Nätverksgruppen kring EU projekt som rör frågor om digitalisering, tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial

Transkript

1 Digisam Datum (6) Tid: , Plats: Riksarkivet, Sammanträdesrummet Seminarierummet Nätverksgruppen kring EU projekt som rör frågor om digitalisering, tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial Deltagare: Sanja Halling, Digisam Moa Ranung, Digisam Susanne Danelius, APEx Ulrika Sundberg, Nordiska museet Petra Leinmark, Nordiska museet Anders Telenius, Naturhistoriska riksmuseet Karin Glasemann, Nationalmuseum Ulf Jakobsson, SND Stefan Ekman, SND 1. Välkomna Sanja Halling hälsar alla välkomna till mötet. 2. Rapport från de olika verksamheterna och EU projekten bordet runt Digisam: Digisam ägnar sig just nu åt att ta fram olika checklistor (exempelvis en för beständiga identifierare). Digisam för också dialog med SUNET kring infrastrukturella frågor, och kommer eventuellt att genomföra en pilot kring lagring för kulturarvsinstitutioner, inom ramen för ett Memorandum of Understanding som har skrivits mellan SUNET, Vetenskapsrådet och Riksarkivet som huvudman för Digisam. SUNET har idag en lagringstjänst (back up) och frågan är huruvida ett bevarandeperspektiv för kulturarvsinstitutioner kan kopplas till den tjänsten. En fråga som lyftes upp i nätverket är huruvida SNIC som är en gridtjänst för forskningsdata kan användas. Naturhistoriska riksmuseet: Samlingar omfattar 33 miljoner föremål, mindre än 15% är digitaliserat. Växterna (herbarier) är prioriterade för att de är enklare att digitalisera än föremål, och av dessa är omkring 20% digitaliserade. Mycket har digitaliserats on-demand, t.ex. vid lån eller nyaccessioner. Ibland är det även extern finansiering för specifika syften som har används, t.ex. genom Mellon foundation. Det skulle kosta museet 100 miljoner kr Postadress: Krigsarkivet, Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (6) att digitalisera allt. Finansiering för en större insats vad gäller digitalisering av herbarieblad söktes genom Vetenskaprådet men fick avslag. I GBIF finns omkring 500 miljoner data och 15 miljoner av dessa avser föremål. CETAF har haft möte kring möjligheterna till ett EU-projekt med syftet att skapa en ERIC (en av EU erkänd forskningsinfrastruktur i deras roadmap ESFRI). Bygger man en sådan struktur borde man kunna göra något motsvarande för kulturarvsektorn. DINA-systemet håller på att implementeras; ett konsortium med flera tillhörande nationer. Nordiska museet: Europeana Fashion kommer efter projekttidens slut att gå över i ett konsortium. En utvärdering av arbetet kommer att göras, bland annat med hjälp av statistik över användning av data, i relation till DigitaltMuseum. Informationen har berikats på hemmaplan och sedan skickats vidare, för att kunna behålla ändringar i informationen i den egna organisationen. Användarna hittar mer information i projektets portal än i Europeanas dito. Det har varit mycket nyttigt att genom deltagande i projektet få möjlighet att arbeta med sociala medier, ha skrivarstuga m.m. Nationalmuseum: Det hade varit önskvärt om vi inom ramen för Athena Plus projektet fått metadataregistrera i det egna systemet istället för att endast göra berikning i själva aggregeringsportalen. Det är mycket enklare att berika mot en thesaurus om man kan göra berikningen i systemet. Den stora vinsten med deltagandet i Athena Plus-projektet är att informationen nu finns i Europeana, vilket har triggat vårt samarbete med Wikimedia. Wikipedia har laddat ner vår information om målningar och kommer att berika denna information direkt i Wikidata. Utan detta projekt hade vi kanske inte funnit något sätt att skicka information till Europeana. EDM (Europeana Data Model) kan dock tyvärr inte visa informationen i önskad granularitet. Vi levererar inte information till K-Samsök, men det kan bli av under detta år. Vi vill kunna använda oss av TMP (Terminology Management Platform) framåt i och med att det går att mappa mellan KulturNavs resurser och TMP. APEx: Projektet har fått förlängt 7 månader och kommer att hålla en slutkonferens i september. Sammanlagt kommer det att finnas 36 deltagande länder. APEx kommer att leva vidare i APEf (=APE foundation) som kommer att styras från Riksarkivet i Nederländerna. Visningsgränssnittet i Europeana har varit problematiskt, eftersom materialet avser arkivbeskrivningar och Europeana ännu inte har åstadkommit en hierarkisk display. SND: Vad gäller DARIAH så var SND associate partner men man deltog inte i Sverige som partner eftersom forskarsamhället behövde ta själva initiativet vi kunde inte göra det på eget bevåg. Man har nu börjat se över en eventuell ansökan.

