Förutsättningar för utveckling av nationellt ramverk för koordinerade beslut

Transkript

1 samhällsskydd och beredskap 1 (35) M Avdelningen för samordning och insats Förutsättningar för utveckling av nationellt ramverk för koordinerade beslut

2 samhällsskydd och beredskap 2 (35) Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Slutsatser och fortsatt arbete Fortsatt arbete Övergripande verksamhetsramverk Innehållsramverk Uppdraget Bakgrund Genomförande Syfte, tolkning och avgränsning Uppdragets syfte Tolkning av uppdraget Ramverk Koordinerade beslut Verksamhetsavgränsning Aktiviteter under Aktiviteter på sikt Problembild Identifierade behov, bedömningar och förslag Tillvägagångssätt Identifierade behov Målbild och förhållningssätt Syn på MSB:s roll Informationsbehov - allmänt Informationsbehov sektorsövergripande konsekvensanalyser och överblick av resurser Informationsbehov lägesbilder och lägesrapporter Informationssäkerhetsfrågor Samverkanskonferens WIS Övrigt Ramverk Vad är ett ramverk? Verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet Ramverk för koordinerade beslut Tänkbara effekter för krisberedskapssystemet...33 Bilaga 1: Intervjuade personer Bilaga 2: Beskrivning av Ramverk (separat) Bilaga 3: Diskussionsunderlag verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet (separat)

3 samhällsskydd och beredskap 3 (35) 1. Sammanfattning I verksamhetsplanen för 2010 fick Avdelningen för samordning och insats (SI) i uppdrag att påbörja ett arbete att utveckla ett nationellt ramverk för koordinerat beslutsfattande, i syfte att tydliggöra förväntningar från andra aktörer när det gäller det stöd som MSB kan erbjuda. Uppdraget innehåller två inriktande begrepp, nationellt ramverk och förväntningar från andra aktörer. Uppdragets syfte har tolkats som att tydliggöra de grundläggande strukturer och förutsättningar som behövs för koordinerade beslut samt att identifiera övergripande behov, önskemål och förhållningssätt hos aktörerna i krisberedskapssystemet kopplat till dessa frågor. En tidig slutsats i arbetet är att det inte är beslutsfattandet i sig som är i fokus, utan hur man skapar förutsättningarna för att fatta beslut som är koordinerade. Begreppet koordinerat beslutsfattande har även visat sig kunna uppfattas som gemensamma beslut vilket riskerar att strida mot ansvarsprincipen. Bland aktörer och inom MSB pågår ett antal processer och projekt som har målet att stärka och utveckla krisberedskapssystemet. Dock har arbetet med uppdraget visat att det saknas en samsyn kring centrala utgångspunkter och en gemensam bild om vad som ska uppnås. Mot bakgrund av ovanstående förslår SI följande: ett fortsatt arbete där berörda enheter under arbetar vidare med de kortsiktiga behov som lyfts fram. att MSB under 2011 påbörjar en projektuppbyggnad i syfte att fördjupa arbetet med ramverk för krisberedskapssystemet. Arbetet med ramverk bör betraktas som ett strategiskt gemensamt arbete för MSB och andra aktörer. att MSB tar initiativ till ett arbete för att få till stånd en enhetlig tolkning bland aktörerna av tillämpningen av ansvarsprincipen med fokus på förmågan att samverka en kris. Under den behovsinventering som gjordes bland aktörer framkom ett flertal förbättringsområden där MSB kan initiera såväl fortsatt diskussion, fördjupad analys såväl som konkreta åtgärder för att förbättra förutsättningarna för koordinerade beslut. Aktörernas behov och SI:s förslag har grupperats under nedanstående rubriker. Några av de viktigaste behoven och förslagen är: MSB:s roll Det finns en tudelad syn på MSB:s roll. MSB tar fram en inriktning eller avsiktsförklaring för att tydligt förmedla till aktörerna vilka tjänster som MSB avser att leverera för att tillhandahålla och förmedla information i samband med en kris.

4 samhällsskydd och beredskap 4 (35) Målbild och förhållningssätt Flera av de intervjuade efterfrågar en gemensam målbild, dels för krisberedskapssystemet, dels för önskad effekt av koordinerade beslut. MSB initierar ett arbete tillsammans med externa aktörer i syfte att skapa en gemensam målbild avseende förutsättningar för koordinerade beslut. Informationsbehov allmänt Aktörerna uttrycker behov av olika typer av information beroende på uppgift och roll. Dessutom ändras behovens karaktär över tid beroende på krisens utveckling. MSB utreder förutsättningarna för en digital anslagstavla. De inhämtade synpunkterna från aktörerna beaktas i utveckling av metod- eller tekniska plattformar för informationsdelning med stöd av den digitala anslagstavlan. Informationsbehov sektorsövergripande konsekvensanalyser och överblick av resurser Ett av de tydligare informationsbehoven som framkommit i intervjuerna är behovet av sektorsöverskridande analyser som t.ex. belyser beroenden och konsekvenser. Tillgång till experter inom berört sakområde vid en kris efterfrågas. Likaså efterfrågas tillgång till information och vägledning från centrala myndigheters experter. MSB vidareutvecklar förmågan att ta fram tvärsektoriella bedömningar samt beroende- och konsekvensanalyser. Informationsbehov lägesbilder och lägesrapporter Några aktörer har synpunkter på att man vid en kris delar med sig av information till MSB i ett krisskede, men inte får återkoppling på denna. Vid en kris är det en interaktiv process mellan olika aktörer för att få fram lägesbilder med hög kvalitet som stöd för koordinerade beslut. Aktörerna pekar också på problem med att de måste lägga resurser på att leverera liknande rapporter till olika beställare under ett krisförlopp, vilket leder till dubbelarbete. Fokusgrupper med externa deltagare skapas för att närmare precisera vilka informationsbehov och rapporteringsrutiner som finns samt utreda konsekvenser av dubbelrapporteringar och automatiserat stöd. Informationssäkerhetsfrågor De behov aktörerna lyfter handlar främst om rutiner och gemensamma förhållningssätt avseende när information skall gå i en viss kanal och hur man hanterar den samt vem som ska ha tillgång till informationen. Frågor rörande informationssäkerhet i sin helhet bör beaktas redan från början i ett fortsatt arbete med att ta fram ramverk till stöd för koordinerade beslut.

