Brf Safiren 11 Styrelsens arbetsordning mandatperioden 2008/2009

Transkript

1 1 Brf Safiren 11 Styrelsens arbetsordning mandatperioden 2008/2009 Arbetsordning antagen vid styrelsemöte 2 juni 2008 Denna arbetsordning skall uppdateras varje år. Styrelsens ordförande är ansvarig för att så sker och att den uppdaterade arbetsordningen distribueras till övriga styrelsemedlemmar. Arbetsordningen distribueras också till förvaltare och valberedning och läggs ut på hemsidan. Styrelsens ansvar Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens verksamhet. Detta gäller också i de fall olika ledamöter har olika arbetsuppgifter i styrelsen. Ordinarie styrelseledamöter bör så snart som möjligt genomgå Fastighetsägarnas halvdagskurs Styrelsens ansvar eller på annat sätt skaffa sig motsvarande kunskaper. Styrelsen skall inspektera fastigheten en gång om året och senast under september fastställa en underhållsplan för de närmaste åren. Styrelsens möten protokollförs. Protokollen är inte allmänt tillgängliga. En sammanfattning av protokollet ges ut i form av Safirenbladet som sätts upp i trapphusen senast en vecka efter sammanträdet.. Styrelsens ansvar regleras i flera lagar. De viktigaste är Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Styrelsen bör känna till lagstiftningen. Styrelsens formella ansvar regleras också i föreningens stadgar. För styrelsen finns ett skadestånds- och straffansvar gentemot föreningen. Detta gäller ordinarie ledamöter samt suppleant som ersatt ordinarie ledamot vid beslutstillfället. När styrelsen beviljas ansvarsfrihet på årsstämman innebär det att medlemmarna avstår från att ställa skadeståndskrav. Styrelsen är kollektivt ansvarig för ekonomin i föreningen. Att föreningen uppdragit åt WST att sköta den ekonomiska förvaltningen fritar inte styrelsen från ansvar. Senast den 15 april skall styrelsen överlämna årsredovisningshandlingar bestående av resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse till föreningens revisor. Styrelsen skall arbeta för att kostnaderna kan hållas så låga som möjligt i förhållande till rimlig kvalitet. För att möjliggöra detta krävs en noggrann kostnadskontroll. Styrelsens målsättning är att hålla månadsavgifterna så låga som möjligt. Styrelsen skall fastställa budget utifrån denna målsättning. Det är styrelsens ambition att vid renoveringar bevara fastighetens tidstypiska funkisstil. Som hjälp vid färgval bör Björkstads konsulteras.

2 Styrelsen skall årligen utvärdera sitt eget arbete samt det arbete som utförs av fastighetsförvaltare inklusive ekonomisk förvaltning och fastighetsskötsel. Styrelsen kan genom enkäter inhämta medlemmarnas åsikter om husets förvaltning och skötsel. 2 Styrelsens arbete Styrelsemöten hålls ungefär en gång per månad med uppehåll för sommaren, normalt måndagar. Kallelse med dagordning och underlag skall sändas ut per e-post senast fem dagar före mötesdagen. Inför beslutspunkter bör underlaget innefatta förslag till beslut. På konstituerande styrelsemöte väljer styrelsen ordförande (eller bekräftar stämmans val) samt fördelar ansvarsområden på övriga ledamöter. De fasta ansvarsområdena beskrivs nedan. Ansvar för ekonomi, drift- och underhåll samt medlemsfrågor fördelas mellan de ordinarie ledamöterna. För projekt kan tillfälliga arbetsgrupper bildas. Suppleanterna deltar i styrelsemötena. Suppleanter kan arbeta i permanenta eller tillfälliga arbetsgrupper. I arbetsgrupper kan också medlemmar som inte tillhör styrelsen ingå. Föreningens firma tecknas av två av ledamöterna tillsammans, vanligtvis ordföranden och den ekonomiskt ansvarige. Ordförande kan besluta om löpande kostnader upp till kr. Åtgärder över detta belopp skall om de hastar behandlas av styrelsen via e-post och protokollföras i efterskott. Styrelsens sammanlagda arvode är kronor. Fördelningen på de enskilda ledamöterna bestäms normalt vid verksamhetsårets sista sammanträde. Riktlinjer för fördelningen är ordföranden , övriga styrelseledamöter vardera och suppleanter 200 per sammanträde. Arbetsfördelning inom styrelsen Ordförande Päivi Gäng Ordföranden är arbetsledare inom styrelsen och har det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs samt att stadgar och lagar efterlevs. Är i kontakt med mäklare, myndigheter och på annat sätt föreningens ansikte utåt. Aktualiserar avtalen om fastighetsförvaltning senast i september. Justerar styrelsens protokoll tillsammans med ledamot som utsetts därtill samt lämnar synpunkter på Safirenbladet. Upprättar dagordning till styrelsemöte och distribuerar kallelse med dagordning. Besvarar de brev som kommer till föreningen om inte annat beslutas. Attesterar fakturor tillsammans med ekonomiansvarig. Delegerar dessa uppgifter på lämpligt sätt under semesteruppehåll. Ordföranden godkänner tillsammans med sekreteraren nya medlemmar. Ordföranden förvarar de handlingar som inte sköts av den ekonomiansvarige samt har hand om nycklarna till fastigheten. Behörig att beställa nyckel till centrallås till kyrkoplan från Corells. Sänder in aktuella uppgifter om föreningen till Bolagsverket efter föreningsstämman.

