Bilder: Tuula Palaste-Eerola

Transkript

1 Bilder: Tuula Palaste-Eerola

2 Synlighet åt regionala aktörer! Nylandsveckan är en evenemangsvecka som Nylands förbund koordinerar och där syftet är att ge synlighet åt nyländska aktörer och arbete som gjorts till fördel för landskapet. Under veckan har landskapets olika aktörer möjlighet att skapa nätverk, samarbete och synergieffekter. En temavecka med flera evenemang får med större sannolikhet mer publicitet än fler enskilda tillställningar. Med marknadsföringen av temaveckan främjar vi enskilda evenemangs och aktörers genomslagskraft.

3 Vad går temaveckan ut på? Nylandsveckan är en sex dagars evenemangshelhet som riktar sig till målgrupper som arrangörerna på förhand har kommit överens om. Nylandsveckan har varje år ett nytt huvudtema. År 2015 är huvudtemat: Ruralt och urbant möts Varje dag har ett eget, allmänt tema som är detsamma varje år. Varje dag har också sin egen huvudarrangör samt eventuellt även delarrangörer. Temana för de olika dagarna är: miljö, välbefinnande, kultur, kunnande, konkurrenskraft och möten Nylands förbund, huvudarrangörerna och delarrangörerna har alla sina egna roller i förverkligandet av veckan.

4 Har ordnats sedan 2012 Nylandsveckan har ordnats sedan år Tidigare teman har varit: Barn och unga, Internationalitet samt Liv och kraft. Med erfarenhet från de tidigare åren lönar det sig att börja förbereda sig i tid, speciellt då det gäller att hitta talare och lokaler. Det brukar ge bra resultat då man på förhand har funderat ut vilken målgrupp man riktar sig till. För bra resultat kan det också löna sig att i förverkligandet av evenemangen samarbeta med de viktigaste intressentgrupperna. Det gemensamma budskapet förstärks då man använder veckans egna visuella framtoning i all kommunikation i anslutning till evenemanget. Medierna är intresserade av konkret och färsk information. Budskapet har bättre genomslagskraft om meddelandet riktas direkt till olika medier.

5 Mölkkyturnering, Kulturdagen 2014 Bilder: Tuula Palaste-Eerola

6 Kom med som huvudarrangör! Som huvudarrangörer söker för vi temat lämpliga nyländska aktörer samt personer som genomför projekt som förbundet finansierar. Aktörerna kan också själva anmäla sig som huvudarrangörer. Nylandsveckan består av sex temadagar och för varje dag väljs en huvudarrangör. Som huvudarrangör ansvarar du själv för ditt program i sin helhet. Nylands förbund stöder huvudarrangörerna genom att ta hand om Nylandsveckans visuella framtoning och webbsidor samt allmän marknadsföring och kommunikation som ansluter sig till veckan.

7 ...fortsätter Vi kan också erbjuda sakkunniga talare eller innehåll till seminarier eller öppningsanföranden som hålls av en representant från förbundet, eller dylikt enligt överenskommelse. Nylandspriset delas ut vid en av veckans tillställningar. När och hur prisutdelningen går av stapeln kommer vi överens om med arrangören. Prisutdelningen tar cirka 15 minuter. Andra priser och utmärkelser får också gärna delas ut under veckan på grund av deras nyhetsvärde. Huvudarrangörerna och kontaktpersonerna vid Nylands förbund träffas vid koordinationsmöten 1 2 gånger före evenemanget. På det här sättet kan man upptäcka eventuella synergieffekter i tid. Då Nylandsveckan är förbi hålls ännu ett möte där vi diskuterar hur veckan förverkligades.

