Bussväderskydd, anskaffningsbeslut och upphandling av reklamavtal

Transkript

1 1(6) Handläggare Jens Plambeck TJÄNSTEUTLÅTANDE Trafiknämnden , punkt 4 Ärende/Dok. id. Bussväderskydd, anskaffningsbeslut och upphandling av reklamavtal Ärendebeskrivning Trafikförvaltningen inkom med tjänsteutlåtande, innehållande förslag till långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam (SL ), tillsammans med förstudie inför upphandling av nya reklamavtal (SL ), till trafiknämndens sammanträde den 29 april Ärendet togs inte upp förrän vid trafiknämndens sammanträde den 23 september 2014 och bordlades till den 7 oktober 2014 då ärendet återremitterades. Trafiknämnden återkom i samband med detta sammanträde med direktiv till förvaltningen om att ytterligare information var nödvändig och uppdrog till förvaltningschefen att ta in fler aspekter och avvägningar (i beslutet definierade frågeställningar) inför beslut om långsiktig inriktning av kundmiljö på busshållplatser och upphandling av reklamavtal. I det följande presenteras underlag för beslut samt förslag till beslut om långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt upphandling av reklamavtal. Som stödjande information belyses och besvaras de av trafiknämnden enligt uppdrag till förvaltningschefen definierade frågeställningarna. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande Bussväderskydd och upphandling av reklamavtal, daterat , SL Bilaga 1, Frågeställning 1-11, Bilaga 2, Frågeställning 5, (HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och utsändes enbart till trafiknämndens ledamöter), ) Bilaga 3, RFI tjänstekoncession, Förvaltningschefens tjänsteutlåtande Beslut om långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, daterat SL (utskickat till trafiknämnden inför mötet den 23 september, tilläggsärende punkt 24)

2 2(6) TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende/Dok. id. Utredningsrapport avseende långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, Bilaga 1, Ekonomi (HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), ) Förvaltningschefens tjänsteutlåtande Beslut om förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, daterat , SL (utskickat till trafiknämnden inför mötet den 23 september, tilläggsärende punkt 25) Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, SL Bilaga 1, Ekonomi (HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), SL ) Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att godkänna presenterade och bilagda beslutsunderlag. att godkänna redovisningen avseende trafiknämndens återremiss om kompletterande aspekter och avvägningar. att trafikförvaltningen fortsätter med nuvarande affärsmodell, tjänstekontrakt inom ramen för trafikavtalen, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkrar processerna för uppföljning och förvaltning. att godkänna föreslagen långsiktig inriktning för utveckling av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. att uppdra till förvaltningschefen att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar intäkter och kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt och i enlighet med rekommenderad affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal. Förvaltningens förslag och motivering Bakgrund Syfte med förvaltningens utredningar och bilagd rapport är att för trafiknämnden säkerställa tillräckligt underlag för inriktningsbeslut så att en långsiktigt hållbar lösning för hållplatsernas kundmiljö och reklam etableras; där resenärsnyttan maximeras,

3 3(6) TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende/Dok. id. där trafikförvaltningen har rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar, där en kostnadseffektiv förvaltning av anläggningstillgångar säkras, där möjligheterna till reklam utnyttjas ansvarsfullt och optimalt ur intäktssynpunkt, där möjligheten till en långsiktig utveckling av hållplatsernas lokalisering, utformning och bestyckning säkras (flera väderskydd, cykelparkering, bättre resenärsinformation och möjligheter till framtida digitalisering av reklam och trafikinformation etc.), där reklamaffären bidrar positivt till reseupplevelsen, där resenärens exponering för reklam följer en accepterad nivå, där ingångna reklamavtal bidrar till en framtidsanpassad utveckling av resenärsnyttor i kollektivtrafiken Mål med detta underlag är att: Presentera resultat från fördjupade utredningar avseende trafiknämndens frågeställningar i återremiss från trafiknämndens möte den 7 oktober Föreslå en långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastrukturens (buss och pendelbåt) och reklamens utveckling. Föreslå en långsiktig inriktning avseende reklamavtal vilken skapar goda förutsättningar för ökade intäkter och möjliggör en kostnadseffektiv förvaltning. Uppdragens mål och vägledande principer har härletts från vision och övergripande mål i regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län 1 och trafikförvaltningens affärsstrategi 2 vilka är styrande för verksamheten. De övergripande målen, mer specifikt attraktiva resor och effektiva resor med låg miljö- och hälsopåverkan har verkat som utgångspunkt för dessa uppdrag och definierat tre nedbrutna mål; utökad resenärsnytta, kostnadseffektivitet och ökade intäkter. Huvudfrågan definieras som; Vilken är den bästa långsiktiga affärsinriktningen för trafikförvaltningens hållplatsinfrastruktur (buss och pendelbåt) och reklam? Övriga delfrågor besvaras i sin helhet i bilaga 1 till 3. Överväganden Kvalitetsnivån när det gäller drift- och underhåll av hållplatser behöver förbättras för att nå en attraktiv kundmiljö. Hela resan skall framöver upplevas som än mer attraktiv för kunden för att främja ett ökat resande. 1 Regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län, LS (TN ) 2 SL , Trafikförvaltningens affärsstrategi för den regionala kollektivtrafiken Stockholms län

4 4(6) TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende/Dok. id. Det är viktigt för trafikförvaltningen att bibehålla rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar (t ex väderskydd och hållplatsutrustning) för att säkra attraktiva reklamytor och en långsiktig utveckling av kundmiljön. Ett flertal affärsmodeller har analyserats och fördjupas i utredningsrapporten men endast två affärsmodeller anses som lämpliga: 1. Tjänstekontrakt (nuvarande modell). Denna modell förordas av förvaltningen. 2. Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. Rådigheten och det finansiella överskottet kvarstår hos trafikförvaltningen i båda fallen. Helhetsansvaret för resan och möjlighet för landstinget att fullt ut kunna utveckla kundmötet på alla hållplatser finns endast i alternativ 1. En omedelbar övergång till alternativ 2 innebär en förhöjd risk p.g.a. att; alternativ 1 är en inom trafikförvaltningen etablerad affärsmodell, alla effekter av ett eventuellt byte av affärsmodell inte är utredda (t.ex. effekten av och kostnaden för att bryta trafikutövarens helhetsansvar), försämrad konkurrens kan försämra avtalsvillkor, en helt ny avtalsform ska arbetas fram, upphandlas och förhandlas vilket bedöms ta mer tid än vad som finns tillgängligt i förhållande till nuvarande avtalssituation då nuvarande reklamavtal sagts upp för avslut vid årsskiftet 2015/2016 i enlighet med trafiknämndens tidigare beslut 3. Förutsättningar att vårda trafikförvaltningens varumärken finns och styrs genom trafikavtal med trafikutövare och förstärks genom trafikförvaltningens möjlighet att utveckla och modernisera hållplatsinfrastrukturen över tid. Incitament i trafikavtalen ökar intresset hos trafikutövarna att ständigt förbättra kundnöjdheten bland resenärerna. Intäkter från reklamavtalen möjliggör finansiering och modernisering av hållplatsinfrastrukturen för trafikförvaltningen. Trafiknämnden rekommenderas besluta att bibehålla nuvarande modell, tjänstekontrakt, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkra processerna för uppföljning och förvaltning. 3 Beslut av TN i samband med beredning av ärende Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren TN

5 5(6) TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende/Dok. id. För att långsiktigt kvalitetssäkra kundmiljön vid samtliga hållplatser bör föreslagna åtgärder genomföras av trafikförvaltningen: Fastställ och dokumentera process för avtalsförvaltning och uppföljning. Tydliggör process för nyuppsättning, flytt, snöröjning och städning av hållplatser i samverkan med berörda aktörer. Implementera process för lokalisering, bestyckning och utformning av hållplatser i enlighet med föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal och enligt följande avtalsområdesindelning: - Spårtrafik - Bussväderskydd - Buss insida - Buss utsida Trafiknämnden rekommenderas godkänna föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Trafiknämnden rekommenderas säkerställa att trafikförvaltningen får förutsättningar att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Bedömningar av kostnader, intäkter samt resultat är genomförd och återfinns i bilagt. Bilagorna är belagda med sekretess, (HEMLIG enligt 19 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), samt SL ) Sociala konsekvenser Ett av målen med kollektivtrafiken är att den ska vara tillgänglig för alla. De i beslutsunderlagen föreslagna funktionsstandarderna (A-D) för hållplatser har speciellt utformats med utgångspunkt från trafikförvaltningens höga krav på tillgänglighet i kollektivtrafiken både avseende stoppställets information samt utformning och bestyckning. Ur ett socialt hållbarhetsperspektiv är det viktigt att det tydligt framgår vem som är avsändare av information när trafikförvaltningens trafikinformation och övrig marknadsföring av den upphandlade kollektivtrafiken syns i samband med kommersiell reklam. Dagens struktur med en referensgrupp och etiskt råd som bedömer reklamen är viktigt att ha med i framtida avtal och förvaltning.

6 6(6) TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende/Dok. id. Konsekvenser för miljön Hänsyn till miljön har i utredningsarbetet och i utarbetade förslag till beslut beaktats i enlighet med landstingets miljöpolitiska program Vid framtida upphandlingar kommer tydliga och funktionella miljökrav definieras i relevanta förfrågningsunderlag med hänsyn tagen till kommande riktlinje miljö. Vid val av lokalisering av stoppställe skall miljöbalkens allmänna hänsynsregler alltid iakttas. Anders Lindström Förvaltningschef Jens Plambeck Chef Strategisk Utveckling

7 1(21) Handläggare Carina Holm RAPPORT Ärende/Dok. id. Bussväderskydd och upphandling reklamavtal Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen Stockholm Telefon: Fax: E-post: Säte: Stockholm Org.nr: Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan

8 2(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Förord Trafikförvaltningen inkom med tjänsteutlåtande, till trafiknämndens sammanträde den 29 april 2014, innehållande förslag till långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam (), samt förstudie inför upphandling av nya reklamavtal (SL ). Ärendet togs inte upp förrän vid trafiknämndens sammanträde den 23 september 2014 och bordlades till den 7 oktober Trafiknämnden återkom i samband med detta sammanträde med direktiv till förvaltningen om att ytterligare information var nödvändig och uppdrog till förvaltningschefen att ta in fler aspekter och avvägningar (i beslutet definierade frågeställningar) inför beslut om långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt samt upphandling av reklamavtal. Denna rapport har som mål och syfte att ge underlag för beslut om långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt och upphandling av reklam samt belysa och besvara frågeställningarna enligt uppdrag till förvaltningschefen.

9 3(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Syfte och mål Frågeställningar från trafiknämnden Hållplatsinfrastrukturens betydelse enligt trafikförvaltningens affärsstrategi Huvudfråga - Affärsmodell Nuvarande modell Tjänstekontrakt Tjänstekoncession, endast monetär ersättning till trafikförvaltningen Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Affärsmodellernas stöd av regionalt trafikförsörjningsprogram och trafikförvaltningens affärsstrategi Slutsatser Nästa steg... 21

10 4(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. 1 Sammanfattning Kundmiljön vid hållplatser med och utan väderskydd är resenärens första möte med trafikförvaltningen och dess varumärken och är därmed strategiskt viktig när trafikförvaltningen vill maximera styrkan i sina varumärken. Är miljön trevlig och skapar resenärsnytta upplevs resan som attraktiv, fler vill åka kollektivt och därmed kan intäkterna öka. Kundmiljön är en strategiskt viktig tillgång och rådighet över hur denna ser ut och utvecklas är viktig för trafikförvaltningen. Det finns två affärsmodeller som säkerställer att trafikförvaltningen behåller rådighet över strategiska tillgångar, såsom hållplatsinfrastrukturen, samt kan kvalitetssäkra att kundmiljön vid hållplatser skapar attraktiva resor: Tjänstekontrakt (nuvarande modell) Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. Förutsättningar att vårda trafikförvaltningens varumärken finns och styrs genom trafikavtal med trafikutövare och förstärks genom trafikförvaltningens möjlighet att utveckla och modernisera hållplatsinfrastrukturen över tid. Incitament i trafikavtal ökar intresset hos trafikutövarna att ständigt förbättra kundnöjdheten bland resenärerna. Intäkter från reklamavtal möjliggör finansiering och modernisering av hållplatsinfrastrukturen för trafikförvaltningen. Tjänstekontrakt är en etablerad affärsmodell hos trafikförvaltningen. Ett byte av affärsmodell till tjänstekoncession innebär en väsentligt ökad risk p.g.a att effekterna av att omförhandla nuvarande avtal med trafikutövarna inte är analyserad samt att nuvarande förutsättningar för att upphandla ett väl genomarbetat reklamavtal är begränsade då nuvarande reklamavtal sagts upp för avslut vid årsskiftet 2015/2016 i enlighet med Trafiknämndens tidigare beslut 1. 1 Beslut av TN i samband med beredning av ärende Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren TN

11 5(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Trafikförvaltningen rekommenderar att tillsvidare fortsätta med nuvarande affärsmodell, Tjänstekontrakt där: reklamentreprenör ansvarar för reklamförsäljning, trafikutövare ansvarar för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser med och utan väderskydd som ingående del i trafikavtal, byggentreprenör bygger, projekterar och uppför nya väderskydd. För att långsiktigt kvalitetssäkra kundmiljön vid samtliga hållplatser bör dessutom föreslagna åtgärder genomföras av trafikförvaltningen: Fastställ och dokumentera process för avtalsförvaltning och uppföljning. Tydliggör process för nyuppsättning, flytt, snöröjning och städning av hållplatser i samverkan med berörda aktörer Implementera process för lokalisering, bestyckning och utformning av stoppställen i enlighet med föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal och enligt följande avtalsområdesindelning: Spårtrafik Bussväderskydd Buss insida Buss utsida Trafiknämnden rekommenderas att tillsvidare fortsätta med nuvarande modell, tjänstekontrakt, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkra processerna för uppföljning och förvaltning. Trafiknämnden rekommenderas att godkänna föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Trafiknämnden rekommenderas säkerställa att trafikförvaltningen får förutsättningar att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt.

12 6(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. 2 Syfte och mål Syfte med denna rapport är att för trafiknämnden säkerställa tillräckligt underlag för inriktningsbeslut så att en långsiktigt hållbar lösning avseende hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt samt nyttjanderätt till upplåtelse av reklam i kollektivtrafiken i Stockholms län etableras; där resenärsnyttan maximeras, där trafikförvaltningen har rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar, där en kostnadseffektiv förvaltning av anläggningstillgångar säkras, där möjligheterna till reklam utnyttjas ansvarsfullt och optimalt ur intäktssynpunkt, där möjligheten till en långsiktig utveckling av hållplatsernas lokalisering, utformning och bestyckning säkras (flera väderskydd, cykelparkering, bättre resenärsinformation och möjligheter till framtida digitalisering av reklam och trafikinformation etc.), där reklamaffären bidrar positivt till reseupplevelsen, där resenärens exponering för reklam följer en accepterad nivå, där ingångna reklamavtal bidrar till en framtidsanpassad utveckling av resenärsnyttor i kollektivtrafiken Mål med detta underlag är att: Presentera resultat från fördjupade utredningar avseende trafiknämndens frågeställningar i återremiss. Föreslå en långsiktig inriktning avseende hållplatsinfrastrukturens (buss och pendelbåt) och reklamens utveckling. Föreslå en långsiktig inriktning avseende reklamavtal vilken skapar goda förutsättningar för ökade intäkter och möjliggör en kostnadseffektiv förvaltning. Uppdragens mål och vägledande principer har härletts från vision och övergripande mål i regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län 2 och trafikförvaltningens affärsstrategi 3 vilka är styrande för verksamheten. De övergripande målen, mer specifikt attraktiva resor och effektiva resor med låg miljö- och hälsopåverkan har verkat som utgångspunkt för dessa uppdrag och 2 Regionalt trafikförsörjningsprogram för Stockholms län, LS (TN ) 3 SL , Trafikförvaltningens affärsstrategi för den regionala kollektivtrafiken Stockholms län

13 7(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. definierat tre nedbrutna mål; utökad resenärsnytta, kostnadseffektivitet och ökade intäkter. Huvudfrågan som denna rapport omfattar definieras som; Vilken är den bästa långsiktiga affärsinriktningen för trafikförvaltningens hållplatsinfrastruktur (buss och pendelbåt) och reklam? Övriga delfrågor besvaras i sin helhet i bilaga 1 till 3. 3 Frågeställningar från trafiknämnden De frågeställningar trafiknämnden önskade svar på i återremissen listas nedan och besvaras i bilaga 1 (frågeställning 1-11), bilaga 2 (frågeställning 5, Omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 första stycket offentlighets och sekretesslagen (2009:400) och utsändes enbart till trafiknämndens ledamöter.) och bilaga 3 (frågeställning 3, RFI Tjänstekoncession). 1. Analys av för- och nackdelar med tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av bussväderskydd med standardhöjning i länet. 2. Känslighets- och riskanalys av planerade reklamintäkter. 3. Omvärldsanalys (RFI) av tjänstekoncession inom kollektivtrafik runt om i världen. 4. Olika modeller av bussväderskydd samt förutsättning för användning. 5. Beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till reklamintäkter. 6. Analys av möjligheter till alternativ energiförsörjning. 7. Plan för cykelparkeringar i anslutning till bussväderskydd, laddningsmöjligheter för elcykel samt plats för låd-/transportcykel. 8. Bedömning om mängden reklam i kollektivtrafiken bör ökas eller minskas. 9. Beskrivning på vilket sätt konst kan utgöra en större del av resenärsmiljön inom busstrafiken i framtiden där reklam inte förekommer. 10. Plan för hur digitaliseringen skall beredas plats i kollektivtrafiken och på vilket sätt detta kan möjliggöra bättre störningsinformation. 11. En avvägning mellan störningsinformation och reklam i digitala skyltar med analys av ekonomiska konsekvenser och reglering mot trafikutövare och reklamentreprenörer.