5 samhällsskydd och beredskap 5 (35) Samverkanskonferens Bland de intervjuade finns det en stor samstämmighet om att samverkanskonferenser är ett bra och värdefullt stöd för att informera och att dela information, vilket i sin tur kan underlätta koordinerade beslut. De tekniska och metodiska delarna kan förbättras på ett flertal punkter. Till exempel gäller det att hitta ett smidigt sätt att ansluta till konferensen, säkerställande av aktörers deltagande och möjlighet till att dela visuell information. SI ansvarar för att rutiner utformas som rör sammankallande, utarbetar en manual för tekniska hjälpmedel, förhållningsregler samt utveckling och optimering av de tekniska hjälpmedlen. WIS Under intervjuerna visade det sig att en stor del av aktörerna inte använder WIS, även om de flesta är anslutna till WIS. Det finns en önskan bland flera att MSB ska sätta ned foten och uttala att det är detta system som gäller. Hos många aktörer finns egna verksamhets- och informationssystem. Eftersom WIS inte är interoperabelt med dessa så blir det dubbelarbete när man manuellt ska föra information mellan systemen. De behov som framkommit avseende WIS hanteras av i det fortsatta utvecklingsarbetet med WIS. Sammantaget kan sägas att de behov och förutsättningar för att uppnå koordinerade beslut kan delas in i åtgärder som kan lösas på relativt kort eller medellång sikt av ansvarig enhet på MSB. Vissa grundläggande delar kommer dock att kräva ett långsiktigt arbete tillsammans med en bred krets av aktörer. För MSB:s del kan man se tre huvudområden att arbeta med: tillhandahålla tjänster, tillhandahålla verktyg samt driva utveckling av krisberedskapssystemet. Det sistnämnda är en strategisk fråga som kan ses som styrande för de andra områdena. I bilagorna 2 och 3 beskrivs hur detta kan ske genom att arbeta utifrån ramverkstänkande. Med ramverk avses de formella, tekniska, semantiska, organisatoriska och metodiska förutsättningar som är gemensamma för att skapa goda förutsättningar för att utföra en uppgift eller ändamål t.ex. koordinerade beslut. Med stöd av övergripande verksamhetsramverk ges grundläggande spelregler, vilket underlättar varje aktörs utveckling.

6 samhällsskydd och beredskap 6 (35) 2. Slutsatser och fortsatt arbete Mot bakgrund av att rapporten utgår från ett krisberedskapsperspektiv och främst har fokuserat på förutsättningar för att uppnå koordinerade beslut genom informationsdelning, är slutsatserna och förslagen till fortsatt arbete mer att hänföra till krisberedskapssystemet än till det bredare begreppet samhällsskydd och beredskap. Behovsinventeringen har förstärkt uppfattningen om att det saknas gemensamma synsätt inom väsentliga delar av krisberedskapssystemet vilket bl.a. leder till olika syn på roller och ansvar bland aktörer. Mot bakgrund av den problembild som framkommit av tidigare arbeten och behovsinventeringen har två vägar för att förbättra förutsättningarna till koordinerade beslut identifierats. Den ena är att ett antal behov kan åtgärdas omedelbart och bör i de flesta fall kunna hanteras direkt av berörda delar av MSB:s organisation. Den andra kräver sådana åtgärder som får effekt först på längre sikt. I dessa fall handlar det om att få till stånd ett strukturerat arbetssätt med stöd av gemensamt överenskomna grunder, så kallade ramverk. De långsiktiga åtgärderna kräver ett mer omfattande strategiskt grepp med flera aktörer inblandade. I behovsinventeringen har också framkommit att aktörerna uttrycker behov som kan kopplas till MSB:s uppdrag: att samordna, utveckla och förvalta krisberedskapssystemet (MSB:s förvaltningsuppdrag) att agera genom att tillhandahålla tjänster t.ex. samverkanskonferenser och Krisinformation.se samt förstärkningsresurser i form av experter och materiel (MSB:s tjänster) att stödja aktörer genom att tillhandahålla verktyg, t.ex. Rakel och WIS (MSB:s verktyg)

7 samhällsskydd och beredskap 7 (35) Rollerna kan illustreras av följande bild: MSB förvaltningsuppdrag Ger möjlighet till strukturerad utveckling och långsiktighet. Ansvar för systemutveckling Ger ökad effektivitet och snabbare utveckling Verktyg Behov Aktör i kriser Ger ökat stöd vid hantering av kriser MSBtj tjänster MSB verktyg verktyg Bild 1 : MSB:s olika uppdrag1 1 Många av de behov som uttrycks av aktörerna pekar på att gemensamma grunder är en förutsättning för förmågan att effektivt hantera en kris. De redovisade studierna om ramverk visar på en framkomlig väg för att uppnå ett gemensamt synsätt och en förmåga att på ett strukturerat sätt dela information mellan aktörer. I det interna förankringsarbetet på MSB har inget kommit fram som talar emot ett sådant arbetssätt. Att arbeta med ramverk ligger i linje med andra arbeten inom MSB t.ex. inom informationssäkerhetsområdet. Dessutom kan konstateras att ett sådant arbete ligger i linje med E-delegationens intentioner. Ett fortsatt arbete förutsätter också ett nära samarbete med externa aktörer. Ytterligare en slutsats som kan dras är att aktörerna som verkar i krisberedskapssystemet har olika uppfattningar om innebörden av den striktare tillämpningen av ansvarsprincipen som föreslogs i betänkandet SOU (2007:31) Alltid redo en ny myndighet mot olyckor och kriser. Det som i 1 Den inre cirkeln beskriver behovet som framkommit i studien. Den gråa cirkeln beskriver hur ramverk kan ge stöd till detta. Den yttre redovisar förhållandet mellan de uppdrag som kan kopplas till MSB:s uppgifter i förhållande till övriga aktörer inom krisberedskapssystemet. Det bör påpekas att det inte är enbart MSB som kommer att tillhandahålla alla tekniska verktyg och tjänster som behövs för att hantera en kris. När det gäller att förvalta och utveckla krisberedskapssystemet (MSB förvaltningsuppdrag), som också kan kopplas till 1 i instruktion för MSB, har MSB ett övergripande ansvar för helheten. Andra aktörer har dock ansvar för sektorsspecifika områden.

