Metoder och verktyg i planering- och projekteringsprocessen

Transkript

1 Metoder och verktyg i planering- och projekteringsprocessen Uppstart Alla omr. Påverkansmöjlighet Datainsamlingsmetoder för analys av existerande arbetsplats Datainsamlingsmetoder för analys av den framtida arbetsplats Visualisering av ritningar Finjusteringar Uppföljning Intervjuer Fotosafari (annan anläggning) Utställning Förbättringsloggen Enkät + följa upp mätbara data Enkäter Zonindeldning (skapa nya lager) SketchUp Intervjuer Round-Robin övning Designspel för kontor Fotosafari (hur vi ser varandra) Workshop för vision och spelregler Flytt Facilitatorroll Expertroll Kontor Industri/Vård Alla omr. Kontor Industri/Vård Behov- och aktivitetskartläggning Val av kontorstyp Nyttjandegradsmätning Aktivitetsanalys (Garrigou) Flödessimulering Skala 1:1 + rollspel (Bordspelssimuleringar) Två-och-två-häftet Layoutworkshop (Simple layout modelling) Arbetsbok Arbetsplatsbesök (dialogrundtur) Checklistor Ritningsgranskning Leverantörsmöten Ergonomirond/genomgång av nytt mtrl Observation Kravspecifikationer Kravspecifikationer Checklistor Riskbedömning ROSA Riskbedömning ROSA Riskbedömning RAMP Metoder kan kombineras. De gråmarkerade metoderna är ej beskrivna i metodhäftet. Riskbedömning RAMP Linda Rolfö,

2 fotosafari - Lär av andra och se genom andras ögon! Som ny på ett företag ser man saker med nya ögon och ifrågasätter därför naturligtvis saker som är självklarheter för dem som har varit i organisationen under lång tid. Fotosafari-metoden låter oss titta på saker med nya ögon. 1. FÖRBERED VAD SOM ÄR I FOKUS På ett offentligt kontor undersökte man om en participativ designdialog skulle kunna vara en lämplig projekteringsmetod genom att låta medarbetarna förbereda en fotosafari tillsammans med designteamet. Vid en förberedande workshop valde medarbetarna ett antal teman som de skulle ägna särskild uppmärksamhet vid under besök på andra arbetsplatser. Det medarbetarna gärna ville fokusera på under besöken var bland annat den fysiska miljön, möjligheter till samarbete och utformningen av arbetsplatsen. Kategorierna skrevs ned i en handbok som deltagarna tog med sig på besöken.

3 2. HITTA LIKHETER OCH SKILLNADER Grupperna besökte fyra arbetsplatser där alla redan hade en ny kontorsdesign. Medarbetarna deltog i besöken i små grupper och letade efter skillnader och likheter i sin egen arbetsplats jämfört med vad de såg på den besökta arbetsplatsen. 3. TA FOTON OCH PRATA LITE Deltagarna gick runt på arbetsplatsen och pratade med medarbetare och chefer. De observerade, reflekterade och tog bilder. De teman grupperna hade valt på sitt egna kontor var ett konkret underlag för fotosafarin. Samtidigt uppstod en naturlig plattform för kontakt mellan besökarna och personalen på den besökta arbetsplatsen. Det kändes naturligt att ställa frågor eller be de anställda att visa något som man önskade fånga på bild. 4. PRESENTERA VAD DU SER Hemma igen presenterade grupperna sina bilder för varandra. Varje grupp gick noga igenom vad de andra grupperna hade märkt under sina besök. De diskuterade varför det fanns en skillnad på vad var och en av dem hade sett och de kom med konkreta idéer till en ny kontorsdesign. TÄNK OM... designteamet skulle kunna göra participativ design till ett försäljningsargument för kunder. Participativ design erbjuder ett utmärkt tillfälle för verksamheten att anlysera hur deras användning av utrymmet skiljer sig från andra arbetsplatser. Att engagera medarbetare och designteam i besök på andra arbetsplatser kan gynna både utformningen och organisation.