14 8(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. 4 Hållplatsinfrastrukturens betydelse enligt trafikförvaltningens affärsstrategi Kundmiljön i och kring hållplatser är resenärens (kundens) första möte med trafikförvaltningen (och dess varumärken SL, Waxholmsbolaget och Färdtjänsten). En viktig strategisk plats med möjlighet att stärka varumärket och helhetsupplevelsen av kollektivtrafikresan. Hållplatserna och dess väderskydd utgör en viktig del i att resan upplevs som attraktiv, effektiv samt skapar ökad resenärsnytta. Med attraktiva miljöer vid hållplatserna skapas trygghet och väntan på bussen blir behaglig. Finns väderskydd hålls resenärerna torra och varma vid dåligt väder och är det upplyst känns miljön tryggare. Tydlig information om tidtabeller och störningsinformation i realtid ger resenärerna möjlighet att planera resan effektivt och alternativa resvägar kan föreslås vid störningar. I trafikförvaltningens affärsstrategi 4 sägs: 1. Trafikförvaltningen ska maximera styrkan och tydligheten i sina varumärken i syfte att skapa attraktiva affärer. 2. Trafikförvaltningen ska utveckla affärerna i syfte att öka intäkterna till verksamheten. 3. Trafikförvaltningen ska avväga och konstruera alla affärer utifrån en god förståelse för leverantörsmarknaden och utöver ett resenärsperspektiv ha ett leverantörsperspektiv i alla affärer. 4. Trafikförvaltningen ska ge ett ökat ansvar till leverantören i de fall det är marknadsmässigt möjligt och det leder till att trafikförvaltningens mål långsiktigt uppnås. 5. Trafikförvaltningen ska skapa drivkrafter hos leverantören genom ersättningsmodeller som styr mot trafikförvaltningens mål. 6. Trafikförvaltningen ska eftersträva rådighet över strategiskt viktiga tillgångar. 7. Trafikförvaltningen ska fördela risker i varje specifik affär på den part som bäst kan förutse, förebygga och hantera risken, i syfte att minska kostnader. 8. Trafikförvaltningen ska eftersträva en ökad grad av funktionsinriktad kravställning, utifrån trafikförvaltningens behov och leverantörsmarknadens kapacitet och förmåga. 4 SL , Trafikförvaltningens affärsstrategi för den regionala kollektivtrafiken Stockholms län

15 9(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. 9. Trafikförvaltningen ska arbeta för en ökad samverkan kring affärerna i syfte att nå stordriftsfördelar. 10. Trafikförvaltningen ska arbeta med affärerna genom hela livscykeln med kontinuerlig erfarenhetsåterföring enligt affärsprocessen. Kundmiljön vid hållplatserna är strategiskt viktig när trafikförvaltningen vill maximera styrkan i sina varumärken (princip 1). Är miljön trevlig och skapar resenärsnytta upplevs resan som attraktiv, fler vill och väljer att åka kollektivt och därmed kan intäkterna öka (princip 2). Reklam vid stoppställen möjliggör även ökade intäkter till trafikförvaltningen. Kundmiljön är en strategisk tillgång och rådighet över hur den ser ut och utvecklas är viktig för trafikförvaltningen (princip 6). Tekniska framsteg skapar förutsättningar för digitalisering av hållplatsinfrastruktur. Digitalisering är ett viktigt steg för en framtidsinriktad kundmiljö och möjliggör trafikinformation i realtid, underhållning vid väntan genom samhällsinformation, trafikreklam etc. Reklam upplevs idag som positivt av resenärer 5 och finansierar indirekt en del av investeringarna i väderskydd 6. Idag sprids affärsrisken genom att reklamentreprenörerna hanterar reklamvitrinen på väderskyddet och trafikutövarna hanterar övriga delar av hållplatsen (princip 7). Båda parter drivs av egennyttan att hållplatserna ska vara hela och rena och genom stordriftsfördelar kan de optimera kostnaderna (princip 9). 5 Huvudfråga - Affärsmodell Trafikförvaltningens nuvarande affärsmodell för hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt samt reklam är tjänstekontrakt där; reklamentreprenör ansvarar för reklamförsäljning, trafikutövare ansvarar för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser med och utan väderskydd som en ingående del i trafikavtal, byggentreprenör bygger, projekterar och uppför nya väderskydd. 5 SL Förstudie upphandling av nya reklamavtal 6 Bilaga 3 frågeställning 5

16 10(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Nuvarande affärsmodell har enligt trafiknämndens önskemål mer ingående jämförts med alternativet tjänstekoncession. De tre olika varianter av tjänstekoncession som identifierats och definierats i Bilaga 1 7 är; Tjänstekoncession, endast monetär ersättning till trafikförvaltningen Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen, och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen 5.1 Nuvarande modell Tjänstekontrakt Bild 1 Intäkts- och kostnadsflöden för Tjänstekontrakt Reklam Dagens reklamavtal är reglerat som ett tjänstekontrakt där reklamentreprenör har nyttjanderätt till reklamytor på väderskydd 8 samt ansvar för tillsyn, drift och underhåll av reklamvitriner. För nyttjanderätten betalar reklamentreprenör ett garantibelopp och en hyra, till trafikförvaltningen. Denna modell ger trafikförvaltningen ett ekonomiskt tillskott till verksamheten som finansierar övriga kostnader Investering i nya väderskydd Trafikförvaltningen köper in nya väderskydd separat via byggentreprenör. 7 Bilaga 1 frågeställning 1 8 Gäller även nyttjanderätten till reklamytor i och i anslutning till spårtrafik och i och på buss.

17 11(21) RAPPORT Ärende/Dok. id Drift och underhåll Ansvar för drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur regleras i trafikavtal med trafikutövarna och inkluderar: tillsyn samt drift och underhåll av väderskydd, utbyte av analog trafikinformation, tillsyn av hållplatsutrustning, städning, sandning och skottning av markyta i väderskydd, städning av reklamvitrins utsida 9, klottersanering, samt att tillhandahålla och lagerhålla lämplig mängd reservdelar. Avtalslängd för ett busstrafikavtal är ca 8-10 år. Utöver ansvar för drift och underhåll har trafikutövaren även ansvar för tillfällig eller permanent flytt av befintlig hållplats samt återställande av väderskydd vid skada eller skadegörelse. Även trafikplanering ingår vilket kan innebära omläggning av trafiklinjer i viss utsträckning. Det huvudsakliga skälet till nuvarande avtalsmodell är att trafikförvaltningen över tid övergått till busstrafikavtal med en stor andel resandeincitament VBP (Verifierad Betalande Passagerare). Syftet med VBP-avtal är att stimulera trafikutövaren att utveckla kollektivtrafikens attraktivitet, kostnadseffektivisera verksamheten samt stödja ett ökat resande. I och med detta blir kundmiljön både i fordon och på hållplatser en viktig del av resenärens totalupplevelse som påverkar attraktiviteten och i slutänden trafikutövarens intäkter Erfarenhet av nuvarande avtalsmodell För de senaste och framtida busstrafikavtalen bedöms trafikförvaltningen ha de avtalsmässiga verktyg som krävs för att säkerställa kvalitativ och kostnadseffektiv tillsyn, drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Med detta avses funktionell kravställning avseende hel, ren och fungerande hållplatsinfrastruktur, viten vid bristande upplevd kvalitet, rätt att genomföra stickprovskontroller och revisioner, rätt att kräva handlingsplaner för att rätta brist samt innehållande av ersättning vid brist. 9 Gäller endast reklamvitriner i väderskydd. I nyttjanderättsavatal för reklam avseende spårtrafik och buss ansvarar reklamentreprenör för hela reklamvitrinen, (in- och utsida).

18 12(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. En kvalitetskontroll genomförd och dokumenterad under maj-juni 2014 visar dock väsentliga brister i genomförandet hos trafikutövarna. Detta inbegriper trafikutövarnas åtgärd när brist är identifierad. Se figur 1 och 2. Trafikutövare Antal brister kontroll 1 Antal brister kontroll 2 A B C Bild 2 Sammanställning av antal brister vid kontroller i maj- juni 2014 jämfört med återbesök 2 veckor senare. Orsaken till bristerna kan sammanfattas i följande antaganden: Drift och underhåll av väderskydd är en relativt sett liten del av omsättningen i busstrafikavtal samt inte trafikutövarens kärnverksamhet och får därmed inte förväntad uppmärksamhet. Brister i trafikförvaltningens verktyg och processer för avtalsförvaltning och uppföljning. Brister i trafikförvaltningens utförande av avtalsförvaltning. Befintliga verktyg i busstrafikavtal, såsom viten, används inte. De viktigaste för- och nackdelarna med nuvarande modell - tjänstekontrakt: Fördelar Helhetsansvar för resa Trafikutövaren har ett helhetsansvar med möjlighet att utveckla resenärsmötet inklusive incitament. Egennyttan att öka intäkterna. Rådighet över strategisk tillgång Anläggningstillgångarna (väderskydden) tillhör trafikförvaltningen. Positivt netto från reklamintäkter Möjliggör nya investeringar av väderskydd. Verktyg för uppföljning finns Verktyg för uppföljning finns i befintliga och utvecklas i nya trafikavtal. Nackdelar Utgör liten del av trafikavtal Drift och underhåll är en liten del av trafikavtal och får inte förväntad uppmärksamhet. Inte kärnkompetens Aktörer med denna typ av verksamhet har inte detta område som kärnkompetens. Oprioriterat verksamhetsområde Verktyg, såsom viten, används inte idag i förvaltningens uppföljning av avtalen när brister uppdagas.

19 13(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Fördelar Kontinuerlig tillsyn av hållplatsen Trafikutövaren besöker samtliga stoppställen på regelbunden basis av förare i linjetrafik samt för byte av trafikinformation. Nackdelar 5.2 Tjänstekoncession, endast monetär ersättning till trafikförvaltningen En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt. Den som innehar koncessionen har rätt att erhålla betalning från de kunder som använder de tjänster som koncessionshavaren erbjuder. Vad som ska ingå i begreppet tjänstekoncession rörande reklam och väderskydd kan variera. Att upplåta endast reklamytor ses av flertalet offentliga institutioner som en tjänstekoncession bl.a. Västtrafik 10. Trafikförvaltningens juridiska enhet har utrett frågan och kommit till slutsatsen att definitionen av trafikförvaltningens nuvarande reklamavtal är av typen tjänstekontrakt. Tjänstekoncession med endast monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt baseras på samma avtalskonstruktion avseende upplåtelse av nyttjanderätten till reklamytor i väderskydd och därmed kommer denna modell inte att utredas närmare i denna rapport. 5.3 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd Tjänstekoncessionen utökas här med att omfatta även drift och underhåll av alla stoppställen. Den monetära ersättningen vilken utfaller till trafikförvaltningen beror på att kostnaden för drift och underhållet bedöms väsentligen understiga värdet av reklamupplåtelsen. Produktion av nya väderskydd sker fortsatt via byggentreprenör som tjänstekontrakt i likhet med trafikförvaltningens nuvarande affärsmodell. 10 Bilaga 1 Frågeställning 1 kapitel 2.1

20 14(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Bild 3 Intäkts- och kostnadsflöden för tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen. De viktigaste för- och nackdelarna med denna modell för tjänstekoncession och tjänstekontrakt, jämfört med nuvarande modell är: Fördelar Kontinuerlig tillsyn av väderskydd med reklam Reklamentreprenör besöker skydden på regelbunden basis för att byta reklam. Tydligare ansvarsfördelning En underhållsorganisation för drift och underhåll av alla stoppställen med och utan väderskydd i kollektivtrafiken. Rådighet över strategisk tillgång Anläggningstillgångarna (väderskydden) tillhör trafikförvaltningen Kärnkompetens Aktör med denna typ av verksamhet som kärnkompetens Nackdelar Helhetsansvaret bryts Trafikförvaltningens övergripande strategi med helhetsansvar för trafikutövarna att hantera hela resan för resenärerna bryts. Endast 2-4 aktörer Färre marknadsaktörer med möjlighet att hantera både drift och underhåll samt reklam Ny avtalsform tar tid En ny avtalsform för väderskydd ska utformas, upphandlas samt förhandlas med trafikutövare Sämre kontroll av reklamytornas marknadsvärde Ett koncessionsavtal med drift och underhåll samt reklam medför att trafikförvaltningen inte längre har möjlighet att veta vilket värde reklamen egentligen har. Kort avtalstid Avtalstid på omkring 5 år (jämfört med trafikavtalen 10 år)

21 15(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Fördelar Ekonomiskt överskott Reklamintäkterna ger ett ekonomiskt tillskott som kan återinvesteras i nya väderskydd. Nackdelar 5.4 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Denna modell av tjänstekoncession inkluderar även åtagandet att installera st nya väderskydd 11. Koncessionshavaren kommer att äga dessa nyinvesterade väderskydd och därmed behöver avtalstiden i denna modell vara minst femton (15) år för att vara lönsam för koncessionshavaren. Bild 4 Intäkts- och kostnadsflöden för Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd. De viktigaste för- och nackdelarna med denna modell för tjänstekoncession, jämfört med nuvarande modell är: Fördelar Kontinuerlig tillsyn av väderskydd med reklam Reklamentreprenör besöker skydden på regelbunden basis för att byta reklam. Nackdelar Helhetsansvaret bryts Trafikförvaltningens övergripande strategi med helhetsansvar för trafikutövarna att hantera hela resan för resenärerna bryts nya väderskydd är det behov som identifierats i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och reklam

22 16(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Fördelar Tydligare ansvarsfördelning En underhållsorganisation för drift och underhåll av alla stoppställen med och utan väderskydd i kollektivtrafiken. Kärnkompetens Aktör med denna typ av verksamhet som kärnkompetens. Initial resultatförbättring Trafikförvaltningens resultat förbättras under de initiala avtalsåren då reklamentreprenör står för investeringskostnaden i nya väderskydd Nackdelar Långa avtal Avtalstid på minst år. Kostsamt att säga upp i förtid. Längre avtalstid än uttalat behov Trafikförvaltningen binder upp sig i ett koncessionsavtal som sträcker sig minst 5 år längre än behovet avtalet skall bekosta sträcker sig. Svårt att förändra Mycket svårt för trafikförvaltningen att påverka mängden reklam under avtalsperioden (minst 15 år). Ingen rådighet över strategisk tillgång Anläggningstillgångarna (väderskydden) tillhör reklamentreprenören och investeringen är hårt kopplad till avtalets löptid. Investeringskostnaden i markberedning och el kvarstår= den större delen Större delen av investeringskostnaden kvarstår med oförändrad belastning på trafikförvaltningen (projektering, markberedning, el-anslutning, etc.) Digitalisering svårt att förutse Den tekniska utveckling som sker under en avtalsperiod (> 15 år) är omöjlig att förutse. Endast 1-2 aktörer Färre marknadsaktörer med möjlighet att hantera både drift och underhåll, reklam samt investering av nya väderskydd.

