Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) s arbetsutskott Tid Tisdagen den 25 mars 2014 kl. 8:30 Plats Stadshuset, KS-salen Enligt uppdrag Anette Mellström Föredragningslista Val av protokollsjusterare 1. Upphandling av ny konstgräsplan i Ljungbyholm Beslutsnivå: s arbetsutskott Föredragande: Mats Borg, serviceförvaltningen 2. Införande av klimatkompensering av samhällsbetalda resor i Kalmar Beslutsnivå: Kommunfullmäktige Föredragande: Jane Wågsäter, kommunledningskontoret och Eva Öberg, samhällsbyggnadskontoret 3. Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner Beslutsnivå: s arbetsutskott 4. Ansökan om delfinansiering av evenemanget Kulturfestival 2014 Beslutsnivå: 5. Ekonomirapport 2014 efter februari månad Beslutsnivå:

2 s arbetsutskott KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2)

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning KS 2014/0189 s arbetsutskott Upphandling av ny konstgräsplan i Ljungbyholm, kv. Ljungby 16:1 Förslag till beslut Förslag till beslut lämnas på sammanträdet på grund av upphandlingssekretess. Paragrafen förklaras för omedelbart justerad. Bakgrund Serviceförvaltningen har av kultur- och fritidsförvaltningen fått uppdraget att upphandla och utföra en konstgräsplan i Ljungbyholm. Konstgräsplanen kommer att anläggas vid nuvarande grusplanen intill Ljungbyån, adress Hoflunds väg. Byggstart beräknas ske vecka 14, 2014 och entreprenaden ska vara färdigställd senast vecka 25, Entreprenaden upphandlas som generalentreprenad med markentreprenören som samordningsansvarig. Konstgräsplanens spelbara yta blir 95x55 m. Mats Borg byggprojektledare Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax anette.mellstrom@kalmar.se

4 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jane Wågsäter KS 2013/ Kommunfullmäktige Klimatkompensering av samhällsbetalda resor i Kalmar Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att införa klimatkompensering enligt föreslagen länsmodell för fossila flyg- och bilresor i den kommunala verksamheten från och med 1 januari 2015 med undantag av hyrbilar och taxiresor. Modellen ska utvärderas efter ett år, därefter fattas nytt beslut om nivåer för kommande år. Kommunfullmäktige beslutar att samla medlen från klimatkompenseringen i en klimatfond. får i uppdrag att ta fram ett system för hur klimatavgiften ska debiteras samt hur ansökningsförfarandet för medel från klimatfonden ska hanteras. Bakgrund Styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län satte år 2006 upp ett mål om att länet år 2030 ska vara en fossilbränslefri region. Ett delmål inom transporter är att alla samhällsbetalda resor ska vara klimatneutrala år Arbetet drivs gemensamt i länet, under rubriken "Klimatsamverkan Kalmar län'' och samordnas av klimatkommissionen. Kommissionen menar att de klimatutsläpp som inte kan undvikas om möjligt bör kompenseras bildades en grupp som ett svar på de motioner som lämnats i alla kommuner om klimatkompensering. Arbetsgruppen tog fram ett förslag till Länsgemensam strategi, se bilaga 1. Förslaget går ut på att man har ett system med klimatavgift för fossila resor med bil och flyg. Avgiften höjs stegvis och möjliggör upprättandet av en fond för klimatrelaterade åtgärder. Avgifterna sätts in på ett gemensamt klimatkonto i organisationen. Från kontot kan alla verksamheter i organisationen söka bidrag årligen. Det är ett för länet minimiförslag vilket innebär att Kalmar kan höja ambitionen och takten i klimatarbetet. Förslaget lyftes i samhällsbyggnadsnämnden men överlåter till Kommunfullmäktige att besluta om nivåerna, se bilaga 2. En utredning är gjord för hur Kalmar Kommunledningskontoret Kansli- Och Omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatran 18 Tel vx Fax Jane.Wagsater@kalmar.se

5 KS 2013/ (2) kommun berörs av förslaget samt ger förslag för hur det kan implementeras i verksamheten, se bilaga 3. Jane Wågsäter strateg för ekologisk hållbarhet Eva Öberg miljöskyddsinspektör Bilagor: Bilaga 1: Klimatkompensering av samhällsbetalda resor i Kalmar län, Bilaga 2: Protokollsutdrag : 199 Samhällsbyggnadsnämnden Bilaga 3: Utredning av införande av klimatkompensering i Kalmar kommun

6 Klimatkompensering av samhällsbetalda resor i Kalmar län Förslag från länsgemensam arbetsgrupp Stilleben Sandby Borg Foto Eva Öberg Klimatsamverkan Kalmar län Klimatsamverkan Kalmar län är ett gemensamt initiativ av länsstyrelsen och regionförbundet, med syfte att öka takten i länets energi- och klimatarbete. Arbetet samordnas i klimatkommissionen.

