera och behålla kompetent personal kräver att det finns ett längre tidsperspektiv. Precis som för respektive företag i sig handlar det för enskild arbetstagare om att vara villig att följa med på resan, vilket inte är säkert om en nära framtid ter sig osäker. Incitament Bonus snarare än viten. Dock inga enstämmiga svar avseende vad som skulle kunna vara incitamentsgrundande. Ersättningsmodell Fastprisuppdrag är generellt inte lika intressant som en kombination av fast och rörlig. Indelning Generellt ser man inte trafikslagsindelning som en uppdelning som rent operationellt är särskilt gynnsam för beställaren. För flera teknikområden skiljer sig egentligen tekniken eller arbeten som ska genomföras och den kompetens som krävs inte särskilt mycket åt, oberoende av trafikslag. Det som möjligen skiljer är t.ex. vilken typ av utbildning/certifiering som är trafikslagsspecifik så som spårbehörighet. Eftersom det inte finns några särskiljda trafikslagsunika grunder för delning föreligger en risk att man tappar stordriftsfördelar av en styckning. Sistnämnt kan i sig leda till att vissa leverantörer inte ser det som en attraktiv affär. Utöver strategisk dialog med nuvarande leverantörer så har skriftligt Samråd Inför Upphandling(SIU) genomförts sommaren 2013.

29 25(52) I bilaga 2 återfinns sammanfattande tabell över de aktörer som inkommit med skriftligt svar. Bilagan sekretessbeläggs.

30 26(52) 5.8 Avfärdat alternativ En potentiell indelning skulle vara att paketera samtliga de tjänster som anses vara erforderliga för att täcka Trafikförvaltningens behov av fastighetsrelaterade tjänster som samtidigt inte anses omhändertagna i andra befintliga eller kommande avtal. Detta paket skulle därpå offereras som en helhet och denna sedermera komma att levereras av en (1) leverantör. Sammanfattning av skäl till att detta val avfärdats är som följer i punktlista nedan. Erfarenhet från tidigare avtal Nuvarande upplägg med delning av tillsyn och service tillkom till betydande del till följd av erfarenheterna från upplägg dessförinnan, vilket var ett helhetsåtagande för den då kontrakterade parten. Resultatet av den affären var inte tillfredsställande i att leveransen inte höll acceptabel nivå samt att modellen och upplägget fick till praktisk konsekvens bland annat att leverantören letade fel ute i anläggningen i syfte att öka intäkterna från uppdraget som då baserades på de jobb som utfördes. Detta istället för att proaktivt arbeta för att minimera risken och förebygga att fel uppstår. Leverantörsmarknadens syn Vad som framkommit i dialog med marknadens aktörer är att Trafikförvaltningens behov gör att det inte är realistiska att tro att någon enskild part med egen kompetens klarar av att åta sig ett helhetsåtagande. För att klara av att leverera samtliga tjänster kommer krävas att underleverantörer engageras utav och levererar till den part som får helhetsåtagandet. Utan egen kompetens och erfarenhet finns risk för brister i leverans bland annat på grund av möjliga brister i leverantörens kravställning gentemot underleverantörer. Därtill finns även risken om dyrare avtal till följd av att leverantören kommer lägga på en viss kostnad i anbud för att samordna, leda och fördela arbetet mellan de underleverantörer man knyter till sig. Det går att anta att desto längre ifrån leverantörs kärnkompetens uppdraget ligger desto mer prispåslag(riskpåslag) blir det för att känna trygghet med att klara leverans enligt avtal. Förvaltningserfarenhet De förvaltningsobjekt och tillhörande tjänster som Trafikförvaltningen har behov av att handla upp är spridda med avseende på geografi och teknik, vilket från affärsförvaltningen påpekats innebära att det dels finns ett behov som skiljer mellan trafikslagen och många övriga beställare. Därtill att stordriftsfördelarna på en systemövergripande nivå delvis går om intet då uppdraget som helhet visserligen kan anses stort,

31 27(52) men att de ingående delarna är många och var för sig bestående av många små åtaganden att samordningskostnaden äter upp de kostnadsreduceringar stordriftsfördelar kan föra med sig. Sammanfattningsvis är bedömningen att samla alla erforderliga tjänster till ett paket och få levererad av en (1) part inte är lämpligt för Trafikförvaltningen givet förvaltningsobjektens karaktäristika samt den breda katalog av olika typer av tjänster som erfordras för en ändamålsenlig leverans. Alternativet avfärdas därför. 5.9 Tillsyn respektive service I nuvarande upplägg separeras tillsyn från service. Tillsyn innebär att ha det övergripande ansvaret för att leda och fördela arbetet samt följa upp och kontrollera den service som annan part utför. En bakomliggande förklaring till uppdelningen ligger i negativa erfarenheter från upplägget SL hade innan 2009 då tillsyn och service utgjorde en helhet. Det fanns en önskan om att förhindra att den part som utför service har en drivkraft att leta fel i anläggningen då alla fel genererar arbeten och därmed ersättning. Genom att dela upp tillsyn och service så är det tillsynsentreprenören som ska ha den övergripande kontrollen över anläggningen och då fel uppstår ska de avgöra huruvida serviceentreprenör ska skickas ut för att åtgärda felet och i sådant fall tillse att så sker därefter följa upp och kontrollera genomförandet. I grunden finns tre (3) alternativ avseende på tillsyn respektive service. 1. Tillsyn respektive service. Bibehållen uppdelning likt idag att det finns en övergripande ansvarig för helheten, odelat trafikslag och teknikområde, som ansvarar för tillsynen. Därtill ett antal serviceåtaganden som trafikslagsindelas alternativt teknikområdesindelas alternativt ges som helhetsåtagande alternativt någon kombination därav. 2. Tillsyn+service 3. Förändrad fördelning mellan beställare och utförare som föranleder att distinktionen försvinner och vissa uppgifter hamnar tillbaka hos beställaren emedan andra hamnar på utförande part/er.

