Myndigheter/institutioner lämnar enligt uppdrag sina planer till Regeringen

Transkript

1 Digisam Datum (5) Nätverksmöte 1 rörande myndighets/institutionsvisa planer Medelhavsmuseet den 22 oktober 2013 Minnesanteckningar I onsdags, den 22 oktober, höll Digisam det första av tre planerade nätverksmöten för att diskutera gemensamma frågor kring arbetet med de planer som på regeringens uppdrag ska presenteras av 23 kulturmyndigheter/institutioner senast vid utgången av år Utgångspunkt för diskussionen var de vägledningsdokument för arbetet som Digisam tagit fram i samverkan med en expertgrupp med representanter för åtta av de berörda myndigheterna/institutionerna. En första version presenterades vid ett bredare informationsmöte på Arkitektur- och Designcentrum i maj 2013, och har därefter stämts av med Kulturdepartementet. Uppdaterat underlag finns här: Tidplan: 2013 Oktober Nätverksmöte Januari Nätverksmöte 2 Mars Nätverksmöte 3 Maj Sep/okt December Myndigheter/institutioner lämnar underlag till Digisam Digisam bjuder in till rundabordssamtal på ledningsnivå, med utgångspunkt i sammanställt underlag Digisam lämnar enligt uppdrag sin rapport till Regeringen 2015 December Myndigheter/institutioner lämnar enligt uppdrag sina planer till Regeringen En genomgång av de presenterade dokumenten gav ett grundläggande intryck av samförstånd, och väckte en del frågor. Diskussionen under nätverksmötet utmynnade i följande klargöranden: 1. Det enda som är direkt bindande för berörda myndigheter/institutioner är vad som framgår av den nationella strategin Digitalt kulturarv och Regeringens beslut Digisams Postadress: Krigsarkivet, Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: Telefax: E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: Organisationsnr:

2 2 (5) insatser på området är tänkta att vara till stöd i arbetet, men den myndighet/institution som eventuellt vill driva sin interna arbetsprocess på egen hand är fri att göra det. 2. Det presenterade vägledningsdokumentet Digisams disposition för myndighets/institutionsvisa planer är felaktigt rubricerat. Vi ser det som en påminnelse om vikten av att alltid begreppsmodellera innan man sätter igång nya processer, och döper härmed om dokumentet till Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer. Det kan ses som ett stöd i arbetet med att formulera verksamhetens strategiska inriktning, och utgör samtidigt ett enkätunderlag som lägger grund för Digisams fortsatta processer, arbete med råd och riktlinjer, samt förslag till Regeringen. 3. Det betyder att Digisam, fortfarande, vill ha in underlag i linje med frågeschema och mängdmatris senast i maj Mer detaljerade, interna planer i enlighet med Regeringens uppdrag kan utformas helt efter respektive myndighets/institutions behov och lämnas till Kulturdepartementet senast i december Enligt Digitalt kulturarv ska Digisam beredas möjlighet att lämna synpunkter på myndigheters/institutioners interna riktlinjer, och det gör vi gärna, men vi kommer från hösten 2014 att ha mindre tid avsatt för att granska och ge feedback på era texter. 4. Tidplanen för planerade insatser för att öka och/eller utveckla arbetet med att digitalisera, digitalt tillgängliggöra och bevara är i frågeschemat skisserad mot utgången av år Det beror på att alla politiska initiativ på digitaliseringsområdet är skrivna mot samma tidshorisont, här kan nämnas Regeringens nationella agenda IT i människans tjänst, Digitaliseringskommissionen, Regeringens strategi för kulturområdet Digitalt kulturarv och Digisam. Vi förstår att myndigheter/institutioner kan ha behov av att planera mot en mer fjärran tidshorisont och hoppas att ni inte känner er hindrade av schemats utformning. 5. Mötet bedömde att frågeschemats avsnitt, tillsammans med mängdmatrisen, i stort sett täcker in allt som kan behöva presenteras inom arbetets ram. När man skriver svar på Digisams frågor får man försöka tänka sig den större bild som myndigheter/institutioner ger sammantaget, och de egna uppgifterna som delmängder i det perspektivet. 6. De digitaliseringsfrågor som rör den allmänna myndighets/institutionsförvaltningen men inte riktas mot kulturarvsdata, som ekonomi- och ärendehanteringssystem, faller utanför Digisams ansvarsområde och därmed även utanför frågeschemat. Vi hänvisar till de andra aktörer som arbetar med utvecklingsprocesser för dessa områden, främst E-delegationen och inom Riksarkivet eard (som jobbar specifikt med e-arkiv och e-diarium). 7. Ett huvudmål i den nationella strategin Digitalt kulturarv är ökning. Mer kulturarvsmaterial ska digitaliseras, digitalt tillgängliggöras och bevaras. För att kunna tala om ökning på ett meningsfullt sätt behöver man utgångsvärden, och det är bakgrunden till den mängdmatris som arbetats fram av expertgruppen. Utgångspunkten är där skattade mängder