7 Inledning Styrelsen för Regionförbundet i Kalmar län satte år 2006 upp ett mål om att länet år 2030 ska vara en fossilbränslefri region. Ett delmål inom transporter är att alla samhällsbetalda resor ska vara klimatneutrala år Under kampanjnamnet NoOil har energi- och klimatarbetet varit en viktig del i det regionala utvecklingsarbetet och ett prioriterat område i länets regionala utvecklingsstrategi. De övergripande målen är att bidra till ett växande näringsliv för hållbar tillväxt, minskad klimatpåverkan och effektivare energianvändning. Arbetet drivs gemensamt i länet, under rubriken "Klimatsamverkan Kalmar län" och samordnas av klimatkommissionen. Kommissionen menar att de klimatutsläpp som inte kan undvikas om möjligt bör kompenseras. Klimatkommission Kalmar län föreslog i december 2010 ett gemensamt länsprojekt, med syfte att prova och utvärdera klimatkompensation som ett verktyg för minskad klimatpåverkan och ökad marknadsföringsnytta. I september 2012 bildades en grupp som ett svar på de motioner som lämnats i alla kommuner om klimatkompensering och denna rapport är gruppens förslag till Länsgemensam strategi. Det finns bakgrundsmaterial till förslaget, som kan lämnas vid behov. Arbetsgruppen har bestått av Tommy Lindström, Borgholms kommun, Katarina Söderberg, Oskarshamns kommun, Roger Gunnarsson, Energikontor Sydost, Elvira Laneborg, Mörbylånga kommun, Annika Persson Åberg, Torsås kommun, Karin Svensson, Nybro kommun, Liselott Sjöholm, Landstinget i Kalmar län, Jens Karlsson, Hultsfreds kommun, Stefan Svenaeus, Länsstyrelsen i Kalmar län, Eva Öberg, Kalmar kommun och Carolina Gunnarsson, Regionförbundet Kalmar län. Gruppen anser att det har ett mycket stort marknadsföringsvärde att alla kommuner i länet samt Länsstyrelse, Regionförbund och Landstinget anammar förslaget. Arbetsgruppen 15 mars 2013 Syfte Det här systemet fokuserar på omställning från klimatovänligt till klimatsmart resande. Det övergripande målet med klimatkompensation är att minska utsläpp från resor som görs av organisationens medarbetare och folkvalda. Avgiften ska påverka valet av färdsätt till det minst klimatpåverkande alternativet. Betalning av en klimatavgift på resor ska ses som en sista utväg när utsläpp inte kan undvikas. Syftet med införandet av ett avgiftssystem för utsläpp av fossil koldioxid, CO 2, är att komma åt användningen av fossila bränslen, varför fokus enligt denna modell ligger på flyg och fossilbränslebilar. Medlet är en avvecklingsplan för fossilbränslebilar, att fullständigt ersätta dessa med fossilbränslefria fordon. Fossilbränslebilar ska ersättas med fossilbränslefria bilar eller andra resalternativ och onödiga flygresor ska elimineras. De fossilbränsleresor som kvarstår ska klimatkompenseras. Tåg, buss, cykel, till fots och fossilbränslefri bil är de mest klimatvänliga resealternativen. Dessa ingår inte i klimatkompenseringen på grund av dess redan uppenbara bidrag till målet, men även för att minimera arbete och administration och därmed införa ett enkelt och tydligt system. Systemet fokuserar på omställning och dess syfte är att ställa om från klimatovänligt till klimatsmart resande.

8 Nivåer Det här är ett för länet gemensamt minimiförslag. Tanken är att länets kommuner, landstinget, Länsstyrelsen och Regionförbundet har samma basmodell. Den organisation som vill höja ambitionen och takten i klimatarbetet kan öka procentsatserna, ändra tidsspannet eller involvera fler transporter. Klimatkompensering Ett system med klimatavgift på fossila bränslen utgör en form av reseriktlinjer som baseras på såväl miljömässiga som ekonomiska incitament. Systemet underlättar även genomförandet av andra kompletterande åtgärder för att minska koldioxidutsläppen eftersom avgiften möjliggör upprättandet av en fond för klimatrelaterade åtgärder. Avgifterna sätts in på ett gemensamt klimatkonto i organisationen. Från kontot kan alla verksamheter i organisationen söka bidrag årligen. Den stegvisa ökningen av påslaget möjliggör för organisationerna att införa nya rutiner och t.ex. ställa om fordonsparken. För att öka möjligheterna till att ett klimatkompensationssystem ska antas krävs det sannolikt att det är enkelt utformat och inte genererar ökat arbete. Den föreslagna modellen har sin styrka i att den medför minimalt med administration, i och med att så få transportslag innefattas. I ett system där man inkluderar påslag och avdrag är risken överhängande att detta blir för invecklat och svårt, eftersom så många resesätt, fordonsslag och bränslen kan beaktas. Avgränsning Tåg, buss och fossilbränslefri bil är de mest klimatvänliga resealternativen. De bidrar redan till målet och klimatkompenseras inte vilket också minimerar arbete och administration. Vi föreslår ett enkelt och tydligt system. Klimatkompensation ska ske av persontransporter i organisationens verksamheter, inklusive alla anställda och förtroendevalda. Klimatkompensation ska ske för alla resor i arbetet och inom politiska uppdrag, som betalas av organisationen, och som sker med: Organisationens egna, hyrda eller leasade bilar Privat bil i tjänsten Flyg Samåkning påverkar inte prispåslaget då det i sig ger en minskad kostnad och minskad klimatpåverkan. Inom till exempel EU-projekt betalar inte EU prispåslaget. Om man ändå vill att dessa resor ska ingå i systemet, måste organisationen själv bekosta tillägget. Detta gäller alla externt finansierade projekt.

9

10 Uppföljning Uppföljning av förslagets implementering i länet görs minst en gång per mandatperiod inom Klimatsamverkan Kalmar län. Rapportering sker till Klimatkommissionen. Revidering sker vid behov, bland annat med hänsyn till teknisk utveckling, som möjliggör ännu klimatsmartare resor. Förverkligandet av denna avvecklingsplan är ett naturligt steg i att uppnå en fossilbränslefri region. Kalmar län kan än en gång vara unikt i en kraftfull klimatsamverkan för ett gemensamt mål. Prioritering av kommunikationer vid resor Förslag att använda t.ex. i resepolicy om prioritering av olika möjliga färdsätt. 1: Överväg om syftet kan uppnås utan möte/ resa 2: Överväg möjligheten till resefria möten via t.ex. webb-möten 3: Kollektivtrafik med låg klimatbelastning 4: Kommunal bil/hyrbil med förnyelsebart bränsle, eftersträva samåkning. 5: Kommunal bil/ hyrbil med fossilt bränsle som klimatkompenseras, eftersträva samåkning. 6: Egen bil i tjänsten, fossila bränslen klimatkompenseras 7: Flyg, klimatkompenseras