32 28(52) Utredningen föreslår att alternativ ett (1)väljs, det vill säga tillsyn för sig och service för sig. Skäl till att bibehålla uppdelningen som följer; Skilja på tillsyn och service medger att Trafikförvaltningen får en part som tar det övergripande ansvaret för att leda och fördela arbetet samt följa upp serviceentreprenörernas arbete på plats ute i anläggningen. Drivkraften att leta fel torde hållas i schakt av det faktum att tillsynsentreprenören inte har något att tjäna på tilläggsarbeten respektive att serviceentreprenören inte helt på egen hand kan genomföra en mängd åtgärder som de sedan utan vidare får ersättning för. I dagsläget finns brister avseende information om anläggningen, vilket över tid ska rättas till. Del i tillsynsentreprenörens arbete är att ta en aktiv övergripande roll och ansvar för att tillse att anläggningsinformation samlas in, matas in och över tid hålls aktuell i av Trafikförvaltningen utpekat eller utpekade system.

33 29(52) 5.10 Indelning av ingående tjänster och teknikområden I utgångspunkt finns tre tänkbara indelningar, vilka är som följer: 1. Teknikområdesindelning Indelning i ett antal teknikområden några vilka skulle kunna tänkas vara t.ex. Hissar respektive rulltrappor respektive inomhusklimat respektive spärrar etc. 2. Trafikslagsindelning Indelning i enlighet med de sätt på vilken verksamheten enligt komponentkartans vertikala dimension är indelad. Därtill är det i linje med organisationens indelning. 3. Trafikslagsindelning samt teknikområdesindelning En kombination av de två ovanstående mer renodlade indelningarna. Förordat alternativ 3) Trafikslagsindelning samt teknikområdesindelning d v s en kombinationslösning. Dock föreslås hissar(7) respektive rulltrappor(8) hanteras i särskild upphandlinsprocess då dessa avtal löper ut först 2016 Indelning således i följande paket 1. Tillsyn hela systemet 2. Service tunnelbana 3. Service pendeltåg 4. Service buss 5. Service lokalbana 6. Service spärrar 7. Service hissar 8. Service rulltrappor Hissar och rulltrappor föreslås hanteras i särskild ordning i kommande genomförandefas med ledning av att de idag gällande respektive avtalen går ut först 2016.

34 30(52) Grafisk illustration av indelning nedan. Respektive block utgör ett upphandlingspaket vilket ger att sammantaget åtta (8) stycken paket. Utredningen föreslår en kombination av trafikslagsindelning och teknikområdesindelning, vilket skulle kunna ses som det bästa av två världar. Bakomliggande skäl till indelningen är främst, men inte uteslutande som följer: Trafikslagsindelningen omhändertar den framväxande strategin på bästa sätt genom att matcha upplägget till så som merparten av nuvarande och kommande trafikaffärer gestaltar sig. Trafikslagsindelning medger, förutsatt flexibiliteten byggs in i avtalen, att lyfta in drift eller underhåll som idag ligger på TU skulle det senare visa sig lämpligt att så göra. Trafikslagsindelning möjliggöra att TU är med och konkurrerar om hela eller delar av UH2014 Teknikområdesindelning passar ypperligt för respektive hissar, rulltrappor och spärrar. Dessa områden ter sig väldigt lika odelat trafikslag och att hålla samman respektive område kan leda till gynnsamma stordriftsfördelar. Teknikområdesindelning av främst hissar respektive rulltrappor medger att man undersöker möjligheten och lämpligheten att framdeles

35 31(52) inkludera endera eller bådadera i respektive trafikavtal för pendeltåg och tunnelbana. Kombinationslösningen finner vidare stöd i leverantörsmarknaden som på det stora hela ger uttryck för att framställda teknikområden passar väl att bibehålla som så emedan det finns goda skäl att i övrigt trafikslagsindela aktuella tjänster och teknikområden Avfärdade alternativ Alternativ 1 - teknikområdesindelning har bedömts inte vara lämplig med hänsyn taget till: Indelningen ger avtal som löper tvärs over organisationen, vilket ställer mycket höga krav på intern samordning Indelningen går tvärs emot den vertikala integration som kommit att vara inriktningen i trafikaffärerna Indelning gör det mer svårhanterligt att framdeles endera plocka tillbaka delar av vad som idag ligger på TU alternativt att lägga ut ytterligare ansvar på TU gällande fastighetsrelaterade tjänster om så skulle anses lämpligt Alternativ 2 trafikslagsindelning har bedömts inte vara lämplig i sin renodlade form till följd av: att det finns områden som står ut som tydligt lämpliga att bibehålla som teknikområden t.ex. hissar, rulltrappor och spärrar leverantörer har pekat på att vissa områden inte skiljer sig alls mellan trafikslagen utan att det i grunden är samma åtagande det handlar om och att det är mer fördelaktigt att bibehålla som större paket än att slå isär per trafikslag Kommande indelning Med ledning av förslagen indelning samt baserat på nuvarande och kommande avtal beskrivs nedan indelningen avseende fastighetsförvaltningen 10 från och med då nya avtal träder ikraft under Beskrivningen av respektive avtal är översiktlig och inte heltäckande. Samtliga avtal är inte beskrivna i nedanstående tabell. 10 Övriga åtaganden inom ramen för respektive trafikavtal är inte beskrivna i tabellen.