4 skapa NYA LAGER - arbetsplatsen bör ofta ha zoner! Tid och rytmer är ofta viktiga aspekter i en god arbetsmiljö. Arbetsuppgifter inom en viss arbetsgrupp är ofta mycket varierande. Därför är det viktigt att skapa en arbetsplatsutformning som kan hantera varierande arbetsbelastningsintensiteter och interaktioner. Ett sätt att ta itu med detta är att införa zonindelning under designdialogen. 1. FYRKANTSSPELET Under en workshop fick tre grupper med fyra personer i varje grupp ett spelplan som hade proportionerna för den framtida arbetsplatsen men som inte var fastställda. Spelplanen var indelad i 4 x 11 rutor och hade ett gångutrymme i mitten. Varje grupp fick färgade papper. De blå papprena angav de områden på arbetsplatsen som skulle vara särskilt bullriga eller särskilt tysta. Rött papper specificerade däremot områden med hög intensitet samtidigt som de gröna markerade tysta områden. Dessutom användes också gult papper för att indikera områden som kan ändras från hög till låg intensitet. 2. ANVÄND KUNSKAP FRÅN TIDIGARE AKTIVITETER Tidigare i processen hade deltagarna delat med sig av sina tankar gällande intensiteten i sina arbetsuppgifter. Detta gav dem en bättre förståelse för hur man kan dela upp arbetet i olika slags intensitetszoner på spelplanen.

5 3. SKAPA ETT NYTT TEMA Vid workshopen togs bilder på varje spelplan som dokumentation. Efter workshopen analyserade designteamet spelbrädena och lät dem få ett nytt lager för att vässa idéerna. På ett av spelbrädena hade aktiviteter markerats på olika platser kring ett gemensamt område i mitten av kontoret. Genom att dra kopplingar mellan de olika platserna kom spelplanen att se ut som en stjärna. Analysen bör dra vissa slutsatser inom några olika aspekter, men också hållas öppnen för vidare prospektering. Stjärnan och Marknadsplatsen som symboler kan frigöra något nytt och ligga till grund för en efterföljande workshop. 4. BASERA PÅ TIDIGARE METAFORER Under hela processen byggde deltagarna ett gemensamt språk med hänvisning till staden som en metafor. Denna metafor fortsatte att vara närvarande och studerades vidare. Designteamet höll det gemensamma språket levande genom att använda det i sina analyser. I en rapport skrev man till exempel: Kontoret samlades runt en Marknadsplats där alla allmänna funktioner var placerade. TÄNK OM... en analys av designdialoger spelade en mer central roll i designprocessen? Ett schematisk tillvägagångssätt och ett bra val av metaforer kan bättre fånga kunskap som erhållits under dialogen.

6 DRÖMKONTORET - Prospektering av möjligheter! Medarbetare känner till sitt jobb bra, men de kan ha svårt att se hur saker och ting kan vara annorlunda. Arkitekter och ingenjörer vet hur man gör ritningar, men de förstår inte nödvändigtvis vad arbetsplatsen ska kunna åstadkomma. För att få i gång dialogen, måste man etablera ett gemensamt språk och sätta spelregler. 1. ATT SPELA DESIGNSPEL Designspelet Drömkontoret utvecklades för en kontorsmiljö där anställda inbjöds att ompröva sitt kontor. Spelet spelades av 4-5 personer. De fick i uppdrag att organisera bilder av kända aktiviteter på en spelplan som inte liknar en traditionell kontorsutformnig. Delgarna turades om att placera ut kort på bordet. Detta innebar att alla blev hörda och den traditionella hierarkin på arbetsplatsen skjöts in i bakgrunden. 2. VAL AV SPELPLAN Spelarna presenterades med olika spelplaner, vilka vardera erbjöd olika mönster som det nya drömkontor skulle kunna organiseras kring.varje speldeltagare var tvungen att välja en spelplan men det var valfritt hur mönstren på spelplanen skulle tolkas. 3. BILDER SOM SPELBRICKOR Varje grupp fick en bunt med bilder från deltagarnas nuvarande kontor. Några visade aktiviteter, medan andra avbildade relationer eller olika objekt och utrustning på kontoret.

