Gymnaestradan närmar sig GYMPINFO 2 JANUARI 2014

Transkript

1 GYMPINFO 2 JANUARI 2014 Gymnaestradan närmar sig Gymnaestradan är höjdpunkten på sommaren Den samlas gymnaster och dansare från hela världen för att uppvisa sina kunskaper i det somriga Helsingfors. Gymnaestradan är fylld av sevärda händelser och saker att pröva på. Nog är väl också er förening med i detta maffiga evenemang? Enligt de preliminära anmälningarna förväntar man sig över deltagare. För tillfället är 32 länder och alla världsdelar representerade. Många länder som regelbundet brukar delta förväntas ännu anmäla sig, d.v.s. det är frågan om ett verkligt internationellt storevenemang. Vårt mål är att få med finländska deltagare för att uppvisa det mångsidiga finländska gymnastikkunnandet. Denna vår är tiden för föreningarna och förbundet att entusiaismera och informera, ty de preliminära anmälningarna till evenemanget ska göras redan i maj. I denna gympinfo hittar du aktuell information om Gymnaestradan och finländarnas deltagande. Mera information hittar du på nätsidan Denna info har skickats till alla föreningarnas Gympar och dessutom till alla medlemsföreningars ordföranden. I fortsättningen kommer info att skickas enbart till föreningarnas Gympar.

2 Välkommen med som gymp Redan 97 föreningar har utsett sin egen Gymp. Ett tack till dig för att du har tagit emot denna uppgift! Vi förväntar oss att Gymparnas skara ännu växer, så att möjligast många gymnaster, dansare och andra föreningsaktiva har en möjlighet att delta i evenemanget. Föreningarna kan anmäla kontaktuppgifterna till sin Gymp via nätet. Stöd för gympens arbete Som Gymp i din förening är ditt arbete mångsidigt och varierande. Gympens roll och uppgifter varierar till en viss grad föreningsvis; centrala uppgifter är t.ex: - information - sporra och uppmuntra föreningsmedlemmarna att komma med - koordinera evenemanget i den egna föreningen (bl.a. anmälningstidtabell, ansvarsfördelning, delegering av uppgifter) - att binda föreningens styrelse och andra centrala personer till evenemanget Stödmaterial för Gympens arbete finns på nätet: - material för presentation och marknadsföring av evenemanget, bl.a. PowerPoint presentationer, broschyr som kan printas ut samt evenemangets logo med bruksanvisning - videon på evenemanget och bl.a. på Helsingfors. På nätsidorna finns alltid den mest aktuella och uppdaterade informationen om evenemanget, så det lönar sig att följa med regelbundet. Evenemanget har också en Facebook sida eller hittas genom att på Facebook söka på namnet Gymnaestrada 2015 Finland; du går väl in och gillar och följer med informationen om evenemanget också den vägen.

3 Anmälningstidtabell Våren blir för föreningarna en tid att informera, uppmuntra till deltagande och sondera deltagarmöjligheterna. Preliminär anmälan per förening till förbundet senast en så noggrann uppskattning av deltagarantalet som möjligt per program (när det gäller massprogrammen också de olika rollerna) eller per uppvisning (t.ex. halluppvisningar 22 deltagare) - ansökan om halluppvisningar - anmälan görs föreningsvis på nätblankett Bindande anmälan per förening till förbundet senast exakta deltagaruppgifter - beställning av skolinkvartering, matpaket, logiprodukter och kvällsuppvisningsbiljetter - ansökan om stadsscenuppvisningar - om anmälningsförfarandet informeras under vårens lopp Varje förening kan själv bestämma om anmälningstidtabellen inom föreningen. Det lönar sig att ge Gympen tillräckligt med tid att sammanfatta den egna föreningens anmälan. Mångsidiga möjligheter att delta För föreningar och grupper finns det mångsidiga möjligheter att delta. Man kan gå med i: - Massprogram ute, som uppvisas vid öppningstillfället, avslutningstillfället och i Finlands egna masshelheter. Tilläggsuppgifter om när massprogrammen uppförs under veckan finns på nätsidan. - Halluppvisningar; föreningarna har möjlighet att ansöka om en egen halluppvisning, eller tillsammans med en grannförening en gemensam hallhelhet. Tilläggsinformation finns nedan i denna Gympinfo. - Stadsscener; föreningar och grupper kan ansöka om att uppträda med egna program på stadsscener i olika delar av Helsingfors. På stadsscenerna kan man i viss mån också använda redskap. Ansökningar görs senast Finländska deltagare ses dessutom i - Finlandskvällen tillsammans med nordiska vänner (Nordic Evening, Nordisk Afton ); ansökan till programmen gick ut FIG galan, till vilken valts ett program i estetisk truppgymnastik med gymnaster från landslagsringen Då man funderar på alternativ för den egna gruppen eller föreningen, lönar det sig att komma ihåg att inte anmäla sig till för många uppvisningar. Det finns mycket att se och uppleva, så det lönar sig att reservera tid för det också!