36 32(52) Företag Trafikslag Område Teknikområde Omfattning / Ansvarsområ den MTR Tunnelbana (T) n/a Drift Städning Klottersanering Felanmälan Keolis Buss (B) Huddinge/Botkyrka /Söderort Keolis B Nacka/Värmdö Nobina B Norrtälje Depåförvaltning Depåförvaltning Depåförvaltning Trafik- entreprenör Arriva B Block 1: Bromma, Solna/Sundbyberg, Sollentuna Block 2: Norrort Utökad depåförvaltning TBA B Innerstaden och Lidingö Utökad Depåförvaltning TBA B Handen, Tyresö och Nynäshamn Utökad depåförvaltning Arriva Lokalbana (L) Block 1: SB, Tvb/NB Block 2: RB utökad depåförvaltning Städning Stockholms- Tåg Pendeltåg (P) n/a Klottersanering Felanmälan Tillsynsentreprenör Serviceentreprenör TBA T/P/L/B n/a TBA T/P n/a Hissar TBA T/P n/a Rulltrappor Beskrivning i kapitel 5 Dito ovan -

37 33(52) TBA T/P n/a Spärrar TBA Tunnelbana n/a n/a TBA Pendeltåg n/a n/a TBA Buss n/a n/a TBA Lokalbana n/a n/a Ekonomi Se bilaga 1 Ekonomi. HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Trafiknämnden i Stockholms läns landsting

38 34(52) 5.12 Ersättningsmodell I affärsstrategin finns en princip som har direkt bäring på val av ersättningsmodell. Princip nummer 5 lyder som följer. Principen avser att såväl fast som rörlig ersättning kan driva ett önskat beteende hos en leverantör varför i utgångspunkt bör ersättningsmodell utformas som en kombination av dessa ersättningsformer. Gällande aktuella avtal om fastighetsförvaltning så har dessa idag till stor del och i vissa fall till övervägande del rörlig ersättning. En förklaring till att det ser ut som så är att när dessa avtal tidigare tecknades fanns uppenbara brister man inom SL var medveten om så som vilka underlag och vilken information som fanns om anläggningen. Därmed var det svårt att i förfrågningsunderlag tydligt föreskriva volymer på åtagande. Detta gjorde det affärsmässigt orimligt att begära fastpris och mer lämpligt för beställare såväl som utförare att låta merparten av ersättningen vara rörlig. Förmedlad information ger uttryck för att bättre anläggningsinformation finns att tillgå jämfört förutsättningar vid ingåendet av de avtal som nu ska ersättas. God information är en förutsättning för och kan göra det lämpligt att öka andelen fast ersättning. Den fasta ersättningen skapar viss förutsägbarhet hos såväl beställare som utförare vad avser kostnader respektive ersättning. Därtill kan den fasta ersättningen om så tillåts vara en del som leverantören kan jobba med för att öka sin interna effektivitet och därmed potentiellt vinsten till det egna företaget. Vinst är en förutsättning för att kunna återinverstera i verksamheten och utveckla bolaget över tid. Den rörliga ersättningen å andra sidan kan avseende fastighetsförvaltningen kopplas till att vissa ingående uppgifter inte låter sig fångas på förhand och beskrivas i ett underlag som gör att en anbudsgivare kan räkna på det. Antingen låter man det ingå i fast ersättning i form av att anbudsgivaren lägger in det som riskpremie alternativt om vill sig illa helt avstår från att lägga anbud. Alternativt låter man sådana delar ersättas rörligt t.ex. på löpande räkning med eller utan indexreglering och med eller utan påslag för entreprenörsarvode eller dylikt. Som beställare är det av vikt, för att få ekonomisk effektivitet, att även den rörliga delen som gott som möjligt beskrivs i förfrågningsunderlag och att anbudsgivare anmodas prissätta den rörliga delen i form av á-prislista eller motsvarande.