3 3 (6) Gällande Europeana Cloud är SND mest aktiva i WP1 och WP 6, WP1 handlar om vad forskarna önskar sig för att kunna ta del av materialet. Det som finns i Europeana visade sig vara väldigt svårt att använda för forskarna p.g.a. att det finns alltför lite metadata, därför behöver forskarna tillgång till grundinformationen. Nu satsas det på att ta fram API:er, men man verkar just nu inte lösa de problem som forskarna lyfter. Forskarna vill dock använda de verktyg som de redan använder, och på så sätt löser API:er en del av problemen. Ännu har vi inte sett något från Europeana Research. Europeana Labs verkar vara en snyggare variant av Europeanaportalen, och bygger fortfarande på det material som finns där. Tanken var att det skulle vara en molntjänst, men just nu är det osäkert hur det blir. Inom Ariadne-projektet har man kommit halvvägs och har fört diskussioner inför utvärderingen. Just nu diskuteras teknisk utveckling av portalen, uppladdningsfunktionerna för metadata är inte de bästa. Förhoppningen är att man under 2015 ska kunna visa upp vissa delar av sökportalen för metadata. Från början var tanken att lägga in data, inte bara metadata, men alla vill inte ladda upp alla data. Det går nu att ladda upp data om man så vill, annars bara metadata. Man vill kunna mappa mot CIDOC-CRM, och diskussioner förs kring utveckling som rör detta. Vid förra årets enkät var responsen enorm från forskarsamhället och diskussioner förs om ett Ariadne Gruppdiskussioner: Nyttan med EU projekt (SWOT analys) Deltagarna diskuterar i grupp vilken nytta som kommer ut av EU-projekt, samt diskuterar deltagande i EU-projekt utifrån SWOT-modellen ( Resultatet av diskussionerna är som följer: Styrkor: Utvecklingsmöjligheter i projekt kan leda till utveckling i själva organisationen. SND är t.ex. med i utvecklingen av Ariadnes system och kan därigenom utveckla ett bättre söksystem själva. Nätverkandet, t.ex. vad gäller hjälp med metadatastandarder. Man får också länkar in i olika organisationer via ett och samma projekt. Kompetensutveckling, man måste t.ex. läsa in sig på en annan metadatastandard för att kunna mappa mot denna. Gemensamma lösningar (tekniska). Nordiska museet tog t.ex. fram Guidelines for editathons. Utrymme ges för arbete som annars inte skulle blivit gjort. Kod och data görs tillgängligt för fler (open source). Svagheter: Frustration om det inte går att leverera, om vi inte når projektmålen. Projektet tar slut en dag. Det innebär att t.ex. projektanställda försvinner, vilket gör att även kunskap försvinner.

4 4 (6) Förväntningarna överensstämmer inte alltid med verkligheten. Möjligheter: Det kan vara så att man inte alltid vill vara med i ett specifikt projekt, men att deltagandet i just det projektet gör att man får ett insteg till andra projekt. Kunskapsöverföring mellan organisationer. Synliggörande av material utanför nationella gränser. Tröskeln för att på sikt delta i andra projekt blir lägre. Det är naturligt med krav på standarder i EU-projekt, vilket är bra. Hot: Om andra aktörer exempelvis inte besitter den kompetens de behöver. Vissa medverkande i projektet försökte att göra saker själva, för att sedan inse att de inte har rätt kompetens. Prioriteringsordningen behöver vara strukturerad inom ett projekt ofta får man ta sig an plötsliga deadlines, och det är inte alltid det finns personal som kan göra det som behöver göras (många organisationer har sin personal i många olika projekt). Det är inte alltid tydligt vad som i framtiden kommer att hända med det man åstadkommer inom ett projekt. Vem ska t.ex. förvalta allting? T.ex. behöver någon ansvara för hantering av all data framåt. Krånglig byråkrati avskräcker - man räknar inte alltid med hur mycket administration det kräver att delta i ett projekt. Tveksam modell när vinstdrivande företag är projektledare. Inom Europeana Fashion hade man en samprojektledare som var ett bolag. Detta kan ha som konsekvens att syftet med projektet inte alltid styrs av de som deltar i projektet. 4. Dialog: Hur kan man dra nytta av lärdomarna från EU projekten i framtiden? Sanja Halling frågar deltagarna: Hur kan man dra nytta av dessa lärdomar inför framtiden? Hur kan man ge råd åt andra, t.ex. till dem som är nya på området deltagande i EU-projekt? Det som lyfts som svar på frågorna är: Teknisk utveckling och möjligheten att implementera är viktigt. Det är inte alltid så att tekniken överensstämmer med institutionens egen utveckling. Många sitter ensamma ute på institutionerna, och det brukar vara olika nivå på kunskapen hos de deltagande institutionerna. Inom Ariadne är det flera aktörer som inte har någon erfarenhet från EUprojekt. Stöd för svaga aktörer är viktigt, särskilt i början. Administration tar tid, varför det är viktigt att avsätta tid för detta redan från början. Gemensamma stödfunktioner är viktigt. Underlag inför hur nästa utlysning ska se ut är bra. Projekten kan bli väl strängt riktade mot leveranserna.