8 Som huvudarrangör får du Vid behov till temat lämpligt delinnehåll till ditt evenemang. För inbjudningar tillhandahåller Nylands förbund sändlistor till kommunala aktörer. Eventuella synergifördelar i samarbete med andra aktörer. Synlighet i samband med kommunikation, vilket innefattar: o Presentation av temadagen och dess program på Nylandsveckans webbsidor och i veckans egna kalender. o Temadagen och programmet nämns i nyhetsbrev, webbnyheter och pressmeddelanden som gäller Nylandsveckan. o Temadagens program presenteras i Nylandsveckans broschyr eller flyer, som också delas ut för huvudarrangörernas eget bruk. o Allt material i anslutning till Nylandsveckans visuella framtoning. o Ditt evenemang kan nämnas på Nylands förbunds Facebooksida eller på ingångssidan till Nylands förbunds webbplats. Nylands förbund behåller rätten att välja vilka evenemang som lyfts fram på sidorna.

9 Som huvudarrangör svarar du för Evenemanget som helhet, det vill säga innehåll, program, uppträdare, lokaler, förverkligande, anmälningar och kostnader. Kommunikation och marknadsföring som riktar sig till intressegrupper, deltagare och medier. Att Nylands förbunds kommunikationsenhet får de senaste uppgifterna om evenemanget och information om eventuella ändringar.

10 Diskussionsevenemang om framtidens ledarskap och internationalisering, Konkurrenskraftens dag 2014 Bilder: Tuula Palaste-Eerola

11 Kom med som delarrangör! Som delarrangörer välkomnar vi arrangörer som erbjuder mindre program eller evenemang som passar in på veckans huvudtema eller något av de olika dagarnas teman. Nylandsveckan kan ha flera delarrangörer. Som delarrangör ansvarar du själv för det program som du ordnar. Nylands förbund stöder delarrangörerna genom att ta hand om Nylandsveckans visuella framtoning och webbsidor samt allmän marknadsföring och kommunikation som ansluter sig till veckan. Då det är nödvändigt går huvudarrangörernas synlighet före delarrangörernas i informationsgivningen i anslutning till temaveckan.

12 Som delarrangör får du Synlighet i samband med kommunikation, vilket innefattar: o o o Presentation av ditt eget program på Nylandsveckans webbsidor och i veckans egna kalender, förutsatt att du i god tid har skickat tillräcklig information om programmet till Nylands förbund. Allt material i anslutning till Nylandsveckans visuella framtoning. Ditt evenemang nämns eventuellt på Nylands förbunds Facebooksida eller på ingångssidan till Nylands förbunds webbplats. Nylands förbund behåller rätten att välja vilka evenemang som lyfts fram på sidorna.

13 Som delarrangör svarar du för Evenemanget som helhet, det vill säga innehåll, program, uppträdare, lokaler, förverkligande, anmälningar och kostnader. Kommunikation och marknadsföring som riktar sig till intressegrupper, deltagare och medier. Att Nylands förbunds kommunikationsenhet får de senaste uppgifterna om evenemanget och information om eventuella ändringar.

14 Röster från Finland - evenemang i anslutning till EU-valet, Dagen för välbefinnande 2014 Bilder: Tuula Palaste-Eerola

15 Kommunikation och marknadsföring Nylands förbund marknadsför Nylandsveckan som helhet och lyfter fram de mest lockande evenemangen. Vi informerar om veckan som helhet i form av nyhetsbrev och meddelanden till medierna och våra samarbetspartner. På vår webbplats finns en allmän presentation av veckan, dess program och målgrupper. Därtill lyfter vi fram delar av programmet på våra webbsidor och på Facebook. Vi står för den visuella framtoningen och material som huvudarrangörerna får använda sig av. Vi följer med evenemangets synlighet i nyheterna och på webben, men vi önskar att också huvudarrangörerna följer med evenemangets synlighet, speciellt på lokal nivå. Huvudarrangörerna marknadsför själva sina egna evenemang och informerar om dem. Det lönar sig att skicka uppgifterna som kopia till Nylands förbunds kommunikationsenhet.

16 Visuell framtoning och material Nylands förbund ansvarar för Nylandsveckans visuella framtoning och materialet kan användas av alla huvudarrangörer. Logo, presentation, bilder, grafisk anvisning och annat material uppdateras i den takt det blir färdigt på adressen: Veckans logo och presentationstext översätts till svenska, men i övrigt kommer allt material som publiceras i huvudsak att vara på finska. Vi översätter också webbsidor och meddelanden som gäller Nylandsveckan. Vi gör också en elektronisk kalender som även kan skrivas ut, samt vid behov även annat material, såsom broschyrer/flyers, klistermärken, affischer och en PPT-botten.