11

12

13

14 Handläggare RAPPORT Datum Jane Wågsäter Utredning av klimatkompensationssystem för personresor i Kalmar kommun Inledning Kommunledningskontoret har tillsammans med Samhällsbyggnadskontoret utrett hur Kalmar kommun kan införa ett klimatkompensationssystem för utsläpp av koldioxid i samband med personresor. Begrepp Klimatkompensation innebär att utsläpp av klimatpåverkande gaser (såsom koldioxid) från mänskliga verksamheter kompenseras genom olika åtgärder som minskar utsläppen i samma grad på en annan plats eller i en annan aktivitet. Med personresor menas resor som görs inom den kommunala verksamheten för att transportera en person från punkt A-B, det vill säga omfattar ej arbetsfordon eller indirekta transporter från leverantörer och konsulter. Sammanfattning Kommunledningskontoret föreslår att kommunen inför en modell där en intern klimatavgift tas ut på flygresor och bilresor som görs av anställda och politiker. Avgiften betalas av varje förvaltning/bolag och samlas i en klimatfond, som sedan används till att genomföra åtgärder som minskar utsläppen av klimatpåverkande gaser i Kalmar kommun. Modellen utgår från förslaget som en länsgemensam arbetsgrupp tagit fram. Den enda skillnaden är att vi börjar 2015 och initialt omfattas inte taxiresor och hyrbilar samt att vi har tagit arbetat fram en utvecklingsplan istället för avvecklingsplan, där vi även har med åtgärder som minskar utsläppen för att man ska få en helhetsbild. Alla förvaltningar och kommunbolag ska kunna söka medel från fonden för åtgärder. Det är lämpligt att integrera ansökningsförfarandet i redan befintligt system för Ännu bättre. På så vis minskas administrationen och man undviker parallella system. Administrationen av avgiften och fonden bör vara så enkel som möjligt. Det gör att vissa förenklingar och antaganden krävs angående utsläpp och kostnader för dessa. Hur debitering av klimatavgiften kan göras på bästa sätt bör utredas av ekonomiavdelningen i samråd med strategen för ekologisk hållbarhet. Insamling av resedata och statistik för kommunens fordon måste förbättras för att en klimatavgift ska kunna tas ut. Att tänka på vid införande Klimatkompensation som metod har kritiserats för att det finns risk för att organisationer använder det som ett sätt att köpa sig fria, och undvika att Kansli och omvärld Kommunledningskontoret Adress Tel vx

15 2 (4) göra de utsläppsminskningar som de skulle kunna göra. Det är därför viktigt att kompensationen är just en del i ett strategiskt klimat- och miljöarbete, se Förslag på utvecklingsplan för Kalmar kommun. För att få en synbar effekt och styrning mot klimatsmartare transportmedel är det viktigt att avgiften är tillräckligt stor och tydligt kopplad till resan. Det ökade priset måste vara synligt för den som beslutar om resan. Det förslag som den länsgemensamma arbetsgruppen kom fram till är ett minimiförslag, Kalmar kan höja ambitionsnivån om vi vill. Erfarenheter från andra kommuner visar att införandet av en klimatfond tar tid. Det är viktigt att informera om anledningen till att systemet införs, hur bidragsansökningarna ska ske etc. Körsträckor, bränsleåtgång samt klimatpåverkande utsläpp från kommunens fordon måste mätas och följas upp bättre än vad som görs idag. Bra statistik är nödvändig för att debitera avgiften såväl som för att följa utvecklingen mot de uppsatta målen om minskade utsläpp. Det vore lämpligt att integrera ansökningsförfarandet i Ännu bättre för att undvika parallella system. Dock är kriterierna för vilka projekt/insatser som beviljas lite annorlunda för klimatfonden än Ännu bättre. Åtgärden kan gälla Kalmar som geografiskt område och ska leda till minskad klimatpåverkan eller annan miljöförbättring och höja ambitionsnivån eller takten även i löpande verksamhet. Bakgrund Intresset för att frivilligt kompensera för sina egna klimatpåverkande utsläpp har ökat markant under senare år. Forskare är överens om att klimatförändringar som förväntas och som redan sker kommer att ha en avgörande betydelse för de framtida livsbetingelserna på vår planet. Det är bråttom att hindra klimatförändringar som orsakas av utsläpp från mänsklig aktivitet, vilket också uppmärksammats nationellt och internationellt, bland annat genom EU:s klimatmål till 2020, internationella klimatkonferenser och i Sveriges arbete med färdplan 2050 till ett land utan klimatutsläpp. I första hand ska kommunen arbeta för att minska sina utsläpp av klimatpåverkande gaser, men ett komplement till detta kan vara att kompensera för de utsläpp som sker från resor. Det har blivit vanligare att kommuner och landsting inrättar en egen fond eller ett konto för lokal kompensation av klimatutsläpp. Exempel på kommuner som har infört sådana system är Växjö, Örebro, Västerås, Åre och Lund. Varje förvaltning eller del av organisationen betalar en avgift på utsläpp i samband med resor i tjänsten eller i det politiska uppdraget. Pengarna går till en central fond. Sedan kan dessa pengar investeras i klimatprojekt inom kommunen. På så sätt görs en form av klimatväxling inom ramen för kommunallagen, då investeringarna görs lokalt. Det positiva med klimatfonder är dels att kompensationen görs inom kommunens område, och dels att de anställda som kan söka medel för åtgärder blir mer medvetna om möjligheterna att påverka våra utsläpp. Riskerna är dock att det blir ett system utan verklig effekt, då det är svårt att mäta effekt på utsläppen, och därmed svårt att bekräfta om utsläppen verkligen kompenseras.