4 Vårens instruktionskurser och presentationer Söndag 6.4 Uleåborg kl , Internationella skolan och Tervaväylän koulu Lördag 12.4 Kuopio kl , SAKKY-läroanstalten Söndag 13.4 Helsingfors kl , Munkkiniemen yhteiskoulu Tillfällena är gratis och menade för föreningarnas Gympar, ledare/tränare och andra föreningsrepresentanter. Tillfällenas program är till huvuddelen samma på alla orter. Instruktionskurserna och infotillfällena hålls samtidigt i parallella salar, så det är bra om flera personer från föreningen deltar. Man anmäler sig till tillfällena i förväg (antal personer/förening) på en nätblankett som öppnas Tillfällenas program Presentation av Gymnaestrada-evenemanget och infotillfälle - för Gympar och andra föreningsaktiva - möjligheter till frågor och diskussion Presentation av massprogrammen från Sun Lahti - för ledare, tränare, Gympar - presenteras inspelningar, dräkter, musik mm. färdigt material - information och rådgivning angående hur massprogrammen ska förberedas i föreningen Instruktionstillfällen för ledare/tränare/gymnaster - Let the fun begin ett nytt massprogram för vuxna motionärer som uppvisas vid invigningstillfället - World Team ett nytt internationellt massprogram för alla åldrar, också för evenemangets funktionärer I samband med tillfällena i Uleåborg och Kuopio arrangeras också separata föreningsträffar, där alla föreningsaktiva informeras om aktuella ärenden inom förbundet. I Uleåborg kl och i Kuopio kl Höstens instruktionskurser Lördag Uleåborg Instruktionskurser för ledare/tränare: Connections (=Kytkös) helheten och ett nytt vuxenprogram till öppningstillfället Lördag Tammerfors Instruktionskurser för ledare/tränare: Summer Life (=Katse kerttuun) helheten, Valkea Lintu och ett nytt vuxenprogram till öppningstillfället Noggrannare dagstidtabell och anmälningsanvisningar publiceras i Gympinfo i april.

5 Ansökningar till halluppvisningar Logi Bokningarna görs föreningsvis via en nätblankett. En länk till blanketten har skickats till föreningens Gymp. Ifall Gympen inte har fått länken, ta kontakt: Deltagande och priser Under evenemangsdagarna uppvisas i Mässcentrets hallar 10/15 minuter långa programhelheter, vilka alla deltagare fritt kan bese. Enskilda föreningar eller t.ex. grannföreningar tillsammans kan ansöka om en egen programhelhet. Strävan är att halluppvisningarna är helheter, där olika gymnastikprogram binds samman kring ett gemensamt tema. Varje hallhelhet uppvisas under veckan tre gånger. I hallarna finns åskådare på tre sidor och bakväggen fungerar som en enfärgad tygkuliss. Uppvisningsområdets storlek är 20 x 20 meter. I hallarna är det möjligt att använda arrangörernas redskap. Exakt lista på vilka redskap som erbjuds kommer under vårens lopp. Ansökan om hallprogramhelheter görs samtidigt som de preliminära anmälningarna (ansökningsblankett samt DVD/nätlink). Under hösten kommer det att anordnas workshopliknande uppvisningstillfällen för hallprogramhelheterna. På basen av dessa görs Finlands slutliga val av halluppvisningar. Deltagarna har möjlighet om de så vill att inkvartera sig i skolor eller på hotell. Skolinkvartering Ett skolinkvarteringspaket kan köpas för evenemangstiden. Paketet innehåller logi (8 nätter) och frukost. Skolinkvarteringspaketets pris är 190 euro. Skolinkvartering beställs i samband med de bindande anmälningarna För skolinkvarteringen är det möjligt att köpa logiprodukter (madrass, dyna, täcke). Information om beställning av logipaket kommer senare. Hotellinkvartering Confedent Finland Oy fungerar som samarbetspartner gällande hotellinkvartering. För Finlands delegation har preliminärt reserverats en hotellrumskvot, ur vilken föreningarna kan reservera rum. Hotellpresentation och priser samt bokningsvillkor finns på nätsidan.