3 3 Sekreterare Hjalmar von Rüdiger Sekreteraren för protokoll vid styrelsemöten och skickar ut det till justering senast 10 dagar efter mötet. Justerat protokoll från föregående möte skall bifogas i elektronisk form kallelse till nästa möte om det inte redan tidigare skickats ut. Sekreteraren sammanfattar besluten i Safirenbladet som skall anslås i båda trappuppgångarna senast en vecka efter styrelsemötet. Ser till att det alltid finns uppgifter om styrelse och förvaltare på anslagstavlorna och att styrelsen har tillgång till aktuell förteckning över telefonnummer och e-postadresser. Gör fortlöpande en förteckning över alla avtal föreningen ingått med förvaltare, underentreprenörer, leverantörer av el, tele mm. och hyresgäster samt över besiktningar som skall göras. Denna förteckning är en bilaga till arbetsordningen. Sekreteraren godkänner tillsammans med ordföranden nya medlemmar och ansvarar för att medlemsregistret hålls aktuellt. Sänder överlåtelsehandlingarna till WST samt förvarar själv en kopia. Sekreteraren för också en medlemsförteckning med telefonnummer och uppgifter om eventuella extranycklar. Ombesörjer att fastighetsskötaren har tillgång till aktuella uppgifter om de boende i samband med flytt. Beställer dörrskyltar hos Kjellgrens maskingravyr. Bistår vid distribution av årsmöteshandlingar och upprättar röstlängd vid stämman. Ekonomiansvarig Per Sjöberg Den ekonomiansvarige gör ett förslag till budget i samråd med den ekonomiska förvaltaren samt följer kontinuerligt föreningens ekonomi i förhållande till budget. Gör delårsredovisningar i styrelsen två gånger per år. Ansvarar för att underhållsplanen aktualiseras, normalt vid styrelsens septembermöte. Är kontaktperson med Handelsbanken, bevakar föreningens lån och föreslår vid behov omsättning eller återbetalning. Ansvarar för aktuell förteckning över föreningens lån. Bevakar att revision sker i vederbörlig tid, senast en månad före föreningsstämman, samt har kontakt med revisorn. Attesterar fakturor tillsammans med ordföranden och är föreningens kontaktperson med WST i ekonomiska ärenden (WST vill endast ha kontakt med en person). Kontrollerar att fakturor från fastighetsförvaltare, WST och fastighetsskötare är i överensstämmelse med ingångna avtal. Granskar tillsammans med den tekniske förvaltaren fakturor som avser större reparationer. Kontrollerar att hyror och månadsavgifter betalas i tid. Ansvarar för föreningens handlingar rörande ekonomi. Fastighetstekniskt ansvarig Edmund Rapaport Den tekniskt ansvariga skall med hjälp av den tekniske förvaltaren ge styrelsen en så god bild som möjligt avseende fastighetens tekniska standard. Ansvarar för att fastigheten inspekteras varje år och för protokoll över vad som behöver åtgärdas. Ansvarar för att det finns en underhållsplan och att denna uppdateras varje år. Föreslår att förvaltaren deltar i styrelsemöten när detta är påkallat med hänsyn till aktuella ärenden. Deltar i eventuella besiktningar och