39 35(52) Utredningen föreslår En kombination av fast ersättning för de delar som i förfrågningsunderlag kan beskrivas på ett beräkningsbart sätt emedan övriga delar ersätt på löpande räkning baserat på i upphandlingsprocessen konkurrensutsatta á-priser. Ersättningen som indexregleras enligt tillämpbar praxis Incitament Incitament kan utgöras av såväl bonus som viten. I utgångspunkt är tesen att bonus är att föredra framför viten eller med andra ord hellre premiera ett ändamålsenligt beteende än straffa ett oönskat. Utformningen av incitament är en balansakt då rätt utformat kan det driva på en positiv utveckling som gynnar såväl beställare som utförare emedan felaktigt utformat kan det i slutänden missgynna samtliga parter. Vanligt förekommande argument från leverantörsmarknaden gällande felaktigt utformade incitament är att enda effekten är att de gör affären mindre intressant att lägga anbud på och avseende inkomna anbud drivs priserna på dessa upp i motsvarande storlek som utfallet av incitamenten beräknas bli. I grunden är tanken med incitament i dessa affärer att de ska koppla till övergripande mål och strategiska principer. I fallet med trafikslagsindelning är tanken att utforma incitament som driver mot en än bättre trafikleverans, vilket uttrycks som en övergripande målsättning i Trafikförsörjningsprogrammet. I fall då tillsyn skiljs från service är vidare tanken att när så totalekonomiskt fördelaktigt premiera leverantörs strävan och framgång avseende att reducera det akuta felavhjälpande underhållet till fördel för det planerade underhållet.

40 36(52) Utredningen föreslår att det i avtalet skrivs in en generell rätt för beställaren att innehålla betalning i fall då brister kan konstateras. Betalning innehålls tills åtgärd är genomförd. Därtill kan begäran om åtgärdsplan framställas för att komma tillrätta med underliggande orsak till bristen. Åtgärdsplan som brister eller inkommer senare än 14 dagar från framställan renderar vite per vecka förseningen varar dock med takbelopp. Storleken på innehållen betalning ska vara tillräckligt stor för att motivera att åtgärd vidtas. Innehållen betalning kan förverkas 5.14 Avtalstid En viktig utgångspunkt vid valet av avtalstid är att finna en balans mellan att å ena sidan ge beställaren flexibilitet att hantera en föränderlig värld och å andra sidan visa leverantör företroende och ge dem skäl att satsa på uppdraget. I utgångspunkt föreslås följande principer för avtaltiderna. TE längre avtalstid än SE generellt Avtalstider för SE i möjligaste mån anpassade till trafikavtal Grundavtalstid samt möjlig förlängningsperiod Grundavtalstid längre än förlängningsperiod Avtal med rullande uppsägning vid eventuell förlängning enligt option

41 37(52) 5.15 Strategisk lagerfunktion TF/SL har idag ett centralt lager för delar till hissar och rulltrappor, beläget i Hammarby. Lagret sköts av upphandlad part. Ytan är i storleksordningen 1000 kvm och lagersammansättningen domineras av delar till rulltrappor, varför utredningen valt att fokusera på dessa. Trafikförvaltningens nuvarande strategiska inriktning är att fokusera på kärnverksamhet, vari lagerhållning inte ingår. Inriktningen inkluderar även att se över uthyrningsbara ytor i fastighetsbeståndet. Som strategisk princip har Trafikförvaltningen även Trafikförvaltningen ska ge ett utökat ansvar till leverantören i de fall det är marknadsmässigt möjligt och det leder till att Trafikförvaltningens mål långsiktigt uppnås att stödja sig på. Detta är bakgrunden till denna analys av det strategiska lagret för hiss och rulltrappa. Rulltrapporna består idag av en mix av fabrikat och med varierande ålder. Det har ansetts strategiskt viktigt att hålla reservdelar för framförallt de äldre anläggningarna (12% är äldre än 40 år) vilka har fabrikat som inte längre finns på marknaden. Då det funnits lageryta att utnyttja har ett stort antal begagnade och renoverade reservdelar samlats. En marknadsundersökning visar att ett flertal leverantörer/entreprenörer redan har egna, stora lager. Utredningen har inte funnit något i dagsläget föreliggande hinder för att låta upphandlad part hantera såväl service som lager. Dagens avtal med leverantören gällande service av rulltrappor har en löptid till 2016 och det vore lämpligt att upphandla service inklusive reservdelar vid nästa tillfälle. Utredning föreslår avseende strategiskt lager hissar och rulltrappor Att inriktningen är att inrymma lagerfunktion i framtida avtal Att ytterligare utreda detaljerna kring samt fastställa vilka delar som ska kravställas på framtida leverantör att ansvara för

42 38(52) 5.16 Upphandling Huvudansvar för upphandling och dess formering faller utanför ramen för utredningens omfattning därför föreslås endast övergripande principer för upphandlingsfas. Utredning föreslår avseende upphandlingsförfarandet; Att upphandlingen genomförs som förhandlad upphandling Att om den fortsatta processens tidsdräkt medger utnyttja möjligheten att arbeta med preliminära förfrågningsunderlag för att ytterligare utnyttja och i förekommande fall i slutligt förfrågningsunderlag ha tillvaratagit marknadens syn och den kompetens leverantörerna besitter Att en prekvalificering genomförs när så passar den övergripande tidplanen 6 Trafikförvaltningens strategiska principer I kapitel 5 beskrivs principer avseende fastighetsförvaltning. De utvalda principerna adresseras var för sig nedan. Vad respektive innebär applicerat på aktuell studie kan framställas som följer. Principens omsättning i praktiken är starkt kopplad till vilka riktlinjer som finns för fastighetsförvaltning generellt och underhåll specifikt. För att uppnå ett livscykelkostnadsperspektiv bör följande beaktas: Vilken verksamhet som bedrivs eller kan komma att bedrivas, d v s kundens krav; Byggnadstekniken Krav på driftsäkerhet Underhållsmässighet i tekniska system; Beställarens kompetens Hyres- och entreprenadkontraktens utseende; Miljömässig hänsyn samt kvalitetsstyrning; Ekonomiska analyser av alternativ på kort och lång sikt. Ovanstående är delvis pågående dock finns inte alla förutsättningar fullt ut på plats ännu utan de kommer falla på plats över tid. Därav följer ett av