8 samhällsskydd och beredskap 8 (35) krisberedskapsförordningen uttrycks som att myndigheterna skall samverka och stödja varandra i krissituationer kan bland aktörerna ske med olika ambitionsnivå. I arbetet med att utveckla förutsättningarna för koordinerade beslut genom bl. a. informationsdelning behöver även mjuka aspekter som t.ex. sociala och organisationskulturella aspekter beaktas. Detta har inte varit fokus i uppdraget. I anslutning till fortsatt arbete med ramverk behöver därför även frågor såsom tillit, maktrelationer, grupprocesser, konflikthantering, organisationskulturer mm. belysas, problematiseras, diskuteras och hanteras. 2.1 Fortsatt arbete Bland andra aktörer och inom MSB pågår ett antal processer och projekt som har målet att stärka och utveckla krisberedskapssystemet. Dock har arbetet med detta uppdrag visat att det saknas en samsyn kring centrala utgångspunkter och en gemensam bild om vad som ska uppnås. Mot bakgrund av ovanstående förslår SI följande: SI föreslår ett fortsatt arbete där berörda enheter under arbetar vidare med de kortsiktiga behov som lyfts fram i rapporten. SI föreslår att MSB tar initiativ till ett arbete för att få till stånd en enhetlig tolkning bland aktörerna av tillämpningen av ansvarsprincipen med fokus på förmågan att samverka vid en kris. SI föreslår att MSB under 2011 påbörjar ett arbete i syfte att fördjupa arbetet med ramverk för krisberedskapssystemet. Arbetet med ramverk bör betraktas som ett strategiskt gemensamt arbete för MSB och andra aktörer. SI föreslår att MSB i verksamhetsplanen för 2012 avdelar resurser för det fortsatta arbetet med ramverk och att planeringsarbetet gör det möjligt att börja i full skala i början av Mer konkret innebär förslagen att MSB under 2011 ska: ta fram en plan och organisation för det fortsatta arbetet med ett övergripande verksamhetsramverk (avsnitt 2.1.1) formulera regler för hur MSB:s befintliga och kommande innehållsramverk (avsnitt 2.1.2) ska förhålla sig till det övergripande verksamhetsramverket. Avseende det kortsiktiga arbetet har SI:s arbetsgrupp haft direkt dialog med de berörda enheterna inom MSB om de behov som framkommit och de förslag som ges. Förslagen är i stort formulerade så att det är berörd enhet som tar fram detaljerade åtgärdsförslag. SI har för avsikt att arbeta med de förslag som faller på SI dels genom löpande justeringar under året och dels som en del i aktivitetsplanen för Avseende det långsiktiga arbetet är SI:s bedömning att ett grundläggande arbete först måste komma till stånd som ger förutsättningar för en gemensam syn på krisberedskapssystemet. Detta övergripande ramverk måste vara överordnat och styrande. Det kan åter påpekas att det övergripande ramverket ska bidra till att hålla

9 samhällsskydd och beredskap 9 (35) samman lagstiftning, principer mm, och framför allt etablera en av berörda aktörer accepterad innebörd och konsekvens. Med den gemensamma utgångspunkten som förutsättning, kan såväl MSB:s som andra aktörers metoder, tjänster och verktyg samt tekniskt stöd utvecklas på ett sätt som säkerställer att de är interoperabla. Varje sådan tjänst åtföljs av en manual eller beskrivning, d.v.s. ett innehållsramverk Övergripande verksamhetsramverk Det övergripande verksamhetsramverket utvecklas för en strategisk nivå med utgångspunkt i krisberedskapssystemet i stort. Det övergripande ramverket innehåller t.ex. gemensam tolkning av författningar och principer som innehållsramverken måste utgå från. Arbetet syftar alltså inte till att formulera nya lagar m.m. utan syftet är att skapa de processer som gör att alla tänkbara aktörer har en gemensam grund att arbeta vidare ifrån. Eftersom verksamhetsramverket ska omfatta så många aktörer som möjligt och vara accepterat, är det väsentligt att arbetet på den övergripande nivån hanteras av en aktörsgemensam grupp med mandat från respektive ledning. Det är naturligt att MSB är sammanhållande för gruppen. SI föreslår att MSB 2011 inledningsvis analyserar hur denna gemensamma grupp som ska genomföra arbetet ska sättas samman. Frågor så som hur man får representativitet i det stora spektrat av aktörer t.ex. centrala myndigheter, länsstyrelser, kommuner, näringsliv måste tas upp. En annan frågeställning är hur arbetet ska organiseras t.ex. i projektform. Dessutom bör tids- och resursbehoven bör bedömas. Eftersom detta avses vara ett gemensamt arbete bör MSB tidigt bjuda in andra berörda att påverka arbetets uppläggning Innehållsramverk För många områden finns redan, eller pågår arbeten som i sig innehåller så kallat innehållsramverk. Dessa processer pågår fortlöpande och utgår från aktuella behov. När MSB beskriver hur man t.ex. ska använda talgrupper i Rakel, genomföra samverkanskonferenser och utforma lägesrapporter till Regeringskansliet, så produceras olika innehållsramverk. Mot bakgrund av detta handlar det främst om att samordna och säkerställa att de är i linje med ett övergripande verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet. Innehållsramverk som skapas för olika ändamål kan så som idag tas fram självständigt och fristående utifrån en viss händelse, en ny tjänst eller nytt tekniskt stöd. Genom att utgå från vissa grundläggande förutsättningar ökar möjligheterna att fler aktörer, inklusive näringslivet, kan bidra till utvecklande av nya tjänster, ny teknik mm där interoperabiliteten är god. På så sätt undviker man att t.ex. en viss produkt blir en solitär som inte på ett optimalt sätt kan samverka med andra produkter. För MSB:s del betyder det att vidareutveckling av redan existerande innehållsramverk och utvecklande av nya koncept, tjänster och metoder fortsätter som tidigare vid olika enheter. Men man har att förhålla sig till ett nytt styrande dokument, det övergripande verksamhetsramverket.

10 samhällsskydd och beredskap 10 (35) Innehållsramverken är till stor del fokuserade på MSB:s egna tjänster men utvecklas ofta i samverkan med dem som berörs. På motsvarande sätt kan andra aktörer inom ramen för det övergripande verksamhetsramverket skapa egna processer med innehållsramverk för sina ändamål. Det arbete som bedrivs och de resultat som kommer fram med innehållsramverk återkopplas till, och kan ha påverkan på fortsatt arbete på, verksamhetsramverket på strategisk nivå.

