Sammanfattning av delrapporten: Inventering av Göteborgs Stads resurser och utbildningsbehov inom området medborgardialog

Transkript

1 Sammanfattning av delrapporten: Inventering av Göteborgs Stads resurser och utbildningsbehov inom området medborgardialog

2 Göteborgs Stad Social resursförvaltning S2020 Inventeringen: Bernard Le Roux, Anna Tiger och Adam Nilsson, samtliga Utvecklingsledare S2020. Skribent av delrapport: Adam Nilsson, Utvecklingsledare S2020. Sammanfattning: Emilie Widarsson, Preera 1

3 Resurser, kompetens och utvecklingsbehov inom området medborgardialog Sammanställning av inventering hösten 2014 Inventeringen omfattar Göteborgs Stads samtliga tio stadsdelsförvaltningar, tre planerande förvaltningar (SBK, PoNF/Trygg, vacker stad, FSK) och ett bolag (Älvstranden Utveckling AB). Bakgrunden till inventeringen Kommunfullmäktige fattade den 24:e april 2014 beslutet att anta Göteborgs principer för medborgardialog som började gälla från den 1 juli I den rapport från stadsledningskontoret till kommunfullmäktige som beskriver medborgardialoguppdraget beskrivs medborgardialog som en del av den politiska styrningen där strukturerad dialog används som ett tydligt inslag inför beslut i kommunen, och som något som initieras av respektive nämnd i ett särskilt ärende eller i en särskild fråga. Brukardialog eller brukarinflytande beskrivs som något som rör kommunens specifika tjänster och service till sina invånare, inte handlar om den politiska processen och främst sker mellan brukare och tjänstemän. Syftet med brukardialog beskrivs vara att förbättra och utveckla tjänster och service. För att kartlägga vilka resurser, i form av personal och kompetenser som finns i Göteborgs Stad inom dialogområdet, och vilka förutsättningar som finns för att dela dessa resurser fick Social Resursförvaltnings enhet S2020 i uppdrag att genomföra en inventering av befintliga resurser och behov inom området för att i nästa steg kunna utforma och genomföra kompetenshöjande insatser. Vid genomförandet av uppdraget visade sig dock resurs- och kompetensfrågan hänga tätt samman med större frågor inom styrning, ledning och samordning. Rapporten tar sin utgångspunkt i detta större sammanhang för att sedan utifrån denna nulägesbeskrivning rikta in sig på befintliga resurser och strukturer, kompetensutvecklingsbehov och förslag på insatser. Nuläget präglas av de större knäckfrågorna Något som återkommit i samtalen under inventeringen, och som vi därför väljer att ta som utgångspunkt i denna sammanfattning är de större frågorna om struktur och mandat i staden. Frågor som många av våra tillfrågade ser som knäckfrågor som behöver hanteras för att principerna kring medborgardialog ska kunna mötas. Det handlar t.ex. om behov av ökad horisontell dialog mellan förvaltningar och/ eller nämnder. Flera frågor som rör befolkningen i en stadsdel ligger beslutsmässigt under en annan nämnd, eller dess förvaltning. Dessutom fattar Kommunfullmäktige beslut om flera frågor som i hög grad berör medborgarna i stadsdelarna. I inventeringen har det återkommande uttryckts att den bristande dialogen mellan de olika delarna inom staden skapar hinder för en meningsfull dialog med medborgarna. En majoritet av de tillfrågade säger sig även behöva initiera ett samtal inom den egna förvaltningen. I många fall handlar det om att politiker, chefer och utförare av dialog behöver sitta ner och tänka tillsammans kring dialogarbetet i förvaltningen och på så vis stärka den vertikala interna dialogen. Ett flera gånger återkommande tema i inventeringen har varit behovet av att kunna samordna och överblicka dialoger, och om att kunna dela resurser inom staden. Om att öka manöverutrymmet inom 2