7 4. SKRIV KOMMENTARER UNDER TIDEN På vissa av spelbrickorna fanns utrymme för anteckningar eller kommentarer från deltagarna. Deltagarna uppmuntrades också att skriva och rita på tavlan under tiden. 5. OLIKA RESULTAT Varje grupp kom fram till olika resultat. En grupp föreslog att alla anställda ska har sin bas i en gemensam arbetsyta i mitten av spelplanen. Runtom den delade arbetsytan hade de lokaliserat buffertzoner, dit man kunde söka sig vid tystare arbete. En annan grupp föreslog att se mitten av brädet som en offentlig plats där människor kunde mötas och som de kallade för gemensamma minnet. Detta var lättillgängligt genom ett antal gemensamma arkivlådor. Kring mitten fanns halvoffentliga utrymmen där människor kunde arbeta tillsammans medan enskilda arbetsstationer placerades i periferin. TÄNK OM... designspel som drömkontoret användes i hela designprocessen som ett verktyg för både designteamet och de berörda användarna? Spelformatet är flexibelt och öppet för prospektering även för professionella arbetsplatsdesigners. Om spelet är väldesignat, kommer resultatet omedelbart vara synligt på bordet efter spelets slut.

8 Bordspelssimuleringar -Samtal på plats! När många människor samarbetar är det ofta svårt att upprätthålla en överblick på helheten. Var och en har sin specifika roll i arbetsprocessen. Genom att titta på en kunds eller en produkts resa genom arbetsplatsen ur ett helikopterperspektiv, kan man upptäcka problem som annars riskerar att förbises. Brädspelssimulerinar är ett sätt att simulera en sådan resa tillsammans med workshopdeltagare som dagligen har olika uppgifter. 1. FÖLJ PATIENTEN Ett sjukhus ville involvera patienter och personal vid planeringen av en ny klinik. Scenarier för en patients resa genom olika funktionella layouter simulerades på ett bord med hjälp av Duplofigurer och lådor. Läkare, sjuksköterskor och sekreterare spelade sin egen roll i simuleringsspelet, där de tog en patient genom kliniken från start till slut. Olika konfigurationer av layout och teknik för undersökningsrum och andra lokaler testades och utvärderades. Simuleringsworkshopen slutade med att definiera ett nytt koncept för framtidens klinik.

9 2. HELIKKOPTER- PERSPEKTIVET Det visade sig att en simulering av patientflödet och personalens arbetsprocesser i den aktuella kliniken var en viktig tankeställare för deltagarna. Helikopterperspektivet avslöjade problematiskt samarbetsmönster mellan de olika yrkena och skapade uppmärksamhet kring delar av patientflödet vilket, med fördel, skulle kunna förbättras. Simulering av nuvarande arbetsprocesser genererade idéer inför framtiden. 3. TITTA EFTER MÖNS- TER OCH KOLLAPSER Designialogen i kliniken började med det nuvarande arbetssättet. Läkare, sjuksköterskor och sekreterare använde ikoner för att visa nuvarande samarbetsmönster och samordning mellan de olika yrkena. Uppdelningar påpekades, och sålunda identifierades deltagarnas förhållanden som skulle kunna förbättras i den nya kliniken. Jämförelse av diagram från tre grupperna inledde en gemensam utforskning av vad som skulle kunna ändras i framtiden. TÄNK OM... arbetsprocesserna är så komplicerade att ingen har överblick? Som utomstående kan det vara nästan omöjligt att skaffa sig en överblick över hur många olika yrken samarbetar. Om man inbjuder medarbetare till att göra gemensamma simuleringar kommer de ofta snabbt avslöja överraskande mönster.

10 LAYOUTSPELET - konkretiserar visionerna! Vad är bestämt och vad kan ändras? Vad behöver bearbetas nu och vad kan vänta till senare? Det är frågor som dyker upp gång på gång i designdialogerna. Syftet med layoutspelet är att arbeta med begränsningar och möjligheter i en arbetsplatslayout medan detaljer som kan vänta till senare utelämnas. 1. UTGÅ FRÅN FORMGIVARNAS FÖRSLAG Som en del av projekteringen av en ny produktionslinje vid ett mejeri användes designspelet i två workshops med fem anställda från befintliga produktionslinjen och deras handledare. Företaget hade ännu inte valt vilken teknik den nya produktionslinjen skulle använda. Därför utformades spelet så att det hjälpte deltagarna att överväga två alternativ. De två alternativen gjordes som separata spelplaner, och fungerade som utgångspunkt i designdialogen under workshopen. 2. FLYTTA RUNT PÅ SAKER Spelplanen var en planritning i A1-format över en produktionsanläggning med ett tomt område för den framtida produktionslinjen. Den nya produktionsutrustningen fanns tillgängligt i form av tjocka bitar som kunde flyttas runt och placeras av anställda där de trodde att de skulle vara den bästa lösningen för den nya layouten. Resultatet av den första workshopen var flera olika layoutalternativ. Det togs bilder på varje layout och deltagarna fick sedan hemläxa till den efterföljande workshopen.