11 samhällsskydd och beredskap 11 (35) 3. Uppdraget 3.1 Bakgrund På uppdrag av MSB:s Generaldirektör har Avdelningen för samordning och insats (SI) påbörjat ett arbete att utveckla ett nationellt ramverk för koordinerat beslutsfattande, i syfte att tydliggöra förväntningar från andra aktörer när det gäller det stöd som MSB kan erbjuda samt ett tydliggörande av roller och ansvar för olika aktörer vid en händelse. Uppdraget ska rapporteras 1 december En arbetsgrupp från Enheten för samordning (SI-SAM) har arbetat med uppdraget. Följande personer har ingått i arbetsgruppen Leif Zetterberg, Leif Elofsson, Mikael Korhonen. Dessutom har Johanna Sandefeldt, Karin Strand och Jakob Wetterud (SI- BER) medverkat. Bakgrunden till uppdraget var bland annat ett uppdrag vilket genomfördes under år 2009, med syfte att se över strukturer för att ta fram MSB:s lägesrapporter 2.. Resultatet visade på såväl den rådande komplexitet som de brister vilka upplevs råda i krisberedskapssystemet för att uppfylla de behov som finns med avseende på informationsdelning, lägesrapporter och strukturer. Likaså stärktes insikten i att förmågan till strukturerad sektorsöverskridande informationsdelning är grundläggande för att kunna förutse och hantera kriser. Förmågan till strukturerat informationsutbyte, med syfte att skapa en gemensam målbild, är sannolikt en av de mest avgörande förmågorna för att kunna förutse och hantera kriser och större olyckor genom det som kan kallas koordinerade beslut. Det har visat sig att behovet av beredning och förankring internt inom MSB varit större än vad som bedömdes från början, varvid uppdragets rapportering senarelagts till den 26 april Genomförande Under arbetet med uppdraget har det visat sig att det blivit nödvändigt att arbeta med två olika perspektiv. Det ena perspektivet har bestått av en dialog med aktörer i krisberedskapssystemet. I dialogerna har vi undersökt aktörernas syn på informationsdelning, förutsättningarna för att kunna fatta koordinerade beslut samt deras behov av stöd från MSB. Dialogerna syftade till att ge MSB underlag avseende vad som bör förbättras på kort sikt samt att identifiera ett antal utvecklingsområden 2 Beredningsrutiner, rapporteringsrutiner och metoder för externa lägesrapporter, VP4 2009, Dnr

12 samhällsskydd och beredskap 12 (35) på längre sikt. Resultatet från identifierade behov, samt föreslagna åtgärder, återfinns i kapitel 4. Det andra perspektivet syftar till att närmare beskriva olika ramverk, dess beståndsdelar samt hur dessa kan stödja och ge förutsättningar för koordinerade beslut. Som ett led i arbetet har även två fördjupade uppdrag genomförts av Security Arena Lindholmen. Den första studien är en kartläggning och beskrivning av vad ramverk är och vilka typer av ramverk som kan vara tillämpbara, kopplat till koordinerade beslut i krisberedskapssystemet (bilaga 2). Den andra studien är en konkretisering av hur ett övergripande verksamhetsramverk kan se ut, vilket har utmynnat i ett diskussionsunderlag (bilaga 3) för hur ett sådant ramverk i ett längre tidsperspektiv kan utvecklas. I kapitel 5 redovisas en övergripande beskrivning av vad ramverk är. 3.3 Syfte, tolkning och avgränsning Uppdragets syfte Uppdragets syfte är att tydliggöra de grundläggande strukturer och förutsättningar som behövs för informationsdelning och ramverk som stödjer koordinerade beslut. Uppdraget syftar vidare till att identifiera övergripande behov, önskemål och förhållningssätt hos aktörerna i krisberedskapssystemet kopplat till dessa frågor Tolkning av uppdraget Vid tolkningen av uppdraget har SI bedömt att ramverk för koordinerat beslutsfattande utgör en delmängd av en större helhet, krisberedskapssystemet. Dessutom består ramverk för koordinerat beslutsfattande i sin tur av olika delmängder t.ex. delning av information. Se bild 3. Krisberedskapssystemet 2:4 Resurser Koordinerade beslut Roller/ ansvar RSA Informations - delning Stöd system Fö rfattning/principer Bild 3: Exempel p ådelmängder i krisberedskapssystemet

13 samhällsskydd och beredskap 13 (35) Gruppen gör bedömningen att de inte är beslutsfattandet i sig som är i fokus utan hur man skapar förutsättningarna för att fatta beslut som är koordinerade. Fortsättningsvis används därför istället uttrycket koordinerade beslut i texten. Denna tolkning blir också nödvändig då aktörerna i krisberedskapssystemet kännetecknas av självständighet. De har följaktligen egna modeller för ledning och beslutsfattande. Arbetet inriktas därför på att skapa förutsättningar för en generell och långsiktigt hållbar struktur för utbyte av lägesinformation, lägesbilder, lägesrapporter m.m. till stöd för koordinerade beslut. På så vis skapas grunden för en gemensam målbild vid kriser och större olyckor. Uppdraget får på detta sätt även en tydligare koppling till MSB:s operativa uppdrag att samordna och stödja aktörer i krisberedskapssystemet. SI har valt att fokusera på det nationella perspektivet, men också att beakta internationella kopplingar och utveckling avseende stöd för koordinerade beslut, särskilt utvecklingen inom EU. Uppdragets formulering att tydliggörande av roller och ansvar för olika aktörer vid en händelse har inte behandlats i detta arbete eftersom ett snarlikt uppdrag avsågs att utföras vid Avdelningen för utveckling och lärande (UL) Ramverk Tidigt identifierades att begreppet ramverk behövde preciseras och utvecklas avseende innebörd och innehåll. Ett uppdrag gavs till Security Arena Lindholmen för att inventera och beskriva ramverk för krisberedskapssystemet. Resultatet redovisas i rapporten Inventering och analys av olika Ramverksmodeller, bilaga Koordinerade beslut Uppdraget i sig är baserat på begreppet koordinerat beslutsfattande som inte har någon vedertagen definition eller innebörd. Begreppet har även visat sig kunna uppfattas som gemensamma beslut vilket riskerar att strida mot ansvarsprincipen. För att sätta fokus på beslutens innehåll istället för hur besluten fattas, har SI valt att utgå från begreppet koordinerade beslut. Med koordinerade beslut avses här att självständiga aktörer, utifrån sina respektive verksamhetsansvar, fattar beslut grundat på egna källor men även med stöd av gemensamt tillgänglig lägesinformation, lägesbilder, lägesrapporter och lägesuppfattningar. Ett koordinerat beslut syftar till att bidra till en gemensam målbild för vad som ska åstadkommas och därmed undvika motstridiga beslut och åtgärder. I stället inriktas berörda aktörers agerande mot en gemensam målbild Verksamhetsavgränsning Utgångspunkten för uppdraget har varit att studera aspekter på informationsdelning och koordinerade beslut i samband med tvärsektoriella händelser som medfört, eller riskerat att medföra, stor påverkan på samhället. Enskilda sektorers och verksamheters behov av informationsdelning bör under det fortsatta arbetet analyseras så att generella aspekter kan inarbetas i gemensamma ramverk.