43 39(52) skälen till förslagen indelning av de kommande affärerna och bibehållandet av uppdelning mellan TE respektive SE. TE ska fungera som brygga över från hur det de facto förhåller sig idag till önskat framtida läge. De delar som utgör förutsättningar och som kommer att behöva finnas på plats för att kunna leva upp till principen i fråga är som framgår av exempel i punktlistan nedan. Pågående arbete med att framarbeta förvaltningsplaner. Pågående arbete med att få in fastighetsinformation i utpekat system, för närvarande Landlord, alternativt i framtiden annat system. Nyinvesteringar där LCC-kalkyler är gjorda och underhållsplaner finns samt överförs till särskilt av trafikförvaltningen utpekat system. Över tid och i syfte att främja LCC-perspektiv verka för att minska det akut och felavhjälpande underhållet till förmån för det planerade underhållet. Principens efterlevnad inom ramen för UH2014 handlar om att skapa en tydlighet gentemot leverantör avseende vilka övergripande mål och krav som ska gälla kopplat till energieffektivitet. Respektives leverantörs åtagande bör präglas av ett arbete som syftar till: Energieffektiviteten skall beaktas i samband med de åtgärder som utförs i anläggningen. En dyrare komponent eller lösning kan vara motiverad i det fall det leder till en bättre livscykelekonomi och samtidigt reducerar det miljömässiga fotavtrycket. Målsättningen är att utväxlingen i de tekniska systemen ska öka över tid i betydelsen att energieffektiviteten skall öka. Entreprenören skall inkomma med förslag på åtgärder att genomföra som planerat underhåll, vilket i sin tur kan ta som utgångspunkt det arbete som utförts felavhjälpande. Det planerade underhållet ska utifrån ovanstående punkter av entreprenör tas i beaktande när densamme sammaställer behovet av planerat underhåll. TE skall ta särskild hänsyn till hur väl SE lyckas och i förekommande fall göra för syftet lämpliga justeringar innan underlag för planerat underhåll tillställs Trafikförvaltningen för avgörande ställningstagande och beslut.

44 40(52) Principens efterlevnad utgör ett pågående kontinuerligt arbete inom Trafikförvaltningen. För ökad grad av efterlevnad skall: Trafikförvaltningen internt tydliggöra, fastställa och uttala vilken fastighetsinformation som är oumbärlig för att kunna leva upp till strategiernas principer t.ex. avseende LCC samt kunna uppnå de övergripande utvecklingsmålen i strategisk karta. I tillägg till ovan ska det även tydliggöras vilken information TF ska äga och vilken information som anses till fylles tillhandahålles/levereras in av leverantör/er. Information bör finnas som stödjer punkt under princip I6. ovan, vilket vill säga att det finns erforderlig information i utpekade system som stödjer strävan att minska det akuta och felavhjälpande underhållet till förmån för det planerade underhållet. Systemfloran reduceras över tid i syfte att minska komplexiteten och samtidigt ge förutsättningar för en mer kostnadseffektiv och ändamålsenlig informationshantering. I möjligaste mån bör kraven på utförande part med avseende på information och systemanvändning skrivas på så sätt att funktionen säkerställs och så att Trafikförvaltningen inte blir systemutvecklare åt sina leverantörer. Detta innebär bland annat att beskriva tekniska gränssnitt och krav på informationshantering, men inte nödvändigtvis att föreskriva och anvisa vissa särskilt utpekade tekniska system. Inom ramen för förstudiearbetet har det genomförts strategisk dialog med nuvarande leverantörer därtill en skriftlig förfrågan så kallad SIU (Samråd Inför Upphandling) för att inhämta leverantörsmarknadens syn och tankar/ideér på ett antal områden. Inkommen information från ovanstående aktiviteter skall omhändertas och tas i beaktande vid konstruerandet av en eller flera affärer vilket gjorts i detta arbete. Trafikförvaltningen är en beställarorganisation med ett historiskt arv som i vissa fall utifrån nuvarande situation och förespegling om framtiden inte alltid

45 41(52) ligger i linje. Delar som fortsatt ligger på Trafikförvaltningen av historiska skäl, men som i arbetet upptäcks borde hanteras annorlunda framdeles lyfts fram och föreslås förändras. Strategiskt lager för hissar och rulltrappor ligger till viss del på Trafikförvaltningen idag. Dessa delar inhyses i lager i Hammarby (Blåsut) och för rulltrappor rör det sig om cirka 1000 kvm yta. Ovanstående bör linje med förstudiens rekommendation framdeles, kunna och lämpligen så göra, läggas på extern part att ansvara för. Tillträdesskydd och tillträdesadministration läggs ut på extern/a part/er. I utgångspunkt föreskriver affärsstrategin att ersättningen bör utgöras av en kombination av fast och rörlig ersättning. Principen har omhändertagits i förstudien genom förslag att konstruera ersättningsmodellen som följer. Fast ersättning för delar som går att beskriva volym för. T.ex. hur ofta viss typ av objekt skall ronderas eller revision utföras. Rörlig ersättning för de delar som inte på förhand går att sätta volym för. Dessa delar skall dock konkurrensutsättas genom att be entreprenör inkomma med t.ex. á-prislista för ett antal olika kategorier av tjänster. Varav incitament. Vid brister förbehåller sig Trafikförvaltningen rätten att innehålla betalning i väntan på åtgärd alternativt en handlinsplan som inrymmer, men inte uteslutande behandlar, vilka åtgärder som avses genomföras, när i tid respektive kommer hanteras, vem som ansvarar samt förväntat resultat. Beställaren ska ha rätt att hålla inne samt tillgodogöra sig ersättning för arbeten som inte utförts alternativt försenats. Utebliven åtgärdsplan ska rendera vite. Åtgärder som inte utförs enligt åtgärdsplan ska rendera vite.