23 17(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. 5.5 Affärsmodellernas stöd av regionalt trafikförsörjningsprogram och trafikförvaltningens affärsstrategi Utvärderingskriterier vid val av inriktning av affärsmodell är definierade enligt följande 12 : - Resenärsnytta. Bekväma, rena, trygga och tillgängliga stoppställen med relevant, uppdaterad och korrekt information i realtid. - Kostnadseffektivitet Bästa lösning med hänsyn till det totala ekonomiska utfallet. - Rådighet. Kontroll över strategiskt viktiga anläggningar. - Instrument för teknisk utveckling. Affärsformen gynnar en framtidsanpassad utveckling av stoppställen, trafikinformation och reklamytor. - Varumärkesvård. Positiv påverkan på Stockholms läns landsting och dess tjänstevarumärken genom moderna, hållbara och trygga stoppställen. Kriterier Alternativ 1 Tjänstekontrakt Resenärsnytta Ja. TU har incitament och egennytta både för kundmiljö och trafikinformation Alternativ 2 Tjänstekoncession, drift och underhåll med monetär ersättning och tjänstekontrakt för nyproduktion av väderskydd Ja/Nej. RE har incitament och egennytta för väderskydd med reklam. Inget incitament/ egennytta för trafikinformation. Alternativ 3 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd Ja/Nej. RE har incitament och egennytta för väderskydd med reklam. Inget incitament/ egennytta för trafikinformation 12 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam

24 18(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Kriterier Alternativ 1 Tjänstekontrakt Alternativ 2 Tjänstekoncession, drift och underhåll med monetär ersättning och tjänstekontrakt för nyproduktion av väderskydd Kostnadseffektivitet Ja. TF kan investera Ja/Nej. TF kan överskott av intäkter investera överskottet från reklamavtal i t ex av intäkter från nya väderskydd. reklamavtal i nya väderskydd. Kostnad att bryta trafikavtal måste utredas. Rådighet Ja. TF äger Ja. TF äger infrastrukturen infrastrukturen Instrument för Ja. TF kan använda Ja. TF kan använda teknisk utveckling överskottet för teknisk överskottet för utveckling. teknisk utveckling Varumärkesvård Ja. TU genom Ja för väderskydd helhetsansvar för resan (med reklam). TF= trafikförvaltningen. TU= trafikutövare. RE= reklamentreprenören Alternativ 3 Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd Nej. Inget överskott. TF kvarstår med kostnaden för markarbete mm för väderskydd. Kostnad att bryta trafikavtal måste utredas. Nej. RE äger ny infrastruktur Ja. RE vill utveckla reklamytorna. Ja för väderskydd (med reklam). Affärsmodellen Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd, där reklamutövaren äger väderskydden stöder inte trafikförvaltningens princip om rådighet över strategiskt viktiga tillgångar. Ur ett ekonomiskt perspektiv är affärsmodellen inte heller lönsam för trafikförvaltningen. Orsaken är att ansvaret kvarstår hos trafikförvaltningen för större delen av investeringskostnaden i form av t.ex. markarbete och elanslutning inklusive organisatoriska resurser för att genomföra och förvalta detta. Dessutom sträcker sig det behov av väderskydd som trafikförvaltningen i dagsläget kan förutse 10 år fram i tiden medan avtalstiden för denna affärsmodell har en avtalstid på minst år. Därmed återstår endast två affärsmodeller: Alternativ 1, Tjänstekontrakt (nuvarande modell) Alternativ 2, Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen samt tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd

25 19(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Rådigheten och det finansiella överskottet kvarstår hos trafikförvaltningen i båda fallen. Helhetsansvaret för resan och möjlighet att utveckla kundmötet på alla hållplatser finns endast i alternativ 1. Kärnkompetensen för underhållet i väderskydden (en viss del av alla stoppställen) finns i alternativ 2. En omedelbar övergång till alternativ 2 innebär en förhöjd risk p.g.a. att; alternativ 1 är en inom trafikförvaltningen etablerad affärsmodell, alla effekter av ett eventuellt byte av affärsmodell inte är utredda (t.ex. effekten av och kostnaden för att bryta trafikutövarens helhetsansvar), försämrad konkurrens kan försämra avtalsvillkor, en helt ny avtalsform ska arbetas fram, upphandlas och förhandlas vilket bedöms ta mer tid än vad som finns tillgängligt i förhållande till nuvarande avtalssituation då nuvarande reklamavtal sagts upp för avslut vid årsskiftet 2015/2016 i enlighet med Trafiknämndens tidigare beslut 13. Utifrån de olika affärsmodellerna för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser (alternativ 1 och 2) måste följande beaktas vid upphandling av nya reklamavtal: Alternativ 1 Tjänstekontrakt; Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal 14 och enligt följande avtalsområdesindelning: Spårtrafik Bussväderskydd Buss insida Buss utsida Alternativ 2 Tjänstekoncession; Upphandla nyttjanderätt till reklam på väderskydd i enlighet med föreslagen affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal men endast med en avtalstid om 1+1 år. Upphandla nyttjanderätt till reklam på spårtrafik och buss, enligt rekommenderad affärsinriktning förstudie inför upphandling av nya reklamavtal. 13 Beslut av TN i samband med beredning av ärende Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren TN SL Förstudie upphandling av nya reklamavtal

26 20(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. 6 Slutsatser Trafikförvaltningen når idag inte önskad kvalitetsnivå när det gäller drift- och underhåll av hållplatser för att skapa resenärsnytta och attraktiva resor för att öka resandet i kollektivtrafiken. Tre affärsmodeller/inriktningar har analyserats: 1. Tjänstekontrakt (nuvarande modell). 2. Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. 3. Tjänstekoncession, drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen. Det är viktigt för trafikförvaltningen att bibehålla rådighet över strategiskt viktiga anläggningstillgångar (t ex väderskydd och hållplatsutrustning) för att säkra attraktiva reklamytor och en långsiktig utveckling av en modern kundmiljö. Ur ett ekonomiskt perspektiv kvarstår trafikförvaltningen med merparten av investeringen i nya väderskydd såsom markarbete, el mm vilket gör att tjänstekoncession inklusive nya väderskydd inte är en lönsam modell. Endast två affärsinriktningar anses som lämpliga: Tjänstekontrakt (nuvarande modell). Tjänstekoncession, drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen och tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd. Rådigheten och det finansiella överskottet kvarstår hos trafikförvaltningen i båda fallen. Förutsättningar att vårda trafikförvaltningens varumärken finns och styrs genom trafikavtal med trafikutövare och förstärks genom trafikförvaltningens möjlighet att utveckla och modernisera hållplatsinfrastrukturen över tid. Incitament i trafikavtalen ökar intresset hos trafikutövarna att ständigt förbättra kundnöjdheten bland resenärerna. Intäkter från reklamavtalen möjliggör finansiering och modernisering av hållplatsinfrastrukturen för trafikförvaltningen.

27 21(21) RAPPORT Ärende/Dok. id. Trafiknämnden rekommenderas besluta att tillsvidare fortsätta med nuvarande affärsmodell, Tjänstekontrakt där: reklamentreprenör ansvarar för reklamförsäljning, trafikutövare ansvarar för tillsyn, drift och underhåll av hållplatser med och utan väderskydd som ingående del i trafikavtal, byggentreprenör bygger, projekterar och uppför nya väderskydd. 7 Nästa steg För att långsiktigt kvalitetssäkra kundmiljön vid samtliga hållplatser bör föreslagna åtgärder genomföras av trafikförvaltningen: Fastställ och dokumentera process för avtalsförvaltning och uppföljning. Tydliggör process för nyuppsättning, flytt, snöröjning och städning av hållplatser i samverkan med berörda aktörer. Implementera process för lokalisering, bestyckning och utformning av hållplatser i enlighet med föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Upphandla nyttjanderätten till reklam i enlighet med föreslagen affärsinriktning i förstudie inför upphandling av nya reklamavtal och enligt följande avtalsområdesindelning: Spårtrafik Bussväderskydd Buss insida Buss utsida Trafiknämnden rekommenderas besluta att tillsvidare fortsätta med nuvarande modell, tjänstekontrakt, avseende drift och underhåll av hållplatsinfrastruktur samt kvalitetssäkra processerna för uppföljning och förvaltning. Trafiknämnden rekommenderas godkänna föreslagen långsiktig inriktning av hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Trafiknämnden rekommenderas säkerställa att trafikförvaltningen får förutsättningar att genomföra upphandling (fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna upphandlingskontrakt) av nya reklamavtal som säkrar kvalitet enligt affärsmodell tjänstekontrakt SL Förstudie upphandling av nya reklamavtal

28 1(59) Handläggare Carina Holm BILAGA Diarienummer Bilaga 1, Bussväderskydd och upphandling reklam Frågeställning 1-11 Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen Stockholm Telefon: Fax: E-post: registrator.tf@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan

29 2(59) Innehåll BILAGA Diarienummer [1] En tydlig och djupgående analys av för- och nackdelar med en tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av våra bussväderskydd där möjligheterna till standardhöjning i hela länet beskrivs. Sida 3 [2] Känslighets- och riskanalys av planerade reklamintäkter. Sida 30 [3] En RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas. Sida 37 [4] En redogörelse för olika modeller av bussväderskydd som redan finns på marknaden samt av förutsättningarna att använda dessa. Sida 38 [5] En tydlig och detaljerad beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till de intäkter som reklam i desamma inbringar. Sida 41 [6] En analys av möjligheterna till alternativ energiförsörjning där nätanslutning inte är möjligt och vilka ytterligare resenärsfaciliteter som kan införlivas i väderskydden så som exempelvis uttag för mobilladdare. Sida 42 [7] En plan för hur cykelparkeringar i anslutning till bussväderskydd kan tillkomma på strategiska platser samt om laddningsmöjligheter för elcyklar kan skapas såväl som platser för lådcykel/transportcykel. Sida 45 [8] En bedömning av huruvida mängden reklam i kollektivtrafiken kan och bör ökas eller minskas. Sida 47 [9] En beskrivning av på vilket sätt konst kan komma att bli en större del av resenärsmiljön inom busstrafiken i framtiden där reklam inte förekommer. Sida 50 [10] Plan för hur digital teknik ska beredas plats i kollektivtrafiken och hur man på bästa sätt kan använda denna utveckling för att erbjuda resenärerna bättre störningsinformation och kanske även andra tjänster. Sida 52 [11] Avvägning mellan störningsinformation och reklam i digitala skyltar samt reglering av ekonomiska konsekvenser gentemot trafik- och reklamentreprenörer. Sida 54

30 3(59) BILAGA Diarienummer # 1 En tydlig och djupgående analys av föroch nackdelar med en tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av våra bussväderskydd där möjligheterna till standardhöjning i hela länet beskrivs

31 4(59) BILAGA Diarienummer Förord Trafiknämnden beslutade i december 2012 att uppdra åt förvaltningschefen att återkomma med en samlad och långsiktig inriktning för kundmiljö bussväderskydd och hållplatser samt reklam i god tid innan nu giltiga avtal avseende reklam löper ut. Trafikförvaltningen inkom med tjänsteutlåtande till trafiknämndens sammanträde den 29 april Ärendet togs dock inte upp förrän vid trafiknämndens sammanträde den 23 september 2014 och bordlades till den 7 oktober Trafiknämnden återkom i samband med detta sammanträde med frågor till förvaltningen att besvara där en av dessa löd: En tydlig och djupgående analys av för- och nackdelar med en tjänstekoncessionslösning för reklam i och underhåll av våra bussväderskydd där möjligheterna till standardhöjning i hela länet beskrivs Denna rapport ämnar besvara ovanstående fråga.

32 5(59) Innehållsförteckning BILAGA Diarienummer 1 Sammanfattning Tjänstekoncession Tjänstekoncession - endast monetär ersättning till trafikförvaltningen Tjänstekoncession - drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Tjänstekoncession - drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Marknadsaktörer JCDecaux Clear Channel Marknadsstudie Drift och underhåll Rådighet Konkurrenssituation Reklamentreprenörernas övergripande rekommendation Förvaltningens analys Drift och underhåll Rådighet Trafikförvaltningens administration Konkurrenssituation Påverkan på helhetsåtagandet då ansvaret för hållplatser och väderskydd bryts ut ur trafikavtalen Slutsatser Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen... 30

33 6(59) BILAGA Diarienummer 6.4 Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd Känslighetsanalys Utomhusreklammarknaden Nyetablering av reklamskyltar i regionen Digitalisering Minskad mängd reklam i kollektivtrafiken Risk- och konsekvensanalys Kriterier för riskbedömning Sannolikhet Sannolik (4) Möjlig (3) Mindre sannolik (2) Osannolik (1) Sammanställnig av fördelning risker Försumbar (1) Lindrig (2) Allvarlig (3) Synnerligen allvarlig (4) Konsekvens Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter i samband med upphandling 35 Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter under avtalstiden Bakgrund Slutsats 42

34 7(59) BILAGA Diarienummer Slutsats 45 Slutsats 48 Resenärsperspektiv Teknisk utveckling Ekonomisk aspekt Utveckling av trafiksystemet Slutsats 51 Bakgrund Slutsats 52 Resenärsperspektiv Teknisk utveckling Slutsats 55 1 Sammanfattning En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt, med den skillnaden att ersättningen som den ekonomiska aktören erhåller för tjänsternas utförande består av rätten att utnyttja tjänsten alternativt dels sådan rätt, dels betalning. Rätten att utnyttja en tjänst innefattar möjligheten för den ekonomiska aktören att erhålla ersättning i form av betalning från de kunder som använder de tjänster som tillhandahålls 1. Vad som skall ingå i begreppet tjänstekoncession rörande reklam och väderskydd kan variera. Att upplåta endast reklamytor ses av flertalet offentliga institutioner som en tjänstekoncession. Denna typ av tjänstekoncession är mycket lik trafikförvaltningens befintliga avtal avseende upplåtelse av nyttjanderätten till reklamytor i väderskydd varför denna typ av tjänstekoncession inte vidare analyseras i denna utredning. De två former av tjänstekoncessionsupplägg som identifierats och dessutom stämts av med marknadsaktörer som relevanta för trafikförvaltningen är: Tjänstekoncession där åtagandet inbegriper drift och underhåll av alla väderskydd samt en monetär ersättning till trafikförvaltningen och 1 Tjänstekoncessioner När, var, hur? Konkurrensverkets rapport 2012:4

35 8(59) BILAGA Diarienummer tjänstekontrakt avseende nyproduktion av väderskydd 2. (Behovet av monetär ersättning beror på att kostnaden för drift och underhållet bedöms understiga värdet av reklamupplåtelsen.) Tjänstekoncession där åtagandet inbegriper drift och underhåll av alla väderskydd samt uppsättande av nya väderskydd åt trafikförvaltningen. (Det överstigande värdet av reklamen jämfört med kostnad för drift och underhåll finansierar nya väderskydd.) Intervjuer har genomförts med de två dominerande reklamentreprenörerna i Sverige och svaren på olika aspekter kring tjänstekoncession har analyserats. Även erfarenheter från den avbrutna tjänstekoncessionsupphandlingen av hållplatsskötsel som AB SL genomförde under 2010 har använts i analysarbetet. Som utgångspunkt för att bedöma för- och nackdelar har nuvarande affärsupplägg använts. Nuvarande affärsupplägg innebär att reklamförsäljning hanteras genom tjänstekontrakt via reklamentreprenör, drift och underhåll sköts av trafikutövarna som ingående del i trafikavtalen och uppsättande av nya väderskydd sker via extern leverantör via tjänstekontrakt. 2 Benämns i det kommande: Tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen.

36 9(59) BILAGA Diarienummer De viktigaste för- och nackdelarna med en tjänstekoncession där drift och underhåll utförs av en reklamentreprenör är: Reklamentreprenören besöker väderskydden på regelbunden basis för att byta reklam vilket innebär kontinuerlig tillsyn av underhållsbehov. Avtalstid på omkring 5-7 år. En underhållsorganisation för drift och underhåll av alla väderskydd i kollektivtrafiken vilket ger färre kontaktytor och tydligare ansvarsfördelning. Aktörer med denna typ av verksamhet som kärnkompetens. Trafikförvaltningens övergripande strategi med ansvar för trafikutövarna att hantera hela resan för resenärerna bryts. Ovan för- och nackdelar är samma vid en tjänstekoncession som, förutom drift och underhåll, även inbegriper åtagande att installera nya väderskydd 3. Den enskilt största nackdelen med en tjänstekoncession, där det även ingår uppsättande av nya väderskydd, är de långa avtalstider på minst 15 år som krävs. Denna långa avtalstid anser båda reklamentreprenörerna samt även trafikförvaltningen behövs för att kunna återbetala investeringen i nya väderskydd, men bidrar samtidigt till flera negativa följdorsaker. Nedan presenteras de viktigaste för- och nackdelarna med en tjänstekoncession där drift och underhåll samt uppförande av nya väderskydd utförs av reklamentreprenör: Trafikförvaltningens resultatbudget förbättras under de initiala avtalsåren då reklamentreprenör står för investeringskostnaden i nya väderskydd. Avtalstid på minst 15 år. Trafikförvaltningen har identifierat ett behov av nya väderskydd under en 10 års period vilket medför att trafikförvaltningen binder upp sig i ett koncessionsavtal som sträcker sig minst 5 år längre än vad behovet avtalet skall bekosta sträcker sig. Svårt att förändra reklammängden under minst 15 år. Med de långa avtal som krävs, samt att ersättningen trafikförvaltningen erhåller inte består av några monetära medel utan mer av en typ av byteshandel (väderskydd, drift och underhåll mot rätt att sälja reklam), gör det mycket svårt att hantera ett potentiellt förtida avtalsupphörande. Då detta bör hanteras vid avtalstecknande minskar möjligheterna att komma överens och därmed få till stånd ett avtal nya väderskydd är det behov som identifierats i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam,.