4 förvaltningarna genom strukturer som stöttar rörelse och information mellan förvaltningarna. För att bygga förtroende krävs att aktörer som startar upp en dialog i ett område har viss kännedom om tidigare eller parallellt pågående medborgardialoger, och vad som kommit ut av dem. Det handlar vidare om att kunna ta sig an balansakten som uppstår i förvaltningarna mellan att å ena sidan möta upp de nya politiska direktiven för ett förtydligat arbete med medborgardialog och å andra sidan arbeta inom befintliga strama resurser, och i ett högt tempo som ofta är kopplat även till externa aktörer. Brist på resurser kan få till följd att försämra relationen mellan de inblandade. Det riskerar att sätta både tjänstepersoner och involverade invånare i en sits som kan skapa stress, misstro och resultera i en dialog som inte har förmågan att uppfylla det underliggande syftet. Slutligen har inventeringen även gett upphov till att maktaspekten har framträtt som en viktig faktor som kommer att inverka på i vilken grad staden använder sig av dialog. Vi ställer oss frågan om stadens organisation på olika nivåer faktiskt är redo att dela makt tillsammans med stadens invånare i högre grad än idag? Det går inte att i längden bjuda in till dialog som i realiteten inte öppnar för medskapande och delaktighet. De befintliga resurserna bygger på roller och engagemang Inventeringen visar att det finns en stor spännvidd i stadens arbete och kompetens inom medborgardialog. Det finns förvaltningar med mycket erfarenhet, och de där dialoger hittills haft en begränsad plats i arbetet. Samtliga stadsdelsförvaltningar har några specificerade tjänstepersoner som som del av sin tjänst ansvarar för att vid behov planera och genomföra medborgardialoger. Det är ofta utvecklingsledare, ibland ihop med en kommunikatör, som arbetar med detta. Några stadsdelar har en tjänsteperson med detta fokus, medan andra stadsdelar har större team som bedriver dialogarbetet. Vilka tjänstepersoner som arbetar med dialog i de planerande förvaltningarna och bolagen varierar beroende på deras olika uppdrag, organisation och arbetsmetoder. På exempelvis stadsbyggnadskontoret som har dialogen som en formaliserad del av planarbetet genom den lagstadgade samrådsprocessen är planarkitekter, planhandläggare och samhällsplanerare inblandade i arbetet. Det bör också tydliggöras att de planerande förvaltningarnas avsaknad av befolkningsansvar skapar andra förutsättningar för deras dialogarbete. Inventeringen har noterat en stark aktivitet och ett stort intresse för dialog i olika delar av stadens organisation. Det finns ett engagemang kring dialogfrågan och principerna har kommit att aktualisera dialogfrågan än mer. Detta engagemang och intresse bör ses som en resurs i det kommande arbetet. Rutiner och möjlighet att dela resurser saknas Samtliga inventerade förvaltningar och bolag uppger att det saknas en tydlig struktur för dialogarbetet i form av fastslagna rutiner för hur dialoger initieras/genomförs, av vem/vilka och hur det som dialogerna kommer fram till förs in i processen och återkopplas till invånarna. Det finns oftast en organisatorisk struktur med särskilda tjänstepersoner som har ansvar för frågan, men i de flesta fall finns inte en arbetsmässig struktur fastlagd i form av riktlinjer och arbetssätt. Detta gäller inte minst samarbetet mellan nämnd och förvaltning. Möjligheten att dela personer med kompetens inom dialogområdet mellan olika förvaltningar upplevs idag som näst intill obefintlig i staden. Det som framkommit är dels att det inte finns tillräckligt med tid tillgänglig för enskilda tjänster att ta på sig denna typ av externa uppdrag. Dels att det inte finns någon struktur eller rutiner för hur ett sådant tvärsektoriellt arbete i så fall ska organiseras och samordnas. Förväntningar om ökad tydlighet och systematisering Oavsett i vilken utsträckning uppdraget hunnit få inflytande och lett till konkreta handlingar är den gemensamma förhoppningen att det leder till en större intern tydlighet och en ökad grad av systematisering av dialogarbetet. Detta ses som något positivt oavsett i vilken utsträckning man idag 3