14 samhällsskydd och beredskap 14 (35) Vad gäller MSB:s arbete med koppling till det egna sektorsansvaret så förhåller sig detta uppdrag på samma sätt till sektorn skydd mot olyckor som till t.ex. sektorerna hälso- och sjukvård, transporter och strålsäkerhet. Det betyder t ex att ett framtida förankringsarbete rörande övergripande ramverk och grundläggande förutsättningarna för koordinerade beslut som berör tvärsektoriell samordning, kommer att beröra många aktörer, sektorer och verksamheter Enskilda sektorers och verksamheters specifika behov kommer att bygga vidare på denna gemensamma grund Aktiviteter under 2010 Tolka, tydliggöra och stärka MSB:s kunskap om vad ramverk innebär och hur ramverket kan användas för att skapa gemensamma förutsättningar för koordinerade beslut Föra dialog med aktörer om deras behov och deras uppfattning om informationsutbyte och förutsättningar för koordinerade beslut samt förväntningar på MSB:s stödjande roller avseende stöd vid händelser respektive rollen att stödja utveckling av krisberedskapssystemet. Identifiera behov, förslag och idéer som kan åtgärdas och/eller omsättas i praktiken på kortsikt av någon del av MSB:s organisation. Presentera ett utkast till ett övergripande verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet Aktiviteter på sikt Tydliggöra och förankra, såväl internt inom MSB som bland externa aktörer, vad ramverk är och hur det kan användas för att skapa gemensamma förutsättningar för koordinerade beslut. Utarbeta, förankra och fastställa, tillsammans med andra aktörer, de gemensamma principer som ska gälla för informationsutbyte mellan aktörer i krisberedskapssystemet. Stödja införandet av de gemensamma principerna för ett strukturerat och interoperabelt 3 sätt att utbyta information. 3.4 Problembild I arbetet under 2009 (VP4, dnr: ) med uppdraget Beredningsrutiner, rapporteringsrutiner och metoder för externa lägesrapporter, var en av slutsatserna att behov och krav hos aktörerna bör klaras ut när det gäller att få tillgång till information samt för att förbättra förmågan att dela och sammanställa information. Frågor om 3 Interoperabilitet i detta sammanhang innebär förmågan att samverka

15 samhällsskydd och beredskap 15 (35) informationsdelning måste lösas innan ett arbete med att ta fram metoder för lägesrapportering blir fruktbart. Det finns i dag ett antal generella problem som behöver lösas. Förutom att det finns olika uppfattningar bland aktörerna vad som ska förberedas och lösas i samband med en samhällskris, saknar aktörerna en tydlig målbild för utveckling av samverkan och informationsdelning. Följden har blivit att metoder och lösningar ibland tas fram för olika områden (t.ex. CBRN) eller då kriser redan inträffat, ett slags ad-hoc förfarande. I stället för att metoderna är generella och oberoende av händelsen finns tendenser till att det utvecklas metoder och särlösningar hos aktörerna i krisberedskapssystemet för varje inträffad händelse. Sammantaget riskerar en avsaknad av riktlinjer och förankrade spelregler att det inom krisberedskapssystemet växer upp en flora av metoder som sinsemellan inte är koordinerade. Ytterligare en faktor är att innebörden av den striktare tillämpningen av ansvarsprincipen som föreslogs i betänkandet Alltid redo - en ny myndighet mot olyckor och kriser (SOU 2007:31) inte är entydig bland aktörerna. I förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap uttrycks att myndigheterna skall samverka och stödja varandra vid krissituationer. Texten kan tolkas olika bland aktörerna och lämnar utrymme för aktörerna att välja den ambitionsnivå med vilken man avser att samverka. En frågeställning är om skyldigheten att samverka också innebär skyldighet att dela information samt hur en samsyn på formerna för det kan åstadkommas.

16 samhällsskydd och beredskap 16 (35) 4. Identifierade behov, bedömningar och förslag En behovsanalys har genomförts under våren Syftet var att identifiera vilka förutsättningar som aktörerna anser behöver råda för att underlätta koordinering av beslut vid en kris. Dessutom efterfrågades vilket stöd som aktörerna önskade av MSB för att åstadkomma koordinering av beslut. Därmed kan MSB vidareutveckla sin samordningsroll på kort och lång sikt. I behovsanalysen har särskilt fokus lagts på informationsdelning eftersom det är en viktig förutsättning för koordinerade beslut. 4.1 Tillvägagångssätt Arbetsgruppen har genomfört dialoger med ett urval av aktörer i krisberedskapssystemet för att få bättre kunskap om aktörernas behov samt insikt i vilka förutsättningar som behöver utvecklas för att åstadkomma koordinerade beslut. Semi-strukturerade samtal genomfördes med minst en aktör från varje samverkansområde samt med Försvarsmakten och Statsrådsberedningens kriskansli. Dessutom fördes dialog med företrädare för MSB. Sammanlagt träffade arbetsgruppen företrädare för 17 olika myndigheter (bilaga 1: Förteckning). Kriterier som söktes för vardera intervjuperson var att den, eller de, personer skulle känna väl till de behov och krav som den egna organisationen ställer på samverkan och informationsutbyte för att koordinera beslutsfattandet vid kris. Ett ytterligare kriterium på intervjupersonerna var att de förutsattes känna till förutsättningarna för samverkan med andra aktörer vid allvarlig händelse. Dialogerna fokuserade på tre huvudområden: samordnad lägesinformation förutsättningarna för koordinerade beslut förväntningar på det stöd som MSB kan erbjuda för att utveckla förutsättningarna för koordinerade beslut. Fokus har lagts på samverkande myndigheter. Arbetsgruppen är dock medveten om att stora delar av den samhällsviktiga verksamheten idag utförs av näringslivet. Vi har av tids- och resursskäl valt att i detta skede inte närmare utveckla näringslivsspecifika aspekter avseende informationsdelning och koordinerade beslut. Istället har arbetsgruppen försökt fånga de generella behoven via myndighetsföreträdarna.