37 10(59) BILAGA Diarienummer De stora kostnaderna vid uppsättande av nya väderskydd kvarstår för trafikförvaltningen då endast kostnaden för det fysiska väderskyddet samt bottenplatta är det som bör ingå i ett koncessionsavtal. Detta medför att trafikförvaltningen även fortsatt behöver budgetera för kostnader i samband med uppförande av nya väderskydd vilket påverkar resultaträkningen negativt. Den tekniska utveckling som sker under en period som sträcker sig 20 år framåt i tiden är omöjlig att förutse. Den digitala utvecklingen inom utomhusreklamen har bara börjat och att i ett koncessionsavtal reglera hur ersättningen till trafikförvaltningen över tid ska spegla marknadsutvecklingen är mycket svårt.

38 11(59) BILAGA Diarienummer 2 Tjänstekoncession En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt, med den skillnaden att ersättningen som den ekonomiska aktören erhåller för tjänsternas utförande består av rätten att utnyttja tjänsten alternativt dels sådan rätt, dels betalning. Rätten att utnyttja en tjänst innefattar möjligheten för den ekonomiska aktören att erhålla ersättning i form av betalning från de kunder som använder de tjänster som tillhandahålls. För att en tjänstekoncession ska föreligga krävs att den ekonomiska aktören tar på sig en betydande del av den risk som är förknippad med utnyttjandet av tjänsten. Tjänstekoncessioner kan alltså inte föreligga om en otillräcklig del av risken överförs från den upphandlande myndigheten eller enheten till den ekonomiska aktören 4. Tjänstkoncessionskontrakt kopplat till nyttjanderätten till reklam i kollektivtrafiken kan ske på olika sätt. Tre olika former av tjänstekoncession som anses relevanta för trafikförvaltningen beskrivs nedan med utgångspunkt från de behov trafikförvaltningen kommit fram till i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. 2.1 Tjänstekoncession - endast monetär ersättning till trafikförvaltningen I det fall trafikförvaltningen upplåter ytor i kollektivtrafiken till reklamentreprenör och erhåller pengar i ersättning för detta betraktas detta inte som en tjänstekoncession av trafikförvaltningen 5. Andra offentliga institutioner såsom t ex Västtrafik har dock en annan syn på denna typ av upplåtelse av reklamytor. De benämner denna tjänstekoncession 6. Trafikförvaltningens nuvarande avtalsform för samtliga reklamavtal är tjänstekontrakt vilket är så likt en tjänstekoncession med endast monetär ersättning att detta upplägg inte närmare kommer att analyseras i denna rapport. Hur trafikförvaltningen hanterar drift och underhåll samt uppförande av väderskydd beskrivs närmare i rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. 4 Tjänstekoncessioner När, var, hur? Konkurrensverkets rapport 2012:4 5 Trafikförvaltningens juridiska avdelning 6 Förfrågningsunderlag avseende Förmedling av reklamytor för Västtrafik AB, Dnr

39 12(59) BILAGA Diarienummer 2.2 Tjänstekoncession - drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Ett upplägg med tjänstekoncession som möjliggör en standardhöjning av väderskydden skulle kunna bestå av att reklamentreprenör ges nyttjanderätten till reklamytor i väderskydd i utbyte mot dels drift och underhåll av stoppställen samt ersättning i form av kontanta medel. Att ersättningen inte endast är drift och underhåll beror på att reklamvärdet är högre än drift- och underhållskostnaderna. I bilaga 1 Ekonomi 7 redovisas drift- och underhållskostnader samt intäkter. (Omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 första stycket offentlighets och sekretesslagen (2009:400).) Uppförande av nya väderskydd ligger därmed kvar hos trafikförvaltningen och hanteras på samma sätt som med nuvarande affärsupplägg. Vidare läsning om hur uppsättande av nya väderskydd hanteras med detta affärsupplägg hänvisas till rapport Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. Kortfattat kan nämnas att den monetära ersättningsdelen från reklamförsäljning har möjlighet att finansiera uppförande av nya väderskydd. Detta tjänstekoncessionsupplägg (drift och underhåll samt monetär ersättning) kommer i rapporten analyseras angående för- och nackdelar endast avseende drift och underhåll. 2.3 Tjänstekoncession - drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Den ersättning som trafikförvaltningen får från reklamentreprenör i en tjänstekoncession kan bestå av både drift och underhåll samt uppförande av nya väderskydd. Detta upplägg är den mest långtgående formen av tjänstekoncession. Som tidigare nämnts är utgångspunkten för detta upplägg det behov av uppsättande av nya väderskydd enligt rapport Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. I detta tjänstekoncessionsupplägg erläggs ingen ersättning i form av monetära medel utan istället sker ersättningen helt av byteshandel. Reklamentreprenör får rätt till reklamupplåtelse på väderskydd i utbyte mot drift och underhåll av stoppställen samt nya väderskydd. Det sätt på vilket denna typ av koncessionsupplägg regleras är avtalslängden. 7 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL

40 13(59) BILAGA Diarienummer 3 Marknadsaktörer I Sverige finns idag två stora reklamentreprenörer som totalt dominerar marknaden för utomhusreklam på väderskydd, Clear Channel Sverige AB (Clear Channel) och JCDecaux Sverige AB (JCDecaux). Tillsammans har de över 90 procent av marknaden avseende reklam på väderskydd i Sverige. Förutom dessa två finns andra företag som antingen vill komma in på marknaden eller redan finns och ser möjlighet att växa. 3.1 JCDecaux JCDecaux startade sin verksamhet i Paris 1964 med just uppförande och skötsel av väderskydd i utbyte mot rätten att få sätta upp reklam 8. Affärsmodellen har utvecklats sedan dess och inbegriper idag betydligt fler områden men just väderskydd i kollektivtrafiken tillhör deras kärnverksamhet. Drift och underhåll sköts med egen anställd personal och företaget har även egen tillverkning av väderskydd. 3.2 Clear Channel Clear Channel grundades 1972 och etablerades på 90-talet på den svenska marknaden. Clear Channel har koncessionsavtal med ett flertal kommuner i Sverige gällande både drift och underhåll samt uppförande av väderskydd 9. Clear Channel utför drift och underhåll via lokala samarbetspartners. 4 Marknadsstudie Då JCDecaux och Clear Channel tillsammans är de totalt dominerande reklamaktörerna avseende reklam på väderskydd i Sverige har dessa två tillfrågats avseende ett antal områden som är relevanta vid en djupare analys av tjänstekoncession som affärsform

41 14(59) 4.1 Drift och underhåll BILAGA Diarienummer Drift och underhåll - väderskydd med reklam Tillfrågade reklamentreprenörer framför att det ligger i reklamentreprenörens intresse att hålla väderskydd i gott skick för att ha möjlighet att sälja reklam. Ett illa underhållet väderskydd drar ner intrycket av reklamen i väderskyddet vilket gör reklamytan mindre attraktiv att sälja. En fördel med att låta reklamentreprenör ansvara för drift och underhåll i väderskydd med reklam är att de på regelbunden basis ändå besöker väderskydden i reklamsyfte, (för att byta ut reklamenheter). Besöket för byte av reklamenhet kan alltså kombineras med utförande av underhållsåtgärder. Med anledning av företagens stora erfarenhet av drift och underhåll av väderskydd anser de sig även vara de mest lämpade aktörerna att ta hand om trafikförvaltningens väderskydd Drift och underhåll - väderskydd utan reklam Skillnaden mellan väderskydd utan reklam och väderskydd med reklam ligger i det egenintresse avseende skötsel som reklamentreprenör har för de med reklam. Detta gör det viktigt att belysa skillnaderna mellan de två typerna av väderskydd. Reklamentreprenörerna framhäver att det mest kostnadseffektiva sättet att underhålla väderskydd utan reklam är att låta dem ansvara för drift och underhåll även för dessa. Detta då väderskydd utan reklam ofta är placerade i samma områden eller i närheten av skydd med reklam samt att det skulle behövas två drift- och underhållsorganisationer om reklamentreprenören inte även underhåller dessa Drift och underhåll - stoppställen utan väderskydd I kollektivtrafiken finns det ca stoppställen vilka saknar väderskydd. Detta är hållplatser med få påstigande och utgörs i de flesta fall endast av en stolpe med toppskylt. Underhållet av dessa är begränsat och sträcker sig till utbyte av tidtabeller och allmän trafikinformation samt viss tillsyn och rengöring. Båda reklamentreprenörerna är överens om att det är tveksamt att stoppställen utan väderskydd bör ingå i en tjänstekoncession då underhållet är begränsat och den tillsyn som främst krävs är av karaktären tillsyn. En av reklamentreprenörerna nämner att stoppställen utan väderskydd kan vara lämpligt ur trafikförvaltningens synpunkt att inkludera i en tjänste-

42 15(59) BILAGA Diarienummer koncession och ser inte att ett åtagande där dessa ingår skulle påverka en koncessionsupphandling i större utsträckning Drift och underhåll - kringutrustning Drift och underhåll av stoppställen inbegriper flera delar. Detta då stoppställen är utrustade på olika sätt beroende på hur många resenärer de hanterar. Underhåll av kringutrustning är exempelvis Access-automater, trafikinformationsdisplayer, cykelställ osv. Reklamentreprenörerna anser att en eventuell hantering av kringutrustning i väderskydd bör vara tydligt definierad. En reklamentreprenör anser att utrustning såsom Access-automater och trafikinformationsdisplayer inte bör ingå i tjänstekoncessionens ansvarsområde då detta kräver en helt annan kompetens än vad som krävs för att städa och underhålla det fysiska väderskyddet. I det fall reklamentreprenör förväntas hantera denna typ av utrustning behöver en underhållsorganisation med kompetens för andra uppgifter än att underhålla det fysiska väderskyddet byggas upp. Det som kan ingå i koncessionsåtagandet kan däremot vara tillsyn och felrapportering av kringutrustning. Den andra tillfrågade reklamentreprenören anser av samma anledning att Access-automater inte bör ingå i en tjänstekoncession men däremot trafikinformationsdisplayer. Båda entreprenörer anser att annan kringutrustning såsom cykelställ är lik det underhåll som själva väderskyddet kräver varför denna typ av utrustning mycket väl kan ingå i en tjänstekoncession Viten Vid brister på underhåll av stoppställen krävs att trafikförvaltningen har påtryckningsmöjligheter på koncessionshavaren utan att behöva säga upp avtalet med de konsekvenser detta medför. Viten är en sådan typ av påtryckningsmedel. Ingen av reklamentreprenörerna ser problem med att i ett avtal ha med paragrafer om viten som i omfattning följer branschpraxis. De vill dock poängtera att åtaganden som regleras av viten skall vara rimliga och väl förankrade av personer som har kunskap att bedöma möjligheten att uppfylla uppställda krav.

43 16(59) 4.2 Rådighet BILAGA Diarienummer Avtalslängd Längden på ett koncessionsavtal beror till stor del på vilka åtaganden som läggs på koncessionshavaren. I grunden kan sägas att de möjliga intäkter som reklamentreprenör kan få från reklamförsäljning sätter ramarna för hur långa avtal som krävs. I det fall det i koncessionsavtal finns krav på mycket dyra investeringar i exempelvis uppsättande av nya väderskydd de första avtalsåren behöver reklamentreprenör ett långt avtal med flera år där intäkterna från reklamen kan betala tillbaka denna investering. På motsvarande sätt behöver ett koncessionsavtal där åtaganden inte innebär dyra investeringar inte sträcka sig under flera år. Skillnaderna mellan ett koncessionsavtal med krav på nya väderskydd och ett koncessionsavtal där endast drift och underhåll ingår blir därför mycket stora med avseende på längden av respektive avtal. Båda reklamentreprenörerna anser att avtalstiden för koncessionsavtal med krav på investeringar i exempelvis väderskydd ligger på minst 15 till 20 år. Ett koncessionsavtal med endast drift och underhåll samt monetär ersättning bör ha en längd om minst 5 år. Att i förväg uppskatta dessa tider är dock enligt båda svårt och beror på vad som ingår i koncessionsåtagandet totalt sett Mängd reklam Förändring av mängden reklam har ett mycket nära samband med avtalslängden. Reklamentreprenörer räknar i sina anbud med att kunna sälja en viss mängd reklam under avtalstiden. Beräkningar på framtida intäkter från reklamförsäljningen ligger till grund för vad reklamentreprenör kan erbjuda i form av exempelvis nya väderskydd. I det fall trafikförvaltningen önskar möjlighet att under avtalstid ändra mängden reklam kommer reklamentreprenörs riskpremie bli hög och påverka potentiell ersättning till trafikförvaltningen negativt något som båda reklamentreprenörer är överens om Avtalsupphörande Vid tecknande av tjänstekoncession är det mer eller mindre praxis med skrivelser som medför att den offentliga förvaltningen vid avtalsslut har möjlighet att överta den utrustning som ingått i koncessionen utan att erlägga ersättning. Avtalstiden för många koncessionsavtal är ofta lång vilket medför att den utrustning som koncessionshavaren tillhandahåller är avskriven vid avtalsslut.

44 17(59) BILAGA Diarienummer Båda reklamentreprenörer är av uppfattningen att trafikförvaltningen vid ett affärsupplägg med tjänstekoncession skulle kunna kravställa att få ta över väderskydden vid avtalets upphörande utan ersättning. För att detta ska vara möjligt krävs dock långa avtal som gäller under minst 15 år. Vid förtida avtalsupphörande är reklamentreprenörernas uppfattning att detta kan regleras genom att trafikförvaltningen får köpa väderskydden till bokfört värde. Eventuella krav på ersättningar för förlorade vinster eller goodwillförlust kan även tillkomma men att närmare precisera detta utan att ha alla detaljer och förutsättningar låter sig inte göras Gränsdragning - ansvarsfördelning nya väderskydd Uppsättande av nya väderskydd inbegriper flera kostnadsposter förutom det fysiska väderskyddet. Vid en standardhöjning av busshållsplatser ingår förutom nytt väderskydd även i de flesta fall kostnader relaterade till elförsörjning, projektledning, markarbete och kringutrustning. 10 Förutom dessa kostnader behöver flertalet busshållsplatser tillgänglighetsanpassas och i vissa fall flyttas vilket medför stora kostnader som ligger under kommunens eller vägverkets ansvarsområde. Även kostnader avseende kringutrustning är betydande, exempelvis uppgår kostnaden för en Access-automat på omkring kr 11. Reklamentreprenörens ansvar i en tjänstekoncession har därmed mycket stor betydelse. Om tjänstekoncessionen ska omfatta markarbete, el och projektledning behöver placeringen av samtliga nya väderskydd redan i upphandlingsunderlaget definieras. Detta då varje uppställningsplats av nytt väderskydd är unikt och den fysiska platsen påverkar vilka kostnader som kan tänkas uppkomma. Totalkostnaden bestämmer i sin tur vilken avtalslängd som behövs för att finansiera åtagandet. Denna synpunkt delar båda reklamentreprenörer. Deras rekommendation är därför att endast bottenplatta och det fysiska väderskyddet ingår i en tjänstekoncession med uppförande av nya väderskydd. Detta är även den mest spridda formen av ansvarsfördelning i denna typ av koncessionsavtal i Sverige. 10 Bilaga 1: Fråga 5 En tydlig och detaljerad beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till de intäkter som reklam i desamma inbringar. 11 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL

45 18(59) BILAGA Diarienummer Åsikter om vilka komponenter av kringutrustning såsom trafikinformationsdisplayer och interaktiva skärmar som ska ingå i en koncession skiljer sig åt mellan reklamentreprenörerna. Något absolut ställningstagande av var gränsdragningen för kringutrustning skall gå har heller inte efterfrågats i denna studie. Dock kan sägas att åsikten att Access-automater inte bör ingå i en tjänstekoncession delas av båda reklamentreprenörerna Placering - nya väderskydd En förutsättning för utplacering av nya väderskydd är från trafikförvaltningens synvinkel att detta styrs av antalet påstigande resenärer samt möjlighet till utökad resenärsnytta. Reklamentreprenörerna har båda uttalat sin förståelse för detta. Den ena reklamentreprenörens synvinkel avseende placering är att de bör få bestämma vilka av väderskydden som skall bestyckas med reklamvitrin. Den andra reklamentreprenören vill betona risken med att en reklamentreprenör även har kommersiella intressen angående placeringen vilket innebär att de kan förväntas påverka placeringen där reklamvärdet är som högst Design - nya väderskydd Vid tjänstekoncession med uppsättande av nya väderskydd krävs ett beslut om väderskyddens design. Trafikförvaltningens befintliga väderskydd har upphandlats via en väderskyddstillverkare. Trafikförvaltningens ambition är att nya väderskydd förutsatt att de inte skall se likadana ut som idag - ska harmonisera med befintliga skydd. Båda reklamentreprenörerna har egna modeller av väderskydd vilka de kan erbjuda. Båda reklamentreprenörernas synpunkt avseende design/utförande på nya väderskydd är att de vid en eventuell tjänstekoncession med uppsättande av nya väderskydd skulle anpassa sig efter trafikförvaltningens önskemål. Den ena reklamentreprenören framhäver även att deras väderskydd ligger i framkant vad avser utrustning och förberedelse för morgondagens behov. I det fall trafikförvaltningen avser fortsätta med samma typ av väderskydd som i dagsläget ifrågasätter dock den ena reklamentreprenören vitsen med att låta en reklamentreprenör köpa in dessa och att trafikförvaltningen i så fall lika gärna kan fortsätta upphandla dessa enligt dagens modell Teknisk utveckling Den tekniska utvecklingen medför att krav på väderskydd förändras över tid. Exempel på detta kan vara nya resenärsfaciliteter såsom laddare för