16 3 (4) Nuläge för resor och kostnader Omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och serviceförvaltning kommer få störst kostnader för sina fossila resor. En uppskattning visar hur följande verksamheter berörs 2015: Omsorgsförvaltningen: ca kr Socialförvaltningen: ca kr Serviceförvaltningen: ca kr Befintliga avtal med resebyråer och leverantörer Kommunen har avtal för resebyråtjänster med Lingmerths AB. I avtalet ställs inga riktlinjer eller krav vad gäller resans klimatpåverkan. Inte heller ställs det krav på att förse kommunen med statistik. Kommunen har även ramavtal med Hertz för hyrbilar. I avtalet ställer man krav på miljöbil enligt gamla definitionen men det finns inga riktlinjer eller krav för vilket bränsle som i första hand ska användas. När det gäller taxiresor finns inget ramavtal. Aktuell statistik för flygresor Kostnaden för flyg redovisas för 2013: ca 2,4 mkr. För flygresor, som bokas via resebyrå, kommer en klimatavgift debiteras på priset. Detta blir inte helt korrekt, då priset på resan istället för det faktiska utsläppet avgör avgiftens storlek. Aktuell statistik bilresor De bilresor som görs består av: Egna eller leasade bilar Hyrd bil Taxiresor Privat bil i tjänsten Egna eller leasade bilar 66 % av kommunens fordon består av miljöbilar. Ser man till drivmedel per fordon består ca 40 % av diesel och ca 12 % av bensinbilar vilket är fossila drivmedel. Översynen av tankat bränsle tyder på att en stor del av kommunens hybridfordon inte tankas med avsett förnyelsebart bränsle. Kostnaden för drivmedel redovisas för 2013: Diesel: ca 2,3 mkr (OBS! Förmodligen ingår en del arbetsfordon trots försök till urskiljning.) Bensin: ca 1,5 mkr När det gäller inköp och leasing av bilar ska man enligt rutiner i första hand välja elbil och biogasbil men detta efterlevs ej tillfredsställande i praktiken. Av 17 st nya fordon som handlades in under 2013 var endast 1/3 miljöbilar och av dem var flertalet dieselbilar. Sett till förvaltning står omsorgsförvaltningen, socialförvaltningen och serviceförvaltning för de största kostnaderna på drivmedel. Totalt står dessa tre förvaltningar för 75 % av kommunens totala körsträcka.

17 4 (4) Hyrbilar Kostnaden för hyrbil redovisas för 2013: ca kr Herz uppger att ca 50 % av resorna 2013 gjordes med miljöbil, men endast en bråkdel med förnyelsebart bränsle. Kommunen behöver arbeta med att ställa tydligare krav på att kommunen i första hand ska hyra biogas och elbil eller åtminstone miljöbil. Därmed bör hyrbilar inte ingå i klimatkompensationssystemet initialt. Taxiresor Kostnaden för taxi redovisas för 2013: ca kr När det gäller taxiresor går det inte att få fram statistik på vilken typ av fordon som körts och vilka utsläpp som resorna därmed genererat. I de fall man har beställt flygtaxi genom resebolaget inkluderas kostnaden för taxi i många fall i flygkostnaden. Taxiresor bör därför inte heller ingå i klimatkompensationssystemet initialt. Privat bil i tjänsten Ca 13 % av de resor som görs i Kalmar kommun görs med privat bil. Barn-och ungdomsförvaltningen och socialförvaltningen har störst andel privat bil i tjänsten men omsorgsförvaltningen har en ökande trend. Jämfört med 2012 har dock andelen privat bil i tjänsten totalt sett minskat från ca 20 % till 13 %. Kostnader för privat bil i tjänsten redovisas för 2013: ca 4,3 mkr Ett antagande som är gjort är att ca 80 % av privata bilarna körs med fossilt bränsle. Baseras på en undersökning som gjordes Klimatfond Om man väljer att anta förslaget om att införa klimatkompensation bedöms kostnaderna för klimatavgift, och därmed klimatfonden, att bli följande: 2015: ca 0,5 mkr 2016: ca 1 mkr (därefter osäkert hur stor fonden blir) Exempel på vad pengarna skulle kunna användas till är: Cykelparkeringar vid knutpunkter Nätuppkoppling på pendlingsbussar Laddstolpar för elbilar Elcyklar Närvarostyrd belysning Webbmötesteknik och utrustning Det är viktigt att dessa investeringar görs utöver andra miljö- och klimatåtgärder, så att de så långt som möjligt kan räknas som kompensation.

18 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Annette Andersson KS 2014/0177 Ansökan om delfinansiering av evenemanget Kulturfestival 2014 Förslag till beslut beviljar kultur- och fritidsnämndens ansökan om kronor för att genomföra Kulturfestival Finansieringen ska ske inom kommunledningskontorets befintliga budgetram. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden har ansökt om kr från kommunstyrelsen för att kunna genomföra Kulturfestival Evenemanget ska bygga på samverkan mellan kulturinstitutioner, kommunens kulturverksamheter, föreningar, kulturkrögare & stadens fria kulturliv, studieförbund, konstnärer, universitetet, Smålandsidrotten och näringslivet. Ambitionen är att långsiktigt utveckla en unik och bred kulturfestival som gör att staden blir mera levande året om vilket på sikt ska leda till ökad attraktivitetet för kommunen. Utifrån ovanstående föreslås att kommunstyrelsen beviljar kultur- och fritidsnämndens ansökan om kronor. Annette Andersson förvaltningschef Bilagor Protokollsutdrag från kultur- och fritidsnämnden Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax

19 UTDRAG 1 (1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 9 Kulturfestival 2014 Dnr KFN 2014/0032 Handlingar Förvaltningschef Lolita Perssons och arrangemangsutvecklare Pär Israelssons skrivelse 30 januari Bakgrund Under hösten 2013 togs de första stegen mot att utveckla en större årlig kulturfestival i Kalmar. Två större möten har genomförts med totalt 75 personer från olika delar av kulturlivet i Kalmar. Gruppen har gemensamt beslutat att genomföra en kulturfestival som ska bygga på en bred samverkan mellan kulturinstitutioner, kommunens verksamheter, föreningar, kulturkrögare & stadens fria kulturliv, studieförbund, konstnärer, Linnéuniversitetet och näringslivet. Kulturfestivalen ska bygga på medarrangörernas egna arrangemang men också i form av gemensamma satsningar. Evenemanget planeras pågå mellan 24 oktober och 1 november Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna ansökan på kronor för att genomföra kulturfestivalen 2014, och skicka den för beslut till kommunstyrelsen. Sekreterare Pia Axeheim Justeras Marianne Dahlberg ordförande Ingegerd Petersson Anslaget på kommunens anslagstavla den 25 februari 2014