17 samhällsskydd och beredskap 17 (35) 4.2 Identifierade behov Utifrån intervjuerna har ett antal aspekter och behov identifierats. De behov som uttrycks under intervjuerna är av olika slag, vissa är av konkret praktisk karaktär och andra är av strukturell karaktär som t.ex. synen på ansvarsprincipen. Det är tydligt att aktörerna i flera fall har vitt skilda uppfattningar om såväl sina egna som krisberedskapssystemets behov och förutsättningar. Vi har valt att gruppera dessa enligt avsnitten nedan Målbild och förhållningssätt Flera av de intervjuade efterfrågar en gemensam målbild, dels på övergripande nivå som rör krisberedskapssystemet, dels för vad MSB tillsammans med aktörerna önskar få ut för effekt av koordinerade beslut. Frågeställningar såsom vad ska uppnås och inom vilken tidsram lyftes vid intervjuerna. En samsyn efterfrågas om vad krisberedskapssystemet innebär för aktörerna i samband med olika situationer t.ex. när det handlar om att dela information. Ytterligare en frågeställning som bör klargöras är vilken aktör som tar initiativ vid en händelse. Trots att det råder enighet om att ansvarsprincipen är ledstjärnan framfördes bland annat uppfattningen att oklarhet råder t.ex. i vilket skede en regional händelse blir föremål för ett nationellt agerande. Det framhölls att det är nödvändigt att skapa en samsyn kring ett antal grundläggande begrepp. Ett exempel är att få en samsyn på vad samverkan innebär. Även om aktören själv inte har en omedelbar nytta av samverkan, kan ett aktivt deltagande av en eller fler aktörer bidra till att samverkan når ett högre gemensamt syfte. Här handlar det om att skapa en målbild där attityder och förhållningssätt är viktiga faktorer för att vilja dela med sig av information. Andra begrepp som aktörerna upplever att det behövs en samsyn kring är bland annat koordinerat beslutsfattande, lägesbild och lägesuppfattning. Frågan om målbild har även en nära koppling till olika aktörers roller och ansvar. Ett antal av de intervjuade framförde att kunskapen om varandras roller och ansvar i krisberedskapssystemet bör förbättras. Flertalet av de intervjuade pekade på betydelsen av att skapa en målbild som utgår från aktörernas behov och förutsättningar innan man fastställer teknik och verktyg. Några av de intervjuade lyfter frågan om förtroende, gemensamt förhållningssätt och attityder dvs. vikten av att skapa en gemensam värdegrund. De kontakter och metoder som ska användas måste vara etablerade och kända i förväg och användas i vardagen. Det är ett sätt att etablera det förtroende som är en förutsättning för samverkan och informationsdelning. Ett förslag från några av aktörerna är att skapa någon form av avtal där aktörerna medvetandegörs vad som förväntas av dem och deras agerande vid olika skeden i samband med en händelse. På så sätt kan ett aktivt och frivilligt deltagande skapas.

18 samhällsskydd och beredskap 18 (35) Arbetsgruppens bedömning: Arbetsgruppen gör bedömningen att det behövs en fortsatt diskussion med aktörerna för att uppnå en samsyn i grundläggande frågeställningar som beskrivits ovan. Om inte kunskap finns och samsyn råder gällande aktörernas roller och ansvar inom krisberedskapssystemet, kan inte heller MSB motsvara aktörernas förväntningar på att få sitt informationsbehov uppfyllt. En gemensam målbild utgör grunden för utveckling av metoder och tekniskt stöd. Att skapa samsyn och förståelse för grundläggande komponenter, såsom principerna för krisberedskapssystemet eller kunskap om respektive samverkande aktörers roll och ansvar samt olika begrepp, är en process. Ett gemensamt och förankrat synsätt saknas för vilken information som aktörerna ska utbyta i samband med en kris för att insatserna ska möta hjälpbehoven så bra som möjligt. En målbild för informationsdelning saknas med andra ord. Arbetsgruppen bedömer att de gemensamma förutsättningarna kan klarläggas i ett fortsatt arbete med att ta fram ett verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet avseende informationsdelning. Det kan t.ex. gälla samsyn på principer, och förståelse för begrepp, som används i samband med informationsdelning och koordinerade beslut. Dessutom kan den utvecklingsprocess, som drivs av Enheten för utveckling av räddningstjänst och krishantering (UB-UTV) tillsammans med länsstyrelserna för att öka förmågan till hantering av allvarliga händelser riktad mot den regionala nivån, bidra till ökad förståelse för, och kunskap om, det geografiska områdesansvaret. Arbetsgruppen gör bedömningen att metodutveckling för informationsdelning måste ske i samarbete med de externa aktörerna. Metodutveckling för hur informationsdelning formas måste ske i nära samverkan med utvecklingen av teknikstöd. Arbetsgruppen anser att det kan vara intressant att utveckla förslaget, som framförs av flera aktörer, om att upprätta någon form av avtal som grund för informationsdelningen mellan olika aktörer och för att tydliggöra förväntningar på respektive aktör. SI föreslår att: MSB fortsätter arbetet med att ta fram verksamhetsramverk för krisberedskapssystemet t.ex. informationsdelning. MSB initierar ett arbete tillsammans med externa aktörer i syfte att skapa en gemensam målbild för utveckling av metoder och teknik som stödjer koordinerade beslut. MSB ser över utbildningsutbudet så att det motsvarar aktörernas behov av tvärsektoriell kunskap.