4 är kontaktperson med teknisk förvaltare och firmor i samband med renoveringsarbeten. Ansvarar tillsammans med den tekniske förvaltaren för offertförfrågningar vid större arbeten och lämnar förslag till styrelsen. Kontrollerar tillsammans med den tekniske förvaltaren att arbetet utförts enligt avtal och godkänner fakturerat belopp. 4 Ansvarig för användning av fastighetens allmänna utrymmen m.m. Sofia Caiman Med allmänna utrymmen avses källar- och vindsförråd, cykelkällare, tvättstugor, piskbalkonger, takterrass och innergård. Den ansvarige föreslår underhåll av dessa utrymmen samt föreslår åtgärder ifall gällande ordningsregler inte följs. Ombesörjer att cykelkällare regelbundet blir rensade från cyklar som ingen ansvarar för. Tar initiativ till städdagar. Ansvarar för uthyrning av extra förråd. Larmar vid behov klottersanerare och polisanmäler klotter. Suppleanter Janne Paul bistår Edmund Rapaport i fastighetstekniska frågor. Ansvarar för uppdatering och vidareutveckling av föreningens hemsida och för att inkommande e- post tas om hand. Kristina Bolk är kontaktperson på Kaplansbacken och hälsar nya medlemmar välkomna. Ansvarar för nycklar och kontrakt till takterrassen samt att depositionsavgifterna sätts in på särskilt konto. Johanna Gittne är kontaktperson på Kyrkoplan och hälsar nya medlemmar välkomna. Therese Henriksen är styrelsens kontaktperson med gårdsgruppen. Arbetsgrupper Hemsida: Janne Paul och Martin Agfors Telefoni, bredband, tv: Martin Agfors ansvarar tillsammans med Anders Furuhed, Niklas Söderlund och Janne Paul för frågor som rör telefoni, bredband och tv. Bevakar avtalet med Tele2 om kabelteve och föreslår ny upphandling av teletjänster. Gårdsgrupp: Martin Agfors, Lilian Bäckman, Therese Henriksson, Allan Lundgren, Lisbeth Rudemo, Ingrid von Rüdiger. Gårdsgruppen förfogar över kronor per år för inköp av plantor, redskap m.m. Förvaltning Ronny Eghult, QL, är föreningens fastighetsförvaltare och arbetar på konsultbas. Fakturerar per timma. Deltar i styrelsemöten, när ärendena så fordrar. Ronny Eghult

5 förvarar fastighetens ritningar och är också behörig att beställa nyckel till centrallås. Kontrakt utlöper 31 december F (Heikki Heilala) har fastighetsskötseln enligt avtal. Avtal löper ut 31 december WST sköter ekonomisk förvaltning enligt avtal. Avtal löper ut 31 december Kontrakten ovan kan sägas upp tre månader innan de utlöper, dvs. i slutet av september. Avtalet med WST är uppsagt och ny ekonomisk förvaltare ska framförhandlas. Föreningen är medlem i Fastighetsägarna samt SBC, som har rådfrågning per telefon i juridiska och tekniska frågor. Föreningens bank är Handelsbanken vid Kungsholms torg. Övriga avtal och kontakter förtecknas i bilaga till denna arbetsordning. 5 Valberedning Yvonne Wendel, sammankallande (Kaplansbacken) Lisbeth Rudemo (Kyrkoplan) Allan Lundgren (Kyrkoplan) Anders Gibson (Kaplansbacken) Valberedningen lämnar förslag till styrelse. Förslaget bör bifogas kallelsen till årsstämman. Medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet uppmanas att ta kontakt med valberedningen.