20 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pär Israelsson KFN 2014/ Kultur- och fritidsnämnden Kulturfestival 2014 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta ansökan på kronor för att genomföra kulturfestivalen 2014, och skicka den vidare till kommunstyrelsen för beslut. Bakgrund Under hösten 2013 togs de första stegen mot att utveckla en större årlig kulturfestival i Kalmar. Två större möten har genomförts med totalt 75 personer från olika delar av kulturlivet i Kalmar. Gruppen har gemensamt beslutat att genomföra en kulturfestival som ska bygga på en bred samverkan mellan kulturinstitutioner, kommunens verksamheter, föreningar, kulturkrögare & stadens fria kulturliv, studieförbund, konstnärer, Linnéuniversitetet och näringslivet. Kulturfestivalen ska bygga på medarrangörernas egna arrangemang men också i form av gemensamma satsningar. Evenemanget planeras pågå mellan 24 oktober och 1 november Kultur- och fritidsförvaltningen Lolita Persson Förvaltningschef Pär Israelsson Arrangemangsutvecklare Bilagor Kulturfestival i Kalmar med start 2014 KF Kultur- och fritidsförvaltningen Monokrom Adress Box 610, KALMAR Besök Tullslätten 4 Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Par.Israelsson@kalmar.se

21 Handläggare Datum Pär Israelsson Till Kulturfestival i Kalmar med start 2014 Bakgrund: Kalmar har vuxit som evenemangsstad de senaste åren och vi ser tillbaka på en fantastisk sommar med många besökare och välbesökta evenemang. Framförallt har det tagits stora kliv inom idrottsturismen med evenemang som exempelvis UEFA Dam-EM och Ironman. Det har under 2013 också tagits initiativ från olika håll att utveckla en kulturfestival i Kalmar. Som ett första led övergick ljusfestivalen Lysande Kalmar till evenemanget Ljus på kultur som arrangerades den 16:e november Ljuset riktades istället mot stadens kulturverksamheter och evenemang. Arrangemanget planerades och genomfördes som en samverkan mellan Kalmar konstmuseum, Kalmar läns museum, Kalmar slott, Kalmar 4H, Byteatern, Galleri Monica Strandberg, kulturskolan, Söderport Café, Thomas Michel, Lindökollektivet med stöd och samordning av kultur- och fritidsförvaltningen och Destination Kalmar AB. Evenemanget blev framgångsrikt och mottogs väl av både publik och media. Publiken rörde sig mellan de olika evenemangsplatserna vilket bidrog till att en ny publik besökte stadens olika kulturarenor. Kalmar konstmuseum hade t ex cirka 400 besökare under dagen/kvällen varav många var förstagångsbesökare och totalt besöktes arrangemanget av 3500 personer. Efter Ljus på kultur beslutade arrangörerna att utveckla arrangemanget till en flerdagars större kulturfestival med start Kultur- och fritidsförvaltningen Adress par.israelsson@kalmar.se Tel vx

22 2 (4) Målsättning och innehåll: Evenemanget ska bygga på samverkan mellan kulturinstitutioner, kommunens kulturverksamheter, föreningar, kulturkrögare & stadens fria kulturliv, studieförbund, konstnärer, universitetet, Smålandsidrotten och näringslivet. Kulturfestivalen ska bygga på medarrangörernas egna utbud men också i form av gemensamma projekt. Målet är att tillsammans skapa en kulturfestival innehållande teater, film, bildkonst, performance, föreläsningar, konserter med all världens musik, utställningar, dansförställningar, författarbesök, ljusparad, estradpoesi, ljusinstallationer, stadsvandringar, rookiescen, streetkulturer, internationell matfestival, körevenemang, berättarkvällar m.m. Dessutom planeras ett särskilt kulturlovsprogram dagtid för höstlovslediga barn, ungdomar och barnfamiljer. Ambitionen är att långsiktigt utveckla en unik och bred kulturfestival på hög nationell nivå. Detta bidrar till att staden blir mera levande året om och en ökad attraktivitetet i staden. Kulturfestivalen ska locka hit besökare, få boende och studenter att hitta till allt som erbjuds i Kalmar på den kulturella kartan, ge kulturen en tydligare identitet och utveckling samt en fördjupad samverkan mellan de olika kulturaktörerna i staden. På Fan Zone under UEFA Dam-EM möttes idrotten och kulturen. Ett framgångsrikt koncept som lockade nya besökare som inte var intresserade av fotbollen. Under kulturfestivalen bjuds också idrotten in att samverka med kulturen. Syftet är att väcka nyfikenhet och intresse bland de som normalt inte tar del i stadens kulturutbud. Nuläge och möjligheter: Hittills har två möten hållits där totalt 75 aktörer funnits med varav cirka 35 redan planerar sin medverkan på olika sätt. Det har utvecklats ett mycket positivt samverkansklimat inom kultursektorn och möjligheten finns att skapa något unikt inom kulturområdet. Beslut har tagits att genomföra festivalen mellan perioden 24 okt till 1:e november 2014 och antalet evenemangsdagar under 2014 kommer att beslutas under våren då vi ser omfattningen av programmet. Samtal pågår också med Ölandskommunerna kring möjligheterna att utveckla en kulturfestival med Kalmarssundsperspektiv. Mörbylånga och Borgholms kommun har också beslutat att arrangera kulturvecka under v.44. Här finns potential att långsiktigt utveckla en regional kulturfestival och därmed påbörja djupare samverkan mellan kommunerna inom kulturområdet. Kulturfestivalen, som evenemanget kallas innan annat namn beslutas, planeras innehålla en kombination av betal- och gratisevenemang för att få till både spets och bredd i programmet. Samtal förs också med kommunledningskontoret kring att den 24:e oktober särskilt fokusera programmet på mångkultur.