46 42(52) Idag äger Trafikförvaltingen/SL/SLL flertalet depåer och stationer samt hållplatser och terminaler i buss- och spårtrafiken. Affärsstrategins betoning på rådighet gör gällande att TF inte nödvändigtvis behöver äga tillgången utan att det finns utrymme för och anledning att pröva från fall till fall vad som lämpar sig. Som aktuellt exempel kan nämnas pågående upphandling av pendeltågsdepå nord som är tänkt att ägas av annan part och hyras av TF. Affärsinriktningen för UH2014 ska ligga i linje med denna princip, vilket kommer att vara fallet. Det är inget i dagsläget som särskilt påverkar framtiden för fastighetsförvaltning i förhållande till aktuell princip. Däremot är det som så att beroende på huruvida Trafikförvaltningen äger eller på annat sätt har rådighet över en tillgång kan påverka vilket ansvar TF har för aktuellt objekt vilket i sin tur kan inverka på vilka fastighetsförvaltningstjänster som TF behöver upphandla. Således bör det finnas inbyggt i framtida affärer för fastighetsförvaltning en flexibilitet som medger att en förskjutning mellan formerna äga/råda/möjliggöra kan ske över tid vilket kan påverka behovet av fastighetsrelaterade tjänster upp eller ner. Hur mycket volymen kan tillåtas variera får hanteras under upphandlingsfas och bestämmas utifrån vad som är rimligt upphandlingsrättsligt därtill vad som är mest affärsmässigt. Gällande risker och fördelningen mellan Trafikförvaltningen och annan part av desamma så kan indelning på sin mest övergripande nivå göras i icke transfererbara respektive transfererbara risker. Som benämningarna ger vid handen så kommer risken behäftad med förstnämnd typ av risk att åligga TF emedan sistnämnd kategori öppnar upp för att lägga risken på annan part. Dock ska de transfererbara riskerna värderas och i dialog med annan part värderas huruvida TF eller annan part de facto är bäst lämpad att hantera risken. Beroende på respektive TF och annan parts riskprofil kan det vid närmare analys visa sig att även vissa transfererbara risker mest lämpligen ligger på Trafikförvaltningens ansvar. Övergripande risk- och ansvarsfördelning föreskrivs i förstudie UH2014 emedan detaljerad och slutlig risk- och ansvarsfördelning sätts i samband med att förfrågningsunderlag tas fram och fastställs samt sedermera i avtal som ingås. Ansvaret för drift- och underhåll föreslås ligga på entreprenör.

47 43(52) Ansvaret för reinvesteringar föreslås ligga på TF dock skall avtalen inrymma en möjlighet dock ej skyldighet att avropa det faktiska arbetet i enlighet med avtalad ersättningsmodell från lämplig entreprenör. Ansvar för att ge förslag på och tillhandahålla underlag för planerat underhåll föreslås åligga entreprenör. Över tid har mer ansvar för hur uppdrag och aktiviteter ska genomföras kommit att lämnas över till utförande part. Fortsatt finns dock utrymme för ytterligare steg i riktning bort från detaljerade krav och beskrivningar avseende hur något ska genomföras till att föreskriva vad som ska göras emedan hur lämnas mer eller mindre fritt för utförande part att avgöra. För UH2014 kommer precis som för andra affärer Trafikförvaltningen ingår denna princip och hur väl den kan anses följas sättas först i och med att förfrågningsunderlag och sedermera avtal fastställs. I utgångspunkt skall alla krav, förutsättningar osv. framställas på så sätt att funktionen efterfrågas emedan hur det utförs och levereras skall lämnas så fritt som möjligt för utförande part att avgöra. Uppdraget föreslår upphandlingsprojektet att beskriva och efterfråga funktion och i möjligaste mål undvika att skriva detaljerade krav som begränsar möjligheten för entreprenör att leverera på ett rationellt sätt.