46 19(59) BILAGA Diarienummer mobiltelefoner, interaktiva skärmar, alternativ elförsörjning etc. En tydlig trend inom de flesta verksamheter är digitalisering. Den kontinuerliga teknikutvecklingen innebär att kostnader för digital utrustning ständigt blir lägre samtidigt som utbyggnaden av tillgång till internet möjliggör en kostnadseffektiv kontroll och styrning av digitala enheter. Inom reklambranschen är detta tydligt med utvecklingen av digitala medier och inom utomhusreklammarknaden ökar antalet digitala ytor. 12 Reklamentreprenörerna framhäver att de båda har möjlighet att redan vid uppsättande av nya väderskydd integrera nya faciliteter såsom sedumtak och mobilladdare eller förbereda dessa med exempelvis kabeldragning för framtida behov. De ser också en potential i ökade intäkter med digitala reklamytor i väderskydd. I dagsläget tillåter inte Stockholm Stad digital reklam utomhus. Ett försök pågår i staden vilket kommer ge besked huruvida digital utomhusreklam skall tillåtas i framtiden. 13 I det fall digitala reklamskyltar tillåts av Staden ser reklamentreprenörerna detta som en möjlighet för trafikförvaltningen att även kunna visa trafikinformation varvat med reklambudskap. De anser dock att det krävs en avtalstid på omkring 5-7 år efter investeringen är genomförd för att de ska ha möjlighet att bekosta och bestycka väderskydd med digitala reklamskyltar. 4.3 Konkurrenssituation Uppfattningen om hur stor marknadskonkurrensen förväntas vara vid upphandling av nyttjanderätten till reklam på trafikförvaltningens väderskydd skiljer sig åt mellan de två reklamentreprenörerna. Den ena anser att det endast är de två som klarar av att konkurrera om reklamrättigheterna på väderskydden överhuvudtaget, oavsett avtalsform. Den andra reklamentreprenören uppskattar att det kan finnas ett antal aktörer som har möjlighet att lägga anbud på ett avtal avseende enbart reklamrättigheter vid koncessionsavtal som inbegriper drift och underhåll minskar antalet aktörer till omkring 2-4 stycken. Båda reklamentreprenörerna är överens om att det endast är de två som har kapacitet och möjlighet att hantera ett koncessionsavtal som även inbegriper uppsättande av nya väderskydd. 12 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL

47 20(59) BILAGA Diarienummer 4.4 Reklamentreprenörernas övergripande rekommendation Den ena tillfrågade reklamentreprenören anser att det mest lämpliga affärsupplägget för en tjänstekoncessionsupphandling är ett åtagande av drift och underhåll för väderskydden samt en monetär ersättning till trafikförvaltningen. Den andra reklamentreprenören anser att det mest lämpliga affärsupplägget för en tjänstekoncessionsupphandling är ett åtagande av drift och underhåll för väderskydden samt uppsättande av nya väderskydd. 5 Förvaltningens analys AB SL:s (SL) styrelse fattade den 11 november 2009 beslut om att uppdra åt verkställande direktör att genomföra tjänstekoncessionsupphandling avseende program för kvalitetslyft samt helhetsåtagande för skötslen av hållplatserna i busstrafiken i Stockholms län. Bakgrunden till detta beslut var att hanteringen av väderskydd tidigare hade legat på flera olika aktörer vilket fick till följd att ingen tog ett helhetsansvar för väderskydden. SL såg även möjlighet till kostnadsbesparingar med en samlad hantering av väderskydden. I upphandlingen efterfrågades i korthet utbyte av samtliga väderskydd i trafiken, dvs nya väderskydd, samt drift och underhåll av samtliga ca stoppställen. Koncessionshavaren förväntades ta ett helhetsansvar för stoppställena i vilket även exempelvis biljettautomater, hållplatsinformation, dynamiska trafikinformationsskyltar innefattades. Mot bakgrund av de anbud som inkom och de förhandlingar som genomfördes kunde SL konstatera att det inte var möjligt att teckna avtal avseende en tjänstekoncession med ett helhetsåtagande med någon av anbudsgivarna. Anledningar till varför upphandlingen avbröts Vid förhandling om avtalet var SL och anbudsgivarna oeniga kring ett flertal av de mer betydande frågorna 14 : Ansvarsbegränsningar vilka säkerställde att SL inte exponerades för ett obegränsat ansvar som SL på förhand inte kunde bedöma. Rätt till uppsägning för part vid andra partens avtalsbrott. Utköpsbestämmelser avseende utrustning där anbudsgivaren t ex. inte medgav att SL skulle kunna köpa ut väderskydden om anbudsgivaren misskött sitt uppdrag i sådan omfattning att SL hävde avtalet. 14 Se även Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL

48 21(59) BILAGA Diarienummer Omfattning på viten, exempelvis kunde SL och reklamentreprenören inte komma överens kring viten för bristande underhåll på befintlig utrustning. Ansvarsfördelning av tryck och distribution av tidtabeller i stationshallar och terminaler. Rätt till beslut om placering av väderskydd som SL menade skulle styras endast med utgångspunkt från resenärsperspektivet utan hänsyn till reklamläge. Likheter med eventuell ny koncessionsupphandling I rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam har förvaltningen identifierat ett behov av uppförande av väderskydd. I vissa av dessa väderskydd finns behov av Access-automater, interaktiva skärmar och cykelställ förutom den utrustning som även ingick i den avbrutna upphandlingen Även om skillnader föreligger är upphandlingsförsöket 2010 lämpligt att använda som referenspunkt angående tjänstekoncession. Även om anbudsgivarna i sina anbud sa sig uppfylla alla krav var det inte förrän vid förhandlingar som oenigheterna enligt ovan uppkom. 5.1 Drift och underhåll Drift och underhåll - väderskydd med reklam Med en reklamentreprenör som hanterar drift och underhåll av väderskydd med reklam är det troligt att dessa sköts klanderfritt och förmodligen bättre än andra underhållsaktörer skulle göra. Reklamentreprenörens egenintresse med väl underhållna väderskydd för att kunna sälja reklam leder därmed till minskat tillsynsbehov från trafikförvaltningen Drift och underhåll - väderskydd utan reklam En reklamentreprenör som hanterar drift och underhåll av väderskydd utan reklam kan ses som vilken underhållsaktör som helst av väderskydd. Detta då det egenintresse som finns kopplat till väderskydd med reklam inte finns för de utan reklam. Trafikförvaltningen behöver för dessa skydd tillse att underhåll sköts enligt gällande krav i avtal på samma sätt som för vilken annan underhållsleverantör. Det skall framhävas att ingenting talar för att en reklamentreprenör skulle utföra drift och underhåll sämre än någon annan aktör utan det är snarare troligt att reklamentreprenörens erfarenhet av skötsel av väderskydd leder till en kostnadseffektiv och väl utförd tjänst.

49 22(59) BILAGA Diarienummer Drift och underhåll - stoppställen utan väderskydd Reklamentreprenörernas syn på att stoppställen utan väderskydd inte bör ingå i en tjänstekoncession för drift och underhåll anser trafikförvaltningen behöva utredas närmare vid förberedande av en eventuell tjänstekoncessionsupphandling av detta slag. Vid den avbrutna upphandlingen 2010 ingick stoppställen utan väderskydd i åtagandet och vid förhandlingarna var det inga oklarheter kring skötseln av dessa. En stor del av åtagandet avseende stoppställen utan väderskydd är hantering av trafikinformation och tidtabeller. Vilken aktör som är mest lämpad att hantera detta bör utredas vidare men påverkar inte helhetsbilden av en tjänstekoncessionslösnings för- och nackdelar Drift och underhåll - kringutrustning En tjänstekoncessionslösning där drift och underhåll av stoppställen ingår innebär att totalansvar för stoppställen samlas hos en organisation vilket innebär att antalet beröringspunkter mellan olika aktörer inklusive trafikförvaltningen minskar. Detta skulle underlätta ansvarsförhållandet då det klart och tydligt framgår vilken aktör som skall kontaktas vid brister. Denna syn måste sättas i relation till vem som är lämpligast att hantera underhåll av olika kringutrustningar i väderskydd. En reklamentreprenör har exempelvis liten eller ingen erfarenhet och kompetens rörande Accessautomater vilka dessutom behöver tillgång till trafikförvaltningens datasystem. Trafikinformationsdisplayer är en annan fråga där uppfattningen skiljer sig åt mellan reklamentreprenörerna. En möjlig väg att gå är att koncessionshavaren endast har ett rapporteringsansvar för vissa komponenter samt eventuell allmän tillsyn i form av enklare underhållsarbeten. Ansvar för cykelställ i anslutning till väderskydd kan däremot exempelvis ligga i koncessionshavarens ansvarsområde då detta mer liknar underhållsåtagandet av det fysiska väderskyddet. Exakt gränsdragning för ansvarsområdena avseende vilken aktör som skall hantera driften och underhållet i väderskydd av olika kringutrustningar bör utredas närmare vid förberedande av en eventuell tjänstekoncessionsupphandling. Var gränsdragningen skall gå bör vara en kompromiss mellan minimering av antal inblandade aktörer och aktörernas lämplighet att utföra uppgiften.

50 23(59) BILAGA Diarienummer Viten För att trafikförvaltningen ska ha påtryckningsmöjligheter vid brister är viten mer eller mindre en förutsättning för att kunna ingå ett koncessionsavtal. Reklamentreprenörerna har båda utryckt sin förståelse och har inga invändningar mot detta. Under avtalsförhandlingarna vid den avbrutna koncessionsupphandlingen 2010 var just viten en av de största frågorna som även ledde till att SL kunde konstatera att det inte var möjligt att komma överens. Vid liknande upphandlingar av reklamupplåtelse som skett sedan 2010 har reklamentreprenörer accepterat viten i de fall brister avseende drift och underhåll framkommer. Detta kan antingen ses som en förändring från reklamentreprenörernas ståndpunkt angående viten eller att de skrivningar som gällde viten 2010 inte var lämpligt formulerade. Oavsett vilket bör det i ett eventuellt koncessionsavtal ingå skrivningar om viten vid påtalade brister av underhåll. Det är dock viktigt att viten är satta i proportion till vad som är möjligt att åstadkomma rent praktiskt. Tekniskt kunnig personal behöver granska inställelsetider så att dessa ligger i linje med vad som är rimligt att utföra. 5.2 Rådighet Avtalslängd Reklamentreprenörernas uttalande om att det krävs långa avtal på minst 15 till 20 år för ett koncessionsavtal där åtagandet inbegriper uppförande av nya väderskydd är en uppfattning som även trafikförvaltningen delar. Rapporten Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam visar på ett behov av nya väderskydd under en 10 års period. Det är i dagsläget svårt att bedöma behovet av ytterligare väderskydd efter denna tidsperiod med tillräckligt stor noggrannhet. Detta innebär att ett koncessionsavtal som sträcker sig 15 år skulle minska trafikförvaltningens möjlighet till förändringar under de sista 5 åren. I ett koncessionsavtal där endast drift och underhåll ingår i åtagandet behöver avtalstiden inte vara längre än minst 5 år enligt båda reklamentreprenörerna. En avtalstid på omkring 5 år är även lämpligt ur förvaltningens perspektiv då detta ger möjlighet till uppföljning och lärdomar under avtalstiden och ger samtidigt möjlighet till justering av avtalsform och innehåll vid förändringar i omvärlden. Optioner för avtalsförlängning vid väl fungerande samarbete och utförd tjänst kan även inkluderas.

51 24(59) BILAGA Diarienummer Mängd reklam Med den långa avtalstid reklamentreprenörerna ser som krav för att ingå koncessionsavtal med uppförande av väderskydd är det mycket svårt att förändra reklammängd under avtalets löptid. Reklamentreprenören har i anbudet räknat med en viss mängd reklam under avtalstiden för att kunna säkerställa att gjorda investeringar under avtalstiden täcks. Att under avtalstiden besluta om minskad mängd reklam leder till att reklamentreprenören måste kompenseras för förlorad möjlighet att sälja reklam. Detta förhållande föreligger även vid ett koncessionsavtal där endast drift och underhåll ingår, men eftersom dessa avtal har en relativt kort löptid (omkring 5 år) kan problematiken lättare hanteras genom att förändring sker vid kommande upphandling. Andra avtalsformer där en monetär ersättning till trafikförvaltningen utgör grunden för avtalet, istället för en form av byteshandel som koncessionsförfarande innebär, gör det lättare att förändra ersättningen vid förändringar under avtalstiden t ex kan 20 procent mindre reklam resultera i 20 procent lägre ersättning. I fallet där koncessionshavaren erbjuder ett antal väderskydd är liknande förfarande betydligt svårare att hantera Avtalsupphörande Att ägandet för väderskydden, i ett koncessionsavtal med uppförande av nya väderskydd, övergår till trafikförvaltningen vid avtalsslut eller vid en viss framförhandlad tidpunkt är både reklamentreprenörer och trafikförvaltningen överens om. Den stora svårigheten är däremot hur hållplatsinfrastrukturen ska hanteras vid ett eventuellt förtida upphörande. Förtida upphörande kan bero på att någon part brister i sina åtaganden vilket ger den andra parten rätt att i förtid säga upp avtalet. I det fall avtalstiden kan anses som lång, över 10 år, kan det även finnas behov av rätt till uppsägning utan att den andra parten har begått något avtalsbrott. Problemet som då uppstår är att reklamentreprenör investerat i nya väderskydd vilka ska betalas av i form av reklamförsäljning under resterande del av avtalet. I de flesta koncessionsavtal har reklamentreprenör ägandeskap för dessa väderskydd under avtalstiden vilket innebär att trafikförvaltningen måste köpa ut väderskydden. Vid avtalstecknandet behöver därför priset för väderskydden vid olika tidpunkter regleras för att undvika att trafikförvaltningen hamnar i en mycket dålig förhandlingsposition där reklamentreprenör kan ta bort samtliga väderskydd och lämna resenärer utlämnade till regn och rusk.