23 3 (4) Genomförande: Kulturfestivalen planeras under våren med utgångspunkt i 9 områdesgrupper. Här träffas arrangörerna och fokuserar på olika teman/kulturområden med särskilt fokus på nya samarbeten och utveckling. Inom arbetsgrupperna arbeta fram en sammanställning av evenemang som kan genomföras och finansieras av parterna själv samt en sammanställning evenemang som kan genomföras med ett projektstöd. Tidsplanering: Vecka 3-9, inledande temamöten utifrån områden och samverkan. Undersöka finansiering/sponsring, möten med Borgholms och Mörbylånga kommun, Linnéuniversitetet, Kalmar City, Regionförförbundet Kalmar län, krögare, hotell med flera. 4:e mars, stormöte med avstämning & lägesrapport. Vecka 11 21, planering och programsättning. En första marknadsföring byggs upp på sociala medier. 27:e maj stormöte, avstämning & samordning av program. Vecka 23, första pressinformation. Vecka 35 programmet färdigt. Vecka marknadsföring och praktisk planering. 24:e oktober invigning! Finansiering: Kulturfestivalen finansieras dels av respektive medarrangör men med en gemensam marknadsföring och en möjlighet att söka medel till samverkan och utveckling av olika delevenemang. Arrangemangsutvecklaren på kultur och fritidsförvaltning ansvarar för samordning/projektledning av evenemanget och Destination Kalmar AB samordnar marknadsföringen.

24 4 (4) Preliminär budget Kulturfestival 2014: Intäkter: Fördelat ur kultur- och fritidsförvaltningens pott för projekt och utveckling : - Kulturinstitutionerna (egna produktioner) : - Föreningar (egna produktioner) : - Studieförbunden (egna produktioner) : - Destination Kalmar (marknadsföring) : - Summa: : - Utgifter: Programtidning : - Övrig marknadsföring, annonser, grafisk profil m.m : - Invignings & avslutningsevenemang : - Övriga evenemang, totalt alla parter : - (Kostnader för utställningar, installationer, band & artister, dans och teaterföreställningar, författarbesök, föreläsningar, ljud & ljusteknik m.m.) Summa: :- Vi ämnar söka pengar från: Regionförbundet : - Statens konstråd (Kalmar konstmuseum) : - Näringslivet : - Linneuniversitetet : - Summa: : - Sammanfattning: Planeringen är i ett tidigt skede och de olika parternas insatsar är uppskattade utifrån nuläget. Intäktsbudgeten, inklusive möjlig extern finansering, uppgår till :-. Vi söker därför medel från kommunstyrelsen med kr för att genomföra evenemanget under Evenemangsutvärdering och ekonomiskt utfall redovisas i december Pär Israelsson Arrangemangsutvecklare Kultur- och fritidsförvaltningen

25 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marie Johansson KS 2014/ s arbetsutskott Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner Förslag till beslut s arbetsutskott beslutar godkänna upprättade förslag till dokumenthanteringsplaner. Bakgrund s arbetsutskott beslutade den 2 februari 2010 om kommunledningskontorets dokumenthanteringsplaner. Kommunledningskontoret har efter det omorganiserats och nya verksamhetssystem tagits i drift varvid brandkåren, kansli- och omvärldsenheten, kommunhälsan och projektoch exploateringsenheten tagit fram förslag på nya dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Exempel på tillägg i dokumenthanteringsplanerna är införandet av ärendehanteringssystemet Public 360, blankett om bisysslor och gallring av anställningsbevis. Förslagen har tagits fram i samråd mellan berörda enheter och kommunarkivarien. Marie Johansson Kommunarkivarie Bilagor Dokumenthanteringsplaner Kommunledningskontoret Kansli- Och Omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatran 18 Tel vx Fax Marie.a.Johansson@kalmar.se

26 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Björn Strimfors 1 (9) Projekt- och exploateringsenhetens dokumenthanteringsplan Läsanvisning Bevaras/Gallras: B=Till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. GIA=gallras vid inaktualitet. G=Gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Ärende 360: Tomträtt Tomträtt fastighetsbeteckning (del av, m fl.) Tomträttsavtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Beräkning ny tomträttsavgäld Papper Handläggare Kronologisk GIA Brev om ny avgäld Papper Närarkiv Diariekod GIA Datum ska finnas i brevet Skriftlig acceptans från tomträttshavare Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Undertecknat tillägg tomträttsavtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Stämning till domstol Papper Närarkiv Diariekod GIA Dom från domstol Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

27 2 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Ärende 360: Försäljning Försäljning av anläggningstillgång anläggningstillgång fastighetsbeteckning (del av, m fl) populärnamn. Försäljning: se Försäljning av fastighet, diariekod Förslag till beslut KS/KF Papper Närarkiv Diariekod GIA Beslut om försäljning KS/KF Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Uppsägning av hyresgäst Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förmedlingsuppdrag Papper Handläggare Kronologisk GIA Värdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Sekretess eventuellt möjligt Besiktning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Mottagna anbud Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Diariekod Försäljning av fastighet Ärende 360: Försäljning fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn Värdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förslag till beslut KS/KF Papper Närarkiv Diariekod GIA Beslut om försäljning KS/KF Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Reservation av tomtköpare villatomt Papper Handläggare Kronologisk GIA För företag: se markreservation Godkännande av tomtköpare Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Original lämnas till köparen, arkivera kopia Köpekontrakt, original Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Två original skrivs, parterna tar var sitt Kvitto inbetald handpenning Papper Handläggare Kronologisk GIA Beslut om bygglov Papper Handläggare Kronologisk GIA Köpebrev Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Original lämnas till köparen, arkivera kopia Kvitto inbetald köpeskilling Papper Handläggare Kronologisk GIA Krav om årligt vite Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Godkänt slutbesked för huvudbyggnad Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

28 3 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Ärende 360: Köp fastighetsbeteckning Förvärv av fastighet (del av/ m fl) område/populärnamn Värdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förslag till beslut KS/KF Papper Närarkiv Diariekod GIA Beslut om köp KS/KF Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Köpekontrakt Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Två original skrivs, parterna tar var sitt Köpebrev Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år Original Ansökan lagfart Papper Närarkiv Diariekod GIA Lagfartshandling Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Samhällsplanering utanför PBL Handlingsplan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Utredningar/sammanställningar Inte bara stora utredningar utan även Siffror om Kalmar, PM om bostadsmarknaden, studenters boende, kärnverksamhet mm. Såväl interna rapporter som från andra förvaltningar eller konsulter Bygglov Ärende 360: Bygglov fastighetsbeteckning (del av, m fl) Underrättelse om bygglovsansökan Papper Närarkiv Diariekod G=2 år Registrator skapar ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv Yttrande om bygglovsansökan Papper Närarkiv Diariekod G=2 år Underrättelse om beslut om bygglov Papper Handläggare Kronologisk G=2 år Detaljplan Detaljplanebeställning/projektdirektiv Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ärende 360: Detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn

29 4 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Uppdragsbekräftelse, kopia från annan Papper Handläggare Kronologisk GIA Från detaljplanehandläggare enhet Förfrågningsunderlag Papper Närarkiv Diariekod B=5år Upphandling av konsult Offert/anbud Papper Närarkiv Diariekod B=5år Upphandling av konsult. Sekretess fram tills tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Upphandling av konsult Uppdragsbekräftelse/avtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Upphandling av konsult Utredningar Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ex arkeologi, kulturmiljö, markmiljö, geo, buller m m Avtal med fastighetsägare/exploatör Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej reglering i markanvisning Plankostnadsavtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Gatukostnadsersättning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Samrådshandling Papper Närarkiv Diariekod G=5 år Original hos SBK Samrådsyttrande till SBK Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Utställningshandling Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Lagakraftshandling Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Kommunikation Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Synpunkter från och kontakt med allmänhet. Genomförande detaljplan Diariekod Ärende 360: Genomförande detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn Ansökan om förrättning Papper Närarkiv Diariekod GIA Skickas till lantmäteriet Beslut om förrättning från lantmäteriet (akt) Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Beslut från lantmäteriet Gatukostnadsersättning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Exploateringsbeställning Papper Närarkiv Diariekod GIA Worddokument Ritningar, illustrationer med mera Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ärende 360: Markanvisningstävling Markanvisningstävling fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Tävlingsunderlag Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Förutsättningar för tävlingen.

30 5 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Tävlingsbidrag Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Utvärdering Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Beslut Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Information till tävlande om beslut Papper Närarkiv Diariekod GIA Kommunikation Papper Närarkiv Diariekod B=5 år /GIA Markreservation Anmärkning Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övrigt gallras vid inaktualitet Ärende 360: Markreservation fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Ansökan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Svar om handläggning Papper Närarkiv Diariekod GIA Svarsbrev Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Besked om kommunen vill gå vidare eller avböjer Kommunikation Papper Närarkiv Diariekod B=5 år /GIA Förslag till politiskt beslut Papper Närarkiv Diariekod GIA Politiskt beslut Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Diariekod Tomtkö Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Tomtkö dokumentnamn Regler för tomtkön Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Allmän information Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Ej information om nya tomter Ansökningar Digitalt Capitex Kronologisk GIA Grävtillstånd Ärende 360: Grävtillstånd ledningstyp adress företag Underrättelse ansökan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Registrator skapar koppling till tidigare ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv

31 6 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Yttrande om ansökan Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Handläggare skriver yttrande som e-post och checkar in i 360 samt sätter kopia i närarkiv Övriga markärenden Gatukostnadsutredning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Gatukostnadsutredning fastighetsbet. (del av, m fl.) område/populärnamn Diariekod Markundersökning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Markundersökning fastighetsbet. (del av, m fl.) område/populärnamn Ansökan om förrättning Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande/ försäljning: Ärende 360: Lantmäteriförrättning fastighetsbet. (del av, m fl.) område/populärnamn Beslut om förrättning (akt) Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Inom ärende ovan. Miljö förorenad mark Ärende 360: Förorenad mark fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Kommuniceringsbrev Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Föreläggande Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Slutrapport Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Protokoll

32 7 (9) Myndighet Diariekod/st rukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anteckningar från enhetsmöten Digitalt dok. Gemensam mapp, PEX Kronologisk GIA Anmärkning Personalhandlingar Arbetsskadeanmälningar, kopior Papper Skyddsombud Personnamn GIA Original till Kl-kontoret Personalenheten Anställningsbeslut, kopior Papper Assistent Personnamn GIA Original till Kl-kontoret Personalenheten Förtydligande av anställningskontrakt Enhetschef Personnamn G 2 år efter anställnings upphörande Medgivandeblankett, post och e-post Papper Assistent Personnamn G=När e- postkontot avslutas Introduktion av nyanställd, checklista Papper Assistent Personnamn G=2 år Bisyssla blankett Papper Enhetschef Personnamn G Kan gallras när anställning avslutats Ansvarsförbindelse Papper Enhetschef Personnamn G Kan gallras när anställning avslutats informationssäkerhetspolicy Tjänstgöringsbetyg/intyg Original till berörd. Kopia till Klkontoret Personalenheten Kompetensutvecklingsplaner Papper Enhetschef Personnamn G Efter upphörd anställning Medarbetar-, lönesamtal Papper Enhetschef Personnamn GIA Medarbetarsamtalet kan innehålla sekretessbelagda uppgifter Uppsägningar, kopior Papper Assistent Personnamn GIA Original till Kl-kontoret Personalenheten Ledighetsansökningar Papper/personec Assistent Personnamn G=2 år Flexlista Papper/personec G=2 år Läkarintyg Enhetschef G=2 år Sekretess om diagnos anges Körjournaler, bilersättning egen bil Rehabiliteringsärenden Adato Personnumm erordning G=6 år B=5 Se kommungemensam dokumenthanteringsplan - Rehabiliteringsärenden

33 8 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Reseräkningar Personec Självservice/per sonalredogörare G=2 Anmärkning Ekonomihandlingar Följesedlar bilaga till fakturor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Kundfakturor/deb- och avstämningslistor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Debiteringsunderlag/rapporter från Inköp Papper Assistent Kronologisk G=10 år Internfakturor/avstämningslistor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Bokföringsorder/avstämningslistor Papper Närarkiv Kronologisk G=10 år Övriga avtal Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, t ex hyres- och städavtal Papper Närarkiv Diariekod G=2 år efter upphörande Övriga kontrakt och avtal Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Avtal av vikt bevaras Serviceavtal Papper Närarkiv Diariekod GIA Garantibevis Papper Närarkiv Diariekod G=Efter utgång Förteckningar Inventarieförteckningar Digitalt dok. Diariekod G=10 år Övrigt Rapporter från internrevisionen Papper Närarkiv Diariekod GIA Enkäter Papper Närarkiv Diariekod G Kan gallras när sammanställning gjorts Sammanställning av enkäter Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