5 arbetar med dialog. Det pågår redan mycket dialoger, men i flera fall med fokus på praxis framför teori. Man har alltså inte alltid formulerat eller beskrivit hur man jobbar. Förväntningar kring gemensamma strukturer kan även ses mot bakgrund av att de planerande förvaltningarna i betydande grad utför dialoger i samverkan med stadsdelar och andra förvaltningar, något som stärker behovet av att prata samma språk i dialogsammanhang. Förvaltningarna förmedlar även budskapet om att tydlighet krävs om att vissa saker inte går att föra dialog om eftersom lagar och bestämmelser måste följas. Här krävs en tidig och tydlig kommunikation kring vilka gränsdragningar som gäller, tillsammans med information om förvaltningens uppdrag och bakgrunden till att frågan har behandlats på ett visst sätt. Centrala utvecklingsområden Vid tiden för inventeringen inväntade ungefär hälften av stadsdelarna inväntade direktiv från nämnden kring hur de ville arbeta mot bakgrund av uppdraget och de sju principerna. En intern kommunikation kring förväntningar på både förvaltning och nämnd blir därmed ett centralt utvecklingsområde. Vikten av samverkan lyfts fram av samtliga stadsdelar, och kopplas till ett behov av en förbättrad intern horisontell dialog. Samverkan anses skapa förutsättningar för ett mer effektivt resursutnyttjande genom att förvaltningar och bolag delar kompetens och erfarenheter, eller driver dialog gemensamt i någon fråga. Även kommunikation om dialogens förutsättningar och syfte anses av många av de vi talat med kräva samverkan för att kunna skapa trovärdighet och tydlighet. En annan viktig fråga för stadsdelarna är den om representativitet. Många av de vi talat med anser att detta är starkt kopplat till resursfrågan, då det utan tillräckliga resurser kan bli problematiskt att säkerställa olika gruppers deltagande i den utsträckning som önskas. En förhoppning finns kring ökad medvetenhet kring hur resursfrågan är kopplad till medborgardialog och att det på detta sätt blir tydligare för såväl förvaltningsledning som nämnd kring vilka resurser som krävs för att nå önskvärda resultat och ambitionsnivåer. Uppdraget och principerna har även väckt ett antal hur-frågor i förvaltningar och bolag. Till exempel berör uppdraget inte hur tjänstepersoner ska hantera dialoginitiativ från medborgarna själva, hur dialogarbetet ska ske när flera förvaltningar äger frågan ihop, samt hur intressekonflikter som kan uppstå i lokalsamhället via dialogprocesser ska hanteras. Identifierade kompetensutvecklingsbehov De utbildningsbehov som inventeringen har identifierat hos förvaltningar och bolag kan sammanfattas som förbättrade förutsättningar för en effektiv dialog. Det är som tidigare beskrivits ofta enskilda individer som bidragit till den roll dialogarbetet fått i organisationen, och då mer utifrån en utförarnivå. Det finns därför ett behov att skapa förutsättningar för en gemensam syn kring dialog även bland högre chefer och inom politiken för att detta ska leda till ett förhållningssätt som genomsyrar organisationen i stort. Det efterfrågas för denna målgrupp seminarier eller workshops med avsikt att ge en bred översikt över vad dialog är, varför och när dialogen kan användas, hur dialog ser ut i praktiken och vad som behövs för att skapa ett system eller en kultur där dialog används med framgång. För mer vana utförare och beställare av dialog ses behov av att utveckla spetskompetensen i dialogplanering, design, genomförande och uppföljning. Konflikthantering, kommunikation, återkoppling och e-dialog är andra områden som lyfts som viktiga kompetenser att utveckla. Det har även uttryckts önskemål om att ta ett bredare grepp för att sprida kunskapen om dialog genom att även inkludera aktörer utanför den egna förvaltningen. Det gäller samarbetspartners som förvaltningarna direkt eller indirekt står i kontakt med i arbetet. Exempel på dessa är fastighetsägare, lokal företagarförening, lokal hyresgästförening, polisen eller andra aktörer som man ser ett värde i att dela en gemensam förståelse med kring dialog. 4