5 5 (6) Finns det goda exempel på hur deltagande i EU-projekt lett till goda effekter inom organisationen? Det är viktigt att ta del av utvärderingar som gjorts utav tidigare EU-projekt. I Digisams vägledande principer ed_digitalt_kulturarv.pdf står det att organisationer bör inrätta rutiner för att publicera information (för öppen insyn) om planerade, pågående och avslutade digitaliseringsprojekt. Tekniska stödfunktioner: Vilka har implementerat något tekniskt som har utvecklats i ett EU-projeket? SND kommer att utföra teknisk implementering utifrån deltagandet i Ariadne (CIDOC CRM). Hur är det med öppna data? Sker det automatiskt att man arbetar med öppna data inom projekten? I projektet Ariadne ska data läggas in på ett maskinläsbart sätt, metadata ska vara fritt och helst även data (CC-BY eller CC-0 licens). Även om man själv inte laddar upp data ska det man länkar till helst också vara fritt. Har man inte arbetat i EU-projekt tidigare är det svårt att läsa av de mål som lyfts inom projektets ramar. Därmed blir det också svårt att avläsa hur fortsättningen kommer att bli. En handbok vore önskvärd, som visar vad man ska tänka på under deltagandet och som beskriver olika scenarier. Många missar vikten av att läsa i DOW (Description of Work); vem är t.ex. WP-ledare? Det kan t.ex. stå i en beskrivning att man ska leverera data, men inte när eller vad. Det är viktigt att gå på alla möten inom projektet. Å andra sidan är inte resorna alltid inkluderade. Det är viktigt att man lyfter projektplanen i relation till general assembly. Det vore bra att få veta mer om de WP man själv inte är aktivt delaktig i. Deltagarna har ofta svårt att tycka till om olika WP innan det är för sent, för att man inte har haft tid att landa i hur arbetet bör se ut. Ofta får man mycket begränsad tid på sig att utföra ett arbete. T.ex. kan man behöva vänta på underlag från ledaren för att kunna börja arbeta. Det är bra att veta att finansieringen kan dröja, i och med att EUkommissionen ska se närmare på arbetet. Det kan bli problematiskt för en organisation om pengarna först kommer året därpå. Inom Europeana Fashion hålls t.ex. 10% av summan inne fram tills att projektet är avslutat. Viktigt blir att stämma av med projektkoordinatorn hur finansieringssituationen ser ut i respektive projekt. Kanske kan man också få avdrag på pengarna om man inte når de uppsatta målen? Att semestertiderna krockar över Europa kan åstadkomma problem. Olika WP-ledare kan ha olika åsikter om vad som ska prioriteras. För att undvika dragkamp kan det vara bra att enbart ha en WP-ledare i ett projekt. I respektive DOW brukar det stå information om vem i ordningen man ska kontakta om problem uppstår. Det är bra om det finns en plan för detta.

6 6 (6) Varje projekt har en så kallad sustainability plan. Problemet är finansieringen; när pengarna är slut är det sällan någon som kan eller vill fortsätta arbetet. Är det resultat som kommer ut av ett EU-projekt tillräckligt intressant så skulle organisationerna kunna välja att bygga vidare på detta och förvalta open source-lösningar. Det är bra om det förs dialog inom projektet kring om det finns något resultat utav projektet som varje partner kan tänka sig att förvalta vidare. Vissa av Ariadnes partners diskuterar t.ex. hur de kan gå ihop på sikt och fortsätta förvalta det som åstadkommits. Att det finns olika slags koordinatorer inom projektet kan vara bra (exempelvis projektkoordinatorer respektive tekniska koordinatorer). I APEx fanns t.ex. en scientific coordinator som såg till att målen nåddes och att alla arbetade mot state of the art. Olika roller är viktigt att tänka på när man skriver en projektansökan. Sammanfattningsvis så kan man säga att olika typer av stöd behövs; dels stöd i form av exempelvis checklistor och handledningar i hur man ska göra, alltifrån projektledning till olika processer (metadatamappning m.m.), dels i form av stöd för teknisk implementering/förvaltning av olika verktyg som utvecklas inom ramen för olika EU-projekt. Från Digisams sida kan vi som ett första steg publicera en checklista som bygger på denna SWOT-analys. Vad gäller tekniska verktyg kan ett första steg vara att synliggöra på Digisams webbplats de verktyg som har utvecklats inom olika projekt, med öppen källkod, för att på så sätt förhoppningsvis skapa en dialog och samarbetsyta där flera institutioner som ser verktyg som de är intresserade av får möjligheter att samverka kring anpassning, utveckling och förvaltning av dessa verktyg. Sanja Halling tar, kopplat till denna diskussion, fram ett utkast på checklista för deltagande i EU-projekt. Förslagsvis kan denna delas upp i tre delar: Före, innan och efter projektet. 5. Checklista: Persistenta identifierare Sanja Halling visar ett utkast på en checklista som rör persistenta identifierare, och som ska kunna användas som ett stöddokument av t.ex. kulturarvsinstitutioner. Utkastet finns här: Sanja ber EU-nätverksgruppen att titta på checklistan samt efterlyser kommentarer på den. (SND lyfter också DOI (Digital Object Identifier). Med sådana garanterar man att det alltid sker en hänvisning någonstans. SND tittar på Handle men har ännu inte valt att använda det. DOI:er är propritetära och SND har rättigheter att dela ut dessa i Sverige).