52 25(59) BILAGA Diarienummer Förutom hur hållplatsinfrastrukturen skall hanteras vid ett eventuellt förtida avtalsupphörande uppkommer frågor om eventuella ersättningar för t ex. utebliven vinst, goodwill-förlust etc. Under upphandlingen 2010 var det inte möjligt att nå en överenskommelse som reglerade dessa situationer varför ett avtal inte kunde komma till stånd Gränsdragning - ansvarsfördelning nya väderskydd I det fall trafikförvaltningen, inför en eventuell upphandling, i förväg inte kan definiera var de omkring nya väderskydden ska uppföras och vilka eventuella behov av el och markarbete detta kräver förväntas riskpremien som reklamentreprenör måste räkna med bli mycket stor. Detta fall gäller vid en tjänstekoncession med helhetsåtagande vid uppförande av nya väderskydd. En tjänstekoncession där åtagandet av nya väderskydd sträcker sig till endast själva det fysiska väderskyddet samt bottenplatta minskar riskpremien betydligt. Reklamentreprenörerna kan då förutse kostnaderna som uppstår vid uppsättandet av de nya väderskydden. Vilken kringutrustning som skall ingå en tjänstekoncession med uppsättande av nya väderskydd behöver utredas ytterligare inför eventuell upphandling Placering - nya väderskydd Det är avgörande för trafikförvaltningen att ha möjlighet att bestämma var nya väderskydd ska placeras. Placering av nya väderskydd ska endast ske med utgångspunkt från perspektivet där resenärens bästa står i fokus. Detta har reklamentreprenörerna visat förståelse för och accepterat vid genomförda möten. Det skall dock framhävas att vid den avbrutna upphandlingen 2010 uttalade anbudsgivarna respekt för SL:s behov av att säkerställa resenärsnytta, dock framstod argumenten vid förhandlingarna från anbudsgivarna som att det kommersiella intresset i viss mån måste få överskugga resenärsperspektivet, vilket inte låg i linje med SL:s uppdrag Design - nya väderskydd Trafikförvaltningen önskar att nya väderskydd harmoniserar med befintliga. En tjänstekoncession som enbart består av drift och underhåll och där anskaffning av nya väderskydd upphandlas av entreprenör ger trafikförvaltningen full kontroll på utformning. Att vid en tjänstekoncession med uppförande av nya väderskydd låta reklamentreprenör i viss mån styra utformning av skydd anses inte utgöra någon större risk enligt trafikförvaltningen. I upphandlingsunderlaget kan detta styras i önskad riktning och reklamentreprenörerna har

53 26(59) BILAGA Diarienummer visat sig vara mycket tillmötesgående rörande dessa frågor. I den avbrutna upphandlingen 2010 var parterna överens i denna fråga Teknisk utveckling Trafikförvaltningen ser fördelar med digitala reklamskyltar i väderskydd. De kan både öka resenärsnyttan genom att möjliggöra trafikinformation, ge ett modernare intryck av kollektivtrafiken samt generera potentiellt högre intäkter till trafikförvaltningen. Med tanke på den långa avtalstid som krävs för ett koncessionsavtal där det ingår uppförande av nya väderskydd är det mycket svårt, näst intill omöjligt, att planera för hur den digitala utvecklingen kommer se ut under 15 till 20 år. Detta ger trafikförvaltningen mycket litet utrymme att påverka hur en digitalisering av väderskydden skall se ut under minst 15 år. Förhållandet att i ett avtal reglera hur en digital utveckling i väderskydden skall se ut är lika svårt för alla typer av reklamupplåtelseavtal men ingen avtalsform kräver de långa avtalsformer som en tjänstekoncession med uppförande av nya väderskydd kräver. 5.3 Trafikförvaltningens administration Oavsett vilket affärsupplägg som väljs, där drift och underhåll av väderskydd inte hanteras av trafikförvaltningens egen personal, krävs viss administration. En av de främsta uppgifterna trafikförvaltningen har är att följa upp avtal och säkerställa att beslutade överenskommelser efterlevs och att tjänsten som köps håller hög kvalitet. Denna uppföljning krävs antingen drift och underhåll hanteras av trafikutövare, reklamentreprenör eller annan entreprenör. Den skillnad som dock finns är avseende reklambestyckade väderskydd. Att dessa väderskydd är väl underhållna ligger i reklamentreprenörens eget intresse vilket med all sannolikhet minskar behovet av tillsyn på dessa. Trafikutövarna å sin sida borde ha intresse av att samtliga väderskydd är i gott skick då detta påverkar resenärsupplevelsen som i sin tur påverkar den ersättning trafikutövarna erhåller från trafikförvaltningen 15. Detta verkar, trots till synes starkt samband, inte vara tillräcklig motivation för trafikutövarna att hålla väderskydden i gott skick. Om reklamentreprenörs åtagande, vid tjänstekoncession med helhetsåtagade med uppförande av nya väderskydd, endast består av ansvar för bottenplatta och det fysiska väderskyddet, kvarstår trafikförvaltningens arbete med mark, el och tillgänglighetsarbete. Mark- och elarbete samt tillgänglighetsanpassning av 15 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam. SL

54 27(59) BILAGA Diarienummer busshållplats står ofta för den absolut största delen av arbete och kostnaden vid uppförande av nya väderskydd i samband med standardhöjningar av stoppställen. Om reklamentreprenör förväntas stå även för dessa investeringar krävs att trafikförvaltningen i samband med upphandling noga utrett var de nya väderskydden ska placeras samt vilka el- och markarbeten som krävs för varje placering. Om detta inte presenteras i samband med upphandling kommer reklamentreprenör inte ha möjlighet att beräkna kostnaden för ett helhetsåtagande vilket innebär en stor risk för reklamentreprenören. Detta riskpåslag riskerar påverka anbuden från reklamentreprenör negativt med lägre ersättning till trafikförvaltningen som följd. Utredningsarbetet att inför en upphandling bestämma var de väderskydden skall placeras, samt utreda vilka el- och markarbeten som behövs, kommer initialt kräva en mycket stor insats av trafikförvaltningens administration. Det är dessutom troligt att det under avtalstiden kommer ske förändringar avseende läge för väderskydden vilket innebär dubbelt utredningsarbete för dessa väderskydd. Det åtagande, vid en koncessionsupphandling med uppsättande av nya väderskydd, som därmed är möjlig är att reklamentreprenör endast står för det fysiska väderskyddet med bottenplatta. Detta förfarande är även det som reklamentreprenörerna själva förespråkar och som är mer eller mindre praxis för koncessionsavtal rörande väderskydd i Sverige. Den ersättning trafikförvaltningen förväntas erhålla i ett koncessionsavtal är motsvarande kostnaden för det fysiska väderskyddet samt bottenplatta. Denna kostnad ligger på mellan till kr per väderskydd vilket framgår av bilaga1 (frågeställning 5) samt vid samtal med en av reklamentreprenörerna. Detta medför att den totala kostnaden för de nya väderskydd som trafikförvaltningen får i utbyte mot det överskott reklamen inbringar under en minst 15-årig avtalsperiod är cirka 96 mkr 16. Dessa 96 mkr ska sättas i relation till det överskott reklamen inbringar per år samma period. 5.4 Konkurrenssituation Marknadskonkurrensen ser olika ut beroende på vilka åtaganden som ingår i en tjänstekoncession. När det gäller tjänstekoncession med både drift och underhåll samt uppförande av nya väderskydd har trafikförvaltningen samma åsikt som de två tillfrågade reklamentreprenörerna att det med största sannolikhet endast är dessa aktörer som har kapacitet och möjlighet att åta sig ett sådant koncessionsavtal. Av dessa två är det endast en som förespråkar detta nya väderskydd till en kostnad av kr styck = 1200 x 80 tkr = 96 mkr

55 28(59) BILAGA Diarienummer affärsupplägg varför konkurrensen kan ses som mycket liten. Liten konkurrens innebär risk för en potentiellt sämre affär för trafikförvaltningen. Avseende en koncession där endast drift och underhåll ingår i åtagandet skiljer sig reklamentreprenörernas bedömning av marknadsläget åt. Förvaltningens analys av läget pekar på att antalet potentiella aktörer för detta affärsupplägg ligger på 2 till 4 reklamentreprenörer. Konkurrensen är därmed högre än vid en koncession där även uppförande av väderskydd ingår. 5.5 Påverkan på helhetsåtagandet då ansvaret för hållplatser och väderskydd bryts ut ur trafikavtalen De tidigaste trafikavtalen som upphandlades av AB SL hade hög grad av detaljstyrning och tjänsterna inskränkte sig till själva trafikutövandet. Successivt utvecklades avtalen, trafikutövarna fick ett större ansvar och under de senaste åren har trafikförvaltningen övergått till så kallade funktionsupphandlingar där detaljstyrningen minskat och trafikutövaren getts ett helhetsåtagande för att genomföra trafikuppdraget. Intentionen med ett helhetsåtagande för hela trafikuppdraget, är att skapa drivkrafter för trafikutövaren att effektivisera verksamheten och genom stordriftsfördelar leverera en mer kostnadseffektiv trafik. Genom ansvarsförskjutning bör trafikförvaltningen kunna tillvarata leverantörens kreativitet och få mer ändamålsenliga och effektiva gränssnitt att hantera. Affärsstrategin 17 fastslår att huvudinriktningen i affärerna ska vara att ansvar förskjuts till leverantören och att ansvaret fördelas utifrån respektive parts kärnverksamhet, samhällsuppdrag, tillgångar och livscykelkostnad. Med utgångspunkt från detta resonemang bör det finnas möjlighet att bryta ut förvaltningsansvaret för hållplatser och väderskydd ur trafikavtal då detta inte kan anses vara trafikutövarnas kärnverksamhet. Ett ökat helhetsåtagande innebär i princip alltid ökade risker för leverantören. För hållplatser och väderskydd finns det troligen risker för trafikutövaren att både ha och inte ha ansvaret. Ett ytterligare åtagande som inte ingår i huvudverksamheten kan innebära operativa risker. Men en ersättning för trafikleveransen som kan påverkas av leveransen i fastighetsansvaret kan innebära affärsmässiga risker. 17 Affärsstrategi, TN

56 29(59) BILAGA Diarienummer 6 Slutsatser Som jämförelse för att möjliggöra bedömning av för- och nackdelar av tjänstekoncessionsupplägg med möjlighet till standardhöjningar i länet har nuvarande affärsform använts. I nuvarande affärsform hanteras reklam genom tjänstekontrakt med reklamentreprenör, drift och underhåll sköts av trafikutövarna som ingående del i trafikavtalen och uppförande av nya väderskydd sker med upphandlad leverantör via tjänstekontrakt. Ett flertal aspekter har analyserats i denna rapport, men där resultat visar på att det varken finns en för- eller en nackdel jämfört med nuvarande affärsupplägg tas denna inte med nedan förutom i de fall något speciellt behöver poängteras. 6.1 Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Med en reklamentreprenör som utför drift och underhåll av väderskydd med reklam finns tydligt egenintresse att hålla resenärsmiljön i gott skick. Reklamentreprenören besöker väderskydd på regelbunden basis för att byta reklam vilket medför kontinuerlig tillsyn av underhållsbehov. Trafikförvaltningen får förutom drift och underhåll av väderskydden även en monetär ersättning vilken kan användas till den löpande verksamheten. Behov av endast en underhållsorganisation för drift och underhåll av samtliga väderskydd i kollektivtrafiken vilket innebär färre kontaktytor mot trafikförvaltningen och klargör ansvarsfördelningen. Med reklamentreprenörer som utför drift och underhåll av väderskydd ligger underhållsansvaret hos aktörer vilka har denna typ av verksamhet som sin kärnkompetens. Med drift och underhåll i koncessionsavtal behövs endast en avtalslängd på omkring 5 år jämfört med trafikavtal vilka ofta sträcker sig över minst 10 år. Kort avtalstid (omkring 5 år) medför möjlighet att förändra affärsupplägget vid förändringar i omvärlden utan att behöva omförhandla avtalen. 6.2 Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt monetär ersättning till trafikförvaltningen Trafikförvaltningens övergripande strategi med ansvar för trafikutövarna att hantera hela resan för resenärerna bryts. Jämfört med att upplåta nyttjanderätt till reklam i väderskydd genom separat reklamavtal minskar konkurrensen vid upphandling då det endast förväntas vara 2-4 reklamentreprenörer som har möjlighet att hantera både

57 30(59) BILAGA Diarienummer drift och underhåll samt reklam. Lägre konkurrens medför i de flesta fall lägre ersättning till upphandlande part. Ett koncessionsavtal med drift och underhåll samt reklam medför att trafikförvaltningen inte längre har möjlighet att veta vilket värde reklamen egentligen har. Fortsatt utredningsarbete krävs inför eventuell upphandling och vid framtagande av förfrågningsunderlag då koncessionsförfarande är ett nytt affärsupplägg för trafikförvaltningen. 6.3 Fördelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd till trafikförvaltningen Samtliga fördelar som med en tjänstekoncession med drift och underhåll förutom fördelar som har med avtalslängd att göra. Trafikförvaltningens resultatbudget förbättras under de initiala avtalsåren då reklamentreprenören står för investeringskostnaden av nya väderskydd. 6.4 Nackdelar med tjänstekoncession med drift och underhåll samt nya väderskydd Samtliga nackdelar som vid tjänstekoncession med drift och underhåll. Avtal rörande drift och underhåll samt reklam som kräver en avtalstid på minst 15 år. Trafikförvaltningen har identifierat ett behov av nya väderskydd under en 10 års period vilket medför att trafikförvaltningen binder upp sig i ett koncessionsavtal som sträcker sig minst 5 år längre än vad behovet avtalet skall bekosta sträcker sig. Liten konkurrens med förmodligen endast två reklamentreprenörer som kan hantera hela affärsupplägget. Med liten konkurrens riskerar trafikförvaltningen sämre anbud och riskerar därmed att inte utnyttja den fulla potentialen av reklamvärdet i avtalet. Det blir mycket svårt för trafikförvaltningen att påverka mängden reklam efter ingånget avtal. Detta innebär att reklammängden blir mycket svårt att förändra under minst en 15-årig period. Trafikförvaltningens administrationskostnader vid uppförande av nya väderskydd minskar inte nämnvärt då stor del av arbetet vid uppförande av nya väderskydd inte bör ingå i koncessionsavtalet. Trafikförvaltningen måste därför fortfarande ansvara för projektplanering, förberedelse för elförsörjning, upphandlande av underentreprenörer samt samordning av de olika inblandade parterna.

58 31(59) BILAGA Diarienummer Med de långa avtal som krävs samt att ersättningen trafikförvaltningen erhåller inte består av några monetära medel utan mer är en typ av byteshandel (väderskydd, drift och underhåll mot rätt att sälja reklam) gör det mycket svårt att hantera ett potentiellt förtida avtalsupphörande. Trafikförvaltningen kan inte självständigt bestämma design och utformning av nya väderskydd då detta behöver göras i samråd med reklamentreprenör. De stora kostnaderna vid uppsättande av nya väderskydd kvarstår då endast kostnaden för det fysiska väderskyddet samt bottenplattan är det som bör ingå i ett koncessionsavtal. Det medför att trafikförvaltningen även fortsatt behöver budgetera kostnader för nya väderskydd vilket påverkar resultaträkningen negativt. Förändringar under avtalstiden blir mycket svårt att hantera då detta behöver regleras med hjälp av erhållna väderskydd istället för genom förändringar av monetär ersättning till trafikförvaltningen. Den tekniska utveckling som sker under en period som sträcker sig år framåt i tiden är omöjlig att förutse. Den digitala utvecklingen inom utomhusreklamen har bara börjat och att i ett koncessionsavtal reglera hur ersättningen till trafikförvaltningen ska spegla marknadsutvecklingen är mycket svårt.

59 32(59) BILAGA Diarienummer # 2 Känslighets- och riskanalys av planerade reklamintäkter Känslighetsanalys Ett flertal faktorer kan påverka de planerade reklamintäkterna, både ur ett makro- och mikroperspektiv. Känslighetsanalysen är gjord efter parametrar som kan anses relevanta ur trafikförvaltningens perspektiv. Utomhusreklammarknaden Utomhuskategorin har under de senaste 20 åren legat stabilt på omkring 4 procent av den totala reklammarknaden 18. En förändring av reklammarknaden påverkar utomhusreklamkategorin på motsvarande sätt och därmed trafikförvaltningens intäkt. En nedgång på reklammarknaden påverkar direkt ersättningen till trafikförvaltningen negativt. Ett exakt procentsatsförhållande är svårt att estimera då ersättningen är en kombination mellan en fast och rörlig del samt om nedgången är generell eller om den påverkas olika mycket i olika områden. Nyetablering av reklamskyltar i regionen I Stockholmsregionen finns det flera aktörer vilka har möjlighet att upplåta ytor för reklamändamål. Trafikförvaltningen, Stockholm stad, enskilda kommuner, Trafikverket samt även privata fastighetsägare är exempel på dessa. Fler reklamskyltar som riktar sig mot samma befolkningsunderlag leder till större konkurrens om reklamköparnas medieinvesteringar. Då den totala medieinvesteringen i utomhusreklam inte förväntas öka över tid innebär den ökade densiteten av skyltar i ett område att försäljningssumman per skylt minskar och därmed även den förväntade intäkten till trafikförvaltningen. En ökning av reklamskyltar av samma format som finns på bussväderskydd, (eurosize), med nya reklamytor minskar potentiellt ersättningen till trafikförvaltningen med omkring 10 procent Förstudie upphandling nya reklamavtal. SL Baserat på ett totalt bestånd av reklamskyltar (eurosize) i Stockholmsregionen

60 33(59) BILAGA Diarienummer Digitalisering Under de kommande åren förväntas de digitala skyltarna stå för en växande del av utomhusreklambärarna. En digital reklamskylt som är mycket bra placerad d.v.s. där flödet av människor som kan se denna är stort, har potential att öka reklamförsäljningen tre gånger mer än en analog skylt. Som tidigare nämnts förväntas inte den totala medieinvesteringen i utomhusreklam öka markant utan resultatet av den ökade digitaliseringen innebär att analog reklam minskar med motsvarande grad som den digitala ökar. Trafikförvaltningen behöver därmed modernisera egna reklamytor för att inte förlora marknadsandelar av total utomhusreklam i stockholmsregionen. Utan en digitalisering av trafikförvaltningens reklamytor minskar intäkterna då den digitala tillväxten i regionen ökar. Morgondagens reklamytor är digitala och det är viktigt för trafikförvaltningen att vara redo och modernisera ytorna i tid för att inte intäktsbortfallet ska bli för stort. Digitala ytor har potential att öka intäkterna till trafikförvaltningen. Minskad mängd reklam i kollektivtrafiken Mängden reklam i kollektivtrafiken kan ändras av olika anledningar. Exempelvis kan resenärernas uppfattning om reklam förändras eller att politiska beslut fattas vilka innebär begränsningar av reklamtryck i den offentliga miljön. Att minska mängden reklam i kollektivtrafiken minskar även reklamentreprenörernas ersättning till trafikförvaltningen. Vid en eventuell minskning av den möjliga reklammängden påverkas även trafikförvaltningens ersättning proportionellt direkt negativt.