19 samhällsskydd och beredskap 19 (35) Syn på MSB:s roll Det finns en tudelad syn på MSB:s roll. Å ena sidan värnar de intervjuade starkt om ansvarsprincipen, å andra sidan önskar de att MSB agerar i en mer aktivt vägledande roll än idag. Aktörerna efterfrågar att MSB tydligare utvecklar sin roll som en form av informationsmäklare, dvs en aktör som gör information från olika aktörer tillgänglig för andra aktörer. Det finns emellertid även motstridiga synpunkter från vissa aktörer att MSB då tar på sig uppgifter som egentligen ligger på andra myndigheter och därmed avviker från ansvarsprincipen. Här finns tydliga meningsskiljaktigheter. Det finns önskemål att MSB ska tillhandahålla metoder och teknik som underlättar samordning och samverkan mellan aktörerna i ett operativt skede vid en tvärsektoriell kris, det vill säga en kris där fler än en sektor agerar för att lindra eller lösa krisen. Man efterfrågar både rådata från andra aktörer och information som är bearbetad och analyserad av MSB. MSB:s roll skulle då vara att tillhandahålla en funktion för detta. Önskemål finns att MSB ska underlätta för aktörerna att använda sina befintliga verksamhetsanpassade metoder och rutiner vid rapportering och informationsdelning, för att därmed minska problemen med att likartad information ibland ska lämnas till olika mottagare och i olika format, och kan på så vis minska arbetsbelastningen. Detta önskemål står emellertid delvis i kontrast till möjligheter för MSB att utföra tvärsektoriella jämförelser, då det är myndigheten till godo att information och resultat rapporteras in likartat för att vara hanterbart. En del aktörer har uppfattat MSB:s begäran om lägesrapporter som enbart kravställande och inte att MSB tar sin utgångspunkt i uppdraget att stödja aktörerna. Det har varit särskilt tydligt vid händelser som av någon aktör uppfattas som en fråga för berörd myndighet att hantera. Några aktörer framförde att MSB kräver in underlag och även kallar till samverkanskonferenser vid händelser som aktörer på regional nivå upplever som regionala händelser. Konkret ställs frågan om MSB ska stödja aktörerna eller om aktörerna ska stödja MSB. Några intervjuade framförde å andra sidan att MSB bör ta ett tydligare tag i taktpinnen vid en kris och dessutom ge expertstöd inom vissa sakområden. Detta visar på den påtalade diskrepansen gällande aktörernas syn på deras behov av MSB:s stödjande och agerande roll. Arbetsgruppens bedömning: En samstämmig uppfattning bland aktörerna är att ansvarsprincipen ska råda. Arbetsgruppen tolkar aktörernas uttalanden som att MSB:s roll uppfattas som oklar när det gäller att tillhandahålla analyserad information och att agera förmedlare av sektorsspecifik information mellan aktörer samt uppgiften att lämna underlag till regeringen. MSB har inte tillräckligt tydligt förmedlat de två uppgifterna, dels den stödjande rollen gentemot aktörerna och dels att bistå Regeringskansliet med underlag i samband med allvarliga olyckor och kriser. Underlaget hämtas de facto till

20 samhällsskydd och beredskap 20 (35) stor del från de externa aktörerna för att sedan bearbetas av MSB innan det rapporteras till Regeringskansliet. Arbetsgruppen gör dessutom bedömningen att MSB ännu inte har en entydig bild av hur aktörernas behov av stöd för informationsdelning ser ut och hur MSB ska förhålla sig till behoven. Till viss del kan det bero på att det råder blandade uppfattningar hos aktörerna i frågan huruvida MSB ska vara informationsmäklare av rådata och/eller om MSB ska leverera bearbetad och analyserad information. Arbetsgruppen menar emellertid att båda behoven är relevanta och kan behöva tillgodoses. Arbetsgruppen gör bedömningen att det råder en obalans mellan aktörernas förväntningar på det stöd MSB ska bistå med och det mandat och de resurser som MSB i realiteten har. Det saknas en gemensam målbild avseende MSB:s roll. Arbetsgruppens bedömning är att MSB bör ta initiativ till att skapa en gemensam struktur för information och informationsdelning som ger möjlighet att aggregera informationen från olika nivåer. SI föreslår att: MSB tar fram en inriktning eller avsiktsförklaring för att tydligt förmedla till aktörerna vilka tjänster som MSB avser att leverera för att tillhandahålla och förmedla information i samband med en kris Informationsbehov - allmänt För att kunna uppnå tillgång till den önskade informationen har några aktörer uttryckt nyttan av en digital anslagstavla där varje aktör kan lägga in sin information och andra kan hämta information efter behov. Andra vill ha funktioner som uppmärksammar mottagaren när ett visst system har uppdaterats med ny information. Det finns också förslag på system som innehåller båda elementen. Det är av stor vikt att informationen är lättillgänglig. Med lättillgänglig menas bl. a. att önskad information är lätt att hitta, exempelvis genom förutbestämda strukturer och sökfunktion. Informationen ska dessutom vara lätt att integrera med aktörernas vardagliga system. Utöver den direkta tillgängligheten av informationen uppger aktörerna att det är viktigt att experters information blir lätt att förstå. Detta gäller såväl information i text som i grafik. Det är också viktigt att spårbarheten till ursprungskällan är tydlig. Aktörerna ser dock en risk för att ökad informationsdelning vid en kris kan leda till överbelastning om aktörer måste rapportera, ta emot eller processa för mycket information samtidigt som man hanterar krisen. Flera aktörer har uttryckt att det är viktigare ha en gemensam informationsarea där man kan nyttja de befintliga system som de använder sig av till vardags än att utveckla nya gemensamma system. Samtidigt uttrycks förväntningar på att det skapas funktioner som ger t ex:

21 samhällsskydd och beredskap 21 (35) Momentan information Varning och larm Prenumerationstjänst Vidare behöver strukturer kring informationsdelning hantera frågor som rör: Säkerhetsmekanismer Behörigheter Infrastruktur Interoperabilitet Då avsnittet är av allmän karaktär görs ingen bedömning av behoven eller förslag till fortsatt arbete. Till viss del återkommer några av dessa allmänt utryckta behov i de närmast följande avsnitten om olika aspekter på behov av information Informationsbehov sektorsövergripande konsekvensanalyser och överblick av resurser Det råder samstämmighet bland de intervjuade att informationsutbyten med andra aktörer är väsentligt för planering och samverkan. Samtidigt är behoven olika beroende på aktör och verksamhet. Behoven förändras även över tiden. Ett av de tydligare informationsbehoven som framkommit i intervjuerna är behovet av sektorsöverskridande analyser som t.ex. belyser beroenden och konsekvenser. Det finns emellertid aktörer, i klar minoritet, som har uttryckt att denna typ av bearbetade information inte är någon till gagn, utan snarare kan leda till missförstånd då sådan sammanställning är tolkad. Några aktörer efterfrågar delning av scenarier för händelseutveckling i WIS mellan aktörerna. Beskrivningar av de ogynnsammaste, gynnsammaste och troligaste scenarierna skulle kunna vara värdefullt för andra aktörer. Det finns ett stöd för att MSB skall fortsätta arbetet med att utveckla sådana tvärsektoriella analyser. Tillgång till experter inom berört sakområde vid en kris efterfrågas. Likaså efterfrågas tillgång till information och vägledning från centrala myndigheters experter, vilket uppges vara en förutsättning för att aktörernas experter på regional och lokal nivå ska kunna ge likartad information och kunna samordna aktiviteter. Arbetsgruppens bedömning: Det framgår tydligt att de intervjuade är överens om att informationsdelning är grunden för god krishanteringsförmåga. Vilken information, och hur den ska vara beskaffad, varierar beroende på vilken roll och uppgift aktören har samt krisens skede och egenskaper. I bland behövs tillgång till information omgående. Information kan vara i form av rådata eller analyserad och bearbetad. Två grundläggande principer lyfts fram: 1. Information distribueras enligt given ordning och mottagare förväntas ta del av den. 2. Information finns tillgänglig för berörda aktörer att ta del av efter behov.