11 3. HEMLÄXA Deltagarna fick en kopia av bilder från varje layoutförslag som de hade skapat i den första workshopen och ombads att överväga positiva och negativa aspekter av deras nuvarande arbetsmetoder i förhållande till de nya layoutalternativen. Målet var att få dem att tänka över sina aktiviteter och olika situationer som kan uppstå under ett skift, för att se om de nya utformningarna var användbara. 4. VAD ÄR BRA OCH VAD ÄR MINDRE BRA? Deltagarna presenterade sin hemläxa under den andra workshopen. Argument testades genom att simulera aktiviteter i den nya layouten. För varje spelbräde var post-it-anteckningar utplacerade med en motivering till placeringen av utrustningen. Både positiva och negativa aspekter övervägdes och skrevs ner. Efter de två workshoparna systematiserade designteamet kommentarerna i ett dokument för ingenjörer och chefer. TÄNK OM... Vi hade många fler sätt att tillverka en arbetsplatsutformning än de vanliga skalritningarna? Det är ofta svårt för icke-designers att läsa ritningar och detaljer kan också avleda uppmärksamheten från helheten. Detaljnivån av ritningar som diskuteras är ofta avgörande för vilka frågor medarbetare och ledning väljer att uppmärksamma.

12 CHECKLISTOR - Stöd vid observation av arbetsplatsen! Vid projektering och planering är det många aspekter atthålla reda på. Checklistor är då ett bra hjälpmedel som stöd för att samla in data om en arbetsplats och kartläggning av arbetsmiljön. Bl.a. finns checklistor som hjälper att bedöma risker eller jämföra med gränsvärden och rekommendationer. Checklistorna kan stimulera till efterranke och diskussioner. 1. VAL AV CHECKLISTA Det finns en mängd checklistor som berör arbetsmiljön inom olika brancher. Vissa är anpassade för arbetsmiljöexperter medan andra är mer övergripande. T.ex. finns det många på prevents och arbetsmiljöverkets hemsidor om belysning, ljud, belastningsergonomi, projekteringsansvar m.m. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsplatsens utformning (AFS2009:02) kan användas som en checklista liksom ISO-standarder och RAMP. Vid planering av kontor finns Toivanens checklista i Framtidens arbetsplatser, van Meel et als Planning Office Spaces samt på prevents hemsida Forma kontoret.

14 UTSTÄLLNING - Kommunicera idéer och ritningar! De framtida användarna av lokalerna borde veta varför, när och hur deras arbetsmiljö kommer förändras för att undvika förvirring och missledande förväntningar. Att kontinuerligt kommunicera och informera är en viktig faktor för att hur väl projektet kommer mottagas. 1. ÖPPENHET 3. KOMMUNICERA Är kommunikationen lättillgänglig och tydlig? Är det en tvåvägskommunikation så att de framtida användarna kan återkoppla med kommentarer och kritik? Har företaget en kommunikationsstrategi och en kommunikationsavdelning? Vem är mest lämplig att kommunicera förändringen? Det är viktigt att vara konstruktiv och understryka fördelarna med förändringen samtidigt som det är viktigt att vara ärlig och öppen med eventuella nackdelar. 2. MEDIERANDE OBJEKT Under designstadiet finns goda möjligheter att kommunicera den tilltänkta framtida arbetsmiljön. Detta kan göras genom presentationer och utställningar; mockups, 3D-printers, SketchUp-presentationer, en idévägg, nyhetsblad, intranät, skisser, riktlinjer etc.

15 SKETCHUP - Underlätta ritningsgranskning! För många är det svårt att utifrån en ritning kunna föreställa sig den framtida arbetsmijön. Detta i sin tur kan innebära att man har svårt att ge feedback på om miljön stöjder arbetet eller inte. Genom att visualiera den framtida arbetsmiljön tredimensionellt är det lättare för både medarbetare och arbetsmiljöexpertar att sätta sig in i planerna och ge återkoppling. 1. VAL AV 3D 3. INLÄRNING Att lära sig programmet för nyböjare och nå en kompetensnivå där man är bekväm att använda 3D-verktyget under ett grupp-scenario med medarbetare kan kräva en del tid. Om man däremot är van att arbeta med 3D-verktyg anses detta program intuitivt. Det finns olika program som visualierar ritningar i 3D. Olika CAD-verktyg har jämförts där avvägning gjorts mellan prestanda (funktionalitet) och inlärningstid och användarvänlighet (simplicitet). Det rekommenderade programmet är SketchUp. 2. KOMMUNIKATION Programmet underlättar ritningsgranskning genom att visualisera och kommunisera ritningsförslag i 3D. Programmet inte bara ökar slutanvändarnas förståelse, utan underlättar även kommunikation mellan medarbetare, arkitekter, arbetsmiljöexperter och andra aktörer.