3 3 (5) analoga material, och det är inte tänkt att myndigheter/institutioner ska behöva göra om de inventeringar som genomfördes i samband med 2010 års uppdrag att lämna underlag till en nationell strategi. Vi är väl medvetna om att det finns många osäkerheter i en mängdredovisning av det här slaget, men är ändå tacksamma om berörda myndigheter/institutioner kan försöka lirka in sina värden i rutorna. Lämna gärna förklarande eller förtydligande kommentarer om det behövs! 8. Digisam uppfattar det som viktigt att försöka ensa rapporteringen från så många myndigheter/institutioner som möjligt, så att det blir lättare att hitta gemensamma styrkeområden, utvecklingsbehov och samarbetsmöjligheter. Vi har i uppdrag av Regeringen att lämna förslag på hur en samordnad digital informationshantering bör se ut i framtiden, och hur roller och ansvar bör fördelas på olika parter. För att kunna göra det behöver vi en aktuell bild av situationen på en generaliserad/abstraherad nivå, och kvalificerade underlag från myndigheter/institutioner är ovärderliga i den processen. Vi tänker oss också att proaktiva prioriteringar och ställningstaganden i strategiska frågor kan ge myndigheter/institutioner bättre beredskap för att fånga upp t ex nya finansieringsmöjligheter på ett optimalt sätt. Som påpekades av några mötesdeltagare kan Digisams dokument och processer även komma till nytta på andra sätt inom respektive organisation; i årsredovisning, kvalitetsuppföljning eller som allmän hävstång för internt drivet utvecklingsarbete. 9. Många av de berörda myndigheterna/institutionerna har redan utarbetat visions- och policydokument, rutiner och riktlinjer för (vissa delar av) sitt arbete med digitalisering, digitalt tillgängliggörande och bevarande. Digisam vill gärna sprida bred kännedom om sådana resurser som kan fungera som vägledning och inspiration för övriga organisationer, och är tacksamma om ni vill dela med er av relevanta dokument. Maila dem så lägger vi upp dem på vår webbsida Digisam.se! Nästa nätverksmöte blir på Armémuseum torsdagen den 23 januari klockan (separat kallelse kommer) och det tredje infaller onsdagen den 19 mars samma tid. På dessa möten finns möjlighet att fördjupa sig på områden som eventuellt uppfattas som särskilt trängande av nätverket. Tänkbara teman som kom upp på det första mötet är upphovsrätt och licensiering (punkt 4.4) och beräkning av personella insatser för arbetet med digitalisering, digitalt tillgängliggörande och bevarande (punkt 2.5). Fler frågor kan komma upp, den som har förslag är välkommen att höra av sig före Lucia! Välkommen också med frågor och funderingar kring frågeschema och mängdmatris, och med utkast till svar om ni vill ha feedback på dem under gång. Tack till alla som deltog i mötet, och framöver kommer att delta i processen! Susanne Danelius & Johanna Berg, Digisam

4 4 (5)

5 5 (5) Nätverksmöte 1 rörande myndighets/institutionsvisa planer Medelhavsmuseet den 22 oktober 2013 Deltagare Marinette Fogde Arbetets museum marinette.fogde@arbetetsmuseum.se Markus Blomfelt Filminstitutet markus.blomfelt@sfi.se Susanne Sellei KB susanne.sellei@kb.se Alexandra Urefalk Konstrådet alexandra.urefalk@statenskonstrad.se Fredrik Andersson LSH fredrik.andersson@lsh.se Annika Gunnarsson Moderna museet a.gunnarsson@modenamuseet.se Magdalena Gram Nationalmuseum Magdalena.Gram@nationalmuseum.se Camilla Vaara Nationalmuseum camilla.vaara@nationalmuseum.se Ulrika Sundberg Nordiska museet ulrika.sundberg@nordiskamuseet.se Ulf Bodin Nordiska museet / Kultur-IT ulf.bodin@kulturit.se Fredrik Ronquist NRM fredrik.ronquist@nrm.se Per Dahl RAÄ per.dahl@raa.se Anna-Lena Olsson Riksarkivet annalena.olsson@riksarkivet.se Madeleine Wolke Riksarkivet madeleine.wolke@riksarkivet.se Margareta Carlsson Riksutställningar margareta.carlsson@riksutstallningar.se Johanna Forsberg SFHM johanna.forsberg@sfhm.se Fredrik Jones SFHM fredrik.jones@sfhm.se Sofia Svalmark SFHM sofia.svalmark@sfhm.se Johan Schuisky Skansen johan.schuisky@skansen.se Teddy Hallingström Skansen Teddy.hallingstrom@skansen.se Stefan Evensen SMM stefan.evensen@maritima.se Ingrid Hall Roth SMM ingrid.hall-roth@maritima.se Ida Sixtensson SMM ida.sixtensson@maritima.se Magnus Johansson SMVK magnus.johansson@smvk.se David Jansson Statens musikverk david.jansson@musikverk.se Pia Nyström Statens musikverk pia.nystrom@musikverk.se Matts Ramberg Tekniska museet matts.ramberg@tekniskamuseet.se