17 Exempel på material WEBBSIDOR BROSCHYR KALENDER WEBBANNONS

18 Försäkra dig om din synlighet! Nylands förbund kan inte garantera att programinformation som skickats för sent till förbundet får synlighet i kommunikationen i samband med Nylandsveckan. Huvudarrangör: o Skicka följande uppgifter om ditt evenemang med webropolblanketten (observera tidtabellen) till Nylands förbunds kommunikationsenhet: evenemangets namn, datum och plats, evenemangets art och målgrupp, eventuella inträdesavgifter, hur man anmäler sig osv. o Delta i de gemensamma koordinationsmötena. o Meddela Nylands förbunds kontaktperson om alla programändringar o.d. så snabbt som möjligt. Delarrangör: o Skicka följande uppgifter om ditt evenemang med e-post (observera tidtabellen) till Nylands förbunds kommunikationsenhet: evenemangets namn, datum och plats, evenemangets art och målgrupp, eventuella inträdesavgifter, hur man anmäler sig osv. o Meddela Nylands förbunds kontaktperson om alla programändringar o.d. så snabbt som möjligt.

19 Utdelning av Nylandspriset, Dagen för kunnande 2014 Bilder: Tuula Palaste-Eerola

20 Tidtabell Januari arrangörer kan anmäla sitt intresse Huvud- och delarrangörer sökes. Möten med huvudarrangörerna. Februari idéer och planering Huvudarrangörerna planerar programmet i stort och funderar närmare på målgrupper, evenemang och kommunikation. Första gemensamma mötet hålls. Delarrangörer kan fortfarande anmäla sitt intresse. Förhandsuppgifter på webbplatsen om arrangörer och evenemang Förhandsmarknadsföring. Nomineringar till Nylandspriset tas emot. Mars kommunikationsmaterial Planeringen av huvud- och delarrangörernas program fortsätter. Alla uppgifter om evenemang som läggs ut på nätet och i kalendern samlas in av samtliga arrangörer, deadline Den visuella framtoningen tas i bruk i sin helhet och det viktigaste kommunikationsmaterialet är färdigt vid slutet av månaden. April praktiska arrangemang Huvudarrangörernas praktiska arrangemang, anmälningar osv. Förhandsmarknadsföring, information publiceras om hela veckan och enskilda evenemang. Maj Nylandsveckan Kommunikation, nyheter och nyhetsplock på Facebook hela veckan samt före och efter. Då Nylandsveckan är över ordnas ett möte där man tillsammans med huvudarrangörerna går igenom hur veckan förverkligades.

21 Stöd för kostnader? Nylands förbund kan till en begränsad del bidra till kaffeservering, hyror för lokaler och andra arrangemang som är viktiga för att dagen ska bli lyckad. Stöd ges åt arrangörer vars egna finansieringsmöjligheter är knappa. Bidrag ges alltid till en på förhand överenskommen åtgärd och utgör en procentandel som bildas utifrån de egentliga kostnaderna, t.ex. 50 %. Nylands förbund kan enligt överenskommelse vid behov bidra till reklamer i tryckta medier.

22 Nylands förbunds kontaktuppgifter Personer Huvudansvar: utvecklingsdirektör Inka Kanerva, Kontakter, avtal, planering och förverkligande: sakkunnig Tarja Haili, Kommunikation: informatör Seija Elo, Visuell framtoning och material: kommunikationsplanerare Milla Aalto, Stöd för kommunikationen: kommunikationsplanerare Tuuli Aaltio, E-postadresser: Webbadresser: Nylandsveckan: och Nylandsveckans material: Nylands förbund: Nylands förbunds Facebooksida: Nylands förbunds bildtjänst: uudenmaanliitto.kuvat.fi

23 Bilder: Tuula Palaste-Eerola Simutmaning, Miljödagen 2014

24