61 Sannolikhet 34(59) BILAGA Diarienummer Risk- och konsekvensanalys Kriterier för riskbedömning Då detta område inte tidigare analyserats finns inga troliga frekvenser/ konsekvenser för respektive utfall att tillgå, varför sådana klasser har framtagits vid analys. Riskbedömning har skett med utgångspunkt från kriterier som finns framtagna i riskmatrisen, vilken presenteras i tabell 1. Siffrorna visar totalt antal risker inom varje segment. Vid en placering i rött område bör åtgärd vidtas omedelbart. Sannolik (4) Möjlig (3) 2 1 Mindre sannolik (2) 1 4 Osannolik (1) 3 1 Sammanställnig av fördelning risker Försumbar (1) Lindrig (2) Konsekvens Allvarlig (3) Synnerligen allvarlig (4) Tabell 1: Riskkarta över planerade reklamintäkter

62 35(59) BILAGA Diarienummer Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter i samband med upphandling Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder S x K 1 Få anbud på total affär Liten förhandlingsmöjlighet och lägre potentiell intäkt Affärsinriktningen i förstudien 20 bygger på att reklamytorna är uppdelade på flera avtal. Med endast ett stort avtal blir konkurrensen liten vid en upphandling. I Sverige är det i dagsläget endast två företag med både organisation och ekonomiska möjligheter att hantera detta. Uppdelning av avtal gjord för att öka konkurrensen genom att fler Analys av reklammarknaden i Sverige och Stockholmsområdet för att säkerställa att en avtalsstruktur har goda konkurrensmöjligheter. Åtgärd genomförd i samband med genomförd förstudie. aktörer har möjlighet att konkurrera om avtalen. 3 Få anbud på avtal för bussvä dersky dd Sämre avtal med lägre garantibelopp (intäkter) Dialog med marknadens aktörer i samband med förstudie visar på ett mycket stort intresse med anledning av reklamytornas möjlighet att nå invånare i hela Stockholms län. Analysera marknadens intresse för föreslagen avtalsstruktur. Åtgärd genomförd i samband med genomförd förstudie. 4 Få anbud på avtal för Buss insida Sämre avtal med lägre garantibelopp (intäkter) Dialog med marknadens aktörer i samband med förstudien visar på ett stort intresse bland både etablerade och framför allt nya aktörer avseende potentialen i de digitala ytorna i fordonen. Analysera marknadens intresse för föreslagen avtalsstruktur. Åtgärd genomförd i samband med genomförd förstudie. 20 Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, SL

63 36(59) BILAGA Diarienummer Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder S x K 5 Få anbud på avtal för Buss utsida Sämre avtal med lägre garantibelopp (intäkter) Dialog med marknadens aktörer i samband med förstudien visar på ett stort intresse. Eftersom avtalet är mindre omfattande bedöms de kunna ge möjlighet för betydligt fler aktörer att lägga anbud på. Analysera marknadens intresse för föreslagen avtalsstruktur. Åtgärd genomförd i samband med genomförd förstudie. 6 FFU 21 för detaljstyrt Med för detaljstyrt FFU lämnas liten möjlighet för reklamentreprenör I föreslagen affärsinriktning 22 definieras de för affären viktiga parametrarna att ta hänsyn till vid framtagande av FFU. Säkerställa att krav är rimliga i förhållande till affärens övergripande mål. att utveckla affären och därmed potentiellt framtida intäktsvärde. 7 För kort tid för upphan dling Bristande tid för upphandling vilket leder till färre och sämre anbud. För att ge rimlig tid till upphandling, avtalsstart och potentiell överklagan krävs att anskaffningsbeslut skyndsamt tas av trafiknämnden. (Avtals upphörande per 31 december 2015 enligt beslut 23. ) Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal beretts för TN 7 oktober 2014 men återremitterats för vidare utredning. 21 Förfrågningsunderlag 22 Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal, SL Beslut av TN i samband med beredning av ärende Beslut om kortsiktig plan för uppförande av 600 väderskydd under åren TN

64 37(59) BILAGA Diarienummer Nr Risk S K Värde 8 Befintli ga reklam avtal omförh andlas med risk för nedsätt ning av garanti belopp S x K För att undvika en Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder situation där reklamavtalen omförhandlas utan påtryckningsmöjlighet att säga upp avtalen med kort varsel, bör beslut fattas huruvida avtalen skall förlängas eller sägas upp i god tid innan avtalsslut. För att minimera risken och därmed intäktsbortfallet bör anskaffningsbeslut för spårtrafik, buss utsida, buss insida samt väderskydd fattas snarast. Riskanalys, påverkan på planerade reklamintäkter under avtalstiden Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal beretts för TN 7 oktober 2014 men återremitterats för vidare utredning. Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder S x K 1 Utomh Ersättningen till Med del av ersättningen till Inga usrekla mmark naden går ner trafikförvaltningen i form av reklamintäkter sänks. trafikförvaltningen som garantibelopp säkerställs en minimumnivå på intäktssidan under avtalstiden. 2 Reklam anses negativ t ur resenär sperspe ktiv Kan leda till politiskt beslut att minska eller förbjuda reklam. Reklamintäkterna minskar eller försvinner i samband med detta. Genom att säkerställa att reklamen och ytorna utvecklas smakfullt och att trafikinformationen prioriteras kan detta undvikas. Kontinuerliga uppföljningar av resenärers åsikter om reklam i kollektivtrafiken. Avtal med kortare löptid och möjlighet till förlängning ger trafikförvaltningen möjlighet att förändra reklamtryck inom rimlig tid.

65 38(59) BILAGA Diarienummer Nr Risk S K Värde Konsekvens Sannolikhet Möjliga åtgärder S x K 3 Reklam entrepr enören går i konkur Ersättningen till trafikförvaltningen försvinner. Klausul om moderbolags- eller bankgaranti i avtal Ny upphandling av reklamavtalsområde som konkursade bolag innehade utförs skyndsamt. s 4 Alltför långa reklam avtal Investering i ny teknologi under avtalstiden uteblir Reklamavtalen bör inte sträcka sig över en alltför lång tidshorisont utan möjlighet till uppsägning. Avtal med kortare löptid och möjlighet till förlängning ger trafikförvaltningen möjlighet att hålla sig uppdaterad om trender/utveckling inom reklammarknaden.

66 39(59) BILAGA Diarienummer #3 En RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas. Utredningsrapport genomförd av Capgemini. Bilägges som separat dokument, Bilaga 3.

67 40(59) BILAGA Diarienummer # 4 En redogörelse för olika modeller av bussväderskydd som redan finns på marknaden samt av förutsättningarna att använda dessa. Bakgrund I dagsläget finns ett antal olika typer av väderskydd inom länet. I innerstaden och närförorter används typ City 90 med grönlackerade aluminiumprofiler och glasväggar, från en specifik leverantör Team Tejbrant. Längre ut från centrum används ett väderskydd av trä med trafikförvaltningens egen design. I vissa kommuner är väderskydden upphandlade via koncession och har då en annan design. Trafikförvaltningen strävar efter att få en enhetlig utformning på väderskydd genom hela systemet. Det bidrar till igenkänning och underlättar drift och underhåll. Det finns en mängd bussväderskydd på marknaden vilka alla är i princip jämförbara med dagens väderskydd, typ City 90 med aluminiumprofiler och glasväggar, men med lite olika design. Ingen leverantör är uppenbart bättre eller sämre med avseende på de krav trafikförvaltningen ställer på väderskydd. Exempel Smekab Auero Smekab Nimbus

68 41(59) BILAGA Diarienummer Smekab Nimbus KNM Delsbo KNM Kungsbacka KNM Vemo 84 Omni Primo Jansson&Partner Köln

69 42(59) Slutsats BILAGA Diarienummer Anledningen till att trafikförvaltningen vill utveckla en egen design är att inte vara hänvisad till en specifik leverantörs design. Som ägare av designen kan trafikförvaltningen utveckla och anpassa väderskydden till framtida krav och behov utan att vara hindrad av en specifik leverantörs begränsningar av produktionsmetod mm. Förfrågningsunderlag utformas så att det går att vända sig fler byggnadsentreprenörer och då kunna välja ett fördelaktigt anbud. Att utveckla en egen design underlättar styrandet av innehållet i de olika typerna A-D. Långsiktigt kan man då utveckla design och innehåll i väderskydden och samtidigt behålla igenkänningsfaktorn.

70 43(59) BILAGA Diarienummer # 5 En tydlig och detaljerad beskrivning av dagens kostnader för underhåll och investeringar i bussväderskydd i relation till de intäkter som reklam i desamma inbringar. Se vidare Bilaga 2. HEMLIG. Omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 första stycket offentlighets och sekretesslagen (2009:400) och utsändes separat enbart till trafiknämndens ledamöter.

71 44(59) BILAGA Diarienummer # 6 En analys av möjligheterna till alternativ energiförsörjning där nätanslutning inte är möjligt och vilka ytterligare resenärsfaciliteter som kan införlivas i väderskydden så som exempelvis uttag för mobilladdare De alternativ för energiförsörjning som finns på platser där nätanslutning inte är möjlig kan vara: solceller vindkraft batteri (i kombination med ovanstående) Vindkraft kommer under 2015 att testas i liten skala (några enstaka skydd) och sedan utvärderas. En nackdel med vindkraftdrivna bussväderskydd är dock att anordningen är något skrymmande och väl synlig, vilket kan göra den såväl stöldbegärlig som utsatt för förstörelse/vandalisering. Tekniken i sig är dock inte speciellt dyr och effekten förväntas kunna bli minst så god som när solceller används. Solceller för energiförsörjning av väderskydd har funnits på marknaden flera år och utvecklingen inom området går snabbt framåt och kostnaden för tillverkning minskar. Solcellerna integreras i väderskyddets tak och kopplas till ett batteri på undersidan av taket Både solceller och vindkraft behöver alltid kompletteras med någon form av batteri för att säkerställa 100 procent drift av viktiga funktioner i väderskyddet, som exempelvis trafikinformation och belysning. Batteriet kopplas på när den andra energikällan inte fungerar (dvs. när ingen sol lyser respektive ingen vind blåser). Flera försök med solcellsdrivna väderskydd har genomförts under senaste åren på hos trafikförvaltningen och i övriga landet. Just nu finns ett pågående försök med solceller monterade på 4 st av trafikförvaltningens väderskydd på utvalda platser i Huddinge, Nynäshamn, Salem och Värmdö. Dessa har suttit monterade

72 45(59) BILAGA Diarienummer sedan i april Detta är s.k. linjeskydd som inte har nätanslutning idag utan enbart drivs av solceller och batteri. Resultatet av försöket hittills har varit relativt positivt och under perioden om 2 år som dessa solceller har suttit uppe (inkl en vinterperiod) har batteriet inte behövt bytas eller återladdas. Dock räknas det med att man behöver boost:a upp batterierna med ett par års mellanrum eller under/efter en lång och mörk vinter. (Några uppgifter om felanmälningar finns inte). Noterbart är att ljusstyrkan i ett solcellsskydd är ganska markant mycket lägre än i ett eldrivet bussväderskydd, där effektuttaget är betydligt större. Det finns heller ingen möjlighet i dagsläget att upprätthålla belysning i en reklamvitrin med hjälp av solceller. Det sker dock en kontinuerlig utveckling av såväl solceller som olika former av belysning, varför det inte ska uteslutas att det är möjligt inom en inte alltför avlägsen framtid (några år). En utvärdering av reellt värde av trafikförvaltningens utplacerade solcellsskydd kan göras först efter en ordentlig vinter, eftersom den mest kritiska perioden är när det är få soltimmar samtidigt som solpanelerna periodvis är snötäckta (vintern var nästan snöfri och därför dålig som måttstock). En ny variant av solceller kommer att testas under vintern 2014/2015 tillsammans med Västtrafik. Trafikförvaltningen kommer att kunna använda resultatet som underlag i det egna utvecklingsarbetet med alternativa energikällor. Slutsats Solceller som alternativ energikälla till väderskydd är ett ekonomiskt fördelaktigt alternativ på platser i kollektivtrafiken där det inte finns möjlighet att dra fram en elservis. Att förse väderskydd med uttag för mobilladdare är tekniskt sett genomförbart men det är inte fastställt att det är något som ger ett mervärde för resenärer. På fordon i kollektivtrafiken, exempelvis pendeltåg, finns uttag för att ladda sin mobiltelefon eller dator. Detta ger en service för resenärer som är på resa. Man kan utnyttja tiden som resan medför med att t ex ladda sin telefon. Om alla får tillgång till gratis el vid bussväderskydd kan detta skapa otrygghet mm om det blir ett tillhåll och funktionen kan utnyttjas. Det skulle dessutom ta upp till en timme att ladda telefonen vid ett väderskydd.

73 46(59) BILAGA Diarienummer Trafikförvaltningen ser inte att laddmöjlighet för väderskydd ska utredas vidare utan ser istället en möjlighet att sprida den service vi erbjuder på pendeltåg till andra fordon i kollektivtrafiken. Trafikförvaltningen tittar även på möjligheten att erbjuda möjlighet att installera basstationer för kommunikation på hållplatsinfrastruktur.

74 47(59) BILAGA Diarienummer # 7 En plan för hur cykelparkeringar i anslutning till bussväderskydd kan tillkomma på strategiska platser samt om laddningsmöjligheter för elcyklar kan skapas såväl som platser för lådcykel/transportcykel. I process för lokalisering, utformning och bestyckning 24 av hållplatser tydliggörs trafikförvaltningens ambition att långsiktigt bereda plats för cykel i och i anslutning till kollektivtrafikens hållplatsinfrastruktur för buss och pendelbåt. Den strategiska planen för cykelparkeringar ligger inom politiskt uppdrag för åtgärder att uppfylla trafikförsörjningsprogrammet samt regional cykelplan. Separat politiskt ärende kommer upp i trafiknämnden i februari. Ärendet behandlar kombinationsresandet cykel/kollektivtrafik. En rapport har tagits fram under hösten där slutsatserna ligger till grund för ärendet. Det handlar dels om regionalt lånecykelsystem dels om cykelparkering vid strategiska kollektivtrafikknutpunkter. Det är önskvärt med en p-norm för lådcyklar samt att undersöka vilka andra cykelsorter det finns som har behov av speciell parkering, t ex elcyklar osv. I Trafikförvaltningens riktlinjer för infartsparkering (Ri-park) bör det framgå under avsnitt för cykel: Att vid planering för varje ny cykelparkering bör göras en avvägning av hur stort antal annorlunda cykeltyper som kan beredas plats för. Generellt är det kommunens ansvar att tillhandahålla cykelparkering vid busshållplatser, trafikförvaltningen har ingen möjlighet att ställa krav på detta eftersom förvaltningen inte är markägare, men det finns möjlighet att göra ställningsstaganden som används för att påverka kommunen 24 Långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam, SL

75 48(59) Slutsats BILAGA Diarienummer Riktlinjen för infartsparkering ska uppdateras under våren 2015 och ovanstående p-norm för specialcykelfordon kommer att benämnas i den nya texten. Övrigt avseende cykelparkeringar presenteras detaljerat i initial utredningsrapport långsiktig inriktning kundmiljö väderskydd och hållplatser samt reklam.