16 4. UTVÄRDERA MEDARBETARFÖRSLAG Att kunna göra ändringar under ett grupp-scenario för att utvärdera medarbetares förslag ökar medarbetares förmåga att påverka, ökar engagemang och kreativitet samt känsla av delaktighet och tvåvägskommunikation. 6.VISUALISERINGSMETODER Andra sätt att visualiera arbetsplatsutformningar är genom simulering, animering, Virtual Reality Lab, Digital Human Modeling, full-scale modelling and prototypes, 3D-print och andra CAD-verktyg. 5. HJÄLPMEDEL OCH KOSTNAD För att lära sig det engelskspråkiga programmet finns ett stort antal tutorials (självstudieguider) på nätet. Det finns två varianter av programmet; SketchUp Make som är gratis och SketchUp Pro som kostar ca 5000 kr/licens.! TÄNK OM... arkitekterna hade levererat sina ritningsförslag i 3D från första början.

17 ROLLSPEL -Ett sätt att öva sig på framtiden! 1. INTE MYCKET ÄR NÖDVÄNDIGT FÖR ATT KONSTRUERA EN SCEN För många människor är det ofta svårt att förklara för andra hur deras arbete utförs, men om de blir presenterade med en känd arbetsuppgift vet de exakt vad de ska göra. Därför är det givande att iscensätta viktiga aspekter av en ny arbetsplatsdesign i en 1: 1 mock-up så att anställda kan experimentera med hur de vill utföra viktiga arbetsrutiner. 2. SPELA DIG SJÄLV Varje deltagare tar på sig rollen som de brukar vara. När arbetssituation involverar flera aktörer, spela de sin egen roll. För att komma igång med rollspelet drar man ett kort från en hög med händelsekort som beskriver vad som skall hända. Varje deltagare måste vara kvar i sin roll tills workshopledaren avbryter rollspelet och ber alla att fundera på vad man kan lära av episoden som utspelades. I en anläggning där nya maskiner skulle installeras i den befintliga anläggningen, var man eniga om en ny grundläggande layout. För att testa om viktiga frågor möjligen hade förbisetts, blev placeringen av den nya utrustningen och nya skiljeväggar markerade på fabriksgolvet med gul tejp. Med lite extra rekvisita såsom fat med kemikalier och mobila lyftutrustning kom operatörerna överens om att spela simulera olika arbetssituationer i den nya anläggningen. Dessa potentiellt kritiska arbetssituationer hade de själva varit med och definierat genom Händelsekort som beskriver problematiska situationer från den specifika arbetetsplatsen.

18 3. SKIFTA MELLAN MINDRE SKALA OCH 1:1 När en spelomgång av en arbetssituation pågår i 1: 1 är det möjligt att engageras sig med hela kroppen. Det uppmärksammar aspekter såsom lyft och besvärliga arbetsställningar som annars kan förbises. Å andra sidan kan man gå vilse när något inte fungerar. Här kan det vara värt att ändra skalan och arbeta med modellscenarier där varje deltagare förflyttar en docka i modellen. Den mindre modellen gör det lättare att se hur fysiska åtgärder kan ändras. 4. ROLLSPEL PÅ DEN EGNA ARBETSPLATSEN För att kunna spela en arbetssituation behöver man inte vara en skådespelare. Den välbekanta miljön hjälper deltagarna att agera på ett övertygande sätt, precis som när man visar en kollega hur man utför en välbekant uppgift. TÄNK OM... arbetsplatskonstruktörer använde rollspel och scenarier för att specificera sina konstruktioner som t.ex. många ITutvecklare gör? Ett bra scenario är som en bra historia. Det är lätt att förstå och lätt att minnas och en bra historia kan vanligen delas och diskuteras över professions och organisationsgränser.