6 Deltagande och priser I Gymnaestradan kan alla medlemmar i föreningar som hör till Finlands Gymnastikförbund (Svoli) delta. Vår åldersrekommendation är 7 år och dessutom har alla under skolåldern möjlighet att delta i program i föräldragymnastik i öppningstillfället. Föreningen ansvarar för att de minderåriga deltagarna har ett tillräckligt antal vårdnadshavare med under evenemanget. Alla deltagare behöver ett deltagarpass, vars pris är 235 euro. Deltagarpasset innehåller: - deltagarrättighet i Gymnaestradan d.v.s. fritt inträdde till alla Gymnaestradans tillfällen, förutom kvällsoch eftermiddagsuppvisningar (national afternoons, national evenings) - transport med allmänna fortskaffningsmedel i Helsingfors under evenemanget - den officiella programguiden - inträde till kvällssamkvämen Deltagarpasset innehåller inte logi, måltider eller biljetter till eftermiddags- och kvällsuppvisningar. Obs! De barn som deltar i föräldra-barn massprogrammet i invigningen behöver inte ett eget deltagarpass. Den förälder som deltar bör antingen ha ett deltagarpass eller ett frivilligpass. Om barnet vill delta också i annat program eller röra sig på andra händelseplatser, behöver barnet eget deltagarpass. Deltagarna kan om de så vill förutom sitt delatagarpass skaffa: Skolinkvarteringspaket (max 8 nätter); pris 190, innehåller frukost Lunchbiljetter (=7 luncher); pris 100 e Eftermiddags- och kvällsuppvisningsbiljetter; priserna klarnar senare Finlandsdräkter Den finländska delegationen representerar under Gymnaestradan Finland i gemensamma evenemangsdräkter d.v.s. Finlandsdräkter. Dräkternas modeller, priser och beställningsinformation publiceras senare. Den officiella Finlandsdräkten behövs i inmarschen till öppningstillfället, då deltagarna marscherar in nationsvis på stadion. I inmarschen kan man delta enbart om man är klädd i den officiella Finlandsdräkten. Deltagare som inte skaffar dräkten kan följa med marschen från läktaren.

7 Nu söks föreningar som kan ta hand om skolinkvarteringen 75% av deltagarna i Gymnaestradan bor i skolor i Helsingfors, Esbo och Vanda. Varje skola kommer att ha en finländsk ansvarsförening. Föreningen kan delta i evenemanget ur ett annat perspektiv, kan lära känna utländska deltagare och få förmåner. De snabba äter upp de långsamma, d.v.s. genom att anmäla sig i tid får man ett förmånligare läge när det gäller val av skola! Ju tidigare du anmäler din förening, desto bättre kan du välja skola att övervaka! Föreningen är värd för skolan under tiden Till uppgifterna hör att övervaka 24 timmar per dygn, ta emot dem som bor på skolan, sköta en infopunkt och dela ut material, frukost samt i mindre skala sköta om renhållningen (bl.a. föra ut skräp, allmän renlighet, ordning i klasserna (pulpeter). Föreningen får i ersättning: - Gymnaestradapass (6 pass/skola + 2 pass/100 övernattare), eller en finansiell ersättning, som kommer att vara mindre än värdet på passen (1 pass = 235 ). - gratis övernattningsdygn på skola för de frivilliga, - möjlighet att hålla kantin/kiosk (ifall skolan ger lov) Krav på dem som deltar i skolövervakningen: - Föreningen finns i förskottsuppbördsregistret - Föreningen har ett FO-nummer - Föreningen förbinder sig för hela evenemangstiden - De frivilliga behärskar åtminstone engelska eller de inkvarterades språk - En vänlig serviceinställning Föreningen behöver minst sex personer för övervakningsuppgifter samt beroende på skolans storlek för utdelning av frukost ca 4-6 personer/dag, dessutom kantinpersonal. Beräkningsformel för övervakningsuppgifterna: 2 personer/ 8 timmars turer/ 3 turer. Du observerar väl att till kantinen och till utdelning av morgonmål behövs andra personer, övervakarna kan inte sköta detta under sina turer. Blev du inspirerad? Gav det upphov till frågor? Ta kontakt med den ansvariga för frivilligarbetet Katriina Sahala, katriina.sahala@wg-2015.com eller