76 49(59) BILAGA Diarienummer # 8 En bedömning av huruvida mängden reklam i kollektivtrafiken kan och bör ökas eller minskas Resenärsperspektiv Enligt undersökningen om reklam i SL:s miljöer som genomfördes är den generella grundinställningen bland resenärer att reklam i kollektivtrafiken är positivt. Reklamen har ett underhållningsvärde och hjälper till att fördriva tiden under resan. Resenärerna upplever också att de själva kan välja bort reklamen om de önskar. Resenärerna anser att reklam och trafikinformation är en helhet och inte bör hanteras som två separata frågor. Reklamen är en bifråga och resenärerna har stor förståelse för att den finns i kollektivtrafiken och ser det som ett naturligt inslag. Reklam får gärna finnas i anslutning till trafikinformation men trafikinformationen måste alltid ha prioritet. I största möjligaste mån bör trafikinformation särskiljas från reklam och samhällsinformation. Resenärerna accepterar även en utökning av reklam i kollektivtrafiken, förutsatt att det görs på ett smakfullt och behagligt sätt samt att det finns en tydlig koppling till bra trafikinformation. För att säkerställa rätt nivå av reklamexponering bör resenärers åsikter om reklam i det offentliga rummet kontinuerligt följas upp. Teknisk utveckling Rådande trend inom hela samhället och även inom utomhusreklammarknaden är övergången från analog till digital teknik. Detta speciellt beroende på att kostnader för digital utrustning (infrastruktur) ständigt blir lägre samtidigt som utbyggnaden av tillgång till internet möjliggör en kostnadseffektiv kontroll och styrning av digitala enheter. Inom reklambranschen är den digitala utvecklingen inom utomhusreklam tydlig och antalet digitala ytor ökar kontinuerligt. Mer 25 Reklam i SL:s trafikmiljöer, Augur, 2012

77 50(59) BILAGA Diarienummer detaljerad information återfinns i utredningsrapporten till Förstudie inför upphandling av nya reklamavtal 26. Det digitala teknikskiftet är långsiktigt den viktigaste möjligheten till modern och attraktiv kommunikation, ökade intäkter och resenärsnytta. En fördel med digital reklamyta jämfört med analog är att flera annonsörer kan synas på samma yta vilket innebär att antalet reklamytor i kollektivtrafiken långsiktigt kan begränsas utan att mängden reklam och därmed intäkterna minskar. Ekonomisk aspekt Utomhusreklam är attraktivt där den kan ses av ett betydande antal människor. Det betyder att den regionala marknaden i området skiljer sig åt på ett avgörande sätt. Reklamytor är primärt intressanta i centrala lägen där många människor vistas och har möjlighet att ta del av reklambudskapet. Samtidigt måste antalet reklamytor uppgå till en kritisk massa för att vara intressant för annonsörerna. Marknadens intresse för en ökning av reklamytor i ytterområden är därför mycket lågt. I innerstaden finns däremot visst intresse att öka mängden digital reklam, speciellt på platser med omfattande resenärsflöden. En minskad mängd reklam i kollektivtrafiken innebär en intäktssänkning för trafikförvaltningen. Hur stor sänkningen blir är svårt att säga men en minskning av mängden reklam med X % minskar även ersättningen med X %. Utveckling av trafiksystemet Befolkningen i Stockholms län beräknas växa med cirka personer varje år fram till Detta ställer krav på en utökad kollektivtrafik i form av exempelvis Citybanan, Spårväg City, utbyggd tunnelbana, etc. En utbyggd och utökad kollektivtrafik ger möjlighet till ökad total mängd reklam genom att nya reklamytor skapas utan att öka densiteten av antalet ytor inom samma område. Med fler resenärer och med nya reklamytor i den del av kollektivtrafiken som byggs ut finns möjligheter för ökad ersättning till trafikförvaltningen. 26 SL Länsprognos, Stockholms län , TMR/Stockholm läns landsting

78 51(59) Slutsats BILAGA Diarienummer Det finns ingen anledning att minska mängden reklam i kollektivtrafiken eftersom resenärerna uppskattar reklamen samtidigt som intäkterna till trafikförvaltningen då skulle minska. En ökning av mängden digitala reklamytor som på ett harmoniskt vis smälter in i omgivningen är därför den rekommenderade vägen framåt. Speciellt med hänsyn till att antalet reklamytor minskar utan att varken ersättning eller kundnöjdhet påverkas negativt. Totala mängden reklam kan öka i form av nya ytor i en utbyggd kollektivtrafik med en bibehållen reklamexponering gentemot den enskilde resenären. Trafikförvaltningen bör kontinuerligt genomföra kundundersökningar för att säkerställa att reklamexponeringen följer en accepterad nivå. I det fall trafikförvaltningen önskar möjlighet att förändra reklamexponering över tid bör kortsiktiga avtal med reklamentreprenör övervägas för att undvika för högt riskpåslag och därmed lägre intäkter till trafikförvaltningen.

79 52(59) BILAGA Diarienummer # 9 En beskrivning av på vilket sätt konst kan komma att bli en större del av resenärsmiljön inom busstrafiken i framtiden där reklam inte förekommer. Bakgrund Trafikförvaltningen har en lång tradition av konst i resenärsmiljön, framförallt i tunnelbanan men på senare tid även i andra trafikslag. Konsten är mycket uppskattad av resenärerna och bidrar också till att stärka varumärket SL. Till skillnad från reklamen genererar inte konsten några direkta intäkter utan endast indirekta genom att en attraktiv miljö genererar fler resenärer. Konsten har till skillnad från reklamen speciella krav avseende drift och underhåll. När trafikförvaltningen implementerar ny konst i resenärsmiljön ställs väldigt hårda krav på att konstverken ska vara tåliga mot vandalism. Det finns också speciella upphovsrättsliga lagar för konsten som gör den svår att ersätta om den förstörs. Därför måste man alltid överväga i vilka typer av miljöer det lämpar sig med konst. Traditionellt sett implementerar trafikförvaltningen konst i miljöer som är kontrollerbara, inne i eller i direkt anslutning till stationer eller på plattformar som är innanför spärrlinjen. Slutsats Idag finns det finns konst i resenärsmiljön för buss i ett antal bussterminaler där fungerar det utmärk genom att det är en kontrollerbar miljö. Det arbetet fortsätter kontinuerligt när nya terminaler byggs ska konst implementeras.

80 53(59) BILAGA Diarienummer Det är svårt tillföra konst i vanliga busshållplatser, vi har inte rådighet över marken och man måste ta hänsyn till tillgänglighetsaspekterna som innebär att konsten inte får hindra eller försvåra för resenärer med funktionshinder. Det medför att väggarna i princip är den enda platsen man kan använda för konst. I hållplatslägen med i huvudsak glasade väderskydd vill man dessutom behålla genomsiktligheten. Om man i typen glasade väderskydd skulle ersätta något av glasen med konst finns en stor risk att konstverket blir vandaliserat vilket kräver ett stort arbete med drift och underhåll. Det är dyrt och komplicerat att ersätta ett förstört konstverk om det ens är möjligt.

81 54(59) # 10 BILAGA Diarienummer Plan för hur digitala teknik ska beredas plats i kollektivtrafiken och hur man på bästa sätt kan använda denna utveckling för att erbjuda resenärerna bättre störningsinformation och kanske även andra tjänster. Resenärsperspektiv I den dagliga trafiken finns många typer av resenärer, både de som är vana att resa med kollektivtrafiken som har lärt sig både att hitta och att söka information men också exempelvis barn, äldre, turister eller personer med funktionsnedsättning som har en annan förförståelse och andra förutsättningar. Det är därför viktigt att varje del i resekedjan fungerar för kunden. En rad komponenter måste vara på plats för att kollektivtrafikresenären ska få den totala serviceupplevelsen. Det handlar om service i vid bemärkelse, dvs. att alla möten, kontaktytor och informationsutbyten med kunderna före, under och efter resan ska fungera 1. Resenärerna behöver alltid kunna få tillgång till information om trafiken start och mål, under vägen, färdsättet, byten, tider, avvikelser, biljetter och priser. Detta ska gälla oavsett trafikslag och trafikutövare. Teknisk utveckling Rådande trend inom hela samhället och även inom utomhusmarknaden är övergången från analog till digital teknik. Detta speciellt beroende på att kostnader för digital utrustning (infrastruktur) ständigt blir lägre samtidigt som utbyggnaden av tillgång till internet möjliggör en kostnadseffektiv kontroll och styrning av digitala enheter. Trenden pekar dessutom tydligt mot ökande mobilt internet och därmed ökad penetration av smart phones/mobila enheter. Detta ska sättas i förhållande till de fasta installationer som finns vid hållplatser och stationer idag, dvs hur en kvalitetshöjning av planerad trafikinformation ska gå till, antingen i befintlig- eller i ny utrustning.

82 55(59) BILAGA Diarienummer Pågående och planerade aktiviteter Status för arbetet med trafikinformation, arbete som pågår och förväntas vara klart i samband med leverans av utvecklingsplan kundservice/ april Analys av kundbehov, avstämning med relevanta kundundersökningar och potential att använda Big Data-teknologi pågår - Intressentanalys, pågår - Ekonomisk kalkyl, kan presenteras i samband med leverans av utvecklingsplan kundservice med försäljning/trafikinformation kvartal 1, Riskanalys/ särskilda affärsrisker, analys av möjlighet att leverera trafikinformation i realtid, dvs en kvalitetshöjning av dagens trafikinformation. Slutsats Trafikförvaltningens behovsgrupper kommer ligga till grund för prioritering av både kanal och tjänsteutbud i desamma för att kunna nå målen om ökad marknadsandel av resande samt ökade intäkter. Förväntningar på framtida tjänster för störningsinformation och även andra tjänster kommer till stor del bestå av digitala tjänster. Svaret på frågan om vilka erbjudanden som ska presenteras kommer delvis att besvaras i utvecklingsplan för kundservice under 2015.

83 56(59) BILAGA Diarienummer # 11 Avvägning mellan störningsinformation och reklam i digitala skyltar samt reglering av ekonomiska konsekvenser gentemot trafik- och reklamentreprenörer I trafikförvaltningens strategi för affärer tydliggörs att affärer ska utvecklas i syfte att öka intäkterna till verksamheten. Trafikförvaltningen ska även arbeta för att utforma attraktiva affärer och återkommande utvärdera möjligheter till nya intäktskällor. Avseende reklam framgår i affärsstrategin att trafikförvaltningen ska skapa förutsättningar för ökade reklamintäkter genom att erbjuda moderna och attraktiva annonseringsmöjligheter. Reklamintäkternas tillväxt och kundmiljöns utveckling skall vidare balanseras mot resenärsnytta och attraktiv kollektivtrafik. Resenärsnyttan får med andra ord aldrig bli lidande, snarare skall reklam öka resenärsnyttan, reseupplevelsen och förbättra resandemiljön. För att säkerställa rätt nivå av reklamexponering bör resenärers åsikter om reklam i det offentliga rummet kontinuerligt följas upp. Avvägning störningsinformation och reklam Huvudtanken är att trafikinformation, i vilken störningsinformation ingår, ska styra behovet av informationsskyltar i kollektivtrafikmiljön och att reklamen därmed får anpassa sig efter givna förutsättningar. Det är med andra ord inte reklam och de digitala reklamskyltarna som ska styra ett framtida behov av utökad trafikinformation och/eller modernisering av trafikinformationsinfrastrukturen. Trafikförvaltningens nyttjanderättsavtal avseende reklam är i dagsläget utformade så att trafikförvaltningen har rätt till en viss procent av tillgänglig tid på digitala reklamskyltar. Denna tid används för att visa allmän SLinformation, planerad störningsinformation, produkt (biljett) information samt annan

84 57(59) BILAGA Diarienummer information av vikt. Det finns inget som hindrar att en del av den tid som trafikförvaltningen har till sitt förfogande även kan användas till akut störningsinformation. Undersökningen som trafikförvaltningen genomförde visade att den generella grundinställningen till reklam i SL-trafiken är positiv. Reklamen har ett underhållningsvärde och resenärerna har stor förståelse för att den finns i miljöerna och ser det som ett naturligt inslag. Resenärerna uppfattar att de själva kan välja bort reklamen om de så önskar. Resenärerna är redan långt fram i tanken när det gäller digital information. Lokala reklamerbjudanden kan med fördel mixas med generella erbjudanden, väder, nyheter, samhällsinformation mm parallellt med aktuell trafikinformation. Vidare anses reklam och trafikinformation vara en helhet som inte bör hanteras som två separata frågor. Reklam får gärna finnas i anslutning till trafikinformation men trafikinformationen måste alltid ha prioritet. Trafikförvaltningens kundmiljöer är allmänna platser och måste utvecklas varsamt och med stor lyhördhet för de olika behov som finns hos resenärer. Balans och enhetlighet bör eftersträvas. Stationer, perronger och hållplatser I dagsläget visas inte akut störningsinformation på de digitala reklamskyltarna belägna i tunnelbanesystemet. Detta beroende på att skyltarna endast är uppkopplade via 3G-nätet och saknar därmed den driftssäkerhet som krävs för realtidskritisk störningsinformation. Då dagens uppkoppling är tillräcklig från reklamens synvinkel föreligger inte något behov av ytterligare investering av säkrare uppkoppling. Om däremot reklamskyltarna förväntas kunna säkerställa trafikförvaltningens behov av utökad trafikinformation i realtid bör en driftsäkrare uppkoppling säkerställas. Fordon För att kunna särskilja reklam och trafikinformation är rekommendationen att installera dubbla skärmar bredvid varandra i de fall installation görs i fordon. Där dubbla skyltar finns, visar den ena skylten reklam, nyheter, väder och 28 Reklam i SL:s trafikmiljöer, Augur, 2012

85 58(59) BILAGA Diarienummer allmän trafik-/trafikantinformation medan den andra skylten endast visar trafikinformation i realtid inklusive akuta störningar. Med dubbla skyltar krävs ingen vidare avvägning mellan störningsinformation och reklam. I de fall där endast en skärm är möjlig att installera och dennas primära funktion inte är trafikinformation bör denna följa samma princip som på stationer, perronger och hållplatser. Trafikförvaltningen bör ha tillgång till en viss procent av tillgänglig tid på skyltar och reklamentreprenör resterande tid. Ekonomisk reglering gentemot trafik- och reklamentreprenörer I förstudie inför upphandling av nya reklamavtal 29 utreds hur den analoga och digitala reklaminfrastrukturens ägande- och ansvarsförhållande ska fördelas mellan de olika parterna. Inriktningen i förstudien innebär att ägande av digital reklaminfrastruktur ligger på reklamentreprenör och övergår till trafikförvaltningen i samband med avtals upphörande. I efterföljande upphandling kravställs att ny reklamentreprenör övertar ägande och ansvar. Mer detaljerad information återfinns i förstudiens utredningsrapport. I nyttjanderättsavtalen avseende reklam utgår ingen ersättning för det utrymme i de digitala reklamskyltarna, viss procent av tillgänglig tid, som trafikförvaltningen har till sitt förfogande. Hur stor trafikförvaltningens del av tillgänglig tid bör vara styrs av resenärsupplevelse, trafikförvaltningens behov av intäkter samt möjlighet att visa trafik-/trafikantinformation. Om trafikförvaltningen väljer att minska sin andel av tid på reklamskyltarna och därmed frigör mer utrymme för reklam, torde detta kunna resultera i en något högre ersättning. Se även svar på frågeställning På motsvarande sätt minskar ersättningen om trafikförvaltningens andel av tillgänglig tid på skyltarna ökar. Avseende den ekonomiska regleringen mot trafikentreprenörer styrs detta via rörliga incitament i trafikavtalen. Denna rörliga del bygger på resultat avseende kundnöjdhet inom trafikavtalsområdet. Ett högre värde på kundnöjdhet ger trafikentreprenören högre ersättning från trafikförvaltningen. I trafikavtal, där trafikförvaltningen inte äger eller ansvarar för skyltar, 31 tydliggörs att trafikentreprenör ska äga rätt till tid i digitala skyltar i fordon. Hur denna tid skall regleras är baserat på att trafikentreprenör ska kompenseras för eventuellt bortfall av tid som trafikförvaltningen använder där trafikinformation inte visas. 29 SL En bedömning av huruvida mängden reklam i kollektivtrafiken bör ökas eller minskas 31 I dagsläget endast E22

86 59(59) BILAGA Diarienummer Slutsats Trafikförvaltningens andel av tillgänglig tid på dagens digitala reklamskyltar på stationer, perronger och hållplatser innebär att potentiell ersättning från reklamentreprenör minskar men ger samtidigt det utrymme som anses behövas för att nå ut med dagens behov avseende planerade trafikstörningar och övrig trafikinformation. Om realtidskritisk information även önskas visas på dessa skyltar krävs initialt säkrare uppkoppling av desamma. Vid installation av digitala skyltar i fordon är rekommendationen från trafikförvaltningen att dubbla skärmar monteras bredvid varandra. Detta för att säkerställa att trafikentreprenörens behov av trafikinformation alltid ska kunna uppfyllas vilket samtidigt innebär att ytterligare ekonomisk kompensation inte kan anses vara nödvändig. Trafikförvaltningen bör kontinuerligt genomföra kundundersökningar för att säkerställa att reklamexponeringen följer en accepterad nivå. I det fall trafikförvaltningen önskar möjlighet att förändra reklamexponering över tid bör kortsiktiga avtal med reklamentreprenör övervägas för att undvika för högt riskpåslag och därmed lägre intäkter till trafikförvaltningen.

87 RFI tjänstekoncession En RFI där erfarenheter från andra kollektivtrafikhuvudmän runt om i världen som testat tjänstekoncessionsmodeller och input från marknadens aktörer redovisas.