19 Dialog kring en planritning Dialog kring en planritning - Använd metaforer för att uttrycka en arbetsplatsutformning! Planritningar är bra för att kommunicera precis teknisk information om en byggnad, men de är inte det bästa formatet för att skapa en dialog. Genom att använda metaforer och möjliggöra markeringar på ritningarna och tillföra berättelser kan man få en rikare dialog gällande byggnadens potential. 2. STYRKAN MED METAFORER 1. ATT FÖRESTÄLLA SIG VAD SOM KAN HÄNDA En genomgång av en planritning med stöd av en eller flera metaforer kan användas för att identifiera områden som behöver särskild uppmärksamhet. Med ett hem som metafor, blir det viktigt att hitta t.ex. vardagsrum och kök. För varje plats kan deltagare skapa ett scenario för hur arbetet kan utvecklas här. Scenariot kan spegla både vad deltagarna vill och vad de är oroande för. Att jämföra en arbetsplats med en stad, ett zoo eller en förskola kan verka barnsligt och felplacerat, men oväntade metaforer kan ge en möjlighet att se en arbetsplatsdesign på nya sätt. En bra metafor låter oss se skillnader vilket kan generera nya insikter.

20 3. HUR MAN DESIGNAR OM PLANRITNINGEN Med transparent papper placerat ovanpå planritningen kan deltagare skissa en ritning med utgångspunkt ur en av metaforerna. Om metaforen är en stad, är det en bra idé att be deltagarna att utse viktiga platser i staden, t. ex. torget, köpcentrum, flerbostadshus o.s.v. 4. ISOLERA DET SOM KRÄVER SÄRSKILD UPPMÄRKSAMHET När metaforbilden är skissad ovanpå planritningen, kan deltagarna identifiera platser som de anser behöver särskild uppmärksamhet. Metaforspråket kan göra det lättare att identifiera och förklara betydelsen av platserna. För att hålla reda på de områden som utsetts, kan de t.ex. markeras med en färgad cirkel av kartong. Senare kan designteamet arbeta med planritningen där metaforerna har avslöjat specifika utmaningar. TÄNK OM... workshopsdialoger kan vara mer legendariska? Även om arbetet är en allvarlig sak, är det ofta under lek som nya idéer och insikter uppstår. En workshopdialog där deltagarna är bekväma med att prova det okända är ofta lättare att arrangera, där man kan leka med osedvanliga sätt att se världen.

22 FÖRBÄTTRINGSLOGGEN - Upptäck strul i tid.! Ibland är planerna är långt gångna och det är snart dags att flytta när man inser att det finns hinder i arbetet som inte tagits i beaktning under tidigare planering och projektering. Då kan det vara bra att fånga upp dessa hinder och eventuella lösningsförslag innan flytt. 1. PÅVERKANSMÖJLIGHET Genom att undanröja hinder som stoppar medarbetarna från utföra sina arbetsuppgifter på ett smidigt sätt, förbättras arbetsmiljön både i de existerande lokalerna och i om/nybyggnationen. Denna metod ger medarbetarna en möjlighet att på ett enkelt sätt påverka sin framtida arbetsmiljö utan att ta tid från verksamheten. 2. UPPTÄCK HINDER Låt medarbetarna under en veckas tid dokumentera och skicka in loggar kring - Strul: Sådant som upplevs som struligt, krångligt eller obekvämt. - Rutiner: Rutiner som inte fungerar optimalt och som upplevs extra stressigt eller tar onödig tid. - Lösningar: Reaktiva och proaktiva lösningsförslag rörande processer eller lokalutformning.

23 4. STRUKTURERA OCH ÅTER- KOPPLA De loggar som inkommer sammanställs i ett dokument, struktureras och återkopplas till arbetsplatsen. Där lösningar fattas kan arbetsmiljöexperten komplettera med förslag. Se till att arbetsplatsen följer upp strulet; fördelar vem/vilka som ska åtgärda det, när det ska vara åtgärdat, och om det har utförts. 3. KANALER Möjliggör för medarbetarna att skicka in loggar med idéer och stötestenar i samma stund som de dyker upp. Ge dem därför möjlighet att skicka in via olika kanaler; mejl, telefonsvarare, sms, ringa, papper och penna (brev) eller att lappar sätts upp i lokalerna som sedan samlas ihop efter veckans slut. TÄNK OM... man vid inflytt i en ny miljö hade förberett nya rutiner så att arbetsuppgifterna stöttades från första början.