8 Vill du delta i arrangemangen av Gymnaestradan bakom kulisserna? Gymnaestradateamet Ärenden gällande de finländska deltagarna sköts i Gymnastikförbundet av Gymnaestradans Finlandsteam. I teamet ingår: Heli Pekkala - helhetsansvaret för teamet, kommunikation och information - programutbudshelheten Leeni Asola-Myllynen - utemassprogrammen bl.a. instruktionskurserna och samträningarna Liisa Ahlqvist-Lehkosuo - grenarnas deltagandemöjligheter - FIG-galan Vill du för våra internationella gäster representera förstklassiga finländska arrangemang? För arrangerandet av Gymnaestradan behövs ca frivilliga. Gymnaestrada 2015 är hela den finländska gymnastikfamiljens gemensamma kraftuppvisning. Som frivillig är du med om att bygga upp Finlands största och mest förstklassiga internationella evenemang, skapa nya vänskapsband och uppleva den finländska gymnastiken! Rekrytering av frivilliga startar våren Till buds står mångsidiga uppgifter. Av dej krävs minst 16 års ålder samt ett vänligt och piggt uppträdande. Språkkunnighet är en fördel, i alla uppgifter dock inte ett krav. Som frivillig bör man delta minst 3 på varandra följande dagar, helst önskar vi att du ger din insats som frivillig hela evenemangstiden! Med frivilligpass kan man delta i vissa program i öppningstillfället, men inte i övrigt i evenemanget. De frivilliga bjuds på bl.a. varm mat och klädsel passande för uppgiften, insättning i den egna uppgiften samt ett intyg efter evenemanget. Om du behöver tilläggsuppgifter eller har frågor, skicka e-post eller ring ansvarspersonen för frivilligarbetet Katriina Sahala katriina.sahala@wg-2015.com, tel:

9 Helena Hirvonen - kundservice -ackreditering, fakturering, produkter Klara Westerlund - Finlandskvällen tillsammans med nordiska vänner När det gäller ärenden som hänför sig till Gymnaestradan kan du vara i kontakt via den gemensamma e- postadressen gymnaestrada@voimistelu.fi eller direkt med ansvarspersonen för delområdet förnamn.efternamn@voimistelu.fi. En separat evenemangsorganisation sköter om planerandet och uppbyggandet av det internationella evenemanget. Som generalsekreterare fungerar Maria Laakso. Tidtabell Instruktionskurs och presentation av evenemanget, Uleåborg 6.4. Instruktionskurs och presentation av evenemanget, Kuopio Instruktionskurs och presentation av evenemanget, Helsingfors 13.4, Gympinfo 3, april 2014 Föreningarnas preliminära anmälningar till förbundet Ansökan om halluppvisning Gympinfo 4, september 2014 Instruktionskurs för ledare och tränare, Uleåborg Instruktionskurs för ledare och tränare, Tammerfors Gallring av hallprogram, hösten 2014 Gymnastikförbundets uppvisning, Föreningarnas bindande anmälningar till förbundet, Fakturering av första raten av deltagarpassen (50%) Beställning av kvällsgalabiljetter, logiprodukter och representations- och uppvisningsdräkter Anmälan till uppvisningar på stadsscener Fakturering av hotellinkvartering (47%) Gympinfo 5, januari 2015 Repetition av programmen för ledare och tränare, mars 2015 Slutlig musik till alla uppvisningar (halluppvisningar, stadsuppvisningar) till Gymnastikförbundet Gympinfo 6, april 2015 Fakturering av resten av deltagarpassen och övriga beställningar Gemensamma samövningar, maj-juni 2015 Gymnaestradans öppningstillfälle övningar, (preliminärt) World Gymnaestrada , Helsingfors Välkommen med! Gymnaestradan är ett maffigt och upplevelsefyllt evenemang, menat för medlemmar i alla Gymnastikförbundets medlemsföreningar. Välkomna med är alla, både personer med gymnastiken som hobby och toppgymnaster från alla gymnastikens grenar och former. Vi ska tillsammans sporra en stor grupp finländare och visa för våra internationella gäster vad finländska gymnastikföreningar kan i hela sin mångsidighet och finess!