48 44(52) 6.1 Rapportering och uppföljning Till grund för respektive leverantörs måluppfyllelse ligger en kombination av egenrapportering samt möjlighet att när som helst genomföra revision därtill inkomna synpunkter från andra parter. Egenrapporteringen kommer från respektive serviceentreprenör till tillsynsentreprenören i form av rådata. Tillsynsentreprenören ska inneha ansvar för att sammanställa informationen och förmedla till Trafikförvaltningen dels i form av sammanställd rådata, men även i rapport där tillsynsentreprenör gjort en egen analys av utfallet och i förekommande fall ha lämnat rekommendation till och överenskommelse om vägen fram avseende att komma till rätta med eventuella avvikelser. Rapporten ska kunna inrymma, men inte vara begränsat till, enligt nedan information avseende planerat respektive felavhjälpande underhåll och redovisas månadsvis. Planerat underhåll Planerade åtgärder under perioden Färdigställda åtgärder under perioden Tidsåtgång per åtgärd Genomsnittlig ianspråktagen tid per åtgärd Resurstillgång under perioden Antalet ej planerade åtgärder Andelen ej planerade åtgärder i förhållande till planerat totalt antal Återrapportering efter avslutat arbete Felavhjälpande underhåll Antalet fel under perioden Antalet åtgärdade fel under perioden Antalet kvarstående fel under perioden Tidsåtgång per fel Genomsnittlig tidsåtgång per fel Antalet akuta fel Andelen akuta fel i förhållande till totalt antal fel under perioden Återrapportering efter avslutat arbete Redovisas ur perpektiv Per leverantör/avtal Per fastighet/plats Per fastighets- /lokaltyp Per serviceleverantör och kategori av fel Per tillgångstyp Per objekt Per tillgång Per ärende 11 Servicegrad Servicegrad Per tillgångstyp samt Per objekt 11 Rapporteras in i ärendehanteringssystemet (ÄHS)

49 45(52) Särskild rapportering månadsvis i efterhand för tillsynsentreprenör enligt tabellen nedan. Observera att nedanstående lista inte är heltäckande utan att ytterligare parametrar kan komma att komplettera förteckningen under genomförandefas och arbetet med förfrågningsunderlag. Uppföljningsparameter Planerade ronderingar Genomförda ronderingar Inrapporterade avvikelser Åtgärdade avvikelser Återstående avvikelser Antal fel under garantiåtaganden Andel garantiåtaganden i förhållande till totalt antal åtaganden Jourrapport Rapporterat i ÄHS Rapportering från egna förvaltningsverksamheten redovisningsbart åtminstone årsvis. Totala kostnader för drift, underhåll och administration avseende varje enskilt förvaltningsobjekt. Totala overheadkostnader Driftkostnad i kr/kvm per förvaltningsobjekt Underhållskostnad i kr/kvm per förvaltningsobjekt Administrationskostnad i kr/kvm per förvaltningsobjekt Hyresintäkt i kr/kvm per förvaltningsobjekt

50 46(52) 7 Begreppsförteckning / Ordlista Nedanstående lista utgör ett urval av begrepp och definitioner som ingår i AFF. AFF-definitioner - Termer och definitioner för entreprenader inom fastighetsförvaltning och verksamhetsanknutna tjänster (Svensk Byggtjänst) Akut underhåll Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast Akut underhåll som föranleds av skada eller annan brist som kan orsaka personskada eller skada på egendom behöver normalt åtgärdas omgående. Felavhjälpande underhåll som inte är akut benämns övrigt felavhjälpande underhåll. à-pris Pris för enhet som avser arbetsprestation, material, vara, hjälpmedel eller en kombination av dessa, dvs arbete Jfr arbete, arbetsprestation. À-priset skall innefatta samtliga kostnader för angiven enhet, inklusive ersättning för entreprenörsarvode inbegripet kostnader för räntor och centraladministration. À-pris anges exklusive mervärdesskatt. À-pris används normalt för beräkning av tillägg till eller avdrag från kontraktssumman. drift Åtgärder med ett förväntat intervall minst en gång per år, vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt Jfr funktion, mediaförsörjning, tillsyn, skötsel, underhåll. Drift innefattar mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Den funktion som skall upprätthållas är den för tillfället möjliga med hänsyn till slitage och förvaltningsobjektets, inredningens och utrustningens ålder och prestationsförmåga.

51 47(52) Figur 3 - sambandet mellan drift och mediaförsörjning, tillsyn och skötsel entreprenad kontraktsarbeten jämte förekommande ändringar och tilläggsarbeten Jfr förvaltningsentreprenad. Figur 4 - sambandet mellan entreprenad och kontraktsarbete, ändring, tilläggsarbete fastighet Självständig rättslig enhet som är upptagen i eller som kan föras in i fastighetsregistret. Till fastighet hör mark, byggnader m m. fastighetsförvaltning Process där arbete, kapital och kunnande omvandlas till fungerande utrymmen för verksamheter Fastighetsförvaltning kan vara en del av Facility Management. fel Avvikelse från kontrakt som innebär att del av en entreprenad inte utförts eller utförts på ett icke kontraktsenligt sätt felavhjälpande underhåll Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå Jfr akut underhåll, planerat underhåll. Med oförutsett avses att det inte är möjligt att förutse vilket förvaltningsobjekt som drabbas av funktionsnedsättningen eller tidpunkten för denna. Felavhjälpande underhåll indelas i akut underhåll och övrigt felavhjälpande underhåll. Det utförs normalt genom reparation eller utbyte efter felanmälan från slutanvändare, tillsynsrapportering eller larm. förvaltningsentreprenad