34 9 (9) Diariekod/st rukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Förbättrings/avvikelserapporter Papper Enhetschef Kronologisk GIA Till KL-kontorets kvalitets- och miljösamordnare Uppdragsbekräftelser Papper Närarkiv Diariekod GIA Egenproducerat informationsmaterial Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Protokollskopior, protokollsutdrag Papper Handläggare Kronologiskt GIA Cirkulär Papper Handläggare - GIA Handlingar inkomna endast för kännedom Papper Handläggare Kronologisk GIA In- och utgående skrivelser av rutinmässig karaktär Papper Handläggare Kronologisk GIA Se även kommungemensam dokumenthanteringsplan - Handlingar av ringa och tillfällig betydelse Remissyttranden till kommunala nämnder Papper Närarkiv Diariekod B=5 år och kommunala bolag Remisser Papper Närarkiv Diariekod B=5 år Yttrande Papper Närarkiv Diariekod B=5 år

35 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Enhetschef Carina Hertzberg 1 (5) Kommunhälsans Dokumenthanteringsplan Läsanvisning Bevaras/Gallras: B=Till kommunarkivet efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. GIA=gallras vid inaktualitet. G=Gallras efter den tid som anges i dokumenthanteringsplanen. Myndighet Diariekod/s trukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Anmärkning Avtal Avtal anslutna bolag Elektr./Papper G:/Skrivrum Alfabetisk G=5 Efter upphörande Garantibevis Papper Skrivrum Kronologisk GIA Kontrakt och avtal av rutinmässig Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Efter upphörande karaktär, t.ex. hyres- och städavtal Serviceavtal Papper Skrivrum Kronologisk GIA Ekonomihandlingar Bokföringsorder med avstämningslistor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 Sista utgallring 2017 Debiteringslistor, patientavgifter Papper Arkivskåp Månadsvis G=10 Debiteringsunderlag från Papper Arkivskåp Kronologisk G=10 inköpskontoret Följesedlar (bilagor till fakturor) Papper Arkivskåp Kronologisk G=10 Internfakturor med avstämningslistor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10

36 2 (5) Diariekod/s trukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Anmärkning Kundfakturor med underlag, Papper Arkivskåp Kronologisk G=10 debiteringslistor och avstämningslistor Leverantörsfakturor med Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 avstämningslistor Listor över direktbokförda fakturor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 Sista utgallring 2016 Listor över preliminärbokförda fakturor Papper Arkivskåp Ver.nr G=10 Sista utgallring 2015 Förteckningar Förteckning över konst Elektronisk G:/ Reg.nr GIA Inventarieförteckningar Elektronisk G:/ Kronologisk G=10 Journal - företag Avtal anslutna bolag Elektronisk 3Q Alfabetisk B (Miljödata AB) Dokument, sammanställning, Elektronisk 3Q Alfabetisk GIA Original till beställaren mätprotokoll, ergonomirond Uppdragsbekräftelse Elektronisk 3Q Alfabetisk GIA Journal - patient Audiogram Brev och intyg Journalanteckning Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättning Sjukintyg Vaccinationsjournal Elektronisk 3Q P.nr B Bevaras på enheten i system 3Q

37 3 (5) Diariekod/s trukturenhet Myndighet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Arbetsskador, kopior Audiogram Brev och intyg EKG Journalanteckning t.o.m Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättning Sjukintyg Synjournal t.o.m Vaccinationsjournal Journal - tidbok Anmärkning Papper Arkivskåp P.nr B Till kommunarkivet årsvis vid pension Tidbokningssystem Elektronisk 3Q Kronologisk B Bevaras tills vidare på enheten i 3Q Personalhandlingar Anställningsbeslut Till Kl-kontoret Personalenheten Förtydligande av anställningskontrakt Enhetschef Namn G 2 år efter anställnings upphörande Flex Elektronisk Självservice Kronologisk G=2 Introduktion av nyanställd, checklista Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Efter upphörd anställning Kompetensutvecklingsplaner Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Efter upphörd anställning Körjournaler för bilersättning Elektronisk Självservice P.nr G=6 Ledighets- och semesteransökan Elektronisk Självservice P.nr G=2 Läkarintyg, sjukintyg Papper Enhetschef P.nr G=2 Medarbetar-/lönesamtal Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Medgivandeblankett, post och e-post Papper Enhetschef Alfabetisk GIA Efter upphörd anställning Rehabiliteringsärenden Adato Personnum merordning B=5 Se kommungemensam dokumenthanteringsplan - Rehabiliteringsärenden

38 4 (5) Myndighet Diariekod/s trukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering B (B)/ Gallras (G) Anmärkning Reseräkningar Elektronisk Självservice P.nr G=2 Bisyssla blankett Lilla Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats arkivet/enhetsc hef Ansvarsförbindelse Papper Enhetschef Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats informationssäkerhetspolicy Tjänstgöringsbetyg/intyg Original till berörd. Kopia i till Klkontoret Personalenheten Uppsägningar Till Kl-kontoret Personalenheten Bisyssla blankett Enhetschef Alfabetisk G Kan gallras när anställning avslutats Protokoll Anteckningar från arbetsplatsmöten Elektronisk G:/ Kronologisk GIA Mätprotokoll/arbetsplatsbesök/ Elektronisk G:/ Kronologisk GIA Original till beställaren arbetsplatsanalyser, kopia Upphandling/inköp Anbud/offerter, antagna Papper Skrivrum Kronologisk B=5 år Anbud/offerter, ej antagna Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Beställningar/rekvisitioner Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Orderbekräftelser Papper Skrivrum Kronologisk G=2 Övrigt Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse GIA Se även kommungemensam dokumenthanteringsplan - Handlingar av ringa och tillfällig betydelse. Cookie- och globalfiler Elektronisk Respektive PC GIA