22 samhällsskydd och beredskap 22 (35) Arbetsgruppen gör bedömningen att dessa två principer inte är uteslutande, utan kan användas parallellt och kompletterande i samma händelse. I dagsläget används företrädesvis den förstnämnda. Genom att t.ex. gå till olika aktörers hemsidor eller använda WIS ges även viss möjlighet att söka information enligt den andra principen. Dessa principer får konsekvenser för hur man utformar metoder och regler kring informationsförsörjningen. En närmare analys av principernas konsekvenser har inte genomförts och det är enligt arbetsgruppen en förutsättning för att utforma system för informationsdelning. Etablerandet av ramverk kan vara ett stöd för det fortsatta arbetet. Det är arbetsgruppens bedömning att MSB måste fortsätta utveckla metoder och teknik för att hämta information från aktörerna och sammanställa denna till tvärsektoriella analyser. Ett komplement är att skapa en möjlighet för aktörerna att simultant kunna distribuera sin information, exempelvis via en digital anslagstavla eller ett gemensamt gränssnitt, så att information blir sökbar. Erfarenheter från tidigare experiment och arbeten bör återanvändas t.ex. det som kallats Volatile whiteboard. Konceptet har utvecklats inom Security Arena och användes under QuickWin Experimentet MSB finansierar även ett arbete på detta område inom Göteborgs universitet. I ett kortare perspektiv bör MSB vidareutveckla förmågan att genomföra tvärsektoriella bedömningar av läget. Beroende- och konsekvensanalyser bör prioriteras för att möta de informationsbehov aktörerna gett uttryck för i intervjuerna. Arbetsgruppen gör bedömningen att den risk för överbelastning som uttryckts kan minskas genom att etablera enkla och tydliga rutiner och metoder, t.ex. ramverk för informationsdelning. Ramverket får dock inte ta ifrån professionen och aktörerna ansvaret, utan ska enbart underlätta för aktörerna att uppfylla informationskraven. Nära kopplat till analyserna ligger frågan om tillgång och fördelning av resurser. Underlaget för de semi-strukturerade intervjuerna var inte inriktade på denna typ av frågor och de lyftes inte heller av de intervjuade mer än när man talade om tillgång till experter. Resursfrågorna utgör dock en väsentlig del av den information som aktörerna behöver. Dels utgör t.ex. existensen av förstärkningsresurser en faktor som påverkar förmågan att upprätthålla eller återställa en verksamhet dels behöver aktörerna veta hur man får tillgång till den. Inom dessa områden har MSB avrapporterat olika förslag och arbete pågår för at utveckla detta område. Några ytterligare förslag lämnas därför inte i denna redovisning. SI föreslår att: MSB vidareutvecklar förmågan att ta fram tvärsektoriella bedömningar samt beroende- och konsekvensanalyser. MSB utreder förutsättningarna för en digital anslagstavla. De inhämtade synpunkterna från aktörerna bör beaktas i utveckling av metod- eller tekniska plattformar för informationsdelning.

23 samhällsskydd och beredskap 23 (35) Informationsbehov lägesbilder och lägesrapporter Det har tidigare nämnts, i avsnitt Målbild och förhållningssätt, att det används en flora av begrepp när det gäller hantering av lägesrapporter. Närliggande begrepp är t ex lägesbilder, lägesinformation och lägesuppfattning. Alla dessa används ibland även med olika prefix som delad, gemensam och samordnad. Flera av aktörerna menade att begreppet gemensam lägesuppfattning inte är vare sig möjlig eller önskvärd eftersom varje aktör gör en egen tolkning av lägesbilden utifrån sitt ansvar och efter sina behov. I intervjuerna framkommer också behov av återkoppling av information för att komplettera den regionala lägesbilden. Några aktörer har synpunkter på att man vid en kris delar med sig av information till MSB i ett krisskede, men inte får återkoppling på denna. Aktörerna menar att en återkoppling från MSB bidrar till att aktörernas egna lägesbilder kan kompletters med tvärsektoriella aspekter. Vid ett utdraget krisförlopp är det en interaktiv process mellan olika aktörer för att få fram lägesbilder med hög kvalitet som stöd för koordinerade beslut. Det finns önskemål om att arbetet med lägesinformation förenklas så långt som möjligt med t.ex. färdiga mallar samt någon form av autogenerering. Under intervjuerna framkommer också att lägesrapporteringsmallen i WIS inte uppfyller aktörernas behov. Man pekar också på problem med att man måste lägga resurser på att leverera liknande rapporter till flera olika aktörer samtidigt under ett krisförlopp, vilket leder till tidsödande och frustrerande dubbelarbete. Aktörerna efterlyser att MSB tydliggör vilken information de behöver, vad den ska användas till, och i vilket format den ska lämnas. Aktörerna önskar också att MSB, i ett tidigt skede och så precist som möjligt, ger besked om vid vilka tidpunkter MSB önskar få rapporter från aktörer under en kris. På detta vis kan aktörerna förbereda sig och vinna tid. MSB:s förmåga att aggregera och förädla information ansågs viktig. Det påpekades att den sammanställda informationen i sin helhet kan bli känslig. Detta gör att sekretess och säkerhetsfrågor måste beaktas. Arbetsgruppens bedömning: Arbetsgruppen gör bedömningen att rutiner kan vidareutvecklas i samband med att lägesbilder tas fram. Bland annat upplever aktörerna att ledtiden är för lång för att samla in underlag från aktörer, sammanställa och distribuera dessa med nuvarande rutiner. Arbetsgruppen bedömer att formerna för återkoppling till aktörerna måste utvecklas. Dels behöver aktörerna få respons på den information de lämnar för att uppdatera sin egen lägesbild. Dels bedömer arbetsgruppen att upparbetade rutiner för rapportering och återkoppling på rapportering i vardagen förbättrar förutsättningarna att samverka under ett krisförlopp. Denna bild sammanfaller med slutsatserna i rapporten Rapporteringsrutiner mm vid skogsbränder och höga flöden, (KBM dnr. 2148/2008, SRV dnr ). När det gäller kraven att lämna rapporter till