52 48(52) Entreprenad som inom ett förvaltningsobjekt innefattar antingen administrativa eller tekniska arbetsuppgifter, eller bådadera Jfr administrativa arbetsuppgifter, tekniska arbetsuppgifter. förvaltningsobjekt Fysiskt objekt på vilket förvaltningsarbete utövas. Ett förvaltningsobjekt kan utgöras av en eller flera fastigheter eller del av en fastighet. Exempel på förvaltningsobjekt är byggnader och tomt inom en fastighet, ventilationssystemet i en byggnad, en tvättstuga eller dess torktumlare. gränsdragningslista Handling som anger fördelning av arbetsuppgifter mellan entreprenör/leverantör och beställare samt ersättningsform för dessa uppgifter incitamentsystem** Modell för ersättning som baseras på uppnått resultat I SS-EN benämns detta leveransbaserat betalningssystem. I en överenskommelse mellan beställare och leverantör kan incitament utgöra ett alternativ eller komplement till fast och rörlig ersättning. kontroll Undersökning för att fastställa om ett objekt eller en tjänst i ett eller flera avseenden uppfyller ställda krav leverantör** Organisation som tillhandahåller tjänster och/eller varor I Aff användes tidigare enbart termen entreprenör. En entreprenör är en typ av leverantör. Ordet leverantör eller tjänsteleverantör kan därför ersätta entreprenör. Observera att termen entreprenör fortfarande kan tillämpas i Affsammanhang. Idag föredras dock termen leverantör framför entreprenör. mediaförsörjning <vid fastighetsförvaltning> driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, gas, tryckluft, fjärrvärme och fjärrkyla samt tv-, radio-, tele- och datorsignaler Jfr avfallshantering, skötsel, tillsyn. planerat underhåll Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning Jfr felavhjälpande underhåll.

53 49(52) rondering Sekvens av åtgärder som utförs efter en på förhand vald plan Rondering är ett sätt att utföra tillsyn och skötsel av förvaltningsobjekt eller bevakning av ett arbetsställe. Rondering är ofta schemalagd. Om termen rondering används i ett avtal bör dess omfattning specificeras i varje enskilt fall. service Tidsmässigt samordnade drift- och underhållsåtgärder Jfr rondering. Om termen service används i ett avtal skall dess omfattning specificeras i varje enskilt fall. Service utförs normalt minst en gång per år, kräver ofta specialkompetens och innefattar främst åtgärder på installationer, inredningar och utrustningar,t ex kopieringsmaskiner, storköksutrustningar, hissar och ventilationsanläggningar. statuskontroll Undersökning som syftar till att fastställa tillstånd och funktion hos ett objekt eller en tjänst Jfr driftkontroll, funktionskontroll. Statuskontroll som kan innefatta drift- eller funktionskontroll kan utföras före, under eller i slutet av en entreprenad och avse underhållsnivå på förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, hyresgästregister, bokföring e d. En rekommendation är att statuskontroll utförs innan entreprenaden startar. städning Skötselåtgärder som omfattar rengöring inomhus och i anslutning till byggnad samt iordningställande av inventarier Jfr rengöring. Städning kan vara en del av Facility Management. tekniska arbetsuppgifter åtgärder av teknisk karaktär för att genomföra drift och underhåll av ett förvaltningsobjekt Exempel på tekniska arbetsuppgifter framgår av Teknik 06, hjälpmedel för att upprätta beskrivning av tekniska arbetsuppgifter. tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser Jfr drift, mediaförsörjning, rondering, skötsel. Tillsyn kan innefatta användandet av mätinstrument. Exempel på tillsyn är avläsning av oljenivå och kontroll av städning. tjänsteleverantör** Leverantör som huvudsakligen tillhandahåller tjänster

54 50(52) I SS-EN förekommer termen serviceleverantör i betydelsen organisation som är ansvarig för att leverera en eller flera tjänster. En tjänsteleverantör kan vara intern eller extern i förhållande till beställarens organisation. I Aff användes tidigare enbart termen entreprenör. En entreprenör är en typ av leverantör, i detta sammanhang tjänsteleverantör. Ordet leverantör eller tjänsteleverantör kan därför ersätta entreprenör. Observera att termen entreprenör fortfarande kan tillämpas i Aff-sammanhang. Idag föredras dock termen tjänsteleverantör framför entreprenör.underleverantör Leverantör till annan leverantör för att denne ska kunna leverera det som efterfrågas Jfr sidoleverantör. Det föreligger då två avtal, dels ett avtal mellan en leverantör och en beställare, dels ett avtal mellan denne leverantör och en underleverantör. Leverantören har fullt ansvar gentemot beställaren, även för det som utförs av underleverantören. I Aff användes tidigare enbart termen underentreprenör. En underentreprenör är en typ av underleverantör. Ordet underleverantör kan därför ersätta underentreprenör. Observera att termen underentreprenör fortfarande kan tillämpas i Aff-sammanhang. Idag föredras dock termen underleverantör framför underentreprenör. Figur 5 - Bilden visar sambandet mellan underhåll och felavhjälpande underhåll, akut underhåll, övrigt felavhjälpande övrigt felavhjälpande underhåll Felavhjälpande underhåll som inte är akut underhåll Jfr akut underhåll, felavhjälpande underhåll. Exempel på övrigt felavhjälpande underhåll är byte av packning till droppande diskbänksarmatur, byte av spräckt glasruta, åtgärd av skada efter snöröjning och reparation av kopieringsmaskin.